1 konsep manajemen proyek

43
Oleh AGUS SURYANTO MANAJEMEN PROYEK

Upload: fifi-novalita-s

Post on 26-Dec-2015

90 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

Materi tentang konsep manajemen proyek mata kuliah manajemen proyek teknologi informasi

TRANSCRIPT

Page 1: 1 Konsep Manajemen Proyek

OlehAGUS SURYANTO

MANAJEMEN PROYEK

Page 2: 1 Konsep Manajemen Proyek

KONSEPSI PROYEKDefinisi proyekKegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas.

Page 3: 1 Konsep Manajemen Proyek

Ciri ProyekBertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu.Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan

jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh

selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas.

Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.

Definisi programProgram mempunyai sifat yang sama dengan proyek. Perbedaannya terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumberdaya yang diperlukan. Program memiliki skala yang lebih besar daripada proyek, program dapat dipecah menjadi bermacam proyek yang berbeda.

Page 4: 1 Konsep Manajemen Proyek

Perbandingan Proyek & Program

Perbedaannya pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan.

Program memiliki skala kegiatan yg lebih besar dari pada proyek.

Program (deretan kegiatannya) dpt dipecah menjadi proyek.

Persamaannya: Isi dari Program & Proyek adalah Kegiatan yg dilakukan untuk mencapai tujuan ttt.

Page 5: 1 Konsep Manajemen Proyek

STRUKTUR PROYEK

PROGRAM

PROYEK

KEGIATAN

= Pekerjaan yg dilakukan untuk mencapai tujuan

Page 6: 1 Konsep Manajemen Proyek

Kriteria Proyek

Supaya berhasil maka:Menggambarkan realitas situasi

pengambilan keputusanKapabel untuk dilaksankanFleksibel dlm menghasilkan produk yg

diharapkan Mudah dimplementasikanCos effectiveness.

Page 7: 1 Konsep Manajemen Proyek

Sasaran proyek dan tiga kendala (triple constraint)

AnggaranProyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek besar (jangka waktu proyek bertahun-tahun) maka seringkali anggaran dipecah menjadi beberapa periode anggaran.

JadwalProyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Produk akhir harus diserahkan dengan tidak melewati batas waktu yang ditentukan.

MutuProduk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.

Page 8: 1 Konsep Manajemen Proyek

Ketiga batasan saling tarik menarik. Jika ingin meningkatkan mutu produk yang telah disepakati maka umumnya berakibat pada naiknya biaya. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka biasanya harus berkompromi dengan mutu dan jadwal.

Dari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek biasanya dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran proyek tersebut dapat dipenuhi.

Sasaran proyek yang juga merupakan

tiga kendala (triple contraint)

ANGGARAN

BIAYA

JADWAL

WAKTU

MUTU

KINERJA

Page 9: 1 Konsep Manajemen Proyek

Kegiatan Proyek vs Operasional

Proyek Bercorak dinamis, nonrutin. Siklus proyek relatif pendek. Intensitas kegiatan berubah-

ubah selama siklus proyek. Kegiatan harus diselesaikan

berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan.

Terdiri atas bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu.

Keperluan sumberdaya selama siklus proyek berubah, baik macam maupun volumenya.

OperasionalOperasionalBerulang-ulang, rutin.Berulang-ulang, rutin.Berlangsung dalam jangka Berlangsung dalam jangka panjang.panjang.Intensitas kegiatan relatif Intensitas kegiatan relatif sama.sama.Batas anggaran dan jadwal Batas anggaran dan jadwal tidak setajam proyek.tidak setajam proyek.Macam kegiatan tidak terlalu Macam kegiatan tidak terlalu banyak.banyak.Keperluan sumberdaya untuk Keperluan sumberdaya untuk operasional relatif konstan.operasional relatif konstan.

Page 10: 1 Konsep Manajemen Proyek

Ukuran proyek

Belum ada kriteria untuk menentukan besar kecilnya proyek secara kuantitatif, hal ini dikarenakan banyaknya jenis proyek (contoh proyek bendungan perumahan pengembangan).

Kompleksitas proyek

Bergantung pada:Jumlah jenis kegiatan dalam proyek.Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok

dalam proyek.Jenis dan jumlah hubungan antar kegiatan

(kelompok) dalam proyek dengan pihak luar.

