3. daftar sop sub bagian tata usaha dan rumah …

No.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Prosedur Penerimaan Kunjungan Tamu dari Instansi Pusat 11/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

3. DAFTAR SOP SUB BAGIAN TATA USAHA DAN RUMAH TANGGA ( BAGIAN TU )

Prosedur Surat Masuk dan keluar 01/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

JENIS SOP NOMOR SOP

03/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017


Prosedur Pembuatan Laporan Kegiatan Kanreg





Prosedur Pendistribusian Barang

09/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017Prosedur Pemeliharaan dan Perawatan Kendaraan Dinas

Prosedur Penghapusan Barang Milik Negara

Prosedur Pemeliharaan dan perawatan Inventaris Kantor



Prosedur Pengadaan ATK

04/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017Prosedur Permintaan ATK

Prosedur Pemeliharaan dan Perawatan Gedung & Halaman Ktr

Prosedur Pendokumentasian Kegiatan

Prosedur Pengelolaan Barang Nilik Negara (BMN)

1 APRIL 2017

DASAR HUKUM KULAIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN /PERLENGKAPAN

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN

Staf PTTKasubag

Umum

Kabag

TU

Sekreta

risKanreg

Kabid/

Kabag

TU

Kelengka

panWaktu Output

1

komputer

, mesin

scanning,

buku

agenda

5 menitsurat

masuk

2 3 menitsurat

masuk

3 3 menitparaf

koordinasi

4 2 menitsurat

masuk

31 MARET 2017


Pelaksana

Menerima dari instansi dan

mencatat , menscaning surat

pengantar/masuk , input

nomor surat ke dalam mail

tracking, memberikan tanda

terima kepada petugas

instansi, kemudian

menyerahkan kepada

kasubag Umum

Menerima, mencatat ,

memeriksa, menyerahkan

kepada Kabag TU untuk

paraf koordinasiMenerima, memeriksa

surat masuk, memberi

paraf, kemudian

menyerahkan sekretaris

kanreg melelui kasubag

Umum .

Menerima surat masuk dari

subag umum, mencatat, dan

menyerahkan kepada

kakanreg

NOMOR SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

KANTOR REGIONAL IX BKN JAYAPURA

BAGIAN TATA USAHA

DISAHKAN OLEH Kepala

Kantor Regional IX BKN Jayapura

MULIANY OLO , SH,M.Si

NIP. 195707141986032001

NAMA SOP

3

1. Memiliki kemampuan mengoperasionalkan komputer

2. Mengerti tugas pokok dan fungsi persuratan

3. Printer/scanner

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015

Mutu Baku

NO Kegiatan Keterangan

Apabila lalai dalam memberi nomor agenda maka sulit untuk

ditemukanDicatat sebagai data pengendalian

SURAT MASUK DAN KELUAR

1

2

3. Disiplin dan tertib dalam bekerja

1. Komputer

2. ATK

5 5 menit disposisi

6 2 menitsurat

disposisi

7 30 menit

konsep

/jawaban

surat

8 2 menit

konsep

/jawaban

surat

9 5 menitsurat

jawaban

10 2 menitsurat

jawaban

11 3 menitsurat siap

kirim

12

Menerima dan

menandatangani surat

jawaban

Menerima surat, memeriksa,

menelaah, membuat

jawaban dan atau tindak

lanjut dan mengirim ke

sekretaris untuk ditanda

tangani Kakanreg

Menerima surat jawaban

dari Kabid/Kabag TU dan

menyerahkan kepada

kakanreg utnuk

ditandatangani

Mengambil surat yang telah

ditandatangani Kakanreg,

mencatat dan menyerahkan

ke Subag Umum untuk

dikirim ke Instansi

Menerima, memberi nomor

pengeluaran, diserahkan di

PTT atau dikirim ke Instansi

Surat selesai diambil/ dikirim

ke Instansi

Menerima surat masuk,

membaca, mendisposisikan

kepada kabag TU/Kabid

Mengambil surat, mencatat

disposisi kakanreg dan

mengirim ke Kabid/Kabag TU

Menerima dan mencatat , menscaning surat pengantar/masuk , input nomor surat ke dalam mail tracking, memberikan tanda terima kepada petugas instansi, kemudian menyerahkan kepada kasubag Umum

