BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian SistemMenurut Satzinger, sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang

saling berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan yang

sama (p40, 2010).

Sistem semacam ini memiliki tiga komponen atau fungsi yang berinteraksi:

1. Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang

memasuki sistem untuk diproses.

2. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.

3. Output melibatkan pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses

transformasi ketujuan akhir.

2.1.2 Pengertian InformasiMenurut Satzinger, informasi adalah data yang dikumpulkan, disimpan dan

diproses untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain. Tetapi Menurut

Hall ( 2001, p14 ) informasi bukan sekedar fakta yang diproses dalam suatu laporan

formal. Informasi memungkinkan para pemakainya melakukan tindakan yang

menyelesaikan konflik, mengurangi ketidakpastian dan melakukan keputusan.

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulakan bahwa informasi merupakan semua

6

fakta berupa data yang diproses sehingga memiliki arti dana nilai guna sehingga dapat

dipakai oleh pengguna atau user sebagai dasar mengambil keputusan.

Sebuah informasi yang baik memiliki karakteristik penting:

• Relevansi

Informasi tersebut berhubungan dengan keputusan yang akan

Diambil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

• Akurat

Informasi dapat diandalkan dan disajikan secara tepat.

• Tepat waktu

Informasi harus dapat diterima oleh penerima, tidak boleh

Terlambatkarena informasi yang terlambat menjadi tidak

bernilai.

• Kelengkapan

Informasi harus mampu menyajikan gambaran lengkap dari

suatu permasalahan atau penyelesaian.

Jadi, kesimpulannya bahwa informasi adalah hasil olahan dari beberapa data dari

berbagai sumber, dimana hasil olahan tersebut dapat digunakan untuk tujuan tertentu

seperti analisis masalah dan pengambilan keputusan

7

2.1.3 Pengertian Sistem InformasiMenurut Satzinger, sistem informasi adalah kumpulan dari berbagai komponen

yang saling terkait mulai dari mengumpulkan,mengolah,hingga menyediakan sebuah

output yaitu informasi untuk menyelesaikan tugas bisnis. (p40, 2010)

2.1.4 Pengertian Analisis Sistem InformasiMenurut O’Brien (2006, p349), Sistem Informasi adalah pembelajaran

lebih dalam terhadap kebutuhan informasi end user yang menghasilkan kebutuhan

fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk merancang sistem informasi yang

baru.

Langkah – langkahnya antara lain :

Identifikasi masalah

Analisa dan pemahaman masalah

Identifikasi kebutuhan solusi

Identifikasi alternatif pemecahan masalah dan menentukan pilihan

Desain dan implementasi solusi terbaik

Pengevaluasian hasilnya. Jika masalah yang dievaluasi tidak terpecahkan,

kembali ke langkah pertama atau kedua sesuai dengan kebutuhan.

2.1.5 Pengertian ProsesMenurut Jeston (2006 p.10), proses adalah semua hal yang kita lakukan

untuk memberikan seseorang yang peduli dengan apa yang mereka harapkan

untuk diterima.

8

2.1.6 Pengertian Proses BisnisMenurut Brown (1999, p.336), proses bisnis adalah gabungan dari aktifitas

aktifitas yang dilakukan dalam rangka pemenuhan kebutuhan yang ada dalam

bisnis tersebut seperti pemenuhan kebutuhan pelanggan.

2.1.7 Pengertian Flowchart (Diagram Alur)

Menurut Drs. Suarga (2006 : 23) Flowchart adalah “unit simbol dari

gambar yang menunjukkan aliran dari sebuah proses terhadap data.”

Menurut Abdul kadir (2004 : 5) Flowchart adalah “suatu gambar yang

menjelaskan tentang urutan pembacaan data, pemrosesan data, pengambilan

keputusan, dan penyajian hasil pemrosesan data.”

Jadi, bisa disimpulkan bahwa Flowchart adalah gambar atau bagan yang

menjelaskan tentang urutan proses dan hubungan antar masing-masing proses satu

dengan yang lainnya beserta dengan instruksi antar proses, dimana masing-

masing proses digambarkan dalam bentuk simbol. Tujuan dari Flowchart untuk

menyederhanakan proses dan sebagai penghubung Antara User Requirements

dengan Programmer.

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Pengertian ReengineeringMenurut Lyons (1998), dijelaskan bahwa Reengineering atau rekayasa ulang

adalah proses pemikiran ulang secara fundamental dan proses mendesain ulang

proses bisnis untuk mencapai suatu perbaikan secara kinerja dan perbaikan

kualitas, layanan dan kecepatan.

