00 manual mutu rev 2015

SISTEM MANAJEMEN MUTU DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M D A N P E R U M A H A N R A K Y A T

D I R E K T O R A T J E N D E R A L S U M B E R D A Y A A I R Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru, Jakarta Selatan, Telp. ( 021 ) 7222804, Fax. ( 021 )

7261956

DJSDA–MM-000/REV.01

DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

No. Dokumen DJSDA- MM- 000 / Rev.1

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

MANUAL MUTU Halaman i / vi

Paraf

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

DAN PERUMAHAN RAKYAT


LEMBAR PENGESAHAN

JABATAN

TANDA TANGAN TANGGAL

DISUSUN OLEH

UNIT JAMINAN MUTU – DITJEN.SDA

DIPERIKSA OLEH

SES.DITJEN. SUMBER DAYA AIR WAKIL MANAJEMEN

DISAHKAN OLEH

DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIR PIMPINAN PUNCAK

STATUS DOKUMEN

STATUS DOKUMEN

NO. DISTRIBUSI

TANGGAL

TERKENDALI


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

MANUAL MUTU Halaman ii / vi

Paraf




DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

NOMOR UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI

001

002

003

004

005

006

007

008

009

010

011

012

013

014

015

016

017

018

019

020

021

022

023

024

025

026

027

028

029

030

031

032

033

034

035

036

037

038

039

040


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

MANUAL MUTU Halaman iii / vi

Paraf




SEJARAH DOKUMEN

No

TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

1

2

25-10-05

25-03-15

Revisi 0 :

Terbit perdana sebagai Manual Mutu (DJSDA-MM-

000/Rev.0)

Revisi 01 :

Menjadi Manual Mutu (DJSDA-MM-000/Rev.01)

setelah dilakukan penyesuaian dengan standar dan

peraturan perundangan yang menjadi acuan normatif

yaitu :

o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008

o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem

Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum

o Perpres RI No.7 Tahun 2015, tentang Organisasi

Kementerian Negara

o Perpres RI No.15 Tahun 2015, tentang Kementerian

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

o Surat Menteri PAN-RB Republik Indonesia

No.B/1065/M.PANRB/03/2015, tanggal 27 Maret

2015, perihal Rancangan Peraturan Menteri

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

MANUAL MUTU Halaman iv / vi

Paraf




DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... … … … … … … … … … … … … … … … … …. …… i

Daftar Distribusi Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … .…… ii

Sejarah Dokumen … … … … … … … … … … … … … … … … … … …… iii

Daftar Isi … … … … … … … … … … … … … … … … … … …… iv

1. PENDAHULUAN … … … … … … … .… … … … … … … … … … ……… 1

1.1 Umum … … … … … … … … … … … … … … … … … ………. 1

1.2 Tugas dan Fungsi Organisasi … … … … … … … … … … … … ………. 2

1.3 Visi dan Misi … … … … … … … … … … … … … … … … … … ……. 2

1.4 Ruang Lingkup … … … … … … … … … … … … … … … … … … ……. 3

2. ACUAN NORMATIF … … … … … … … … … … … … … … … … … ………. 3

3. DEFINISI DAN PERISTILAHAN … … … … … … … … … … … … ……… 3

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR .... 8

4.1 Persyaratan Umum … … … … … … … … … … … … … … … ……… 8

4.2 Persyaratan Dokumentasi … … … … … … … … … … … … … … ………. … 10

4.2.1 Umum … … … … … … … … … … … … … … … ……… 10

4.2.2 Manual Mutu … … … … … … … … … … … … … … … ………. 11

4.2.3 Pengendalian Dokumen … … … … … … … … … ……… … 11

4.2.4 Pengendalian Rekaman … … … … … … … … … … ……… 12

5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN … … … … … … … … … ……… … 12

5.1 Tanggungjawab Manajemen … … … … … … … … … ………. … 12

5.2 Fokus pada Pelanggan … … … … … … … … … ………. … 13

5.3 Kebijakan Mutu … … … … … … … … … ……… … 14

5.4 Perencanaan … … … … … … … … … ……… … 14

5.4.1 Sasaran Mutu … … … … … … … … … ……… … 14

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu … … … … … … … ……… … 14

5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi … … … … … … … …..… … 15

5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang … … … … … … … ……….. … … … 15

5.5.2 Wakil Manajemen … … … … … … … … ……… … … 15


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

MANUAL MUTU Halaman v / vi

Paraf




5.5.3 Komunikasi Internal … … … … … … … … … …..… … 16

5.6 Kaji Ulang Manajemen … … … … … … … … ……… … … 22

5.6.1 Umum … … … … … … … … ……… … … 22

5.6.2 Masukan (input) Kaji Ulang Manajemen … … … … … … ……… … … 22

5.6.3 Keluaran (output) Kaji Ulang Manajemen … … … … … … ……… … 22

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA … … … … … … … … … ……… … 23

6.1 Penyediaan Sumber Daya … … … … … … … … … ……… … 23

6.2 Sumber Daya Manusia … … … … … … … … … ……… … 23

6.2.1 Umum … … … … … … … … … ……… … 23

6.2.2 Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian… … … … … … … … ……… … 23

6.3 Sarana dan Prasarana … … … … … … … … … ……… … 24

6.4 Lingkungan Kerja … … … … … … … … … ……… … 24

7. REALISASI HASIL PEKERJAAN (PRODUK) … … … … … … … … … ….. ……….. 25

7.1 Perencanaan Realisasi Hasil Pekerjaan (Produk) … … … … … … … ………... 25

7.2 Proses yang berkaitan dengan Pelanggan … … … … … … … ………. 25

7.2.1 Penetapan Persyaratan berkaitan dengan Hasil Pekerjaan (Produk) …… 25

7.2.2 Tinjauan (Review) berkaitan dengan Hasil Pekerjaan (Produk) ……….. 26

7.2.3 Komunikasi Pelanggan … … … … … … … … … … ……… 26

7.3 Disain dan Pengembangan … … … … … … … … … … …..… 27

7.4 Sosialisasi / Pelatihan / Bimbingan Teknis … … … … … … … … … ……… 27

7.5 Pengadaan … … … … … … … … … … ……… 28

7.6 Proses dan Pelaksanaan Kegiatan … … … … … … … … … … …..… 28

7.6.1 Pengendalian Proses dan Pelaksanaan Kegiatan … … … … ……… … 28

7.6.2 Validasi Proses dan Pelaksanaan Kegiatan … … … … ………. … 29

7.6.3 Identifikasi dan Mampu Telusur … … … … … … … … … ……… … 29

7.6.4 Pengelolaan Barang Milik negara … … … … … … … … … …..… …… 29

7.6.5 Pemeliharaan hasil Pekerjaan … … … … … … … … … ……… … 30

7.7 Pengendalian Sarana Monitoring dan Pengukuran … … … … … … …..… 30

8. PENGUKURAN ANALISIS DAN PERBAIKAN … … … … … … … … … ……. … 31

8.1 Umum … … … … … … … … … …… … … 31

8.2 Monitoring dan Pengukuran … … … … … … … … … … … …….. 31

8.2.1 Kepuasan Pelanggan … … … … … … … … … … … …….. 31


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

MANUAL MUTU Halaman vi / vi

Paraf




8.2.2 Audit Internal … … … … … … … … … … … …….. 32

8.2.3 Monitoring dan Pengukuran Proses … … … … … … … …. … …….. 32

8.2.4 Monitoring dan Pengukuran Hasil Pekerjaan (Produk) … … … … ……. 33

8.3 Pengendalian Hasil Pekerjaan (Produk) Tidak Sesuai … … … … … ……. … 33

8.4 Analisis Data … … … … … … … … … … ….… … 33

8.5 Perbaikan … … … … … … … … … … …..… … 34

8.5.1 Perbaikan Berkelanjutan … … … … … … … … … ……. … … 34

8.5.2 Tindakan Korektif … … … … … … … … … ….… … … 35

8.5.3 Tindakan Pencegahan … … … … … … … … … ….… … … 35


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

MANUAL MUTU Halaman 1 / 38

Paraf




MANUAL MUTU


1. PENDAHULUAN

1.1. Umum

Manual Mutu adalah dokumen mutu di tingkat Eselon I yang diperlukan untuk

mengatur penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Unit Kerjanya

sesuai tugas dan fungsinya (Permen PU No.04/PRT/M/2009, BAB IV butir 4.2.3)

Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air ini disusun dalam rangka

penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air sebagaimana yang diamanatkan oleh Permen PU No.04/PRT/M/2009,

tanggal 16 Maret 2009, tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen

Pekerjaan Umum.

1.2. Tugas dan Fungsi Organisasi

1.2.1 Tugas

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air memiliki tugas menyelenggarakan

perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan sumber

daya air sesuai dengan ketentuan perundang-undangan

1.2.2. Fungsi

Dalam melaksanakan tugasnya Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

menyelenggarakan fungsi :

a) Perumusan kebijakan di bidang konservasi sumber daya air dan

pengendalian daya rusak air pada sumber air permukaan, dan

pendayagunaan air tanah sesuai dengan ketentuan perundang-

undangan


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




b) Pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan sumber daya air

yang terpadu dan berkelanjutan sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan

c) Penyusunan norma, standar, pedoman dan kriteria di bidang

pengelolaan sumber daya air

d) Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pengelolaan

sumber daya air

e) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pengelolaan

sumber daya air

f) Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Sumber Daya Air,

dan

g) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri

1.3. Visi dan Misi

1.3.1. Visi 2015 - 2019

Terwujudnya Indonesia Yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian,

Berlandaskan Gotong Royong

1.3.2. Misi 2015 - 2019

a) Melaksanakan pembangunan infrastuktur pekerjaan umum dan

perumahan rakyat untuk mendukung produktivitas rakyat dan daya

saing di pasar internasional

b) Melaksanakan pembangunan infrastuktur pekerjaan umum dan

perumahan rakyat untuk mendukung prtumbuhan ekonomi nasional

c) Melaksanakan pembangunan infrastuktur pekerjaan umum dan

perumahan rakyat yang merata dan berkeadilan dalam rangka

mendukung kawasan perbatasan, daerah tertinggal, kota dan desa,

serta kawasan timur Indonesia


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




1.4. Ruang Lingkup

Manual Mutu ini diberlakukan kepada seluruh unit kerja dan pelaksana kegiatan

yang menjadi tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

sebagaimana yang ditetapkan dalam Perpres RI No. 15 Tahun 2015, tentang

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang meliputi :

o Sekretariat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

o Direktorat – Direktorat

o BBWS / BWS

o Seluruh Satuan Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air,

serta SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota

Penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air mencakup seluruh pasal (klausul) yang dipersyaratkan oleh Standar

ISO 9001:2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/2009, dengan pengecualian

sebagai berikut :

o Pasal (klausul) 7.5.4 Milik Pelanggan (Customer property)

Dalam merealisasikan kegiatan, tidak ada barang milik pelanggan yang

dilibatkan selama proses berlangsung

2. ACUAN NORMATIF

o Perpres RI No. 15 Tahun 2015, tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat

o Permen PU No.04/PRT/M/2009, tanggal 16 Maret 2009, tentang Sistem

Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum.

o Standar ISO 9001 : 2008 dan/atau SNI 19.9001 : 2008

o Standar ISO 9000 : 2005 dan/atau SNI ISO 9000 : 2008

o Standar ISO 10013-1996 dan/atau SNI 19-1001-1996, tentang pedoman untuk

pengembangan Manual Mutu


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




3. DEFINISI DAN PERISTILAHAN

3.1. Mutu : adalah gambaran karakteristik menyeluruh dari

barang/jasa yang menunjukkan kemampuan-

nya dalam pemenuhan persyaratan yang

ditentukan dan/atau yang tersirat

Catatan :

Istilah mutu dapat dipakai dengan kata sifat

seperti buruk, baik dan/atau baik sekali

3.2. Sistem Manajemen : adalah Sistem untuk menetapkan kebijakan dan

sasaran serta untuk mencapai sasaran itu.

3.3. Sistem Manajemen Mutu : adalah Sistem Manajemen untuk mengarahkan

dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu

3.4. Manajemen : adalah kegiatan terkoordinasi untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi

3.5. Manajemen Mutu : adalah kegiatan terkoordinasi untuk


dalam hal mutu

Catatan :

Pengarahan dan pengendalian yang terkait

dengan mutu meliputi : penetapan kebijakan

mutu, sasaran mutu, perencanaan mutu,

pengendalian mutu, pemastian mutu dan

perbaikan mutu

3.6. Kebijakan Mutu : adalah maksud dan arahan secara menyeluruh

sebuah organisasi yang terkait dengan mutu

seperti yang dinyatakan secara resmi oleh

manajemen puncak

3.7. Sasaran Mutu : adalah sesuatu yang ingin dicapai, atau dituju,

berkaitan dengan mutu

3.8. Perencanaan Mutu : adalah bagian dari manajemen mutu yang

difokuskan pada penetapan sasaran mutu dan

merincikan proses operasional dan sumberdaya


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




yang terkait yang diperlukan untuk memenuhi

sasaran mutu

Catatan :

Menetapkan Rencana Mutu (QualityPlan) me-

rupakan bagian dari perencanaan mutu

3.9. Pengendalian Mutu : adalah bagian dari manajemen mutu yang

difokuskan pada pemenuhan persyaratan mutu

3.10. Pemastian / Penjaminan Mutu : adalah bagian dari manajemen mutu

yang difokuskan pada pemberian keyakinan

(quality assurance)bahwa persyaratan mutu

akan dipenuhi.

