sistem informasi manajemen logistik …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xii/mi/08. prosiding...

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 7 Agustus 2010

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK PEMESANANRUANGAN DAN KENDARAAN

(STUDI KASUS : UNIT LOGISTIK POLITEKNIK TELKOM)

Heidi Apriyanti Koeswardani,Sari Dewi Budiwati, Ahmad Suryan, Budi Laksono Putro,Risnandar

Politeknik [email protected], [email protected], [email protected],

[email protected], [email protected]

ABSTRAK

Unit Logistik merupakan salah satu unit di Politeknik Telkom yang bertugas untukmemonitor dan mengevaluasi peminjaman barang, ruangan, dan kendaraan.Permasalahan yang terjadi pada Unit Logistik saat memantau pemesanan ruangan dankendaraan yang akan dipinjam untuk keperluan dinas. Kesulitan ini mengakibatkanterhambatnya Unit Logistik dalam mengelola pemesanan ruangan dankendaraan.Tulisan ini akan menjelaskan mengenai perencanaan dan strategi sisteminformasi manajemen logistik saat pemesanan ruangan dan kendaraan. Proses bisnisyang terjadi akan digambarkan dengan UML (Unified Modeling Language) dan E/RDiagram untuk merancang database. Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakanialah JSP (Java Servlet Programming) untuk membangun sistem informasinya danquery SQL Server 2005 untuk membuat database. Sistem informasi manajemen logistikuntuk pemesanan ruangan dan kendaraan ini dapat digunakan oleh unit peminjam untukmemesan, memonitor penjadwalan, dan mengevaluasi data pemesanan ruangan dankendaraan yang telah dilakukan oleh unit tersebut. Selain itu, Unit Logistik juga dapatmengelola sekaligus memvalidasi data peminjamandan membuat laporan pemesananruangan dan kendaraan. Hasil yang diharapkan dari sistem informasi manajemenlogistik ini dibuat untuk memudahkan Unit Logistik dalam memonitor pekerjaannyadengan cara menyimpan dan menampilkan data pemesanan ruangan dan kendaraansecara praktis dan sistematis. Dengan demikian, Unit Logistik dapat meningkatkankinerjanya dalam memberikan layanan peminjaman ruangan dan kendaraan diPoliteknik Telkom.

Kata kunci: unit logistik, ruangan, kendaraan, proses bisnis

PENDAHULUAN

Dengan berkembangnya IT (Information Technology) yang semakin pesat telahmemicu perkembangan sistem informasi sebagai pendukung untuk menjalankanteknologi tersebut. Perkembangan sistem informasi yang berkualitas akan membantuberbagai pihak yang membutuhkan dalam menjalankan pekerjaan secara komputerisasi.

Politeknik Telkom merupakan salah satu institusi pendidikan berbasis IT(Information Technology) yang dinaungi oleh Yayasan Pendidikan Telkom (YPT).Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, Politeknik Telkom memiliki beberapaunit kerja, di mana dalam menjalankan pekerjaannya sudah dilakukan secarakomputerisasi. Salah satu unitnya ialah Unit Logistik yang bertugas menanganiperawatan gedung, pencatatan, dan pemberian izin keluar masuknya barang inventaris,ruangan, dan kendaraan.


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-2

Saat ini dalam mengerjakan tugasnya, Unit Logistik masih mengalami kesulitandalam melakukan pencatatan, penyesuaian jadwal, pemberian izin penggunaan baranginventaris, ruangan, dan kendaraan, serta pembuatan laporan. Kesulitan tersebut akanmengakibatkan pihak logisik sulit melakukan pengawasan atau pemantauan dalampemesanan. Cara yang digunakan oleh Unit Logistik untuk menyelesaikan tugasnyamengakibatkan Unit Logistik dan peminjam (Manajemen, Ka.Unit, dan UKM)mengalami kesulitan dalam peminjam barang inventaris, ruangan, dan kendaraan.Sebagai peminjam harus melalui beberapa prosedur untuk meminta izin penggunaanruangan dan kendaraan. Akibatnya pemesanan yang dilakukan oleh peminjammembutuhkan waktu dan harus mengantri sekian lama untuk mendapatkan peminjamanruangan dan kendaraan tersebut.

