bab 3 data dan analisis 3.1 profil perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2012-1-00356-ka 3.pdf ·...
Post on 03-Mar-2019
218 Views
Preview:
TRANSCRIPT
67
67
BAB 3
DATA DAN ANALISIS
3.1 Profil Perusahaan
PT. Pan Brothers Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
industri busana dan memproduksi bermacam-macam produk busana dari
berbagai kategori. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 21 Agustus 1980.
Perusahaan ini menawarkan sahamnya pada publik pada tahun 1990 dan terdaftar
di Bursa Saham Indonesia sejak 1990.
PT. Pan Brothers Tbk beserta beberapa anak perusahaannya
memproduksi busana yang dipotong, dijahit, dan dirajut, busana woven, serta
jaket woven berat dan ringan. Perusahaan ini memiliki pabrik-pabrik yang
tersebar di beberapa kota di Indonesia, antara lain: 2 pabrik untuk busana
dipotong, dijahit dan dirajut di Tangerang, 3 pabrik untuk jaket woven berat dan
ringan di Tangerang, 1 pabrik untuk jaket woven berat dan ringan di Sukabumi, 3
pabrik untuk busana dipotong, dijahit dan dirajut di Solo, 1 pabrik untuk jaket
woven berat dan ringan di Solo, 2 pabrik untuk jaket woven berat dan ringan di
Boyolali, dan 4 pabrik untuk busana dipotong, dijahit dan dirajut di Boyolali.
PT. Pan Brothers Tbk memfokuskan bisnis dan pangsa pasar mereka
dalam ruang lingkup internasional. Pangsa pasar PT. Pan Brothers Tbk tersebar
di Amerika Serikat, Eropa Barat dan Timur, Kanada, Jepang, Australia, dan
negara-negara lain.
Di tahun 2011 PT. Pan Brothers Tbk memiliki anak perusahaan baru
yaitu, perusahaan agen pembelian busana yang bernama PT. Hollit International.
68
68
Kerja sama ini akan membentuk salah satu grup terkuat di Asia dengan kapasitas
produksi yang berlimpah, pengetahuan mendalam tentang produk, pemahaman
produk dan fashion serta akan membuat PT. Pan Brothers Tbk tumbuh lebih
cepat dan besar sebagai penyedia busana yang unik di pasar global. Di awal 2011,
kantor cabang PT. Pan Brothers Tbk di Korea didirikan dan beroperasi penuh.
Kantor cabang PT. Pan Brothers Tbk saat ini tersebar di beberapa negara, seperti
Singapura, Hongkong, Taiwan, China dan Korea. Kantor-kantor ini melayani
pembelian dan penjualan.
Pabrik-pabrik PT. Pan Brothers Tbk di Indonesia di tahun 2010 serta
mempekerjakan 11.222 pekerja dan di akhir 2011 akan bertambah hingga 17.800
pekerja.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan
Menjadi penyuplai busana terpadu dan mendunia.
Misi Perusahaan
• Meningkatkan kinerja dan produk perseroan dengan menerapkan keahlian
manajemen terbaik.
• Menciptakan peluang yang terbaik bagi para karyawan untuk berkembang
dan mencapai potensi maksimal.
• Meningkatkan secara maksimal nilai investasi para pemegang saham dan
memberikan kesempatan yang menarik.
69
69
• Meningkatkan tata kelola perseroan yang baik.
• Memanfaatkan sumber daya keuangan secara efisien.
• Mempertahankan kepemimpinan di bidang penyuplai busana serta memasok
produk-produk bermutu dengan harga pantas.
• Memberikan kontribusi aktif untuk membangun perekonomian Indonesia.
3.3 Rencana Strategi Bisnis
Rencana strategi bisnis berisi sekumpulan strategi yang akan dijalankan
oleh PT. Pan Brothers Tbk untuk mencapai sasaran bisnis perusahaan.
Adapun arahan strategi yang akan dijalankan oleh perusahaan adalah
sebagai berikut:
• Peningkatan daya saing perusahaan
• Peningkatan efisiensi operasional
• Peningkatan pendapatan perusahaan
• Peningkatan pangsa pasar/pelanggan
• Penciptaan brand image baru
• Peningkatan kinerja sistem
Strategi-strategi yang dijalankan di atas, dimaksudkan untuk
meningkatkan performa dari PT. Pan Brothers Tbk sebagai salah satu perusahaan
penyuplai busana terpadu dan mendunia. Di samping itu, strategi tersebut juga
dimaksudkan untuk meningkatkan profit dari perusahaan, meningkatkan efisiensi
70
70
kerja dari karyawan, meningkatkan produktivitas kerja karyawan, serta
meningkatkan daya saing perusahaan.
Untuk itulah PT. Pan Brothers Tbk memanfaatkan kemajuan teknologi
informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, seperti pembangunan sistem ERP,
dimana sistem tersebut mampu mengintegrasikan semua informasi dan proses
bisnis yang dijalankan di PT. Pan Brothers Tbk. Dengan adanya sistem ERP,
secara tidak langsung dapat meningkatkan produktivitas kerja perusahaan. Ini
merupakan salah satu bagian dari usaha untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi perusahaan.
71
71
3.4 Struktur Organisasi dan Job Description di Perusahaan
3.4.1 Struktur Organisasi dan Job Description secara umum
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pan Brothers Tbk
71
72
72
Job Description
Berikut adalah pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing
divisi/bagian yang ada di dalam struktur organisasi perusahaan secara
umum:
Tugas dan wewenang Board of Commissioners adalah:
• Menentukan strategi bisnis jangka panjang dalam rangka mencapai
visi dan misi perusahaan sesuai dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan
oleh pemegang saham.
• Mengimplementasikan rencana kerja serta tujuan keseluruhan
organisasi.
• Menentukan, mengimplementasikan, serta mengevaluasi secara
berkala anggaran serta program kerja perusahaan.
• Menentukan kebijakan-kebijakan eksternal melalui negosiasi-
negosiasi bisnis perwakilan perusahaan kepada partner bisnis dan
perusahaan lain.
Tugas dan wewenang Board of Directors adalah:
• Membantu tugas-tugas Board of Commissioners.
• Melaporkan kinerja serta membuat keputusan jangka panjang dan
menengah.
• Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang
administrasi keuangan, kepegawaian dan sekretariat.
73
73
• Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta
pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
Tugas dan wewenang Divisi IT adalah:
• Melaporkan secara berkala hasil kerja Divisi IT ke Direktur Keuangan.
• Menganalisa dan merancang prototype ERP system secara
keseluruhan sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna dalam
membangun software ERP.
• Bertanggung jawab atas jalannya implementasi software ERP berjalan
baik sesuai jadwal yang ditentukan, termasuk jalannya pelatihan
terhadap pengguna terkait.
• Bertanggung jawab atas infrastruktur, jaringan, telekomunikasi, dan
perangkat hardware yang mendukung operasional pekerjaan.
• Bertanggung jawab atas implementasi dan pengembangan software
ERP, agar sinkronisasi dengan strategi bisnis perusahaan untuk
jangka waktu mendatang.
• Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang baik
dengan divisi terkait, terutama dalam memberikan solusi terhadap
permasalahan yang dihadapi yang berkaitan dengan software dan
hardware ERP.
• Memberikan motivasi, koordinasi, dan meningkatkan kerjasama serta
meningkatkan keterampilan dan kompetensi dalam bidang IT dan IS.
• Memberikan instruksi kerja kepada bawahannya.
74
74
• Memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi dalam
divisi IT, termasuk dalam teknis pemrograman, perancangan sistem
database, perancangan sistem informasi ERP, teknologi informasi
(hardware, jaringan, telekomunikasi).
• Memastikan schedule training dan implementasi kepada pengguna
tiap divisi berjalan sesuai waktu yang telah ditentukan.
• Memberikan wewenang kepada bawahan sesuai dengan job
description masing-masing.
• Mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi dalam source code
program.
Tugas dan wewenang Bagian Logistic (Divisi Merchandising,
Purchasing, Warehouse):
Tugas dan wewenang Divisi Merchandising adalah:
• Bertanggung jawab atas semua kegiatan Merchandiser.
• Bertanggung jawab atas distribusi penugasan untuk Merchandiser.
• Bertanggung jawab atas penyelesaian permasalahan Merchandiser
yang tidak dapat diselesaikan oleh Assistant Manager.
• Memantau pembelian bahan baku dan aksesoris impor dan ketepatan
waktu pengirimannya.
• Bertanggung jawab atas sampel, dan mencari penyelesaian bila tidak
bisa ditangani sendiri oleh Merchandiser.
75
75
• Bertanggung jawab atas kuantitas, harga, dan delivery yang tertera di
LC & PO.
• Memberikan informasi ke semua pihak terkait, jika terjadi
keterlambatan pengapalan/ketibaan barang impor di Indonesia.
• Memberikan informasi ke semua pihak terkait mengenai closing time
export.
• Bertanggung jawab untuk memberitahukan ke pihak terkait untuk
perubahan schedule export dan LC extention jika diperlukan.
• Melakukan klaim ke pihak terkait jika terjadi ketidaksesuaian bahan
baku dan aksesoris impor.
• Melakukan pemantauan atas kinerja supplier bahan baku dan
aksesoris impor setiap 6 bulan sekali. (Juli 15 untuk periode Jan-Juni,
Jan 15 untuk periode Juli-Desember).
• Bertanggung jawab dalam meningkatkan kinerja divisi.
• Mendiskusikan jadwal ekspor dengan marketing jika terjadi
keterlambatan shipment.
• Menentukan shipment mode barang impor (sea/air) dan bila jumlah
signifikan, maka harus persetujuan marketing manager.
• Menginformasikan ke marketing jika terjadi shortship/overship di
atas toleransi.
• Menyarankan penggantian outsourcing company jika terjadi
penyimpangan dari kualitas; delivery time ke Marketing Manager &
PPIC.
76
76
Tugas dan wewenang Divisi Purchasing adalah:
• Bertanggung jawab atas semua pembelian, kecuali impor.
• Mencari supplier yang memenuhi persyaratan perusahaan/buyer dan
memantau kinerja supplier.
• Menjaga agar penerimaan barang sesuai dengan jumlah, kualitas,
harga, dan waktu sesuai dengan Purchase Order.
• Melakukan klaim ke supplier atas penyimpangan dengan Purchase
Order.
• Melakukan pemantauan atas persediaan gudang yang biasa dipakai
agar dapat mengurangi Purchase Order.
• Meminta persetujuan dari MCC sebelum Purchase Order dikirim ke
supplier.
• Dengan persetujuan pemakai merubah jenis barang yang dipesan.
• Dengan persetujuan pemakai merubah jadwal penerimaan barang.
• Menginstruksikan Assistant Manager/Supervisor dan staf untuk
memantau alur produksi barang yang dipesan di tempat supplier.
Tugas dan wewenang Divisi Warehouse adalah:
• Melakukan pemesanan baik kuantitas maupun kualitas.
• Memastikan seluruh persediaan tercatat dengan baik dan benar.
• Memantau penempatan persediaan pada tempat dan sesuai prosedur
yang ditentukan.
• Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran barang.
77
77
Tugas dan wewenang Divisi Factory adalah:
• Membuat seluruh perencanaan proses produksi.
• Mengontrol pengoperasian produksi dan pemeliharaan sarana
produksi.
• Mengontrol pencapaian target produksi.
• Meningkatkan produktivitas produksi sampai finishing.
• Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang baik
dengan divisi terkait proses produksi.
Tugas dan wewenang Divisi Quality Assurance adalah :
• Memberikan arahan dan penyusunan rencana inspeksi searah dengan
rencana produksi.
• Menyusun prosedur kerja/standar Divisi QA.
• Memberi penjelasan, arahan, dan teknik QA kepada semua
koordinator dan inspector cutting sampai packing audit.
• Menentukan dan mengkoordinasikan aktivitas QA untuk mencapai
hasil produksi yang memenuhi persyaratan ekspor.
• Menjalin hubungan yang harmonis dengan buyer.
• Menyusun standar mutu/pemastian mutu produk melalui verifikasi
dan validasi produk, menentukan kriteria reject dan lolos (kriteria
kualitas).
• Mengapproach buyer untuk toleransi kualitas.
• Menentukan kualitas produksi.
78
78
• Memberikan informasi secara lisan/tertulis jika produksi melakukan
penyimpangan.
• Memberhentikan jalannya produksi jika terjadi kemungkinan
kesalahan/penyimpangan.
• Memberikan saran/jalan keluar untuk perbaikan jika terjadi
penyimpangan ke produksi.
• Memberhentikan proses/dan pengiriman sampel apabila tidak sesuai
dengan mutu yang telah ditetapkan oleh buyer.
• Menentukan standar kualitas washing sesuai dengan permintaan
buyer.
• Menentukan kualitas kain sesuai standar.
• Menciptakan hubungan yang baik dengan seluruh jajaran perusahaan.
79
79
3.4.2 Struktur Organisasi dan Job Description Divisi Warehouse
Struktur Organisasi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Warehouse
79
80
80
Job Description
Warehouse Manager:
• Melakukan rapat koordinasi antar manager dengan GM (1 bulan
sekali).
• Memastikan seluruh persediaan tercatat dengan baik dan benar.
• Melakukan pemesanan baik kuantitas maupun kualitas.
• Memantau penempatan persediaan pada tempat dan sesuai prosedur
yang ditentukan.
• Menugaskan seluruh personal gudang secara efisien dan dapat saling
menggantikan.
• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang.
• Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran barang.
• Melaporkan kepada atasan dan pihak terkait, apabila terjadi kesalahan
penerimaan/pengiriman atau hal-hal lainnya yang menyimpang dari
prosedur.
• Mengusulkan pengajuan klaim atas barang yang diterima ke pihak
terkait.