3.11. Perbaikan Mutu : adalah bagian dari manajemen mutu yang

difokuskan pada peningkatan kemampuan

memenuhi persyaratan mutu

Catatan :

Persyaratan dapat dikaitkan pada aspek apapun

seperti : efektifitas, efisiensi dan ketertelusuran

3.12. Efektifitas : adalah hubungan antara kegiatan yang

direncanakan dengan hasil yang dicapai

3.13. Efisiensi : adalah hubungan antara hasil yang dicapai

dengan sumberdaya yang dipakai

3.14. Ketertelusuran : adalah kemampuan untuk menelusur riwayat,

aplikasi atau lokasi dari sesuatu yang sedang

dipertimbangkan

Catatan :

Pada saat mempertimbangkan mengenai suatu

hasil pekerjaan/produk, maka mampu telusur

(traceability) dapat berkaitan dengan :

o Asal muasal bahan/material produk/hasil

pekerjaan tersebut

o Riwayat proses s/d menghasilkan produk

o Distribusi produkdan tempat produk setelah

penyerahan


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




3.15. Perbaikan berkesinambungan : adalah kegiatan yang terus menerus

dilakukan untuk meningkatkan kemampuan

memenuhi persyaratan mutu

3.16. Pelanggan : adalah organisasi atau orang yang menerima

produk / hasil pekerjaan

Catatan :

o Pelanggan Internal adalah pihak-pihak yang

terkait dengan proses selanjutnya dalam

suatu kegiatan di lingkungan Direktorat

Jenderal SDA

o Pelanggan Eksternal adalah pihak-pihak luar

yang terkait dengan kegiatan di lingkungan

Direktorat Jenderal SDA

3.17. Pihak yg berkepentingan :adalah orang atau kelompok yang memiliki

kepentingan pada kinerja atau keberhasilan

organisasi

3.18. Unit Kerja : Unit Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal SDA

meliputi :Direktorat Jenderal SDA, Sekretariat

Direktorat Jenderal SDA, Direktorat Bina

Program, Direktorat Sungai & Pantai, Direktorat

Irigasi & Rawa, Direktorat Bina Penatagunaan

Sumber Daya Air, Direktorat Bina Operasi &

Pemeliharaan

3.19. Unit Pelaksana Kegiatan : adalah Satuan Kerja Pelaksana Kegiatan

(SNVT/SKS/PPK) yang berada di lingkungan

Direktorat Jenderal SDA, yang kegiatannya

dibiayai oleh Pemerintah berdasarkan ketentuan

peraturan yang berlaku

3.20. Satuan Kerja : Satuan Kerja Yang selanjutnya disebut Satker

adalah organisasi / lembaga pada Pemerintah

yang bertanggungjawab kepada Menteri dan

menyelenggarakan kegiatan yang dibiayai oleh

Pemerintah

3.21. Manajemen Puncak : adalah orang atau kelompok orang yang



Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




3.22. Pimpinan Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan : adalah pejabat yang


pada level tertinggi pada masing-masing Unit

Kerja / Pelaksana Kegiatan

3.23. Pengelola Sistem Manajemen Mutu :adalah pejabat-pejabat yang ditunjuk

oleh Pimpinan Puncak yang bertanggung jawab

danuntuk mengelola penyelenggaraan Sistem

Manajemen Mutu pada masing-masing Unit

Kerja / Pelaksana Kegiatan

Catatan :

Pengelola Sistem Manajemen Mutu terdiri dari :

o Penjamin Mutu,terdiri dari :

Wakil Manajemen

Pengendali Dokumen

o Pengelola Audit Internal

3.24. Wakil Manajemen : adalah pejabat yang ditetapkan oleh manajemen

puncak organisasi / unit kerja yang

bertanggungjawab atas penyelenggaraan dan

peningkatan Sistem Manajemen Mutu di

lingkungan masing-masing Unit Kerja /

Pelaksana Kegiatan

3.25. Unit Penjamin Mutu : adalah bagian/unit dari manajemen yang

difokuskan untuk membantu Pimpinan Unit

Kerja/Pelaksana Kegiatan c.q Wakil Manajemen

dalam hal Pengelolaan Sistem Manajemen Mutu

pada masing-masing Unit Kerja/ Pelaksana

Kegiatan

3.26. Pengendali Dokumen : adalah pejabat yang bertanggungjawab

terhadap pengendalian dokumen yang berkaitan

dengan penyelenggaraan Sistem Manajemen

Mutu pada masing-masing Unit Kerja /

Pelaksana Kegiatan.

Pejabat Pengendali Dokumen ditetapkan oleh

Pimpinan Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




3.27. Pengelola Audit Internal : adalah pejabat yang bertanggungjawab

terhadap pengelolaan kegiatan Audit Mutu

Internal dan memiliki kompetensi untuk

mengkoordinasikan kegiatan Audit Mutu Internal

pada masing-masing Unit Kerja/ Pelaksana

Kegiatan.

Pejabat Pengelola Audit Internal ditunjuk oleh

Pimpinan Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan

dengan memperhatikan aspek kompetensi.

3.28. Kompetensi : adalah kemampuan yang diperagakan untuk

menerapkan pengetahuan dan ketrampilan

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

4.1. Persyaratan Umum

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air telah berkomitmen untuk menetapkan,

mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu,

dan secara berkesinambungan melakukan upaya-upaya guna meningkatkan

tingkat efektifitasnya seperti yang dipersyaratkan oleh acuan normatifnya,

yaitu Standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/2009.

Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air, ditetapkan hal-hal sebagai berikut :

a) Menetapkan urutan dan interaksi antar proses yang diperlukan untuk

Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya pada seluruh unit kerja di

lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air. Struktur organisasi

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, termasuk uraian tugas,

tanggungjawab dan wewenang mengacu pada Perpres RI No. 15 Tahun

2015 tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Pendekatan proses diperlukan untuk meningkatkan efektifitas penerapan

Sistem Manajemen Mutu guna menyelaraskan hubungan antara

pendekatan proses dengan pendekatan fungsional pada unit kerja dan


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




pelaksana kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

maka proses dan interaksi tersebut ditampilkan dalam diagram Model

Pendekatan Proses, seperti yang ditampilkan pada Gambar 1.

b) Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan

bahwa pengoperasian dan pengendalian proses dilakukan secara efektif

dan efisien

c) Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan

untuk mendukung pengoperasian dan pengendalian proses tersebut

d) Melakukan monitoring, pengukuran dan analisis atas proses tersebut, dan

melakukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil pekerjaan /

produk seperti yang direncanakan

e) Melakukan tindakan korektif dan tindakan pencegahan yang

berkesinambungan terhadap proses tersebut.


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




Proses tersebut dikelola sesuai dengan acuan normatif, yaitu Standar ISO

9001 : 2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/ 2009.

Gambar 1 :

Diagram interaksi antar proses dengan kegiatan dalam rangka penerapan Sistem

Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

PE

LA

NG

GA

N

PE

LA

NG

GA

N

Tanggungjawab

Manajemen

Manajemen

Sumber daya

Pengukuran, Analisis

dan Peningkatan

Pemrograman &

Penganggaran

Operasi &

Pemeliharaan Perencanaan

Teknis

Pelaksanaan

INPUT

OUTPUT

Produk

Kepuasan

Persyaratan

Informasi

Kegiatan yang ber nilai tambah

PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

SECARA BERKELANJUTAN


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




Penjelasan :

Diagram interaksi antar proses dengan kegiatan tersebut diatas adalah mengacu

pada Model Sistem Manajemen Mutu berdasarkan proses dari Standar SNI ISO

9001:2008.

Model tersebut menggambarkan keterkaitan proses yang disajikan dalam Klausul-

klausul yang meliputi : Klausul 4 : Sistem Manajemen Mutu, Klausul 5 : Tanggung-

jawab Manajemen, Klausul 6 : Manajemen Sumber daya, Klausul 7 : Realisasi Produk

dan Klausul 8 : Pemantauan dan Pengukuran.

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air dalam melaksanakan Tugas Pokok dan

Fungsinya yang meliputi : Pemrograman dan Penganggaran, Perencanaan Teknis,

Pelaksanaan dan Operasi & Pemeliharaan adalah berdasarkan pada metodologi

peningkatan terus menerus, yang dikenal sebagai siklus Plan Do Check Act (PDCA).

Dalam diagram interaksi antar proses dengan kegiatan yang mengacu pada Model

Sistem Manajemen Mutu dari Standar SNI ISO 9001:2008 tersebut diatas, kegiatan

yang dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Sumber Daya Air digambarkan identik

dengan Klausul 7 : Realisasi Produk.

