bab ii tinjauan pustaka 2.1 usaha mikro kecil dan...
Post on 04-Mar-2019
214 Views
Preview:
TRANSCRIPT
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM)
Menurut Undang-Undang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UU
UMKM) Republik Indonesia nomor 20 tahun 2008 kriteria UMKM adalah
sebagai berikut :
Kriteria Usaha Mikro, Kecil Dan Menengah (UMKM) menurut UU ini
digolongkan berdasarkan jumlah aset dan Omzet yang dimiliki oleh sebuah
usaha.
No. Usaha
Kriteria
Asset Omzet
1 Usaha Mikro Maks.50 Juta Maks. 300 Juta
2 Usaha Kecil > 50 Juta - 500 Juta > 300 Juta - 2,5 Miliar
3 Usaha Menengah > 500 Juta - 10 Miliar > 2,5 Miliar - 50 Miliar
Tabel 2.1 Tabel Kriteria Usaha Mikro Kecil dan Menengah
9
2.2 Sistem Informasi Akuntansi
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Berikut beberapa pengertian sistem informasi akuntansi menurut
beberapa ahli diantaranya :
Menurut Mulyadi (2008 : 3) :
“Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan
yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahan.”
Menurut Bodnar & Hoopwood (2006 : 1) :
“Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber
daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah
data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.”
Menurut Rama & Jones (2008 : 17) :
“Sistem informasi akuntansi adalah subsistem sistem informasi
manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan
seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin
transaksi akuntansi.”
10
2.2.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi
(2008:19) dalam bukunya ada 4 yaitu:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pegelolaan kegiatan usaha baru.
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan
baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang
berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya
Ada kalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi
kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian
maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini
kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan,
sehingga menuntut sitem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan
dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan
struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi
akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
Akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban kekayaan suatu
organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk
11
memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga
pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat
dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula
ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang
dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat
biaya. Informasi merupakan barang ekonomi. Untuk memperolehnya
diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. Oleh karena itu
dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya
manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang yang dilakukan. Jika
pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan
lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang
sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan
sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.
2.2.3 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Azhar Susanto (2008 : 8) menyebutkan bahwa ada 3 fungsi dari
sistem informasi akuntansi, yaitu :
a. Mendukung Aktivitas Sehari-hari
Suatu perusahaan agar tetap eksis, perusahaan tersebut harus terus
beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang
12
peristiwanya disebut dengan transaksi seperti melakukan pembelian,
penyimpanan, proses produksi dan penjualan.
Ada dua macam transaksi, yaitu :
Transaksi Akuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh
perusahaan yang berakibat antara sesuatu yang memilki nilai
ekonomi bagi perusahaan tersebut.
Transaksi Nonakuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh
perusahaan tapi transaksi tersebut tidak menimbulkan dampak
pertukaran nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut.
b. Mendukung Proses Pengambilan Keputusan
Tujuan yang penting dari sistem informasi akuntansi adalah
memberikan informasi yang diperlukan untuk proses pengambilan
keputusan. Dimana keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan
perencanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan.
c. Membantu Manajemen dalam Memenuhi Tanggung Jawab kepada
Pihak Eksternal
Salah satu tanggung jawab yang penting adalah keharusannya memberi
informasi kepada pemakai yang berada di luar perusahaan atau
stakeholder.
13
2.3 Sistem Pengendaian Intern
2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Mulyadi (2008:163) menyebutkan pengertian sistem pengendalian
intern sebagai berikut:
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen.”
2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
La Midjan & Azhar Susanto (2004:58) menyebutkan tujuan utama
dari sistem pengendalian intern yaitu:
a. Mengamankan Harta Perusahaan
Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan
penyelewengan dan kecurangan baik secara fisik maupun
administratif.
b. Menguji Ketelitian dan Kebenaran Data Akuntansi Perusahaan
Informasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi harus dapat dipercaya,
tidak menyesatkan dan dapat diuji kebenarannya. Data-data akuntansi
harus terus-menerus diuji coba (internal cek) agar kualitas data
akuntansi tersebut dapat dipertahankan.
14
c. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan
Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur pengendalian
biaya melalui penyusunan budget akan menjadi alat yang efektif untuk
mengendalikan biaya dengan tujuan akhir mencioptakan efisiensi.
d. Ketaatan terhadap Kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah Digariskan
Pimpinan Perusahaan
Kebijaksanaan pimpinan yang harus ditetapkan dalam surat keputusan,
karena dengan adanya surat keputusan ini pimpinan perusahaan dapat
mengendalikan berbagai aktivitas perushaan khususnya pengeluaran
antara lain biaya dan penerimaan antara lain pendapatan.
2.3.3 Komponen Pengendalian Intern
Soekrisno Agoes (2007 : 75) menyebutkan pengendalian intern
terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini :
a. Lingkungan Pengendalian
Menetapkan corak suatu organisasi dan memengaruhi kesadaran
pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan
dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain,
menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian
mencakup hal-hal berikut ini:
1) Integritas dan nilai etika.