Fabric Superintendent:
• Memantau penempatan persediaan fabric pada tempat dan sesuai
prosedur yang ditentukan.
• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang fabric.
• Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran fabric.
81
81
• Mengusulkan pengajuan klaim atas fabric yang diterima tidak
memenuhi standar kualitas.
• Melaporkan kepada atasan dan pihak terkait, apabila terjadi kesalahan
penerimaan/pengiriman atau hal-hal lainnya yang menyimpang dari
prosedur.
Accessories Superintendent:
• Memantau penempatan persediaan aksesoris pada tempat dan sesuai
prosedur yang ditentukan.
• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang aksesoris.
• Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran aksesoris.
• Mengusulkan pengajuan klaim atas aksesoris yang diterima tidak
memenuhi standar kualitas.
• Melaporkan kepada atasan dan pihak terkait, apabila terjadi kesalahan
penerimaan/pengiriman atau hal-hal lainnya yang menyimpang dari
prosedur.
82
82
3.4.3 Divisi Factory
Struktur Organisasi
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Divisi Factory
82
83
83
Job Description
Factory General Manager:
• Membuat seluruh perencanaan proses produksi.
• Mengontrol pengoperasian produksi dan pemeliharaan sarana
produksi.
• Meningkatkan produktivitas produksi sampai finishing.
• Mengontrol pencapaian target produksi.
• Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang
baik dengan divisi terkait proses produksi.
• Mengambil keputusan untuk kebijakan di Divisi Factory.
• Melakukan persetujuan (approval) atas perubahan rencana
produksi yang terjadi.
Production Section Manager:
• Memberikan arahan dan penyusunan rencana produksi sesuai
dengan schedule penerimaan bahan baku dan bahan pembantu.
• Meningkatkan produktivitas produksi dari sewing sampai
finishing.
• Menangani teknik produksi agar lebih efisien dan efektif
untuk memenuhi standar quality buyer.
• Mencapai target quantity order dan waktu delivery.
84
84
• Mengurangi tingkat reject dan rework sampai tercapainya zero
defect dengan kontrol proses yang sesuai prosedur, konsisten,
dan terukur.
• Mengatur penempatan tenaga kerja dalam PAN masing-
masing dan melakukan mutasi internal untuk meningkatkan
produktivitas.
• Mengusulkan program pengembangan, pendidikan, training
yang diperlukan dalam PAN masing-masing sesuai kebutuhan.
• Memberitahukan ke pihak terkait jika terjadi penyimpangan
target waktu delivery atau jika terjadi over shipment maupun
short shipment.
• Memberitahukan ke pihak terkait jika terjadi kesalahan yang
tidak bisa lolos toleransi buyer.
• Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan kerja.
• Melakukan tugas lain yang diberikan atasan.
IE Section Manager:
• Mengkoordinir pembuatan target produksi dengan dasar time
study yang dilakukan di area produksi, sample room atau
tempat lain, atau berdasarkan track record.
• Mengkoordinir pelaksanaan evaluasi target dengan melakukan
time study aktual untuk mendukung efisiensi dan produktivitas
operasi dari tahapan proses produksi.
85
85
• Mengkoordinir penetapan stok minimum dan manajemen
pengendalian WIP (Work in Process).
• Melakukan pemantauan dan evaluasi dari pelaksanaan proses
produksi.
• Melakukan evaluasi dan memberikan usulan perbaikan sistem
5 M (Man, Machine, Material, Method, Money) guna
mendukung pelaksanaan proses produksi yang efektif dan
efisien.
• Bertanggung jawab dan melakukan perbaikan yang
berkesinambungan terhadap sistem kerja guna penghematan
waktu dan biaya.
• Menciptakan hubungan yang baik dengan seluruh jajaran
perusahaan yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.
• Menjaga lingkungan kerja yang bersih dan tertib sesuai
standar K3 dan 6S.
• Tugas lain yang diberikan atasan yang terkait dengan
kepentingan perusahaan.
86
86
Struktur Organisasi Sub Divisi Cutting
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Sub Divisi Cutting
86
87
87
Job Description
Chief Cutting:
• Membuat susunan rasio yang akan dikirim ke marka komputer.
• Membuat susunan rencana consumption cutting setelah selesai
dimarka.
• Melakukan pengontrolan terhadap order yang akan dan sedang
dicutting untuk menghindari kesalahan.
• Membagikan tugas kepada supervisor untuk order yang siap
diproduksi.
• Menyusun rencana gelaran untuk order yang sudah siap turun.
• Mengontrol pengiriman kain yang siap dicutting.
• Melakukan pengontrolan hasil produksi cutting dan kemampuan
target.
• Membukukan hasil cutting.
• Persiapan sampel.
• Mengkoordinasikan supervisor.
• Mengatur kelancaran produksi cutting.
• Menentukan kualitas terhadap supervisor.
• Menjaga agar tidak terjadi kesalahan dalam proses produksi cutting.
• Tercapainya target sesuai schedule.
• Memberi izin kepada bawahan jika ada keperluan yang tidak bisa
ditunda lagi.
88
88
• Memberi teguran kepada supervisor dan bawahannya jika ada
kesalahan.
• Memberi penilaian terhadap supervisor.
• Menberi saran terhadap anak buah.
• Memberi bimbingan dan pengawasan kepada bawahan tentang teknik
kerja.
• Menentukan hasil target.
Supervisor Cutting:
• Menyusun rencana kerja.
• Pendelegasian/mengkoordinasikan rencana kepada bawahan.
• Mengontrol hasil kerja bawahan.
• Memberi arahan dan motivasi dalam pelaksanaan tugas.
• Menyiapkan gelaran sesuai dengan PO.
• Berkoordinasi dengan bagian copy marka.
• Mengawasi dan mengarahkan Bagian Numbering.
• Mengecek bordir dan printing.
• Menyiapkan potongan kain yang akan dikirim ke bordir.
• Mempersiapkan order yang sudah mau masuk ke proses sewing.
• Melaporkan bordir printing ke Kepala Bagian.
• Mempersiapkan potongan yang akan diekspor lebih dahulu.
• Memberi pekerjaan/teknik yang lebih baik (cepat).
• Mengecek setting kain, marka, hasil gelaran, dan hasil potongan baju.
89
89
• Merawat fasilitas kerja sesuai yang diamanatkan oleh manajemen.
• Memperhatikan keselamatan dan kesehatan kerja.
• Meningkatkan kualitas lingkungan kerja dan produktivitas yang baik.
• Bertanggung jawab terhadap bawahan dan pekerjaannya.
• Merapikan potongan sesuai dengan komponen yang ada, untuk
memudahkan penggabungan, baik bordir maupun printing dan
pengiriman ke sewing sesuai dengan tempat yang ada.
90
90
Struktur Organisasi Sub Divisi Sewing
Gambar 3.5 Struktur Organisasi Sub Divisi Sewing
90
91
91
Job Description
Kepala Bagian Sewing:
• Melakukan PP Meeting.
• Mempersiapkan sampel pola, kartu produksi, mesin dan alat bantu
lainnya sesuai order yang akan turun.
• Mempersiapkan dan membagikan pekerjaan untuk setiap line kepada
Chief dan Supervisor.
• Menjelaskan cara kerja setiap proses sesuai layout IE dan permintaan
buyer.
• Mencapai target yang telah ditentukan berdasarkan time study IE.
• Menjaga kualitas dan mengurangi tingkat reject/rework dengan
memberikan standar mutu yang sesuai permintaan buyer.
• Menyelesaikan order sesuai jadwal ekspor.
• Mengontrol jalannya produksi secara menyeluruh dan
menindaklanjuti setiap masalah yang ditemukan.
• Melapor kepada atasan apabila ada hal-hal yang tidak bisa diatasi.
• Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan kerja.
Chief Sewing:
• Mempersiapkan sampel pola, kartu produksi, mesin dan alat bantu
lainnya sesuai order yang akan turun.
• Mengkoordinasikan supervisor dan mengatur pekerjaan dalam
produksi.
92
92
• Membuat layout/rencana kerja setiap style baru.
• Menjelaskan cara kerja setiap proses sesuai layout IE dan permintaan
buyer.
• Mencapai target yang telah ditentukan berdasarkan time study IE.
• Menjaga kualitas dan mengurangi tingkat reject/rework dengan
memberikan standar mutu yang sesuai permintaan buyer.
• Menyelesaikan order sesuai jadwal ekspor.
• Memberikan motivasi kepada supervisor dan operator untuk bisa
mencapai target yang ditentukan.
• Mengontrol hasil output.
• Meeting pagi sebelum bekerja.
• Mengontrol jalannya produksi secara menyeluruh dan
menindaklanjuti setiap masalah yang ditemukan.
• Melapor kepada atasan apabila ada hal-hal yang tidak bisa diatasi.
• Memantau absensi operator yang tidak hadir.
• Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan kerja.
93
93
3.4.4 Struktur Organisasi dan Job Description Divisi Information Technology
Struktur Organisasi
Gambar 3.6 Struktur Organisasi Divisi Information Technology
93
94
94
Job Description
IT General Manager:
• Melaporkan secara berkala hasil kerja Departemen IT ke Direktur
Keuangan.
• Menganalisa dan merancang prototype ERP system secara
keseluruhan sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna dalam
membangun software ERP.
• Bertanggung jawab atas jalannya implementasi software ERP
berjalan baik sesuai jadwal yang ditentukan, termasuk jalannya
pelatihan terhadap pengguna terkait.
• Bertanggung jawab atas infrastruktur, jaringan, telekomunikasi, dan
perangkat hardware yang mendukung operasional pekerjaan.
• Bertanggung jawab atas implementasi dan pengembangan software
ERP, agar sinkronisasi dengan strategi bisnis perusahaan untuk
jangka waktu mendatang.
• Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang baik
dengan divisi terkait, terutama dalam memberikan solusi terhadap
permasalahan yang dihadapi yang berkaitan dengan software dan
hardware ERP.
• Memberikan motivasi, koordinasi, dan meningkatkan kerjasama serta
meningkatkan skill dan kompetensi dalam bidang IT dan IS.
95
95
IT Sofware Manager:
• Melaporkan secara berkala hasil kerja divisi IT Software ke IT GM.
• Bertanggung jawab atas semua aplikasi program yang sudah dan
sedang dikembangkan agar sesuai dengan kebutuhan manajemen dan
pengguna.
• Merancang analisis detail terhadap sistem yang akan dikembangkan
pada aplikasi program sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna.
• Mengajukan pendidikan komputer yang berhubungan dengan self
development program termasuk tools pendukungnya.
• Menyusun Standar Operating Prosedure (SOP) atas aplikasi program
yang akan diimplementasi kepada pengguna.
• Mendidik dan memotivasi bawahan agar bekerja optimal serta
bertanggung jawab terhadap tugas yang di bebankan padanya.
IT Hardware Manager:
• Membantu kelancaran tugas IT General Manager dalam
melaksanakan tugasnya.
• Meneruskan kebijakan yang sudah digariskan IT General Manager.
• Memonitor kelancaran tugas yang diberikan kepada staf dibawah IT
Hardware Manager.
• Melaporkan hasil kerja kepada IT General Manager.
• Melaporkan keluhan/masukan dari user untuk ditindak lanjut.
96
96
• Membantu, menjalankan, memastikan mendukung, memberi masukan
dan memberi keputusan untuk tiap sub bagian IT Hardware yaitu
Network, Engineering, Server Support, Technical Support,
Telecommunication, Web Support, dan Purchasing.
• Memberikan dukungan teknis dan bantuan dalam kepada direksi dan
grup perusahaan lainnya, sesuai dengan permintaan dan
kebijaksanaan yang ditentukan.
• Merencanakan dan mengelola hal-hal terkait dengan bidang IT untuk
kemajuan dan eksistensi masa depan.
• Memelihara dan situs perusahaan dan update halaman situs
perusahaan.
• Memantau pengembangan situs (sistem operasi, software).
• Berkonsultasi atau koordinasi dengan bagian lain untuk menentukan
kebutuhan perusahaan dalam penggunaan situs perusahaan.
• Mendefinisikan kriteria desain halaman situs, memastikan konsistensi
dengan desain yang ada atau standar yang ditetapkan.
• Memelihara data situs dan program serta kelangsungan dari situs
tersebut dengan pihak internal dan eksternal.
• Menjalin hubungan dengan pihak ke tiga dalam setiap hal yang
berhubungan dengan kelancaran kerja.
• Mengelola fungsi IT operasional sehari-hari.
• Untuk mengelola divisi IT meliputi penilaian staf, mendisiplinkan,
dll.
97
97
Senior Programmer:
• Membantu kelancaran tugas IT Manager (software) dalam
melaksanakan tugasnya.
• Membantu kelancaran tugas IT GM dalam membangun dan
mengembangkan software ERP.
• Membuat dan mengembangkan dalam bahasa pemrograman untuk
ERP aplikasi program sesuai rancangan dan analisis sistem IT GM.
• Melakukan trial simulasi terhadap ERP aplikasi program yang telah
selesai sebelum dilakukan training oleh system support.
• Melakukan training kepada tim System Support atas aplikasi ERP
program yang sudah siap diimplementasikan.
• Sebagai Database Administrator ERP aplikasi program.
• Melakukan dokumentasi (source code) atas aplikasi program yang
telah dibuat.
Programmer:
• Membantu kelancaran tugas IT Manager (software) dalam
melaksanakan tugasnya.
• Membuat dan mengembangkan dalam bahasa pemrograman untuk
aplikasi program sesuai rancangan dan analisis sistem IT Manager
(software).
• Melakukan trial simulasi terhadap aplikasi program yang telah selesai
sebelum dilakukan training kepada pengguna.
98
98
System Support:
• Membantu kelancaran pengguna dalam menjalankan aplikasi ERP
program.
