03 standar operasional prosedur.rtf
Post on 13-Jan-2016
19 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
1/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
1
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (S.O.P)
IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU) BANDUNG
PERIODE 2013-2015
BAB I
PENGERTIAN, TUJUAN, DAN UNGSI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
1.1 P!"#!$%&'" S%'"'$ O!$'*&+"' P$+*!$
Standar Operasional Prosedur adalah suatu acuan dan pegangan
steakholder organisasi dalam melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan fungsi
dan alat penilaian kegiatan berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif,
dan prosedur sesuai dengan tata kerja yang bersangkutan dalam sebuah organisasi.
1.2 T'"
Standar Operasional Prosedur Ikatan eluarga !ahasis"a Indramayu (Ika
#arma $yu) %andung bertujuan menyamakan komitmen kepengurusan sesuai
dengan tata kerja organisasi untuk me"ujudkan Ika #arma $yu yang bersinergi.$dapun tujuan Standar Operasional Ika #arma $yu, yaitu&
1. !engetahui peran dan fungsi kinerja organisasi yang bersifat internal dan
eksternal secara jelas.
2. !enjelaskan alur tugas, "e"enang, dan tanggungja"ab kepengurusan yang
bersifat internal dan eksternal.
3. !enjaga kepengurusan yang konsistensi dalam melaksanakan program
kerja.
4. 'ntuk menghindari kekeliruan dalam melaksanakan program kerja satu
periode kepengurusan.
1.3 "#*&Ika #arma $yu %andung memiliki fungsi perancangan Standar
Operasional Prosedur (SOP), yaitu&
1. !emperlancar berjalannya tugas program kerja kepengurusan dalam satu
periode.
2. Sebagai dasar hukum kedua setelah $#$* Ika #arma $yu %andung.
3. !engarahkan kepengurusan untuk memiliki disiplin tinggi dalam
melaksanakan program kerja.
4. Sebagai pedoman dalam melaksanakan program kerja dan alur
kepengurusan.
5. !enjelaskan secara terperinci pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh
Internal kepengurusan.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
2/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
2
6. Sebagai alat ukur pengambilan keputusan terhadap konsep program kerja
yang jelas.
7. Sebagai alat ukur ketransparansian dan keakuntabilitasan sebuah organisasi.
BAB II
KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
2.1 S&*%!/ K++$&"'*& I"%!$"' P!"#$*
2.1.1 P!"#'"%'$
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
3/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
3
'ntuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi, keselarasan, dan e+aluasi
maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam rapat
lengkap seluruh pengurus maupun eofisio kepengurusan (etua 'mum,Sekretaris 'mum, %endahara 'mum, dan etua #epartemenbidang).
#alam koordinasi internal pengurus menggunakan Ida"anIda"ati, dan
angayu sebagai panggilan penghormatan.
2.1.2 M''/-/''/ R''%
apat yang dilaksanakan Ika #arma $yu dapat diklasifikasikan sebagai
berikut&
2.1.2.1 R''% K!$' (R'!$) I' D'$/' A B'""# (P*'%)
1) Pelaksanaan rapat kerja Ika #arma $yu %andung dilaksanakan
sebanyak kali dalam satu periode ( tahun), yaitu
dilaksanakan pada a"al terbentuknya kepengurusan baru, dan
dilaksanakan setelah Sidang Pleno.
2) aker dilaksanakan oleh eofisio dan seluruh pengurus Ika
#arma $yu %andung.
3) $genda apat erja
a) apat erja tahun Pertama
i. !ensosialisasikan /isi, !isi, dan *ujuan organisasi
oleh etua 'mum Ika #arma $yu %andung.
ii. !enyampaikan pola umum kebijakan organisasi
oleh ketua umum.iii. Penjelasan $#, $*, 0%1O, 0%P, dan SOP Ika
#arma $yu %andung oleh etua 'mum dan
Sekretaris 'mum.
iv. Pembagian rekomendasi Sidang 'mum (S') kepada
departemen oleh ketua umum.
v. Penyusunan, pembahasan, dan penetapan Program
erja (Proker) oleh masing-masing #epartemen dan
%iro kepengurusan yang dipimpin oleh etua
'mum.
vi. Pembahasan anggaran keuangan yang dipimpin oleh
ketua umum dan bendahara umum.vii. apat erja dilaksanakan oleh pengurus Ika #arma
$yu %andung, dihadiri oleh pengurus inti
komisariat, dan #emisioner sebagai peninjau.
viii. apat kerja tahun pertama dilaksanakan setelah
pelantikan dan pembacaan Surat eputusan (S)
oleh Presidium I pada Sidang 'mum (S').
b) $genda apat erja tahun edua
i. 2aporan kinerja pengurus selama setengah periode
(3 tahun).
ii. 4+aluasi kinerja kepengurusan.
iii. e+isi program kerja.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
4/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
4
iv. $nalisis dan pembahasan program kerja.
v. ekomitmen pengurus.
2.1.2.2 R''% K!$' (R'!$) K+/&*'$&'%
1) Pelaksanaan rapat kerja komisariat dilaksanakan sebanyak
kali dalam satu periode (3 tahun), yaitu dilaksanakan pada
a"al kepengurusan baru, dan dilaksanakan setelah sidang
pleno komisariat.
2) aker dilaksanakan oleh eofisio dan seluruh pengurus.
3) $genda apat erja &
a) apat erja Pertama
i. !ensosialisasikan /isi, !isi, dan *ujuan organisasi
oleh etua 'mum.
ii. !enyampaikan pola umum kebijakan organisasioleh ketua umum.
iii. Penjelasan $#, $*, 0%1O, 0%P, oleh etua
'mum.
iv. Pembagian rekomendasi !usya"arah $nggota
(!usyag) kepada bidang oleh ketua umum.
v. Penyusunan, pembahasan, dan penetapan Program
erja (Proker) oleh masing-masing bidang
kepengurusan yang dipimpin oleh etua 'mum.
vi. Pembahasan anggaran keuangan yang dipimpin oleh
ketua umum dan bendahara umum.
vii. apat erja dilaksanakan oleh pengurus komisariat,dihadiri oleh #emisioner, 4ofisio Ika #arma $yu
%andung sebagai peninjau.
viii. apat kerja pertama dilaksanakan setelah pelantikan
dan pembacaan Surat eputusan (S) oleh
Sekretaris 'mum Ika #arma $yu %andung.
b) $genda apat edua
i. 2aporan kinerja pengurus selama setengah periode
(5 bulan).
ii. 4+aluasi kinerja.
iii. e+isi program kerja.
iv. $nalisis dan pembahasan program kerja.
v. ekomitmen pengurus.
2.1.2.3 R''% P&/&"'" (R'&/) I' D'$/' A B'""# (P*'%)
1) apim dilaksanakan kali dalam satu bulan, yaitu pada
tanggal pertengahan bulan (363537) dan tanggal akhir bulan
(657).
2) *empat apim dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
"e"enang ketua umum Ika #arma $yu %andung.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
5/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
5
3) $genda apim
a) Silaturahmi pengurus
b) !enge+aluasi program kerja yang telah dilaksanakan, danmerencanakan program yang akan dilaksanakan.
c) Penjad"alan program kerja serta kegiatan bulan
berikutnya.
4) apim dilaksanakan oleh eofisio kepengurusan, yaitu ketua
umum, sekretaris umum, bendahara umum, dan kepala
departemen.
