2006-2-00926-si-bab 3

35

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Riwayat Perusahaan

PT. Rapico Busana Permata Indah merupakan perusahaan manufacturing yang

bergerak dibidang garment. Perusahaan ini telah memulai produksi dan

pemasarannya di Jakarta pada bulan November 1982 dengan nama Rapico. Sejak

meningkatnya jumlah pesanan, maka pada tanggal 25 Desember 1983 perusahaan ini

berganti nama menjadi PT. Rapico Busana Permata Indah.

Perusahaan ini berbentuk Badan Hukum PT dengan nama Rapico Busana

Permata Indah berdasarkan Akta Notaris dari Tegoeh Hartanto, SH No 73 dan telah

diperbaiki dengan Akta Notaris pengganti dari Maria Evita No. 229 pada tanggal 23

Maret 1984.

PT. Rapico Busana Permata Indah berlokasi di jalan Dharma Wanita V no. 1A,

Rawa Buaya – Cengkareng, dengan total luas area pabrik ± 12.000m² termasuk area

warehouse dan area finishing & packing. Sedangkan fasilitas produksi dan kinerja

perusahan semuanya didukung oleh lebih dari 600 karyawan. Penjualan PT. Rapico

Busana Permata Indah ini lebih berorientasi pada sektor ekspor.

Hasil produksi PT. Rapico Busana Permata Indah diperuntukkan untuk

infants, boys, girls, men, ladies. Kapasitas produksi yang dihasilkan tiap bulannya ±

7.000 lusin dan minimal permintaan untuk satu order ± 300 lusin per style. Saat ini

PT. Rapico Busana Permata Indah telah tumbuh dan berkembang menjadi

perusahaan yang handal dan tangguh sehingga mendapat predikat produsen label

bermutu baik yang mampu menjawab tantangan untuk menembus pasar bebas

36

internasional karena memiliki daya saing yang tinggi. Produk-produk yang ada

sebagian besar di pasarkan hampir di seluruh dunia, seperti Amerika (USA), Canada,

China, Hongkong, Australia, Eropa dan beberapa negara lainnya.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Perusahaan

Visi dari perusahaan PT. Rapico Busana Permata Indah adalah meyakinkan

kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lain.

Misi Perusahaan

Misi dari perusahaan PT. Rapico Busana Permata Indah adalah mengutamakan

mutu produk perusahaan, meningkatkan ketrampilan karyawan dan memperoleh

keuntungan yang memadai.

37

3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan susunan yang menggambarkan hubungan dan

keterkaitan antara masing-masing bagian yang ada di perusahaan tersebut.

Struktur organisasi menunjukkan hirarki dari organisasi dan memperinci

pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang, sehingga kondisi perusahaan

menjadi teratur dan rapi.

Struktur organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah sebagai berikut:

PRESIDENT DIRECTOR

DIRECTOR OF FINANCE& ADMINISTRATION

HRD MANAGER FINANCE & ACCMANAGER

MIS MANAGER

PersonelSupervisor

General AffairSupervisor

Finance &AccountingSupervisor

ASS. DIRECTOR OFMARKETING & OPERATIONS

MIS Supervisor

MARKETINGMANAGER EXIM MANAGER PRODUCTION

MANAGERPPIC & WAREHOUSE

MANAGER QUALITY ASSURANCEMANAGER

SampleSupervisor

Follow-UpSupervisor EXIM Supervisor

PURCHASINGMANAGER

PurchasingSupervisor

Inventory ControlSupervisor

WarehouseSupervisor

SewingSupervisor

Bordir Supervisor

CuttingSupervisor

Q.A Supervisor

WashingSupervisor

FinishingSupervisor

PackingSupervisor

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah (2004)

38

3.1.4 Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

Berikut ini uraian pembagian tugas, tanggung jawab serta wewenang dalam

organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah :

1. HRD Manager

Tugas dan Tanggung Jawab :

● Bertanggung jawab terhadap hubungan PT Rapico Busana Permata

Indah dengan Departemen Tenaga Kerja untuk masalah yang

berhubungan dengan sumber daya manusia.

● Membuat laporan jumlah karyawan berdasarkan kartu absent untuk

diserahkan kepada Kepala Unit Gaji.

● Bertanggung jawab meningkatkan motivasi kerja melalui program

imbalan dan latihan.

● Menangani masalah penerimaan dan seleksi, penempatan dan mutasi

jabatan karyawan dalam kaitannya dengan imbalan dan absensi

karyawan.

● Menetapkan tata cara upah atau gaji, kenaikan upah atau gaji serta

jabatan untuk seluruh karyawan, bersama Manajer Departemen

Personalia.

● Mengusulkan peraturan tarif lembur, peraturan tunjangan, perjalanan

dinas, peraturan bonus dan THR kepada Departemen Personalia.

● Selalu mengikuti peraturan pemerintah, seperti :

- Gaji atau upah minimum

- Peraturan lembur

- Pesangon pemutusan hubungan kerja

- Peraturan kesehatan dan sarana olahraga

39

- Keselamatan kerja dan asuransi kecelakaan

Wewenang :

● Mengusulkan kebijaksanaan personalia kepada Director Of Finance

And Administration.

● Mengusulkan penyesuaian gaji dan upah karyawan.

● Mengusulkan pemutusan hubungan kerja karyawan kepada Director Of

Finance & Administration.

● Menyetujui pencarian karyawan, seleksi dan calon karyawan.

