3.7 spip otorisasi atas transaksi dan kejadian penting

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNISPENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUROTORISASI ATAS TRANSAKSI DAN

KEJADIAN YANG PENTING(3.7)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan (BPKP) sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Pembinaan ini

dimaksudkan untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem

pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/

pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi :

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan

unsur-unsur SPIP yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa

saja yang harus dibangun dan dilaksanakan dalam rangka

penyelenggaraan SPIP. Lebih lanjut pedoman teknis tersebut

dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-

masing sub unsur pengendalian yang memberi petunjuk teknis

mengenai bagaimana langkah-langkah harus dilaksanakan dalam

menjalankan sub unsur SPIP.

Pedoman ini dimaksudkan untuk dijadikan pedoman teknis

penyelenggaraan sub unsur Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian

yang Penting pada unsur Kegiatan Pengendalian. Pedoman ini

disusun dengan tujuan agar tersedia standar acuan yang memberi

arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam

menyelenggarakan sistem pengendalian intern pada sub unsur

Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting. Pedoman

teknis ini juga dimaksudkan sebagai acuan bagi instansi pemerintah

untuk menciptakan atau membangun infrastruktur yang harus ada

dalam penerapan sub unsur dimaksud. Dalam penerapannya,

pedoman ini dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing

instansi, yang dapat meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas

instansi tersebut.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting iii

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................ i

DAFTAR ISI ............................................................................... iv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................ 1

B. Sistematika Pedoman ............................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ............................................................... 3

B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 6

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 7

D. Parameter Penerapan ............................................. 7

BAB III LANGKAH PENERAPAN SUB UNSUR OTORISASI

ATAS TRANSAKSI DAN YANG PENTING

A. Tahap Persiapan....................................................... 9

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 14

C. Tahap Pelaporan....................................................... 17

BAB IV PENUTUP

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan-

kebijakan dan prosedur-prosedur untuk meminimalkan risiko,

sehingga membantu memberi keyakinan yang memadai

bahwa telah diterapkan kegiatan pengendalian yang relevan

dan tepat untuk meminimalkan risiko. Salah satu kategori

yang merupakan sub unsur kegiatan pengendalian adalah

otorisasi atas transaksi dan kejadian penting.

Guna mencegah berbagai risiko yang mungkin timbul dari

pelaksanaan transaksi atau kejadian penting, harus dilakukan

otorisasi sehingga hanya transaksi dan kejadian yang valid

yang dijalankan sesuai kehendak manajemen. Seluruh

transaksi dan kejadian penting yang terjadi harus mendapat

persetujuan dari pejabat yang memiliki kewenangan.

Di samping menandakan keabsahan dokumen, persetujuan

pejabat tersebut menandakan bahwa transaksi yang terjadi

benar-benar terkait dengan hak dan kewajiban instansi yang

bersangkutan.

Pedoman ini bertujuan untuk memberikan acuan teknis

dalam mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan

prosedur terkait otorisasi atas transaksi dan kejadian yang

penting pada instansi pemerintah. Penerapan pedoman ini

hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing

instansi, baik pemerintah pusat maupun pemerintah

provinsi/kabupaten/kota sesuai dengan fungsi, sifat, tujuan

dan kompleksitasnya.


B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian Pedoman Teknis Otorisasi atas

Transaksi dan Kejadian yang Penting adalah sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan latar belakang perlunya

pedoman ini dan sistematika pedoman.

Bab II Gambaran Umum

Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan,

parameter penerapan, serta peraturan terkait.

Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan

Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menyelenggarakan subunsur

otorisasi atas transaksi dan kejadian yang

penting, terdiri dari tahap persiapan,

pelaksanaan, dan pelaporan.

Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal

penting yang perlu diperhatikan kembali dan

penjelasan atas penggunaan pedoman ini.


BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Pengertian

Kegiatan pengendalian merupakan kebijakan dan

prosedur yang disusun untuk memberikan keyakinan bahwa

petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan.

Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa

tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk

mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Untuk itu,

kegiatan pengendalian harus dikembangkan pada kegiatan

pokok instansi pemerintah dan didasarkan pada hasil

penilaian risiko yang telah dilakukan. Hal ini juga berlaku bagi

otorisasi sebagai salah satu sub unsur dari kegiatan

pengendalian. Kebijakan dan prosedur terkait otorisasi harus

dikembangkan atas kejadian dan transaksi penting dalam

instansi pemerintah.

