PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER BOGOR

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI I

PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER

oteh: ~

YULIA RUKMININGSIH G05399903

, I

I

...('•'/

PROGRAM STUD I TEKNIK PERPUST AKAAN DOKUMENT ASI DAN INFOR:\1ASI

· JURUSAN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

INSTITUT PERT AN JAN BOGOR 2002

- ~ ,

,

PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER BOGOR

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI

PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER

Oleh:

YULIA RUKMININGSIH G05399903

Laporan Praktek Lapangan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Pendidikan Diploma III (Dill)

pada Program Studi Teknik Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi

PROGRAM STUD! TEKi\'IK PERPUSTAKAAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI JURUSAN ILMU KOMPUTER

F AKUL T AS MA TEl\IA TIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERT ANIAN BOG OR

2002

Judul Penataan Arsip di Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogar

Nama Yulia Rukminingsih

NIM G05399903

Menyetujui

Pembimbing Lapangan,

~~

'<:iisantoso. M.Kom. 31 578 807

Tanggal Ujian: 10 Juli 2002

lr :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-~i

II

II .. II

II

II

II

II .. II

II

II

II

II

II .. II ..

Ilmu Pengetahuan modern membuka mata generasi muda dan mengajarkan mereka

hakikat dan pengetahuan, tetapi tidak mengajari mereka khusyu' dan menangis.

(Ulama)

Tidak ada kemelaratan yang lebih papa dari kebodohan dan tidak ada harta (kekayaan) yang lebih bermanfaat dari kesempurnaan aka/.

(Ulama) ~

Dari karya ini kupersembabkmz zmtuk Agamaku, Ayah dan Ibu, Saudaraku. Suami dan anak-a11akku yang selau kucintai dan kusayangi tanpa ada batamya

~ i

~ i ~ i ~ i

!~\~~~\~\~\~~~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~~

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 25 Juli 1959, merupakan putri ke-lima dari sembilan bersaudara dari bapak bernama Sartono Soerjopoetro (aim.) dan ibu bernama Rukimah.

Penulis mengawali pendidikan di SO Dewi Sartika I Bogor, tahun 1966 lulus tahun 1971. Kemudian melanjutkan ke SMPN I Bogor lulus tahun 1974. Pada tahun 1975 penulis memasuki pendidikan Sekolah Menengah Atas PGRI I Bogor lulus tahun 1977. Pada tahun 1993 penulis pernah mengikuti Program 02 llmu Perpustakaan di L:niversitas Terbuka tidak tamar.

Selanjutnya pada tahun I 999 penulis melanjutkan ke Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi (PUSDOKIJ\FO). Jurusan Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam In stitut Pertanian Bogor.

KATAPENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-Nya penuli s dapat menye lesaikan laporan praktek ke1ja dengan judul " Penataan Arsip di Balai Penelitian Veteriner".

Praktek kerja ini dil akukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan lnformasi. Jurusan llmu Komputer, Fakultas Matematika dan llmu Pengetahuian Alam , lnstitut Pertanian Bogar. Pelaksanaan praktek ke1ja dimulai dari tanggal 28 Januari 2002 sampai dengan tanggal 15 Maret 2002, di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor. .

Dalam pembuatan laporan ini telah melibatkan banyak pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

I . Bapak lr. Julio Adi santoso, M.Kom. Selaku Ketua Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan lnformasi dan dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan.

2. Bapak Tardjono, SH., selaku dosen penguji. 3. Badan Litbang. Pe11anian yang telah memberikan tugas belajar kepada penulis. 4. Proyek ARMP-11 yang telah memberikan dana kepada penulis untuk mengikuti pendidikan di IPB

Bogor. 5. Dr. Darminto, selaku Kepala Balai Penelitian Veteriner yang telah memberikan izin kepada

penulis . 6. lbu Zakiah Muhajan, SS., selaku Kepala Sub Seksi Perpustakaan dan sebagai supervisor, dalam

praktek kerja ini. 7. Seluruh staf perpustakaan BALITVET Sri Purwati , Siti Kuraesin, Amd., Uka Kahfiana dan

Juna'at atas bantuannya sehingga penulis dapat dengan baik menyelesaikan praktek kerja. 8. Suami dan anak-anakku tercinta yang telah membantu penulis. 9. Teman-teman sekampus angkatan 36 PUSDOKINFO yang telah memberikan bantuannya selama

perkuliahan .

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis menampung saran dan kritik yang bermanfaat agar lebih sempurnanya penulisan ini.

Bogar, 17 Juni 2002

Penulis

DAFTA,R ISI

Halaman

I<AT!I. PENGANTAR ............................................................................................................ ..

DAFTAR lSI·· ···· ··· ······················ ········ ·· ·· ·· ······· ······· ······· ······· ·· ········· ·· ··· ·· ····· ·· ························· · II

DAFTAR TABEL .............. ...... .... ... .... .. ................ ..... .. ............................................................ iii

DAFTAR GAMBAR ........... ....................... .... ............ ... ... ....................................................... iv

DAFTAR LAMPIRAN .. ......................... ................ .................... .............. .... ........................... v

BAB I. PENDAHULUAN .... ...................... ............................................................ ..... ... ...... . I . Latar Belakang ........... ...................... ...... .. ... .................... ... ................... ................ ... . 2. Tujuan ...................... ........................................ ........................................... ........ .... .. 3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan................................................................................ 2 4. Metode Pelaksanaan ......................... .............. .. ......................................................... 2 5. Tinjauan Teoritis .. ........ .... ... ...................................................................................... 2

BAB II. KEADAAN UMU\1 ..................................................................................... ..... ........ 5 1. Sejarah Singkat. .... ... ........ ........ .............................................. .. ............ ....... ............... 5 2. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan .................... ............. .................... ............ .. 5 3. Kedudukan , Tugas dan Fungsi .............................. ........ ................ ............................ 6 4. Lokasi dan Ruangan ....................... .... ...... ............................................ ..................... 6 5. Persona1ia .................................................................................................................. 6 6. AnggaranPerpustakaan ....................... ............... .... ...................................... ...... ....... 7 7. Jumlah dan Jenis Koleksi ....................................... .. ................................................. 7 8. Sarana................................................... ............ ............................ ... .. ....... ...... ........... 7 9. Pengolahan Bahan Pustaka........................................................................................ 8

I 0. Pelayanan Perpustakaan ......... ...... ... ..... .......................................... ... ... ...... .... ........... 8 I I. Penataan Arsip........ .......................................................................... ...... .......... .. ....... 9

BAB III. PENATAAN ARSIP ................................................................................................. 10 I . Memeriksa ........... .... ................................................. ........ ......................................... I I 2. Mengindeks/Memberi Kode ...... ...... .......................................................................... II 3. Memasukkan Hasil lndeks ke Komputer ................................................................... 12 4. Penempatan ............................................................................................................... 13

BAB IV . PEMBAHASA\: ....................................................................................................... 16

B.-\8 V. KESIMPULAJ\ DA\: SARAN ................................................................................. 19 I. Kesi mpulan ....... ............................ ......... ............................. .... ..... ...... .................... .. .. 19 2. Saran ........... .. .............. .................. ................................ ................. .... ........................ 19

DAFT AR PUST AKA ...................... ..... ....................................... ................. .. ...... ...... ... ........... 20

LAMPI RAN ...... ... ..... ..... ........ ... ........................ .... ................................. ... ... ......................... ... 21

II

DAFTAR TABEL

Nom or I-I a Iaman Teks

I. Personal Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner. ....................... ...... .. .............. ......... ...... ... 6

2. Jumlah dan Jenis Koleksi ...... .. ......................... .. ....... .... ............. .............. .... ........................ 7

3. Sarana di Perpustakaan BALITVET .................................................................................... 8

4. Format Agenda Surat Perpustakaan BALITVET .. ............................. ... ............ ................... 12

5. Surat Masuk dan Keluar ............ .... .... .. .... ....... ........ ... .......... ... ..... .. ..... ....... ......... ..... ............ . 13

Ill

DAFTAR GAMBAR

Nom or Halaman Teks

I. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan BALITYET......... .......... .. ...... ............. ............... ... 5

2. Urutan Arsip dalam Odner ...... ........... ........................ ...... .. ........ ............. ........ ... ................. 17

IV

DAFT AR LAMP IRAN

Nom or I-I a Iaman

I. Jadwal Praktek Kerja .......... ................. ........... ..... ....... ...... ........ ..................... .... ................. 21

2. Tata Letak Ruang Perpustakaan BALITVET ..................................................................... 22 ..

3. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/lnvoice ........................................................... 23

4. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/Ciaim ............................................................. 24

5. Contoh Surat Keluar mengenai Jasa/Daftar lsi Majalah ................................................... 25

6. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/Pembayaran Langganan Majalah ................... 26

7. Contoh Surat Masuk mengenai Jasa Fotokopi ................................................................... 27

8. Contoh Surat Masuk mengenai Jasa Penelusuran .............................................................. 28

9. Contoh surat Keluar mengenai Jasa Pengiriman Daftar Display ........................................ 29

I 0. Conroh Surat Keluar mengenai Jasa Pengiriman Daftar Display ...................................... 30

I I. Contoh Surat Keluar mengenai Pengiriman Buku ............................................. .... ............. 31

v

BAB. I PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Pada dasamya setiap organisasi dalam melaksanakan pekerjaannya memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan­kegiatan pengambilan keputusan (Amsyah, 1998). Demikian pula yang terjadi pada organisasi perpustakaan. Penataan arsip perpustakaan perlu dilakukan, karena arsip perpustakaan merupakan rekaman kegiatan yang pemah dilakukan satu perpustakaan dalam kurun waktu tertentu. Dengan kata lain arsip perpustakaan merupakan bahan untuk mengukur kinerja perpustakaan dalam satu masa. Teknis penataan arsip perpustakaan secara teoritis memiliki kesamaan derajat langkah penge lolaan dokumen di perpustakaan, ya itu surat diterima atau dikeluarkan dari perpustakaan dan diidentifikasi pokok permasalahannya (dalam teori perpustakaan sama dengan diklasifikasi menurut subyek), diklasifikasi, dan disusun dalam satu sistem.

