BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Kata Administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari atas kata ad dan ministate, kata ad mempunyai art KE atau KEPADA, dan ministate yang berarti melayani, membantu atau mengarahkan, jadi kata Administrasi dapat disatukan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.Perkembangan ilmu administrasi yang mulanya bergerak didalam dunia industri perusahaan, kemudian menjalar kedalam pemerintahan atau Negara, shingga kini kita mengenal adanya administrasi pada umumnya.Pendidikan adalah usaha sadar atau suatu aktifitas untuk mengembangkan seluruh aspek kepribadian manusia yang berjalan seumur hidup dengan kata lain pendidikan tidak hanya berlangsung dalam kelas tetapi pada diluar kelas, pendidikan bukan bersifat formal saja tetapi mencakup pula non formal.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah arti, fungsi dan ruang lingkup tata usaha sekolah?2. Bagaimanakah organisasi pengelolaan surat menyurat?3. Apasajakah pedoman pengelolaan surat masuk?4. Apasajakah pedoman pengelolaan surat keluar?5. Apasajakah pedoman penataan berkas surat dinas?

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Arti, Fungsi dan Ruang Lingkup Tata Usaha SekolahInti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:1. Menghimpun: yaitu kegiiatan-kegiatan mecari data mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.2. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.3. Mengolah: yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.4. Meggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat.5. Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.6. Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang tertentu yang aman.Sedangkan pengertian tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tatat Usaha untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi.Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan.Selanjutnya kantor dimana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat dipandang sebagai tempat kerja tambahan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha.Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Misalnya: tata usaha pada sebuah rumah sakit, tata usaha ini akan melayani pekerjaan-pekerjaan dokter yang mengobati pasien-pasien yang dirawat. Dengan menyiapkan kartu-kartu yang membuat keterangan-keterangan tentang riwayat penyakit, kemajuan dari pengobatan setiap hari atau obat-obatan yang telah disuntikan dari masing-masing penderita.Tanpa kartu pasien itu tidak dapat dokter mengingat semua keterangan tersebut dan dengan demikian tujuan penyembuhan juga menjadi sulit.Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litleflield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: Pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu orgaisasi tertentu.Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbangannya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggung jawaban dan fungsi kontrol.Akhirnya tata usaha juga mempunyai perncanaan melancarkan kehidupan dan perkembangan sesuatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.Ruang lingkupPada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.Surat memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha, melaikan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/ informasi.Berbicara tentang surat, maka dapat kita tinjau melalui jenis surat:1. Surat Dinas2. Nota Dinas3. Memorandum (memo)4. Surat Pengantar5. Surat Kawat6. Surat Keputusan7. Surat Undangan8. Surat Instruksi9. Surat Tugas10. Surat Pengumuman Dalam pembahasan lebih lanjut akan diuraikan satu persatu mulai dari surat dinas, nota dianas, memorandum, surat pengantar, surat kawat, surat keputusan, surat undangan, surat instruksi, surat tugas, surat pengumuman,mulai dari susunan, penyusunan, dan pengetikan sampai model surat.1. Surat dinasPada dasarnya membuat surat sama dengan mengarang. Karenanya maka semua ketentuan mengenai kerangka dan komposisinya berlaku juga untuk surat.Ketentuan-ketentuan itu antara lain:a. Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan.b. Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, sopan, tegas, dan menarik.c. Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali memang belum ada pada namanya dalam Bahasa Indonesia.SusunanSusunan surat dinas terdiri dari tiga bagian, yaitu:a. Kepala Surat1. Sesuai dengan instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 20/ 0/ 1976. Kepala surat untuk surat-surat yang dibuat oleh sekolah terdiri atas tiga baris, yaitu:Baris pertama: Tulisan Departeman Pendidikan dan Kebudayaan (ditulis dengan menggunakan huruf besar semua).Baris kedua: Tulisan Sekolah diikuti dengan jenis dan tingkatannya.Baris ketiga: Alamat.Kepala surat ini dapat dicetak pada blangko kertas paling atas. Disebelah kiri diberi dengan simbol Departeman Pendidikan dan Kebudayaan, yaitu yang bertuliskan Tut Wuri Handayani.2. Nomor SuratPembukaan tentang nomor surat itu dituangkan dalam instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 7/ 0/ 1977 Tanggal 31 Maret 1977.Nomor surat untuk sekolah terdiri dari:a. Nomor urut surat.b. Nomor kode sekolah, yang terdiri atas: Nomor kode kantor wilayah, kantor kabupaten atau kantor kecamatan.Nomor kode urut wilayah di mana sekolah itu bernaung.Kode urut sekolah, yang lebih jauh ditetapkan oleh kantor wilayah yang bersngkutan.c. Kode prihal surat.d. Kode tahun.Untuk nomor kode kantor wilayah ditetepkan dengan angka satu romawi (I) untuk nomor kode kantor kabupaten adalah angka dua romawi (II), dan untuk nomor kode kecamatan adalah angka tiga romawi (III).Sedangkan untuk nomor kode tahun, cukup dituliskan dengan dua angka terakhir dari tahun yang bersangkutan. Contoh nomor surat selangkapnya menjadi sebagai berikut:027/104.X/F83Nomor urut surat keluarKode kantor wilayahKode urut Kantor Wilayah Provinsi Jawa TimurKode urut salah satu Sekolah Menengah di Provinsi Jawa TimurKode prihal: KetatausahaanKode tahun 19833. Sifat suratSifat surat dapat dibedakan menjadi:a. Surat Rahasia: Dibedakan menjadi sangat rahasian dan rahasia. Sangat rahasia: dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara, yaitu apabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ketangan yang tidak berhak, dapat membahayakan keamaman negara.Rahasia: Dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan martabat pejabat dan perguruan tinggi yang bersangkutan.b. Surat penting: ialah surat yang isinya mengandung mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama.c. Surat biasa: ialah surat yang informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut. Sifat surat dinyatakan dengan cap, diletakkan di tempat kosong di bagian atas isi surat.4. LampiranLampiran merupakan lembaran atau berkas yang diikutsertakan bersama surat dan untuk menunjukkan jumlah macam, nama dari bahan yang disertakan atau mungkin juga permasalahannya.5. HalHal adalah isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara ringkas dan jelas.6. AlamatAlamat adalah nama pihak atau instansi yang dituju pengirim surat. Pada kertas surat unsur-unsur alamat yang ditulis hanya pejabat, jabatan dan kota tempat pejabat instansi yang bersangkutan.Pada amplop unsur-unsur tersebut dilengkapi dengan jalan, gang, nomor, gedung lantai berapa, dan sebagainya, dan yang terakhir kota dan provinsinya.Kota dan provinsi pada amplop dibubuhkan dengan huruf besar semua. Untuk perhatian dipergunakan apabila masalahnya cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut dalam u.p. tanpa menentukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pimpinannya.b. Isi surat Isi surat terdiri dari:1. Pendahuluan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan tulisan secara singkat dan jelas.2. Isi pokok, yakni uraian dari inti isi surat.3. Penutup, yakni kalimat yang mengakhiri isi surat.c. Penutup Bagian terakhir dari sebuah surat, yang biasanya juga disebut dengan istilah kaki surat. Ketentuan tentang cara penulisan diatur sebagai berikut:1. Nama instansi dan nama jabatan pejabat penandatangan yang bersangkutan.2. Nama terang penandatangan diketik dengan huruf besar tanpa diberi kurung buka dan kurung tutup dan tidak diberi garis bawah.3. Nomor Induk Pegawai (NIP), ditulis dengan huruf besar di bawah nama terang penandatangan.4. Kata Tembusan, yakni tindasan dari surat asli, diketik dengan huruf besar semuanya dan tidak diberi garis bawah, kemudian diikuti dengan titik dua jika yang ditembusi lebih dari satu alamat.5. Sedang cap dinas dibubuhkan dengan menyinggung sedikit pada tanda tangan.6. Pengiriman tembusan surat dibatsi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut.7. Penggunaan singkatan A.n dan U.b.A.n (atas nama) dipergunakan jika yang berwanang menadatangani surat telah mengusahakan kepada pejabat singkat dibawahnya. Akan tetapi pada asasnya pertanggungjawabannya tetap ditangan yang memberikan kuasa. Pejabat yang menandatangani dapat diminta untuk mempertanggungjawabkan tentang isi surat oleh yang memberi wewenang.U.b (untuk