pustakamaya.lan.go.idpustakamaya.lan.go.id/uploaded_files/temporary/digital... · web viewperubahan...

e

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

TRANSPARANSI PENYUSUNAN PERATURAN DAERAHMELALUI SINORI DI SEKRETARIAT DPRD KAMPAR

DISUSUN OLEH :

NAMA : RAMLAH, S.E, M.Si.

NDH : 21

INSTANSI : SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN KAMPAR

PROGRAM PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKAT II ANGKATAN XXIV

PUSBANGKOM PIMPINAN NASIONAL DAN MANAGERIAL ASN

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA RI

JAKARTA , OKTOBER 2019

i Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21

ABSTRACT/EXECUTIVE SUMMARY

Laporan Proyek Perubahan dengan judul Transparansi Penyusunan Peraturan Daerah Melalui SINORI di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kampar adalah solusi tepat atas tantangan terhadap minimnya pelayanan

administrasi notulen dan risalah sidang pada Alat Kelengkapan Dewan (AKD)

Kabupaten Kampar. Notulen dan Risalah Sidang merupakan catatan-catatan dari

tahapan-tahapan penyelesaian Rancangan Peraturan Daerah (Ranperda) sesuai

dengan jadwal yang telah di tetapkan oleh Badan Musyawarah Dewan Perwakilan

Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Kampar. Keberadaan SINORI dimaksudkan untuk

mempermudah pendamping pada Alat Kelengkapan Dewan selaku notulensi yang

melekat pada Alat Kelengkapan Dewan secara berkesinambungan.

Sebagai gambaran Notulen dan Risalah bukan hanya pada penyusunan

Ranperda saja melainkan untuk seluruh agenda Rapat-rapat yang ada pada Alat

Kelngkapan Dewan sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2018

tentang Pedoman Penyusunan Tata Tertib Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi,

Kabupaten/Kota pasal 89 ayat (1) bahwa jenis rapat DPRD terdiri atas : a. Rapat

Paripurna; b. Rapat Pimpinan DPRD; c. Rapat Fraksi; d. Rapat Konsultasi; e. Rapat

Badan Musyawarah; f. Rapat Komisi; g. Rapat Gabungan Komisi; h. Rapat Badan

Anggaran; i. Rapat Bapemperda; j. Rapat Badan Kehormatan; k. Rapat Panitia

Khusus; l. Rapat Kerja; m. Rapat Dengar Pendapat; dan n. Rapat Dengar Pendapat

Umum dan pada Pasal 2 berbunyi : DPRD Propinsi dan Kabupaten/Kota mempunyai

fungsi : a. Pembentukan Peraturan Daerah; b. Anggaran; dan c. Pengawasan.

Keberadaan Sekretariat DPRD sebagai pelayan administrasi tentunya harus

mampu memberikan pelayanan sebagai notulensi disetiap rapat-rapat dan sidang.

Pekerjaan yang terus menerus ini akan banyak melibatkan stakeholders dan pasti

mempunyai kelemahan, sehingga diperlukan suatu sistim yang sismatis. Sistim yang

dimaksud yaitu dapat memberikan nilai tambah bagi Sekretariat DPRD dalam waktu

cepat agar tidak ada hambatan dan dapat mengatasi kesalahan dalam melaksanakan

ii Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21

tugas sebagai pelayan adminstrasi tepatnya sebagai notulensi disetiap Rapat-rapat Alat

Kelengkapan Dewan.

Dengan membangun suatu sistim yang sistimatis maka notulen rapat dan risalah sidang

bukanlah hanya suatu dokumentasi mengenai catatan-catatan yang sesuai dengan

jadwal yang telah ditetapkan oleh Badan Musyawarah saja, namun fokus kepada

kesesuaian, ketepatan dan lengkapnya isi dari notulen tersebut serta memberi nilai

tambah bagi Sekretariat DPRD. Ruang lingkup proyek perubahan ini meliputi

pengembangan sistim dengan melibatkan Stakeholders, pejabat dan staf dilingkungan

Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar mulai dari tahap persiapan penyusunan strategi,

pengembangan perangkat sistim sampai dengan implementasi sistim. Sedangkan

output kunci proyek perubahan ini sebagai komitmen bersama dalam pengembangan

Sistim Informasi Notulen dan Risalah (SINORI) dengan Stakeholders, menyusun

Standar Operasional Prosedur (SOP) SINORI, membangun SINORI serta

mensosialisasikan SINORI kepada Steakholders dan Anggota DPRD Periode 2019-

2024.

Proses penyusunan proyek perubahan ini melibatkan diskusi intensif dan

komunikasi yang berkelanjutan dengan Stakeholders antara lain Pimpinan DPRD,

Dinas KOMINFO dan Persandian, BAPPEDA sebagai penganggaran di dalam KUA-

PPAS dan BPKAD selaku penganggaran di dalam RKA Tahun Anggaran 2020.

Proyek Perubahan ini berhasil menyusun SOP sesuai dengan target jangka

pendek. Proyek perubahan ini juga berhasil melakukan percepatan pencapaian target

jangka menengah berupa rancangan aplikasi SINORI. Issu penting disampaikan dalam

saran Proyek Perubahan ini adalah terkait peran SINORI dalam percepatan

penyelesaian penyusunan Ranperda di Lembaga DPRD.

iii Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21

DAFTAR ISILEMBAR PERSETUJUAN MENTOR DAN COACH…………………………………

FORM PERSETUJUAN SEMINAR PKN TK. II ANGKATAN XXIV TAHUN 2019…..

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………

DAFTAR TABEL……………………………………………………………………………

DAFTAR GAMBAR………………………………………………………………………..

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………….

A. LATAR BELAKANG………………………………………………………………

B. KONDISI SAAT INI……………………………………………………………….

C. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI………………………………………….

D. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN………………………………………………

E. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN…………………………………………….

F. OUTPUT DAN OUTCOME………………………………………………………..

G. INSTRUMEN ANALISIS…………………………………………………………..

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN……………………………………………

A. PENETAPAN RENCANA STRATEGIS………………………………………...

B. PEMBERDAYAAN ORGANISASI PEMBELAJARAN………………………..

C. IDENTIFIKASI PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDERS) DAN

STRATEGI KOMUNIKASI………………………………………………………..

D. MANAJEMEN RISIKO………………………………………………………………

E. INDIKATOR KEBERHASILAN……………………………………………………..

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN………………………………………

A. STRATEGI PEMASARAN SEKTOR PUBLIK……………………………………

B. CAPAIAN MILSTONE DAN OUTPUT PROYEK PERUBAHAN……………….

C. DUKUNGAN STAKEHOLDERS……………………………………………………

BAB IV PENUTUP…………………………………………………………………………

A. KESIMPULAN……………………………………………………………………….

B. SARAN……………………………………………………………………………….

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………………

LESSON LEARNED……………………………………………………………………….

iv Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21

DAFTAR TABELTabel 1 Jenis Rapat DPRD ………………………………………………………….

Tabel 2 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun

2017………………………………………………………………………………..


2017 Yang Tidak Dibahas………………………………………………………..


2018……………………………………………………………………………


2018 Yang Tidak Dibahas…………………………………………………………

Tabel 6 Stakeholders Internal Proyek Perubahan………………………………………

Tabel 7 Stakeholders eksternal Proyek Perubahan……………………………………

Tabel 8 Tahapan Kegiatan Jangka Pendek……..………………………………………

Tabel 9 Tahapan Kegiatan Jangka Menengah..………………………………………

Tabel 10 Tahapan Kegiatan Jangka Panjang……..……………………………………

Tabel 11 Susunan Tim Proyek Perubahan……..………………………………………

Tabel 12 Output Tahapan Kegiatan……..……..………………………………………

Tabel 13 Stakeholders Internal Pada Proyek Perubahan………………………………

Tabel 14 Stakeholders Eksternal Pada Proyek Perubahan……………………………

Tabel 15 Capaian Output Proyek Perubahan……..…………………………………

v Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21

DAFTAR GAMBARGambar 1 Milestone Proyek Perubahan………………………………………………

Gambar 2 Struktur Organisasi Proyek Perubahan………………………………

Gambar 3 Stakeholders Engagement berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan……

Gambar 4 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………














vi Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21

i Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANGSebagai salah satu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang mengurus

lembaga politik yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan administrasi

kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD

Kabupaten, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang

diperlukan oleh DPRD Kabupaten dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai

dengan kebutuhan. Sebagaimana yang disebutkan dalam Pasal 201 dan 204

Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 telah di tegaskan bahwa untuk mendukung

kelancaran dan pelaksanaan tugas dan wewenang DPRD, di bentuk Sekretariat

DPRD propinsi dan Sekretariat DPRD Kabupaten/Kota. Keberadaan Sekretariat

DPRD merupakan faktor pendukung bagi kesuksesan implementasi wewenang,

fungsi dan tugas DPRD dalam menjalankan amanah sebagai unsur penyelenggara

Pemerintah Daerah. Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor 23

Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah dan kemudian di pertegas dalam

Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Organisasi Perangkat

Daerah, bahwa Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan administrasi dan

pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD.

Keberadaan organisasi Sekretariat DPRD yang merupakan bagian intergral

dari Pemerintah Daerah merupakan bagian yang tidak terpisahkan apabila kita

membicarakan kinerja DPRD. Tugas dan fungsi Sekretariat DPRD adalah

menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung

pelaksanaan tugas dan fungsi, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga

ahli yang di perlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai

dengan kebutuhan dan kemampuan keuangan daerah.

1 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21

Dalam Undang-undang Nomor 23 tahun 2014 Pasal 215 ayat (1), (2) dan ayat

(3), Sekretariat DPRD Kabupaten/Kota dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD

Kabupaten/Kota yang diangkat dan diberhentikan dengan keputusan Kepala

Daerah atas persetujuan Pimpinan DPRD Kabupaten/Kota. Secara teknis

operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD

sedangkan secara administratif bertanggung jawab kepada Bupati melalui

Sekretaris Daerah. Dengan posisi yang penting di dalam proses penyelenggaraan

Pemerintah Daerah, Sekretaris DPRD sebagai bahagian dari Aparatur Sipil Negara

perlu memiliki kepekaan politik dan professional dalam mendukung hubungan kerja

antara Pemerintah Daerah dengan DPRD, Sekretaris DPRD dituntut untuk

memberikan pelayanan yang professional dan berkualitas untuk mendukung fungsi

DPRD sebagai Wakil Rakyat yang menyerap aspirasi rakyat.

