bab iii objek dan desain penelitian iii.1 objek penelitian...
Post on 19-Mar-2019
219 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
BAB III
OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN
III.1 Objek Penelitian
III.1.1 Sejarah Singkat PT. NNAP Multifinance
PT. NNAP Multifinance merupakan perusahaan pembiayaan yang didirikan Mei
1974 sebagai alternatif lembaga keuangan non-bank yang bergerak di bidang
pembiayaan kapal, dengan tujuan untuk mengembangkan pelayaran nasional. Fokus
Bisnis PT. NNAP adalah Pembiayaan kapal-kapal niaga nasional dengan fokus
pembiayaan kepada perusahaan pelayaran kelas menengah ke bawah.
Pembiayaan dapat berupa Leasing, Purchase on Installment, Sale and Lease
back.
Pada Tahun 1991 – 2004 kegiatan usaha PT. NNAP diperluas menjadi
perusahaan multifinance yang dapat membiayai berbagai jenis barang modal. Nama
perusahaan berubah menjadi PT. NNAP Multifinance.
Pada Tahun 2004 selanjutnya pada awal didirikannya perusahaan untuk
membiayai kapal dengan tujuan mengembangkan armada niaga nasional dan ternyata
selama ini bisnis pembiayaan kapal niaga menguntungkan, maka perusahaan kembali
fokus pada core business yaitu pembiayaan kapal.
2
III.1.2 Visi dan Misi PT. NNAP Multifinance
a. Visi
Menjadi perusahaan publik di bidang pembiayaan kapal dan berperan aktif dalam
pembangunan Industri Maritim Indonesia.
b. Misi
1. Melakukan pembiayaan kapal melalui pembangunan kapal, pembelian kapal
baru dan bekas serta perawatan kapal untuk kepentingan pelanggan dan
perusahaan.
2. Memaksimalkan stakeholder value.
3. Membangun kemitraan dengan pelanggan yang berkesinambungan.
III.1.3 Kegiatan Usaha PT. NNAP Multifinance
PT. NNAP Multifinance didirikan tahun 1974, sebagai alternative ship financing
company khususnya untuk membantu kepada perusahaan pelayaran yang membutuhkan
pembiayaan kapal dengan tujuan untuk mengembangkan armada niaga nasional.
Dengan segmen/fokus pembiayaan pada perusahaan pelayaran skala menengah
kecil, PT. NNAP menjadi jembatan untuk pemerataan kesempatan berusaha di sektor
pelayaran.
3
Namun sejak tahun 1991, kegiatan usaha PT. NNAP tidak saja membiayai
perusahaan tapi juga membiayai berbagai jenis barang modal Mekanisme pembiayaan
yang telah dilaksanakan antara lain:
a. Sewa (Leasing)
Kegiatan pembiayaan yang dilakukan dalam bentuk pengadaan barang modal
bagi penyewa guna usaha, baik dengan opsi beli maupun tanpa opsi beli untuk membeli
barang tersebut.
b. Beli Angsur (Purchase on Installment)
Pembiayaan kapal yang dilakukan dengan adanya pembayaran uang muka
sebesar 30% (self financing) dan sisanya dicicil selama jangka waktu dan bunga yang
disepakati. Pada saat serah terima kapal dilakukan, grow akte kapal sudah terdaftar atas
nama operator.
c. Anjak Piutang (Factoring)
Kegiatan pembiayaan yang dilakukan dalam bentuk pembelian dan/atau
pengalihan serta pengurusan piutang atau tagihan jangka pendek suatu perusahaan dari
transaksi perdagangan dalam dan/ luar negeri.
Untuk pengembangan peluang bisnis PT. NNAP Multifinance melakukan
peningkatan terhadap perlindungan kapal-kapal selama masa leasing dan membentuk
image kepercayaan dikalangan Perbankan/Investor dengan adanya sarana jaminan
keamanan dalam berinvestasi. PT. NNAP Multifinance menggunakan fasilitas Ship
Security Alert Systems (SSAS) yang telah dikembangkan, sehingga bisa mengetahui
4
posisi kapal secara real time dan pelanggan mendapatkan benefit akurasi ETA/ETD
kapal untuk optimalisasi operasi kapal.