2. Personel Supervisor


● Mencari, seleksi, penerimaan dan pengembangan sumber daya manusia.

● Pengawasan tingkat gaji dan upah, usulan kenaikan gaji dan upah

berkala dengan direktur.

● Penanganan masalah personalia di dalam dan di luar perusahaan.

● Menjaga agar masalah personalia di bagian produksi dapat diatasi baik

oleh :

- Unit personalia yang cakap dan terlatih baik

- Peraturan-peraturan personalia yang lengkap dan tepat

- Administrasi personalia yang sehat di bagian produksi

● Membuat evaluasi prestasi setiap enam bulan tiap unit personalia di

pabrik.

● Melakukan kunjungan ke pabrik sekurang-kurangnya setiap hari sabtu

untuk melihat kerapian administrasi.

40

● Bertanggung jawab atas :

- Kesehatan susunan organisasi departemen ini

- Kesehatan kebijaksanaan yang dipilih untuk mencapai tujuan

Wewenang :

Menilai dan membuat teguran prestasi dan disiplin kepada bawahan.

3. General Affair Supervisor


Memberi Instruksi kerja, pengarahan cara kerja yang baik, mengawasi

dan memonitor hasil kerja bawahan.

Wewenang :

● Menilai dan membuat teguran prestasi / disiplin kepada bawahan.

● Mengusulkan rekomendasi penyesuaian upah kepada karyawan yang

berprestasi baik.

● Mengusulkan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan yang kurang

berprestasi.

4. Finance & Accounting Manager


● Mengajukan rumusan tujuan PT Rapico Busana Permata Indah untuk 5

tahun ke depan, khususnya di bidang keuangan dan akuntansi kepada

Direktur Finance & Administration.

● Mengarahkan PT Rapico Busana Permata Indah khususnya di bidang

keuangan dan akuntansi ke arah tujuan yang hendak dicapai dalam

bentuk Intsruksi Kerja dan Action Plan.

41

● Membina :

- Kesehatan susunan organisasi, suasana kerja, moral dan disiplin

Departemen Keuangan dan Akuntansi

- Sarana keuangan dan akuntansi (memeriksa secara berkala cukupnya

sarana, batas-batas wewenang dan tanggung jawab, serta arah garis

besar kegiatan)

● Merumuskan kebijaksanaan keuangan dan akuntansi.

● Menjaga hubungan baik perusahaan dengan pihak ke tiga khususnya

Bapeksta, Sucofindo, Lembaga pemerintah lain, Bank, Depnaker dan

Pemasok.

● Menjaga agar tingkat gaji dan upah, sekurang-kurangnya sama dengan

tingkat gaji minimum yang ditetapkan oleh Presiden Direktur.

● Menjaga efisiensi maksimum sesuai pengarahan bulanan dengan

berpedoman pada :

- Sistem keuangan dan akuntansi

- Uraian tugas yang ditetapkan

- Penilaian prestasi kerja

5. Finance & Accounting Supervisor


● Terlaksananya pengawasan dan pengembangan dari sistem financial

yang berjalan.

● Terlaksananya sistem pengendalian intern yang memadai.

● Mengkoordinasikan tugas staff finance & accounting.

42

● Memeriksa bukti pengeluaran bank dan kas untuk laporan keuangan

perusahaan.

● Menyajikan data keuangan perusahaan.

● Mengawasi dan memeriksa laporan keuangan untuk kepentingan

perusahaan.

● Membuat laporan penggajian setiap bulannya.

Wewenang :

Mengevaluasi kinerja dan produktivitas staff bagian finance &

accounting.

6. MIS Manager


● Membuat diagnostic assessment untuk kebutuhan Computerized Sistem

Informasi Manajemen di setiap bagian operasional di dalam perusahaan.

● Menentukan sistem apa yang efektif dan efisien yang dapat diterapkan

untuk memenuhi kebutuhan manajemen untuk data dan informasi yang

tersedia setiap saat waktu dibutuhkan.

● Membuat daftar peralatan yang diperlukan dan meminta persetujuan

dari Director of Finance and Administration untuk dibeli.

● Mengembangkan sistem yang telah direncanakan dengan tujuan utama

tersedianya data dan informasi yang dibutuhkan untuk menunjang

pengambilan keputusan bisnis perusahaan.

● Mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan.

43

● Memonitor, mengawasi, mengukur, menganalisa dan memperbaiki

sistem yang sedang beroperasi sampai mencapai titik keberhasilan yang

optimal.

● Mengarsipkan semua rekaman dalam bentuk disket di tempat yang

mudah diidentifikasi dan gampang ditelusuri.

Wewenang :

● Menilai dan memutuskan apakah Computerized Sistem Informasi

Manajemen yang diterapkan benar cocok, memadai, efektif dan efisien

sesuai tujuan perusahaan.

● Menilai dan membuat teguran prestasi dan disiplin kepada bawahannya.

● Menilai dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada karyawan

yang berprestasi baik dan pemutusan hubungan kerja bagi karyawan

dengan kerja di bawah standar perusahaan.

7. Marketing Manager


● Pembuatan anggaran pemasaran.

● Menyetujui kontrak kerja CMT.

● Mengawasi langsung staff bagian marketing.

● Menerima laporan dari staff yang dipimpinnya sesuai tata cara yang

berlaku.

● Menjaga agar tata cara, prosedur dan laporan pemasaran dilaksanakan

sesuai sistem yang berlaku.

44

Wewenang :

● Menilai dan membuat teguran prestasi di bawah standar kepada bagian

di bawahnya.

● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada karyawan yang

berprestasi.

8. Follow Up Supervisor


● Membuat data aktual dan perincian pemakaian bahan baku.

● Memonitor dan memeriksa pembuatan Fit Sample.

● Memonitor dan memeriksa P/P Sample dan A/D Sample.

● Memonitor dan memeriksa status labdibs kain dan persetujuan dari

buyer tentang pemakaian bahan baku.

● Memonitor dan memeriksa status tes kain dan tes garment untuk

mendapatkan Care Instruction.

● Memonitor dan memeriksa status kedatangan kain dan assesories.

● Memonitor dan memeriksa status Production Planning, Production

Status, Hasil Cutting, Sablon dan Bordir.

● Memonitor dan memeriksa status L/C Eksport dan Import.

Wewenang :


di bawahnya.

● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan karyawan

yang berprestasi.

45

9. Sample Supervisor


● Menerima permintaan pembuatan sample dari bagian Follow Up

garment dalam bentuk Counter Sample Request.

● Membuat catatan marker yang merupakan perhitungan kebutuhan

pemakaian bahan dan assesories.

● Membuat Counter Sample berdasarkan Buyer Sample dan Counter

Sample Request.

● Mengawasi urutan order dalam proses pembuatan sample.

● Menyerahkan Counter Sample kepada Manajer Produksi Garmen,

Bordir dan Sablon, Bagian Follow Up garment untuk memperoleh

persetujuan.

● Menerima kembali Counter Sample yang tidak disetujui pembeli beserta

penjelasannya dari Bagian Follow Up garment untuk dibuatkan Counter

Sample kedua dan seterusnya sampai diperoleh Approval Sample.

● Menyetujui marker yang dibuat oleh Seksi Marker kemudian

menyerahkan kepada Manajer Produksi garment, Bordir dan Sablon

untuk digunakan oleh bagian Cutting garment.

● Membuat catatan stock marker untuk mempermudah pengambilan

marker apabila terjadi repeat order.

● Membuat kalkulasi sementara kebutuhan bahan dalam rangka pembuatan

performa Purchase Order.

● Membuat Cutting Worksheet sebagai penunjuk pemotongan bahan

kepada bagian Cutting garment.

● Membuat Laporan Penggunaan Bahan Baku Impor untuk produksi.

46

● Membuat Perincian Pemakaian Bahan.

Wewenang :


di bawahnya.

● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan karyawan

yang berprestasi.

10. Purchasing Manager


● Menentukan barang yang dibutuhkan untuk mendukung rencana

produksi.

● Mengecek apakah material yang dibutuhkan tersedia atau tidak di

gudang.

● Menentukan material yang perlu dibeli.

● Mengecek harga barang dari pemasok yang telah dievaluasi oleh tim

penilai perusahaan dan terdaftar di dalam “ Approved List of

Vendors/Suppliers”.

● Membuat Purchase Order.

● Mengecek material yang dikirim oleh pemasok.

● Memantau secara terus-menerus keadaan pasar material yang biasa

dibutuhkan perusahaan.

● Mengukur dan menganalisa kinerja pemasok apakah mereka memenuhi

100 % apa yang dipesan oleh Rapico dari segi kualitas barang, harga

yang kompetitif dan penyerahan barang tepat waktu yang telah

ditetapkan oleh ke dua belah pihak.

47

● Melakukan survey pasar apakah ada pemasok baru yang dapat

memenuhi pesanan oleh Rapico dengan persyaratan yang lebih baik.

● Mengeluarkan dari “ Approved List of Vendor/ Suppliers” pemasok

yang lalai memenuhi persyaratan P.O. dari Rapico setelah evaluasi yang

baik.

Wewenang :

● Berhak memasukkan / mengeluarkan pemasok di dalam daftar

“Approved List of Vendors / Suppliers” bersama anggota lain dari tim

penilai, yaitu Manager Marketing dan Manager QA.

● Menilai dan membuat teguran prestasi/disiplin kepada bawahannya.

● Membuat rekomendasi kepada Assistant Director of Marketing and

Operations untuk penyesuaian gaji karyawan bawahan yang berprestasi

baik dan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan dengan prestasi

di bawah standar perusahaan.

11. Purchasing Supervisor


● Mencari supplier (pemasok) untuk memenuhi kebutuhan bahan baku

yang diperlukan, dan mengeluarkan PO serta memonitor kedatangan

barang.

● Mencari supplier dan mencari perbandingan harga atas bahan baku yang

diperlukan.

● Mencari supplier yang dapat mensupplai standar cucian yang

diinginkan oleh buyer.

● Membuat labdib (contoh warna) atas bahan-bahan yang akan dipesan.

48

● Meminta dan memonitor tanggal kedatangan bahan baku.

● Memonitor dan mengisi tanggal rencana kedatangan bahan pada papan

ruangan PPIC.

12. Exim Manager


● Menyusun rencana eksport dan import bulanan.

● Mengetahui secara terus-menerus prosedur eksport dan import

berdasarkan ketentuan bea cukai yang berlaku.

● Mengetahui dokumen-dokumen apa yang perlu untuk mendukung

kegiatan-kegiatan eksport dan import untuk menjamin kelancaran

pengiriman eksport barang jadi dan penerimaan import material.

● Analisa perbandingan harga beli dalam negeri dan luar negeri.

● Pengawasan penggunaan dokumen eksport dan import.

● Pemantauan realisasi eksport dan import.