2.1.2.4 R''% P&/&"'" (R'&/) K+/&*'$&'%
1) apim omisariat dilaksanakan kali dalam satu bulan, yaitu
pada tanggal a"al bulan (896) dan tanggal pertengahan bulan
(383936).
2) *empat rapim dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
"e"enang ketua umum komisariat.
3) $genda apim omisariat
a) Silaturahmi pengurus
b) 4+aluasi program kerja yang telah dilaksanakan, dan
merencanakan program yang akan dilaksanakan.
c) Penjad"alan program kerja serta kegiatan bulan
berikutnya.
4) apim dilaksanakan oleh eofisio kepengurusan komisariat,
yaitu ketua umum, sekretaris umum, bendahara umum, danketua bidang.
2.1.2.5 R''% D!'$%!/!"
1) apat #epatemen dilaksanakan 3 kali dalam sepekan.
2) *empat rapat departemen dilaksanakan di Sekretariat Ika
#arma $yu %andung (:l. Salendro *imur ;
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
6/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
6
2) *empat rapat bidang dilaksanakan di Sekretariat komisariat.
3) $genda apat %idang
a) Silaturahmi anggota bidangb) !enge+aluasi program kerja yang telah dilaksanakan, dan
merencanakan program kerja yang akan dilaksanakan.
c) Penjad"alan akti+itas bidang dalam dua pekan
mendatang.
d) !embuat strategi dan metode pencapaian program.
4) apat bidang dilaksanakan oleh ketua bidang, dan staf bidang.
2.1.2.7 R''% K++$&"'*& (R'+$) I' D'$/' A B'""#
1) akor dilaksanakan 3 kali dalam satu bulan.
2) *empat akor dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
"e"enang ketua umum Ika #arma $yu %andung.
3) $genda akor
a) Silaturahmi seluruh pengurus Ika #arma $yu %andung.
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap departemen.
c) Persiapan program kerja setiap departemen.
d) Penjad"alan akti+itas departemen dalam satu bulan
mendatang.
e) !embuat strategi dan metode pencapaian program kerja
departemen.
4) apat oordinasi dilaksanakan oleh seluruh pengurus Ika
#arma $yu %andung.
2.1.2.8 R''% K++$&"'*& (R'+$) K+/&*'$&'%
1) akor dilaksanakan 3 kali dalam satu bulan.
2) *empat akor dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan
"e"enang ketua umum komisariat.
3) $genda akor
a) Silaturahmi seluruh pengurus.
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap bidang.
c) Persiapan program kerja setiap bidang.
d) Penjad"alan akti+itas bidang dalam satu bulan
mendatang.e) !embuat strategi dan metode pencapaian program kerja
bidang.
4) apat oordinasi dilaksanakan oleh seluruh pengurus masing-
masing komisariat.
2.1.2.9 R''% K!'"&%&''"
1) apat epanitiaan dilaksanakan sebanyak 8 kali, yaitu e+aluasi
$"al, e+aluasi tengah, dan e+aluasi akhir.
a) 4+aluasi $"al.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
7/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
7
Pembahasan e+aluasi a"al kepanitiaan menghasilkan
beberapa point, diantaranya&
i. Struktur epanitiaan.ii. *ema egiatan yang dibuat oleh Steering Committe
(S=).
iii. Jobdes(pembagian tugas) oleh ketua panitia.
iv. *empat, dan "aktu kegiatan.
v. Perancangan incian $nggaran %iaya ($%).
vi. Sasaran kegiatan.
vii. Pembagianjobdesdana dan usaha#anus (proposal).
viii. Perumusan surat menyurat.
b) 4+aluasi tengah
Pembahasan e+aluasi tengah kepanitiaan menghasilkan
beberapa point, diantaranya&i. Pematangan dari e+aluasi a"al.
ii. 2aporan surat dan proposal yang telah disebarkan.
iii. Follow upmengenai tempat kegiatan.
iv. onfirmasi tempat kegiatan, dan "aktu kegiatan.
v. !embuat agenda acarakegiatan.
vi. 2aporan incian $nggaran %iaya ($%) masing-
masing seksi.
c) 4+aluasi $khirPembahasan e+aluasi akhir kepanitiaan menghasilkan
beberapa point, diantaranya&
i. Pematangan hasil dari e+aluasi tengah.
ii. onfirmasi kendaraan pemberangkatan (disesuaikan
dengan kebutuhan).
iii. !embicarakan teknis pemberangkatan.
iv. onfirmasi petugas dalam agenda acara.
2) apat kepanitiaan dilaksanakan oleh struktur kepanitiaan,
pengurus, dan departemenbidang yang bersangkutan.
2.1.2.10 P!$%!/'" I*%&/!'
1) #ilaksanakan secara Insidental.
2) $genda Pertemuan Istime"a yaitu menetapkan keputusan dan
kebijakan organisasi.
3) Pertemuan Istime"a dilaksanakan oleh eofisio kepengurusan.
2.2 A$ H&$'$& K!!"#$*'"
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
8/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
8
1) $lur hirarki kepengurusan ketua umum, sekretaris umum, bendahara
I dan bendahara II, epala #epartemen, biro, komisariat dan anggota
adalah garis komando.2) $lur hirarki pelindung, de"an Pembina, dan alumni adalah garis
koordinasi.
3) $lur hirarki sekretaris umum, bendahara I dan bendahara II, kepala
departemen dan biro, komisariat dan anggota adalah garis
koordinasi.
4) #P, komisariat, dan anggota adalah garis koordinasi.
2.3 M!'"&*/! K!$' I' D'$/' A B'""#
!ekanisme kerja Ika #arma $yu %andung adalah suatu aturan yang
mencakup pola kerja dan tata tertib pengurus Ika #arma $yu %andung dan
komisariat dalam menjalankan akti+itas yang didasarkan oleh $# dan $* Ika
#arma $yu %andung.
2.3.1 P!'*'"''"
Pelaksanaan tugas dan "e"enang masing-masing pengurus diatur dalam
jobdes (pembagian tugas) yang telah disusun oleh ketua umum Ika #arma $yu
%andung.
2.3.2 P!"#''" K!!"#$*'"
'ntuk calon pengurus struktural Ika #arma $yu %andung menggunakan
beberapa alur pencapaian criteria, yaitu&
1) =alon pengurus Ika #arma $yu %andung adalah mahasis"a berasal
dari Indramayu.
2) =alon pengurus Ika #arma $yu %andung dinyatakan layak sebagai
calon pengurus baru jika telah melaksanakan pengkaderan pertama
komisariat.
3) *ercatat masih aktif sebagai mahasis"a dalam Strata Satu (S3) atau
#3, #, #8, dan #9 di "ilayah %andung.
4) =alon pengurus Ika #arma $yu %andung minimal aktif dalam
kepengurusan komisariat selama satu tahun.
5) Sekretaris umum Ika #arma $yu %andung mengirimkan suratPermohonan !enjadi Pengurus kepada masing-masing komisariat
untuk mendelegasikan beberapa anggotanya sebagai pengurus Ika
#arma $yu %andung selama satu periode ( tahun).
6) =alon pengurus Ika #arma $yu %andung mengisi surat kesediaan
yang telah dilampirkan dalam surat permohonan menjadi pengurus
paling lambat minggu setelah menerima surat tersebut.
