laporan tugas akhir sistem penyimpanan arsip …

19
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id i LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK MENGGUNAKAN ELOenterprise DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA Disusun Oleh : INTAN PERMATA SARI D1514053 Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2017

Upload: others

Post on 03-May-2022

14 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

i

LAPORAN TUGAS AKHIR

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK

MENGGUNAKAN ELOenterprise

DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL

KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA

Disusun Oleh :

INTAN PERMATA SARI

D1514053

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar

Ahli Madya( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

Page 2: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ii

Page 3: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

iii

Page 4: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

iv

Page 5: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

v

MOTTO

“Allah akan mengangkat derajat orang-orang beriman diantara kamu dan juga orang-orang

yang dikaruniai ilmu pengetahuan hingga beberapa derajat”

(QS. Al-Mujadalah : 11)

“Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan”

(QS. Al – Insyirah : 5)

“Ikatlah ilmu pengetahuan dengan menuliskannya”

(Ali bin Abi Thalib)

“Ilmu pengetahuan adalah makanan bagi jiwa”

(Plato)

Page 6: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahakan untuk :

1. Ibu Hartati dan Bapak Sanyoto tercinta

2. Sahabat-sahabatku tersayang

3. Semua teman D3 MA A dan MA B angkatan 2014

4. Universitas Sebelas Maret (UNS)

5. Almamater UNS

Page 7: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik menggunakan

ELOenterprise di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Cabang

Surakarta” ini dengan baik. Tugas Akhir ini diajukan untuk memenuhi salah satu

syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Manajemen

Administrasi.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini terdapat

banyak hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, doa, dorongan, dan

bimbingan dari berbagai pihak penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Oleh karena itu penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang tulus kepada:

1. Bapak Jamil, S.Sos, MM selaku dosen pembimbing dalam Tugas Akhir ini

yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan

arahan kepada penulis selama penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku dosen penguji yang

berkenan menguji Tugas Akhir ini.

3. Ibu Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII Manajemen

Administrasi.

5. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku dosen Pembimbing Akademik yang telah

membimbing selama perkuliahan berlangsung.

6. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Manajemen Administrasi. Terimakasih atas

semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada

penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Ibu dan

Bapak dosen berikan selama ini.

7. Seluruh karyawan BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta khususnya

Bapak Bonni Sonjani, A.Md selaku Penata Madya Umum yang telah

mengijinkan penulis untuk melakukan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen

Page 8: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

viii

Administrasi di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta dan berkenan

menjadi pembimbing magang, Ibu Qurotta Aini Habibati, A.Md selaku

Penata Madya Kearsipan yang telah mengijinkan penulis melakukan

pengamatan di bagian kearsipan dan seluruh karyawan di BPJS

Ketenagakerjaan Cabang Surakarta yang telah membantu dalam proses

pengumpulan data pengamatan.

8. Kedua orang tua tercinta, Ibu Hartati dan Bapak Sanyoto yang telah

memberikan semangat, doa, dan dukungan baik moril maupun materiil

demi selesainya Tugas Akhir ini.

9. Sahabat-sahabatku yang telah memberikan dukungan, semangat serta doa.

10. Teman-teman kelas MA A angkatan 2014 dan teman-teman satu jurusan

yang saling mendukung demi suksenya Tugas Akhir ini.

11. Terimakasih kepada teman masa depanku yang telah mendukung dari awal

pendaftaran kuliah sampai saya menyelesaikan kuliah saya.

Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari

kata sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca

sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Penulis berharap

Tugas Akhir ini bermanfaat bagi setiap orang yang berkepentingan.

