1. sop rekrutmen karyawan baru kesdam
DESCRIPTION
. Sop Rekrutmen Karyawan Baru Kesdam untuk perawat rsTRANSCRIPT
STANDARD OPERATINGSTANDARD OPERATINGPROCEDURE (SOP)PROCEDURE (SOP)
PENGELOLAAN SDM:
PENGADAAN KARYAWAN BARU
AKADEMI KEPERAWATAN KESDAM IV / DIPONEGOROS E M A R A N G
2011
1/13 | SOP Pengadaan Karyawan baru
ATRIBUT PROSES BISNIS (APB)AKPER
KESDAM IV/DIPONEGORO PENGADAAN KARYAWAN BARU
Pemilik ProsesSOP PENGELOLAAN SDMDivisi:
SDM Penanggung Jawab
Direktur
Pengesahan Sejarah Perubahan
Direviu oleh:
Totok Hariyono,S.Kp.,MH.KesDirektur
Tanggal : .............
Disetujui oleh:
Dr. Trining Purnomo,SpMKetua Yayasan Wahana Bhakti Karya Husada
Tanggal : .............
Dokumen No...................................Berlaku mulai tanggal.....................
Revisi dari dokumen No:Tanggal............................
Tujuan ProsesMendapatkan Sumber Daya Manusia baru sesuai dengan kriteria dan persyaratan yang telah ditetapkan institusi.
Ruang LingkupSOP Pengadaan Karyawan Baru ini hanya mengatur proses perekrutan calon karyawan baru dalam formasi yang dibutuhkan di level staff/klerikal/dosen dengan ruang lingkup kegiatan utama meliputi: perencanaan, pengumuman pelamaran, seleksi, dan pengangkatan.
Indikator Kinerja Utama (Key Perfomance Indicator/KPI)1. Rata-rata waktu seluruh proses rekrutmen2. Rata-rata jumlah calon pegawai yang mengikuti wawancara dibanding dengan yang seharusnya mengikuti wawancara3. Jumlah calon pegawai yang memenuhi syarat (qualified) dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan
Risiko:1. Media cetak yang digunakan untuk mengiklankan lowongan tidak bonafid atau kurang representatif2. Lembaga konsultan penyelenggara tes tidak berkualitas/ bonafid3. Pelamar yang mendaftar terlalu banyak4. Pelamar terlalu sedikit atau pilihan calon sangat terbatas5. Pelamar yang berkualitas tidak tertarik melamar6. SDM yang dinyatakan telah lulus seleksi mengundurkan diri7. Adanya konflik kepentingan dalam rekruitmen
Pengendalian yang Dibutuhkan:1. Memperketat persyaratan posisi yang akan dilamar dengan mempertimbangkan kebutuhan riil institusi, ketersediaan SDM
dan menggunakan metode sort list candidate dalam tahap awal seleksi.2. Pengumuman lowongan pekerjaan diumumkan melalui media dengan kemasan yang atraktif dan mampu menarik calon
pelamar.
2/13 | SOP Pengadaan Karyawan Baru
3. Mendesain ulang format pengumuman lowongan kerja sehingga lebih informatif, eye cathing dan menarik4. Memberikan informasi secara lengkap dan cepat mengenai status karyawan, informasi institusi, job description, renumerasi
dan jenjang karir yang akan ditempuh di institusi.5. Membuat ketentuan/kebijakan atau mekanisme yang mengatur pencegahan terjadinya konflik kepentingan pada saat
proses rekrutmen sehingga semua pihak diperlakukan wajar tanpa adanya kepentingan apapun.
Definisi dan Terminologi:1. Pengadaan karyawan adalah rangkaian kegiatan pengisian formasi yang lowong, dimulai dari perencanaan, pengumuman,
pelamaran, seleksi sampai dengan pengangkatan karyawan institusi.2. Karyawan adalah mereka yang mempunyai ikatan kerja diangkat dengan Keputusan Direktur dan disertai tugas/jabatan
pada perusahaan serta memperoleh gaji,tunjangan dan fasilitas yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Ketentuan dan Kebijakan Umum:1. Pengadaan karyawan dilakukan berazaskan Terbuka, Selektif, Daya Guna dan Hasil Guna, Kebutuhan di dasarkan atas rapat
Pimpinan.2. Hasil kepeutusan rapat di ajukan kepada Ketua Yayasan untuk mendapatkan ijin persetujuan.3. Direktur mengendalikan seluruh proses pelaksanaan pengadaan karyawan.4. Pengadaan karyawan dilakukan dengan cara seleksi melalui serangkaian tahapan, yaitu : psikotes minimal lulus dapat
disarankan, wawancara dan tes lain yang dianggap perlu ( Microtheaching bagi calon Dosen ).5. Apabila dibutuhkan oleh institusi, untuk pengisian format tertentu dan atau yang memerlukan keahlian / ketrampilan
tertentu, Direktur dapat mengangkat karyawan tanpa melalui proses pengadaan karyawan sebagai calon karyawan atau karyawan tetap.