1 APRIL 2017




Petugas

Dokumentasi

Kasubbag

Umum

Bendahara

PengeluaranKelengkapan Waktu Output

1 300 menit kegiatan

2 30 menitdokumenta

si

3 10 menit nota

4 15 menit rekap nota

5 15 menituang

pengganti

6 15 menitdokumenta

si

TGL. EFEKTIF




NIP. 195707141986032001NAMA SOP DOKUMENTASI KEGIATAN

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 Mempunyai jiwa seni



BAGIAN TATA USAHA

NOMOR SOP 02/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

TGL. PEMBUATAN 31 MARET 2017

TGL. REVISI

Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy

Bisa mengoperasionalkan tustel/fotoBisa mengoperasionalkankomputer

1 1. Komputer

Kegiatan

Pelaksana

NO

Mutu Baku

Keterangan

2 2. Tustel/foto3 3. Printer/scanner

Apabila lalai dalam mendokumentasikan akan

Petugas dokumentasi /seksi dokumentasi

suatu kepanitiaan melaksanakan kegiatan

dokumentasi

Hasilnya kemudian diseleksi untuk

menentukan apakah akan

didokumentasikan dalam bentuk hardcopy

atau softcopy

Bukti pengeluaran uang (nota-nota/kuitansi)

untuk kegiatan dokumentasi diajukan

kepada Kassubag Umum

Kasubbag Umum kemudian mengajukan

reimburse kepada Bendahara Pengeluaran

Kantor Regional

Bendahara Pengeluaran memberikan

penggantian biaya dokumentasi kepada

Kasubbag Umum dan meminta

nota/kuitansi sebagai bukti pengeluaran

Pelaksana staf kegiatan menerima

pengganti uang yang dikeluarkan dan

mengarsip hasil dokumentasi

1 APRIL 2017




Pengadmi

nistrasi

Umum

Kasubbag

Umum

Operator

Komputer

Kabag

Tata

Usaha

KakanregBKN

Pusat

Kelengka

panWaktu Output

1 30 menit laporan

2

konsep

laporan

dan SP

450 menit konsep

3 kompouter 450 menitlaporan

kegiatan

4 30 menitlaporan

kegiatan

5 30 menitlaporan

kegiatan

TGL. EFEKTIF




NIP. 195707141986032001

NAMA SOP LAPORAN KEGIATAN KANREG

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Bisa mengoperasionalkan komputer



BAGIAN TATA USAHA



TGL. REVISI

DisiplinBisa membuat konsep laporan/surat

1. Sebagai dokumen pertanggungjawaban 1. Komputer

NO

2. Salah satu bahan pemeriksaan 2. Printer/scanner3. sebagai dokumentasi kegiatan


Mutu Baku

Keterangan

Pelaksana

Kegiatan

Pengadministrasi Umum

mengumpulkan laporan

kegiatan dari masing-masing

bidang yang ada di Kanreg

dan meneruskan ke

Kasubbag Umum. (30 menit)

Kasubbag Umum menerima

laporan dari masing-masing

bidang, membuat konsep

laporan dan surat pengantar

kemudian menyerahkan

kepada Operator Komputer.

(1 hari kerja)

Operator Komputer

menerima konsep laporan

Kegiatan dan Surat

Pengantar, mengetik dengan

komputer dan mencetak


kepada Kasubbag Umum. (1

hari kerja)


hasil pengetikan,

mengoreksi dan

memperbaiki serta

membubuhkan paraf


kepada Kabag TU. (30

menit)

Kabag TU menerima laporan

kegiatan Kanreg dan Surat

Pengantar kemudian

memberikan paraf dan

meneruskan kepada

Kakanreg. (30 menit)

6 30 menitlaporan

kegiatan

7 10 menitlaporan

kegiatan

8buku

agenda30 menit

laporan

kegiatan

Kakanreg menerima laporan

kegiatan Kanreg dan Surat

Pengantar kemudian

menandatangani dan

mengembalikan kepada

Kasubbag Umum melalui

Kabag TU. (30 menit)


laporan Kegiatan dan Surat

Pengantar yang telah

ditandatangani kemudian

menyerahkan kepada

Pengadministrasi Umum.

(10 menit)


menerima, memberikan

nomor, mencatat ke dalam

buku pengendalian dan

menggandakan kemudian

dikirim ke BKN Pusat dan di

arsip. (30 menit)

1 APRIL 2017




Seksi

Verifikasi

Pengelola

ATK

Kasubbag

Umum

Kabag

T U

1

2

3

4

5

6

TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP PERMINTAAN ATK

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Bisa mengoperasionalkan komputer



BAGIAN TATA USAHA



TGL. REVISI


02.00 Menguasai aplikasi persediaan barangBisa membuat laporan/surat

1. laporan SIMAK 1. Komputer

Formulir Permintaan ATK selanjutnya diarsipkan oleh

Pengelola ATK sebagai data Laporan Persedian ATK

Pelaksana

Pengelola ATK menyiapkan ATK dan menyerahkan

kepada petugas Bagian/Bidang yang mengajukan

permohonan.

