BAB VI

ANALISIS KELEMAHAN SISTEM LAMA

6.1 IDENTIFIKASI MASALAH

Pada tahapan analisis system, analisis mempunyai tugas mendefinisikan masalah

system, melakukan studi kelayakan, dan menganalisis kebutuhan system yang akan

dikembangkan. Masalah yang dipelajari analisis system adalah masalah yang dihadapi

pengguna. (Sumber: Hanif Al Fatta)

Dalam mempelajari masalah ini, maka analisis bekerjasama dengan pemakai untuk

mendapatkan permasalahan secara kasar. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:

1. Mendefinisikan batasan dan saran

2. Mendefinisikan penyebab yang dihadapi pemakai

3. Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan

4. Mengidentifikasi pengguna akhir

5. Memilih prioritas penanganan masalah

6. Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar

7. Membuat laporan hasil pendefinisian masalah

6.2 SASARAN DAN BATASAN SISTEM INFORMASI

1. Peningkatan kinerja

2. Efektifitas informasi

3. Penurunan biaya

4. Peningkatan keamanan aplikasi

5. Peningkatan efisiensi

6. Peningkatan pelayanan pada pelanggan

Penyimpangan dari keenam sasaran inilah yang menimbulkan masalah pada system

informasi. Batasan system adalah lingkungan yang membatasi aplikasi, misalnya peraturan

-peraturan siapa yang boleh menggunakan system, dan siapa yang tidak boleh. (Sumber:

Hanif Al Fatta)

5

6.3 MASALAH DALAM SISTEM INFORMASI

Masalah dalam system informasi adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari

sasaran system informasi, bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan,

misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif, atau system informasi

tidak aman. Biasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan, misalnya:

a. Apakah system informasi ini dapat meningkatkan kinerja?

b. Apakah system informasi ini dapat menurunkan biaya?

c. Apakah system informasi ini dapat meningkatkan keamanan?

d. Apakah system informasi ini dapat menurunkan pemborosan?

e. Apakah system informasi ini dapat meningkatkan penjualan?

f. Apakah system informasi ini dapat meningkatkan pelayanan?

6.4 ANALISIS PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi,

ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal

dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan

Service). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting

karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari

masalah utama saja. (Sumber: Hanif Al Fatta)

6

STUDI KASUS

Berikut adalah contoh hasil analisis PIECES yang dilakukan pada system informasi

penggajian pada BBTKLPPM (Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan

Pemberantasan Penyakit Menular) Yogyakarta.

A. ANALISIS KINERJA (PERPORMANCE)

Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran

segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap

(response time) dari suatu system. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan

jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada

BBTKLPPM. (Sumber: Hanif Al Fatta)

Kelemahan:

1. Keterlambatan pemberian informasi mengenai jumjah anak yang bertambah

membuat bendahara gaji harus melakukan mengitungan ulang gaji dengan

menambahkan jumlah tunjangan anak. Hal tersebut akan memperlambat kinerja

proses.

2. Adanya kenaikan pangkat pegawai yang menyebabkan bendahara gaji harus

meminta kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya, sehingga akan semakin

memperpanjang waktu tanggap.

B. ANALISIS PROSES (INFORMATION)

Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan oleh manajemen didalam pengambilan keputusan.

Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting karena dengan informasi pihak

manajemen akan merencanakan langkah selanjutnya. (Sumber: Hanif Al Fatta)

Kelemahan:

Tidak adanya slip gaji pegawai membuat pegawai tidak mengetahui informasi perincian

gaji yang diterima secara keseluruhan.

7

C. ANALISIS EKONOMI (ECONOMIC)

Adalah penilaian system atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan

dari system yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional

dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan

bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai

informasi dan keputusan yang dihasilkan. (Sumber: Hanif Al Fatta)

Kelemahan:

Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi system penggajian yang lebih baik dan

mudah penggunaannya maka harus membeli perangkat lunak untuk aplikasi tersebut

dengan harga yang mahal.