Transmitter yang terpasang ini dapat terintegrasi dengan unit GPS dan atau unit
lainnya sebagai backup terhadap sistem GPS (Global Positioning System). Perangkat ini
dapat digunakan untuk memonitor posisi, kecepatan, dan arah haluan kapal, dan sesuai
dengan ketetuan SOLAS XI-2/6.
Manfaat yang didapat :
1. Memberikan layanana kepada operator terhadap posisi kapal secara real time.
2. Segera mengambil langkah-langkah yang cepat apabila kapal dalam keadaan
darurat.
3. Membantu untuk meningkatkan efisiensi pengoperasian kapal.
4. Membantu meningkatkan marketing dari kapal dengan pemasangan SSAS di
kapal.
5. Memenuhi aturan SOLAS Chapter XI-2/6 tentang SSAS.
III.1.4 Struktur Organisasi PT. NNAP Multifinance
Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi dengan ciri khas dan bentuk
yang sesuai dengan kebutuhan dan bidang usaha perusahaan tersebut. Hal ini tentunya
berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Oleh karena didasari akan
kebutuhan dan bidang usaha masing-masing perusahaan, tentunya diharapkan struktur
5
organisasi tersebut mampu mendukung jalannya kegiatan operasional perusahaan demi
mencapai tujuan akhir perusahaan serta mampu mengarahkan SDM di dalamnya dalam
hal tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam bekerja.
STRUKTUR ORGANISASI PT. NNAP (PERSERO) Multifinane
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
III.1.5 Uraian Tugas
Struktur organisasi PT. NNAP ini terdiri atas Direktur Utama dan empat
Direktorat yaitu terdiri dari Direktur Operasi, Direktur Kepatuhan dan Manajemen
Risiko, dan Direktur Administrasi dan Keuangan dengan tugas dan tangggungjawab
mengembangkan dan membawahi fungsi dari masing-masing Direktorat kearah yang
profesionalis. Dalam bab III ini akan dibahas struktur organisasi, tiga fungsi terbut
dibawahi oleh pemilik wewenang tertinggi perusahaan yaitu Pemegang Saham dan
Komisaris.
PEMEGANG
SAHAM
DEWAN
KOMISARIS
DIVISI USAHA
DIVISI KEUANGAN
DIVISI KEPATUHAN & MANAJEMEN
DIVISI TREASURY
DIREKTUR
OPERASI DIREKTUR
ADMINISTRASI
KEUANGAN
DIREKTUR
KEPATUHAN &
Risiko
DIREKTUR
UTAMA
STAF KREDIT
ADMINISTRASI
6
1. Direktur Operasi
Direktur Operasi mempunyai tugas untuk mengawasi dan mengontrol pekerjaan
dari bagian Divisi Usaha, serta bertanggung jawab penuh terhadap komisaris.
Adapun Divisi Usaha mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, dan
mengawasi kegiatan pemasaran serta mengkoordinir Divisi terkait dalam proses serah
terima barang modal, dan mengawasi kehgiatan supervise barang modal yang dihasilkan
serta melakukan penagihan pembayaran kewajiban dari operator serta melaksanakan
penarikan barang modal dari operator yang tidak memenuhi persyaratan, bekerjasama
dengan Divisi terkait. Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan yang telah
ditetapkan dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan
Direksi kepada Kepala Divisi Usaha. Kepala Divisi ini dibantu oleh :
a. Bag. Pemasaran
Merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi kegiatan pemasaran barang
modal, pembuatan studi kelayakannya, pengadaan, administrasi kewajiban
operator sampai pelunasan kewajiban, dan mempunyai tanggung jawab atas
pelaksanaan semua kegiatan pemasaran yang telah ditetapkan.