Ada pun rumusan masalah dalam penelitian ini, di antaranya : bagaimanacaranya membuat sistem informasi agar peminjam dapat melihat jadwal ruangan dankendaraan yang tersedia dan dapat melakukan pemesanan ruangan dan kendaraan;bagaimana caranya membuat sistem informasi agar Unit Logistik dapat memeriksa danmemberikan izin akan pemesanan ruangan dan kendaraan serta mengurangi penggunaankertas; dan bagaimana caranya membuat sistem informasi agar Unit Logistik dapatmembuat laporan penggunaan ruangan yang sering digunakan dan laporan jenisperjalanan yang sering dilakukan oleh sopir Politeknik Telkom. Sedangkan batasanmasalahnya adalah sistem informasi yang dibuat hanya untuk melakukan pemesananruangan dan kendaraan, di mana terdapat ruangan tertentu yang dapat dipesan, yaitulapangan olah raga, ruang seminar, ruang aula, commercial area, ruang rapatmanajemen, lobby, dan ruang makan. Sedangkan untuk peminjaman ruang laboratoriumdan kelas dapat dipesan melalui oleh BAA (Bagian Administrasi Akademik) dengansistem informasi yang berbeda; sistem informasi ini tidak melayani absensi supir danpemesanan fasilitas tambahan yang dibutuhkan oleh peminjam untuk digunakan diruangan; penguna dari sistem informasi yang dibuat diperuntukkan pengguna internal,di mana pengguna internal seperti UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa), Ka.Unit,Manajemen, dan Logistik; sistem informasi ini tidak melayani pelaporan pengembalianpenggunaan kendaraan dan ruangan. Dalam pemesanan kendaraan hanya melayani satukali pemesanan saja, di mana sekali pemesanan yang dilakukan hanya untuk melakukanperjalanan antar saja. Bila ingin dijemput, maka peminjam harus melakukan pemesananlagi. Sedangkan pada pemesanan ruangan dengan jadwal tetap hanya bisa memesan hariyang sama untuk satu kali pemesanan; dan jatuh tempo pajak pada data kendaraandigunakan sebagai data kendaraan saja bukan sebagai validasi ketersediaan kendaraan.

LANDASAN TEORI

Logistik

Menurut Martin Christopher, Logistik adalah .suatu proses yang strategis dalammengelola pengadaan, perpindahan, dan penyimpanan bahan baku, perangkat, daninventaris (serta arus informasi yang terkait) dalam sebuah organisasi dan carapemasaran yang merupakan keuntungan saat ini dan masa depan yang dapatdimaksimalkan melalui cara pemenuhan permintaan berdasarkan biaya yang efektif [1].

Konsep Dasar Sistem

Menurut Norman L. Enger, suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yangberhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-3

atau penjadwalan produksi. Sebuah sistem memiliki beberapa karakteristik sistem, yaitukomponen sistem (Components), batasan sistem (Boundary), lingkungan luar sistem(Environtment), penghubung sistem (Interface), masukan sistem (Input), keluaransistem (Output), pengolah sistem (proses), dan sasaran sistem (Objective) [2].

Konsep Dasar Informasi

Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasikan ataudiolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu akurat (accurate), tepatwaktu (timelines), dan relevan (relevance)[2].

Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri, suatu organisasi terdiri atas sejumlah unsur, orang-orangyang mempunyai berbagai peran, kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempatkerja, wewenang, serta hubungan komunikasi yang mengikat organisasi tersebut. Sisteminformasi merupakan penerapan sistem didalam organisasi untuk mendukung informasiyang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Telah diketahui bahwa informasimerupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blokbangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan (input block), blok model(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blokbasis data (database block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuanuntuk mencapai sasaran [2].

Sistem Informasi Berbasis Website

Menurut Ali Akbar, website atau dalam bahasa Indonesia disebut situs web adalahkumpulan halaman-halaman website yang terkumpul dalam satu nama domain [3].Informasi yang terdapat pada website disebut halaman web (web page). Untukmengakses sebuah halaman website dari browser, pemakai perlu menyebutkan URL(Uniform Resource Localator). Sedangkan menurut DRS. Padji M. Sudarmo, web pagemerupakan dokumen yang dirancang untuk dilihat di sebuah webbrowser biasanyaditulis dalam bahasa HTML [4].

