SISTEM MANAJEMEN KESEHATAN, KESELAMATAN, KERJA

DAN LINDUNGI LINGKUNGAN ( SMK3LL )

Document No. Rev. CONTRACT NO.

Hal 1 dari 67 12

A

INTERNAL AUDIT PROCEDUR

DAFTAR ISI / INDEX Daftar Revisi /Revision Summary..............................................................................................................i Daftar Isi /Index ............................................................................................................................ ii 1. TUJUAN (Purpose).............................................................................................................1 2. LINGKUP (Scope)................................................................................................................1 3. TANGGUNG JAWAB (Responsibilities) ..............................................................................................1 3.1. OHS Management Representative ....................................................................................................1 3.2. Auditor Internal K3 / OHS Internal Auditor .............................................................................................................................1 3.3 . Auditee .............................................................................................................. ................2 4. DEFINISI (Definition)...........................................................................................................2 5. PROSEDUR (Procedure)..........................................................................................................3 5.1. Menyusun Program Audit Internal K3 Tahunan/ arrange annual OHS Internal audit program ..............................................................................................................................3 5.2. Kompetensi Auditor OHSAS 18001:2007/ Auditior competency ..............................................................................................................................4 5.3. Audit Checklist ..............................................................................................................................4 5.4. Pelaksanaan Audit Internal/ Internal audit implementation ..............................................................................................................................5 5.5. Laporan Audit/ Audit report ..............................................................................................................................9 6. DOKUMEN TERKAIT (Reference Document).........................................................................................................10 7. BUKTI KERJA (Record) ............................................................................................................................10 8. LAMPIRAN (Attachment)..................................................................................................................11

1. TUJUAN (PURPOSE) 1.1. Memastikan agar proses audit dalam rangka implementasi Sistem Manajemen K3

bisa berjalan sesuai dengan prosedur standar ISO 9001 : 2008 dan OHSAS 18001:2007

1.2 Memastikan pelaksanaan audit sistem manajemen K3 secara efektif

dalammengevaluasi tingkat pemenuhan atas kebijakan, tujuan, sasaran, rencana kerja dan program K3 serta prosedur.

2. LINGKUP (SCOPE) Prosedur ini berlaku di seluruh tempat kerja PT. EVA KURACHA 3. TANGGUNG JAWAB (RESPONSIBILITIES) 3.1 OHS Management Representative / OHS MR

Mengelola pelaksanaan audit internal termasuk penyusunan program audit tahunan, penunjukan tim audit dan memberitahukan kepada auditee.

3.2 Auditor Internal K3 / OHS Internal Auditor

Mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan audit, seperti : Audit Detail Plan, Audit Notes form, Corrective Action Request (CAR) form, Preventive Action Request (PAR) dan Attendance List

Melaksanakan audit K3 internal sesuai dengan jadwal yang ditentukan Mencatat dan memberikan setiap temuan audit atau penyimpangan dari

pelaksanaan sistem manajemen K3 yang ada kepada OHS MR. 3.3 Auditee / Auditee

Bertanggung jawab membuat tindakan perbaikan pada penyimpanganpenyimpangan yang timbul.

4. DEFINISI (DEFINITION)

4.1 Audit adalah kegiatan mencari bukti atas penerapan suatu sistem. 4.2. Sistem Manajemen K3 adalah sistem manajemen yang mengacu pada system

standar ISO 9001 : 2008`dan OHSAS 18001:2007 4.3. Audit internal K3 : Kegiatan audit untuk sistem manajemen K3 yang

dilaksanakan oleh PT. EVA KURACHA sendiri 4.4. Auditor adalah karyawan yang ditunjuk manajemen untuk melakukan kegiatan

audit berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan 4.5. Lead auditor adalah salah satu auditor yang oleh pihak menajemen ditunjuk

untuk menjadi pemimpin sekelompok auditor 4.6. Auditee : orang/bagian yang diaudit oleh auditor

4.7. Tim audit adalah sekelompok auditor dan lead Auditor yang ditugaskan

untukmelakukan kegiatan audit di bagian tertentu yang telah ditetapkan. 4.8. Non-Conformity adalah terjadinya temuan ketidaksesuaian yang melanggar

sistem 5. PROSEDUR (PROCEDURE) 5.1 Menyusun Program Audit Internal K3 Tahunan (Arrange annual OHS internal audit program) 5.1.1 OHS MR menyusun Program Audit Internal K3 tahunan di perusahaan dan

mengajukan ke Presiden Direktur untuk persetujuan. Pada pelaksanaan audit, program audit tahunan tersebut di detailkan menjadi rencana detail audit (Audit Detail Plan)

