OPERAS I MANAJEMEN KUALITAS TERPADU UNTUK PENELITIAN

Widyanuklida, YoU, No. I. Feb. 1998

Guritno Lokollo

DeskripsiPenelitian dasar maupun penelitian aplikasi

(teknologi) merupakan landasan kemajuanindustri di segal a bidang. Hasil dari kemajuanindustri yang telah dinikmati oleh berbagainegara maju maupun negara yang sedangberkembang saat lID terwujud dalamketahanan atau peningkatan taraflkualitashidup. Kemajuan industri tersebut umumnyahanya dapat dicapai dengan kemampuan.industri tersebut untuk berkiprah dalampersaingan bebas. Apabila di masa silamkompetisi hanya dimenangkan oleh pihakyang menguasai modal besar (kapital, sumberdaya alam, dan tenaga kerja murah), pada saatini kualitas merupakan suatu parameter utamayang hams diperhatikan untuk memenangikompetisi. Dengan semakin terbukanyapilihan bagi konsumen di pasar bebas,mdustri dihadapkan pada suatu situasi untukmenyediakan produk dengan mutu yangkompetitif dengan harga yang relatif murah.Penelitian sebagai komponen penting demi

kelangsungan industri pun dihadapkan padasituasi keterbatasan dana. Hal ini mengingatbahwa bagian dari marjin keuntungan yangdapat dialokasikan untuk penelitian punterbatas, walaupun untuk produk dengan mutubaik. Yang menjadi pertanyaan adalah apakahpenelitian yang merupakan bagian dariindustri dapat dikelola sebagai mana industriitu sendiri dengan mengimplementasikanteknik teknik manajemen modem sepertiManajemen Kualitas Terpadu (MKT) yangumum dikenal sebagai Total QualityManagement (TQM). Apakah manajemenpenelitian dapat dikelola dan menikmatisukses sebagaimana sukses yang dinikmatiindustri? Perlu dipahami bahwa TQMdikembangkan untuk sistem yang lebih

Lakjab Kepala Bidang Bina Program. Pusdiklat

'process related', dari pada sistem yang'employee related'. Sedangkan di sisi laintelah kita sadari bahwa kunci organisasiuntuk tetap kompetitif adalah inovasiproduk yang didukung oleh komitmen yangkuat terhadap penelitian danpengembangan.

Apaitu MKT..M.I<.Tadalah suatu sistem yang meng-

gabungkan teknik pengendalian mutu danmodel-model organisasi. MKT merupakanevolusi logis dari Manajemen BerdasarSasaran (Management by Objective),Perencanaan Strategis (Strategic Planning).Lingkaran Kualitas (Quality Circles),Jaminan Kualitas (Quality Assurance) danberbagai sistem lainnya. MKT dibangunpada asumsi bahwa 90% dari masalah yangdihadapi adalah masalah proses. bukannyamasalah pegawai. MKT itu sendirimempunyai 3 komponen utama yaitu :I.Perencanaan Terobosan(BreaktbroughPlanning) atau lebih dikenal dengan'Hoshin Planning'. Komponen uumerupakan evolusi dari peresncanaanstrategis (strategic planning); 2. ManajemenHarian (Daily Management) yangmerupakan komponen yang palingrevolusioner dari MKT; dan 3. ManajemenLintas-fungsi. Komponen ini merupakanperangkat yang disediakan untukmenanggulangi kendala komunikasi antardepartemen atau sektor. Secara keseluruhanMKT menawarkan suatu pendekatanstruktural yang mampu melibatkanpartisipasi penuh seluruh jajaran organisasidalam proses perencanaan dan pelaksanaanserta mampu mengimplementasikan prosesperbaikan yang terus menerus sehingga

lJ

II

marnpu memenuhi. bahkan melebihi. harapanpelanggan. Pendekatan MKT dilandaskanpada pemikiran bahwa mutu harusdiperhatikan bukan saja pada prod uk akantctapi juga pada proses produksinya.Sebelum mengkaji implementasi MKT di

bidang penelitian, terlebih dahulu diuraikanuga komponen utama MKT berikut ini:

PerencanaanTerobosanPerencanaan terobosan (breakthrough

planning) yang lebih sering disebut 'HoshinPlanning' mernpunyai tujuan untuk meng-

•identifikasi. mengklarifikasi. dan melakukankomunikasi visi organisasi. Apabila ditinjaudalam lingkungan kegiatan teknologi tinggidengan swnber daya manusia yang padaumwnnya mempunyai kualifikasi akademikatinggi, vitalitas dari komponen ini bukan sajadiperlihatkan dengan kemampuan organisasimengidentifikasi vismya, akan tetapidipwelihatkan juga dengan kemampuan untukmenemukan proses-proses terobosan yangkritis yang akan membantu organisasi tesebutmelaksanakan visinya secara cepat.

Manajemen HarianSistem manajemen harian (Daily Manage-ment) ini berupaya untuk memperoleh danmelaksanakan proses yang terbaik untukorganisasi. Dengan demikian di dalamkomponen ini diperlukan suatu perurnusanmasalah yang ada pada sisi pelanggan,menemukan solusinya, dan menemukanmekanisme pengendalian pelaksanaan prosestersebut. Beberapa perangkat pengendaliantarnbahan seringkaJi diperlukan dalarnkomponen ini.

Manajemen Lintas-fungsiMelalui manajemen lintas-fungsional (Cross-functional Management) ini, pernimpintertinggi organisasi akan memperolehkepastian bahwa seluruh aparat organisasiakan berkerja-sarna dan mempunyaipemaharnan yang sarna tentang tujuanorganisasi.Untuk memperoleh hasil yang optimal.

MKT dapat diimplementasikan melaluikerangka kerja yang dijabarkan melaluirekayasa berbasis waktu (seperti 'Concurrent

10

Widyanuklida, Vol. L No. L Feb. 1998Engineering') dan rekayasa berbasis fungsi(,ConfIguration Engineering'). Keyakinanyang senng nmbul saat iru adalah denganmeningkatkan mutu, akan berarnmeningkatkan biaya produksi. Kalau begitumengapa Industri Jepang dapat mening-katkan mutu, sekaligus dapat menekan danmenurunkan biaya. Hal inipun mengganggupikiran ahIi-ahli manajemen dari duniaBarat. 'Apakah teknik mereka telahmelanggar hukwn-hukum ekonomi?'.Mungkin saja begitu, karena perlu disadaribahwa ketika organisasi gagal mencapaimutu terpadu yang diharapkan, pada saat itujuga biaya kegagalan mulai muncul.Mengendalikan mutu pada tiap prosesproduksi mempunyai darnpak ekonomidengan berkurangnya biaya produksi. Ataudengan kata lain, peningkatan mutu secaraterpadu akan menurunkan biaya produksi.Telah diakui bahwa perhitungan tradisional(khususnya kurva biaya terhadap mutu)secara drarnatis meremehkan (underes-timate) biaya yang dibebankan oleh kualitasyang buruk. Melalui pemaharnansederhana, hal ini dapat dijelaskan, bahwaapabila seseorang tidak dapat bergerakmaju, orang tersebut pasti akan mundur.Menurut Cole(992) dalam referensi [3),sukses yang telah dinikmati oleh bangsaJepang tersebut didasari oleh sikap bahwadengan menyediakan produk denganstandar mutu yang tinggi pada produkmereka, mereka dapat memperoleh hargayang tinggi pada produknya. Dengandemikian, mereka mendidik pulamasyarakatnya untuk menjadi pelangganyang mendambakan mutu yang makin harimakin baik.

MKT PenelitianDari uraian ringkas di atas kita dapat

mencoba melakukan implementasi MKTpada suatu kegiatan. Dalarn industri,khususnya manufaktur, terdapat beberapaproses industri. Untuk itu, sebaiknya kitaanalisis beberapa proses industri tersebut.Bayangkan perbedaan suatu pabrik rotitawar (Batch atau Continues Manu-facturing) dengan pabrik kue ulang tahun(Job-shop Manufacturing). Dari sisi