Berdasarkan pengalaman selama menjadi Sekretaris DPRD Kabupaten

Kampar, maka ditemui berbagai macam persoalan baik itu dalam pelayanan

kesekretariatan, Anggota DPRD maupun datangnya dari Pemerintah Daerah.

Dalam melaksanakan perannya Sekretariat DPRD telah menata organisasinya

berdasarkan Peraturan Bupati Kampar Nomor 38 Tahun 2016 tentang kedudukan,

susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Sekretariat DPRD Kabupaten

Kampar kedalam empat bagian salah satunya adalah Bagian Hukum dan

Persidangan.

Sesuai dengan pasal 14 Peraturan Bupati Kampar Nomor 38 Tahun 2016

Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai tugas dan fungsi :

a. Menyelenggarakan kajian Perundang-undangan;

b. Memfasilitasi penyusunan Naskah Akademis;

c. Memverifikasi, mengevaluasi dan menganalisis produk penyusunan Peranturan

Perundang-undangan;

d. Mengumpulkan bahan penyiapan Draf Perda Inisiatif;

e. Memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pembahasan Perda;

f. Menyelenggarakan Persidangan;


g. Menyusun Risalah;

h. Menyelenggarakan hubungan Masyarakat, publikasi dan ke protokolan;

Sejalan dengan visi Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar, untuk mendukung

kinerja DPRD salah satunya adalah memberi pelayanan administrasi yang baik

dalam rangka memberikan dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD.

B. KONDISI SAAT INIUntuk melaksanakan peran Sekretariat DPRD mengacu kepada Peraturan

Bupati Kampar Nomor 38 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,

Tugas dan Fungsi serta tata kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar,

Sekretaris DPRD menyelenggarakan tugas dan fungsi :

1. Merumuskan dan dan melaksanakan visi dan misi Sekretariat DPRD ;

2. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA), Rencana

Kerja (RENJA), penyusunan Penetapan Kinerja (Penja), penyusunan Laporan

Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) dan Indikator Kinerja Utama (IKU)

Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar;

3. Mengkoordinasikan perencanaan, penyelenggaraan, pengendalian dan

pengawasan tugas-tugas Sekretraiat dan Bagian;

4. Menyelenggakan administrasi Sekretariat DPRD ;

5. Menyelenggarak administrasi keuangan DPRD ;

6. Memfasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD ;

7. Menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD

8. Mempelajari, memahami dan melaksanakan perturan dan perundang-

undangan yang berkaitan dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam

pelaksanaan tugas ;

9. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan mengevaluasi hasil kerja

bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancer sesuai dengan

ketentuan yang berlaku ;

10.Melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan.


Kondisi umum Sekretariat DPRD saat ini masih terdapat kelemahan pada

Bagian Hukum dan Persidangan karena belum mampu memfasilitasi dan

membuat laporan secara lengkap dan sistimatis disebabkan belum terbangunnya

sistim IT. Sesungguhnya kegiatan rapat dan sidang di Sekretariat DPRD sudah

berjalan setiap minggu pada Alat Kelengkapan Dewan, namun Notulen dan

Risalah Rapat tersebut tetap tidak terkoordinir dan tidak lengkap pada saat

dibutuhkan.

Sudah saatnya Notulen rapat dan Risalah Sidang untuk ditertibkan karena

merupakan jantungnya administrasi seluruh produk hukum yang dikeluarkan oleh

Lembaga DPRD. Untuk itu melalui pengembangan SINORI ini seluruh

pendamping dan khususnya bagian hukum dan persidangan diharapkan mampu

menghimpun notulen rapat dan risalah sidang secara lengkap dan terintegrasi.

Tabel 1 Jenis Rapat DPRD

No Jenis Rapat Keterangan

1 Rapat paripurna ; Rapat paripurna merupakan forum rapat

tertinggi Anggota DPRD yang dipimpin oleh

ketua atau wakil ktua.

2 Rapat Pimpinan DPRD ; Rapat pimpinan DPRD merupakan rapat

para anggota Pimpinan DPRD yang

dipimpin oleh ketua atau wakil ketur.

3 Rapat Rapat Fraksi ; Rapat Fraksi merupakan rapat anggota

Fraksi yang dipimpin oleh pimpinan Fraksi.

4 Rapat Konsultasi ; Rapat konsultasi merupakan rapat antara

Pimpinan DPRD dengan pimpinan Fraksi

dan pimpinan alat ketengkapan DPRD

yang dipimpin oleh ketua atau wakil ketua

DPRD.

5 Rapat Badan Musyawarah ; Rapat badan musyawarah merupakan


rapat anggota badan musyawarah yang

dipimpin oleh ketua atau wakil ketua badan

musyawarah.

6 Rapat Komisi ; Rapat komisi merupakan rapat anggota

komisi yang dipimpin oleh ketua atau

wakil ketua komisi.

7 Rapat Gabungan Komisi ; Rapat gabungan komisi merupakan rapat

antarkomisi yang dipimpin oleh ketua atau

wakil ketua DPRD.

8 Rapat Badan Anggaran ; Rapat badan anggaran merupakan rapat

anggota badan anggaran yang dipimpin

oleh ketua atau wakil ketua badan

anggaran.

9 Rapat Bapemperda ; Rapat Bapemperda merupakan rapat

anggota

Bapemperda yang dipimpin oleh ketua atau

wakil ketua Bapemperda.

10 Rapat Badan Kehormatan ; Rapat badan kehormatan merupakan

rapat anggota badan kehormatan yang

dipimpin oleh ketua atau wakil ketua badan

kehormatan.

11 Rapat Panitia Khusus ; Rapat panitia khusus merupakan rapat

anggota

panitia khusus yang dipimpin oleh ketua

atau wakil ketua panitia khusus.

12 Rapat Kerja ; Rapat kerja merupakan rapat antara

badan anggaran, komisi, gabungan komisi,

Bapemperda, atau panitia khusus dan

Kepala Daerah atau pejabat yang ditunjuk.

13 Rapat dengar pendapat ;

dan

Rapat dengar pendapat merupakan rapat

antara komisi, gabungan komisi,


Bapemperda, badan anggaran, atau panitia

khusus dan Pemerintah Daerah

14 Rapat dengar pendapat

umum ;

Rapat dengar pendapat umum merupakan

rapat antara komisi, gabungan komisi,

Bapemperda, badan anggaran, atau

panitia khusus dan perseorangan,

kelompok, organisasi, atau badan swasta.

Selama ini Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar belum membangun suatu

sistim yang dapat memperlancar dan menertibkan administrasi terkait penyusunan

Ranperda sehingga terjadinya tunggakan Program pembentukan peraturan

daerah (Propemperda) Lembaga DPRD dari tahun ketahun, baik itu Program

pembentukan peraturan daerah (Propemperda) yang datangnya dari eksekutif

maupun Program pembentukan peraturan daerah yang berasal dari inisiatif DPRD

sendiri, contohnya sesuai dengan tabel diatas dari 17 (tujuh belas) Program

Pembentukan Peraturan Daerah yang dilaporkan oleh Badan pembentukan

peraturan daerah dan kemudian ditetapkan oleh Lembaga DPRD didalam rapat

Paripurna Tahun 2018 untuk dilaksanakan pada Tahun 2019, ternyata tidak

terselesaikan 100 persen menjadi perda pada Tahun 2019. Hal ini berdampak

pada kinerja Lembaga DPRD sendiri.

Urgensi Proyek perubahan ini menjadi penting agar Pemerintah Daerah baik

eksekutif maupaun legislatif untuk memanfaatkan sistim dan berkomitmen dalam

menyelesaikan tugas pokok dan fungsinya, karena tidak tuntasnya Program

Pembentukan Peraturan Daerah bukanlah semata-mata kesalahan dari pihak

legislatif saja melainkan juga datang dari pihak eksekutif.

C. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI


Tidak terkoordinir dan belum terhimpunnya pencatatan notulen rapat dan

risalah sidang alat kelengkapan dewan dapat mempengaruhi tahapan percepatan

penyusunan Ranperda sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Badan

Musyawarah termasuk juga tidak disiplinnya tingkat kehadiran Stakeholders dalam

menghadiri Rapat-rapat alat kelengkapan dewan serta kurang lengkapnya data

yang disampaikan oleh leading sektor, seperti pada tabel dibawah ini ;

Tabel 2 Daftar Program Pembentukan Peraturan DaerahKabupaten Kampar Tahun 2017

NO Inisiator Tentang Keterangan1 2 3 4

1 INISIATIF

HAK KEUANGAN DAN ADMINISTRATIF

PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD KABUPATEN

KAMPAR (INISIATIF)

BARU

2 INISIATIF KETAHANAN KELUARGA (INISIATIF)

3 INISIATIFPENYELENGGARAAN KEOLAHRAGAAN

(INISIATIF)

4 INISIATIF PERLINDUNGAN PEREMPUAN (INISIATIF)

5USULAN

EKSEKUTIF

PERTANGGUNGJAWABAN PELAKSANAAN

APBD DAERAH KAB.KAMPAR TAHUN 2016

6USULAN

EKSEKUTIFPERUBAHAN APBD TAHUN ANGGARAN 2017

7USULAN

EKSEKUTIF

APBD KABUPATEN KAMPAR TAHUN

ANGGARAN 2018

8USULAN

EKSEKUTIFKETENTRAMAN DAN KETERTIBAN UMUM

9USULAN

EKSEKUTIF

PEDOMAN DAN PEMBANGUNAN MENARA

BERSAMA TELEKOMUNIKASI

10USULAN

EKSEKUTIFANALISIS DAMPAK LALU LINTAS

11 USULAN PENEMPATAN RAMBU, MARKA JALAN DAN


EKSEKUTIF ALAT PEMBERI ISYARAT LALU LINTAS

12USULAN

EKSEKUTIF

PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN

PERANGKAT DESA

13USULAN

EKSEKUTIF

PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH

KABUPATEN KAMPAR NOMOR 2 TAHUN 2015

TENTANG PEMILIHAN KEPALA DESA

14USULAN

EKSEKUTIF

PENYELENGGARAAN DAN RETRIBUSI

PELAYANAN TERA/TERA ULANG

15USULAN

EKSEKUTIFPENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAH

16USULAN

EKSEKUTIF



TENTANG PAJAK HIBURAN

17USULAN

EKSEKUTIF


KABUPATEN KAMPAR NOMOR 8 TAHUN

2011TENTANG PAJAK MINERAL BUKAN

LOGAM DAN BATUAN

Tabel 3 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun 2017 yang tidak Dibahas.