Otorisasi adalah pelaksanaan kewenangan oleh pejabat

tertentu di lingkungan pemerintah untuk mengizinkan atau

tidak mengizinkan suatu tindakan di dalam lingkungan

birokrasi pemerintah yang berakibat pada perubahan, baik

yang secara hukum mengikat maupun yang tidak mengikat

instansi pemerintah tersebut. Hal ini memberi makna bahwa

otorisasi hanya dapat dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang dan dikeluarkan dalam bentuk dokumen

persetujuan, serta memiliki dampak bagi transaksi maupun

pelaku transaksi itu sendiri.


Otorisasi pada prinsipnya dimaksudkan untuk meyakini

hanya transaksi dan kejadian sah yang dijalankan sesuai

dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen. Mengotorisasi

dan menjalankan transaksi atau kejadian penting hanya boleh

dilakukan oleh pegawai yang ditunjuk dalam lingkup

kewenangannya.

Prosedur otorisasi harus didokumentasikan dan secara

jelas dikomunikasikan kepada pimpinan dan pegawai.

Prosedur otorisasi harus meliputi kondisi khusus dan

persyaratan yang menjadi dasar otorisasi dibuat. Mengikuti

ketentuan otorisasi berarti pegawai bertindak sesuai dengan

arahan dan dalam batasan yang ditetapkan oleh manajemen.

Otorisasi yang secara spesifik memuat kondisi dan

syarat otorisasi dikomunikasikan secara jelas kepada

pimpinan dan pegawai instansi pemerintah, dan adanya

persyaratan otorisasi yang sejalan dengan arahan dan dalam

batasan yang ditetapkan oleh ketentuan peraturan perundang-

undangan dan ketentuan pimpinan instansi pemerintah.

Terdapat dua jenis otorisasi yang umumnya dilakukan

dalam instansi pemerintah, yaitu:

a. Otorisasi umum, yaitu otorisasi yang bersifat menyeluruh

yang diterapkan pada tatanan organisasi dimana

manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk diikuti.

b. Otorisasi khusus, yaitu otorisasi yang berhubungan

dengan transaksi individual yang bersifat lebih spesifik.


Oleh karena itu, kebijakan dan prosedur yang dibangun

juga harus disesuaikan dengan lingkup otorisasi yang dicakup.

Pada tingkatan otorisasi umum yang mencakup tatanan

seluruh organisasi, kebijakan dan prosedur otorisasi bersifat

umum. Setiap instansi pemerintah memiliki kebijakan dan

prosedur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting

yang bersifat umum dan khusus bergantung pada karakteristik

dan sifat barang/jasa yang dihasilkan.

Transaksi dan kejadian yang penting dalam instansi

pemerintah terkait dengan pengelolaan keuangan negara

adalah kejadian yang timbul dalam penyelenggaraan tugas

dan fungsi instansi pemerintah yang berdampak pada

penerimaan dan pengeluaran keuangan negara

(APBN/APBD). Transaksi dan kejadian yang penting

dimaksud, terutama terdapat antara lain dalam pengelolaan

SDM, pengelolaan uang dan barang/jasa, serta pengelolaan

utang/piutang. Contoh kejadian penting adalah:

a. Penggantian manajemen pemerintahan selama tahun

berjalan;

b. Kesalahan manajemen terdahulu yang telah dikoreksi oleh

manajemen baru;

c. Komitmen atau kontinjensi yang tidak dapat disajikan pada

neraca;

d. Penggabungan atau pemekaran entitas tahun berjalan;

e. Kejadian yang mempunyai dampak sosial, misalnya adanya

pemogokan yang harus ditanggulangi pemerintah.


B. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan

Tujuan dari penerapan subunsur otorisasi atas

transaksi dan kejadian yang penting adalah:

a. terimplementasikannya prinsip bahwa pimpinan instansi

pemerintah menetapkan dan mengomunikasikan syarat

dan ketentuan otorisasi kepada pegawai;

b. terwujudnya pengendalian yang dapat memberikan

keyakinan bahwa hanya transaksi dan kejadian yang

valid yang diproses dan dientri;

c. terwujudnya pengendalian yang dapat memberikan

keyakinan bahwa transaksi dan kejadian signifikan yang

dientri adalah hanya yang telah diotorisasi dan

dilaksanakan hanya oleh pegawai, sesuai dengan

lingkup otoritasnya.

