8 layanan bidang umum

8/10/2019 8 Layanan Bidang Umum

1/29

1 | Buku Panduan Pintar Standar Mutu Layanan Dinas Pendidikan Kota Kediri

PEMERINTAH KOTA KEDIRIDINAS PENDIDIKAN

Jl. Mayor Bismo No.10-12 Telp. (0354) 689923-682496 Fax. (0354) 690556

K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)

No. Uraian Dokumen Mutu Checklist Kelengkapan

1. Menunjukkan IJAZAH/STTB/DANEM, dan SKHUN asli

dari sekolah asal Kota Kediri baik Negeri dan Swasta

untuk jenjang pendidikan SD/SMP/SMA/SMK.

2. Foto Copy Ijazah yang dilegalisir oleh Sekolah asal

sebanyakbanyaknya per-map delapan (8) lembar.

3. Surat keterangan bermaterai jika sekolah sudah

dinyatakan Tidak Operasional atau Merger.

Note: Dinas Pendidikan Kota Kediri tidak menerima layanan Legalisir Ijazah, Rapor, Paket A/B/C

dari sekolah / lembaga luar Kota Kediri.

1. Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi

2. Berkas di masukkan ke Bagian Umum

3. Diterima oleh Bagian Umum dan di Check oleh petugas kemudian diberi paraf oleh petugas,

pemohon menerima tanda terima berkas jika sudah dinyatakan lengkap, jika belum pemohon

melengkapi terlebih dahulu

4. Kemudian diberi stempel pengesahan pada lembar foto copy dan diberi tanggal kemudiandiajukan ke Bidang yang melegalisir (Kabid. Masing-masing jenjang ) untuk dipintakan tanda

tangan legalisir di Kabid masing-masing jenjang

5. Petugas Bag. Umum mengambil berkas yang sudah dilegalisir ke Bidang terkait

6. Pemberian Stempel Dinas pada lembar legalisir oleh petugas Bagian Umum

7. Pemberian stempel Dinas pada Stop Map legalisir sebagai bukti bahwa legalisir Ijazah sudah

selesai

Nomor POS

POS-A1.09/419.42.1/2014

Tgl Pembuatan 28 Juni 2014

Tgl Revisi -

Tgl Pengesahan 01 Agustus 2014

Tgl: ___, ____, _____Di isi oleh petugas


2/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


1. Menunjukkan Rapor asli dari sekolah asal Kota Kediri

baik Negeri dan Swasta untuk jenjang pendidikan

SD/SMP/SMA/SMK

2. Foto Copy Rapor yang dilegalisir oleh Sekolah asal

sebanyak-banyaknya, Per-map delapan (8) lembar

3. Surat pernyataan bermaterai jika sekolah sudah

dinyatakan Tidak operasional atau Merger


dari sekolah / lembaga luar Kota Kediri.

1. Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi.

2. Berkas di masukkan ke Bagian Umum.


pemohon menerima tanda terima berkas jika sudah dinyatakan lengkap, jika belum

pemohon melengkapi terlebih dahulu.4. Kemudian diberi stempel pengesahan pada lembar foto copy dan diberi tanggal kemudian

diajukan ke Bidang yang melegalisir (Kabid. Masing-masing jenjang ) untuk dipintakan tanda

tangan legalisir di Kabid. Masing-masing jenjang.

5. Petugas Bag. Umum mengambil berkas yang sudah dilegalisir ke Bidang terkait.

6. Pemberian Stempel Dinas pada lembar legalisir oleh petugas Bagian Umum.

7. Pemberian stempel Dinas pada Stop Map legalisir sebagai bukti bahwa legalisir Rapor sudah

selesai.

Nomor POS POS-A1.10/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


3/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


1. Menunjukkan IJAZAH/STTB/DANEM, dan SKHUN asli

dari Lembaga (PKBM) asal Kota Kediri baik Negeri dan

Swasta untuk jenjang pendidikan paket A/B/C

2. Foto Copy Ijazah yang dilegalisir oleh Lembaga

(PKBM) asal sebanyak-banyaknya, per-map delapan

(8) lembar

3. Surat pernyataan bermaterai jika lembaga (PKBM)

sudah dinyatakan Tidak Operasional atau Merger


dari sekolah/lembaga luar Kota Kediri.

1. Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi.

2. Berkas di masukkan ke Bagian Umum.


pemohon menerima tanda terima berkas jika sudah dinyatakan lengkap, jika belum

pemohon melengkapi terlebih dahulu.

4. Kemudian diberi stempel pengesahan pada lembar foto copy dan diberi tanggal kemudian

diajukan ke Bidang yang melegalisir (Kabid. Masing-masing jenjang ) untuk dipintakan tanda

tangan legalisir di Kabid. Masing-masing jenjang.

5. Petugas Bag. Umum mengambil berkas yang sudah dilegalisir ke Bidang terkait.

6. Pemberian Stempel Dinas pada lembar legalisir oleh petugas Bagian Umum.

7. Pemberian stempel Dinas pada Stop Map legalisir sebagai bukti bahwa legalisir Ijazah sudah

selesai.

Nomor POS

POS-A1.11/419.42.1/2014


Tgl Revisi -




4/29


ALUR LAYANAN MUTU LEGALISIR

IJAZAH, PAKET, DAN RAPOR

MULAI

Pemohon Memperoleh Map Legalisir darikoperasi

Pemohon memasukkan berkas ke bagian

UMUM

Diterima oleh Bagian Umum dan di checkoleh petugas dan diberi paraf kemudian

diberikan tanda terima berkas jika sudah

dinyatakan lengkap, jika belum pemohonmelengkapi terlebih dahulu

Pemberian stempel legalisir dan diberitanggal dari bidang terkait oleh petugas

Bagian Umum

Diajukan ke bidang masing-masing

jenjang untuk dipintakan tanda tanganlegalisir oleh petugas Bagian Umum

Bag. Umum mengambil berkas yang

sudah dilegalir oleh Bidang Terkait

Pemberian Stempel Dinas pada lembarlegalisir oleh petugas Bagian Umum

Pemberian stempel Dinas pada Stop Maplegalisir sebagai bukti bahwa legalisir

Ijazah/Rapor sudah selesai

SELESAI

Catatan: Legalisir bisa diambil pada hari itu juga apabila Kepala Bidang ada di tempat, dan jikaKepala Bidang tidak ada ditempat karena bertugas maka legalisir dapat diambil pada hari

berikutnya pada waktu pengambilan pukul 13:00 s/d 14:00.

Pengajuan berkas

legalisir diterimamulai pukul

08.00 s/d 11.00

Proses pengajuan

berkas ke bidang

terkaitmulai pukul

11:00 s/d 12:00

Waktu pengambilanLegalisir

mulai pukul

13:00 s/d 14:00


5/29


TANDA TERIMA

NO. : __________________________________

Selesai Tgl. : __________________________________

Kediri, _____,______,________

PETUGAS

__________________________

TANDA TERIMA

NO. : __________________________________

Selesai Tgl. : __________________________________

Kediri, _____,______,________

PETUGAS

__________________________


6/29


ALUR PENERBITAN SURAT KEHILANGAN/RUSAK IJAZAH

PADA SEKOLAH YANG TIDAK OPRASIONAL

MULAI

Pemohon Memperoleh Map Legalisir dari koperasi, dan

memenuhi berkas: Photo Copy Ijazah, KTP, Surat

Permohonan, Surat tanda lapor kehilangan dari kepolisian.Jika Ijazah Rusak/Hilang:

Foto copy buku induk sekolah asal yang dilegalisir

Berkas di masukkan ke Bagian UMUM

Diajukan oleh petugas Umum ke Bid. Masing-masingjenjang terkait untuk diterbitkan Surat keteranganpenganti

Ijazah hilang/rusak sesuai dengan jenjangnya.

