Tehnik audit Tehnik audit internalinternal

JJakartaakarta, , Januari 2015Januari 2015Lina KurniawatiLina Kurniawati

Pengertian auditPengertian auditKegiatan mengumpulkan informasi Kegiatan mengumpulkan informasi

faktual dan signifikanfaktual dan signifikan (dapat (dapat dipertanggung jawabkan)dipertanggung jawabkan) melalui melalui

interaksi (pemeriksaan, pengukuran interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada dan penilaian yang berujung pada

penarikan kesimpulan) secara penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian yang berorientasi pada azas penggalian

nilai atau manfaatnilai atau manfaatAudit merupakan instrumen bagai manajemen untukmembantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

Auditor internalAuditor internal Katalisator untuk mempercepat Katalisator untuk mempercepat

perubahan dalam upaya:perubahan dalam upaya: Memberdayakan sistem mutuMemberdayakan sistem mutu Mengamankan kebijakan mutuMengamankan kebijakan mutu

Jangan sekedar menjalankan tugas: Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahansebagai agen perubahan

Jangan sampai bekerja semrawut dan Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobottemuan dianggap tidak berbobot

Jenis auditJenis audit Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh

auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan. Disebut audit pihak pertamasebagai termuan. Disebut audit pihak pertama Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitiaAuditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh pelangganpelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh : misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJSsama BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh institusi ) dan audit pihak ketiga (oleh institusi independenindependen: survei akreditasi, audit Bawas: survei akreditasi, audit Bawas))

10 Esensi dari audit:10 Esensi dari audit: Adalah proses interaktifAdalah proses interaktif antara auditor dan auditee antara auditor dan auditee

(poihak yang diaudit)(poihak yang diaudit) Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,

dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisiensecara efisien

Dilakukan dengan azas manfaatDilakukan dengan azas manfaat Dilakukan secara objektifDilakukan secara objektif Berpijak pada fakta dan kebenaranBerpijak pada fakta dan kebenaran Melibatkan proses penilaian/pengujianMelibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, , evaluasi,

analisisanalisis Bermuara pada pengambilan keputusanBermuara pada pengambilan keputusan Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentuDilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu Merupakan kegiatan berulangMerupakan kegiatan berulang Menghasilkan laporanMenghasilkan laporan

Tujuan auditTujuan auditMendapatkan data dan Mendapatkan data dan informasi faktual dan informasi faktual dan

signifikan berupa data , hasil signifikan berupa data , hasil analisa, analisa, hasil hasil penilaian, penilaian,

rekomendasi auditor sebagai rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan dasar pengambilan

keputusan, pengendalian keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan manajemen, perbaikan dan

atau perubahanatau perubahan

Aktifitas auditAktifitas auditMemastikan (konfirmasi dan Memastikan (konfirmasi dan

verifikasi)verifikasi)Menilai (mengevaluasi dan Menilai (mengevaluasi dan

mengukur)mengukur)Merekomendasi (memberikan Merekomendasi (memberikan

saran/masukan)saran/masukan)

Kegiatan yang biasa Kegiatan yang biasa dilakukan auditordilakukan auditor

Telaah dokumenTelaah dokumen ObservasiObservasi Meminta penjelasan dari auditeeMeminta penjelasan dari auditee Meminta peragaan dilakukan oleh auditeeMeminta peragaan dilakukan oleh auditee Membandingkan kenyataan dengan staMembandingkan kenyataan dengan stanndar/kriteriadar/kriteria Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksiMeminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitasPemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas Pemeriksaan silang (cross-check)Pemeriksaan silang (cross-check) Mengakses catatan yang disimpan auditeeMengakses catatan yang disimpan auditee Mewawancarai auditeeMewawancarai auditee Menyampaikan angket surveyMenyampaikan angket survey Menganalisis dataMenganalisis data

Manfaat auditManfaat auditPengambilan keputusan Pengambilan keputusan

untuk perbaikan, untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasiefektifitas fungsi organisasi

Kriteria auditKriteria audit Kumpulan kebijakanKumpulan kebijakan, , prosedur prosedur

atau atau persyaratan yang dipakai persyaratan yang dipakai sebagai sebagai rujukanrujukan

Kriteria audit digunakan sebagai Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap acuan pembanding terhadap bukti bukti auditaudit

Bukti auditBukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan informasi lain yang relevan dengan dengan kriteria audit dan dapat kriteria audit dan dapat diverifikasidiverifikasi

Temuan auditTemuan audit

Hasil evaluasi Hasil evaluasi bukti audit yang bukti audit yang terkumpulkan terhadap terkumpulkan terhadap kriteria kriteria audit audit

Temuan audit dapat menunjukkan Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaiankesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.perbaikan.