Sebagaimana halnya dalam strukrur organisasi satu balai penelitian, unit kerja perpustakaan khusus merupakan sub unit kerja penunjang lembaga induknya. Dengan demikian, pola penge lolaan arsip yang dianut sistem desentralisasi . lni berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing­masing. Sistem penyimpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Surat-surat yang masuk maupun surat keluar, yang diperoleh berdasarkan surat langsung ditujukan ke perpustakaan atau surat yang ditujukan ke Kepala Balai mengenai perpustakaan dan didisposisikan oleh Kepala Balai ke perpustakaan melalui Sekretariat Balai. Sedangkan untuk bagian-bagian lain diantar oleh kurir ke bagian masing-masing. Bagian . Perpustakaan BALITVET mengelola arsip-arsipnya menurut sistem penatan arsip yang dikaitkan dengan jenis kegiatan pekerjaan yang ada, yang disebut pol a desentralisasi.

Pengelolaan arsip yang baik memerlukan tenaga yang profesional, alat dan sistem untuk penyimpanan arsip-arsip tersebut. Sejalan dengan perkembangan perpustakaan, dokumentasi dan kearsipan, maka Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi (PUSDOKINFO), Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor, mempersiapkan tenaga-tenaga yang profesional melalui pendidikan Diploma Ill.

Berkenaan dengan penyelesaian pendidikan program Diploma III PUSDOKINFO tersebut, mahasiswa diwajibkan melaksanakan praktek kerja lapang di berbagai perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang ada di Indonesia. Oleh karena itu , penulis memilih bidang kajian khusus yaitu penataan arsip di perpustakaan BALITVET.

2. Tujuan

Praktek kerja lapangan yang dilakukan ini bertujuan untuk :

I . Mengembangkan pengetahuan, sikap dan kemampuan profesi mahasiswa melalui penerapan ilmu, melatih kerja dan pengamatan teknik-teknik yang diterapkan dalam bidang keahlian perpustakaan, dokumentasi dan informasi.

2. Menghasilkan lulusan yang terampil. relevan dengan pembangunan dan mampu menghayati serta memecahkan permasalahan yang komplek dalam dunia kerja secara sistematis dan interdisiplin

3. Mendekatkan perguruan tinggi dengan masyarakat dan dunia kerja agar pendidikan tinggi sejalan dengan tuntutan pembangunan di berbagai bidang.

4. Sebagai suatu sarana pembanding antara teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktek kerja secara langsung.

5. Untuk melatih mental dan fisik mahasiswa dalam menghadapi realita kehidupan di lingkungan tempat kerjanya.

2

3. Tern pat dan Waktu Pelaksanaan

Praktek kerja dilakukan di Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogor ·yang beralamat di Jl. R.E. Martadinata No. 30 Bogor 16I I4 , Kotak Pos I5I telepon (025I) 334456, 33I048. Praktek kerja ini dilakukan pada peralihan semester lima ke semester enam seiama empat puluh lima hari mulai tanggal 28 Januari 2002 sampai dengan tanggal I5 Maret 2002. Jam kerja dimulai pada pukui 08 .00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB, dari hari Senin sampai dengan hari Jumat.

4. Metode Pelaksanaan

Praktek kerja dilakukan dengan cara praktek (bekerja) secara langsung pada setiap bidang pekerjaan yang dilakukan di perpustakaan BALITVET, khususnya di bidang penataan arsip. Pengumpulan data-data untuk pembuatan laporan ini dilakukan dengan cara observasi atau pengamatan secara langsung, wawancara I tanya j awab secara langsung, melakukan kegiatan pengarsipan secara langsung dan studi pustaka dengan kajian penataan arsip .

5. Tinjauan Teoritis

Setiap kegiatan atau pekerjaan di perkantoran memerlukan informasi dan data. Arsip adalah salah satu sumber data karena merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan. Arsip sebagai data diolah secara manual dan komputer. Arsip perlu ditata dan disimpan secara sistematis agar dengan mudah dan cepat ditemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

Definisi adm in istrasi menu rut Tegasnya pacta jam an Hindia- Be Ianda ialah segala kegiatan yang meliputi sebagainya.1>

Soekamo selalu menuju pacta pengertian jaman dahulu . diartikan dan dialih-bahasakan menjadi istilah "Tata Usaha", tulis-menulis, mengetik, korepondensi, kearsipan dan

Definisi arsip menurut Hadi Abubakar dapat diartikan dalam bahasa Belanda sebagai archief, dalam bahasa Inggris sebagai archive, dari bahasa Yunani, yaitu "Arche" yang berarti permulaan. Kemudian dari kata "arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Sedangkan dari bahasa Latin dikenal kata " achivum". chartularis, tabularium dan arccharium.2

>

Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah. pengertian arsip juga diatur dalam Undang Undang No. 7 tahun I 97 I pasal I adalah :

a . Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta/perorangan, dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan kehidupan berkebangsaan .3>

Zulkifli Amsyah mendefinisikan arsip secara ringkas ialah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak. atau ketikan , dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi , yang terekam pacta kertas ( kartu , formulir) , kertas film (slide, film-strip , mikro-film). media komputer ( pita tape, piringan, rekaman , disket), kertas photokopi dan lain-lain . 4

)

' ' Soekarno, K, Dasar-dasar Manajemen : Celakan ke XIII (Jakarta : Miswar. 1985) p. 8

Z) Hadi Abubakar, Pola Kears ipan Moderen: Sistem Kartu Kendali (Jakarta : Djambatan, 1996) p. 8-9 3

) Zulkitli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1998) p. 2 41 ibid. p.3

3

Menurut Ensiklopedi Umum, arsip adalah kumpulan tersusun dari bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat dan lain- lain, yang berhubungan dengan sejarah atau perkembangan suatu negara, daerah, kota, lembaga, perhimpunan atau keluarga. Penyusunan didasarkan atas nama badan atau orang yang mengeluarkan dol<umen itu. SJ

Di samping kata "arsip" dalam bahasa Indonesia, kita masih mengenal kata "file" dan "record" yang masih banyak digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari . Dalam ilmu kearsipan ( Archivologi) kita mengenal beberapa istilah , yaitu :

a. Fl LE ialah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif jadi masih dipergunakan.

b. RECORD ialah arsip in aktif oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke Unit Kearsipan pada instansi bersangkutan . Arsip in aktif ini sudah menurun nilai kegunaannya dalam memproses administrasi sehari-hari.

c. ARCHIVE ialah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Rl Pusat atau Arsip Nasional Rl Daerah. Jadi arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak digunakan dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi mendatang.6

>

Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan yaitu :

I. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah .

2. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi , film, mikrofilm, keluaran (output/print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini : surat, surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan dan lain-Iain.7

>

Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintahan. swasta ataupun organisasi kemasyarakatan. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.8

>

Mengingat pentingnya arsip bagi kegiatan di perkantoran , maka arsip tersebut memerlukan pengolahan dan penyimpanan yang baik sehingga dapat dengan rnudah ditemukan kernbali. Pengelolaan arsip di perpustakaan BALITVET meliputi kegiatan rnemeriksa, rnengindeks/memberi kode. rnernasukan hasil indeks ke dalam komputer dan memilah antara surat masuk, surat keluar dan surat yang belurn selesai administrasinya kemudian di simpan ke dalarn ordner.

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan berupa huruf atau angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya dua jenis urutan yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan

'' Ensiklopedi Umum ( Yogyakana: Kanisius. 1991) p. 82-83 ''' Hadi Abubakar, Op cit, p. l 0 -, Zulkifli Amsyah, Op cit, p.3-4 •• ibid p.2-3

4

urutan abjad ialah sistem nama (sering disebut sistem abjad), sistem geografis dan sistem subyek, sedangkan yang berdasarkan urutan angka ialah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subyek

numerik ( sistem subyek dengan kode nomor).9l

Keperluan akan arsip dan penyimpanannya akan berbeda di setiap perkantoran. Walaupun demikian, perlu adanya prinsip yang dianut dalam penataan arsip, sehingga keamanan dan keutuhannya terjaga. Untuk itu diperlukan asas penyimpanan arsip sesuai dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor. Dalam penyimpanan arsip terdapat tiga asas yaitu, asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Pengertian ketiga asas tersebut

menurut Zulkifli Amsyah ialah :

I . Asas sentralisasi ialah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Di setiap unit kerja biasa disebut Tata Usaha.

2. Asas desentralisasi ialah semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem penyi mpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing tergantung kepada ketentuan

kantor bersangkutan .

3 . Asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi ialah arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah , dan arsip yang sudah kurang dipergunakan disebut arsip in-aktif dike lola di sentral arsip.

10)

9) ibid p.71

IO) ibid p. l6-18

BAB. II KEADAAN UMUM

PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER

I. Sejarah Singkat

Latar belakang berdirinya Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) tidak banyak diungkapkan , namun pada nomor istimewa Hemera Zoa no . 7-8 tahun 1958 halaman 17 dituliskan bahwa perpustakaan dari sejak berdirinya pada bulan Juni 1908, terus berusaha mengumpulkan buku­buku mengenai kedokteran hewan yang berguna bagi pelaksanaan tugasnya. Pada waktu itu koleksinya terdiri dari lebih kurang 40.000 buah buku. Publikasi-publikasinya kebanyakan dibuat dalam majalah yang dikeluarkan oleh Dokter Hewan Indonesia, dan sebagian lagi dibuat dalam majalah ilmiah luar negeri .

2. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan

Perpustakaan dalam struktur organisasi BALITVET tidak digambarkan, namun demikian dalam pelaksanaannya menempati ruang khusus dalam organisasi yang hubungan hirarkinya di bawah seksi jasa penelitian. Struktur organisasi intern perpustakaan dapat dilihat pada Gam bar I.

.. Jasa

Perpustakaan

Seksi Jasa Penelitian

• Kepala Sub Seksi

Perpustakaan

Administrasi Perpustakaan

... Teknis

Perpustakaan

Gambar I. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor

6

3. Kedudul<an, Tugas dan Fungsi

Berdasarkan keputusan Menteri Pertanian Nom or 70/Kpts/OT.21 0/1/2002, kedudukan perpustakaan melalui pengaturan balai berada di bawah seksi jasa penelitian dengan tugas menghimpun dokumen yang sesuai dengan mandat balai. Fungsi perpustakaan ialah menunjang pelaksanaan tugas-tugas yang dilakukan BALITVET.

4. Lol<asi dan Ruangan

Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor terletak di sebelah Utara kota Bogor, tepatnya di jalan R.E. Martadinata No. 30 Kotak Pos 151 Bogor 16114 Telp. (0251) 334456, 331048. Perpustakaan menempati ruang dengan luas sekitar 454 M2 yang dibagi menjadi ruang baca 420 M2

, ruang pengolahan bahan pustaka 25,20 M2 (menjadi satu dengan ruang administrasi dan ruang sirkulasi) dan ruang Kepala Perpustakaan 9,24 M2

· Tata letak ruang perpustaan BALITVET dapat dilihat pada Lampiran 2.

5. Persona lia

Tenaga pengelola merupakan unsur yang sangat penting untuk menunjang dan melaksanakan seluruh kegiatan perpustakaan. Dalam menjalankan tugasnya perpustakaan BALITVET didukung oleh tenaga-tenaga dengan Jatar pendidikan yang berbeda, dengan jumlah tenaga kerja 6 orang. Dua orang diantaranya sudah menduduki jabatan fungsional perpustakaan (Tabel I).

Tabel I. Personal Perpustakan Balai Penelitian Veteriner

No Nama Pendidikan Jabatan

I Zakiah Muhajan, SS. D II Perpustakaan + S I Sastra lnggris Pustakawan Pratama Kepala Sub Seksi Perpustakaan

2 Sri Purwati SMA + Kursus Perpustakaan di Yayasan Asisten Pustakawan Karya Jasa lnformasi dan Perpustakaan Mud a se lama 6 bulan dan sedang mengikuti Diploma II Perpustakaan di UT

3 Yulia Rukminingsih SMA - Kursus Perpustakaan di Yayasan Karya Jasa lnformasi dan Perpustakaan selama 6 bulan . Pernah mengikuti Diploma II Perpustkaan UTdan sedang mengikuti DIll di IPB

4 Uka Kahtiana SMA - sedang mengikuti Diploma Ill Program Studi Pengelolaan In form as i dan Perpustakaan di UNPAD

5 Siti Kuraesin , Amd D Ill Pengelolaan lnformasi Pertanian IPB

6 Djunaat Sekolah Dasar

Sumber: Wawancara langsung dengan Kepala Perpustakaan BALITVET. 2002

7

6. Anggaran Perpusta l<aan

Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner memperoleh anggaran utama dari dana rutin dan dana pembangunan, yang jumlahnya berubah dari tahun ke tahun. Jumlah dana yang diperoleh pacta tahun anggaran 200 I sebesar Rp. 26.000.000, untuk langganan majalah dan pembelian buku .

7. Jumlah dan Jenis Koleksi

Koleksi yang dikelola di Perpustakan Balai Penelitian Veteriner mencakup bidang kedokteran hewan, yaitu seperti mikrobiologi, parasitologi, mikologi, epidemiologi, farmakologi, bioteknologi dan bidang-bidang lain yang terkait seperti kimia, statistik dan lainnya. Dari sudut jenis fisik dokumen perpustakaan BALITVET terdiri dari buku, majalah primer/sekunder tercetak, reprint dan atlas. Selain itu terdapat juga koleksi eletronik seperti Current Contents on Diskette (CCOD) bidang Agriculture tahun 2000, Compack Disk Read Only Memory (CD ROM) CABI 1984-1995. Koleksi perpustakaan BALITVET sejak akhir tahun 200 I dilengkapi dengan fasilitas Internet. Selain itu koleksi buku, majalah dan basil penelitian BALITVET sebagian besar sudah masuk ke pangkalan data masing­masing.

Sistem penempatan koleksi di perpustakaan BALITVET, khususnya untuk koleksi buku, menggunakan sistem penempatan berkelas, sedangkan untuk majalah berdasarkan alfabetis judul. Koleksi majalah di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

Bagian pertama untuk koleksi baru mulai tahun 1980 sampai sekarang, disusun berdasarkan al fabetis judul.

Bagian kedua koleksi tahun 1970-an, ditempatkan pacta rak terpisah disusun berdasarkan alfabetis judul.

Bagian ketiga koleksi tua yang ditempatkan di ruang terpisah, disusun berdasarkan alfabetis judul.

Koleksi majalah bidang penyakit hewan di Indonesia yang tertua adalah Geneeskundig Tijdschrift voor Nederlandsch-Jndie. 1852, sedangkan untuk koleksi buku yang tertua adalah Elements of the Veterinary Art/De Sainbell, Charles Vial. 1797. Adapun jenis dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan pacta tahun 2000 berdasarkan data laporan tahunan, dapat dilihat pacta Tabel 2.

Tabel 2. Jumlah dan Jenis Koleksi

NO Jenis Koleksi Jumlah 1 Tercetak

- Buku 11 .992 Judul - Majalah 1.00 I Judul

2 Elektronik - CD ROM CABI 1984-1995 II CD

3 Microfische Union of Serial Catalogue dari Australia 1991 I Set 4 Current Contents on Diskette (CCOD) 2000 52 Disket 5 Internet I Set

Sumber : Laporan Tahunan 200 I

8. Sarana

Sarana yang dimaksud disini adalah peralatan yang menunjang kegiatan perpustakaan BALJTVET, guna memperlancar aktivitas kegiatan. Sarana yang dimiliki perpustakaan BALITVET dapat dilihat pacta Tabel 3.

8

Tabel 3. Sarana di Perpustakaan BALITVET.

No Nama Alat Jumlah Keterangan I Komputer - I Unit untuk administrasi perpustakaan

3 buah - I Unit untuk pangkalan data perpustakaan - I Unit untuk internet dan penelusuran

CDROM +CCOD 2 Printer

- Epson LQ-1 050 I buah Baik - Epson LQ-1 000 I buah Baik - Laser Jet 4 I buah Baik

3 Mesin Tik - listrik I buah Baik

4 Scanner I buah Baik 5 M icrofische- Reader I buah Baik

Sumber : Wawancara langsung dengan Kepala !nstalasi Perputakaan .

Di samping itu perpustakaan mendapatkan fasilitas penggunaan mobil dinas untuk keperluan peminjaman antar perpustakaan, ke Bank, Kantor Pos dan keperluan yang lain.

9. Pengolahan Bahan Pustaka

Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner mempunyai tujuan untuk menyediakan sarana temu kemba!i terhadap bahan pustaka yang ada dalam koleksi perpustakaan BALITVET.

Agar bahan pustaka tersebut cepat dan tepat ditemukan kembali, maka diperlukan proses pengolahan yang tepat dan cem1at. Kegiatan pengolahan ini merupakan tata kerja rutin yang meliputi kegiatan prakatalogan, pengatalogan dan pascakatalogan. Deskripsi bibliografi buku menggunakan sistem Anglo American Cataloging Rules 2 (AACR 2 ) level 2, second edition, edited by Michael Gorman & Paul I. \V. Winkler.-Chicago : Library Association, 1978 untuk Klasifikasi menggunakan pedoman AGROVOC , Third edition english version 1998 untuk pemberian nomor menggunakan Universal Decimal Calassijication rCDC) 1985. Sumber koleksi yaitu pembelian, pertukaran dan hadiah.

10. Pelayanan Perpustakaan

Sistem pelayanan yang dianut di perputakaan BALITVET adalah sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Sistem pelayanan terbuka berlaku bagi koleksi buku dan majalah tahun tahun 1 970-an dan tahun 1980 - sekarang. Sedangkan sistem pelayanan tertutup berlaku bagi koleksi thesis dan koleksi tua yang ditempatkan di ruang terpisah .

Peminjaman hanya diberikan kepada . peneliti, karyawan dan karyawati BALITVET. Peminjaman antar perpustakaan didasarkan atas interaksi antara pustakawan BALITVET dan pustakawan dari perpustakaan lain yang ada di kota Bogor

Pelayanan di Perpustakaan BAL!TVET dilakukan 5 hari dalam seminggu, bagi mahasiswa S 1 dan Diploma hanya buka pada hari Sen in dan Rabu. Jam 9.00 - 1 5.00, Jam 12.00 - 13.00 istirahat. Pada hari Jumat buka Jam 9.00- 1 5.00, istirahat Jam 1 1.00- 13 .30.

Pengguna dari luar BALITVET diharuskan menjadi anggota perpustakaan. Tujuan keanggotaan adalah suatu upaya untuk menghimpun dana guna mendukung biaya untuk pengadaan koleksi

9

perpustakaan, pemeliharaan alat-alat elektronik dan lain-lainnya, guna memperlancar pemberian jasa bag i para pengguna. ·

Jenis jasa yang ada di perpustakan BALITVET ialah jasa fotokopi , jasa langganan daftar isi majalah, jasa langganan daftar display dan jasa penelusuran dengan menggunakan internet, CD ROM, CCOD dan dengan cara manual.

Pemeliharaan koleksi di Perpustakaan BALITVET dilakukan dengan cara menjilid ulang buku­buku yang rusak dan menjilid majalah-majalah yang baru, juga dilakukan pemberian kapur barus yang disimpan di rak-rak. Penjilidan pada tahun 200 I sebanyak 83 eksemplar majalah dan 16 judul buku .