NO Inisiator Rancangan Peraturan Daerah Tentang Keterangan1 2 3 41 INISIATIF DESA WISATA (INISIATIF)

2 INISIATIFPERLINDUNGAN LAHAN PERTANIAN PANGAN

BERKELANJUTAN (INISIATIF)

3 INISIATIF

PENANGGULANGAN PENYALAHGUNAAN

NARKOTIKA DAN ZAT ADIKTIF

LAINNYA(INISIATIF)

4USULAN

EKSEKUTIF

TUNTUTAN GANTI KERUGIAN

NEGARA/DAERAH

PEMDA

KAMPAR

5 USULAN PERUBAHAN NAMA STADION TUANKU


EKSEKUTIF TAMBUSAI

6USULAN

EKSEKUTIFPEMBENTUKAN DAN PEMBINAAN BUMD

7USULAN

EKSEKUTIF

RENCANA TATA RUANG WILAYAH KABUPATEN

KAMPAR

8USULAN

EKSEKUTIF

PEDOMAN PENYUSUNAN ORGANISASI DAN

TATA KERJA PEMERINTAHAN DESA

9USULAN

EKSEKUTIF

TARIF PELAYANAN KESEHATAN PADA BADN

LAYANAN UMUM DAERAH RSUD BANGKINANG

10USULAN

EKSEKUTIF

PEMBENTUKAN KECAMATAN KUALA TAPUNG

DAN TAPUNG KANAN

Dari 27 (dua puluh tujuh) Propemperda diatas yang dapat diselesaikan pada

tahun 2017 adalah sebanyak 17 (tujuh belas) Ranperda dan yang tidak

terselesaikan sebanyak 10 (sepuluh) Ranperda.

Tabel 4 Daftar Program Pembentukan Peraturan DaerahKabupaten Kampar Tahun 2018

NO Jenis Tentang Keterangan1 2 3 4

1

PENCEGAHAN DAN PENANGGULANGAN

PENYALAHGUNAAN NARKOTIKA, PSIKOTROPIKA

DAN ZAT ADDIKTIF LAINNYA (INISIATIF)

2PERTANGGUNGJAWABAN PELAKSANAAN APBD

TAHUN 2017

3 PERUBAHAN APBD TAHUN ANGGARAN 2018

4APBD KABUPATEN KAMPAR TAHUN ANGGARAN

2019

5 BADAN PERMUSYAWARATAN DESA

6 PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN

7 PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH

KAB.KAMPAR NOMOR 8 TAHUN 2012 TENTANG


RETRIBUSI JASA USAHA

8


KAB.KAMPAR NOMOR 12 TAHUN 2011 TENTANG

PAJAK AIR TANAH

9

PENCABUTAN PERATURAN DAERAH KAB.KAMPAR

NOMOR 25 TAHUN 2011 TENTANG RETRIBUSI

IZIN GANGGUAN

10RENCANA TATA RUANG WILAYAH KABUPATEN

KAMPAR

11

PENCABUTAN PERATURAN DAERAH KAB.KAMPAR

NOMOR 5 TAHUN 2016 TENTANG IZIN

GANGGUAN

Tabel 5 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun 2018 yang tidak Dibahas.

NO Inisiator Rancangan Peraturan Daerah Tentang Keterangan1 2 3 4

1

RETRIBUSI PELAYANAN PADA LABORATORIUM

PENYAKIT IKAN DAN KWALITAS AIR DINAS

PERIKANAN KABUPATEN KAMPAR

2

RENCANA INDUK PEMBANGUNAN

KEPARIWISATAAN KABUPATEN KAMPAR

TAHUN 2018-2025

3



TENTANG PENGELOLAAN MARKAZ ISLAM

4 KAJIAN PENATAAN WILAYAH

5 PENCABUTAN ATAS PERATURAN DAERAH


TENTANG PEMBENTUKAN DAN SUSUNAN

ORGANISASI PERANGKAT DAERAH


KAB.KAMPAR

6 PENGELOLAAN LIMBAH DOMESTIK

Dari 17 (tujuh belas) Propemperda diatas yang dapat diselesaikan pada tahun

2018 adalah sebanyak 11 (sebelas) Ranperda dan yang tidak terselesaikan

sebanyak 6 (enam) Ranperda.

Hal ini disebabkan tidak lengkapnya dokumen yang disampaikan Pemerintah

Daerah kepada DPRD melalui Sekretariat DPRD selaku perpanjangan tangan

Pemerintah Daerah yang ditempatkan pada Lembaga DPRD serta tidak

disiplinnya Stakeholders dan Anggota DPRD dalam mematuhi jadwal yang telah

ditetapkan oleh Badan Musyawarah dalam rangka pembahasan dan penyusunan

Ranperda yang sudah ditetapkan didalam Propemperda tahun 2017 dan 2018.

Sesuai dengan amanah Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, pada intinya memberikan kewajiban kepada setiap

badan publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk

mendapatkan informasi publik tersebut dan dipertegas dengan Peraturan

Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistim Pemerintahan Berbasis Elektronik

(SPBE) yang merupakan kebijakan pemerintah untuk mewujudkan tata kelola

pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan

publik yang berkualitas dan terpercaya.

Menghadapi permasalahan tersebut dan sesuai dengan perkembangan IT

maka untuk melaksanakan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 dan Peraturan

Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

(SPBE), maka strategi yang akan dilakukan adalah dengan membangun sistim

informasi yang terintegrasi terhadap hasil rapat dan risalah sidang.

D. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN


Tujuan perubahan ini adalah meningkatkan nilai tambah pelaksanaan

kegiatan rapat dan sidang pada ALat kelengkapan Dewan di Lembaga Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah. Tujuan tersebut dapat dikelompokkan pada 3 (tiga)

kelompok tujuan yaitu Tujuan Jangka Pendek (2 bulan), Tujuan Jangka

Menengah (3-12 bulan) dan Tujuan Jangka Panjang (lebih dari 1 tahun). Adapun

rincian dari tujuan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Tujuan Jangka Pendek

Proyek perubahan ini dalam Jangka Pendek bertujuan untuk membentuk Tim

Efektif sebagai Perancang Aplikasi dalam mengimplementasikan Sistim

dengan rincian sebagai berikut :

a. Kesepakatan bersama;

b. Terbentuknya Tim Efektif;

a. Tersusunnya SOP SINORI; dan

b. Merancang Aplikasi.

c. Launcing Aplikasi SINORI;

2. Tujuan Jangka Menengah

Dalam jangka menengah, proyek perubahan ini bertujuan untuk

melaksanakan sistim Aplikasi SINORI pada setiap Rapat Alat Kelengkapan

Dewan sesuai dengan SOP sebagai acuan dan panduan dalam melaksankan

tugas serta mengsosialisasikan kepada Anggota DPRD, dengan rincian

sebagai berikut :

a. Tersosialisasi SINORI kepada Anggota DPRD 2019-2024 dan

Stakeholders; dan

b. Terlaksanya SINORI.

3. Tujuan Jangka Panjang

Dalam jangka panjang, proyek perubahan ini sudah berjalan secara efektif

dan meningkatkan fitur-fitur terbaru agar sistim tersebut terlaksana secara

berkesinambungan, dengan rincian sebagai berikut :


a. SINORI sudah berjalan secara efektif;

b. Peningkatan fitur-fitur terbaru secara berkesinambungan; dan

c. Evaluasi Aplikasi SINORI (Software dan Hardware).

E. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN1. Manfaat proyek perubahan bagi Institusi

Dalam upaya meningkatkan kinerja Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar

sebagai notulensi rapat alat kelengkapan dewan dalam meningkatkan kualitas

pelayanan dibidang administrasi.

2. Manfaat proyek perubahan bagi Penulis

Sebagai Penanggungjawab di Instansi Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar

dapat menjadi pelopor perubahan yang inovatif serta meningkatkan

kemampuan managerial yang berkomitmen.

3. Manfaat proyek perubahan Bagi Stakeholder

Mempermudah bagi stakeholder dalam mengakses produk hukum yang sudah

di tetapkan dalam Rapat Paripurna DPRD dan Rapat Alat Kelengkapan Dewan

lainnya.

F. OUTPUT DAN OUTCOMERuang lingkup proyek perubahan ini meliputi pengembangan sistim mulai dari

tahap persiapan penyusunan komitmen, pembentukan Tim sampai dengan

tersusunnya SOP, merancang Aplikasi, Launching Aplikasi SINORI serta

terlaksanakanya SINORI. Proyek perubahan ini dilaksanakan dalam tiga tahapan

milestone, yaitu jangka pendek, menengah dan panjang. Cakupan waktu jangka

pendek adalah 2 (dua) bulan, jangka menengah sampai dengan Nopember 2019,

serta jangka panjang yang pelaksanaanya sampai setahun hingga Desember

2020.


Gambar 1. Milestone Proyek Perubahan

Agu

stus

s.d

Nop

embe

r 201

9 Kesepakatan bersama

Terbentuknya Tim

Efektif

Tersusunnya SOP

SINORI

Merancang Aplikasi

Launching Aplikasi

SINORI

Nop

embe

r s.d

Des

embe

r 201

9

Tersosialisasi SINORI

kepada Anggota DPRD

2019-2024 dan

Stakeholder

Terlaksanya Aplikasi

SINORI

Janu

ari s

.d M

aret

202

0

SINORI sudah berjalan

secara efektif

Peningkatan fitur-fitur

terbaru secara

berkesinambungan

Evaluasi Aplikasi SINORI

(Software dan Hardware)

Rincian milestone diuraikan dalam Bab II tentang deskripsi proyek perubahan.

