dokumentasi dan kearsipan

Menyimpan, Menemukan Kembali dan

Memindahkan Arsip

Kelompok 7 :

Ervina Nurjanah - 210210130078

Erlane Rahayu - 210210130106

Rahmadini - 210210130097

Menyimpan ArsipTahapan dari siklus penyimpanan mencakup penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan penyusunan. Dua tahap terakhir yaitu pemeliharaan meliputi kegiatan menyimpan, menemukan kembali dan memelihara arsip. Sedangkan tahap penyusunan meliputi kegiatan memindahkan, mempertahankan atau memusnahkan arsip.

Nilai dari Arsip· Arsip yang

tidak penting· Arsip yang

Berguna· Arsip penting· Arsip sangat

penting

Inventarisasi Arsip

Inventarisasi arsip adalah sebuah daftar terperinci yang bisa mencakup jenis, tempat, tanggal, isi, peralatan, sistem klasifikasi dan pemakai data dari arsip organisasi.

Penelusuran Arsip

Penelusuran adalah proses menemukan dan menghapus arsip atau file dari penyimpanan atau mengakses informasi dari data yang tersimpan pada sistem komputer.

Cara Penelusuran Arsip· Secara manual· Dengan mesin· Secara elektronik

Langkah penelusuran arsip

1. Menerima permintaan untuk penyimpanan arsip

2. Memerikasa indeks untuk lokasi penyimpanan arsip

3. Mencari arsip4. Menelusuri arsip5. Menghapus arsip

dari penyimpanan

Lanjutan….

1.Mengisi arsip keluar kepada pemohon

2.Mengirim arsip kepada pemohon

3.Menindaklanjuti peminjaman arsip

4.Menerima arsip untuk disimpan kembali

5.Menyimpan kembali arsip

Penelusuran dan Siklus Penyimpanan Kembali

Idealnya, orang yang menyimpan arsip juga merupakan orang yang nantinya mencari dan menghapus arsip tersebut dari penyimpanan ketika diminta

Pengiriman / transfer dokumen

Pengiriman dokumen merupakan tindakan mengubah pemeliharaan fisik arsip dengan atau tanpa perubahan judul yang sah dengan kata lain pengiriman dokumen merupakan proses memindahkan arsip dari satu penyimpanan ke tempat penyimpanan lain, tetapi tetap dimiliki oleh perusahaan yang sama.

Disposisi Arsip

Pada tahap disposisi beberapa keputusan yang bisa diambil adalah :

· Menghancurkan dokumen

· Mempertahankan dokumen secara permanen

· Mentransfer dokumen ke penyimpanan tidak aktif

Pengelompokan ArsipBerdasarkan aktivitasnya, arsip dibedakan menjadi:

1.Arsip aktif2.Arsip in-aktif3.Arsip statis

(archive)

Metode transfer1. Metode transfer terus menerus

2. Metode transfer berkala

Prosedur Kontrol Pusat Arsip

Indeks arsip tidak aktif merupakan indeks semua arsip di pusat penyimpanan arsip tidak aktif . Indeks ini berisi rincian tentang arsip aktif yaitu tanggal arsip diciptakan , deskripsi dari seri arsip , departemen yang memiliki arsip tersebut , otorisasi untuk transfer ke penyimpanan tidak aktif , lokasi arsip di pusat penyimpanan arsip, periode penyimpanan , dan tanggal disposisi .

Software Pusat arsipPusat arsip biasanya memiliki perangkat lunak yang berupa kombinasi antara RFID dan sistem bar code.

Terima kasih