bab 3 sistem yang sedang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2007-2-00296-ka...
Post on 16-Mar-2019
231 Views
Preview:
TRANSCRIPT
63
BAB 3
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum dan Sejarah PT. Volensa Indonesia
PT. Volensa Indonesia didirikan pada tahun 1997 yang beralamat di Jl.
Mesjid Al-Anwar (Berdikari) No.27A, Jakarta 11540, Indonesia. PT. Volensa
Indonesia didirikan oleh Bapak Frans Darmadi yang sekaligus menduduki
jabatan sebagai Direksi dalam PT. Volensa Indonesia.
PT. Volensa Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang perdagangan, dimana produk-produk yang dipasarkan adalah cetakan
bakery dari bahan aluminum, barang-barang keramik sebagai barang/media
promosi dan tas. Dalam penyuplaian barang dagangannya, PT. Volensa
Indonesia berkerja sama dengan PT. Hanmax, yang juga merupakan perusahaan
milik Bapak Frans Darmadi. Saat ini PT. Volensa Indonesia memiliki kurang
lebih 30 karyawan.
PT. Volensa Indonesia menggunakan sistem informasi sebagai penunjang
proses bisnis yang ada, mulai tahun 2002. Disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan maka PT. Volensa Indonesia menggunakan sistem informasi hanya
pada kegiatan akuntansinya saja. Pertama kali PT. Volensa Indonesia
menggunakan Aplikasi General Ledger program DOS Clipper. Namun seiring
dengan perkembangan bisnis, program tersebut tidak lagi memenuhi kebutuhan
perusahaan maka pada tahun 2003, pemakaian Aplikasi General Ledger DOS
64
Clipper diganti dengan Aplikasi General Ledger program Visual Basic yang
dikembangkan oleh PT. DAIS Software (yang lebih dikenal dengan sebutan
DAIS). Awalnya aplikasi dari DAIS ini dirasa kurang mendukung kegiatan
akuntansi yang ada dalam PT. Volensa Indonesia, hal ini dikarenakan dalam
Aplikasi General Ledger belum terintegrasi dengan bagian penjualan dan
pembelian, sehingga menghambat kinerja perusahaan. Akhirnya pada tahun
2004 pimpinan PT. Volensa Indonesia memutuskan untuk membeli aplikasi
tambahan dari DAIS, dimana dengan adanya tambahan aplikasi tersebut,
Aplikasi General Ledger dapat berintegrasi dengan bagian penjualan dan bagian
pembelian. Sehingga sistem informasi yang ada sekarang ini mampu mendukung
seluruh kegiatan akuntansi dalam PT. Volensa Indonesia.
3.2 Struktur Organisasi PT. Volensa Indonesia
Struktur organisasi merupakan kerangka dasar dari manajemen yang
terdiri dari kegiatan-kegiatan untuk memperinci tugas dan wewenang. Struktur
organisasi dimaksudkan agar terjalin kerjasama antara pimpinan dan staf serta
memungkin adanya koordinasi usaha antara pimpinan dan memungkinkan
adanya koordinasi usaha antara semua fungsi untuk mengambil tindakan dalam
pencapaian tujuan perusahaan. Secara garis besar struktur organisasi pada PT.
Volensa Indonesia dapat dilihat pada gambar 3.1.
65
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Volensa Indonesia
Sumber: PT. Volensa Indonesia dikembangkan oleh penulis
3.3 Tugas dan Wewenang
Melalui wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh informasi
mengenai tugas dan wewenang setiap bagian yang terdapat pada struktur
organisasi PT. Volensa Indoensia. Secara garis besar, tugas dan wewenang
masing-masing bagian diuraikan sebagai berikut:
1. Direksi
a. Bertanggung jawab memilih dan mengangkat Manajer Penjualan
dan Manajer operasional.
b. Menilai kinerja Manajer penjualan dan Manajer operasional
66
c. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
2. Manajer Penjualan
a. Bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
b. Bertanggung jawab akan perkembangan perusahaan.
c. Menetapkan strategi-strategi pemasaran, membuat target
penjualan untuk periode berikutnya.
d. Mengawasi pelaksanaan kebijakan dan keputusan yang telah
ditetapkan.
e. Membawahi dan menerima setiap laporan dari divisi dan bagian-
bagian di bawahnya.
3. Manajer Operasional
a. Bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
b. Bersama Manajer Penjualan merumuskan strategi-strategi untuk
memajukan perusahaan.
c. Mengawasi kegiatan-kegiatan operasional dalam perusahaan.
d. Membawahi dan menerima setiap laporan dari divisi dan bagian-
bagian di bawahnya.
