langkah identifikasi sop ap
Post on 12-Aug-2015
35 Views
Preview:
TRANSCRIPT
LOGO
LANGKAH IDENTIFIKASI SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
2014
TAHAPAN PENYUSUNAN SOP ADM. PEM.
PENYUSUNAN
DOKUMENTASI
IDENTIFIKASI
Mengetahui:1. Output dari
Tugas & Fungsi2. Jumlah & Judul
SOP 3. Jumlah SOP
Makro & Mikro
Proses:Pengisian Formulir
Identifikasi
Proses:1. Identifikasi
Kegiatan Awal, Utama & Akhir
2. Identifikasi Seluruh Aktivitas
3. Pembuatan Flowcharts
4. Pengisian Mutu Baku
5. Pengisian Keterangan
6. Pengisian Identitas
Proses:1. Penentuan
Bentuk & Lay Out
2. Pembuatan Halaman Judul
3. Pembuatan Peraturan
4. Pembuatan Daftar Isi
5. Perumusan Penjelasan Penggunaan
6. Pengesahan7. Pendokumen-
tasian
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi Identifikasi output Identifikasi aspek (prosedur) output; Merumuskan judul SOP-AP.
2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi Penyusunan Dokumen Dasar SOP-AP
(Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan) Pengisian Identitas SOP-AP.
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP (1)SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada hakekatnya adalah mengidentifikasi output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berupa: Output dari Tugas Pokok; Output dari Tugas Tambahan; Output dari Tugas Lain-lain.
2. Output dari tugas dan fungsi meliputi: Output potensial (kemungkinan akan
dihasilkan); Output riil (sudah dihasilkan).
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP (2)SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
3. Output yang dihasilkan berdasarkan tugas dan fungsi tidak dibatasi periode waktu (tahun anggaran ataupun tahun perencanaan) karena output tersebut merupakan pencerminan tugas dan fungsi yang tidak dibatasi waktu dan selalu berulang pada periode-periode tertentu.
4. Output yang dihasilkan dalam kurun waktu perencanaan tertentu (5 tahun/1 tahun) merupakan sebagian dari seluruh output yang seharusnya dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan dalam menjalankan tugas dan fungsi yang dimiliki.
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP (3)SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
5. Output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berbentuk: Benda (produk)
Produk Baru (Buku, Laporan, Pedoman)Nilai Tambah (Legalisir, Disposisi)
Proses (Bimbingan Teknis, Workshop, Monitoring).
6. Output dari tugas dan fungsi yang diidentifikasi memiliki scope (ruang lingkup) tertentu dan harus bersifat final (tuntas) bukan parsial (sementara). Bila sudah ketemu output parsial maka dapat ditelusur output finalnya.
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP (4)SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN6. Output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas
dan fungsi yang dimiliki inilah yang menjadi dasar penentuan aspek (prosedur) dan judul SOP (aspek + output + keterangan).
7. Identifikasi output dari tugas dan fungsi yang diidentifikasi inilah yang merupakan langkah awal dan strategis untuk mulai penyusunan SOP. Keberhasilan penentuan output mempengaruhi keberhasilan dalam penentuan judul SOP dan sekaligus mempermudah dalam langkah identifikasi aktivitas (kegiatan), aktor (pelaksana), dan mutu baku SOP.
8. Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir Identifikasi yang ada.
FORMULIR IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
Keterangan:Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital A);Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada
dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1,2,3,…);Kolom 3 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada
dengan diberi nomor huruf abjad kecil, misal: a, b, c,…);Kolom 4 Sub-Fungsi diisi dengan Sub-Fungsi yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada dengan diberi angka Arab
berkurung satu misal: 1), 2), 3), … (Hal ini bersifat opsional, bila ada dan bila diperlukan terkait dengan kompleksitas fungsi yang dimiliki);
Kolom 5 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah ada) dan diberi nomor huruf alfabet berkurung satu, misal: a), b), c), …;
Kolom 6 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi nomor angka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c), …;
Kolom 7 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Renstra di Badan Ketahanan Pangan (Penyusunan aspek, Renstra Output, di Badan Ketahanan Pangan Keterangan). Untuk memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.