2. Manfaat

Manfaat yang dapat diperoleh organisasi dengan

menerapkan subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian

yang penting adalah :

a. Adanya tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan;

b. Adanya pengendalian atas aktivitas-aktivitas;

c. Tidak terjadinya duplikasi tugas dan dokumen;

d. Adanya wewenang untuk melakukan pekerjaan;

e. Tidak terjadinya pemborosan yang dilakukan;

f. Adanya instruksi yang jelas; dan

g. Adanya upaya dukungan dalam penjagaan mutu produk

dan layanan.


C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara.

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang

Pengelolaan Keuangan Daerah.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang

Standar Akuntansi Pemerintahan.

D. Parameter Penerapan

Penerapan otorisasi atas transaksi dan kejadian yang

penting terlihat dari adanya parameter sebagai berikut :

1) Terdapat pengendalian untuk memberikan keyakinan

bahwa hanya transaksi dan kejadian yang valid diproses

dan dientri, sesuai dengan keputusan dan arahan pimpinan


2) Terdapat pengendalian untuk memastikan bahwa hanya

transaksi dan kejadian signifikan yang dientri adalah yang

telah diotorisasi dan dilaksanakan hanya oleh pegawai

sesuai dengan lingkup otoritasnya.

3) Otorisasi yang secara spesifik memuat kondisi dan syarat

otorisasi dikomunikasikan secara jelas kepada pimpinan

dan pegawai instansi pemerintah.

4) Terdapat persyaratan otorisasi yang sejalan dengan arahan

dan dalam batasan yang ditetapkan oleh ketentuan

peraturan perundang-undangan dan ketentuan pimpinan



BAB III

LANGKAH PENERAPAN

SUB UNSUR OTORISASI ATAS TRANSAKSI

DAN KEJADIAN YANG PENTING

Penerapan subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang

penting pada dasarnya ditandai dengan adanya suatu kebijakan dan

prosedur tentang tingkatan otorisasi. Pentingnya kebijakan dan

prosedur ini harus dipahami oleh seluruh personil dan

terimplementasi secara efektif dalam instansi pemerintah.

Dalam bab ini, penerapan tersebut dikelompokkan dalam

tiga tahap utama, yaitu:

1. Tahap persiapan, merupakan penerapan yang ditujukan untuk

memberikan pemahaman yang lebih baik atau kesadaran, serta

pemetaan kebutuhan penerapan SPIP.

2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil

pemetaan, yang meliputi tahap pembangunan infrastruktur,

internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan.

3. Tahap pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan

penyelenggaraan SPIP

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya

dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/ subunsur lainnya. Langkah-langkah nyata

dalam tiap tahapan implementasi dan beberapa contoh akan

diuraikan pada bagian berikut ini.


A. Tahap Persiapan

Tahap persiapan merupakan tahap awal dalam penerapan

SPIP, yang berisikan berbagai kegiatan untuk mempersiapkan

penyelenggaraan SPIP yang lebih terarah dan efektif. Kegiatan

pada tahap ini adalah sebagai berikut:

1. Penyiapan Peraturan, Rencana Kegiatan, dan SDM

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian

atau lembaga (K/L) dan pemerintah daerah (Pemda).

Berdasarkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP,

selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana

penyelenggaraan, yang antara lain memuat:

a. jadwal pelaksanaan kegiatan;

b. waktu yang dibutuhkan;

c. dana yang dibutuhkan; dan

d. pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, selanjutnya instansi

pemerintah membentuk Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

(disingkat Satgas SPIP), yang diberi tugas untuk mengawal

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapan

kebijakan, serta praktik pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang tepat. Satgas SPIP harus dipilih

di antara pegawai yang kompeten dan memahami

pengendalian intern serta risiko kegiatan instansi. Untuk itu,

anggota Satgas SPIP terlebih dahulu diberi pelatihan tentang

SPIP, khususnya subunsur terkait, agar dapat melaksanakan

tugas dengan baik.


