rejaabdillah.files.wordpress.com€¦ · web viewaplikasi arsip surat berbasis web ( studi. kasus :...

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktek Kerja Lapanganpada Jurusan Teknik Informatika

Oleh :

REJA ABDILLAH 1.12.3.109

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKAPOLITEKNIK POS INDONESIA

BANDUNG2015

viii

LEMBAR PENGESAHAN



Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di

Bandung, Mei 2015

Oleh :

Pembimbing Lapangan, Pembimbing,

Iwan Irwansyah Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom. NIK. 103.750.56 NIK. 103.820.70

Menyetujui,

Ka. Prodi DIII Teknik Informatika

Iwan Setiawan, ST., MTNIK : 105.760.82

viii

LEMBAR PENGESAHAN



Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di

Bandung, . . . Mei 2015

Oleh :

Penguji I, Penguji II,

Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom. Azizah Zakiah, S.Kom.,MT NIK. 103.820.70 NIK. 109.83.130

Menyetujui,

Koordinator Praktek Kerja Lapangan

Azizah Zakiah, S.Kom.,MTNIK. 109.83.130

viii

ABSTRAK

Perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, menghasilkan suatu

rekaman dari suatu proses yang dikenal dengan istilah arsip. Arsip dapat difungsikan

sebagai acuan dalam pengambilan suatu kebijakan, pendokumentasian bagi suatu

perusahaan. Potensi manfaat arsip yang ada diatas kurang begitu digali dan

dimanfaatkan oleh beberapa perusahaan baik pemerintahan, maupun instansi swasta.

Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan surat masuk, surat keluar

dan surat keputusan. Untuk mewujudkan itu, maka perlu dibuat aplikasi Arsip Surat

Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ). Bertujuan untuk membuat suatu

sistem pendataan arsip surat secara terkomputerisasi. aplikasi Arsip Surat Berbasis

Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yang akan dibangun, dibuat dengan

menggunakan tools seperti bahasa pemrograman menggunakan PHP. Web editor

menggunakan Adobe Dreamweaver 8, database menggunakan MySQL. Tujuan

Penelitian adalah untuk menghasilkan aplikasi Arsip Surat Berbasis Web di PT. Pos

Indonesia.

Kata Kunci : Arsip surat, PHP, MySQL.

viii

ABSTRACT

Company in conducting the business processes, generate documentation of

a process or known as the archive. Archive can be used as a reference in a policy-

making, documentation for an company. the potential benefits of existing archives

can be utilized by company less government, private institutions.

Applications Archive Documents and Letters built for the management of

incoming mail, outgoing mail and decrees. To realize that it needs to be made Web

Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos Indonesia ). The

objective of research to create a data collection system archives documents and

computerized. Web Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos

Indonesia ) to be built, made by using tools such as programming languages using

PHP. Web editor using Adobe Dreamweaver 8, using a MySQL database.

Objective to generate Web Based Application Archive Letters in PT. Pos

Indonesia.

Keywords : Mail archive, PHP, MySQL.

viii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang

telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyusun laporan aplikasi yang berjudul “Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web

( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )” tepat pada waktunya.

Proyek ini dibuat untuk memenuhi kelulusan dari mata kuliah Praktek Kerja

Lapangan pada Program Studi D3 Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia.

Disadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan ini

tidak terlepas dari berbagai kekurangan baik dari segi isi maupun bahasa, oleh karena

itu kritik dan saran penulis harapkan untuk perbaikan di masa yang akan datang.

Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu penulis baik berupa moril maupun materi. Dengan hati tulus penulis

mengucapkan terima kasih banyak kepada :

1. Dr. Ir. Agus Purnomo, M.T., selaku Direktur Politeknik Pos Indonesia.

2. Iwan Setiawan, ST, selaku Ketua Program Studi D3 Teknik Informatika

Politeknik Pos Indonesia.

3. Iwan Irwansyah, selaku Pembimbing Lapangan di PT. Pos Indonesia.

4. PT. Pos Indonesia, Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung

40114A, Kelurahan Cihapit, Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa

Barat, Indonesia.

5. Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom., selaku Dosen Pembimbing di

Politeknik Pos Indonesia.

6. Orang tua kami tercinta, yang telah tulus dan ikhlas membantu kami baik

berupa moril maupun materil.

Bandung, 08 Mei 2015

Penulis

viii

http://id.wikipedia.org/wiki/Indonesia

http://id.wikipedia.org/wiki/Jawa_Barat


http://id.wikipedia.org/wiki/Ngamprah,_Bandung_Barat

DAFTAR ISI

Abstrak …………………………………………………………………….. i

Abstract ……………………………………………………………………. ii

Kata Pengantar …………………………………………………………….. iii

Daftar Isi …………………………………………………………………… iv

Daftar Gambar ……………………………………………………………... v

Daftar Tabel ………………………………………………………............. vi

Daftar Simbol ………………………………………………………........... vii

BAB I Pendahuluan ………………………………………………………... I-1

1.1 Latar Belakang ……………………………………………….... I-1

1.2 Identifikasi Masalah …………………………………………… I-2

1.3 Tujuan …………………………………………………………. I-2

1.4 Ruang Lingkup ……………………………………………….... I-2

1.5 Sistematika Penulisan ………………………………………….. I-2

BAB II Landasan Teori ……………………………………………………. II-1

2.1 Arsip ………………………………………………………….... II-1

2.2 Surat ……………………………………………………………. II-1

2.3 Sistem ………………………………………………………….. II-1

2.3.1 Karakteristik Sistem …………………………………….. II-1

2.4 Informasi ………………………………………………………. II-3

2.4.1 Siklus Informasi ………………………………………… II-4

2.4.2 Kualitas Informasi ………………………………………. II-5

2.5 Website ...………………………………………………………. II-6

2.6 XAMPP ………………………………………………………... II-6

2.7 PHP ……………………………………………………………. II-7

2.8 MySQL ………………………………………………………… II-8

2.9 PT. Pos Indonesia ……………………………………………… II-8

2.9.1 Visi, misi dan moto PT. Pos Indonesia ……………….... II-9

2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia …………………. II-10

BAB III Analisis dan Perancangan ………………………………………… III- 1

3.1 Analisis ………………………………………………………… III-1

viii

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan ………………….. III-1

3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map

yang sedang berjalan ………………………….. III-2

3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun …………………… III-2

3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map

yang akan dibangun …………………………… III-3

3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi …………………… III-20

3.1.2.3 Analsis kebutuhan perangkat lunak

dan perangkat keras ……………………………. III-21

3.2 Perancangan ……………………………………………………. III-21

3.2.1 Proses Bisnis ……………………………………………. III-22

3.2.2 Unified Modeling Language ( UML ) …………………... III-22

3.2.3 Use Case Diagram ………………………………………. III-23

3.2.4 Class Diagram …………………………………………... III-62

3.2.5 Sequence Diagram …………………………………….... III-45

3.2.6 Collaboration Diagram ………………………………….. III-56

3.2.7 Activity Diagram ………………………………………... III-59

3.2.8 Statechart Diagram ….…………………………………... III-72

3.2.9 Component Diagram ……………………………………. III-79

3.2.10Deployment Diagram …………………………………… III-80

3.2.11Struktur Menu …………………………………………… III-80

3.2.12Perancangan Antarmuka ………………………………... III-81

BAB IV Implementasi dan Pengujian ……………………………………... IV-1

4.1 Lingkungan Implementasi ……………………………………... IV-1

4.2 Pembahasan hasil Implementasi ………………………………. IV-2

4.3 Pengujian dan hasil Pengujian …………………………………. IV-6

Bab V Kesimpulan dan Saran ……………………………………………… V-1

5.1 Kesimpulan …………………………………………………….. V-1

5.2 Saran …………………………………………………………… V-1

Daftar Pustaka ……………………………………………………………… viii

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Informasi ………………………………………….... II-5

Gambar 2.2 Struktur Organisasi ………………………………………… II-10

Gambar 3.1 Proses Bisnis ……………………………………………….. III-22

Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi ………………………………… III-23

Gambar 3.3 Class Diagram ……………………………………………… III-44

Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login …………………………… III-45

Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat

di halaman web Dokumen …………………………………. III-46

Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk …………………….. III-47

Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk …………….. III-49

Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar …………………….. III-51

Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna ………………………. III-53

Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat

di halaman we Laporan ……………………………………. III-55

Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout …………………………. III-56

Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola Dokumen …….……………. III-57

Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk ……………….. III-58

Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk ……………... III-58

Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar ……………...... III-59

Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna …………………... III-59

Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login ………………………….. III-72

Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat


Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk ……………………. III-74

Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk …………………. III-75

Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar …………………….. III-76

Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna ………………………. III-77

Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat ……………………….. III-78

Gambar 3.24 Statechart Diagram proses Logout …………………………. III-79

Gambar 3.25 Component Diagram aplikasi ……………………………… III-80

viii

Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi ……………………………... III-80

Gambar 3.27 Struktur Menu ……………………………………………… III-81

Gambar 3.28 Antarmuka Login ………………………………………….. III-81

Gambar 3.29 Antarmuka Home ………………………………………….. III-82

Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia ………………………………….. III-82

Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen ………………………………………. III-83

Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk …………………………………… III-83

Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar …………………………………… III-84

Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi ………………………………………. III-84

Gambar 3.35 Antarmuka Laporan ………………………………………... III-85

Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna ………………………………………. III-85

Gambar 3.37 Antarmuka Contact Us …………………………………….. III-86

viii

DAFTAR TABEL

Tabel viii Daftar Simbol Flowmap …………………………………… viii-1

Tabel viii Daftar Simbol Use Case Diagram …………………………. viii-1

Tabel viii Daftar Simbol Sequence Diagram ……………………......... viii-2

Tabel viii Daftar Simbol Activity Diagram ..………………………..... viii-3

Tabel viii Daftar Simbol Collaboration Diagram ……………………... viii-3

Tabel viii Daftar Simbol Statechart Diagram …………..……………... viii-4

Tabel viii Daftar Simbol Class Diagram …………..………………….. viii-4

Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan ………. III-2

Tabel 3.2 Flowmap proses Login …………………………………….. III-3

Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home ) ………………………… III-4

Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia …………………….. III-5

Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen …………………………. III-6

Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk ………………………. III-7

Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar ………………………. III-11

Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi ………………………….. III-14

Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan …………………………… III-17

Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us ……………………….. III-19

Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out …………………………... III-20

Tabel 3.12 Deskripsi Aktor ……………………………………………. III-23

Tabel 3.13 Deskripsi Menu Website …………………………………… III-24

Tabel 3.14 Skenario proses Login ……………………………………… III-25

Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home ) …………………. III-25

Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia ……………… III-26

Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen ………. III-26

Tabel 3.18 Skenario cari data surat di halaman web Dokumen ……….. III-27

Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk ……. III-28

Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di

halaman web Surat masuk …………………………………. III-28

Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk

di halaman web Surat masuk ………………………………. III-29

viii

Tabel 3.22 Skenario hapus data surat


Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk ………... III-31

Tabel 3.24 Skenario cari data surat masuk


Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk ……………………….. III-33

Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar

di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-34

Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar


Tabel 3.28 Skenario edit data surat keluar


Tabel 3.29 Skenario hapus data surat keluar


Tabel 3.30 Skenario detail surat keluar


Tabel 3.31 Skenario cari data surat keluar


Tabel 3.32 Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna ……. III-39

Tabel 3.33 Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna ……….. III-39

Tabel 3.34 Skenario cetak data surat masuk

di halaman web Laporan …………………………………… III-40

Tabel 3.35 Skenario cetak data surat keluar

di halaman web Laporan …………………………………… III-41

Tabel 3.36 Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan ….. III-42

Tabel 3.37 Skenario halaman web Contact Us ………………………… III-43

Tabel 3.38 Skenario halaman web Log Out …………………………… III-43

Tabel 3.39 Activity Diagram proses Login ……………………………. III-60

Tabel 3.40 Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat


Tabel 3.41 Activity Diagram kelola surat masuk ……………………… III-62

Tabel 3.42 Activity Diagram disposisi data surat masuk ……………… III-64

viii

Tabel 3.43 Activity Diagram kelola surat keluar ………………………. III-66

Tabel 3.44 Activity Diagram kelola pengguna ………………………… III-68

Tabel 3.45 Activity Diagram cetak data surat …………………………. III-70

Tabel 3.46 Activity Diagram proses Log Out …………………………. III-71

viii

DAFTAR SIMBOL

Flowmap

Simbol Keterangan

Simbol untuk menyatakan mulai (start) atau pun berhenti.

Kotak Masukan, untuk membaca data yang kemudian

diberikan sebagai harga suatu variabel.

Kotak Penugasan, untuk memberi harga kepada suatu

variabel atau untuk melakukan perhitungan matematika

yang hasilnya diberikan sebagai harga suatu variabel.

Kotak Keluaran, untuk mencetak (dan/atau

menyimpan)hasil keluaran.

Kotak keputusan, untuk memutuskan arah atau

percabangan yang diambil sesuai dengan kondisi benar

atau salah.

Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur

terputus ( masih dalam satu halaman ).

Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur

terputus ( dihalaman yang berbeda ).Tabel vii Daftar Simbol Flowmap

Use Case Diagram

Nama Komponen Keterangan Simbol

Use Case

Use case digambarkan sebagai lingkaran

elips dengan nama use case dituliskan

didalam elips tersebut.

Actor Actor adalah pengguna sistem. Actor

tidak terbatas hanya manusia saja, jika

sebuah sistem berkomunikasi dengan

aplikasi lain dan membutuhkan input

atau memberikan output, maka aplikasi

viii

tersebut juga bisa dianggap sebagai

actor.

Association

Asosiasi digunakan untuk

menghubungkan actor dengan use case.

Asosiasi digambarkan dengan sebuah

garis yang menghubungkan antara Actor

dengan Use Case.

Tabel vii Daftar Simbol Use Case Diagram

Sequence Diagram


Object

Object merupakan instance dari sebuah class

dan dituliskan tersusun secara horizontal.

Digambarkan sebagai sebuah class (kotak)

dengan nama object didalamnya yang

diawali dengan sebuah titik koma.

Actor

Actor juga dapat berkomunikasi dengan

object , maka actor juga dapat diurutkan

sebagai kolom. Simbol Actor sama dengan

simbol pada Actor Use Case Diagram.

Lifeline

Lifeline mengindikasikan keberadaan

sebuah object dalam basis waktu. Notasi

untuk Lifeline adalah garis putus-putus

vertikal yang ditarik dari sebuah object.

Activation

Activation dinotasikan sebagai sebuah

kotak segi empat yang digambar pada

sebuah lifeline. mengindikasikan sebuah

obyek yang akan melakukan sebuah aksi.

MessageMessage, digambarkan dengan anak panah

horizontal antara Activation Message

mengindikasikan komunikasi antara object.

Tabel vii Daftar Simbol Sequence Diagram

Activity Diagram

viii

Simbol Keterangan Titik awal

Titik akhir

Activity

Pilihan untuk mengambil keputusan

Fork; Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara parallel atau untuk menggabungkan dua kegiatan paralel menjadi satu.Rake; Menunjukkan adanya dekomposisi

Tanda waktu

Tanda pengiriman

Tanda penerimaan

Aliran akhir (Flow Final)Tabel vii Daftar Simbol Activity Diagram

Collaboration Diagram


Object

Object merupakan instance dari sebuah class

dan dituliskan tersusun secara horizontal.

Digambarkan sebagai sebuah class (kotak)

dengan nama object didalamnya yang

diawali dengan sebuah titik koma.

Actor

Actor juga dapat berkomunikasi dengan

object , maka actor juga dapat diurutkan

sebagai kolom. Simbol Actor sama pada

Actor Use Case Diagram.

Message Message, digambarkan dengan anak panah

yang mengarah antar obyek dan diberi label

urutan nomor yang mengindikasikan urutan

komunikasi yang terjadi antar obyek.

Tabel vii Daftar Simbol Collaboration Diagram

viii

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami percepatan

yang tinggi membuat sebuah perubahan yang sangat luar biasa bagi kehidupan

manusia. Hal ini menuntut semua sumber daya manusia untuk terus berpacu dalam

meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangnya teknologi. Setiap sumber

daya manusia dituntut untuk terus selalu update dengan perkembangan teknologi.

Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu perusahaan diantaranya adalah

dalam bidang informasi.

Semakin besar dan beragamnya data atau informasi yang terkumpul di

perusahaan, menuntut adanya perlakuan yang baik pada manajemen informasi. Tidak

ubahnya juga pada informasi mengenai arsip di suatu perusahaan, perlu adanya

manajemen arsip agar arsip yang ada pada perusahaan tersebut dapat terkelola

dengan baik. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun

bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok

persoalan ) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan

orang.3

Pengelolaan arsip yang kurang maksimal di perusahaan saat ini berawal dari

lemahnya sumber daya manusia, teknologi dan belum tumbuhnya kesadaran akan

penting arsip. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang surat dan kearsipan, PT.

Pos Indonesia harus dapat memaksimalkan dan memanajemen arsip sehingga dapat

meningkatkan aktifitas perusahaan menjadi lebih baik. Padahal bila dilihat dari

fungsinya, arsip merupakan sumber yang penting dan harus dikelola dengan baik.

Kearsipan merupakan tanda bukti dalam seluruh kegiatan dalam suatu perusahaan,

dan disamping itu merupakan pula pusat ingatan, sumber informasi dan sumber atau

bukti sejarah.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membuat suatu

aplikasi kearsipan dengan berbasis web. Penulis mengangkat masalah ini sebagai

tugas Praktek Kerja Lapangan guna melengkapi salah satu syarat kelulusan Program

Studi D-III Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia. Hal inilah yang menjadi

viii

latar belakang penulis untuk mengambil judul Praktek Kerja Lapangan tentang

“Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat di identifikasikan beberapa

masalah yang menjadi persoalan diantaranya :

1. Proses pengarsipan surat belum terkomputerisasi.

2. Proses pengarsipan kurang tertata.

1.3 Tujuan

Tujuan pembuatan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT.

Pos Indonesia ) sebagai berikut :

1. Membuat proses pengarsipan surat secara terkomputerisasi.

2. Proses pengarsipan menjadi lebih rapih.

1.4 Ruang Lingkup

Berdasarkan dari judul proyek aplikasi, ruang lingkup dari implementasi

aplikasi ini adalah pada bagian pengelolaan data arsip yang ada di PT. Pos Indonesia,

Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung 40114A, Kelurahan Cihapit,

Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa Barat, Indonesia. Data arsip yang

dimaksud adalah pengelolaan data surat masuk, surat keluar, disposisi dan laporan.

1.5 Sistematika Penulisan

Dalam penyajian laporan ini terbagi dalam beberapa bagian dan bab, adapun

penyajianya adalah sebagai berikut :

- BAB 1 Pendahuluan

Berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan, ruang lingkup,

sistematika penulisan.

- BAB 2 Tinjauan Pustaka

Berisi teori - teori yang digunakan dalam membuat laporan PKL termasuk

didalamnya uraian tentang gambaran umum Perusahaan dimana PKL

dilaksanakan meliputi uraian sejarah ringkas, bidang garapan ( produk /

viii

http://id.wikipedia.org/wiki/Indonesia


http://id.wikipedia.org/wiki/Ngamprah,_Bandung_Barat

jasa ) perusahaan, struktur organisasi serta deskripsi kerja unit / bagian

terutama yang terkait dengan proses PKL.