7) Surat kesediaan yang telah diisi oleh calon pengurus, diserahkan
kepada sekretaris umum Ika #arma $yu %andung melalui sekretaris
umum komisariat.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
9/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
9
8) =alon pengurus Ika #arma $yu %andung harus mengikuti Pelantikan
dan Pembacaan Surat eputusan (S) dengan menggunakan pakaian
rapih dan sopan.
2.4 P!$*+"'&' P!"#$* I' D'$/' A B'""#
2.4.1 K!%' U//
etua 'mum adalah penanggungja"ab dan koordinator umum
pelaksanaan tugas internal dan eksternal kepengurusan selama satu periode.
2.4.2 S!$!%'$&* U//
$dministrasi dan kesekretariatan yang berhubungan dengan data,ketatausahaan, dan sebagai pengganti ketua umum jika berhalangan hadir.
2.4.3 B!"'4'$' I
%endahara I adalah penanggungja"ab dan koordinator dalam
pengelolaan sirkulasi keuangan organisasi.
2.4.4 B!"'4'$' II
%endahara II adalah pembantu umum bendahara I
2.4.5 K!'' D!'$%!/!" I"%!$"'epala departemen internal adalah pengurus yang bertanggungja"ab dan
sebagai koordinator berjalannya kelancaran komunikasi internal keorganisasian.
2.4.5.1 B&$+ I"+$/'*& '" K+/"&'*& (I"++/)
%iro Infokom adalah biro yang memberikan informasi mengenai
program kerja, dan hasil kegiatan secara umum kepada seluruh pengurus,
ketua umum komisariat, dan anggota dalam bentuk S!S, informasi dunia
maya (>acebook, t"itter, instagram, dll.)
2.4.5.2 B&$+ K!!'$#''"
%iro kekeluargaan adalah biro yang bertanggungja"ab dan
mengatur berjalannya rasa kekeluargaan diantara pengurus, alumni, dan
anggota
2.4.5.3 B&$+ K!*!$!%'$&'%'"
%iro kesekretariatan adalah biro yang bertanggungja"ab atas
asrama yang digunakan oleh kepengurusan, dan sebagai pembantu umum
sekretaris umum dalam merincikan barang in+entaris sekretariat.
2.4.6 K!'' D!'$%!/!" E*%!$"'
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
10/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
10
epala #epartemen 4ksternal adalah pengurus yang bertanggungja"ab
dan sebagai koordinator eksistensi Ika #arma $yu %andung kepada seluruh
publik yang berhubungan dengan eksternal organisasi.
2.4.6.1 B&$+ S+*&' '" B''
%iro sosial dan budaya adalah biro yang bertanggungja"ab dalam
bidang sosial dan budaya.
2.4.6.2 B&$+ S'$' D'!$'4
%iro suara daerah adalah biro yang bertanggungja"ab dalam
pembinaan kemitraan dengan daerah asal, serta bertanggungja"ab di dalam
berkomunikasi dengan instansi daerah yang terkait.
2.4.7 K!'' D!'$%!/!" P!"#!/6'"#'" S/6!$ D'' A"##+%' (PSDA)
$dalah departemen yang mendidik anggota secara keilmuan, kematangan
potensi, dan kreatifitas yang dimiliki anggota.
2.4.7.1 B&$+ K!$+4'"&'"
%iro kerohanian adalah yang mengembangkan keilmuan ranah
ukhrowiyyah.
2.4.7.2 B&$+ K'!$&*'*&
%iro kaderisasi adalah biro yang bertanggungja"ab atas regenerasi
kepengurusan yang akan datang.
2.4.7.3 B&$+ M&"'% '" B''%
%iro minat dan bakat adalah biro yang memiliki tanggungja"ab
menampung kemampuan anggota sesuai dengan kemampuan indi+idu.
2.5 M!'"&*/! L'+$'" K!#&'%'"1) Setiap pengurus "ajib melaporkan kegiatan kepada Ika #arma $yu
%andung paling lambat minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
2) Panitia kegiatan "ajib melaporkan kegiatan kepada Ika #arma $yu
%andung paling lambat 3 bulan setelah kegiatan dilaksanakan.
3) :ika dalam "aktu yang telah ditentukan tidak melaporkan laporan
pertanggungja"aban kegiatan yang telah dilaksanakan, maka Ika
#arma $yu %andung berhak mengajukan surat teguran.
2.6 M!'"&*/! S$'% T!#$'", S$'% P'"##&'", '" P!'*'"''"
S&'"#
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
11/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
11
2.6.1 M!'"&*/! S$'% T!#$'"
Surat teguran akan diberikan, jika&
1) !elanggar $#, $* Ika #arma $yu %andung.2) !elakukan kesalahan yang merugikan Organisasi.
3) !elakukan kesalahan yang merugikan anggota Ika #arma $yu
%andung.
2.6.1.1 S$'% P'"##&'"
Surat panggilan diberikan, jika pelanggaran tetap dilakukan dan
mengabaikan surat teguran.
2.6.1.2 P!'*'"''" S&'"#
Pelaksanaan sidang dilakukan jika teguran dan panggilan diabaikandan hasil sidang akan diserahkan pada kebijakan dan "e"enang ketua umum.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
12/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
12
BAB III
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN
3.1 P!+/'" P!"*"'" R'"'"#'" K!#&'%'"
#alam merancang suatu kegiatan, pada pelaksanaan program kerja maka
dilakukan perencanaan dengan menentukan&
1) #asar penyelenggaraan
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan
kegiatan.
2) riteria keberhasilan kegiatan
%erisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama kegiatan
dan setelah dilaksanakan.
3) *ujuan kegiatan
*ujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat yaitu tujuan umum dantujuan khusus.
4) Peserta kegiatan
%agian ini menjelaskan tentang uraian persyaratan, hak dan ke"ajiban
peserta, dan jumlah peserta (bisa berisi perkiraan target).
5)
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
13/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
13
Pada bagian ini dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber dana
yang diusulkan secara terperinci mengenai tentang $% tersebut.
3.2 P!$*&''" K!#&'%'"
3.2.1 P!"*"'" P$++*' '" P!"#''""'
1) Proposal dibuat oleh Steering Comite (S=) yang berkoordinasi dengan
anggotanya yang terdiri dari orang ahli dan pernah mengikuti
kegiatan tersebut.
2) Sistematika pembuatan proposal kegiatani. 2atar belakang
2atar belakang adalah alasan perlunya kegiatan dilaksanakan.
ii. #asar Pemikiran
#asar pemikiran adalah rasionalisasi kegiatan dilaksanakan.
iii.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
14/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
14
xi. !ateri kegiatan
%agian ini menjelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang
digelar. #alam hal ini dicantumkan juga pengisi materikegiatan.
xii. :ad"al acara kegiatan
Pada bagian ini penyusunan agenda acara sebaiknya mencakup
urutan kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan
pelaporan. #alam hal ini diperinci pula secara spesifik dengan
susunan terdapat haritanggal, kegiatan, pelaksanaP:,
keterangan.
=ontoh format agenda acara sebagai berikut&
AGENDA A7ARAHALAL BI HALAL
IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU) BANDUNG
N+. H'$&8T'"##' K!#&'%'" P!'*'"' K!%!$'
3Sabtu, 35BC39
=heck in peserta Seksi $cara
Pembukaan& != Indra .
Tabel 2.1
xiii. incian biaya masing-masing seksi
Sumber dan besarnya dana harus dijelaskan secara terperinci
agar mudah diketahui dan mudah dipertanggungja"abkan.
