07 pas - quick reference

Paket Aplikasi Sekolah (PAS)Jenjang Pendidikan SMA

Dokumentasi Sistem

Quick Reference

Departemen Pendidikan NasionalDitjen Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Atas

2009

DEPDIKNAS Ditjen Mandikdasmen - Dit. PSMA

Manual Paket Aplikasi Sekolah - SMA

DAFTAR ISI1 LINGKUNGAN APLIKASI ................................................................................................. 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 3 KEBUTUHAN HARDWARE DAN SOFTWARE ..................................................................................1 REGIONAL SETTING ............................................................................................................1 TATA CARA MELIHAT REGIONAL SETTING .................................................................................1 TATA CARA MENGUBAH REGIONAL SETTING...............................................................................2

KETERANGAN TOOLBAR ................................................................................................. 3 PETUNJUK OPERASI SINGKAT ....................................................................................... 4 3.1 3.2 3.3 3.4 TAHUN AJARAN..................................................................................................................4 TAHAPAN ENTRI DATA .........................................................................................................4 IDENTITAS SEKOLAH ...........................................................................................................5 ENTRI REFERENSI...............................................................................................................5

3.4.1 3.4.23.5 4

Daftar Tabel Referensi Terisi Data .............................................................................5 Daftar Tabel Referensi Belum Terisi Data ...................................................................6

ENTRI PEGAWAI .................................................................................................................6

ENTRI DATA PERIODIKAL .............................................................................................. 7 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 REFERENSI PERIODIKAL TAHUNAN...........................................................................................7 PENERIMAAN SISWA BARU ....................................................................................................7 PENENTUAN KELAS DAN NIS .................................................................................................8 REFERENSI PERIODIKAL SEMESTERAN ......................................................................................8 PERPINDAHAN SISWA ..........................................................................................................8 PERILAKU SISWA ................................................................................................................9 KERINGANAN DAN PEMBAYARAN SISWA ....................................................................................9 PENILAIAN HARIAN SISWA ....................................................................................................9 AKHIR PERIODE SEMESTER ...................................................................................................9 AKHIR PERIODE TAHUNAN ....................................................................................................9 PENUTUPAN TAHUN ANGARAN ..............................................................................................10

5 6

IMPOR DATA................................................................................................................. 10 EKSPOR DATA UNTUK PAS INTEGRATOR..................................................................... 11

Quick Reference



1 Lingkungan Aplikasi1.1 Kebutuhan Hardware dan SoftwarePAS dapat dijalankan dengan kebutuhan spesifikasi minimum sebagai berikut : Processor : Intel Pentium I Harddisk : 2 GB RAM : 128 MB Operating System : Windows 98 CD Rom Drive

1.2 Regional SettingAgar PAS dapat berjalan dengan baik, aplikasi PAS menuntut Setting untuk Regional Sebagai berikut: Decimal Symbol dengan karakter titik (.) Digit Grouping Symbol dengan karakter koma (,) List Separator dengan karakter koma (,) Short Date Format dengan format M/d/yyyy Dua poin pertama dari Regional Setting akan digunakan pada hampir Seluruh Subsistem PAS, sedangkan dua poin berikutnya hanya digunakan untuk Subsistem Impor saja.

1.3 Tata Cara Melihat Regional SettingUntuk mengatur Regional Setting pada komputer, bukalah Control Panel yang terdapat pada menu Start >> Settings >> Control Panel.

Quick Reference

Hal. 1



Setelah menu tersebut dijalankan, maka akan muncul window untuk Control Panel. Kliklah dua kali pada icon Regional Options pada Window 2000 atau Regional and Language Options pada Window XP.

1.4 Tata Cara Mengubah Regional SettingSetelah membuka window pengaturan Regional, klik pada tombol Customize. Dapat dilihat beberapa tab pilihan di dalamnya, antara lain Numbers, Currency, Time, dan Date.

Yang perlu diperhatikan disini hanya dua tab yaitu Numbers dan Date, untuk menyesuaikan dengan pengaturan pada bagian 1.1. Pada tab Numbers, akan terlihat pilihan untuk pengaturan Decimal Symbol, Digit Grouping Symbol dan List Separator, ubahlah sesuai dengan ketentuan pada bagian 1.1.