● Membuat laporan eksport dan import dengan dilampiri seluruh

dokumen terkait sesegera mungkin kepada Bagian Akuntansi &

Keuangan dan Marketing Manager.

Wewenang :

● Menilai dan membuat teguran prestasi / disiplin kepada bawahannya.

● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan yang

berprestasi baik dan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan

dengan prestasi di bawah standar perusahaan.

49

13. PPIC & Warehouse Manager


● Mengatur pembagian tugas dengan bawahannya dan mengkoordinir

serta mengawasi pelaksanaan tugas-tugasnya.

● Mengatur rencana produksi bersama Manajer Produksi sampai dengan

barang jadi siap eksport.

● Mengatur rencana pembelian bahan dan accessories bersama dengan

Manajer Pembelian baik lokal maupun import.

● Mengecek kesiapan bahan dan accessories untuk keperluan produksi.

● Mengecek kesiapan dokumen-dokumen import maupun eksport dengan

Manager Exim.

● Mengecek kesiapan sample yang diperlukan oleh buyer sampai sample

bisa diterima oleh buyer dengan bagian Sample & Follow Up.

● Menyelenggarakan pengarsipan dokumen-dokumen di departemen

PPIC.

● Melaksanakan kegiatan lain-lain yang diinstruksikan oleh atasan.

Wewenang :

● Berhak mengadakan perubahan rencana kerja di Departemen PPIC

bilamana dipandang perlu.

● Berhak untuk menegur dan memberikan saran kepada bawahannya

terhadap penyimpangan dari rencana produksi yang telah ditentukan.

● Berhak untuk mengusulkan, mengganti pegawai yang ada di bawahnya

bilamana dipandang perlu.

● Menentukan jumlah barang yang dipesan bersama-sama dengan

Marketing sesuai dengan kebutuhan.

50

14. Warehouse Supervisor


● Mengawasi proses pengontrolan administrasi penerimaan, penanganan,

pengawetan, keamanan, pemeliharaan dan pengeluaran barang.

● Memberi pengarahan kepada karyawan bawahan, yaitu : Warehouse

Clerk 1, 2 dan 3 tentang cara penggudangan yang baik.

● Membagikan dan mengawasi Tugas dan Tanggung Jawab : masing-

masing karyawan bawahan sebagai berikut :

a. Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 1

- Khususnya menangani proses pergudangan barang kain, yaitu

penerimaan, penanganan, pemeliharaan, pengamanan dan

pengeluaran untuk mudah diidentifikasi dan gampang ditelusuri.

- Menerima barang kain berdasarkan surat jalan yang disesuaikan

dengan PO.

- Mendata penerimaan barang kain ke dalam kartu stock.

- Mengeluarkan barang kain berdasarkan permintaan dari bagian

cutting dan bagian pembelian.

- Mengurangi data kartu stock secara rutin dan terus-menerus sesuai

bukti dokumen pengeluaran barang kain.

- Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang kain.

b.Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 2

- Khususnya menangani proses pergudangan barang assesories

sewing.

- Menerima barang assesories sewing berdasarkan surat jalan yang

disesuaikan dengan PO.

51

- Mendata penerimaan barang assesories sewing ke dalam kartu stock.

- Mengeluarkan barang assesories sewing berdasarkan permintaan

dari bagian cutting dan bagian pembelian.


bukti dokumen pengeluaran barang assesories sewing.

- Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang assesories

sewing.

c. Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 3

- Khususnya menangani proses pergudangan barang assesories

packing dan spareparts.

- Menerima barang assesories packing dan spareparts berdasarkan

surat jalan yang disesuaikan dengan PO.

- Mendata penerimaan barang assesories packing dan spareparts ke

dalam kartu stock.

- Mengeluarkan barang assesories packing dan spareparts

berdasarkan permintaan dari bagian cutting dan bagian pembelian.


bukti dokumen pengeluaran barang assesories packing dan

spareparts.

- Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang assesories

packing & spareparts.

Wewenang :

Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji

karyawan bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja

dengan karyawan bawahan yang kurang berprestasi.

52

15. Inventory Control Supervisor


● Mengawasi proses pengontrolan administrasi penerimaan dan

pengeluaran bahan baku kain dengan penanggung jawab PPIC

● Mengontrol proses administrasi penerimaan dan pengeluaran assesories

sewing dengan penanggung jawab PPIC Clerk – 2

● Mengontrol proses administrasi penerimaan dan pengeluaran assesories

packing dan spareparts dengan penanggung jawab PPIC Clerk–3.

Wewenang :

Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji

karyawan bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja

dengan karyawan bawahan yang kurang berprestasi.

16. Production Manager


● Membuat Rencana Produksi Bulanan bersama-sama dengan Manager

Marketing, Pembelian, PPIC, Personalia dan Keuangan.

● Memonitor dan memeriksa kelengkapan dan kesiapan material yang

dibutuhkan mesin dan sumber daya manusia.

● Mengatur kegiatan-kegiatan di Departemen Produksi sehingga proses

produksi berjalan sesuai dengan rencana.

● Memeriksa laporan-laporan yang dibuat oleh bawahan.

● Melakukan tindakan perbaikan bila timbul masalah dan melakukan

tindakan pencegahan agar tidak terulang.

53

Wewenang :

Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah dan

pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan di Departemen Produksi

yang kurang berprestasi.

17. Sewing Supervisor


● Mengatur pembagian kerja para bawahan.

● Mengatur dan mengawasi penerimaan hasil pemotongan kain dari

Bagian Cutting.