Page 11: 1 Konsep Manajemen Proyek

Macam atau jenis proyek Proyek Engineering – Konstruksi

Misal pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, dll. Proyek Engineering – Manufaktur

Untuk menghasilkan produk baru. Jika kegiatan ini dilakukan berulang dan rutin maka tidak lagi disebut proyek.

Proyek Penelitian dan Pengembangan Bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu. Prosesnya bisa berubah-ubah (dalam rangka mengejar produk akhir).

Proyek Pelayanan Manajemen Misalnya merancang sistem informasi manajemen, sistem informasi akademik, merancang program efisiensi dan penghematan.

Proyek Kapital Berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan.

Proyek Radio – Telekomunikasi Untuk membangun jaringan telekomunikasi.

Proyek Konservasi Bio – Diversity Berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Proyek jenis ini sarat dengan pengkajian, penelitian, dan survai.

Page 12: 1 Konsep Manajemen Proyek

Timbulnya suatu proyek

Rencana pemerintah misalnya proyek pembangunan jalan

Permintaan pasar misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.

Dari dalam perusahaan yang bersangkutan misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.

Dari kegiatan penelitian dan pengembangan dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.

Page 13: 1 Konsep Manajemen Proyek

Dinamika dalam siklus proyek

Page 14: 1 Konsep Manajemen Proyek

Tahap Siklus Proyek1. Tahap konseptual2. Tahap Perencanaan dan Pengembangan (PP/Definisi)3. Tahap implementasi4. Tahap terminasi

Ad.1. Tahap KonseptualTerdiri atas kegiatan penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan, dan pengkajian kelayakan. Seringkali disebut dengan studi kelayakan proyek.Hasilnya: dokumen hasil studi kelayakan

Ad.2. Tahap PP/Definisi Melanjutkan evaluasi tahap konseptual secara lebih terinci

sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan mengenai kelangsungan investasi atau proyek.

Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik.

Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang terkait garis penyelenggaraan proyek, seperti sasaran pokok dan pendanaan.

Memilih peserta proyek, yaitu pemilik proyek, kontraktor, konsultan, arsitek, dll.

Hasilnya: Dokumen analisis lanjutan kelayakan proyek. Dokumen rencana strategis dan operasional proyek. Dokumen definisi anggaran, jadwal induk, dan kriteria mutu

proyek. Paket lelang dan dokumen hasil evaluasi proposal para peserta

paket lelang.

Page 15: 1 Konsep Manajemen Proyek

Ad.3. Tahap Implementasi

Berbeda-beda dari proyek yang satu dengan yang lain.Meliputi:

- Mengkaji lingkup kerja proyek, membuat program implementasi dan mengkomunikasikannya kepada peserta dan penanggung jawab proyek.

- Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, instalasi atau konstruksi.

- Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal, dan mutu.

- Melakukan mobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan supervisi.

Hasilnya:- Produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara

mekanis.- Ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical

completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.

Page 16: 1 Konsep Manajemen Proyek

Ad.4. Tahap Terminasi

Meliputi:Mempersiapkan instalasi atau produk

beroperasi, seperti uji coba start up, dan perfomance test.

Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim.

Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan kepada pemilik atau induk perusahaan.

Melakukan demobilisasi dan reassignment personil.

Menyusun laporan penutupan proyek.

Hasilnya:Produk atau instalasi proyek yang telah siap

pakai.Ditandai dengan penyerahan sertifikat

operational acceptance oleh pemilik proyek untuk organisasi pelaksana atau kontraktor.

Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim, dan jaminan.

Page 17: 1 Konsep Manajemen Proyek

Proyek Penelitian dan Pengembangan

Tahap Konseptual: Melihat kesempatan dan merumuskan gagasan. Meletakkan dasar studi kelayakan. Menentukan lingkup kerja, jadwal, dan prakiraan biaya.

Tahap PP/Definisi: Menjabarkan lingkup kerja/kegiatan. Memperdalam evaluasi. Melakukan desain engineering awal.

Tahap Implementasi: Pengadaan materiil dan peralatan. Melakukan pilot test. Menganalisis hasilnya. Melakukan test penuh dan menganalisis hasilnya.

Tahap Operasi: Membuat laporan akhir. Mengedarkan laporan akhir untuk memperoleh tanggapan.

Page 18: 1 Konsep Manajemen Proyek

Perilaku Selama Siklus Proyek

Perubahan titik berat pengelolaanDengan bergerak majunya proyek, maka titik berat pengelolaan berubah dari perencanaan ke pengendalian.