Quick Reference

Hal. 2



Pengaturan Regional yang terakhir yaitu Short Date Format untuk M/d/yyyy dapat di lihat pada tab Date. Ubahlah sesuai dengan pengaturan pada bagian 1.1.

2 Keterangan Toolbar1. Shell, icon , berfungsi untuk menampilkan menu aplikasi PAS. , berfungsi untuk menyembunyikan menu pada aplikasi PAS. , berfungsi untuk menampilkan window pemilihan Tahun Ajaran. , berfungsi untuk menampilkan window pemilihan Periode 2. Minimize Shell, icon 3. Tahun Ajaran, icon Pembelajaran. 5. Export LNS, icon Standard. 6. Exit Application, icon 7. Print, icon excel. 8. Print Preview, icon dicetak. 9. Add, icon 10. Insert, icon 11. Delete, icon 12. Save, iconQuick Reference

4. Periode Pembelajaran, icon

, berfungsi untuk menampilkan window Export LNS yang berfungsi

untuk mengeksport data pada modul aplikasi yang sedang berjalan menjadi Laporan Non , berfungsi untuk keluar dari aplikasi PAS.

, berfungsi untuk mencetak data ke printer atau ke file dengan format , berfungsi untuk melihat tampilan dari suatu form yang akan

, berfungsi untuk menambah data pada akhir posisi record. , berfungsi untuk menambah data pada akhir / tengah posisi record , berfungsi untuk menghapus data pada record yang aktif. , berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database.Hal. 3

(tergantung pada posisi record yang aktif).



13. First, icon sebelumnya. 15. Next, icon sesudahnya. 16. Last, icon 17. Query, icon 18. Sort, icon 19. Filter, icon

, berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi. , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke record

14. Previous, icon

, berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke record , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke akhir posisi. , berfungsi untuk menampilkan data berdasarkan kriteria yang diinginkan. , berfungsi untuk mengurutkan data sesuai dengan kolom yang dipilih. , berfungsi untuk menyaring data sesuai dengan fungsi yang diinginkan.

3 Petunjuk Operasi SingkatUntuk mengetahui petunjuk detil dapat dilihat pada manual operasional. Petunjuk operasi disini hanya menerangkan siklus data entri tanpa menjelaskan secara detil entri data yang harus dilakukan pada setiap menu.

3.1 Tahun AjaranSetelah Sukses Menginstalasi PAS, Entri data dapat dimulai pada Tahun Ajaran yang dipilih pada saat instalasi. Apabila Akan mengentrikan data-data Pegawai atau Siswa untuk tahun ajaran kurang dari Tahun Ajaran yang dipilih, maka entri WAJIB dimulai dari Pembentukan Identitas Sekolah pada Menu 2.1. PAS mendefinisikan satu Tahun Ajaran berjalan mulai tanggal 1 Juli sampai dengan 30 Juni.

3.2 Tahapan Entri DataEntri data dibagi menjadi dua bagian besar, yaitu Entri Data Pendukung dan Entri Data Periodikal. Entri Data Pendukung pada dasarnya tidak terlalu terkait dengan Tahun Ajaran. Akan tetapi hasil dari Entri Data Pendukung akan digunakan untuk Entri Data Periodikal. Dengan kondisi ini, maka Entri Data Pendukung harus dilakukan terlebih dulu dibandingkan Entri Data Periodikal. Yang termasuk ke dalam Entri Data Pendukung adalah Identitas Sekolah beserta data-data yang terkait dengannya, Referensi dan Pegawai. Baik Entri Data Pendukung dan Entri Data Periodikal, mempunyai tahapan entri data yang berarti keterurutan entri.

