langkah praktis menyusun sop

LANGKAH PRAKTIS MENYUSUN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2014

LANGKAH PRAKTIS MENYUSUN SOP1. TENTUKAN TITIK TOLAK PENYUSUNAN

SOP 2. TENTUKAN CAKUPAN (TINGKATAN) SOP3. TENTUKAN NAMA SOP4. IDENTIFIKASI AKTIVITAS (KEGIATAN)5. IDENTIFIKASI AKTOR (PELAKSANA)6. BUAT SIMBOL FLOWCHART7. ISI MUTU BAKU DAN KETERANGAN8. ISI IDENTITAS SOP 9. CEK KEMBALI KESESUAIAN NAMA SOP

DENGAN INPUT DAN OUT PUT AKHIR KEGIATAN

Apa yang dijadikan dasar untuk penyusunan SOP?

TENTUKAN TITIK TOLAK PENYUSUNAN SOP

Kata Kunci:

Pada umumnya SOP disusun bertitik tolak pada Tugas (Pokok) dan Fungsi yang dimiliki oleh organisasi (Satuan /Unit). Meskipun dimulai dari unit yang kecil tetapi SOP yang dibuat dapat memiliki cakupan yang luas.

SOP juga bisa disusun dari kegiatan yang berulang pada periode tertentu (harian, mingguaan, bulanan, tahunan). Dengan demikian maka kegiatan yang berifat insidentil (tidak berulang kembali, tidak perlu dibuatkan SOP).

Contoh: SOP Penyelenggaraan Diklat bertitik tolak pada tugas dan fungsi yang dimiliki unit kerja Badan Diklat/BKPP.SOP Korespondensi Usulan Kenaikan Pangkat Pegawai ke BKN bertitik tolak pada kegiatan korespondensi yang sering dilakukan (periodik) dalam proses pengelolaan administrasi Kepegawaian.

Pada tingkatan mana SOP yang akan dibuat?

TENTUKAN CAKUPAN SOP

Kata Kunci:

SOP bersifat controllable. SOP memiliki cakupan sesuai dengan tingkatannya. Tingkatan SOP terdiri dari tingkatan SOP yang paling rendah/mikro (SOP Administratif , SOP Teknis, SOP Fungsional) sampai dengan SOP yang paling tinggi/makro (SOP Lini--Core dan SOP Pendukung--Support). Tingkatan SOP menentukan jenis aktor (organisasi/ unit organisasi/jabatan) dan tingkatan aktor yang terlibat (aktor tertinggi dan aktor terrendah).

Contoh: SOP tingkat instansi (Kementrian/Lembaga/Pemda) dengan aktor unit organisasi (SKPD) , tim, dan pejabatSOP tingkat satker (unit otonom) dengan aktor unit, tim dan pejabatSOP tingkat unit dengan aktor sub unit , tim dan pejabatSOP tingkat administratif ,teknis , fungsional dengan aktor tim, pejabat, pejabat fungsional dan staf

TENTUKAN NAMA SOP Apa nama SOP yang akan dibuat?Kata Kunci:

SOP memiliki nama (judul). Nama SOP ini mencerminkan batasan kegiatan awal yang ditandai dengan in-put dan batasan akhir kegiatan yang ditandai dengan out-put kegiatan serta Output Utama. Dengan demikian maka nama SOP menentukan besaran SOP yg dicirikan dengan jumlah kegiatan dlm SOP.

Contoh: SOP Penyusunan Renstra Lembaga Administrasi Negara (LAN)

mencakup kegiatan penyusunan Renstra yang dilaksanakan di LAN yang melibatkan unit otonom di lingkungan LAN. Kegiatan dan aktor yang tercakup relatif banyak karena mencakup seluruh unit yang ada di lingkungan LAN dengan out-put Dokumen Renstra LAN. Sedangkan SOP Permohonan izin tidak masuk kantor hanya mencakup kegiatan dan aktor yang relatif sedikit karena hanya mencakup lingkup yang kecil yaitu pegawai ybs., atasan langsung dan pimpinan unit dengan out-put surat izin.

