Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

ISBN : 978-979-99735-9-7C-7-1

WEB PORTAL UNTUK DOKUMENTASI ISO 9001:2000DI GRAPARI SURABAYA PT. TELKOMSEL INDONESIA

Andika Wahyu Prihandoko, Aris TjahyantoProgram Studi Magister Manajemen Teknologi

Bidang Keahlian Manajemen Teknologi InformasiInstitut Teknologi Sepuluh Nopember, Kampus MMT ITS Cokroaminoto, Surabaya

Email: andikaFTIF@gmail.com, aristj@its.ac.id

ABSTRAK

PT. Telkomsel adalah sebuah perusahaan operator telekomunikasi selulerterbesar di Indonesia, dengan lebih dari 47 juta pelanggan dan memiliki market sharesebesar 65%. Karena merupakan perusahaan multi nasional, setiap tahun PT. Telkomseldilakukan audit ISO 9001:2000 untuk menjaga dan mengendalikan mutu pelayanan.Standard ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutudalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawabperkembangan globalisasi ini dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas danefisiensi pelayanan mutu di Grapari Surabaya PT. Telkomsel Indonesia.Audit dilakukandi setiap departement di Grapari oleh badan audit external yang ditunjuk oleh kantorpusat.

Permasalahan utama pada sistem audit ini adalah kuantitas dokumen yang perludiaudit sangat banyak dan belum adanya suatu aplikasi untuk mendokumentasikandokumen-dokumen penting di Grapari PT. Telkomsel Surabaya, terutama untukkeperluan audit ISO 9001:2000. Sehingga perlu dirancang dan dibuat sebuah aplikasiberbasis web untuk mendokumentasikan dokumen-dokumen penting di Grapari PT.Telkomsel Surabaya, terutama untuk keperluan audit ISO 9001:2000.

Adapun tahapan penelitian ini adalah mengidentifikasi masalah, merumuskanmasalah, menetapkan tujuan penelitian, melakukan studi literatur, analisa sistem, designsisten dan membuat desain web portal. Berdasarkan pengimplementasian web, langkahselanjutnya adalah menyimpulkan hasil uji coba web portal.

Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini prosedur pengendalian catatanmanual mutu mampu diintegrasikan dengan web portal, dimana setiap dokumen sistemmanajemen mutu menganut aturan hirarki, masing-masing dokumen ditetapkantingkatnya sesuai tingkatan-tingkatan yang diperlukan, yaitu Manual Mutu, Prosedurdan Instruksi Kerja. Saran untuk pengembangan lebih lanjut adalah dikembangkanuntuk regional yang lebih luas dan departemen yang lebih kompleks dan dikembangkanuntuk sharing knowledge product.

Kata kunci: Web Portal, Document Control, ISO 9001:2000

PENDAHULUAN

Karena merupakan perusahaan multi nasional, setiap tahun PT. Telkomseldilakukan audit ISO 9001:2000 untuk menjaga dan mengendalikan mutu pelayanan.Standard ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutudalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawabperkembangan globalisasi ini dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas danefisiensi pelayanan mutu di Grapari Surabaya PT. Telkomsel Indonesia.Audit dilakukan

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

ISBN : 978-979-99735-9-7C-7-2

di setiap departement di Grapari oleh badan audit external yang ditunjuk oleh kantorpusat.

Permasalahan utama pada sistem audit ini adalah kuantitas dokumen yang perludiaudit sangat banyak dan belum adanya suatu aplikasi untuk mengatur sekaligusmengkategorikan dokumen-dokumen penting di Grapari PT. Telkomsel Surabaya,terutama untuk keperluan audit ISO 9001:2000

Permasalahan yang akan diselesaikan pada penelitian ini adalah bagaimanamerancang dan membuat aplikasi berbasis web yang fleksibel untuk merapikandokumen kontrol Grapari Surabaya PT. Telkomsel Indonesia. Selain itu juga akanditeliti pengaruh aplikasi web portal yang dibuat terhadap sasaran mutu ISO Grapari9001:2000. Dan terakhir bagaimana mengintegrasikan pengendalian catatan mutumanual dengan aplikasi web portal untuk menyajikan laporan ke top manajemen

METODA

Kerangka atau urutan langkah kerja yang akan dilakukan pada tesis ini adalahsebagai berikut:

a. Mengidentifikasi Masalahb. Merumuskan Masalahc. Menetapkan Tujuan Penelitiand. Tipe Penelitiane. Melakukan Studi Literaturf. Pengumpulan datag. Analisis Kebutuhanh. Membuat Spesifikasi Kebutuhan Softwarei. Desain Sistemj. Pembuatan laporan Tesis