Quick Reference

Hal. 4



3.3 Identitas SekolahSetelah selesai melakukan instalasi PAS, mulailah Entri Data pada Pembentukan Identitas Sekolah (2.1). Bagi Sekolah yang terdaftar pada saat Pemilihan Pengguna PAS, lengkapi dan/atau ubah data-data yang belum sesuai dengan kondisi Sekolah. Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar, mulai dengan membentuk data Identitas yang baru. Setelah selesai dengan Pembentukan Identitas Sekolah, lanjutkan entri untuk Pemeliharaan Identitas Sekolah (2.2) dan Fasilitas Sekolah (2.3). Pencatatan Saldo Awal adalah untuk menyimpan data saldo awal keuangan yang dimiliki sekolah pada tahun ajaran berjalan. Untuk menginputkan saldo awal, dapat menjalankan menu 2.2.d. Input untuk Saldo awal hanya perlu dilakukan sekali saja, karena untuk tahun ajaran berikutnya input untuk Saldo awal akan dilakukan oleh fungsi Tutup Tahun Anggaran.

3.4 Entri ReferensiSetelah menyelesaikan Entri untuk Identitas Sekolah beserta data-data yang terkait dengannya, tahapan entri berikutnya adalah Referensi. Pada aplikasi PAS, tabel referensi terbagi atas dua jenis, yaitu tabel referensi tingkat nasional dan tabel referensi tingkat sekolah. Tabel referensi tingkat nasional adalah tabel referensi yang isinya akan sama untuk semua sekolah, sedangkan tabel referensi tingkat sekolah isi data akan berbeda untuk tiap sekolah. Ketika melakukan instalasi, tabel-tabel dengan jenis referensi tingkat nasional akan terisi dengan data-data. Untuk tabel-tabel dengan jenis referensi tingkat sekolah beberapa tabel akan diisikan dengan data awal dan beberapa lagi akan dikosongkan.

3.4.1 Daftar Tabel Referensi Terisi DataTabel referensi tingkat sekolah yang telah terisi data, dapat ditambah, dikurangi ataupun diubah oleh sekolah pengguna aplikasi PAS. Tabel-tabel yang telah terisi data adalah : Nama Referensi JENIS KALENDER AKADEMIK Deskripsi Isi Diisi oleh data-data Jenis Kalender Akademik seperti Libur Nasional, Libur Semester, Ujian Blok, Pembagian Laporan Hasil Belajar dan lain-lain Diisi dengan nama-nama hari dan status harinya (Libur atau Hari Belajar) Diisi dengan data-data jam belajar Diisi dengan data-data Asal SMP calon Menu di Aplikasi 1.2.1.1

HARI BELAJAR JAM PELAJARAN ASAL SEKOLAH PENDAFTARQuick Reference

1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.3.1Hal. 5



siswa dan siswa Diisi dengan data-data SMA asal dan/atau tujuan siswa ketika pindah sekolah PEKERJAAN ORANG TUA Diisi dengan data-data Jenis Pekerjaan Orang Tua Siswa MATA PELAJARAN MUATAN Mata Pelajaran yang diajarkan dengan LOKAL status Mata Pelajaran Muatan Lokal MATA PELAJARAN MUATAN Mata Pelajaran Muatan Lokal pada tiap-tap LOKAL PER PROGRAM Program Pengajaran PENGAJARAN KURIKULUM MUATAN LOKAL Mata Pelajaran Muatan Lokal JENIS TAGIHAN PENILAIAN Jenis Tagihan Penilaian BENTUK INSTRUMEN Bentuk Instrumen Penilaian PENILAIAN SUMBER BAHAN DAN ALAT Sumber Bahan dan Alat NILAI AFEKTIF Diisi degan data-data Nilai Afektif yang akan diberikan kepada Siswa EKSTRAKURIKULER Diisi degan data-data Kegiatan Ekstrakurikuler yang dapat diikuti oleh siswa MATA ANGGARAN Diisi dengan data-data Mata Anggaran yang digunakan oleh sekolah JENIS PEMBAYARAN SISWA Diisi dengan data-data Pembayaan yang akan dilakukan oleh Siswa seperti Pembayaran BP3 SEKOLAH SETINGKAT

1.2.3.2 1.2.3.5 1.2.4.1 1.2.4.2 1.2.4.3 1.2.4.4.1 1.2.4.4.2 1.2.4.4.3 1.2.4.4.4 1.2.4.4.5 1.2.6.1 1.2.6.2