9

2.2.2 Pengertian Bussiness Process ReengineeringMenurut Peppard dikemukakan bahwa Business Process Reengineering

adalah sebuah filosopi pengembangan dimana mengarah untuk mencapai langkah-

langkah dalam melakukan pengembangan pada kinerja perusahaan dengan

mendesain ulang proses-proses yang ada di seluruh organisasi. Hal yang sama

dikemukakan oleh Brown (1999, p.336), bahwa Business process Reengineering

adalah desain ulang bisnis secara radikal yang mencoba untuk mencapai

peningkatan dalam proses bisnis dengan mempertanyakan asumsi atau aturan

bisnis yang berhubungan dengan struktur dan prosedur organisasi

Menurut Donald F. Jemella dan Namchul Shin (Vol. 8, No. 4, 2002) yang

berjudul “Business Process Reengineering and Performance Improvement :The

Case of Chase Manhattan Bank” dijelaskan mengenai konsep BPR. “The concept

of BPR is to bring radical change, and fast to business process. To implement

BPR we need three questions/objectives,

1. Why Companies Reengineer

2. What Reengineering is or is not

3. How Reengineering is different from process improvement”

Menurut Majed Al-Mashari dan Mohamed Zairi (vol.5, no.1, 1999), yang

berjudul “BPR Implementation Process : An Analysis of Key Success And Failure

Factors” dijelaskan bahwa faktor yang menentukan kesuksesan

pengimplementasian BPR adalah “Revision of Systems, Communication,

10

Empowerment, People Involvement, Training And Education, Culture of Change,

Risk management, Commitment,And Effective BPR Teams”

Dapat disimpulkan bahwa Business Process reengineering adalah proses

mendesain ulang proses bisnis yang bertujuan untuk melakukan perubahan secara

radikal terhadap proses bisnis dalam suatu perusahaan, dengan melihat faktor –

faktor seperti perubahan sistem, komunikasi, motivasi, keterlibatan SDM,

pelatihan dan pendidikan, perubahan kultur perusahaan, manajemen resiko,

komitmen, dan tim dalam pengimplementasian BPR yang bekerja secara efektif,

dengan mempertimbangkan berapa Cost dan Time yang berubah akibat adanya

BPR.

2.2.3 Pengertian Bussiness Process ManagementMenurut Jeston dan Nelis (2008, p.10) BPM “as a management dicipline

focused on improving corporate perfomance by managing a company’s business

processes.” Yang berarti BPM adalah displin management yang berfokus pada

peningkatan perfoma perusahaan dengan mengatur proses bisnis perusahaan.

10 Tahap BPM :

1. Organization Foundation Phase.

Memberikan dasar-dasar untuk mengerti strategi, visi, tujuan strategis,

bisnis dan pendorong organisasi oleh anggota tim proyek.Strategi harus

dikomunikasikan dan disebarkan ke seluruh stakeholder(terutama

manajemen dan staff) sehingga menjadi budaya organisasi yang solid.

11

Strategi perlu diketahui dan dimengerti oleh tim proyek, untuk

memastikan ruang lingkup proyek dan arah untuk menambah nilai pada

proyek. Pada fase ini output yang diperoleh berupa aspek internal dan

eksternal

organisasi dan dampaknya terhadap lingkungan, visi dan misi, tujuan,

sasaran, struktur organisasi, strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran,

strategi implementasi organisasi, dan strategi pembeda utama.

2. Process Foundation Phase.

Fase ini mendesain proses arsitektur yang diinginkan. Organisasi

menentukan aturan-aturan, prinsip, pedoman, dan model untuk

implementasi BPM lintas organisasi.Proses arsitektur menyediakan dasar

untuk mendisaindan merealisasikan langkah awal proses BPM, dimana

teknologi informasi dan arsitektur bisnis searah dapat dengan strategi

organisasi. Pada fase Process Foundation Phaseakan ditentukan arsitektur

awal proyek, timeline,gambar proses organisasi, daftar proses end-to-end.