2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner03.00

Apabila lalai dalam mencatat rekonsiliasi bermasalah

Seksi Verifikasi dan pelaporan Bagian/Bidang mengisi

Formulir untuk permintaan ATK sesuai dengan barang

yang dibutuhkan dan jumlahnya kemudian diajukan ke

Kasubbag Umum .

Uraian KegiatanNo.

Kasubbag Umum menerima formulir permintaan ATK,

kemudian memberikan jumlah permintaan ATK yang

disetujui. Setelah ditandatangi, formulir permintaan

ATK diserahkan kepada Kabag TU.

Kabag TU menandatangani formulir permintaan ATK

dan diserahkan kembali kepada Kasubbag Umum.

Kasubbag Umum selanjutnya memerintahkan

pengelola ATK untuk menyiapkan ATK yang diminta

sesuai jumlah yang disetujui

1 APRIL 2017

Kelengka

panWaktu Output

form bon

ATK15 menit bon ATK

10 menit bon ATK

10 menit bon ATK

5 menit bon ATK

ATK 20 menit ATK

10 menitdokumen

bon ATK

Kepala



NIP. 195707141986032001

PERMINTAAN ATK

Bisa mengoperasionalkan komputer


31 MARET 2017


Menguasai aplikasi persediaan barangBisa membuat laporan/surat

1. Komputer

Mutu Baku

Keterangan

2. Printer/scanner

1 APRIL 2017


4. Undang -undang Nomor 1 Tahun 2004KETERKAITAN PERALATAN /PERLENGKAPAN


Kasubbag

Umum

Pengadmini-

strasi BMN

Operator

Komputer

Penginven

taris BMN

Kabag

Umum

Kelengka

pan

1 BMN

2 buku BMN

3konserp

surat

TGL. EFEKTIF




NIP. 195707141986032001

NAMA SOP PENGELOLAAN BMN

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi Bisa mengoperasionalkan komputer



BAGIAN TATA USAHA



TGL. REVISI

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomopr 111 Tahun 2016 Menguasai aplikasi simak BMN3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Sertifikat barang/jasa

1. laporan SIMAK 1. Komputer2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner

3. Jaringan internet

Apabila lalai dalam mencatat rekonsiliasi bermasalah Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy

Mutu Baku

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana

Kasubbag Umum mengirimkan

data tentang pendistribusian

barang-barang milik negara ke

unit pengguna kepada

Pengadministrasi Barang Milik

Negara

Pengadministrasi Barang Milik

Negara mencatat ke dalam buku

dan meneruskan kepada

Kasubbag Umum


serta membaca kemudian

membuat konsep penugasan

kepada Penginventaris BMN

untuk melakukan pengecekan

serta penomoran dan diserahkan

kepada Operator Komputer

4 komputer

5

6

7

8

9

10


surat penugasan yang telah

ditandatangani dan diberi nomor

kemudian menyerahkan kepada

Penginventaris

Penginventaris menerima surat

tugas, melakukan pengecekan

Inventaris Barang Milik Negara

yang rusak untuk dilaporkan

kepada atasan dan memberi

nomor Inventaris barang milik

negara serta mencatat kedalam

BUKU DIR yang ada disetiap

ruangan, minta tandatangan

Kabag sebagai bukti telah

melaksanakan tugas kemudian

menyerahkan kepada Kasubbag

Umum

Operator Komputer menerima

konsep untuk diketik dan

hasilnya diserahkan kepada

Kasubbag Umum


hasil pengetikan, mengoreksi

dan memperbaiki kemudian

membubuhkan paraf serta

meneruskan kepada Kabag TU

Kabag TU menerima, membaca

surat penugasan yang telah

diparaf oleh atasan langsung

kemudian menandatangani dan


Kasubbag Umum


kemudian menyerahkan kepada

Pengadministrasi BMN untuk

dicatat

Pengadministrasi BMN

menerima surat penugasan,

mencatat dan memberikan

nomor kemudian


Kasubbag Umum

11

12


laporan dan surat tugas yang

telah ditandatangani kemudian

menyerahkan kepada



menerima surat penugasan

tersebut kemudian

menyimpannya sebagai arsip

Waktu Output

30 menit BMN

240 menitCATBU

BMN

30 menit NUP BMN

Kepala



NIP. 195707141986032001

PENGELOLAAN BMN



31 MARET 2017

Menguasai aplikasi simak BMNSertifikat barang/jasa

1. Komputer2. Printer/scanner3. Jaringan internet


Mutu Baku

Keterangan

30 menit konsep

20 menit koordinasi

15 menit Ttd surat

10 menit surat

10 menit

20 menitsurat

tugas

300 menit buku DIR

60 menit

15 menit


31 MARET 2017

1 APRIL 2017




Pengin

ven-

taris

BMN

Kasubb

ag

Umum

Operator

Komputer

Kabag

TUKakanreg

Tim

Lelang /

Panitia

Penghap

usan

BMN

Ketua

Tim

Lelang /

Panitia

Penghap

usan

BMN

SESMAKepala

BKNDJKN

Kantor

Lelang

Peserta

Lelang

Pemen

ang

Lelang

Keleng

kapanWaktu Output

1

Penginventaris membuat laporan

hasil inventarisasi barang yang

sudah tak dapat di pakai kemudian

melaporkan kepada Kasubbag

Umum. (2 jam)