Hanya berlaku jika Sekolah sudah tidak operasi atau mati

Di foto copy oleh petugas Umum untuk arsip Sekretaris danBidang terkait

Penerbitan Surat Keteranganpenganti Ijazah hilang/rusak

selesai

SELESAI

Pemohon mengisi surat pernyataan dari yang bersangkutan,saksi hidup: guru/KS/teman sekolah yang

bertanggungjawab atas kesaksiannya dan sanggup

menerima resiko bila kesaksian tidak benar

Petugas Umum mengajukan tanda tanggan ke Ka. Dinas

PERHATIAN PENTING

BAGI SEKOLAH YANG MASIH AKTIF SURAT KEHILANGGAN IJAZAH/RUSAK CUKUP DITANGGANI

OLEH SEKOLAH/LEMBAGA ASAL

Pengajuanberkas

diterima

mulai pukul08.00 s/d

11.00

Prosespengajuan

berkas ke

bidang terkaitmulai pukul

11:00 s/d

12:00

Waktu

pengambilan Surat

Ket. Penganti

Ijazah hilang/rusakmulai pukul

13:00 s/d 14:00


7/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


1. Surat tanda lapor kehilangan dari kepolisian

2. Surat keterangan dari sekolah asal

3.

Surat permohonan dari yang bersangkutan ke Dinas

Pendidikan Surat Keterangan Penganti Ijazah

Hilang/Rusak

4. Surat pernyataan dari yang bersangkutan (KTP)

5. Photo copy IJAZAH/STTB/DANEM/SKHUN yang rusak

6.Surat pernyataan untuk sekolah yang sudahdinyatakan tidak operasional (Saksi-saksi yang masih

hidup)


dari sekolah/lembaga luar Kota Kediri.

1. Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi2. Berkas di masukkan ke Bagian Umum3. Diterima oleh Bagian Umum dan di Check oleh petugas kemudian diberi paraf oleh

petugas, pemohon menerima tanda terima berkas jika sudah dinyatakan lengkap, jikabelum pemohon melengkapi terlebih dahulu

4. Kemudian diberi stempel pengesahan pada lembar foto copy dan diberi tanggal kemudiandiajukan ke Bidang yang melegalisir (Kabid. Masing-masing jenjang ) untuk dipintakantanda tangan legalisir di Kabid. Masing-masing jenjang. Petugas Bag. Umum mengambilberkas yang sudah dilegalisir ke Bidang terkait

5. Pemberian Stempel Dinas pada lembar legalisir oleh petugas Bagian Umum6. Pemberian stempel Dinas pada Stop Map legalisir sebagai bukti bahwa legalisir Ijazah

sudah selesai

Nomor POS

POS-A1.12/419.42.1/2014


Tgl Revisi -




8/29


9/29


ALUR LAYANAN SURAT MASUK

MULAI

Surat diterima Bagian Umum

dan ditelaah

Surat dicatat dan masuk pada

register surat, kemudian diberilembar disposisi Kadinas

(warna kuning)

Surat diajukan ke sekretaris

atau langsung ke Kadinassesuai dengan tingkat

keberuntukaanya

Surat turun dari Kadinas /

Sekretaris kemudian dicatatdi buku kendali surat masuk,

kemudian didistribusikan

surat resmi tersebut sesuaidengan disposisi Kadinas /

Sekretaris

Tindak lanjut distribusi surat

ke bidang dan dicatat di bukubantu per bidang masing-

masing

SELESAI

Pengajuan berkas

diterimamulai pukul

08.00 s/d 11.00

Proses pengajuan

berkas ke bidang

terkaitmulai ukul

11:00 s/d 12:00

Waktu pendistribusiansurat ke msing-masing

bidang terkait

mulai pukul

13:00 s/d 14:00


10/29


11/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)

No. Uraian Dokumen Mutu Checklist Kelengkapan1. Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan dan

Perlengkapan (FPPRP)

2.

3.

1. Pemohon meminta Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan dan Perlengkapan(FPPRP) kepada Staf Sub Bag. Umum

2. Staf Sub Bag. Umum memberikan Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan danPerlengkapan (FPPRP) kepada pemohon.

