Strategi Bekerjasama dengan Sponshor1

Oleh : Basuki2

Sponsor  menjadi istilah yang cukup dekat dengan penyelenggara 

kegiatan. Hampir di semua kegiatan  yang membutuhkan pendanaan besar 

tidak pernah melupakan pihak yang satu ini. Sponsor merupakan 

perorangan/instansi/perusahaan yang turut serta membantu 

memperlancar kegiatan dengan bentuk yang bisa dikonversikan dalam 

bentuk uang. Keberadaaan sponsor menjadi penting mengingat tidak 

semua kebutuhan kegiatan bisa diupayakan sendiri. Bahkan terkadang 

sponsor bisa menjadi kekuatan utama dalam pelaksanaan kegiatan.

Untuk mendapat dana tunai dari sponsor mungkin agak sulit bagi kegiatan 

perdana atau bagi lembaga yang belum dikenal. Positioning sebuah 

kegiatan menjadi faktor penentu dalam menarik sponsor. Kegiatan yang 

sudah terkenal, berlangsung lama dan mempunyai reputasi yang bagus 

memiliki kecenderungan lebih mudah mendapatkan sponsor. Dalam hal ini 

keandalan bernegosiasi menjadi penting. Cara efektif untuk menyiasati itu 

salah satunya dengan melakukan barter. Lazimnya, calon sponsor akan 

lebih respect jika sponsorship dilakukan secara barter promosi.

Saat ini banyak sekali penyelenggara kegiatan masih melihat pencarian 

sponsor semata-mata sebagai aktivitas penggalangan dana untuk 

mendukung acara yang dibuat. Padahal kini sponsorship telah berubah 

menjadi sebuah bentuk kerjasama kemitraan pemasaran antara 

perusahaan penyelenggara kegiatan dengan perusahaan sponsor. Apabila 

kita tidak siap menjadi bagian dari jalinan kemitraan upaya pemasaran 

yang saling menguntungkan, kegiatan sponsorship yang kita bina akan 

gagal, mungkin saja kita berhasil mendapatkan sponsor, tapi akan gagal 

mempertahankan hubungan kerjasama untuk jangka panjang.

Saat ini pekerjaan untuk mencari sponsor telah berubah secara drastis. Hal 

ini dipicu terutama oleh meningkatnya harapan dari para sponsor. Mereka 

ingin kegiatan sponsorshipnya dapat dijadikan sebagai sarana untuk 

mencapai berbagai sasaran sekaligus, dengan mengintegrasikan 

sponsorshipnya ke dalam beragam aktivitas pemasaran lain. Mereka ingin 

sponsorshipnya benar-benar dapat menghubungkannya dengan pasar 

sasaran. Dalam jangka panjang, para sponsor tidak tertarik diasosiasikan 

dengan kegiatan yang disponsorinya. Mereka ingin membangun hubungan 

dengan pasar sasaran sampai pada tingkat hubungan personal, 

memperkuat hubungan tersebut dan menciptakan tingkat relevansi yang 

tidak dapat dicapai oleh media pemasaran seperti televisi, radio atau surat 

kabar.

Dengan demikian, tugas pencari sponsor telah berubah dari ibarat sebagai 

pengibar bendera menjadi pipa penyalur, dengan menawarkan beragam 

manfaat dan peluang yang dapat membantu sponsor mencapai tingkat 

hubungan tertentu dengan pasar sasarannya. Saat ini para sponsor juga 

mengharapkan agar kita membantu mereka memahami lebih mendalam 

mengenai para pengunjung acara yang kita selenggarakan. Mereka bukan 

sekedar ingin tahu tentang umur dan jenis kelamin para pengunjung, 

tetapi mereka juga ingin tahu mengapa orang-orang tersebut mau untuk 

datang ke acara kita, apa yang menjadi daya tarik utamanya. Para sponsor 

juga ingin dapat memperbaiki atau meningkatkan pengalamannya.