No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (1)
1. Mengidentifikasi dan menginventarisasi tugas dan fungsi organisasi;
2. Mengidentifikasi output dari tugas dan fungsi;3. Mengidentifikasi Aspek (prosedur) dari output
final;4. Merumuskan judul SOP berdasarkan aspek dan
output final;5. Mengkategorisasi judul SOP dalam SOP makro
dan SOP mikro;6. Menentukan prioritas penyusunan SOP sesuai
sumber daya yang tersedia;7. Melakukan langkah penyusunan SOP.
LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (2)1. Mengidentifikasi dan menginventarisasi tugas dan fungsi
organisasi (sebaiknya dari unit terendah) berdasarkan Peraturan mengenai Organisasi dan Tata Kerja yang ada (Qanun Aceh No. 10 Tahun 2007 Tentang Baitul Mal, Pergub Aceh No 33 Tahun 2008 SOTK Sekretariat Keistimewaan Aceh dan Pergub Aceh No. 92 Tahun 2008 Tentang SOTK Badan Pelaksana Baitul Mal, Pergub No. 2 tahun 2011 tentang Dewan Pertimbangan Syariah Baitul Mal Aceh) dan tuliskan pada kolom 2 dan 3 pada formulir Identifikasi. Bila ada sub fungsi yang memudahkan untuk mengidentifikasi output maka tuliskan pada kolom 4 (ini bersifat optional);
2. Mengidentifikasi output dari tugas dan fungsi yang berupa benda (produk) atau proses. Bila identifikasi dari struktur terrendah maka output yang didapatkan bersifat sementara (parsial) maka telusuri sampai output final (peningkatan scope);
LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (3)
3. Mengidentifikasi Aspek (prosedur) dari output final. Aspek (prosedur) adalah proses yang harus dilalui sebelum (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari output yang bersangkutan.
4. Merumuskan judul SOP berdasarkan aspek dan output final (judul = aspek + output);
5. Mengkategorisasi judul SOP dalam SOP makro dan SOP mikro;
6. Menentukan prioritas penyusunan SOP sesuai sumber daya yang tersedia;
7. Tindak lanjut identifikasi: Langkah penyusunan SOP.
LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (4)
PEMBAGIAN STRUKTUR ORGANISASI
SPESIFIKSTRUKTUR ORGANISASI
SUBSTANSI
Perencanaan Pelaksanaan Evaluasi
FUNGSI MANAJEMEN
Pidana Umum Pidana Khusus
GENERIK
TUGAS & FUNGSI
SOP
LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (5)
IDENTIFIKASI ASPEK DARI OUTPUT (BENDA)
OUTPUTPRA PASCA
Buku
IN
Penyusunan Pendistribusian
Review
LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (6)
IDENTIFIKASI ASPEK DARI OUTPUT (PROSES)
OUTPUTPRA PASCA
Bimtek
IN
Persiapan Pelaporan
Pelaksanaan
LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (6)
1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi
No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul
1. Membantu penyiapan Kebijakan SOTK
Menyiapkan kebijakan SOTK
Menyusun RancanganPeraturan mengenai SOTK
Rancangan Peraturan mengenai SOTK
Penyusunan Penyusunan Ranc. Peraturan mengenai SOTK
Penelaahan Penelaahan Ranc. Peraturan mengenai SOTK
Penyampaian Penyampaian Ranc. Peraturan mengenai SOTK
Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn meningkatkan cakupan SOP Judul SOP Final
Out-put Final Aspek Judul SOP Final
Peraturan mengenai SOTK Penyusunan Penyusunan Peraturan mengenai SOTK
LOGOPUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV LAN
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA2014
top related