BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Umum

2.1.1 Data dan Informasi

Menurut O’Brien dan Marakas (2010:34), data adalah fakta atau

observasi, khususnya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Data

didefinisikan sebagai pengukuran objektif dari atribut (karakteristik) atau

entitas (seperti manusia, tempat, barang dan kejadian).

Sedangkan informasi didefinisikan sebagai data yang memiliki

konteks yang berarti dan berguna bagi para pengguna.

2.1.2 Intranet

Menurut O’Brien dan Marakas (2010:219), intranet adalah jaringan

di dalam organisasi yang menggunakan teknologi internet (seperti server

dan browser web, protokol jaringan TCP/IP, publikasi dokumen hypermedia

HTML, database) untuk menyediakan lingkungan yang mirip dengan

internet di dalam organisasi yang memungkinkan untuk saling berbagi

informasi, komunikasi, kerja sama, dan dukungan bagi proses bisnis.

Intranet dilengkapi dengan keamanan seperti password, enkripsi dan

firewall, sehingga dapat di akses oleh pemakai yang memiliki otorisasi

melalui internet.

11

2.1.3 Interaksi Manusia Komputer

Menurut Shneiderman dan Plaisant (2010:88-89), prinsip delapan

aturan emas dalam membuat rancangan antarmuka yang baik sebagai berikut:

1. Berusaha untuk konsisten

Dalam merancang antarmuka, diperlukan urutan aksi yang konsisten

dalam situasi yang serupa. Konsistensi juga harus digunakan pada

prompt, menu, layar bantu, keseluruhan warna, tampilan, kapitalisasi,

dan jenis tulisan.

2. Memenuhi universal usability

Rancangan antarmuka yang baik harus dapat mengenali kebutuhan

pengguna yang berbeda, baik dari rentang usia, kesehatan, perbedaan

keahlian dan keragaman teknologi. Misalnya, untuk pengguna

pemula diberikan penjelasan, dan untuk pengguna yang sudah ahli

diberikan fitur shortcut.

3. Memberikan umpan balik yang informatif

Sistem harus memberikan umpan balik untuk setiap tindakan yang

dilakukan pemakai. Untuk tindakan yang sering terjadi dan

membutuhkan hanya sedikit aksi, respon yang ada bisa dibuat secara

sederhana. Sedangkan untuk tindakan yang jarang dilakukan dan

membutuhkan banyak aksi, respon harus lebih ditonjolkan.

4. Merancang dialog yang memberikan penutupan (keadaan akhir)

Urutan aksi dapat dibagi menjadi permulaan, pertengahan dan

penutupan. Saat pengguna telah selesai melakukan suatu aksi, maka

12

sistem harus memberikan umpan balik untuk mengisyaratkan

pengguna bahwa aksinya telah selesai dan siap untuk melanjutkan ke

aksi berikutnya.

5. Mencegah kesalahan

Rancangan antarmuka yang baik harus dapat mencegah pengguna

dari membuat kesalahan yang serius. Apabila pengguna melakukan

kesalahan, antarmuka harus dapat mendeteksi kesalahan dan

memberikan instruksi perbaikan yang sederhana, membangun, dan

spesifik.

6. Memungkinkan pembalikan aksi yang mudah

Sebisa mungkin aksi yang telah dilakukan dapat dikembalikan ke

keadaan semula. Pengguna dapat menghilangkan kekhawatiran

karena pengguna mengetahui bahwa kesalahan yang telah dilakukan

dapat dikembalikan ke keadaan semula (sebelum terjadi kesalahan).

7. Mendukung pusat kendali internal

Membuat pengguna merasa memegang kendali atas antarmuka dan

antarmuka memberi respon terhadap setiap aksi pengguna.

8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek

Keterbatasan manusia dalam memproses informasi pada ingatan

jangka pendek, maka saat membuat antarmuka sebaiknya buat

antarmuka yang sederhana. Hindarilah antarmuka dimana pengguna

harus mengingat informasi dari layar yang satu dan menggunakan

informasi tersebut pada layar lainnya.

13

ISO 9251 Ergonomics of Human-System Interaction (ISO, 2008) berfokus

pada keefektifan, efisiensi dan kepuasan pengguna sehingga ada 5 faktor

manusia terukur menurut Shneiderman dan Plaisant (2010: 32-33), yang

merupakan pusat evaluasi perancangan antarmuka, terdiri dari :

1. Waktu belajar

Waktu yang dibutuhkan pengguna untuk mempelajari cara memakai

perintah yang relevan.

2. Kecepatan kinerja

Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu tugas.

3. Tingkat kesalahan pengguna

Banyak kesalahan dan jenis kesalahan apa saja yang dibuat

pengguna.

4. Daya ingat

Kemampuan pengguna dalam mempertahankan pengetahuannya

setelah jangka waktu tertentu. Frekuensi penggunaan berperan besar

dalam hal ini.

5. Kepuasan subjektif

Seberapa besar kesukaan pengguna dengan berbagai aspek dari

antarmuka. Jawaban dapat dipastikan dengan wawancara atau survei

tertulis yang meliputi skala kepuasan dan komentar dari pengguna.

2.1.4 Database Management System

Menurut Connolly dan Begg (2010:57-66), database adalah

sekumpulan data yang terkait dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan

14

informasi dari sebuah organisasi. Salah satu pendekatan yang digunakan

dalam database adalah pendekatan file-based, yang merupakan sekumpulan

program aplikasi yang memberikan pelayanan kepada end-users, seperti

pembuatan laporan, dimana masing-masing program mendefinisikan dan

mengelola datanya sendiri. Pendekatan file-based memiliki keterbatasan-

keterbatasan seperti isolasi data, duplikasi data, ketergantungan data, format

file yang bertentangan, jenis query atau laporan yang dihasilkan bersifat

tetap.

Keterbatasan-keterbatasan dari pendekatan file-based dapat dikaitkan

pada dua faktor, yaitu:

1. Definisi dari sebuah data tertanam pada program aplikasi dan

bukannya tersimpan secara terpisah atau independen.

2. Tidak ada kontrol atas akses dan manipulasi data di luar program

aplikasi.

Pendekatan yang baru dibutuhkan untuk bisa menjadi lebih efektif yang

dikenal dengan Database Management System (DBMS). DBMS didefinisikan

sebagai sistem software yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan

(define), menciptakan (create), memelihara (maintain) dan mengatur (control)

akses ke dalam database. Biasanya, DBMS memungkinkan pengguna untuk

mendefinisikan database melalui Data Definition Language (DDL). Pengguna

mendefinisikan database dengan menentukan tipe dan struktur data, serta

batasan data yang disimpan di dalam database. DBMS juga memungkinkan

pengguna untuk insert, update, delete, retrieve data dari database melalui

15

Data Manipulation Language (DML). Bahasa query paling umum adalah

Structured Query Language (SQL).

Menurut Connolly dan Begg (2010:68-71), ada lima komponen utama

dari lingkungan DBMS yang terdiri atas:

1. Perangkat Keras (Hardware)

DBMS membutuhkan perangkat keras untuk berjalan. Perangkat keras

yang diperlukan dapat berupa single personal computer, single mainframe,

atau suatu jaringan komputer, tergantung kepada kebutuhan organisasi dan

DBMS yang digunakan. Beberapa DBMS hanya berjalan pada perangkat

keras atau sistem operasi tertentu, dan sebagian lagi dapat berjalan pada

berbagai perangkat keras atau sistem operasi.