G. INSTRUMEN ANALISISStakeholders yang terkait dengan rancangan proyek perubahan ini terdiri dari

internal dan eksternal yang masing-masing memiliki peran dan pengaruh yang

akan menentukan strategi komunikasi, koordinasi, konsultasi dan kerjasama

dalam pelaksanaan proyek perubahan :

1. Stakeholders Internal Sekretariat DPRD

Stakeholders internal pada proyek perubahan ini terdiri dari para pihak yang

memiliki kepentingan di Sekretariat DPRD. Stakeholders internal terdiri dari

unsur Pimpinan, Setwan, Seluruh Pimpinan Alat Kelengkapan Dewan, Tenaga

Ahli Fraksi, para Kepala Bagian, Kepala Sub. Bagian dan Staf Sekretariat

DPRD.


Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang

Tabel 6 Stakeholders Internal Proyek Perubahan

No.

Stakeholders Peran terkait

1.Pimpinan DPRD Kabupaten

KamparPimpinan/Pelopor

2. Sekretaris Dewan Project Leader

3.Seluruh Pimpinan Alat

Kelengkapan DewanPromotor

4. Tenaga Ahli Fraksi Pendukung Lembaga

5.

Para Kepala Bagian dan

Kepala Sub Bagian pada

Sekretariat DPRD Kabupaten

Kampar

Koordinator

6. Staf Sekretariat DPRD Pelaksana operasional

2. Stakeholders Eksternal Sekretariat DPRD

Stakeholdrs eksternal pada proyek perubahan ini terdiri dari para pihak yang

memiliki kepentingan di Sekretariat DPRD terkait pelaksanaan aktifitas proyek

perubahan secara keseluruhan. Stakeholders eksternal ini terdiri dari unsur

Pimpinan Lembaga yang terkait dengan sistim SINORI.

Tabel 7 Stakeholders Eksternal Proyek Perubahan

No.


1. Sekretaris Daerah Mentor

2. Dinas Komunikasi, Perancang Aplikasi


Informatika dan Persandian

Kabupaten Kampar

3.

Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah

(Bappeda)

Penganggaran ditingkat KUA-PPAS

4.Badan Pengelolaan Keuangan

dan Aset Daerah (BPKAD)Penganggaran

5.Kabag hukum Sekretariat

Daerah Kabupaten Kampar

Pengundangan dalam lembaran

daerah

Hasil identifikasi terhadap Stakeholders tersebut dipetakan berdasarkan

derajat kepentingan dan pengaruh terhadap empat kelompok :

a. Promotors merupakan Stakeholdres yang memiliki kepentingan dan pengaruh

yang tinggi. Pimpinan DPRD, Sekretaris Daerah, Sekretaris Dewan serta

Pimpinan AKD.

b. Latent merupakan stakeholders yang memiliki kepentingan rendah tetapi

memiliki pengaruh yang kuat. Bappeda, Diskominfo dan Persandian serta

BPKAD.

c. Defender merupakan stakeholders yang memiliki kepentingan tinggi tapi

memiliki pengaruh yang rendah. Kabag, Kasubbag serta Staf Sekretariat

DPRD

d. Apathetic merupakan stakeholders yang memiliki kepentingan dan pengaruh

yang rendah. Forum Wartawan Indonesia.

Strategi berkomunikasi secara intensif dan efektif dengan Stakeholders terkait

sehingga kendala yang akan diperkirakan akan dihadapi dalam pelaksanaan

proyek perubahan ini bisa dihindari atau diatasi dengan baik.


BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. PENETAPAN RENCANA STRATEGIS

Penyusunan rencana strategis dalam proyek perubahan ini

mempertimbangkan pengembangan visi dan misi, identifikasi peluang dan

ancaman baik internal maupun eksternal, kekuatan kelemahan internal penetapan

tujuan jangka panjang, pencarian strategi-strategi alternative dan pemilihan

strategi tertentu untuk mencapai tujuan.

Penerapan rencana strategis mencakup penciptaan struktur organisasi yang

efektif, penyiapan anggaran, pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi

termasuk literasi bersama Stakeholders dan evaluasi berkala.

Berdasarkan pada uraian tersebut diatas, proyek perubahan ini dilaksanakan

dalam tiga tahapan, sebagai berikut :

1. Jangka Pendek

Penetapan tahap jangka pendek bertujuan untuk melakukan identifikasi tim

melalui komunikasi yang intensif dengan Stakeholders dan penyiapan

rancangan aplikasi, alokasi waktu pada tahapan jangka pendek ini disesuaikan

dengan jadwal pembelajaran Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II

Angkatan XXIV Tahun 2019 yang berlangsung sejak awal pendidikan sampai

dengan seminar proyek perubahan pada tanggal 04 Desember 2019. Adapun

rangkaian kegiatan dan milestone dalam jangka pendek sebagai berikut :


Tabel 8 Tahapan Kegiatan Jangka Pendek

No. Tahapan Kegiatan Output Minggu Ke1. Meminta

Dukungan

Mentor dan

Persiapan,

Pembentukan

Tim Kerja

Penyusunan Tim

Kerja

SK Organisasi Tim 1

(30 Agustus -

02 September

2019)

Diskusi

Rancangan

Aplikasi bersama

Mentor

Notulen Diskusi

Rancangan

Aplikasi

1

(02

September

2019)

Tatap Muka

bersama Mentor

Notulen 2

(11 september

2019)

Membangun

komitmen

bersama

Rencana Kerja Tim 2

(12

September

2019)

2. Diskusi

meminta

dukungan

stakeholders

Tatap Muka

bersama

stakeholders

Notulen

menyepakati

pembangunan

aplikasi

1

(05

September

2019)

3. Diskusi

Penyusunan

SOP dengan

Stakeholders

Diskusi via Telp

dengan

Stakeholders

Masukan

penyusunan SOP

3

(19

September

2019)

4. Diskusi dengan

Stakeholders

Penyusunan

rancangan matrix

AKD bersama

Diskominfo dan

Persandian

Notulen rapat

penyusunan

rancangan matrix

Renja AKD

3

(15 Oktober

2019)


Ekspose awal

rancangan SOP

bersama

Diskominfo dan

Persandian

Rancangan SOP

3

(16 Oktober

2019)

Harmonisasi

rancangan SOP

bersama

Diskominfo dan

Persandian

Finalisasi SOP

3

(17 Oktober

2019)

5. Diskusi dengan

Stakeholders

Penyerahan SOP

untuk pedoman

pembuatan

rancangan

aplikasi SINORI

ke Diskominfo

dan Persandian

Dokumen SOP

4

(28 Oktober

2019)

6. Diskusi dengan

stakeholders

Pertemuan,

Pembahasan

Aplikasi dengan

Programer

Aplikasi SINORI1

(04 Nopember

2019)

7. Diskusi dengan

stakeholders

Pemberian

testimoni proper

oleh Kadiskominfo

dan Persandian

Visualisasi

testimoni1

(04 Nopember

2019)

8. Pertemuan

dengan

Stakeholders

Pemberian

testimoni oleh

Bupati Kampar

Visualisasi

testimoni

1

(04 Nopember

2019)

9. Pertemuan

dengan

Stakeholders

Pemberian

testimoni oleh

Sekretaris Daerah

Visualisasi

testimoni

1

(04 Nopember


Kampar 2019)

10. Pertemuan

dengan

Stakeholders

Pemberian

testimoni oleh

Kepala Bappeda

Visualisasi

testimoni

4

(25 Nopember

2019)

11. Pertemuan

dengan

Stakeholders

Pemberian

testimoni oleh

Kepala BPKAD

Visualisasi

testimoni

4

(25 Nopember

2019)

12. Penyusunan

tutorial

Penyusunan

tutorial

Tutorial 4

(26 - 30

Nopember

2019)

2. Jangka Menengah

Setelah terbangunnya sistim SINORI pada tahap jangka menengah ini lebih

fokus mensosialisasikan SINORI kepada Anggota DPRD dan seluruh Pejabat

dan Staf di Sekretariat DPRD Kampar.

Tabel 9 Tahapan Kegiatan Jangka Menengah

No.

Tahapan Kegiatan Output Minggu Ke

1.Persiapan

Pelaksanaan

Launching

Pelaksanaan

Launcing SINORIAplikasi SINORI

4

(26 Nopember

2019)

2.Sosialisasi

SINORI

Pelaksanaan

sosialisasi SINORI

Pimpinan dan

Anggota DPRD

serta seluruh

Pejabat dan Staf

Sekretariat DPRD

4

(26 Nopember

2019)

3. Simulasi

SINORI

Uji coba aplikasi Fungsionalisasi

SINORI

1

(9 Desember


2019)

3. Jangka Panjang

Tahapan jangka panjang ini sudah bisa dilaksanakan yaitu dengan melakukan

pelatihan kepada seluruh Staf Sekretariat DPRD selaku notulensi Alat

Kelengkapan Dewan. Serta melakukan pengawasan secara periodik dan

melakukan evaluasi terhadap fitur-fitur terbaru secara berkesinambungan.

Tabel 10 Tahapan Kegiatan Jangka Panjang

No.

Tahapan Kegiatan Output Minggu Ke

1.

Pelatihan

terhadap

Pendamping

AKD

Pelatihan SINORI

Terlatihnya

pendamping dalam

menggunakan

aplikasi

1

(06 Januari

2020)

2.Implementasi

SINORI

Pelaksanaan

SINORI

Terlaksananya

SINORI

1

(13 Januari

2020)

3.

Monitoring dan

Evaluasi

SINORI

Survey aplikasi Hasil survey

1

(01 Maret

2020 s.d

Seterusnya)

B. PEMBERDAYAAN ORGANISASI PEMBELAJARAN

Pembentukan organisasi pembelajaran merupakan upaya project leader dalam

menerapkan prinsip tata kelola yang baik melalui pemberdayaan Stakeholders

baik internal maupun eksternal. Pembentukan Kelompok Kerja (Pokja) yang


SponsorKetua DPRD

MUHAMMAD FAISAL, ST

COACHIr.MARYATI KARMA, MM

Project LeaderSekretaris DPRD Kab. Kampar

RAMLAH, SE.,M.Si

Pokja IPenyusunan Kebijakan

MentorSekretaris Daerah

YUSRI, S.STP

Pokja IIPemetaan Sistem Informasi

Pokja IIIPenyusunan Notulen dan

Risalah

beranggotakan pejabat struktural dan staf dengan struktur organisasi sebagai

berikut :

Gambar 2 Struktur Organisasi Proyek Perubahan

Susunan tim proyek perubahan sebagaimana terdapat dalam tabel berikut :

Tabel 11 Susunan Tim Proyek Perubahan

Nama Jabatan Peran Uraian PeranMuhammad Faisal, ST Ketua DPRD Kampar Sponsor Memberikan

dukungan atas

pelaksanaan

proyek perubahan

ini agar dapat

memberikan hasil


yang sesuai

dengan

direncanakan

Drs. Yusri, M.Si Sekretaris Daerah

Kampar

Mentor Memberikan

arahan kepada

pemimpin proyek

atas pelaksanaan

proyek perubahan

agar dapat

memberikan hasil

yang sesuai

dengan yang

direncanakan

Ir. Maryati Karma, MM Widyaiswara Coach Melakukan

monitoring

terhadap kegiatan

selama tahap

laboratorium

kepemimpinan dan

memberikan

masukan, arahan

serta intervensi bila

terdapat hambatan

yang tidak dapat

diatasi selama

tahap laboratorium

kepemimpinan.