beliau) dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam masalah-masalah yang rutin menjadi tanggung jawabnya8. Surat dinas yang terdiri dari satu halama, lemabar pertamanya menggunakan kertas berkepala, halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala. Pemotongan kalimat ini dipindahkan ke halaman berikutnya diusahakan tidak mengenai hanya bagian kaki suratnya saja.2. Nota dinasNota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antar pejabat atau unit organisasi di lingkungan (dalam-intern) depatemen yang sifatnya meninta penjelasan dan keputusan.Susuna Susunan nota dinas terdiri dari tiga bagian:a. Kepala nota dinas terdiri dari:1. Nama instansi2. Kata Nota Dinas3. Nomor4. Kepada5. Dari6. Hal7. Tanggal,bulan, dan tahunb. Isi notaIsi nota pada dasarnya sama dengan surat dinas hanya lebih singkat tetapi jelas.c. Kaki nota terdiri dari:1) Nama jabatan pejabat yang mengirim nota, disusul dengan tandatangannya.2) Nama terang (tidak perlu disusul dengan NIP).3) Tembusan. Model a. Ukuran kertas: Kwarto (8,5 x 11 inci atau 21 x 29 cm)b. Jenis kertas: HVS untuk surat asli, (kertas tembus atau doorslag untuk tembusan)c. Warna kertas: Putih.

3. Memorandum (memo)Memorantum, merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan lembaga, yang bersifat penyampaian tidak resmi, memo dapat ditulis tangan dan diketik.4. Surat PengantarSurat pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat-surat biasa atau lembar formulir.Susunan Pada surat pengantar yang berbentuk surat biasa baerlaku ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dians. Sedangkan surat pengantar yang lainnya, yaitu yang berkolom-kolom seperti contoh terlampir.Model a. Ukuran kertas: 0,5 folio (103/4 x 133/4 cm)b. Jenis kertas: bebasc. Warna: putih5. Surat edaranSurat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa membuat sesuatu kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memebrikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.6. Surat undanganSurat undangan merupakan surat pemebritahuan yang meninta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan.Model:a. Ukuran kertas: Kwarto (8,5 x 11 inci atau 21 x 29 cm)b. Jenis kertas: HVSc. Warna kertas: putih

2.2 Organisasi Pengelolaan Surat-MenyuratDalam organisasi pengelolaan surat menyurat akan dikenal petugas penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, dan penata arsip.Pembagian tugas penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata berkas secara umum dalam pengurus surat masuk, diatur sebagai berikut:a. Penerima bertugass:1. Menerima surat.2. Memeriksa jumlah dan alamat surat.3. Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/ lembar pengantar surat.4. Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta kesahan surat.5. Meneruskan surat kepada penyortir.b. Penyortir, bertugas:1. Menerima surat masuk.2. Mengelompokan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi.3. Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.4. Membuka surat dianas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa, dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.5. Meneliti lampiran surat.6. Membukukan tanda penerimaan pada setiap surat.7. Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang massih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.c. Pencatat, bertugas:1. Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti.2. Mencatat surat tersebut kepada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia.3. Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.d. Pengarah, bertugas:1. Menerima, meneliti surat yang sudah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali, untuk diarahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat.2. Menyampaikan surat di atas kepada pengolah, dengan melalui petugas tata usaha pengolah.3. Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar)e. Pengolah, bertugas:1. Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tyersedia.2. Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya. Dalam pengendalian ini disertakan tindasan pengendalian surat dan lembar-lembar pengantar surat. Sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja yang dikembalikan.f. Penata arsip, bertugas:1. Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan sistem klassifikasi yang berlaku.2. Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.3. Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah, sebagai bukti bahwa surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian arsip.

