internal mutu audit-pt

AAudit udit MMutu utu IInternalnternal

Topik Bahasan

1. Audit Mutu 2. Klasifikasi Audit3. Peristilahan dalam

Audit4. Perencanaan Audit

dan Unsur-unsur dalam Audit

5. Metode Audit6. Daftar Pengecekan7. Teknik Bertanya

dalam Pengauditan

8. Kite Keberhasilan dalam Audit

9. Ketidaksesuaian10.Tindakan Koreksi11.Laporan Audit12.Kajiulang

Manajemen13.Kualifikasi Auditor14.Dokumen Audit

Audit MutuSuatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

Mari kita ingat kembali

Sistem Mutu (SM)Sistem yang mencakup struktur

organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen

mutu.

Mari kita ingat kembali 3 Tipe PENJAMINAN MUTU

a) Jaminan Mutu Produk:Memastikan mutu produk/keluaran

b) Jaminan Mutu Proses: Memastikan mutu suatu proses

c) Jaminan Mutu Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses)

MasukanMasukan ProsesProses PelangganPelangganKeluaranKeluaranProsesProses KeluaranKeluaran

3 Tipe Utama

Audit Mutu• Audit Mutu Produk/Pelayanan: berdasar atas

karakteristik produk/pelayanan tersebut.• Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator

kinerja kunci.• Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-

elemen dari sistem.

Tipe-tipe Lain•Audit Pengamatan:

untuk memantau kendali proses.•Inspeksi:

untuk penerimaan produk.•Penilaian:

untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

Tujuan Audit MutuAntara lain untuk:• Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen

Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.

• Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).

• Menyempurnakan SM.• Memenuhi persyaratan peraturan.• Memantau SM sebagaimana tercantum dalam program atau

kebijakan organisasi.

Alasan-alasan Audit Mutu

• Untuk mengevaluasi pemasok (rekanan) sesuai dengan kontrak.

• Untuk memverifikasi SM organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu.

• Untuk mengevaluasi SM dibandingkan dengan standar SM lain.

Lingkup Audit Mutu

• Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit.

Klien harus menentukan standar atau referensi dokumennya.

Klasifikasi Klasifikasi AuditAudit

Klasifikasi Audit: Ada Tiga Tipe Audit

1) Audit tipe pertama (audit internal)

2) Audit tipe kedua (audit eksternal) 3) Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen)

Ketiga tipe audit tersebut dapat menggunakan auditor eksternal.

Klasifikasi Audit:

1) Audit tipe pertama (audit internal):Audit secara internal dalam organisasi berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.

AUDIT INTERNALAUDIT INTERNAL

MANFAATAUDIT INTERNAL

• Mengenal dengan baik pekerjaan-pekerjaannya.

• Menyempurnakan dan mengembangkan SM.• Mengurangi risiko kegagalan audit eksternal.

2) Audit tipe kedua (audit eksternal) Audit secara eksternal yang tergantung pada perjanjian kerja.

Misal: audit kontraktor, audit pemasok, audit kantor pusat.

Klasifikasi Audit:

AUDIT EKSTERNALAUDIT EKSTERNAL

3) Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen)Audit secara eksternal tanpa perjanjian atau ikatan kontrak yang dilakukan oleh suatu badan yang independen.

Misal: audit oleh lembaga sertifikasi, audit untuk penghargaan atau sertifikat.

Klasifikasi Audit:

AUDIT EKSTERNALAUDIT EKSTERNALSecara IndependenSecara Independen

Frekuensi Audit• Sesuai persyaratan peraturan.• Terdapat perubahan yang signifikan dalam

manajemen, kebijakan, dan teknik.• Terdapat perubahan sistem.• Atas permintaan klien.• Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

Tahapan audit:

1. Audit Sistem2. Audit Kepatuhan

Audit Sistem• Audit Sistem: audit terhadap kecukupan

kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu.

Dilakukan di Kantor/Dilakukan di Kantor/Desk EvaluationDesk Evaluation

Audit Kepatuhan

• Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar.