6. Pengadaan karyawan disesuaikan dengan formasi dan kebutuhan institusi.7. Pengumuman pengadaan karyawan dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan secara efektif dan efesien.8. Dalam pengumuman pengadaan karyawan dicantumkan antara lain : jenis lowongan pekerjaan, syarat-syarat yang harus
dipenuhi oleh setiap pelamar, alamt tempat pengajuan surat lamaran, dan batas waktu pengajuan surat lamaran.9. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar adalah :
a. Warga Negara Indonesiab. Berumur :
1) Setinggi-tingginya 24 (dua puluh empat) tahun untuk SMA dan sederajat2) Setinggi-tingginya 27 (dua puluh tujuh) tahun untuk D-33) Setinggi-tingginya 29 (dua puluh sembilan) tahun untuk S-1
c. Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan lebih dari 1 (satu) tahun berdasarkan Keputusan Pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hokum yang tetap karena melakukan suatu tindakan pidana kejahatan di tunjukkan dengan Surat Keterangan Catatan Kepolisisan ( SKCK ).
d. Tidak pernah terlibat dalam suatu gerakan yang menentang Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945 dan Negara Republik Indonesia.
e. Tidak pernah diberhentikan dengan tidak hormat dari suatu instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.
f. Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian, dan atau ketrampilan yang dipersyaratkang. Berkelakuan baikh. Berbadan sehati. Belum pernah menikahj. IP Kumulatif lulusan Perguruna Tinggi Negeri minimal 2,5 dan lulusan Perguruan Tinggi Swasta minimal 2,75.
10. Pengalaman kerja dari luar perusahaan sebelumnya tidak diperhitungkan dalam pengangkatan menjadi karyawan
Referensi:1. Rapat Pimpinan institusi2. Keputusan rapat Institusi3. Disposisi Yayasan
Kegiatan Utama Perekrutan Karyawan
Kegiatan Utama H Keterlibatan Pihak
3/13 |SOP Pengadaan Karyawan Baru
ari
Terkait
1. Melakukan analisa kesenjangan formasi karyawan dan analisa beban kerjaa. Dapatkan data-data:
Rencana mutasi rotasi dan promosi pegawai Daftar pegawai yang akan pensiun 1 tahun kedepan Rencana pengembangan usaha dan sistem perusahaan dari divisi/unit/bagian
terkait Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan Rencana Jangka Panjang (RJP)
b. Membuat daftar formasi karyawan yang kosong yang tidak dapat diisi oleh pegawai yang ada
c. Berdasarkan data diatas, lakukan analisis beban kerja dan buatkan laporan Analisa kesenjangan formasi karyawan antara yang seharusnya dengan kondisi yang ada dan buat draft daftar jumlah serta persyaratan pegawai yang dibutuhkan.
2. Merencanakan kebutuhan karyawan baru beserta uraian tugas/Job descriptiona. Dapatkan hasil analisa kesenjangan formasi karyawan dan analisa beban kerjab. Dapatkan daftar penggajian sesuai dengan peraturan yang berlakuc. Membuat analisis kebutuhan biaya rekrutmen pegawai d. Berdasarkan hasil analisa kesenjangan dan analisa beban kerja, buatkan uraian
tugas/job description secara rinci dan jelas untuk masing-masing formasi karyawan yang kosong
e. Buatkan usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru f. Sampaikan usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru kepada bagian keuangan
3. Penetapan Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru oleh Direktur a. Menerima usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru dari Divisi SDMb. Mereviu usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru c. Direktur keuangan menyampaikan disposisi kepada bagian SDM mengenai usulan
perencanaan kebutuhan karyawan baru baik disetujui maupun ditolak.