3. Technology Foundation Phase.

Fase ini memiliki hasil utama yaitu arsitektur informasi, peralatan dan

teknologi yang dibutuhkan, identifikasi sistem yang

sedangberjalan,canonicaldatadandata sourcedictionary,

portfoliofungsionalitas bisnis awal,penentuan tim proyek teknis yang

dibutuhkan. Ketika unit dan proses bisnis ditentukan kemudian tujuan dari

12

proses disepakati, proyek harus bisa menghasilkankesuksesan semaksimal

mungkin. Arsitektur informasi yang direkomendasikan adalah SOA

(Service Oriented Architecture).

4. BPM Foundation Phase.

Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek,tetapi juga

akan menyelesaikanlangkah-langkah yang diperlukan untuk membuat

proyek menjadi sukses. Langkah-langkah tersebut termasuk menentukan

Stakeholderyang berkepentingan dalam proyek, ekspektasi

stakeholderyang disetujui dan didokumentasikan, process selection matrix,

daftar proses bisnis yang teridentifikasi dan pengukuruan awal, proses

yang diprioritaskan dalam tahap elaborasi, dan manajemen proyek

5. Elaboration Phase.

Merupakan fase kreatif dari proyek dan seringkali merupakan tahap yang

menarik. Tidak hanyamelibatkan anggota tim proyek dan bisnis, tetapi

juga seluruh stakeholderyang relevan – baik internal maupun eksternal.

Beberapa pilihan proses yang baru diajukan, perlu dilakukan simulasi

dengan penghitungan lengkap menggunakan activity based costing,

menentukan capacity planning, dan menentukan kelayakan implementasi,

untuk memilih mana pilihan yang terbaik. Mengumpulkan pengukuran

dasar proses menjadi sangat penting untuk menentukan prosesbaseline

costs.Hal ini perlu dilakukan melihat perbandingan antara masa yang akan

13

datang dengan pengukuran baselineyang ada pada fase improvement.

Langkah penting lainnya adalah analisis penyebab masalah (root cause

analysis) dan mengidentifikasi possible quick wins.

6. Improvement Phase.

Membangun komponen-komponen untuk mendukung implementasi

proses yang baru. Fase ini dimulai ketika proyek pindah dari tahap analisis

menjadi kreatif (muncul ide baru, inovasi).Kita melakukan pengukuran

baselineyang ada di fase ini untuk mengetahui improvementyang ada. Gap

analysisjuga muncul pada tahap ini untuk mengetahui perbandingan antara

proses yang lama dengan proses baru.

7. People and Techonology Development Phase

Merupakan fase kritikal dalam frameworkdan memberikan resiko pada

pengembangan proyek selanjutnya jika tidak ditangani dengan teliti dan

menggunakan standar yang tinggi. Tujuan dari fase ini adalah memastikan

penilaian setiap aktivitas, peran dan penampilan kinerja sesuai dengan

strategi organisasi dan tujuan dari proses melalui Key Performance

Indicator, RASCI model, people core capability gap analysis. Pada

akhirnya, pelaku yang akan membuat fungsi proses menjadi lebih efektif

dan efisien walaupun atomatisasi telah dilakukan. Fase ini tidak

samadengan people management change, karena fase ini membutuhkan

perhatian menyeluruh selama proyek berlangsung dalam segala tahap.

Pengembangan tidak hanya dari sisi teknologi informasi tetapi juga 14

meliputi seluruh pembangunan infrastruktur (gedung, perpindahan PC, dll)

untuk mendukung program people change management dan perubahan

pada dukungan terhadap orang yang menjalankan proses, termasuk juga

untuk menguji softwaredan hardware

8. Deployment Phase.

Semua aspek dari proyek (pengajuan proses baru, pengajuan deskripsi

peran baru, kinerja manajemen dan pengukurannya, dan pelatihan)

dilakukan.Perencanaan implementasi sangatlah krusial seperti juga roll-

backdan perencanaan lanjutan.Banyak organisasi mempercayai bahwa

proyek sudah selesai apabila proyek sudah sukses diimplemen tasikan,

padahal proyek masih harus dimonitor perkembangannya pada tahap

implementasi. Pemilihan cara implementasi akan ditentukan ditahap ini,

apakah dengan cara big-bang, paralel, relayatau kombinasi.