● Memberi pengarahan kepada bawahan bagaimana cara penjahitan yang

baik.

● Memeriksa hasil kerja dan prestasi bawahan.

● Mengatur dan mengawasi pengiriman hasil proses penjahitan ke Bagian

Finishing.

Wewenang :

Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah

bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap

bawahan yang kurang berprestasi.

18. Cutting Supervisor


● Mengadakan rapat Cutting dan Distribusi setiap hari sebelum memulai

pekerjaan di Bagian Cutting.

● Memeriksa pengambilan Bahan dari Gudang.

54

● Memeriksa gelaran kain pada meja amparan dan letak marker sebelum

kain dipotong.

● Mengawasi mutu kerja staff, memberi pengarahan dan contoh cara

membetulkan kesalahan oleh bawahan.

● Melaksanakan “ Lingkaran Pagi “, menjelaskan Instruksi Kerja harian

mengenai penggunaan marker, mengawasi dan memberi petunjuk

karyawan baru.

● Memeriksa hasil Cutting yang akan dikirimkan ke Bagian Bordir,

Sablon atau Sewing.

Wewenang :



keryawan yang kurang berprestasi.

19. Bordir Supervisor


● Menerima Surat Perintah Kerja dari Bagian Marketing termasuk detail.

● Memberi pengarahan operasional setelah mempelajari persyaratan di

dalam SPK.

● Menerapkan proses bordir yang efektif dan efisien.

● Mengkoordinir semua kegiatan di Bagian Bordir.

● Membuat Sample / PP untuk Prof Sample.

● Kirim Prof Sample ke Buyer mengikuti Conform, setelah Conform,

mempersiapkan Patrun Sample PP.

● Membuat Rencana Produksi Bordir.

55

● Melaksanakan proses kegiatan Bordir mengingat kualitas yang

diinginkan oleh buyer dan tepat waktu penyelesaian produksi sesuai

jadwal yang telah disepakati dengan Bagian Marketing.

Wewenang :



karyawan yang kurang berprestasi.

20. Finishing Supervisor


● Mengecek absensi karyawan operator bagian Finishing.

● Mengecek dan mengatur garment yang akan jalan proses finishing.

● Mengawasi mutu dan hasil produksi packing yang berjalan.

● Memberikan pengarahan dan contoh membetulkan kesalahan.

Wewenang :



karyawan yang kurang berprestasi.

21. Washing Supervisor


● Mengecek absensi karyawan operator gosok.

● Mengecek dan mengatur garment yang akan jalan proses gosok.

● Mengawasi mutu dan hasil gosok yang berjalan.

● Memberi contoh dan pengarahan membetulkan kesalahan.

56

Wewenang :




22. Packing Supervisor


● Menerima barang jadi dari Bagian Finishing.

● Membuat Laporan Terima Barang.

● Memberi pengarahan kepada bawahan tentang Tata Kerja Packing yang

efektif dan efisien.

● Mengawasi proses packing.

● Memeriksa cap / print pada polibag.

● Membuat laporan harian dan bulanan hasil kerja packing.

Wewenang :




23. Quality Assurance Manager


● Menetapkan Rencana Mutu.

● Menerapkan Rencana Mutu.

● Menetapkan Standar Operating Prosedur.

● Menerapkan Standar Operating Prosedur.

57

● Menetapkan Instruksi Kerja.

● Menerapkan Instruksi Kerja.

● Memonitor dan mengecek hasil kerja sample yang akan dikirim ke

Buyer atau Agen untuk diapprove.

● Melayani dan menyiapkan barang yang akan diinspect oleh buyer

(membuat pelanggan puas).

● Membuat data atau laporan harian dan bulanan ke Direktur Operasional.

Wewenang :

● Menetapkan standar mutu hasil kerja di bagian produksi sesuai

persyaratan-persyaratan buyer.

● Mengadakan pengukuran, analisa dan perbaikan terus-menerus terhadap

mutu barang, manusia, sarana dan prasarana alat kerja masing-masing

departemen.

24. Quality Assurance Supervisor


● Melaksanakan pemeriksaan dan pengujian bahan baku, assesories, dan

proses produksi secara cepat dan akurat.

● Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan dengan target 100%.

● Melaksanakan program kalibrasi terhadap mesin dan peralatan

penolong yang dianggap perlu secara berkala sesuai target hingga

100%.

● Melaksanakan dan mengkaji audit mutu internal secara konsisten.

● Melakukan penelitian dan pengembangan produk.

58

● Melakukan pengujian, pemeriksaan, pengendalian mutu terhadap

produk in-process dan produk jadi hingga 100%.

3.2 Sistem yang Berjalan

Proses bisnis pada area fungsi pemasaran yang sedang berjalan pada PT.

Rapico Busana Permata Indah dijelaskan melalui Rich Picture dan Class Diagram

berikut :

59

3.2.1 Rich Picture

Customer

Telepon / Email / Fax

Staff Marketing

Quotation Order

Fit & PP Sample

Bagian Sampling

Fit & PP sampleSize Spec

Corrections

Trim card & Fabric Sample

Worksheet

Purchase Order

Sample Fabric & Accecories

$ $$

Bagian Purchasing

Bagian Finance& Accounting

Bagian EXIM

Bagian Produksi / Gudang

PP Sample

Sales Order

Hasil Produksi

Suppliers

Request Sample

Bah

an b

aku

&pe

mba

ntu

Del

iver

y O

rder

Pac

king

Lis

t

Invo

ice

B/L

/ A

WB

Bill O

f Material

Request S

ample F

abrics & A

ccecories

Invoice

Payto $

BuktiPembayaran

Copy PO

PurchaseOrder

PurchaseOrder Asli

Delivery Order

Invoice

Eksekutif

Report

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan

60

Proses Bisnis

Pada PT. Rapico Busana Permata Indah, proses pemesanan dapat dilakukan

melalui telepon, email dan fax yang semuanya akan diterima oleh staff marketing.

