54707254-menghitung-beban-kerja

8/2/2019 54707254-MENGHITUNG-BEBAN-KERJA

1/11

MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia

(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)

5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS INDONESIA

2010


2/11

PENDAHULUAN

Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan dan

pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. Diperlukan suatu

standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas, dengan mengacu

pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan

yang baik (Iswinarto, Kristiani, Sito Meiyanto, 2005).

Utk menghitung beban kerja, diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel

bebas, yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin, tugas tambahan dan pembinaan PSM, serta

variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas. Alat ukur menggunakan DSP Departemen

Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya

dibutuhkan. semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah,

misalnya untuk upaya pengobatan, berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa yang

dikerjakan oleh perawat.

Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM adalah

kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan

yang semula akan ditetapkan.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi sehingga dalam

pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan. Laporan

mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga

tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam

melaksanakan program kerja.

Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung

dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. Ada beberapa metoda imiah

yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling, Time and Motion Study dan Daily

Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan informasi

secara cepat, akurat, murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen.

Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan validitas dan

reabilitasnya baik, tetapi kompleks, mahal dan perlu


3/11

waktu yang lama. Adapun, Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena

tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas, 2008).

Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub

posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Dalam metode

ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini:

1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi

rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Misal departemen

riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil

penelitian pengembangan produk baru. Yakni : Mengumpulkan data riset, menganalisa data riset

dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru.

2. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal

dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil, contoh :

pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data perilaku konsumen, pengumpulan data

kebutuhan pasar, dll.

3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok

tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset;

berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari jumlah

total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan

untuk menyelesaikan keseluruhan tugas.

Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau

setiap SDM di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan

informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri yang

telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis, jumlah

dan waktu kerja yang dibutuhkan. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai

sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2,5 jam per hari dan

membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah transaksi bisnis

lainnya.

Dengan diketahui jenis, jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per

hari(Yaslis Ilyas, 2008).

BROWSING DARI INTERNET:


4/11

1. JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN

a. Jam Kerja Formal Per Minggu

Senin Kamis : 07.30-12.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam

13.00-17.00 4 jam x 4 = 16 jamJumat : 07.30-11.30 4 jam = 4 jam

13.15-17.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit +

Total = 42 jam 45 menit = 2.565 menit

Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% :

75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam

1

b. Jam kerja efektif per hari

5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 24 menit/hari

Jumlah hari kerja per tahun :

1 tahun = 365 hari

Libur Sabtu-Minggu........ 104 hariLibur resmi.......................14 hari

Hak cuti.......................... 12 hari

--------------- (+)

130 hari--------------- (-)

235 hari

1

c. Jam Kerja Efektif Per Tahun

5 hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1.507 jam

Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa

dikonversi ke dalam orang jam. Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan

satuannya (lembar, frekwensi, orang dll), volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebutmemerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses, yang kelak akan menjadi

waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam

pelaksanaan analisis beban kerja, sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan

berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.

Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN BEBAN

KERJA.

BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu)


5/11

diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok, tugas tambahan, tugas

rutin, insidentil yang terkait dengan kedinasan. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti menguruskoperasi, Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata. Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah

pegawai/pejabat yang ada. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A, Form B

dan Form C.Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu

unit kerja, dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan

formulir FP 2.

Contoh hasil olahan

FP.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk

Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan

Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut, selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan

pegawai per jabatan, dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus, Jumlahkebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif, atau dalam rumus

dapat ditulis :

Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot/beban kerja (orang.jam)

Jam kerja efektif per tahun (jam)

Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan

jabatan, Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ),

dengan rumus :

Kelebihan/kekurangan

pegawai/pejabat

= Selisih antara jumlah pejabat yg ada dengan perhitungan

kebutuhan

Prestasi Kerja Jabatan: EJ > 1,00 = A (Sangat Baik)

EJ = 0,90 1,00 = B (Baik)

EJ = 0,70 0,89 = C (Cukup)

EJ = 0,50 0,69 = D (Sedang)

EJ < 0,50 = E (Kurang

Contoh hasil hitungan


6/11

FP.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan

Prestasi jabatan (PJ)

Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3, selanjutnya dihitung Kebutuhan.

Pejabat/ Pegawai unit, tingkat efisiensi jabatan unit (EU), dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam

formulir FP4 dengan menggunakan rumus, jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerjaunit : (dibagi) jam kerja efektif.