Ramlah, SE, M.Si Sekretaris DPRD

Kampar

Project

Leader

Mempunyai tugas

dan tanggung

jawab atas

terselenggaranya


tugas tim kerja

agar memberikan

hasil yang sesuai

dengan yang

direncanakan

Sahrial, S.Sos, M.Si Kabag Keuangan Pokja I Berkoordinasi

dengan eksternal

stakeholders

Jamaris, S.Sos Kabag Dukungan

Aspirasi, Penggaran

dan Pengawasan

Pokja II Menyusun

instrumen dan

narasi pedoman

penggunaan

aplikasi SINORI

Lismarni, SH Plt. Kepala Bagian

Hukum dan

Persidangan

Pokja III Mengoordinasikan

kegiatan dukungan

proyek perubahan

Total perkiraan anggaran biaya yang dibutuhkan dalam proyek perubahan ini

sebesar Rp. 153.000.000,- (Seratus Lima Puluh Tiga Juta) yang digunakan dalam

tahapan pengeluaran/realisasi jangka pendek, anggaran biaya bersumber dari

DPA Sekretariat DPRD – Belanja Barang dan Jasa.

Dalam melakukan monitoring progress pelaksanaan dan hasil proyek

perubahan melalui instrument berupa laporan kegiatan, dokumentasi pertemuan,

surat dukungan, serta dokumentasi fisik. Instrument-instrumen yang merupakan

output dari setiap tahapan dalam proyek perubahan sebagaimana dijabarkan

dalam tabel dibawah ini :

Tabel 12 Output Tahapan Kegiatan

No Tahapan Kegiatan Output


.1. Persiapan dan

Pembentukan Tim

Penyusunan Tim SK Organisasi Tim

Membangun

komitmen

bersama

Rencana kerja tim

2. Diskusi meminta

dukungan

stakeholders

Pembangunan

rancangan aplikasi

Disepakati rancangan

aplikasi

3. Diskusi dengan

Stakeholders

Penyusunan

rancangan matrix

AKD

Rancangan matrix Renja

AKD

4. Diskusi, Paparan

dan meminta

dukungan

stakeholders

Ekspose awal

rancangan SOP

Rancangan SOP

5. Penyusunan dan

harmonisasi

rancangan SOP

Harmonisasi

rancangan SOP

Finalisasi SOP

6. Finalisasi SOP Penyerahan SOP SOP

7. Diskusi

pembahasan

Aplikasi

Pembahasan

Aplikasi dengan

Programer

Aplikasi SINORI

8. Diskusi, paparan

dan meminta

dukungan

stakeholders

Testimoni proper

oleh Kadiskominfo

dan Persandian

Visualisasi testimoni

Testimoni oleh

Bupati Kampar


Testimoni oleh

Sekretaris Daerah

Kampar


Testimoni oleh Visualisasi testimoni


Ketua DPRD

Kampar

Testimoni oleh

Kepala Bappeda


Testimoni oleh

Kepala BPKAD


12. Penyusunan draft

tutorial

Diskusi dengan tim

penyusun draft

Undangan

Dokumentasi

Daftar Hadir

13. Persiapan

Pelaksanaan

Launching

Pelaksanaan

Launcing SINORI

Aplikasi SINORI

14. Sosialisasi SINORI Pelaksanaan

sosialisasi SINORI

SINORI

15. Simulasi SINORI Uji coba aplikasi Fungsionalisasi SINORI

16. Pelatihan terhadap

Pendamping AKD

Pelatihan SINORI Terlatihnya pendamping

dalam menggunakan aplikasi

17. Implementasi

SINORI

Pelaksanaan

SINORI

Terlaksananya SINORI

18. Monitoring dan

Evaluasi SINORI

Survey aplikasi Hasil survey

C. IDENTIFIKASI PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDERS) DAN STRATEGI KOMUNIKASI

Pemangku kepentingan yang terkait dengan rancangan proyek perubahan ini

terdiri dari stakeholders internal dan eksternal. Kedua pihak tersebut, masing-

masing memiliki peran dan pengaruh yang akan menentukan strategi komunikasi,


koordinasi, konsultasi dan kerjasama dalam pelaksanaan proyek perubahan.

Kedua pemangku kepentingan ini dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Stakeholders Internal Sekretariat DPRD

Stakeholder internal pada proyek perubahan ini, terdiri dari para pihak yang

memiliki kepentingan di Sekretariat DPRD terkait tindakan dan aktifitas proyek

perubahan secara keseluruhan. Stakeholders internal ini terdiri dari unsur

Pimpinan, Setwan, Seluruh Pimpinan Alat Kelengkapan Dewan, Tenaga Ahli

Fraksi, para Kepala Bagian, Kepala Sub. Bagian dan Staf Sekretariat DPRD

lainnya yang berkepentingan.

Tabel 13 Stakeholders Internal pada Proyek Perubahan

No.


1. Pimpinan DPRD Kabupaten

Kampar

Pimpinan/Pelopor

2. Sekretaris Dewan Project Leader

3. Seluruh Pimpinan Alat

Kelengkapan Dewan

Promotor

4. Tenaga Ahli Fraksi Pendukung Lembaga

5. Para Kepala Bagian dan

Kepala Sub Bagian pada

Sekretariat DPRD Kabupaten

Kampar

Koordinator

6. Staf Sekretariat DPRD Pelaksana operasional

2. Stakeholders Eksternal Sekretariat DPRD

Stakeholders eksternal pada proyek perubahan ini, terdiri dari para pihak yang

memiliki kepentingan di Sekretariat DPRD terkait tindakan dari aktifitas proyek


perubahan secara keseluruhan. Stakeholder eksternal ini terdiri dari unsur

Pimpinan Lembaga yang terkait dengan sistim SINORI.

Tabel 14 Stakeholders Eksternal Proyek Perubahan

No.


1. Sekretaris Daerah Mentor

2. Dinas Komunikasi,

Informatika dan Persandian

Kabupaten Kampar

Perancang Aplikasi

3. Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah

(Bappeda)

Penganggaran

4. Badan Pengelolaan Keuangan

dan Aset Daerah (BPKAD)

Penganggaran

5. Kabag hukum Sekretariat

Daerah Kabupaten Kampar

Penyedia Referensi dan

pengundangan dalam lembaran

daerah

Sesuai hasil identifikasi yang dilakukan terhadap stakeholders tersebut, maka

Stakeholders dapat dibagi menjadi empat kelompok berdasarkan derajat

kepentingan dan pengaruh yaitu :

1. Promoters

Promoters merupakan Stakeholders yang memiliki kepentingan dan pengaruh

yang tinggi terhadap pelaksanaan proyek perubahan ini. Dalam hal ini, yang

termasuk kedalam kelompok, promoters adalah Pimpinan DPRD, Sekretaris

Daerah, Sekretaris Dewan serta Pimpinan AKD.


2. Latent

Latent merupakan Stakeholders yang memiliki kepentingan rendah tetapi

memiliki pengaruh yang tinggi terhadap pelaksanaan proyek perubahan ini.

Dalam hal ini, yang termasuk kedalam kelompok Latent adalah Bappeda,

Diskominfo dan Persandian serta BPKAD.

3. Defender

Defender merupakan Stakeholders yang memiliki kepentingan tinggi namun

memiliki pengaruh yang rendah terhadap pelaksanaan proyek perubahan ini.

Dalam hal ini, yang termasuk dalam kelompok defender adalah Kabag,

Kasubbag serta Staf Sekretariat DPRD

4. Apathetic

Apathetic merupakan Stakeholders yang memiliki kepentingan dan pengaruh

yang rendah terhadap proyek perubahan ini. Dalam hal ini yang termasuk

dalam kelompok apathetic adalah Forum Wartawan Indonesia

Gambar 3 Stakeholders Engagement berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan

Influence

1.

2.

3.

1.

LatensBappeda

Diskominfo dan persandian

BPKAD

Forum Wartawan Indonesia

1.

2.

3.

4.

5.

1.

2.

3.

PromotersPimpinan DPRD

Sekretaris Daerah

Sekretaris Dewan

Pimpinan AKD

Kabag Hukum Setda

interest

Kabag

Kasubbag

Staf Sekretariat DPRD


BEFORE

Apathetic Defender

Influence

Latens

Forum Wartawan Indonesia

Apathetic

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

PromotersPimpinan DPRD

Sekretaris Daerah

Sekretaris Dewan

Pimpinan AKD

Bappeda

Diskominfo dan Persandian

BPKAD

Kabag

Kasubbag

Staf Sekretariat DPRD

interest

Defender


AFTER

Sedangkan untuk strategi komunikasi terhadap stakeholders proyek

perubahan ini dapat digambarkan dalam bagan dibawah ini :

Gambar 4. Strategi Komunikasi terhadap Stakeholders

Strategi Komunikasi PENGARUH


Latens(Tidak memiliki kepentingan khusus dan

memiliki pengaruh besar)

Komunikasi diskusi interaktif sehingga menimbulkan kesamaan persepsi

Melakukan koordinasi secara intensif sampai mendapatkan dukungan nyata

Promoters(Memiliki kepentingan dan pengaruh besar)

Komunikasi yang membangun pemahaman bersama untuk saling mendukung dan bersinsergi

Melakukan kegiatan yang melibatkan stakeholders melalui rapat koordniasi, forum diskusi

Apatethic(Kurang memiliki kepentingan dan

pengaruh)

Pendekatan untuk Menggugah kesadaran

Komunikasi yang dapat memberikan informasi komperehensif

Defender(Memiliki kepentingan besar dan pengaruh

kecil)

Komunikasi yang dapat menggerakkan pelaksanaan kegiatan

Terus mendorong peran stakeholders jenis ini secara konkrit

D. MANAJEMEN RESIKO

Manajemen resiko merupakan sebuah proses yang dilakukan oleh seluruh

bagian dari organisasi, diterapkan dalam penetapan strategi yang dirancang untuk

mengidentifikasi kejadian potensial yang dapat mempengaruhi entitas dan

mengelola resiko untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian

tujuan entitas.