• Membantu mengumpulkan dokumentasi dan informasi atas aplikasi
program yang akan dianalisa oleh senior programmer.
• Melakukan trial simulasi aplikasi program ERP untuk memastikan
tidak terjadi error program sebelum training dan implementasi
kepada pengguna terkait.
• Melakukan training menjalankan aplikasi ERP program kepada
pengguna sesuai jadwal training yang ditentukan Senior
Programmer dan IT GM.
• Menerima dan menindaklanjuti dengan cepat memberikan solusi
terhadap keluhan pengguna dalam menjalankan aplikasi ERP
program.
Technical Support:
• Membantu kelancaran tugas IT Hardware Manager dalam
melaksanakan tugasnya.
• Meneruskan kebijakan yang sudah digariskan IT Hardware Manager.
• Melaporkan keluhan/masukan dari user untuk ditindak lanjut.
• Melaporkan hasil kerja kepada IT Hardware Manager.
• Mencari penawaran untuk produk/barang yang akan dibeli
• Melakukan percobaan software eksternal dan penerapannya.
99
99
• Memelihara dan melakukan backup data perusahaan secara rutin.
• Bertemu dan mencari supplier baru lain untuk menegosiasikan harga,
meningkatkan, kualitas produk, dan pengiriman.
• Review klaim pesanan pembelian dan kontrak untuk kesesuaian
dengan kebijakan perusahaan.
• Negosiasi dan merumuskan kontrak kerja untuk peralatan dan
pembelian barang/jasa (bekerja sama dengan bagian legal).
• Berpartisipasi dalam mencari informasi/perkembangan baru dari
spesifikasi peralatan, produk, persediaan atau bahan pengganti.
• Melakukan pendataan pembelian, klaim dan ketersediaan data lannya
yang terkait dengan pembelian.
• Menyediakan bantuan dan solusi masalah penggunaan khususnya
telepon dan alat komunikasi lainnya.
• Menyediakan dan perubahan data ekstensi serta alokasi pesawat
telepon.
• Memverifikasi dan menyimpan semua laporan biaya yang diterima
dari bagian operator.
• Membuat inventasi perangkat PABX, pesawat telepon, jaringan
PABX dan lainnya.
• Melakukan penerapan standarisasi software di perusahaan.
• Melakukan perbaikan peralatan dan perawatan peralatan secara
berkala.
100
100
• Membantu pengguna dalam mengatasi permasalahan komputer dan
penggunaannya.
• Memelihara dan melakukan backup data di server perusahaan secara
rutin.
• Menambah (upgrade), konfigurasi serta merekomendasikan peralatan
tambahan untuk mengoptimalkan kemampuan komputer.
• Membantu personil divisi lain sebagai sumber daya komputer.
• Memberikan orientasi dan dukungan penggunaan komputer untuk staf
baru.
• Mengembangkan dan melakukan berbagai pelatihan dan instruksi
untuk pengguna sistem pada sistem operasi, dan aplikasi umum
(standar perusahaan) lainnya, membantu pengguna dalam
memaksimalkan penggunaan jaringan dan sistem komputasi.
• Berpartisipasi dalam mencari informasi/perkembangan baru dari
spesifikasi peralatan, produk, persediaan atau bahan pengganti.
• Membantu, mengevaluasi, merekomendasikan pembelian komputer,
perangkat keras jaringan, peralatan peripheral, dan software.
• Menggunakan dan memelihara peralatan digital.
• Melakukan pencatatan persediaan peralatan dan software pendukung.
• Pencatatan lisensi dan menjaga kelangsungannya.
101
101
• Bekerja sama dan membantu dalam bidang Technical Support.
• Bekerjasama dengan divisi umum (General Affair) dan sub bagian IT
lainnya.
• Melakukan tugas lain seperti ditetapkan kemudian.
102
102
3.5 Proyek ERP PT. Pan Brothers Tbk
3.5.1 Struktur Organisasi
Gambar 3.7 Struktur Organisasi Proyek ERP PT. Pan Brothers Tbk
102
103
103
3.5.2 Job Description
Steering Committee:
• Menentukan visi dan konfirmasi visi, tujuan, dan cakupan proyek.
• Melakukan konfirmasi atas konsep sistem secara global.
• Melakukan konfirmasi terhadap implementation plan, cost dan benefit
yang didapat dari proyek.
• Melakukan review atas progress pencapaian proyek.
• Bertanggung jawab dalam mengkomunikasikan proyek ke seluruh
lapisan perusahaan.
• Meminta dukungan dan keterbukaan karyawan atas proyek yang akan
dijalankan.
• Pra-konfirmasi visi, tujuan, dan cakupan proyek.
• Melakukan konfirmasi hasil perancangan sistem yang baru dan
berkomitmen untuk dilaksanakan.
• Melakukan follow-up dana dan sumber daya yang telah diputuskan
bersama.
• Menyeimbangkan kepentingan implementasi dan operasi proyek.
• Memberikan penghargaan dan pengakuan terhadap partisipasi
karyawan.
• Melakukan review dan monitoring terhadap jalannya proyek.
104
104
Project Manager:
• Melakukan persiapan proyek dan menciptakan suasana urgent
sehingga semua pihak merasa berkepentingan.
• Memberikan arahan dan pendekatan secara keseluruhan pada tim
proyek.
• Menjembatani komunikasi antara steering committee dan tim proyek.
• Melaporkan kemajuan setiap fase proyek kepada steering committee.
• Menjamin kelancaran tim mendapatkan informasi dan dokumen yang
diperlukan dalam proyek.
• Aktif dalam memberikan ide perbaikan, mengintegrasikan konsep,
dan aktif dalam konfirmasi ke manajemen.
• Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan pihak terkait dan
menyusun strategi implementasi proyek.
• Melakukan review atas perkembangan implementasi proyek secara
rutin dan melaporkan ke steering committee.
Tim IT (Support & Implementation):
• Bertanggung jawab dalam menjamin selesainya desain sampai detil
dan rencana implementasi untuk inisiatif yang menjadi tugasnya.
• Melakukan sinkronisasi desain tool IT.
• Mengawasi pelaksanaan inisiatif dan membantu memfasilitasi
pemecahan hambatan-hambatan.
105
105
• Mengumpulkan data paket IT serta mendokumentasikan dan
menganalisa sistem berjalan.
• Melakukan identifikasi kebutuhan untuk sistem yang baru.
• Menyusun activity plan untuk mengimplementasikan sistem serta
menjamin penyelesaian sistem baru.
• Menyusun perencanaan dan strategi penerapan manajemen perubahan
dari sistem lama ke sistem baru dalam rangka pengelolaan perubahan
secara efektif.
• Mendorong terjadinya perubahan, aktif dalam penyusunan proses
bisnis, memantau dan mengidentifikasi potensi konflik dalam
penyusunan proses bisnis dan mengkoordinasikan dengan Business
Process Owners dan struktural.
• Merekomendasikan perubahan proses bisnis pada unit–unit kerja yang
memerlukannya dan infrastruktur perubahan kepada unit kerja terkait.
• Secara intensif melaksanakan proses sponsorship, komunikasi,
sosialisasi, dan transformasi yang terstruktur diselaraskan dengan
program budaya perusahaan.
• Mengantisipasi dan mengelola resiko kegagalan proyek dan dampak
perubahan proses bisnis dan implementasi ERP.
• Menyusun kurikulum pelatihan, menyusun kebutuhan perlengkapan
pelatihan, dan mengkoordinasikan alih pengetahuan dan
pengembangan kemampuan kepada user.
106
106
• Menjaga agar proses–proses bisnis yang akan diimplementasikan
selaras dengan kebutuhan bisnis perusahaan dengan aktif terlibat
dalam penyusunan Business Process Blueprint.
• Memberikan masukan baik diminta maupun tidak diminta kepada tim
proyek, untuk menjaga jalannya implementasi agar sesuai dengan
kebutuhan transformasi bisnis, dan sinergis dengan program
transformasi perusahaan lainnya, seperti budaya perusahaan.
• Menetapkan strategi dan skenario Unit Testing, Integration Testing
dan User Acceptance Test.
• Menyiapkan perangkat keras, jaringan, sistem, dan perangkat lunak
ERP, serta perangkat lunak lain, baik server maupun client, yang
diperlukan oleh tim maupun user.
• Mengelola dan melakukan instalasi, perawatan (monitoring, tuning,
dan trouble shooting), dan upgrade perangkat lunak ERP (sebagai
System Administrator).
• Melakukan pekerjaan konfigurasi, tuning, backup, recovery, dan
security serta growth management dari sistem database ERP (sebagai
Database Administrator).
• Melaksanakan perencanaan, instalasi, perawatan, dan keamanan
jaringan yang menghubungkan semua server, client, dan perangkat
lainnya (sebagai Hardware & Network Administrator).
• Membuat standar dan prosedur administrasi user dan mengelola
security dan otorisasi penggunaan sistem ERP.
107
107
• Merekomendasikan program pasca implementasi ERP dalam bidang
teknis, termasuk fungsi help desk support.
Tim Finance/Accounting:
• Melakukan identifikasi terhadap penggunaan biaya proyek.
• Melakukan analisis biaya proyek.
• Memberikan kontribusi yang proaktif selama proyek berjalan.
Tim Logistic:
• Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim
ERP Support & Implementation.
• Memberikan bantuan umum kepada Tim ERP Support &
Implementation.
• Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
Tim MCC:
• Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim
ERP Support & Implementation.
• Memberikan bantuan umum kepada Tim ERP Support &
Implementation.
• Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
108
108
Tim Internal Audit :
• Melakukan audit cost dan benefit mengenai proyek.
• Memberikan kontribusi yang proaktif selama proyek berjalan.
Tim Marketing (Knit):
• Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim
ERP Support & Implementation.
• Memberikan bantuan umum kepada Tim ERP Support &
Implementation.
• Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
Tim PPIC:
• Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim
ERP Support & Implementation.
• Memberikan bantuan umum kepada Tim ERP Support &
Implementation.
• Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
109
109
Tim Marketing (Woven):
• Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim
ERP Support & Implementation.
• Memberikan bantuan umum kepada Tim ERP Support &
Implementation.
• Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.
110
110
3.5.3 Time Schedule Project ERP Software
Gambar 3.8 Time Schedule Project ERP Software
110
111
111
3.5.4 Tujuan dan Manfaat Proyek ERP
Tujuan keseluruhan proyek ini adalah untuk melakukan tranformasi
bisnis dan merasionalisasi berbagai sistem informasi yang saat ini
digunakan menjadi solusi terintegrasi dengan menggunakan sistem ERP.
Secara umum tujuan proyek di antaranya adalah:
• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengambilan keputusan
manajemen PT. Pan Brothers Tbk sebagai perusahaan garmen kelas
dunia.
• Mendapatkan sistem pengendalian manajemen yang lebih baik.
• Menghasilkan pelaporan yang standar, cepat, tepat, akurat, dengan
adanya peningkatan kualitas penyediaan data yang menjamin
integritas, konsistensi, dan transparansi informasi.
• Menyediakan sistem yang aman dan handal yang juga mudah untuk
dioperasikan dan dipelihara/dirawat.
• Mendorong program perubahan budaya perusahaan, salah satunya
dengan menerapkan sistem pengukuran kinerja yang lebih baik dan
efektif.
Manfaat utama yang diharapkan dari proyek ini adalah sebagai berikut:
• Mendukung lingkungan bisnis yang fleksibel, berkembang, dan
responsif.
• Menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah seperti data entry
ganda.
• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
112
112
• Menurunkan biaya-biaya administratif dan operasional lainnya.
• Memberikan solusi terintegrasi atas kelemahan sistem saat ini.
• Mendukung sharing informasi dan akses.
• Menyediakan interface yang sederhana dan mudah digunakan.
• Pengelolaan persediaan yang lebih baik.
3.5.5 Sasaran Implementasi ERP Modul Inventory dan Production and
Operation
Modul Inventory merupakan salah satu modul pada sistem ERP yang
diimplementasikan oleh PT. Pan Brothers Tbk guna menangani
persediaan bahan baku maupun bahan pendukung untuk kegiatan
produksi.
Tujuan dari implementasi ERP Modul Inventory pada PT. Pan Brothers
Tbk antara lain:
• Memperoleh informasi mengenai jumlah persediaan untuk kebutuhan
produksi secara real-time.
• Menentukan jumlah kebutuhan dan tanggal penerimaan persediaan
dari supplier.
• Memperoleh data mengenai ketersediaan data material yang lebih
akurat.
• Menentukan waktu kapan material yang dibutuhkan produksi
dikeluarkan dari warehouse.
113
113
Modul Production and Operation merupakan salah satu modul pada
sistem ERP yang diimplementasikan oleh PT. Pan Brothers Tbk guna
menangani perencanaan produksi.
Tujuan dari implementasi ERP Modul Production pada PT. Pan Brothers,
Tbk antara lain:
• Memperoleh informasi mengenai rencana produksi yang real-time
dan terintegrasi.
• Memperoleh informasi mengenai rencana produksi yang detail.
• Menentukan jumlah kebutuhan dan tanggal pengiriman untuk
penyelesaian pemasangan produk.
• Memperoleh informasi mengenai penjadwalan produksi dan kapasitas
produksi.
• Menganalisa kebutuhan bahan baku dan bahan pendukung terhadap
production order.
• Mengetahui production order yang siap untuk dieksekusi oleh
produksi.
• Mencatat seluruh kegiatan produksi, seperti hasil produksi, konsumsi
material bahan baku, bahan pendukung, dan juga biaya-biaya
produksi yang telah digunakan.
114
114
3.5.6 Perbedaan Sistem Lama dan Sistem ERP
Tabel 3.1 Perbedaan Sistem Lama dan Sistem ERP
Perbedaan Sistem Lama Sistem ERP
Efektifitas
dan Efisiensi
Data dan laporan yang
dihasilkan terkadang masih
belum akurat.
