laporan implementasi proyek perubahan...
Post on 03-Mar-2019
253 Views
Preview:
TRANSCRIPT
LAPORAN
IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI
NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA
MANUSIA PROVINSI RIAU
Disusun Oleh :
NAMA : YOGI RIYADH YUDISTIRA, SSTP, M.Si
NIP : 19860609 200412 1 001
JABATAN : KEPALA SUB BIDANG PENGEMBANGAN
PRAJABATAN DAN KEPEMIMPINAN DASAR
ABSENSI : 5
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN I
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI RIAU
TAHUN 2017
i
LEMBAR PENGESAHAN
NAMA : YOGI RIYADH YUDISTIRA, SSTP, M.Si
NIP : 19860609 200412 1 001
INSTANSI : BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
JUDUL : PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PELATIHAN
DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL DI
LINGKUNGAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER
DAYA MANUSIA PROVINSI RIAU
HARI/TANGGAL : SENIN, 7 AGUSTUS 2017
MENYETUJUI
1. EFIA NURITA, SE, MM PEMBIMBING
NIP. 19711116 199803 2 001 (MENTOR)
2. Ir. EMBUNG MEGASARI, M.Si PELATIH
NIP.19601218 198603 2 005 (COACH)
3. Drs. ASRIZAL, M.Pd PENGUJI
NIP.19650325 198702 1 001 (EXAMINER)
MENGETAHUI
KEPALA BADAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA
Drs. ASRIZAL, M.Pd
NIP.19650325 198702 1 001
ii
KATA PENGANTAR
Dalam Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV
terdiri dari Agenda Penguasaan Diri (Self Mastery), Agenda Diagnosa Perubahan
Organisasi, Agenda Inovasi, Agenda Tim efektif dan Agenda Proyek Perubahan.
Agenda Proyek Perubahan bertujuan agar dapat mengaktualisasikan Kompetensi
dari 4 Agenda sebelumnya dalam bentuk rancangan dan implementasi Proyek
Perubahan, pada agenda tersebut dibekali Mata Pelatihan Konsepsi Proyek
Perubahan, Pembimbingan di Kelas, Membangun Taking Ownership (Komitmen
Bersama), merancang Proyek Perubahan, Presentasi Rancangan Proyek
Perubahan, Penjelasan Implementasi Proyek Perubahan, Laboratorium
Kepemimpinan, Presentasi Proyek Perubahan dan Evaluasi Kepemimpinan Peserta.
Alhamdulillah Hirobbilalamin diucapakan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan kemudahan dan kelancaran dalam menyelesaikan Penyusunan Proyek
Perubahan yang merupakan salah satu Agenda dalam Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan tingkat IV, dan tidak lupa Shalawat dan Salam Kepada Nabi
Muhammad SAW yang telah menjadi pedoman dan pembimbing dalam hidup
Manusia. Proyek perubahan ini mempunyai Judul :
“PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI
NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA
MANUSIA PROVINSI RIAU”
yang merupakan salah satu syarat dalam kelulusan Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat IV
Serta tidak lupa ucapan terimakasih atas dukungan dan perhatian dari kedua
orang tua yang menjadi sumber inspirasi dalam menjalani tantangan dan rintangan
hidup, serta kasih sayang dari Istri NUR AMELIA YUSRIADY, S.Psi serta kedua
anak ALIFIA QUINZA NAYAGI dan FATHIYA KHAIRA NAYAGI yang telah
mendukung Penulis dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepeminpinan
Tingkat IV dari awal sampai selesai, dan tidak lupa juga ucapan terimakasih,
penghargaan dan dukungannya kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs. ASRIZAL, M.Pd selaku Kepala Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Provinsi Riau
iii
2. Ibu EFIA NURITA, SE, MM selaku Kepala Bidang Pengembangan
Manajerial sekligus sebagai Mentor
3. Ibu Ir. EMBUNG MEGASARI, M.Si Selaku Coach yang membimbing
Penulisan Proyek Perubahan ini
4. Bapak AMRAN SUARDI, SE, MM selaku Kepala Sub Bidang Sistem
Informasi dan Sertifikasi Kompetensi selaku Stakeholder yang mempunyai
Tugas dan Fungsi dalam Pengelolaan dan Pengembangan Sistem
Informasi di Lingkungan BPSDM
5. Saudari YOGI KURNIA SIREGAR, ST merupakan Tenaga Ahli IT yang
ditugaskan oleh Bapak Ir. H. YOGI GETRI selaku Pimpinan Tinggi Dinas
Informasi dan Komunikasi Provinsi Riau di Organisasi Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia
6. Abang-abang dan Kakak-kakak Pelaksana di Bidang Pengembangan
Manajerial yang telah mendukung dan mendukung dalam Penyusunan
Proyek Perubahan
7. Abang-abang dan Kakak-kakak Peserta Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat IV angkatan I di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Riau Tahun 2017 atas Kebersamaan, Cerita, Suka dan Duka yang
bersama kita rasakan selama Pelatihan
8. Semua Pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam
mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV di Kampus
BPSDM Provinsi Riau yang tidak bisa sebutkan semuanya
Proyek Perubahan ini disadari masih belum sempurna dan besar harapan
sekiranya pembaca dapat memberikan saran dan masukan yang membangun agar
penulis dapat bisa memperbaiki Hasil Proyek Perubahan ini, dan dapat menjadi
inspirasi dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan Lanjutannya yang akan menjadi
bagian dari Organisasi BPSDM
PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
YOGI R. YUDISTIRA, SSTP, M.Si Penata NIP. 19860609 200412 1 001
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... i
KATA PENGANTAR ................................................................................................ ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................ iv
BAB I ....................................................................................................................... 1
1.1. LATAR BELAKANG ................................................................................... 1
1.2. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN ............................................ 2
1.3. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN ................................... 3
1.4. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN .............................................. 4
1.5. KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK PERUBAHAN ............................... 5
BAB II ...................................................................................................................... 6
2.1. OUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHAN ................................................. 6
2.2. PENTAHAPAN DAN TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN ........... 7
2.3. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN .................................................... 8
2.4. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN ................................................. 8
2.5. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN PROYEK ............................................ 9
BAB III ................................................................................................................... 11