Surakarta, April 2017

Penulis

Intan Permata Sari

NIM. D1514053

Page 9: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................. i

PERSETUJUAN ........................................................................................ ii

PENGESAHAN ......................................................................................... iii

PERNYATAAN .......................................................................................... iv

MOTTO ...................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ...................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ............................................................................... vii

DAFTAR ISI .............................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR ................................................................................. xi

DAFTAR BAGAN .................................................................................... xii

DAFTAR TABEL ...................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xiv

ABSTRAK ................................................................................................. xv

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH ............................................... 1

B. RUMUSAN MASALAH ................................................................ 3

C. TUJUAN PENGAMATAN ........................................................... 3

D. MANFAAT PENGAMATAN ....................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. PENGERTIAN SISTEM ................................................... 5

2. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ................................... 5

3. ASAS PENYIMPANAN ARSIP ....................................... 7

4. ARSIP ELEKTRONIK ...................................................... 8

5. PENGERTIAN ELOenterrpise ........................................... 12

B. METODE PENGAMATAN

1. LOKASI PENGAMATAN ................................................ 12

2. JENIS PENGAMATAN .................................................... 13

3. TEKNIK PENGUMPULAN DATA .................................. 13

Page 10: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

x

BAB III DESKRIPSI INSTANSI

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................... 15

B. SEJARAH PERUSAHAAN .......................................................... 15

C. LOGO BPJS KETENAGAKERJAAN .......................................... 17

D. VISI DAN MISI ............................................................................. 18

E. PRODUK BPJS KETENAGAKERJAAN ...................................... 19

F. STRUKTUR ORGANISASI .......................................................... 26

G. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN ................................ 27

BAB IV HASIL PENGAMATAN

A. FITUR-FITUR SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK ............... 38

B. KELEBIHAN DAN KENDALA DALAM SISTEM

PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK MENGGUNAKAN

ELOenterprise ................................................................................. 50

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN ............................................................................... 52

B. SARAN ........................................................................................... 53

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 54

Lampiran-Lampiran

Page 11: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Logo BPJS Ketenagakerjaan .................................................. 17

Page 12: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

xii

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1. Struktur Organisasi ................................................................... 26

Page 13: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Tabel Data Arsip Tahun 2016 .................................................... 37

Page 14: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Wawancara

Lampiran 2 Surat Tugas

Lampiran 3 Formulir Monitoring Magang

Lampiran 4 Formulir Penilaian Magang

Lampiran 5 Surat Keterangan Selesai Magang

Lampiran 6 Sertifikat ELOenterprise

Lampiran 7 Voucher Jaminan JKM Santunan Berkala

Lampiran 8 Voucher Jaminan JKM

Lampiran 9 Voucher JHT

Lampiran 10 Form Santunan Berkala JKM

Lampiran 11 Prooflist Penetapan Jaminan Hari Tua

Lampiran 12 Penetapan Jaminan Hari Tua dan Jaminan Kematian

Lampiran 13 Kuitansi Jaminan JHT dan JKM

Lampiran 14 Kuitansi JKM Berkala

Lampiran 15 Kuitansi JHT dan JKM

Lampiran 16 Form Permintaan Pembayaran Jaminan Kematian, Santunan

Berkala dan Jaminan Hari Tua

Lampiran 17 Tanda Terima Pengajuan Jaminan Hari Tua dan Jaminan Kematian

Lampiran 18 Form Permintaan Santunan Berkala

Lampiran 19 Form Pendaftaran / Perubahan Data Pekerja

Lampiran 20 Form Pendaftaran Badan Usaha / Asosiasi

Page 15: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

xv

ABSTRAK

INTAN PERMATA SARI. D1514053. “SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

ELEKTRONIK MENGGUNAKAN ELOenterprise DI BADAN

PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN

CABANG SURAKARTA”. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta, 2017. 54 Halaman.

Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi

perusahaan dituntut untuk mengikuti perkembangan tersebut. Dalam hal ini sistem

penyimpanan arsip secara komputerisasi sangatlah penting terutama pada

perusahaan yang mempunyai kapasitas arsip yang tinggi. Badan Penyelenggara

Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Cabang Surakarta menerapkan sistem kearsipan

elektronik dengan menggunakan sistem ELOenterprise. Penerapan sistem ini

sangat bermanfaat untuk membantu pekerjaan pegawai dalam pencarian arsip,

pendistribusian arsip dan waktu yang lebih efisien. Penulisan Tugas Akhir ini

mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik

menggunakan ELOenterprise di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial

Ketenagakerjaan Cabang Surakarta.

Jenis Pengamatan yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini yaitu

dengan deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan

wawancara, observasi berperan aktif, mengkaji dokumen dan arsip.

Hasil dari pengamatan mendeskripsikan bahwa sistem penyimpanan arsip

elektronik menggunakan ELOenterprise pada Badan Penyelenggara Jaminan

Sosial Ketenagakerjaan Cabang Surakarta menggunakan fitur-fitur seperti : 1)

membuat dokumen yang dilakukan dengan cara scanning. 2) sistem keamanan

dengan menggunakan 1 (satu) user administrator. 3) pengelolaan arsip dilakukan

dengan menginput dokumen dan pencarian dilakukan dengan menggunakan kata

tangkap. 4) pendistribusian arsip dilakukan dengan hanya membaca arsip,

mencetak, dan menyimpan. Kelemahan pada sistem ELOenterprise ini adalah

tidak adanya keterangan mengenai nomor box dan rak sehingga dalam pencarian

fisik arsip lebih sulit serta dalam scanning warna pada dokumen lebih lama karena

file warna yang terlalu besar.

Kata Kunci : ELOenterprise, Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik.

Page 16: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara

Jaminan Sosial Ketenagakerjan pasal 14 menerangkan bahwa setiap orang,

termasuk orang asing yang bekerja paling sedikit 6 (enam) bulan di

Indonesia, wajib menjadi peserta Program Jaminan Sosial. Penyelenggaraan

program jaminan sosial merupakan salah satu tanggung jawab dan kewajiban

Negara untuk memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat.

Dengan adanya peraturan tersebut maka setiap perusahaan yang

memperkerjakan karyawannya dengan masa kerja lebih dari 6 (enam) bulan

wajib mendaftarkan perusahan dan pekerjanya guna menjadi peserta dalam

jaminan sosial ketenagakerjaan. Setiap tahunnya lebih dari 80.000 tenaga

kerja dari berbagai perusahaan dan perseorangan mendaftarkan dirinya untuk

menjadi peserta jaminan sosial ketenagakerjaan.

Berdasarkan banyaknya tenagakerja yang mendaftarkan diri untuk

menjadi peserta jaminan sosial ketenagakerjaan tersebut, Badan

Penyelenggara Jaminan Ketenagakerjaan dituntut untuk dapat memberikan

pelayanan kepada tenagakerja dengan cepat, tepat dan akurat.Bentuk

pelayanan itu salah satunya yaitu dengan memberikan informasi yang

sewaktu-waktu dibutuhkan oleh tenagakerja. Oleh karena itu Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan perlu menerapkan sebuah

sistem guna memenuhi tuntutan dalam pelayanan yang cepat, tepat dan

akurat.

Menurut Sedarmayanti (2008:18) sistem adalah setiap kesatuan secara

konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian dalam keadaan saling tergantung

satu sama lain. Sebuah sistem terdiri dari bagian saling berkaitan yang

beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

Salah satu sistem yang penting dalam sebuah Badan Penyelenggara

Jaminan Sosial Ketenagakerjaan yakni sistem penyimpanan arsip. Hal ini

Page 17: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2

dikarenakan dengan adanya penambahan peserta jaminan sosial setiap

tahunnya sehingga penerimaan arsip juga semakin meningkat. Demi

kelancaran pelayanan, maka diperlukan sebuah sistem penyimpanan arsip

yang dapat mengoptimalkan pelayanan dan dalam proses penemuan kembali

arsip dapat dilakukan dengan cepat.