Kemungkinan terjadinya
redudansi data sangat
rentan.
Waktu yang diperlukan
untuk mengerjakan suatu
transaksi lebih lama.
Dengan sistem ERP, data
yang telah diolah dan
dihasilkan lebih akurat.
Dengan sistem ERP,
redudansi data dapat
diminimalisir.
Dengan sistem ERP,
pengerjaan suatu transaksi
dapat lebih efektif dan
efisien.
Fungsi
Inventory
Pada sistem terdahulu, staf
penerimaan fabric dan
aksesoris tidak dapat
mengetahui berapa jumlah
material yang masih belum
dikirim dikarenakan
pengiriman secara partial.
Dengan menggunakan sistem
ERP, staf penerimaan fabric
dan aksesoris dapat
mengetahui berapa jumlah
material yang masih harus
diterima pada pengiriman
selanjutnya.
115
115
Fungsi
Production
and
Operation
Pada sistem terdahulu, PT.
Pan Brothers Tbk masih
menggunakan perhitungan
secara manual dalam
perhitungan sistem cutting
dan sewing di dalamnya.
Dengan menggunakan sistem
ERP, PT. Pan Brothers Tbk
menerapkan sistem cutting di
mana sistem dapat
mengetahui kebutuhan fabric
yang diperlukan secara
komputerisasi. Sedangkan
sistem sewing mampu
melakukan inputan data KP
dan pembuatan struktur
sewing.
Media
pengambilan
keputusan
Pada sistem terdahulu, PT.
Pan Brothers Tbk masih
menggunakan pembuatan
laporan secara manual.
Dengan menggunakan sistem
ERP, PT. Pan Brothers Tbk,
terutama manager dapat
melakukan pencetakan
laporan untuk Divisi
Warehouse dan Factory.
116
116
3.6 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
3.6.1 Proses Bisnis secara Umum
Proses ini dimulai ketika Manager Marketing melakukan
penerimaan sampel (jika ada) dan technical package dari Buyer kemudian
membuat quotation/penawaran dan mengirimkan ke Buyer melalui
email/fax. Jika diperlukan sampel, maka akan diserahkan
sample/technical package ke Sample Developer. Sample Developer akan
membuat Sample Request dan menyerahkan sample/technical package ke
Ka.Div. Sample. Kemudian Ka.Div. Sample akan membuat sampel
berdasarkan Sample Request dan mengirimkan sampel yang
bersangkutan ke Sample Developer dengan menggunakan surat jalan.
Sample Developer akan memeriksa sampel berdasarkan technical
package/sample dari Buyer, Jika sesuai maka akan dikirimkan sampel
yang bersangkutan ke Buyer dengan menggunakan surat jalan atau AWB,
tetapi jika tidak sesuai maka akan meminta revisi sampel ke Ka.Div.
Sample. Setelah itu, Buyer dapat melakukan konfirmasi melalui e-mail
kepada Manager Marketing. Setelah adanya konfirmasi kesepakatan
pemesanan dari Buyer maka Manager Marketing melakukan booking
kain (fabric booking) melalui e-mail ke Supplier, menerima konfirmasi
order/PO dari Buyer dan menyerahkan ke Manager Merchandising dan
Manager Purchasing, memperbaharui Order Status dan menyerahkan ke
Manager terkait, membuat Confirmation Order dan Cost Breakdown
serta menyerahkan ke Direksi dan MCC.
117
117
Sementara itu, Manager Shipping merekap kuota berdasarkan
order status dengan menggunakan Form Quota Status (dapat juga
mencari tambahan kuota ke Depperindag atau ke pabrik lain jika kuota
tidak mencukupi). Merchandiser kemudian membuat kartu produksi
berdasarkan technical package dan PO Buyer serta menyerahkan ke
Pejabat terkait, membuat sample request dan menyerahkan ke Ka.
Div.Sample untuk membuat sampel berdasarkan sample request dan
menyerahkan sampel tersebut ke Staf QC untuk diperiksa. Staf QC akan
melakukan pemeriksaan sampel berdasarkan technical package/sample
Buyer dan meminta revisi jika perlu serta menyusun laporan pemeriksaan
sampel dengan menggunakan Form Sample Inspection Card.
Ka.Div.Sample akan mengirimkan sampel yang telah lolos QC melalui
Merchandiser dengan menggunakan surat jalan dan form Sample
Inspection Report. Selain itu, Merchandiser juga membuat permintaan
aksesoris dan menyerahkan ke Staf Purchasing. Dari itu, Staf Purchasing
kemudian meminta Supplier membuat contoh aksesoris sesuai dengan
spesimen yang diserahkan dengan menggunakan memo/e-mail, menerima
contoh aksesoris dan menyerahkan ke Merchandiser, dan meminta
konfirmasi contoh aksesoris ke Merchandiser. Merchandiser kemudian
akan mengirimkan sampel-contoh aksesoris ke Buyer dengan
menggunakan surat jalan atau AWB serta meminta konfirmasi
sampel/contoh aksesoris ke Buyer dan meminta revisi ke
Ka.Div.Sample/Staf Purchasing jika perlu. Manager PPIC akan
memeriksa kapasitas produksi berdasarkan Time Study dan Raw Material
118
118
Status, mereview order status dan memantau kedatangan barang yang
dibeli, membuat perencanaan produksi dengan menggunakan Form
Schedule Produksi, meminta Staf Analis untuk menghitung time study
untuk order yang baru dikerjakan, merencanakan proses produksi ke
CMT jika kapasitas produksi tidak mencukupi serta mendistribusikan
Schedule Produksi ke Pejabat terkait. Sedangkan MCC akan membuat
Material Cost Control berdasarkan PO pembelian dan Cost Breakdown
serta meminta otorisasi ke Manager Marketing jika terdapat over budget.
Manager Produksi akan merencanakan penambahan karyawan jika
jumlah karyawan tidak mencukupi dengan menggunakan Form
Permintaan Penambahan Karyawan merencanakan penambahan mesin
jika mesin tidak mencukupi dengan menggunakan Form Order Kerja,
merencanakan penambahan jam kerja jika diperlukan lembur dengan
menggunakan surat persetujuan lembur (SPL), dan menyerahkan Form
Permintaan Penambahan Karyawan, memo, dan SPL ke General
Manager untuk persetujuan. Sementara itu, General Manager akan
melakukan peninjauan kebutuhan penambahan karyawan, mesin atau jam
kerja dan menyetujui jika diperlukan dan jika disetujui maka ia akan
memerintahkan Manager Personalia untuk melakukan proses rekrutmen,
Manager Workshops untuk mencari penambahan mesin yaitu dengan
mencari supplier untuk penambahan/penyewaan mesin yang dibutuhkan
serta Manager Produksi untuk pelaksanaan lembur.
Untuk melakukan proses produksi, Manager Produksi akan
membuat persiapan produksi sesuai schedule produksi yang meliputi
119
119
layout dan setting mesin, penempatan/pengaturan karyawan, dan
pengambilan bahan baku dan aksesoris. Selain itu, ia juga akan
mengajukan permintaan bahan baku dan aksesoris yang bersangkutan ke
Manager Warehouse dengan menggunakan Form Permintaan Fabric
untuk Cutting dan Permintaan Barang Aksesoris. Untuk itu, Manager
Warehouse/Ka.Div.Warehouse akan menyiapkan material (bahan baku
dan aksesoris) yang dibutuhkan oleh Manager Produksi berdasarkan
permintaan dan menyerahkan material ke Manager Produksi terkait
dengan meminta tanda tangan pada Form Bukti Pengeluaran Barang
Untuk Dipakai (BPUP) Gudang Fabric/Aksesoris. Setelah material telah
siap digunakan untuk proses produksi, maka Supervisor Produksi akan
menjalankan proses produksi berdasarkan Rencana Mutu Produksi,
membuat laporan produksi sesuai dengan jenis produksi masing-masing
sesuai dengan Rencana Mutu Produksi dan melaporkan jika terjadi
ketidaksesuaian ke Manager Produksi sehingga Manager Produksi
tersebut dapat melakukan tindakan perbaikan berdasarkan
ketidaksesuaian yang terjadi dengan mengacu pada Prosedur Tindakan
Koreksi dan Pencegahan. Setelah proses produksi selesai, maka Staf QC
Produksi akan melakukan pemeriksaan hasil produksi berdasarkan
Standard Approval Sample dan Instruksi Kerja terkait, melakukan
disposisi terhadap hasil produksi sebagai berikut yaitu: Passed (bila
produk sesuai standar), Permak (bila produk tidak sesuai tetapi masih
dapat diperbaiki), dan Reject (bila produk tidak sesuai dan tidak dapat
diperbaiki). Jika produk tersebut statusnya permak, maka produk tersebut
120
120
akan diserahkan ke Supervisor QC untuk diserahkan ke Supervisor
Produksi terkait tetapi jika statusnya reject maka produk tersebut akan
dipisahkan dan diberikan identifikasi “Reject”. Kemudian, akan dibuat
laporan pemeriksaan dengan menggunakan Form Laporan Hasil
Pemeriksaan QA/QC terkait. Setelah itu, Staf QC Buyer dengan
didampingi oleh Staf QA akan melakukan pemeriksaan hasil produksi dan
membuat disposisi hasil produksi. Jika ada produk yang tidak sesuai
maka akan diserahkan ke Staf QA untuk ditangani, dan melaporkan hasil
pemeriksaan/inspection report ke Manager Produksi. Staf QA akan
meminta tindakan perbaikan ke Manager Produksi berdasarkan laporan
pemeriksaan dari QC Buyer.
Setelah semua proses pemeriksaan hasil produksi selesai dan
statusnya passed, maka Ka.Bag.Packing akan memerintahkan Operator
Packing untuk melakukan proses packing. Operator Packing akan
melakukan proses packing berdasarkan spesifikasi pelanggan,
membersihkan dan mengemas produk sesuai ketentuan-persyaratan
pelanggan, membuat laporan dengan menggunakan Detailed Packing List
dan melaporkan ketidaksesuaian yang terjadi ke Ka.Bag.Packing.
Ka.Bag.Packing kemudian akan melakukan tindakan perbaikan
berdasarkan ketidaksesuaian yang terjadi dengan mengacu pada Prosedur
Tindakan Koreksi dan Pencegahan sementara Staf QC Packing akan
memeriksa secara random barang yang telah dikemas berdasarkan
persyaratan. Administrasi Packing akan membuat Packing List
berdasarkan jumlah dan jenis barang yang dikemas dan telah lolos QC
121
121
serta menyerahkan packing list tersebut ke Staf Packing untuk
melaksanakan ekspor. Staf Shipping kemudian akan mempersiapkan
dokumen ekspor melalui PEB, BC 3.0, Shipping Instruction dan Invoice,
seterusnya menyerahkan dokumen ekspor tersebut ke Staf Shipping
Pabrik dan membuat laporan shipment dengan menggunakan Form
Export Realization. Sementara itu, Staf Shipping Pabrik akan mengawasi
proses pemuatan produk dan mengirimkan dengan disertai Dokumen
Ekspor, Surat Jalan, Packing List dan Inspection Report (jika
dipersyaratkan oleh Buyer). Staf Shipping akan menghubungi Forwarder
dan menginformasikan pengiriman barang dari pabrik, melakukan
konfirmasi keberangkatan kapal ke Forwarder, menginformasikan jadwal
keberangkatan kapal ke Buyer, Manager Marketing dan Manager
Merchandising. Setelah barang diterima oleh Buyer, maka kemudian
meminta Manager Marketing akan selalu mengirim Form Evaluasi
Kepuasan Pelanggan ke Buyer dengan menggunakan Customer
Satisfaction Form, jika ada keluhan dapat disampaikan oleh Buyer baik
secara lisan, e-mail atau surat kepada Manager Marketing. Seterusnya
Manager Marketing akan mendata keluhan ke dalam Complaint List dan
menganalisa sumber komplain berasal kemudian dilakukan evaluasi
kepuasan pelanggan dan menginformasikan hasil evaluasi ke pejabat
terkait serta meminta tindakan perbaikan yang diperlukan ke pejabat
terkait.
122
122
3.6.2 Event Table
Tabel 3.2 Event Table Proses Bisnis
Event Table
Proses Bisnis
PT. Pan Brothers Tbk.
No Event Actor Start When Activities in the Event
1. Menerima sampel
dari buyer
Manager
Marketing
Ketika pihak buyer
membutuhkan sampel
untuk pesanan
mereka.
Menerima sample dan technical package
dari Buyer, membuat
quotation/penawaran, mengirimkan
quotation/penawaran kepada Buyer
melalui e-mail/fax, menyerahkan
122
123
123
sample/technical package ke Sample
Developer, melakukan booking kain untuk
pembuatan sampel (fabric booking)
melalui e-mail ke supplier.
2. Membuat Sample
Request
Merchandising Setelah menerima
sample dan technical
package dari
Manager Marketing
Membuat Sample Request, dan
menyerahkan sample/technical package
ke Ka.Div. Sample, membuat permintaan
aksesoris dengan menggunakan Form
Permintaan Sample dan menyerahkan ke
Staf Purchasing.
3. Melakukan
permintaaan
aksesoris ke
Supplier
Purchasing Setelah menerima
permintaan aksesoris
dari Merchandising
Meminta Supplier membuat contoh
aksesoris sesuai dengan spesimen yang
diserahkan dengan menggunakan memo/
e-mail, menerima contoh aksesoris dan
menyerahkan ke Merchandising, meminta
123
124
124
konfirmasi contoh aksesoris ke
Merchandising.
4. Membuat sampel Ka. Div. Sample Setelah menerima
sample dan technical
package dari Sample
Developer
Membuat sampel, berdasarkan Sample
Request, dan menyerahkan
sampel ke Staf QC barang masuk untuk
diperiksa.