3.1. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN ............................................... 11
3.2. KENDALA : INTERNAL DAN EKSTERNAL ............................................. 35
3.3. STRATEGI MENGATASI KENDALA ........................................................ 36
BAB IV ................................................................................................................... 37
4.1. KESIMPULAN .......................................................................................... 37
4.2. REKOMENDASI ....................................................................................... 37
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 39
BIODATA PRIBADI ............................................................................................... 40
LAMPIRAN ............................................................................................................ 41
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Berdasarkan Undang-undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara, Calon PNS yang telah lolos seleksi pengadaan PNS ditetapkan dengan
Keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian dan Wajib menjalani masa percobaan
yang dilaksanakan melalui proses pendidikan dan pelatihan terintegrasi untuk
membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan
kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan
memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang yang akan berlangsung
selama 1 (satu) tahun diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan Pemerintah
terakreditasi
Peraturan Pemerintah nomor 18 tahun 2016 tentang Perangkat Daerah dimana
dijelaskan bahwa Badan Merupakan Unsur Penunjang Urusan Pemerintahan yang
menjadi kewenangan Daerah Provinsi dimana Urusan Pendidikan dan Pelatihan
termasuk Unsur Penunjang yang dalam penyelenggaraannya menjadi kewenangan
Provinsi sebagai Perwakilan Pemerintah Pusat di Daerah, sehingga
Penyelenggaraan Pelatihan di seluruh Pemerintah Kabupaten dan Kota akan
terpusat di Pemerintah Provinsi melalui Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Provinsi atau Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi yang terkareditasi
Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 21 tahun 2016 tentang
Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil yang telah
mengatur penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil di Lembaga
Pelatihan Pemerintah terakreditasi mulai dari Kurikulum, Perencanaan,
Penyelenggaraan sampai Pengawasan dan Pengendalian Pelatihan Dasar CPNS
yang sudah tersusun secara sistematis agar dapat menjadi pedoman
Peraturan Daerah Provinsi Riau Nomor 4 tahun 2016 tentang Pembentukan
dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Riau untuk Unsur Penunjang Urusan
Pemerintahan yang menjadi kewenangan pada Fungsi Pendidikan dan Pelatihan
dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
2
dengan Kondisi Tipe A yang terdiri dari 1 Sekretariat dan 4 Bidang dengan 3 Sub
Bagian dan 3 Sub Bidang di setiap Bidang
Peraturan Gubernur nomor 95 tahun 2016 tentang Tugas dan Fungsi, serta
Tata kerja BPSDM Provinsi Riau, dimana dalam Penyelenggaraan Pelatihan Dasar
Calon Pegawai Negeri Sipil Menjadi Tugas dan Fungsi di Bidang Pengembangan
Kompetensi Manajerial pada Sub Bidang Pengembangan PraJabatan dan
Kepemimpinan Dasar
1.2. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN
Dalam pelaksanaan Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 21
tahun 2015 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil di lingkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi
Riau memiliki beberapa Permasalahan sebagai berikut :
A. Perumusan :
1. Belum adanya Standar Prosedur Operasional (SPO) penyelenggaraan
Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan BPSDM
2. Belum adanya Standardisasi Fasilitas Pendidikan dan Pelatihan di
Lingkungan BPSDM
3. Belum adanya Materi Pelatihan yang baku pada Agenda 1: Sikap Perilaku
dan Disiplin PNS (Materi Pelatihan Kesehatan Jasmani dan Kesehatan
Mental, Tata Upacara Sipil dan Keprotokolan, dan Kesiapsiagaan dengan
proporsi 60% kegiatan di luar kelas dan Refleksi di penghujung
pembelajaran)
B. Pelaksanaan :
1. Kurangnya Kuantitas dan Kualitas Tenaga Pelatihan di Lingkungan BPSDM
a. Tenaga Penceramah
b. Tenaga Pengajar (Pengampu Materi, Pembimbing (coach dan Mentor)
dan Penguji)
c. Tenaga Pengelola (MoT) dan Penyelenggara (TOC) Pendidikan dan
Pelatihan
d. Tenaga Penjamin Mutu Internal
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
3
2. Belum memanfaatkan Teknologi Sistem Informasi dalam Penyelenggaran
Pendidikan dan Pelatihan (Persiapan, Pelaksanaan dan Evaluasi)
C. Evaluasi
1. Belum adanya metode evaluasi Pelaksanaan (in) Pendidikan dan Pelatihan
yang standar di lingkungan BPSDM, Penilaian Peserta terhadap Tenaga
Pelatihan dan Panitia, dan sebaliknya
2. Belum adanya Reward and Punishment bagi Peserta, Tenaga Pelatihan dan
Panitia hasil dari Evaluasi Pelaksanaan (in) Pendidikan dan Pelatihan
3. Belum adanya metode monitoring dan evaluasi setelah (pasca) Pendidikan
dan Pelatihan yang standar, untuk mengetahui manfaat (outcame) serta
mendapatkan saran dan masukan dari pengguna alumni (OPD, atasan,
bawahan dan sejawat)
Fokus area yang akan menjadi proyek perubahan pada Pendidikan dan
Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV berada di Area Pelaksanaan pada Aspek
Administrasi yaitu tentang pemanfaatan Teknologi Sistem Informasi dalam
Penyelenggaran Pendidikan dan Pelatihan (Persiapan, Pelaksanaan dan Evaluasi)
1.3. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat
Daerah disebutkan bahwa Pelaksanaan Urusan Pendidikan dan Pelatihan dalam
Pengembangan Sumber Daya Manusia menjadi kewenangan Pemerintah Provinsi
untuk seluruh Pemerintah Kabupaten dan Kota , sehingga Memiliki permintaan yang
tinggi dalam Penyelenggaraan Pelatihan dengan Prinsip Responsif, Aksesibilitas,
Profesional dan Integritas (RAPI), karena akan digunakan oleh seluruh PNS se-
Provinsi Riau
Tujuan untuk membangun Sistem Informasi adalah untuk mempermudah bagi
Peserta, Pengajar dan Panitia dalam Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan
BPSDM, yang terbagi menjadi :
1. Tujuan Jangka Pendek
a. Persiapan Pelatihan (Pra) : Jenis & Rencana Jadwal Pelatihan,
Pendaftaran, Tanya Jawab, perhitungan lama Pelatihan, Pengumuman
dan Pemanggilan Peserta (Kontak Person)
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
4
b. Penyelenggaraan Pelatihan (In) : Jadwal Pelatihan (Materi, JP,
Pengajar), Pembelajaran Online (Modul dan Bahan Tayang), Forum
Komunikasi (Peserta, Pengajar dan Panitia)
2. Tujuan Jangka Menengah
a. Evaluasi Pelatihan (Pasca) : Evaluasi Penyelenggaraan Pelatihan (dari
dan ke Peserta, Pengajar Panitia)
3. Tujuan Jangka Panjangnya: Perpustakaan Online, Legalisir Sertifikat Online,