2. Pemahaman (Knowing)

Tahap pemahaman merupakan langkah membangun

pemahaman yang sama tentang otorisasi atas transaksi dan

kejadian yang penting. Tahap ini bertujuan untuk membangun

kesadaran (awareness building), yang meliputi segala usaha

untuk membangun kesadaran dan keyakinan terhadap

pentingnya kejelasan otorisasi atas suatu transaksi dan

kewenangan yang dimiliki pejabat dan seluruh pegawai

instansi pemerintah, sesuai dengan jenjang kepentingannya

dalam suatu organisasi setelah diidentifikasinya risiko yang

terkait dengan kegiatan otorisasi tersebut.

Memberikan pemahaman secara mendalam kepada

seluruh personil mengenai konsep otorisasi, serta fungsinya

sebagai salah satu subunsur dalam unsur kegiatan

pengendalian sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2008. Langkah pengomunikasian pentingnya otorisasi

atas transaksi dan kejadian yang penting dapat dilakukan

melalui sosialisasi awal, baik secara terpisah atau bersamaan

dengan sosialisasi sub unsur SPIP lainnya.

PP SPIP juga mensyaratkan instansi pemerintah untuk

meyakinkan diri bahwa otorisasi yang secara spesifik memuat

kondisi dan syarat otorisasi telah dikomunikasikan secara jelas

kepada pimpinan dan pegawai instansi pemerintah. Untuk

memenuhi hal tersebut, instansi pemerintah dapat

memberikan pemahaman dengan beberapa pendekatan

kegiatan antara lain:


a. Sosialisasi tentang pentingnya pengamanan transaksi dan

kejadian yang penting, melalui proses otorisasi serta kondisi

dan syarat otorisasi. Sosialisasi dapat dilakukan melalui

media komunikasi seperti ceramah, diskusi, seminar, rapat

kerja, dan fokus grup.

b. Website, media ini memiliki cakupan yang lebih luas, dengan

tujuan transparansi kepada pemangku kepentingan.

Pemuatan pedoman dan kebijakan otorisasi dalam website

instansi pemerintah merupakan bagian dari proses

membangun kesadaran akan pentingnya otorisasi atas

transaksi dan kejadian yang penting.

c. Akses ke jaringan, misalnya dengan menggunakan

password yang harus dijawab dengan benar oleh pegawai,

sebelum masuk ke dalam jaringan sebagai alat bantu

melaksanakan prosedur otorisasi.

Pemilihan media tersebut harus disesuaikan dengan

kebutuhan, misalnya tidak semua kebijakan terkait otorisasi

perlu diketahui oleh pihak lain secara luas. Jika informasi

tersebut hanya untuk diketahui oleh pihak internal, tidak perlu

menggunakan website, tetapi cukup menggunakan jaringan

internal instansi.

3. Pemetaan (Mapping)

Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, baik di level

pimpinan maupun setiap pegawai terhadap otorisasi yang

tepat, maka perlu dilakukan pemetaan atas keberadaan

kebijakan dan prosedur sehubungan dengan otorisasi atas

kejadian dan transaksi penting yang tepat. Selain pemetaan

atas keberadaan kebijakan dan prosedur, pada tahap ini juga


dilakukan pemetaan atas penerapan dari kebijakan dan

prosedur tersebut. Melalui pemetaan ini akan diketahui kondisi

yang ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau

diperbaiki (area of improvement) guna membangun SPIP yang

memadai.

Pemetaan terhadap subunsur otorisasi atas transaksi

dan kejadian yang penting dilakukan untuk memotret hal-hal

sebagai berikut:

a. Subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang

penting telah didukung oleh peraturan dan juga kebijakan

yang ada di instansi pemerintah masing-masing antara lain:

1) Kebijakan tentang kewenangan pemberian otorisasi atas

transaksi dengan jumlah tertentu.

2) Kebijakan tentang kewenangan untuk pemberian

otorisasi atas kejadian yang penting.

3) Kebijakan tentang batasan transaksi dan kejadian

penting yang dapat dientri.

b. Peraturan/kebijakan yang ada dimaksud telah sesuai

dengan dengan ketentuan sebagaimana diuraikan dalam

Bab 2 point C.

c. Subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang

penting telah memiliki standard operating procedure (SOP)

atau pedoman antara lain:

1) Pedoman tentang pelaksanaan otorisasi atas transaksi

dengan jumlah tertentu.

2) Pedoman mengentri transaksi atau kejadian penting

yang telah diotorisasi.