Dilakukan di tempat teraudit/visitasiDilakukan di tempat teraudit/visitasi

PROGRAM ATAU PROGRAM ATAU RENCANA RENCANA AUDITAUDITMUTUMUTU

DANGKALDANGKAL

DALAMDALAM

Aras dan Kedalaman Aras dan Kedalaman AuditAudit

AUDIT SISTEMAUDIT SISTEMDesk evaluation

MMMM

MPMP

IK, DP, BOIK, DP, BOAUDIT KEPATUHANAUDIT KEPATUHAN

Site visit

Badan Sertifikasi (BS)

• Badan Sertifikasi: suatu badan yang memberikan sertifikat kepada individu/organisasi yang memenuhi seluruh karakteristik standar yang ditentukan.

Badan Sertifikasi Luar NegeriABS Quality Evaluation, Inc. (ABS QE) U.S.A.AT & T Quality Registrar U.S.A.British Standards Institution Quality Assurance (BSI) U.K.

Bureau Veritas Quality International (BVQI) NetherlandDet Norske Veritas Industry, Inc. (DNV) NorwayLloyd’s Register Quality Assurance Ltd. (LRQA) U.K.Quality Management Institute (QMI) (Ireland, Italy, Norway, Spain, Sweden)

Canada

SGS Yardley Quality Assured Firms U.K.

Singapore Institute of Standards and Industrial Research (SISIR)

Singapore

Underwriters Laboratories, Inc. (UL) U.S.A.

More (Belgium, Denmark, France, Germany)

Badan Akreditasi (BA)

• Badan Akreditasi (BA): adalah badan yang mengakreditasi Badan Sertifikasi, untuk menjamin bahwa sertifikat yang dikeluarkan sesuai dengan standar yang berlaku.

Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNALAUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL(AMAI)(AMAI)

TUJUAN UMUMTUJUAN UMUM

AMAIAMAIuntuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.

TUJUANTUJUAN AMAI AMAI

• Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik atau proses akademik Universitas.

• Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik Univesitas telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu akademik tersebut.

• Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional berkelanjutan.

Siklus AMAI1) Menetapkan tujuan audit2) Merencanakan audit tahunan3) Menetapkan sasaran dan

lingkup audit4) Membentuk tim audit5) Mengkaji ulang dokumen dan

menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem)

6) Menyelenggarakan rapat tim audit

7) Menetapkan jadwal audit8) Melaksanakan audit di tempat

obyek audit (Audit kepatuhan)9) Menyusun laporan audit

[Temuan (KTS,OB) & PTK]10) Melakukan kajiulang oleh

manajemen (+ auditor/konsultan).

Kajiulang Kajiulang Dokumen dan Dokumen dan

Persiapan Persiapan checklistchecklist

Melaksanakan Audit Melaksanakan Audit LapanganLapangan

Tentukan Tentukan Tujuan AuditTujuan Audit

Rapat Rapat Tim AuditTim Audit

LAPORAN LAPORAN AUDITAUDIT

MPAMAIMPAMAI

Siklus Siklus AAudit udit MMutu utu AAkademik kademik IInternalnternal

Menentukan kebijakan AMAI

MANAJEMEN

Perencanaan Perencanaan AuditAudit

Membentuk Membentuk Tim AuditTim Audit

Jadwal AuditJadwal Audit(Visitasi)(Visitasi)

11

22

33

44

55

6677

88

99

Menentukan kajiulang

kebijakan 1010

Tim AuditTim Audit

Kualifikasi AMAIKualifikasi AMAI

PemilihanPelatihan

KelompokKelompokAuditorAuditor

PERISTILAHAN

DALAM AUDIT

• Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu

• Teraudit: suatu organisasi yang diaudit

• Klien: seseorang atau organisasi yang meminta audit

Temuan• Temuan: pernyataan yang berisi

fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.

Bukti-bukti Obyektif

• Catatan/dokumen bersifat kualitatif ataupun kuantitatif,

• Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu.

KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan

Tidak memenuhi persyaratanyang ditentukan.

ObservasiObservasiTemuan yang menunjukkan

ketidakcukupan terhadap persyaratanyang memerlukan penyempurnaan.

Permintaan Tindakan Koreksi

Permintaan perbaikan oleh Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas manajemen kepada teraudit atas

dasar laporan auditdasar laporan auditagar teraudit memperbaiki KTS agar teraudit memperbaiki KTS

atau penyebab KTSatau penyebab KTS