Proses ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi resiko-resiko yang menghalangi

keberhasilan organisasi dan memanfaatkan peluang-peluang yang memungkinkan

dalam pencapaian keberhasilan organisasi. Organisasi mengembangkan strategi

sehubungan dengan bagaimana mengelola resiko dan peluang secara optimal.

Resiko tidak tercapainya tujuan organisasi tidak hanya ada pada organisasi

bisnis, namun juga dapat terjadi pada organisasi atau instansi pemerintah.

E. INDIKATOR KEBERHASILAN

Untuk memastikan proyek perubahan ini bisa berjalan dengan baik dan

menghasilkan produk yang direncanakan maka perlu diidentifikasi dan dikelola

dengan baik resiko yang diperkirakan akan dihadapi dalam menjalankan proyek

perubahan. Agar dijelaskan seperti d ppt


BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. STRATEGI PEMASARAN SEKTOR PUBLIK

Untuk dapat berhasil dalam pelaksanaan proyek perubahan maka dibutuhkan

dukungan dari stakeholders terkait. Oleh Karena itu diperlukan strategi pemasaran

yang kuat dengan komunikasi yang baik, efektif dan intensif dengan stakeholders

terkait melalui pengenalan konsep membangun komitmen bersama internal dan

penyepakatan peran.

Materi strategi marketing yang didapat selama menjalani pendidikan dan

pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II akan dipraktekkan dan

dikombinasikan dengan pengalaman pribadi serta pengalaman berbagai pihak

yang telah menjalani proyek perubahan. Tujuan dari penerapan marketing dalam

proyek perubahan ini adalah mengenalkan aplikasi SINORI yang relatif baru di

Sekretariat DPRD maupun di Indonesia.

Dalam menerapkan konsep yang baru, diperlukan strategi marketing yang

baik, agar kebijakan yang dihasilkan dan berkaitan dengan peningkatan kinerja

dari Sekretariat DPRD dapat dipahami oleh Stakeholders terkait melalui kegiatan

sosialisasi. Dengan demikian diperlukan mindset marketing bagi Sekretariat DPRD

yang mampu berpikir proaktif, kreatif dan inovatif dan untuk memenuhi penerapan

strategi product, price, place dan promotion (4P) sebagai berikut :

1. Product (Produk)


Terkait dalam produk, proyek perubahan ini menghasilkan aplikasi SINORI

yang menciptakan nilai tambah untuk Sekretariat DPRD. Dalam hal ini project

leader telah melibatkan stakeholdres seperti Diskominfo dan Persandian,

Bappeda, BPKAD serta Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kampar, sejak awal

proses perumusan aplikasi tim juga telah melakukan pertemuan dengan para

stakeholders untuk melakukan konsultasi dan komunikasi. Berdasarkan

pertemuan tersebut, project leader telah mendapatkan penjelasan yang lebih

rinci terkait aplikasi SINORI dan permasalahan yang dihadapi oleh masing-

masing stakeholders. Penjelasan dan permasalahan tersebut dijadikan tim

sebagai bahan rumusan aplikasi SINORI.

2. Price (Harga)

Produk dari sektor pemerintah kebanyakan berupa kebijakan atau terkait

layanan public maka produk yang dihasilkan harus bisa memaksimalkan

fasilitas yang ada tanpa menggunakan biaya yang tinggi untuk menghasilkan

aplikasi ini.

3. Place (penempatan)

Tempat yang digunakan untuk memasarkan produk yang dihasilkan juga harus

tepat. Dalam hal ini cukup menggunakan ruang rapat paripurna DPRD

Kabupaten Kampar. Dalam hal proyek perubahan ini (menyusun dan

mensosialisasikan pedoman) yang tepat adalah dengan melakukan koordinasi

dan sosialisasi.

4. Promotion (Promosi)

Strategi promosi pada dasarnya merupakan strategi untuk mengkomunikasikan

produk yang dihasilkan, terkait dengan proyek perubahan ini produknya berupa

aplikasi, maka perlu dipromosikan dan dievaluasi apakah program promosinya

sudah tepat atau belum. Selain itu, perlu dilakukan evaluasi supaya mengikuti

perkembangan sesuai dengan fitur-fitur yang terbaru.

B. CAPAIAN MILESTONE DAN OUPUT PROYEK PERUBAHAN

1. KESEPAKATAN BERSAMA


Untuk dapat mewujudkan proyek perubahan ini tim melakukan kesepakatan

bersama antara lain dengan :

a. Satkeholders Internal

Stakeholders internal dalam proyek perubahan ini antara lain :

1. Ketua DPRD Kabupaten Kampar

Pertemuan dengan Ketua DPRD Kabupaten Kampar dilaksanakan pada

tanggal 12 September 2019, sebagai sponsor Ketua DPRD Kabupaten

Kampar memberikan dukungan penuh atas pelaksanaan proyek

perubahan ini agar dapat memberikan hasil yang sesuai dengan yang

direncanakan, Ketua DPRD juga memberikan masukan serta meminta

kepada project leader agar Aplikasi SINORI segera terapkan.

Gambar 5 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD

2. Seluruh Pimpinan Alat Kelengkapan Dewan

Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar terdapat 8 (delapan) alat

kelengkapan dewan yang masing-masing di pimpin oleh Pimpinan AKD.

Tim efektif bersama project leader meminta dukungan kepada Pimpinan

AKD dalam hal ini yang akan menerima manfaat dari proyek perubahan

ini.


Gambar 6

3. Para Kepala Bagian dan Kepala Sub Bagian pada Sekretariat DPRD

Kabupaten Kampar

Para Kepala Bagian sebagai koordinator di bagi kedalam kelompok

kerja dengan tugas mengkoordinasikan, menyusun rencana

pelaksanaan kegiatan dan melaporkan hasil kegiatan kepada project

leader.

Gambar 7

4. Staf Sekretariat DPRD

Keterlibatan unsur staf pada proyek perubahan ini guna untuk

mendukung pelaksanaan kegiatan secara internal, dengan dukungan

yang diberikan oleh staf sehingga proyek perubahan ini dapat berjalan

lancar.

Gambar 8 Dokumentasi Staf Sekretariat DPRD


b. Stakeholders Eksternal

Untuk terlaksananya proyek perubahan ini perlu mendapat dukungan dari

Stakeholders eksternal. Dalam hal ini terdiri dari :

1. Sekretaris Daerah Kabupaten Kampar

Peran Sekretaris Daerah sangat penting dalam kegiatan proyek

perubahan ini terutama sebagai pembimbing, memberi dukungan dan

memberi persetujuan pelaksanaan proyek perubahan. Sekretaris

Daerah sebagai mentor memberikan arahan kepada project leader atas

pelaksanaan proyek perubahan agar dapat memberikan perubahan

pada opd Sekretariat DPRD sebagai pelayan administrasi untuk

mendukung tugas pokok dan fungsi Dewan dan sebagai jembatan

antara eksekuti dan legislatif.


Gambar 9 Dokumentasi Dukungan dari Sekretaris Daerah Kabupaten

Kampar sebagai Mentor

2. Dinas komunikasi, Informatika dan Persandian Kabupaten Kampar

(Diskominfo dan Persandian)

Keterlibatan Diskominfo dan Persandian sebagai perancang aplikasi

yang akan digunakan pada proyek perubahan ini. Dalam hal ini berupa

aplikasi SINORI. Diskominfo mendukung penuh proyek perubahan ini

disamping terobosan yang inovatif proyek perubahan ini juga

mendukung Diskominfo dalam menindaklanjuti Peraturan Presiden

Nomor 95 tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis

Elektronik (SPBE ).

Gambar 10 Dokumentasi Dukungan Diskominfo dan Persandian

Kabupaten Kampar (Perancang Aplikasi)


3. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda)

Bappeda Kabupaten Kampar selain menjalankan tugas pokok dan

fungsinya juga sebagai tim anggaran pemerintah daerah (TAPD) sangat

mendukung proyek perubahan yang akan di laksanakan oleh project

leader karena proyek perubahan tersebut juga bermanfaat bagi

Bappeda sendiri, untuk itu Bappeda mendukung dan menyetujui

anggaran yang disusun oleh project leader untuk dimasukkan kedalam

KUA-PPAS tahun anggran 2020 guna melatih tenaga notulensi untuk

menjalankan Aplikasi SINORI di Sekretariat DPRD serta honorer tenaga

pelatih Aplikasi SINORI tersebut.

Gambar 11 Dokumentasi Dukungan Bappeda Kabupaten Kampar


4. Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)

Project leader mengundang BPKAD Kabupaten Kampar ke Sekretariat

DPRD untuk meminta dukungan sambil melakukan paparan serta

berdiskusi, berkoordinasi terkait proyek perubahan yang sedang di

susun. BPKAD juga sangat mendukung dan mengapresiasi proyek

perubahan yang dilakukan oleh poject leader dengan menyetujui

anggaran yang tertuang didalam KUA-PPAS untuk masukkan ke dalam

RAPBD tahun anggaran 2020.

Gambar 12 Dokumentasi Dukungan BPKAD Kabupaten Kampar

(Penganggaran)


5. Kabag Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Kampar

Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Kampar

merupakan bagian yang akan melakukan verifikasi atas rancangan

peraturan daerah dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagai

bahan untuk pembahasan di Propemperda DPRD Kabupaten Kampar,

dan melakukan pengundangan dalam lembaran daerah setelah

ranperda menjadi perda.

2. PEMBENTUKAN TIMDalam rangka meningkatkan nilai tambah pelaksanaan kegiatan notulensi

yang dilaksanakan pada Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar maka perlu

dibentuk tim untuk penyusunan pedoman teknis berupa Standart Operasional

Prosedur (SOP) dan tutorial penggunaan aplikasi.