data base alumni Pelatihan, aplikasi Personal (Android & IOS)
Manfaat yang diharapkan dapat dirasakan adalah meningkatnya Pelayanan
Pelatihan dalam manajemen penyelenggaraan Pelatihan di lingkungan BPSDM
dengan Prinsip Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI), sehingga
menjadi Potensi Peningkatan Pendapatan Asli Daerah (PAD) bagi Pemerintah
Provinsi Riau di sektor Bukan Pajak
1.4. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN
Ruang lingkup dalam pelaksanaan Proyek Perubahan pengembangan Sistem
Informasi di Lingkungan BPSDM adalah :
1. Rapat Bersama Staf dan Jajaran Stakeholders Internal
2. Penyusunan Tahapan Pelaksanaan Rencana Perubahan
3. Pembentukan Tim Pelaksana Rencana Proyek Perubahan
4. Membagi Pekerjaan sesuai dengan Tugas dan Fungsi
5. Membuat rencana kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan Sistem
Informasi
6. Membuat Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
7. Memantau dan Mengawasi Pembentukan Sistem Informasi tersebut
8. Menguji Sistem Informasi ke Dalam Simulasi Penyelenggaraan Pelatihan
Dasar Calon PNS
9. Inventarisir permsalahan yang muncul dalam penggunaan Sistem Informasi
tersebut
10. Rapat Bersama Stakeholder Internal
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
5
1.5. KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK PERUBAHAN
Kriteria keberhasilan dari Pembangunan Sistem Informasi Manajemen
Pelatihan yang menjadi Proyek Perubahan dalam Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat IV adalah:
1. Jangka Pendek mempermudah Peserta, Pengajar dan Panitia dalam
menyelenggarakan Pelatihan di lingkungan BPSDM, mulai dari Pendaftaran,
pengumuman, surat-menyurat, aktifitas belajar dan mengajar
2. Jangka Menengah bertambahnya fitur-fitur penunjang penyelenggaraan
Pelatihan seperti evaluasi, Perpustakaan Online, aplikasi berbasis Android
dan iOS selama Penyelenggaraan Pelatihan dilakukan melalui Sistem
Informasi Manajemen Pelatihan,
3. Jangka panjanganya menjadi Aplikasi yang wajib dipunyai oleh PNS se-
Provinsi Riau, karena merupakan pusat informasi terkait dengan
Pengembangan Sumber Daya Manusia
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
6
BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
2.1. OUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHAN
Hasil yang diharapkan dari pelaksanaan Proyek Perubahan penggunaan
Sistem Informasi adalah Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri
Sipil yang Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI) di Lingkungan
BPSDM
Dimana dalam mencapai hasil akhir yang diharapakan tersebut terdapat hasil-
hasil antara yang muncul dari setiap tahapan pelaksanaan yang telah disepakati,
yaitu:
1. Sistem Informasi merupakan Sistem informasi yang mendukung manajemen
penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan BPSDM, yang akan membantu
dan mempermudah Peserta, Pengajar dan Panitia dalam menjalankan Tugas
dan Fungsinya selama Penyelenggaraan Pelatihan yang memuat semua
informasi yang diperlukan terkait dengan Pelatihan di Lingkuhngan BPSDM
2. Database Tenaga Pengajar, Alumni Pelatihan, akan menjadi pusat dan
informasi tentang Tenaga Pengajar yang terdiri dari penceramah, pengampu
materi, Pejabat struktural dan sebagainya yang akan menjadi pusat informasi
bagi Peserta dan Panitia dan Alumni Pelatihan yang akan menjadi sebuah
wadah untuk menyampaikan pesan dan kesan (Buku Kenangan Elektronik)
3. Database Modul dan Bahan Tayang Online, merupakan Pusat dan Informasi
tentang Modul dan Bahan Tayang yang akan dapat diakses oleh peserta dan
Panitia dalam Penyelenggaraan Pelatihan terutama pada Proses Belajar dan
Mengajar dan pertanggung jawaban
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
7
2.2. PENTAHAPAN DAN TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
Pelaksanaan Proyek Perubahan memiliki tahapan dan target yang perlu untuk
dicapai agar dapat mencapai hasil yang diharapakan secara maksimal dan optimal,
yang akan menjadi rencana kerja, sebagaimana terdapat pada tabel dibawah ini
Tabel 2.1.
TAHAPAN DAN TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
NO LANGKAH MEI JUNI JULI
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
PERSIAPAN
1 Rapat Bersama Staf dan Jajaran Stakeholders Internal
2 Penyusunan Tahapan Pelaksanaan Rencana Perubahan
3 Pembentukan Tim Pelaksana Rencana Proyek Perubahan
4 Membagi Pekerjaan sesuai dengan Tugas dan Fungsi
PELAKSANAAN
1 Membuat rencana kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan Sistem Informasi
2 Rapat Teknis dengan Kepala Sub Bidang Sistem Informasi dan Sertifikasi Kompetensi dan Tenaga Ahli IT BPSDM
3 Menyusun Kerangka Struktur Sistem Informasi yang akan dikembangkan menjadi Sistem Informasi
4 Mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan Tahap Persiapan Pelatihan (Pra)
5 Menguji Pengembangan Sistem Informasi Tahapan Persiapan Pelatihan (Pra)
6 Mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan Tahap Penyelenggaraan Pelatihan (In)
7 Menguji Pengembangan Sistem Informasi Tahapan Penyelenggaraan Pelatihan (In)
8 Menggabungkan dan Menajalankan Simulasi Awal Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
9 Memperbaiki dan memperbarui dari Permasalahn Simulasi Tahap awal
10 Melakukan Persiapan Sosialisasi Internal Penggunaan Sistem Informasi
11 Sosialisasi Internal penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan, bagi Pengajar dan Panitia
12 Memperbarui Sistem Informasi dari saran dan masukan dari hasil Sosialisasi Internal
13 Menggunakan Sistem Informasi Dalam Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon PNS (Test Drive)
EVALUASI
1 Inventarisir permasalahan yang muncul dalam penggunaan Sistem Informasi tersebut
2 Rapat Bersama Stakeholder Internal
3 Memperbaiki kembali Sistem Informasi tersebut dari hasil pembahasan permasalahan yang muncul sebelumnya
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
8
2.3. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN
Tata kelola dalam pelaksanaan Proyek Perubahan penggunaan Sistem
Informasi dalam pelaksanan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil yaitu :
1. Kepala Sub Bidang Pengembangan Prajabatan dan Kepemimpinan Dasar
selaku Pelaksana Proyek, berkonsultasi dengan Kepala Bidang
Pengembangan Manajerial dan jajaran Pelaksana dalam menetapkan dan
menetukan Area dan Aspek yang bermasalah dalam Penyelenggaraan
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri sipil
2. Berkoordinasi dan berkomunikasi dengan Kepala Sub Bidang Sistem
Informasi dan Sertifikasi Kompetensi serta Tenaga Ahli IT BPSDM dalam
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
3. Membantu Menyusun, mengonsep, mendisain, memantau dan mengawasi
Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan yang dilaksanankan
