3.9 modul spip pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

PEMBATASAN AKSES ATAS SUMBER

DAYA DAN PENCATATANNYA

(3.9)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

3.9 Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini, merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/

pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

3.9 Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa

saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan

ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub

unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan

acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam

penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub Unsur

Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya pada

unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan yang memberikan

arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam

menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan

dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi,

sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

3.9 Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................ i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................ 1

B. Sistematika Pedoman ............................................. 5

BAB II GAMBARAN UMUM KEGIATAN PENGENDALIAN

PEMBATASAN AKSES ATAS SUMBER DAYA DAN

PENCATATANNYA

A. Pengertian ............................................................... 7

B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 17

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 18

D. Parameter Penerapan ............................................. 19

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

PEMBATASAN AKSES ATAS SUMBER DAYA DAN

PENCATATANNYA

A. Tahap Persiapan ...................................................... 25

B. Tahap Pelaksanaan.................................................. 31

C. Tahap Pelaporan....................................................... 39

BAB IV PENUTUP

3.9 Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya

3.9 Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam pasal 47 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun

2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)

sudah ditetapkan bahwa menteri/pimpinan lembaga, gubernur,

dan bupati/walikota bertanggung jawab atas efektivitas

penyelenggaraan sistem pengendalian intern di lingkungan

masing-masing.

SPIP mencakup lima unsur, yaitu lingkungan pengendalian,

penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan

komunikasi, serta pemantauan pengendalian intern.

Pimpinan instansi pemerintah di lingkungan kementerian/

lembaga dan di lingkungan pemerintah provinsi/kabupaten/kota

berkewajiban untuk menerapkan kelima unsur SPIP tersebut,

yang dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari

kegiatan instansi pemerintah.

Dalam rangka pencapaian tujuan instansi pemerintah,

melalui penilaian risiko-risiko, pimpinan mengidentifikasi dan

menganalisis risiko, serta melaksanakan langkah-langkah yang

diperlukan, untuk mengatasi risiko yang dapat menghambat

pencapaian tujuan instansi pemerintah. Tindakan untuk mengatasi

risiko tersebut, memberikan arah bagi kegiatan pengendalian yang

akan ditetapkan/dibuat, untuk meyakinkan bahwa kegiatan

instansi pemerintah dilakukan secara benar dan tepat waktu.

Kegiatan pengendalian tersebut, terjadi di seluruh tingkatan dan

fungsi organisasi, antara lain berupa persetujuan, otorisasi,

verifikasi, rekonsiliasi, reviu kinerja, dan pemisahan fungsi.


Dalam mengembangkan kegiatan pengendalian,

berdasarkan pasal 18 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun

2008, ditetapkan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib

menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan

ukuran, kompleksitas, serta sifat dari tugas dan fungsi instansi

pemerintah yang bersangkutan, termasuk dalam hal pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya.

Sumber daya merupakan sesuatu yang bernilai dan

berguna untuk pencapaian tujuan instansi pemerintah. Tujuan

instansi pemerintah hanya akan tercapai dengan baik apabila

terdapat penyediaan dan pengelolaan sumber daya yang

memadai. Seluruh instansi pemerintah pada berbagai tingkatan

manajerial, akan memerlukan dan menggunakan sumber daya

untuk melaksanakan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi.

Mengingat sumber daya sifatnya bernilai, berguna, dan

memiliki sifat kelangkaan (artinya, diperlukan pengorbanan untuk

memperolehnya), maka diperlukan pengendalian yang memadai

atas sumber daya tersebut. Pengendalian dilakukan antara lain

dengan membatasi akses terhadap sumber daya dan

pencatatannya. Hal ini dimaksudkan agar tidak ada pihak yang

dapat menyalahgunakan, memperoleh, memanfaatkan, atau

menggunakan sumber daya untuk kepentingan pribadi,

golongan, atau pihak tertentu, secara tidak sah, atau melawan

hukum.

Instansi pemerintah perlu mengelola sumber daya dan

pencatatannya dengan baik agar dapat mencapai tujuan

pengendalian, khususnya dalam hal pengamanan sumber daya.

Pengamanan sumber daya secara keseluruhan dapat


mendukung pencapaian kegiatan/operasi secara efisien dan

efektif, meningkatkan keandalan pelaporan, serta ketaatan

kepada ketentuan yang berlaku. Untuk itu, pimpinan instansi

pemerintah perlu menerapkan kegiatan pengendalian intern yang

relevan dengan sumber daya dan pencatatannya, antara lain

berupa pembatasan akses atas sumber daya tersebut.

Sumber daya dan pencatatan yang dimiliki oleh instansi

pemerintah merupakan sarana penting untuk membantu

pencapaian tujuan organisasi. Sumber daya dan pencatatan harus

dimanfaatkan sepenuhnya hanya untuk tujuan organisasi, bukan

untuk kepentingan pribadi para pegawai atau pejabat yang ada.

Oleh karena itu, perlu adanya pembatasan peluang dalam

menggunakan sumber daya dan pencatatan, hanya untuk

kepentingan organisasi saja.

Sumber daya dalam konteks Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah, adalah seluruh sumber daya yang digunakan dalam

rangka pencapaian tujuan instansi pemerintah, mencakup 5 M

(man, money, machine, material, method), baik yang berwujud fisik

(tangible asset), seperti sumber daya manusia, dana, surat

berharga, sarana prasarana, seperti peralatan, gedung, tanah,

mesin, bahan, persediaan, alat tulis, dan sumber daya alam,

maupun yang tidak berwujud (intangible asset), seperti hak cipta,

hasil penelitian, metode dan tata kerja, sistem aplikasi, informasi,

dan sebagainya.

Pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan

kegiatan pengendalian atas seluruh sumber daya dan

pencatatannya yang berada dalam kewenangan dan tanggung

jawabnya. Terhadap seluruh sumber daya tersebut perlu dikelola

dengan baik, sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.


Untuk itu, perlu dilakukan kegiatan pengendalian yang memadai

atas sumber daya antara lain berupa: persetujuan atas

penggunaan/pemindahan/penghapusan, verifikasi atas

pertanggungjawaban, rekonsiliasi atas pencatatan, pemisahan

fungsi dalam pengelolaan, pengendalian fisik atas aset, serta

pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya.

Akses kepada sumber daya dan pencatatannya harus

terbatas kepada orang-orang yang diberi otorisasi, dan harus

dibebankan akuntabilitas atas pengelolaan dan penggunaannya.

Pembandingan secara berkala atas sumber daya yang dimiliki

dengan akuntabiltas yang dicatat harus dilakukan untuk

membantu mengurangi risiko kesalahan, kecurangan,

penggunaan yang tidak benar, atau perubahan yang dilakukan

tanpa melalui otorisasi.

Tanpa adanya pembatasan akses yang memadai atas

sumber daya, akan sangat memungkinkan terjadinya

pemanfaatan sumber daya oleh pihak tertentu secara tidak sah

untuk mengambil, atau memanfaatkan sumber daya instansi,

sehingga berpotensi pada hilangnya sumber daya yang dimiliki

instansi pemerintah, yang pada akhirnya akan menghambat

pencapaian tujuan instansi tersebut. Pimpinan instansi perlu

membuat kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur untuk

memastikan bahwa seluruh rencana, perintah, dan arahan

pimpinan telah dilaksanakan dan ditaati oleh seluruh pegawai

dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya untuk

mencapai tujuan organisasi.