Jumlah kebutuhan pegawai - unit = Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerjaefektif per tahun (jam)

Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit,

Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU),

Rumus:

Kelebihan/kekurangan pegawai Unit=

= Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungankebutuhan

Prestasi Kerja Unit: EU > 1,00 = A (Sangat Baik)

EU = 0,90 1,00 = B (Baik)

EU = 0,70 0,89 = C (Cukup)

EU = 0,50 0,69 = D (Sedang)EU < 0,50 = E (Kurang

Contoh hasil hitungan

FP.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit, Tingkat Efisiensi Unit (EU), dan Prestasi Kerja Unit

(PU)Unit

Organisasi

Jumlah

Beban

KerjaJabatan

Perhitungan Jumlah

Kebutuhan Pejabat/ Pegawai

Jumlah Pejabat/

Pegawai (existing)

+/- EU PU Ket

1.

2.

3.

4.5.

6.

Kepala

Biro

Bagian

1Bagian

2

Bagian3

Bagian

4Tata

1,303.47

20,922.17

17,093.99

17,258.7214,344.25

11,910,16

1

14

11

1110

8

1

14

11

812

8

-

-

-

- 3+2

-

0.86

0.99

1.03

1.430.79

0.99

B

A

A

AC

A


7/11

Usaha

Biro

Jumlah 82,832.75 55 54 -1

2. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGHITUNG JUMLAH KEBUTUHAN TENAGAKERJA:

1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari, misalnya

dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien, atau mungkin

menyelesaikan 60 berkas.

2. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yangdilakukan tiap bagian.

3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalammenyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian

4. Melakukan perhitungan dengan rumus.

3. FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF

a. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 harib. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun

dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional)c. Jumlah jam kerja per hari=7 jam

d. Jumlah hari kerja efektif=279 harie. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin

f. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi

365 hari)

Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja:

(axh) / (bxe)

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas

h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satupasien dikali dengan jumlah beban kerja.a, b, dan e sudah dijelaskan diatas.

Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap

Diketahui :


8/11

Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja

untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab:

1 1. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut:2 Wawancara pasien butuh waktu=3 menit

3 Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit

4

Penjelasan Lembar informed consent=1 menit5 Entry data pasien=1,5 menit

6 Pengambilan berkas RM=1 menit

7 Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0,5 menit

SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT

Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60. Sehingga

hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 JamSehingga jumlah tenaga kerjanya adalah :

(a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang

Kasus II di bagian Assembling

Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas.Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya?

Jawab:

1 Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit2 Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit

3 Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit

4 Cek Kelengkapan RM=2 menit5 Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit6 4. Total perkejaan satu berkas=6,75 menit

Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6,75 jam1 5. Dihitung dengan rumus menjadi

(a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantungkebijakan RS anda

KESIMPULAN

Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus

dilaksanakan dalam organisasi.

Dengan demikian, kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenis-jenis, jumlah transaksi bisnis, waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas,2008).

Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat

faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM, dan(2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas

berdasarkan beban kerja.


9/11

DAFTAR PUSTAKA

Sheppeck, M. A. and Militello, J (2000). Stategic HR Configuration and Organizational

Performance, Human Resource Management, Journal, Vol 39, pp 8-9.

Ilyas, Y. (2003). Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan FakultasKesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Jakarta.

Handoko, T. H(2001). Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. Ed II. BPFE. Yogyakarta.

Departemen Kesehatan RI. (2000). Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000sampai 2010, Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. Sub Tim

Pelaksana. Departemen Kesehatan RI. Jakarta.

______________________. (2004). SK MenKes No.81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan

Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota serta Rumahsakit. Departemen Kesehatan RI. Jakarta.Oktaviana M Page 11

Yin, K.R. (2002). Studi Kasus: Desain dan Metode. Edisi Revisi. PT. Raja Grafindo Persada.

Jakarta.

Nawawi, H. H. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Gadjah MadaUniversity Press. Yogyakarta.

Simamora, H. (2004). Manajemen Sumberdaya Manusia. Ed. I. Bumi Aksara. Jakarta.

Siagian,S. P. (2003). Manajemen Sumberdaya Manusia, Ed. I. Bumi Aksara. Jakarta.M.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto, Sis.2004. Handout PSRM 5.

Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice IFHRO


10/11

TUGAS TUGAS KULIAH

N

O

MATA

KULIAH

TUGAS KET

1 MAN. SDM

2 MAN.

LOGISTIK

3 MAN. STRAT

4 EKO KES

5 MAN.

KEUANGAN

6 MAN. MUTU


11/11

7 HUKUM &

ETIK

54707254-menghitung-beban-kerja

Documents