1. Melaksanakan kegiatan pemasaran barang modal.
2. Membuat study investasi proyek yang akan ditandatangani dan study
kelayakan dalam berbagai alternative guna mengetahui kemungkinan
pelakasanaanya.
7
3. Mengadakan hubungan kerjasama dengan berbagai Instansi (Pemerintah
maupun Swasta) untuk pemasaran barang modal yang telah direncanakan.
4. Melakukan administrasi terhadap semua permohonanfasilitas pembiayaan
malaui perusahaan serta administrasi dokumen-dokumen lainnya yang
diperlukan.
5. Melaksanakan korespondensi dengan berbagai instansi (Pemerintah
maupun Swasta) berkenaan dengan permohonan fasilitas pembiayaan
investasi maupun proyek-proyek.
6. Melakukan seleksi atas permohonan-oermohonan pembiayaan investasi
malalui perusahaan yang mungkin dapat ditindak lanjuti.
7. Menerbitkan surat persetujuan pendahuluan pembiayaan barang modal
untuk ditanda tangani oleh Direksi maupun operator.
8. Melakukan analisa penawaran barang modal.
9. Melakukan proses penawaran barang modal baik secara langsung
maupun melalui broker bersama-sama dengan calon operator.
10. Memilih dan menganalisa barang modal yang akan dibeli bersama calon
operator.
11. Mempersiapkan dokumen-dokumen kontrak dengan divisi terkait dalam
rangka pembelian maupun penyerahan barang modal.
8
12. Membantu Divisi Usaha untuk mengkoordinir Divisi terkait dalam hal
serah terima barang modal kepada operator.
13. Melakukan administrasi terhadap semua dokumen kegiatan pengadaan
barang modal.
14. Melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen dari lingkungan terkait
dalam rangka pembayaran untuk pembeli, pembangunan perbaikan
barang modal.
15. Menyiapkan surat penegasan leasing/beli angsur (confirmation letter)
barang modal.
16. Melakukan penagihan pembayaran kewajiban yang lancar kepada
operator sehubungan penjualan/leasing/beli angsur barang modal.
17. Melaksanakan administrasi pelunasan barang modal.
18. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan piutang operator.
19. Penjagaan kemungkinan pembiayaan-pembiayaan dalam rangka peluasan
usaha, perbaikan maupun pembiayaan lainnya
2. Direktur Administrasi dan Keuangan
Direktur Administrasi dan Keuangan memiliki tanggungjawab untuk melakukan
supervise pekerjaan Kepala bagian Treasury dan Kepala bagian pembiayaan.
a. Kepala Bagian Treasury
9
Merencanakan, melaksanakan, mengelola, menilai, memverifikasi,
mengevaluasi, dan meneliti kegiatan Treasury. Dan bertanggung jawab atas
pelaksanaan semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana kerja dan
anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan Direksi Kepada Divisi Treasury.
1. Merencanakan, melaksanakaan, menyiapkan, dan mengawasi kebutuhan
pembiayaan, menerapkan instrument perpajakan dan memantau arus kas
perusahaan.
2. Mengembangkan dan menerapkan sistem pengelolaan dana secara
optimal, efisiensi sesuai tujuan perusahaan.
3. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan oleh Direksi.
b. Kepala Divisi Keuangan
Menerima pembayaran uang tunai atau cek dari pelanggan untuk selanjutnya
segera disetorkan ke Bank Perusahaan.
3. Direktur Kepatuhan dan Manajemen Resiko
a. Merencanakan, mengkoordinir dan mengendalikan atas pelaksanaan pemenuhan
kepatuhan perusahaan sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang
berlaku.
b. Merencanakan, mengkoordinir, dan mengendalikan penerapan sistem
manajemen resiko perusahaan yang terukur berdasarkan tingkat resiko yang
dapat di terima oleh perusahaan.