Selanjutnya, dalam pasal 47 Peraturan Pemerintah 60

Tahun 2008 ditetapkan bahwa untuk memperkuat dan

menunjang efektivitas sistem pengendalian intern, dilakukan

pembinaan penyelenggaraan SPIP, disamping dilakukan

pengawasan intern. Salah satu bentuk pembinaan tersebut

adalah melalui penyusunan pedoman teknis.

Sehubungan dengan upaya penyelenggaraan kegiatan

pengendalian berupa pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya tersebut, maka diperlukan Pedoman Teknis

Penyelenggaraan SPIP Sub Unsur Pembatasan Akses atas

Sumber Daya dan Pencatatannya, yang diharapkan dapat

diimplementasikan secara nyata oleh instansi pemerintah.

Pedoman Teknis Sub Unsur Pembatasan Akses atas Sumber Daya

dan Pencatatannya ini merupakan penjabaran dari Pedoman

Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP.

Ruang lingkup penggunaan pedoman ini meliputi instansi

pemerintah pusat (kementerian/lembaga) maupun pemerintah

daerah (provinsi/ kabupaten/ kota).

B. Sistematika Pedoman

Sistematika Pedoman Teknis Pembatasan Akses atas

Sumber Daya dan Pencatatannya ini disajikan dengan urutan

sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman

teknis sub unsur Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan

Pencatatannya, yang diawali dari keharusan menerapkan

SPIP, kebutuhan akan perlunya aktivitas pengendalian,

perlunya pedoman teknis sub unsur, maksud dibuatnya

pedoman, serta sistematika pedoman.


Bab II Gambaran Umum Pembatasan Akses atas Sumber

Daya dan Pencatatannya

Bab ini menguraikan pengertian, tujuan dan manfaat,

keterkaitannya dengan peraturan yang berlaku, serta

parameter penerapan.

Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan Pembatasan

Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya

Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsur

Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya

yang terdiri dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan

pelaporan.

Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting

yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas

penggunaan pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM KEGIATAN PENGENDALIAN

PEMBATASAN AKSES ATAS SUMBER DAYA

DAN PENCATATANNYA

A. Pengertian

Dalam penjelasan pasal 3 ayat (1) huruf c Peraturan

Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 dinyatakan bahwa kegiatan

pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi

risiko, serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur,

untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah

dilaksanakan secara efektif.

Dengan menyelenggarakan kegiatan pengendalian

diharapkan akan memberikan keyakinan yang memadai dalam

pencapaian tujuan instansi pemerintah.

Dalam pasal 18 ayat 3 Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2008, dinyatakan bahwa kegiatan pengendalian terdiri

atas:

1. reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan;

2. pembinaan sumber daya manusia;

3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;

4. pengendalian fisik atas aset;

5. penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;

6. pemisahan fungsi;

7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;

8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan

kejadian;


9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;

10. akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya; dan

11. dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta

transaksi dan kejadian penting.

Dalam pasal 18 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun

2008 juga ditetapkan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib

menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan

ukuran, kompleksitas, sifat dari tugas dan fungsi instansi

pemerintah yang bersangkutan. Kegiatan pengendalian tersebut

diantaranya dilaksanakan melalui pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya, yang merupakan sub unsur

kegiatan pengendalian yang ke-9.

Kegiatan pengendalian berupa pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya, melekat (built in) dalam

rangkaian atau siklus yang menyatu dengan kegiatan/operasional

pengelolaan sumber daya di lingkungan instansi pemerintah

pusat dan daerah.

Penetapan pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya, bertujuan untuk menghindari/mengurangi

penggunaan sumber daya yang ada oleh pihak yang tidak

berwenang. Kegiatan pengendalian berupa pembatasan akses

atas sumber daya dan pencatatannya, juga berkaitan dengan sub

unsur akuntabilitas atas sumber daya dan pencatatannya.

Pembatasan akses dilakukan atas sumber daya yang

menjadi tanggung jawab instansi pemerintah, yaitu sejak suatu

sumber daya tersedia di lingkungan instansi pemerintah, dalam

arti sejak sumber daya tersebut diserahterimakan

pengelolaannya dari pihak tertentu di luar instansi pemerintah,


atau dari panitia pengadaan, kepada instansi pemerintah yang

bersangkutan, sampai sumber daya tersebut habis

pemanfaatannya,untuk kegiatan instansi atau dipindahtangankan

(diserahkan, dihapuskan, atau ditukarkan) kepada pihak lain

di luar instansinya.

Kegiatan pengendalian difungsikan dalam rangka

mengatasi risiko-risiko yang mungkin akan menghambat

pencapaian tujuan instansi pemerintah.

Untuk itu, sumber daya dan pencatatan yang menjadi fokus

perhatian kegiatan pengendalian sub unsur ini adalah sumber

daya dan pencatatan yang digunakan dalam rangka mencapai

tujuan instansi pemerintah.

Penyelenggaraan kegiatan pengendalian pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya, sekurang-

kurangnya memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. diutamakan pada kegiatan pokok instansi pemerintah;

2. harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko;

3. disesuaikan dengan sifat khusus instansi pemerintah;

4. kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis;

5. prosedur harus dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan

secara tertulis;

6. dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa

pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya

tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan.

Untuk mengetahui ruang lingkup pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya, berikut diberikan pengertian

mengenai akses dan sumber daya.


Akses adalah (a) means of approaching something or

somebody or entering a place, (b) opportunity or right to use

something or approach somebody. Definisi lain dari akses

termasuk means or right of using, reaching or obtaining.

Akses diartikan sebagai cara atau peluang untuk mendekati

sesuatu atau memasuki tempat tertentu. Akses juga dapat

dimaknai sebagai hak untuk menggunakan sesuatu. Singkatnya,

akses dapat dikatakan sebagai peluang atau hak menggunakan/

memperoleh sesuatu, atau memasuki sesuatu tempat.

Dari terminologi di atas, pembatasan akses adalah

membatasi agar hanya pihak tertentu yang dapat menggunakan/

memperoleh sesuatu, atau memasuki sesuatu tempat.

Pembatasan akses dimaksudkan untuk melindungi,

mencegah akses, dan penggunaan sesuatu dari pihak yang tidak

berwenang. Jika pembatasan akses didisain dengan baik, dapat

mengurangi risiko-risiko seperti kesalahan, kecurangan,

pemborosan, penyalahgunaan, kecurian atau perubahan/

perpindahan tangan yang tidak sah.

Selanjutnya, sumber daya memiliki konsep yang luas, yaitu

sesuatu yang berguna (useful) dan bernilai (valuable),

mengandung konsep kelangkaan. Sesuatu yang tak diketahui

kegunaannya, atau sesuatu yang diketahui kegunaannya, tetapi

tersedia dalam jumlah banyak dibandingkan permintaannya,

adalah bukan termasuk dalam pengertian sumber daya. Dari

definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pembatasan akses atas

sumber daya adalah pembatasan atas kesempatan, hak untuk

menggunakan, atau memperoleh sesuatu yang berguna, atau

bernilai. Pembatasan akses tidak hanya dilakukan atas sumber

daya saja, tetapi pembatasan akses juga dilakukan atas

pencatatan sumber daya.