- BAB 3 Analisis dan Perancangan

Analisis :

Proses pencarian data dan informasi untuk menentukan bentuk dari

kebutuhan aplikasi baik berupa kebutuhan pada saat membangun maupun

pada saat implementasi.

Perancangan :

Penjelasan perancangan dari aplikasi yang akan dibuat terdiri dari

perancangan alir program ( Flow Map ), data, perancangan input / output.

Perancangan program disesuaikan dengan pendekatan dari pembuatan

program baik yaitu dengan menggunakan program terstruktur atau

berbasis objek.

- BAB 4 Implementasi dan Pengujian

Bab ini menjeleskan tentang sistem yang dibuat dengan merinci

komponen - komponen pendukung berupa program, lingkungan

implementasi, tampilan antarmuka, petunjuk pemakaian, petunjuk

instalasi, serta pengujian perangkat lunak.

- BAB 5 Kesimpulan dan Saran

Bab ini merupakan penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran.

Kesimpulan :

Berisi pencapaian tujuan dari aplikasi yang dibuat di bagian akhir.

Saran :

berisi hal-hal atau tujuan dari pembuatan aplikasi yang dirasa belum

sempurna atau tidak tercapai. Saran juga bisa berupa kondisi

implementasi yang optimal bagi aplikasi yang dibuat.

viii

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan

yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan )

ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang.3

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2.2 Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh

suatu pihak kepada pihak lain. Surat membutuhkan perangko dan amplop untuk

mengirimkan surat sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Surat secara umum

ditinjau dari segi bentuk, isi dan bahasanya, digolongkan menjadi tiga yaitu surat

pribadi, surat dinas dan surat niaga. Digolongkan berdasrkan pemakaiannya, surat

dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

2.3 Sistem

Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional

antara tiap - tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara

keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional4. Sistem adalah suatu

kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk

memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.

2.3.1 Karakteristik Sistem

Jogianto HM mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat -

sifat tertentu, yaitu sebagai berikut :

viii

http://id.wikipedia.org/wiki/Energi

http://id.wikipedia.org/wiki/Materi

http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Elemen

http://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Komponen&action=edit&redlink=1

http://id.wikipedia.org/wiki/Amplop

http://id.wikipedia.org/wiki/Perangko

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

http://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Lembaga_pendidikan&action=edit&redlink=1

http://id.wikipedia.org/wiki/Pemerintahan_daerah_di_Indonesia

http://id.wikipedia.org/wiki/Lembaga_negara

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen -

komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem

atau bagian - bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat - sifat dari

sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem

secara keseluruhan.

2. Batasan sistem

Batasan sistem ( boundary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan

suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar ( evinronment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas

sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut.

Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan

demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan

menggangu kalangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung sistem

Penghubung ( interfance ) merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini

memungkinkan sumber - sumber daya mengalir dari satu subsistem ke

subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi

dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem

Masukan ( input ) sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem.

Masukan ( input ) dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan

masukan sinyal ( signal input ). Maintenance input adalah energi yang

dimasukan supaya tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang

diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputernya

dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

viii

6. Keluaran sistem

Keluaran ( output ) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang

tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi

adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan

berupa bahan baku dan bahan - bahan yang lain menjadi keluaran berupa

barang jadi.

8. Sasaran sistem

Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan

adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang

dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut

dapat dikatakan berhasil apabila mencapai / mengenai sasaran atau pun

tujuan.5

2.4 Informasi

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi

sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan

keputusan saat ini atau mendatang. Informasi memiliki beberapa ciri sebagai berikut :

1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila

penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang

benar.

2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru

pada informasi yang telah ada.

4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah tau palsu

sebelumya.

viii

5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih

berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi

tersebut.2

2.4.1 Siklus Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan

data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian - kejadian yang nyata yang digunakan untuk

pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan

yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian -

kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis,

kejadian - kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai

yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti

tempat, benda dan orang yang betul - betul ada dan terjadi.

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak

sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk

menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol - simbol semacam huruf,

angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian

menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,

yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah

data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat

suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat

digambarkan yaitu sebagai berikut :

viii

Gambar 2.1 Siklus Informasi6

2.4.2 Kualitas Informasi

Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo, kualitas informasi ditentukan oleh

beberapa faktor yaitu sebagai berikut :

1. Keakuratan dan teruji kebenarannya.

- Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.

2. Kesempurnaan informasi

- Informasi disajikan dengan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, dan

pengubahan.

3. Tepat waktu

- Infomasi harus disajikan secara tepat waktu, karena menjadi dasar dalam

pengambilan keputusan.

4. Relevansi

- Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika Informasi tersebut

dapat diterima oleh mereka yang membutuhkan.

5. Mudah dan murah

- Apabila cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal,

maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya, atau akan

mencari alternatif substitusinya. 1

viii

2.5 Website

Website ( situs web ) adalah merupakan alamat ( URL ) yang berfungsi

sebagai tempat penyimpanan data dan informasi dengan berdasarkan topik tertentu.

Web Page ( halaman web ) merupakan halaman khusus dari situs web tertentu yang

tersimpan dalam bentuk file. Dalam web page tersimpan berbagai informasi dan link

yang menghubungkan suatu informasi ke informasi lain baik itu dalam page yang

sama ataupun web page lain pada website yang berbeda.

2.6 XAMPP

XAMPP adalah perangkat software gratis yang mendukung banyak sistem

operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsi XAMPP adalah

sebagai server offline yang berdiri sendiri ( localhost ). XAMPP terdiri dari beberapa

program yaitu Apache ( web server ), MySQL ( database ), PHP ( server side

scripting ), Perl, FTP Server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya.

XAMPP terkenal sebagai program web server ( localhost ) yang mudah digunakan

( user friendly ).

XAMPP ini adalah sebuah singkatan yang masing – masing hurufnya

memiliki penjelasan, yaitu sebagai berikut :

1. X

XAMPP dapat dijalankan ( kompatibel ) di berbagai sistem operasi seperti

Windows, Linux, Mac OS dan Solaris.

2. A

A adalah kepanjangan dari program Apache. Apache merupakan sebuah

aplikasi web server. Tugas utama Apache adalah menghasilkan halaman web

yang benar kepada user ( menerjemahkan ) berdasarkan kode PHP dan

MySQL yang ditulis oleh web programmer.

3. M

M adalah singkatan dari program MySQL. MySQL adalah sebuah aplikasi

database server, MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola

database beserta isinya. MySQL dapat digunakan untuk menambahkan,

mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.

viii

4. P

P pertama adalah singkatan dari program PHP. PHP adalah sebuah aplikasi

bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah

server - side scripting. PHP akan memungkinkan pengguna dalam membuat

halaman web yang bersifat dinamis.

5. P

P terkahir adalah singkatan dari program Perl. Perl adalah sebuah aplikasi

Bahasa pemrograman.

2.7 PHP

PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor, PHP adalah sebuah

aplikasi bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah

server - side scripting. PHP yaitu bahasa pemrograman yang banyak digunakan

secara luas dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML.

Fungsi yang utama dari PHP adalah kemampuannya sebagai server side

programming atau scripting language dalam pembuatan website atau aplikasi yang

berbasis website. Server side programming atau scripting language adalah bahasa

yang berjalan pada sisi server ( dalam hal ini web server ) sehingga komputer ( client

/ web browser ) tidak mengetahui apa yang terjadi di dalam web server.

Keunggulan PHP :

1. PHP memiliki tingkat akses yang lebih cepat.

2. PHP memiliki tingkat lifecycle yang cepat sehingga selalu mengikuti

perkembangan teknologi internet.

3. PHP mampu berjalan di beberapa server web, seperti Apache, Microsoft IIS,

PWS, phttpd, fhttpd, AOLServer dan Xitami.

4. PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform Sistem Operasi yang utama,

juga dapat berjalan di FreeBSD, Unix, Solaris, dan Windows.

5. PHP mendukung akses ke beberapa database baik yang bersifat gratis atau

komersial, seperti mSQL, MySQL, Informix, dan MicrosoftSQL Server.

6. PHP bersifat Open Source.

viii

http://id.wikibooks.org/w/index.php?title=HTML&action=edit&redlink=1

http://www.php.net/

2.8 MySQL

MySQL merupakan Bahasa pemrograman open-source yang paling popular

dan banyak digunakan di lingkungan Linux. Kepopuleran ini karena ditunjang oleh

performansi query dari database-nya yang jarang bermasalah. MySQL ( My

Structure Query Language ) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat

open source, artinya siapa saja dapat menggunakannya secara bebas.

MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux. Karena

sifatnya yang open source, MySQL dapat berjalan pada semua platform baik

Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses

database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multiuser

(banyak pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan hampir oleh semua

pemrogram database, terlebih dalam pemrograman web.

Kelebihan lain dari MySQL adalah penggunaan bahasa query yang dimiliki

SQL ( Structured Query Language ). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang

terstruktur dan telah distandarisasi untuk semua program pengakses database seperti

Oracle, PosgreSQL, SQL Server, dan lain - lain.

Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan

sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain ( interface ). MySQL dapat didukung oleh

hampir semua program aplikasi baik yang open source seperti PHP maupun yang

tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Delphi, dan lainnya.

2.9 PT. Pos Indonesia

Kantor Pos pertama kali didirikan di Batavia ( sekarang Jakarta ) oleh

Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan

tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat - surat penduduk, terutama bagi mereka

yang berdagang dari kantor - kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari

dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban

peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha

Milik Negara ( BUMN ) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Bentuk

usaha Pos Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5

Tahun 1995 yang berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa

Perusahaan Umum ( Perum ) menjadi sebuah Perusahaan ( Persero ).

viii

2.9.1 Visi, Misi dan Moto PT. Pos Indonesia

Visi : Menjadi Perusahaan pos terpercaya

Misi :

1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu

tepat waktu dan nilai terbaik.