#alam proposal, rincian biaya seksi tertulis terlampir
karena membutuhkan penjelasan yang lebih terperinci dan
terfokus.
xiv. Susunan kepanitiaan kegiatan
%agian ini menjelaskan tentang susunan kepanitiaan yang
harus ada dalam sebuah kegiatan agar tercapai sesuai denganefektif dan efisien sesuai tugas masing-masing yang telah
diberikan tanggungja"ab. $dapun susunan kepanitiaan
dibentuk sesuai dengan kebutuhan panitia dalam melaksanakan
program, namun hal yang tidak boleh dipisahkan, yaitu&
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
15/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
15
=ontoh format susunan kepantiaan program komisariat.
!ambar ".1
xv. $nggaran biaya masing-masing seksi
xvi. Penutup
xvii. 2ampiran-lampiran&
a) 2embar pengesahan kepanitiaan (S).
b) %entuk kerjasama
c) incian biaya masing-masing seksi.d) 0rafikbagan, dan keterangan yang dibutuhkan.
xviii. $# dan $* Ika #arma $yu %andung (jika kegiatan
eksternal).
3. Setelah penutupan disampaikan, maka menggunakan titi mangsa
dengan menyertakan nama kota, dan tanggal pembuatan proposal,
kepanitiaan, dan organisasi yang bersangkutan ditulis dengan rata
sekretaris O= dan D%O2#E.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
16/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
16
=ontoh format titi mangsa penandatanganan kepanitiaan&
!ambar ".2
4. Penandatanganan proposal jika berada di naungan program kerja
komisariat, maka ditanda tangani oleh etua O=, Sekretaris O=, dan
etua 'mum omisariat. *etapi jika dilaksanakan Ika #arma $yu
%andung, maka penandatanganan dilakukan oleh etua O=,
Sekretaris O=, oordinator (ketua umum omisariat), etua 'mum
Ika #arma $yu %andung.
5. Proposal dibuat semenarik mungkin serta menjaga keformilan.
6. =o+er proposal menggunakan kertas foto, menyertakan logo Ika#arma $yu, logo kegiatan (jika ada), tema kegiatan, "aktu kegiatan,
tempat kegiatan, nama kegiatan, dan sekretariat.
7. Proposal dibuat pada kertas ber-kop kepanitiaan dan logo Ika #arma
$yu dengan header footer panitia.F
8. Proposal dibuat minimal (dua) bundel, yaitu untuk arsip Ika #arma
$yu %andungkomisariat, dan keperluan panitia.
9. Sebelum ketua umum menandatangani proposal, maka proposal harus
diperiksa oleh sekretaris umum dan mendapatkan paraf oleh sekretaris
umum.
10. Setelah ditandatangan oleh ketua umum, proposal dicap oleh
Sekretaris O= (dibagian tengah antara sekretaris O= dan ketua O=)
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
17/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
17
dan cap Ika #arma $yu %andung komisariat (dibagian kiri ketua
'mum)
=ontoh&
%andung, 3C September C39
PANITIA HALAL BI HALAL
IKATAN KELUARGA
MAHASISWA INDRAMAYU
(IKA DARMA AYU
BANDUNG)
.
. (9 '& !"%!$)
.
'$4'" A$& A*4'$& A"/&'4
#etua $C Sekretaris $C
!engetahui,
Pengurus Ikatan eluarga !ahasis"a Indramayu
(Ika #arma $yu) %andung
A4/' :'!'"& #etua %mum
!ambar "."
11. $pabila etua 'mum berhalangan memberikan tandatangan, maka
otomatis di"akili oleh sekretaris umum (atas nama (a.n)). $pabila
sekretaris umum berhalangan tandatangan, maka di"akilkan oleh
jajaran pengurus inti.
3.2.2 P!$*&''" T!"&*
1) apat Panitia
2) Perencanaan "aktu
3) Pembagian tugas
4) oordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang
terlibat.
5) Papan tulis dan buku sebagai komunikasi koordinasi.
Paraf Sekum sebelum di *td
etua 'mum
=ap egiatan
=ap Ika #arma $yu
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
18/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
18
&emikian 'ormat laporan hasil rapat e(aluasi awal e(aluasi
tengah dan e(aluasi akhir kegiatan)
LAPORAN HASIL E;ALUASI (
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
19/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
19
DATAR HADIR
PELATIHAN PERANGKAT LUNAK
1ari *anggal & GGGGG
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
20/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
20
3) !enilai pencapaian tujuan kegiatan dengan membandingkan
pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah
ditentukan sebelumnya.4) 4+aluasi kegiatan dilaksanakan setelah kegiatan berakhir, dengan
dihadiri oleh eofisio, seluruh panitia kegiatan, departemen bidang
yang bersangkutan, pengurus komisariat (jika berada di proker Ika
#arma $yu %andung), dan alumni sebagai peninjau (bila ada).
5) !emberikan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan yang serupa
sehingga dapat menimalisir kesalahan.
6) >ormat diisi saat e+aluasi kegiatan berlangsung oleh sekretaris O=
=ontoh format e+aluasi kegiatan&
N+ K!#&'%'" W'% = %!/'% S'$'"' P!/6'4'*'" $!+/!"
Tabel ".*
3.5 L'+$'" P!$%'"##"# J''6'" K!#&'%'"
1) Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia harus menyusun laporanpertanggungja"aban (2P:).
2) 2aporan pertanggungja"aban dilakukan setelah seminggu berjalannya
kegiatan.
3) 2P: ditulis dengan format&
a. =o+er 2P: berisi judul D2$PO$< P4*$
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
21/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
21
KOMISARIAT UNI;ERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
(UPI)
IKATAN KELUARGA MAHASISWA INDRAMAYU(IKA DARMA AYU) BANDUNG
BANDUNG
2019 M81939 H
!ambar ".*
b. ata pengantar
c. #aftar isi (sesuai dengan isi halaman 2P:)
d. Sistematika 2P:&
1) %$% I Pendahuluan
a) 2atar belakang
b) 2andasan kegiatanc) *ujuan dan sasaran kegiatan
d) Susunan kepanitiaan dan :obdes (pembagian tugas)
2) %$% II 2aporan egiatan
a) 4kspedisi surat& surat masuk dan surat keluar
b) 2aporan administrasi keuangan
c) 2aporan kegiatan.
3) %$% III 4+aluasi
a) >aktor Penunjang
b) >aktor penghambat
4) %$% I/ Penutup
a) esimpulan
b) Saran ekomendasi.
L'/&$'"-'/&$'"
4kspedisi surat & surat masuk dan surat keluar
Siklus pengeluaran dana
esi pembayaran
#aftar hadir seluruh e+aluasi dan pelaksaaan kegiatan.
e. 2aporan secara khusus disampaikan siklus pengeluaran dana
kepada bendahara umum Ika #arma $yu %andung.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
22/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
22
f. 2aporan tersebut harus sudah diserahkan kepada sekretaris paling
lambat minggu setelah pelaksanaan kegiatan.
g. 2aporan disusun dengan rapih dan dimasukan kedalam ampolopber"arna coklat disertai tulisan nama kegiatan, yang dialamatkan
kepada ketua umum Ika #arma $yu %andung.
BAB I;
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI
4.1 P!"'4'"
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
23/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
23
%erkenaan dengan istilah kesekretariatan akan berhubungan dengan
sekretaris, baik itu sekretaris umum maupun sekretaris bidang. esekretariatan
merupakan unsur yang sangat penting dalam mendukung program kerja dankegiatan mengatur organisasi. elancaran administrasi merupakan salah satu tolak
ukur Ika #arma $yu sebagai organisasi yang memiliki keunggulan dalam hal
administrasi.