5. Memeriksa
sampel
Staf QC barang
masuk
Setelah menerima
sampel dari Ka. Div.
Sample
Memeriksa sampel berdasarkan Technical
Package - Sample Buyer dan meminta
revisi jika perlu, menyusun laporan
pemeriksaan sampel dengan
menggunakan Form Sample Inspection
Report, menyerahkan sampel yang sudah
lolos QC ke Ka. Div. Sample.
6. Menerima sampel
yang sudah lolos
Ka. Div. Sample Setelah sampel telah
dinyatakan lolos QC
Menerima sampel yang sudah lolos QC,
menyerahkan sampel yang telah lolos QC
124
125
125
QC ke Merchandising dengan menggunakan
surat jalan dan Form Sample Inspection
Report.
7. Mengirimkan
sampel– contoh
aksesoris ke Buyer
Merchandising Setelah menerima
sampel yang lolos
QC dari Ka. Div.
Sample
Mengirimkan sampel - contoh aksesoris
ke Buyer dengan menggunakan surat jalan
atau AWB, meminta konfirmasi sampel -
contoh aksesoris ke Buyer dan meminta
revisi ke Ka.Div. Sample – Staf
Purchasing jika perlu.
8. Menerima order
PO dari Buyer
Manager
Marketing
Ketika Buyer
mengirimkan PO
Menerima konfirmasi order/PO dari
Buyer dan menyerahkan ke Manager
Merchandising dan Manager Purchasing,
melakukan booking kain (fabric booking)
melalui e-mail ke Supplier,
memperbaharui Order Status dan
125
126
126
menyerahkan ke Manager terkait,
membuat Confirmation Order dan Cost
Breakdown ke Direksi dan MCC.
9. Membuat Kartu
Produksi (KP)
Merchandising Setelah menerima
informasi order
pesanan dari
Manager Marketing
Membuat Kartu Produksi/KP berdasarkan
Technical Package dan PO Buyer serta
menyerahkan ke Pejabat terkait.
10. Melakukan
permintaan
pembelian
aksesoris
Pejabat terkait Setelah menerima KP Membuat permintaan pembelian aksesoris
dengan menggunakan Form Permintaan
Pembelian/PP, menyerahkan PP ke
Bagian Merchandising. Jika permintaan
pembelian bersifat lokal, maka PP akan
diserahkan ke Bagian Purchasing, namun
apabila bersifat impor, maka PP akan
diserahkan ke Bagian Merchandising.
126
127
127
11. Melakukan
perhitungan
Fabric
Consumption
Ka. Div. Marka Setelah menerima KP Membuat Fabric Consumption untuk
kain, menyerahkan ke Manager PPIC
untuk pengesahan, menyerahkan Fabric
Consumption yang telah diserahkan ke
Bagian Merchandising.
12. Memeriksa
kelengkapan PP
dan Fabric
Consumption
Merchandising Setelah menerima PP
dan Fabric
Consumption
Memeriksa kelengkapan spesifikasi dari
Fabric Consumption/PP aksesoris,
menyerahkan Fabric Consumption/PP
aksesoris yang telah lengkap ke Bagian
Purchasing (apabila pembelian bersifat
lokal).
13. Melakukan
pembelian
material yang
bersifat lokal
Purchasing Setelah menerima
Fabric Consumption/
PP aksesoris
Melakukan negosisasi harga dengan
supplier, menetapkan penawaran dari
supplier yang dipilih sesuai dengan hasil
negosiasi, membuat PO sesuai dengan
127
128
128
Fabric Consumption dan PP aksesoris,
menyerahkan PO ke Bagian MCC untuk
diperiksa.
14. Melakukan
pembelian yang
bersifat impor
Merchandising Setelah Fabric
Consumption/PP
aksesoris dinyatakan
lengkap
Melakukan negosisasi harga dengan
supplier, menetapkan penawaran dari
supplier yang dipilih sesuai dengan hasil
negosiasi, membuat PO sesuai dengan
Fabric Consumption dan PP aksesoris,
menyerahkan PO ke Bagian MCC untuk
diperiksa.
15. Melakukan
perhitungan MCC
MCC Setelah menerima PO
dari Bagian
Purchasing dan
Merchandising
Memeriksa PO terhadap harga dan
budget, mengesahkan dan
menyerahkannya kembali ke bagian yang
bersangkutan jika telah selesai untuk
kemudian dikirimkan ke supplier.
128
129
129
16. Menerima barang
masuk
Bagian
Warehouse
Barang yang dikirim
oleh supplier tiba.
Menerima barang masuk (lokal/impor)
dan melakukan pemeriksaan terhadap
jumlah dan jenis barang berdasarkan PO,
fabric consumption dan surat jalan
supplier, memberitahukan kedatangan
barang ke staf QC.
17. Melakukan
pemeriksaan
kondisi barang
masuk
Staf QC barang
masuk
Barang sudah
diterima oleh Bagian
Warehouse
Melakukan pemeriksaan mutu barang
masuk berdasarkan Standar Mutu
Aksesoris dan Instruksi Kerja QC Fabric,
menetapkan disposisi dan identifikasi
barang (pass/reject), membuat fabric
inspection report, piece goods inspection
report, dan accessories check report.
18. Melakukan
penyimpanan
Bagian
Warehouse
Ketika pengecekan
kualitas barang sudah
Melakukan penyimpanan terhadap barang
masuk dengan memisahkan barang yang
129
130
130
barang yang lolos
quality check
selesai dilakukan sesuai spesifikasi dengan barang yang
akan diklaim, mencatat barang masuk
dalam kartu stock, dan membuat laporan
penerimaan barang dengan menggunakan
Bukti Penerimaan Barang.
19. Merencanakan
proses produksi
Bagian PPIC Ketika material
produksi sudah siap
Memeriksa kapasitas produksi
berdasarkan Time Study dan Raw Material
Status, mereview order status dan
memantau kedatangan barang yang dibeli,
membuat perencanaan produksi dengan
menggunakan Form Schedule Produksi ,
meminta Staf Analis untuk menghitung
time study untuk order yang baru
dikerjakan, merencanakan proses produksi
ke CMT jika kapasitas produksi tidak
130
131
131
mencukupi, mendistribusikan Schedule
Produksi ke Pejabat terkait.
20. Mempersiapkan
proses produksi
Bagian Produksi Ketika schedule
produksi sudah
selesai disusun
Membuat persiapan produksi sesuai
schedule produksi meliputi: layout dan
setting mesin, penempatan/pengaturan
karyawan, pengambilan bahan baku,
aksesoris dan bahan bantu, mengajukan
permintaan bahan baku, aksesoris dan
bahan bantu ke Manager Warehouse
terkait dengan menggunakan Form
Permintaan Kain Untuk Cutting dan
Permintaan Barang Aksesoris.
21. Menyiapkan
semua bahan
kebutuhan terkait
BagianWarehouse Proses produksi
sudah siap untuk
dimulai
Menyiapkan material (bahan baku,
aksesoris dan bahan bantu) yang
dibutuhkan oleh Bagian Produksi terkait
131
132
132
proses produksi berdasarkan permintaan, menyerahkan
material ke Bagian Produksi terkait
dengan meminta tanda tangan Manager
Produksi pada Form Bukti Pengeluaran
Barang Untuk Dipakai (BPUP) Gudang
Bahan/Aksesoris.
22 Menjalankan
proses produksi
Supervisor
Produksi
Semua bahan
kebutuhan terkait
proses produksi
sudah siap
Menjalankan proses produksi berdasarkan
Rencana Mutu Produksi, membuat
laporan produksi sesuai dengan jenis
produksi masing-masing sesuai dengan
Rencana Mutu Produksi, melaporkan
ketidaksesuaian yang terjadi ke Manager
Produksi.
23. Melakukan
pemeriksaan
Staf QC produksi Barang sudah selesai
diproduksi
Melakukan pemeriksaan hasil produksi
berdasarkan Standard Approval Sample
132 132
133
133
internal hasil
produksi
dan Instruksi Kerja terkait Rencana Mutu
Produksi, melakukan disposisi terhadap
hasil produksi sebagai berikut: Passed:
bila produk sesuai standar, Permak: bila
produk tidak sesuai tetapi masih dapat
diperbaiki, Reject: bila produk tidak
sesuai dan tidak dapat diperbaiki,
menyerahkan produk yang perlu dipermak
ke Supervisor QC untuk diserahkan ke
Supervisor Produksi terkait, memisahkan
produk reject dan memberikan identifikasi
“Reject” ke produk tersebut, membuat
laporan pemeriksaan dengan
menggunakan Form Laporan Hasil
Pemeriksaan QA/QC.
133
134
134
24. Melakukan
pemeriksaan hasil
produksi oleh
pihak Buyer
Staf QC buyer Barang sudah selesai
diproduksi
Melakukan pemeriksaan hasil produksi
dan membuat disposisi hasil produksi
dengan didampingi Staf QA, menyerahkan
produk yang tidak sesuai ke Staf QA
untuk ditangani, melaporkan hasil
pemeriksaan/inspection report ke
Manager Produksi.
25. Melakukan
perbaikan hasil
produksi yang
tidak sesuai
Staf QA Ketika ditemukan
barang hasil produksi
yang tidak sesuai
Meminta tindakan perbaikan ke Manager
Produksi berdasarkan laporan
pemeriksaan dari QC Buyer.
134
135
135
3.6.3 Proses Bisnis per Divisi
Proses Bisnis Divisi Warehouse
Divisi Warehouse hanya mengelola persediaan yang berkaitan
dengan Fabric (Kain) dan Aksesoris. Untuk fabric, proses ini dimulai
ketika Staf Penerimaan Gudang Fabric melakukan penerimaan fabric
dari supplier. Dilakukan pemeriksaan fisik kualitas fabric tiap jenis/per-
order/Buyer dengan melakukan sampling minimal 10% berdasarkan
PO/Packing List/Surat Jalan disesuaikan dengan Instruksi Kerja QC
Fabric yang meliputi: nama supplier, jumlah (roll/kg/yard/meter), berat
fabric, jenis fabric dan warna fabric. Staf yang bersangkutan akan
memberikan tanda atau keterangan dengan stiker hijau pada fabric yang
memenuhi standar kualitas dan stiker merah pada fabric reject dan
melakukan pemisahan fabric yang dianggap tidak memenuhi standar
kualitas serta akan dilakukan pencatatan dan pembuatan keterangan yang
ditulis pada tiap fabric yang dianggap bermasalah tersebut. Kemudian,
fabric yang telah memenuhi standar tersebut akan ditempatkan pada
fabric dan diberikan identifikasi sesuai dengan KP (Kartu Produksi).
Untuk fabric yang tidak memenuhi standar kualitas tersebut, dapat
dilakukan komplain atas persetujuan Superintedent Gudang Fabric ke
Staf Purchasing untuk fabric lokal atau Staff Merchandising untuk fabric
import. Setelah itu, Staf Penerimaan Gudang Fabric akan memberikan
informasi lisan dan laporan tertulis dengan menggunakan Form Laporan
Harian Penerimaan Fabric kepada Supervisor Penerimaan Gudang
136
136
Fabric, Pejabat Purchasing/Merchandising dan Produksi terkait bila
terdapat ketidaksesuaian fabric yang diterima.
Ketika Divisi Factory meminta pengeluaran fabric dari gudang,
maka Staf Pengeluaran Gudang Fabric akan menerima Form Permintaan
Fabric dari PAN yang bersangkutan. Kemudian akan disiapkan fabric
sesuai dengan permintaan dan meminta BPUP (Bukti Pengeluaran Untuk
Pakai) untuk barang yang akan dikeluarkan dari Administrasi Gudang
Fabric dan memastikan BPUP telah ditanda tangani oleh Superintedent
Gudang Fabric. Setelah itu, fabric akan diserahkan dengan disertai tanda
tangan di BPUP oleh Administrasi PAN yang bersangkutan sebagai bukti
serah terima.
Jika terdapat retur fabric dari produksi, maka Staf Penerimaan
Gudang Fabric akan menerima retur fabric yang datang dengan disertai
Packing List Return dari Divisi Factory, kemudian Supervisor
Penerimaan Gudang Fabric akan menandatangani Packing List Return
yang bersangkutan dan diserahkan kembali ke Administrasi PAN Terkait.
Kemudian retur fabric tersebut akan ditata di rak khusus dan diberikan
identifikasi berdasarkan KP.
Sedangkan untuk aksesoris, proses ini dimulai ketika Staf Gudang
Penerimaan Aksesoris menerima aksesoris yang datang serta memeriksa
fisik kualitas aksesoris tiap jenis/per-order/Buyer dengan melakukan
sampling berdasarkan Instruksi Kerja Inspeksi Aksesoris yang meliputi:
nama supplier, jumlah, ukuran, jenis, warna, elastisitas, ada tidaknya
cacat serta kelengkapan printing/label. Kemudian staf yang bersangkutan
137
137
akan memberikan tanda cap (OK) pada aksesoris yang memenuhi standar
kualitas dan cap (REJECT) pada aksesoris yang reject dan dilakukan
pemisahan aksesoris yag dianggap tidak memenuhi standar kualitas.
Kemudian akan dilakukan pencatatan dan keterangan yang ditulis pada
tiap aksesoris yang dianggap bermasalah serta tempelkan pada rak khusus.
Aksesoris yang memenuhi standar akan ditempatkan pada rak dan
diberikan identifikasi sesuai dengan KP (Kartu Produksi). Untuk
aksesoris yang berstatus reject tersebut dapat dilakukan komplain atas
persetujuan Superintendent Gudang Aksesoris ke Staf Purchasing untuk
aksesoris lokal ataupun Staf Merchandising untuk aksesoris impor.