3) Pedoman pertanggungjawaban pelaksanaan otorisasi

atas transaksi dengan jumlah tertentu.

4) SOP atau pedoman tentang subunsur otorisasi atas

transaksi dan kejadian yang penting dimaksud di atas

telah sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang ada,

misalnya pedoman tentang pelaksanaan otorisasi atas

transaksi dengan jumlah tertentu telah sesuai dengan

kebijakan tentang kewenangan pemberian otorisasi

dengan jumlah tertentu.

5) Kegiatan pelaksanaan otorisasi atas transaksi dengan

jumlah tertentu telah dilaksanakan sesuai dengan SOP

atau pedoman dimaksud, misalnya pelaksanaan

otorisasi atas transaksi dengan jumlah tertentu telah

dilaksanakan oleh personil yang memiliki kewenangan

tersebut atau pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan

kewenangan tersebut.

B. Tahap Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga kegiatan besar, yaitu:

membangun infrastruktur (kebijakan dan prosedur, serta

pedoman) berdasarkan hasil pemetaan, kemudian

menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah

dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi

atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan dan

perbaikan terus menerus terhadap otorisasi yang baik agar

sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.


1. Membangun Infrastruktur (Norming)

Pembangunan infrastruktur dilakukan setelah tahap

pemetaan. Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui

penyusunan kebijakan dan prosedur sesuai dengan hasil

identifikasi risiko. Dengan mempertimbangkan tujuan

pengendalian dan area risiko, maka kebijakan dan prosedur

yang diperlukan dalam membangun kegiatan pengendalian

subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting

antara lain :

a. Kebijakan dan prosedur tentang kewenangan otorisasi atas

transaksi dan kejadian penting mencakup otorisasi umum

dan otorisasi khusus.

b. Kebijakan dan prosedur tentang akses atas transaksi dan

kejadian yang penting.

c. Kebijakan dan prosedur tentang proses penyebaran

kewenangan otorisasi umum dan khusus kepada seluruh

pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan.

d. Kebijakan dan prosedur tentang dokumentasi atas

transaksi dan kejadian penting yang divalidasi.

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk menjadikan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-

hari yang akan tercermin dalam penyelesaian pekerjaan dan

pengambilan keputusan dalam instansi pemerintah.

Langkah-langkah internalisasi yang perlu dilakukan

adalah sebagai berikut:


a. Mengadakan sosialisasi untuk membangun kesadaran agar

kebijakan dan prosedur yang sudah dibangun dapat

terimplementasi sebagaimana mestinya.

b. Memberikan pengarahan secara rutin tentang pentingnya

otorisasi atas transaksi sebelum diproses dan dientri.

c. Membahas dalam rapat-rapat rutin tentang pelaksanaan

otorisasi atas transaksi dan kejadian penting.

d. Melaksanakan kebijakan dan prosedur yang sudah

dibangun dalam kegiatan operasional dan pengambilan

keputusan sehari-hari.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Pengembangan berkelanjutan dilakukan untuk memantau

penerapan kebijakan dan prosedur terkait otorisasi atas

transaksi dan kejadian yang penting, serta melakukan

penyempurnaan kebijakan dan prosedur terkait dalam hal

diperlukan. Bentuk kegiatan pengembangan berkelanjutan

terkait otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting

antara lain berupa:

a. Pemantauan

Pemantauan dilakukan untuk mendapatkan umpan balik

(feedback) atas penerapan kebijakan dan prosedur otorisasi

atas transaksi dan kejadian yang penting.

b. Evaluasi berkala

Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh dari

pemantauan yang telah dilakukan, dengan mengacu pada

ketentuan/peraturan yang berlaku pada instansi pemerintah,

serta dilakukan perbaikan secara terus menerus, khususnya

apabila tujuan dari penerapan kebijakan dan prosedur

otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting

belum/tidak tercapai.


Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam

pengembangan berkelanjutan antara lain:

a. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan pemantauan

dan evaluasi perlu didokumentasikan agar mudah

dilakukan dalam penelusuran kembali.

b. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau

atau memiliki mekanisme pemantauan (built-in monitoring).

c. Dilakukan evaluasi/assessment terhadap efektivitas

penerapan SPI secara berkala.

Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diperoleh area-

area yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk

mengembangkan dan meningkatkan sistem secara lebih lanjut.