4.2. Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air meliputi :

a. Pernyataan terdokumentasi dari Kebijakan Mutu dan Sasaran

Mutu

b. Manual Mutu

c. Prosedur wajib dan rekaman terdokumentasi seperti yang

dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU

No.04/PRT/M/2009, adalah :

o Prosedur Pengendalian Dokumen

o Prosedur Pengendalian Rekaman


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Prosedur Audit Internal

o Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai

o Prosedur Tindakan Korektif

o Prosedur Tindakan Pencegahan

d. Dokumen lainnya termasuk rekaman yang ditetapkan oleh

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air guna memastikan bahwa

perencanaan, penerapan dan pengendalian proses berlangsung

secara efektif, yang meliputi :

o Prosedur-prosedur

o Instruksi Kerja

o Rencana Mutu

o Dokumen internal dan eksternal

4.2.2 Manual Mutu

Manual Mutu ini disusun dan ditetapkan sebagai acuan dalam

penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal

Sumber Daya Air.

Manual Mutu memuat hal-hal sebagai berikut :

o Lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk rincian

pengecualian dan alasan pengecualian tersebut

o Prosedur terdokumentasi yang diperlukan dan ditetapkan untuk

Sistem Manajemen Mutu

o Uraian dari interaksi proses Sistem Manajemen Mutu

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu harus

ditetapkan, dipelihara dan dikendalikan.


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




Direktorat Jenderal Sumber Daya Air telah menetapkan Prosedur

Pengendalian Dokumen guna menetapkan pengendalian dokumen

yang diperlukan untuk :

o Memberikan persetujuan atas kecukupan dokumen sebelum

diterbitkan

o Melakukan tinjauan(review) dan pemutakhiran (updating)

dokumen, serta untuk menyetujui kembali dokumen yang telah

di review dan dimutakhirkan

o Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari

dokumen diidentifikasi

o Memastikan bahwa versi yang sesuai dari dokumen yang

berlaku tersedia di tempat penggunaannya

o Memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah

dikenali

o Memastikan bahwa dokumen internal dan eksternal yang

diperlukan dalam perencanaan dan pengoperasian Sistem

Manajemen Mutu, diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan

o Mencegah penggunaan secara tidak sengaja dari dokumen yang

sudah kadaluarsa

4.2.4 Pengendalian Rekaman

Rekaman yang ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian

dengan persyaratan serta beroperasinya Sistem Manajemen Mutu

secara efektif harus dikendalikan.

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air telah menetapkan Prosedur

Pengendalian Rekaman guna menentukan pengendalian yang

diperlukan untuk keperluan identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan,

pengambilan, masa simpan dan pemusnahan rekaman

Rekaman harus tetap jelas dibaca, didentifikasi dan mudah dicari /

didapatkan kembali (retrievable)


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN

5.1. Tanggung jawab Manajemen

Direktur Jenderal Sumber Daya Air beserta seluruh pimpinan unit kerja

berkomitmen terhadap penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, keefektifan serta peningkatannya

secara berkelanjutan sebagai berikut :

o Mengkomunikasikannya ke seluruh jajaran Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air tentang pentingnya untuk memenuhi persyaratan pelanggan

dan peraturan perundangan

o Menetapkan Kebijakan Mutu

o Memastikan telah ditetapkannya Sasaran Mutu

o Melaksanakan rapat Kaji Ulang Manajemen secara berkala

o Memastikan atas ketersediaannya sumber daya

5.2. Fokus pada pelanggan

Seluruh Pimpinan unit kerja dan unit pelaksana kegiatan di lingkungan

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air memastikan bahwa setiap kegiatan

dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu mengarah kepada

pemenuhan kepuasan dan ekspektasi pelanggan.

Dalam pelaksanaannya, upaya pemenuhan persyaratan tentang fokus

pelanggan diwujudkan dalam kegiatan-kegiatan seperti yang dipersyaratkan

dalam acuan normatif yaitu Standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU

No.04/PRT/M/2009, sub-pasal (klausul) 7.2. tentang proses yang berkaitan

dengan pelanggan dan sub-pasal (klausul) 8.2.1. tentang kepuasan

pelanggan


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5.3. Kebijakan Mutu

Kebijakan Mutu Kementerian Pekerjaan Umum sebagaimana yang

dinyatakan dalam Permen PU No.04/PRT/M/2009 adalah :

“MENJAMIN KETERSEDIAAN INFRASTRUKTUR YANG HANDAL BAGI

MASYARAKAT DENGAN PRINSIP EFISIEN DAN EFEKTIF SERTA MELAKUKAN

PENINGKATAN MUTU KEGIATAN SECARA BERKELANJUTAN”

Kebijakan Mutu tersebut diatas wajib dikomunikasikan dan dipahami oleh

seluruh jajaran Kementerian Pekerjaan Umum termasuk jajaran Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air.

Sebagai tindak lanjut dari Kebijakan Mutu di tingkat Kementerian Pekerjaan

Umum tersebut maka secara berjenjang (hierarkies) Direktur Jenderal

Sumber Daya Air menetapkan Kebijakan Mutu Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air yaitu :

“SELURUH JAJARAN DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

BERKOMITMEN UNTUK MENERAPKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DENGAN

MENGACU PADA PERMEN.PU.NO.04/PRT/M/2009 DALAM RANGKA

PENYELENGGARAAN PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR YANG

DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT WAKTU, TEPAT BIAYA DAN TEPAT MUTU

GUNA MENDUKUNG REFORMASI BIROKRASI MENUJU TERWUJUDNYA

BIROKRASI YANG PROFESIONAL”

Kebijakan Mutu tersebut diatas wajib dikomunikasikan dan dipahami oleh

seluruh jajaran Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, serta ditinjau (review)

kesesuaiannya secara terus menerus.


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5.4. Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu

Sasaran Mutu ditetapkan sejalan dengan Kebijakan Mutu Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air, dan dituangkan dalam pernyataan

tersendiri oleh Direktur Jenderal Sumber Daya Air untuk kemudian

dijabarkan oleh jajaran dibawahnya.

Pencapaian Sasaran Mutu merupakan tolok ukur bagi pencapaian

Kebijakan Mutu dan tingkat efektifitas penerapan Sistem Manajemen

Mutu.

Setiap unit kerja diwajibkan menyusun strategi pencapaian Sasaran

Mutu, dan melakukan pembahasan terhadap hasil pencapaiannya

secara berkala, sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan sekali dalam rapat

Kaji Ulang Manajemen.

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Seluruh Pimpinan unit kerja dan unit pelaksana kegiatan di lingkungan

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air memastikan bahwa :

o Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dilakukan untuk memenuhi

persyaratan yang seperti yang dinyatakan dalam Manual Mutu

butir 4.1, demikian pula dengan Sasaran Mutu

o Integritas dari Sistem Manajemen Mutu harus tetap terpelihara,

apabila di suatu saat nanti direncanakan perubahan atas Sistem

Manajemen Mutu dan kemudian menerapkannya

5.5. Tanggungjawab, wewenang dan komunikasi

5.5.1. Tanggungjawab dan wewenang

Tanggungjawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan

dalam organisasi.