2. Perangkat Lunak (Software)

Komponen dari perangkat lunak terdiri dari software DBMS itu sendiri

dan program aplikasi, bersama dengan sistem operasinya, termasuk

perangkat lunak jaringan apabila DBMS digunakan dalam suatu jaringan.

3. Data

Dari sudut pandang pengguna akhir, data merupakan komponen terpenting

dari lingkungan DBMS. Data berperan sebagai jembatan antara komponen

mesin dan komponen manusia. Database terdiri atas operasional data dan

metadata.

4. Prosedur

Prosedur mengarah pada instruksi-instruksi dan aturan-aturan yang

menentukan rancangan dan kegunaan dari basis data. Pengguna sistem

16

yang mengelola database memerlukan dokumentasi prosedur mengenai

cara menggunakan atau menjalankan sistem.

5. Manusia (People)

Manusia adalah komponen terakhir yang terlibat dalam sistem. Ada 4

macam manusia yang terlibat dalam DBMS, yaitu data dan database

administrator, database designer, application developer dan end-user.

2.1.5 Unified Modeling Language

Menurut Whitten dan Bentley (2007:371), Unified Modeling

Language (UML) adalah sekumpulan pemodelan sederhana yang digunakan

untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem piranti lunak yang

terkait dengan objek.

2.1.5.1 Use Case Diagram

Whitten dan Bentley (2007:246) mendefinisikan use case

diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara

sistem-sistem eksternal dan pengguna dengan sistem yang terlibat di

dalamnya. Diagram ini menggambarkan siapa yang terlibat dalam

penggunaan sistem dan dengan cara apa pengguna akan berinteraksi

dengan sistem. Use case diagram pada umumnya terdiri atas: use

case, actor, system boundary dan relationship (associations, extends,

uses, depends on, inheritance relationship).

17

Gambar 2.1 Contoh Use Case Diagram

2.1.5.1 Use Case Narrative

Menurut Whitten (2007:256-258), use case narrative atau

use case description berguna untuk mendokumentasikan kebutuhan

bisnis guna memberikan pemahaman terhadap kejadian dan

kepentingan di dalam use case. High level use case narrative

memberikan gambaran umum mengenai deskripsi use case untuk

menjelaskan hal penting mengenai use case. Sedangkan low level

use case narrative menjelaskan deskripsi langkah-langkah

dimulainya aktor menginisiasi use case dan dilanjutkan hingga

selesai seluruh langkah bisnis use case.

18

Tabel 2.1 Low Level Use Case Narrative

a. Use case name: merepresentasikan tujuan yang akan dicapai oleh

use case dan dimulai dengan kata kerja.

b. Actors: para pemangku kepentingan yang memperoleh manfaat

dari eksekusi use case dengan menerima suatu nilai yang

terukur.

c. Description: ringkasan singkat mengenai tujuan use case dan

aktivitasnya.

d. Preconditions: batasan yang harus dipenuhi sebelum use case

dapat dijalankan.

19

Use case name LoginActors Administrator, knowledge leader, dan knowledge

workerDescription Use Case ini menggambarkan proses login yang

dilakukan oleh aktor. Login dilakukan sebagai langkah awal untuk dapat melakukan akses ke dalam KMS.

Preconditions Aktor harus sudah terdaftar sebagai anggota yang terlibat dalam KMS.

Postconditions 1. Aktor dapat melakukan akses dan knowledge sharing.

2. Administrator dapat mengatur konten di dalam KMS.

Normal Flow Actor Action System ResponseStep 1: Aktor membuka website KMS.Step 2: Aktor memasukkan username dan password.

Step 3: Sistem akan memvalidasi username dan password yang dimasukkan oleh aktor dengan mencocokkan datanya ke serverActive Directory.

Alternate Flow Alt-Step 2: Jika aktor lupa dengan username atau password, maka dapat melakukan permintaan password baru ke administrator.

e. Postconditions: kejadian setelah use case di eksekusi.

f. Normal Flow: urutan normal aktivitas yang dilakukan aktor dan

sistem.

g. Alternate Flow: mencatat pengecualian atau variasi yang terjadi

di luar normal flow.

2.1.5.2 Activity Diagram

Menurut Whitten dan Bentley (2007:390-394), activity

diagram dapat digunakan untuk menggambarkan aliran sebuah

proses bisnis, langkah-langkah dari sebuah use case atau aktivitas

dari sebuah sistem. Activity diagram membantu berpikir melalui

logika sistem. Activity diagram mirip dengan flowchart dalam

menggambarkan rangkaian aliran yang berurutan dari sebuah proses

bisnis atau use case. Perbedaannya dengan flowchart adalah activity

diagram menyediakan mekanisme untuk menggambarkan aktivitas

yang terjadi secara paralel.

Berikut ini beberapa notasi yang digunakan dalam activity diagram

dan fungsinya:

1. Initial node

Node yang menggambarkan awal dari sebuah proses.

2. Actions

Menggambarkan langkah-langkah. Rangkaian actions yang

berurutan membentuk keseluruhan aktivitas yang digambarkan

oleh diagram.

20

3. Flow

Panah yang menunjukkan urutan selanjutnya dari sebuah action.

4. Decision

Berbentuk diamond dengan satu panah (flow) masuk dan dua

atau lebih panah yang keluar. Panah yang keluar dari decision

menunjukkan masing-masing kondisi.

5. Merge

Berbentuk diamond dengan dua atau lebih panah masuk dan satu

panah keluar. Merge menggabungkan flow yang telah terpisah

sebelumnya oleh decision.

6. Fork

Merupakan bar dengan satu panah masuk dan dua atau lebih

panah yang keluar, dimana actions dapat dilakukan secara

paralel (bersamaan).

7. Join

Merupakan bar dengan dua atau lebih panah masuk dan satu

panah keluar, dimana dua atau lebih actions tersebut mempunyai

tujuan yang sama dan tujuannya akan digabungkan menjadi satu.

8. Activity Final

Activity Final digunakan untuk menggambarkan akhir dari

sebuah proses.

Untuk mengelompokkan aktivitas berdasarkan aktor atau

kelas tertentu (dalam sebuah urutan yang sama), digunakan sebuah

21

swimlane. Sebuah activity diagram memungkinkan untuk

mempunyai tiga atau lebih swimlane.

Untuk use case yang memiliki logika kompleks, dapat

dibangun lebih dari satu activity diagram. Namun tidak harus

membuat activity diagram untuk masing-masing use case. Activity

diagram digunakan untuk menyampaikan logika sistem ke

programmer. Walaupun begitu, pengguna dapat mengalami

kesulitan dalam mengikuti logika sistem. Oleh karena itu, pengguna

dapat lebih memahami logika sistem dengan menggunakan use case

narrative atau disebut use case description.

Tabel 2.2 Notasi-Notasi Activity Diagram

Simbol KeteranganInitial node

Actions

Flow

Decision

Merge

Fork

Join

Activity Final

22

Gambar 2.2 Contoh Activity Diagram

23

2.1.5.3 Class Diagram

Menurut Whitten (2007 : 400), class diagram adalah

gambaran grafik dari struktur objek statik sebuah sistem. Dengan

class diagram, dapat dilihat objek sebuah kelas yang menyusun

sebuah sistem dan hubungan antar objek kelas tersebut. Relasi

dalam class diagram antara lain :

1. Relasi asosiasi : asosiasi antara dua objek kelas menggambarkan

apa saja yang perlu diketahui kelas tersebut terhadap kelas

lainnya. Hal ini mengakibatkan sebuah kelas dapat merefensi ke

kelas lainnya dan mengirimkan pesannya. Setelah ditentukan

asosiasi, multiplicity perlu didefinisikan.