5.1.2 Durasi audit tahunan (Duration of yearly audit) Audit Internal K3 Wahana Sarana

Jati dilaksanakan minimal 2 kali dalam satu tahun. Untuk internal audit di proyek-proyek yang sedang berjalan, jadwal pelaksanaan audit adalah sebagai berikut :

1. Proyek dengan jadwal 3-6 bulan : 1 kali audit saat progress 50%

2. Proyek dengan jadwal 6-12 bulan : 2 kali audit saat progress 20% dan 60%

3. Proyek dengan jadwal lebih dari 1 tahun : diaudit saat progress 20% dan 60% dengan ketentuan tidak kurang dari 6 bulan sekali

4. Proyek dengan jadwal kurang dari 3 bulan tidak perlu dilakukan audit internal K3

5.1.3. Program tersebut diatas mencakup semua section dan proyek PT. EVA

KURACHA yang terlibat dalam pelaksanaan sistem manajemen ISO 9001 : 2008 dan OHSAS 18001:2007

5.1.4. Jika dianggap perlu, Presiden Direktur dapat memerintahkan audit diluar program

yang ada, baik secara menyeluruh atau sebagian pada section atau project. 5.2 Kompetensi Auditor OHSAS 18001:2007 (Auditor competency of OHSAS 18001 :2007) 5.2.1. Auditor internal untuk audit sistem manajemen K3 berdasarkan OHSAS

18001:2007 adalah karyawan Wahana Sarana Jati yang telah lulus pelatihan

audit internal OHSAS 18001:2007 dan memiliki pengetahuan yang cukup terhadap sistem K3 dan proses di Wahana Sarana Jati.

5.2.2. Internal auditor tersebut diatas ditunjuk oleh Perusahaan untuk mengadakan

audit internal sistem manajemen K3 di seluruh area proyek perusahaan. 5.2.3. Jika jumlah auditor dalam kegiatan audit lebih dari satu orang, maka dibentuk tim

auditor internal K3 dan salah satu anggotanya menjadi Lead Auditor. 5.2.4. Untuk kegiatan audit internal K3, auditor tidak boleh mempunyai kaitan langsung

terhadap kegiatan yang diauditnya. 5.3. Check list Audit (Audit Checklist) 5.3.1. Semua rencana pelaksanaan audit internal K3 akan menggunakan check list

yang mengacu kepada standard OHSAS 18001:2007. Check list yang akan digunakan tersebut harus tepat dengan program dan sistem manajemen K3 yang ada di perusahaan.

5.4. Pelaksanaan Audit Internal (Internal audit implementation) 5.4.1 Tahap Perencanaan dan Persiapan Audit Internal (Audit plan and preparation Stage) 5.4.1.1. Dua minggu sebelum pelaksanaan audit, OHS MR menetapkan anggota tim

auditor sekaligus menyusun rencana detil audit. 5.4.1.2. Satu minggu sebelum pelaksanaan audit, Rencana Detil Audit harus sudah

disampaikan kepada auditee. 5.4.1.3. Sebelum hari pertama pelaksanaan audit diadakan pertemuan, atau bisa

disampaikan saat Monday Meeting terdekat, President Director atau OHS MR menyampaikan penjelasan mengenai pentingnya kegiatan audit internal kepada Manager section dan Project Manager, sehingga mendapat dukungan semua pihak.

5.4.2 Tahap Pelaksanaan (Execution Stage)

5.4.2.1 Pada waktu yang telah ditentukan, auditor mulai melaksanakan kegiatan audit, yang terdiri dari :

Rapat pembukaan, yang isinya / Opening meeting which consist of :

- Memperkenalkan para auditor / Introduce the auditor - Konfirmasi rencana detail audit / Confirmation of audit detail plan

- Menjelaskan pengertian katagori temuan ketidaksesuaian (major, minor dan observasi) - Menjelaskan tujuan audit / Explain audit objective - Mengisi daftar hadir / Fill attendance list - Mempersilahkan auditee untuk menanyakan hal-hal yang kurang jelas dalam pelaksanaan audit

Verifikasi hasil temuan audit sebelumnya bila ada. Bila temuan belum

ditindaklanjuti maka temuan terdahulu dapat ditutup dan dipindahkan pada penerbitan temuan baru.

Pelaksanaan audit / Audit implementation Pencatatan seluruh hasil pemeriksaan terhadap penerapan sistem

manajemen K3 dalam formulir hasil pemeriksaan.