D. ANALISIS KEAMANAN (SECURITY)

System keamanan yang digunakan harus mengamankan data dari kerusakan,

misalnya dengan membuat back up data. Selain iti system keamanan juga harus dapat

mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan memberi password

pada form aplikasi dan database. (Sumber: Hanif Al Fatta)

Kelemahan:

Keamanan aplikasi system penggajian pada BBTKLPPM belum begitu diperhatikan

sehingga bisa dilihat oleh pihak lain.

E. ANALISIS EFESIENSI (EFICIENCY)

Behubungan dengan sumber daya yang ada gunanya untuk meminimalkan

pemborosan. Efisiensi dari system yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal

atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan,

ruang, dan keterlambatan pengolahan data. (Sumber: Hanif Al Fatta)

Kelemahan:

Apabila bendahara gaji BBTKLPPM yang mengurusi system penggajian berhalangan

hadir saat penggajian dilaksanakan, maka proses penggajian akan terhambat karena tidak

ada pengganti system penggajian tersebut.

8

F. ANALISIS LAYANAN (SERVICE)

Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik.

Peningkatan pelayanan terhadap system yang dikembangkan akan memberikan:

1. Akurasi dalam pengolahan data

2. Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan output

3. Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal

4. Sistem mudah pakai

5. Mampu mengkoordinasi aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.

Kelemahan:

Proses penyerahan gaji masih menggunakan system manual sehingga memungkinkan

terjadinya antrian dalam penerimaan gaji.

9

Berikut adalah perbedaan system lama dengan system yang baru:

JENIS ANALISIS KELEMAHAN SISTEM LAMA SISTEM YANG DIAJUKAN

PERPORMANCE Sistem penggajian secara manual

berpotensi menimbulkan

kesalahan dalam pemrosesan data

dan memakan banyak waktu.

Sistem berbasis computer

dengan menggunakan

perangkat lunak untuk

proses penghitungan secara

otomatis.

INFORMATION Sistem penggajian secara manual

menyebabkan proses informasi

berlangsung lama.

Teknologi berbasis

computer memproses

informasi akan berlangsung

secara cepat.

ECONOMIC Dalam jangka panjang biaya yang

dibutuhkan akan cukup besar

karena harus mengeluarkan biaya

untuk penggajian bagian

keuangan.

Dalam jangka pendek biaya

yang dibutuhkan akan

cukup besar. Tetapi untuk

jangka panjang lebih sedikit

karena hanya mengeluarkan

biaya perawatan computer.

CONTROL Sistem penggajian secara manual

akan sulit melakukan control

karena pemrosesan data

dilakukan oleh manusia dan

kemungkinan terjadinya

kesalahan sangat besar.

Sistem berbasis computer

akan memudahkan control

sehingga kemungkinan

terjadinya kesalahan dapat

ditekan.

EFICIENCY Sistem penggajian secara manual

kurang efisien karena perlu

melakukan dokumentasi secara

manual.

Sistem berbasis computer

lebih efisien karena

dokumentasi dilakukan

secara otomatis.

SERVICES Pelayanan pada karyawan akan

memakan banyak waktu karena

harus menunggu pemrosesan

data.

Pelayanan pada karyawan

akan lebih cepat karena

pemrosesan dan pengecekan

data dilakukan dengan

computer.

10

RANGKUMAN

1. Analisis kebutuhan system menitikberatkan pada bagaimana mengidentifikasi

kelemahan yang dijumpai pada system lama. Untuk mempermudah cara

melakukannya, ditawarkan cara analisis dengan kerangka PIECES yang

menguraikan analisis ke dalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu PERPORMANCE,

INFORMATION, ECONOMIC, CONTROL, EFICIENCY, dan SERVICES.

2. Hasil analisis PIECES adalah dokumen kelemahan system yang menjadi

rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus dibuat pada system yang akan

dikembangkan.

11