3.4.2 Daftar Tabel Referensi Belum Terisi DataNama Referensi PENATARAN PENYAKIT HOBI SANKSI Deskripsi Isi Diisi dengan nama penataran yang pernah diikuti oleh pegawai Diisi dengan daftar penyakit yang diderita oleh siswa Diisi dengan jenis hobi siswa Diisi dengan jenis sanksi yang dapat diberikan kepada siswa berdasarkan jenis pelanggaran yang dilakukan Menu di Aplikasi 1.2.2.1 1.2.3.3 1.2.3.4 1.2.5.1

3.5 Entri PegawaiTahapan berikutnya adalah Entri data-data Pegawai. Pegawai terdiri dari bagian yaitu Guru (termasuk Kepala Sekolah) dan Tenaga Administrasi. Entri Data Pegawai dapat dilakukan pada Subsistem 03 PAS - Administrasi Kepegawaian. Data Pegawai baru diakui oleh PAS apabila minimal mempunyai satu data pada Riwayat Jabatan.

Quick Reference

Hal. 6



Apabila terdapat Pegawai yang tidak aktif (karena pensiun atau pindah), maka penonaktifan pegawai dapat dilakukan pada 3.2.3 untuk Guru dan 3.2.4 untuk Tenaga Administrasi.

4 Entri Data PeriodikalEntri Data Periodikal dimulai dari Referensi Priodikal. Referensi Periodikal dibagi menjadi Referensi Periodikal Tahunan dan Semesteran.

4.1 Referensi Periodikal TahunanReferensi yang harus diisi secara periodikal tahunan adalah : Nama Referensi Deskripsi Isi Menu di Aplikasi 1.3.1.1

AGENDA KEGIATAN BELAJAR Diisi dengan data-data Kalender Akademik MENGAJAR PROGRAM PENGAJARAN PER Program Pengajaran pada setiap tingkat 1.3.1.2 TINGKAT KELAS kelas yang dibuka pada tahun ajaran tertentu 1.3.1.3 IURAN SEKOLAH Jumlah Pembayaran untuk siswa yang berada Tingkat Kelas. Entri data untuk Pembayaran siswa didapat dari hasil POMG setiap tahunnya. 1.3.1.4 PENENTUAN KKM Penentuan Nilai Standar Ketuntasan Belajar Minimal untuk setiap Mata Pelajaran pada tingkatan Kelas tertentu ROMBEL Rombongan Belajar Siswa 1.3.1.5 Setelah menetapkan Referensi Periodikal, langkah selanjutnya adalah melaksanakan Penerimaan Siswa Baru, bagi sekolah yang menyelenggarakan Penerimaan Siswa Baru secara mandiri. Apabila Penerimaan Siswa Baru dikelola secara bersama-sama, maka Subsistem 04 PAS - Penerimaan Siswa Baru tidak perlu dijalankan.

4.2 Penerimaan Siswa BaruUntuk memulai Penerimaan Siswa Baru, lakukan Penentuan Kapasitas Penerimaan (4.1.1). Setelah menentukan Kapasitas Penerimaan, selanjutnya Calon Siswa sudah dapat mendaftar pada menu Pendaftaran Calon Siswa (4.1.2). Apabila sekolah menjalankan test sendiri selain Nilai UN untuk seleksi Calon Siswa, maka nilai gabungan UN dan hasil test dapat dientrikan pada menu Entri Hasil Test (4.1.3). Untuk sekolah yang tidak menyelenggarakan test tambahan sebagai sarana seleksi calon siswa maka menu Entri Hasil Test tidak perlu dilakukan. Menu berikutnya adalah Seleksi Calon Siswa(4.1.4) dan Pendaftaran Ulang Siswa Baru (4.1.5).Quick Reference Hal. 7



Untuk Sekolah yang tidak menyelenggarakan Penerimaan Siswa Baru secara mandiri, maka Siswa Baru dapat dientrikan pada Subsistem 05 PAS - Administrasi Siswa dan Alumni menu Data Awal Siswa Baru (5.1.1). Menu Data Awal Siswa Baru juga dapat digunakan untuk melengkapi data siswa yang berasal dari Penerimaan Siswa Baru. Pada saat akan mengentri data siswa, harap diingat bahwa tanggal siswa diterima di sekolah akan secara otomatis menempatkan Siswa pada tahun ajaran tertentu. Aplikasi PAS menerapkan tanggal 1 Juli sebagai tanggal awal Tahun Ajaran Baru.