Ini berarti kita sebagai pencari sponsor dituntut bekerja lebih keras lagi. 

Sponsor dapat dengan mudah pindah ke berbagai kegiatan yang berbeda. 

Oleh karena itu, penyelanggara kegiatan tidak dapat mengandalkan 

pendapatan dari sponsor dalam bentuk bantuan dana. Model baru dari 

sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship yang didasarkan 

pada kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang 

menyebabkan sponsor manapun sulit untuk meninggalkan kerjasama 

kemitraan tersebut.

Siapa saja yang berpeluang menjadi sponsor acara kita? Jawabannya 

adalah semua lembaga/perusahaan yang sedang membutuhkan promosi 

dan sedang mencari mitra kerjasama dalam mengerjakan program kerja 

perusahaan. Mari kita lihat peluang sponsor di 3 (tiga) sektor kehidupan:

a. Public sector

1)      Instansi pemerintahan memiliki alokasi anggaran untuk membantu 

meningkatkan kualitas masyarakat baik dalam hal fisik maupun non fisik. 

Tingkat kabupaten, propinsi maupun nasional.

2)      Pemerintah memiliki program kerja. Pada beberapa program kerja 

selalu melibatkan masyarakat sebagai partner

b. Private sector

1)      Penulis yang sedang mempromosikan tulisannya. Mengundang 

mereka biasanya free akomodasi dan transportasi

2)      Penerbit yang sedang mempromosikan buku terbitan terbarunya

3)      Perusahaan yang sedang promo produk baru

4)      Perusahaan yang sedang membuka kantor cabang baru

5)      Perusahaan memiliki Corporate Sosial Responsibility (CSR) ditujukan 

untuk kegiatan sosial dan non profit

6)      Bank memiliki dana-dana sosial untuk pemberdayaan masyarakat

7)      Setiap perusahaan selalu memiliki anggaran dana promosi

8)      Perusahaan yang sedang berkembang dan akan melakukan ekspansi 

pasar

9)      Perusahaan teman satu organisasi

3. Third sector

1)      Lembaga Amil Zakat Infaq Shadaqah. Lembaga sosial non profit 

memiliki alokasi anggaran berbagai macam bidang garap. Caranya 

aksesnya dengan menjadi mitra kerja.

2)      Lembaga Sosial memiliki program kerja dan pada beberapa program 

membutuhkan kerjasama dengan pihak lain

Bentuk-bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan pihak sponsor 

adalah sebagai berikut :

1. Bantuan dana berupa uang tunai

2. Barter produk dengan media promosi : radio, koran, majalah, 

televisi

3. Support pembicara.  Bisa jadi pembicara diambilkan dari lembaga 

sponsor atau sponsor bertanggung jawab mencarikan pembicara 

dari lembaga jaringannya sponsor

4. Support  akomodasi (hotel/cathering)

5. Potongan harga misal percetakan, cathering

6. Souvenir misal  kaos, kenang-kenangn

7. Kerjasama program melaluia MoU

8. Diskon produk perusahaan

Saat kita ingin bekerjasama dengan orang lain tentunya harus saling 

membutuhkan. Seperti yang sudah disampaikan di awal, bahwa pihak 

sponsor selalu menginginkan manfaat bukan sebaliknya. Oleh karena itu, 

anda juga perlu tau apa saja yang dipertimbangkan oleh sponsor dan 

bagaimana caranya agar sponsor tertarik dengan kegiatan yang anda 

kerjakan. Perlu diperhatikan beberapa hal ini :

1. Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut. Hal ini 

sangat penting, karena kredibilitas penyelenggara akan 

mempengaruhi keputusan pemberi sponsor. Jika penyelenggara 

sudah pernah membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut 

berakhir dengan sukses maka pihak sponsor tidak segan-segan 

untuk memberikan bantuan, baik berupa produk maupun dana.