120

menitlaporan

2

Kasubbag Umum membuat

konsep pembentukan panitia

penghapusan dan menyerahkan

kepada Operator Komputer. (1

jam)

60

menitkonsep

3

Operator Komputer menerima

konsep kemudian mengetik

dengan komputer & hasil ketikan

diserahkan kepada Kasubbag

Umum. (30 menit)

30

menit

tik

konsep

4

Kasubbag Umum mengoreksi,

memberikan paraf dan

meneruskan kepada Kakanreg

melalui Kabag TU. (15 menit)

15

menitkonsep

5

Kabag TU menerima,

mengoreksi, kemudian diserahkan

kepada Kakanreg untuk dikirimkan

kepada SESMA guna memperoleh

tindak lanjut. (7 hari kerja)

3150

menitsurat

6

SESMA menerima usulan dari

Kakanreg kemudian

menandatangani SK Tim/Panitia

Penghapusan Barang Milik Negara

dan mengembalikan kepada

Kakanreg. ( 1 hari kerja)

450

menit

persetuj

uan

7

Kakanreg menerima SK

Tim/Panitian Penghapusan Barang

Milik Negara yg ditandatangani

kemudian meneruskan kepada

Kasubbag Umum. (1 hari kerja)

450

menitsk tim

1. laporan SIMAK2. Printer/scanner3. Jaringan internet


1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata



BAGIAN TATA USAHA

2. Laporan SABMN

Apabila lalai dalam menghapus rekonsiliasi bermasalah

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomopr 111 Tahun 20163. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014

1. Bisa mengoperasionalkan komputer2. Menguasai aplikasi simak BMN

NAMA SOP

1. Komputer

Kepala



NIP. 195707141986032001

PENGHAPUSAN BMN

No. Uraian Kegiatan

Pemangku Jabatan Mutu Baku

Keter

angan

NOMOR SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH

8

Kasubbag Umum menerima SK

Tim/Panitia Penghapusan Barang

Milik Negara kemudian

menyerahkan kepada Tim/Panitia

Penghapusan. (30 menit)

30

menit

pengha

pusan

9

Tim melakukan telaah jumlah

barang dan harga kemudian

membuat Berita Acara Barang

Inventaris yang akan dihapuskan

dan menyerahkan kepada Ketua

Tim untuk memperoleh tindak

lanjut. (1 hari kerja)

450

menitBA

10

Ketua Tim menerima hasil telaah

barang dan harga,

menandatangani Berita Acara

barang inventaris yang dihapus

kemudian membuat surat ke

DJKN untuk memperoleh tindak

lanjut. (1 hari kerja)

510

menitBA

11

DJKN menerima surat

permohonan beserta

kelengkapannya, membaca,

mengoreksi, serta memberikan

persetujuan dan mengembalikan

kepada Ketua Tim. (3 hari kerja)

1350

menit

Srt

permoh

onan

12

Ketua Tim membuat surat ke

Kepala BKN agar menerbitkan SK

tentang persetujuan penghapusan

dengan melampirkan persetujuan

dari DJKN melalui SESMA. (1 hari

kerja)

450

menit

SK

persetuj

uan

13

Kepala BKN menerima surat

beserta lampirannya, membaca

dan menerbitkan SK BKN tentang

persetujuan penghapusan Barang

Milik Negara dan mengembalikan

kepada Ketua Tim. (7 hari kerja)

3150

menit

SK

BKN

14

Ketua Tim memerima SK Kepala

BKN kemudian membuat surat ke

Kantor Lelang. (1 hari kerja)

450

menit

Srt

lelang

15

Kantor Lelang menerima surat

kemudian memasang

pengumunan tentang lelang

barang milik negara kepada

peserta (3 hari kerja)

1350

menit

pengu

muman

16

Peserta lelang mendaftarkan

kepada Tim Penghapusan Barang

Milik Negara. (5 hari kerja)

2250

menit

pendaft

aran

17

Tim melaksanakan lelang dan

melakukan serah terima barang

kepada Pemenang Lelang. (5 hari

kerja)

