Mata Pelajaran KKPI (Keterampilan Komputer dan Pengolahan InformasiPengajar : Syaputri Artami S.S.Pd.,S.E

Chapter 2XI.1

Melakukan entry data aplikasi dengan keyboard

Dasar-dasar Microsoft AccessMicrosoft Access merupakan salah satu

program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran pengatturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

Memahami Prosedur Pengoperasian Aplikasi Microsoft AccessUntuk memulai microsoft Access pada

dasarnya hampir sama antara Task bar Windows umumnya yaitu dimulai dengan tombol Start – All Program – Microsoft Office – Microsoft Acces 2007

Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada gambar berikut

LanjutanPada saat Anda pertama kali menjalankan

microsoft Access 2007 maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base dengan 4 (empat) cara (alternatif) :

1. Klik Blank Database – lalu menuliskan nama file – lalu klik Create.

2. Klik salah satu icon pada Featured Online Templates.3. Klik Local Templates – lalu pilih salah satu proyek

kerja4. Membuka file yang ada : klik shortcut pada Open

Recent Database, apabila file yang dimaksud tidak ada maka bisa klik More….

Lanjutan Berikut ini adalah pilihan yang ada pada

kotak dialog MS Access 2007

Apabila Anda mengklik New Blank Database, maka akan muncul kotak dialog seperti ini :

Tampilan Jendela MS Access 2007

MEMBUKA FILE DATABASEMembuka file database Ms. Access berarti

membuka file yang pernah dibuat dan disimpan sebelumnya, selain membuka jendela database yang pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik office button – pilih New atau pada Toolbars klik tombol new.

File database yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan apabila Anda membuka jendela database baru, maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada Ms. Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.

Lanjutan

MENUTUP FILE DATABASE Bila Anda telah selesai bekerja dengan file

database MS Access maka sebelum menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah. Berikut ;

1. Klik Menu File pilih Close2. Klik office button yang terletak disudut kiri atas pilih

Close3. Klik ganda pada office button yang terletak di bagian

sudut kiri atas dari jendela database.4. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4 atau

Ctrl + W5. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan

atas dari jendela database

Lanjutan

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.

Aturan yang ada dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sesbaiknya dilakukan melalui suatu form.

Selain mudah dan praktis, penggunaan form dimaksudkan untuk menghindaari adanya duplikasi data.

Untuk entry data dapat menggunakan mouse dan keyboard, namun dari kedua alat tersebut, penggunaan keyboard lebih dominan perannya.

PRAKTIKUM

Membuat Data Akademik SMK Penerbangan Hasanuddin1. Buka aplikasi Microsoft Access2. Pilih Blank Database3. Tulislah nama file database lalu klik Create

Membuat Tabel4. Buat tabel dengan klik kanan pada table lalu pilih

design view

5. Masukan nama-nama field dan properties-nya

6. Tentukan primary Key (Contoh : NIS)7. Setelah itu klik close pada pojok kanan atas8. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh : daftar Data

Akademik) kemudian klik OK

Membuat Form9. Klik menu Create10. Klik toolbar Form Design, akan terlihat seperti

gambar dibawah ini :

11. Untuk membuat Judul, caranya : klik kanan pada detail Form, lalu pilih Form Header and Footer, lalu berilah label dan atur judul form tersebut.

12. Memberi field pada lembar detail, caranya adalah : klik Add Existing Fields pada kelompok menu Design.

13. Masukkan field ke area detail satu per satu.14. Aturlah letak field sedemikian rupa, sehingga

menarik dan enak dilihat.15. Untuk mewarnai background, baik pada detail

maupun pada header, caranya meng-klik kanan, lalu pilih properties.

16. Rubahlah back color sesuai selera.17. Untuk membuat button atau tombol perintah,

pastikan toolbar Using Wizard aktif. Tanda aktif adalah toolbar tersebut berwarna orange.

18. Klik button, lalu gambarkan button dengan men-drag pointer di area detail.

19. Ikuti langkah-langkah yang dituntunkan oleh Wizard, yaitu :a. Menentukan Categories dan Actions

Lanjutanb. Menentukan display button, apakah gambar atau

text ?

Lanjutanc. Memberi nama perintah, agar lebih komunikatif.

d. Klik cancel bila membatalkan, klik back bila ingin kembali, klik next bila akan melanjutkan, dan klik Finish bila akan mengakhiri pembuatan button.

Lanjutan20. Pada kolom Jumlah masukan rumus penjumlahan,

caranya adalah :a. Klik kanan pada detail, bila properties belum muncul.b. Klik pada kotak field jumlah.c. Klik Control Source, lalu klik pada dropdown (titik-titik).d. Tulislah rumus Jumlah pada Expression Builder.

Lanjutan

Lanjutan21. Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2

x nama field yang berada di form. Lalu klik OK.

Lanjutan22. Demikian pula dengan rumus rata-rata. Lalu klik

OK.

Lanjutan23. Setelah semua rumus selesai, klik Close. Lalu klik

Form yang baru dibuat.24. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada

dari Form.

Input DataSetelah mengatur semua ketentuan dalam

sebuah desain table adalah memasukan data Record yang dapat dilakukan dengan melalui tabel dan melalui Form, selain itu dapat juga melakukan proses Editting dengan menyunting data yaitu proses penambahan data record, memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.

1. Memasukan data Record melalui Tabel

Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :1. Pada panel All Tables pilih salah satu nama tabel

yang datanya ingin anda masukan .2. Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel

tersebut perintahnya adalah :a. Klik kanan pada nama tabel, lalu klik Open, ataub. Double klik pada nama tabel.

3. Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut diatas maka akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang Anda maksud.

Lanjutan4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai

dengan tatanan yang telah Anda berikan pada jendela desain View

Field Jumlah dan Rata-rata tidak perlu diisi data, field tersebut dapat di-entry menggunakan Rumus dan secara otomatis menghitung sendiri.

2. Memasukan data Record melalui Form

Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :1. Pada panel All Tables pilih salah satu nama Form

yang datanya ingin anda masukan .2. Untuk membuka Form tersebut perintahnya adalah :    a. Klik kanan pada nama Form, lalu klik Open, atau    b. Double klik pada nama Form.3. Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut

diatas maka akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang Anda maksud.

4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan pada jendela desain View

SELESAI

SELAMAT BELAJAR semoga bermanfaat