Tujuan auditTujuan audit internalinternal

Membantu menyelesaikan Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam permasalahan organisasi, dalam

rangka meningkatkan rangka meningkatkan mutu dan mutu dan kinerja kinerja organisasiorganisasi

Dasar penetapan tujuan Dasar penetapan tujuan audit internalaudit internal

Prioritas permasalahan yang dihadapi Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasiorganisasi

Rencana pengembangan Rencana pengembangan pelayananpelayanan Persyaratan suatu sistem manajemen Persyaratan suatu sistem manajemen

yang digunakan sebagai acuanyang digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan Persyaratan regulasi atau persyaratan

kontrakkontrak Evaluasi terhadap rekananEvaluasi terhadap rekanan Adanya potensi risiko kegiatan Adanya potensi risiko kegiatan

organisasiorganisasi

Manfaat audit Manfaat audit internalinternal

Bagi pucuk Bagi pucuk pimpinanpimpinan

Referensi dalam membuat Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau keputusan: mengambil atau

merubah kebijakan agar lebih merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjangorganisasi jangka panjang

Bagi unit Bagi unit operasionaloperasional

Mengidentifikasi dan Mengidentifikasi dan memahami permasalahan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi yang ada dalam organisasi

secara keseluruhan ataupun secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit secara spesifik pada unit

operasional sehingga dapat operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah mengambil langkah langkah

perbaikanperbaikan

Bagi unit Bagi unit pengelola mutupengelola mutu

Membatu pengendalian Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu mekanisme jaminan mutu

baik pada tahap input, baik pada tahap input, proses, maupun proses, maupun hasilhasil

Bagi karyawanBagi karyawan

Proses pembelajaran dan Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pertumbuhan serta

pembangunan budaya pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, organisasi: budaya mutu,

budaya taat prosedur, budaya budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja perbaikan, budaya kerja

sistematissistematis

Manfaat bagi Manfaat bagi auditorauditor

Proses pembelajaran dan Proses pembelajaran dan pertumbuhanpertumbuhan

Bagi pelangganBagi pelangganAudit internal merupakan Audit internal merupakan

proses pendeteksian segala proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat kemungkinan yang dapat

menciptakan ketidak puasan menciptakan ketidak puasan pelangganpelanggan (dan juga risiko) (dan juga risiko)

dan dilanjutkan dengan dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga pencegahan sehingga

komitmen untuk memberikan komitmen untuk memberikan kepuasankepuasan dan keamanan dan keamanan

pada pelanggan benar-benar pada pelanggan benar-benar tercapaitercapai

Bagi rekananBagi rekananMemberi umpan balik Memberi umpan balik

terhadap kinerja rekananterhadap kinerja rekanan

Kompetensi auditorKompetensi auditor Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat auditPaham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat

auditaudit Melaksanakan audit tepat waktuMelaksanakan audit tepat waktu Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas

permasalahanpermasalahan Mengumpulkan informasi melalui: interview, Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsiptermasuk pengelolaan arsip

Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkanMelakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektifbukti-bukti objektif Melakukan penilaian terhadap potensi kerugianMelakukan penilaian terhadap potensi kerugian Teknik samplingTeknik sampling Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerjaMencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja Menyiapkan laporanMenyiapkan laporan Menjaga kerahasiaan informasiMenjaga kerahasiaan informasi KomunikasiKomunikasi

Tahapan Tahapan audit audit internalinternal

Tahapan audit internalTahapan audit internal Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan

unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen auditjadual audit, dan menyiapkan instrumen audit

Tahap II: pengumpulan data dengan Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentuberdasar standar/kriteria tertentu

Tahap III: analisis data audit, perumusan Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut auditlanjut audit

Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil auditTahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit

Perencanaan auditPerencanaan audit internalinternal

Tujuan audit internalTujuan audit internal: contoh: melakukan : contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerjapenilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja

Lingkup auditLingkup audit: : menjelaskan unit kerja yang akan menjelaskan unit kerja yang akan diauditdiaudit