2250

menitlelang

18

Pemenang Lelang menerima

barang dan menandatangani

dokumen penting kemudian

menyerahkan kepada Tim

Penghapusan Barang Milik

Negara. (2 hari kerja)

900

menit

pemen

ang

19

Tim Penghapusan Barang Milik

Negara menerima dokumen

penting dan menyerahkan kepada

Penginventaris. (1 hari kerja)

450

menit

dok

lelang

20

Penginventaris menerima

dokumen penting mengenai

penghapusan barang milik negara

dan menyimpan. (1 hari kerja)

450

menit

arsip

lelang

1 APRIL 2017




Kabid Pengadmi

nistrasi

Pengadmi

nistrasi

Kasubbag

Umum

Kabag

TU

Operator

Komputer

Penginven

taris BMN

Kasubbag

Perenc. &

Keleng

kapanWaktu Output

1 30 menit

2 20 menit

3 30 menit

4 30 menit

5 60 menit

6 30 menit

NAMA SOP




BAGIAN TATA USAHA



TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH


Kepala



NIP. 195707141986032001

Apabila lalai dalam merawat akan menimbulkan kerugian Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy

3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Menguasai aplikasi simak BMN


Kabid melaporkan

kerusakan

komputer/mesin

inventaris kantor

kepada Kabag TU

dan diterima

Pengadministrasi

Barang Milik Negara

Pengadministrasi

Barang Milik Negara

menerima, mencatat

ke dalam Buku

Pengendalian dan

meneruskan kepada

Kabag TU

Kabag TU menerima

dan membaca surat

laporan kerusakan

dan memberikan

disposisi untuk

diselesaikan kepada

Kasubbag Umum

Kasubbag Umum

menerima disposisi

beserta surat laporan

kerusakan kemudian

membuat konsep

surat penugasan dan

menyerahkan kepada

Operator KomputerOperator Komputer

menerima konsep

surat penugasan dan

mengetik dengan

komputer dan hasil

ketikan diserahkan

kepada Kasubbag

Umum. (1 jam)

Kasubbag Umum

menerima hasil

ketikan, mengoreksi

dan memperbaiki

kemudian

memberikan paraf

dan meneruskan

kepada Kabag TU.

(30 menit)

KeteranganNo. Uraian Kegiatan

Mutu Baku

PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN INVENTARIS KANTOR

Pelaksana

2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner

7 15 menit

8 30 menit

9 450 menit

11 60 menit

12 30 menit

Kasubbag Umum

menerima surat

penugasan kemudian

menyerahkan kepada

Pengadministrasi

Umum untuk dicatat

dan diberi nomor

kemudian diserahkan

kembali kepada

Kasubbag Umum.

(30 menit)

Kasubbag Umum

menerima surat

penugasan yang telah

diberi nomor dan

menyerahkan kepada

Penginventaris BMN.

(30 menit)

Kasubbag Umum

menerima surat

penugasan yang telah

ditandatangani dan

menyerahkan kepada

Pengadministrasi

BMN. Nota Biaya

Perbaikan diserahkan

kepada Kasubbag

Perencanaan (1 jam)

Kasubbag

Perencanaan dan

Keuangan menerima

Nota untuk

dibayarkan dan

diarsip sebagai bukti

penggunaan

anggaran.

Pengadministrasi

BMN menerima surat

penugasan kemudian

menyimpan sebagai

arsip. (30 menit)

Kabag TU menerima

surat penugasan yang

telah dikoreksi dan

diparaf kemudian

menandatangani dan

mengembalikan

kepada Kasubbag

Umum. (15 menit)

1 APRIL 2017




Kabid

Pengadmi

nistrasi

BMN

Pengadmi

nistrasi

Umum

Kasubbag

Umum

Kabag

TU

Operator

Komputer

Penginve

ntaris

BMN

Kasubbag

Perenc. &

Keu

Keleng

kapanWaktu Output

laporan

catatan

disposisi

konsep

NOMOR SOP


TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF

3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014




NIP. 195707141986032001

Apabila lalai dalam memelihara akan menibulkan kerugian Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy


NAMA SOPPEMELIHARAAN DAN PERAWATAN GEDUNG DAN HALAMAN

KANTOR




BAGIAN TATA USAHA

Menguasai aplikasi simak BMN

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ketera

ngan

2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner3. Jaringan internet

1

Kabag/Kabid

melaporkan

kerusakan gedung

pada unit masing-

masing ditujukan

kepada Kabag TU

dan diterima

Pengadministrasi

BMN. (1 hari kerja)

450

menit

2

Pengadministrasi

Barang Milik Negara

menerima, mencatat

ke dalam Buku

Pengendalian dan

meneruskan kepada

Kabag TU melalui

Kasubbag Umum (1

jam)

3

Kabag TU menerima

dan membaca surat

laporan kerusakan

dan memberikan

disposisi untuk

diselesaikan kepada

Kasubbag Umum. (1

jam)

60

menit

60

menit

4

Kasubbag Umum

menerima disposisi

beserta surat laporan

kerusakan kemudian

membuat konsep

surat penugasan dan

menyerahkan kepada

Operator Komputer.