2) Komitmen terhadap kompetensi.
3) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit.
15
4) Struktur organisasi.
5) Pemberian wewenang dan tanggung jawab.
6) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
b. Penaksiran Risiko
Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk
mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan
bagaimana risiko harus dikelola. Risiko yang relevan dengan
pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun
ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif memengaruhi
kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan
melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam
laporan keuangan.
c. Aktivitas Pengandalian
Kebijakan dan prosedur yang membantu manjamin bahwa arahan
manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan
bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam
pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian
mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat
organisasi dan fungsi.
Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit
dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan
dengan hal-hal berikut ini:
1) Review terhadap kinerja
16
2) Pengolahan informasi
3) Pengendalian fisik
4) Pemisahan tugas
d. Informasi dan Komunikasi
Pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam
suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan
tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan
pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode
dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan
melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas bagi
aktiva, utang dan ekuitas yang bersangkutan.
Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak
terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan
semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan
laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup penyediaan
suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual
berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
e. Pemantauan
Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern
sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan
operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi.
Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara
terus-menerus, evaluasi secara terpisah atau dengan berbagai
17
kombinasi dari keduanya. Aktivitas pemantauan dapat mencakup
penggunaan informasi dari komunikasi dengan pihak luar dan
komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk
tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan.
2.3.4 Unsur-unsur Sistem pengendalian Intern
Mulyadi (2008 : 164) menyebutkan unsur-unsur pokok yang
menunjang terlaksananya sistem pengendalian intern yang baik sebagai
berikut :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
2) Pemeriksaan mendadak.
18
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan
dari orang lain atau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Sistem pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik apabila
petugas yang melaksanakan tugasnya memiliki kecakapan berdasarkan
pengalaman dan pendidikan dengan kualitas sesuai dengan tugasnya.
2.4 Teknik Sistem
Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan.
Pengertian Flowchart (bagan alir) menurut James A. Hall (2006 : 71) adalah :
“Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan
relasi fisik di antara entitas-entitas kuncinya.”
Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis
sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.
19
GAMBAR 2.1
Simbol Bagan Alir Dokumen
Simbol Nama Keterangan
Dokumen Digunakan untuk semua jenis dokumen.
yang merupakan formulir untuk merekam
transaksi
Dokumen
rangkap
Menggambarkan dokumen asli dan
tembusannya
Berbagai
dokumen
Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang
digabungkan bcrsama dalam satu paket
Catatan Menggambarkan caiatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data vang direkam
sebelumnya di dalam dokumen
Penghubung
pada halaman
yang sama
Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir
dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol
penghubung yang memungkinkan aliran
dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman
tertentu dan kembali berjalan pada halaman
yang sama.
B A
20
Akhir arus
dokumen
Mengarahkan pembaca ke simbol penghubung
halaman yang sama yang bernomor seperti yang
tercantum di dalam simbol tersebut.
Awal arus
dokumen
Berasal dari simbol penghubung halaman yang
sama, yang bernomor seperti yang tercantum di
dalam simbol tersebut.
Penghubung
pada halaman
yang berbeda
Untuk menggambarkan bagan alir dokumen
suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman.
Kegiatan
manual
Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti :
menerima order, mengisi formulir,
membandingkan dll
Keterangan/ko
mentar
Untuk menambahkan komentar agar pesan yang
disampaikan lebih jelas
Arsip
sementara
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
Arsip
permanen
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
secara permanen yang tidak akan diproses lagi
On-line
computer
Menggambarkan pengolahan komputer secara
on-line
1
1
21
process
Keying, Typing Menggambarkan pemasukan data ke dalam
komputer melalui on-line terminal
Pita magnetic Menggambarkan arsip komputer yang
berbentuk pita magnetik
On-line
storage
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk
on-line (di dalam memori komputer)
Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat
dalam proses pengolahan data. Keputusan yang
dibuat ditulis dalam simbol
Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data
Persimpangan
garis alir
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk
menunjukkan arah masing-masing garis, salah
satu garis dibuat melengkung
Pertemuan
garis alir
Digunakan jika dua garis alir bertemu dan
salah satu garis mengikuti garis lainnya
Ya
Tidak
22
Mulai/berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem
akuntansi
Masuk ke
sistem
Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk
ke dalam alir sistem
Keluar ke
sistem lain
Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar
dari sistem
Sumber : Mulyadi. 2008 Sistem Akuntansi. 60-63
Gambar 2.1 Flowchart
2.5 Sistem Penjualan Kredit
2.5.1 Deskripsi Kegiatan Pokok
Perusahaan dalam penjualannya melakukan penjualan dengan dua
cara yaitu penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit.