3. Pemohon melengkapi isian Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan danPerlengkapannya (FPPRP)

4. Pemohon mengajukan Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan dan Perlengkapan(FPPRP) kepada Kasubag Umum atas persetujuan atasan langsungnya.

5. Kasubag Umum memverifikasi permohonan yang diajukan, yaitu mengenai Obyek yangakan dipinjam, tanggal penggunaan, ketersediaan, kondisi/kelayakan dll.

6. Kasubag Umum memerintahkan kepada Staf Sub Bagian Umum yang bertanggungjawabuntuk menyiapkan dan membersihkan ruangan beserta perlengkapannya.

7. Staf Sub Bagian Umum memberitahukan kepada Kasubag Umum bahwa Ruanganbeserta Perlengkapannya telah siap digunakan

8. Kasubag Umum menerbitkan Surat Ijin Penggunaan Ruangan dan Perlengkapannya

(rangkap 2) dan menyerahkan kepada pemohon (lembar 1).9. Pemohon menerima Surat Ijin Penggunaan Ruangan dan Perlengkapan (SIPRP) (lembar

1) serta memanfaatkan Ruangan beserta Perlengkapannya sesuai dengan ijin yangdiberikan.

10. Pemohon melaporkan telah selesainya pelaksanaan kegiatan dan mengembalikanruangan beserta perlengkapannya kepada Kasubag Umum.

11. Kasubag Umum memerintahkan kepada Staf Sub Bagian Umum yang bertanggungjawabuntuk membersihkan ruangan dan memeriksa kesesuaian antara perlengkapan yang dipinjam dengan yang dikembalikan.

12. Staf Sub Bagian Umum yang bertanggungjawab, membersihkan ruangan dan memeriksakesesuaian antara perlengkapan yang di pinjam dengan yang dikembalikan.

Nomor POS POS-A1.01/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


12/29


ya

tidak

PEMBERIAN IZIN PEMAKAIAN RUANGAN/PERLENGKAPAN

Mulai

Formulir

PermohonanPeminjaman

Melayani

permintaan

Formulir

Mengisi

Formulir

Permohonan

FPPRP

Verifikasi

Setuju? selesai

Menerima

PemberitahuanKesiapan

Ruangan

SIPRP

Lapor

Kegiatan

Selesai(LPRP)

Menerima

Laporan

(LPRP)

Menerbitkan

SIPRP

Menyiapkan

danMembersihkan

Ruangan

Memerintah Stafuntuk

membersihkan

ruangan danmemeriksa

perlengkapan yg

dipinjam Staf

membersihkan

dan memeriksa

Perlengkapan

A

PELAKSANA:

1. Kasubag Umum

2. Pemohon

3. Staf Subag Umum


13/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


1. Surat Masuk

2.

3.

1. Petugas menerima surat masuk

2. Petugas mencatat surat kedalam Agenda Surat Masuk3. Petugas menyiapkan lembar disposisi untuk setiap surat yang masuk

4. Petugas meneruskan surat yang sudah diberi lembar disposisi kepada Kepala Dinas

5. Kepala Dinas menerima surat masuk dan memberikan disposisinya serta catatan dalam

lembar disposisi yang sudah disiapkan

6. Petugas mengambil surat masuk yang sudah ada catatan dan disposisinya dari Kepala

Dinas

7. Petugas memilah surat masuk sesuai dengan disposisi dari Kepala Dinas

8. Petugas mencatat surat masuk yang sudah ada disposisinya kedalam Buku Kendali Surat9. Petugas mendistribusikan surat sesuai dengan disposisi dari Kepala Dinas kepada

masing-masing Bidang/ Sekretariat

10. Petugas meminta tanda-tangan atau paraf dari penerima surat

11. Petugas Bidang/ Sekretariat mengarsipkan surat masuk

Nomor POS POS-A1.02/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


14/29


PENANGANAN SURAT MASUK

Mulai

Mencatat dalam

Agenda SuratMasuk

MenyiapkanLembar

Disposisi

SURAT

Lembar Disposisi

Menerima surat dan

memberi catatan /

Disposisi

SURAT

Disposisi

Memilah Suratsesuai

Disposisi

Mencatat Suratkedalam

Buku Kendali

Mendistribusikan

Surat sesuai

Disposisi Kepala

Dinas

SURAT

Disposisi

Tanda tangan pada

Buku Ekspedisi

Surat

A

PELAKSANA:

1. Kepala Dinas

2. Sekretaris/Kepala Bidang

3. Staf Subag Umum


15/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)

No. Uraian Dokumen Mutu Checklist Kelengkapan1. Buku Daftar Tamu

2. Identitas Tamu

3.

