13 imprescindibles para conseguir una conferencia de Éxito
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13 IMPRESCINDIBLES PARA
CONSEGUIR UNA
CONFERENCIA DE ÉXITO
¿Sabías que Estados Unidos ocupa el primer puesto en el ranking de los países
que másmeetings acoge anualmente en el sector MICE (Meetings, Incentives,
Conferences and Exhibitions seguido de Alemania y España? Son datos que
arroja el informe estadístico de la International Congress and Convention
Association (ICCA)
Según la ICCA, en el último año se ha experimentado un repunte en la industria de
eventos, congresos y conferencias. Un campo en el que se necesita de
profesionalidad para conseguir destacar y convertirse en referente.
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(Imagen: ICCAwww.iccaworld.com )
A todo conferenciante se le presupone un conocimiento completo del tema que va
a tratar y tablas de sobra para ‘enfrentarse’ a un público desconocido. Seguir
estos13 tips a la hora de planificar tu conferencia puede servirte de ayuda.
13 tips a la hora de planificar tu conferencia
1.- ¿De qué va a tratar tu conferencia y cómo la vas aestructurar?
Es fundamental que controles totalmente el contenido de tu ponencia:
• que sepas de qué vas a hablar, cómo vas a exponer la información, qué es
lo más importante y qué información puede resultar menos relevante.
• cuidado con los mensajes que vas a pasar. La audiencia no podrá quedarse
con demasiados mensajes. Prioriza y no naufragues siendo demasiado
ambicioso.
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• fundamental que determines el tono de tu charla, dependiendo de la
temática que abordes, el público al que te diriges, etc.
• ten siempre en cuenta que un mensaje claro y directo impacta antes en el
receptor. Steve Jobs en sus famosas keynotes aplicaba este principio al
extremo al utilizar expresiones como ‘A partir de ahora dispones de más
1.000 canciones en tu bolsillo’ en vez de quedarse con ‘El nuevo iPod tiene
4gb de capacidad y 8 horas de autonomía’ por poner tan solo un ejemplo.
• no olvides que el humor es también un buen recurso para ganar la atención
de la audiencia.
• es importante también tener especialmente trabajado y testado (ensaya con
amigos para ver la reacción) los dos primeros minutos de conferencia. Si
empiezas ganando la atención, ya has ganado parte de la batalla, en
cambio si empiezas dejándote la artillería para el final, tienes riesgo de
dejarte la audiencia por el camino.
• El cierre es un momento también especialmente importante: invitar a la
reflexión, terminar con una pregunta o un desafío o provocar interactuación
si el “formato” lo permite puede poner un broche de oro a tu intervención.
2.- Conoce a tu público antes de tenerlo en frente.
Ten claro a quién vas a tener enfrente, el tipo de público al que vas a hablar para
adecuar tanto los contenidos como el lenguaje y el formato de conferencia a
desarrollar.
Te puede pasar (es habitual) que el público sea muy heterogéneo y te preguntes
en qué nivel tiene que situar tus mensajes. Entonces pregúntate: ¿será muy básico
para el nivel de la audiencia? o por el contrario ¿Entenderán este nivel de
sofisticación…?
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Hemos de asegurar la comprensión pero también la “entrega de valor”. Nos han
invitado a una conferencia y se han generado unas expectativas sobre mi
intervención. Ahí es donde tienes que concentrarte, caiga quien caiga.
3.- Visita el lugar y, si no tienes oportunidad, haz una fotografíaprevia del lugar y de las características técnicas de la puesta enescena.
Es conveniente que sepas con antelación como es el lugar donde vas a dar la
conferencia:
• ¿un salón con capacidad para dos mil personas?
• ¿un aula con 10 personas como máximo de aforo?
• ¿una sala estrecha y larga en la que se van a ver las diapositivas desde
pantallas de apoyo más pequeñas?
• ¿tengo que estar sentado o puedo moverme?
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• si hay atril, ¿puedo prescindir de él?
• ¿micro de solapa, de pie o diadema?
•
¿de qué tipo de pantalla dispongo?, ¿se ve bien mi presentación?
• ¿puedo utilizar pasador de diapositivas y puntero lápiz?
Te aseguro que las sorpresas en este sentido siempre juegan en tu contra. Tenlo
todo bajo control.
4.- Practica antes. Practica mucho.
Como dijo Shakespeare, "las improvisaciones son mejores cuando se preparan".
