indikator contoh dokumen narasi dokumen -...
Post on 06-Feb-2018
216 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
Check List AIM Lingkup Penjaminan Mutu - Pelayanan Prima di Program Studi
Program Studi : Teknik Sipil
Fakultas : Teknik
No.Komponen
PenilaianIndikator Contoh Dokumen Narasi Dokumen
1 Visi-Misi-Motto
2 Standar Pelayanan
dan Maklumat
Pelayanan
3 Sistem, Mekanisme,
dan Prosedur
(1.1) Adanya visi dan misi yang dijabarkan dalam
perencanaan (Renstra, Renja) mengacu UU Nomor
25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
Visi dan Misi PS Teknik Sipil memiliki visi misi dalam rangka
menyelenggarakan pendidikan yang dapat
memenuhi standar mutu pendidikan dan
menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi
yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat
dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan.
Visi misi tersebut belum mengacu pada UU Nomor
25 Tahun 2009
1) Visi, misi, tujuan, sasaran dan
strategi pencapaian Jurusan Teknik
Sipil, 2) Renstra Jurusan Teknik
Sipil, 3) UU Nomor 25 Tahun 2009
(1.2) Penetapan motto pelayanan yang mampu
memotivasi pegawai untuk memberikan
pelayanan terbaik
Motto Motto Join UB Be The Best merupakan motto UB
yang digunakan untuk memotivasi pegawai dalam
memberikan pelayanan yang terbaik
Pedoman Pendidikan Universitas
Brawijaya
(2.2) Maklumat Pelayanan yang dipublikasikan Maklumat Pelayanan Maklumat pelayanan merupakan janji pelayanan
yang disosialisasikan melalui media sosial
website: sipil.u.ac.id
(3.1) Memiliki sertifikat ISO 9001:2008 dalam
menyelenggarakan pelayanan publik dengan
ruang lingkup semua jenis mengacu UU 25/2009
Sertifikat ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya telah memperoleh Sertifikat
ISO 9001:2008 pada tahun 2011, akan tetapi ISO
tersebut belum mengacu pada UU 25/2009
Sertifikat ISO 9001:2008
(1.3) Motto pelayanan diumumkan secara luas
kepada pengguna layanan
Pengumuman motto Motto disosialisasikan melalui logo UB dimana logo
tersebut digunakan dalam setiap event dan
dokumen UB
website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id
(2.1) Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan
Standar Pelayanan yang mengacu Undang-undang
Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
Standar Pelayanan Dalam rangka memberikan pelayan prima yang
harus dipenuhi oleh seluruh unit kerja maka
disusun dan ditetapkan standar pelayanan yang
menjadi tolak ukur pelayan prima
1) Standar Pelayanan Prima UB
(2012), 2) Standar Pelayanan
Minimum UB (2008)
2
No.Komponen
PenilaianIndikator Contoh Dokumen Narasi Dokumen
(3.2) Menerapkan Sistem Manajemen Mutu
(SMM), namun tidak memiliki sertifikat ISO
9001:2008
SMM
4 Sumber Daya
Manusia
(3.4) Penetapan uraian tugas yang jelas Uraian tugas PS Teknik Sipil memiliki struktur organisasi dimana
di dalam organisasi tersebut terdapat pembagian
tugas pokok dan fungsi (tupoksi). Dengan adanya
tupoksi tersebut maka pelayanan yang diberikan
oleh PS Teknik Sipil dapat berjalan dengan baik
Tupoksi
(4.1) Penetapan dan penerapan pedoman kode
etik pegawai
Kode etik Sebagai suatu unit kerja maka diperlukan adanya
tata tertib yang perlu dipatuhi sehingga dalam
suatu unit kerja dapat tercipta suasana yang tertib
dan lancar
Kode etik yang tercantum di dalam
Pedoman Pendidikan Universitas
Brawijaya
(3.3) Penetapan Standar Operasional Prosedur (
SOP)
SOP Dalam setiap kegiatan di PS Teknik Sipil terdapat
standar operasional prosedur dimana di dalam
dokumen tersebut akan dijabarkan mekanisme dan
prosedur suatu kegiatan. Dengan adanya SOP
tersebut maka diharpakan setiap kegiatan dapat
terlaksana dengan lancar, tertib dan baik.