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Tanggungjawab dan wewenang unit kerja dan unit pelaksana

kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

ditetapkan dan diatur melalui Permen PU No. 08/PRT/M/2010,

tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum

o Tugas, tanggungjawab dan wewenang personil yang belum diatur

dalam ketentuan tersebut diatas ditetapkan melalui Keputusan

Direktur Jenderal Sumber Daya Air

o Tugas, tanggungjawab dan wewenang personil yang belum diatur

dalam ketentuan tersebut diatas maupun belum ditetapkan

melalui Keputusan Direktur Jenderal Sumber Daya Air ditetapkan

oleh Pimpinan masing-masing unit kerja dan unit pelaksana

kegiatan

5.5.2. Wakil Manajemen

Pimpinan Puncak menetapkan pejabat Pengelola Sistem Manajemen

Mutu disertai dengan uraian tentang tanggungjawab dan

wewenangnya untuk mengelola penerapan Sistem Manajemen Mutu

di masing-masing unit kerja dan pelaksana kegiatan .

Pengelola Sistem Manajemen Mutu yang terintegrasi dengan

jabatan struktural pada Unit Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan di

lingkungan Ditjen.SDA sebagaimana yang dipersyaratkan oleh Permen

PU No.04/PRT/M/2009, Bab. V butir 5.2. adalah sebagai berikut :

1. Penjamin Mutu,

Penjamin Mutu terdiri dari seorang Pejabat Wakil Manajemen

dan seorang Petugas Pengendali Dokumen yang ditunjuk dan

ditetapkan oleh Pimpinan Puncak di tingkat Unit Kerja Eselon I,

Eselon II (kecuali yang telah diatur oleh ketentuan lain yang

mengikat) dan di tingkat Unit Kerja BBWS/BWS ditetapkan oleh

Pimpinan Puncak BBWS/BWS


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




a) Wakil Manajemen, yang memiliki tugas, wewenang dan

tanggung jawab sebagai berikut :

o Memastikan bahwa semua proses yang diperlukan

untuk Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, dimonitor,

dievaluasi dan ditinjau (review) agar tetap sesuai

o Melaporkan kepada pimpinan masing-masing unit kerja

dan/atau pelaksana kegiatan mengenai kinerja dan

efektifitas Sistem Manajemen Mutu, termasuk

kebutuhan sumber daya, guna peningkatannya

o Memastikan bahwa kepedulian tentang peningkatan

mutu guna memenuhi persyaratan pelanggan terus

menerus ditingkatkan dan dikomunikasikan

o Bersama dengan Pengelola Audit Internal pada masing-

masing unit kerja dan/atau pelaksana kegiatan

menyusun program dan melaksanakan Audit Internal

Catatan :

Tanggungjawab Wakil Manajemen mencakup sebagai

penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang

berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu

b) Pengendali Dokumen, yang memiliki tugas, wewenang dan

tanggung jawab :

o Memastikan proses pengesahan dokumen Sistem

Manajemen Mutu sebelum diterbitkan

o Memastikan dan mengidentifikasi perubahan dan status

dokumen Sistem Manajemen Mutu

o Mengelola penyimpanan dokumen Sistem Manajemen

Mutu

o Mengelola rekaman / bukti kerja yang terkait dengan

pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Menjamin pendistribusian dokumen Sistem Manajemen

Mutu kepada pihak yang terkait dengan persetujuan

Wakil Manajemen

2. Dalam pelaksanaan pengelolaan Sistem Manajemen Mutu,

Pimpinan Puncak dibantu oleh Pengelola Audit Internal SMM,

yang pengaturannya sebagai berikut :

a) Pejabat Pengelola Audit Internal pada tingkat Unit Kerja

ditetapkan oleh Pimpinan Puncak masing-masing Unit Kerja

sesuai dengan kebutuhan, dengan memperhatikan

kompetensi yang bersangkutan.

b) Pengelola Audit Internal terdiri dari :

o Koordinator merangkap Auditor Mutu

o Auditor Mutu,

Pengelola Audit Internal memiliki tugas, tanggungjawab dan

wewenang sebagai berikut :

o Bersama dengan Wakil Manajemen menyusun program audit

o Bertindak sebagai Koordinator bagi para auditor internal Sistem

Manajemen Mutu pada Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan yang

bersangkutan

o Memastikan pelaksanaan audit internal Sistem Manajemen Mutu

o Melaporkan hasil audit internal Sistem Manajemen Mutu kepada

pimpinan melalui Wakil Manajemen

o Melakukan evaluasi atas efektifitas pelaksanaan audit internal dan

kinerja para auditor internal Sistem Manajemen Mutu

Pengelola Sistem Manajemen Mutu untuk masing-masing Unit Kerja

di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air meliputi :


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




1) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada tingkat Direktorat

Jenderal SDA (tingkat Eselon I)

a) Penjamin Mutu, terdiri dari

o Wakil Manajemen

Sekretaris Direktorat Jenderal berfungsi sebagai Wakil

Manajemen

o Pengendali Dokumen

Pejabat / petugas dari unsur Direktorat

dan/atauSekretariat Direktorat Jenderal berfungsi

sebagai Pengendali Dokumen sesuai dengan tugas

dan fungsi masing-masing.

b) Pengelola Audit Internal terdiri dari :

o Koordinator merangkap Auditor Mutu.

Pejabat setingkat Eselon II yang ditetapkan dari unsur

Direktorat dan/atauSekretariat Direktorat Jenderal

o Auditor Mutu,

Pejabat / petugas dari unsur Direktorat dan/atau

Sekretariat Direktorat Jenderal dengan kualifikasi

Auditor Mutu

Dengan Keputusan Direktur Jenderal SDA ditetapkan Unit

Jaminan Mutu Ditjen. SDA sebagai Unit Pelaksana Penerapan

Sistem Manajemen Mutu di tingkat Direktorat Jenderal.

Unit Jaminan Mutu Ditjen.SDA bertanggungjawab kepada Direktur

Jenderal SDA melalui Wakil Manajemen.

2) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada Sekretariat Ditjen SDA

(tingkat Eselon II)

a) Penjamin Mututerdiri dari :


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Wakil Manajemen.

Ka. Bagian dan/atau Pejabat setingkat Eselon III yang

ditunjuk oleh Sekretaris Direktorat Jenderal SDA

berfungsi sebagai Wakil Manajemen

o Pengendali Dokumen.

Pejabat / petugas dari unsur Bagian / Sub-Bagian / Staf

Sekretariat Ditjen SDA berfungsi sebagai Pengendali

Dokumen sesuai dengan tugas dan fungsi masing-

masing

b) Pengelola Audit Internal


Ka. Bagian dan/atau Pejabat setingkat Eselon III yang

ditunjuk oleh Sekretaris Direktorat Jenderal SDA

o Auditor Mutu,

Pejabat / petugas dari unsur Bagian / Sub-Bagian /

Staf Sekretariat Direktorat Jenderal dengan kualifikasi

Auditor Mutu

3) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada Direktorat (tingkat

Eselon II)

a) Penjamin Mutu terdiri dari :

o Wakil Manajemen

Ka. Sub-Direktorat dan/atau Pejabat setingkat

Eselon III yang ditetapkan oleh Direktur befungsi

sebagai Wakil Manajemen


Pejabat/petugas dari unsur Sub-Direktorat / Seksi /

Staf berfungsi sebagai Pengendali Dokumen sesuai

dengan tugas dan fungsi masing-masing


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf






Ka. Sub-Direktorat dan/atau Pejabat setingkat Eselon

III yang ditetapkan oleh Direktur

o Auditor Mutu,

Pejabat / petugas dari unsur Sub-Direktorat / Seksi /

Stafdengan kualifikasi Auditor Mutu

4) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada Balai Besar Wilayah

Sungai (setingkat Eselon II)


