Tata Cara Penyimpanan dan pengolahan Arsip

PT WIJAYA KARYA (WIKA BETON)

Disusun Oleh :

Agnes MaulidaDessy PuspitasariNazatul IsmiNia KurniasihNova HerlianRachellia Nanet P

21.2A.11

Daftar isiKata Pengantar

BAB I PendahuluanLatar belakang Rumusan masalahTujuan penulisan BAB II Landasan TeoriMengindeks dengan penjelasan secara rinciSistem penyimpanan arsip PT Wika BetonKaidah penjelasan digitalisasi arsipAlur dan penyerahan arsip PT Wika BetonProsedur Peminjaman ArsipProsedur Pemusnahan Arsip BAB III PenutupanKesimpulan

PendahuluanLatar BelakangSaat ini kebutuhan akan pengelolaan dokumen yang semakin terintegrasi dengan sistem lainnya menjadi lebih signifikan, selain itu perusahaan dihadapkan kepada keterbatasan ruang dan tempat, kompetensi SDM dan populasi peningkatan volume dokumen melebihi ekspektasi manajemen.Hal lain yang menjadi perhatian manajemen adalah kebutuhan informasi yang bersumber dari dokumen dan arsip sebagai alat pendukung aktivitas bisnis belum dapat maksimal dimanfaatkan, dengan kondisi tersebut mendorng manajemen untuk meningkatkan nilai tambah atas pengelolaan dokumen dan pemaknaan dokumen bagi pengambilan keputusan.

Rumusan Masalah  Seperti apa alur dan pengarsipan PT. Wika Beton ?Bagaimana cara prosedur pemindahan arsip PT. Wika

Beton ?Bagaimana cara pemusnahan arsip PT. Wika Beton ?  

Tujuan Penulisan Menciptakan suatu sistem Manajemen arsip perusahaan dengan dukungan sarana dan prasarana kearsipan yang aman dan nyaman Memaksimalkan pengelolaan arsip perusahaan berdasarkan prinsip efisiensi dan efektifitas arsip yang dikonversi ke sistem digitalisasi dalam bentuk media penyimpanan elektronik sehingga dapat diolah, disimpan dan diakses kembali dengan cepat, mudah dan akurat Mewujudkan Manajemen arsip perusahaan yang dikelola secara digitalisasi untuk menunjang kelestariaan arsip.

BAB IILANDASAN TEORIMengindeks dengan penjelasan secara rinci

Mengindeks dapat menggunakan beberapa sistem yaitu :Sistem abjadSistem tanggalSistem nomorSistem masalahSistem geografis Sistem AbjadYaitu sistem yang menggunakan sistem huruf untuk mengindeks atau menyimpan arsip yang di terima melalui proses – proses atau tahapan – tahapan pengarsipan.

Sistem tanggalYaitu penyimpanan yang menggunakan sistem tanggal penerimaan untuk menyimpan arsip

Sistem NomorYaitu penyimpanan yang menggunakan nomor surat atau nomor yang tercantum didalam surat sebagai sistem penyimpanan arsip.

Sistem Masalah/SubjectYaitu penyimpanan yang menggunakan pokok permasalahan atau perihal surat yang tercantum didalam surat sebagai sistem penyimpanan arsip.

Sistem Geografis/WilayahYaitu penyimpanan yang menggunakan letak kota atau dari mana surat tersebut berasal sebagai sistem penyimpanan arsip.

Sistem penyimpanan arsip WIKA BETON

1. Melakukan identifikasi kondisi arsip:2. Membuat rancangan perencanaan tata ruang (relayout) untuk ruangan arsip dan ruang petugas arsip;3. Pemeliharaan arsip fisik melalui fumigasi ruangan arsip;4. Pemeliharaan arsip fisik melalui pembersihan arsip (cleaning)5. Pemrosesan digitalisasi arsip dan penyimpanan arsip elektronik softcopy; 6. Melakukan pembenahan fisik arsip yang telah di digitalisaikan, Index bendel fisik arsip, penyusunan tata letak arsip ke dalam rak arsip; 7. Penambahan box arsip dan rak arsip8. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA);9. Penyediaan dan instalasi sarana prasarana pendukung kearsipan.

Perbaikan

Pengecatan

Pembersihan

Penataan Ruangan

Fumigasi

1RELAYOUT RUANG

Pembangunan Manajemen Arsip PT. Wika Beton

Pembersihan Fisik Arsip

Pemilahan

Pengambilan Dokumen

Pemindaian

Indexing

Penyimpanan File Elekt.

Pelabelan

Penataan Letak Dokumen

Penyusunan DPA Penyediaan Alat Bantu

Alat Pengaman

Penyediaan Scanner

Alat Monitor

Jaringan

2DIGITALISASI ARSIP

3PENATAAN ARSIP

4SARANA KEARSIPAN

Penyediaan Komputer

1. Pengukuran2. GAMBAR (drafting)3. Desain Relayout4. Konsultasi Teknis

1. RUANG ARSIP & PETUGAS:• Pembersihan.• Perbaikan.• Pengecatan.• Penataan Letak Sarana.• Setup & Instalasi.• Pemasangan alat Pengaman.• Pemasangan Partisi

2. FUMIGASI Persiapan Pelepasan Gas Fumigan Aerasi

1. RELAYOUT RUANGAN

RANCANGAN PELAKSANAAN

PERSIAPAN ALAT BANTU

PERSIAPAN LOKASI (on site)

PERSIAPAN TENAGA

PENJADWALAN

1. Tempat/Lokasi Kerja2. Alat Bantu Kerja. (H/W & S/W)3. Pendukung: - Box Arsip4. Konsolidasi

1. Document Scanning:Chek fisik DokumenScanningQuality ControlVerification

2. Indexing Index Metadata Entry

1. Pengambilan Dokumen2. Pemeriksaan Fisik3. Pelepasan Jilid4. Pembersihan5. Perbaikan Fisik6. Pengurutan Dokumen7. Pengelompokan8. Pencatatan9. Penyerahan ke Petugas Scan

2. DIGITALISASI & PENATAAN ARSIP

PERSIAPAN PEMINDAIANPEMILAHAN

PENJILIDANLABELLINGPENYIMPANAN KEMBALI DOKUMEN SAVING

Back Up File

AUTOMATIC UPLOAD SYSTEM

BANK DATA

DIGITALISASI ARSIP

Dokumen Kertas

Serah Terima Dokumen PERSIAPAN SCANNING INDEXING

Dokumen arsip hasil scan dalam bentuk elektronik (disimpan di server dan siap digunakan)Dokumen arsip yang

sudah tertata rapih

1

2 3 4 5

6

QUALITY CONTROL

7

PERAPIHAN DOKUMEN

8

KONDISI GEDUNG ARSIP WIKA BETON

KONDISI GEDUNG ARSIP WIKA BETON

PENYERAHAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

PEMINJAMAN ARSIP

PEMUSNAHAN ARSIP

THANK YOU FOR ATTENTION