(1 jam)

60

menit

surat

tugas

koordina

si

ttd surat

tugas

surat

tugas

pembaya

ran

5

Operator Komputer

menerima konsep

surat penugasan dan

mengetik dengan

komputer dan hasil

ketikan diserahkan

kepada Kasubbag

Umum. (1 jam)

6

Kasubbag Umum

menerima hasil

ketikan, mengoreksi

dan memperbaiki

kemudian

memberikan paraf

dan meneruskan

kepada KabagTU.

(30 menit)

7

Kabag TU menerima

surat penugasan

yang telah dikoreksi

dan diparaf kemudian

menandatangani dan

mengembalikan

kepada Kasubbag

Umum. (15 menit)

8

Kasubbag Umum

menerima surat

penugasan kemudian

menyerahkan kepada

Pengadministrasi

Umum untuk dicatat

dan diberi nomor

kemudian diserahkan

kembali kepada

Kasubbag Umum.

(30 menit)

9

Kasubbag Umum

melakukan

pengecekan bersama

teknisi yang ditunjuk

serta melakukan

perbaikan, kemudian

minta tanda tangan

pejabat unit kerja

sebagai bukti

perbaikan telah

selesai

menyerahkan Nota

Biaya Perbaikan

kepada Kasubbag

Perencanaan dan

Keuangan. (1 hari

kerja)

60

menit

30

menit

15

menit

perbaika

n

kerusaka

n

10

Kasubbag

Perencanaan dan

Keuangan menerima

Nota untuk

dibayarkan dan

diarsip sebagai bukti

penggunaan

anggaran dan

Pengadministrasi

BMN menerima surat

penugasan kemudian

menyimpan sebagai

arsip. (30 menit)

30

menit

450

menit

30

menit

1 APRIL 2017




Pengemu

di

Pengadmi

nistrasi

Umum

Kasubbag

Umum

Kabag

TU

Penginve

ntaris

BMN

Kasubbag

Perenc. &

Keu

Bengkel

Rekanan

Keleng

kapanWaktu Output

kunci

cek rutin

cek

kendaraa

15 menit

15 menit

120 menit

Mutu Baku

3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Menguasai aplikasi simak BMN


No.

laporan

kerusakan


Apabila lalai dalam memelihara kendaraan bermasalah

NAMA SOP PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN KENDARAAN DINAS

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Bisa mengoperasionalkan komputer



BAGIAN TATA USAHA



TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF




NIP. 195707141986032001

Keterang

anUraian Kegiatan

Pelaksana

2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner


60 menit

60 menit

Apabila kondisi kendaraan

stabil, kunci diserahkan

kembali kepada

Pengadministrasi Umum.

Tapi apabila ada kerusakan,

Petugas pengemudi

melaporkan kepada

Kasubbag Umumdengan

melengkapi form pengajuan

servis. (1 jam)

5


laporan kerusakan kemudian

membuat surat pengajuan

servis yang ditujukan kepada

bengkel rekanan. Setelah

diberi paraf, surat diserahkan


ditanda tangani. (1 jam)

1

Pengemudi meminta kunci

kendaraan kepada

Pengadministrasi Umum. (15

menit)

2


mengambil kunci dan

mencatat nomor mobil

kemudian menyerahkan kunci

tersebut ke Pengemudi. (15

menit)

3

Pengemudi melakukan

pengecekan rutin (rem, air

accu, radiator dan

perlengkapan lainnya)

memanaskan dan

menghidupkan mesin serta

mencuci/memberisihkan

kendaraan untuk memastikan

kondisi kendaraan (2 jam)

4

OK

RUSAK

pengajua

n service

surat

service

serviice

bukti

service

nota

pembayar

an nota30 menit

memeberi

nomor

surat

12

Kasubbag Perencanaan dan

Keuangan menerima Nota

untuk dibayarkan dan diarsip

sebagai bukti penggunaan

anggaran. Pengadministrasi

BMN menerima surat

penugasan kemudian

menyimpan sebagai arsip.

(30 menit)

60 menit

15 menit

15 menit

15 menit

180 menit

30 menit

9

11


Bukti Servis dan diserahkan

kepada Penginventaris BMN.