pelanggan, misalnya pabrik roti tawarmempunyai seribu pelanggan dengan satukelompok kebutuhan dan keinginan, di sisilain, misaInya pabrik kue ulang tabunmempunyai seribu pelanggan, maka tiap-tiappelanggan mempunyai kebutuhan dankeinginan yang berbeda. Dengan karakteristikdemikian (make-to-order), job shopmanufacturing harns berupaya secarabijaksana dalarn perencanaan, penjadwalan,dan pengendalian atas penggunaan kapasitasproduksi dan sumber daya lainnya.Sedangkan karakteristik batch atau continuesmanufacturing (make-to-stocks) lebih se-derhana, apalagi ada proses belajar yang.dapat tumbuh (learning curve) yangmembantu peniogkatan kualitas prosesproduksi secara alamiab. Sesuai dengankarakteristik proses yang terjadi ,komponenMKT yang mana yang paling utamadiperlukan untuk kedua macarn kegiatantersebut?Perangkat manajemen pendukung MKT

seperti lust-in-time manufacturing danKANBAN-Zero Inventory System diimple-mentasikan secara relatif lebih mudab dalamproses-proses di industri manufaktur, karenabeberapa hal yaitu :1. prosesnya dilaksanakanberulang-ulang: 2.harnpir tidak ada perubahanset (machine variable set-up) yang berarti: 3.memungkinkan terbentuknya kurva belajar(learning curve) bagi para pekerja,Kegiatan penelitian sendiri mempunyai

karakteristik yang berbeda dari industrimanufaktur. Dengan mengabaikan sikluskegiatan (life cycle) dan rentang waktukegiatan (time horizon), akan lebih mudahuntuk mendekatkan proses penelitian denganjob shop manufacturing. Karakterislikkegiatan penelitian ditinjau sebagai limitedjob shop manufacturing (dengan rentangwaktu yang relatif lebih panjangdibandingkan job shop lainnya) danpendekatan penyelesaiannya (denganmcnggunakan perangkat yang digunakandalam MKT atau dikaitkan dengan komponenMKT) dapat diuraikan sebagai berikut :

I. Pekerjaan atau kegiatan penclitiantcrscbut mungkin bclum pcrnah

Widyanuklida, VoLI, No.1, Feb.1998dilakukan, sehingga waktu yang diper-lukan perlu di estimasi. Untuk itu'concurrent engineering' menawarkanperangkat penjadwalan kegiatan dan teknikpengelolaan sumber daya pada prosesperancangan kegiatan. Keunggulan teknikini adalab pada pengembangan suatuproduk barn. Apabila secara konvensionalperancangan dilaksanakan secara serial,maka di lingkungan 'concu-rrentengineering', kelompok pakar di bidangmasing-masing berkerja-sama, Tim inimenjarnin babwa proses pe-rancangan akanberjalan dengan lancar dan tiap-tiapanggota memperoleh in-formasi yang sarna.Pendekatan dengan concurrent engineeringakan membuahkan hasil yang lebih jitu dancepat (karena memang sebagai perangkatpendukung 'time-based competition) diban-dingkan dengan pendekatan 'sequentialengineering' yang tradisional. Dari uraianini narnpak perencanaan terobosan harusberperan dominan dan hal itu hanya dapatdicapai melalui ketangguhan tim tersebut.

2. Apabila waktu efektif yangdiperlukan telah diestimasi dengan baik,akan terjadi varian yang bersifatrandom mengingat terlibatnya perbeda-an ketrampilan dan sikap para pekerja,serta variasi alat produksi yang diguna-kan. Pendekatan tradisional tidakmemperhitungkan atau mengabaikandampak peningkatan budaya organisasi.U.S. Goverment Accounting Officemenyimpulkan babwa organisasi yangmengadopsi MKT memiliki hubunganantara pekerja lebih baik, produkstifitasnyalebih tinggi, kepuasan pelanggannya lebihtinggi, pangsa pasar mereka meningkat, dankeuntungan organisasi mereka meningkat.