oleh Tenaga Ahli IT BPSDM, agar sesuai dengan Hasil yang di inginkan
4. Melakukan simulasi awal menjalankan Sistem Informasi Manajemen
Pelatihan yang telah dikembangkan
5. Melaksanakan sosialisasi Internal terhadap Pengguna dalam
Penyelenggaraan Pelatihan terutama pada Pengajar dan Panitia, untuk
Peserta dapat diwakili dalam bentuk simulasi
6. Mengumpulkan dan menginventarisir Permasalahan dan Kendala yang
muncul selama proses Pemasukan Data dan Informasi kedalam Sistem
Informasi Manajemen Pelatihan
7. Mengadakan Rapat bersama Stakeholder Pengguna Sistem agar dapat
memberikan saran dan masukan untuk mencari solusi dan pemecahan
masalah yang timbul selama Pemasukan Data dan Informasi tersebut
8. Memperbaiki kembali Sistem Informasi tersebut dari hasil pembahasan
permasalahan yang muncul sebelumnya
2.4. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN
Stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan Proyek Perubahan Penggunaan
Sistem Informasi dalam Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri
Sipil di lingkungan BPSDM, terdiri dari :
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
9
A. Stakeholder Internal
1. Tenaga Ahli IT
2. Pelaksana Bidang Pengembangan Manajerial
3. Kepala Bidang Pengembangan Manajerial
4. Kepala Sub Bidang Sistem Informasi Pelatihan dan Sertifikasi
Kompentensi
5. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepagawaian
6. Tenaga Pengajar
B. Stakeholder Eksternal
1. Calon Peserta
2. Tenaga Pengajar
3. BKD Provinsi Riau
4. BKPSDM Kabupaten dan Kota Se-Provinsi Riau
Dari semua Stakeholder yang telah di petakan Tidak ada Stakeholder yang
menolak, Karena Rencana Proyek Perubahan ini akan mempermudah dan
membantu Pengelola dan Pelaksana Diklat dalam menyelenggarakan Diklat di
lingkungan Pemerintah Provinsi Riau yang dilaksanakan baik di dalam dan di luar
BPSDM
2.5. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN PROYEK
Dalam pelaksanaan Proyek Perubahan Penggunaan Sistem Informasi dalam
Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil di lingkungan
BPSDM, memiliki faktor-faktor Kunci keberhasilan yaitu :
1. BPSDM Merupakan OPD yang memiliki kewenangan dalam
menyelenggarakan Urusan Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan Provinsi
Riau, sehingga diperlukan Sitem Informasi yang dapat mempermudah bagi
Penyelenggara Pelatihan (Peserta, Pengajar dan Panitia)
2. BPSDM Merupakam OPD yang baru dibentuk, sehingga masih mudah dalam
membentuk Pengaturan Penyelenggaran Pelatihan dan budaya kerja yang
teratur dan sesuai dengan Tugas dan Fungsi masing-masing
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
10
3. BPSDM Memiliki Potensi Penerimaan PAD bagi Pemerintah Provinsi Riau di
Luar sektor Pajak
4. Memiliki permintaan yang tinggi dalam Penyelenggaraan Pelatihan yang
Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI), karena akan
digunakan oleh seluruh PNS se-Provinsi Riau
Dari faktor kunci dan menjadi pendukung keberhasilan dalam Pelaksanaan
Proyek Perubahan ini mempunyai kriteria-kriteria yang menjadi indikator berhasilnya
Pelaksanaan Proyek Perubahan, yaitu sebagai berikut :
1. Jangka Pendek mempermudah Peserta, Pengajar dan Panitia dalam
menyelenggarakan Pelatihan di lingkungan BPSDM, mulai dari Pendaftaran,
pengumuman, surat-menyurat, aktifitas belajar dan mengajar dan
sebagainnya
2. Jangka Menengah bertambahnya fitur-fitur penunjang penyelenggaraan
Pelatihan seperti evaluasi, Perpustakaan Online, aplikasi berbasis Android
dan iOS selama Penyelenggaraan Pelatihan dilakukan melalui Sistem
Informasi Manajemen Pelatihan,
3. Jangka panjanganya menjadi Aplikasi yang wajib dipunyai oleh PNS se-
Provinsi Riau, karena merupakan pusat informasi terkait dengan
Pengembangan Sumber Daya Manusia
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
11
BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
3.1. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau masih diselenggarakan
dengan cara Konvensional yaitu dengan berinteraksi yang membutuhkan Ruang dan
Waktu, dimana Calon Peserta masih datang dan mendaftar langsung ke Pihak
Penyelenggar, sehingga akan banyak menghabiskan waktu dan tenaga yang
diperlukan untuk mendaftar mengikuti Pendidikan dan Pelatihan yang akan
diselenggarakan di lingkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Dalam penyelenggaraaan Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan BPSDM
Provinsi Riau diperlukan prinsip Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas
(RAPI) yang memiliki arti :
a. Responsif : Langsung siap tanggap terhadap semua perubahan Situasi
dan Kondisi dalam Penyelenggaraan Pelatihan
b. Aksesibilitas : Dapat di akses dimana saja dan kapan saja dengan
menggunakan akses internet
c. Profesional : Penyelenggaraan Pelatihan yang dilaksanakan dengan
mengedepankan Standar Mutu dan Kualitas
d. Integritas : Suatu sikap konsistensi antara Hati, Perkataan dan Perbuatan
sesuai dengan Nilai dan Prinsip
Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut pada rencana jangka
panjangnya akan dikembangkan menjadi sebuah Aplikasi Pelatihan yang akan
berbasis android dan iOS dari vendor telpon pintar yang banyak digunakan oleh
Masyarakat Provinsi Riau sehingga, pemakaian akan menjadi lebih Responsif,
Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI)
Dalam tahapan pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan ini
memiliki tahapan yang dilalui terutama dalam Komunikasi, Sinkronisasi, Koordinasi
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
12
dan Kolaborasi baik dengan stakeholder internal dan eksternal yang menjadi faktor
pendukung ataupun Penghambat dalam Pembangunan Sistem Informasi
Manajemen Pelatihan tersebut.
1. Dukungan dari Organisasi BPSDM
Gambar 1 : Jumat, 19 Mei 2017 Ruangan Kepala BPSDM
Gambar 2 : Jumat, 19 Mei 2017 Ruangan Kepala BPSDM
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
13
Pada Gambar 1 dan 2 Kepala BPSDM Provinsi Riau selaku Kepala Organisasi
Perangkat Daerah Bapak Drs. ASRIZAL, M.Pd mengadakan Pertemuan dengan
seluruh Jajaran yang berada di bawah Struktur Organisasi, mulai dari Sekretaris,
Bidang Penjamin Mutu, Bidang Pengembangan Manjerial, Bidang Pengembangan
Integritas serta Bidang Pengembangan Teknis dan Fungsional, pada pertemuan
tersebut beliau menyampaikan :
1. Untuk mendukung seluruh Proyek Perubahan yang akan dilaksanakan oleh
pejabat struktural eselon IV yang sedang mengikuti Diklat Kepemimpinan
Tingkat IV di lingkungan BPSDM.
2. Memberi pengarahan kepada Peserta Diklat PIM IV terkait dengan Rencana
Proyek Perubahannya masing-masing, terutama yang akan memiliki nilai
manfaat bagi Organisasi BPSDM secara keseluruhan.
3. Mendengarkan saran dan masukan dari seluruh Bidang yang akan
mendukung setiap Proyek perubahan tentang isu strategis dan kebutuhan
sesuai dengan situasi dan kondisi pada saat ini.