2. Jenis Kegiatan. Hal ini berkaitan dengan pengambilan keputusan 

pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat 

dengan produk yang dihasilkan sponsor. Sebagai contoh, kegiatan 

seminar tentang pengobatan herbal dapat disponsori oleh 

perusahaan jamu atau minuman herbal. Seminar berkorelasi 

positif terhadap budaya masyarakat untuk mengkonsumsi produk 

perusahaan dan perusahaan berkesempatan untuk memberikan 

produk knowledge. Sedangkan perusahaan properti atau 

perusahaan mobil mewah mungkin tidak begitu tertarik untuk 

mendanai kegiatan semacam ini.

3. Peserta dan penonton. Pihak sponsor akan tertarik, jika jumlah 

perkiraan peserta dan penonton serta target penonton 

dicantumkan di dalam proposal. Jumlah keduanya akan menjadi 

target pemasaran bagi para sponsor untuk memperkenalkan atau 

memasarkan produk mereka.

4. Media yang digunakan sebagai sarana publikasi. Apa yang diingan 

sponsor, itu yang diberikan. Saat ini pihak sponsor rata-rata 

menginginkan produknya bisa dikenal oleh masyarakat bukan? 

Oleh karena itu, sediakan sarananya. Bisa publikasi visual, audio 

atau audio visual. Media visual bisa berupa spanduk rentang, 

backdrop, baliho, pamflet, flyer, rontek. Bisa juga dalam bentuk 

audio seperti radio atau audio visual seperti televisi.

Salah satu perangkat vital dalam bekerja sama dengan sponsor adalah 

proposal. Proposal memberikan gambaran tentang kegiatan yang akan 

dilaksanakan. Proposal yang baik adalah yang bisa menjelaskan secara 

terperinci dan utuh bahkan meski tanpa penjelasan dari penyelenggara 

kegiatan.

Coba bayangkan diri Anda seorang CEO atau Direktur Pemasaran dari 

sebuah perusahaan. Dimana Anda duduk di sebuah dalam ruangan khusus 

Anda. Didepan Anda ada meja kerja yang dilengkapi dengan komputer dan 

disisi lain ada tumpukan kertas yang bukan lain adalah tumpukan proposal 

pengajuan kerjasama yang perlu Anda pelajari dan diambil keputusan, 

mana yang akan ditindaklanjuti. Dalam kondisi ini, kira-kira proposal 

seperti apa yang akan Anda ambil dari puluhan proposal yang ada ? 

“proposal yang menarik”, “proposal yang unik”, dan “proposal yang tidak 

terlalu tebal”.

Proposal sponsor setidaknya bisa memuat konsep 5 W &  1 H : What, Why, 

When, Where, Who, dan How. Selain itu perlu diperhatikan beberapa 

materi penting seperti dibawah ini:

1. Tujuan diselenggarakan acara

2. Keterangan mengenai acara

3. Alasan mengapa memerlukan sponsor

4. Media yang akan dipakai untuk mempromosikan acara

5. Schedule dan action plan acara

6. Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara kepada pihak 

sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. Berikan contoh-

contohnya. Misalnya pencantuman logo di banner, lebih baik 

dibuatkan contoh design banner dengan logo sponsor yang 

bersangkutan, atau mungkin anda bisa menyediakan waktu 

khusus selama beberapa menit untuk mereka mempromokan 

kegiatan mereka.

7. Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan- kegiatan 

yang pernah dilakukan.

8. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti 

dengan baik tentang detail acara tersebut.

Menyampaikan proposal saja belum cukup untuk membuat calon sponsor 

tertarik. Karena proposal yang masuk bukan hanya milik kita saja. Selalu 

ada persaingan untuk mendapatkan kerjasama dengan pihak sponsor. Bisa 

jadi dalam 1 bulan ada 5-10 proposal yang masuk untuk meminta 

kerjasama sponsorship. Oleh karena itu perlu cara lain untuk meyakinkan 

calon sponsor agar bersedia bekerjasama dengan kita.