Organisasi dikatakan lemah apabila administrasi yang dikelola tidak
profesional. $dministrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru
administrasi adalah hal yang penting untuk pembelajaran pengurus, dan regenerasi
organisasi. *erdapat beberapa hal yang diatur Ika #arma $yu %andung mengenai
adminitrasi, diantaranya yaitu& 3) 'raian tugas ketua umum, sekretaris umum,
bendahara, kepala departemen, ketua bidang, sekretaris bidangH ) peralatan
kesekretariatanH 8) perlengkapan surat-menyuratH 9) pengelolaan surat (ekspedisi
surat).
4.2 U$'&'" T#'*
4.2.1 K!%' U//
1) Penanggungja"ab dan koordinator umum pelaksanaan administrasi
Ika #arma $yu %andung
2) %ertanggung ja"ab penuh atas pelaksanaan mekanisme kerja
organisasi.
3) !emiliki kebijakan dan "e"enang penuh atas organisasi.
4) !enjalankan koordinasi secara aktif dengan sekretaris umum,
bendahara I dan bendahara II dan jajaran kepengurusan.5) !erumuskan kebijakan yang bersangkutan dengan kesekretariatan.
4.2.2 S!$!%'$&* U//
1) !enggantikan fungsi ketua umum apabila berhalangan hadir.
2) !elakukan fungsi koordinasi dengan ketua umum, bendahara I dan
bendahara II, departemen, dan komisariat.
3) !embantu tugas ketua umum dalam melaksanakan tugas dan
"e"enang kerja.
4) %ersama ketua umum merumuskan kebijakan dan "e"enang
organisasi.5) %ertanggungja"ab atas ekpedisi surat-menyurat Ika #arma $yu
%andung
6) !engelola administrasi organisasi termasuk diantaranya adalah
pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik dalam ranah internal
atau eksternal.
7) !enjalankan kebijakan yang bersangkutan mengenai
kesekretariatan.
8) !empertanggungja"abkan segala bentuk kegiatan administrasi
organisasi kepada ketua umum Ika #arma $yu %andung.
4.2.3 B!"'4'$' U//
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
24/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
24
1) !enyusun laporan keuangan
2) %erkoordinasi dengan ketua umum membahas alokasi penganggaran
kegiatan3) !engelola keuangan organisasi dengan baik.
4.2.4 K!'' D!'$%!/!"
1) epala departemen bertanggungja"ab sebagai koordinator
operasional program kerja biro diba"ah naungannya.
2) #epartemen membantu berjalannya program kerja
3) !embuat ekspedisi persuratan, surat keputusan terhadap program
yang akan dilaksanakan dibantu oleh biro.
4) !empertanggungja"abkan tugas kepada ketua umum Ika #arma
$yu %andung
5) %erkoordinasi aktif dengan ketua umum, sekretaris umum,
bendahara I dan bendahara II, biro, dan komisariat.
4.2.5 B&$+
1) %ertanggungja"ab menjalankan program kerja yang telah dirancang
2) %erkoordinasi aktif dengan kepala departemen, komisariat dan biro
lainnya.
3) !embuat laporan kegiatan yang dilaporkan kepada kepala
departemen.
4.2.6 K!%' B&'"#
1) etua bidang bertanggungja"ab sebagai koordinator operasional
program kerja bidang.
2) etua bidang membantu berjalannya koordinasi dengan ketua
umum, sekretaris umum, antar bidang, dan komisariat lain.
3) %erkoodinasi aktif dengan ketua umum, sekretaris umum, bendahara
umum, ketua bidang, dan staf.
4) !elaporkan setiap kegiatan kepada ketua umum, sekretaris umum,
dan bendahara umum.
4.2.7 S!$!%'$&* B&'"#1) !enggantikan fungsi ketua bidang apabila berhalangan hadir.
2) !elakukan fungsi koordinasi dengan ketua bidang
3) !embantu tugas ketua bidang dalam melaksanakan tugas dan
"e"enang prokerja
4) %ersama ketua bidang merumuskan kebijakan dan "e"enang proker.
5) %ertanggungja"ab atas ekpedisi surat-menyurat kepada ketua bidang
6) !engelola administrasi bidang termasuk diantaranya adalah
pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik dalam ranah internal
atau eksternal.
7) !enjalankan kebijakan yang bersangkutan mengenai program kerja.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
25/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
25
8) !empertanggungja"abkan segala bentuk kegiatan administrasi
proker kepada ketua bidang.
4.2.8 S%'
1) !elaksanakan program kerja yang telah direncanakan
2) !embantu bidang departemen menjalankan program kerja
3) !erumuskan dan merealisasikan kebijakan program kerja
4) %erkoordinasi aktif dengan sekretaris bidang, dan ketua bidang.
4.3 '%+$ P!""# K!6!$4'*&'" K!*!$!%'$&'%'"
4.3.1 S/6!$ D'' M'"*&'
Personil yang terlibat dalam pengelolaan sekretariat terdiri dari ketuaumum, sekretaris umum, bendahara umum, kepala departemen bidang, dan
sekretaris bidang. $dapun syarat sumber daya sebagai pengelola kesekretariatan
adalah&
1) %erasal dari Indramayu
2) Siap berpartisipasi aktif dalam setiap kegiatan
3) !emiliki misi membangun Ika #arma $yu yang lebih baik lagi
4) !engikuti setiap kebijakan dan membantu jalannya program kerja di
kesekretariatan
5) !engisi surat kesediaan yang disiapkan oleh ketua kesekretariatan.
4.3.2 P!$''%'" K!*!$!%'$&'%'"
1) ak lemari untuk menyimpan file atau dokumen
2) Seperangkat komputer dan printer, internet
3) $lat tulis kantor ($*)
4) Papan tulis, papan jad"al harian ketua umum, dan papan s+hedule
time kegiatan dalam setengah periode
5) !ejakursitikarspanduk
6) $lat kebersihan
7) Perlengkapan dapur.
4.3.3 P!$'"#'% K!*!$!%'$&'%'"
4.3.3.1 B'$'"# I">!"%'$&* O$#'"&*'*&
%arang in+entaris adalah seluruh barang yang dimiliki organisasi
yang penggunaannya dicatat dan didaftarkan dalam buku in+entarisasi
organisasi. #alam Ika #arma $yu, barang in+entaris diatur ke dalam beberapa
kategori, diantaranya&
$ & In+entaris dalam bentuk peralatan rumah tangga.
% & In+entaris dalam bentuk peralatan bangunan.
= & In+entaris dalam bentuk alat tulis kantor ($*)
# & In+entaris dalam bentuk lainnya.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
26/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
26
=ontoh format penulisan
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
27/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
27
@. BCC & Sastra
3C. @CC & Sejarah dan geografi
Sumber ##= (&ewey &e+imal Classi'i+ation)J
$dapun contoh format penulisan kategorisasi buku perpustakaan
Ika #arma $yu adalah sebagai berikut&
P4P'SI#$-*$!$
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
28/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
28
!ambar *.1
5) Pengadministrasian buku perpustakaan dilakukan ke dalam buku
khusus administrasi perpustakaan dan dijaga oleh sekretaris umum
kesekretariatan. $dapun format yang harus tersaji dalam buku
pengadministrasian perpustakaan Ika #arma $yu adalah& 3) nomorH
) nama peminjamH 8) PekerjaanH 9) no. kontakH 6) komisariatH 5)
judul bukuH 7) tanggal pemijamanH B) tanggal pengembalianH @)
keterangan.