Di lingkungan instansi pemerintah, pada umumnya sumber

daya merupakan segala sarana pendukung yang diberikan

kepada pegawai atau unit kerja organisasi, dalam rangka

memperlancar pelaksanaan tugas yang telah dibebankan

kepadanya. Sumber daya di lingkungan instansi pemerintah,

biasanya mencakup 5 M (man, money, machine, material,

method), baik yang berwujud fisik (tangible asset), seperti

sumber daya manusia, dana, surat berharga, dokumen

kepemilikan aset, sarana prasarana (seperti peralatan, gedung,

tanah, mesin), sumber daya alam, bahan, persediaan, alat tulis,

maupun yang tidak berwujud (intangible asset), seperti hak

cipta, hasil penelitian, metode dan tata kerja, sistem aplikasi,

informasi, dan sebagainya.

Sumber daya dalam konteks bernegara, memiliki cakupan

yang luas, dapat berupa SDM aparatur pemerintah, sumber daya

alam, peralatan, uang, persediaan, bahan, serta kekuasaan

hukum dan politik.

Dari pengertian di atas, maka pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya dapat diartikan sebagai bentuk

pengendalian, dengan cara membatasi peluang atau hak

menggunakan atau memasuki sesuatu tempat, yang

dimaksudkan untuk melindungi dan mencegah perolehan,

penggunaan atas peralatan, persediaan, surat-surat berharga,

uang, sumber daya manusia, sumber daya alam, metode kerja,

informasi, dokumen kepemilikan aset, pencatatan, dan harta

lainnya, dari pihak yang tidak berwenang.

Dalam konteks SPIP ini, pembatasan akses atas sumber

daya dan pencatatannya dilakukan dalam ruang lingkup


pengelolaan kegiatan untuk mencapai tujuan instansi pemerintah.

Pembatasan akses secara tepat, diharapkan dapat mendukung

pencapaian tujuan instansi pemerintah melalui pengamanan

aset, pelaporan keuangan yang handal, mendukung

kegiatan/operasional yang efisien dan efektif, dan kepatuhan

terhadap peraturan.

Berkaitan dengan pembatasan akses atas sumber daya

dan pencatatannya, dalam pasal 39 Peraturan Pemerintah

Nomor 60 Tahun 2008, dinyatakan bahwa:

1. Pimpinan instansi pemerintah wajib membatasi akses atas

sumber daya dan pencatatannya.

2. Pimpinan instansi pemerintah wajib memberikan akses hanya

kepada pegawai yang berwenang dan melakukan reviu atas

pembatasan tersebut secara berkala.

Akses atas sumber daya dan pencatatan, dibatasi kepada

orang yang diberi kewenangan untuk bertanggung jawab atas

pengamanan dan penggunaan sumber daya. Pembatasan akses

dibuktikan dengan adanya kewenangan dan tanggung jawab

yang diberikan hanya kepada pejabat/pegawai/petugas tertentu,

yang dilengkapi dengan penggunaan alat pengamanan fisik

(seperti kunci, pagar keliling bangunan, tanda pengenal tertentu,

penjagaan pintu masuk gedung/ruangan oleh petugas

keamanan), password, PIN (Personal Identification Number),

pengisian formulir/catatan pemakaian, serta penunjukan hanya

kepada petugas tertentu untuk melakukan penyimpanan,

pencatatan, dan pemindahan sumber daya.


Pelaksanaan pembatasan akses atas sumber daya

diharapkan dapat mengurangi risiko penggunaan tanpa otorisasi,

atau kehilangan aset negara, dalam rangka melaksanakan

arahan pimpinan untuk mencapai tujuan organisasi. Tingkat

pembatasan yang akan diterapkan, bergantung pada kerawanan

sumber daya, risiko kehilangan, serta penggunaan yang tidak

sesuai, dan seyogyanya dilakukan penilaian secara periodik.

Infrastruktur kegiatan pengendalian berupa pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya, dibangun dalam

dua tingkatan, yaitu tingkat entitas, yang bersifat kebijakan untuk

suatu instansi/unit kerja, dan tingkat aktivitas yang bersifat

prosedural. Kebijakan dimaksudkan untuk mengarahkan apa

yang seharusnya dikerjakan, berfungsi sebagai dasar dalam

penetapan berbagai prosedur-prosedur sebagai rincian dari suatu

kebijakan.

Langkah umum kegiatan pengendalian pembatasan akses

atas sumber daya dan pencatatannya, setidaknya mencakup:

1. Identifikasi sumber daya dan pencatatannya yang

diperlukan/digunakan oleh instansi pemerintah, berdasarkan

nilai aset, kemudahan dipindahkan, dan kemudahan

ditukarkan;

2. Identifikasi tingkat pembatasan akses yang diperlukan untuk

setiap jenis sumber daya dan pencatatannya;

3. Penentuan tingkat pembatasan secara tepat dengan

mempertimbangkan faktor-faktor seperti nilai aset, kemudahan

dipindahkan, kemudahan ditukarkan, dan peraturan yang

terkait dengan pengelolaan sumber daya tersebut;

4. Penetapan pembatasan akses penggunaan sumber daya dan

pencatatannya;


5. Penetapan pembatasan akses penyimpanan sumber daya dan

pencatatannya; serta

6. Evaluasi periodik atas profil dari pegawai yang memiliki akses

untuk menggunakan maupun menyimpan sumber daya dan

pencatatannya, atau pihak lain yang aksesnya dibatasi,

maupun evaluasi atas risiko akibat penerapan pembatasan

akses tersebut bagi kelancaran operasional organisasi.

Untuk itu, diperlukan kebijakan dan prosedur pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya yang ditetapkan

sesuai dengan ukuran, kompleksitas, serta sifat dari tugas dan

fungsi instansi pemerintah yang bersangkutan, serta

mempertimbangkan efektivitas kegiatan pengendalian. Hal

tersebut dimaksudkan agar pembatasan akses atas sumber daya

dan pencatatannya yang dibangun tersebut, tidak terlalu

longgar, atau terlalu ketat, yang justru akan menghambat

kelancaran kegiatan instansi pemerintah.

Dalam membangun kegiatan pengendalian sub unsur

pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya,

pimpinan hendaknya telah mempertimbangkan aspek berikut:

1. Preventif, yaitu untuk mencegah terjadinya akses yang tidak

sah atas sumber daya dan pencatatannya.