Setelah itu, akan diberikan informasi lisan dan laporan tertulis dengan
menggunakan Form Laporan Harian Penerimaan Aksesoris kepada
Supervisor Gudang Aksesoris dan Produksi Terkait bila terdapat
ketidaksesuaian aksesoris yang diterima.
Sama halnya dengan permintaan atas pengeluaran kain dari Divisi
Factory, Ketika Divisi Factory meminta pengeluaran aksesoris dari
gudang, maka Staf Pengeluaran Gudang Aksesoris akan menerima Form
permintaan Aksesoris dari PAN yang bersangkutan. Kemudian akan
disiapkan aksesoris sesuai dengan permintaan dan meminta BPUP (Bukti
Pengeluaran Untuk Pakai) untuk barang yang akan dikeluarkan dari
Administrasi Gudang Aksesoris dan memastikan BPUP telah ditanda
tangani oleh Superintendent Gudang Aksesoris. Setelah itu, aksesoris
akan diserahkan dengan disertai tanda tangan di BPUP oleh Administrasi
PAN yang bersangkutan sebagai bukti serah terima.
138
138
Jika terdapat retur aksesoris dari produksi, maka Staf Penerimaan
Gudang Aksesoris akan menerima retur aksesoris yang datang dengan
disertai Packing List Return dari produksi, kemudian Supervisor Gudang
Aksesoris akan menandatangani Packing List Return yang bersangkutan
dan diserahkan kembali ke Administrasi PAN Terkait. Kemudian retur
aksesoris tersebut akan ditata di rak khusus dan diberikan identifikasi
berdasarkan KP.
Proses Bisnis Divisi Factory
Proses produksi di PT. Pan Brothers Tbk secara umum dibagi atas
2 bagian, yaitu cutting dan sewing. Dokumen awal yang dicetak oleh
Factory GM adalah Schedule Produksi. Proses produksi kemudian akan
dimulai setelah pembuatan Pattern dari Sub Divisi Marker yang
merupakan pola yang diperlukan untuk pemotongan fabric saat proses
cutting berlangsung. Setelah Sub Divisi Marker memberikan Pattern ke
bagian cutting, maka akan dimulai langkah-langkah untuk proses cutting.
Setelah proses cutting selesai, Staf QA Cutting akan membuat Form
Numbling and Bundling untuk memudahkan penggabungan bagian-
bagian fabric.
Apabila pakaian akan dilakukan penyablonan (Embro Printing)
maupun pencetakan Heatseal terlebih dahulu, maka sebelum diberikan ke
Sub Divisi Sewing, fabric akan diberikan ke Sub Divisi Embro Printing
& Heatseal. Staf Embro Printing & Heatseal akan membuat Surat Jalan
untuk mengirimkan fabric yang akan disablon dan menerima Surat Jalan
139
139
dari Supplier atas pengembalian fabric tersebut untuk kemudian akan
dibuatkan Laporan Embro Printing. Setelah Staf Sewing menerima
bagian fabric dari Sub Divisi Cutting atau Sub Divisi Embro Printing &
Heatseal, maka Ka. Bag. Sewing akan membuat Layout Produksi dan
Chief Sewing akan membuat Sewing Structure dan Sewing Time.
Proses sewing itu sendiri terdiri atas banyak bagian, mulai dari
pengobrasan, pemantekan, pemasangan kancing, pembuatan lubang
kancing, Setelah proses penjahitan itu selesai, akan dilakukan
pemeriksaan oleh QA maupun QC dari masing –masing operator sewing
untuk mengecek apakah terjadi kesalahan dalam proses penjahitan. Pada
proses ini, juga dilakukan penginputan Input Data Harian Sewing. Lalu
dilanjutkan dengan proses penggosokan untuk kemudian dilakukan
pemeriksaan kembali output sewing oleh QC untuk memastikan kerapian
dari suatu pakaian agar memenuhi standar yang ditetapkan, seperti lubang
kancing dan kancing yang sejajar, tekukan kerah rapi dan seimbang antar
kanan dan kiri. Setelah itu, dibuat Laporan QC Sewing. Namun, apabila
itu semua tidak sesuai, akan dilakukan perbaikan kembali terhadap
bagian yang bermasalah. Setelah itu semua selesai, akan dilakukan proses
finishing pra packing pakaian hingga pemasangan CardTag dan dilipat
untuk kemudian dimasukkan ke dalam PolyBag dan dihitung. Staf
Sewing akan membuat data Input Data KP sebelum dikirim ke proses
shipping.
140
140
CUTTING
Proses cutting dimulai dari menerima Pattern yang telah dibuat
dari Sub Divisi Marker. Ka.Bag. Cutting akan membuat Rencana Order /
Potong. Setelah menerima Pattern, maka Staf QC cutting akan membuat
Form Check Pattern berdasarkan hasil pemeriksaan pola cutting. Lalu,
Ka. Bag. Cutting akan membuat Form Permintaan Marka untuk meminta
marka mini untuk digunakan dalam cutting berdasarkan data KP. QC
Cutting kemudian akan memeriksa marka mini tersebut. Ka.Bag. Cutting
akan membuat Form Permintaan Marka Produksi untuk marka yang akan
digunakan dalam cutting setelah marka mini diperiksa. Supervisor
Cutting kemudian akan memeriksa Marka Produksi tersebut. Supervisor
Cutting juga akan membuat Form Fabric Consumption yang berisi data
fabric yang diperlukan untuk proses cutting dan Form Accessories
Consumption yang berisi data aksesoris yang akan digunakan untuk
proses Sewing. Setelah fabric diterima berdasarkan BPUP dari Divisi
Warehouse, proses cutting akan dimulai dengan pembagian kelompok
untuk proses cutting. Fabric yang telah diterima akan digelar di meja
potong. Setelah diukur dan digelar, pada beberapa kain dilakukan
pemerataan oleh mesin untuk membuat fabric yang dipotong tidak kusut
atau lebar di tengah, miring, dan sebagainya. Setelah semua fabric
disusun, maka marka akan diletakkan di paling atas dan dijepit dengan
alat untuk mencegah fabric dan marka berpindah sehingga memudahkan
untuk kemudian dilakukan pemotongan bagian-bagian tiap pakaian,
seperti lengan, baju bagian depan, baju bagian belakang, kerah, dll.
141
141
Proses relaksasi dan gelar kain yang dilakukan Staf Cutting akan dicatat
dalam Form Kartu Gelaran.
Setelah dilakukan pemotongan, maka Staf Cutting akan membuat
Form Cutting Production yang berisikan laporan tentang fabric yang
dicutting. Proses selanjutnya adalah penandaan nomor berdasarkan kode
yang telah diberikan di marka sehingga ketika bagian-bagian fabric yang
akan diberikan ke bagian sewing, telah sesuai dan ketika disewing, semua
bagian tersebut akan menghasilkan pakaian yang sesuai dengan pesanan.
Kode tersebut akan dicatat dalam Form Numbering & Bundling.
Bagian fabric yang telah dikelompokkan akan diberikan ke Sub
Divisi Sewing atau Sub Divisi Embro Printing & Heatseal apabila akan
dilakukan penyablonan dan pencetakan Heatseal.
SEWING
Proses bisnis dimulai setelah Sub Divisi Cutting atau Sub Divisi
Embro Printing & heatseal mengirimkan fabric ke Sub Divisi Sewing.
Ka.Bag. Sewing mulai mempersiapkan proses sewing dengan
mengelompokkan jenis pakaian yang akan dijahit untuk kemudian akan
diberikan ke Chief Sewing. Ka.Bag. Sewing akan membuat Layout
Produksi, kemudian Chief Sewing akan membuat Sewing Structure dan
Sewing Time. Setelah Chief Sewing menerima data pakaian, maka Chief
Sewing akan mengarahkan ke operator selaku Staf Sewing untuk proses
penjahitannya. Operator terbagi atas beberapa bagian yang menangani
penjahitan untuk setiap bagian dari pakaian.
142
142
Proses pertama sebelum sewing adalah memeriksa marka untuk
mengetahui urutan dalam proses penjahitan. Setelah itu, dilanjutkan
dengan proses sewing. Operator menjahit bagian yang termudah dahulu,
seperti pinggiran karet di bagian lengan. Operator selanjutnya akan
melakukan penjahitan pundak baju bagian depan belakang kemudian
melakukan penjahitan pemasangan bagian tangan. Setelah itu, operator
melakukan pengobrasan samping baju depan dan belakang, kemudian
dilanjutkan dengan menjahit karet dalam dan mengobras baju bagian
bawah dan juga neci untuk pinggiran tangan dan kerah/leher (kalau ada).
Setelah proses pengobrasan neci selasai, operator kemudian akan
menggabungkan jahitan neci yang telah diobras dan merapikan jahitan
hasil penggabungan neci.
Operator kemudian menjahit gabungan neci dengan baju yang
telah dirapikan di proses sebelumnya, menjahit karet ke bagian dalam
baju, dan menjahit pinggiran karet dalam tersebut. Lalu, operator akan
melakukan pemantekan untuk belah samping baju untuk merapikan
tekukan ujung samping baju. Setelah itu, operator akan menjahit corong
leher untuk dilakukan pemantekan di bagian leher.
Tahap berikutnya, teknikal lubang kancing akan menandai bagian
baju mana yang akan diberi lubang kancing, membuat jahitan lubang
kancing berdasarkan tanda yang talah ditentukan, membuat tanda untuk
memasang kancing, dan kemudian memasang kancing tersebut.
Kemudian operator Quality Center (QC) Lubang Kancing, Pressing,
Lipat, H/Tag, dan Packing akan melakukan pemeriksaan untuk
143
143
mengetahui apakah sudah sesuai dengan standar yang ditentukan atau
tidak. Jika terjadi kesalahan, maka pakaian tersebut akan diberikan
kembali ke operator yang melakukan kesalahan dalam sewing untuk
kemudian diperbaiki. Dilakukan juga penginputan Input Data Harian
Sewing untuk mengetahui fabric yang dijahit dalam kurun waktu tersebut.
Setelah baju tersebut dicocokan, dilakukan proses pemeriksaan
output sewing yang dicatat dalam Laporan QC Sewing. Proses
selanjutnya adalah proses finishing pra packing untuk melihat apakah
masih ada komponen dalam pakaian yang masih kurang. Setelah itu,
dilanjutkan dengan menggosok baju tersebut agar menjadi lebih rapi,
menggosok lubang kancing baju agar terlihat sesuai dengan kancing
bajunya. Lalu, QC Sewing akan memeriksa hasil akhir baju untuk
memastikan kerapian dari suatu pakaian agar memenuhi standar yang
ditetapkan, seperti lubang kancing dan kancing yang sejajar, tekukan
kerah rapi dan seimbang antar kanan dan kiri, hingga proses pencocokan
antara baju dan dalamannya (optional).
Apabila itu semua tidak sesuai, akan dilakukan perbaikan kembali
terhadap bagian yang bermasalah. Sebaliknya, jika sudah rapi dan posisi
kancing dan lubang kancing sejajar, maka dilakukan proses pemasangan
CardTag yang dilanjutkan dengan proses pelipatan baju untuk
dimasukkan ke dalam PolyBag. Staf Sewing akan membuat data Input
Data KP sebelum dikirim ke proses shipping.
144
144
3.7 Bagian-Bagian yang Terkait Proses Produksi
Tabel 3.3 Bagian-Bagian yang Terkait Proses Produksi
Divisi/Sub Divisi Yang
Terlibat Dalam Proses Produksi Keterangan
Divisi Merchandising Divisi Merchandising adalah bagian yang bertugas membuat Production Card
(PC), memeriksa kelengkapan spesifikasi dari Fabric Consumption/PP accessoris,
melakukan negosisasi harga dengan supplier, menetapkan penawaran dari supplier
yang dipilih sesuai dengan hasil negosiasi, serta melakukan pembelian material
kebutuhan produksi yang bersifat impor.
Divisi Purchasing Divisi Purchasing adalah bagian yang melakukan negosisasi harga dengan
supplier, menetapkan penawaran dari supplier yang dipilih sesuai dengan hasil
negosiasi, serta melakukan pembelian material kebutuhan produksi yang bersifat
lokal.
144
145
145
Divisi PPIC (Production Planning
and Inventory Control)
Divisi PPIC adalah bagian yang mengatur tentang perencanaan produksi material,
memeriksa kapasitas produksi berdasarkan Time Study dan Raw Material Status,
mereview order status dan memantau kedatangan barang yang dibeli, membuat
perencanaan produksi dengan menggunakan Form Schedule Produksi, meminta
Staf Analis untuk menghitung time study untuk order yang baru dikerjakan,
merencanakan proses produksi ke CMT jika kapasitas produksi tidak mencukupi.
Divisi Warehouse Divisi Warehouse adalah bagian yang mengatur persediaan bahan baku dan bahan
pendukung lainnya mulai dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi kepada
bagian produksi.
Sub Divisi Cutting Sub Divisi Cutting adalah bagian yang bertugas melakukan pemotongan kain
sesuai dengan pola yang diinginkan oleh Buyer. Sub Divisi Cutting menerima kain
(fabric) yang akan dipotong dari Divisi Warehouse.
Sub Divisi Sewing Sub Divisi Sewing adalah bagian yang bertugas melakukan proses jahit-menjahit.
Sub Divisi Sewing menerima kain yang akan dijahit dari Sub Divisi Cutting.
Setelah kain selesai dijahit, produk yang sudah jadi tersebut akan diperiksa oleh
145
146
146
Divisi Quality Assurance, kemudian jika lolos seleksi produk tersebut dipack untuk
kemudian dikirimkan ke Divisi Shipping Produksi.