2. Relasi generalisasi/spesialisasi : disebut juga hirarki klasifikasi

atau relasi "merupakan", terdiri atas kelas supertipe (abstract

atau parent) dan kelas subtipe (concrete atau child). Kelas

supertipe adalah kelas umum yang terdiri atas atribut universal

dan sifat-sifat hirarkinya. Sedangkan kelas subtipe memiliki

atribut dan sifat yang unik pada objek tersebut namun juga

mewarisi atribut dan sifat dari supertipe.

3. Relasi agregasi/komposisi : agregasi adalah tipe relasi yang

unik dimana sebuah objek "merupakan bagian" dari objek

lainnya. Relasi ini sering disebut sebagai relasi keseluruhan atau

sebagian dan dapat dibaca sebagai "Objek A mengandung objek

B dan objek B adalah bagian dari objek A". Relasi agregasi

24

bersifat asimetrik dimana objek B adalah bagian dari objek A,

tetapi objek A bukan bagian dari objek B.

Gambar 2.3 Contoh Class Diagram

2.1.6 Proses Model Iterasi

Menurut Pressman (2010:41), proses model Iterasi atau disebut

incremental process model adalah salah satu metode perancangan software

dengan perulangan (iterasi) yang berurutan. Incremental process model pada

iterasi pertama merupakan inti dari software secara keseluruhan. Untuk

pengembangan lanjutan dan evaluasi sistem dilakukan pada iterasi berikutnya.

Iterasi tersebut dilakukan untuk mendapatkan umpan balik dan kebutuhan yang

sesuai dengan kebutuhan sistem beserta penambahan fitur tambahan atau

25

fungsionalitas yang dibutuhkan. Proses tersebut terus diulang hingga pada

proses deployment sampai menghasilkan software yang lengkap.

Berikut tahap-tahap dalam incremental model:

1. Communication

Hal pertama yang harus dilakukan adalah mendefinisikan kebutuhan

software terlebih dahulu dan memahami secara jelas software seperti apa

yang diharapkan pengguna. Hal tersebut akan membantu dalam

mendefinisikan fitur-fitur dan fungsi yang dibutuhkan oleh software. Tahap

ini bisa dilakukan dengan melakukan studi kepustakaan, wawancara,

survei atau diskusi dengan pengguna secara langsung.

2. Planning

Kegiatan perencanaan digunakan untuk memandu tim dalam pembuatan

software. Perencanaan meliputi tugas yang harus dilakukan selama

pengerjaan software, risiko yang mungkin terjadi, banyaknya sumber daya

yang dibutuhkan, dan jadwal pengerjaan software.

3. Modeling

Tahap ini digunakan untuk menganalisa kembali kebutuhan software

dengan tujuan untuk menspesifikasikan kebutuhan software dan

mendefinisikan kebutuhan software secara rinci. Pada tahap ini biasanya

dilakukan pembagian dari keseluruhan software menjadi modul-modul

kecil.

4. Construction

Tahap ini digunakan untuk menerjemahkan kebutuhan software ke dalam

bentuk kode bahasa pemrograman, dan menggabungkan kembali modul-

26

modul menjadi sebuah software yang lengkap. Kemudian dilakukan tahap

pengujian untuk memastikan tidak terjadi kesalahan pada software yang

telah dibuat dan sudah sesuai dengan kebutuhan software.

5. Deployment

Software yang telah dirancang (sebagai software lengkap atau peningkatan

sebagian selesai) lalu diimplementasikan ke pengguna untuk mendapatkan

umpan balik dan evaluasi terhadap sistem.

Gambar 2.4 Incremental Process Model

27

2.2 Teori-Teori Khusus

2.2.1 Knowledge

Menurut Pearlson dan Saunders (2009:349), knowledge adalah

campuran dari informasi kontekstual, pengalaman, aturan dan nilai-nilai.

Knowledge bersifat lebih mendalam dan bernilai daripada informasi

karena knowledge merupakan hasil pemikiran seseorang mengenai sebuah

informasi yang telah ditambahkan pengalaman seseorang dan

pendapatnya yang unik.

Menurut Ilvonen (2010:353), knowledge adalah interpretasi yang

dibuat berdasarkan informasi dan pengalaman seseorang. Knowledge

diciptakan dengan memproses data dan informasi melalui interpretasi,

pemahaman dan pengalaman seseorang. Konsep sebuah knowledge

tergantung pada pengguna dan konteks, sehingga dapat berarti berbagai

hal. Hal ini dapat berarti data, sejumlah besar fakta dan angka yang

tersimpan untuk berbagai jenis database, atau bisa berarti informasi yang

disimpan dan diproses oleh berbagai jenis sistem komputer. Hal ini juga

bisa berarti informasi yang tersimpan di perpustakaan dalam bentuk buku

dan jurnal, pengetahuan karyawan, baik yang melekat pada diri mereka

atau di komputer sebagai dokumen, misalnya proses kerja.

Menurut Dadzie, Lanfranchi dan Petrelli (2009: 198), knowledge

merupakan hasil interpretasi, pemikiran dan pendapat seseorang

mengenai sebuah informasi. Knowledge bersifat individual dan pribadi.

28

2.2.2 Management

Menurut Robbins dan Coulter (2012:8), management adalah

sebuah proses koordinasi dan mengawasi aktivitas pekerjaan supaya

terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.

Menurut Birkinshaw dan Goddard (2009:83), management adalah

tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif

dengan dan melalui orang lain. Manajemen berkaitan dengan pekerjaan

sehari-hari dalam menentukan tujuan, memotivasi usaha yang dilakukan,

mengkoordinasikan aktivitas dan membentuk keputusan.

Menurut Gao, Li, dan Clarke (2008:7-8), istilah management

umumnya berarti tindakan mengatur dan mengendalikan bisnis atau

organisasi serupa. Hal ini dapat mencakup dua bagian: tanggung jawab

dan kontrol. Manajemen berarti perencanaan interaktif atau strategi

organisasi, memfasilitasi peserta, membangun atau memelihara

konfigurasi yang baik, serta memberdayakan, mendukung dan

memotivasi para profesional.

2.2.3 System

Menurut O’Brien dan Marakas (2010:26), System adalah

sekelompok komponen yang saling berhubungan, dengan batas yang

jelas, bekerja bersama untuk mencapai sebuah tujuan dengan menerima

input dan menghasilkan output dalam proses yang teratur.

29

2.2.4 Knowledge Management

Menurut Poonkundran (2009:17), knowledge management adalah

sebuah filosofi bisnis. Knowledge management merupakan kumpulan dari

prinsip-prinsip, proses, struktur organisasi dan aplikasi teknologi yang

membantu orang membagikan dan meningkatkan knowledge mereka

untuk memenuhi tujuan bisnis mereka.

Menurut Gao et al. (2008:13), knowledge management dalam

suatu organisasi bisnis berarti mengelola kegiatan knowledge worker,

yang dicapai dengan memfasilitasi, memotivasi, memimpin, dan

mendukung knowledge worker dan menyediakan atau memelihara

lingkungan kerja yang sesuai.

Menurut Vo (2012:79), knowledge management bertujuan untuk

menangkap dan mendistribusikan knowledge di dalam organisasi melalui

penerapan teknologi informasi dan komunikasi sehingga dapat dibagikan

kepada semua karyawan.