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, perusahaan

dituntut untuk dapat mengikuti kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Dalam hal ini sistem komputerisasi arsip sangat penting, karena dalam

perusahaan ini arsip memiliki nilai kegunaan yang tinggi dan sebagai bukti

otentik. Sistem ini sering disebut sebagai sistem kearsipan elektronik atau tata

kearsipan otomatis. Hal ini didukung juga oleh Sedarmayanti (2008:141) tata

kearsipan otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan

pengolahan data elektronik. Didalam otomatisasi, semua pengelompokan

dapat disatukan dalam satu data base dan dapat ditempuh jalan pintas untuk

meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi.

Sistem penyimpanan arsip secara elekronik sangat cocok diterapkan

untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume

arsip yang tinggi. Dengan penggunaan alat-alat teknologi informasi modern

akan meringankan pekerjaan dan mempermudah proses.

Arsip bagi suatu perusahaan merupakan suatu hal yang penting,

karena arsip memiliki nilai kegunaan dan dapat digunakan sebagai bukti yang

otentik. Sebuah arsip bukan hanya menjadi sebuah kertas saja, melainkan

arsip juga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan. Setiap kegiatan di

suatu perusahaan akan direkam pada arsip. Selain sebagai sumber informasi

dan bukti yang otentik, arsip juga digunakan sebagai dasar dalam

pengambilan suatu keputusan.

BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta yang dulunya dikenal

sebagai JAMSOSTEK merupakan sebuah Badan yang bergerak di bidang

pelayanan masyarakat dalam jaminan yang bersangkutan dengan

ketenagakerjaan. Seluruh perusahaan yang memiliki tenaga kerja penerima

upah maupun perseorangan yang bukan penerima upah yang berada di

Page 18: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 3

wilayah Surakarta menjaminkan dirinya dalam hal Jaminan Kecelakaan

Kerja, Jaminan Hari Tua, Jaminan Kematian, dan Jaminan Pensiun. Di BPJS

Ketenagakerjaan Cabang Surakarta ini terdapat beberapa dokumen yaitu

berupa Surat Masuk dan Surat Keluar, Dokumen Pendaftaran Peserta, dan

Dokumen Pencairan Klaim.

Maka berdasarkan hal tersebut, penulis menjadi termotivasi untuk

mengambil judul tugas akhir mengenai sistem kearsipan elektronik yang

diterapkan di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta yaitu “Sistem

Penyimpanan Arsip Elektronik Menggunakan ELOenterprise di Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Cabang Surakarta”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang

diambil dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Sistem Penyimpanan

Arsip Elektronik Menggunakan ELOenterprise di BPJS

Ketenagakerjaan Cabang Surakarta?”.

C. Tujuan Pengamatan

Tujuan dari pengamatan dalam kuliah kerja lapangan atau magang ini

yaitu sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional

Untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik

menggunakan ELOenterprise di BPJS Ketenagakerjaan Cabang

Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Hasil dari pengamatan ini bertujuan untuk memberikan masukan guna

sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kegiatan perkantoran di

BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta.

Page 19: LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP …

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 4

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat dari pengamatan ini yaitu antara lain :

1. Bagi Penulis

Memperluas pengetahuan dan wawasan penulis mengenai masalah-

masalah dalam bidang administrasi serta mengembangkan teori-teori

yang didapatkan semasa perkuliahan guna diterapkan dalam dunia nyata.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai saran, masukan, dan informasi bagi perusahaan guna

pengambilan keputusan dalam kegiatan administrasi serta dapat

membantu perusahaan dalam pelaksanaan kerja sehari-hari.

3. Bagi Pihak Lain

Memberikan pengetahuan dan wawasan bagi pihak-pihak yang tertarik

pada bidang ini serta dapat menambah informasi dan referensi agar

bermanfaat bagi penelitian-penelitian selanjutnya.