=ontoh bagan pengadministrasian perpustakaan Ika #arma $yu.
Tabel *.2
6) %atas "aktu peminjaman buku selama dua minggu.
7) %uku yang boleh dipinjam sebanyak buah.
8) Peminjaman harus disertai dengan memba"a *$ Ika #arma
$yu*P*!.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
29/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
29
9) $pabila peminjaman buku melebihi dari tanggal pengembalian,
maka peminjam (ci+itas Ika #arma $yu) yang bersangkutan
dikenakan denda administrasi sebesar p. 6CChari.
4.4 S&*%!/'%&' P!$!"#''" S$'%
1) ertas surat yang digunakan untuk surat-menyurat adalah $9legal
(disesuaikan dengan kebutuhan).
2) ertas surat menggunakan kertas dengan berat 7C gram.
3) Sampul surat (amplop surat)
i. Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat
terutama untuk surat keluar. 'kuran, bentuk, dan "arna
sampul yang digunakan untuk surat menyurat diatur sesuaidengan kebutuhan dengan mempertimbangkan efisiensi.
ii. Penulisan alamat pengirim dan tujuan dicetak sesuai dengan
kepala surat yaitu memuat logolambang organisasi, nama
organisasi, nama kegiatan, alamat organisasi, no. kontak
etua O=Sekretaris O=, dan "ebsite.
4) =ara melipat surat dan memasukan surat ke dalam amplop.
Surat yang telah diketik dan dicetak oleh sekretaris umumkepala
departemen sekretaris bidang memiliki beberapa tata cara
memasukan surat tersebut ke dalam amplop yang telah dilengkapi
dengan kop surat dan tujuan surat.
$dapun tata caranya yaitu&i. Sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu
dipertimbangkan ukuran amplop yang akan digunakan.
ii. Sudut-sudut surat yang sudah dilipat harus bertemu dan
lipatannya harus lurus dan tidak kusutlecet.
iii. emudian, surat dimasukan ke dalam amplop dengan bagian
kop surat menghadap ke depan amplop.
5) op Surat
i. op surat menggunakan logo Ika #arma $yu %andung
omisariat standar, diletakkan disebelah kiri. #an
logolambing kegiatan (jika ada) diletakkan disebelah kanan
menggunakan ukuran yang standar dan layak jikamelaksanakan kegiatan.
ii. op surat kepengurusan mencantumkan nama organisasi,
periode, alamat sekretariat, no. kontak ketua umum dan
sekretaris umum, kode pos dan website kemudian digaris
ba"ahi dengan dua garis, yaitu garis atas kecil dan garis
ba"ah tebal dengan ketebalan K pt.
iii. op surat kepanitiaan mencantumkan logolambang Ika
#arma $yu %andungkomisariat di sebelah kiri dan logo
kegiatan disebelah kanan, nama kepanitiaan menggunakan
ukuran 'ont D39E, nama organisasi (alimat I$*$ $PI*$2 S4!'$E,
dan ditebalkan -8old.
ix. *iti mangsa berisikan nama kegiatan, dan instansi yang
mengeluarkan surat.
12) Penandatanganan Surat
i. Penandatanganan surat dilakukan oleh indi+idu yang
bersangkutan.
ii. Penandatanganan surat adalah orang yang
bertanggungja"ab terhadap kegiatan, atau pun
instansiorganisasi.
iii. olom penandatanganan surat terdiri dari nama, dan
jabatan.
iv. $ntara titi mangsa dan kolom penanda tanganan diberikan 9
kali enter.
v. Sebelum ketua umum menandatangani surat, maka surat
terlebih dahulu diteliti dan ditandatangani oleh
kepengurusankepanitiaan (dalam hal ini adalah instansi
yang membuat surat, apakah dari
kepanitiaankepengurusan), kemudian surat yang
ditandatangani oleh kepengurusankepanitiaan harusdiperiksa oleh sekretaris umum dan mendapatkan paraf oleh
sekretaris umum.
vi. Setelah ditandatangan oleh ketua umum, proposal dicap
oleh Sekretaris O= (di bagian antara ketua O= dan
sekretaris O=) dan cap Ika #arma $yu %andungkomisariat
(di bagian kiri ketua 'mum)
vii. Setiap nama penandatangan tidak diperkenankan
menggunakan gelar yang telah didapat kecuali alumni.
viii. Penulisan nama penandatangan ditulis dengan Dapital
#epannya SajaE, ditebalkan dan digaris ba"ah -%nder line.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
34/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
34
ix. :abatan penandatangan ditulis dengan tali+miring dan
tidak ditebalkan.
x. < ($khmad Maelani>arhan).
4.5 E*!&*& S$'%-/!"$'%
4kspedisi persuratan terdiri dari dua bagian, yaitu surat masuk, dan surat
keluar. Ika #arma $yu %andung dalam hal ini yang memiliki tanggungja"ab
penuh mengenai ekspedisi surat-menyurat adalah sekretaris umum dibantu dengan
kesekretariatan.
4kspedisi surat-menyurat harus dicatat dan diarsipkan sebagai bukti
otentik untuk melaporkan hasil kinerja dalam rapat 2aporan Pertanggungja"aban
(2P:) yang dibukukan secara sistematis.
1)%uku $genda
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
35/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
35
%uku agenda yang digunakan yaitu buku agenda tunggal. Penulisan dalam
buku agenda tunggal adalah bagian sebelah kiri untuk surat masuk, dan
sebelah kanan untuk surat keluar.
i. >ormat buku agenda surat masuk.
a.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
36/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
36
BAB ;
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ)
5.1 P!"#!$%&'" L'+$'" P!$%'"##"# J''6'" (LPJ)
2aporan pertanggung ja"aban (2P:) Ika #arma $yu adalah laporan
tertulis secara otentik selama kinerja berlangsung dengan "aktu tertentu, tempat
yang telah ditentukan, dan jenis kegiatan yang tersusun dalam agenda acara
dibantu dengan susunan kepanitiaan.
5.2 J!"&* L'+$'" P!$%'"##"# J''6'" (LPJ)
Ika #arma $yu memiliki beberapa jenis 2P: yang harus dilaporkan,
yaitu&
1. 2P: epanitiaan
2. 2P: epengurusan
5.2.1 L'+$'" P!$%'"##"# J''6'" K!'"&%&''"
-Contoh 'ormatan :J #epanitiaan di bab sebelumnya.