2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman,

nyaman dan menghargai kontribusi.

3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang

menguntungkan dan terus bertumbuh.

4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.

5. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh

pemangku kepentingan.

Moto : Terus bergerak maju

1. Vision : to be a trusted postal services company.

2. Action : Operational effectiveness, cost efficiency, overwhelming

challenge, & increase revenue.

3. Passion : Champion Postal Company in the Region.

4. Collaboration : Merger & acquisition.

viii

2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

viii

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis

Dalam tahap analisis terdapat langkah - langkah dasar yang harus dilakukan,

yaitu sebagai berikut :

1. Pengenalan / identifikasi masalah

Langkah ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan serta

mengidentifikasi permasalahan yang ada sehingga sasaran yang ingin dicapai

dapat terlaksana.

2. Memahami kinerja dari sistem yang ada

Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara rinci bagaimana jalannya

sistem yang sudah ada.

3. Menganalisa hasil penelitian

Langkah yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah menganalisa

kebutuhan informasi pemakai sistem. Analisa dilakukan berdasarkan data

yang diperoleh atas dasar hasil penelitian.

4. Membuat laporan penelitian

Merupakan tahap akhir yang disusun dalam suatu rangkuman dari langkah -

langkah sebelumnya.

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan

Analasis sistem yang sedang berjalan sekarang di PT. Pos Indonesia yaitu

sebagai berikut :

1. Surat masuk dari luar perusahaan dikirimkan oleh jasa pengirim barang

melalui kurir.

2. Kurir mendatangi PT. Pos Indonesia cabang Bandung Cihapit untuk

mengantarkan surat.

3. Kurir berbicara dengan petugas keamanan di luar.

4. Kurir mengantarkan surat kepada petugas, jika ya surat akan diantarkan

kepada bagian yang dituju, jika tidak surat akan dikembalikan kepada kurir.

5. Surat dibaca oleh karyawan dari bagian yang dituju dari surat.

viii

6. Surat disimpan di rak khusus dan di berikan keterangan mengenai surat

tersebut.

3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

Berikut ini analisis prosedur / flow map yang sedang berjalan yaitu sebagai

berikut :

Pegawai

Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun

Analisis Sistem / Prosedur yang akan dibangun yaitu sebagai berikut :

1. Pengguna sebagai admin melakukan Login pada aplikasi.

viii

2. Pengguna dapat melihat profil perusahaan, data surat masuk, data surat

keluar.

3. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk, surat keluar dan disposisi

dengan menggunakan fungsi input, edit, delete, cari, detail dan cetak data

pada aplikasi.

3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang akan dibangun

1. Flowmap Login

User terdaftar Aplikasi Database

Tabel 3.2 Flowmap proses Login

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil

halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat

masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan

password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil

halaman web login.

viii

2. Flowmap tampil halaman utama ( Home )


Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home )





halaman web login.

viii

3. Flowmap halaman web Pos Indonesia


Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia





halaman web login. Pengguna memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web

Pos Indonesia.

viii

4. Flowmap halaman web Dokumen


Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen




viii


halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web

Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk.

5. Flowmap halaman web Surat Masuk


viii

User terdaftar Aplikasi Database Dokumen

Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk






Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat

Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk. Pengguna

dapat melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit, delete, detail,

cari, cetak dan disposisi.

Jika pengguna melakukan fungsi input :

viii

1. Pengguna memilih button tambah data.

2. Tampil form input data.

3. Pengguna melakukan input data.

4. Pengguna pilih button save.

5. Data surat masuk tersimpan ke database.

Jika pengguna melakukan fungsi edit :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di rubah.

2. Pengguna memilih button edit dari data tersebut.

3. Tampil form edit data.


5. Pengguna memilih button save.


Jika pengguna melakukan fungsi delete :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di hapus.

2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut.

3. Data surat masuk terhapus di database.

Jika pengguna melakukan fungsi detail :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di lihat secara detail.

2. Pengguna memilih button detail dari data tersebut.

3. Tampil data surat masuk secara detail.

Jika pengguna melakukan fungsi cari :

1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang ingin dicari.

2. Pengguna memilih button cari.

3. Jika data surat masuk tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika

data surat masuk tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan

tampil.

Jika pengguna melakukan fungsi cetak :

1. Pengguna memilih button cetak data.

2. Tampil ketentuan print.

3. Pengguna pilih button print.

4. Data surat masuk di cetak.

Pengguna melakukan fungsi disposisi :

viii

1. Pengguna memilih data surat masuk yang ingin ditambahkan disposisi.

2. Tampil halaman web disposisi.

6. Flowmap halaman web Surat Keluar

viii



viii

Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar






Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat

Keluar. Di dalam halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar. Pengguna


cari dan cetak.





viii


5. Data surat keluar tersimpan ke database.


1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di rubah.







1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di hapus.


3. Data surat keluar terhapus di database.


1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di lihat secara detail.


3. Tampil data surat keluar secara detail.


1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat keluar yang ingin dicari.


3. Jika data surat keluar tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data

surat keluar tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

Pengguna melakukan fungsi cetak :




4. Data surat keluar di cetak.

5. Flowmap halaman web Disposisi

viii



viii

Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi







Masuk. Pengguna memilih data yang akan di disposisi. Pengguna memiih button

disposisi dari data tersebut. Tampil halaman web Disposisi. Di dalam halaman web

Disposisi terdapat data surat masuk yang telah di disposisi. Pengguna dapat

melakukan kelola disposisi dengan menggunakan fungsi input, delete dan cari.


1. Pengguna memilih button +.

2. Tampil form input disposisi.



5. Data disposisi tersimpan ke database.


viii




Pengguna melakukan fungsi cari :

1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang telah di

disposisi ingin dicari.


3. Jika data surat masuk yang telah di disposisi tersebut ada dalam database

maka akan tampil, jika data surat masuk yang telah di dispossisi tersebut

tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

4. Flowmap halaman web Laporan

viii


Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan





halaman web login. Pengguna memilih menu Laporan. Tampil halaman web

viii

Laporan. Fungsi yang terdapat dalam halaman web Laporan adalah cari dan cetak.

Fungsi utama dari halaman web Laporan adalah cetak. Pengguna dapat mencetak

data surat masuk ataupun data surat keluar.


1. Pengguna melakukan input kriteria data dari data surat yang ingin dicari.


3. Jika data surat tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat

tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.


1. Jika pengguna ingin mencetak data surat masuk, maka pengguna memilih sub

menu Surat Masuk. Jika pengguna ingin mencetak data surat keluar, maka

pengguna memilih sub menu Surat Keluar.




5. Data surat di cetak.

6. Flowmap halaman web Contact us

viii


Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us





halaman web login. Pengguna memilih menu Contact Us. Tampil halaman web

Contact Us. Di dalam halaman web Contact Us terdapat informasi kontak perusahaan.

7. Flowmap halaman web Logout

viii


Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out





halaman web login. Pengguna memilih menu Logout. Pengguna keluar dari aplikasi.

Tampil halaman web Login.

3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi

Analisis kebutuhan dari aplikasi yaitu sebagai berikut :

1. Melakukan login

2. Melihat informasi perusahaan

3. Mengelola data surat masuk

4. Mengelola data surat keluar

5. Melakukan disposisi

viii

6. Cetak data surat

7. Mengelola pengguna

8. Melihat informasi kontak perusahaan

3.1.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras

Untuk memenuhi kebutuhan pembuatan program aplikasi ini digunakan

beberapa perangkat pendukung sebagai berikut :

1. Perangkat Lunak

Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu

sebagai berikut :

Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit

Bahasa Pemograman : PHP

Database : MySQL

Server offline : XAMPP

Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8

Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML

Dokumentasi : Microsoft Word 2010

Microsoft Power Point 2010

2. Perangkat Keras

Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi


Processor : Intel® Core™ i5-3230M CPU @ 2.60GHz 2.60GHz

Memory : 4.00 GB

Harddisk : 500 GB

VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB

3.2 Perancangan

Perancangan merupakan tahap setelah analisis untuk mendefinisikan

kebutuhan - kebutuhan fungsional yang menggambarkan bagaimana suatu aplikasi

dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa,

viii

atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang

utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen - komponen

perangkat lunak dan keras dari suatu aplikasi.

3.2.1 Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang

saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau untuk menghasilkan

produk atau layanan dan untuk meraih tujuan tertentu. Proses bisnis dari Aplikasi

Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yaitu sebagai berikut :

Gambar 3.1 Proses Bisnis

3.2.2 Unified Modeling Language ( UML )

Unified Modeling Language ( UML ) adalah himpunan struktur dan teknik

untuk pemodelan desain program berorientasi objek ( OOP ) serta aplikasinya. UML

adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok perangkat

tool untuk mendukung pengembangan sistem tersebut. UML adalah suatu bahasa

yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan

mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dapat digunakan untuk

memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan UML

viii

Proses Bisnis :1. Memiliki tujuan2. Menerima input3. Menghasilkan Output4. Menggunakan sumber

daya5. Memiliki beberapa proses

kegiatan didalamnya

GOALRESOURCE

BUSINESS PROSES OUTPUTINPUT

dalam industri terus meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya

sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industri peranti lunak dan

pengembangan sistem.

3.2.3 Use Case Diagram

Use case diagram menampilkan sekumpulan use case dan aktor ( pelaku )

dan hubungan diantara use case dan aktor tersebut. Use case diagram digunakan

untuk penggambaran use case statik dari suatu sistem. Use case menjelaskan apa

yang dilakukan sistem (atau subsistem) tetapi tidak tidak menspesifikasikan cara

kerjanya.