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari
pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai
tagihan kepada pembeli tersebut. (Mulyadi, 2008 : 210)
Ke sistem
penjualan
Dari pemasok
23
2.5.2 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai dan kredit adalah
(Mulyadi, 2008 : 211) :
a. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan
untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order
tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan
dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order
pengiriman.
b. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang
diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
24
menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa
ada otorisasi dari yang berwenang.
e. Fungsi Penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta
menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi.
f. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan
membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta
membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual
ke dalam kartu persediaan.
2.5.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari
kegiatan penjualan tunai dan kredit adalah (Mulyadi, 2008 : 213) :
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok
produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d. Nama dan alamat pembeli.
25
e. Kuantitas produk yang dijual.
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
g. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.5.4 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai dan kredit
adalah (Mulyadi, 2008 : 214) :
a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses
penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order
pengiriman terdiri dari:
1) Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman
yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti
tertera di dokumen tersebut.
2) Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan
dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi
kredit.
3) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
26
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan
untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam
proses pengiriman.
4) Surat Muat (Bill of Lading)
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan
sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada
perusahaan angkutan umum.
5) Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk
memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam
mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
6) Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke
fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah
seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang
tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang
dijual dalam kartu gudang.
7) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh
fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi
untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum
dipenuhi.
27
8) Arsip Index Silang (Cross-Index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan
secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan
menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status
pesanannya.
b. Faktur dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur
penjualan terdiri dari:
1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies)
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi
penagihan kepada pelanggan.
2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang
dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai
dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi
penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi
penjualan dalam jurnal penjualan.
4) Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi
penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung
28
harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk
analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.
5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga
untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di
tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung
komisi penjualan yang menjadi haknya.
c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung
total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi
tertentu.
d. Bukti Memorial
Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam
jurnalumum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial
merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.5.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai
dan kredit adalah (Mulyadi, 2008 : 218) :
a. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.
29
b. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
c. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi setiap jenis persediaan.
d. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi
dan persedian fisik barang yang disimpan di gudang.
e. Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk
yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
2.5.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai dan
kredit adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 219) :
a. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan
menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi
penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan
mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani
order dari pembeli.
30
b. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan
kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
c. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada
pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order
pengiriman.
d. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan
mengirimkannya kepada pembeli.
e. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur
penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan
tertentu mengarsipkan dokumen tembusan yang berfungsi sebagai
catatan piutang.
f. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusukan data penjualan
menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total
harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
31
2.5.7 Unsur Sistem Pengendalian Intern
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan
dalam sistem penjualan tunai dan kredit, unsur pokok pengendalian intern
yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 220) :
a. Organisasi
1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit
2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi
kredit
3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi
penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan
fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan
dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy.
3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi
pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap
“sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan
barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur
32
pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal
tersebut.
5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
6) Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen
sumber.
7) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan
yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
c. Praktik yang Sehat
1) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
2) Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pamakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
3) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang
kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang
diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan
rekening kontrol piutang dalam buku besar.
33
2.6 Sistem Penerimaan Kas
2.6.1 Deskipsi Kegiatan Pokok
Berdasarkan sistem pengandalian intern yang baik, sistem
penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur
oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya.
Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas
dari piutang mengharuskan:
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara
pemindah bukuan melalui rekening bank (bilyet giro).
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor
ke bank dalam jumlah penuh. (Mulyadi, 2008 : 482)
2.6.2 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang
adalah (Mulyadi, 2008 : 487) :
a. Fungsi Sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat
bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan
(remittance advice) melaui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi
sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas
dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para
debitur.
34
b. Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan
kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih
yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c. Fungsi Kas
Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi
sekretariat atau fungsi penagihan, menyetorkan kas yang diterima dari
berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas
dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang
ke dalam kartu piutang.
e. Fungsi Pemeriksaan Intern
Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan
penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik,
melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas
yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
35
2.6.3 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari
piutang adalah (Mulyadi, 2008 : 488) :
a. Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud
pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa
tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan
dengan cek yang dikirimkan oleh debitur. Bagi perusahaan yang
menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai
dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam
kartu piutang.
b. Daftar Surat Pemberitahuan
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas
yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Daftar surat
pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan
bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen
pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke
dalam jurnal penerimaan kas.
c. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang
diterima dari piutang ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi
kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai sebagai dokumen sumber
36
untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam
jurnal penerimaan kas.
d. Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh
perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang
mereka.
2.6.4 Unsur pengendalian Intern
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan
dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern yang
perlu diperhatikan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 490) :
a. Organisasi
1) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi
penerimaan kas.
2) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Penataan
1) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek
atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro).
2) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar
piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3) Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi
harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari
debitur.
37
c. Praktik yang Sehat
1) Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara
penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
2) Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond
insurance)
3) Kas dalam perjalanan harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-
in-transit insurance)
top related