Gambar 3 : Senin, 22 Mei 2017 Ruang Kepala Bidang Pengembangan Manajerial
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
14
Pada Gambar 3 mendengarkan bimbingan dan arahan Teknis dari Kepala
Bidang Pengembangan Manajerial selaku Pembimbing (Mentor), untuk mendapatkan
bimbingan teknis yang diperlukan dalam menjalankan Proyek Perubahan yang telah
direncanakan yaitu Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan, yang
memiliki nilai manfaat yang tinggi baik bagi Bidang Manajerial selaku Penyelenggara
Pelatihan pada khusunya maupun bagi seluruh Organisasi BPSDM Provinsi Riau
pada umumnya dan dapat diterapkan pada Organisasi yang menyelenggarakan
Pendidikan dan Pelaihan di Lingkungan Provinsi Riau.
Gambar 4 : Rabu, 24 Mei 2017, Ruang Rapat Bidang Pengembangan Manajerial
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
15
Gambar 4 Pertemuan dengan seluruh Pelaksana di Bidang Pengembangan
Manajerial, yang dipimpin langsung oleh Kepala Bidang Pengembangan Manajerial
dalam pelaksanaan Proyek Perubahan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen
Pelatihan yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun tahapan pelaksanaan Rencana Proyek perubahan yang akan
dilaksanakan dalam waktu 2 bulan ke depan, yang terdiri dari :
a. Tahapan Perencanaan
- Penyusunan Tahapan Pelaksanaan
- Membentuk Tim Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
b. Tahapan Pelaksanaan
- Membuat Rapat Teknis dengan Kepala sub Bidang Sistem Informasi
dan Sertifikasi Kompetensi bersama Tenaga Ahli IT BPSDM
- Tahapan Pembangunan Kerangka struktur Sistem Informasi
- Pengembangan dan menguji system Informasi
- Melakukan persiapan Sosialisasi Internal Penggunaan system
Informasi
- Sosialsisasi Internal system Informasi
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
16
- Memperbarui dan memperbaiki dari saran dan masukan hasil
sosialisasi untuk mencapai penggunaan System Informasi
c. Tahapan Evaluasi
- Menginventarisir semua masalah dan kendala yang belum bias
diselesaikan dalam Jangka Pendek Karena keterbatasan waktu dan
Sumber Daya manusia
- Rapat Bersama stake holder internal
- Memperbaiki kembali Sistem Informasi tersebut dari hasil pembahsan
Bersama untuk jangka pendek
2. Perlunya membentuk Tim Pembangunan Sistem Informasi Pendidikan dan
Pelatihan di lingkungan BPSDM Provisni Riau, yang terdiri dari Tim
Perencana, Tim Pelsaksana, Tim Pengawas dan Tim Ahli, yang memiliki
Tugas Pokok dan Fungsi untuk melaksanakan pembangunan system
informasi Manajemen Pelatihan yang akan dapat dipergunakan bagi
pencapaian Tujuan Organisasi BPSDM secara keseluruhan
3. Pembagian Tugas kepada Internal atau staf Bidang Pengembangan
Kompetensi manajerial dalam mendukung Proyek Perubahan Pembangunan
system Informasi Manajemen Pelatihan tersebut, serta dukungan dari mentor
2. Koordinasi dengan Stakeholder Internal
Gambar 5 : Rabu, 24 Mei 2017, Ruang Rapat Bidang Pengembangan Manajerial
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
17
Gambar 5 memberikan Pengarahan kepada Seluruh Pelaksana yang berada di
Bidang Pengembangan Manajerial terkait dengan tahapan yang telah di tetapkan
untuk mendukung dalam Membangun Sistem Informasi Manajemen Pelatihan yang
sesuai dengan unsur-unsur dan tahapan prosedural yang perlu dilakukan dalam
Penyelenggaraaan Pelatihan baik di Bidang Pengembangan Manajerial dan Bidang
lainnya di Lingkungan BPSDM Provinsi Riau.
Menerima saran dan masukan yang membangun terkait dengan Pelaksanaan
teknis yang sesuai dengan Situasi dan Kondisi yang terjadi secara nyata yang
dialami oleh jajaran Pelaksana dalam Melaksanakan Penyelenggaraan Pelatihan di
Lingkungan BPSDM Provinsi Riau, yang menjadi fokus permasalahan yang perlu
untuk segera diatasi dengan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
tersebut.
Gambar 6 : Rabu, 24 Mei 2017, Ruang Rapat Bidang Pengembangan Manajerial
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
18
Gambar 6 memberikan petunjuk teknis serta berdiskusi dalam menyusun
tahapan kerja yang akan menjadi pedoman Penyelenggaraan Pelatihan di
Lingkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau
Terutama untuk dapat mempermudah dan mempersingkat Hirarki Birokrasi,
Komunikasi dan Koordinasi antara Pihak Panitia, Peserta dan Pengajar dalam
Proses Belajar dan Mengajar selama masa Pelatihan, sehingga dapat tercapaianya
Prinsip Responsif, Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI) dalam
Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkunagn BPSDM
Dalam melaksanakan Proyek Perubahan Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat IV yaitu Pembangunan Sistem Informasi Manajemen
Pelatihan didukung penuh oleh seluruh Stakeholder di lingkungan BPSDM Provinsi
Riau, mulai dari jajaran Pimpinan Struktural dan Seluruh Pelaksana sebagai
Pengguna (User) Sistem Informasi tersebut yang akan mempercepat dan
mempermudah dalam Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan BPSDM Provinsi
Riau
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
19
3. Koordinasi dengan Stakeholder Eksternal
Gambar 7 :Senin, 29 Mei 2017 Ruang Bidang Penjamin Mutu BPSDM
Gambar 8 : Jumat, 2 Juni 2017 Ruang Umum dan Kepegawaian BPSDM
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
20
Gambar 7 bersama Stakeholder Eksternal Bapak AMRAN SUARDI, SE, MM
selaku Kepala Sub Bidang Sistem Informasi dan Sertifikasi Kompetensi yang
memiliki kewenangan dalam Pengembangan dan Pengendalian Sistem Informasi di
lingkungan BPSDM Provinsi Riau dan Saudari YOGI KURNIA SIREGAR, ST
merupakan Tenaga Ahli IT untuk membahas tahapan persiapan Pembangunan dan
Rancangan Dasar struktur dalam Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut
sehingga dapat dengan Mudah untuk digunakan (User Friendly) Karena akan
digunakan oleh seluruh kalangan baik dari segi Pendidikan dan lainnya
Gambar 8 Bersama RINTO ADRIAN, SE, MM selaku Perwakilan dari bidang
Pengembangan Kompetensi Teknis dan Fungsional, membahas tahapan dan
prosedural yang diperlukan dalam Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan
BPSDM yang akan menjadi merupakan tahapan dalam pengembangan rancangan
dasar pembangunan struktur Sistem Informasi Pelatihan tersebut.