Divisi Quality Assurance Divisi Quality Assurance adalah bagian yang mengecek material-material dan
memberikan penilaian material apakah material tersebut memenuhi standar
kualitas produk atau tidak. Divisi Quality Assurance secara khusus mengecek
produk yang sudah selesai diproduksi apakah memenuhi standar kualitas produk
atau tidak.
146
147
147
3.8 Activity Diagram
ad Business Process Model
Staff Penerimaan Gudang Fabric Superintendent Gudang Fabric
Menerima Fabric
Pemeriksaan kualitasfisik fabric
Surat Jalan
Form laporanharian penerimaan fabric
Memberikan persetujuanatas komplain
Membuat Form Komplain
Form Komplain
Mengirimkan Form Komplainke Bagian Purchasing /
Merchandising
Meminta persetujuanatas komplain
Membuat laporan harianpenerimaan fabric
Mengirimkan laporan harianpenerimaan fabric ke
superv isor gudang fabric
Form laporan harian penerimaan fabric Form laporan
harian penerimaan fabric
Mengirimkan laporanharian penerimaan fabric
ke bagian produksi
Mengirimkan laporanharian penerimaan fabricke bagian purchasing /
merchandising
[[Jika barangsesuai kualitas]]
[[Jika barang tidaksesuai kuali tas]]
Gambar 3.9 Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Fabric)
148
148
ad Business Process Model
Staff Pengeluaran Gudang Fabric Administrasi Gudang Fabric Superintendent Gudang Fabric
Form Permintaan Fabric
Mengirimkan BPUP untukditanda tangani
superintendent gudangfabric
BPUP
Menerima Form dariDiv isi Factory
Membuat BPUP
Menandatangani BPUP
BPUP yang telah ditandatangani
Memberikan BPUP yangtelah ditandatangani
kepada staf pengeluarangudang fabric
Menyerahkan fabric kepadaDiv isi Factory dan meminta
tanda tangan atas BPUP
Gambar 3.10 Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Fabric)
149
149
ad Business Process Model
Staff Penerimaan Gudang Fabric Supervisor Penerimaan Gudang fabric
Menerima retur fabric dariDiv isi Factory
Packing List Return
Menandatangani PackingList Return
Memberikan Packing ListReturn untuk ditandatanganike Superv isor Penerimaan
Gudang Fabric
Packing List Return yang sudah ditandatangani
Mengirimkan Packing List yangsudah ditandatangani ke Div isi
Factory
Menempatkan fabric yangdiretur ke rak khusus
Gambar 3.11 Activity Diagram Warehouse (Retur Fabric)
150
150
ad Business Process Model
Staff Penerimaan Gudang Aksesoris Superintendent Gudang Aksesoris
Menerima Aksesoris
Pemeriksaan kualitasfisik aksesoris
Surat Jalan
Form laporanharian penerimaan aksesoris
Mengirimkan laporan harianpenerimaan aksesoris ke
superv isor gudang aksesoris
Form Komplain
Meminta persetujuan ataskomplain
Membuat laporan harianpenerimaan aksesoris
Mengirimkan Form Komplainke Bagian Purchasing /
Merchandising
Membuat Form Komplain
Form laporan harian penerimaan aksesoris
Memberikan persetujuanatas komplain
Form laporan harian penerimaan aksesoris
Mengirimkan laporanharian penerimaan
aksesoris ke bagianproduksi
Mengirimkan laporan harianpenerimaan aksesoris ke
bagianpurchasing/merchandising
[[Jika barangsesuai kualitas]]
[[Jika barang tidaksesuai kualitas]]
Gambar 3.12 Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Aksesoris)
151
151
ad Business Process Model
Staff Pengeluaran Gudang Aksesoris Administrasi Gudang Aksesoris Superintendent Gudang Aksesoris
Form Permintaan Aksesoris
Mengirimkan BPUP untukditanda tangani
superintendent gudangaksesoris
BPUP
Menerima Form dariDiv isi Factory
Membuat BPUP
Menandatangani BPUP
BPUP yang telah ditandatangani
Memberikan BPUP yangtelah ditandatangani
kepada staf pengeluarangudang aksesoris
Menyerahkan aksesoriskepada Div isi Factory danmeminta tanda tangan atas
BPUP
Gambar 3.13 Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Aksesoris)
152
152
ad Business Process Model
Staff Penerimaan Gudang Aksesoris Supervisor Gudang Aksesoris
Menerima retur aksesorisdari Div isi Factory
Packing List Return
Menandatangani PackingList Return
Memberikan Packing ListReturn untuk ditandatangani
ke Superv isor GudangAksesoris
Packing List Return yang sudah ditandatangani
Mengirimkan Packing List yangsudah ditandatangani ke Div isi
Factory
Menempatkan aksesorisyang diretur ke rak khusus
Gambar 3.14 Activity Diagram Warehouse (Retur Aksesoris)
153
153
ad Business Process Model
Manager Produksi Kabag Cutting QC Cutting Supervisor Cutting Bagian Warehouse Staff Cutting Staff Embro and Printing Kabag Sewing Staff Sewing QC Sewing
Membuat perencanaanproduksi
Kartu Produksi
Schedule Produksi
Melakukan persiapancutting
Rencana potong/ order
Melakukan pemeriksaanpola cutting
Form Check Pattern
Melakukan permintaanmarka mini
Form Permintaan Marka
Kartu produksi
Melakukan pemeriksaanmarka mini
Melakukan permintaanmarka produksi
Form permintaan marka produksi
Melakukan pemeriksaanmarka produksi
Melakukan permintaankain dan accessories
Form permintaan kain dan accessories
Mengirim kain /accessories
BPUP
Membuat kartu gelaran
Kartu Gelaran
Melakukan gelar kain
Melakukan proses cutting
Membuat laporan cuttingharian
Laporan cutting harian
Melakukan pencocokkanbagian dari fabric yang
dicutting
Melakukan prosesnumbering and bundling
Form numbering and bundling
Melakukan proses embro /printing
Surat Jalan
Mengecek embro /printing yang ada
Membuat laporanembro/printing
Laporan embro / printing
Mengirimkan potonganfabric ke bagian sewing
Mempersiapkan sew ing
Memeriksa pola
Melakukan prosessewing
Membuat laporan sewingharian
Laporan sewing harian
Melakukan pemeriksaanoutput sewing
Laporan QC Sewing
Melakukan prosesfinishing pra packing
Membuat laporan harianhasil finishing
laporan harian hasil finishing
Melakukan proses gosok
Melakukan pemeriksaanQC finishing
Membuat laporan QC finishing
Melakukan pemasangancardtag
Melakukan prosespelipatan
Melakukan packing
Input Data KP
Gambar 3.15 Activity Diagram Proses Produksi
153
154
154
3.9 Modul-Modul dan Menu yang Tersedia Dalam Sistem ERP
Tampilan modul-modul sistem ERP PT. Pan Brothers Tbk
Berikut ini adalah tampilan modul-modul dalam sistem ERP:
Gambar 3.16 Tampilan Modul-Modul Sistem ERP PT. Pan Brothers Tbk
154
155
155
Modul-Modul dalam Sistem ERP
Berikut ini merupakan modul-modul yang berhubungan dengan proses produksi:
Merchandising
Merupakan modul yang penting dari semua modul lainnya, karena modul
ini sangat terkait dengan modul-modul lainnya. Proses yang terbilang penting
adalah menangani pembuatan Production Card/Kartu Produksi, dimana form
inilah yang akan mengurus proses pemesanan dari buyer hingga order tersebut
jadi dan dikirim kembali ke buyer. Selain itu, modul ini juga menangani Cost
Breakdown, Size – Color Breakdown, Bills of Material, dan proses-proses yang
terkait dengan Purchase Order untuk bahan baku dan pendukung yang berasal
dari luar negeri (impor).
Modul Merchandising ini digunakan oleh Staf Merchandising, Marketing,
dan MCC (Material Cost Control). Secara umum, modul ini terdiri dari beberapa
menu:
• Production Card (Kartu Produksi)
• Cost Breakdown PC (Pembagian Biaya Kartu Produksi)
• Size – Color Breakdown (Pembagian Ukuran – Warna)
• Purchase Order (Pesanan Pembelian)
• Purchase Order – MCC Approved (Pesanan Pembelian - Di-approve MCC)
• Export Request (Permintaan Ekspor)
• PC Status Detail (Detail Status KP)
• PC Status Summary (Kesimpulan Status KP)
• Purchase Order Status (Status Pesanan Pembelian)
156
156
• Purchase by Group Item (Pembelian Berdasarkan Grup Barang)
• Purchase by Supplier (Pembelian Berdasarkan Supplier)
• Summary of Purchase (Kesimpulan Pembelian)
• Summary of Purchase Service (Kesimpulan Pembelian Jasa)
• BOM Status (Status BOM)
• Fabric Consumption – PO Compare (Perbandingan Konsumsi Kain – PO)
• Picture Validation (Validasi Gambar)
Purchasing
Merupakan modul yang terkait dengan proses pembelian bahan baku dan
kebutuhan-kebutuhan lainnya dimana suppliernya berasal dari dalam negeri
(lokal).
Modul Purchasing digunakan oleh Staf Purchasing dan Staf MCC
(Material Cost Control). Secara umum, modul ini terdiri dari beberapa menu:
• Purchase Order (Pesanan Pembelian)
• Purchase Order Follow Up (Follow Up Pesanan Pembelian)
• Purchase Order – MCC Approved
• Purchase Order Return
• Purchase Order Outstanding (Pesanan Pembelian yang Outstanding)
• Purchase Order Status (Status Pesanan Pembelian)
• Purchase by Supplier (Pembelian oleh Supplier)
• Summary of Purchase (Kesimpulan Pembelian)
• Summary of Purchase Service (Kesimpulan Pembelian Jasa)
157
157
• Follow Up PO
• Lead Time PO
Inventory
Merupakan modul yang menangani penyimpanan dan pengeluaran baik
bahan baku berupa fabric maupun bahan pendukung berupa aksesoris.
Modul Inventory digunakan oleh Staf IT Support, PIC terkait, Staf
Warehouse (fabric and accessories), Staf QA (Quality Assurance), Staf
Warehouse/Gudang Jadi, dan bagian Accounting. Secara umum, modul ini terdiri
dari beberapa menu:
• Style
• Season
• Color
• Warehouse Location
• Inventory Group
• Inventory
• Beginning Balance
• Goods Request
• Goods Request Approval
• Goods Request – Material Control Approval
• Goods Received
• Goods Received – QA Approved
• Goods Received – Rack Allocation
158
158
• Finish Goods Received
• Return BPB
• Goods Used
• Goods Used Return
• PO Qty Verification for Goods Issue
• Closing PC
• Inventory Group List
• Inventory List
• Beginning Balance
• Kartu Stok Tanpa Harga
• Status Persediaan Up to Date
• Status Efektif
• Saldo Barang dan Mutasi -> Quantity
• Saldo Barang dan Mutasi -> Harga
• Stock History per Periode
• Daftar Return Pemakaian Barang
• Daftar Penerimaan Barang -> Kain -> Dengan Harga
• Daftar Penerimaan Barang -> Kain -> Tanpa Harga
• Daftar Penerimaan Barang -> Accessories -> Dengan Harga
• Daftar Penerimaan Barang -> Accessories -> Tanpa Harga
• Daftar Penerimaan Barang -> Spareparts
• Daftar Penerimaan Barang -> Others
• Daftar Pemakaian Barang -> Kain -> Dengan Harga
159
159
• Daftar Pemakaian Barang -> Kain -> Tanpa Harga
• Daftar Pemakaian Barang -> Accessories -> Dengan Harga
• Daftar Pemakaian Barang -> Accessories -> Tanpa Harga
• Rekapitulasi Pemakaian Barang
• Daftar Penerimaan Hasil Jadi
• Permintaan Barang Status
Production and Operation
Merupakan modul yang menangani proses produksi dan operasi di
PT. Pan Brothers Tbk ini, mulai dari proses pemotongan bahan hingga proses
penjahitan serta pengepakan. Modul Production ini digunakan oleh Staf Marka
(Marker), Staf Merchandiser, Staf Production (Cutting), dan Staf Production
(Sewing). Proses besarnya terbagi atas 2 bagian, Cutting dan Sewing.
- Cutting
Merupakan modul yang menangani proses aliran data dari sebuah fabric
untuk dilakukan pemotongan sesuai pattern yang telah ditentukan
sebelumnya. Secara umum, modul ini terbagi atas beberapa menu:
• Fabric Consumption
• Accessories Consumption
• Kartu Gelaran
• Cutting Production
• Menambahkan Cutting Production
• Mengubah Cutting Production
160
160
• Menghapus Cutting Production
• Mencetak Cutting Production
• Cutting Report
• Cutting Status
- Sewing
Merupakan modul yang menangani proses penjahitan pakaian yang dimulai
dari fabric yang telah dipotong dari bagian Cutting dan/atau fabric yang telah
mengalami embro printing dan heatseal terlebih dahulu. Secara umum,
modul ini terbagi atas beberapa menu:
• Input Data Harian Sewing
• Input Data KP
• Sewing Struktur
• Sewing Time
• Report Harian per 25 Menit
• Daily Sewing Performance Report
• Recapitulasi Order PBT
• Analyze Sewing
• Laporan Bulanan Sewing
• Cost per Buyer
• Making Handling Cost
• Graph per 25 Menit
• Sewing Lost Time
161
161
3.10 Permasalahan yang Dihadapi
Berikut adalah permasalahan yang dihadapi dalam sistem ERP PT. Pan Brothers
Tbk.:
Tabel 3.4 Permasalahan yang Dihadapi
No Masalah Deskripsi Masalah
1 Tampilan program sistem
ERP yang sudah ada masih
kurang user-friendly dan
penggunaan kata yang masih
belum konsisten di tampilan
sistem.