Evaluasi hasil pemeriksaan, apabila ditemukan penyimpangan atau ketidaksesuaian terhadap sistem manajemen K3 dari kegiatan audit disebut sebagai temuan.

Jika temuan tersebut diketahui penyebabnya karena tidak memenuhi

ketentuan dalam dokumen OHSAS 18001:2007, maka dinyatakan sebagai non conformity. dan nonconfomity tersebut dicatat pada formulir Corrective Action Request (CAR). Apabila auditor menemukan kemungkinan penyimpangan ketentuan pada masa mendatang, maka form Preventive Action Request (PAR) dapat diterbitkan.

Bila kedua belah pihak, auditee dan auditor setuju dengan temuan

ketidaksesuaian tersebut, maka auditee dan auditor menandatangani formulir CAR, dan auditee harus menuliskan rencana tindakan koreksi dan menetapkan target waktu penyelesaiannya.

Apabila temuan audit tidak disetujui oleh auditee, maka OHS MR harus

diberitahu dan OHS MR mempunyai kewenangan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

Semua temuan audit internal K3 dikumpulkan kepada Lead Auditor segera setelah kegiatan audit selesai.

Rapat Penutupan / Closing meeting :

- Mengucapkan terimakasih kepada auditee atas kerjasama yang baik dalam pelaksanaan audit

- Mengisi daftar hadir - Menyampaikan hasil audit yang telah dilaksanakan

- Memberikan copy sementara CAR kepada auditee sehingga auditee dapat segera menindaklanjuti temuannya.

Selanjutnya Lead Auditor menyerahkan seluruh hasil audit kepada OHS

MR untuk dibuatkan Laporan Audit Internal. OHS MR memberikan salinan Laporan Audit secara resmi kepada Manager

terkait untuk tindakan perbaikannya 5.4.2.2 Hasil temuan ketidaksesuaian pada audit internal K3 dapat

dikategorikan dengan kategori Major, Minor dan Observasi (Result of OHS internal audit finding can be categorized with major category, minor, and observation)

Temuan ketidaksesuaian dapat dikatagorikan sebagai temuan MAJOR

apabila tidak ditemukan bukti-bukti kerja yang menandakan bahwa dokumen atau sistem manajemen K3 tidak dilaksanakan sehingga akan membahayakan terhadap kesehatan dan keselamatan kerja, atau dokumen yang sudah ada belum memenuhi persyaratan minimal yang diwajibkan oleh standar sistem manajemen ISO 9001 : 2008 dan OHSAS 18001:2007.

Temuan ketidaksesuaian dapat dikategorikan sebagai temuan MINOR

apabila dalam pelaksanaan atau dokumen sistem manajemen K3 masih ada ketimpangan yang tidak berbahaya terhadap persyaratan system manajemen OHSAS 18001:2007 dan atau pelaksanaannya belum konsisten di beberapa tempat.

Temuan dapat dikategorikan temuan OBSERVASI apabila ada temuan

yang perlu mendapat perhatian dari manajemen walaupun tidak bertentangan terhadap persyaratan sistem manajemen OHSAS 18001:2007, namun ada indikasi temuan tersebut akan dapat menjadi temuan MINOR.

5.4.3 Tindakan Perbaikan (Corrective Action)

5.4.3.1 Rencana perbaikan yang telah disetujui harus dilaksanakan oleh auditee sesuai target waktu yang ditetapkan.

5.4.3.2 Verifikasi dari tindakan perbaikan dilakukan oleh auditor yang menerbitkan temuan audit internal K3 atau auditor lain yang ditunjuk OHS MR.

5.4.3.3 Apabila hasil tindakan perbaikan yang dilakukan oleh bagian yang di

audit tidak memuaskan, maka auditor dapat memunculkan temuan

audit internal K3 baru yang mengacu kepada temuan audit internal K3 yang tidak dituntaskan tersebut

5.4.3.4 Audit dinyatakan selesai setelah tindakan perbaikan yang diverifikasi

dinyatakan benar oleh auditor. 5.4.3.5 Verifikasi tindakan perbaikan yang telah dilakukan serta tindakan

perbaikan yang telah efektif ditutup dengan memberi status CLOSED.

5.5 Laporan Audit (Audit Report)

5.5.1 Setelah kegiatan audit dalam satu periode selesai, OHS MR menyusun Laporan Audit.

5.5.2 Hasil berupa laporan audit baik berupa laporan temuan maupun laporan

verifikasi audit akan menjadi salah satu kajian dalam rapat tinjauan manajemen

Jakarta, 01 September 2013 PT. EVA KURACHA

DWI SETIONO

DIREKTUR