4.3 Penentuan Kelas dan NISSetelah Mendapatkan Siswa baru (baik dari Penerimaan Siswa Baru, maupun dari Data Awal Siswa Baru), langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah : 1. Penentuan Jurusan untuk Siswa Kelas XI (6.1.1), dilakukan bila telah ada kenaikan kelas dari tahun ajaran sebelumnya. 2. Penentuan Kelas Siswa Baru / Kelas X (6.1.2). 3. Penentuan Kelas Siswa Lama kelas X, XI dan XII (6.1.3) , dilakukan bila telah ada kenaikan kelas dari tahun ajaran sebelumnya. 4. Penentuan NIS / Kelas X (6.1.5).

4.4 Referensi Periodikal SemesteranReferensi yang harus diisi secara periodikal semesteran adalah : Nama Referensi PENUGASAN GURU MENGAJAR JADWAL PELAJARAN PENETAPAN KKM Deskripsi Isi Penugasan Guru untuk mengajar Mata Pelajaran pada setiap tahunnya Jadwal Pelajaran untuk setiap rombel pada semester tertentu Penetapan SKBM Menu di Aplikasi 1.3.2.1 1.3.2.2 1.3.2.3

4.5 Perpindahan SiswaPerpindahan Siswa pada PAS adalah Menerima Siswa yang pindah dari Sekolah Lain, Mengeluarkan Siswa yang pindah ke sekolah Lain, Memberikan ijin Cuti kepada Siswa, Mencatat Siswa yang Putus Sekolah. Untuk menerima Siswa yang pindah dari Sekolah lain, yang perlu dilakukan adalah melakukan entri data Siswa Pindahan pada Subsistem 05 PAS - Administrasi Siswa dan Alumni menu Data Awal Siswa Pindahan (5.1.2). Setelah melakukan entri siswa pindahan, lanjutkan dengan menempatkan kelas bagi siswa pindahan di menu Penentuan Kelas Siswa Pindahan (6.1.4).Quick Reference Hal. 8



Siswa yang Cuti, Pindah dan Putus Sekolah dapat dicatatkan pada Subsistem 05 PAS - Administrasi Siswa dan Alumni Menu Data Siswa (5.1.2) di tab Data Cuti(5.1.2.i), Data Pindah Sekolah (5.1.2.j) dan Data Putus sekolah (5.1.2.k).

4.6 Perilaku SiswaPencatatan Perilaku Siswa yang dilayani oleh PAS adalah Absensi dan Pelanggaran. Untuk pencatatan Absensi dapat dilakukan pada Menu Absensi (6.2.1) dan Pelanggaran Siswa dapat dicatat pada Menu Pelanggaran (6.2.2).

4.7 Keringanan dan Pembayaran SiswaKeringanan dan pembayaran siswa dapat dicatat pada Subsistem 08 PAS Administrasi Keuangan Menu Pembayaran Siswa (8.1.1). Untuk mencatat Keringanan dapat dilakukan pada tab Keringanan (8.1.1.a), sedangkan pembayaran siswa dilakukan pada tab Pembayaran (8.1.1.b).

4.8 Penilaian Harian SiswaNilai Harian Siswa yang dapat dicatat pada PAS adalah Nilai Unjuk Kerja dan Portofolio (7.1.1), Lembar Pengamatan (7.1.2) dan Penilaian berdasarkan Tagihan (7.1.3).

4.9 Akhir Periode SemesterAkhir Periode Semester pada PAS ditandai dengan Perekapan Absensi Siswa yang dilakukan pada Subsistem 06 PAS - Administrasi Akademik menu Rekap Absensi Siswa (6.1.6). Setelah melakukan Rekap Absensi, langkah berikutnya adalah Entri Nilai Rapor (7.1.4). Setelah Semester I berakhir, pencatatan yang dibantu oleh PAS untuk Semester II dapat dilakukan dengan melakukan pengulangan kegiatan mulai dari bagian 4.4 Referensi Periodikal Semesteran pada Manual ini, sampai dengan bagian 4.9 Akhir Periode Semester.