2.3 Pedoman Pengelolaan Surat MasukPeneglolaan surat masuk dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat.untuk mudahnya maka pengelolaan surat dapat dilakukan secara sederhana berdasarkan tiga golongan sebagai berikut:a. Surat PentingSurat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung atau pun tidak langsung terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Surat yang termasuk golongan ini, kegunaanya akan bbertahan relatif agak lama, tidak sekali selesai lalu dibuang.Yang termasuk golongan ini antara lain: Semua surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasi. Semua surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian, keuangan peralatan, perencanaan dan lain-lain. Semua surat yang jika informasi yang dikemukakannya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan akan menimbulkan kerugian organisasi.b. Pengurusan Surat PentingSemua surat masuk jenis ini harus diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah dilampiri 3 lembar kartu kendali dan satu lembar diposisi. Ketiga kartu kendali itu dikolom-kolomnya kemudian diisi. Lembar pertama ditinggal pada pengarah, lembar kedua dan ketiga disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk diminta tanda tangan. Lembar ketiga ditinggal dissatuan kerja pengolah, lembar kedua kembali ke pengarah untuk disimpan di penata arsip.c. Batas Waktu Penyelesaian SuratSetiap surat masuk dan yang keluar harus diselesaikan dalam batas waktu tertentu. Demikian pula kapan setiap surat harus dijawab (dibalas), ditentukan batas waktunya. Sebagai kode etik persuratan dinas batas waktu surat harus dapat diselesaikan dalam waktu 3 hari.Surat yang tidak dapat dijawab atau diselesaikan dalambatas waktu yang ditentukan, karena memerlukan perlengkapan informasi (data) yang cukup banyak, hendaknya dibahas terlebih dahulu dengan kartu pos yang berkop yang menyatakan bahwa jawabannya yang lengkap, belum bisa dikirim saat itu karena masih memerlukan penyelesaian dan atau kelengkapan lebih lanjut.d. Surat Rahasia dan Pribadi (Tertutup)1. Surat rahasia yang biasnya beramplop dua dan surat pribadi ini pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup kepada si alamat.Surat rahasia tidak boleh dibuka oleh penerima surat. Surat ini harus disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan masih terbungkus oleh sampulnya (yang dalam). Surat pribadi ialah jika surat tersebut disampilnya tercantum macam-macam dari pribadi walaupun disertai jawaban formalnya.2. Pengurusan surat tertutup.Surat tertutup ini ada dua macam, yakni pribadi ddan rahasia. Surat surat pribadi langsung diberikan kepada masing-masing pribadi tanpa diproses seperti surat penting. Jika nanti durat pribadi tersebut ternyata bersifat dinas kemudian dilihat termasuk penting atau biasa. Kalau penting maka pengurusannya seperti surat penting dengan menggunakan kartu kendali. Surat rahasia, penyampainannya tetap dengan sampul tertutup (yang dalam) dan tidak mempergunakan kartu kendali melainkan dengan lembar pengantar.e. Surat Biasa1. Surat biasa, adalah surat yang tidak tergolong penting dan bukan rahasia, juga bukan surat pribadi. Saat ini kegunaanya relatif singkat dan tidak perlu disimpan.Contoh: surat biasa, surat undangan rapat, pembukaan, seminar, ceramah, pengguntingan pita dan sebagainya.2. Pengurusan surat biasa sama seperti pengurusan surat tertutup rahasia. Hanya bedanya, lembar pengantarnya disebut lembar surat rutin.Identitas surat biasa ini secara lengkap dapat diketahui sebelummnya. Karena itu dapat dicatat secara lengkap pula dalam lembar pengantar.