9. Monitor and Benefit RealizationPhase.

Tujuannya adalah memastikan bahwa proyek memperoleh keuntungan

dan dilaksanakan. Fase ini didasarkan oleh realisasi keuntungan dari

proses manajemen, dan laporan keuntungan realisasi. Peran dari tim

proyek, pemilik proyek, sponsor proyek dan bisnis itu sendiri menentukan

keuntungan yang didapatkan

10. Continuous Improvement Phase.

15

Sangat penting bagi tim proyek bekerja menghasilkan proses bisnis yang

terstruktur sehingga kita bisa memastikan bahwa perubahan proses terus

berjalan dan peningkatan terus terjadi. Sejumlah investasi yang dilakukan

untuk pengerjaan proyek perlu terus di-maintaindan ditingkatkan dari

waktu ke waktu. Organisasi harus mengerti bahwa semua proses memiliki

daur hidup, dan perlu ada peningkatan terus menerus setelah target

perbaikan proyek terealisasi. Jika tidak demikian, seiring berjalannya

waktu dan perubahan pada bisnismaka organisasi akan menjalankan

proses dengan gaya sub-optimal. Fase ini adalah tentang perubahan atau

konversi dari proyek ke kegiatan operasional bisnis.

2.2.4Competitive ForceMenurut Hagg et al(2005,p.242) pengertian daya porter adalah sebuah

model yang membantu orang-orang dalam dunia bisnis untuk saling mengerti

hubungan yang atraktif didalam dunia industri, terdiri dari beberapa kekuatan,

yaitu : kekuatan pendatang baru, kekuatan penawaran

pembeli, kekuatan penawaran pemasok, kekuatan produk/jasa pengganti,

persaingan antar kompetitor, dan kekuatan pemerintah.

16

Gambar 2.1Porter’s Competitive Force

2.2.5Value ChainMenurut Michael Porter(Ward dan Peppard (2002,p.244)) value chain

analysis adalah kegiatan menganalisa kumpulan aktivitas yang dilakukan untuk

merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan dan mendukung produk

atau jasa.

Pendeketan rantai nilai(value chain)dibedakan menjadi dua tipe

aktivitas bisnis(Ward dan Peppard, 2002,p.263):

1.Aktivitas utama(Primary Activities)

Aktivitas-aktivitas utama pada perusahaan yang pada akhirnya

memberikan kepuasan pada pelanggan, Aktivitas-aktivitas tersebut tidak

17

hanya dilakukan dengan baik, tapi juga harus saling berhubungan dengan

efektif jika keseluruhan performa bisnis hendak dioptimalkan. Aktivitas

utama terdiri dari inbound logistic, outbound logistics, sales& marketing

dan services.

2. Aktivitas Pendukung(support Activities)

aktivitas-aktivitas yang melengkapi aktivitas utama dengan berbagai

fungsi, yaitu kelengkapan infrastruktur, manajemen SDM, pengadaan

barang dan pengembangan teknologi. Dengan konsep rantai nilai ini Porter

menjelaskan bahwa setiap mata rantai baik yang utama maupun

pendukung dapat menambah nilai dari produk yang dihasilkan. Nilai

tambah yang 21 dihasilkan oleh aktivitas-aktivitas tersebut merupakan

harga yang akan dibayar konsumen. Jika harga yang dibayar tersebut lebih

besar dari total biaya yang dikeluarkan oleh seluruh aktivitas, maka

perusahaan akan mendapatkan keuntungan atau margin.

18

Gambar 2.2Porter’s Value Chain

2.2.6Organizational Relationship MapMenurut Jeston dan Nelis (2008, p.14) the organizational relationship

map, as shown in figure 14.9, shows the high-level relationships and process

flows between the various divisions or departments within the organization. It will

enable the organization to gain a high-level view of any disconnections in the

flow of processes. this provides an especially useful view of how customer end-

to-end processes can be scattered throughout an organization structure, which can

be a reason for delays and error. Yang dapat terjemahkan sebagai berikut :

Menurut Jeston dan Nelis (2008, p.14.9) Hubungan organisasi peta, seperti yang

ditunjukkan dalam 14,9 tokoh, menunjukkan hubungan tingkat tinggi dan proses

mengalir antara berbagai divisi atau departemen dalam organisasi. Ini akan

mengaktifkan organisasi untuk mendapatkan sebuah pandangan tingkat tinggi

salah satu disconnections dalam aliran proses. Menyediakan sebuah ini terutama

berguna melihat bagaimana proses end-to-end pelanggan dapat tersebar di seluruh

sebuah organisasi struktur, yang dapat menjadi alasan untuk menunda dan

kesalahan.

19

Gambar 2.3Organizational Relationship Map

2.2.7 Activity DiagramMenurutSatzinger(2005, p144), sebuah activity diagram hanyalah sebuah

diagram alur kerja yang menggambarkan berbagai pengguna kegiatan, orang yang

melakukan aktivitas masing-masing, dan aliran sekuensial kegiatan ini.