5.2.2 L'+$'" P!$%'"##"# J''6'" (LPJ) K!!"#$*'"
5.2.2.1 S&*%!/'%&' P!"*"'" L'+$'" P!$%'"##"# J''6'"
K!!"#$*'"
1) Co(er 2P: berisi judul D2$PO$aktor Pendukung
>aktor Penghambat
4) ekomendasi
5) Penutup
6) 2ampiran-lampiran
$rsip 4kspedisi Surat& surat masuk dan surat
keluar
$bsensi kegiatan
5.2.2.2.3 L'+$'" P!$%'"##"# J''6'" (LPJ) B!"'4'$' U//
1) Pendahuluan
2) ondisi Objektif
A. Internal
B. 4ksternal
3) $ktifitas dan ealisasi program
4) 2aporan euanganA. 2aporan $ktifitas dan penjelasannya
B. 2aporan arus kas dan penjelasannya
5) 4+aluasi
>aktor Pendukung
>aktor Penghambat
6) ekomendasi
7) Penutup
8) 2ampiran-lampiran
>ormulir transaksi harian
Sirklus $rus as !asuk dan as eluar esi sirkulasi keuangan
5.2.2.2.4 L'+$'" P!$%'"##"# J''6'" (LPJ) D!'$%!/!"8B&'"#
1) Pendahuluan
2) ondisi Objektif
A. Internal
B. 4ksternal
3) $manah raker dan realisasi program
A. $manah raker
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
39/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
39
B. ealisasi program
4) ekapitulasi pelaksanaan program kerja
N+ N'/' K!#&'%'"L'+$'" $+#$'/
T!$'*'"' T&' %!$'*'"'
Tabel ;.1
5) 4kspedisi Surat
A. Surat !asukB. Surat eluar
6) Sirkulasi euangan
7) 4+aluasi
A. >aktor Pendukung
B. >aktor Penghambat
8) ekomendasi
9) Penutup
10) 2ampiran-lampiran
Surat eputusan
/isi, !isi dan *ujuan
Struktural kepengurusan 2embar 4kspedisi Surat&
A. Surat !asukH dan
B. Surat eluar
$bsensi kegiatan
esi sirkulasi keuangan
5.2.2.2.5 L'/&$'"-L'/&$'"
Seluruh lampiran dikumulatifkan diakhir (2$!PI$
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
40/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
40
Pembukuan keuangan merupakan kegiatan yang penting guna
memenuhi aspek transparansi organisasi dan akuntabilitas sebuah organisasi.
egiatan pembukuan tidak lepas dari keuangan yang beredar di organisasi, makadari itu perlu adanya mekanisme pembuatan laporan pertanggungja"aban
khususnya di bidang kebendaharaan yang mengatur keluar-masuknya keuangan
organisasi.
Sesuai dengan ketentuan dan ketetapan Ikatan $kuntan Indonesia
melalui #raft Standar $kuntansi euangan, Ikatan eluarga !ahasis"a
Indramayu (I$ #$!$ $') %andung termasuk ke dalam kriteria entitas
nirlaba, dan sangat jelas mempunyai karakteristik sebagai lembagaentitas nirlaba,
sehingga berbagai macam peraturan pembukuannya diatur jelas di Standar
$kuntansi euangan (S$) no. 96.
Sebagai gambaran bah"a karakteristik entitas nirlaba berbeda dengan
entitas bisnis (secara global bersifat materialpro'it oriented), perbedaannya sangatjelas dari cara entitas nirlaba memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk
melakukan berbagai akti+itas operasinya (atau program kerjanya), entitas nirlaba
memperoleh sumber daya dari sumbangan para anggota dan para penyumbang
lain yang tidak mengharapkan imbalan apapun dari entitas nirlaba tersebut.
*ujuan dari Standar $kuntansi euangan (S$) no. 96 ini bertujuan
untuk mengatur pelaporan keuangan entitas nirlaba, dengan harapan laporan
keuangan entitas nirlaba memiliki rele+ansi, memiliki daya banding yang tingga,
dan mudah untuk dipahami.
6.2 I*%&'4-&*%&'4 P!/6'" N&$'6'%erdasarkan I$I 4#S$ no 96, 1al 96.8 N 96.9 &
1) Pembatasan Permanen
Pembatasan penggunaan sumber daya yang ditetapkan oleh
penyumbang agar sumber daya tersebut dipertahankan secara
permanen, tetapi entitas nirlaba diiAinkan untuk menggunakan
sebagaian atau semua penghasilan atau manfaat ekonomi
lainnya yang berasal dari sumber daya tersebut.
2) Pembatasan *emporer
Pembatasan penggunaan sumber daya oleh penyumbang yang
menetapkan agar sumber daya tersebut dipertahankan sampai
dengan periode tertentu atau sampai dengan terpenuhinyakeadaan tertentu.
3) Sumbangan terikat
Sumber daya yang penggunaannya dibatasi untuk tujuan tertentu
oleh penyumbang. Pembatasan tersebut dapat bersifat permanen
atau temporer.
4) Sumbangan tidak terikat
Sumber daya yang penggunaannya tidak dibatasi untuk tujuan
tertentu oleh penyumbang.
6.3 T'"
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
41/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
41
*ujuan laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang rele+an
untuk memenuhi kepentingan para penyumbang, anggota entitas nirlaba, kreditor,
dan pihak yang menyediakan sumber daya bagi entitas nirlaba.(I$I, 4# PS$ no96 tahun C3C).
Secara rinci tujuan laporan keuangan adalah untuk menyajikan informasi
mengenai&
1) :umlah dan sifat aset, liabilitas, dan aset neto entitas nirlabaH
2) Pengaruh transaksi, peristi"a, dan situasi lainnya yang mengubah nilai
dan sifat aset netoH
3) :enis dan jumlah arus masuk dan arus keluar sumber daya dalam satu
periode dan hubungan antara keduanyaH
4) =ara entitas nirlaba mendapatkan dan membelanjakan kas, memperoleh
pinjaman dan melunasi pinjaman, dan faktor lainnya yang berpengaruh
pada likuiditas entitas nirlabaH
5) 'saha jasa entitas.
6.4 M!'"&*/! !"*"'"(lihat bagan penyusunan laporan keuangan)
6.4.1 P!"'%'%'" T$'"*'*& (K!'$8/'*"' '*)
*ransaksi keuangan dicatat di buku kas (lihat formulir $, %, dan =)
dengan mencantumkan saldo kas a"al periode pencatatan.
=ontohnya& buku kas perbulan, maka kolom a"al harus mencantumkan kas
akhir periode bulan sebelumnya yang menjadi saldo kas a"al bulan.
Tabel
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
42/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
42
untuk diurutkan berdasarkan "aktu dan jenis transaksinya, baik itu transaksi
pemasukan kas atau pengeluaran kas.
=ontoh penomoran notak"itansi (ref)& KK001
artinya, memiliki makna Das eluarE, sedangkan tiga digit angka
menandakan nomor urut transaksi mengenai kas keluar.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
43/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
43
as yang berasal dari anggaran pusat akan diprosentasekan
(ketetapan pusat) guna mencegah pendistribusian dana yang
tidak sesuai. Prosentase tersebut akan dikelompokkan ke dalam $< (aset
neto) terikat dan tidak terikat (berdasarkan ke"enangan
bendahara umum pusat melalui rapat pengurus pusat).
2) *ransaksi kedua merupakan transaksi yang akan dihadapi setiap
harinya, transaksi pembelian terjadi ketika kondisi perlengkapan
peralatan (sebagai contoh transaksi) dinilai perlu ditambah.
Penambahan $* menimbulkan Perlengkapan bertambah dan
berada di posisi debet, sedangkan penambahan $* tersebut
menimbulkan as berkurang sehingga as di posisikan di kredit,
begitupun dengan peralatan.
$* (spidol ertas) masuk ke dalam kelompokPerlengkapan Organisasi
Papan tulis Pigura merupakan peralatan organisasi
6.4.4 P+*%&"# J!"&* T$'"*'*& K! D''/ K+! A"
!engelompokkan jenis transaksi yang terjadi ke buku besar akuntansi
atau buku besar pembantu berdasarkan karakteristik transaksi, dan memasukkan
-posting transaksi tersebut ke akunnya masing-masing. 1al ini mempermudah
dalam pembuatan laporan keuangan secara umum, dan mempermudah tra+kre+od transaksi keuangan organisasi dalam proses pengauditanpemeriksaan
pada saat pelaporan pertanggungja"aban.