4. Kepala Divisi Hanmax Pack
a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Penjualan dan
Manajer Operasional.
67
b. Mengelola divisi Hanmax Pack., mengembangkan divisi, serta
meminimalisasi biaya-biaya.
c. Membawahi dan menerima setiap laporan dari bagian-bagian di
bawahnya.
5. Supervisor
a. Bertanggung jawab kepada divisi di atasnya.
b. Mengawasi dan mengkoordinasi bagian-bagian di bawahnya.
6. Sales Executive
a. Bertanggung jawab langsung kepada Supervisor.
b. Melakukan penawaran ke pelanggan.
7. Kepala Divisi Promotion product
a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Penjualan dan
Manajer Operasional.
b. Mengelola divisi Promotion Product, mengembangkan divisi,
serta meminimalisasi biaya-biaya.
c. Membawahi dan menerima laporan dari bagian-bagian di
bawahnya.
8. Akuntansi dan Keuangan
a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional
b. Sebagai Pimpinan Bagian Akuntansi dan Bagian Keuangan.
68
c. Bertanggung jawab atas perencanaan serta pengawasan terhadap
seluruh kegiatan yang menyangkut bidang Akuntansi dan
Keuangan.
d. Membawahi dan menerima laporan dari Bagian Akuntansi dan
Bagian Keuangan.
9. Akuntansi
a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Akuntansi dan
Keuangan.
b. Menyajikan laporan keuangan perusahaan.
10. Keuangan
a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Akuntansi dan
Keuangan.
b. Mengelola dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas
perusahaan.
11. Kolektor
a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Keuangan.
b. Menagih piutang berdasarkan faktur yang telah jatuh tempo
kepada pelanggan
12. Logistik
a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional.
69
b. Mengkoordinasi serta mengawasi pengiriman dan persediaan
produk yang ada di Gudang Hanmax dan Gudang Promotion
Product.
c. Menyajikan Laporan Persediaan per periode.
13. Gudang Hanmax Pack
a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik.
b. Mengawasi keluar masuknya barang dagangan cetakan bakery
dari bahan alumunium.
c. Melakukan stock opname untuk memastikan jumlah barang
dagang yang masih tersedia.
14. Pengiriman
a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik.
b. Melakukan packing dan mengirimkan barang ke pelanggan.
15. Gudang Promotion product
a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik.
b. Mengawasi keluar masuknya barang-barang promosi.
c. Melakukan stock opname untuk memastikan jumlah barang
dagang yang masih tersedia.
16. Umum
a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional.
70
b. Mengkoordinasi dan mengawasi bagian-bagian dibawahnya.
c. Membawahi dan menerima laporan dari bagian-bagian di
bawahnya.
17. Grafis
a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Umum.
b. Mendesain model produk dan brosur untuk promosi.
18. Resepsionis
a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Umum.
b. Menerima telepon dari pelanggan atau tamu.
19. Keamanan
a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum.
b. Menjaga dan menertibkan pihak yang mengganggu keamanan
perusahaan.
20. Admin Penjualan
a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum.
b. Menerima pesanan pelanggan, mencetak faktur penjualan, dan
membuat jurnal sementara.
21. Admin Pembelian
a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum.
71
b. Melakukan pesanan ke supplier dan membuat jurnal sementara.
c. Merangkap sebagai bagian HRD (Human Resources Department)
untuk merekrut karyawan, memberikan training, dan mengelolah
data-data karyawan guna menyajikan informasi penggajian.
3.4 Sistem yang sedang berjalan
3.4.1 Dokumen-dokumen yang terkait
Ada pun beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem
informasi aplikasi general ledger sebagai berikut:
1. Sales Order
Dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan
setelah menerima pesanan baik melalui telepon maupun Purchase
Order. Berdasarkan dokumen ini admin penjualan akan
melakukan pengecekan, apakah barang-barang yang dipesan
pelanggan tersedia atau tidak.
2. Sales Invoice
Setelah dilakukan pengecekan bahwa barang-barang yang dipesan
tersedia maka bagian akuntansi akan membuat Sales Invoice yang
berisikan rincian penjualan (Quantity, Unit, Description, Unit
Price, Disc, dan Net Amount), Delevery Order, dan Faktur Pajak
Standar (jika pelanggan adalah badan/usaha perseorangan kena
pajak) untuk digunakan sebagai dasar pencatatan dan dikirim ke
pelanggan.