o Wakil Manajemen

Ka. Bidang dan/atau Pejabat setingkat Eselon III

yang ditetapkan oleh Ka. BBWS befungsi sebagai

Wakil Manajemen


Pejabat/petugas dari unsur Bidang / Seksi / Satker /

SNVT / PPK / Staf berfungsi sebagai Pengendali

Dokumen sesuai dengan tugas dan fungsi masing-

masing



Ka. Bidang dan/atau Pejabat setingkat Eselon III

yang ditetapkan oleh Ka. BBWS

o Auditor Mutu,

Pejabat / petugas dari unsur Bidang / Seksi / Satker

/ SNVT / PPK / Staf dengan kualifikasi Auditor Mutu


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada Balai Wilayah Sungai

(setingkat Eselon III)


o Wakil Manajemen

Ka. Seksi dan/atau Pejabat setingkat Eselon IV

yang ditetapkan oleh Ka. BWS befungsi sebagai

Wakil Manajemen


Pejabat/petugas dari unsur Seksi / Satker / SNVT /

PPK / Staf berfungsi sebagai Pengendali Dokumen

sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing



Ka. Seksi dan/atau Pejabat setingkat Eselon IV/b

yang ditetapkan oleh Ka. BWS

o Auditor Mutu,

Pejabat / petugas dari unsur Seksi / Satker / SNVT

/ PPK / Staf dengan kualifikasi Auditor Mutu

5.5.3. Komunikasi Internal

Proses komunikasi internal yang sesuai, telah ditetapkan dan terjadi

komunikasi mengenai efektifitas Sistem Manamejem Mutu. Proses

komunikasi internal berlangsung pada kegiatan-kegiatan yang

dilaksanakan secara berkala yang diwujudkan antara lain dalam

format : diseminasi, workshop, rapat koordinasi termasuk rapat Kaji

Ulang Manajemen, dimana mekanisme pelaksanaannya ditetapkan

dan diatur melalui Prosedur Kaji Ulang Manajemen.

Komunikasi internal baik formal maupun informal mengarah pada

upaya yang intensif dan berkesinambungan untuk meningkatkan


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




pemahaman mengenai Sistem Manajemen Mutu dan

implementasinya di lingkungan masing-masing unit kerja dan

pelaksana kegiatan.

5.6. Kaji Ulang Manajemen

5.6.1 Umum

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air secara berkala,sekurang-

kurangnya sekali dalam 6 (enam) bulan melakukan tinjauan (review)

terhadap Sistem Manajemen Mutu yang sedang diimplementasikan di

seluruh unit kerja dan pelaksana kegiatan.

Mekanisme pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen ditetapkan dan diatur

melalui Prosedur Kaji Ulang Manajemen, dengan sasaran sebagai

berikut :

o Memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas serta

diimplementasikannya Sistem Manajemen Mutu Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air secara benar, konsisten dan

berkelanjutan.

o Kaji Ulang Manajemen ini mencakup penilaian terhadap peluang

untuk peningkatan dan kebutuhan akan perubahan pada Sistem

Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, termasuk

pada Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu

5.6.2. Masukan (input) Kaji Ulang Manajemen, paling tidak mencakup :

o Laporan Tindak lanjut Kaji Ulang Manajemen sebelumnya

o Laporan Audit Internal

o Masukan / umpan balik pelanggan

o Laporan Kinerja proses pencapaian hasil pekerjaan

o Status Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan

o Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu

o Saran-saran untuk peningkatan Sistem Manajemen Mutu


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5.6.3. Keluaran (output) dari Kaji Ulang Manajemenpaling tidak mencakup

setiap keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan :

o Peningkatan pada efektifitas Sistem Manajemen Mutu

o Peningkatan pada hasil pekerjaan berkaitan dengan persyaratan

dari pelanggan

o Analisis sumber daya yang dibutuhkan untuk perbaikan dan

peningkatan Sistem Manajemen Mutu

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air menetapkan dan menyediakan sumber

daya yang diperlukan :

o Untuk menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan terus

menerus memperbaikai efektifitasnya

o Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi

persyaratan pelanggan

6.2. Sumber Daya Manusia

6.2.1. Umum

Penugasan personil yang melaksanakan pekerjaan yang

mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk / jasa harus

memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan

dan pengalaman yang sesuai

Catatan :

Kesesuaian terhadap persyaratan produk / jasa dapat dipengaruhi

secara langsung maupun tidak langsung oleh personil yang

melaksanakan tugas dalam Sistem Manajemen Mutu

6.2.2. Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




Unit kerja yang bertanggungjawab dalam penyediaan Sumber Daya

Manusia (SDM) di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air :

o Menetapkan kriteria kompetensi personil yang melaksanakan

pekerjaan sesuai dengan masing-masing lingkup tugas dan

fungsinya

o Merencanakan dan mengadakan pelatihan dan/atau melakukan

tindakan lain bagi personil yang memerlukan, berdasarkan hasil

analisa kebutuhan peningkatan kompetensi dalam pelaksanaan

tugas

o Melakukan evaluasi terhadap tindakan yang telah dilakukan

o Memastikan bahwa personil yang yang melaksanakan

pekerjaan memiliki kepedulian tentang pentingnya kegiatan

mereka serta kontribusinya dalam pencapaian Sasaran Mutu

o Dalam hal personil yang memiliki kompetensi tertentu yang

dibutuhkan namun tidak tersedia maka dimungkinkan untuk

dilakukan tindakan lain, yaitu dengan penugasan tenaga ahli

dari internal dan/atau eksternal Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air

o Memelihara rekaman yang berkaitan dengan kompetensi

sumber daya manusia yang melaksanakan pekerjaan, seperti

riwayat pendidikan dan pelatihan yang pernah diikuti, serta

ketrampilan personil yang bersangkutan.

Mekanisme pemeliharaan rekaman ditetapkan dan diatur

melalui Prosedur Pengendalian Rekaman

6.3. Sarana dan Prasarana

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan harus menentukan, merencanakan,

menyediakan serta memelihara sarana dan prasarana yang dibutuhkan guna

melaksanakan proses kegiatan agar sesuai dengan persyaratan hasil

pekerjaan

Sarana dan prasarana mencakup :


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Gedung, ruang kerja dan kelengkapannya

o Peralatan proses yang meliputi perangkat keras maupun perangkat

lunak

o Sarana dan prasarana informasi dan/atau komunikasi

o Sarana dan prasarana transportasi

6.4. Lingkungan Kerja

Unit Kerja danPelaksana Kegiatan harus menentukan, merencanakan, dan

bertanggungjawab atas pengelolaan lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk

pelaksanaan proses kegiatan sesuai dengan persyaratan mutu yang

menyangkut aspek keamanan, kesehatan, keselamatan dan kenyamanan.

7. REALISASI HASIL PEKERJAAN (PRODUK)

7.1. Perencanaan Realisasi Hasil Pekerjaan (Produk)

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan melakukan perencanaan proses realisasi

hasil pekerjaan (produk) darikegiatan ataupekerjaan yang dilaksanakannya,

yang mencakup pekerjaan yang dilaksanakan sendiri (swakelola) maupun

yang dilaksanakan melalui Penyedia Barang/Jasa (kontraktual)

Perencanaan kegiatan tersebut diatas dituangkan dalam Rencana Mutu

(quality plan), yaitu dokumen yang menentukan proses realisasi hasil

pekerjaan (produk) dan sumber daya yang digunakan pada hasil pekerjaan

(produk) atau kontrak.