Menurut Watson (2003:5), knowledge management melibatkan

perolehan, penyimpanan, pencarian, penerapan, penghasilan dan

penelaahan terhadap aset knowledge sebuah organisasi dengan cara yang

terkontrol.

2.2.5 Knowledge Management System

Menurut O’Brien dan Marakas (2010:65), Knowledge

Management System mengacu pada penggunaan teknologi informasi yang

30

modern seperti internet, intranets, extranets, data warehouses untuk

mengatur, meningkatkan dan memperlancar intra- dan inter- knowledge

management.

Menurut Chen dan Xu (2010:219), Knowledge Management

System adalah cara untuk mencapai tujuan dari knowledge management

yang diterapkan oleh organisasi dan kelompok industri dengan

menggunakan teknologi informasi. Knowledge Management System

mencakup beberapa kondisi hard environment seperti peralatan teknologi

informasi, dan serangkaian kondisi soft environment seperti sistem

organisasi.

2.2.5.1 Tacit dan Explicit Knowledge

Menurut Groff dan Jones (2003:3), ada dua tipe utama dari

knowledge. Tipe yang pertama dan paling umum adalah tacit knowledge.

Tipe yang kedua adalah explicit knowledge. Tacit knowledge mengacu

pada knowledge pribadi yang melekat dalam pengalaman individu dan

melibatkan faktor-faktor seperti keyakinan, perspektif dan nilai-nilai

pribadi. Explicit knowledge mengacu pada tacit knowledge yang sudah

didokumentasikan. Explicit knowledge biasanya dalam bentuk bahasa

formal dan lebih mudah dipindahkan antara individu-individu.

Menurut Evers, Gerke, dan Menkhoff (2010), tacit knowledge

pada dasarnya adalah pengalaman yang diperoleh melalui tindakan,

sedangkan explicit knowledge mengacu pada pengetahuan yang disimpan

dan dibuat dalam buku, databanks atau jenis media lainnya. Turnover

31

karyawan tinggi menimbulkan tantangan manajemen dalam memelihara

kompetensi dalam sebuah organisasi, karena tacit knowledge hilang.

2.2.5.2 People, Process, Technology

People, process dan technology saling terintegrasi membentuk suatu

landasan yang kuat dalam membangun knowledge management.

Menurut Tobing (2007:100), dari sisi people, knowledge leader

merupakan seseorang pemimpin yang dapat bersikap profesional. Knowledge

leader juga memiliki wawasan yang luas dan mampu memfasilitasi berbagai

pihak dalam berbagi knowledge, berkolaborasi dan belajar. Knowledge leader

memiliki karakteristik komunikatif, yaitu mampu melakukan komunikasi dan

koordinasi secara virtual dan tatap muka. Knowledge worker menurut Tobing

(2007:81-82) adalah orang-orang yang memiliki kompetensi yang tinggi, dinamis

dan memiliki daya yang tinggi untuk mempelajari dan memahami isu-isu baru

serta menciptakan peluang yang positif pada setiap situasi. Knowledge worker

merupakan inti dan penggerak utama suatu organisasi berbasis knowledge dengan

mengakses, mengolah, menganalisis, menyimpan dan mentransfer knowledge.

Knowledge worker biasanya mengetahui bagaimana melakukan hal secara benar,

sehingga mereka lebih membutuhkan seorang leader yang dapat menginspirasi

mereka untuk melakukan hal yang benar.

Dari segi proses, menurut Tobing (2007:65-66), KM melakukan proses

pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan berbagai knowledge yang dimiliki

organisasi dan karyawannya. Setelah itu, KM memastikan bahwa knowledge

organisasi dapat didistribusikan sesuai keperluan dan otoritas yang dimiliki.

32

Tobing berpendapat bahwa proses inti dalam KM sangat bervariasi, namun inti

dari proses KM meliputi knowledge creation, knowledge retention, knowledge

sharing dan knowledge utilization.

Dari segi teknologi, menurut Tobing (2007:30), penggunaan teknologi

informasi menjadi salah satu enabler dari knowledge management karena

semakin banyak proses yang diotomasi dan semakin banyak pekerja yang

melakukan analisis, mengeksekusi proses bisnis maupun untuk berkomunikasi.

Tujuan utama penggunaan teknologi dalam knowledge management adalah untuk

mendistribusikan knowledge yang memungkinkan knowledge tersebut dapat

didistribusikan secara luas dalam organisasi dan menjadi milik kolektif organisasi

tersebut. Teknologi KM dibangun untuk memfasilitasi proses-proses dalam KM.

2.2.5.3 Konversi Knowledge

Menurut Marley (2012:5-6), mengutip dari Nonaka dan Takeuchi, sebuah

organisasi yang ingin menjadi knowledge-creating company harus menempatkan

proses knowledge creation di tengah-tengah sumber daya manusia. Knowledge

creation terjadi melalui proses interaksi (knowledge sharing) diantara anggota-

anggota organisasi melalui interaksi antara explicit knowledge dan tacit

knowledge dan sebaliknya. Interaksi antar knowledge inilah yang dinamakan

sebagai konversi knowledge.

33

Gambar 2.5 Nonaka and Takeuchi Model of Knowledge Conversion

Ada empat jenis dari konversi knowledge, yaitu:

1. Socialization

Socialization merupakan proses konversi tacit knowledge menjadi tacit

knowledge yang baru melalui pengalaman bersama. Karena tacit knowledge

sulit untuk dirumuskan, tacit knowledge hanya bisa diperoleh melalui

pengalaman bersama, contohnya dengan menghabiskan waktu bersama atau

tinggal di lingkungan yang sama. Socialization bisa terjadi saat rapat antar

karyawan dimana biasanya para karyawan mendiskusikan dan

mengemukakan pengalaman masing-masing.

2. Externalization

Externalization mengacu pada konversi tacit knowledge menjadi explicit

knowledge yang baru. Contoh dari proses konversi ini adalah

pendokumentasian notulen rapat dan dokumen experts.

3. Combination

Ini adalah proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge

baru yang lebih sistematis. Explicit knowledge dikumpulkan dari dalam

ataupun luar organisasi dan kemudian digabungkan, disunting, atau diproses

34

untuk membentuk knowledge baru. Explicit knowledge baru tersebut nantinya

akan disebarkan diantara anggota-anggota organisasi.

4. Internalization

Proses merubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge baru dinamakan

internalization. Dengan internalization, explicit knowledge yang dibuat

dibagi di seluruh organisasi dan diubah menjadi tacit knowledge oleh

masing-masing individu. Internalization berkaitan dengan ‘learning by

doing’. Seperti contoh, program pelatihan bisa membantu para peserta

pelatihan untuk memahami organisasi. Dengan membaca dokumen atau

panduan mengenai pekerjaan dan organisasi dan menunjukkannya dalam diri

mereka, para peserta pelatihan dapat menginternalisasi explicit knowledge

dalam dokumen-dokumen untuk memperkaya dasar tacit knowledge mereka.

Ketika knowledge diinternalisasi menjadi bagian dari dasar tacit knowledge

individu, knowledge menjadi aset yang berharga.