4.

1. Tamu lapor kepada petugas jaga (Petugas Keamanan)

2. Petugas menerima tamu dengan mempersilahkan tamu tersebut untuk mengisi Buku

Daftar Tamu

3. Tamu mengisi daftar tamu sesuai dengan hari, tanggal, jam dan maksud kedatangan,

serta pihak yang akan ditemui

4. Petugas menjelaskan prosedur pelayanan tamu di Dinas Pendidikan Kota Kediri dan

memberikan Kartu Pengunjung bagi Tamu serta meminta Tamu tersebut untuk

menyerahkan Bukti Identitasnya

5. Petugas mengantar tamu kepada Pihak-pihak yang akan ditemui

6. Petugas kembali ketempat jaga7. Setelah selesai urusannya tamu kembali kepada petugas jaga (Petugas Keamanan) untuk

mengambil Bukti Identitas dan menyerahkan kembali Kartu Pengunjung

8. Petugas jaga (Petugas Keamanan) menyerahkan kembali Bukti Identitas kepada yang

bersangkutan

Nomor POS POS-A1.03/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


16/29


PELAYANAN TAMU

Mulai

Petugas

mempersilahkan Tamu

Mengisi Buku Tamu

Tamu Mengisi Buku

Tamu

Petugas Memberikan

Penjelasan

Kartu Tamu

Kartu

Pengunjung

Bukti Identitas

Tamu

Bukti Iderntitas

Tamu

Petugas menerima

Kartu Pengunjung

Petugas Menyerahkan

Kembali Bukti

Identitas Pengunjung

Pejabat/Pegawai

Menerima Tamu

Petugas Kembali

PELAKSANA:

1. Tamu

2. Reseptionis

3. Pejabat/Pagawai


17/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)

No. Uraian Dokumen Mutu Checklist Kelengkapan1.

2.

3.

1. Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) membuat konsep surat2. Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) menyerahkan konsep surat kepada Atasan

Langsung (Es. IV dan Es. III) untuk di reviu dan diparaf3. Atasan Langsung melakukan reviu konsep surat sesuai dengan tata naskah dinas dan

selanjutnya memaraf konsep surat4. Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) melalui Petugas Sub Bag Umum meneruskan

konsep surat yang sudah di reviu dan di paraf oleh Atasan Langsung kepada Kepala Dinasuntuk direviu dan diparaf

5. Kepala Dinas melakukan reviu atas konsep surat sesuai dengan tata naskah dinas danselanjutnya memaraf konsep surat.

6. Petugas Sub Bag Umum mengambil konsep surat yang sudah di reviu dan diparaf olehKepala Dinas dan selanjutnya memberi Nomor dan tanggal surat pada konsep surat.

7. Petugas Sub Bag Umum mencatat Perihal surat atas pemberian Nomor dan Tanggal Suratpada Buku Agenda Surat

8. Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) mengambil konsep surat (final) pada petugas SubBag Umum dan selanjutnya melakukan finalisasi naskah surat yang dibuat dalam rangkap

sesuai kebutuhan.9. Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) melalui petugas Sub Bag Umum meneruskan

naskah surat final kepada Kepala Dinas untuk dimintakan tanda tangan10. Kepala Dinas menandatangani naskah surat.11. Petugas Sub Bag Umum mengambil naskah surat yang sudah ditandatangani oleh Kepala

Dinas dan selanjutnya memberi stempel basah12. Petugas Sub Bag Umum mengacu pada tata naskah dinas membuatkan amplop surat

sesuai dengan alamat surat yang dituju.13. Petugas Sub Bag Umum mengirimkan surat kepada alamat yang dituju beserta

tembusannya14. Petugas Sub Bag Umum menyerahkan 1 lembar naskah surat final beserta konsepnya

kepada Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) untuk diarsipkan.