2.4 Pedoman Pengelolaan Surat KeluarYang dimaksud dengan surat keluar adalah semua surat yang dibuat oleh suatu instansi atau unit kerja yang ditujukan atau dikirimkan kepada instanssi atau seseorang. Proses pengurusan surat keluar melalui beberapa tahap seperti: pembuatan konsep, pengetikan,pencatatan identitasnya, penandatanganan, pengiriman, penyimpanan arsip.1. Pembuatan KonsepSemua surat keluar konsepnya dibuat oleh satuan kerja pengolah. Sesuai dengan instruksi Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No. 16/ 0/ 1976, tanggal 29 November 1976 bentuk konsep itu telah dibakukan dalam bentuk lembar konsep surat.Sesudah konsep dibuat, pembuat konsep menadatangani konsep ditempat yang tersedia dalam lembar konsep surat dan mengemukakan konsep kepada pejabat lain yang tersebut dalam lembar konsep untuk dimintakan persetujuan. Kemudian konsep yang telah disetujui, diteruskan kepada petugas yang mengurusi agenda surat keluar untuk memperoleh nomor. Langkah selanjutnya konsep diserahkan kepada pimpinan tata usaha untuk diketik menjadi surat dinas.2. Pengetikan SuratPimpinan tata usaha menugaskan kepada petugas urusan tata surat untuk mengetik. Kemudian setelah menjadi surat dinas dicatat identitasnya dan selanjutnya diserahkan kepada penjabat yang berwenang menandatangani untuk ditandatangani.3. Penandatanganan SuratSurat yang sudah ditandatangani itu dibubuhi cap jabatan pada sebelah kiri tanda tangan dengan menutupi sedikit tanda tangan tersebut. Setelah ditandatangani oleh pejabat tersebut surrat itu dikembalikan kepada pimpinan tata usaha untuk diproses.Dalam proses ini surat tembusan dan konsep surat sebagai arsip bersama kartu kendali lembar ke-2 dan ke-3 diserahkan kepada satuan kerja pengolah. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pejabat satuan kerja pengolah, lembar ke-2 kembali ke petugas penata arsip. Lembar pertama disimpan oleh pimpinan tata usaha sebagai pejabat pengarah surat. Kartu kendali lembar ke-3 bersama tembusannya disimpan oleh satuan kerja pengolah.4. Pengitiman SuratSetelah surat ditandatangani kemudian dilakukan penyelesaian sehingga siap untuk dikirim. Surat aslinya kemudian dikirim keluar oleh petugas ekspedisi.Yang perlu diperhatikan sebelum surat dikirim ialah: Alamat, alamat yang ada pada sampul harus sama dengan alamat surat. Sampul dibubuhi dengan cap instansi. Selain itu dapat pula dibubuhi lagi dengan cap lain yang menunjukan sifat surat misalnya segera cap itu dibubuhkan pada sebelah kiri sebelah atas cap jabatan.Khusus surat rahasia dimasukan ke dalam sampul rangkap dua. Pada sampul luar diberikan alamat, cap dan nomor surat, sedang sampul yang di dalamnya hanya dibubuhi cap rahasia. Ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat yang memuat tentang: Nomor surat Tanggal pengiriman Alamat surat Tandatangan penerima surat atau stampel pos dan tanggal diterima Keterangan (bila perlu)Pengiriman surat dilakukan melalui tiga kemungkinan yaitu:a. Pengaruh, untuk surat-surat dalam kotab. Kantor pos, untuk surat-surat luar kotac. Biro ekspedisi swasta, untuk surat-surat di luar kota