2.2.5.4 Proses Inti dari Knowledge Management

Menurut Fink dan Ploder (2009:48-49), mengutip dari Probst, Raub dan

Romhardt, untuk mengatur dan mengelola knowledge yang terdapat pada

organisasi dapat dimulai dengan mengelompokkan dan mengkategorikan

masalah yang ditemui di dalam organisasi. Hal ini dilakukan untuk

mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang dianggap sebagai proses inti knowledge

management yang terkait antara satu dengan yang lainnya. Knowledge

management memiliki proses-proses inti sebagai berikut:

1. Knowledge Goal

35

Knowledge goal memberikan arah dan panduan bagi knowledge

management. Pada knowledge goal akan ditetapkan kemampuan yang harus

dikembangkan dan didistribusikan. Knowledge goals terdiri atas tiga level

yaitu:

a. Normative

Mengacu pada visi umum dari kebijakan-kebijakan organisasi serta

semua aspek dari budaya organisasi. Tujuan ini mengarah pada

pembangunan budaya organisasi agar menjadi sadar knowledge

(knowledge aware company culture) dan yang peka terhadap knowledge

dimana keahlian-keahlian individu didistribusikan dan dikembangkan

dalam organisasi.

b. Strategic

Berhubungan dengan sekumpulan program jangka panjang untuk

merealisasikan visi. Tujuan ini mengarah pada pendefinisian knowledge

utama yang terdapat pada organisasi dan penspesifikasian keahlian-

keahlian yang dibutuhkan pada masa mendatang.

c. Operational

Memastikan program strategis diimplementasikan dalam keseharian

aktivitas organisasi. Tujuan ini mengarah pada pengimplementasian

knowledge management serta menerjemahkan normative knowledge

management goal dan strategic knowledge management goal menjadi

tujuan yang nyata.

2. Knowledge Identification

36

Merupakan proses mengidentifikasi knowledge yang bersifat tacit maupun

explicit. Dengan adanya proses pengidentifikasian ini, diharapkan organisasi

akan mengetahui sejauh mana knowledge yang dimiliki oleh organisasi, agar

dapat digunakan dengan baik pada masa mendatang. Dengan identifikasi

yang jelas, diharapkan setiap individu dalam organisasi dapat melakukan

setiap pekerjaan dengan optimal karena adanya dukungan knowledge yang

jelas dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Knowledge identification

dibagi menjadi tiga, yaitu: structural, functional dan behavioral. Structural

berkaitan dengan struktur organisasi seperti job description dan proses bisnis.

Functional bertujuan untuk mengidentifikasi knowledge yang ada di diri

seorang karyawan yaitu melalui fungsi-fungsi pekerjaan tiap karyawannya.

Behavioral berkaitan dengan pendistribusian knowledge dari karyawan ke

karyawan lain yang biasanya diperoleh dari hasil diskusi antar karyawan.

3. Knowledge Acquisition

Melalui knowledge acquisition, organisasi diharapkan dapat menambah

knowledge yang belum dimiliki serta melengkapi knowledge awal organisasi.

Biasanya, knowledge acquisition bersumber dari luar organisasi seperti

hubungan dengan pelanggan dan mitra kerja yang saling mendukung yang

memiliki andil dalam menyediakan knowledge yang potensial untuk

perkembangan organisasi.

4. Knowledge Development

Merupakan proses yang melengkapi knowledge acquisition. Intinya adalah

menghasilkan knowledge baru untuk melengkapi dan menambah knowledge

yang sudah ada sebelumnya, sehingga berguna bagi organisasi dalam

37

melakukan inovasi dan peningkatan kualitas produk, karyawan maupun

strategi baru. Knowledge development difokuskan kepada penghasilan ide,

menggunakan kemampuan serta kreatifitas setiap individu dalam organisasi

untuk digunakan di masa mendatang.

5. Knowledge Sharing dan Distribution

Merupakan proses mengubah knowledge yang tadinya bersifat kolektif

menjadi sesuatu yang berguna bagi organisasi. Selain itu, knowledge sharing

dan distribution merupakan proses membagi dan menyebarkan pengetahuan

yang sudah dalam organisasi. Dengan adanya knowledge sharing dan

distribution, pengembangan kualitas individu dalam organisasi akan

meningkat. Hal ini tentunya akan berdampak pada kualitas organisasi secara

keseluruhan. Yang perlu diperhatikan pada aktifitas ini adalah penentuan

kepada siapa saja knowledge tersebut diberikan dan seberapa luas akses yang

diberikan.

6. Knowledge Utilization

Merupakan proses untuk memastikan bahwa knowledge yang ada di dalam

organisasi digunakan sebaik mungkin sesuai dengan kebutuhan yang ada

sehingga benar-benar berguna untuk menunjang pengembangan organisasi.

7. Knowledge Retention

Knowledge yang ada di dalam setiap individu maupun organisasi tidak dapat

tersedia secara otomatis setiap waktu sehingga diperlukannya suatu

manajemen yang baik untuk mengelola knowledge dan pengalaman secara

berkesinambungan. Seringkali dalam organisasi terjadi kasus pengulangan

pekerjaan yang membuang waktu dan biaya, sehingga membuat organisasi

38

mengeluhkan pengulangan knowledge yang tidak terorganisir. Agar

knowledge yang berharga dapat terjaga dengan baik, proses penyeleksian,

penyimpanan dan pembaharuan knowledge yang bernilai bagi masa depan

harus dengan hati-hati dilakukan. Hal yang perlu diperhatikan dalam

penyimpanan knowledge di dalam organisasi adalah media penyimpanan

knowledge tersebut. Dengan media yang baik, knowledge yang disimpan

akan terjaga dengan baik.

8. Knowledge Assesment

Merupakan proses untuk melakukan pengukuran atau penilaian dari aktivitas

proses inti knowledge management dalam organisasi. Hal ini dilakukan

dengan tujuan untuk mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasilkan

knowledge di organisasi.

2.2.6 Blog

Menurut Vaezi, Torkzadeh dan Chang (2011:35), blog yang awalnya

disebut sebagai weblog, dapat didefinisikan secara sederhana sebagai situs

pribadi yang berisi ide dan pendapat dari seseorang. Konten dari sebuah blog

selain teks, blog post juga berisi gambar dan video yang dapat mendukung

teksnya. Blog mudah untuk dipelihara, biasanya oleh individu namun mungkin

juga kolaborasi beberapa orang yang bisa diakses kapan saja dan dimana saja

dengan akses web.

Razmerita, Kirchner dan Sudzina (2009: 1028) menyatakan bahwa blog

post atau blog sebagian besarnya bersifat tekstual dan memiliki konten yang

bervariasi, dapat berupa berita, pendapat dan pengalaman seseorang. Blog dapat

39

digunakan untuk update ke orang lain mengenai aktivitas terbaru. Alasan lain

blog digunakan adalah untuk mengemukakan pendapat dan juga mendapatkan

umpan balik atas pendapatnya tersebut.

Dengan adanya blog, orang dapat melihat dari sudut pandang orang lain.

Penggunaan blog baru-baru ini dikaitkan dengan knowledge management.

McIntyre dan Nicolle (2008: 688) menyimpulkan bahwa blog memiliki potensial

sebagai tool internal dan eksternal untuk komunikasi dan knowledge

management. Blog adalah knowledge management tool yang baik untuk berbagi

informasi.