15. Petugas Sub Bag Umum mengarsipkan 2 lembar naskah surat final.

Nomor POS POS-A1.04/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


18/29


PELAKSANA:

1. Kepala Dinas

2. Kabid/Sekdin

3. Kasubag/Kasi

4. Petugas Adm Subag

Umum

5. Unit Pengolah

PEMBUATAN SURAT KELUAR

Mulai

Konsep

Surat

Melakukan

Reviu danMemberi

Paraf

Melakukan

Reviu danMemberi

Paraf

Melakukan

Reviu danMemberi

Paraf

Konsep

Surat

Memberi

Nomor dan

Tanggal

Finalisasi

Naskah Surat

sesuai Konsep

yg telah

direvie

Mencatat

Perihal surat

pada BASK

NaskahSurat

(Final)

Tanda

Tangan

Naskah

Surat

Distempel

Buat

Amplop

Konsep

Surat

Naskah

Surat

Mengirim

Surat

A

A


19/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


2.

3.

1. Kasubag Umum membuat jadwal kegiatan pengamanan dan menyerahkan kepada

Koordinator Petugas Keamanan

2. Koordinator Petugas Keamanan menerima Jadwal Kegiatan pengamanan dan melakukan

pembagian tugas kepada masing-masing petugas keamanan

3. Petugas menyiapkan bahan/peralatan terkait keamanan kantor

4. Petugas keamanan melaksanakan kegiatan pengamanan kantor sesuai dengan jadwal

dan prosedur yang telah ditetapkan.

5. Petugas keamanan mencatat setiap situasi yang dialami saat berjaga dan

menuangkannya pada Buku Catatan Keamanan yang telah disediakan

6. Petugas keamanan melaporkan kepada Koordinator keamanan dan koordinator menerima

laporan kejadian keamanan kantor serta melakukan koordinasi dengan pihak yang

berwenang.

7. Petugas melaporkan kegiatan pengamanan kantor kepada Petugas Keamanan Shift

berikutnya setelah selesai melaksanakan tugas dg menyerahkan Buku Keamanan Kantoruntuk di Tandatangani bersama.

8. Petugas keamanan melakukan serah terima bahan/peralatan keamanan kantor kepada

Petugas Keamanan shift berikutnya sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

9. Petugas IT membuat Back Up data tentang keamanan kantor berdasarkan Hasil

perekaman CCTV

Nomor POS

POS-A1.05/419.42.1/2014


Tgl Revisi -




20/29


21/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


1.

2.

3.

1. Pemohon/peminjam meminta Formulir Peminjaman Arsip kepada Peng-administrasi Umum2. Pengadministrasi Umum memberikan Formulir Peminjaman Arsip kepada pemohon3. Pemohon/peminjam melengkapi isian Formulir Permohonan Peminjaman Arsip dan

meminta Tandatangan kepada Atasan Langsungnya untuk diketahui4. Pemohon/peminjam mengajukan peminjaman arsip kepada Kasubag Umum

5. Kasubag Umum menerima Pengajuan peminjaman Arsip dari pemohon/ peminjam yangsudah diketahui oleh Atasan Langsungnya.

6. Kasubag Umum mendisposisi surat pengajuan peminjaman arsip kepada pengadministrasiumum/arsiparis

7. Pengadministrasi Umum menerima permohonan Peminjaman Arsip daripemohon/peminjam yang sudah didisposisi oleh Kasubag Umum dan mencatat dalamRegister Peminjaman Arsip.