5. Penyimpanan ArsipArsip surat yang telah dikirim diberikan kepada petugas yang bertanggung jawab untuk menyimpan agar mudah ditemukan kembali. Dengan demikian, proses pengelolaan surat keluar selesai.2.5 Pedoman Penataan Berkas Surat DinasPenata berkas surat dians dalam organisasi atau lembaga merupakan bagian dari keseluruhan pengelolaan surat baik masuk maupun keluar. Penataan berka surat ini mengarah ke penyimpanan dan merupakan kegiatan lanjutan setelah surat tersebut diselesaikan oleh satuan kerja pengarah. Untuk terbitnya penyimpanan itu perlu diikuti cara-cara yang dituangkan dalam bentuk pedoman.a. Sistem Penataan BerkasUntuk menuju ke arah penataan yang sistematis para petugas kearsipan wajib memahami hal-hal sebagai berikut:1. PengertianYang dimaksud dengan berkas atau lazim disebut arsip adalah segala surat, naskah, warkat, dan sejenisnya yang dihasilkan dan diterima oleh lembaga. Baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok. Dari pengertian tersebut, terdapat bagian kalimat bentuk corak apapun maksudnya baik yang tertulis atau didengar seperti hasil rekaman, maupun yang dapat dilihat seperti film, gambar, peta, foto, dan sebagainya. Kata kelompok maksudnya adalah naskah yang informasinya (isinya) berkaitan satu sama lain yang dihimpun dalam sati berkas mengenai naskah yang sama.2. FungsiMenurut fungsinya berkas ataupun arsip dibedakan sebagai berikut: arsip dinamis ialah berkas yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan.Arsip dinamis selanjutnya dibedakan menjadi:Arsip aktif ialah berkas yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerja lembaga.Arsip semi akrif ialah berkas frekuensi penggunaannya sudah mulai menyrun.Arsip in-aktif ialah berkas yang tidak dipergunakan lagi secara teus-menerus dan hanya dipergunakan sebagai referensi.Arsip statis ialah berka yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.3. Tugas dan kewajibanUntuk penyelwnggarakan fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban sebagai berikut: Menyimpan berkas surat dinas Memelihara dan mengendalikan berkas surat dinas Pemusnahan surat dinas yang tidak diperlikan lagi Penemuan kembali berkas surat dinas.4. KlasifikasiKalsifikasi merupakan sarana dan juga kegiatan untuk mengolong-golongkan berkas/surat, disesuaikan dengan fungsi dan kegiatan sekolah.Supaya efektif diperlukan syarat-syarat sebagai berikut: Harus ditulis Penggolongan masalah Perinciannya tidak teralalu terurai Istilah untuk masalah singkat tetapi mampu memberikan pengertian luan dan mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu. Dilengkapi dengan indek subjek yang disusun secra alphabetis. Dilengkapi dengan kodeb baik huruf maupun angka. Misalnya penggolongan maslah kepegawaian yang mendapat kode C.Yang penting klasifikasi itu hendaknya dibakukan secara resmi oleh sekolah yang bersangkutan sehingga dapat dipergunakan secara tepat walaupun petugsnya berbeda-beda.b. Penyusunan dan Penyimpanan1. PenyusunanYang dimaksud dengan penyususna adalah usaha menerbitkan kumpulan dengan cepat apabila diperlukan. Jadi kegiatan ini tidak hanya sekedar membuat kumpulan berkas atau arsip itu rapi dan sistematis, tetapi juga harus sesuai dengan pola klasifikasinya yang telah ditentukan.2. PenyimpananProses penyimpanan (filling). Sebelum surat disimpan dengan file, beberapa tindakan tertentu harus dilakukan untuk menjamin kecepatan dan ketelitian.Tindakan tersebut ialah:a. Pemberian relase mark (pemeberian tanda pelepas atau tanda penggung jawab)Suatu surat dapat di file oleh petugas filling bila pada surat itu sudah dibubuhi cap, paraf atau tanda lain, asal saja dapat dikenal oleh juru simpan sebagai tanda yang sah. Ada kalanya surat-surat itu tidak perlu dijawab, surat