2.2.7 Wiki

Menurut Wei-Tsong dan Zu-Hao (2011:800-803), wiki adalah aplikasi

hypertext berbasis web yang memfasilitasi untuk menyunting secara

berkolaborasi dan didukung oleh mekanisme yang memantau setiap perubahan

dan kontribusi yang dibuat pada tiap bagian yang disunting. Banyak komunitas

virtual yang telah menggunakan aplikasi wiki karena keuntungannya yang

berkaitan dengan knowledge creation, berbagi, menyebarkan dan mengumpulkan

knowledge. Wiki memiliki tiga karakteristik utama. Karakteristik pertama adalah

open editing, yang memungkinkan pengguna secara bebas untuk menyunting

konten halaman. Karakteristik kedua dari wiki adalah mengontrol perubahan dan

keamanan, yang mengacu pada kemampuan untuk mempertahankan dan melacak

setiap perubahan yang terjadi dan versi konten yang terdapat pada wiki, serta

kemampuan administrator wiki untuk memilih pengaturan privasi yang berbeda

untuk menentukan siapa yang berhak melihat dan menyunting konten dari wiki

40

untuk memastikan kualitas wiki tersebut. Karakteristik terakhir adalah knowledge

structuring, menghubungkan dan membuat halaman dimana mengacu pada

kemampuan untuk mengelompokkan halaman pada wiki yang memuat berbagai

jenis konten ke dalam berbagai kategori berdasarkan kemiripan dan kemampuan

yang mengizinkan pengguna untuk menghubungkan satu halaman wiki dengan

halaman wiki lainnya ataupun halaman wiki dengan halaman di luar wiki. Para

penemu sering melaporkan pengaruh positif dari penggunaan aplikasi wiki untuk

memfasilitasi aktivitas knowledge management.

2.2.8 Meeting Minutes

Menurut Fiscus (2007:27), meeting minutes merupakan penjelasan

tentang apa yang terjadi dalam sebuah rapat. Dengan begitu, meeting minutes

menjadi catatan resmi dari rapat yang diadakan. Meeting minutes biasanya berisi

elemen penting dari sebuah rapat yaitu: tanggal, waktu, tempat diadakannya

rapat, apakah rapat tersebut merupakan rapat rutin atau rapat khusus, siapa

fasilitator dan siapa saja yang menghadiri rapat tersebut. Meeting minutes juga

mencakup keputusan dan hasil dari rapat. Meeting minutes biasanya ditulis saat

rapat selesai diadakan atau rapat sedang berlangsung agar detail dari rapat dapat

dituliskan selengkap mungkin.

2.2.9 Case-Based Reasoning

Menurut Brady, Menzies, El-Rawas, Kocaguneli dan Keung (2010:1007),

case-based reasoning (CBR) adalah metode pemecahan masalah yang sedang

berjalan dengan menganalogikan solusi dari masalah yang serupa yang pernah

terjadi sebelumnya. Pendekatan CBR mengumpulkan informasi tentang kasus-

41

kasus sebelumnya, dan kemudian mengambil informasi ini untuk kasus-kasus

serupa. CBR didasarkan pada adaptasi langsung dari kasus-kasus sebelumnya

berdasarkan kesamaan antara kasus-kasus tersebut dengan situasi saat ini. Solusi

sebelumnya dapat diadaptasi sehingga lebih cocok dengan masalah dan situasi

yang sedang dihadapi.

2.2.10 Discussion Forum

Notess (2009:41) menggambarkan discussion forum sebagai aplikasi

berbasis web dimana pengguna post sebuah pesan dan pengguna yang lain post

jawaban atau tanggapannya. Menurut McLoughlin dan Mynard (2009:148),

discussion forum memudahkan orang untuk memberikan pendapat, saran dan

mengajukan pertanyaan. Discussion forum merupakan sebuah tool yang

mendukung kolaborasi, dimana forum memberikan berbagai sudut pandang

terhadap setiap masalah atau ide.

Menurut Fu-Hsiang, Gwo-Dong, Chin-Yeh, dan Liang-Yi (2007:137),

dalam kolaborasi berbasis web, forum discussion diterapkan sebagai tool untuk

kolaborasi dan knowledge sharing paling mendasar karena diskusi merupakan

langkah pertama dari kolaborasi apapun.

2.2.11 Document Management System

Menurut Simonds (2008:22), Document management system (DMS)

merupakan repository yang digunakan untuk menyimpan, mengatur dan melacak

dokumen. Keuntungan dari document management adalah pengurangan

redudansi dokumen pada sistem. Document management adalah key enabler

dalam proses knowledge management (KM). KM berfokus dalam

42

mengumpulkan, menyimpan dan membagikan informasi. Penggunaan DMS

sangat berperan penting dalam memastikan bahwa informasi itu tersedia.

2.2.12 Knowledge Management Dashboard

Menurut Wall Street Network, Inc. (2012, 152), knowledge dashboard

merupakan KM tool yang berbentuk dashboard yang dirancang untuk membantu

pengguna dalam organisasi untuk memahami dan sadar akan pengetahuan yang

didistribusikan. Knowledge dashboard memiliki kemampuan untuk

menginformasikan kepada knowledge worker (biasanya seorang karyawan dari

sebuah organisasi yang menggunakan aplikasi KM) mengenai hal yang

dibutuhkan organisasi dari individu tertentu serta mendorong informasi dan

knowledge orang lain kepada individu tersebut. Knowledge dashboard

memungkinkan pengguna untuk selalu diinformasikan dan fokus terhadap apa

yang penting dalam organisasi karena dashboard menunjukkan knowledge dan

informasi apa yang harus diperhatikan. Knowledge dashboard terdiri dari filter

untuk menyaring informasi dan knowledge yang ada di dalam aplikasi KM.

Knowledge dashboard dan informasi di dalam dashboard berbeda bagi tiap

pengguna.

2.2.13 Microsoft SharePoint 2010

Menurut Rajagukguk (2010:1-2), SharePoint didefinisikan sebagai

sebuah platform perangkat lunak yang dikembangkan oleh Microsoft dengan

tujuan untuk memudahkan kolaborasi di web. SharePoint digunakan untuk saling

berkolaborasi dengan rekan kerja dalam membuat konten yang dinamis.

43

SharePoint memiliki user experience dan pengaturan konten yang baik

sehingga sangat memudahkan pengguna ketika sedang berinteraksi dengan

aplikasi tersebut. SharePoint dapat diintegrasikan dengan produk Microsoft

Office lainnya, sebagai contoh SharePoint dapat diintegrasikan dengan Office

Word. Bentuk kolaborasinya adalah dokumen Word dapat disimpan dalam

SharePoint dan pengguna yang berhak dapat menyunting dokumen tersebut.

Ketika dokumen tersebut telah selesai disunting maka dokumen tersebut dapat

disimpan dalam SharePoint, semua status perubahan dokumen serta orang yang

mengubahnya tercatat dalam SharePoint.

SharePoint dapat diintegrasikan dengan produk Microsoft Office lainnya,

seperti Microsoft Office Excel, Power Point, Access, Visio, email Outlook, dll

yang mempunyai kemampuan kolaborasi dokumen dalam organisasi. Adanya

dukungan search yang memudahkan pengguna mencari dan menemukan konten

yang dibutuhkan secara cepat. Selain itu, SharePoint dapat diakses di beberapa

browser yang berbeda, bahkan mobile web browser. Office Web Application juga

dapat digunakan di situs SharePoint sehingga pengguna dapat menulis,

membaca, mengubah dan menyimpan dokumen Office langsung di browser.

Pengaturan konten di SharePoint juga didukung oleh adanya fitur versioning.

Fitur versioning ini dapat melacak semua perubahan yang terjadi pada konten di

dalam situs SharePoint, bahkan menyimpan setiap perubahan yang dilakukan

pengguna, sehingga pengguna dapat melihat dan mengembalikan versi konten

sebelumnya.