System

Admin

Login

Kelola surat masuk Kelola surat keluar Kelola penggunaCetak data

Input data

Edit data

Delete data

Detail data

Cari data

Cetak data

Disposisi

Input disposisi

Delete data

Cari data

Input data

Edit data

Delete data

Detail data

Cari data

Cetak data

<<include>><<include>><<include>><<include>><<include>><<include>>

<<include>><<include>><<include>>

<<include>><<include>><<include>><<include>><<include>><<include>>

Input data

Edit data

Delete data

Cari data

Disposisi

<<include>><<include>><<include>><<include>>

<<include>>

<<include>>

Login

<<include>>

Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi

Tabel Deskripsi Aktor

Aktor Deskripsi

Admin

Orang yang memiliki account dan password khusus untuk

masuk pada aplikasi dan untuk memperoleh hak akses

penuh.Tabel 3.12 Deskripsi Aktor

Tabel Deskripsi Menu Website

viii

Menu Deskripsi

Login

Halaman web untuk melakukan proses masuk kedalam

aplikasi dengan memasukkan identitas akun seperti

username dan password untuk mendapatkan hak akses

penuh.

Home Halaman utama dari website.

Pos IndonesiaHalaman web yang berisi deskripsi dari perusahaan PT.

Pos Indonesia.

Dokumen

Halamman web yang berisi data surat dalam bentuk grid

view, dalam halaman web Dokumen terdapat fungsi

search.

Surat Masuk

Halaman web Surat Masuk merupakan sub menu dari

halaman web Dokumen. Halaman web Surat Masuk

digunakan untuk mengelola surat masuk dan

menggambarkan operasi utama dalam proses pengarsipan

di dalam aplikasi, di dalam halaman web Surat masuk

terdapat fungsi input, edit, delete, detail, disposisi, search

dan cetak.

Surat Keluar

Halaman web Surat Keluar merupakan sub menu dari

halaman web Dokumen. Halaman web Surat Keluar

digunakan untuk mengelola surat keluar dan

menggambarkan operasi utama dalam proses pengarsipan

di dalam aplikasi, dalam halaman web Surat keluar

terdapat fungsi input, edit, delete, detail, disposisi, search

dan cetak.

Disposisi

Halaman web Disposisi merupakan sub menu dari halaman

web Surat Masuk yang digunakan untuk melakukan

persetujuan surat masuk, terdapat fungsi input, delete dan

search.

Laporan Halaman web yang berisi fungsi cetak data dan search.

Pengguna Halaman web yang yang digunakan untuk mengelola

pengguna yang terdaftar ke aplikasi, dalam halaman web

viii

http://temukanpengertian.blogspot.com/2013/01/pengertian-account.html

Pengguna terdapat fungsi input, edit, delete dan search.

Contact usHalaman web yang berisi informasi kontak dari

perusahaan PT. Pos Indonesia.Tabel 3.13 Deskripsi Menu Website

Skenario proses Login

IdentifikasiNama LoginTujuan Masuk pada aplikasi, memiliki hak akses penuhDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login

Aksi Aktor Reaksi Sistem1. Menjalankan

aplikasi2. Tampil form Login

3. Input username dan password

4. Validasi username dan password

5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login.Tabel 3.14 Skenario proses Login

Skenario tampil halaman utama ( Home )

IdentifikasiNama HomeTujuan Tampil halaman utama ( Home )DeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login





5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )

viii

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login.

Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home )

Skenario tampil halaman web Pos Indonesia

IdentifikasiNama Pos IndonesiaTujuan Tampil informasi di halaman web Pos IndonesiaDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login





5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )7. Pilih menu Pos

Indonesia8. Tampil halaman web Pos Indonesia

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web Pos Indonesia.

Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia

Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen

IdentifikasiNama DokumenTujuan Melihat data surat di halaman web DokumenDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login

Aksi Aktor Reaksi Sistem

viii

1. Menjalankan aplikasi 2. Tampil form Login

3. Input username dan password 4. Validasi username dan password

5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )7. Pilih menu

Dokumen 8. Tampil halaman web Dokumen

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat dalam bentuk grid view.

Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen

Skenario cari data surat di halaman web Dokumen

IdentifikasiNama DokumenTujuan Mencari data surat di halaman web DokumenDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login


aplikasi 2. Tampil form Login




9. Input kriteria data surat

10. Pilih button search 11. Tampil data surat

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil

viii

halaman web Dokumen. Aktor input kriteria data surat dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data surat yang dicari tersedia, akan tampil data surat. Jika data surat yang dicari tidak tersedia, data surat tidak akan tampil.

Tabel 3.18 Skenario cari data surat di halaman web Dokumen

Skenario lihat data surat masuk di halaman web Surat Masuk

IdentifikasiNama Surat MasukTujuan Melihat data surat masuk di halaman web Surat

MasukDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login






9. Pilih menu Surat Masuk 10. Tampil halaman web Surat Masuk

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk dalam bentuk grid view.

Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk

Skenario input data surat masuk di halaman web Surat Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Menambah data surat masuk di halaman web Surat

Masuk

viii

DeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login







11. Pilih button tambah data 12. Tampil form input data

13. Input data14. Pilih button save 15. Data surat masuk tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form index. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih button tambah data. Tampil form input data. Aktor melakukan input data. Aktor pilih button save. Data surat masuk tersimpan ke database.

Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Merubah data surat masuk yang sudah ada di halaman

web Surat MasukDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login



viii





11. Pilih data surat masuk

12. Pilih button edit 13. Tampil form edit data14. Input data15. Pilih button save 16. Data surat masuk ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih data surat yang ingin dirubah. Aktor pilih button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data surat masuk tersimpan ke database.

Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario hapus data surat masuk di halaman web Surat Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Menghapus data surat masuk di halaman web Surat







9. Pilih menu Surat 10. Tampil halaman web Surat Masuk

viii

Masuk11. Pilih data surat

masuk12. Pilih button

delete 13. Data surat masuk terhapus dari database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih data surat yang ingin dihapus. Aktor memilih button delete. Data surat masuk terhapus dari database.

Tabel 3.22 Skenario hapus data surat di halaman web Surat masuk

Skenario melihat detail surat masuk di halaman web Surat Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Melihat surat masuk secara detail di halaman web

Surat MasukDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login








12. Pilih button detail 13. Tampil detail data surat masuk

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka

viii

aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih data surat masuk yang ingin dilihat secara detail. Aktor pilih button detail. Tampil detail data surat masuk.

Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk

Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat Masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Mencari data surat masuk di halaman web Surat








11. Input kriteria data surat masuk

12. Pilih button search 13. Tampil data surat masuk

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor input kriteria data surat masuk yang ingin dicari dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data

viii

surat masuk yang dicari tersedia, akan tampil data surat masuk. Jika data surat masuk yang dicari tidak tersedia, data surat masuk tidak akan tampil.

Tabel 3.24 Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario disposisi data surat masuk

IdentifikasiNama Surat masukTujuan Melakukan disposisi data surat MasukDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login








12. Pilih button disposisi 13. Tampil halaman web Disposisi

14. Pilih button + 15. Tampil halaman web input data disposisi16. Input data

disposisi17. Pilih button save 18. Data disposisi tersimpan ke databaseKondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser.

Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor pilih data surat masuk yang ingin ditambahkan disposisi. Aktor memilih button Disposisi. Tampil halaman web Disposisi. Aktor memilih button +. Tampil halaman web input data disposisi. Aktor input data disposisi. Aktor pilih button save. Data disposisi

viii

tersimpan ke database.Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk

Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Melihat data surat keluar di halaman web Surat

KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login






9. Pilih menu Surat Keluar 10. Tampil halaman web Surat Keluar

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Di dalam halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar dalam bentuk grid view.

Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario input data surat keluar di halaman web Surat Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Menambah data surat keluar di halaman web Surat

KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario Utama

viii

Kondisi Awal Tampil form loginAksi Aktor Reaksi Sistem

1. Menjalankan aplikasi 2. Tampil form Login






13. Input data14. Pilih button save 15. Data surat keluar tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor memilih button tambah data. Tampil form input data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data surat keluar tersimpan ke database.

Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Merubah data surat keluar yang sudah ada di halaman

web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login




5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )7. Pilih menu 8. Tampil halaman web Dokumen

viii

Dokumen9. Pilih menu Surat

Keluar 10. Tampil halaman web Surat Keluar

11. Pilih data surat keluar

12. Pilih button edit 13. Tampil form edit data14. Input data

15. Pilih button save 16. Data surat keluar yang telah di edit tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor memilih data surat yang ingin dirubah. Aktor memilih button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data surat keluar tersimpan ke database.

Tabel 3.28 Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario hapus data surat keluar di halaman web Surat Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Menghapus data surat keluar di halaman web Surat









viii

12. Pilih button delete 13. Data surat keluar terhapus dari database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor memilih data surat yang ingin dihapus. Aktor memilih button delete. Data surat keluar terhapus dari database.

Tabel 3.29 Skenario hapus data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario detail surat keluar di halaman web Surat Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Melihat surat keluar secara detail di halaman web

Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login








12. Pilih button detail 13. Tampil detail data surat keluarKondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser.

Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil

viii

halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor pilih data surat keluar yang ingin dilihat secara detail. Aktor pilih button detail. Tampil detail data surat keluar.

Tabel 3.30 Skenario detail surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario cari data surat keluar di halaman web Surat Keluar

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Mencari data surat keluar di halaman web Surat








11. Input kriteria data surat keluar

12. Pilih button search 13. Tampil data surat keluar yang dicari

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor input kriteria data surat keluar yang ingin dicari dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data surat keluar yang dicari tersedia, akan tampil data surat keluar. Jika data surat keluar yang dicari tidak tersedia, data surat keluar tidak akan tampil.