10
c. Melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh Direksi.
d. Mengkoordinir penerapan dan evaluasi penerapan sistem manajemen resiko
dengan unit kerja yang terkait.
e. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan oleh Kepala Kepatuhan dan
Manajemen Risiko.
f. Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiataan yang telah ditetapkan
dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan Direksi
kepada Kepala Divisi Kepatuhan dan Manajemen Risiko.
III.2 Prosedur Anjak Piutang
III.2.1 Prosedur Anjak Piutang Penerimaan Klien Baru
Pada PT. NNAP (PERSERO) ini terdapat beberapa prosedur anjak piutang yaitu,
seperti Penerimaan Klien Baru, Pembayaran Dimuka, Penerimaan Pembayaran Faktur
Dari Customer untuk memenuhi prosedur anjak piutang di atas harus memenuhi sebagi
berikut :
1. Penerimaan Klien Baru
Adapun syarat-syarat pemberian fasilitas anjak piutang (factoring) :
a. Nasabah pemohon (klien) harus merupakan suatu badan hukum atau bentuk
usaha tetap seperti PT. CV, NV, Firma dan lain-lain, dan bukan
perorangan/individual, demikian pula halnya dengan pelanggan (Customer).
11
b. Calon klien diminta untuk mengisi secara lengkap Formulir Aplikasi secara
lengkap dengan dilampiri nya dokumen sebagai berikut :
• Laporan Keuangan (neraca dan rugi laba) tiga tahun terakhir, kalau ada
sebaiknya yang sudah di audit oleh akuntan publik.
• Rekening Koran dua belas bulan terakhir
• Volume penjualan calon klien maximal Rp. 5.000.000.000,- dengan
jangka waktu setiap transaksi maximal dua bulan/enam puluh hari dengan
penjualan yang dapat di factorkan adalah penjualan oleh klien secara
rutin setiap bulannya, bukan penjualan yang hanya dilakukan dalam
jangka waktu satu tahun atau enam bulan sekali.
• Modal perusahaan calon klien harus memadai dan sesuai dengan total
asset perusahaan.
• Calon klien harus bersedia untuk memeberikan jaminan pribadi
(borgtocht) dari pemegang saham atau manajemen nya atas pemberian
fasilitas factoring yang dilakukan secara recourse, yaitu klien menjamin
pembayaran apabila customer tidak memenuhi kewajiban membayar
piutang yang sudah dialihkan kepada PT. NNAP.
• Calon klien harus bersedia untuk di audit/survey oleh team audit PT.
NNAP khususnya yang meliputi pemeriksaan purchase order, invoice,
delivery order, sales ledger,kredit nota dan semua catatan mengenai bad
debt.
12
Bagian-bagian yang berhubungan dengan prosedur penerimaan klien baru adalah
pemasaran, kepala administrasi & keuangan, staff credit administration, bagian
kepatuhan dan manajemen resiko.
1. Bag. Pemasaran/Marketing Officer
Menerima Formulir Aplikasi klien yang sudah di isi secara lengkap dan
ditandatangani oleh klien. Kemudian Pemasaran mengecek kebenaran dari data-data
yang sudah di isi dalam Formulir Aplikasi Klien dengan melakukan hal-hal sebagai
berikut :
a. Mengirimkan Banker’s Enquiry kepada Bank Indonesia mengenai apakah calon
klien menikmati fasilitas kredit dari Bank lain dan bagaimana kondisi kredit yang
dinikmati.
b. Konfirmasi kepada pelanggan/trade checking
c. Pengecekan pemegang saham dan pengurus dengan anggaran dasar yang
dilampirkan
Apabila hasil pengecekan cukup memuaskan, bagian Pemasaran melakan survey
atau audit ke perusahaan pemohon agar dengan membawa suatu check list yang
berisikan data-data mana saja yang harus dilakukan pengecekan. Berdasarkan hasil
audit, bag. Pemasaran menentukan pemberian Plafond untuk setiap Customer
(Customer’s Maximum Advance Limit), nilainya sekitar dua kali penjualan
perbulannya. Berdasarkan hasil survey pemasaran membuat Laporan Comparizon
dan analisa laporan keuangan empat tahun terakhir. Laporan Comparizon dan
13
analisa laporan keuangan disimpan Pemasaran (Marketing Officer) karena
merupakan pegangan bag. Pemasaran untuk mendukung Proposal Memorandum.
