2. strategic project management rev 1
Post on 31-Dec-2015
31 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Memanfaatkan Peluang
1. Arah dan Pilihan Strategi2. Dorongan Strategi3. Alur Strategi4. Ukuran Kinerja
Pemanfaatan Peluang• Business Dev Projects
– New Products– New Markets– Selling more to exixtsing customers– New Value cretaing – New distribution cahnnels– New Technologies
• Change Management• Akusisi, aliansi dan Joint venture
– Akusisi– Alliansi dan Joint Venture
• Perbaikan Operasional– Perluasan– Penghematan Biaya
Menyelesaikan masalah
• Keadaan yang diinginkan• Keadaan sekarang• Identifikasi masalah• Mencari Solusi• Memilih Solusi Paling Tepat
Vision and Goal Achievement Cycle
The Discipline of Successful Execution
Benefit/Learning
Management
Benefit/Learning
Management
ProgramManagement
ProgramManagement
Solution
Management
Solution
Management
Program & ProjectManagement
Strategic Management
ProjectManagement
ProjectManagement
Dreams/Vision
Dreams/Vision
1
2
3
4
5
6
Strategy-driven Project Management®
Problem Management
Problem Management
Level 1 feedback
Level 2 feedback
Level 3 feedback
Goals Performance Indicators
Policy, strategy, criteria
Program, Budget, schedule
Project Standard Manual Close out and Transition/implementation
New dream
Hari G Soeparto©2002
Portfolio Project Management
EnterpriseEnvironmental Factor
4. Dari Strategi Menuju Realisasi yang Berhasil
Strategic Project Management
• Strategic project management is the term lately used by researchers and practitioners of project and program management to refer to the effective and efficient management of project-based organizations
• Strategic project management focuses on the best utilization and alignment of the resources of the project-based organization to meet its vision and goals.
• Strategic project management focuses on the providing means to the management enabling them to provide guidance for more than one project at a time in a way that the strategic intent of the project-based organization is met
Masalah
• Banyak proyek-proyek yang telah dan sedang di laksanakan akan tetapi tidak memberikan manfaat yang berarti bagi organisasi yang melaksanakannya, karena proyek proyek hanya terfokus kepada proses pelaksanaan proyek kurang memperhatikan manfaat yang lebih luas secara strategis dari proyek tersebut
Apa Manajemen Proyek Strategis itu?
• "Penggunaan pengetahuan manajemen proyek, keterampilan, alat dan teknik yang tepat dalam konteks tujuan dan sasaran perusahaan sehingga deliverable proyek akan memberikan kontribusi nilai bagi perusahaan dengan cara yang dapat diukur" (Callahan & Brooks, 2004, p 23).
• "Proses yang memperhitungkan cara perusahaan melakukan bisnis, memungkinkan untuk kemungkinan hasil yang signifikan dengan risiko yang lebih sedikit" (Callahan & Brooks, h. 30).
Asal Manajemen Proyek Strategis?
• Manajemen proyek strategis terdiri dari kegiatan dalam memilih, mengelola dan mengukur hasil proyek untuk memastikan nilai yang optimal bagi suatu organisasi.
• Semua proyek dilakukan oleh sebuah organisasi harus memenuhi seperangkat kriteria yanng ditetapkan oleh pemimpin organisasi untuk memastikan keselarasan dengan visi strategis organisasi.
Elemen Utama Manajemen Proyek Strategis• Pastikan bahwa semua proyek selaras secara strategis –
– Menurut penelitian Stanleigh ditemukan 68 persen organisasi tidak ada pendekatan sistematis untuk memprioritaskan proyek-proyek atau menghubungkan mereka dengan tujuan perusahaan dan strategis." (Stanleigh, h. 2).
• Menciptakan pemfokusan budaya Manajemen Proyek – – Stanleigh menjelaskan perlunya budaya manajemen
proyek untuk menyebar dalam sebuah organisasi dari tim kepemimpinan eksekutif sampai tenaga bantuan administratif (Stanleigh, p. 4).
• Menerapkan praktek-praktek Manajemen Proyek Strategis terbaik – – penelitian Stanleigh menunjukkan bahwa sangat sedikit
penerapan Project Managerment Office dalam organisasi "tidak menganggap lesson learned sebagai penting dalam tugas mereka secara keseluruhan" (Stanleigh, hal 4).
• Buat sistem pengukuran proyek strategis – – penelitian Stanleigh menunjukkan pandangan yang
sangat taktis untuk pengukuran manajemen proyek. Hasil survei menunjukkan bahwa proyek kebanyakan organisasi 'sistem pengukuran keberhasilan manajemen hanya didorong pengukuran taktis seperti "proyek tepat waktu, proyek-proyek sesuai anggaran, persyaratan ruang lingkup dicapai, persyaratan pelanggan dipenuhi dan mencapai semua delivery milestone" (Stanleigh, hal 5).