1) Manual Prosedur (MP), 2)
Instruksi Kerja (IK)
(4.5) Tingkat keterampilan pegawai dalam
memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Keterampilan 1) Evaluasi rekording,2) Evaluasi
laboratorium
(4.2) Sikap dan perilaku pegawai dalam
memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Sikap dan perilaku Dalam rangka meningkatkan pelayanan maka
dilakukan evaluasi unit kerja yang dilakukan oleh
mahasiswa, pengguna jasa dan pimpinan unit
kerja. Beberapa hal yang dievaluasi adalah sikap
dan perilaku, tingkat kedisiplinan, tingkat respon
dan keterampilan pegawai dalam memberikan
layanan. Melalui evaluasi tersebut maka dapat
diketahui hal-hal yang perlu diperbaiki dan
ditingkatkan sehingga dapat tercipta pelayan yang
terbaik (pelayanan prima)
1) Evaluasi rekording,2) Evaluasi
laboratorium
(4.3) Tingkat kedisiplinan pegawai dalam
memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Kedisiplinan 1) Evaluasi rekording,2) Evaluasi
laboratorium
(4.4) Tingkat kepekaan/respon pegawai dalam
memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Responsivitas 1) Evaluasi rekording,2) Evaluasi
laboratorium
3
No.Komponen
PenilaianIndikator Contoh Dokumen Narasi Dokumen
5 Sarana dan
Prasarana
6 Penanganan
Pengaduan
(4.6) Penetapan kebijakan pengembangan
pegawai dalam rangka peningkatan pelayanan
keterampilan / profesionalisme pegawai dengan
tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada
penggunan pelayanan
Pengembangan pegawai Salah satu upaya yang dilakukan oleh PS Teknik
Sipil dalam meningkatakan pelayanan adalah
dengan mengembangkan keterampilan pegawai
melalui jalur gelas (studi lanjut) maupun non gelar
(pelatihan, dsb.)
MP SDM Pengembangan Staff
(5.3) Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket
pengaduan, telepon tol, email dan lainnya)
Sarana pengaduan PS Teknik Sipil memiliki beberapa sarana
pengaduan diantaranya yaitu kotak pengaduan,
telepon, email, form kerusakan dan kehilangan
serta pengaduan melalui website Teknik Sipil
1) website: ub.ac.id dan
sipil.ub.ac.id, 2) form kerusakan
dan kehilangan inventaris
(6.1) Sistem / prosedur pengelolaan pengaduan
pengguna layanan
Sistem pengaduan Dalam mengelola pengaduan pengguna layanan
maka disusun prosedur pengelolaan pengaduan.
Pada prosedur tersebut terdapat mekanisme dan
prosedur mengelola pengaduan sehingga setiap
pengaduan dapat diselesaikan dengan baik
1) MP Pengendalian Produk Yang
Tidak Sesuai, 2) MP Kerusakan
Inventaris, 3) MP Kehilangan
Inventaris
(5.1) Sarana dan prasarana yang dipergunakan
untuk proses pelayanan telah didayagunakan
secara optimal
Sarana dan prasarana PS Teknik Sipil telah menyediakan sarana
prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan
proses belajar mengajar baik di kelas, outdoor,
ruang baca maupun di laboratorium
(5.2) Sarana dan prasarana pelayanan yang
tersedia memberikan kenyamanan kepada
pengguna layanan (perhatikan: kebersihan,
kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan)
Kebersihan Dalam mewujudkan kenyamanan pengguna
layanan, PS Teknik Sipil memiliki unit kebersihan
yang menjaga dan memelihara kebersihan
lingkungan Teknik Sipil serta laboran yang menjaga
dan memelihara peralatan dan laboratorium.
Dalam ruang baca terdapat pustakawan yang akan
memelihara dan mengelola setiap buku, jurnal dan
karya ilmiah yang ada di PS Teknik Sipil. Selain itu
terdapat pula pengelola website PS Teknik Sipil
yang selalu mengupdate data
4
No.Komponen
PenilaianIndikator Contoh Dokumen Narasi Dokumen
7 Indeks Kepuasan
Masyarakat
(7.3) Rata-rata skor IKM yang diperoleh
(7.4) Tindak lanjut dari hasil survei IKM
(6.4) Pengelolaan pengaduan yang mengacu
Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009
dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan
Pengelolaan pengaduan Pengelolaan pengaduan di PS Teknik Sipil belum
mengacu pada Peraturan Menteri PAN-RB Nomor
13 Tahun 2009
Peraturan Menteri PAN-RB Nomor
13 Tahun 2009
(7.1) Pelaksanaan survei IKM dalam periode
penilaian
Survei IKM PS Teknik Sipil melaksanakan survei indeks
kepuasan secara rutin yaitu 2 kali dalam 1 tahun
dimana pelayanan yang dinilai adalah pelayanan
rekording dan pelayanan laboratorium. Selain itu
dilakukan juga penilaian jasa keahlian oleh
pengguna jasa.