Data yang sudah dikumpulkan dalam aplikasi permohonan, hasil audit dan
pengecekan, kemudian dikumpulkan untuk mendukung Proposal Memorandum
yang dibuat oleh bag. Pemasaran (Marketing Officer). Proposal Memorandum
yang diajukan harus mencantumkan informasi yang mencakup hal-hal sebagai
berikut :
a. Client Advance Limit (CAL)
b. Maximum Advance Limit (MAL) untuk masing-masing pelanggan, dilengkapi
dengan data pelanggan antara lain nama, alamat, nomor, telepon dan contact
person.
Menyerahkan Proposal Memorandum (info Memo) kepada Kepala Administrasi &
Keuangan dengan dilampirkan Formulir Aplikasi Klien (seperti laporan keuangan,
copy akte pendirian, copy NPWP, copy TDP, copy SIUP, surat persetujuan istri,
specimen tanda tangan).
Apabila permohonan ditolak oleh Kepala Administrasi & Keuangan maka bagian
Pemasaran mencatatnya dalam agenda aplikasi yang ditolak (batal dan blaclist)
dan membuat Surat Penolakan rangkap satu dan diserahkan ke calon klien.
Formulir Aplikasi Klien yang ditolak diarsip sesuai abjad nama.
Tetapi apabila disetujui maka Marketng Officer membuat Surat Penawaran
rangkap dua, yang harus ditandatangani oleh klien apabila syarat dan kondisi
dalam Surat Penawaran tersebut disetujui. klien diharapkan mengemballikan Surat
Penawaran kepada Marketing Officer dalam waktu dua minggu. salinan Surat
14
Penawaran diberikan kepada klien dan yang asli diberikan kepada Administrasi
Keuangan. Selanjutnya info Memo, Formulir Aplikasi Klien, Check List dan
dokumen pendukungnya diberikan kepada Administrasi Keuangan untuk
didokumentasikan.
Surat Penawaran yang sudah ditandatangani oleh klien kemudian menjadi Surat
Penerimaan/Persetujuan (Letter Of Acceptance) rangkap dua, lembar satu
diserahkan kebagian Kepatuhan & Manajemen Resiko dan lembar dua diserahkan
ke Administrasi Keuangan sebagai arsip.
Setelah pengikatan dilaksanakan, bagian Pemasaran membuat MKBAK
(Memorandum Kepada Bagian Administrasi Keuangan), yang kemudian
menyerahkannya kepada Administrasi Keuangan. MKBAK berisi data-data klien,
data fasilitas dan data pelanggan.
2. Kepada Administrasi dan Keuangan
Kepala Administrasi dan Keuangan menerima info Memo, Formulir Aplikasi Klien,
Check List dari Pemasaran (Marketing Officer), kemudian meneliti kelayakan analisa
Marketing Officer dan kelengkapan data-data yang mendukung.
Info Memo itu sendiri harus mencantumkan informasi yang mencakup hal-hal
sebagai berikut :
a. Latar Belakang Usaha yang meliputi nama perusahaan dan orang-orangnya,
Pengalaman Kerja, Modus Operandi.
b. Analisa Keuangan yang meliputi Analisa Rekening Koran, Analisa Laporan
Keuangan, Analisa Laporan Piutang.
15
c. Analisa Resiko yang meliputi Resiko Kredit, Resiko Debitur/Customer,Resiko
Competitor Client.
Apabila Kepala Administrasi dan Keuangan mengatakan layak maka info memo
di setujui, bila tidak layak akan diberitahukan alasannya.