11. Penataan Arsip

Mengingat tugas dan fungsi Departemen Pertanian berikut unit-unit kerjanya dalam masa pembangunan ini, sangat penting untuk meningkatkan fungsi kearsipan dari setiap unit kerja. Arsip sebagai pusat komunikasi, pusat ingatan dan sumber informasi perlu adanya penyempurnaan sistem tata kearsipan melalui pedoman Kearsipan Departemen.

Balai Penelitian Veteriner mengelola arsipnya sesuai dengan pedoman kearsipan yang ada di Departemen Pertanian. Diharapkan dengan adanya pedoman ini efektivitas dan efisiensi kerja di bidang kearsipan akan meningkat di unit kerja masing-masing. Perpustakaan sebagai sub unit dari unit organisasi induknya mengelola surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar yang berhubungan dengan kegiatan teknis yang dilakukannya.

Sistem pengelolaan arsip di Perpustakaan BALITYET menganut asas desentralisasi . Penataan tersebut mengacu pada kebijakan arsip dengan langkah-langkah yaitu memeriksa, mengindeks/memberi kode, memasukan hasil indeks ke komputer dan penempatan arsip. Surat-surat yang masuk ke perpustakaan yang berhubungan dengan jasa seperti permintaan penelusuran, permintaan fotokopi , permintaan daftar isi majalah, permintaan daftar display dan pengiriman publikasi dari instansi-instansi lain.

Surat-surat yang keluar yang dikirim oleh perpustakaan ialah surat yang sudah ditandatangani oleh Kepala Sub Seksi Perpustakaan. dikirim ke Sekretariat untuk dicap Balai dan diberi nomor surat. Setelah dicap satu berkas disimpan di Sekretariat untuk arsip .

BAB III. PENATAAN ARSIP

DI PERPUSTAKAAN BALITVET

Peranan arsip sangat penting bagi kelancaran kegiatan suatu instansi atau kantor, karena merupakan rekaman kegiatan instansi atau kantor tersebut. Mengingat pentingnya peranan arsip, maka diperlukan suatu penataan arsip yang baik agar data dan informasi yang terkandung dalam arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan lengkap.

Dalam bab ini akan dibahas mengenai penataan arsip di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogor yang merupakan bidang kajian dari penulis . Sistem pengelolaan arsip di perpustakaan BALITVET menganut sistem desentralisasi.

Menurut Zulkifli Amsyah sistem desentralisasi ada keuntungan dan kerugiannya.

Keuntungan desentralisasi arsip adalah :

I. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing

2. Keperluan arsip mudah terpenuhi , karena berada pada unit kerja sendiri

3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikena1 baik.

Kerugian desentralisasi arsip adalah :

I. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan

2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan

3. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya merangkap tugas dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. 11

>

Proses penataan arsip di perpustakaan BALITVET mengacu pada kebijakan sistem penataan arsip yaitu, memeriksa, mengindeks/memberi kode, memasukan hasil indeks ke komputer dan penempatan arsip. Sedangkan bagan klasifikasi/pengkodean arsip Perpustakaan BALITVET pada dasarnya disusun berdasarkan jenis pekerjaan yang ada di perpustakan yang memerlukan komunikasi melalui surat lebih banyak dibandingkan dengan pekerjaan lainnya.

Pekerjaan perpustakaan yang diklasifikasi dan merupakan bidang pokok masalah adalah :

a. Jasa, yang diberi kode J dan dikelompokkan dalam sub masalah sebagai berikut : .

Permintaan dengan penelusuran dengan kode PEN

Permintaan fotokopi dengan kode FC

Permintaan daftar isi majalah dengan kode TC

Permintaan daftar display dengan kode DIS

b. Pengadaan . yang diberi kode P dan dikelompokkan dalam sub masalah sebagai berikut :

II ) fbidp.18

Permintaan invoice dengan kode INV

Pengiriman bukti pembayaran langganan majalah/pembelian buku dengan kode BAY

Claim majalah buku yang telah dilanggan atau dibeli dengan kode CL

Pertukaran publikasi dengan kode TUK

II

c. Umum, yaitu surat-menyurat yang menyangkut masalah-masalah non teknis perpustakaan seperti surat pengantar dan ucapan terima kasih. diberi kode U.

Nomor kode arsip terdiri dari alpha numerik, yaitu pengkodean arsip berdasarkan pokok masalah/sub masalah ditambah dengan unsur-unsur lain dianggap penting dalam arsip. Adapun guna keperluan penempatan, arsip-arsip surat dikelompokan secara luas ke dalam dua kelompok yaitu surat masuk yang diberi kode INC (incoming= masuk) dan OUT (outgoing= keluar)

l. Memeriksa

Surat-surat yang masuk ke perpustakaan diperiksa secara teliti apakah surat tersebut untuk perpustakaan atau bukan. Jika bukan surat dikirim kembali ke sekretariat. Surat yang masuk ke perpustakaan berupa surat langsung yaitu surat atas nama perpustakaan dan surat tidak langsung yaitu surat atas nama Kepala Balai.

a. Surat langsung atas nama perpustakaan yang diterima oleh sekretariat, dikirim oleh kurir ke perpustakaan.

b. Surat atas nama Kepala Balai dimasukkan ke buku agenda surat masuk di sekretariat serta dilampirkan lembar disposisi dan dimasukkan ke ruangan Kepala Balai . Setelah diperiksa diserahkan kembali ke sekretariat untuk diedarkan sesuai dengan disposisi dari Kepala Balai apakah surat tersebut untuk perpustakaan atau bagian lain .

2. Mengindeks/Memberi Kode

Proses mengindeks dan memberi kode adalah sebagai berikut :

a. Surat-surat yang akan diindeks, diurut nomornya berdasarkan tanggal yang tertera pada surat, baik surat masuk maupun surat keluar yang ada di perpustakaan.

b. Surat-surat tersebut dikelompokkan berdasarkan masalah/ruang lingkup masalahnya dan sub masalah.

Pemberian kode pada surat-surat dimulai dengan nomor urut, surat masuk!surat keluar, pokok masalah/sub masalah , bulan yang tertera pada surat dan tahun. Sebagai contoh kode dalam surat masuk

ialah : 242/ INC/J/FC/5/2001 dan contoh kode dalam surat keluar ialah : 133/0UT/P/CL/6/2000, yang ditulis di kanan atas surat.

Contoh surat masuk (INC) dari satu perusahaan swasta yang merupakan pengguna potensial perpustakaan BALITVET yang membutuhkan fotokopi artikel. Surat tersebut diindeks sebagai berikut:

242/INC/J/FC/5/200 1~ tahun

" 0 ,1, l j~:,l,~~::otokopi surat masuk

Contoh surat keluar (out) yang menyangkut masalah pengadaan yaitu tentang claim majalah yang dilanggan dan belum datang/diterima oleh perpustakaan BALITVET. Contoh surat keluar tersebut diindeks sebagai berikut :

12

1 ~JIVJ:! 1 I t'IL-f-'1~ L.VVV IJlo tahun

bulan

no. agenda

claim majalah yang belum datang

3. Memasukan Hasil lndeks ke Komputer

Hasil pengindeksan/pengkodean surat-surat kemudian dimasukkan ke komputer untuk di agenda, seperti format di Tabel 4. Sedangkan contoh surat-surat dapat dilihat pada lampiran 3 sampai dengan 11 .

Tabel4. FORMAT AGENDA SURAT PERPUSTAKAAN BALITVET

TAHUN 2001 /2002 BULAN JANUARI - OKTOBER

NOM OR ALAMAT/PENGIRIM KETERANGAN

55/0UT/P/INV/ 1/200 1 INSTITUTE FOR SCIENTIFIC Masalah pengadaan 3501 Market Street, Phila. PA 19104, USA I invoice

353/0UT/P/CL/8/200 I AOAC INTERNATIONAL INC. Masalah pengadaan C/0. FIRST UNION NATIONAL BANK I claim majalah PO. BOX 75198 BALTIMORE, MARYLAN D 21278-5198 USA

497 /OUT /P/BA Y I I 0/200 I CAB INTERNATIONAL WALLINGFORD, Masalah OXON OXIO 8DE UK pembayaran

langganan majalah 454/0UT/J/TC/1 0/200 I Dr. Rr. Sri Utami Handayani Masalah jasa I

Lab. Protozoologi FKH I PB pengiriman daftar Jl. Agatis, Kampus IPS DARMAGA BOGOR isi majalah

03/INC I J/FC/0 1/2002 PT LESTAR1 AGRISATWA HUSADA Masalah jasa I Jl. Kaji No.54. Jakarta 10130 perm i ntaaan

. fotokopi a1tikel 0711NC:J/PENIO I 12002 PT PYRIDAM VETERINER Masalah jasa I

Jl. Kemandoran Vlll/16. Grogol Utara, permintaan Jakarta 12210 penelusuran

5410UTIJIDlSI02/2002 Drh. Surung Karo-Karo, MS Masalah jasa I Jl. Sunu Komp. UNHAS Blok BXIO pengiriman Makasar SULSEL fotokopi a1tikel

I 05/0UT/J/DIS/02/2002 Drh . Citra Noviana Masalah jasa I PT Avindo Perdana Bahtera Mulia BSD pengiriman daftar Sektor 1-1 Utata Blok RC3/7 display Serpong Tangerang

II OIOUTIU/02/2002 Kepala Perpustakaan BPT Ciawi · Masalah PO Box 123 Bogar pengiriman buku

Hasil pengetikan agenda arsip selama sebulan kemudian dicetak (di-print). Print-out ini di simpan di dalam ordner yang merupakan alat kendali temu kembali surat-surat yang telah diagenda.