Persetujuan terhadap pembentukan tim tersebut dituangkan dalam Surat

Keputusan Sekretaris DPRD Nomor : 800/KPTS/Setwan/14 tentang Tim

Efektif Proyek Perubahan Tanggal ………September 2019.


Secara garis besar tugas tim dituangkan dalam rencana kerja yang dibagi

menjadi 3 (tiga) tahap yaitu jangka pendek, menengah dan panjang.

a. Jangka Pendek, tim melaksanakan tugas sebagai berikut :

1. Menyiapkan materi untuk persiapan rapat dengan Kominfo dan

Persandian;

2. Merumuskan konsep awal penggunaan aplikasi SINORI; dan

3. Menyusun SOP;

4. Menyusun rancangan aplikasi SINORI; dan

5. Menyiapkan tutorial aplikasi SINORI.

b. Jangka Menengah, tim melaksanakan tugas sebagai berikut :

1. Mempersiapkan launching aplikasi SINORI;

2. Mempersiapkan sosialisasi SINORI; dan

3. Mempersiapkan pelaksanaan penggunaan aplikasi.

c. Jangka Panjang, tim melakukan tugas sebagai berikut :

1. Pelaksanaan pelatihan SINORI;

2. Monitoring penggunaan aplikasi SINORI; dan

3. Melakukan evaluasi aplikasi SINORI.

selain itu tim dikelompokkan menjadi tiga kelompok yaitu :

a. Kelompok Kerja I (Pokja I) yang bertugas untuk berkoordinasi dengan

eksternal Stakeholders antara lain, Sekretaris Daerah, Diskominfo dan

Persandian, Bappeda, BPKAD serta Kabag Hukum Setda Kampar dan

melaporkan hasil kegiatan tim kepada project leader.

b. Kelompok Kerja II (Pokja II) yang bertugas untuk menyusun instrumen

dan narasi pedoman penggunaan aplikasi SINORI dan melaporkan

kepada project leader.

c. Kelompok Kerja III (Pokja III) yang bertugas untuk mengoordinasikan

kegiatan dukungan proyek dan melaporkan hasil kegiatan tim kerja

kepada project leader.


3. KOORDINASI DAN KONSULTASIProject leader melakukan pertemuan dengan Bupati Kampar dalam

rangka meminta dukungan atas proyek perubahan yang akan dilakukan oleh

project leader. Dalam hal ini Bupati Kampar memberikan dukungan penuh

kepada project leader agar proyek perubahan ini dapat terlaksana dengan

baik dan mempunyai nilai tambah serta hasil yang maksimal. Terutama dalam

mendukung himbauan Presiden RI tentang E-Government. Bupati Kampar

juga memberi masukan kepada project leader sebagai perpanjangan tangan

Bupati Kampar yang tugaskan di Sekretariat DPRD yang secara operasional

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara

administrasi bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

Bupati juga mengingatkan dengan adanya proyek perubahan ini hendaknya

seluruh propemperda yang telah di tetapkan didalam sidang paripurna agar

menjadi perda tanpa ada tunggakan pada tahun berikutnya seperti yang

terjadi pada tahun-tahun sebelumnya.

Gambar 13 Dokumentasi Dukungan Bupati Kampar


4. TERSUSUNNYA STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas

pekerjaan sesuai dengan fungsi dan sebagai alat penilaian kinerja. Pada

tahap ini project leader melakukan penyusunan SOP bersama tim efektif dan

seluruh pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar guna untuk panduan

pada rapat-rapat AKD, untuk diinput kedalam aplikasi SINORI.

5. MERANCANG APLIKASIDalam merancang aplikasi SINORI yang akan digunakan pada proyek

perubahan, project leader melakukan kerjasama dengan Diskominfo dan

Persandian Kabupaten Kampar sebagai stakeholders eksternal. Dari

pertemuan tersebut disepakati untuk merancang suatu aplikasi Sistim

Informasi Notulen dan Risalah (SINORI). Project leader menyerahkan

sebanyak tujuh puluh dua (72) SOP kepada Diskominfo untuk menjadi dasar

pembuatan Aplikasi. Projeck leader bertemu dan berdiskusi langsung dengan

Sekretaris serta tenaga programer Diskominfo guna menyampaikan

bagaimana caranya agar notulensi dengan mudah dapat menggunakan

Aplikasi SINORI tersebut.

Gambar 14 Dokumentasi Kerjasama dan Perancangan Aplikasi dengan

Diskominfo dan Persandian Kabupaten Kampar


Gambar 15 Dokumentasi Kerjasama dan Perancangan Aplikasi dengan

Diskominfo dan Persandian Kabupaten Kampar

6. LAUNCHING APLIKASI SISTIM INFORMASI NOTULENSI DAN RISALAH (SINORI)Setelah tahapan perancangan aplikasi SINORI dilakukan maka perlu adanya

tahapan selanjutnya untuk diperkenalkan kepada Stakeholders. Dalam hal ini

Launching aplikasi SINORI. Project leader mengadakan rapat pimpinan dan

kemudian hasil rapat pimpinan ditindak lanjuti dan dijadwalkan didalam rapat


Badan Musyawarah untuk dilaksanakan launching pada tanggal 26

Nopember 2019. Launching aplikasi ini dilakukan bersamaan dengan Rapat

Paripurna DPRD Kabupaten Kampar tentang laporan Badan Anggran dan

penetapan APBD tahun anggaran 2020 serta penyampaian 7 (tujuh)

Ranperda yang disampaikan oleh Pemerintah Daerah kabupaten Kampar.

Launching ini dihadiri Bupati Kampar, Sekretaris Daerah Kampar, unsur

Forkopimda, Kepala Organisasi Perangkat Daerah beserta Stakeholders

lainnya serta Pimpinan dan Anggota DPRD. Ketua DPRD dan Bupati Kampar

secara bersama menyentuh layar monitor tanda launching Aplikasi SINORI

sudah resmi dilaksanakan.

Gambar 16 Dokumentasi Launching SINORI

Gambar 17 Dokumentasi Launching SINORI


7. TERSOSIALISASI SINORI KEPADA ANGGOTA DPRD 2019 – 2024 DAN STAKEHOLDERSDengan dilakukannya Launching SINORI tersebut sekaligus telah

tersosialisasikan kepada Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Kampar,

seluruh staf Sekretariat DPRD serta Stakeholders. Selanjutnya pada jangka

menengah akan dilaksanakan pelatihan terhadap notulensi yang akan

dipandu oleh tenaga ahli IT (programmer) Diskominfo

Gambar 18 Dokumentasi Launching dan Sosialisasi SINORI


8. TERLAKSANANYA APLIKASI SINORIPenggunaan aplikasi SINORI pada setiap Rapat-rapat Alat Kelengkapan

Dewan sebagai suatu tanda bahwa aplikasi SINORI sudah terlaksana dan

dapat dioperasikan oleh Alat Kelengkapan Dewan melalui pendamping Alat

Kelengkapan Dewan sebagai notulensi pada Alat Kelengkapan Dewan.

9. SINORI SUDAH BERJALAN SECARA EFEKTIFPada tahap ini aplikasi SINORI telah berjalan secara optimal artinya aplikasi

SINORI sudah dapat mendukung kelancaran kegiatan Alat Kelengkapan

Dewan.

10. PENINGKATAN FITUR-FITUR TERBARU SECARA BERKESINAMBUNGANDalam rangka upaya untuk peningkatan aplikasi SINORI secara

berkesinambungan diperlukan peningkatan fitur-fitur terbaru sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi, tentunya dengan melakukan update

terhadap fitur-fitur terbaru.

11. EVALUASI APLIKASI SINORI (software dan Hardware)


Sebagai upaya proyek perubahan dapat memberi nilai manfaat kepada

Stakeholders, project leader melakukan evaluasi terhadap efektifitas

aplikasi SINORI. Evaluasi terhadap aplikasi ini akan dilakukan untuk

peningkatan aplikasi sesuai dengan perkembangan teknologi informasi

yang setiap saat berubah.