Tabel 3.31 Skenario cari data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna

viii

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Menambah data pengguna agar dapat memperoleh

hak akses penuh.DeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login





Pengguna 8. Tampil halaman web Pengguna


11. Input data12. Pilih button save 13. Data surat keluar tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Pengguna. Tampil halaman web Pengguna. Aktor memilih button tambah data. Tampil form input data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data pengguna tersimpan ke database.

Tabel 3.32 Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna

Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna

IdentifikasiNama Surat keluarTujuan Merubah data surat keluar yang sudah ada di halaman

web Surat KeluarDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login

Aksi Aktor Reaksi Sistem1. Menjalankan 2. Tampil form Login

viii

aplikasi3. Input username

dan password 4. Validasi username dan password





12. Pilih button edit 13. Tampil form edit data14. Input data

15. Pilih button save 16. Data surat keluar yang telah di edit tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Pengguna. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih data pengguna yang ingin dirubah. Aktor memilih button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data pengguna tersimpan ke database.

Tabel 3.33 Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna

Skenario cetak data surat masuk di halaman web Laporan

IdentifikasiNama LaporanTujuan Mencetak data surat masuk di halaman web LaporanDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login





Laporan 8. Tampil halaman web Laporan

9. Pilih menu Surat 10. Tampil data surat masuk

viii

Masuk11. Pilih button cetak

data 12. Tampil ketentuan print

13. Pilih button print 14. Data surat masuk di print

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Laporan. Tampil halaman web Laporan. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil data surat masuk. Aktor memilih button cetak data. Tampil ketentuan print. Aktor pilih button print. Data surat masuk di cetak.

Tabel 3.34 Skenario cetak data surat masuk di halaman web Laporan

Skenario cetak data surat keluar di halaman web Laporan

IdentifikasiNama LaporanTujuan Mencetak data surat keluar di halaman web LaporanDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login






9. Pilih menu Surat Keluar 10. Tampil data surat keluar

11. Pilih button cetak data 12. Tampil ketentuan print

13. Pilih button print 14. Data surat masuk di printKondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser.

Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Laporan. Tampil

viii

halaman web Laporan. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil data surat keluar. Aktor memilih button cetak data. Tampil ketentuan print. Aktor pilih button print. Data surat keluar di cetak.

Tabel 3.35 Skenario cetak data surat keluar di halaman web Laporan

Skenario cari data surat di halaman web Laporan

IdentifikasiNama LaporanTujuan Mencetak data surat di halaman web LaporanDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login






9. Input kriteria data surat

10. Pilih button search 11. Tampil data surat

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Laporan. Tampil halaman web Laporan. Aktor input kriteria data surat yang ingin dicari. Aktor pilih button search. Jika data surat yang dicari tersedia, akan tampil data surat. Jika data surat yang dicari tidak tersedia, data surat tidak akan tampil.

Tabel 3.36 Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan

Skenario Use Case halaman web Contact Us

viii

IdentifikasiNama Contact UsTujuan Melihat informasi kontak perusahaan di halaman web

Contact UsDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login





Contact Us 8. Tampil halaman web Contact Us

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Contact Us. Tampil halaman web Contact Us.

Tabel 3.37 Skenario halaman web Contact Us

Skenario proses Log Out

IdentifikasiNama Log OutTujuan Keluar dari aplikasiDeskripsiTipe Primary, EssentialAktor AdminSkenario UtamaKondisi Awal Tampil form login




5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )7. Pilih menu Log

Out 8. Tampil form login

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan

viii

password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Log Out. Tampil form login.

Tabel 3.38 Skenario halaman web Log Out

3.2.4 Class Diagram

Class diagram adalah diagam yang digunakan untuk menampilkan beberapa

kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita

gunakan. Class diagram memberi kita gambaran (diagram statis) tentang

sistem/perangkat lunak dan relas-relasi yang ada didalamnya. Class diagram adalah

gambar grafis mengenai struktur objek statis dari suatu sistem, menunjukan class-

class objek yang menyusun sebuah sistem dan juga hubungan antara class objek

tersebut.

Pengguna+username varchar+password varchar+Input()+Edit()+Delete()

Surat masuk+id_surat_masuk varchar ( PK )+nomor_office varchar ( FK )+tanggal_surat date+perihal varchar+lampiran varchar+kategori varchar+keterangan text+fupload varchar+tujuan_disposisi varchar+batasan_waktu date+sifat_disposisi varchar+Input()+Edit()+Delete()

Surat keluar+id_surat_keluar varchar ( PK )+nomor_office varchar ( FK )+tanggal_surat date+perihal varchar+lampiran varchar+kategori varchar+keterangan text+Input()+Edit()+Delete()

Disposisi+nomor_office varchar ( FK )+batas_waktu date+tujuan varchar+sifat_disposisi varchar+Input()+Edit()+Delete()

Office+nomor_office varchar ( PK )+nama varchar+jabatan varchar+Input()+Edit()+Delete()

Laporan SM+id_surat_masuk varchar ( FK )+nomor_office varchar ( FK )+tanggal_surat date+perihal varchar+lampiran varchar+kategori varchar+keterangan text+Display()

Dokumen+nomor_office varchar ( FK )+id_surat_masuk varchar ( FK )+batas_waktu date+kategori varchar+keterangan text+Display()

Laporan SK

+id_surat_keluar varchar ( FK )+nomor_office varchar ( FK )+tanggal_surat date+perihal varchar+lampiran varchar+kategori varchar+keterangan text+Display()

Gambar 3.3 Class Diagram

3.2.5 Sequence Diagram

viii

Sequence diagram adalah suatu diagram interaksi yang menekankan pada

pengaturan waktu dari pesan - pesan. Diagram ini menampilkan sekumpulan

peran dan pesan - pesan yang dikirim dan diterima oleh instansi yang

memegang peranan tersebut. Sequence diagram adalah grafik dua dimensi dimana

obyek ditunjukkan dalam dimensi horizontal, sedangkan lifeline ditunjukkan dalam

dimensi vertikal.

Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian

langkah - langkah yang dilakukan sebagai sebuah respon dari suatu kejadian / event

untuk menghasilkan output tertentu. Interaksi antar objek tersebut termasuk

pengguna, display dan sebagainya berupa pesan / message.

Sequence Diagram proses Login

: Admin

Login Home DatabaseHome

1 : Menjalankan aplikasi()2 : Input username dan password()

3 : Validasi()

45 : Berhasil Login()

Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login





halaman web login.

Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web

Dokumen

viii

: Admin

Home Login Home DatabaseDokumen


3 : Validasi()

45 : Berhasil login()

6 : Pilih menu()

7 : Tampil data surat dalam bentuk grid view()8 : Pilih menu()

9 : Input kriteria data yang ingin dicari()

10 : Cari data()

11 : Status data()

Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen






Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk. Pengguna

melakuka fungsi cari, pengguna input kriteria data surat masuk yang ingin dicari.

Pengguna pilih button cari. Data surat masuk tersebut tersedia di database, maka data

surat masuk tersebut akan tampil.

Sequence Diagram kelola surat masuk

viii

: Admin

Login Home DatabaseHome Surat Masuk Form input data Form edit data

1 : Menjalankan aplikasi()2 : Input username dan password() 3 : Validasi()


6 : Pilih menu()

7 : Tampil data surat masuk dalam bentuk grid view()

8 : Pilih menu()9 : Tambah data()

10 : Input data()

11 : Simpan()

12 : Pilih menu()

13 : Pilih data yang akan dirubah() 14 : Pilih button edit dari data yang akan dirubah()

15 : Edit data()

16 : Simpan()

17 : Pilih menu()

18 : Pilih data yang akan dihapus() 19 : Pilih button delete dari data yang akan dihapus()

20 : Data dihapus()

21 : Pilih menu()

22 : Pilih data yang ingin dilihat detail() 23 : Pilih button detail()

24 : Pilih menu()


26 : Cari data()

27 : Status data()

Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk







viii






























tampil.


viii








Sequence Diagram disposisi data surat masuk

: Admin

Home Login Home DatabaseDisposisSurat Masuk

1 : Menajalankan aplikasi()2 : Input username dan password()

3 : Validasi()


6 : Pilih menu()

7 : Pilih data surat masuk yang akan di disposisi()8 : Pilih button disposisi dari data surat masuk tersebut()

9 : Input data()

10 : Simpan()

Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk









viii




















viii

Sequence Diagram kelola surat keluar

: Admin

Login Home DatabaseHome Surat Keluar Form input data Form edit data



6 : Pilih menu()

7 : Tampil data surat keluar dalam bentuk grid view()


10 : Input data()

11 : Simpan()

12 : Pilih menu()

13 : Pilih data yang akan dirubah() 14 : Pilih button edit dari data yang akan dirubah()

15 : Edit data()

16 : Simpan()

17 : Pilih menu()

18 : Pilih data yang akan dihapus() 19 : Pilih button delete dari data yang akan dihapus()

20 : Data dihapus()

21 : Pilih menu()

22 : Pilih data yang ingin dilihat detail() 23 : Pilih button detail()

24 : Pilih menu()


26 : Cari data()

27 : Status data()

Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar






viii




cari dan cetak.





























viii




Sequence Diagram kelola pengguna

: Admin

Login Pengguna DatabaseHomeHome Inout data Edit data


3 : Validasi()

45 : Berhasil logn()


8 : Input data()

9 : Simpan()

10 : Pilih menu()11 : Edit data()

12 : Input data()

13 : Simpan()

14 : Pilih menu()

15 : Pilih data yang akan dihapus() 16 : Pilih button delete dari data yang ingin dihapus()17 : Data dihapus()

Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna





halaman web login. Pengguna memilih menu Pengguna. Tampil halaman web

Pengguna. Pengguna dapat melakukan kelola pengguna dengan memilih fungsi

input, edit, delete dan cari.



viii




5. Data pengguna tersimpan ke database.


1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di rubah.







1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di hapus.