Arsitektur SharePoint 2010 menurut Pialorsi (2011:13) adalah sebagai berikut:

44

Gambar 2.6 Arsitektur Microsoft SharePoint 2010

Operating system yang digunakan oleh SharePoint 2010 adalah Microsoft

Windows Server 2008 atau Microsoft Windows Server 2008 R2. Atau juga dapat

diinstall di Microsoft Windows 7 atau Microsoft Windows Vista SP1/SP2.

SharePoint 2010 menggunakan operating system 64-bit.

SharePoint 2010 membutuhkan database server yang berbasis Microsoft

SQL Server 2005 SP3 atau Microsoft SQL Server 2008 atau R2 yang terinstall di

operating system yang 64-bit. SharePoint menggunakan database SQL Server

untuk menyimpan konten dan konfigurasi SharePoint.

Di atas operating system dan database terdapat application server, di

SharePoint 2010 menggunakan webserver Internet Information Services 7.x.

SharePoint 2010 menggunakan Microsoft .NET Framework 3.5,

Microsoft ASP.NET 3.5 SP1, .NET Framework 3.5 SP1.

45

SharePoint Foundation 2010 adalah edisi SharePoint yang tersedia

secara gratis yang tersedia fitur dasar untuk mendukung kebutuhan pengguna.

SharePoint 2010 adalah edisi berbayar SharePoint. Semua fitur yang ada

di SharePoint Foundation 2010 tersedia di SharePoint 2010 dan didukung oleh

berbagai fitur lainnya.

2.2.13.1 Web Application

Menurut Rajagukguk (2010:20-25), web application adalah kontainer

paling tinggi dalam SharePoint yang berjalan di atas Internet Information

Service (IIS). IIS adalah sebuah web server yang berjalan di sistem operasi

Microsoft Windows. Masing-masing web application mewakili sebuah situs

dalam IIS. Sebuah implementasi SharePoint memungkinkan untuk memiliki

beberapa web application. Bila salah satu web application mengalami kendala

teknis atau down, maka web application lainnya tidak akan terganggu.

Setiap web application dapat dikonfigurasi melalui SharePoint Central

Administration Site yang berfungsi untuk mengatur SharePoint secara

keseluruhan. Sebagai contoh, pembuatan web application, pengaturan web

application dan fungsi lainnya.

Sebuah web application dapat menjadi host dari beberapa site collection.

Site collection adalah sebuah container untuk sekumpulan situs.

2.2.13.2 Page dan Web Part

Menurut Rajagukguk (2010:28-29), sebuah situs dalam SharePoint

adalah sebuah website. Sebuah website tentunya terdiri atas sekumpulan halaman

web. Hal yang sama berlaku pula pada SharePoint dimana situs SharePoint

46

dibangun oleh kumpulan halaman web yang berbentuk halaman ASP.NET. Setiap

situs SharePoint memiliki sebuah page utama, yang disebut home page yang

diwakili oleh file bernama default.aspx. Pembuatan halaman sangat mudah

dilakukan di SharePoint karena adanya dukungan ribbon untuk mempermudah

proses pembuatan halaman. Selain page dapat digunakan untuk membangun

sebuah halaman baru, konsep lain bernama Web Part. Web Part digunakan untuk

memperkaya konten dari page. Web Part adalah sebuah komponen yang dapat

digunakan ulang dalam berbagai page yang berfungsi untuk menampilkan sebuah

konten.

2.2.13.3 Enam Pilar Utama SharePoint 2010

Menurut Rajagukguk (2010:2-7), SharePoint memiliki enam pilar utama

untuk mendukung fungsinya sebagai sebuah situs kolaborasi yang tangguh.

Enam pilar tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 2.7 SharePoint 2010 Capabilities

47

a. Sites

SharePoint didukung oleh adanya ribbon yang user-friendly, ribbon

tersebut terdapat pada semua produk Microsoft, dengan tampilan yang

memudahkan pengguna ketika berinteraksi dengan aplikasi SharePoint. Situs

SharePoint juga dapat ditampilkan pada mobile device.

Office Web Application di SharePoint dapat memudahkan pengguna

dalam membaca, menulis dan mengubah konten situs langsung di browser tanpa

harus menginstal Microsoft Office di komputer pengguna.

SharePoint mendukung kolaborasi melalui intranet, extranet dan internet.

Tujuan utama SharePoint adalah untuk mendukung kolaborasi antar pengguna di

situs. Kontainer paling luar dari SharePoint adalah server yang di dalamnya

mengandung beberapa web application. Kemudian di dalam web application bisa

terdapat beberapa site collection. Dalam site collection pengguna SharePoint

berinteraksi.

b. Communities

Sebuah situs kolaborasi tentunya tidak akan berarti kalau tanpa orang-

orang atau komunitas yang menggunakannya dengan baik. Membagi konten ke

sesama pengguna SharePoint adalah sebuah kunci penting dalam membangun

sebuah komunitas. Dukungan fitur di SharePoint dapat digunakan untuk

mendukung kolaborasi konten.

Koneksi antara pengguna dalam SharePoint dapat dilakukan dengan

memanfaatkan my sites. Sehingga, setiap pengguna dapat memiliki halaman

situsnya sendiri dan juga dapat dilihat oleh pengguna lainnya.

48

Kemudahan untuk berpartisipasi dalam berbagai konten adalah salah satu

faktor pembangun komunitas. Pengguna dapat melakukan tagging dan rating

terhadap konten pengguna lainnya.

c. Content

Konten menjadi perhatian penting dalam sebuah situs, karena dibalik

sebuah situs terdapat konten yang baik. SharePoint mendukung interaksi yang

intuitif dengan Microsoft Office ketika sedang mengisi sebuah konten menjadi

andalan SharePoint.

Pengaturan konten yang sesuai dengan kebijakan legal dapat diatur dalam

SharePoint. Kebijakan tersebut dapat diterapkan mulai dari situs sampai ke item-

item detail yang ada di dalamnya, sesuai dengan aturan dalam organisasi

terhadap pengguna tertentu. Efisiensi dalam pengaturan konten supaya

terstruktur dapat dilakukan dengan dukungan metadata. Media penyimpanan

berkas dengan binari yang lebih kecil terdapat dalam SharePoint.

d. Search

Pencarian sebuah konten menjadi salah satu tindakan yang penting dan

paling sering dilakukan pengguna untuk menemukan konten yang dibutuhkan.

Fitur pencarian dalam SharePoint memiliki navigasi yang mempermudah

pengguna dalam melakukan pencarian konten. Kemudahan dalam menemukan

sebuah konten didukung dengan adanya metadata dan filtering. SharePoint

mampu melakukan pencarian semua konten yang ada di situsnya, termasuk

konten yang ada dalam sebuah dokumen, seperti dokumen Microsoft Office.

Memungkinkan untuk menggunakan ekspresi boolean, dengan operasi AND, OR

dan NOT. Dengan ini, pengguna dapat membangun ekspresi query yang

49

kompleks sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pencarian People Search juga

merupakan fitur penting dalam SharePoint, fitur ini dapat membantu dalam

menemukan rekan kerja kita beserta keahliannya atau data lainnya. Pencarian

dalam SharePoint mendukung pengayaan informasi dalam bentuk fonetik dan

berbagai bahasa.

e. Insights

Sebuah situs kolaborasi yang tangguh harus dapat menyediakan fitur

yang dapat memberikan wawasan mengenai apa yang terjadi dalam

organisasinya. Hal ini didukung dengan adanya excel services yang dapat

digunakan sebagai sumber analisis data lengkap dengan visualisasinya.