3. Bagian Kepatuhan & Manajemen Resiko
Berdasarkan Surat Penerimaan/Persetujuan (Letter Of Acceptance) lembar satu
yang diterima dari Bagian Pemasaran, Bagian Kepatuhan dan Manajemen Resiko
(merangkap bagian Legal) menyiapkan sebagai berikut untuk pengikatan :
1. Perjanjian Anjak Piutang
2. Jaminan Pribadi (Borgtoch)
3. Nota Pengikatan Kredit
4. Surat Kuasa Khusus
Pengikatan tersebut dilakukan dibawah tangan dengan keharusan untuk
dilegalisir oleh notaris yang ditunjukan oleh PT. NNAP finance. Pada waktu
penandatanganan perjanjian factoring, juga harus ditandatangani Surat Pemberitahuan
kepada pelanggan (Notification Letter) rangkap tiga yang telah disiapkan oleh PT.
NNAP finance diatas kop surat klien, agar pada waktu pembayaran dilakukan langsung
kapada PT. NNAP finance.
Surat Pemberitahuan yang telah ditandatangani oleh klien segara dikirim
kepelanggan untuk diminta tandatangannya sebagai tanda bahwa pelanggan penyetujui
pengalihan piutang ini. Notification Letter lembar satu, Perjanjian Anjak Piutang,
16
Borgtoch, Surat Kuasa Khusus diserahkan kepada Administrasi Keuangan, sedangkan
Notification Letter lembar dua untuk pelanggan dan lembar tiga untuk klien.
4. Staf Kredit Administrasi
Menerima surat penawaran lembar satu, Letter Of Acceptance lembar dua, info
memo, MKBAK, Formulirn Aplikasi Klien, Check List dan dokumen pendukung lainnya
dari Marketing Officer, kemudian disimpan sebagai referensi data tentang klien. Dari
bag. Kepatuhan dan Manajemen Risiko, staf kredit administrasi menerima perjanjian
anjak piutang, Bortoch, surat kuasa khusus dan Notification Letter lembar satu dan
menyimpannya dalam lemari besi.
III.3 Prosedur Pembayaran Dimuka
Bagian-bagian yang berhubungan dengan prosedur pembayaran dimuka adalah
bagian pemasaran, bagian akuntansi dan keuangan dan staf kredit administrasi.
1. Pemasaran
Bag. Pemasaran menerima faktur penjualan dan DO yang diterbitkan dengan
stempel pengalihan piutang yang diterbitkan klien kepada pelanggan. Kemudian semua
faktur tersebut dicap dengan stempel pengalihan piutang atau keterangan “bahwa
pembayaran atas faktur ini harus di transfer ke PT. NNAP” yang ditulis atau diketik
pada fakturnya.
Meminta klien untuk mengisi jadwal penawaran yang isinya mengenai daftar
faktur, Delivery order (DO), Purchasing Order (PO)/copy PO. Jadwal penawaran
17
tersebut harus ditandatangani oleh klien. Bagian pemasaran mengecek kebenarannya
kemudian mencapnya dengan stempel mesin. Jadwal penawaran lembar satu bersama
dengan faktur-fakturnya dikirim ke staf kredit administrasi, sedangkan lembar dua untuk
klien.
2. Staf Kredit Administrasi
Berdasarkan jadwal penawaran yang asli dan faktur-faktur yang diterima dari
bagian pemasaran, staf kredit administrasi mengadakan verifikasi dan pemeriksaan
terhadap faktur-faktur dan dokumen-dokumen pendukung, apakah dokumen telah
lengkap. Kemudian dilanjutkan dengan menghitung service charge dengan nilai faktur,
sebesar 0,5% x faktur SLC atau menghitung profisi dengan mengalikan persntase
profisi dengan nilai plafond yaitu sebesar 1% x plafond. Service charge dihitung setiap
kali ada faktur masuk tetapi kalau ada profisi nilai yang dibebankan tetap dan tidak
dipengaruhi oleh banyak atau tidaknya faktur yang diterima. Maka apabila fakturnya
sedikit lebih baik memilih pembebanan dengan service charge.