4. Menyusun Term Of Referrence (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawana. Dapatkan disposisi dari bagian keuangan, b. Dapatkan dokumen Perencanaan Kebutuhan Karyawan baru Jika perencanaan
kebutuhan karyawan baru disetujui dan jika tidak disetujui maka selesai (proses rekrutmen ditunda).
c. Berdasarkan dokumen Perencanaan Kebutuhan Karyawan baru, buatkan Rencana Acuan Kerja/ Term Of Referrence (TOR) rekrutmen karyawan
5. Setelah prosedur internal selesai maka dilakukan rapat tingkat pimpinan, hasil keputusan di ajukan kepada Ketua Yayasan untuk mendapatkan Disposisi tersetuji.
6. Pemilihan tim/panitia rekrutmen SDM Internal atau Eksternala. Berdasarkan TOR rekrutmen SDM, tentukan apakah rekrutmen akan menggunakan
panitia eksternal atau internal sesuai dengan ketentuan dan mekanisme yang berlaku b. Jika memakai tim internal, maka selanjutnya tetapkan tim kerja seleksi karyawanc. Jika menggunakan tim eksternal, maka selanjutnya lakukan pemilihan dan penetapan
konsultan SDM sesuai dengan mekanisme yang berlaku
7. Penetapan Keputusan Direktur tentang tim/panitia rekrutmen SDM
8. Persiapan pra proses seleksi karyawan dan dokumen yang diperlukan oleh panitia
4/13 | SOP Pengadaan Karyawan Baru
1 : Staf Bagian Pengembangan SDM
2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur
1 : Staf Bagian Pengembangan SDM
2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur
1 : Staf Bagian Pengembangan SDM
2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur
1 : Staf Bagian Pengembangan SDM
2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur
I : Panitia Seleksi InternalI : Panitia Seleksi Internal
rekrutmena. Siapkan formulir data karyawan baru, formulir pertanyaan tes tertulis, panduan
wawancarab. Pastikan bahwa semua tahapan proses seleksi telah disiapkan baik material pendukung
teknisnya maupun non teknisnyac. Tentukan apakah proses seleksi akan dilakukan secara terbuka atau tertutup
9. Mengumumkan lowongan pekerjaan di tempat terbatas untuk seleksi tertutup dan di media masa jika seleksi dilakukan secara terbuka Umumkan informasi lowongan pekerjaan secara rinci dan jelas dengan narasi dan
desain yang menarik
10. Melaksanakan seleksi administrative, dengan persyaratan adminsitrasi:a. Surat lamaran yang ditulis tangan dengan tulisan tangan sendiri di atas kertas
bermaterai.b. Daftar Riwayat Hidupc. Salinan Ijasah atau Diploma yang dilegalisasi oleh instansi yang berwenangd. Pas foto ukuran 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar
11. Pengumuman daftar calon karyawan yang lulus seleksi administratif/ Short List Candidate
12. Pemanggilan calon karyawan yang lulus seleksi administratif untuk mengikuti tes skill
13. Melaksanakan tes skill
14. Pengumuman hasil tes skill
15. Pemanggilan calon karyawan untuk tes wawancara
5/13 |SOP Pengadaan Karyawan Baru
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Bagian Administrasi SDM
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
16. Melaksanakan wawancara
17. Pengumuman hasil wawancara
18. Membuat rekomendasi usulan calon yang diterima
19. Wawancara akhir dengan manajemen/unit kerja pemakaia. Dapatkan data calon karyawanb. Dapatkan semua hasil tes calon karyawanc. Dapatkan panduan wawancarad. Lakukan wawancara dan negosiasi gajie. Buatkan notulen hasil wawancara
20. Menyusun usulan pengangkatan calon karyawana. Dapatkan daftar gaji sesuai ketentuan perusahaanb. Dapatkan data calon karyawan yang lolos seleksi c. Buatkan usulan pengangkatan calon karyawand. Kirimkan ke komite rekrutmen dan bagian keuangan