Kemudahan untuk merepresentasikan hasil analisis data didukung dengan adanya

dashboard.

f. Composites

SharePoint mendukung sistem komposit, yang berarti bahwa konten

maupun fitur dari SharePoint dapat dikembangkan dengan solusi dari pihak ketiga.

Konektivitas untuk mengambil data dari sistem lain dipermudah dengan adanya

Business Connectivity Services. Data dari SharePoint pun dapat digunakan oleh

pihak lain dengan menggunakan Web Services atau API.

Pengujian solusi atau fitur yang dibuat oleh pihak ketiga dapat dipasang

tanpa menggangu situs atau services yang sedang berjalan. Hal ini didukung

dengan fitur sand box, dimana fitur tersebut dapat diuji terlebih dahulu sebelum

dipasang untuk penggunaan secara menyeluruh.

50

2.2.13.4 List dan Library

Menurut Rajagukguk (2010:35-37), bagian yang membuat SharePoint

menjadi sebuah solusi yang menarik untuk berkolaborasi adalah kemampuannya

untuk melakukan kolaborasi dokumen. Dokumen yang telah dibuat dapat

disimpan dalam SharePoint yang lengkap dengan fitur version control yang

sangat memudahkan pengguna ketika melakukan auditing dokumen. Selain itu,

ada dua struktur konten yang umum digunakan dalam SharePoint 2010 yaitu list

dan library. List adalah tampilan tabular dari sebuah data. Sebuah list terdiri

atas kolom dan baris. Library adalah sebuah list yang digunakan untuk

menyimpan file dimana dapat memudahkan pengaturan file.

2.2.13.5 Document Library

Menurut Rajagukguk (2010:40-41), dokumen adalah salah satu item yang

umumnya digunakan oleh pengguna ketika sedang berinteraksi dengan

SharePoint. Banyak organisasi yang menggunakan SharePoint untuk

menggantikan file server tradisional untuk masalah dokumen.

Alasan SharePoint menjadi pilihan yang tepat untuk pengaturan dokumen:

1. Adanya dukungan versioning sehingga memudahkan pengguna untuk

melacak perubahan dalam dokumen.

2. Penggunaan dokumen metadata dan tags dapat digunakan untuk

pengelompokan dokumen.

3. Alert dapat dikirimkan ke email Outlook pengguna jika terjadi perubahan,

penghapusan atau pembuat dokumen baru.

51

4. Pengguna bisa memberikan rating untuk tiap dokumen.

5. Document Library memberikan kemampuan untuk Check In dan Check

Out sehingga menjamin integritas dari dokumen.

2.2.13.6 Excel Services

Menurut Rajagukguk (2010:70), excel adalah sebuah kakas analisis yang

banyak digunakan. Pengguna umumnya menggunakannya untuk menganalisis

data yang ada dalam organisasi. Fungsi utama excel services adalah untuk

membaca, mengkalkulasi serta menampilkan isi dari berkas Microsoft Excel.

Dalam SharePoint, pengguna dapat berinteraksi dengan berkas Microsoft Excel

via browser tanpa perlu menginstal excel client. Operasi seperti mengurutkan

data, penyaringan data, ataupun pivot table juga dapat dilakukan untuk

membantu proses analisis data.

2.2.13.7 Alerts

Menurut Pialorsi (2011:34), Alerts adalah fitur SharePoint yang

digunakan untuk memberikan notifikasi lewat email ke pengguna ketika konten

dalam situs SharePoint adanya pembaruan atau perubahan, contohnya: ketika

ada konten yang baru dibuat, diubah, atau dihapus. Dengan menggunakan Alerts,

setiap informasi terbaru akan diketahui oleh pengguna tanpa harus melakukan

pengecekan ke situs setiap saat. Pengguna diberi kebebasan untuk mengatur

sendiri jenis notifikasi apa saja yang diinginkan, misalnya jenis notifikasi

terhadap konten tertentu atau pengiriman notifikasi terhadap durasi waktu

tertentu.

52

2.2.13.8 Metadata

Menurut Rajagukguk (2010:42), pengaturan dokumen tanpa

menggunakan SharePoint biasanya hanya dapat mengandalkan nama file dan

folder. Tentunya cara tradisional ini dapat bekerja dengan baik jika jumlah file

yang ada tidak terlalu banyak. Pendekatan tradisional tersebut membuat

pengguna harus mengikuti struktur folder yang sudah ada dan mengikuti aturan

penamaan file, dan struktur folder yang ada tergolong kaku, dimana jika

mengganti struktur maka akan membuat pengguna bingung.

Untuk mengatasi hal tersebut, SharePoint memungkinkan penambahan

kolom ke dalam library. Kolom tersebut dikenal dengan istilah metadata yang

dapat digunakan untuk mengurutkan atau menyaring sebuah list.

2.2.13.9 Microsoft SharePoint Designer 2010

Menurut Pialorsi (2011:24), Microsoft SharePoint Designer 2010

merupakan tools yang melakukan koneksi dengan SharePoint Server untuk

membantu dalam pengembangan situs SharePoint. Di dalam SharePoint

Designer, developer dapat mengatur situs, membuat page baru, webpart,

workflow, dan merancang tampilan situs SharePoint.

2.2.13.10 Tipe Data Microsoft SharePoint 2010

Menurut Pialorsi (2011:38-39), pengembangan struktur konten

SharePoint dapat dilakukan dengan mendefinisikan kolom (data) dan tipe data

yang dibutuhkan sesuai dengan struktur konten SharePoint. Untuk

53

mendefinisikan tipe data baru selain yang disediakan SharePoint dapat

dilakukan pengembangan dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010.

Berikut tipe data untuk pengembangan struktur konten SharePoint 2010:

1. Single Line of Text: tipe data untuk menampung text dalam satu baris.

2. Multiple Lines of Text: tipe data untuk menampung text area.

3. Choice: tipe data untuk menampilkan sejumlah nilai yang telah

didefinisikan. Bisa berupa pilihan single value atau multiple value, dengan

menu drop-down, radio button atau check boxes.

4. Number: tipe data untuk mendefinisikan data numerik, bisa berupa

desimal atau nilai minimal dan maksimal.

5. Currency: tipe data untuk mendefinisikan tipe data keuangan sesuai

format.

6. Date and Time: tipe data untuk mendefinisikan tanggal dan waktu.

7. Lookup: tipe data untuk menampilkan nilai dari list lain di SharePoint.

8. Yes/No: tipe data untuk pilihan “Ya” atau “Tidak”.

9. Person or Group: tipe data untuk pengisian pengguna tertentu atau group

yang telah didefinisikan di SharePoint.

10. Hyperlink or Picture: tipe data khusus untuk Uniform Resource Locator

(URL), bisa berupa URL sebuah halaman web atau URL untuk gambar.

11. Calculated: tipe data untuk mendefinisikan formula yang dapat dilakukan

kalkulasi pada kolom-kolom dalam list dan menampilkan hasilnya.

12. External Data: tipe data yang digunakan khusus untuk mengambil data

melalui Business Connectivity Services.

54

Managed Metadata: tipe data khusus untuk penggunaan managed metadata service yang

biasa digunakan untuk pengkategorian konten di SharePoint.

55