Setiap orang lebih percaya kepada orang yang sudah dikenal daripada 

orang yang belum dikenal. Apalagi orang-orang yang memiliki kesan 

positif. Demikian juga dengan calon sponsor, mereka akan melihat siapa 

orang yang merekomendaikan. Jadi sebelum menghubungi calon sponsor, 

cari informasi siapa orang yang dikenal oleh calon sponsor dan bisa bisa 

memberikan rekomendasi. Dengan demikian setidaknya 50 % keberhasilan 

sudah di tangan.

Calon sponsor juga perlu diyakinkan dengan tatap muka secara langsung. 

Caranya adalah dengan presentasi. Cara ini fungsinya untuk meyakinkan 

kepada calon sponsor bahwa kegiatan kita memang pantas untuk 

didukung dan kebutuhan promosi produk mereka dapat terpenuhi. 

Beberapa hal yang harus diperhatikan saat akan presentasi sebagai berikut 

:

1. Buat janji dengan calon sponsor. Usahakan bisa bertemu langsung 

dengan pimpinan perusahaan/cabang perusahaan.

2. Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan 

kritikan sebelum mendapat sambutan positif. Apapun kegiatan 

yang anda selenggarakan, yakinkan itu adalah kegiatan yang 

terbaik.

3. Datang tepat waktu dan lakukan komunikasi informal dengan 

penerima tamu. Sampaikan identitas organisasi dan berikan kartu 

nama.

4. Berlatih sebelum waktu presentasi

5. Berpakaian yang rapi dan pantas

6. Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor

7. Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, 

karena detil acara sudah ada didalam proposal. Pada waktu 

persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal approach 

dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada 

kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara 

kegiatan.

8. Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak 

sponsor (kalo bisa kartu nama).

9. Tanyakan kapan bisa di-follow up. Setelah itu follow up via 

telephon.

Setelah kesepakan kerjasama tercapai, tepati janji pada pihak sponsor 

pada waktu penyelenggaraan kegiatan. Berikan yang terbaik kepada pihak 

sponsor sehingga tidak ada yang merasa dikecewakan. Ini karena akan 

berkaitan dengan image lembaga penyelenggara. Sebisa mungkin 

undanglah mereka untuk datang ke acara kita, biasanya hal tersebut akan 

membuat kita lebih baik di mata mereka.

Berikan laporan setelah kegiatan dan cantumkan semua bukti-bukti 

kegiatan dan pelaksanaan janji kepada sponsor dan jangan lupa untuk 

menyertakan bukti seperti foto dari logo mereka di banner, spanduk, dsb. 

Hal terakhir ini sangat penting, karena kebanyakn kita, habis manis sepah 

dibuang. Tidak memberikan laporan setelah mendapat dana atau barang. 

Sekali lagi jangan lakukan hal itu!! Berilah Laporan kegiatan dan sebaiknya 

anda beraudiensi dengan pihak sponsor tentang jalannya kegiatan 

tersebut. Ucapkan terimakasih kepada mereka, minta waktu luang untuk 

sekedar berkunjung. Buatlah kesan positif kepada sponsor, dan jangan 

berfikir kerjasama hanya dilakukan saat itu saja.  Sampaikan program – 

program lain yang memungkinkan untuk dikerjasamakan dengan pihak 

sponsor. Dengan demikian maka anda sudah mendapatkan mitra 

kerjasama jangka panjang.

Keterangan :

1 Makalah ini ditulis untuk materi dalam acara Pelatihan Public Relation 

pada tanggal 26 Juli 2010 di gedung Ki Hajar Dewantoro FISE UNY

2 Penulis adalah Marketing PT. ISES Consulting Indonesia, Sebuah 

perusahaan yang bergerak di bidang konsultan managemen UKM dan  

LKM serta penjualan software keuangan