Staf kredit administrasi menginput semua data faktur dalam komputer kemudian
memfilekan jadwal penawaran ke dalam File Operation Client dan semua faktur diurut
berdasarkan klien dan jatuh tempo, kemudian disimpan ke dalam suatu map.
Staf kredit administrasi menerima Formulir Permohonan pembayaran Dimuka yang
telah di isi klien. Kemudian mencetak CAS (Credit Avaibility Sheet). CAS ini berisikan
data penjualan klien dan beberapa dana yang masih bias/dapat ditarik oleh klien. CAS
ini dapat dilihat didalam komputer bagi karyawan perusahaan yang ingin
mengetahuinya.
18
Staf kredit administrasi melihat apakah permohonan tersebut masih dalam batas yang
dapat diberikan pembayaran atau tidak. Bila permohonan tersebut masih dalam batas
pembayaran dimuka dengan specimen, seandainya tidak cocok bag. Staf kredit
administrasi menghubungi bag. Pemasaran untuk mengkonfirmasikan kepada klien.
Seandainya cocok maka di tandatangani dan kdivalidasi kemudian salinannya
diserahkan kembali kepada klien. Apabila dalam pembayaran dimuka ini mengakibatkan
OMAL (Over Maximum Advance Limit) harus mendapatkan persetujuan dari Kepala
Administrasi dan Keuangan.
Selanjutnya staf kredit administrasi membuat voucher debet untuk pembuatan jurnal.
Kemudian menyerahkan voucher debet tersebut kebagian Akuntansi dan Keuangan.
Sedangkan Permohonan Pembayaran Dimuka disimpan berdasarkan nomor kontrak.
3. Bagian Akuntansi dan Keuangan
Bag. Akuntansi dan Keuangan menerima voucher debet dari staf kredit
administrasi. Bagian Akuntansi dan Keuangan menghubungi bagian Treasury untuk
konfirmasi ketersediannya dana senilai yang tertera di formulir Permohonan
Pembayaran Dimuka. Lalu membuat voucher kredit untuk melengkapi voucher debet
yang telah dibuat staf kredit administrasi. Kemudian meminta pejabat yang berwenang
untuk menandatangani permohonan transfer voucher sebagai pengesahan transaksi.
Bagian Akuntansi dan Keuangan menginput transaksi Advance tersebut ke dalam
komputer. Dan menyimpan voucher debet dan kredit tersebut. Pembayaran dilakukan
dengan mengkreditkan Rekening Koran klien yang ada di Bank.
19
III.4 Prosedur penerimaan Pembayaran Faktur Dari Customer
Bagian-bagian yang terhubung dengan prosedur ini adalah bagian Akuntansi
dan Keuangan dan Staf Administrasi Keuangan. Pembayaran yang dilakukan oleh
palanggan dapat melakukan pembayaran penuh atau bertahap.
Pembayaran secara penuh (full payment) adalah pembayaran pada saat piutang
tersebut jatuh tempo dan dibayar seluruhnya oleh pelanggan. Sedangkan pembayaran
bertahap (partial payment), PT. NNAP dengan pelanggan mengadakan persetujuan
untuk pelunasan piutang tersebut, pembayaan dilaksanakan secara cicilan (partial) tetapi
sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
1. Bagian Akuntansi dan Keuangan
Bag. Akuntansi dan Keuangan setiap pagi bagian Akuntansi dan Keuangan
memeriksa daftar faktur-faktur mana yang sudah jatuh tempo. Semua data faktur yang
sudah jatuh tempo di dapatkan dari Laporan Computer Print Out. Selain itu, setiap pagi
harus menghubungi pihak Bank untuk menanyakan apakah ada uang yang masuk.