8. Pengadministrasi Umum menyerahkan Permohonan Peminjaman Arsip kepada Arsiparisuntuk disiapkan arsip yang dimaksud

9. Arsiparis menerima Permohonan Peminjaman Arsip dan selanjutnya menyiapkan arsipyang dibutuhkan, mencatat dalam buku register peminjaman arsip serta menyerahkankepada Pengadministrasi Umum dan meminta paraf pengadministrasi umum

10. Pengadministrasi Umum menerima arsip dari Arsiparis dan selanjutnya menyerahkankepada pemoohon/ peminjam dengan meminta tanda tangan dan tanggal pada registerpeminjaman arsip

11. Peminjam arsip menerima dan menggunakan arsip sesuai kebutuhan sampai dengantercukupinya maksud dan tujuan peminjaman arsip

12. Pemohon/peminjam arsip mengembali-kan arsip kepada pengadminitrasi umum setelahselesai

13. Pengadministrasi Umum menerima dan memeriksa kelengkapan dan keadaan arsip.14. Pengadministrasi Umum menerima pengembalian arsip dari pemohon/ peminjam dan

meminta tanda tangan pengembalian arsip kepada yang bersangkutan pada RegisterPeminjaman Arsip

15. Pengadministrasi Umum menyerahkan arsip kepada Arsiparis untuk diarsipkan/ disimpan

ditempat semula16. Arsiparis menyimpan kembali arsip ditempatnya

Nomor POS POS-A1.06/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


22/29


23/29


2

Formulir

Peminjaman

Arsip

Arsip

Dokumen

Arsip

Dokumen

Arsip

Dokumen

Cocok/

Sesuai dg

yg

dipinjam?

Menerima dan

memeriksa

kelengkapan

arsipMelengkapiarsip sesuai

dengan yang

dipinjam

Menyerahkan

Arsip danmeminta

tandatangan

Menerima Arsip

dan Meminta

Tandatangan

pengembalian

Arsip

Dokumen

A

Tidak

Ya


24/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


2.

3.

1. Petugas Penerima menerima permohonan legalisir ijazah dari masyarakat/pemohon

2. Petugas Penerima mencatat permohonan legalisir ijazah pada Buku Register Legalisir

Ijazah (sesuai urutan nomor penerimaan berkas)

3. Petugas Penerima Memberikan Tanda Bukti Penerimaan Berkas Permohonan Legalisir

Ijazah kepada Pemohon sebagai Tanda Bukti Pengambilan Foto Copy Ijazah yang sudah

dilegalisir

4. PetugasPenerima melakukan penelitian dan mencocokkan FC Ijazah dengan Ijazah Asli

atas permohonan yang diajukan

5. Petugas Penerima membubuhkan Stempel Tanda Pengesahan Pada Foto Copy Ijazah

dan selanjutnya menyerahkan ke Bidang terkait (Seusia dengan jenjang pendidikan yang

diminta legalisirnya)

6. Kepala Bidang/Sekretaris menandatangani Berkas/Foto Copy pada ruang yang telah

dibubuhi Stempel Tanda Pengesahan oleh Petugas Penerima

7. Petugas Penerma mengambil Berkas/Foto Copy Ijazah yang sudah ditandatangani olehKepala Bidang/Sekretaris selanjutnya membubuhi Stempel Basah Dinas Pendidikan.

8. Petugas Penerima menyerahkan Berkas/Foto Copy Ijazah yang sudah selesai dilegalisir

kepada Pemohon sesuai dengan Tanda Bukti Penerimaan Berkas

9. Petugas Penerima mencatat penyerahan Berkas/Foto Copy Ijazah yang sudah di legalisir

pada Buku Register Legalisir Ijazah (sesuai tanggal penyerahan) dan Mengarsipkan 1 Lbr

FC Ijazah Yg Dilegalsir

Nomor POS POS-A1.07/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


25/29


PELAKSANA:

1. Sekretaris/Kepala

Bidang

2. Staf Subag Umum

3. Pemohon

PELAYANAN PENGESAHAN FOTOKOPI IJAZAH

MulaiIjazah Asli dan

Foto Copy

Mencatat

Permohonan

Legalisir

Tanda Bukti

Penerimaan

Mencocokkan FCIjazah dengan

Ijazah Aslinya

FC Ijazah

Cocok dg

Aslinya?