(Stanleigh-2006)
Kerangka SPM • 1 Alignment Strategis Proyek -.
– Suatu organisasi harus memastikan bahwa setiap proyek yang dilakukan sejalan dengan tujuan dan sasaran organisasi . Untuk melakukan ini, tim pemimpinan eksekutif perlu terlibat dalam penentuan prioritas dan seleksi proyek serta definisi hasil proyek. DSalam kerangka SPM dijelaskan lebih rinci merupakan bagian selanjutnya dalam kuliah ini.
• 2 Kembangkan Budaya Manajemen Proyek – – Sebuah organisasi harus memulai sesi pelatihan untuk
melatih personil tentang pentingnya manajemen proyek dan alat-alat dan metodologi yang digunakan untuk mengelola proyek. Budaya manajemen proyek membantu untuk menciptakan kerja sama tim, pemahaman tanggung jawab, dan akuntabilitas dalam organisasi.
• 3 Lakukan Praktik Terbaik – – Setiap organisasi perlu membuat dokumen 'praktik
terbaik' manajemen proyek untuk menjelaskan metodologi yang digunakan dalam memilih dan mengelola proyek. Dokumen ini seharusnya tidak hanya garis besar prosedur yang akan digunakan untuk mengelola proyek, tetapi juga informasi yang harus dikumpulkan selama dan setelah proyek untuk memastikan pengetahuan yang diperoleh selama proyek ini diteruskan.
Kerangka SPM (2)• 4 Melacak dan Mengukur Proyek dan Hasil -.
– Salah satu aspek yang lebih penting dari PMBOK adalah 'mengendalikan "proyek. Proses yang digunakan untuk mengontrol proyek yang sangat baik didefinisikan sebagai mekanisme pelacakan dan pelaporan proyek-proyek. Meskipun demikian ada bidang yang perlu ditingkatkan penekanannya, seperti mengukur ROI, ROC dan pengukuran berbasis nilai lain yang akan membantu organisasi untuk mengukur dan melaporkan bahwa proyek tersebut telah memberikan nilai tambah.
• 5 Buat Saluran Komunikasi Terbuka – Merupakan kunci untuk implementasi dan praktek yang
sukses dalam SPM dan manajemen proyek. Tanpa komunikasi yang terbuka dan jujur di seluruh organisasi, proyek dapat dipastikan tidak berhasil seperti diharpakan dan sangat mungkin gagal untuk sama sekali.
GOAL
INITIATIVES
OBJECTIVES
PROGRAM & PROJECTS
INTERNAL ASSESSMENT
STRATEGY
INITIATE
ANALYSE
DESIGN
BUILD
VALIDATE
IMPLEMENT
BUSINESS
CASE
ONGOING
METRICS
LESSON
LEARNED
PRIORITIZATION
APPROVAL
ANAYSIS
STRATEGIC MANAGEMENT
PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT
PROGRAM/PROJECT MANAGEMENT
24
1. TAHAP STRATEGI
• PENETAPAN: – MISI/VISI– KINERJA
• KEPUASAN PELANGGAN• KEBERHASILAN FINANSIIL
– PROSES USAHA• MARKETING• PROPOSAL• DEAL CLOSING• PELAKSANAAN PROYEK• PENUTUPAN
25
TAHAP STRATEGI (2)• ASSET YANG DIPERLUKAN
– INTELLECTUAL• RELATIONSHIP• ORGANIZATIONAL• HUMAN RESOURCES
– FINANSIAL• FISIK• MONETER
• TARGET DAN SASARAN• ANALISIS KESENJANGAN
26
TAHAPAN STRATEGI (3)• ANALISIS KESENJANGAN• INITIATIVE/USULAN PROYEK
PROYEK• SELEKSI DAN PRIORITASI
– MENUNJANG SASARAN STRATEGIS– BATASAN ANGGARAN– KETERSEDIAAN SUMBER DAYA
• DAFTAR PROYEK PROYEK YANG DISEPAKATI UNTUK LAKSANAKAN
27
2.TAHAP PELAKSANAAN
• PERSIAPAN PELAKSANAAN– PENYIAPAN SUMBER DANA– PENYIAPAN PRASARANA PELAKSANAAN PROYEK– PELAKSANAAN PROYEK– PENGENDALIAN DAN MONITOR– PENUTUP
• PELAKSANAAN– INISIASI– PERENCANAAN PROYEK – PELAKSANAAN– MONITOR DAN PENGENDALIAN– PENUTUPAN
GOAL
• KEPUASAN PELANGGAN• KEUNTUNGAN PERUSAHAAN• EFEKTIFITAS DAN EFESIENSI
PROSES USAHA• PERKEMBANGAN TERUS
MENERUS
KESENJANGANBAGAIMANA SAAT INI PERNYATAAN SASARAN
• KEPUASAN PELANGGAN
• KEUNTUNGAN PERUSAHAAN
• EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PROSES USAHA
• PERKEMBANGAN TERUS MENERUS
• KEPUASAN PELANGGAN
• KEUNTUNGAN PERUSAHAAN
• EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PROSES USAHA
• PERKEMBANGAN TERUS MENERUS
41
Element of Investment Initiative Component
Management• Value• Benefit• Goal• Strategic/Tactical• External/Internal• Longterm/Shortterm
44
Benefit Criteria of Success
• Benefit– Financial Benefit– Non Financial Benefit
• Pengembangan Kemampuan• Pengakuan Brand• Tempat Kerja Pilihan• Sosial• Lingkungan
• Batasan