Objek audit:Objek audit: apa saja yang perlu diaudit apa saja yang perlu diaudit Alokasi waktu:Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan berapa lama akan dilakukan Metoda audit:Metoda audit: komunikasi internaksi secara komunikasi internaksi secara

langsung, metoda survei, dsblangsung, metoda survei, dsb Persiapan auditPersiapan audit: persiapan auditor: persiapan auditor, penetapan , penetapan

kriteria audit, penyusunan instrumen auditkriteria audit, penyusunan instrumen audit Laporan hasil auditLaporan hasil audit: perhatikan format laporan: perhatikan format laporan

Pengumpulan dataPengumpulan data Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan

dengan berbagai metoda:dengan berbagai metoda: Mengamati proses pelaksanaan kegiatanMengamati proses pelaksanaan kegiatan Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditeeMeminta penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta peragaan oleh auditeeMeminta peragaan oleh auditee Memeriksa dan menelaah dokumenMemeriksa dan menelaah dokumen Memeriksa dengan menggunakan daftar tilikMemeriksa dengan menggunakan daftar tilik Mencari bukti-buktiMencari bukti-bukti Melakukan pemeriksaan silangMelakukan pemeriksaan silang Mencari informasi dari sumber luarMencari informasi dari sumber luar Menganalisis data dan informasiMenganalisis data dan informasi Menarik kesimpulanMenarik kesimpulan Memberikan rekomendasiMemberikan rekomendasi

Analisis dataAnalisis data Membandingkan fakta yang diperoleh Membandingkan fakta yang diperoleh

pada waktu proses pengumpulan data pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakandigunakan

Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikanmenyusun rencana perbaikan

Laporan audit mutu Laporan audit mutu internalinternal

Hasil audit harus dilaporkan kepada Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.unit yang diaudit.

Hasil audit juga dilaporkan pada Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:saat rapat tinjauan manajemen: Hasil auditHasil audit Tindak lanjut yang telah dilakukanTindak lanjut yang telah dilakukan Kendala pada waktu perbaikanKendala pada waktu perbaikan

Laporan auditLaporan auditI.I. Latar belakangLatar belakangII.II. Tujuan auditTujuan auditIII.III. Lingkup auditLingkup auditIV.IV. Objek auditObjek auditV.V. Standar/kriteria yang digunakanStandar/kriteria yang digunakanVI.VI. AuditorAuditorVII.VII. Proses auditProses auditVIII.VIII. Hasil dan analisis hasil auditHasil dan analisis hasil auditIX.IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian

yang disepakati bersama dengan auditeeyang disepakati bersama dengan auditee

Tindak lanjut auditTindak lanjut audit Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut

terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikanperbaikan

Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikanrencana perbaikan

Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelasjelas

Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring dapat melakukan monitoring

Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internalauditor internal

Instrumen Audit Instrumen Audit InternalInternal

Unit yang Unit yang diauditdiaudit

JanJan FebFeb MaMarr

AprApr MeiMei JunJun JulJul AgsAgs SptSpt OktOkt NoNovv

DesDes

Jadual Audit Internal

No dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Tahun:

Contoh form: Rencana Contoh form: Rencana auditaudit

No Unit/sasaran audit

Auditor

Kegiatan/proses yang diaudit

Standar/kriteria yang digunakan

Tanggal audit I

Tanggal audit II

Contoh form instrumen Contoh form instrumen auditaudit

No Standar/Kriteri audit

Daftar pertanyaan

Fakta Temuan audit

Rekomendasi

NNoo

Uraian Uraian KetidakKetidaksesuaiansesuaian

Bukti Bukti buktibuktiobjektobjektifif

Ketdk Ketdk sesuaian sesuaian thd thd standar/istandar/instrnstr

StandaStandar / r / Kriteria Kriteria yang yang digunadigunakankan

AnalisisAnalisis TindakTindakan an perbaikperbaikanan

TindakTindakan an pencegpencegahanahan

Waktu Waktu penyelepenyelesaiansaian

Form Ringkasan Temuan Audit dan

Rencana Tindak LanjutNo dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Unit Yang Diperiksa:Tanggal pemeriksaan:

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------

PANDUAN DISKUSI Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis)

Masing-masing kelompok membahas: Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self assessment

menggunakan studi kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high cost, high volume, dan kecenderungan ada masalah)

Menetapkan unit kerja yang akan diaudit Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai

dengan instrument akreditasi Menetapkan metoda audit Menyusun jadual audit Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja

Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi Pelatih memberikan tanggapan terhadap paparan

masing-masing kelompok