Potensi pengendalian biayaPengendalian biaya adalah hal yang substansial di awal proyek, dan menurun pada tahap-tahap berikutnya.

Menurunnya resiko sejalan dengan kemajuan proyek.Proyek mempunyai resiko gagal mencapai sasaran. Dengan kemajuan yang diperoleh sehubungan dengan tersedianya informasi yang cukup maka resiko kegagalan tersebut akan menurun.

Perubahan lingkup vs siklus proyekHarus dihindari perubahan lingkup pada tahap implementasi karena akan memiliki dampak pada biaya dan jadwal.

Page 19: 1 Konsep Manajemen Proyek

APA ITU MANAJEMEN PROYEK ?

Page 20: 1 Konsep Manajemen Proyek

Konsep Manajemen

Manajemen adalah:Rangkaian Kegiatan (dlm proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dlm rangka mencapai tujuan organisasi

Cara Manajemen: merencanakan jenis maupun bentuk/isi kegiatan anggota , mengorganisir, menjelaskan cara melakukan kegiatan, mengkoordinir dan mengevaluasi .

Page 21: 1 Konsep Manajemen Proyek

Defenisi Manajemen Proyek (H. Kerzner: 1982)

Kegiatan merencanakan, menggorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untk mencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan

Manjemen proyek menggunakan pendekatan sistem dengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horisontal

Page 22: 1 Konsep Manajemen Proyek

PROYEK dlm MANAJEMENSuatu kegiatan yg bersifat temporer

utk menghasilkan suatu produk atau layanan bersifat unik.

Temporer, berarti tdk terus-menerus (rutin)

Jelas tujuannya: suatu produk atau layanan

Page 23: 1 Konsep Manajemen Proyek

Manajemen Proyek diperlukan:Supaya target tercapaiIngin melakukan perubahan, dan atau

pengembanganMemerlukan kecepatan (not business

as usual)Ketika dibutuhkan Lintas sektoral,

karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.

Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik

Memerlukan terobosan.

Page 24: 1 Konsep Manajemen Proyek

Pebruari 2007IF 1483 - RPL

OverviewOverview

Beberapa pertanyaan:Apasaja komponen-komponen dari

manajemen proyek?Bagaimana perencanaan membantu di

dalam pengelolaan sumber daya proyek?Apakah peranan perencanaan (planning)

didalam memfasilitasi pengembangan software?

Page 25: 1 Konsep Manajemen Proyek

Tahapan Manajemen Proyek

Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi proyek)

Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)

Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya

Evaluasi: -monitoring – pengendalianAudit ProyekTerminasi: Penutupan proyek.

Page 26: 1 Konsep Manajemen Proyek

KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK

Perencanaan: pelaksanaan: Hasil/

Tujuan / indi- (Mob. SDM) output

kator capaian

Evaluasi

Page 27: 1 Konsep Manajemen Proyek

STRUKTUR KONSEP MANAJEMEN PROYEK

Rencana Pelaks Evaluasi

Biaya anggaran

Mutu/hasil kinerja Waktu Jadwal

Manajemen proyek

Page 28: 1 Konsep Manajemen Proyek

Pebruari 2007IF 1483 - RPL

Empat PPeople — elemen terpenting dari

kesuksesan suatu proyekProduct — sistem yang akan dibangunProcess — Sekumpulan framework

activities dan engineering tasks agar proyek berjalan

Project — Seluruh kerja/usaha yang dibutuhkan untuk mewujudkan suatu produk

Page 29: 1 Konsep Manajemen Proyek

Pebruari 2007IF 1483 - RPL

Empat PEmpat PProduct Factors

Novelty and Complexity of the ProblemQuality (Features, performance, reliability,

adaptability)

Project FactorsOrganization, Management, Tools

Process FactorsTasks, Work Products, Model

People FactorsPeople interacting successfully to build the

software.

Page 30: 1 Konsep Manajemen Proyek

SoftwareProduction

PlanningControlling

Effort Remaining

TasksCompleted

Schedule

Work Force

Needed

ProgressStatus

Human Resource

Management

Workforce Available

Page 31: 1 Konsep Manajemen Proyek

Proyek Software

• ukuran (size)

• batas akhir penyerahan produk (delivery deadline)

• anggaran dan beaya (budgets and costs)

• domain aplikasi

• teknologi yang diterapkan

• batasan sistem (system constraints)

• kebutuhan pengguna (user requirements)

• sumberdaya yang tersedia

Faktor yang mempengaruhi hasil akhir ...

