kelompok 4 penyimpanan arsip

KELOMPOK 4 Paramita Annastasia K Dita Ayu Wastika Sari Ni Putu Elly Rai Kartika Kadek Sumaheni Ratnaningsih

SISTEM PENYIMPANAN

ARSIP

PENGERTIANSistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar dapat memberi kemudahan dalam tata cara penyimpanan dan kemudahan penemuan warkat yang sudah di simpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat tersebut sewaktu-waktu di butuhkan.

SISTEM ABJADSISTEM GEOGRAFIS ( Wilayah / Kota )

SISTEM SUBJEKSISTEM NUMERIK ( Angka )

SISTEM KRONOLOGIS ( Tanggal )

Sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad, umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

PENGERTIAN

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.

PENGERTIAN

SISTEM GEOGRAFIS DIKELOLA MNURUT 3 TINGKATAN :

Nama Negara Wilayah Administrasi Negara Wilayah Administrasi Khusus

PENGERTIANCara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

1) Sistem Subjek Murni2) Sistem Subjek Numerik ( Subjek Berkode

)

CONTOH URUTAN ABJAD KAMUS :

BonusCutiGajiHukumanKesehatanKesejahteraanKeuangan, dll

CONTOH URUTAN ABJAD ENSIKLOPEDIS : Keuangan

KreditPajak

PersonaliaKesejahteraan

BonusCutiGajiKesehatanKoperasiPensiun

MutasiHukumanPangkatPengangkatan

CONTOH DAFTAR SUBJEK BERKODE :

000 Umum020 Peralatan

021 Alat tulis022 Mesin kantor

100 Pemerintahan110 Pemerintahan pusat

111 Presiden112 Wakil presiden

190 Hubungan luar negeri191 Perwakilan asing195 PBB

DAFTAR KLASIFIKASIa) Daftar klasifikasi standar

Daftar klasifikasi yang telah ditetapkan secara nasional maupun internasional

Contohb) Daftar klasifikasi buatan sendiri

Daftar klasifikasi yg dbuat sendiri untuk keperluan penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek, cara yang terbaik adalah mempergunakan daftar klasifikasi sendiri.

Contoh pembagian kelas DDC ( Dewey Decimal Classification )/UDC ( Universal Decimals Classification ) :

000 Umum

100 Filsafat

200 Agama

300 Ilmu sosial

400 Bahasa

500 Ilmu murni

600 Ilmu terapan

700 Kesenian

800 Kesusastraan

900 Sejarah dan ilmu bumi

Notasi DDC adalah angka desimal. Kelas utama dibagi 10 kelas kedua ( divisi ), kelas kedua dibagi lagi 10 kelas ketiga ( seksi ).

Contoh :

600 Ilmu terapan,

630 Pertanian,

631 Teknik dan alat pertanian,

631.3 Alat pertanian,

631.31 Mesin pengerjaan tanah,

631.312 Bajak.

PADA SISTEM NOMOR TERDAPAT 3 UNSUR :

File UtamaIndeksBuku Nomor

FILE UTAMASurat masuk dan keluar dari satu koresponden yang belum lima lembar disimpan dalam file abjad ( file campuran yang berisi map campuran ). Yang sudah mencapai 5 dipindah ke map individu dan disimpan di file nomor

INDEKSSuatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang disusun secara alfabetis sehingga mudah dalam pencarian. Setiap koresponden atau nama memiliki kartu indeks, untuk file kartu maka setiap nama akan dibuatkan kartu indeksnya.

BUKU NOMOR

Buku yang berisi nomor koresponden ( nama ) dalam file. Apabila koresponden masih sedikit, sebagai alat bantu mengetahui nomor, bila sudah banyak, menggunakan indeks.

CONTOH HALAMAN BUKU NOMOR :TANGGAL INDEKS NAMA NOMOR

FILE

12-1-86 Benny Tengker 200

10-2-86 Yayasan Trubus Ind. 201

3-3-86 PT. Trakindo Utama 202

7-3-86 ASMI Extension 203

9-3-86 Sekretariat ASEAN 204

11-5-86 LEIDA MUIN 205

20-6-86 PT. Astra Motor Internasional

206

PENYIMPANAN SISTEM NOMOR Map Gantung Map Ordner Kotak

SUSUNAN PENYIMPANANSusunan Berurutan

Contoh : Kartu nomor 27451, 27452,-…6 terletak

pada laci 27000-an bila satu laci berisi 1000 kartu.Susunan Terminal Digit

Contoh : Kartu 027451, berarti berada di laci 51,

guide II no.74, urutan ketiga ; 00,01,02 berarti kartu didepannya : 017451 dan dibelakangnya 037451.

Susunan Middle DigitContoh :

Kartu 027451, berarti berada pada laci no.74, guide 02, urutan ke-51

PENGERTIANSistem penyimpanan arsip yang disimpan berdasarkan kronologi waktu, yaitu tanggal, bulan dan tahun surat /warkat tersebut dikeluarkan pada umumnya sering digunakan pada penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima ( untuk surat masuk ) dan tanggal surat dikirim ( untuk surat keluar ).

FILE TINDAK LANJUT ( FOLLOW-UP FILE )

Suatu file yang disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi : harian, mingguan, bulanan dan tahunan.

KESIMPULANJadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai :

Sistem Abjad ( Alphabetical Filling System ) Sistem Perihal ( Pokok Isi Surat ) Sistem Nomor Sistem Geografis / Wilayah. Sistem Tanggal ( Chronologis )

Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis warkat / surat.

TERIMA KASIH