IDENTIFIKASI AKTIVITAS (KEGIATAN) Kegiatan apa saja harus dilakukan guna

menghasilkan out-put kegiatan mulai dari awal hingga akhir?Kata Kunci:

Aktivitas merupakan serangkaian kegiatan berurutan mulai awal hingga akhir yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out-put). Rumus: Siapa mengerjakan Apa.Contoh: Aktivitas Pembuatan Kontrak Kinerja Pegawai di Kedeputian Kajian LAN1. Berdasarkan tugas yang dimiliki, Kapus mengundang Rapat Pembahasan Kontrak Kinerja Pegawai ;2. Berdasarkan hasil rapat, Kapus menugaskan Peneliti untuk menyiapkan Dokumen Kontrak Kinerja

Pegawai ;3. Peneliti melengkapi Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai dan Dikonsultasikan kepada Kapus ;4. Kapus mengkoreksi dan memutuskan Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai dan meminta Kabagmin untuk

mempersiapkan rapat pendalaman Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai ;5. Kabagmin mempersiapkan rapat pendalaman Kontrak Kinerja Pegawai dan melaporkan kepada Kapus; 6. Kapus menyampaikan Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai kepada Deputi untuk di mintakan persetujuan 7. Deputi memberikan persetujuan dan memerintahkan untuk melakukan penandatanganan kotrak kinerja

pegawai kepada seluruh pegawai di lingkungan kedeputian;8. Kapus mengundang Deputi, Peneliti, Kabagmin dan Staf untuk menandatangani Kontrak Kinerja

Pegawai 9. Deputi, Kapus, Peneliti, Kabagmin dan Staf Kedeputian melakukan penandatanganan ;10. Staf mendokumentasikan kontrak kinerja.

IDENTIFIKASI AKTOR (PELAKSANA) Siapa aktor (pelaksana) yang terlibat

dalam pelaksanaan kegiatan?Kata Kunci:

Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim) /unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.

Penulisan aktor pada kolom pelaksana dalam formulir SOP sebaiknya tidak diurutkan sesuai hierarki jabatan (strata) tetapi dimulai dari kemunculannya sesuai dengan urut-urutan kegiatan dari mulai hingga selesai.

Contoh: Aktor dalam Aktivitas Pembuatan Kontrak Kinerja Pegawai di Kedeputian Kajian LAN adalah: 1. Kapus2. Peneliti3. Kabagmin4. Deputi5. Staf

BUAT SIMBOL FLOWCHART Simbol flowchart apa saja yang dipergunakan

untuk melambangkan kegiatan yang ada?

Kata Kunci:

Simbol flowchart dipergunakan untuk melambangkan jenis kegiatan ber-dasarkan sifat , fungsi dan bentuk. Jenis kegiatan yang berbeda dilambang-kan simbol yang berbeda. Simbol flowchart secara internasional dapat dilihat pada menu program microsoft (ms-word, excel, power point).

Contoh: Penggunaan simbol sesuai dengan jenis kegiatan mulai dan mengakhiri kegiatan: kegiatan berupa proses, eksekusi: kegiatan pengambilan keputusan dengan opsi:

Simbol lain yang digunakan: konektor ganti halaman alur proses :

FLOWCHART AKTIVITAS PEMBUATAN KONTRAK KINERJA PEGAWAI (KKP) DI KEDEPUTIANAktivitas Kapus Peneliti Kabagm

inDeputi Staf

Mengundang Rapat Pembahasan KKP (Tugas)

Melaksanakan Rapat Pembahasan KKPMenugaskan Peneliti untuk menyiapkan Dokumen KKPMelengkapi Dok. KKP & berkonsultasi dgn Kapus

Mengkoreksi dan memutuskan Dok. KKP dan meminta Kabagmin untuk mempersiapkan rapat pendalaman. Bila tidak setuju kembali ke peneliti.Mempersiapkan rapat pendalaman dan melaporkannya kepada KapusMenyampaikan Dok. KKP kepada Deputi untuk di mintakan persetujuan Memberikan persetujuan & memerintahkan utk melakukan penandatanganan KKP kpd peg.di lingk. Kedeputian. Bila tdk setuju kembali ke kapusMengundang Deputi, Peneliti, Kabagmin dan Staf untuk menandatangani Kontrak Kinerja Pegawai Melakukan penandatanganan KKP

Mendokumentasikan KKP


inDeputi Staf





Ya


inDeputi Staf





Tidak


inDeputi Staf





Ya

Tidak


inDeputi Staf





Ya

Ya

Tidak


inDeputi Staf





Tidak

Ya

Tidak


inDeputi Staf





Ya

Ya

Tidak

Tidak

ISI MUTU BAKU DAN KETERANGAN Kelengkapan apa yang diperlukan? Berapa lama waktu diperlukan untuk

melakukannya? Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan? Penjelasan singkat apa yang perlu ditulis?Kata Kunci:• Kelengkapan adalah bahan-bahan yang diperlukan dalam proses kegiatan. Contoh: surat permohonan, dokumen renstra, data keuangan.

• Waktu adalah jumlah satuan waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan (menit, jam, hari, bulan, dsb.) Contoh: 10 menit, 2 jam, 1 hari.

• Output adalah hasil dari suatu kegiatan atau “nilai tambah” yang dihasilkan. Contoh: draft laporan, disposisi, surat yang telah diparaf.