Mengacu pada Permen PU No.04/PRT/M/2009, pasal 7.1. dokumen

Rencana Mutu terdiri dari :

o Rencana Mutu Unit (RMU), disusun oleh unit kerja Eselon I, Eselon II,

BBWS dan BWS dalam rangka menjamin mutu

o Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP), disusun oleh unit pelaksana

kegiatan (SNVT, PPK) dalam rangka menjamin mutu


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Rencana Mutu Kontrak (RMK), disusun oleh Penyedia Barang/Jasa

berdasarkan dokumen Kontrak yang sedang dilaksanakannya dalam

rangka menjamin mutu

7.2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan

7.2.1. Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan

(produk)

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan menetapkan persyaratan yang

berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk) dalam format dokumen

Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang disahkan oleh pejabat yang

berwenang.

Persyaratan lain yang belum termasuk dalam dokumen Kerangka

Acuan Kerja (KAK) dapat ditambahkan sepanjang tidak bertentangan

dengan peraturan dan perundangan yang berlaku

7.2.2. Tinjauan (review) persyaratan yang berkaitan dengan produk

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memastikan bahwa telah dilakukan

tinjauan (review) terhadap persyaratan yang berkaitan dengan hasil

pekerjaan (produk).

Apabila terjadi perubahan persyaratan maka dilakukan revisi pada

dokumen terkait, dan kemudian hasil revisi tersebut didistribusikan

dan disosialisaikan kepada seluruh jajaran yang terkait.

Tinjauan (review)) terhadap persyaratan yang berkaitan dengan hasil

pekerjaan (produk) yang dilaksanakan sebelum dimulainya

pelaksanaan pekerjaan dimaksudkan untuk memastikan bahwa :

o Semua persyaratan hasil pekerjaan (produk) telah diidentifikasi

dan ditetapkan

o Persyaratan yang berbeda dengan persyaratan dalam

perencanaan program yang telah dinyatakan sebelumnya telah

diklarifikasi


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memiliki kemampuan untuk

dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan tinjauan (review) terhadap

persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk) dikelola

dan dipelihara sebagaimanadiatur dalam Prosedur Pengendalian

Rekaman.

7.2.3. Komunikasi Pelanggan

Komunikasi dengan pelanggan ditetapkan melalui pelaporan, rapat

koordinasi , rapat pembahasan, dan rapat penjelasan (sosialisasi).

Penyampaian informasi mengenai rencana kegiatan dilakukan secara

langsung maupun dengan menggunakan media elektronik(on-line)

7.3. Disain dan Pengembangan

Kegiatan disain dan pengembangan dilakukan sesuai dengan norma,

standar, pedoman dan kriteria (NSPK), serta peraturan lainnya yang terkait

dengan tugas dan fungsi masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan.

Pelaksanaannya sekurang-kurangnya mencakup ketentuan-ketentuan

sebagai berikut :

o Tersedianya rencana disain dan pengembangan

o Teridentifikasinya masukan (input) untuk pelaksanaan kegiatan disain

dan pengembangan

o Penetapan keluaran (output) dari pelaksanaan kegiatan disain dan

pengembangan

o Pelaksanaan evaluasi terhadap tahapan pelaksanaan kegiatan disain

dan pengembangan

o Pelaksanaan verifikasi dan validasi terhadap keluaran (output) dari

pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan

o Pengendalian perubahan kegiatan disain dan pengembangan


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan

dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian

Rekaman

7.4. Sosialisasi / Pelatihan / Bimbingan Teknis

Kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis yang dilaksanakan oleh

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan sekurang-kurangnya mencakup :

o Tersedianya rencana kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis

o Tersedianya bahan/ materi kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan

teknis yang memadai

o Tersedianya personil pelaksana kegiatan yang kompeten

o Teridentifikasinya calon peserta

o Pelaporan hasil kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis

o Dilakukannya evaluasi terhadap pelaksanaan sosialisasi / pelatihan /

bimbingan teknis

o Dilakukannya evaluasi terhadap hasil sosialisasi / pelatihan / bimbingan

teknis

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan sosialisasi / pelatihan /

bimbingan teknis dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur

Pengendalian Rekaman

7.5. Pengadaan

Yang dimaksud dengan pengadaan adalah Pengadaan Barang dan Jasa

Instansi Pemerintah, sebagaimana diatur dalam Keputusan Presiden

(KEPPRES), Peraturan Presiden (PERPRES), Keputusan Menteri (KEPMEN)

maupun Peraturan Menteri (PERMEN) yang berlaku saat ini

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengadaan dikelola dan

dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




7.6. Proses dan Pelaksanaan Kegiatan

7.6.1. Pengendalian proses dan pelaksanaan kegiatan

Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan dan Penyedia Barang/Jasa

merencanakan dan melaksanakan proses pelaksanaan kegiatan

secara terkendali dengan cara :

o Memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan persyaratan

kegiatan / jasa yang diuraikan dalam Kerangka Acuan Kerja

dan/atau Spesifikasi Teknis sebagaimana yang ditetapkan dalam

Rencana Mutu (RMU, RMP dan RMK)

o Memastikan ketersediaan instrumen pengendalian kegiatan yang

antara lain adalah :

Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan/atau Spesifikasi Teknis

untuk setiap kegiatan

Petunjuk Pelaksanaan / Instruksi Kerja, Daftar Simak untuk

setiap kegiatan yang berpengaruh pada pencapaian mutu

7.6.2. Validasi proses dan pelaksanaan kegiatan

Validasi dilakukan pada kegiatan-kegiatan dimana tidak dapat

dilakukan verifikasi secara langsung melalui monitoring dan/atau

pengukuran secara berurutan

Proses validasi pada pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan

mempertimbangkan ketentuan berikut :

o Sesuai dengan kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan (review)

dan persetujuan proses

o Validasi ulang bila hasilnya tidak sesuai dengan kriteria yang

ditetapkan, setelah dilakukan perbaikan dan/atau

penyempurnaan

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan validasi dikelola dan

dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian

Rekaman


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




7.6.3. Identifikasi dan mampu telusur

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan melakukan identifikasi hasil dari

setiap tahapan kegiatan dari mulai awal sampai dengan selesainya

kegiatan, dan mengidentifikasi status hasil kegiatan tersebut

Identifikasi dan mampu telusur (traceability) dimaksudkan untuk

memastikan bahwa bisa dilakukan analisis apabila terjadi

ketidaksesuaian pada proses dan hasil kegiatan

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan identifikasi dan mampu

telusur (traceability)dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur

dalam Prosedur Pengendalian Rekaman

7.6.4. Pengelolaan Barang Milik Negara

Barang Inventaris yang digunakan dalam kegiatan di lingkungan

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air adalah Barang Milik Negara

(BMN)

Pengaturan pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) mencakup :

o Identifikasi, perlindungan dan pemeliharaan Barang Milik Negara

(BMN)

o Melakukan pelaporan apabila terjadi kerusakan / kehilangan

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengelolaan Barang

Inventaris dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam

Prosedur Pengendalian Rekaman

7.6.5. Pemeliharaan Hasil Pekerjaan

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memastikan bahwa :

o Hasil Pekerjaan tetap sesuai dengan persyaratan pada saat

penyerahan, maka harus dilakukan pemeliharaan hasil pekerjaan

sampai dengan waktu penyerahan,


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Pada proses penyerahan hasil pekerjaan, disyaratkan dan

diterapkan proses pemeliharaan pada hasil pekerjaan dan/atau

yang menjadi bagian dari hasil pekerjaan, agar hasil pekerjaan

tetap terjaga mutunya.