4. Pembentukan Rancangan Awal Sistem Informasi Pelatihan
Gambar 9 : Senin, 12Juni – Kamis, 22 Juni 2017 Ruang Rapat BPSDM
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
21
Gambar 10 : Senin, 12 Juni – Kamis, 22 Juni 2017 Ruang Rapat BPSDM
Gambar 9 dan 10 memulai membangun Rancangan Awal Sistem Informasi
Manajemen Pelatihan hasil dari saran dan masukan dari beberapa pemangku
kepentingan yang berada di lingkungan BPSDM, Pengembangan Rancangan awal
ini berlangsung selama 2 Minggu hari kerja, dengan saling berkoordinasi dan
berkonsultasi ke beberapa pihak untuk semakin menyempurnakan logika-logika
dalam pengembangan Sistem Infromasi tersebut agar menjadi lebih mudah diamana
akan digunakan oleh beberapa Unsur Pengguna yang mempunyai tingkatan
Kewenangan yang berbeda-beda, yang akan di bagi menjadi :
1. User Admin : Pengguna yang memiliki tingkat kewenangan Penuh terhadap
keseluruhan Sistem Informasi tersebut
2. User Penjamin Mutu : Pengguna yang memiliki kewenangan dalam
Menetapkan, Mendata dan Menugaskan Tenaga Pengajar serta mengawasi
dan memantau Penyelenggaraan Pelatihan, mendata Alumni Peserta
menerbitkan sertifikasi dan mengunggah (Upload) SPT
3. User Panitia : Pengguna yang memiliki kewenangan dalam menetapkan dan
memanggil Peserta, menetapkan Mata Pelatihan (Kapan, Dimana, Berapa
serta Bersama Siapa) yang akan di tugaskan oleh Penjamin Mutu
4. User Pengajar : Pengguna yang memiliki kewenangan dalam mengisi Profil
Pribadi, Pengalaman Mengajar dan Pendidikan, mendapatkan
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
22
pemberitahuan mendapatkan jadwal, dan diwajibkan untuk mengunggah
(Upload) Bahan Ajar, dan dapat mengunduh (Download) Surat Perintah
Tugas
5. User Peserta : Pengguna dengan Kewenangan untuk dapat mengisi data
diri, melihat jadwal Pelatihan (Apa, Kapan, Dimana, Berapa, Siapa), melihat
Profil Pengajar yang akan masuk, mengunduh (Download) Bahan Ajar dan
dapat berkomunikasi secara langsung ke seluruh Pengguna lainnya
5. Jaringan Kerja Dengan Bidang Penjamin Mutu
Gambar 11 : Selasa, 4 Juli 2017 Kantin Universitas Riau
Membentuk jaringan kerja bersama Bidang Penjamin Mutu yang memiliki
kewenangan untuk menjaga kualitas mutu dalam Penyelenggaraan Pelatihan di
lingkungan BPSDM Provinsi Riau, Bersama Bapak ANDREAS AFFANDI, SSTP,
M.Si selaku Kasubbid Pengembangan Tenaga Pengajar dan Kerjasama Pelatihan
serta Bapak AMRAN SUARDI, SE, MM selaku Kepala Sub Bidang Sistem Informasi
dan Sertifikasi Kompetensi dan Pelaksana di bidang Penjamin Mutu
Berdiskusi dan saling memberikan masukan terkait dengan Pembangunan dan
Pengembangan Sistem Informasi manajemen Pelatihan agar lebih inovatif dengan
santai dan tidak resmi
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
23
Gambar 12 : Kamis, 6 Juli 2017 Ruang Makan BPSDM
Komunikasi dan diskusi bisa di lakukan dimana saja dan kapan saja untuk
mendapatkan saran dan masukan yang berkualitas yang akan berguna dalam
Penyelenggaraan Pelatihan yang akan dilaksanakan di BPSDM Provinsi Riau.
6. Simulasi Penggunaan Sistem Informasi dan Bimbingan bersama Coach
Gambar 13 : Senin, 10 Juli 2017 Ruang Rapat BPSDM
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
24
Gambar 14 : Senin, 10 Juli 2017 Ruang Rapat BPSDM
Gambar 15 : Senin, 10 Juli 2017 Ruang Rapat BPSDM
Gambar 13 mencoba melakukan simulasi penggunaan Sistem Informasi
Manajemen Pelatihan, mulai dari tahap Pendaftaran sebagai Calon sampai pada
proses akhir Penyelenggaraan Pelatihan, dan memperbaiki beberapa permasalahan
atau kendala yang muncul yang di sesuaikan dengan target waktu pelaksanaa
Laboratorium Kepemimpinan yaitu hanya 60 (enam puluh) Hari
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
25
Gambar 14 dan 15 melakukan bimbingan bersama Ibu Ir. EMBUNG
MEGASARI, M.Si Selaku Coach Kelompok I pada Diklat Kepemimpinan Tingkat IV
Angkatan I, diberikan masukan terkait dengan mekanisme dan teknik Tulisan dalam
membuat Laporan Proyek Perubahan, dan diingatkan kembali untuk melampirkan
semua bahan berbentuk dokumentasi untuk dijadikan sebagai Pembuktian Kegitan
(Evidence) yang menjadi bukti nyata dalam melaksanaakan Tahapan Pelaksanaan
Proyek Perubahan yang telah disepakati sebelumnya
7. Sosialisasai Sistem Informasi Pelatihan
Gambar 16 : Jumat, 7 Juli 2017 Ruang Rapat Bidang Pengembangan Manajerial
Pengarahan langsung yang dipimpin oleh Ibu EFIA NURITA, SE, MM selaku
Kepala Bidang Pengembangan Manajerial dan di dampingi oleh Pelaksana Proyek
Perubahan YOGI R. YUDISTIRA, SSTP, M.Si selaku Kepala Sub Bidang
Pengembangan Prajabatan dan Kepemimpinan Dasar untuk mempersiapkan Acara
Sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
Membagi tugas untuk membantu Pelaksanaan acara Sosialisasi terssbut agar
lancar dan tanpa kendala kepada seluruh Pelaksana di Bidang Pengembangan
Manajeria, dan mencari solusi dari semua permsalahan yang ada dalam
terselenggara acara tersebut dengan lancar
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
26
Gambar 17 : Rabu, 12 Juli 2017 Aula Besar BPSDM
Gambar 18 : Rabu, 12 Juli 2017 Aula Besar BPSDM
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
27
Gambar 19 : Rabu, 12 Juli 2017 Aula Besar BPSDM
Pelaksanaan Acara Sosialisasi Penggunaan Sistem Informasi Manajemen
Pelatihan di Lingkungan BPSDM di buka langsung oleh Bapak Drs. ASRIZAL, M.Pd
selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Riau, dan
dihadiri oleh seluruh Pejabat struktural dan Fungsional serta Pelaksana di BPSDM
Provinsi Riau
8. Jaringan Kerja Dengan Badan Kepegawaian Daerah
Setelah pelaksanaan Acara Sosialisasi tersebut Sistem Informasi akan di
sesuaikan kembali dengan semua saran dan masukan yang membangun, selama
Proses Perbaikan Sistem tersebut di manfaatkan dengan membangun Jaringan
Kerja ke Beberapa OPD yang di nilai untuk dapat mendukung dari Penggunaan dan
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut, yang akan menjadi
sebuah Aplikasi atau Sistem Informasi Wajib untuk dimiliki dan digunakan oleh
seluruh ASN se Provinsi Riau
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
28
Gambar 20 : Rabu, 19 Juli 2017 Ruang Kasubbid Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian BKD
Gambar 21 : Rabu, 19 Juli 2017 Ruang Server BKD
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
29
Gambar 22 : Rabu, 12 Juli 2017 Ruang Server BKD
Gambar 20 Membangun dan meningkatkan Jaringan Kerja sebagai salah satu
bentuk mengembabngkan Sistem Informasi manajemen Pelatihan yang akan
menjadi bagian dari Sistem Manajemen Apartur Responsif dan Terpadu (SMART),
bersama Bapak FERRY ELWIND, SPI, MSi selaku Kepala Sub Bidang Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Provisni Riau.