20

Gambar 2.4Notasi Activity Diagram

2.2.8 Activity Based CostingGarrison dan Noreen (2003:316) mendefinisikan Activity Based

Costing sebagai berikut: “Activity Based Costing is a costing method that

is designed to provide managers cost information for strategic and other

decision that potentially affect capacity and therefore ‘fixed’ costs”, Yang

dapat diterjemahkan sebagai berikut : Menurut Garrison dan Noreen

(2003:316) Activity Based Costing adalah metode perhitungan biaya yang

didesain untuk menghitung biaya yang diperlukan dalam strategi

perusahaan yang berkaitan dengan operasional perusahaan (Biaya Tetap).

Menurut Mulyadi (2003:40)Activity Based Costing adalah sistem

informasi biaya yang berorientasi pada penyediaan informasi lengkap

tentang aktivitas untuk memungkinkan personel perusahaan melakukan

21

pengelolaan terhadap aktivitas. Sistem informasi ini menggunakan

aktivitas sebagai basis serta pengurangan biaya dan penentuan secara

akurat biaya produk atau jasa sebagai tujuan.Sistem informasi ini

diterapkan dalam perusahaan manufaktur, jasa, dan dagang”.

Jadi, bisa disimpulkan bahwa  Activity Based Costing   adalah suatu

pendekatan terhadap sistem akuntansi yang memfokuskan pada aktivitas

yang dilakukan untuk memproduksi produk, dimana aktivitas tersebut

merupakan titik akumulasi biaya yang mendasar.

2.2.9 Swot Analysis

Stephen Mary dan Robbins Coulter (1999, 229) mendefinisikan

analisis SWOT adalah suatu analisis organisasi dengan menggunakan

kekuatan, kelemahan, kesempatan serta ancaman dari lingkungan.

Menurut Rangkuti, Freddy (2000 : 18), analisis SWOT adalah identifikasi

berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan.

Penjelasan dari masing-masing SWOT , sebagai berikut:

1.  Strengths (kekuatan) adalah situasi atau kondisi yang merupakan

kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini. Strengths ini bersifat

internal dari organisasi atau sebuah program.

22

2.  Weaknesses (Kelemahan) adalah kegiatan-kegiatan organisasi yang

tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh

organisasi tetapi tidak dimiliki oleh organisasi. Kelemahan itu terkadang

lebih mudah dilihat daripada sebuah kekuatan, namun ada beberapa hal

yang menjadikan kelemahan itu tidak diberikan solusi yang tepat

dikarenakan tidak dimaksimalkan kekuatan yang sudah ada.

 

3. Opportunity (kesempatan) adalah faktor positif yang muncul dari

lingkungan dan memberikan kesempatan bagi organisasi atau program kita

untuk memanfaatkannya. Opportunity tidak hanya berupa kebijakan atau

peluang dalam hal mendapatkan modal berupa uang, akan tetapi bisa juga

berupa respon masyarakat atau isu yang sedang diangkat.

4.  Threat (ancaman) adalah factor negatif dari lingkungan yang

memberikan hambatan bagi berkembangnya atau berjalannya sebuah

organisasi dan program. Ancaman ini adalah hal yang terkadang selalu

terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba untuk kontroversi

atau out of stream(melawan arus) namun pada kenyataannya organisasi

tersebut lebih banyak layu sebelum berkembang.

2.2.10 RASCI model

RASCI model adalah singkatan dari  Responsible, Accountable,

Supportive, Consulted and Informed. 

RASCI(RACI atau RASIC) Model adalah matriks untuk seluruh aktivitas 23

atau otorisasi keputusan yang harus diambil dalam suatu organisasi yang

dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terlibat.

PenjelasanRASCI

Responsible: orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan

pekerjaan 

Accountable: orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki

otoritas untuk memutuskan suatu perkara 

Supportive : orang yang menyediakan sumber daya atau informasi yang

dibutuhkan dalam rangka membantu sebuah proses atau aktifitas.

Consulted: orang yang diperlukan sarannya dan berkontribusi akan

kegiatan tersebut

Informed: orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan

Kegunaan RASCI ini untuk organisasi yang kita kelola adalah:

• Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan

tertentu atau departemen

• Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan

• Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung

jawab

• Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab

proyek

• Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi

kerja yang lebih baik

24

• Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi

• Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam

organisasi

25