Misalnya:

a. memberikan akses hanya kepada bendahara untuk

menggunakan/mengubah/mengganti kode/menyimpan kunci

brankas, dan untuk menyimpan, atau mengeluarkan kas.

b. memberikan akses hanya kepada pegawai gudang untuk

membuka dan untuk mengeluarkan barang dari gudang

persediaan,


c. memberikan tanggung jawab kepada pimpinan petugas

keamanan (security) untuk menjaga keamanan kantor,

dan memberikan kewenangan kepada petugas keamanan

untuk mewajibkan tamu/orang untuk memberikan/

meninggalkan tanda identitasnya, dan memakai tanda

pengenal yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah,

sebelum memasuki areal ruangan kantor. Selanjutnya,

memberikan kewenangan kepada petugas keamanan

untuk melarang tamu/orang memasuki areal ruangan

kantor tanpa tanda pengenal kantor tersebut.

d. menetapkan hanya kepada pegawai tertentu untuk

mengelola pencatatan, dan kepada pejabat tertentu untuk

dapat mengakses pencatatan sesuai dengan tugas,

kewenangan dan tanggung jawabnya.

e. memberikan akses hanya kepada pejabat struktural

secara bertingkat untuk mengelola/menggunakan SDM

yang berada di bawah kewenangan dan tanggung

jawabnya.

f. memberikan akses hanya kepada petugas/pegawai/bagian

umum untuk mengelola kendaraan dinas kantor, termasuk

penyimpanan fisik kendaraan dan kuncinya.

2. Detektif, yaitu untuk melacak dan menemukan

terjadinya/penyalahgunaan akses yang tidak sah atas sumber

daya dan pencatatannya,

Misalnya:

a. melakukan reviu periodik/evaluasi berkala.

b. melakukan identifikasi terhadap profil pegawai yang

diberikan akses untuk menggunakan, atau menyimpan

sumber daya, untuk menilai ketepatan pemberian akses

tersebut, dengan melihat/menilai tanggung jawab petugas


tersebut, dan dampaknya terhadap operasional

organisasi secara keseluruhan.

c. melakukan cek fisik, dengan membandingkan fisik sumber

daya dengan catatan dasar secara mendadak, diadakan

rekonsiliasi antara data sumber daya di bagian akuntansi

dengan pencatatan dasarnya.

3. Korektif, yaitu untuk melakukan perbaikan atas kelemahan


Untuk itu, terhadap pembatasan akses atas sumber daya

dan pencatatan, harus dievaluasi secara periodik terhadap profil

dari pengguna yang memiliki akses atau yang aksesnya dibatasi,

untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan

pengendalian sub unsur pembatasan terhadap akses sumber

daya tersebut.

Pada akhirnya, penyelenggaraan kegiatan pengendalian

sub unsur pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya merupakan kewajiban dari pimpinan instansi

pemerintah sebagai bagian dari upaya menerapkan kegiatan

pengendalian atas hasil penilaian risiko terhadap terjadinya

akses atas sumber daya dan pencatatannya yang tidak sah.

Sumber daya dan pencatatan yang dimiliki instansi

pemerintah merupakan aset yang berharga untuk membantu

organisasi mencapai tujuannya. Pimpinan instansi pemerintah

harus mengembangkan kebijakan dan prosedur, untuk

memastikan bahwa sumber daya dan pencatatan telah

digunakan dengan baik. Risiko atas penggunaan tanpa otorisasi

atau kehilangan, dikendalikan dengan pembatasan akses

ke sumber daya dan pencatatannya, hanya untuk pegawai yang

mempunyai wewenang, telah dilakukan dengan tepat.


Pembatasan akses tersebut, dapat dilihat antara lain

dalam sistem akuntansi barang milik instansi (satuan kerja)

di lingkungan pemerintah pusat, sesuai dengan Peraturan

Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 tentang Sistem

Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat.

B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dilakukannya pembatasan akses atas sumber daya

dan pencatatannya adalah:

1. mengurangi risiko penggunaan tanpa otorisasi atau

kehilangan aset negara; dan

2. mengurangi peluang bagi petugas terkait untuk memanipulasi

transaksi;

Dengan dilaksanakan pembatasan akses atas sumber daya

dan pencatatannya, instansi pemerintah akan memeroleh

manfaat berupa kepastian adanya penggunaan sumber daya dan

pencatatan yang baik, yang pada akhirnya akan membantu

pencapaian sasaran, sesuai dengan arahan pimpinan.

Tujuan akhir pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya adalah tercapainya pengamanan aset dan

keandalan pelaporan sumber daya, yang dapat mendorong

operasi yang efektif dan efisien, serta kepatuhan terhadap

peraturan. Pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya, ditetapkan sebagai berikut:

1. risiko atas penggunaan secara tidak sah/tanpa otorisasi atau

kehilangan, dikendalikan dengan pembatasan akses

ke sumber daya dan catatan, dan hanya untuk pegawai yang

mempunyai wewenang;


2. penetapan pembatasan akses untuk penyimpanan secara

periodik direviu, dipelihara dan diperbarui. Sumber daya sering

dibandingkan dengan catatannya, dan dilakukan evaluasi

sejauh mana tingkat-tingkat pembatasan akses berfungsi

mengurangi kerawanan sumber daya terhadap risiko

kesalahan, kecurangan, pemborosan, penyalahgunaan,

kecurian, atau perubahan yang tidak sah;

3. pimpinan instansi pemerintah telah mempertimbangkan faktor-

faktor, seperti nilai aset, kemudahan untuk dibawa/

dipindahkan, dan kemudahan untuk dipertukarkan, ketika

menentukan tingkat pembatasan akses yang tepat.

Sebagai bagian dari penugasan dan pembaruan

pembatasan akses atas sumber daya, dan pembatasan akses

atas pencatatan sumber daya tersebut, pimpinan

mengomunikasikan tanggung jawab setiap pegawai agar mereka

sadar akan tugasnya, sehingga pegawai dapat menyimpan dan

menggunakan sumber daya dengan baik.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan


pencatatannya, biasanya tidak mengatur khusus atas kegiatan

pengendalian sub unsur ini, namun mengatur suatu siklus

kegiatan pengelolaan yang di dalamnya sudah termasuk

menempatkan kegiatan pengendalian yang relevan, seperti

otorisasi, pemisahan fungsi, pengendalian fisik atas aset, reviu

atas kinerja, pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya, serta kegiatan pengendalian lain yang relevan.

Peraturan tersebut antara lain:


1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara.

2. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 tentang

Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.

4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007

tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan

Pemerintah Pusat.

5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007

tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah.

6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006

tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 6 Tahun 2005

tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan

Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara.

8. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 470/KMK.01/1994

tentang Tata Cara Penghapusan dan Pemanfaatan Barang

Milik/Kekayaan Negara.

9. Peraturan lain yang relevan dengan pembatasan akses atas


D.Parameter Penerapan

Dalam menerapkan sub unsur Pembatasan Akses atas Sumber

Daya dan Pencatatannya, pimpinan Instansi Pemerintah

memberikan akses hanya kepada pegawai yang berwenang dan

melakukan reviu atas pembatasan tersebut secara berkala.

Terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebagai berikut:


1. Risiko penggunaan secara tidak sah atau kehilangan

dikendalikan dengan membatasi akses ke sumber daya dan

pencatatannya hanya kepada pegawai yang berwenang.

2. Penetapan pembatasan akses untuk penyimpanan secara

periodik direviu dan dipelihara.

3. Pimpinan Instansi Pemerintah mempertimbangkan faktor-

faktor seperti nilai aset, kemudahan dipindahkan, kemudahan

ditukarkan ketika menentukan tingkat pembatasan akses yang

tepat.