72
3. Faktur Pajak Standar
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian akuntansi yang berisikan
item-item yang dijual ke pelanggan dan disertai dengan
pengenaan pajak (PPN) sebesar 10% atas jumlah penjualan.
4. Delivery Order
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian akuntansi yang berisikan
rincian barang-barang yang akan dikirim ke pelanggan.
5. Purchase Order
Dokumen ini dikeluarkan oleh admin pembelian untuk melakukan
pemesanan kepada supplier.
6. Faktur
Dokumen yang diterima dari supplier atas timbulnya transaksi
pembelian dan sebagai dasar untuk melakukan pencatatan
pembelian.
7. Surat Pengantar Barang
Dokumen ini diterima seiring dengan penerimaan barang yang
dikirim oleh supplier. Berisikan rincian barang-barang yang
dikirim.
8. Laporan Penerimaan Barang
Laporan ini dibuat bagian gudang yang berisikan pernyataan
bahwa barang-barang yang diterima dari supplier telah sesuai
dengan yang dipesan baik jenis, jumlah, harga, maupun kondisi
barang tersebut.
73
9. Payment Voucher
Dokumen yang dikeluarkan oleh bagian keuangan atas
pembayaran tunai dan kredit.
10. Summary of Salary
Dokumen yang berisikan rincian pembayaran gaji karyawan yang
dikeluarkan oleh Bagian HRD (Human Resources Development).
3.4.2 Fungsi-fungsi Yang Terkait
Fungsi-fungsi bisnis yang terkait dalam sistem informasi aplikasi
general ledger adalah sebagai berikut:
1. Akuntansi
2. Keuangan
3. Admin Penjualan
4. Admin Pembelian
3.4.3 Uraian Proses
3.4.3.1 Uraian Proses Bisnis
Pencatatan transaksi-transaksi bisnis yang terjadi berawal
dari bagian akuntansi menerima dokumen-dokumen input tersebut
diatas, mengentri data transaksi, melakukan posting, dan sampai
penyajian laporan keuangan.
1. Admin penjualan, menerima order dari pelanggan
kemudian menginputnya ke dalam SO (Sales Order),
74
dicetak, dan sekaligus mencatat order tersebut ke dalam
Batch Transaksi (jurnal sementara).
2. Apabila barang yang dipesan pelanggan tersedia maka
dicetaklah Sales Invoice, Delevery Order, dan Faktur
Pajak Standar oleh bagian akuntansi. Dengan dicetaknya
dokumen-dokumen tersebut berarti telah terjadi transaksi
penjualan yang kemudian akan dilakukan posting (update)
ke dalam General Ledger.
3. Admin pembelian, melakukan pencatatan setelah
menerima Faktur dari supplier yang biasanya disertai
dengan penerimaan barang. Transaksi pembelian juga
dicatat kedalam Batch Transaksi (jurnal sementara).
4. Keuangan, bertindak sebagai kasir yang menerima dan
melakukan pembayaran kas. Bagian ini kemudian
melakukan posting (update) kedalam General Ledger dan
mencetak Payment Voucher untuk pengeluaran kas. Sesuai
dengan Summary of Salary yang dikeluarkan Direksi
dibuat juga jurnal atas pembayaran gaji.
5. Akuntansi, melakukan pengecekan terhadap Batch
Transaksi (jurnal sementara) atas pembelian. Apabila
Batch Transaksi (jurnal sementara) sesuai dengan
dokumen-dokumen yang ada, maka bagian ini akan
melakukan posting (update) ke General Ledger. Akhir
bulan dibuatlah Jurnal Penyesuaian berdasarkan Memo.
75
6. Dari database General Ledger dihasilkanlah Neraca Saldo,
berdasarkan ini apabila terdapat Jurnal Penyesuaian maka
Bagian Akuntansi melakukan penyesuaian saldo kembali
yang kemudian menghasilkan Neraca Saldo Disesuaikan.
Proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan
yang nantinya akan diberikan kepada Manajer Penjualan,
Manajer Operasional, dan Direksi.
3.4.3.2 Uraian Aplikasi
Gambar 3.2 Flow Chart Sistem Informasi General Ledger pada PT. Volensa Indonesia
76
Gambar 3.3 Tampilan Layar Sales Order
Gambar 3.4 Tampilan Layar Batch Sales Transaction
77
Gambar 3.5 Tampilan Layar Sales Transaction
Gambar 3.6 Tampilan Layar A/R Receipt Transaction
78
Gambar 3.7 Tampilan Layar Purchase Order
Gambar 3.8 Tampilan Layar Bacth Purchase Transaction
top related