Tabel 15 Capaian Output Proyek Perubahan

No

.Tahapan Kegiatan

Timeline

Output

Pihak

Yang

Terlibat

Nomor/

Tanggal

Dokumen

%

Penyelesai

an

Lampiran

Agus- Sept 19 Okt 19 Nop 19 Des 19 Jan 20 Mar 20

30 02 05 11 12 19 15 16 17 28 04 25 26 30 09 06 13 01

JANGKA PENDEK

1. Meminta

Dukungan

Mentor dan

Persiapan,

Pembentuka

n Tim Kerja

Penyusuna

n Tim Kerja

SK Organisasi

Tim

Diskusi

Rancangan

Aplikasi

bersama

Mentor

Notulen Diskusi

Rancangan

Aplikasi

Tatap Muka

bersama

Mentor

Notulen

Membangu

n komitmen

bersama

Rencana Kerja

Tim

2. Diskusi

meminta

dukungan

stakeholders

Tatap Muka

bersama

stakeholder

s

Notulen

menyepakati

pembangunan

aplikasi

3. Diskusi

Penyusunan

SOP dengan

Stakeholders

Diskusi via

Telp

dengan

Stakeholder

s

Masukan

penyusunan

SOP

4. Diskusi

dengan

Penyusuna

n

Notulen rapat

penyusunan


Stakeholders rancangan

matrix AKD

bersama

Diskominfo

dan

Persandian

rancangan

matrix Renja

AKD

Ekspose

awal

rancangan

SOP

bersama

Diskominfo

dan

Persandian

Rancangan SOP

Harmonisas

i rancangan

SOP

bersama

Diskominfo

dan

Persandian

Finalisasi SOP

5. Diskusi

dengan

Stakeholders

Penyerahan

SOP untuk

pedoman

pembuatan

rancangan

aplikasi

SINORI ke

Diskominfo

dan

Persandian

Dokumen SOP


6. Diskusi

dengan

stakeholders

Pertemuan,

Pembahasa

n Aplikasi

dengan

Programer

Aplikasi SINORI

7. Diskusi

dengan

stakeholders

Pemberian

testimoni

proper oleh

Kadiskominf

o dan

Persandian

Visualisasi

testimoni

8. Pertemuan

dengan

Stakeholders

Pemberian

testimoni

oleh Bupati

Kampar

Visualisasi

testimoni

9. Pertemuan

dengan

Stakeholders

Pemberian

testimoni

oleh

Sekretaris

Daerah

Kampar

Visualisasi

testimoni

10. Pertemuan

dengan

Stakeholders

Pemberian

testimoni

oleh Kepala

Bappeda

Visualisasi

testimoni

11. Pertemuan

dengan

Stakeholders

Pemberian

testimoni

oleh Kepala

BPKAD

Visualisasi

testimoni

12. Penyusunan

tutorial

Penyusuna

n tutorialTutorial


JANGKA MENENGAH

1. Persiapan

Pelaksanaan

Launching

Pelaksanaa

n Launcing

SINORI

2. Sosialisasi

SINORI

Pelaksanaa

n sosialisasi

SINORI

3. Simulasi

SINORI

Uji coba

aplikasi

JANGKA PANJANG

1. Pelatihan

terhadap

Pendamping

AKD

Pelatihan

SINORI

2. Implementasi

SINORI

Pelaksanaa

n SINORI

3. Monitoring

dan Evaluasi

SINORI

Survey

aplikasi


C. DUKUNGAN STAKEHOLDERSDalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi, serta dalam mencapai

tujuan organisasi, dukungan stakeholders baik internal maupun eksternal

merupakan hal yang sangat penting. Dukungan dari setiap stakeholders

tersebut sangat dibutuhkan dalam hal pembuatan kebijakan dan pelaksanaan

tugas, sehingga implementasinya dapat dijalankan dengan baik dan sesuai

dengan peraturan yang berlaku.

Pelaksanaan proyek perubahan ini mendapat dukungan dari stakeholders

internal maupun eksternal antara lain sebagai berikut :

a. Bupati Kampar (eksternal)

b. Ketua DPRD Kabupaten Kampar (internal)

c. Sekretaris Daerah Kampar (eksternal)

d. Diskominfo dan Persandian Kabupaten Kampar (eksternal)

e. Bappeda Kabupaten Kampar (eksternal)

f. BPKAD Kabupaten Kampar (eksternal)

g. Kabag Hukum Setda Kampar (eksternal)

h. Forum Wartawan Indonesia (eksternal)

i. Kabag, Kasubbag dan staf Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar (internal)

Dukungan berbagai stakeholders tersebut diperoleh melalui berbagai hal yaitu :

a. Konsultasi

Dalam rangka mewujudkan proyek perubahan ini, project leader melakukan

konsultasi dengan mentor untuk memaparkan tentang pentingnya notulen

dan risalah rapat yang terintegrasi dalam suatu sistim aplikasi, sehingga

notulen dan risalah rapat yang selama ini dilakukan secara manual, maka

dengan adanya aplikasi SINORI ini notulen dan risalah rapat terkoordinir

dengan baik. Berdasarkan hasil konsultasi tersebut, pada prinsipnya mentor

telah menyetujui gagasan proyek perubahan dan menyarankan agar Project


leader melanjutkan gagasan tersebut menjadi dasar untuk menyusun

rancangan proyek perubahan.

Gambar 19 Dokumentasi Dukungan serta Konsultasi SINORI

b. Komunikasi

Komunikasi dilakukan secara intens dengan berbagai stakeholders, salah

satunya adalah Diskominfo dan Persandian Kabupaten Kampar. Untuk

merancang dan sekaligus membangun aplikasi serta pendalaman

penggunaan aplikasi SINORI.

c. Koordinasi

Project leader melakukan koordinasi dengan berbagai pihak, salah satunya

Bappeda dan BPKAD Kabupaten Kampar. Tujuan dari koordinasi tersebut

adalah untuk penyediaan dan penganggaran dalam melaksanakan proyek

perubahan ini.


BAB IV

PENUTUP

1. KESIMPULANBahwa proyek perubahan ini memberikan dampak kepada pencapain

tujuan organisasi terutama dalam mendukung tugas dan fungsi Anggota

DPRD. Dengan adanya SINORI akan lebih memudahkan dalam penyusunan

rancangan peraturan daerah karena selama ini belum ada suatu sistim yang

dapat memperlancar dan menertibkan administrasi terkait penyusunan

Ranperda sehingga terjadinya tunggakan Program pembentukan peraturan

daerah (Propemperda) Lembaga DPRD dari tahun ketahun, baik itu Program

pembentukan peraturan daerah (Propemperda) yang datangnya dari eksekutif

maupun Program pembentukan peraturan daerah yang berasal dari inisiatif

DPRD sendiri. Proyek perubahan ini menjadi penting agar pemerintah

daerah baik eksekutif maupun legislatif dapat memanfaatkan sistim dan

berkomitmen dalam menyelesaikan tugas pokok dan fungsinya.


Oleh karena itu aplikasi ini mampu menjawab permasalahan-

permasalahan yang selama ini menghambat pencapaian tujuan organisasi,

maka dengan adanya aplikasi yang memadai sangat dibutuhkan namun

dilihat dari kompleksitas dan dinamika yang berkembang diperlukan lagi

pengembangan-pengembangan terhadap peningkatan aplikasi tersebut.

Proyek perubahan ini menjawab tantangan kebutuhan akan besarnya

manfaat dari penggunaan aplikasi pada setiap agenda Alat Kelengkapan

Dewan.

B. SARAN

Dari kesimpulan diatas, salah satu poin yang harus diselesaikan adalah

mengenai dukungan dari seluruh stakeholders baik internal maupun eksternal.

Posisi ini menentukan nantinya apakah aplikasi ini berjalan sesuai dengan yang

diharapkan. Untuk mendapatkan hasil yang optimal perlu dilakukan

peningkatan sumber daya aparatur melalui pelatihan-pelatihan, pendanaan dan

pengembangan fitur-fitur aplikasi Sistim Informasi Notulensi dan Risalah.


DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik;

Undang-undang Nomor 23 tahun 2014 tentang pemerintah daerah;

Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Organisasi Perangkat Daerah;

Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2017 tentang Hak Keuangan dan

Administratif Pimpinan dan Anggota DPRD;

Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2018 tentang Penyusunan Tata Tertib

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi, Kabupaten, dan Kota;

Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis

Elektronik (SPBE);

Peraturan Daerah Nomor ………………………….. tentang Hak Keuangan Pimpinan

dan Anggota DPRD


Peraturan Bupati Nomor 38 Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan organisasi,

tugas dan fungsi serta tata kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

Kabupaten Kampar;

Lesson Learnt

Mengikuti Program Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II

Angkatan XXIV adalah sebuah golden opportunity karena banyak sekali

hikmah dan pelajaran berharga yang dapat dipetik oleh peserta diklat. Materi

pelatihan yang sarat dengan bekal leadership dan manajemen yang terupdate

dengan issue-issue terkini dan relevan dari berbagai disiplin ilmu adalah

“makanan bergizi tinggi” yang tidak akan pernah kami lupakan. Hal ini

didukung dengan kompetensi dan pengalaman seluruh Tim Pengajar maupun

narasumber yang membawakan materi dengan dinamis dan menyenangkan

dalam proses transfer knowledge tersebut.

Hikmah lain yang dapat kami petik tentunya adalah sebuah jalinan

persaudaraan sekaligus networking dengan Bapak Ibu rekan-rekan sesame


peserta pelatihan dari berbagai instansi birokrasi yang sangat

membanggakan. Hal ini menjadi asset berharga dalam membina hubungan,

komunikasi, koordinasi di masa yang akan datang untuk menciptakan sinergi

positif demi kebaikan negeri ini.

Terkait dengan pilihan judul yang diambil yaitu Transparansi

Penyusunan Peraturan Daerah melalui SINORI di Sekretariat DPRD juga

memberikan lesson learnt yang berharga terutama dalam proses

penyelesaian proyek perubahan ini. Pertama, continuous communication

yang harus dibangun secara intensif, baik komunikasi internal maupun

komunikasi dengan pihak eksternal. Sebagaimana telah diuraikan dalam

laporan proyek perubahan yang telah didukung oleh Tim Efektif, yaitu tim

internal yang berkerjasama bahu membahu, yang tidak akan lancar tanpa

adanya continuous communication. Peserta pelatihan sebagai dirigent dalam

proses internal merasakan sangat terdukung dengan komunikasi yang

berkualitas dan intensif selain itu, continuous communication juga menjadi

prasyarat mutlak bagi kelancaran koordinasi dengan pihak stakeholders.

Proses penyiapan proyek perubahan ini melibatkan beberapa stakeholders

kunci antara lain : Bupati Kampar, Ketua dan Pimpinan AKD DPRD

Kabupaten Kampar, Sekretaris Daerah Kampar, Diskominfo dan Persandian,

Bappeda, BPKAD, Kabag Hukum Setda Kampar dan stakeholders lainnya,

yang tidak mungkin dapat menciptakan sinergi positif tanpa adanya

continuous communication.

Hikmah kedua terkait tema pilihan peserta adalah mendorong adanya

fleksibelitas sebagaimana diketahui bersama bahwa aplikasi ini cenderung

focus dan berorientasi kebutuhan stakeholders. Ini menjadi lesson learnt di

masa yang akan datang.

Di era 4.0 yang menuntut inovasi dan dukungan teknologi yang

sophisticated maka data yang berbasis teknologi informasi menjadi sebuah

keniscayaan. Tantangan kedepan adalah upaya untuk lebih meningkatkan


sistim pengolahan data berbasis teknologi yang lebih mengikuti

perkembangan teknologi informasi.

Akhirnya semua lesson learnt ini menjadi sebuah starting point bagi

peserta pelatihan yang diamankan untuk menjadi agent of change untuk

menjalankan perannya. Terimakasih kami haturkan kepada seluruh Pengajar

dan narasumber serta Pengurus Pusbangkom Pimnas dan Manajerial ASN,

Lembaga Administrasi Negara RI, seluruh peserta pelatihan yang tidak akan

kami lupakan, stakeholders-stakeholders yang tidak dapat kami sebutkan

satu per satu, serta tidak lupa tim efektif yang kompak mendukung

penyelesaian laporan proyek perubahan ini.

Jakarta,………………………………….

RAMLAH, S.E, M.Si.


pustakamaya.lan.go.idpustakamaya.lan.go.id/uploaded_files/temporary/digital... · web viewperubahan...

Documents