=ontoh pemostingan transaksi ke dalam buku besar akuntansibuku besar
pembantu&
Tabel
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
44/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
44
6.4.5 P!"*"'" L'+$'" K!'"#'" (P!/6'")
Penyusunan laporan keuangan berdasarkan Standar $kuntansi
euangan yang ada, pada dasarnya terdapat 8 jenis laporan keuangan yangseharusnya dibuat, yaitu &
1) 2aporan Posisi euangan,
2) 2aporan $kti+itas, dan
3) 2aporan arus kas
hanya saja kemampuan Sumber #aya !anusia yang ada di Ika #arma $yu ini
belum sepenuhnya memenuhi kualifikasi dan kompetensi di dalam penyusunan
laporan keuangan, maka dari itu Ika #arma $yu di dalam pembuatan standarisasi
laporan keuangan guna mencapai unsur keakuntabilitasan dan ketransparansian,
me"ajibkan untuk membuat laporan akti+itas (beserta penjelasannya) dan laporanarus kas (beserta penjelasannya), disertai dengan sirkulasi keuangan (arus kas
masuk dan arus kas keluar).
6.4.5.1 J!"&*-!"&* L'+$'" K!'"#'"(I$I, 4# PS$ no 96 tahun C3C)
6.4.5.1.1 L'+$'" P+*&*& K!'"#'" (N!$'') '' '4&$ !$&+! '+$'"
*ujuan
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
45/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
45
3. tidak terikat,
b. Informasi mengenai sifat dan jumlah dari pembatasan permanen
atau temporer diungkapkan dengan cara menyajikan jumlahtersebut dalam laporan keuangan atau dalam catatan atas laporan
keuangan.
(Catatan : Jika mampu dan memahami silahkan dibuat)
6.4.5.1.2 L'+$'" A%&>&%'*
*ujuan utama laporan akti+itas adalah menyediakan informasi
mengenai
1) Pengaruh transaksi dan peristi"a lain yang mengubah jumlah dan sifat
aset neto,
2) 1ubungan antar transaksi, dan peristi"a lain, dan
3) %agaimana penggunaan sumber daya dalam pelaksanaan berbagai
program atau jasa.
Informasi dalam laporan akti+itas, yang digunakan bersama dengan
pengungkapan informasi dalam laporan keuangan lainnya, dapat membantu
para penyumbang, anggota entitas nirlaba, kreditur dan pihak lainnya untuk
a. !enge+aluasi kinerja dalam suatu periode,
b. !enilai upaya, kemampuan, dan kesinambungan entitas nirlaba dan
memberikan jasa, dan
c. !enilai pelaksanaan tanggung ja"ab dan kinerja manajer.
Sumbangan disajikan sebagai penambahan aset neto ($
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
46/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
46
i. Penerimaan kas dari penyumbangan yang penggunaannya dibatasi
untuk jangka panjang
ii. Penerimaan kas dari sumbangan dan penghasilan in+estasi yangpenggunaannya dibatasi untuk pemerolehan, pembangunan dan
pemeliharan aset tetap, atau peningkatan dana abadi
iii. %unga dan di+iden yang dibatasi penggunaannya untuk jangka
panjang
b. Pengungkapan informasi mengenai akti+itas in+estasi dan pendanaan
nonkas& sumbangan berupa bangunan atau aset in+estasi.
6.4.5.2 M!'"&*/! P!"*"'" L'+$'" K!'"#'" P$+#$'/ K!$'
Pada dasarnya penyusunan laporan keuangannya sama seperti
biasanya, hanya saja di dalam penyusunan laporan keuangan suatu program
kerja ditekankan pada laporan arus kas program kerja saja dengan dilengkapi
2aporan euangan Secara 'mum (lihat =ontoh).
=ontoh 2aporan euangan Program erja
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
47/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
47
!ambar
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
48/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
48
>ormulir = untuk mendukung pencatatan transaksi program kerja
BAB ;II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KADERISASI
IKA DARMA AYU BANDUNG
7.1 P!"'4'"
%erdasarkan pola dasar perkaderan, maka tahapan dalam sistem perkaderan
yang dilakukan meliputi &
1) ekrutmen,
2) Pembentukan, dan
3) Pengabdian kader.
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
49/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
49
#alam proses pembentukan kader, secara formal dibagi menjadi tiga fase, masing-masing
fase ini dimulai dengan suatu training formal. *raining formal ini dilakukan secara
berjenjang, jenjang pertama merupakan prasyarat untuk mengikuti jenjang berikutnya,
sampai pada jenjang terakhir.
:enjang training formal yang dapat dilalui dalam proses pembentukan kader&
1) 2atihan ader I (8asi+ Training)
Sebagai jenjang pertama yang biasa dilakukan ditataran komisariat-komisariat seperti
a. *our dL:a"a di omisariat 'I
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
50/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
50
2) !enumbuhkan serta memperkokoh rasa cinta dan peduli terhadap daerah
3) !enambah "a"asan Intelektual,4mosional (keakraban,keharmonisan),
serta spiritual ida"an"ati Ika #arma $yu %andung.
7.4 M'%!$& T$'&""&"#
'ntuk materi yang dibuat dalam mendidik dan mengarahkan anggota harus
dibuat secara sistematis agar kemudian anggota Ika #arma $yu %andung mempunyai
dasar pemahan yang sejalan dengan Ika #arma $yu %andung serta omisariat-
komisariat, sehingga dapat meneruskan tongkat estapet Ika #arma $yu %andung yang
berkesinambungan.$dapun setiap pelatihan ataupun pengkaderan disetiap komisariat-komisariat
haruslah sama dalam muatan materi pokok meskipun secara teknis penamaan acara
pengkaderan berbeda seperti *our #L:a"a (*#:) di omisariat 'I
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
51/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
51
N'/' M'%!$& W'% K!%!$'"#'"
eorganisasian e-Ika #arma $yu-an
jam
!ateri disampaikan secara diskusi dan
komunikasi dua arah serta dapat
mempraktekan
Pelatihan $dministrasi jam
!ateri disampaikan secara diskusi dan
komunikasi dua arah serta dapat
mempraktekan
$Aas, Ideologi dan Pola 0erakan Ika
#arma $yujam
!ateri disampaikan secara diskusi dan
komunikasi dua arah
epemimpinan jam!ateri disampaikan secara diskusi dan
komunikasi dua arah
omunikasi dan :urnalistik jam!ateri disampaikan secara diskusi dan
komunikasi dua arah
In+estigasi dan $d+okasi jam!ateri disampaikan secara diskusi dan
komunikasi dua arah
DATAR PUSTAKA
Standar Operasional Prosedur (S.O.P) Ikatan eluarga !ahasis"a Indramayu
(I$ #$!$ $') %andung Periode C33 N C38
4ksplosur #raft Ikatan $kuntan Indonesia (I$I) Pernyataan Standar $kuntansi
euangan
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
52/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
52
##= (&ewey &e+imal Classi'i+ation)
-
7/18/2019 03 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.rtf
53/53
Standar Operasional Prosedur (S.O.P)
IKA DARMA AYU BANDUNG
2013 - 2015
53
LAMPIRAN - LAMPIRAN
top related