I i

13

4. Pcnempatan

Surat-surat yang telah diagenda ke dalam komputer kemudian dipisahkan berdasarkan surat masuk (INC), surat keluar (OUT) dan surat yang belum selesai administrasinya, kemudian disimpan di ordner berdasarkan kelompoknya masing-masing. Pengurutan di dalam ordner berdasarkan nomor urut pengkodean atau nomor agendanya.

Dalam penyimpanannya, masing-masing ordner yaitu ordner surat masuk, ordner surat keluar, dan ordner surat yang belum selesai administrasinya di punggung ordner tertulis :

KELUAR SURAT MASUK

TAHUN .. . .. . .. . . .

SURA T YANGBELUM

SELESAI ADMINISTRASINYA

Susunan di dalam ordner dilakukan berdasarkan nomor urut kode awal arsip, contoh surat dengan nom or 54/0UT/PII /200 I akan tersimpan dibagian bawah ordner, sedangkan 353/0UT/P/CL/8/2002 akan menempati susunan berikutnya. Kemudian ordner-ordner disusun, untuk ordner surat tahun yang berjalan di simpan di meja petugas arsip dan untuk tahun yang lalu di simpan diatas kardek selama satu tahun agar dapat dilakukan penelusuran dengan mudah . Penyimpanan ordner tahun-tahun sebelumnya disimpan di dekat rak majalah koleksi tua, sedangkan untuk ordner surat yang belum selesai administrasinya disimpan di meja pelayanan bila sewaktu-waktu diperlukan untuk penyelesaian administrasinya. '

Berdasarkan kegiatan kearsipan selama Januari hinggga Desember 200 I diperoleh hasil pengdokumentasian arsip surat-surat perpustakaan BALITVET seperti terlihat dalam tabel 5.

Tabel 5. Surat Masuk dan Surat Keluar Januari- Desember 200 I

SUB MASALAH KODE SURAT SURAT MASUK KELUAR

Penelusuran PEN 16 19 Fotokopi FC 25 44 Daftar isi majalah TC - 55 Daftar di splay DIS - 180 Invoice mv - 3 I

Pembayaran langganan BAY - 6 majalah 'pembelian buku Claim majalah buku CL - 9 Pertukaran publikasi TUK - 2 Umum

FLOW CHART SURAT MASUK OJ PERPUSTAKAAN BALITVET

MULA I

SURA T MAS UK KE PERPUST AKAA N

CEKSURAT MEMANG BENAR

UNTUK PERPUSTAKAN

ANA LISA ISI SURAT

MASUKAN KE FILE DI KOMPUTER

CET AK !-IASIL SETELAH SATU BULAN

SUS UN SURA T KE DALAM ORDNER SURA T MASUK

TIDAK

SEKRETARIAT

14

FLOW CHART SURAT KELUAR 01 PERPUSTAKAAN BALITVET

~ KIRJM SURA T KE SEKRET ARIA T

UNTUK DI CAP DAN DIBERI NOMORSURAT

SATU BERKAS DISIMPAN DI SEKRETARIAT UNTUK ARSIP

KIRJM SURA T KELUAR

SURA T KELUAR DIANALISA

MASUKAN KE FILE KOMPUTER

CETAK HASIL AGENDA SETELAH SA TU BULAN

SUS UN SURA T KE DALAM ORDNER SURA T KELUAR

15

BABI~ PEMBAHASAN

Perpustakaan Balai Penelitan Veteriner termasuk ke dalam perpustakaan khusus, yang merupakan bagian dari organisasi induknya. Pembinaan Perpustakaan BALITVET disesuaikan dengan mandat organisasi induknya, yaitu melaksanakan kegiatan penelitian penyakit hewan. Oleh karena itu informasi yang tersedia di perpustakaan terutama menyangkut bidang veteriner/penyakit hewan dan bidang-bidang ilmu yang terkait lainnya.

Dalam melaksanakan tugas teknisnya, perpustakaan tidak dapat dilepaskan dari kegiatan pengarsipan surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Arsip yang ada di Perpustakaan BALITVET diperoleh berdasarkan surat yang langsung ditujukan ke perpustakaan atau surat yang ditujukan ke Kepala Balai mengenai perpustakaan dan didisposisikan oleh Kepala Balai ke perpustakaan melalui Sekretariat Balai.

Penataan dokumen arsip di perpustakaan BALITVET pada umumnya dilaksanakan sesuai dengan langkah umum prosedur penataan arsip, yaitu prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan . Prosedur pennulaan meliputi pekerjaan pemeriksaan, pengindeksan, pencatatan dan prosedur penyimpanan meliputi pekerjaan penyimpanan dokumen arsip surat ke dalam peralatan yang dipergunakan. Menurut \Vursanto, sistem kearsipan dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri: mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi , fleksibel atau luwes, dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip dan mempennudah pengawasan.121

Kebijakan pengelolaan arsip di Balai Penelitian Veteriner menganut asas desentralisasi, artinya setiap unit kerja yang ada di Balai mengolah dan menata arsipnya masing-masing. Pengolahan arsip di Perpustakaan BALITVET terdiri dari kegiatan: memeriksa/menyeleksi, mengindeks/memberi kode, memasukan basil indeks ke komputer dan penempatan arsip.

Pemeriksaan atau penyeleksian surat-surat yang masuk ke Perpustakaan Balitvet adalah kegiatan menyeleksi/memeriksa surat yang masuk ke perpustakaan memang betul ditujukan ke perpustakaan. Bila tidak, maka surat yang dikembalikan ke Sekretariat sebagai pusat penerimaan surat­surat yang masuk ke Balai dari luar.

Pengindeksan pemberian kode surat-surat adalah kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menganalisa isi surat dan diberikan kodenya sesuai dengan bagan kode pengklasifikasian surat yang masuk ke perpustakaan. Pada kegiatan ini selain surat diberi kode, sebelumnya surat diberi nomor urut agenda sebagai unsur kode temu kembali surat. Susunan urut lengkap pengkodean surat perpustakaan adalah : nomor agenda surat, kode surat masuk atau kode surat keluar, kode pokok masalah kode sub pokok masalah. bulan dalam angka dan tahun. Contoh nomor lengkap pengkodean satu surat masuk adalah : ~-l~ 'INC/J/FC/5/200 I.

Pemasukan(inputing) surat basil pengindeksan ke komputer menggunakan program lunak MS WORD dengan format nomor. alamat/pengiriman dan keterangan. Hasil penge1jaan agenda selama satu bulan dicetak dan digunakan sebagai alat temu kembali arsip yang bersifat manual.

Penyimpanan arsip perpustakaan dilakukan sebagai berikut: surat -surat yang sudah diagenda dipisahkan dan dijadikan ~ (dua) kelompok berdasarkan surat masuk atau surat keluar. Kemudian masing-masing kelompok surat dimasukan ke ordner surat masuk dan ordner surat keluar, dengan susunan arsip di dalam ordner masing-masing berdasarkan nomor agenda surat mulai dari angka kecil ke angka besar.

Secara umum pengolahan kearsipan di Perpustakaan BALITVET dengan sistem yang berlaku saat 1111 belum memperoleh kesulitan. Namun demikian dalam proses temu kembali arsip melalui nomor agenda sebagai titik telusur (access point) terasa makan waktu dan tidak sistematis. Contohnya,

121 I g. \Vursanto, Kearsipan I (Yogyakarta: Kanisius, I 989)p.30

17

bila ingin menemukan surat mengenai penelusuran tertentu yang pernah dilakukan pada tahun 200 I, penelusur harus menelusur melalui daftar agenda yang tercetak dengan melihat nomor agenda sato persatu, kemudian melihat kode pokok permasalahannya. Penulis berpendapat untuk mempersingkat proses penelusuran, perlu ditemukan satu cara apak-ah--peclu._menemuk-an atau membeli perangkat lunak yang khusus untuk keperluan kearsipan yang tersedia di pasaran . Atau dengan cara lain dilakukan modifikasi dari sistem yang diberlakukan saat ini.

Penulis mengusulkan perlu dibuat satu alat temu kembali arsip dengan sistem yang ada dengan cara membuat nomor panggil (call number) dari nomor pengkodean surat yang sudah selesai diagenda. Nomor panggil surat tersebut disimpan di bagian tepi kanan atas surat.

Contohnya: surat dengan nom or 242/INC/J/FC/5/200 I diberi nomor panggil:

J/FC

242

INC

Penyimpanan arsip surat dalam ordner tentunya mengalami perubahan. Untuk itu di dalam ordner perlu diberi divider (pembatas) yang terbuat dari bahan kertas agak tebal , misalnya, ke1tas karton. Divider diberi initial kode pokok masalah utama yang terdapat dalam bagan utama pengkodean arsip, yaitu J (untuk jasa); P (untuk pengadaan); dan U (untuk arsip surat mengenai masalah umum perpustakaan). Penyimpanan arsip di dalam masing-masing divider, diurut berdasarkan nomor panggil surat. Contoh dalam divider dengan initial J , akan tersusun surat mengenai jasa dengan pertimbangan penyusunan sebagai berikut: urutan pertama nomor kode pokok masalah dan sub masalah yang terdapat pada baris pertama nomor panggil, kemudian nomor agenda dan terakhir kode surat masuk atau surat keluar. Contoh urutan arsip dalam ordner dalam initial divider J tercantum pada gambar 2.