Apabila ada menerima uang / cek, ditanyakan dari siapa dan dari kota apa. Apabila hasil
pembayaran dari pelanggan dari dalam kota berupa uang tunai atau cek, maka bagian
Akuntasni dan Keuangan membuat slip kliring dua rangkap, lembar satu disimpan
sedangkan lembar dua diserahkan ke Staf Administrasi dan Keuangan. Apabila dari luar
kota, maka bagian Akuntansi dan Keuangan membuat slip inkaso dua rangkap, yang asli
disimpan dan salinannya diserahkan ke staf Administrasi dan Keuangan. Uang tunai atau
cek yang diterima segera disetor ke Bank. Dan salinan Bukti Setor Bank disimpan.
Sedangkan bila ada transfer uang, maka dibuat Credit Note satu lembar, dan diserahkan
20
ke Staf Administrasi dan Kuangan. Tetapi untuk Credit Note, bagain staf Administrasi
dan Keuangan harus mengembalikannya kembali bersama dengan voucher kredit kepada
bagian Akuntansi dan Keuangan.
Setelah bagian Akuntansi dan Keuangan menerima Voucher kredit dari Staf
Administrasi dan Keuangan maka dibutlah voucher debet sebagai jurmal masuknya
uang. Kemudian minta tanda tangan supervisor untuk pengesahan pada voucher debet
dan kredit. Kemudian menginput data pembayaran dari customer ke dalam komputer
Apabila pembayran dari customer merupakan cek/bilyet dari bank-bank lain, maka bilyet
giro/cek tersebut harus dikliringkan dahulu dan smentara hasil kliring belum diketahui,
pembayaran tersebut dikreditkan ke perkiraan Kewajiban lainnya. Apabila dananya
sudah efektif keesokan harinya, barulah mendebet kembali perkiraan Kewajiban lainnya
kemudian mengkredit ke perkiraan Tagihan Factoring. Untuk penerimaan cek mundur
dicatat dalam Daftar Giro Mundur, dan belum dianggap sebagai pengurang Tagihan
Factoring.
2. Staf Adninistrasi dan Keuangan
Bag. Staf Administrasi dan Keuangan menerima slip kliring atau slip inkaso atau
credit note dari bagian Akuntansi dan Keuangan, kemudian mengkreditkan faktur klien
sebesar piutang klien yang dibayar. Lalu bagian staf Administrasi dan Keuangan
membuat voucher kredit, dan menyerahkan voucher tersebut ke bagian Akuntansi dan
Keuangan. Apabila bagian Staf Administrasi menerima Credit Note maka selain
menyerahkan Voucher kredit juga Credit Note kepada bagian Akuntansi dan Keuangan.
21
Apabila customer menolak untuk membayar atau hanya bersedia melakukan
pembayaran sebagian dari nilai faktur dengan balasan yang berkaitan dengan barang
kiriman (retur barang) maka laporkan segera ke supervisor kemudian bagian staf
Administrasi dan Keuangan membuat Dispute Notice.
Staf Administrasi dan Keuangan juga melapokan kepada supervisor apabila Setelah
lima belas hari sejak jatuh tempo faktur belum dilunasi, sehingga supervisor bisa
mengambil tindakan untuk mengirim Surat Peringan pelanggan. Setelah lima belas hari
dari Surat Peringatan satu ternyata faktur masih belum dilunasi juga maka diberi Surat
Peringatan ke dua. Seterusnya setiap lima belas hari berikutnya apabila faktur belum
dibayar, pelanggan harus dikirimi Surat Peringgatan berikutnya sampai dengan yang ke
empat. Untuk Surat Peringatan yang ke empat, klien harus dihubungi dahulu untuk
dimintai persetujuannya, karena Surat Peringatan yang ke empat bernada keras. Apabila
klien keberatan atas pengiriman Surat Peringatan ke empat maka klien harus mengambil
alih kembali piutang tersebut dengan menerbitkan Nota kredit kepada klien.
top related