urgensi dan teknik penyusunan sop ap-kota balikpapan 2013
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Urgensitas & Teknik Penyusunan
SOP-AP dalam Kerangka
Reformasi Birokrasi
Berdasarkan PERMENPAN & RB No. 35 Tahun 2012
RUSTAN A., SP, MA, M.S.E (081355271421)
ADVOKASI PENYUSUNAN SOP-AP DI LINGKUNGAN PEMKOT BALIKPAPAN TAHUN 2013
CERAMAH TEAM TEACHING (15%)
DISKUSI DAN TANYA JAWAB (10%)
PRAKTEK (SIMULASI) (75%)
METODE
Tahapan Penataan Ketatalaksanaan
Uraian Tugas
Analisis Jabatan
SKJ
SOP
Analisis Beban Kerja; AKD
• SPO : Standar Prosedur Operasi
• POS : Prosedur Operasional Standar
• SOB : Standar Operasional Baku
• Protap : Prosedur Tetap
• Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures,
• SOP : Standar Operasional Prosedur
Istilah-Istilah Penting
Pengertian
SOP Administratif
• Prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan
SOP Teknis
• Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
Pengertian
Standar operasional prosedur dari berbagai
proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
Hakikat SOP
Petunjuk Tertulis yang dibakukan
Menghindari Miskomunikasi dan konflik
“semua orang membaca irama musik yang sama”
Terbaik, Tercepat, dan Membantu
MIND SET
TIDAK ADA
PEDOMAN SOP,
TUGAS FUNGSI
TETAP JALAN.
STANDAR PELAYANAN MINIMAL
STANDAR PELAYANAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES
Pemenuhan hak konstitusional warga negara secara minimal.
Prosedur pelaksanaan layanan tertentu, dibuat secara tertulis.
Pengaturan teknis penyelenggaraan layanan tertentu (prosedur,
persyaratan, biaya, penanganan keluhan, dsb.)
Kaitan SPM, SP, dan SOP
1. BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
a. SOP Teknis;
b. SOP Administratif.
Jenis-Jenis SOP
2. BERDASARKAN CAKUPAN & BESARAN KEGIATAN:
a. SOP Makro;
b. SOP Mikro.
SOP MAKRO SOP MIKRO
SOP Penyelenggaraan Penelitian
SOP Penyusunan Proposal Penelitian
SOP Penggalian Data Lapangan
SOP Penyusunan Laporan Penelitian
SOP Pengelolaan Surat SOP Penanganan Surat Masuk
SOP Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk
SOP Pengiriman Surat
Contoh SOP Makro dan Mikro
3. BERDASARKAN KELENGKAPAN KEGIATAN:
a. SOP Final;
b. SOP Parsial.
Jenis-Jenis SOP
4. BERDASARKAN JENIS KEGIATAN:
a. SOP Generik;
b. SOP Spesifik.
SOP FINAL SOP PARSIAL
SOP Penyelenggaraan Diklat SOP Pengusulan Kegiatan Diklat
SOP Pembentukan Panitia Diklat
SOP Pendaftaran Peserta Diklat
SOP Pembuatan Sertifikat Diklat
SOP Penyusunan Laporan Kegiatan Diklat
Contoh SOP Final dan Parsial
LURAH
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
SEKRETARIS
SEKSI PERTANAHAN DAN PENGELOLAAN
SDA
SEKSI KETENTRAMAN DAN KETERTIBAN
UMUM
SEKSI PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN
KESEJAHTERAAN SOSIAL
SEKSI TATA PEMERINTAHAN
Struktur Organisasi Kelurahan
BERAPA JUMLAH SOP AP YANG AKAN DIBUTUHKAN ?
Identifikasi Judul
Identifikasi Prosedur
Merumuskan Format SOP AP
Menyusun Dokumen SOP AP
Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP
Identifikasi Tugas
Identifikasi Fungsi
Identifikasi Sub-Fungsi
Identifikasi Kegiatan
Identifikasi Output
Identifikasi Aspek;
Merumuskan judul SOP-AP.
Identifikasi Judul Identifikasi Prosedur
Merumuskan Format SOP AP
Menyusun Dokumen SOP AP
Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP
Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada hakekatnya adalah
mengidentifikasi output yang dihasilkan dari
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berupa:
Output dari Tugas Pokok;
Output dari Tugas Tambahan;
Output dari Tugas Lain-lain.