demikian cukup diberikan TPD = tidak perlu dijawab (NRR = no replay required).b. Tanda bagaimana harus disimpan (coding)Sebuah surat yang hendak disimpan diberi tanda-tanda tertentu (coding). Ini dilakukan dengan memberi garis bawah suatu nama atau subjek yang terdapat dalam surat itu.c. Penggolongan (sorting)Sorting merupakan langkah pertama untuk memasukkan surat-surat pada tempatnya. Surat-surat disortir di dalam bak, sesuai dengan sistem yang dipakai cara ini untuk memudahkan dan sebagai persiapan memasukkan surat ke dalam folder (map).d. Prosedur penyimpanan (storage)Surat yang telah diteliti, disortir disiapkan dalam bak, segera dipindahkan masuk kedalam folder (map) yang bersangkutan (sesuai dengan kodenya). Cara memasukan kedalam folder adalah sebagai berikut: Muka surat menghadap kedepan folder Kepala surat harus disebelah kiri Disimpan menurut urutan tanggal (yang baru berada di depan) Arsip jawaban surat dijepitkan pada surat yang bersangkuan.Sasaran yang diperlukan untuk menyimpan berkas atau arsip, yaitu:a. Folder atau map ialah alat untuk menyimpan berkas atau arsip.b. Filling cabinet, untuk menempatkan folder dan guide.c. Guide ialah petunjuk penumpanan berkas sesuai dengan pola klasifikasi.d. Rak arsip.e. Kotak kartu kendali.3. PengambilanAda kalanya berkas atau surat yang telah disimpan, diperlikan kembali. Maka surat harus dikeluarkan lagi dari tempat penyimpanannya. Untuk itu pejabat yang memerlukan diwajibkan untuk mengisi formulir tanda pinjam. Formulir ialah yang akan memerlukan berkas yang sama, dan juga menunjukkan bahwa berkas tersebut dipinjam atau digunakan.4. PengembalianSetiap pejabat meminjam arsip wajib mengembalikan tepat pada waktunya ialah pada hari dan tanggal yang dicantumkan pada formulir pinjaman. Apabila karena sesuatu hal arsip tersebugt belum dapat dikembaolak, pejabat peminjam memberitahukan kepada penaggungjawab kearsipan. Semuanya itu guna menjaga agar jangan sampai sesuatu berkas/arsip lepas dari ppengawasan. Berkas yang sedang dipinjam untuk digunakan informasinya, tempat kedudukannya dalam keseluruhan sistem kearsipan digantikan oleh kartu pinjam arsip.c. Pedoman Penyusunan Berkas SuratKetentuan perundangan yang berlaku mengenai kearsipan telah diatur dalam Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimuat dalam Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1971, nomor 32.Peraturan mengenai kearsipan yang membuat pokok-pokok masalah yangv berkaitan dengan: Pengarsipan dan fungsi arsip Tugas pemerintah Organisasi Kewajiban kearsipanUndang-undang Nomor 7 Tahun 1971 perlu dilengkapi dengan pedoman penyususna berkas surat. Tata cara penyusunan sebagai bagian yang termasuk dalam kearispan itu dimaksudkan untuk mencegah pembocoran dan juga untuk menghindakan terjadinya kemacetan di dalam administrasi.1. Pedoman penilaian berkas suratSebelum dilaksanakan penyusunan perlu diadakan penilaian berkas surat dimaksud. Berkas surat menurut fungsi dan kegunaannya dapat digolongkan menjadi berkas surat dinamis dan berkas surat statis.a. Penggolongan berkas surat dinamisBerkas surat dinamis digolongkan menjadi:1. Berkas surat aktif, berkas-berkas surat yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja dan masih dikelola oleh unit pengolah.2. Berkas surat semi aktif, berkas yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan masih dikelola oleh unit pengolah.3. Berkas surat in-aktif, berkas-berkas