Page 32: 1 Konsep Manajemen Proyek

Seputar Manajemen Proyek

staffing?

cost estimation?

project scheduling?

project monitoring?

other resources?

customer communication?

risk assessment?

product quality?

measurement?

Page 33: 1 Konsep Manajemen Proyek

MengelolaMengelolaWaktu (Time)Informasi (Information)Organisasi (Organization)Kualitas (Quality)Uang (Money)

Page 34: 1 Konsep Manajemen Proyek

INVESTASI PADA PROYEK

INVESTASI = PENANAMAN MODAL:

Penggunaan Sumber yang diharapkan akan memberi imbalan yg menguntungkan di masa yg akan datang

Page 35: 1 Konsep Manajemen Proyek

FAKTOR PERTIMBANGAN INVESTASI PADA PROYEK

1. MODAL YG DITANAM

2. BIAYA (Cost of the project)

3. MANFAAT (Benefit): * Jangka Pendek * Jangka Panjang

4. JANGKA WAKTU / UMUR EKONOMIS (Economics Life)

Page 36: 1 Konsep Manajemen Proyek

UKURAN / KRITERIA dlm ANALISA RENCANA INVESTASI pd PROYEK

1. UNDISCOUNTED - CRITERION: berapa nilai investasi saat ini (present value) diukur dg nilai uang saat ini, tdk mempersoalkan apa yg diperoleh di waktu yg akan datang

2. DISCOUNTED – CRITERION: * Mempertimbangkan keuntungan saat ini &

dikemudian hari * Semua biaya (cost) & manfaat (benefit)

diukur dg nilai uang saat ini, & mendiscount nilai dikemudian hari dg suatu discount factor, misalnya :

tingkat bunga

Page 37: 1 Konsep Manajemen Proyek

ALAT ANALISA UNDISCOUNTED - CRITERION

1. Membandingkan keuntungan dg tkt bunga yg berlaku : MEC (Marginal Efficiency of Capital) dan I (interest rate), Jika:

MEC lebih dari i rencana dpt diteruskan.

MEC kurang dari i rencana ditolak. MEC = i tercapai Break Event Point.2. Ranking by inspection : titik berat pd

selisih antara gross benefit (benefit kotor) dg biaya operasi & pemeliharaan

3. Payback period: didasarkan pd pelunasan biaya investasi oleh net benefit (benefit bersih)

Page 38: 1 Konsep Manajemen Proyek

ALAT ANALISA DISCOUNTED - CRITERION

1. Bila B/C lebih dari 1 maka dpt dilaksanakan

2. Bila B/C kurang dari 1 maka ditolak

3. Bila B/C = 1 maka tercapai break event

Page 39: 1 Konsep Manajemen Proyek

SASARAN & KENDALAdlm proses pencapaian

tujuan proyek:

1. Anggaran (besarnya biaya yg tlh ditetapkan utk dialokasikan)

2. Jadwal (perhitungan waktu yg hrs dipatuhi)

3. Harapan / Tujuan yang hrs terpenuhi

Page 40: 1 Konsep Manajemen Proyek

KEPUTUSAN INVESTASI PROYEK: Perlu Memperhitungkan ttg:

PERBANDINGAN (Ratio) ANTARA:

MANFAAT YG AKAN DIPEROLEH (Benefit)

dengan BIAYA YG HRS DIKELUARKAN (Cost)

Page 41: 1 Konsep Manajemen Proyek

PENGAWASAN & PENGENDALIAN PROYEK

Page 42: 1 Konsep Manajemen Proyek

Contoh: Pengelolaan & Pemantauan Proyek Pembangunan

Rapat rutin dilakukan utk memantau (secara ketat) perkembangan implementasi program-program pembangunan dan utk mengatasi problema- problema implementasi dgn segera.

Rapat rutin ini juga utk mengambil keputusan terhadap isu lisensi dan perijinan terkait dgn dunia usaha dan investasi (berkaitan dgn proyek-proyek pembangunan).

Rapat rutin ini menjadi “one stop center” utk pengambilan keputusan tsb (rapat terpadu).

Page 43: 1 Konsep Manajemen Proyek

Kata kunci:Rapat rutin pemantauan dan

pengendalian proyek.Pengendalian dlm rapat ini termasuk

pengatasan problema implementasi dengan segera dan keputusan diambil secara terpadu (lintas instansi).

Problema yg harus diatasi dgn segera dan terpadu adalah lisensi dan perijinan utk dunia usaha dan investasi.