3. Data pengguna terhapus di database.


1. Pengguna melakukan input kriteria data dari data pengguna yang ingin dicari.


3. Jika data pengguna tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data

penggua tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

viii

Sequence Diagram cetak data surat di halaman we Laporan

: Admin

Home Data surat masuk Data surat keluarLaporan DatabaseHomeLogin Pengaturan print Cetak data


3 : Validasi()


6 : Pilih menu()

7 : Pilih data yang akan dicetak() 8 : Pilih data()

9 : Print()

10 : Menyesuaikan pengaturan()11 : Print()

12 : Pilih menu()

13 : Pilih data yang akan dicetak() 14 : Pilih data()15 : Print()

16 : Menyesuaikan pengaturan()17 : Print()

18 : Pilih menu()


20 : Cari data()

21 : Status data()

Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat di halaman we Laporan












viii











Sequence Diagram proses Log Out

: Admin

Login Home DatabaseHome



6 : Pilih button Logout()

Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout







3.2.6 Collaboration Diagram

Collaboration diagram menurut adalah perluasan dari objek diagram. Objek

diagram menunjukkan objek - objek yang hubungannya satu dengan yang lain.

viii

Collaboration diagram menunnjukkan message - message atau pesan dari objek yang

dikirim satu sama lain. Collaboration diagram yaitu diagram yang mengelompokkan

pesan pada kumpulan diagram sequence menjadi sebuah diagram. Dalam

collaboration diagram tersebut terdapat method yang dijalankan antara objek yang

satu dan objek lainnya. Collaboration diagram adalah suatu diagram yang

memperlihatkan atau menampilkan pengorganisasian interaksi yang terdapat

disekitar objek dan hubungannya terhadap objek yang lainnya. Collaboration

Diagram lebih menekankan kepada peran setiap objek dan bukan pada waktu

penyampaian pesan.

Fungsi dari collaboration diagram adalah digunakan sebagai pandangan

dalam arti perilaku sistem, berfokus pada link - link diantara objek – objek tersebut,

illustrasi dari suatu diagram usecase, menyatakan objek - objek yang diperlukan

untuk merealisasikan suatu layanan dan memeriksa jalur - jalur pengaksesan.

Collaboration Diagram kelola dokumen

Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola dokumen

viii

Collaboration Diagram kelola surat masuk

Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk

Collaboration Diagram disposisi surat masuk

Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk

viii

Collaboration Diagram kelola Surat Keluar

Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar

Collaboration Diagram kelola pengguna

Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna

3.2.7 Activity Diagram

Activity diagram yaitu teknikn penggambaran berbagai alur aktivitas dalam

sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing - masing alur berawal, decision

yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram memiliki

lebih fokus kepada penggambaran proses bisnis dan urutan aktivitas di dalam sebuah

proses. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin

viii

terjadi pada beberapa eksekusi di dalam sebuah proses. Activity diagram dapat juga

digunakan pada business modeling untuk memperlihatkan urutan aktifitas proses

bisnis. Activity diagram sangat mirip dengan flowchart karena memodelkan

workflow dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya atau dari aktivitas ke status.

Activity diagram dibuat berdasarkan sebuah atau beberapa use case pada use case

diagram.

Activity diagram berfungsi untuk menggambarkan workflow atau aliran kerja

dari suatu proses bisnis. Suatu aliran kerja bisa saja dituangkan dalam bentuk narasi

atau teks, akan tetapi jika aliran kerjanya sudah kompleks maka kita akan kesulitan

untuk membayangkan bagaimana proses itu terjadi. Oleh karena itu, dibuatlah

activity diagram sebagai salah satu cara untuk menggambarkan aliran kerja tersebut.

Activity Diagram proses Login

Admin Aplikasi Database

Menjalankan aplikasi Login

Login

Input username dan password

Cek data

Tidak

HomeYa

Tabel 3.39 Activity Diagram proses Login





halaman web login.

viii

Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen



Login


Cek data

Tidak

HomeYa

DokumenPilih menu

Cari suratInput kriteria data

Cek data

Tidak

Tampil dataYa

Tabel 3.40 Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen






Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk. Pengguna

melakuka fungsi cari, pengguna input kriteria data surat masuk yang ingin dicari.

Pengguna pilih button cari. Data surat masuk tersebut tersedia di database, maka data

surat masuk tersebut akan tampil.

viii

Activity Diagram kelola surat masuk

Admin Aplikasi DatabaseForm input data Form edit data Detail surat


Login


Cek data

Tidak

HomeYa

DokumenPilih menu

Surat MasukPilih menu

Input data surat

Edit surat

Hapus surat

Detail surat

Cari surat

Input data suratPilih button tambah data

Data disimpanPilih button save

Pilih data

Input dataEdit data

Pilih button edit dari data yang ingin dirubah

Pilih button save

Pilih data

Hapus suratPilih button delete dari data yang ingin dihapus Data dihapus

Pilih data

Detail data suratPilih button detail dari data surat tersebut

Cari dataInput kriteria data

Cek data

Pilih button searchTidak

Tampil data suratYa

Tabel 3.41 Activity Diagram kelola surat masuk











viii


























tampil.







viii



Activity Diagram disposisi data surat masuk

Admin Aplikasi Form input data Database


Login


Cek data

Tidak

Home

Ya

Dokumen

Surat Masuk

Pilih menu

Pilih menu

Tambah disposisi

Hapus disposisi

Input data disposisiPilih button disposisi


Pilih data

Hapus disposisiPilih button disposisi dari data tersebut

Data dihapus

Tabel 3.42 Activity Diagram disposisi data surat masuk











viii


















viii

Activity Diagram kelola surat keluarAdmin Aplikasi DatabaseForm input data Form edit data Detail surat


Login


Cek data

Tidak

HomeYa

DokumenPilih menu

Surat KeluarPilih menu

Input data surat

Edit surat

Hapus surat

Detail surat

Cari surat

Input data suratPilih button tambah data


Pilih data

Input dataEdit data

Pilih button edit dari data yang ingin dirubah

Pilih button save

Pilih data

Hapus suratPilih button delete dari data yang ingin dihapus Data dihapus

Pilih data

Detail data suratPilih button detail dari data surat tersebut

Cari dataInput kriteria data

Cek data

Pilih button searchTidak

Tampil data suratYa

Tabel 3.43 Activity Diagram kelola surat keluar









cari dan cetak.


viii































viii

Activity Diagram kelola pengguna

Admin Aplikasi DatabaseForm input data Form edit data


Login Cek data


Tidak

HomeYa

PenggunaPilih menu

Tambah pengguna

Edit pengguna

Hapus pengguna

Tambah penggunaPilih button tambah pengguna


Pilih data

Edit dataPilih button edit dari data yang akan dirubah

Pilih button save

Pilih data

Hapus penggunaPilih button delete dari data tersebut Hapus data

Tabel 3.44 Activity Diagram kelola pengguna














viii


1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di rubah.







1. Pengguna memilih data pengguna yang akan di hapus.


3. Data pengguna terhapus di database.


1. Pengguna melakukan input kriteria data dari data pengguna yang ingin dicari.


3. Jika data pengguna tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data

penggua tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

viii

Activity Diagram cetak data surat

Admin Aplikasi Database Cetak data


Login


Cek data

Tidak

HomeYa

LaporanPilih menu

Cetak data surat masuk

Cetak data surat keluar

Surat Masuk

Surat Keluar

Pilih sub menu

Pilih sub menu

Print

Pilih button print

Pengaturan print

Setting pengaturan Cetak dataPilih button print

PrintPilih button print

Pengaturan print

Setting pengaturan Cetak dataPilih button print

Tabel 3.45 Activity Diagram cetak data surat












viii











Activity Diagram proses Log Out



Login


Cek data

Tidak

HomeYa

Log out

Login

Pilih button Log out

Tabel 3.46 Activity Diagram proses Log Out







viii

3.2.8 Statechart Diagram

Menggambarkan transisi dan perubahan keadaan ( dari satu state ke state

lainnya ) suatu obyek pada sistem sebagai akibat dari stimulans yang diterima.

Keadaan dari suatu obyek bergantung pada kegiatan dan keadaan yang berlaku pada

saat itu. Diagram StateChart menunjukan kemungkinan dari keadaan obyek dan

proses yang menyebabkan perubahan pada keadaannya.

Statechart Diagram proses Login

Loginentry/Input [ Username dan password ]

Menjalankan aplikasi

Databaseentry/Cek [ data ]

Home Memenuhi syarat

Validasi

Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login





halaman web login.

viii

Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web

Dokumen





Validasi

Dokumenentry/Displayentry/Search

Pilih menu


Tampil data suratentry/Display [ data ]

Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat di halaman web Dokumen






Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk dan pengguna

dapat melakukan fungsi cari.

viii

Statechart Diagram kelola surat masuk





Validasi

Pilih menuSurat Masuk

entry/Input [ data ]entry/Edit [ data ]entry/Delete [ data ]entry/Display [ data ]entry/Search [ data ]

Input dataentry/Input [ data ]

Edit dataentry/Edit [ data ]

Surat Masukentry/Delete [ data ]

Surat Masukentry/Display [ data ]

Surat Masukentry/Search [ data ]

Databaseentry/Simpan [ data ]entry/Hapus [ data ]entry/Tampil [ data ]

Detail dataentry/Display [ data ]

Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk










viii

Statechart Diagram disiposisi surat masuk





Validasi

Surat Masuk

Disposisientry/Input [ data ]entry/Edit [ data ]entry/Delete [ data ]

Pilih menu

Pilih menu

Databaseentry/Simpan [ data ]entry/Hapus [ data ]

Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk











viii

Statechart Diagram kelola surat keluar





Validasi

Pilih menuSurat Keluar

entry/Input [ data ]entry/Edit [ data ]entry/Delete [ data ]entry/Display [ data ]entry/Search [ data ]