Identifikasi Judul
No Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan)
Output Aspek Judul SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
A. Melaksanakan urusan bag. Kepe gawaian, & kesejahteraan, pendidikan dan pelatihan.
Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahteraan.
a. Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian
b. Melaksanakan
urusan kegiatan kesejahteraan
a) Laporan Kehadiran Pegawai
Pembuatan a) Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai
b) Surat Usulan Kenaikan Pangkat
c) dll.
Pembuatan b) Pembuatan Surat Usulan Kenaikan Pangkat
a) Daftar Gaji
b) Pembayaran Gaji Pegawai
c) dll,
Pembuatan Pelaksanaan
a) Pembuatan Daftar Gaji
b) Pelaksanaan Pembayaran Gaji Pegawai
Identifikasi Judul
BRANCHING FLOWCHART
Aktor dipisahkan dari aktivitas
Aktor lebih dari satu
HANYA MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL
Kapsul : mulai & berakhir
Kotak : proses/eksekusi
Belah ketupat : pengambilan keputusan
Panah : arah proses
Segi lima : penghubung antar
halaman
AKTIVITAS DITULIS DENGAN KATA KERJA TANPA SUBYEK
DILENGKAPI IDENTITAS, MUTU BAKU & KETERANGAN
Format SOP AP
SOP FORMAT SIMPLE STEP
SOP FORMAT HIERARCHICAL STEP
SOP FORMAT GRAPHIC STEP
SOP FORMAT FLOWCHARTS
Tipe-Tipe Format SOP AP
Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor PK-C05
Tanggal 4 Maret 2005
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor PK-C05
Tanggal 4 Maret 2005
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,
menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Isi formulir
1. Pegawai yang
mengajukan cuti,
mengisi formulir cuti
tahunan
2. Serahkan formulir ke
Bagian Kepegawaian
3. Bagian Kepegawaian
meneliti ketersediaan
cuti bagi pegawai yang
meng-ajukan dan
menyerahkan kepada
yang bersangkutan
4. Pegawai
menandatangani formulir
dan menyerahkan
kepada atasan langsung
Persetujuan
1. Pegawai mengajukan
kepada atasan langsung
2. Atasan langsung
menandatangani dan
menyampaikan kepada
pejabat yang berwenang
memberikan cuti
3. Pejabat yang berwenang
memberikan cuti
menandatangani
pengajuan dan
menyampaikan kembali
kepada atasan langsung
pegawai yang
bersangkutan
4. Atasan langsung
menyampaikan kepada
yang bersangkutan
1. Pegawai yang
mengajukan cuti
menyampaikan
formulir kepada
Bagian Kepegawaian,
copy untuk unit
kerjanya dan copy
untuk yang
bersangkutan
2. Pegawai yang
mengajukan cuti
wajib melaporkan
kemajuan
pekerjaannya
sebelum cuti.
3. Pelaksanaan cuti
oleh yang
bersangkutan
Cuti
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Nomor : PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005
Contoh 3 : Format Graphic Step
Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah membawa barang
jaminan ke loket penaksir
Penaksir memeriksa barang jaminan.
Apabila tidak dapat diterima barang
jaminan dikembalikan ke nasabah
dengan penjelasan seperlunya
Nasabah mengisi formulir
permintaan kredit dilengkapi
dengan fotocopy KTP
Penaksir menaksir nilai nominal dari
barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.
Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit
(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Nasabah mengambil uang
pinjaman ke Kasir dengan
menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman
sesuai dengan nominal yang tercantum
Nasabah pulang
dengan tersenyum
Contoh 5 : Format (Linear) Flowchart
Mulai
Pengisian
Formulir Cuti 1 Pegawai yang mengajukan cuti mengisi formulir
2 Menyerahkan formulir terisi kepada Bagian kepegawaian
Penelitian
Sisa Cuti Tahunan
1 Bagian Kepegawaian meneliti sisa cuti yang bersangkutan
2 .Menyetujui atau mengkoreksi lama cuti yang diambil
Pengajuan kepada
atasan langsung Pegawai mengajukan kepada atasan langsung
1 Atasan langsung memberi persetujuan atau menunda cuti
2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-
ma disampaikan ke pejabat yg berwenang memberikan cuti
1 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberi
persetuju-an atau menunda cuti
2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-
ma disampaikan ke atasan langs. utk diserahkan ke ybs.
Persetujuan
Atasan lsg
Setuju
Tidak
Tidak
Cuti ditunda
Persetujuan
Pjb berwenang
Pegawai Cuti
Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan
pekerjaan sebelum cuti
Pegawai membuat
laporan pekerjaan
Pegawai melaksanakan cuti
Selesai
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Nomor : PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005
Format Branching Flowchart
SEMOGA BERMANFAAT