3. Pada kegiatan penelitian, biasanyasatu pekerjaan dapat dilakukan denganberbagai upaya. Sebenarnya adapermutasi yang dapat dievaluasi untukmemperoleh hasil yang terbaik. Untuk itudapat digunakan Jhonson's Rule padabeberapa pekerjaan dengan kendala mesmatau PERTICPM pada beberapa pekerjaan

I!

dcngan kendala waktu. Dcngan men gop-umalkan waktu dan utilitas kerja mesin padasetiap pekerjaan, sekaligus akan menjaminmutu pekerjaan tersebut. Pencapaian mutuyang dilakukan oleh bangsa Jepang diikutidengan tekanan yang intensif untuk menekanbiaya pada setiap bagian proses produksi danpeningkatan mutu ditinjau bukan sebagaipenambahan attribut pada produknya (yangtentu saja akan meningkatkan biaya). akantetapi dengan meningkatkan mutu prosessecara kese-Iuruhan.4. Sifat dinamis dan kegiatan penelitianmembuat penjadwalan dan pengendaliansuatu 'job shop' menjadi sulit. Bahkan bilasegalanya telah di jadwalkan, mungkinakan timbul kondisi yang berbeda di hariberikutnya. Apalagi kegiatan ini mempunyaiciri bahwa kapasitas SDM terhadap alat lebihtinggi dibanding kapasitas SDM terhadap alatdi 'Batch atau Continues manufacturing'.Sehingga ketergantungan sukses terletak padasikap dan keadaan pekerja akan menjadi lebihtinggi. Disini tampak bahwa perencanaanSDM baik dan segr keahlian, ketrarnpilan,sikap rnaupun kesehatannya sangat berperan.Untuk itu tindakan preventif yang perludilaksanakan mulai proses awalnya adalahmempersiapkan SDM sebaik-baiknya.

KesimpulanWalaupun MKT dikembangkan dari

lingkungan yang padat proses dalam arti yangsebenarnya, akan tetapi MKT pun dapatdiimplementasikan di lingkungan yang tidakpadat proses. Untuk itu dilakukan pendekatandengan meninjau kegiatan penelitian sebagaisuatu 'job shop manufacturing'. Walaupundari kerangka waktu. penelitian mempunyairentang waktu (time horizon) yang relatiflebih panjang, akan tetapi karakteristik laindari keduanya dapat dikatakan mempunyaikesemaan. Perbedaan kerangka waktutersebut memberikan isyarat besarnya faktorSDM pada penelitian.Dapat disimpulkan bahwa untuk men-

dukung pelaksanaan kegiatan penelitian

Widyanuklida. Yol.1. No.1. Feb. 1998secara baik. perlu dilaksanakan penerapanbeberapa perangkat rnanajemen yangmemang dirancang sebagai pendukungMKT. Beberapa teknik implementasi MKTtelah dikenal. baik yang diimplementasikansebagian maupun yang diimplementasikansecara penuh. Sebagai contoh. filosofisistem KANBAN dapat diterapkan, tetapiperangkat uji statistik (statistic qualitycontrol), teknik pengendalian proses. mesin,atau persediaan sulit untuk memperolehruang manfaat.Mengingat bahwa kegiatan penelitian

lebih gayut -manusia (employee-dependent)daripada gayut-proses (process-dependent),maka dapat disimpulkan pula bahwadengan rentang waktu yang panjang,perilaku pekerja akan lebih dominandibandingkan dengan prilaku alat-alatproduksi. Oleh karena itu penerapan MKTdalam bidang penelitian perlu menekankankomponen Manajemen Harian danManajemen Lintas-fungsi. Atau dengankata lain variabel paling kritis dalamkegiatan penelitian adalah mempersiapkandan mengelola sumber daya manusia danperangkat manajemen pendukung MKT.khususnya untuk menyediakan mediakomunikasi yang efisien dan efektifantarrnanusia dalam kegiatan tersebut danantara manusia dengan alat produksi.

Daftar Pustaka[I) Bahan Seminar, Seminar on TQM,

BATAN,1997[2) Dilworth, James. B, Production and

Operation Management, Random HouseBusiness Division, 1989.

[3) Shtub, Avraham, Project Management,Engineering, Technology. andImplementation, Prentice Hall, 1994.

[4] Schmidt, Warren H., TQManager. Apractical Guide for Managing in TotalQuality Organization, Jossey-Bass Inc.Publisher. 1993.

12