Input dataentry/Input [ data ]

Edit dataentry/Edit [ data ]

Surat Keluarentry/Delete [ data ]

Surat Keluarentry/Display [ data ]

Surat Keluarentry/Search [ data ]

Databaseentry/Simpan [ data ]entry/Hapus [ data ]entry/Tampil [ data ]

Detail dataentry/Display [ data ]

Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar









cari dan cetak.

viii

Statechart Diagram kelola pengguna





Validasi

Penggunaentry/Input [ data ]entry/Edit [ data ]entry/Delete [ data ]

Databaseentry/Simpan [ data ]entry/Hapus [ data ]

Pilih menu

Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna








viii

Statechart Diagram cetak data surat





Validasi

Laporanentry/Print [ data ]

Cetak data

Pilih menu

Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat









viii

Logout





Validasi

Logout

Pilih menu

Gambar 3.24 Statechart Diagram proses Logout







3.2.9 Component Diagram

Component Diagram menunjukkan struktur dan hubungan antar komponen

software termasuk ketergantungan ( dependency ) diantara komponen-komponen

tersebut.

viii

Component Diagram

Database

Surat masuk

Surat keluar

Disposisi

Laporan

Menu utamaAplikasi arsip surat

Pengguna

Admin

Gambar 3.25 Component Diagram aplikasi

3.2.10 Deployment Diagram

Deployment Diagram menunjukkan konfigurasi komponen dalam proses

eksekusi aplikasi, Deployment Diagram menggambarkan arsitektur system. Diagram

deployment mewakili pandangan pengembangan sistem sehingga hanya akan ada

satu diagram deployment untuk satu sistem. Deployment diagram adalah diagram

yang digunakan memetakan software ke processing node. Menunjukkan konfigurasi

elemen pemroses pada saat run time dan software yang ada di dalamnya.

Deployment Diagram

Database serverApplication serverClient : Browser

arsipAplikasi arsip surat

Kelola surat masuk

Kelola surat keluar

Kelola user

Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi

3.2.11 Struktur Menu

Struktur menu dari Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT.

Pos Indonesia ) yaitu sebagai berikut :

viii

Gambar 3.27 Struktur Menu

3.2.12 Perancangan Antarmuka

1. Login

Gambar 3.28 Antarmuka Login

viii

Laporan Pengguna Log OutContact Us

Surat keluar

Surat masuk

DokumenPos Indonesia

Home

Login


ResetLogin

Password Username

Username Username

Aplikasi Arsip Surat

Gambar

2. Home

Gambar 3.29 Antarmuka Home

3. Pos Indonesia

Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia

viii

PT. Pos Indonesia

GambarGambar

Home

Gambar

Informasi

Informasi

Produk

Layanan Pelanggan Gambar

Informasi

Pos Indonesia

Gambar

4. Dokumen

Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen

5. Surat Masuk

Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk

viii

Surat Keluar

Cari

Data Grid View

Jumlah data : 3

Surat Masuk

Dokumen

Gambar

DeleteEditDisposisiDetail

Cetak dataTambah data

Surat Keluar

Cari

Data Grid View

Jumlah data : 3

Surat Masuk

Surat Masuk

Gambar

6. Surat Keluar

Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar

7. Disposisi

Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi

viii

DeleteEditDetail

Cetak dataTambah data

Surat Keluar

Cari

Data Grid View

Jumlah data : 3

Surat Masuk

Surat Keluar

Gambar

Delete+

Surat Keluar

Cari

Data Grid View

Jumlah data : 3

Surat Masuk

Disposisi

Gambar

8. Laporan

Gambar 3.35 Antarmuka Laporan

9. Pengguna

Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna

viii

Cetak data

Surat Keluar

Cari

Data Grid View

Jumlah data : 3

Surat Masuk

Laporan

Gambar

Tambah pengguna Cari

Data Grid View

Jumlah data : 3

Pengguna

Gambar

10. Contact Us

Gambar 3.37 Antarmuka Contact Us

viii

Informasi

Informasi

Produk

Layanan Pelanggan Gambar

Informasi

Contact Us

Gambar

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

4.1 Lingkungan Implementasi

Lingkungan implementasi dari suatu program aplikasi adalah berisi

keterangan detail perangkat keras dan perangkat lunak serta program aplikasi

lainnya yang digunakan saat melakukan perancangan aplikasi. Untuk memenuhi

kebutuhan pembuatan program aplikasi ini digunakan beberapa perangkat

pendukung sebagai berikut :

1. Perangkat Lunak

Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu

sebagai berikut :

Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit

Bahasa Pemograman : PHP

Database : MySQL

Server offline : XAMPP

Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8

Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML

Dokumentasi : Microsoft Word 2010

2. Perangkat Keras

Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi


Processor : Intel® Core™ i5-3230M CPU @ 2.60GHz 2.60GHz

Memory : 4.00 GB

Harddisk : 500 GB

VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB

viii

4.2 Pembahasan hasil Implementasi

1. Login

Gambar 4.1 Login

2. Halaman utama ( Home )

Gambar 4.2 Halaman utama ( Home )

viii

3. Halaman web Pos Indonesia

Gambar 4.3 Halaman web Pos Indonesia

4. Halaman web Dokumen

Gambar 4.4 Halaman web Dokumen

viii

5. Halaman web Surat Masuk

Gambar 4.5 Halaman web Surat Masuk

6. Halaman web Surat Keluar

Gambar 4.6 Halaman web Surat Keluar

viii

7. Halaman web Laporan

Gambar 4.7 Halaman web Laporan

8. Halaman web Pengguna

Gambar 4.8 Halaman web Pengguna

viii

9. Halaman web Contact Us

Gambar 4.9 Halaman web Contact us

4.3 Pengujian dan Hasil Implementasi

4.3.1 Black Box

Black box testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil

eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Jadi

dianalogikan seperti kita melihat suatu koatak hitam, kit hanya bisa melihat

penampilan luarnya saja, tanpa tau ada apa dibalik bungkus hitam nya. Sama seperti

pengujian black box, mengevaluasi hanya dari tampilan luarnya ( interface ),

fungsionalitasnya, tanpa mengetahui apa sesungguhnya yang terjadi dalam proses

detilnya ( hanya mengetahui input dan output ).

1. Login

Kelas Uji Skenario Uji Hasil yang diharapkan Kesimpulan

Login


Status menjadi admin

Berhasil

Validasi username dan password

Masuk aplikasi

Login Mengoperasikan aplikasi

Tabel 4.1 Pengujian Login

viii

2. Pengujian Menu Utama


Menu Utama Memilih sub menu Masuk sub menu BerhasilTampil sub menu

Tabel 4.2 Pengujian Menu Utama

3. Pengujian form Surat Masuk


Input data

Memilih form Surat Masuk

Masuk form Berhasil

Tampil form Surat MasukInput data Data masuk

databaseEdit data Memilih form

Surat MasukMasuk form Berhasil

Tampil form Surat MasukInput data Data masuk

databaseDelete data Memilih form


Tampil form Surat MasukInput data Data terhapus di

databaseCari data Memilih form


Tampil form Surat MasukInput data Data tampil

Tabel 4.3 Pengujian form Surat Masuk

4. Pengujian form Surat Keluar


Input data

Memilih form Surat Keluar

Masuk form Berhasil

Tampil form Surat KeluarInput data Data masuk

database

viii

Edit data Memilih form Surat Keluar

Masuk form Berhasil

Tampil form Surat KeluarInput data Data masuk


Surat KeluarMasuk form Berhasil

Tampil form Surat KeluarInput data Data terhapus di

databaseCari data Memilih form

Surat KeluarMasuk form Berhasil

Tampil form Surat KeluarInput data Data tampil

Tabel 4.4 Pengujian form Surat Keluar

5. Pengujian form Disposisi


Input data

Memilih form Disposisi

Masuk form Berhasil

Tampil form DisposisiInput data Data masuk


DisposisiMasuk form Berhasil

Tampil form DisposisiInput data Data masuk


DisposisiMasuk form Berhasil

Tampil form DisposisiInput data Data terhapus di

databaseTabel 4.5 Pengujian form Disposisi

viii

6. Pengujian form Pengguna


Input data

Memilih form Pengguna

Masuk form Berhasil

Tampil form PenggunaInput data Data masuk


PenggunaMasuk form Berhasil

Tampil form PenggunaInput data Data masuk


PenggunaMasuk form Berhasil

Tampil form PenggunaInput data Data terhapus di

databaseTabel 4.6 Pengujian Pengguna

7. Logout


LoginPilih button Logout Kembali ke form

LoginBelum sempurna

Tabel 4.7 Pengujian proses Logout

viii

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari analisis, observasi dan perancangan yang telah

dilakukan mengenai Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos

Indonesia ) dapat dicapai beberapa tujuan sebagai berikut :

1. Aplikasi membantu pengguna secara terkomputerisasi

2. Pendataan arsip surat menjadi lebih rapih.

5.2 Saran

Saran yang diharapkan dari hasil analisis, observasi dan perancangan yang

telah dicapai maupun untuk proses pengembangan mengenai Aplikasi Arsip Surat

Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) di masa yang akan datang dapat

ditarik simpulkan sebagai berikut :

1. Melakukan penambahan fasilitas – fasilitas pada aplikasi.

viii

DAFTAR PUSTAKA

x

[1]Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Perancangan dan Pengembangan Sistem

Informasi. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2002.

[2]Gordon B. Darvis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT

Pustaka Binamas Pressindo. Jakarta, Indonesia: Bumi Aksara, 1991.

[3]H. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta, Indonesia: Bumi Aksara, 2003.

[4]Harijono Djojodihardjo, Pengantar Sistem Komputer. Bandung, Indonesia:

Erlangga, 1984.

[5] Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2005.

[6]Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2005.

x

viii