Gambar 21 mendapatkan kesempatan untuk berkoordinasi dan berkonsultasi
dengan Bapak HERI YANTO, S.Hut, MT selaku Sekretaris BKD Provinsi Riau, yang
akan mendukung dari Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
tersebut yang akan menjadi bagian dari SMART BKD
Gambar 22 Berkolaborasi dan koordinasi dengan Sudara EDY ZULYZA,
S.Kom selaku Tenaga Ahli IT di BKD yang mempunyai tugas dan Fungsi yang
bertanggung jawab secara penuh pada Operasional dan Sistem di SMART BKD,
mendapatkan beberapa saran dan masukan yang berguna dalam Pengembangan
dan Penyempurnaan dari Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
30
9. Jaringan Kerja Dengan Dinas Komunikasi, Informasi dan Statistik
Gambar 23 : Rabu, 12 Juli 2017 Ruang Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi
Pemerintahan
Gambar 24 : Rabu, 12 Juli 2017 Ruang Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi
Pemerintahan
Membangun Jaringan kerja dengan beberapa OPD yang memiliki kewenangan,
tugas dan fungsi yang dapat membantu Pengembangan dan Publikasi Sistem
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
31
Infromasi Manajemen Pelatihan dapat menjadi prioritas yang akan dapat mendukung
penggunaan Sistem Informasi tersebut di masa yang akan datang
Berkoordinasi dengan Ibu IRAWATY, S.Kom, M.Si selaku Kepala Seksi
Pengembangan Aplikasi Pemerintahan, yang memiliki kewenangan dalam
mengawasi dan mengendalikan Aplikasi atau Sistem Informasi yang telah dibangun
di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau, mengajukan untuk dapat menambahkan
Kapasitas Penyimpanan Server yang telah disediakan untuk BPSDM agar menjadi
lebih layak digunakan sebagai Bentuk Sistem Informasi
10. Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
Gambar 25 : Tampilan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
32
Gambar 25 merupakan kumpulan dokumentasi tampilan Sistem Informasi
Manajemen Pelatihan yang telah dibangun, dengan tampilan yang sederhana dan
dapat dimengerti oleh semua pengguna (User Friendly), dan dapat diakses oleh
siapa saja, kapan saja dan dimana saja.
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
33
Gambar 26 : Alur Kerja (flow chart) Penggunaan Sistem Informasi
CALON PESERTA PESERTAPANITIA
(BIDANG BPSDM)PENJAMIN MUTU PENGAJAR ADMIN SUPER
Rapat Bidang
Penyelenggara Diklat
Mendaftarkan Tenaga
Pengajar
Mengajukan menjadi
Tenaga Pengajar
menyusun rencana
Jadwal kalender
Diklat
Inventarisir Tenaga
Pengajar (Laporan)
Menerima UN dan
Pass (surat)
mengisi Form Profil
Melihat jadwal diklat Memasukan Nama
Diklat
menampilkan Menu
Diklat
mendaftar Diklat
Online
Menetapkan peserta
dan Akun Peserta
(Menambah Peserta)
Pengumuman peserta
Menerima
Pemberitahuan Diklat
UN dan Pass
(Surat/SMS/Email)
Pendaftaran Ulang
isi Formulir Peserta
SK Penetepan Peserta Memantau
Penerimaan dan
Mekanisme
pemanggilan Peserta
Menyusun Jadwal
Materi Diklat
1. Menetapkan
Tenaga Pengajar
(dengan kartu
kendali)
2. Upload SPT
1. Jadwal Mengajar &
SPT
2. Upload Bahan Ajar
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
34
CALON PESERTA PESERTAPANITIA
(BIDANG BPSDM)PENJAMIN MUTU PENGAJAR ADMIN SUPER
Melihat Jadwal
Belajar
1. Materi Diklat
2. Nama Pengajar
3. Bahan Ajar
(Download)
4. Tempat Belajar
(kelas)
Jadwal Materi Diklat
sudah Lengkap
Menerbitkan &
Upload SKMK
Download SKMK
Evaluasi Diklat
(Panitia dan Pengajar)
Evaluasi Diklat
(Peserta dan
Pengajar)
Membuat Formulasi
Evaluasi Diklat
Evaluasi Diklat
(Panitia dan Peserta )
Hasil Evaluasi Peserta
Hasil Evaluasi Panitia
BA Penilaian Evaluasi
Diklat
Hasil Evaluasi
Pengajar
SK Penetapan Hasil
Diklat
Melapor SIDA Reward &
Punishment
Menerima STTP Mencetak Setifikat
STTP
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
35
Gambar 26 merupakan alur kerja (flow chart) Penggunaan sistem Informasi
Manajemen Pelatihan mulai dari tahap persiapan, Pendaftara Calon Peserta,
Penetapan Materi Pelatihan, Penetapan Tenaga Pengajar sampai penerbitan
Sertifikat Tanda Tamat Pelatihan (STTP)
3.2. KENDALA : INTERNAL DAN EKSTERNAL
Dalam Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan ada mengalami
beberapa Kendala yang muncul yangt menjadi sebagai faktor penghambat dan
sebuah tantangan yang harus untuk diatasi karena dengan terbangungnya Sistem
Informasi Manajemen Pelatihan ini akan mempunyai nilai manfaat yang tinggi yang
akan dapat digunakan oleh seluruh Bidang dan Pejabat struktural dalam
menjalankan Tugas dan Fungsinya di lingkungan BPSDM Provinsi Riau
1. Kendala Internal
Kendala Internal yang dihadapi dalam Pembangunan dan Pengembangan
Sistem Informasi manajemen Pelatihan tersebut yaitu :
a. Kurangnya Tenaga IT yang bekerja sebagai Tim sehingga dapat saling
melengkapi dan membantu mempercepat penyelesaian permintaan kondisi
yang diinginkan
b. Kurangnya Sarana dan Prasarana pendukung yang diperlukan dalam
pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan,
sehingga menjadi faktor penghambat
c. Belum memiliki Standardisasi Prosedur Operasional (SPO) dalam Pelaksanan
Pelatihan di Lingkungan BPSDM sehingga harus memperbanyak koordinasi
dan komunikasi dengan seluruh Pelaksanan
d. Banyaknya pelaksanaan kegiatan yang harus dijalankan terkait dengan
Targert Capaian Kinerja yang bersamaan dengan Pelaksanaan Laboratorium
Kepemimpinan Tingkat IV
2. Kendala Eksternal
a. Keterbatasan Ruang Penyimpanan data (server) yang diberikan oleh Dinas
Komunikasi, Informasi dan Statistik, sehingga harus menghapus data yang
ada dalam periode waktu tertentu.
