analisis beban kerja caraka

FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

Nama Jabatan : CARAKAUnit Kerja : BAGIAN UMUMIkhtisar Jabatan :

NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL BEBAN KERJA KETERANGAN

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Dokumen 10 300 12 0.40 28,800 28,800

2 Dokumen 45 300 12 1.80 129,600 129,600

3 Laporan 10 300 12 0.40 28,800 28,800

Melaksanakan pengiriman surat / dokumen / paket ke alamat yang dituju, baik secara langsung maupun melalui jasa pengiriman / jasa ekspedisi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar surat / dokumen / paket sampai ketujuan dengan cepat dan tepat.

WAKTU PENYELESAIAN

WAKTU KERJA EFEKTIF

PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN

Mengumpulkan surat / dokumen / paket yang akan dikirim dengan cara Memeriksa surat / dokumen / paket dari ekspeditur untuk mengetahui sifat, masalah dan tujuan surat, mencatat surat / dokumen / paket kedalam buku ekspedisi dan surat tanda terima serta menghitung jumlah surat / dokumen / paket yang diterima dari ekspeditur, agar sesuai dengan jumlah yang tertera pada buku ekspedisi.

Mendistribusikan surat / dokumen / paket dengan cara membuat rencana perjalanan menurut arus yang akan ditempuh, menyusun dan memasukkan surat / dokumen / paket dalam kantong surat berdasarkan tujuan surat guna memudahkan pengiriman, menyampaikan surat / dokumen / paket kepada yang berkepentingan / melalui jasa pengiriman menurut alamat yang telah ditentukan.

Mengendalikan surat / dokumen / paket yang telah didistribusikan dengan cara menerima dan menyerahkan kembali buku ekspedisi dan atau surat tanda terima ekspeditur, sebagai bukti yang telah ditandatangani oleh penerima surat, membuat laporan pengiriman surat / dokumen di buku ekspedisi.

NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL BEBAN KERJA KETERANGAN

1 2 3 4 5 6 7 8

4 Kegiatan 20 300 4 0.27 19,200 19,200

5 Dokumen 30 6,000 12 0.06 4,320 4,320

6 Dokumen 20 300 1 0.07 4,800 4,800

JUMLAH 2.993 215,528 215,520 PEMBULATAN 3.000

WAKTU PENYELESAIAN

WAKTU KERJA EFEKTIF


Menyimpan dan menyusun dengan rapih arsip-arsip, dokumen-dokumen surat pada tempat yang telah disediakan, agar tertib dalam pengelolaan arsip.

Melaporkan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang, dengan cara menginventarisir data / informasi bahan laporan, membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas, mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan, memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tulisan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas.

PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA

LAJUR URAIAN

1 2 3

1 1 Cukup jelas

2 2 Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7 Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara :

Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6)Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)

8 8 Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan

NOMOR URUT

Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya Kegiatan, Dokumen, Laporan, Data, dsb.

Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.

Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit), pekerjaan mingguan (WKE = 1500 menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000 menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)

Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus diselesaikan dalam kurun waktu kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun waktu tahunan (1 laporan tiap 6 bulan)

REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

UNIT KERJA : ________________________________

NO NAMA JABATAN HASIL ABK

1 2 3 4 5

Keterangan :1 Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III23

4

Contoh : Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167 maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai

5

Contoh : Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang

JUMLAH PEMANGKU

JABATANKELEBIHAN/

KEKURANGAN

Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban KerjaPada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebutpada kolom Nama JabatanPada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut padakolom Nama Jabatan

Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK darijabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan

CONTOH 1


1. NAMA JABATAN : PENATA KERUMAHTANGGAAN

2. UNIT KERJA : SUBBAG UMUM DAN RUMAH TANGGA

3. IKHTISAR JABATAN :

- Menyusun rencana dan melakukan pengelolaan segala urusan rumah tangga dalam lingkup Dinas Pendidikan, Kota X

NO. URAIAN TUGAS

1 2 3 4 5 6 7

1. Menyusun rencana kegiatan koordinator urusan rumah tangga

- Menyiapkan bahan kerja Kegiatan 15 1500 1 0.0100

- Menyusun rencana kegiatan tugas penata kerumahtanggaan Laporan 60 1500 1 0.0400

- Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Laporan 15 1500 1 0.0100

2. Melakukan pengelolaan kendaraan dinas

- Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada Kegiatan 60 1500 5 0.2000

- Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan Laporan 60 6000 2 0.0200

- Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada Kegiatan 60 6000 2 0.0200

- Laporan 30 1500 1 0.0200

3. Melakukan pengaturan ruangan rapat

- Menyusun list penggunaan ruang rapat Kegiatan 10 1500 2 0.0133

- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan pengguna Kegiatan 30 1500 2 0.0400

- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan teknisi dan operator Kegiatan 60 1500 2 0.0800

- Melaporkan kesiapan ruangan rapat untuk pelaksanaan kegiatan dinas Kegiatan 10 1500 2 0.0133

- Merapihkan kembali ruang rapat seperti sediakala Kegiatan 60 1500 2 0.0800

- Laporan 10 1500 2 0.0133

4. Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman

- Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service) Kegiatan 120 1500 1 0.0800

- Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman Kegiatan 60 300 1 0.2000

- Laporan 10 1500 2 0.0133

5 Melaksanakan pengaturan upacara bendera

- Membuat susunan acara upacara bendera 60 72000 1 0.0008

- Membuat laporan hasil penyusunan acara upacara bendera kepada atasan Laporan 30 72000 1 0.0004

- Penyiapan perlengkapan upacara bendera dan berkoordinasi dengan teknisi Kegiatan 60 72000 1 0.0008

- Mengatur pelaksanaan latihan tatacara upacara bendera / gladi bersih Kegiatan 60 72000 12 0.0100

- Kegiatan 60 72000 12 0.0100

- Merapihkan peralatan dan tempat upacara bendera seperti sediakala Kegiatan 60 72000 12 0.0100

- Membuat kegiatan pengaturan upacara bendera kepada pimpinan Laporan 15 72000 1 0.0002

6 Melaksanakan pengurusan tagihan listrik / telephone / air

- Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air Kegiatan 30 6000 1 0.0050

- Mengurus tagihan listrik/telephone/air Kegiatan 30 6000 1 0.0050

- Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan Kegiatan 15 6000 1 0.0025

JUMLAH 0.8981

PEMBULATAN 1

SATUAN HASIL

WAKTU PENYELE-

SAIAN (MENIT)

WAKTU KERJA

EFEKTIF (MENIT)

BEBAN KERJA


Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas kepada pimpinan

Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penggunaan ruang rapat kepada pimpinan

Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada pimpinan

Susunan Acara

Menjaga peralatan upacara (sound system, dll) selama berlangsungnya upacara bendera


KET

8

CONTOH 2


1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

2. UNIT KERJA : SUBBAG PENGADAAN BARANG DAN JASA

3. IKHTISAR JABATAN :

- Menyusun dan melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan barang dan jasa

NO. URAIAN TUGAS SATUAN HASIL BEBAN KERJA

1 2 3 4 5 6 7

1 Menyusun rencana kegiatan harian- Kegiatan 15 300 1 0.0500

2 Melaksanakan pengetikan administrasi keuangan- Dokumen 30 300 1 0.1000

- Kegiatan 120 300 1 0.4000

- Dokumen 30 300 1 0.1000

- Membuat Berita Acara Serah Terima Barang Dokumen 30 300 1 0.1000

- Membuat Berita Acara Pembayaran Dokumen 30 300 1 0.1000

3 Mengumpulkan bahan/literatur/peraturan- Dokumen 30 6000 1 0.0050

- Dokumen 30 6000 1 0.0050

4

- Membukukan barang yang dibeli Kegiatan 30 300 1 0.1000

- Membuat nomor barang Kegiatan 30 300 1 0.1000

JUMLAH 1.0600

PEMBULATAN 1

WAKTU PENYELE-

SAIAN (MENIT)

WAKTU KERJA EFEKTIF (MENIT)

PEGAWAI YANG

DIBUTUHKAN

Melaksanakan administrasi perencanaan realisasi keuangan dan pengadaan barang dan jasa

Membuat surat penawaran harga barang kepada perusahaan/rekanan

Membuat negosiasi harga penawaran, surat menyurat, menyusun anggaran, menyusun program kegiatan, membuat surat keputusan tentang Tim dan lain-lain

Menyusun resume/ mendokumentasikan hasil penelusuran data

Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa

Surat Keputusan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa

Melakukan pembukuan dan penomoran administrasi keuangan


KET

8

CONTOH

REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

UNIT KERJA : DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN

NO NAMA JABATAN HASIL ABK

1 2 3 4 5

Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi

- Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai

- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai A

- Pengolah Data Formasi 2 1 1

- Penganalisis Formasi Pegawai - 1 (1)

- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai C

- Pengolah Data Formasi - 1 (1)

- Penganalisis Formasi Pegawai 2 1 1

- Penyusun Perencanaan Formasi 1 - 1

- Kasie Pelayanan Direktorat

- Sekretaris 1 1 -

- Pengadministrasi Data Formasi 1 2 (1)

- Caraka 1 - 1

- Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai

- Kasie Perencanaan Pengembangan Pegawai C

- Operator Komputer 1 - 1

- Penganalisis Pengembangan Pegawai - 1 (1)

- Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai

- Kasie Penyusunan Perencanaan Gaji Pegawai

- Penganalisis Perencanaan Gaji Pegawai - 1 (1)

- Kasie Penyusunan Perencanaan Kesejahteraan Pegawai

- Operator Komputer 1 - 1

- Penganalisis Perencanaan Kesejahteraan Pegawai - 1 (1)

- Kasie Penyusunan Perencanaan Tunjangan Pegawai

- Penganalisis Perencanaan Tunjangan Pegawai - 1 (1)

JUMLAH PEMANGKU

JABATANKELEBIHAN/

KEKURANGAN


Nama Jabatan : KEPALA SUB BAGIAN RUMAH TANGGAUnit Kerja : BAGIAN UMUMIkhtisar Jabatan

NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL BEBAN KERJA

1 2 3 4 5 6

1 Dokumen 300 72,000 6

2 Kegiatan 15 1,500 44

3 Kegiatan 10 1,500 44


1 2 3 4 5 6

4 Kegiatan 60 6,000 9

5 Kegiatan 90 72,000 4

: Menyiapkan dan melaksanakan urusan kerumahtanggaan yang meliputi pelayanan angkutan, akomodasi, perawatan dan pemeliharaan rumah jabatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah serta perawatan dan pemeliharaan kebersihan pekarangan dan bangunan Kantor Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas pelayanan pemerintahan berjalan efektif.

WAKTU PENYELESAIAN

WAKTU KERJA EFEKTIF

Merencanakan kegiatan dan pelayanan pengurusan keperluan rumah tangga Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah guna menunjang kelancaran pekerjaan.

Membagi tugas kepada bawahan berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing bawahan agar terwujud hasil kerja yang optimal.

Membimbing kepada semua bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku agar terwujud sinergi dalam pelaksanaan tugas.

WAKTU PENYELESAIAN

WAKTU KERJA EFEKTIF

Memeriksa hasil pekerjaan dengan cara melakukan rapat internal agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan rencana.

Melaksanakan koordinasi dengan SKPD, unit kerja, dan internal Bagian Umum melalui penyiapan dan penyajian bahan / materi pengelolaan tata usaha, administrasi kepegawaian, pembinaan kearsipan di lingkungan sekretariat daerah, pelaksanaan pengelolaan urusan kerumahtanggaan, pelaksanaan kegiatan dalam rangka pemberian pelayanan dan pengamanan sandi dan telekomunikasi, pengelolaan perlengkapan yang meliputi pengelolaan barang, pembinaan administrasi barang serta perbendaharaan barang agar terwujud hasil yang optimal.


1 2 3 4 5 6

6 Kegiatan 120 6,000 9

7 Kegiatan 120 6,000 9

8 Kegiatan 300 72,000 9

JUMLAH

PEMBULATAN

Melaksanakan koordinasi dengan SKPD, unit kerja, dan internal Bagian Umum melalui penyiapan dan penyajian bahan / materi pengelolaan tata usaha, administrasi kepegawaian, pembinaan kearsipan di lingkungan sekretariat daerah, pelaksanaan pengelolaan urusan kerumahtanggaan, pelaksanaan kegiatan dalam rangka pemberian pelayanan dan pengamanan sandi dan telekomunikasi, pengelolaan perlengkapan yang meliputi pengelolaan barang, pembinaan administrasi barang serta perbendaharaan barang agar terwujud hasil yang optimal.

WAKTU PENYELESAIAN

WAKTU KERJA EFEKTIF

Mengevaluasi hasil kerja pada Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Santel ; Sub bagian Rumah Tangga ; Sub Bagian Perlengkapan dengan mengamati dan meneliti agar hasil pekerjaan dapat dipertanggungjawabkan.

Membuat Laporan / Menyusun Laporan Pelaksanaan Kegiatan Kerja Sekretaris Daerah secara berkala / pada setiap triwulan dalam rangka menentukan langkah-langkah penanggulangan atas permasalahan / hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan tugas, sehingga kegiatan yang akan datang dapat berjalan dengan efektif.

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tertulis.


KETERANGAN

7 8

0.03 1,800 1,800

0.44 31,680 31,680

0.29 21,120 21,120

KETERANGAN

7 8

0.09 6,480 6,480

0.01 360 360

: Menyiapkan dan melaksanakan urusan kerumahtanggaan yang meliputi pelayanan angkutan, akomodasi, perawatan dan pemeliharaan rumah jabatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah serta perawatan dan pemeliharaan kebersihan pekarangan dan bangunan Kantor Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas pelayanan pemerintahan berjalan efektif.



KETERANGAN

7 8

0.18 12,960 12,960

0.18 12,960 12,960

0.04 2,700 2,700

1.071 90,076 90,060

1.000


analisis beban kerja caraka

Documents