(Dapat dilihat pada Gambar
3.17 dan Gambar 3.18).
Pada tampilan sistem ERP PT. Pan
Brothers Tbk. masih banyak hal yang
masih belum terlihat user friendly untuk
user gunakan. Seperti pada masih banyak
terdapat field-field yang tidak diperlukan
sehingga terkadang membuat bingung
user dan langkah pengerjaan suatu form
yang sering berpindah dari satu tab ke tab
lain. Termasuk penggunaan kata dalam
suatu istilah yang berbeda nama maupun
bahassa di dalam satu modul atau bahkan
dengan modul lainnya.
Misalnya: Kata “Production Card”
diganti menjadi “Kartu Produksi” di menu
lain, Penggunaan kata Print, Cetak, Ok
dan Proses yang fungsi button-nya untuk
mencetak.
162
162
2 Masih banyak user yang
belum paham dalam
menggunakan sistem ERP
yang baru.
Banyak user yang masih belum
memahami bagaimana menggunakan
sistem ERP yang baru ini, karena tampilan
yang mungkin berbeda, hingga
penggunaan bahasa atau pengaturan
inputan dalam setiap field ketika hendak
dimasukkan.
3 Penanganan terhadap masalah
Sistem ERP sangat minim
diketahui user, sehingga lebih
didominasi oleh Tim Support.
Sistem ERP yang diterapkan terlihat
asing oleh user divisi bersangkutan.
Pengetahuan tentang IT, termasuk sistem
ERP sangat minim. Sehingga kesalahan
kecilpun masih harus diperbaiki oleh Tim
Support.
4 Sistem yang masih belum
stabil ditandai dengan adanya
error/bug sehingga masih
sering dilakukan modifikasi
program.
Ketika kita mengoperasikan menu-menu
yang ada, biasanya sering muncul error
pada saat penyimpanan yang membuat
tampilan sistem ERP langsung hilang,
sehingga kita harus membuka kembali
sistem ERP nya. Ditemukan juga bug
dalam beberapa dokumen dikarenakan
sistem masih bersifat pengembangan dan
terus-menerus dilakukan modifikasi,
walaupun sistem telah dioperasikan di
163
163
perusahaan.
5. Banyak menu yang redundan
(Dapat dilihat pada Gambar
3.19 dan Gambar 3.20).
Pada program sistem ERP yang ada,
masih terdapat beberapa menu yang
redundan yaitu beberapa menu dengan
tampilan yang sama tetapi untuk fungsi
yang berbeda, terutama dalam menu
laporan.
6. Tidak semua menu pada
sistem ERP dapat
mengenerate kode transaksi
sehingga sistem pengkodean
menjadi tidak konsisten.
(Dapat dilihat pada Gambar
3.21 dan Gambar 3.22).
Masih terdapat beberapa form dimana ID
Transaksinya tidak dapat tergenerate
sendiri secara otomatis sehingga user
dapat mengisi ID tersebut sendiri tanpa
mengetahui sistem pengkodean yang
seharusnya dan menyebabkan sistem
pengkodean menjadi tidak konsisten.
164
164
Gambar 3.17 Tampilan Menu yang Tidak Konsisten (1)
Gambar 3.18 Tampilan Menu yang Tidak Konsisten (2)
165
165
Gambar 3.19 Tampilan Menu yang Redundan (1)
Gambar 3.20 Tampilan Menu yang Redundan (2)
166
166
Gambar 3.21 Tampilan Menu yang Tidak Mengenerate ID Otomatis
Gambar 3.32 Contoh ID yang Tidak Tergenerate
167
167
3.11 Length of Effort (LoE)
HARI KE- I
HARI /
TANGGAL Selasa, 12 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pengenalan
dan Diskusi
IT GM
IT Staff
Pengenalan tentang Company
Profile secara umum
Pengenalan sistem ERP yang
diterapkan di perusahaan
Memperoleh pengetahuan tentang
informasi perusahaan, produk
perusahaan, dan modul yang digunakan
pada sistem ERP di perusahaan.
167
168
168
HARI KE- II
HARI /
TANGGAL Rabu, 13 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pengenalan
dan Diskusi
Modul Sales
Order
IT GM
IT Staff
Pengenalan tentang Company
Structure
Penjelasan Modul Sales
Order
Memperoleh pengetahuan tentang
struktur organisasi perusahaan
Mempelajari tahap-tahap Modul Sales
Order, fokus pada SO itu sendiri
168
169
169
HARI KE- III
HARI /
TANGGAL Kamis, 14 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pengenalan dan
Diskusi Modul
Sales Order dan
Merchandising
IT GM
IT Staff
Pengenalan tugas Divisi
Merchandising
Penjelasan Modul Sales
Order dan Merchandising
Memperoleh pengetahuan tentang tugas
dari Divisi Merchandising
Mempelajari tahap-tahap Modul Sales
Order, fokus pada laporan
Mempelajari tahap-tahap modul
Merchandising, fokus pada Production
Card (PC) dan Purchase Order (PO)
169
170
170
HARI KE- IV
HARI /
TANGGAL Jumat, 15 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pengenalan
dan Diskusi
Modul
Merchandising
IT GM
IT Staff
Pengenalan Company IT
Structure
Penjelasan Modul
Merchandising
Memperoleh pengetahuan tentang
struktur perusahaan untuk Divisi IT
Mempelajari tahap-tahap modul
Merchandising, fokus pada Purchase
Order dan Bill of Materials (BOM)
170
171
171
HARI KE- V
HARI /
TANGGAL Senin, 18 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Merchandising
IT Staff Penjelasan Modul
Merchandising secara
keseluruhan
Mempelajari tahap-tahap pada Modul
Merchandising secara keseluruhan
171
172
172
HARI KE- VI
HARI /
TANGGAL Selasa, 19 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pengenalan
dan Diskusi
Business
Process sistem
ERP
IT GM
IT Staff
Pengenalan Business Process
sistem ERP
Penjelasan siklus Modul
Puchasing
Memperoleh pengetahuan tentang
proses bisnis berjalan yang diterapkan
di sistem ERP di perusahaan
Mempelajari tahap-tahap modul
Purchasing, fokus pada Purchase
Order, Purchase Order Follow Up, dan
Purchase Order MCC Approval
172
173
173
HARI KE- VII
HARI /
TANGGAL Rabu, 20 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Merchandising
dan
Purchasing
IT Staff Penjelasan Modul
Merchandising dan
Purchasing
Mempelajari perbaikan yang dilakukan
pada Modul Merchandising, fokus pada
CBD, Size CBD, dan laporan Order
Status
Mempelajari kembali tahap-tahap
Modul Purchasing
173
174
174
HARI KE- VIII
HARI /
TANGGAL Kamis, 21 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6.5
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.30 Pengenalan
dan Diskusi
Modul
Inventory
IT Staff Pengenalan Business Process
Modul Inventory
Memperoleh pengetahuan tentang
proses bisnis untuk Modul Inventory
dan pihak-pihak yang terkait di
dalamnya.
Mempelajari tahap-tahap pada Modul
Inventory secara umum
174
175
175
HARI KE- IX
HARI /
TANGGAL Jumat, 22 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pengenalan
dan Diskusi
Modul
Inventory dan
Production
and Operation
IT Staff Penjelasan Modul Inventory
Pengenalan Business
Process Divisi Factory dan
PPIC (Production Planning
and Inventory Control)
Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada Master
Memperoleh pengetahuan tentang peran
dan tugas dari Divisi Factory dan PPIC
(Production Planning and Inventory
Control)
175
176
176
HARI KE- X
HARI /
TANGGAL Senin, 25 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Inventory
IT Staff Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada menu
Master apa saja yang digunakan atau
tidak, serta penjelasannya.
176
177
177
HARI KE- XI
HARI /
TANGGAL Selasa, 26 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Inventory
IT Staff Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada menu
Transaction apa saja yang digunakan
atau tidak, serta penjelasannya.
177
178
178
HARI KE- XII
HARI /
TANGGAL Rabu, 27 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Inventory
IT Staff Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada menu
Transaction
178
179
179
HARI KE- XIII
HARI /
TANGGAL Kamis, 28 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Inventory
IT Staff Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada menu
Transaction
179
180
180
HARI KE- XIV
HARI /
TANGGAL Jumat, 29 Juli 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Inventory
IT Staff Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada menu
Transaction
180
181
181
HARI KE- XV
HARI /
TANGGAL Senin, 1 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Inventory
IT GM Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada menu
Transaction
181
182
182
HARI KE- XVI
HARI /
TANGGAL Selasa, 2 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Inventory
IT Staff Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada menu
Report
182
183
183
HARI KE- XVII
HARI /
TANGGAL Rabu, 3 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Inventory
IT Staff Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada
Modul Inventory, fokus pada menu
Report
183
184
184
HARI KE- XVIII
HARI /
TANGGAL Kamis, 4 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pengenalan
dan Diskusi
Modul
Shipping
IT Staff Penjelasan Modul Shipping Mempelajari tahap-tahap pada Modul
Shipping
184
185
185
HARI KE- XIX
HARI /
TANGGAL Jumat, 5 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pengenalan
dan Diskusi
Modul
Production
and Operation
IT Staff Penjelasan Modul
Production and Operation
Mempelajari tahap-tahap pada Modul
Production and Operation, fokus pada
Transaction
185
186
186
HARI KE- XX
HARI /
TANGGAL Senin, 8 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Diskusi Modul
Production
and Operation
IT Staff Penjelasan Modul
Production and Operation
Mempelajari tahap-tahap pada Modul
Production and Operation, fokus pada
Report
186
187
187
HARI KE- XXI
HARI /
TANGGAL Selasa, 9 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Survei
kegiatan
Production di
lapangan
Survei
kegiatan
Purchasing di
lapangan
IT Staff
Factory Staff
Purchasing Staff
Survei kegiatan Production
Survei kegiatan Purchasing
Mendapatkan penjelasan tentang proses
bisnis Production secara langsung,
fokus pada Cutting dan Marker
Mendapatkan penjelasan tentang proses
bisnis Purchasing secara langsung
187
188
188
HARI KE- XXII
HARI /
TANGGAL Rabu, 10 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Survei
kegiatan
Inventory di
lapangan
IT Staff
Inventory Staff
Survei kegiatan Inventory Mendapatkan penjelasan tentang proses
bisnis Inventory secara langsung, fokus
pada Fabric Inventory
188
189
189
HARI KE- XXIII
HARI /
TANGGAL Kamis, 11 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Survei
kegiatan
Production di
lapangan
Survei
kegiatan
Inventory di
lapangan
IT Staff
Factory Staff
Inventory Staff
Survei kegiatan Production
Survei kegiatan Inventory
Mendapatkan penjelasan tentang proses
bisnis Production secara langsung,
fokus pada Cutting dan Marker
Mendapatkan penjelasan tentang proses
bisnis Inventory secara langsung, fokus
pada Accessories Inventory
189
190
190
HARI KE- XXIV
HARI /
TANGGAL Jumat, 12 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Survei
kegiatan
Production di
lapangan
IT Staff
Factory Staff
Survei kegiatan Production Mendapatkan penjelasan tentang proses
bisnis Production secara langsung,
fokus pada Packing
190
191
191
HARI KE- XXV
HARI /
TANGGAL Senin, 15 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Penjelasan
UML secara
keseluruhan
dan Modul
Production
and Operation
IT GM
IT Staff
Penjelasan UML secara
keseluruhan
Pembuatan UML – Modul
Production
Memperoleh pengetahuan tentang
company UML (Class Diagram, Use
Case Diagram, Sequence Diagram)
Membuat Modul Production and
Operation (Class Diagram, Use Case
Diagram, Sequence Diagram)
191
192
192
HARI KE- XXVI
HARI /
TANGGAL Selasa, 16 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pembuatan
UML sales
order
IT Staff Pembuatan UML sales order Membuat UML sales order (Class
Diagram, Use Case Diagram, Sequence
Diagram)
192
193
193
HARI KE- XXVII
HARI /
TANGGAL Kamis, 18 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pembuatan
UML
merchandising
IT Staff Pembuatan UML
merchandising
Membuat UML merchandising (Class
Diagram, Use Case Diagram)
193
194
194
HARI KE- XXVIII
HARI /
TANGGAL Jumat, 19 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pembuatan
UML
merchandising
IT Staff Pembuatan UML
merchandising (lanjutan)
Membuat UML merchandising
(Sequence Diagram)
194
195
195
HARI KE- XXIX
HARI /
TANGGAL Senin, 22 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pembuatan
UML
purchasing
IT Staff Pembuatan UML purchasing Membuat UML purchasing Class
Diagram, Use Case Diagram, Sequence
Diagram)
195
196
196
HARI KE- XXX
HARI /
TANGGAL Selasa, 23 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pembuatan
UML inventory
IT Staff Pembuatan UML inventory Membuat UML inventory (Class
Diagram, Use Case Diagram)
196
197
197
HARI KE- XXXI
HARI /
TANGGAL Rabu, 24 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pembuatan
UML inventory
dan production
IT Staff Pembuatan UML inventory
(lanjutan)
Pembuatan UML production
Membuat UML inventory (Sequence
Diagram)
Membuat UML production (Class
Diagram, Use Case Diagram)
197
198
198
HARI KE- XXXII
HARI /
TANGGAL Kamis, 25 Agustus 2011
JUMLAH
JAM 6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pembuatan
UML
production
IT Staff
IT GM
Pembuatan UML production
(lanjutan)
Membuat UML production (Sequence
Diagram)
198
199
199
HARI KE- XXXIII
HARI /
TANGGAL Jumat, 26 Agustus 2011
JUMLAH
JAM
6
WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN
09.00 – 16.00 Pembuatan
UML
production
IT Staff
Pembuatan UML production
(lanjutan)
Membuat UML production (Sequence
Diagram)
199
top related