C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan subunsur perlu didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang

tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan

penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan:

a. Pemahaman, yang mencakup kegiatan sosialisasi

(ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup)

mengenai pentingnya penerapan otorisasi atas transaksi

dan kejadian yang penting yang efektif;

b. Hasil pemetaan infrastruktur dan penerapan, yang

mencakup:


1) Pentingnya penerapan otorisasi atas transaksi dan

kejadian yang penting yang efektif menurut persepsi

pegawai dan bagaimana penerapannya;

2) Persiapan penyusunan kebijakan, pedoman, serta

mekanisme otorisasi atas transaksi dan kejadian yang

penting yang efektif;

3) Masukan atas rencana tindak yang tepat untuk

internalisasi penerapan otorisasi atas transaksi dan

kejadian yang penting yang efektif

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang mencakup :

1) Penyusunan kebijakan, pedoman, serta mekanisme

otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting.

2) Kebijakan, pedoman, serta mekanisme atas penyediaan

dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana otorisasi

atas transaksi dan kejadian yang penting

d. Penerapan sistem pengendalian intern dalam kegiatan

otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting

di lingkungan instansi pemerintah masing-masing. Melalui

proses internalisasi, kegiatan validasi atas suatu transaksi

sudah menjadi kebiasaan yang dilaksanakan secara

berjenjang, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki

pegawai tersebut.

e. Pengembangan berkelanjutan, yang mencakup kegiatan

pemantauan, usaha meningkatkan kualitas otorisasi atas

transaksi dan kejadian yang penting, baik kepada internal

dan eksternal yang efektif, serta usaha meningkatkan

kualitas sarana komunikasi.


2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan

otorisasi atas transaksi dan kejadian penting yang

menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut,

agar dijelaskan penyebab atau akar permasalahannya.

Hambatan kegiatan antara lain dapat disebabkan oleh personil

atau kebijakan dan prosedur yang kurang tepat.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan otorisasi atas transaksi dan kejadian

penting dan dicarikan saran pemecahan masalah untuk tidak

berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian

tujuan. Saran yang diberikan agar yang realistis dan benar-

benar dapat dilaksanakan, misalnya saran terkait dengan

penyempurnaan prosedur entri transaksi yang sudah diotorisasi.

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan

atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode

sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi

tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan

kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

di instansi pemerintah yang bersangkutan.


BAB IV

PENUTUP

Kegiatan pengendalian yang berkaitan dengan otorisasi atas

transaksi dan kejadian yang penting dibangun oleh instansi

pemerintah sesuai dengan hasil penilaian risiko yang dilakukan.

Dari hasil penilaian risiko yang dilakukan, diperoleh gambaran

area risiko yang perlu dibangun pengendaliannya. Oleh karena itu,

perlu dibangun pemahaman bersama melalui sosialisasi dengan

media yang ada tentang pentingnya otorisasi atas transaksi dan

kejadian yang penting. Selanjutnya, dilakukan pemetaan guna

mengetahui kebijakan dan prosedur otorisasi yang belum ada dan

yang sudah ada tetapi masih harus disempurnakan dibandingkan

dengan yang seharusnya tersedia, sehingga diperoleh gambaran

kebijakan dan prosedur yang perlu disempurnakan ataupun

dibangun untuk meminimalisasi area risiko.

Pembangunan infrastruktur dan untuk pelaksanaan dan

penerapannya menjadi komitmen bersama instansi pemerintah dan

dilaksanakan dengan konsisten, yaitu melalui kebijakan dan

prosedur, sedangkan pengembangan berkelanjutan merupakan

langkah agar penerapan kebijakan dan prosedur otorisasi termonitor

secara kontinu, sehingga setiap kelemahan dapat dirumuskan

rencana tindak yang tepat.

Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan dalam

menciptakan dan melaksanakan sistem pengendalian intern,

khususnya pada unsur kegiatan pengendalian dengan sub unsur

otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting di lingkungan



Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan

mendasar minimal yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi

pemerintah, namun tidak mengatur secara spesifik bagi instansi

tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan

lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil sesuai dengan

kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan tidak

bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik sistem

pengendalian intern, pedoman ini perlu dan akan disesuaikan

secara terus menerus.

3.7 spip otorisasi atas transaksi dan kejadian penting

Documents