21. Pembahasan hasil akhir panitia seleksi dan persetujuan
22. Meminta surat lolos butuh dari tempat asal bekerja kepada pelamar yang dinyatakan diterima yang sudah bekerja.
23. Menyusun Keputusan Direksi tentang Pengangkatan Calon Karyawan
6/13 | SOP Pengadaan Karyawan Baru
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Calon Karyawan
1 : Panitia Rekrutmen2 : Panitia Rekrutmen3 : Bagian Administrasi SDM4 : Divisi SDM & Hukum
1 : Kepala Divisi SDM dan Hukum
2 : Unit Terkait/User yang berwenang
3 : Bagian Administrasi SDM4 : Direktur Keuangan
1 : Kepala Bagian Administrasi SDM
2 : Kepala Divisi SDM dan Hukum
3 : Kepala Bagian Keuangan4 : Direktur Keuangan
1 : Komite Pengadaan Calan Kartawan
2 : Direktur Keuangan3 : Kepala Bagian
Administrasi SDM4 : Internal
1 : Staf Bagian Pengembangan SDM
2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur
1 : Staf Bagian Pengembangan SDM
2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur
24. Penandatanganan Keputusan Direksi tentang Pengangkatan Calon Karyawan
25. Pendokumentasian
SUPPLIER, INPUT, PROSES, OUTPUT, CONSUMER (SIPOC)AKPER
KESDAM IV/ DIPONEGORO PENGADAAN KARYAWAN BARU
Pemilik ProsesSOP PENGELOLAAN SDM
Divisi: dan Hukum Penanggung JawabDirektur
Pengembangan SIPOC Sejarah Perubahan
Direviu oleh:
Totok Hariyono,S.Kp.,MH.KesDirektur
Tanggal : .............
Disetujui oleh:
Dr. Trining Purnomo,SpMKetua Yayasan Wahana Bhakti Karya Husada
Tanggal : .............
Dokumen No...................................Berlaku mulai tanggal.....................
Revisi dari dokumen No:Tanggal............................
PEMASOK MASUKAN TAHAPAN KEGIATAN KELUARAN KUSTOMER
Bagian Pengembangan SDM & Organisasi Tata laksana
Unit Kerja Terkait
Data formasi karyawan SK/ terkait Kebijakan Direksi tentang
SDM Usulan Penambahan
karyawan dari Unit Kerja (jika ada)
Rencana mutasi, rotasi dan promosi pegawai
Daftar pegawai yang akan pensiun 1 tahun kedepan
1. Melakukan analisa kesenjangan formasi karyawan dan analisa beban kerja
Laporan Analisa Kesenjangan Pegawai
Bagian Pengembangan SDM & Organisasi Tata laksana
Bagian Pengembangan SDM & Organisasi Tata laksana
Laporan Analisa Kesenjangan Pegawai
Daftar penggajian
2. Merencanakan kebutuhan karyawan baru beserta uraian tugas/Job description
Usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru
Direktur Keuangan
7/13 |SOP Pengadaan Karyawan Baru
1 : Staf Bagian Pengembangan SDM
2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur
1 : Staf Bagian Pengembangan SDM
2 : Kepala Divisi SDM 3 : Direktur
Direktur Keuangan
Usulan perencanaan kebutuhan karyawan baru
3. Penetapan Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru oleh bagian keuangan
Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru
Bagian Administrasi SDM
Bagian Pengembangan SDM & Organisasi Tata laksana
Laporan Analisa Kesenjangan Karyawan
Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru
4. Menyusun Term Of Referren (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawan
Term Of Referren (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawan
Bagian Administrasi SDM
BagianAdministrasi SDM
Term Of Referren (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawan
Laporan Analisa Kesenjangan Karyawan
Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru
5. Pemilihan tim/panitia rekrutmen SDM Internal atau Eksternal
Surat Keputusan Tim Rekrutmen baik internal maupun eksternal yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang
Bagian Administrasi SDM
Panitia Rekrutmen
Bagian SDM Term Of Referren (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawan
Laporan Analisa Kesenjangan Karyawan
Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru
6. Persiapan pra proses seleksi karyawan dan dokumen yang diperlukan oleh Panitia Rekrutmen
Formulir Calon Karyawan
Panduan Tes Tertulis
Panduan Wawancara
Panitia Rekrutmen
Panitia Rekrutmen
Term Of Referren (TOR)/Kerangka Acuan Kerja Rekrutmen karyawan
Laporan Analisa Kesenjangan Karyawan
Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru
7. Mengumumkan lowongan pekerjaan di tempat terbatas untuk seleleksi tertutup dan di media masa jika seleksi dilakukan secara terbuka
Pengumuman Lowongan Pekerjaan
Panitia Rekrutmen
Panitia Rekrutmen
Lamaran Pekerjaan Biodata/ Curiculum Vitae
(CV) Photo Photo copy Ijazah Photo copy Transkrip Nilai Photo copy Sertifikat
penunjang
8. Melaksanakan seleksi administratif
Daftar Calon karyawan yang lulus seleksi aministratif (Short List Candidate)
internal
Panitia Rekrutmen
Daftar Calon karyawan yang lulus seleksi aministratif (Short List Candidate)
9. Pengumuman daftar calon karyawan yang lulus seleksi administratif/ Short List Candidate
Daftar Calon karyawan yang lulus seleksi administratif (Short List Candidate)
Calon Karyawan
8/13 | SOP Pengadaan Karyawan Baru
Panitia Rekrutmen
Daftar Calon karyawan yang lulus seleksi administratif (Short List Candidate)
10.Pemanggilan calon karyawan yang lulus seleksi administratif untuk mengikuti tes skill
Surat panggilan tes skill
Calon Karyawan
Panitia Rekrutmen
Formulir Data Calon Karyawan
SOP skill
11.Melaksanakan tes skill Formulir Data Calon Karyawan yang telah diisi
Hasil tes skill
Daftar Peserta yang lulus
Calon Karyawan
Panitia Rekrutmen
Daftar Peserta yang lulus 12.Pengumuman hasil tes skill Daftar Peserta yang lulus
Calon Karyawan
Panitia Rekrutmen
Daftar Peserta yang lulus 13.Pemanggilan calon karyawan untuk tes wawancara
Ceklis peserta yang bersedia hadir
Calon Karyawan
Panitia Rekrutmen
Ceklis peserta yang bersedia hadir
Formulir Data Calon Karyawan
Lamaran Kerja & CV
14.Melaksanakan wawancara Notulen Hasil wawancara
Rekaman wawancara
Daftar Peserta yang lulus wawancara
Calon Karyawan
Panitia Rekrutmen
Daftar Peserta yang lulus wawancara
15.Pengumuman hasil wawancara Daftar Peserta yang lulus wawancara
Calon Karyawan
Panitia Rekrutmen
Rekomendasi usulan calon yang diterima
Semua hasil Tes calon yang lulus
Data calon karyawan
16.Wawancara akhir dengan manajemen/unit kerja pemakai
Notulen Hasil wawancara
Daftar Peserta yang lulus wawancara akhir
Bagian Administrasi SDM
Bagian Administrasi SDM
Daftar Peserta yang lulus wawancara akhir
Rekomendasi usulan calon yang diterima
Semua hasil Tes calon yang lulus
Data calon karyawan
17. Menyusun usulan pengangkatan calon karyawan
Usulan pengangkatan calon karyawan
Komite Pengadaan Calon Karyawan
Bagian Keuangan
Komite Pengadaan Calon Karyawan
Usulan gaji dan pangkat calon karyawan
Daftar Peserta yang lulus wawancara akhir
Rekomendasi usulan calon yang diterima
Semua hasil Tes calon yang
18.Pembahasan hasil akhir panitia seleksi dan persetujuan pengangkatan calon karyawan oleh komite rekrutmen
Berita Acara Komite Pengadaan Calon Karyawan
Divisi SDM
9/13 |SOP Pengadaan Karyawan Baru
lulus Data calon karyawan
Bagian Administrasi SDM
Data calon karyawan 19.Meminta surat lolos butuh dari tempat asal bekerja kepada pelamar yang dinyatakan diterima yang sudah bekerja.
Surat permintaan surat lolos butuh dari tempat asal bekerja
Calon Karyawan
Bagian Administrasi SDM
Berita Acara Komite Pengadaan Calon Karyawan
Rekomendasi usulan calon yang diterima
Semua hasil Tes calon yang lulus
Data calon karyawan
20. Menyusun Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan
Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan
Divisi SDM Calon Karyawan
Direktur Keuangan
Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan
21.Penandatanganan Keputusan Direksi tentang Pengangkatan Calon Karyawan
Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan yang telah ditandatangani
Calon Karyawan
Bagian Keuangan
Bagian Admnistrasi SDM
Keputusan Direktur tentang Pengangkatan Calon Karyawan yang telah ditandatangani
Data Calon karyawan
22.Pendokumentasian Daftar dokumen SDM
Bagian Administrasi SDM
10/13 | SOP Pengadaan Karyawan Baru
ALUR PROSES BISNISAKPER
KESDAM IV/ DIPONEGORO PENGADAAN KARYAWAN BARU
11/13 | Pengadaan Karyawan Baru
12/13 | SOP Pengadaan Karyawan Baru
13/13 |SOP Pengadaan Karyawan Baru
14/13 | SOP Pengadaan Karyawan Baru