2) J/PEN 024 INC

I) J!FC -2-l2 I~:c

Gam bar 2. Urutan arsip dalam ordner

Manfaat lain sistem penyimpanan surat berdasarkan nomor panggil adalah memudahkan dan mempercepat petugas dalam mengumpulkan data statistik kegiatan perpustakaan untuk dimasukkan ke dalam laporan tahunan perpustakaan. Dari hasil pengamatan selama praktek lapang ditemukan kasus surat - surat yang tidak dimasukan ke agenda, karena sibuknya lalu lintas pemberian jasa ke pengguna. Contohnya, surat permintaan penelusuran langsung diberikan kepada petugas penelusuran. Petugas kemudian melakukan penelusuran, hasil penelusuran diserahkan kepada petugas lain untuk

18

dikirimkan segera kepada pengguna dan surat permintaan bersama dengan arsip hasil penelusuran disimpan oleh petugas penelusur tanpa diagenda terlebih dahulu. Oleh karena itu sering ditemukan kasus jumlah kegiatan penelusuran tidak sam a dengan jumlah statistik permintaan penelusuran dalam agenda dalam kurun waktu tertentu . Setelah berkonsultasi dengan pembimbing lapangan diperoleh penjelasan bahwa hal ini tidak dapat dihindari untuk sementara waktu ini, karena tidak adanya petugas khusus yang memiliki tanggung jawab mengagenda surat-surat. Petugas yang ada sebelumnya sedang mendapat tugas belajar, oleh karena itu pekerjaan mengagenda merupakan tugas setiap pustakawan yang sedang aktifbekerja dan sudah memiliki tugas lain sebagai pekerjaan utamanya.

Dari segi penyimpanan fisik arsip, Perpustakaan BALITVET belum menerapkan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Contohnya, arsip yang tersimpan di dalam ordner hanya disimpan di atas kardex, tanpa perlindungan lain. Oleh karena itu disarankan perlu adanya lemari/rak berpintu, untuk menyimpan ordner berisikan dokumen arsip Perpustakaan BALITVET. Menurut Abubakar, terdapat beberapa syarat pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu :

a. ruang arsip, yang perlu diberi filter untuk menyaring udara.

b. ruang arsip, harus terpisah dengan ruang unit kerja lainnya dengan pertimbangan:

security (arsip sifatnya rahasia,mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, menghindari petugas lain masuk ke ruang arsip)

ruang penyimpanan harus tahan api,air, dan serangan serangga.

(Abubakar. 1996)

BAB. V KESIMPULAN DAN SARAN

I. Kesimpulan

I. Sistem penataan arsip di BALITVET menganut asas desentralisasi.

2. Proses penataan arsip mengacu pacta kebijakan memeriksa, mengindeks/memberi kode, memasukan hasil indeks ke komputer dan penempatan.

3. Mengindeks dengan pokok masalah : surat-surat mengenai jasa perpustakaan,terdiri dari PEN, FC, TC, dan DIS. Surat-surat mengenai pengadaan. terdiri dari INV, BAY, CL, dan TUK, serta surat-surat umum, terdiri dari surat pengantar dan ucapan terima kasih.

4. Susunan urut pengkodean surat sebagai berikut: nomor agenda surat, kode surat masuk/keluar, kode pokok masalah/sub pokok masalah.

5. Hasil penataan arsip dapat dijadikan bahan statisitk yang menggambarkan kegiatan peketjaan selama satu tahun .

6. Pemasukan surat hasil pengindeksan ke komputer menggunakan program MS WORD dengan fonnat nomor, alamat/pengirim dan keterangan.

7. Proses temu kembali dan penyimpan surat-surat baru dilakukan secara manual.

2. Saran

I. Sebaiknya perlu ada petugas khusus yang menangani arsip.

2. Sebaiknya perlu dibuat alat temu kembali arsip dengan sistem membuat nomor panggil dari nomor pengkodean yang sudah selesai diagenda, untuk mempermudah proses temu kembali dokumen dan pengumpulan data statistik kegiatan perpustakaan guna keperluan pembuatan laporan tahunan.

3. Sebaiknya perlu lemari khusus untuk tempat penyimpanan arsip agar lebih rapih.

4. Pemasukan hasil indeks ke komputer dapatjuga menggunakan program Excel.

NVHidWV'I

Hari/ Tanggal

Sen in , 28 Januari 2002 Selasa, 29 Januari 2002 Rabu, 30 Januari 2002 Kamis, 31 Januari 2002 Jum'at, 1 Februari 2002 Senin , 4 Februari 2002 Se lasa, 5 Februari 2002 Rabu , 6 Februari 2002 Kamis, 7 Februari 2002 Jum 'at, 8 Februari 2002 Senin, 11 Februari 2002 Selasa, 12 Februari 2002 Rabu, 13 Februari 2002 Kamis, 14 Februari 2002 Jum 'at, 15 Februari 2002 Senin, 18 Februari 2002 Selasa, 19 Februari 2002 Rabu, 20 Februari 2002 Kamis, 21 Februari 2002 Jum 'at, 22 Februari 2002 Senin, 25 Februari 2002 Selasa, 26 Februari 2002 Rabu, 27 Februari 2002 Kamis, 28 Februari 2002 Jum'at, I Maret 2002 Sen in , 4 Maret 2002 Selasa, 5 Maret 2002 Rabu , 6 Maret 2002 Kamis, 7 Maret 2002 Jum ' at, 8 Maret 2002 Sen in , II Maret 2002 Selasa, 12 Maret 2002 Rabu , 13 Maret 2002 Kamis, 14 Maret 2002

Lampiran I. Jadwal Praktek Kerja di

Perpustakaan Bal itvet · Tanggal28 Januari 2002- 14 Maret 2002

Kegiatan

Pengenalan Perpustakaan.

21

Shelving, pengisian data statistik pengunjung peminjam setempat. Shelving, verifikasi ke katalog buku-buku yang akan diolah Shelving, verifikasi ke katalog buku-buku yang akan diolah Membuat deskripsi bibliografi ke worksheet Membuat deskripsi bibliografi ke worksheet Analisa subyek heading untuk pemberian tajuk/heading Analisa subyek heading untuk pemberian tajuk/heading Pemberian nomor klasifikasi Pemberian nomor klasifikasi Check shelf list untuk call number In-putting ke komputer In-putting ke komputer Cetak daftar display, cetak kartu katalog, cetak call number Menyortir surat untuk perpustakaan Menyortir surat masuk dan keluar Menyortir surat masuk dan keluar Menyortir surat masuk dan keluar Memberi kode berdasarkan subyek Memberi kode berdasarkan subyek Memberi kode berdasarkan subyek Memberi kode berdasarkan subyek Memberi kode berdasarkan subyek Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer +print daftar agenda surat Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner Pengecekan daftar agenda surat + men yimpan odner ke rak

22

Lampiran 2. Tata Letak Ruang Perpustakaan BALITVET

14

c=J 12 II

16

18 17 0 9

8

4

070 2

3 CD 00 5

Keterangan Gambar :

I. Ruang Koleksi Tua 10. Koleksi Buku 2. Ruang Kepala Sub Seksi Perpustakaan II. Koleksi Tua 3. Ruang Staf Perpustakaan 12. Koleksi Thesis 4 . Meja Pelayanan 13. Rak Display Buku dan Majalah 5. Koleksi Referens 14. Lemari Buku 6. Meja Penelusuran dan Internet 15. Ruang Tamu 7. Meja Baca 16. Ruang Staf Perpustakaan 8. Koleksi Majalah 17 . Penitipan Barang 9. Kabinet Katalog 18. Lemari Kardeks

23

Lampiran 3. Contoh surat mengenai pengadaan/invoice

i/D /OCiT (~A/oz (wo L.

DEPARTEMEN PERTANIAN BADAN PENELITIAN DAN PENG.EMBANGAN PERTANIAN

3ALAI PENELITIAN VETERINER n R.E. Martadinata 30 Bogor 16114. Kotak Pos 151

felepon : (0251) 334456. 331048

l

: (0251) 336425 : balitvet @indo.net.id

1\0. Lampi ran Perihal

: H\ 1.430.0202.9.2 -)Uu (HD'6) Bogor , 28 Pebruari 2002

: Pe::gi riman buku

Kepada Yth . Kepala Perpustakaan BPTCiawi Po.Box.I23 Bogar

NO JENIS YANG DIKIRIM

SURAT PENGANTAR

BANYAKNYA KETERANGAN

I Manual of feed microscopy and I (satu) exp. Dikirimkan dengan hormat untuk Quality control.- Third edition kofeksi Perpustakaan, sebagai (I999) - ··· __ pertukaran dengan Joint Meeting

/:.; . - -::::::-- f tl J Jr ?4-?8 ?OOJ _,. _ .· ····· '' .. ,~ o 1e ... u) __ , _ . '1 . , .. :.. .... , ,:. . -~

/' :· :--::..------_:: ~i'·· ·: .. . . . ..

"'"' I ...... / e '\ '-; ,, A .n. Kepala Balat

0'.,. ( Pe" .<:~::>i \?. \\ Kepa_Ia Sub Se.ksi Perpustakaan

(! --' ·-~•ll!an l ,_ :1- i , .. \ ~ , . . Jr- "' .. . : ;-_ e.er,ner : • J ' ·.- ~...:........., .. , .. \.._ \.~> / "-... 1 //_,;.; (Ny. Zakiah Muhajan, SS) ~ .-..·0--- ,.._7" _.;/ NIP. 0800268I7

:. ,,., . .,(~' // .. '::.:.:....-: '-:__-_.::.~/

Lembar ke-2 setelaii ditanda tangani hare.;:- dikembalikan

24

Lampiran 4. Contoh su ral mengenai pengadaan/claim

3 s-, I aurlP /c.LI!J./..<o:;J · MINISTRY OF AGRICULTURE

AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT

RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE

Jalan R. E. Martadinata 30 Bog or 16114. Kalak Pos 151 Telepon : ( 0251 ) 334456. 331048 F;1x _ : ( 0251 ) 336425 E-mail : balivet@indo.net.id

Our ref. Your ref.

: H\1.430.0108.9.2.~~

JOURJ\AL'S CLAii'v1 FORM SECO\"D CLAI;ov!