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
36
b. Tingkat Keamana Sistem (Firewall) yang masih rendah sehingga sangat
rentan terhadap ancaman Serangan Pembajak Sistem (Hacker) dan Virus.
c. Kualitas Jaringan Internet kurang memadai yang diperuntukan penggunaan
Rumah bukan untuk aktifitas data yang tinggi, dan belum dapat menjangkau
semua tempat secara keseluruhan di lingkungan BPSDM
d. Penyesuaian bahasa pemprograman antara Sistem Informasi manajemen
Pelatihan yang sedang dibangung dengan Sistem Manajemen Apartur
Rensposif dan Terpadu (SMART) BKD.
3.3. STRATEGI MENGATASI KENDALA
Dari kendala-kendala internal dan eksternal yang muncul dalam Pembangunan
dan Pengembangan sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut menjadi faktor
Penghambat yang kalau tidak segera diselesaikan akan dapat menggangu
pelaksanaan Proyek Perubahan ini, strategi-strategi yang digunakan untuk
mengatasi kendala tersebut :
a. Fokus pada tahapan jangka Pendek yang menjadi target yang paling
realistis untuk dicapai dengan target waktu yang singkat, tapi tetap
menyiapkan kemungkinan yang dapat dikembangkan pada masa yang akan
datang
b. Menggunakan semua Sarana dan Prasarana Pengganti yang mempunyai
nilai yang hampir sama agar Pelaksanaan tetap dapat tercapai tepat waktu
c. Mengajukan saran pertimbangan kepada pimpinan untuk mengajukan
Kegiatan yang bertujuan untuk mendukung Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Pelatihan menjadi lebih baik lagi kedepannya
d. menjalin Komunikasi dan Koordinasi dengan berbagai pihak pemangku
kepentingan yang mempunyai kewenangan terkait dengan Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Pelatihan untuk menjadi Bagian dari Jaringan
Kerja BPSDM secara keseluruhan.
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
37
BAB IV
PENUTUP
4.1. KESIMPULAN
Selama melaksanakan Laboratorium Kepemimpinan Tingkat IV yang
merupakan bagian dari penyusunan Proyek Perubahan yaitu Pembangunan sistem
Informasi Manajemen Pelatihan yang dilaksanakan selama 60 (enam puluh) hari,
banyak menemukan berbagai permasalahan dan kendala yang perlu untuk segera
diperbaiki dalam pelaksanaan Tugas dan Fungsi di OPD BPSDM Provisni Riau.
Salah satunya untuk menyelesaikan beberapa permasalahan yang ada di
lingkungan BPSDM yaitu dengan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen
Pelatihan akan sangat membantu BPSDM sebagai OPD yang mempunyai Fungsi
Penunjang Urusan Pemerintahan yaitu Kewenangan Daerah dalam
Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan di Provinsi Riau.
Sistem Informasi Manajemen Pelatihan yang dibangun ini akan dapat berfungsi
dan dapat digunakan bagi seluruh Bidang dan Pemangku Kepentingan yang berada
di lingkungan BPSDM Provinsi Riau, dalam menjalankan tugas dan fungsinya dalam
Penyelenggaraan Pelatihan yang akan mempermudah bagi Panitia Pelaksana,
Tenaga Pengajar dan Peserta Pelatihan serta penilaian Evaluasi.
Dengan pembangunan sistem Informasi Manajemen Pelatihan ini diharapakan
dapat melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan dengan prinsip Responsif,
Aksesibilitas, Profesional dan Integritas (RAPI).
4.2. REKOMENDASI
Dari hasil Pelaksanaan Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV, ada
beberapa rekomendasi kepada OPD BPSDM untuk dapat menjadi lebih baik, yaitu :
a. Menjadikan BPSDM sebagai OPD dengan menggunakan Pola Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD), serta
mempertahankan dan Meningkatkan Status Akreditasi Pelatihan menjadi
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
38
Tipe A agar mempunyai kewenangan yang luas dalam melaksanaan
berbagai jenis pelatihan yang ada.
b. Membuat Produk Hukum tentang Standardisasi-standardisasi yang
diperlukan dalam Penyelenggaraan Pelatihan di Lingkungan BPSDM,
seperti Standardisasi Sarana dan Prasarana Pelatihan, Standardisasi Tata
Tertib Kegiatan Asrama dan lain-lain
c. Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia serta Sarana
dan Prasara yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan Tugas dan
Fungsi BPSDM sebagai OPD pelaksanana Kewenangan Pendidikan dan
Pelatihan di Provisni Riau
d. Membangun Jaringan Kerja (Networking) dengan berbagai lembaga baik
Pemerintah daerah, Pemerintah Pusat serta lembaga Non Pemerintah dan
sebagainya, sehingga dapat mengembangkan kapasitas BPSDM secara
keseluruhan
e. Melakukan Kerjasama dengan lembaga-lembaga pemberi bantuan
pendidikan (Beasiswa) dari Dalam maupun Luar Negeri, sehingga BPSDM
dapat menjadi Organisasi Kewenangan Pendidikan dan Pelatihan
keseluruhan
f. Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Pelatihan tersebut sebagai
sebuah Sistem yang wajib dipakai dalam penyelenggaraan Pelatihan di
Lignkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia dan dapat di
kembangkan menjadi sebuah aplikasi yang berbasis Android dan iOS pada
Telepon Pintar (Smart Handphone)
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
39
DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
Undang-undang Nomor 32 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
Peraturan Pemerintah RI Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan
Jabatan Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Pemerintah RI Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah
Peraturan Pemerintah RI Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri
Sipil
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61 tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah
Peraturan Kepala LAN Nomor 20 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyelenggaraan
Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV
Peraturan Kepala LAN Nomor 25 Tahun 2015 tentang Pedoman Akrreditasi
Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah
Peraturan Daerah Provinsi Riau Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan
Susunan Perangkat Daerah Provinsi Riau
Peraturan Gubernur Riau Nomor 95 Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan
organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Provinsi Riau
Implementasi Proyek Perubahan Kepemimpinan Tingkat IV Provinsi Riau
40
BIODATA PRIBADI
NAMA : YOGI RIYADH YUDISTIRA, SSTP, M.Si
NIP : 19860609 200412 1 001
PANGKAT : Penata (Gol. III/c)
JABATAN : Kepala Sub Bidang Pengembangan Prajabatan dan
Kepemimpinan Dasar
OPD : Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
TTL : Pekanbaru, 9 Juni 1986
PENDIDIKAN : D4 Manajemen Pembangunan, STPDN
S2 Manajemen Pemerintah Daerah, Universitas Riau
JUDUL : PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PELATIHAN DASAR
CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN BADAN
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI
RIAU
top related