1) Form Evaluasi Rekording, 2)
Form Evaluasi Pengguna
Laboratorium, 3) Form Evaluasi
Pengguna Jasa Layanan
(6.2) Petugas khusus / unit yang menangani
pengelolaan pengaduan
Petugas pengaduan Dalam menangani pengaduan pengguna layanan
telah disiapkan petugas khusus sehingga
pengaduan dapat diselesaikan dengan baik dan
dalam waktu yang singkat(6.3) Persentase jumlah pengaduan yang dapat
diselesaikan
Jumlah pengaduan Pengaduan yang masuk ke dalam website Teknik
Sipil telah direspon sebesar 78%
E-complain yang dikelola oleh PS
Teknik Sipil
Tindak lanjut Dari hasil survei IKM dapat diketahui beberapa
kekurangan dalam pelayanan yang diberikan
sehingga dari data tersebut dapat diambil tindakan-
tindakan yang dapat memperbaiki dan
meningkatkan kinerja sehingga dapat memberikan
pelayanan prima
Pelatihan tenaga administrasi dan
laboran
(7.2) Survei IKM yang dilakukan yang mengacu
Kepmenpan 25 Tahun 2004 dalam periode
penilaian
Survei IKM Survei IKM yang dilakukan di PS Teknik Sipil belum
mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun 2004
1) Form Evaluasi Rekording, 2)
Form Evaluasi Pengguna
Laboratorium, 3) Form Evaluasi
Pengguna Jasa Layanan, 4)
Kepmenpan 25 Tahun 2004
Rata-rata skor IKM Rata-rata skor evaluasi rekoroding yang dilakukan
pada tahun 2013 adalah sebagai berikut: sangat
puas (4%), puas (55%), tidak puas (41%).
Sedangkan rata-rata skor evaluasi laboratorium
adalah sangat memuaskan (13%), memuaskan
(68%), kurang memuaskan (19%). Sedangkan untuk
evaluasi pengguna jasa layanan: sangat
memuaskan (77%), memuaskan (19%), kurang
memuaskan (4%)
1) Evaluasi rekording, 2) Evaluasi
laboratorium, 3) Evaluasi
Kepuasan Pengguna Jasa Layanan
5
No.Komponen
PenilaianIndikator Contoh Dokumen Narasi Dokumen
8 Sistem Informasi
Pelayanan Publik
9 Produktivitas dalam
pencapaian target
pelayanan
(8.1) Sistem informasi pelayanan secara elektronik Sistem informasi Untuk mempermudah pelanggan dalam mencari
informasi maka PS Teknik Sipil telah menyediakan
sistem informasi elektronik yang berkaitan dengan
pelayanan yang ada. Selain itu juga terdapat
sisitem informasi pelayanan yang telah disediakan
oleh Universitas Brawijaya.
SIHA, SIAKAD, SMS Center,
SIMPEL, SIAM, SIUDA
(9.1) Penetapan target kinerja pelayanan Target kinerja Untuk menciptakan pelayanan prima maka disusun
target kinerja layanan guna pengembangan PS
Teknik Sipil. Target kinerja tersebut dicantumkan
dalam Program Kerja PS Teknik Sipil
Program Kerja PS Teknik Sipil
(9.2) Tingkat pencapaian target kinerja Pencapaian target kinerja Pada tahun 2013 PS Teknik Sipil telah mencapai
71.67% dari target kinerja yang telah disusun
dalam Program Kerja
Rencana Strategis PS Teknik Sipil
(8.2) Penyampaian informasi pelayanan publik
kepada pengguna layanan
Penyampaian informasi Sistem informasi pelayanan publik disampaikan
melalui media elektronik yaitu website Universitas
Brawijaya dan website Teknik Sipil
website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id
(8.3) Tingkat keterbukaan informasi pelayanan
kepada pengguna layanan
Keterbukaan informasi Informasi pelayanan telah tersedia secara on line
sehingga dapat diakses oleh publik. Akan tetapi
ada beberapa layanan yang memerlukan password
(NIM mahasiswa) untuk menjaga privasi dari data
tersebut
website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id
top related