4.10 Akhir Periode TahunanPada akhir Periode Tahunan, PAS akan membantu mencatat Siswa yang Naik Kelas (6.1.7.a), bagi siswa kelas X serta siswa kelas XI, Peserta UAN di Menu Penentuan Peserta UAN (6.1.7.b), Pencatatan Nilai UAN (7.1.5), Pencatatan Nilai STTB (7.1.6) dan Kelulusan Siswa bagi siswa Kelas XII (6.1.7.a).

Quick Reference

Hal. 9



4.11 Penutupan Tahun AngaranSetelah seluruh rangkaian Periodikal dilalui, Penutupan Tahun Anggaran (8.3) wajib dilakukan agar Tahun Ajaran dapat dinaikan ke Tahun Ajaran berikutnya.

5 Impor DataUntuk langkah-langkah dalam melakukan import data dapat di lihat lebih lengkap dalam Manual Operasional 09 Manual Import. Berikut beberapa petunjuk yang harus di perhatikan dalam melakukan Import. 1. Import data harus dilakukan oleh Administrator. 2. File import haruslah disimpan dalam format .csv. 3. Setiap kolom yang berwarna pink wajib diisi, sedangkan untuk yang berwarna putih tidak. 4. Baris pertama pada kolom menerangkan tentang nama field, dan baris kedua menerangkan tentang tipe data dari field.

5. Tipe data CHAR dan VARCHAR dapat diisi dengan karakter sebanyak nilai yang terdapat dalam tanda kurung. Misalnya VARCHAR(12) berarti kolom tersebut dapat diisi maksimum sebanyak 12 karakter. 6. Tipe data TINYINT diisi angka dengan nilai antara -128 sampai dengan 127. 7. Tipe data SMALLINT diisi angka dengan nilai antara -32768 sampai dengan 32767. 8. Tipe data DECIMAL(M,D) diisi angka dengan nilai antara M sampai dengan +M, dimana M adalah angka dengan batas jumlah digit adalah 65. D adalah batas jumlah digit koma yang dapat diberikan. Misalnya, DECIMAL(8,2) berarti kolom tersebut dapat diisi dengan bilangan apapun antara -99999999,99 sampai dengan +99999999,99. 9. Untuk kolom seperti gambar dibawah ini, data yang harus di isi yaitu kode dari nilai yang di inginkan. Misalnya, untuk mengisi kolom kd_gol_darah yang di isi bukanlah A, B atau AB melainkan 1 untuk A, 2 untuk B, dan 3 untuk AB.

Quick Reference

Hal. 10



10. Kolom dengan dua kode huruf haruslah menggunakan format TEXT. 11. Selain pengisian kolom dengan kode dan text, juga akan ditemui beberapa kolom yang dapat diisi dengan menggunakan query langsung ke database. Bentuk kolom ini biasanya bertuliskan data dapat diimpor dari NAMA_KOLOM, dimana NAMA_KOLOM yaitu nama kolom pada database yang berisi nilai untuk kolom yang bersangkutan, seperti contoh gambar berikut.

12. Setelah semua data diisi, hapuslah baris pertama dan kedua, karena tidak diperlukan pada saat mengimpor data. Baris pertama dan kedua hanya digunakan sebagai alat bantu pada saat pengisian data pada kolom. 13. Terakhir, simpanlah file dalam bentuk CSV. Setelah file tersimpan maka siap untuk dilakukan impor data.

6 Ekspor Data untuk PAS IntegratorLangkah-langkah dalam melakukan expor data untuk keperluan PAS Integrator adalah sebagai berikut: 1. Didalam aplikasi, pilih menu File >> Export Data atau pada toolbar yang bergambar . 2. Maka akan muncul windows Export Data:

Quick Reference

Hal. 11



3. Untuk memulai proses Export Data, klik tombol Start. Akan ada konfirmasi proses

Tunggulah sampai ada pesan informasi bahwa proses export telah selesai

4. Untuk menghentikan proses Export Data, klik tombol Stop. Tombol ini akan aktif apabila proses telah berjalan. 5. Untuk keluar dari modul Export Data, klik pada tombol Keluar.

Quick Reference

Hal. 12

07 pas - quick reference

Documents