Después de prepararte la conferencia al completo ensaya delante del espejo o
delante de amigos, compañeros, familia o de quién quieras para comprobar que
todo se comprende, que nada queda descontextualizado. Esto te ayudará a
comprobar que cumples tiempos, que todos los elementos que necesitas
funcionan correctamente y que elstorytelling de tu relato es completo y fluye.
5.- Promueve la participación en tu comunidad, antes, durante ydespués.
Si tu conferencia forma parte de un evento mayor, aprovecha para promocionar tu
participación creando una imagen que informe del título de tu conferencia, lugar y
hora, inserta el logotipo identificativo del evento del que forma parte y dalo a
conocer a través de redes sociales, web, blogs, email marketing, etc. Considera la
posibilidad de ofrecer descuentos a asistentes, empresas, etc.
6.- Llega una hora antes
Parece obvio pero es importante. Por ti y por tu público. Necesitarás conectar tu
ordenador, probar audios, comprobar que el proyector o similar funciona, etc. y
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hacerlo con el público ya sentado y esperando tu intervención no da buena
imagen.
7.- Crea expectación
Si cualquier buena historia ha de tener tres etapas: Inicio, nudo y desenlace, como
ya te he adelantado antes, la fase inicial va a ser importante para asegurar esa
atención. Anticipa un poco lo que va a pasar y deja entrever que hay desenlace
final prometedor. No cuentes todo desde el primer momento en plan ‘sumario’.
Abre tu presentación con una frase que enganche, que cree expectación en tu
público y provoque que permanezcan atentos al desarrollo de tu argumento.
8.- Equilibrio entre contenido, recursos y narración
No aburras a tu público. Para lograrlo, no solo te centres en el contenido: apela
también a las emociones de los asistentes con un discurso en el que intervengan
elementos de todo tipo e interacciona con el público. Algunas ideas:
• Incorpora bromas de comprensión rápida. (un chiste corto, una viñeta, una
imagen..)
• Añade imágenes impactantes. Que expresen de forma “extrema” lo que
quieres contar.
• Utiliza algún gif animado
• Utiliza alguna cifra contrastada que valide tu hipótesis
• Plantea alguna pregunta al público
9.- Crea empatía
Personaliza parte de tu presentación empleando elementos ‘locales’ en tu
discurso. Resulta tan solo un pequeño detalle para ti y una gran deferencia para
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con tu público: anécdotas, ejemplos, lugares emblemáticos, etc. enriquecerán tu
charla y hará que te metas a los asistentes en el bolsillo.
Intenta usar algún ejemplo relacionado con la zona donde se desarrolla la
conferencia o con la industria a la que se dirige el evento.
10.- Tu presentación no se lee: se siente
¿Sabías que las diapositivas con más de 10 palabras tienen un 45% más de
posibilidades de distraer y cansar al público que aquellas con mensajes concisos y
directos? No canses a tu público con presentaciones llenas de párrafos, letras y
otros elementos ‘planos’. Los elementos interactivos como la fotografía, vídeos,
efectos de transición, etc. son perfectos para apoyar tu argumentación.
11.- Haz uso de todos los recursos
El lenguaje no verbal, los cambios de tono en la forma de expresarte, las
preguntas sorpresas e incluso los silencios pueden enriquecer tu exposición. Si
permaneces estático detrás de un oscuro atril tienes muchos puntos para que tu
conferencia será recordada como ‘oscura’. Conectar con tu público a nivel
emocional es parte del éxito.
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12.- Y al acabar…
No pierdas de vista ni las reacciones de la gente ni los comentarios que hagan a
posteriori tanto offline (entre ellos o contigo mismo) como online: comentarios y
menciones en redes sociales, opiniones, vídeos, etc. Elfeedback es otro de los
ingredientes de la receta para conseguir una conferencia exitosa.
13.- No te olvides de los “take aways”
Libros recomendados, descargas gratuitas de material, memoria a modo de
conclusión y otros ejemplos son los ‘take aways’ que no debes olvidar: contenidos
con un valor añadido que todo asistente a una conferencia agradece y que pueden
convertirse en un elemento de fidelización por parte de tu público. Una manera de
conectar tu presentación con el día a día de los asistentes y de que recuerden tu
conferencia y apliquen de una forma real y tangible lo aprendido.
Utiliza esta planificación para preparar tus ponencias, conferencias o charlas y
comprueba como otros profesionales siguen esquemas que les ayudan a
centrarse en el objetivo principal. Próximamente se celebra en ValenciaThe
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