45
Proses untuk mendapatkan Manfaat
• Identifying • Structuring Benefits• Planning Benefits Realisation• Realising & Tracking Benefits• Evaluation
46
Tools & Techniques to attain the benefit
• Program Architecture• Roadmap• Governance• Stakeholder Management• Financial Framework• Benefit Management• Risk• Communication• Capacity Management
Identifying & Structuring
Benefits
Early Stage Benefit Identification
Planning Benefits
Realisation
Realising & Tracking Benefits
Evaluation
Benefit Owner Identification & Engagement
Detailed Benefit Identification
Benefit Modelling
Benefit Profiling
Benefit Realisation Plan
Benefit Management Strategy
Continual Benefits Management
Post Project Review
51
Tools & Technique• Scope Management• Quality Management• Risk Management• Communication
Management• Integration Management• Resources Management
– Time – Cost – Human Resource – Procurement
• Material• Services
1. Scope Management2. Quality Management3. Risk Management4. Communication
Management5. Integration
Management6. Time 7. Cost 8. Human Resource9. Procurement PMBOK-PMI
56
Taktis -Internal
• Prosess dan Metodologi – Lifecycle proyek dan manajemen prosess
standar• Sarana
– Penjadwalan Proyek dan sarana dan sistem manajemen
• Governance– Project deliverable and milestone based
governance• Metrics and Knowledge
– Project management knowledge center, performance standards and metrics.
57
Taktis-External
• Methodology and process– Internal and external project scope, management
supported by standard schedule, budget and resources communication and reporting process
• Tools– Scope, schedule, budget, resource management,
communication and reporting tools and systems.• Governance
– Project governance communications, and reporting.
• Metrics and Knowledge– Communication for enterprise use with
centralized customer feedback and lessons learned improvement and communications
58
Strategic-Internal • Methodology and process
– Enterprise project reporting, monitoring, analysis and internal and external benchmarking and closed loop improvement processes.
• Tools– Project portfolio management and oversight
tools and systems.• Governance
– Project portfolio governance.• Metrics and Knowledge
– Project portfolio management knowledge center, performance standards and metrics.
59
Strategis-External• Methodology and process
– Enterprise project portfolio quantitative and qualitative analysis and closed loop benefits realization processes.
• Tools– Portfolio performance measurement, benefits
realization, and accountability tools and systems.• Governance
– Project portfolio lifecycle performance governance.
• Metrics and Knowledge– Project portfolio performance standards and
metrics based upon business plan and forecast
PENYIAPAN PELAKSANAAN
• PENYIAPAN SUMBER DANA• PENYIAPAN PRASARANA
PELAKSANAAN PROYEK-PROYEK
• PELAKSANAAN PROYEK PROYEK
• PENGENDALIAN DAN MONITOR• PENUTUP
Benefit Management• Identifikasi Manfaat Strategis• Komitment Stake Holder• Owner ship manfaat yang
diluar Business case• Proses Pengelolaan,
Pengendalian Realisasi Benefit• Penyesuaian diri Business case
bila lingkungan berubah
BUSINESS CASE• Menilai/memperkirakan manfaat bahwa
program/ proyek harus dapat memberikan jawaban atas pertanyaan - 'apakah proyek/program layak dilakukan?'‘
• Dokumentasikan proses identifikasi, pemantauan dan perealisasian manfaat
• Pastikan rencana / proses tersebut digunakan untuk memeperoleh manfaat yang diinginkan
• Tentukan manfaat semula untuk memungkinkan perbandingan dengan manfaat yang diproyeksikan
• Menentukan batas-batas dengan program lain / proyek untuk memastikan bahwa manfaat tidak 'dihitung ganda'.
Benefit Management Process
• Identifying & Structuring Benefits
• Planning Benefits Realisation • Realising & Tracking Benefits • Evaluation
FACILITY AND ASSET MANAGEMENT
• EMERGENCY & SECURITY MANAGEMENT
• SAFETY MANAGEMENT• PENGGUNAAN• PEMELIHARAAN FASILITAS
top related