Kegiatan pemeliharaan hasil pekerjaan meliputi : identifikasi,

penanganan, penyimpanan, perlindungan, perawatan dan

pengoperasian.

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pemeliharaan hasil

pekerjaan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam


7.7. Pengendalian Sarana Monitoring dan Pengukuran

o Untuk menjamin kesesuaian hasil pekerjaan, Unit Kerja dan Pelaksana

Kegiatan menetapkan dan melakukan pengendalian atas sarana

monitoring dan pengukuran yang dibutuhkan

o Kegiatan pengendalian sarana monitoring dan pengukuran meliputi :

Menyusun instruksi Kerja pengoperasian instrumen / peralatan

monitoring dan pengukuran serta tatacara melakukan verifikasi /

validasi dan/atau kalibrasinya

Kegiatan verifikasi / validasi dan/atau kalibrasi tersebut dilakukan

secara berkala atau setiap kali akan dipergunakan, dengan

mengacu pada standar nasional / internasional sebagaimana

ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan.

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengendalian atas sarana

monitoring dan pengukurandikelola dan dipelihara sebagaimana diatur

dalam Prosedur Pengendalian Rekaman


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN

8.1. Umum

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan merencanakan dan menerapkan proses

monitoring dan evaluasi yang diperlukan untuk :

o Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan hasil pekerjaan

o Memastikan kesesuaian Sistem Manajemen Mutu

o Meningkatkan efektifitas Sistem Manajemen Mutusecara terus menerus

dan berkelanjutan

Proses monitoring dan evaluasi Sistem Manajemen Mutu ini mencakup

penentuan metode yang digunakan

8.2. Monitoring dan Pengukuran

8.2.1. Kepuasan Pelanggan

Kepuasan Pelanggan adalah salah satu pengukuran kinerja Sistem

Manajemen Mutu. Metode yang efektif untuk memperoleh informasi

tersebut ditetapkan dan disesuaikan dengan karakteristik masing-

masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan

Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan secara sampling dengan

membagikan kuesioner kepada responden, wawancara dan observasi

lapangan.

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengukuran kepuasan

pelanggan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur


8.2.2. Audit Internal

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan melaksanakan Audit Internal

secara berkala pada selang waktu yang telahterencana untuk

memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu :


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Telah memenuhi pengaturan yang dinyatakan dalam Manual Mutu

dan sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh acuan normatif,

yaitu standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/2009

o Diimplementasikan dan dipelihara secara efektif

Pelaksanaan kegiatan audit internal yang meliputi program audit,

persiapan audit, pelaksanaan audit, dan pelaporan hasil audit

ditetapkan dan diatur dalam Prosedur Audit Internal.

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan Audit Internal dikelola dan


Rekaman

8.2.3. Monitoring dan Pengukuran Proses

Kegiatan monitoring dan pengukuran proses dilakukan dengan cara

membandingkan antara langkah-kerja dalam pelaksanaan pekerjaan

denganlangkah-kerja yang telah direncanakan dan ditetapkan dalam

Rencana Mutu.

Pelaksanaan kegiatan ini diatur secara rinci dalam prosedur / instruksi

kerja yang ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana

Kegiatan

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan monitoring dan

pengukuran proses dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam



Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




8.2.4. Monitoring dan Pengukuran Hasil Pekerjaan (Produk)

Kegiatan monitoring dan pengukuran hasil pekerjaan dilakukan

dengan menggunakan kriteria keberterimaan yang dipersyaratkan atas

hasil pekerjaan seperti yang dinyatakan pada spesifikasi teknis dalam

Rencana Mutu.

Pelaksanaan kegiatan ini diatur secara rinci dalam prosedur / instruksi

kerja yang ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana

Kegiatan

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan monitoring dan

pengukuran hasil pekerjaan dikelola dan dipelihara sebagaimana

diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman

8.3. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai

Untuk memastikan bahwa hasil pekerjaan tidak sesuai diidentifikasi dan

dikendalikan guna mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak

dikehendaki telah ditetapkan pengaturannya melalui Prosedur Pengendalian

Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai.

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengendalian hasil pekerjaan

tidak sesuai dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur


8.4. Analisis data

Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan menetapkan, mengumpulkan dan

menganalisis data yang sesuai dan memadai guna memperagakan

kesesuaian, efektifitas Sistem Manajemen Mutu

Pengumpulan dan analisis data juga dimaksudkan untuk melakukan evaluasi

apakah perbaikanyang berkesinambungan dari Sistem Manajemen Mutu

dapat dilaksanakan

Analisis data harus dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan :


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




o Kepuasan pengguna / pengelola dan/atau penerima manfaat dari hasil

pekerjaan

o Kesesuaian terhadap persyaratan hasil pekerjaan

o Karakteristik dan kecenderungan dari proses dan hasil pekerjaan,

termasuk peluang untuk tindakan pencegahan

o Kinerja para Penyedia Barang / Jasa

8.5. Perbaikan

8.5.1. Perbaikan Berkelanjutan

Seluruh Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan secara terus menerus

meningkatkan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dengan melakukan

upaya-upaya antara lain :

o Mengkomunikasikan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu kepada

seluruh jajaran pada masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana

Kegiatan guna meningkatkan pemahaman dan menjadikannya

sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas

o Melaksanakan kegiatan Audit Mutu Internal sesuai dengan jadwal

yang telah ditetapkan dalam Program Audit Tahunan pada

masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan

o Melakukan analisis data untuk kebutuhan mengambil langkah

tindakan perbaikan

o Melaksanakan tindakan perbaikan yang berkesinambungan

melalui tindakan korektif dan tindakan pencegahan

o Melaksanakan rapat Kaji Ulang Manajemen secara berkala guna

memastikan kesesuaian, kecukupan, efektifitas dan

diimplementasikannya Sistem Manajemen Mutu secara benar,

konsisten, berkelanjutan serta peluang untuk peningkatan

dan/atau kebutuhan akan perubahan pada Sistem Manajemen

Mutu


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




8.5.2. Tindakan Korektif

Tindakan Korektif diambil dalam upaya untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian guna mencegah keterulangannya. Tindakan korektif

yang diambil harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang

dihadapi.

Tatacara pelaksanaan Tindakan Korektif ditetapkan dan diatur dalam

Prosedur Tindakan Korektif

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan Tindakan Korektif dikelola dan


Rekaman

8.5.3. Tindakan Pencegahan

Tindakan Pencegahan diambil dalam upaya untuk meminimalkan

potensi ketidaksesuaian yang akan terjadi termasuk penyebabnya .

Tindakan korektif yang diambil harus memperhitungkan dampak

potensialnya

Tatacara pelaksanaan Tindakan Pencegahan ditetapkan dan diatur

dalam Prosedur Tindakan Pencegahan

Rekaman / bukti kerja pelaksanaan Tindakan Pencegahandikelola dan


Rekaman

00 manual mutu rev 2015

Documents