Setelah melakukan konfirmasi pesanan, pihak customer akan memberikan trim card

& fabric sample serta quotation order ke staff marketing yang kemudian akan

dipelajari lebih lanjut atas pemesanan tersebut dan menjawab pihak customer dengan

harga yang ditawarkan. Apabila buyer setuju dengan penawaran harga yang

diberikan dari pihak marketing, maka customer akan memberikan purchase order

kepada staff marketing. Semua transaksi penjualan yang masuk akan dicatat kedalam

database dan nantinya akan dibuat report kepada eksekutif. Selanjutnya staff

marketing akan meminta bagian sampling untuk membuat fit & pp sample dan size

specification berdasarkan pesanan, yang nantinya akan dikembalikan kepada pihak

customer untuk disetujui. Jika pihak customer tidak menyetujuinya, staff marketing

akan meminta kembali bagian sampling untuk melakukan corrections atas fit & pp

sample dan size specification yang telah dibuat. Jika status fit & pp sample telah

disetujui oleh pihak customer, maka staff marketing akan membuat bill of material,

worksheet dan request sample fabrics & accecories kepada bagian purchasing.

Selain itu juga, staff marketing akan membuat sales order beserta instruksi

pengerjaan pp sample (sample yang menggunakan bahan baku dan bahan pembantu

yang asli yang sesuai dan sudah disetujui oleh customer) kepada bagian produksi

Kemudian bagian purchasing akan melakukan pemesanan sample yang dibutuhkan

pada bagian produksi terhadap supplier tertentu yang berkualitas baik (dalam hal

bahan dan harga), selanjutnya bagian purchasing akan mengeluarkan purchase order

kepada supplier yang terpilih dan barang akan dikirim ke bagian produksi atau

gudang beserta delivery order. Semua dokumentasi berupa copy purchase order,

61

invoice, purchase order asli, delivery order, dan bukti pembayaran dari customer

akan diserahkan kepada bagian accounting & finance. Setelah semua hasil produksi

selesai atau terpenuhi , akan diinspek oleh quality control finishing pada bagian

produksi untuk memastikan bahwa barang yang dihasilkan sudah sesuai standar

buyer dan hasil produksi tersebut akan diserahkan kepada bagian exim agar dapat

segera dilakukan proses pengiriman barang kepada pihak customer berikut packing

list, invoice, BL atau AWB (Bill of Leading / Air way Bill).

62

3.2.2 Class Diagram

Karyawan

BagSample

BagMarketing

BagShipping BagFinance

Customer Sample

Quotation

1

1..*

1..* 1

1

1..*

1

1 1..*

1

CustomerOrder

CustOrderDetail

1

1..*

1

1..*

ReceiveInventory

Inventory

1..*1

Worksheet 11

BagGudang

1..* 1

Delivery Invoice

CreditInvoice

*

*

1 1..* 1..* 1

1

1

1 1

1

1..*

Model

* *

*

*

DeliveryDetails

**

*

*

1

0..*

*

*

*

*

1

0..*

Supplier

Competitor

Country

Supplier Details ItemRegional

Marketshare

1 1..*

1

1..*

1..*

1

1..*

1

1 1..*

1..* 1

1

1..*

1

1..*

Gambar 3.3 Class Diagram Sistem yang Berjalan

63

3.2.3 Database yang Berjalan

FILE KARYAWAN

Nama : Karyawan

Primary Key : NIK

Nama Field Type Panjang Keterangan NIK Text 8 Nomor Induk Karyawan Name Text 25 Nama Karyawan Potition Text 25 Posisi Karyawan Address Text 40 Alamat Karyawan ContactNumber1 Number 14 No Telp Karyawan 1 ContactNumber2 Number 14 No Telp Karyawan 2 ContactNumber3 Number 14 No Telp Karyawan 3 Email Text 40 Email Karyawan

Tabel 3.1 File Karyawan

FILE CUSTOMER

Nama : Customer

Primary Key : CustomerId

Foreign Key : CountryId ( Refer to Country)

Nama Field Type Panjang Keterangan CustomerId Text 8 Id Customer Name Text 25 Nama Customer Address Text 40 Alamat Customer CountryId Text 25 Negara ContactNumber1 Number 14 No Telp Customer 1 ContactNumber2 Number 14 No Telp Customer 2 ContactNumber3 Number 14 No Telp Customer 3 Email Text 40 Email Customer

Tabel 3.2 File Customer

64

FILE QUOTATION

Nama : Quotation

Primery Key : QuotationId

Foreign Key : NIK ( Refer to Karyawan )

CustomerId ( Refer to Customer)

Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Quotation QuotationId Text 8 Id Quotation CustomerId Text 8 Id Customer NIK Text 8 Nomor Induk Karyawan ModelId Text 25 Model Quantity Number 8 Quantity SamplePromiseDate Date 14 Sample Promise Date

Tabel 3.3 File Quotation

FILE SAMPLE

Nama : Sample

Primary Key : SampleId


QuotationId ( Refer to Quotation)

Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Sample SampleId Text 8 Id Sample QuotationId Text 8 Id Quotation

Tabel 3.4 File Sample

65

FILE CUSTOMER ORDER

Nama : CustomerOrder

Primary Key : CustOrderId


Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Customer Order CustOrderId Text 8 Id Customer Order NIK Text 8 Nomor Induk Karyawan Promise_Date Date 14 Promise Date CustomerId Text 8 Id Customer TolerenceProduct Number 8 Toleransi Produk TolerenceReject Number 8 Toleransi Reject

Tabel 3.5 File Customer Order

FILE CUSTOMER ORDER DETAIL

Nama : CustOrderDetail

Primary Key : DetailId

Foreign Key : CustOrderId ( Refer to CustomerOrder )

QuotationId( Refer to Quotation )

Nama Field Type Panjang Keterangan DetailId Date 14 Id Detail CustOrderId Text 8 Id Customer Order QuotationId Text 8 Id Quotation Size Text 2 Ukuran Color Text 8 Warna Quantity Number 8 Quantity PricePerPieces(USD) Text 14 Price SpellingId Text 8 Id Spelling

Tabel 3.6 File Customer Order Detail

66

FILE WORKSHEET

Nama : Worksheet

Primary Key : WorksheetId

Foreign Key : DetailId ( Refer to DetailOrder )

Item ( Refer to Material)

Nama Field Type Panjang Keterangan WorksheetId Text 8 Id Worksheet DetailId Text 8 Nomor Detail Order ItemId Text 8 Id Item Bahan Quantity Text 8 Jumlah Spelling_value Text 8 Nilai Spelling

Tabel 3.7 File Worksheet

FILE SUPPLIER

Nama : Supplier

Primary Key : SupplierId

Nama Field Type Panjang Keterangan SupplierId Text 8 Id Supplier Name Text 25 Nama Supplier Address Text 40 Alamat Supplier Phone Number 14 Nomor Telp Supplier Email Text 40 Email Supplier Contact_Person Text 25 Contact Person

Tabel 3.8 File Supplier

67

FILE RECEIVE INVENTORY

Nama : ReceiveInventory

Primary Key : ReceiveId

Foreign Key : InventoryId ( Refer to Inventory )

Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Receive Inventory ReceiveId Text 8 Id Receive Inventory ReceiveQuantity Number 8 Jumlah Receive

Inventory InventoryId Text 8 Id Inventory

Tabel 3.9 File Receive Inventory

FILE INVENTORY

Nama : Inventory

Primary Key : InventoryId

Nama Field Type Panjang Keterangan

InventoryId Text 8 Id_Inventory ModelId Text 8 Id Model SpellingId Text 8 Id Spelling

Tabel 3.10 File Inventory

68

FILE DELIVERY

Nama : Delivery

Primary Key : DeliveryId

Foreign Key : CustOrderId ( Refer to CustomerOrder )

Nama Field Type Panjang Keterangan DeliveryId Text 8 Id Delivery CustOrderId Text 8 Id Customer Order Date Date 14 Tgl ActualDeliveryDate Date 14 Tgl Delivery

Tabel 3.11 File Delivery

FILE DELIVERY DETAILS

Nama : DeliveryDetails

Primary Key : DelieryDetailsId

Foreign Key : DeliveryId ( Refer to Delivery )

InventoryId ( Refer to Inventory )

CustOrderId ( Refer to CustomerOrder )

Nama Field Type Panjang Keterangan DeliveryDetailsId Text 8 Id Detail Delivery DeliveryId Text 8 Id Delivery InventoryId Text 8 Id Inventory Quantity Number 14 Jumlah Delivery CustOrderId Text 8 Id Customer Order

Tabel 3.12 File Delivery Details

69

FILE INVOICE

Nama : Invoice

Primary Key : InvoiceId

Foreign Key : CustOrderId ( Refer to CustomerOrder)

Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Invoice InvoiceId Text 8 Invoice Number CustOrderId Text 8 Id Customer Order

Tabel 3.13 File Invoice

FILE CREDIT INVOICE

Nama : CreditInvoice

Primary Key : CInvoiceId

Foreign Key : InvoiceId ( Refer to Invoice )

Nama Field Type Panjang Keterangan CinvoiceId Text 8 Nomor Credit InvoiceInvoiceId Text 8 Nomor Invoice TotalCInvoice Text 14 Total Credit Invoice

Tabel 3.14 File Credit Invoice

70

FILE MODEL

Nama : Model

Primary Key : ModelId

Foreign Key : StyleId ( Refer to Style )

TypeId ( Refer to Type )

SeasonId ( Refer to Season )

Nama Field Type Panjang Keterangan ModelId Text 8 Id Model StyleId Text 14 Style TypeId Text 14 Type SeasonId Number 14 Season Notes Text 25 Catatan

Tabel 3.15 File Model

FILE COMPETITOR

Nama : Competitor

Primary Key : CompetitorId

Foreign Key : CountryId ( Refer to Country )

Nama Field Type Panjang Keterangan CompetitorId Text 8 Id Pesaing Name Text 25 Nama Address Text 40 Alamat CountryId Text 8 Id negara

Tabel 3.16 File Competitor

71

FILE COUNTRY

Nama : Country

Primary Key : CountryId

Foreign Key : RegionalId ( Refer to Regional )

Nama Field Type Panjang Keterangan CountryId Text 8 Id Negara CountryName Text 25 Nama negara RegionalId Text 8 Id Regional