Indikator keberhasilan kegiatan pengendalian ini adalah

bagaimana akses atas sumber daya dan pencatatan sumber

daya, dibatasi, dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur tertulis

yang telah ditetapkan. Indikator hasil dari sub unsur ini berupa

tercapainya pengamanan sumber daya dan keandalan pelaporan

sumber daya, karena tidak terjadi penggunaan secara tidak sah

atau kehilangan sumber daya, disertai dengan pencatatan

sumber daya yang dapat diandalkan di lingkungan instansi

pemerintah.

Indikator keberhasilan penyelenggaraan sub unsur

pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya adalah

sebagai berikut:

1. Risiko atas penggunaan secara tidak sah/tanpa otorisasi, atau

kehilangan, dapat dikendalikan dengan pembatasan akses

ke sumber daya dan catatan hanya untuk pegawai yang

mempunyai wewenang, diindikasikan dengan:

a. Adanya kebijakan tertulis pembatasan akses ke sumber

daya dan pencatatannya hanya kepada pegawai yang

berwenang;


b. Adanya prosedur tertulis pembatasan akses atas jenis-jenis

sumber daya tertentu dan pencatatannya;

c. Pegawai yang berwenang dan atasannya telah memahami

kebijakan, prosedur, serta tujuan pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya; serta

d. Terlaksananya kebijakan dan prosedur akses atas sumber

daya dan pencatatannya, hanya oleh pegawai yang

berwenang, sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang

ditetapkan secara tertulis.

2. Penetapan pembatasan akses untuk penyimpanan secara

periodik direviu, dipelihara, dan diperbarui, indikatornya

adalah:

a. Telah terselenggaranya evaluasi/reviu secara periodik,

untuk memastikan bahwa pembatasan akses atas sumber

daya dan pencatatannya tersebut masih sesuai dan

berfungsi seperti yang diharapkan;

b. Sumber daya sering dibandingkan dengan catatannya, dan

dilakukan penilaian sejauh mana tingkat pembatasan akses

telah berfungsi untuk mengurangi kerawanan sumber daya

terhadap risiko kesalahan, kecurangan, pemborosan,

penyalahgunaan, kecurian, atau perubahan yang tidak sah;

c. Atas penyimpangan dalam penggunaan pembatasan akses

atas sumber daya dan pencatatannya telah diambil

tindakan yang tepat.

3. Pimpinan instansi pemerintah telah mempertimbangkan faktor-

faktor, seperti nilai aset, kemudahan untuk dibawa/

dipindahkan, dan kemudahan untuk dipertukarkan, ketika

menentukan tingkat pembatasan akses yang tepat, dengan

memerhatikan peraturan yang berlaku.


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

PEMBATASAN AKSES ATAS

SUMBER DAYA DAN PENCATATANNYA

Menurut penjelasan umum atas Peraturan Pemerintah Nomor

60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah,

penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah harus

memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan, serta

mempertimbangkan ukuran, kompleksitas, serta sifat dari tugas dan

fungsi instansi pemerintah tersebut. Pengembangan unsur sistem

pengendalian intern perlu mempertimbangkan aspek biaya-manfaat

(cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan kriteria

pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi,

serta dilakukan secara komprehensif. Sistem pengendalian intern

melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya

manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan

keyakinan mutlak.

Seperti dinyatakan dalam bab sebelumnya, pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya dilakukan dalam ruang

lingkup pengelolaan kegiatan untuk mencapai tujuan instansi

pemerintah.

Pembatasan akses dimaksudkan untuk mengatasi risiko

penggunaan sumber daya dari pihak yang tidak berwenang,

sehingga kegiatan pengendalian berupa pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya ditempatkan dalam rangka untuk

mengatasi, mengurangi, menghentikan risiko kesalahan,


kecurangan, pemborosan, penyalahgunaan, kecurian, atau

perubahan/perpindahan tangan akibat akses yang tidak sah atas

sumber daya, yang dapat menghambat pencapaian tujuan instansi

pemerintah. Diharapkan, tujuan instansi pemerintah dapat tercapai

melalui pengamanan aset, dan pelaporan keuangan yang handal,

yang mendukung kegiatan/operasional yang efisien dan efektif,

serta kepatuhan terhadap peraturan.

Jika pembatasan akses didisain dengan baik, maka akan

dapat melindungi, mencegah akses yang tidak sah, serta

menghentikan/mengatasi kesalahan, kecurangan, pemborosan,

penyalahgunaan, kecurian, atau perubahan/perpindahan tangan

yang tidak sah (pengalihan, tukar guling, penghapusan, dan

sebagainya).

Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah

ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang

ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang

lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil

pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya

dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/ sub unsur lainnya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu

dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan pembatasan akses

atas sumber daya dan pencatatannya di setiap tahapan.


A. Tahap Persiapan

1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan

Rencana Penyelenggaraan

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP tersebut, selanjutnya

instansi pemerintah membuat rencana penyelenggaraan,

yang antara lain memuat:

a. Jadwal pelaksanaan kegiatan;

b. Waktu yang dibutuhkan;

c. Dana yang dibutuhkan; dan

d. Pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, perlu ditetapkan Tim Satuan

Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas

mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk

penerapan kebijakan dan praktik pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya. Satgas tersebut terlebih

dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur

terkait agar dapat menyelenggarakan sub unsur pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya, serta unsur

kegiatan pengendalian SPIP lainnya.

2. Pemahaman (Knowing)

Tahapan pemahaman dan penyamaan persepsi

meliputi langkah-langkah minimal sebagai berikut:

a. membangun kesadaran mengenai manfaat dan arti

pentingnya pengendalian intern berupa pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya dalam

pencapaian tujuan instansi pemerintah yang telah

ditetapkan.


b. memberikan pemahaman kepada pegawai sebagai

pengguna sumber daya, khususnya kepada pegawai

tertentu yang diberi kewenangan dan tanggung jawab

atas akses sumber daya, mengenai:

1) pengertian dan maksud pembatasan akses atas

sumber daya;

2) tujuan pembatasan akses, baik dalam penggunaan

maupun penyimpanan sumber daya, serta

pencatatannya;

3) peran dan tanggung jawab pegawai dalam proses

pengendalian, terkait pembatasan akses atas sumber

daya dan pencatatannya.

c. Pimpinan mengomunikasikan tanggung jawab kepada

semua pegawai agar mereka sadar akan tugas dan

tanggung jawabnya dalam menyimpan dan menggunakan

sumber daya dengan baik.

Dalam tahap ini, diharapkan, setiap pegawai memiliki

pemahaman agar mereka hanya menggunakan sumber

daya, sesuai dengan kewenangan yang diberikan/dimiliki,

turut menjaga dan memelihara sumber daya, serta

menggunakannya hanya untuk melaksanakan tugas dan

tanggung jawabnya dalam suatu kegiatan di instansi

pemerintah.

Setiap pegawai memiliki pemahaman agar mereka

tidak memberikan kemudahan akses atas sumber daya yang

menjadi kewenangan dan tanggung jawabnya kepada pihak

lain yang tidak berhak.