Nota Pembayaran diserahkan

kepada

Kasubbag Perencanaan dan

Keuangan. (30 menit)

Petugas Pengemudi

menerima surat pengantar

untuk servis dan melakukan

servis di bengkel rekanan. (3

jam)

10

Bukti servis serta Nota

Pembayaran diserahkan

kepada Kasubbag Umum. (30

menit)

6

Kabag TU menerima surat

pengajuan servis, ditanda

tangani kemudian diserahkan

kembali kepada Kasubbag

Umum. (15 menit)

7


surat yang sudah

ditandatangani Kabag TU,

kemudian diserahkan kepada

Pengadministrasi

Umum untuk dicatat dan

diberi nomor. (15 menit)

8

5


laporan kerusakan kemudian

membuat surat pengajuan

servis yang ditujukan kepada

bengkel rekanan. Setelah

diberi paraf, surat diserahkan


ditanda tangani. (1 jam)

30 menit


menerima surat, dicatat dan

diberi nomor kemudian

diserahkan kepada Petugas

Pengemudi. (15 menit)

1 APRIL 2017




Bagian /

Bidang

Pengadmi

nistrasi

Umum

Pengelola

Perlengka

pan /

Barang

Kasubbag

Umum

Kabag

TU

Keleng

kapan

2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner3. Jaringan internet

Apabila lalai dalam mendistribusikan kegiatan teknis bermasalah Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy

Bisa mengoperasionalkan komputer2. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Menguasai aplikasi simak BMN


Mutu Baku

No. Uraian Kegiatan



BAGIAN TATA USAHA



TGL. REVISI

Pelaksana

TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP PENDISTRIBUSIAN BARANG

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata

4

Kabag TU menerima dan

mengoreksi kemudian

menyetujui dan

menandatangani serta

mengembalikan ke Kasubbag

Umum (10 menit)

1

Unit Pengguna Bagian/Bidang

menyerahkan bon permintaan

barang kepada Kasubbag

Umum (15 menit)

2


bon-bon permintaan barang

dari unit pengguna kemudian

meneruskan ke


menit)

3


menerima bon permintaan

barang dari unit pengguna

kemudian diseleksi,

disesuaikan dengan

persediaan barang dan dicatat

dalam Buku Pengendalian

Barang kemudian diteruskan

kepada Kabag TU melalui

Kasubbag Umum. (30 menit)

7

Unit Pengguna dilingkungan

Kanreg menerima

perlengkapan/barang yang

dikirim kemudian

menandatangani dan


Pengelola

Perlengkapan/Barang. (15

menit)

8

Pengelola

Perlengkapan/Barang

menerima tanda terima

pengiriman barang yang telah

ditandatangani oleh unit

pengguna di lingkungan

Kanreg dan meneruskan ke


menit)

9


menerima tanda terima

pengiriman barang yang telah

ditandatangani oleh unit

pengguna dilingkungan Kanreg

lalu disimpan sebagai arsip. (

10 menit)

4

Kabag TU menerima dan

mengoreksi kemudian

menyetujui dan

menandatangani serta

mengembalikan ke Kasubbag

Umum (10 menit)

5


bon yang telah disetujui

kemudian meneruskan kepada

Pengelola

Perlengkapan/Barang. (10

menit)

6

Pengelola

Perlengkapan/Barang

menerima bon barang yang

telah disetujui kemudian

dicatat dalam Kartu Persediaan

Perlangkapan/Barang,

kemudian mencatat dalam

buku Pengeluaran Barang,

menyiapkan

perlengkapan/barang dan

mendistribusikan ke unit

pengguna. (45 menit)

1 APRIL 2017

Waktu Output

2. Printer/scanner3. Jaringan internet


Bisa mengoperasionalkan komputerMenguasai aplikasi simak BMN

1. Komputer

Mutu Baku

Keterangan


31 MARET 2017

Kepala



NIP. 195707141986032001

PENDISTRIBUSIAN BARANG

1 APRIL 2017




Sekretaris KakanregKabag

TU

Humas

Protokol

Pem.

Propinsi

Kasubbag

Umum

Pejabat

Terkait

1. Komputer


NOMOR SOP #REF!



NAMA SOP PELAYANAN TAMU DARI PUSAT

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Bisa mengoperasionalkan komputer



BAGIAN TATA USAHA

2. Printer/scanner

No. Uraian Kegiatan

TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH

1

Sekretaris menerima

surat pemberitahuan

dan agenda kunjungan

dari BKN Pusat /

Instansi Lain, dicatat

dalam Agenda Surat

Masuk, diberi lembar

disposisi kemudian

diserahkan kepada

Kakanreg. (30 menit)

2

Kakanreg menerima

surat dan agenda

kunjungan kemudian

mendisposisikan

kepada Kabag TU

untuk persiapan

penerimaan kunjungan.