HASIL DAN DISKUSI

Prosedur Pengendalian Dokumen ISO 9001:2000

Dalam ISO 9001:2000 di Grapari Surabaya, setiap dokumen diusulkan daridivisi/departemen, yang akan dievaluasi oleh Manager masing-masing, diteruskan keGeneral Manager selaku perwakilan dari Manajemen di Regional Jawa Timur. Jikadisetujui, maka dokumen lama akan ditarik dan diganti dengan dokumen yang baru.Prosesnya tergambar seperti flowchart pada Gambar 1 dan Gambar 2.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

ISBN : 978-979-99735-9-7C-7-3

Gambar 1Prosedur Pengendalian Tanpa Web

Gambar 2Prosedur Pengendalian Dengan Web

Pengendalian Catatan Mutu Dokumen ISO 9001:2000

Pengertian Catatan Mutu dalam ISO 9001 : 2000 (element 4.2.4) adalah suatubukti dari proses kerja yang telah dikerjakan. Bukti ini dapat ditulis dalam sebuah formsesuai prosesnya masing- masing, Contoh catatan mutu seperti : Laporan HarianProduksi, Form Evaluasi Supplier, Formulir mutasi, schedule produksi, Laporan barangmasuk, kartu stock, dsb. Catatan mutu pada prinsipnya juga merupakan suatu dokumensecara format formnya itu sendiri dengan nomor dokumen yang tercantum sesuaiprosedur pengendalian dokumen. seperti diketahui bahwa fungsi suatu dokumen yangutama adalah sebagai acuan kerja, sedangkan catatan mutu sebagai hasil - hasil dariproses yang dikerjakan, jadi sangat jelas perbedaannya.

Sedangkan dengan menggunakan web portal, dokumen ini lebih mudah dikelola,karena setiap dokumen akan dicatat dan direview melalui web Portal ISO GrapariSurabaya 9001:2000

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

ISBN : 978-979-99735-9-7C-7-4

Gambar 3 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu Tanpa Web dan dengan Web

Sistem Kebutuhan Perangkat Lunak

User Requirement

Sistem audit ISO 9001:2000 di Grapari melibatkan pengecekan banyakdokumen yang ada di departemen IT. File-file dokumen yang akan diaudit masih belumterintegrasi Adanya dokumen yang berupa hard copy, ada pula yang berbentuk softcopy dan proses pengumpulan dokumen yang belum terpusat ke suatu tempat danpengaksesan yang tidak online sehingga menyulitkan pihak department IT untukmenyiapkan dokumen-dokumen audit maupun memperlambat auditor dalam mengaudit.

Proses perapian dokumen, penanganan audit ISO hingga proses pelaporan hasilaudit ke level manajemen dapat dilihat pada usecase Gambar 4.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

ISBN : 978-979-99735-9-7C-7-5

Gambar 4 Use Case Diagram

Kebutuhan Sistem

Dikarenakan penekanan kebutuhan user akan aplikasi yang online, maka aplikasidibuat berbasis web. Website dibuat dengan menggunakan tool Microsoft Visual Studio.net 2005 dengan database Microsoft SQL Server 2000.

Untuk dapat menjalankan dengan baik website, diperlukan komputer yang dapatmemenuhi beberapa kebutuhan sistem, antara lain: Monitor dengan resolusi minimal 800 x 600 pixels. Sistem Operasi Microsoft Windows 2003 server, Windows 2000 Professional,

Windows XP, atau Windows dengan versi yang lebih baru. Memiliki minimal 32 MB RAM Memiliki minimum harddisk space 400 MBSelain itu, program ini juga membutuhkan adanya program aplikasi lain yang harusdiinstal terlebih dahulu pada komputer server yaitu Microsoft SQL Server 2000. Padakomputer client diperlukan program Internet Explorer 6.0 atau Mozilla Firefox.

Desain Database

Desain database dijelaskan lebih detail pada class diagram pada Gambar 1.2.Database terdiri dari 6 tabel, yaitu:1. Tabel UserProfile, menampung data pemakai dari sistem aplikasi. User

dikelompokkan ke dalam 4 grup, yaitu admin, auditor, staff dan management. Grupadmin berwenang untuk membuat master kategori, melakukan upload, downloaddan pengkategorian file. Grup staff hanya dapat melakukan upload, download danpengkategorian file. Grup auditor hanya punya hak untuk mendownload ataumembaca dokumen. Sedangkan grup manajemen mempunyai hak untuk melihatcatatan mutu dan menerbitkan laporan hasil audit.