E-MAIL: PUBSALES§AOAC.ORG AOAC INTER\" . .; TIO\"AL. INC. CIO. FIRST U\"10\" \"A TIONAL BANK PO.BOX. 75198 BALTIMORE, !\1ARYLAND 21278-5198 USA

REF. OF PA YME\"T

flank Bumi Daya 'PT. rl:onk j ~-1andiri ~ogor J:Jcr;c:= Branc~ . 1 sen t to F1rstlr.:.:,:: \"~:!onal j Bank, Charlo;:e ':c :s:ss. AccountNo.:0~~:o~~9553

I ABA/Routing \"_::-.:er --= 055003201

I 'Bank rlumi D:!·· :-! i'T. 11~nk

\landiri 13ogor J:.:z;:-:~? ~ranc~1 I :\ccount No. ?_(j'pJ !'i : fJ.0 27 1,

. Cheque No.\',; -5 •); iJ~9: and I r~f.no.DD 1331 ~·~:vv•..L'S::) . sem ! tCJ rirst Union £3~:·.~; !~.:~orminal

\" ~\,. York t.:S.-'.

• rURTHER E.\?:....-'-S-\ TIO:~

for the Director Librarian

cr.~ Mrs. Zakiah Muhajar.. SS.

TITLE OF PUBLICATION

JO!JRNt\1. or t\Ot\C INTERNATIO'\AL Vo1.83:2000

JOURNAL Or ,\OAC INTERN A TIO\"AL Vol.84:?.00 1

.. -·

~ugnst· 22,2001

CLAIM EXPLANATION

\\ '.: hav<: not y<:t n:..:<:iv.:d from you , til~ issue of VoU;J (5);2000. So far. I " ·e have recei\·ed from you the ; t0ilo" ing issues of Voi.S3( 1--1,6): I :oou ' i ' I I i \\·,. h:t\ <:not \ '<:t n:..:<:iv..:d from \ 'OU I - . -I the issues or' Voi.S-l (3-6):200 I. So

t::r. "-~ ha\ ~ r<:ccivcd from you the t follo\\"in~ issues of Voi.S4( 1-?.): I :oo: -

i I

' I

25

Lampi ran 5. Contoh sural mengenai jasa/daftar isi majalah

..__ (l 'ffi4jo(j7/J/7C/;~/ ~ oni DEPARTEMEN PERTANIAN

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN

BALAI PENELITIAN VETERINER l<1l<1n R.E. Martadinatn 30 Bog(JI 16114. Kotak Pos 151 retepon : (0251) 334t15G. :1J10t1R -=-ax : (0251) 336'125 -::-mail : balitvet <Q) imlo.nP.t icf

Ht·1t; .3 ~. S 2. 2. 0. 9. 2. (1) No. Lampi ran Pe:::-ihal Pe~;i=i~a~ Daftar isi majalah

Bogor, .1.6 Ok;::o~e= 2001

Kepada Yth. Dr . Rr. Sri Uta~i Handayar.i Lab . Protozoologi F~E IPB Jl. Agatis, Ka~pes IPB Dll.R!'1AGA - B 0 G 0 R

Bersama ini ka~i ki:::-imkan/kami beritahukan:

(l) Tagihan ka~i cengan no. HM430.0106 . 9.2.7ll(l)= Rp . 7.650,-

~: 2 ) Biaya fc:::: :-::_::i :9 lernbar ( : - 10 ler.1bar) = Rp . 2.500 ,-9 lembar @ ::<.p. 150,- = R!). :i. . 350 ,-

(3) Biaya aC...-:-.i:-.is::::-asi 1 tahun = Rp.

( 4) Biaya per,gi:::-i::"Lan = Rp. 4·1.( ()D

( 5) Biaya ya~g ~c.=~s Ibu bayar = Rp. 1$". 9M• -~a:::-ap kiric~a~ ~~ a:a~at Perpus;::akaan Salai Peneli;::ia~ Veceriner .

.::.. ~c. :T'.engi ::-.:..::.%=.:-. ~..:=.:-.; harap xnenyebu:. kc.n :-1omor St.!!" at :.!:.i.

a.n. Kepala =a:ai ~epala Insta:asi ?e:::-?ustakaan

'-1-- 1... .... ~---~

Zakiah Muhajan, SS. N:::P . 080026817

/,~s~:.~~-:~~~) '··<.~-: ..... ····-. 1 . ./~~~~~:.?

• ..... • 0 • ~ • 1;, ... ·· .. ..:-.: :__ , .. -·: ·; -~ .. -.

J~ '-1,

NAMA PELANGGAN: Dr. Rr. Sri Utami H No. : 1/TC/88

DAFTAR MAJALAH YANG DIKIRIM ---------------------------------------------------------------------No. Judul/Volume/No./Tahun ---------------------------------------------------------------------AMERICAN Journal of Veterinary Research

Vol. 62 (4,5,6,7,8) 2001

ANNALS of Tropical Medicine and Parasitology

AUSTRALIAN Veterinary Journal Vol. 78 (7,8,9,11) 2000 Vol. 79 (2 , 3,4 , 5 , 6) 2001

BRITISH Veterinary Journal

CORNELL Veterinarian

IMMUNOLOGY

IMMUNOLOGY and Cell 3iology

INDIAN Ve~erinary Jou~~al

INFECTION and Immuno~ogy

INTERNATIONAL Journa~ £or Parasitology

NATURE

NEW Zealand Veterina~y Journal

PARASITE Immunology

PARASITOLOGY

RESEARCH in Veterina~y Science

SCIENCE

TROPICAL Medicine a~d ?arasitology

VETERINARY Parasitol8;y

26

Lampiran 6. Contoh surat keluar mengenai pengadaan/pembayaran langganan majalah

497/our/p /t:~~y/to /c)Cf'<•J

MINISTRY OF AGRICULTURE

AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT

RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE

Jalan R.E. Martadinata 30 Bog or 16114. Kotak Pos 151 Telepon (0251) 334456,331048 Kawat : BALITVET BOGOR Telex Fax E-mail

48304 bpph bg ia (0251) 336425 balivet @indo.net.id

Our ref. Your ref.

: H~1A30 . 10010 .9. 2.If71

CAB I INTERN A TIO:-\AL WALLINGFORD, OXON OXJO 8DE UK

Dear Sir/Madam

October 29, 200 I

I would like to confirm you that I have transferred our remittance to subscribe Veterinary Bulletin Vol.72;2002, as much as GBP.890 (we quoted the price from the internet) through bank wire to Barclays Bank Slaugh Trading Estate Slough SLI 4SG UK, Bank Sort Code :20-78-58 Account no.00313548 on October 26, 2001. I should be most grateful if you would notify me the receipt of the abovementioned rem i~ta nce to the fc: :o,•:ing address:

Pc\IIMPIN BAGIAN PROYEK PENELITIA1' PE:-\YAKIT HEW AN JL.R.E. MART:\D~ATA N0.30 PO.BOX.l51

BOGOR 16114 INDONESIA

Please send the jourr.<!l to the following address :

PERPUSTAKAA'\ 8:\Lr\1 PENEL!Tii\~ VETERINER JL.R.E. MART.-\Dl~.-\TA N0.30 PO.BOX.l51

BOGOR 16114 INDONESIA

I look forward to i:~~~ring from you.

for the Director the Librarian

q_.~ Mrs. Zakiah Muhajan, SS.

-·······

. ·/,; ··· ··i ' I

: i 't"·-.::>- . ~:\ \-.... ;:} ..... \ 1 ·.::, ·· ·

\ _'.. '/,..

.' .. \ '\

·. \ •:\" :., ~,. ' l -·- ·:

-:· ·I :•

__ .· _·: .:i ' . - ... · ·,

27

Lamp iran 7 . Contoh surat masuk mengenai jasa fotokopi

j:::- J f.d 1-21302 r-,::: : : ·';' E:EF'Il:)'-'; tF'I·I t.::.· :~ 1 6331-13(} F'.Ol

-- - 03/INefj/.pe_/pf/tl-cor;. ..

~ F!JF )l1Jit7iJiJJEAQII/lt·W_&Imfjll Hud Office . J! Cl~rr.Q.ati No. 1f,. S;.;r! bayi EC~! 1, Jawa T:mor · lr.~oneliia Tel (03 ~ ) ~li oi0~2S Fu 62·31 56767B4 Teler 3.:379 Ei~ 1 1. Op.w1lJOrt Ottl" . .11 . Kaj1 He. s..t, Jak1t;A 10130 · :nc:.:-1'\f ~~ ~- i. tC2~ 1 o.l31.-:J1 fou t<-~1 6.331~C

:\:o Hal

E-<n•ll : Johecon.oet.io

: 144 ,I :2002 : ~!~c.Jri l it~-r.Jtur

Kcpada Yt.h .

D1u Zakiyalt :V!uhajan, SS Di tern~::!

D.:ng:1.11 ! :c.•rm~ t.

•\ !

Ja!\arra. 8 Januari 2002

:...:.Jm.i ~,)!J 0n t.;.nruan lbu ;mru].: rn..:n:si!im.:.;an 1\:.•11..• ko:•p i ;u-li ~:,: , _.t"> t! :;Ji beri!;ut : J () T_"?S.~L ofFovd Prm<>in \"oL o4 (12); :WOO i .1;.Jdul . S1onirari.ng of d td :xn ~~~.Ju>.: and alt~d:;:d ~-~-proce~sing t3.:i iiry m "

na:- in:s f:mn for Suirno.'1eli:; contarr:ir.;;i.ion bdV.<: C:l i99 ~ .:.oJ J9n p. 171~-191<· Judul : Evduaticn of subth::rJpcuti;;; usc of tl1e .!.:ll ibiotics .>.prarnycin ~1 : J

Ca;badcx on rh.: prcnlence of anrimicrobial-resisttn t Sdmolli!lla inf.::ciion in Sl\' tn~: p. 2067-2070

\i."ORLJ) Poultry \."ol. 17 (10) 2001 (Sp<:cial) 1 Jucul : IBD virus : and old foe changes its face ag;:in p. 4-6

Jucul :Counting th~ cost ofiBD p. 6-7 .•. ;udul : Pro~J·e-s s and prospects in I.BD r.::;carch p. ll -9 ~ _;udui : Tools for detecting ?_1"\d chlr.lcttrisi.ng IBD\. sli:lins p 10-1 t 5. Ju:.!t.:l : 1:90\ · ·md:.~ccd inununosuppre:>ion p. 12-U ~~ ~u~ul : '\ ~ -:, · Il~D\! \'it.::in~ d~\·;:lvpment~ p. 14- l ~

J ·~oo!.:iW ._.. 1- L~n ' C\ . J --- -.!