Membubuhkan Stempel

Tanda Pengesahan

Menandatangani

FC Ijazah pada

Ruang Yg

Disediakan

Membubuhkan

Stempel Dinas

Pendidikan

Ijazah Asli dan

Foto Copy

Mencatat

Penyerahan Berkas

Legalisir pada

Register

Menerima TBPB

Dan Menyerahkan Ijazah

Asli dan FC Ijazah yg

Dilegalisir

A


26/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


2.

3.

4.

1. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) & Rekanan menerima Dokumen pengadaan dariPPK

2. Rekanan mengirimkan Barang disertai dengan Faktur Pengiriman Barang dg Jml, Spek danJenis sesuai Dokumen Pengadaan

3. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP)melakukan pemeriksaan terhadap barang yangdikirim Rekanan dibandingkan dengan Faktur Pengiriman Barang dan DokumenPengadaannya

4. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) membuat dan menandatangani Berita AcaraPemeriksaan dan Penerimaan Barang.

5. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) membuat Laporan Pemeriksaan danPenerimaan Barang Kepada PPK.

6. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) Membuat Berita Acara Serah Terima Barangdan Jasa dari Rekanan Kepada PPK

7. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) Meminta Tandatangan Berita Acara SerahTerima Barang dan Jasa kepada Rekanan dan PPK.

8. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) mendistribusikan Berita Acara Pemeriksaan danPenerimaan Barang serta BAST kepada pihak2 yg terkait

9. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) mengarsipkan 1 copy BAST dan BAPPBJ10. PPK Menyerahkan hasil pengadaan Barang/Jasa kepada Pengguna Anggaran (Kepala

Dinas)Cq. Pengurus Barang berdasarkan BAST, BAPPBJ

Nomor POS POS-A1.08/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


27/29


PELAKSANA:

1. PPK

2. Panitia

Pemeriksa Hasil

Pekerjaan

(PPHP)

3. PengurusBarang

4. Rekanan

PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN BARANG

MULAIDokumen

Pengadaan

Barang

Spek,

Jml, Jenis

Sesuai dg

Dok. Pngd?

Membuat Berita Acara

Pemeriksaan dan

Penerimaan Brg

MengirimkanBarang beserta

Faktur Pengiriman

Brg

Dokumen

Pengadaan

Barang

Membuat Laporan

Pemeriksaan dan

Penerimaan Brg

Lap Pem

& Pen.

Barang

Mendistribusikan

Berita Acara kepada

Pihak2 Terkait

A

Berita Acara

Pemr &

Penr Barang

Membuat Berita

Acara Serah Terima

Barang/Jasa

Memminta

Tandatangan Berita

Acara Serah Terima

Barang/Jasa

BASTBarang/

Jasa

BASTBarang/

Jasa

BAST

dan

BAPPBJ

BAST

dan

BAPPBJ

Menyerahkan

Barang/Jasa

Menerima

Penyerahan

Barang/Jasaa.n. Kepala

Dinas


28/29




K E D I R I

Kode Pos 64121

(disi oleh petugas)


2.

3.

4.

1. PPK menyerahkan barang hasil pengadaan kepada Kepala Dinas

2. Kepala Dinas menerima penyerahan barang, selanjutnya menyerahkan kepada PengurusBarang untuk ditindaklanjuti

3. Pengurus Barang memeriksa barang yang diserahkan oleh PPK meliputi : Jenis, Spesifikasi

barang dan Jumlah Barang sebagaimana yang tertera pada Berita Acara Penyerahan Barang

4. Pengurus Barang mencatat barang yang diserahkan oleh PPK ke dalam Buku Induk

Inventarisasi Barang

5. Pengurus Barang menyimpan atau menempatkan barang-barang sesuai kepentingannya

6. Pengurus Barang membuat Kartu Inventaris Ruangan (KIB)

7. Pengurus Barang menempelkan KIR pada masing-masing ruangan sesuai phisik yang ada8. Pengurus Barang mengarsipkan KIR

Nomor POS POS-A1.08/419.42.1/2014


Tgl Revisi -


Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas


29/29

8 layanan bidang umum

Documents