Tabel 3.17 File Country

FILE REGIONAL

Nama : Regional

Primary Key : RegionalId

Nama Field Type Panjang Keterangan RegionalId Text 8 Id Negara Regional Text 25 Nama Regional

Tabel 3.18 File Regional

FILE MARKETSHARE

Nama : Country

Primary Key : ShareCountryId, CompetitorId, SupplierId

Nama Field Type Panjang Keterangan ShareCountryId Text 8 Id share country CompetitorId Text 8 Nama pesaing SupplierId Text 8 Id Supplier

Tabel 3.19 MarketShare

72

FILE SUPPLIER DETAILS

Nama : SupplierDetails

Primary Key : SupplierId, ItemId

Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tanggal SupplierId Text 8 IdSupplier ItemId Text 8 Id Item ItemQuantity Number 8 Kuantitas Item GrossItemIncome Number 8 GrossItemIncome

Tabel 3.20 Supplier Details

FILE COMPETITOR DETAILS

Nama : CompetitorDetails

Foreign Key : CountryId ( Refer to Country )

Nama Field Type Panjang Keterangan CompetitorId Text 8 Id Pesaing Date Date 14 Tanggal GrossIncome Number 8 GrossIncome

Tabel 3.21 File Competitor Details

73

3.3 Permasalahan

Permasalahan yang dihadapi adalah sistem informasi yang berjalan sekarang

sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan user terutama dalam mendukung

perencanaan dan pengambilan keputusan. Beberapa keterbatasan yang ada dan

mengakibatkan permasalahan tersebut di atas adalah sebagai berikut :

1. Kebutuhan eksekutif akan laporan pengecualian ( exception report ) sebagai

salah satu upaya untuk memfokuskan perhatian eksekutif pada titik permasalahan

tertentu tidak dapat terpenuhi.

2. Tidak ada fasilitas penelusuran atau perincian ( drill down ) yang bisa membantu

eksekutif untuk men-track suatu angka ekspor yang menurutnya perlu perhatian

khusus.

3. Kebutuhan eksekutif terhadap informasi analisa kecenderungan atau peramalan

( trend analysis or forecasting ) sebagaimana dimaksudkan untuk mendukung

perencanaannya tidak terpenuhi.

4. Laporan yang disajikan semuanya dalam bentuk tabulasi dan tidak diintegrasikan

dengan format pendukung lainnya seperti grafik.

3.4 Pemecahan Masalah

1. Merancang Sistem Informasi Eksekutif yang mampu memberikan informasi yang

bersifat summary disertai dengan kemampuan untuk men-drill down sehingga

eksekutif mampu mengetahui penyebabnya jika ternyata terdapat variance yang

mencolok antara target dengan realisasi.

2. Memfasilitasi sistem dengan kemampuan merepresentasikan data dalam bentuk

grafik dan format penyajian informasi yang fleksibel melalui fasilitas drill across

74

sehingga memudahkan eksekutif pemasaran untuk menganalisa data dalam

berbagai dimensi yang berbeda.

3. Menyajikan laporan pengecualian ( exception report ) dan beberapa data

eksternal lainnya sehingga memungkinkan eksekutif untuk melakukan antipasi

yang cepat atas suatu keadaan tertentu.

3.5 Analisis CSF ( Critical Success Factor ) dan KPI (Key Performance

Indicator )

Faktor Penentu Keberhasilan ( Critical Success Factor ) merupakan bagian

penting yang tidak terpisahkan di dalam peta kesuksesan suatu organisasi. Sedangkan

Kunci Performa Indikator ( Key Performance Indicator ) merupakan suatu indikator

agar Faktor Penentu Keberhasilan ( Critical Success Factor ) dapat tercapai.

Pemetaan yang tepat sasaran diperlukan untuk mewujudkan angka pertumbuhan

ekspor yang diharapkan dan tentunya memerlukan pengkajian mendalam atas

berbagai potensi yang dimiliki ( internal factors ) dan interaksinya dengan

lingkungan ( external factors ). Ini berarti potret keberhasilan suatu organisasi sudah

dapat diprediksikan jikalau hasil yang memuaskan atau keadaan yang ditargetkan

dapat tercapai.

Adapun faktor CSF dan KPI pada PT. Rapico Permata Busana Indah adalah :

• Mengurangi sisa bahan yang terbuang

Pengurangan sisa bahan yang terbuang menjadi bagian yang penting di dalam

peningkatan eksport karena bertujuan untuk mengurangi cost.

KPI : Dengan memperkecil spelling dari 5-8 % menjadi 3-5 % tergantung

dari quantity barang.

75

● Memonitor proses selling untuk meningkatkan volume penjualan

Untuk meningkatkan volume penjualan, memonitor proses selling juga termasuk

merupakan bagian yang penting sebagai faktor penentu keberhasilan.

KPI : Proses Selling menjadi lebih cepat dari 2,5 bulan menjadi 2 bulan

● Mengontrol kualitas produk

Pengkontrollan kualitas produk yang lebih baik mempunyai pengaruh yang besar

dalam dunia eksport untuk menarik minat konsumen dan tentunya dengan

kualitas yang sudah distandarisasikan.

KPI : Meminimalkan reject.

● Mengevaluasi antara target penjualan dengan nilai aktualitasnya

Dengan mengevaluasi antara target penjualan dengan nilai aktualitas dapat

dijadikan untuk analisis evaluasi pencapaian target penjualan.

KPI : Meningkatkan Indikator pencapaian target penjualan sebesar 20%.

2006-2-00926-si-bab 3

Documents