(30 menit)

Pelaksana

3

Kabag TU

mendelegasikan tugas

kepada Kasubbag

Umum untuk

pengaturan

keprotokolan meliputi

akomodasi,

penjemputan,

cinderamata, jamuan

makan, susunan acara,

dan lain-lain. (1 jam)

7

Laporan penerimaan

tamu didokumentasikan

secara lengkap oleh

pelaksana Subbag TU

dan Rumga (1 hari

kerja)

3

Kabag TU

mendelegasikan tugas

kepada Kasubbag

Umum untuk

pengaturan

keprotokolan meliputi

akomodasi,

penjemputan,

cinderamata, jamuan

makan, susunan acara,

dan lain-lain. (1 jam)

4

Khusus untuk

Kunjungan Pejabat

Eselon I, Kabag TU

berkoordinasi dengan

Bagian Humas dan

Protokol Pemerintah

Propinsi untuk

mendapatkan layanan

fasilitas VIP (termasuk

penjemputan) (1 hari

kerja)

5

Untuk pelaksanaan

disesuaikan apakah

kunjungan diterima oleh

Kakanreg/pejabat lain

yang ditunjuk (1 hari

kerja)

6

Apabila diperlukan,

dilaksanakan

peninjauan ke unit kerja

yang dipandu oleh

pejabat terkait dan

petugas protokol Kantor

Regional (1 hari kerja)

1 APRIL 2017

Keleng

kapanWaktu Output

30 menit

30 menit

1. Komputer


#REF!

31 MARET 2017



NIP. 195707141986032001

PELAYANAN TAMU DARI PUSAT


2. Printer/scanner

Keterangan

Kepala


Mutu Baku

60 menit

60 menit

450 menit

450 menit

450 menit

1 APRIL 2017




Staf

Umum

Kasubag

UmumPPK

Panitia /

Pejabat

Pengadaan

Barang/Jasa

Rekanan Keleng

kapanWaktu Output

1 30 menit rencana

2 20 menit RAB

3 15 menit SP

4 30 menitPenawara

n

Kepala



NIP. 195707141986032001NAMA SOP

No. Uraian Kegiatan




BAGIAN TATA USAHA



TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH

1. laporan SIMAK 1. Komputer2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner


PENGADAAN ATK

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Bisa mengoperasionalkan komputer2. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Menguasai aplikasi simak BMN

Sertifikat barang/jasa

Mutu BakuPelaksana

Keterangan

Staf Subbag Umum

membuat Rencana

Kebutuhan Alat Tulis

Kantor ( ATK ) per

Triwulan dan diserahkan

kepada Kasubbag Umum

Kasubbag Umum

menerima dan memeriksa

Rencana Kebutuhan ATK

Serta Membuat Surat

Pesanan untuk Diajukan

Kepada PPK

PPK menerima,

memeriksa dan

menyetujui Rencana

Kebutuhan ATK Serta

Menandatangani Surat

Pesanan Barang,

kemudian diberitahukan

Kepada Panitia/Pejabat

Pengadaan Barang/Jasa

Panitia/Pejabat

Pengadaan Barang

Menerima Surat Pesanan

Barang dan Mengirimkan

Kepada Rekanan untuk

dibuatkan penawaran

harga.

5 30 menit SP

6 15 menit SPK

7 15 menit SPK

83150

menit

9 30 menitpengadaa

n

10 30 menit ATK

Rekanan menyediakan

ATK yang dibutuhkan

oleh panitia /pejabat

pengadaan barang/jasa

dan menyerahkan ATK

kepada kasubbag

Umum/PPHP sesuai

kontrak yang telah

disepakati.

PPK menerima dan

Menandatangani SPK

dan diserahkan kepada

Panitia/Pejabat

Pengadaan Barang

Panitia/Pejabat

Pengadaan Barang

selanjutnya

melaksanakan

Pengadaan Barang/ATK.

Setelah final selanjutnya

rekanan menyerahkan

ATK sesuai kontrak yang

telah disepakati.

ATK diterima oleh

Kasubbag Umum / PPHP

dengan membuat Berita

Acara Penerimaan

Barang dan diarsip oleh

staf Umum

Selanjutnya

Panitia/Pejabat

Pengadaan Barang

Menerima dan Memeriksa

Surat Penawaran Harga

Yang Dipesan kemudian

Membuat SPK dan

diserahkan kepada

Kasubbag Umum

Kasubbag Umum

menerima SPK, setelah

diperiksa dan diberi paraf

oleh Kabag TU ,

kemudian diteruskan

Kepada PPK

3. daftar sop sub bagian tata usaha dan rumah …

Documents