Kemudian, pegawai tertentu yang diberikan akses

terhadap sumber daya dan pencatatannya, harus menyadari

tugas dan tanggung jawabnya, terkait dengan tujuan

pengendalian untuk mengamankan aset/sumber daya

instansi pemerintah. Kepada jajaran pimpinan juga diberikan

pemahaman berkaitan dengan kewajiban jajajaran pimpinan

untuk melakukan reviu secara periodik terhadap pelaksanaan


Hal tersebut dimaksudkan untuk mengurangi

kerawanan sumber daya di lingkungan instansi pemerintah

terhadap risiko penggunaan tanpa otorisasi atau kehilangan,

kesalahan, kecurangan, pemborosan, penyalahgunaan,

kecurian atau perubahan yang tidak sah. Tujuan akhir

pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya

adalah agar sumber daya dapat dikelola secara maksimal,

sehingga tercapai pengamanan aset, keandalan pelaporan

sumber daya, yang dapat mendorong operasi yang efektif

dan efisien, serta kepatuhan terhadap peraturan.

Pemberian pemahaman dan penyamaan persepsi

kepada pegawai tentang pembatasan akses atas sumber

daya dan pencatatannya, dapat dilakukan melalui:

a. Sosialisasi seperti pelatihan di kantor sendiri (PKS),

pemasangan banner, dan sebagainya;

b. Diskusi;

c. Multimedia seperti Local Area Network, maupun jaringan

intern (Intranet).


Pemberian pemahaman juga mencakup langkah-

langkah yang akan dilaksanakan Tim Satuan Tugas

Penyelenggaraan SPIP yang diberi tugas mengembangkan

sistem pengendalian terkait pembatasan akses sumber daya

dan pencatatannya, terutama kepada para pegawai yang

akan bersinggungan dengan tugas tim tersebut.

Berikut contoh-contoh kejadian yang menunjukkan tidak

adanya pembatasan akses yang memadai atas sumber daya

dan pencatatan, serta beberapa akibatnya:

a. tidak adanya petugas yang diberikan tanggung jawab

secara khusus atas keamanan di lingkungan kantor,

terlihat dari bebasnya orang keluar masuk ruangan

kantor, tanpa tanda pengenal yang jelas;

b. pada ruang utama tempat pemrosesan data dan

penyimpanan peralatan yang penting tidak ada

petunjuk/tulisan yang menyatakan selain petugas dilarang

masuk;

c. gudang dan tempat penyimpanan persediaan tidak dijaga

dan tidak terkunci;

d. semua orang dapat mengakses data base melalui

penggunaan jaringan komputer di kantor tanpa penetapan

password/PIN yang dikelola dengan baik;

e. semua pegawai tanpa otorisasi dapat mengambil berbagai

bahan, persediaan, alat tulis di kantor ke bagian gudang,

atau lokasi penyimpanan;

f. terjadi peminjaman/penggunaan sumber daya manusia

antar bidang/antar unit kerja/antar instansi, tanpa

prosedur yang baku, atau tanpa otorisasi dari pejabat

yang berwenang dan bertanggung jawab atas SDM

tersebut, sesuai tingkatan manajerial dalam organisasi;


g. bebasnya orang membuka, mengganti, menghapus,

mengubah pencatatan atas pengelolaan sumber daya,

dan tidak ada orang yang secara khusus diberikan

kewenangan dan tanggung jawab untuk melakukan

pencatatan sumber daya;

h. tidak ada pembatasan akses penggunaan dan

penyimpanan atas kendaraan dinas/operasional kantor,

ditandai dengan tidak adanya petugas yang ditunjuk atas

pengelolaan dan penyimpanan, dan kriteria penggunaan

yang diperbolehkan, sehingga kendaraan rusak, tidak

terawat, atau tidak dapat dimanfaatkan untuk kepentingan

dinas.

Kejadian penggunaan sumber daya tanpa pembatasan

akses tersebut, berpotensi menyebabkan pemborosan dan

hilangnya sumber daya yang dimiliki instansi pemerintah,

misalnya hilangnya komputer/laptop di lingkungan kantor,

hilangnya peralatan, perlengkapan, dan persediaan kantor,

surat berharga negara, perpindahan/tukar guling aset instansi

pemerintah secara tidak bertanggung jawab sehingga

merugikan negara, penghapusan aset negara/barang milik

negara/daerah yang tidak sesuai dengan ketentuan,

beredarnya informasi intelijen/rahasia, metode kerja, hasil

penelitian, perangkat lunak lunak (software), yang

dimanfaatkan oleh pihak ketiga secara tidak sah.

3. Pemetaan (Mapping)

Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, instansi

pemerintah perlu melakukan pemetaan sistem pengendalian

intern terkait penerapan pembatasan akses sumber daya dan

pencatatannya yang telah ada. Dengan pemetaan ini, akan


diketahui hal-hal yang memerlukan perbaikan (area of

improvement), agar SPIP yang diharapkan dapat terbangun

secara utuh.

Pemetaan atas penyelenggaraan sub unsur

pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya,

dilakukan untuk memastikan hal-hal sebagai berikut:

a. Instansi pemerintah telah memiliki peraturan/kebijakan

yang melandasi pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya,

b. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai

dengan ketentuan di atasnya,

c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman

untuk menyelenggarakan peraturan tersebut,

d. SOP atau pedoman pembatasan akses atas sumber daya

dan pencatatannya, telah sesuai dengan peraturan yang

ada dan atau yang akan dibangun,

e. Instansi pemerintah telah melaksanakan pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya, sesuai

dengan SOP atau pedoman dimaksud,

f. Telah disusun pendokumentasian kegiatan

penyelenggaraan sub unsur dimaksud,

g. Telah dilakukan pemantauan dan evaluasi atas

penyelenggaraan kegiatan sub unsur pembatasan akses

atas sumber daya dan pencatatannya dimaksud.

Dengan pemetaan tersebut dapat diketahui sejauh mana

area yang memerlukan perbaikan sehingga dapat

dirumuskan rencana tindak yang jelas.


Pemetaan dapat diperoleh melalui beberapa cara,

antara lain melalui kuesioner, interviu, observasi, dan focus

group discussion. Data yang diperoleh tersebut perlu

dilakukan uji silang (cross check) untuk memastikan

validitasnya. Keterlibatan pegawai sangat diperlukan untuk

memperoleh gambaran yang menyeluruh mengenai kondisi

yang ada baik pada tingkat entitas maupun pada tingkat

kegiatan.

Dalam mengembangkan rencana tindak untuk

penyelenggaraan pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya secara tepat, instansi pemerintah perlu

mengacu pada daftar uji pengendalian intern dalam lampiran

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, dengan

mengidentifikasi hal-hal sebagai berikut:

a. Jenis-jenis sumber daya dan pencatatan yang diperlukan/

digunakan dalam pencapaian tujuan instansi pemerintah,

b. Unit kerja yang mengelola/menggunakan sumber daya

tersebut,

c. Peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan

sumber daya (5M) di lingkungan instansi pemerintah,

d. Tingkat pembatasan akses yang diperlukan untuk setiap

jenis sumber daya dan pencatatannya,

e. Pengelompokan sumber daya berdasarkan nilainya,

kemudahan dipindah, dan kemudahan ditukarkan.