2. Tabel DbmItem. Tabel ini untuk menampung data file-file dokumen yang sudahdiupload ke server.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

ISBN : 978-979-99735-9-7C-7-6

3. Tabel Detail, digunakan untuk menyimpan pengkategorian file. Setiap file yang adadi tabel DbmItem akan dikategorikan sesuai dengan master kategori yang ada ditabel Mmaster.

4. Tabel Mmaster. Tabel ini digunakan untuk menyimpan pembuatan root ataukategori dari file.

5. Tabel MKlausul, digunakan untuk menyimpan master klausul, tipe dari hasil temuandan observasi.

6. Tabel TrxAudit. Tabel ini digunakan untuk menyimpan hasil audit. Laporanketidaksesuaian audit akan mengambil data dari tabel TrxAudit dan MKlausul.

Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram berikut menjelaskan aliran data dari tiap proses sistemdokumentasi dan audit ISO 9001:2000. DFD terdiri dari 2 level, seperti terlihat padaGambar 5 dan 6.

Gambar 5 Data Flow Diagram level 0

Gambar 6 Data Flow Diagram level 1

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

ISBN : 978-979-99735-9-7C-7-7

Desain Antarmuka

Pada Web portal pengendalian catatan mutu dokumen ISO 9001:2008, terdiridari 7 halaman, yaitu halaman login, documents control, catatan mutu, observationresult, report hasil audit, master klausul dan master user profile.

Gambar 7 Contoh Desain antarmuka halaman login

KESIMPULAN

Setelah melakukan beberapa kali dilakukan uji coba maka dapat diambilkesimpulan sebagai berikut:1. Aplikasi web yang dibuat untuk merapikan dokumen control Grapari Surabaya PT

Telkomsel Indonesia mampu dibuat secara fleksibel dalam mengatur prosedurpengendalian dokumen, prosedur pengendalian catatan mutu, dan prosedur auditmutu internal.

2. Dengan adanya aplikasi web portal ini, sasaran mutu ISO Grapari 9001:2000 yaitukepuasan pelanggan dapat dipantau dan ditingkatkan.

3. Prosedur Pengendalian Catatan Manual Mutu mampu diintegrasikan dengan webportal, dimana setiap dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan hirarki,masing-masing dokumen ditetapkan tingkatnya sesuai tingkatan-tingkatan yangdiperlukan, yaitu Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja.

4. Dari Angket yang disebarkan, diketahui bahwa kepuasan pelanggan di GrapariSurabaya paling tinggi dikarenakan faktor kemampuan penguasaan materi CustomerServices (CS), dimana web portal yang dibangun juga merupakan mediapembelajaran dan sharing informasi pengetahuan (knowledge) kepada usernya.

DAFTAR PUSTAKA

Aliev, R.A, Fazlollahi, B. dan Guirimov, B.G. (2007), “Fuzzy-Genetic Approach toAggragate Production-Distribution Planning in Supply Chain Management”,Information Sciences, hal. 4241-4255.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

ISBN : 978-979-99735-9-7C-7-8

Chopra, S. dan Meindl, P. (2001), “Supply Chain Management Strategy, Planning &Operations”, Third Edition, Prentice Hall, New Jersey.

IlmuKompter.Com. (2007), Membangun Website dengan Joomla, Entry fromHermawanto, D.

Kamaluddin, R. (1997), Manajemen Mutu, Cetakan Pertama, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Kusuma, H (2002), Manajemen Produksi Perencanaan dan Pengendalian Produksi,Edisi 2, Andi, Yogyakarta.

Kusumadewi, S. (2002), Mengenal ISO 9001:2000, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Salim, A. (1995), “Standarisasi Muti ISO 9001:2000”, Cetakan Kedua, Raja GrafindPersada, Jakarta.

Simchi-Levi, D., Kaminsky, P. dan Simchi-Levi, E. (2000), “Designing and Managingthe Supply Chain”, Second Edition, McGraw Hill, New York.

Sipper, D. dan Bulfin, R.L., Jr. (1997), “Production Planning, Control and Integration”, McGraw Hill, New York.

Yan, J., Ryan, M., Power, J. (1994), “Quality Management”, Prentice Hall, Inggris.