surat yang jarang digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari dan dikelola oleh peyimpanan berkas.b. Pemindahan berkas suratPemindahan berkas surat dari file ke aktif in-aktif sebaliknya diatur dengan cara tertentu.Pada umumnya ada dua cara, yaitu:1) Pemindahan secara berkalaa. Satu kali dalam waktu tertentub. Dua kali dalam jangka waktu tertentuc. Atas dasar waktu minimum/ maksimum2) Pemindahan secara teus-menerusPemindahan berkas berkala in-aktif tidak didasarkan atas jangka waktu tertentu dari file aktif ke file in-aktif, melainkan secara terus-menerus. Cara pemindahan berkas ini dilaksnakan bila mengenal suatu massalah (subkjek), misalnya masalah kepegawaian, keuangan, perlengkaran, data statistik.2. Masa berlakunya arsipSalah satu masalah penting lainnya yang perlu mendapat perhatian ialah:a. Penentuan jangka waktu berlakunya sesuatu arsip.b. Penentuan jenis yang mana dan kapan sesuatu arsip boleh dimusnahkan.Hal ini merupakan tanggung jawab pimpinan kearsipan, yang merupakan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam jengka penyelenggaraan kegiatan administrasi. Hal ini bertalian dengan klasifikasi, distribusi atau diposisi dari arsip untuk menetukan:a. Arsip mana yang berlaku adilb. Arsip mana yang berlaku dalam jangka waktu tertentu.c. Arsip mana yang harus dimusnahkan segera.3. Proses penghapusan berkas ssuratProses penghapusan berkas surat dilakukan dengan cara pembentukan panitia, diikuti dengan berita acara pembuatan inventaris data arsip. Panitia dibentuk dengan mengikutsertakan segala unsur yang berkepentingan dan berwenang, yaitu pejabat-pejabat yang banyak sangkut pautnya dengan penggunaan arsip ditambah wakil dari kepolisian dan kerjasama setempat. Dalam hali ini arsip nasional cukup diberitahu dengan mengirimkan daftar-dafrtar yang akan dimusnahkan.Setiap pelaksanaan penghapusan berkas surat, dibuat daftar usul pemusnahan berkas surat dan berkas surat yang akan dimusnahkan harus dibuat berita acaranya.Inventaris data arsip yang dimusnahkan dituliskan bertutut-turut menurut bidang masalahnya, macam warkat, pembuatan berkas, jumlah satuan dan keterangan tentang perusahaan.

BAB IIIPENUTUP

3.1 KesimpulanRuang lingkup administrasi pendidikan disekolah berperan penting dalam mewujudkan suatu arah dan landasan etis yang diperoleh dari kemampuan klimaks suatu staf / instansi dalam menghadapi pengadministrasian yang menjunjung nilai-nilai daripada kegiatan kerjasama yamg dilakukan oleh sejumlah orang untuk mengarahkan, melayani secara sistematis dan universal dalam mencapai tujuan yang efektif dan fesien terutama dalam administrasi pendidikan dilingkungan sekolah yang mengarah kedepannya untuk mencapai yang terbaik dan dapat diterima oleh masyarakat luas.

3.2 SaranUntuk mewujudkan administrasi pendidikan disekolah diperlukan kerjasama tiap golongan maupun masyarakat dan didukung pula oleh perwujudan sejumlah pihak yang terlibat didalamnya, maka dari itu makalah ini hadir bukan tanpa cela, maka dari itu pembuat dari makalah ini menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, maka dari itu saya harapkan adanya kritik dan saran yang sifatnya membangun demi perbikan dan kesempurnaan dari makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Daryanto, H. M. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta, 2011http://syukurpaskemstai.blogspot.com/2013/01/pengertian-tujuan-dan-fungsi.html22