• Penjelasan singkat adalah tambahan informasi untuk memperjelas kegiatan. Contoh: Tim terdiri dari Kepala Pusat, Kabagmin, dan Peneliti.

Persyaratan yang diperlukan: Surat Permohonan, Data Perusahaan dan Laporan Keuangan Perusahaan dalam 1 tahun.

ISI IDENTITAS SOP Identitas apa saja yang harus dilengkapi dalam

SOP?Kata Kunci:Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:

1. Nama Unit tempat SOP diberlakukan,

2. Nomor SOP,

3. Tanggal Pembuatan SOP,

4. Tanggal Revisi SOP,

5. Tanggal efektif berlakunya SOP,

6. Dasar hukum SOP,

7. Keterkaitan dengan SOP lain,

8. Peringatan yang diperlukan,

9. Kualifikasi pelaksana SOP,

10. Peralatan /Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP,

11. Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.

IDENTITAS SOP (1)

Nomor SOP

Nama Instansi Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama Institusi Nama SOP

Nomenklatur institusi tempat

SOP diberlakukan

Tanggal SOP

selesai dibuat

Tanggal Setahun setelah SOP

disahkanDiisi tanggal

SOP diberlakukan secara efektif

Titelatur Pejabat yang berwenang

Judul SOP

Nomenklatur Instansi

tempat SOP di

berlakukan

Nomor sesuai dengan ketentuan Instansi

IDENTITAS SOP (2)

Lembaga Administrasi

Negara

Nomor SOP 06/Sek-Insp/LAN/2009

Tanggal Pembuatan

17 Juli 2009

Tanggal Revisi 17 Juli 2010

Tanggal Efektif 1 Agustus 2009

Disahkan Oleh Sekretaris Utama

SekretariatNama SOP

Reviu Laporan Keuangan

IDENTITAS SOP (3)DASAR HUKUM KUALIFIKASI PERSONEL Peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur

Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan

Untuk proses suatu pengesahan dokumen, kualifikasi pelaksana dapat dituliskan jabatan seseoarang

KETERKAITAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN Keterkaitan antara prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain di standarkan

Penjelasan mengenai daftar perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Kemungkinan yang terjadi jika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan ini memberikan penjelasan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali, serta dampak yang ditimbulkan, sekaligus dijelaskan pula solusi yang dapat dilakukan

Meuat berbagai hal yang perlu dibuat dan di catat oleh setiap pegawai dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PERSONEL

UU NO 1 tentang Perbendaharaan Negara

UU No 5 tahun 2004 tentang pengelolaan dan tanggung jawab keuangan Negara

PP No 8 Tahun 2008 tentang pelaporan keuangan dan kinerja instansi pemerintah

Minimal D3 Akuntansi/ Sederajat Menguasai Standar Akuntansi

Pemerintah Memahami Tata Administrasi

Pengelolaan Keuangan Aparat Pengawasan Intern Menteri/ Pimpinan Lembaga

KETERKAITAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN

Penyusunan lap keuangan tk pengguna anggaran

Penyusunan lap keuangan tingkat eselon I

Penyusunan lap keuangan tingkat wilayah

Komputer DIPA SPM SP2D SSBP SSPB Lap Keu UUKPA, UUAPPA-W,

UUAPPA-W1,UAPA

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Lap keuangan Tahunan diserahkan paling lambat 28 Februari ke Departemen Keuagan, apabila terlambat….

Mencatat dan memverifikasi lap keuangan

Meriviu lap keuangan

CEK KEMBALI KESESUAIAN NAMA SOP DENGAN INPUT, OUT PUT UTAMA DAN OUTPUT AKHIR KEGIATAN Apakah nama SOP sudah mencerminkan

cakupan input, output utama dan output akhir ? Kata Kunci:

Nama SOP harus sesuai cakupan input , output utama dan output akhir kegiatan. Bila tidak sesuai (terlalu sempit atau terlalu luas) maka perlu dilakukan revisi dengan menyesuaikan nama bila tidak mengubah isi SOP atau melakukan penambahan kegiatan dalam SOP bila terlalu sempit dan melakukan pengurangan (pemotongan) kegiatan bila terlalu luas.

Contoh: SOP Pengelolaan Surat Masuk menggambarkan kegiatan sejak diterimanya surat masuk (input) dan diperolehnya respon (jawaban) terhadap surat masuk (output akhir) dan tidak termasuk pengiriman respon (jawaban) surat tersebut yang merupakan kegiatan pada SOP Surat Keluar.

SAID FADHIL

HP : 085260200159 E-mail : [email protected]

Kantor PKP2A IV LANJl. T.P. Nyak Makam No. 12 Banda Aceh

SELAMAT BERLATIH DAN SEMOGA BERMANFAAT

langkah praktis menyusun sop

Presentations & Public Speaking