B. Tahap Pelaksanaan

Setelah tahap persiapan dilaksanakan, tahap berikutnya

adalah tahap pelaksanaan. Pada tahap pelaksanaan ini,

termasuk didalamnya tahap membangun fondasi/infrastruktur

(norming), tahap internalisasi (forming), dan tahap

pengembangan berkelanjutan (performing).


Dalam tahap ini, apabila langkah pelaksanaan

pengendalian berupa pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya sudah ada/ sudah berjalan efektif, maka langkah

pelaksanaan tersebut tinggal dilanjutkan. Apabila suatu langkah

pelaksanaan pengendalian belum ada atau belum efektif, maka

langkah-langkah tersebut di atas perlu ditetapkan dan

dilaksanakan. Langkah pelaksanaan minimal yang harus ada

antara lain sebagaimana diuraikan di bawah ini.

1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)

Tahap pembangunan infrastruktur dilakukan setelah

tahap pemetaan dilaksanakan. Pembangunan infrastruktur

ini, meliputi pembangunan kebijakan, prosedur dan

mekanisme yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan

pengendalian sub unsur pembatasan akses sumber daya

dan pencatatannya. Dalam membangun infrastruktur instansi

pemerintah, harus memperhatikan teori, peraturan terkait

yang berlaku, serta melihat indikator yang ingin dicapai,

yang disesuaikan dengan kebutuhan berdasarkan hasil

pemetaan.

Infrastruktur yang perlu ada atau dibangun, untuk

ditetapkan sebagai perangkat bagi pelaksanaan SPIP sub

unsur pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya, minimal terdiri dari:

a. Kebijakan umum tertulis atas pembatasan akses

ke sumber daya dan pencatatannya, hanya diberikan

kepada pegawai yang berwenang, setidaknya mencakup

hal-hal sebagai berikut :


1) Penetapan pegawai yang diberikan otorisasi

penggunaan sumber daya instansi pemerintah dan

pencatatannya.

2) Penetapan pegawai yang diberikan tanggung jawab

penyimpanan atas sumber daya instansi dan

pencatatannya.

3) Penetapan pihak-pihak yang dapat melakukan akses

atas sumber daya instansi dan pencatatannya dengan

memerhatikan tingkat risiko penyalahgunaan akses.

4) Menguraikan persyaratan jabatan bagi pegawai yang

akan diberikan otorisasi terkait pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya, sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

5) Mewajibkan dilaksanakannya reviu secara periodik atas

pembatasan akses sumber daya dan pencatatannya,

termasuk:

- keharusan adanya investigasi atas catatan

pembatasan akses sumber daya dan

pencatatannya, yang tidak sesuai dengan prosedur.

- melakukan konfirmasi atas pihak-pihak yang

melakukan akses sumber daya dan pencatatannya,

yang tidak sesuai dengan ketentuan.

6) Kebijakan telah mempertimbangkan faktor-faktor

seperti: nilai aset, kemudahan dipindahkan seperti

besar-kecil, berat-ringan, kemudahan ditukarkan, serta

telah memperhatikan peraturan yang terkait dengan

pengelolaan sumber daya tersebut, ketika menentukan

tingkat pembatasan akses yang tepat.


Contoh pertimbangan yang digunakan ketika

menentukan tingkat pembatasan akses yang tepat:

a) peralatan yang semakin kecil dan berharga semakin

mahal, maka harus lebih dibatasi/dipersempit

pemberian aksesnya. Pegawai harus memahami

maksud pembatasan akses, kewenangan dan

tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

b) peralatan yang semakin mudah dipindahkan,

semakin mudah dijual/ditukarkan, dengan harga

yang semakin tinggi, harus lebih dibatasi pemberian

aksesnya hanya kepada pegawai yang diberi

kewenangan. Disamping itu, pimpinan secara

berkala melakukan reviu, pengecekan fisik/opname

atas keberadaan peralatan tersebut.

c) aset yang penting/vital dalam kegiatan operasi,

mudah rusak, atau mudah meledak atau

membahayakan keselamatan lingkungan kantor, dan

bernilai sangat tinggi harus lebih sering dilakukan

reviu/evaluasi atas pelaksanaan prosedur akses

pengelolaan sumber dayanya.

d) aset yang semakin besar, semakin sulit dipindahkan,

semakin rendah nilainya, dan semakin sulit

ditukarkan, maka pembatasan aksesnya dapat lebih

dilonggarkan.

e) Pertimbangan kompetensi pegawai yang diberikan

kewenangan akses atas sumber daya dan

pencatatannya juga perlu dipertimbangkan, agar

tujuan pengendalian dapat tercapai dengan efektif.


b. Prosedur tertulis tentang pembatasan akses untuk setiap

jenis atau karateristik sumber daya tertentu/spesifik dan

pencatatannya, termasuk prosedur penunjukan pegawai

yang melakukan otorisasi penggunaan, penunjukan

pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpanan,

maupun penetapan pihak-pihak yang dapat menggunakan

sumber daya.

Pada dasarnya, prosedur menjabarkan langkahlangkah

yang lebih rinci dari kebijakan yang telah ditetapkan,

mengacu ke sumber daya dan pencatatan yang lebih

spesifik, termasuk mengatur prosedur reviunya, serta

prosedur evaluasi dan reviu atas profil dari pengguna yang

memiliki akses atau pihak lain yang aksesnya dibatasi.

Dalam penetapan kebijakan dan prosedur akses atas

sumber daya dan pencatatannya tersebut, harus

senantiasa dikaitkan dengan penilaian risiko, seperti

kemudahan aset atau sumber daya tersebut untuk

dipindahkan/ditukar. Aset dengan wujud yang semakin

kecil, mudah dipindahkan, mudah diperjualbelikan

memerlukan pembatasan akses yang lebih ketat

dibandingkan dengan aset yang besar, berat, dan sulit

dipindahkan.

2. Internalisasi (Forming)

Setelah pemahaman dan perangkat pengendalian

intern terbangun, tahap selanjutnya adalah tahap

internalisasi. Internalisasi adalah mewujudkan kebijakan dan

prosedur penyelenggaraan SPIP, khususnya pembatasan

akses ke sumber daya dan pencatatannya dalam kegiatan

operasi sehari-hari.


Langkah pelaksanaan, sebagai wujud internalisasi

SPIP, yang harus ada antara lain sebagaimana diuraikan

di bawah ini.

a. Pimpinan instansi pemerintah mengomunikasikan kepada

pegawai mengenai kebijakan umum tertulis dan prosedur

pembatasan akses ke sumber daya dan pencatatannya

yang telah ditetapkan. Hal tersebut dimaksudkan agar

pegawai memahami arahan pimpinan dalam pengelolaan

dan pengendalian untuk pengamanan sumber daya

secara umum, termasuk memahami kebijakan dan

prosedur yang mengatur pembatasan akses ke sumber

daya dan pencatatannya, hanya diberikan kepada

pegawai yang diberi kewenangan. Selain itu, pegawai

yang berwenang dan atasannya telah memahami

penjabaran kebijakan dalam suatu prosedur, dan

memahami tujuan pembatasan akses atas sumber daya

dan pencatatannya. Langkah pelaksanaan yang dapat

dilakukan, antara lain:

1) Melalui media komunikasi yang ada, pimpinan instansi

pemerintah menyampaikan prasyarat pegawai yang

dapat mengakses sumber daya instansi dan

pencatatannya. Saluran komunikasi dapat berupa:

- Surat menyurat, Surat Edaran (SE), Nota Dinas

(ND);

- Rapat;

- Pengumuman yang ditempel di dekat tempat

penyimpanan sumber daya;


2) Prasyarat akses atas sumber daya dan pencatatannya

dapat dinyatakan dalam suatu buku petunjuk umum

pembatasan akses ke sumber daya dan

pencatatannya.

b. Seluruh pihak, sesuai dengan kewenangannya telah

melaksanakan kebijakan dan prosedur pembatasan

akses sumber daya dan pencatatannya.