~~ - .iudt..:J 1U . _;~h:!w l

1 ~ ; ~_~~w

12. }4_!~~ i 3. _;._,.! i;l

:;o

· :r. o~o·o ffiD va,.;i.natiom snrp2ss ;onvtn ti('!•;,! .:ppr•.·.: h p. Hi-17 . The Brazilian expcricn.:c ;;:ith \ YffiDV p 1 l? -20 · ~!onitoring ,.-a;cin:llion >>ith £LISA an.Jly~ is p. 2n-:~ 3 . Di.fkrent ways to lr~Jt birda afft:::ted by \Y!J1D\ . fl . ! ~-25 · Detaimin ing th'<~· ·opTiina1 Jgc for ~o ·acci..•~ti0n ;,gai.llt .i !.BDV p. 2)-26 : !BD in australia : past ;~nd presenr p. 2G-27

. Fidel experience with Gu.:·uboro v~~cin~t iL' r. m JiJf;-r;;-nt :"ay(r bt..:.eda p. ~~-

l~ . j:.:::ul : R.:.:.:rtt 113DV rc~Jrch f1m!ing.;; p. jJ.:;: j 5. JL!:~! : .'--'l EL. initiative to ;:on1bJt di.~~a::c- C' C>ST .-\.:li·:'!l ~ ~~~ p. 3~-.< -\

\ "0!. ~ ": :.J O)O~tob<!r: :200 1

I. J~Jui Her p.;pp~ barllcs s.~ lmundJa p.c-7 ., Juchl Part 2 · Signific:mt E . ..:oli reL:.teJ : ond::: wr. oi ruult;~: p. 35-37

.-\tas hann.izr: fbu , bmi u.:J.pkan ~<:rim:; kasih .

28

Lampi ran 8. Contoh surat masuk mengenai jasa penelusuran

DJ/INe. IJ 1 Pef.JiotftJ..oocJ.

!#.A .. PT.PYRIDAM VETERINER

Jl. Kemandoran VUV16, Grogol Utara, Jakarta 12210 ·INDONESIA Telp. (021) 5482526, 5485126, 5307551-52 Fax. 1021 l 5493587 . 5329049

e·mail : Pyridam@ibm.net

Kepada :

Pustc}<c:wan I Perpustakaan

Balai Penei1tian Veteriner

<t( f.wvL

Mohon dicarikan data mengenai daya farmakologi obat he-.·'"'

Sum:=:er diharapkan dari jumal maupun text book yang a.c;: c . o2 ':rve!

{~-.-.. Oxytetracycline ~~ { ~1.. ·

'-. / ·'. 2. Erythromycin thiocyanate ·- ''

3. Sulfaquinoqallne . ·J / @ Doxycycline Hcl ·:

@ Cetylpiridlnium \- : . t ~ ·. ·-·

N···; ... c:.__

6: Chloride . '

7. Cetyltrimr:thyl r

8, Ammonium Bromide _,

-r: ·s . Benzalkonium :--.. .

\ 10.Tylosin tartrat /~ ~ --·· · .,..<" .

. 11.)rimethropim . . · t ·- - -~ . i 2. Sulfadiaz.i ne (Debena) .

' (

Untuk sp!ilr..as i pada unggas dengan spesifikasi :

Farmakckinetik

F c: rr:'ak:::dinamik

!:1dii<:si

Konua ir:Cikasi

Dos;s :ran~ disarankan dan uraian penetapan dosis

W ithdra-·.v::l Time

Terima kEsih atas perhatiannya.

PT. Pyridam Veteriner

..

Drh. Laila R. Herlina j No . A~~~ : 1?>\..\J - C~%3

29

Lampi ran 9. Contoh surat kcl uar mengenai jasa pengiriman daftar display

5'1 I OIJT/J! R/lai/':xbl. DEPARTEMEN PERTANIAN

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN

BALAI PENELITIAN VETERINER Jalan R.E. Martadinata 30 Bogor 16114. Kotak Pos 151 Telepon : (0251) 334456.331048 Fax : (0251) 336425 E·mail : balitvet @indo.netid

]'.; o.

Lampi ran l'<!rihal

Kepada Yth .

: H:V1.430.0201.9.2 It}

: Pcngiriman hasil fotokopi

Bapak Drh. Surung Karo-Karo, MS Jl. Sunu Komp. U};HAS Blok BXIO Makasar SULSEL

Bersama ini kami kirimkan I kami beritahukan :

(I) B iaya fotokopi 211 I em bar I- 10 lbr 201 lbr x Rp. 150,-

(2) Biaya I Ji! i2 ri;:> is

(3) Biaya peng1nr.;an

(4) Biaya yang Bapak harus bayar

Bogor, 17 Januari 2002

= Rp. 2.500,­= Rp. 30.150,-

= Rp 1.500,-

= Rp. It- sw,,.

= Rp . )/ . b\fi,,.

I

/ /

¥? ov

..J\\'

Harap kirimkan ke BRI BOGOR CABA?\G DE\VISARTIKA dengan nomor rekening: 0012 .01.00406450.8 atas nama SRI PLR\\'ATI, atau melalui \\.ESEL POS . Jika mcngirimkan uang harap menyebutkan nomor surat

1111.

a.n Kepala Balai Kepala lnstalasi Perpustakaan

~.~ Ny.Zakiah Muh:~jan, SS. NIP.080026817

l' n•~·-.., ,., ,.._..,,., •

,/~~~":~~}\ . ,.. : "'; \. i)

• • 0 . '. •" ~

] ~ - j: _: :·:: :' ~·

/ ·' -<·-~!

30

Lampi ran I 0. Contoh surat keluar mengenai jasa pengiriman daftar display

l()f;/OW/!J/1/.f~ DEPARTE:MEN PERTANIAN

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN

BALAI PENELITIAN VETERINER Jalan R.E. Martadinata 30 Bogor 16114. Kotak Pos 151 T~epon :(0251)334456.3310~8 Fax : (0251) 336425 E-mail : balitvet @indo.net id

No . Lampi ran Peri hal

_: HM.430.0?.02.9.2.~6/LG) : Pengiriman Daftar Display

8ogor. 18 rebruari 2002

Kepada Yth . lbu Drh. Citra Noviana PT. Avindo Perdana 8ahtera Mulia 8SD Sektor 1-1 Utara Blok RCJ/7 St:rpong Tangerang

Bersama ini kami kir ir.1 k.an I kami beritahukan:

( I) Deposit I bu tenc.nggal 14/0 112002 •= Rp. -U .9UO.-

(2) Biaya penelusurc.n dan temuan artikel = Rp.

(J) 8 iaya fotokopi daftar display+ biaya pengiriman = Rp. 10.000,-

(-l) Sisa deposit lbu tenanggal 18/02/2002 = Rp. 3.3.900,-

Harap kirimkan ke aiamat Pe1:pustakaan l3alai Penelitian Vcterincr. Jika mengirimkan uang !wrap

menyebutkan nomor surat ini .

a.n Kepala Balai Kepala Sub Seksi Perpustakaan

~-~ Ny.Zakiah Muhajan, SS. NIPnRnrnr.S!I'1

j/<.:5'-'~-~-... 1_:~~-)> ..

r. :.;."S/ -- .,_,_\ , ::1 i.!"''"'j '\?.,~ ~ ~~·r.r•c l ~!i;m J .. \

., -::: ckrtncr " : \ Y. - j ,(_. I :~;

'··,· .'.·. I ~I · • ,./ .::.· / ,... . ... . '"":. ~ ··~ ... ~:

,. ....

31

Lampi ran I I. Contoh sural kcluar mengcnai pcngiriman buku

63 jour IP ( /W/1 1~9G/. MINISTRY OF AGRICULTURE

AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT

RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE -

Jalan R.E. Martadinata 30 Boger 16114, Kotak Pos 151 Telepon : (0251) 334456, 331048 Kawat BALITVET BOGOR Telex : 48304 bpph bg ia Fax (0251)336425 E-mail : balivet @indo.net.id

Your ref.

Our ref.

:Invoice no.R 232404 Account 15151 :HM430.2001 .9.2 ... 1 )r·

FAX (215) 3862911 INSTITUTE FOR SCIENTIFIC INFORMATION 3501 Market Street, Phila.PA 19104, USA

Dear Madam/Sir,

January 25, 2001

/

I would like to notify you that I am going to send our remittance for subscribing CCOD Life Sciences/Abst LS-DA Windows for 2001 to you, as soon as our Head Finance Department authorizes the spending of our library budget, which will take effect in the first quarter of 2001 .

I hope t:ti s letter will clarify you why I have not yet send our remittance for the abovementioned publication.

pfG~~:.O~c~~!or, 'l_._., .. .Ttle1lb afJp~, / / , .. ··'....-tr- (} .-1 , "

/. · . - / -,- . ' .. I.:: I . . . \

{' ~::.-/ txlr.S :~~~~ah . ~IJI;ifjan, SS

\. ::. ( ~ ~,-.-.~~::.f,c< i ~ ) ; ,. '. -~~\~' l;c ;. \'. -~ \ :4:::/! '\-. /. ...... .·'=- _; /

.. \- {, ............. " ... , ' ··· •.1 .· -- ·G /.

''· ··:.y r r·p :o ""~ '~