1) Akses ke sumber daya dan pencatatannya dilakukan

hanya oleh pegawai yang berwenang, sesuai dengan

prosedur tertulis yang telah ditetapkan.

2) Setiap pihak sesuai dengan tugas dan tanggung

jawabnya, telah melaksanakan otorisasi penggunaan,

akses penggunaan maupun penyimpanan atas

sumber daya dan pencatatannya, sesuai dengan

prosedur yang ditetapkan.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Penyelenggaraan pengendalian intern perlu selalu

dipantau dan dievaluasi secara terus menerus untuk dapat

mengetahui apakah pengendalian intern tersebut telah

terselenggara dengan baik, sesuai dengan harapan atau

masih memerlukan perbaikan. Pemantauan dibutuhkan

karena lingkungan intern maupun ekstern organisasi selalu

berubah sehingga pengendalian intern pun perlu selalu

disesuaikan dengan perubahan. Dengan demikian, sistem

pengendalian intern akan memerlukan pengembangan yang

berkelanjutan.

Pada tahap awal penyelenggaraan SPIP, pemantauan

penyelenggaraan SPIP dilaksanakan oleh Tim Satuan Tugas

Penyelenggaraan SPIP. Pada periode di saat


penyelenggaraan SPIP telah berjalan dengan baik,

pemantauan menjadi bagian yang integral dari sistem

pengendalian intern.

Langkah-langkah yang diperlukan dalam

pengembangan berkelanjutan atas penyelenggaraan SPIP


pencatatannya adalah sebagai berikut:

a. Terlaksananya pemantauan secara periodik terhadap

pembatasan atas akses sumber daya dan pencatatannya

1) Perhatian khusus diberikan terhadap sumber daya yang

memiliki nilai materialitas tinggi, dan kemudahan

dipindahkan, dan ditukarkan. Langkah pelaksanaan

antara lain:

a) pimpinan secara periodik melakukan inventarisasi

fisik atas keberadaan sumber daya;

b) pimpinan secara periodik mereviu catatan atas

penggunaan sumber daya yang dibatasi aksesnya;

c) pimpinan secara periodik melakukan rekonsiliasi

antara catatan sumber daya yang dikuasai oleh

unit/satuan kerja terkait dengan buku besar

pencatatan sumber daya yang ada.

2) Investigasi dilakukan atas akses terhadap sumber daya

dan pencatatan yang dilakukan tidak sesuai dengan

ketentuan. Langkah pelaksanaan minimal antara lain:

a) pimpinan instansi melakukan identifikasi atas jenis

sumber daya yang berpotensi untuk diakses tidak

sesuai ketentuan;


b) pimpinan instansi menindaklanjuti pengaduan oleh

pegawai/pihak-pihak lain yang mengetahui adanya

akses terhadap sumber daya yang tidak sesuai

dengan ketentuan.

3) Dilakukan pendokumentasian pembatasan akses atas

sumber daya dan pencatatannya untuk memudahkan

penelusuran kembali.

b. Secara periodik, dilakukan evaluasi terpisah terhadap

efektivitas penyelenggaraan sub unsur pembatasan akses

atas sumber daya dan pencatatannya, menyatu dengan

seluruh unsur/sub unsur sistem pengendalian intern

lainnya, termasuk evaluasi atas profil dari pengguna yang

memiliki akses, dan evaluasi atas pihak lain yang

aksesnya dibatasi.

c. Berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi, dapat

diidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan, dan

dijadikan umpan balik bagi pengembangan dan

peningkatan sistem pengendalian intern lebih lanjut.

C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya, perlu didokumentasikan. Pendokumentasian ini

merupakan satu kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari

kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan

SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan

fokus grup) mengenai pentingnya kegiatan pengendalian



b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan

infrastruktur, yang antara lain berisi:

1) pemetaan penerapan pembatasan akses atas

sumberdaya dan pencatatannya;

2) masukan atas rencana tindak yang tepat untuk

menyempurnakan kebijakan dan prosedur pembatasan

akses atas sumber daya dan pencatatannya;

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain

berisi:

1) kebijakan pembatasan akses atas sumber daya dan


2) prosedur penerapan pembatasan akses untuk setiap

jenis sumber daya.

d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi:

1) kegiatan sosialisasi kebijakan dan prosedur

pembatasan akses atas sumber daya dan


2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah

menerima informasi, memahami dan melaksanakan

kebijakan dan prosedur pembatasan akses atas


e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain

berisi:

1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan

prosedur pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya,

2) masukan bagi pimpinan instansi pemerintah untuk

menyatakan pembatasan akses atas sumber daya dan

pencatatannya telah dikelola dengan baik.


7) Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan

kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan.

8) Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan

masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar

realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.

9) Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan

atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode

sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi

tanggung jawab pelaksana kegiatan yang hasilnya disampaikan

kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

di instansi pemerintah terkait.


BAB IV

PENUTUP

Penyelenggaraan kegiatan pengendalian sub unsur

Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya

merupakan bagian dari penyelenggaraan SPIP yang dibangun oleh

manajemen instansi pemerintah sebagai penyelenggaraan kegiatan

pengendalian.

Penyelenggaraan kegiatan pengendalian sub unsur

Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya, diawali

dengan pemahaman melalui sosialisasi dengan media yang ada,

selanjutnya dilakukan pemetaan. Pembangunan infrastruktur serta

pelaksanaan dan penyelenggaraannya menjadi komitmen bersama

instansi pemerintah dan dilaksanakan dengan konsisten. Sementara

pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar secara

kontinu penyelenggaraan kegiatan pengendalian sub unsur

Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya dapat

termonitor, sehingga setiap kelemahan dapat dirumuskan rencana

tindak yang tepat.

Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi

pimpinan instansi pemerintah, dalam menciptakan dan

melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur

penyelenggaraan kegiatan pengendalian sub unsur Pembatasan

Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya di lingkungan instansi

yang dipimpinnya.


Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan

mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi

pemerintah. Tingkat atau derajat kedalaman penyelenggaraannya

disesuaikan dengan risiko atas pencapaian tujuan instansi

pemerintah. Pedoman ini tidak mengatur secara spesifik bagi

instansi pemerintah tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat

mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil

sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan

tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Akhirnya, sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-

praktik sistem pengendalian intern, pedoman ini perlu

disempurnakan secara terus menerus.

3.9 modul spip pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya

Documents