Home page merupakan halaman pertama dari sebuah website, ibarat sampulsebuah buku dan dinamakan halaman muka. Halaman muka dari sebuah situs web,umumnya berupa file index.html, default.html, index.php, default.aspx, dan lainsebagainya [3]. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi berbasis website merupakansekumpulan elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dari orang-orang, harware, sofware, jaringan komunikasi dan sumber daya data yangmengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi yangtertuang menjadi sebuah informasi yang dikumpulkan menjadi halaman-halamanwebsite yang terdapat dalam satu domain.

METODOLOGI PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan model waterfall dengan beberapa aktivitasnyasebagai berikut:


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-4

Tahap Rekayasa dan Pemodelan

Pada tahap ini untuk menentukan perangkat lunak dan database yang akandigunakan dan user yang berkaitan dalam menggunakan sistem informasi yang akandibuat tersebut. Selain itu, menentukan kebutuhan pada tingkat sistem dengan analisisdan desain secara singkat.

Tahap Analisis

Pada analisis kebutuhan akan menentukan kebutuhan yang dibutuhkan oleh unitlogsitik dalam pembuatan sistem informasi pemesanan ruangan dan kendaraan. Berikutanalisis kebutuhan yang akan dilakukan:1. Membuat daftar pertanyaan sebelum melakukan wawancara dengan logistik dan

mahasiswa.2. Melakukan teknik pengumpulan data dengan wawancara dan dokumentasi kepada

Unit Logistik dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Politeknik Telkom dengantujuan untuk mendefinisikan alur dan kebutuhan Unit Logistik untuk sisteminformasi yang diinginkan selain itu mendokumentasikan hasil wawancara sertamengumpulkan arsip-arsip, dokumentasi, dan media yang berisi informasi yangtelah dianalisa sebelumnya mengenai sistem informasi yang ingin dibuat.

3. Menentukan fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan pada sistem informasiyang akan dibuat.

4. Menentukan ruang lingkup dari sistem informasi yang akan dibuat, yaitu ruanglingkup pengguna dan fungsi yang dibutuhkan logistik.

Tahap Desain

Pada tahap desain dilakukan beberapa aktivitas, yaitu:1. Menerjemahkan kebutuhan menjadi sebuah desain dalam bentuk rancangan diagram

menjadi suatu desain sistem.2. Merancang GUI (Graphical User Interface) sesuai dengan kebutuhan logistik.3. Merancang fungsi-fungsi dari sistem informasi yang akan dibuat dengan

menggunakan konsep Unified Modeling Language (UML) yang digambarkan dalambentuk diagram-diagram.

4. Merancang E/R diagram untuk membuat tabel-tabel sehingga membentuk sebuahdatabase.

Tahap Pengkodean

Pengkodean ini dilakukan untuk membangun sistem informasi denganmenggunakan bahasa pemrograman Java Server Pages (JSP) yang mendukung ObjectOriented Programming (OOP) dan SQL Server 2005 sebagai pembuatan database.Pada tahap ini dilakukan beberapa aktivitas, diantaranya:1. Membuat tampilan website sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan

menggunakan tag HTML (HyperText Markup Language).2. Menerjemahkan perancangan Unified Modeling Language (UML) menjadi sebuah

algoritma pengkodean yang dapat berjalan dengan bahasa Java Server Pages (JSP).3. Menerjemahkan rancangan E/R diagram menjadi tabel-tabel di database dengan

menggunakan SQL Server 2005.


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-5

Pengujian

Pengujian ini dilakukan pada akhir penelitian dengan menggunakan black box testing,yaitu pengujian pada user interface, struktur data atau akses database, fungsi-fungsiyang tidak benar atau hilang, dan kesalahan kinerja.

ANALISIS

Analisis Prosedur

Analisis Prosedur Pesan RuanganProsedur pesan ruangan ini dapat dilakukan setelah peminjam melakukan login.

Pesan ruangan ini dapat dilakukan oleh peminjam untuk memesan ruangan, di manamereka dapat mengetahui ruangan yang akan dipesan tersedia dengan memeriksaketersediaan ruangan. Pesan ruangan ini dibagi menjadi dua pemesanan, yaitu pesanruangan dengan jadwal tetap dan pesan ruangan dengan jadwal tidak tetap. Pesanruangan dengan jadwal tetap dapat dilakukan bila peminjam ingin melakukanpemesanan ruangan berdasarkan hari dengan hari yang sama dalam jangka waktutertentu. Selain itu, pemesanan jadwal tetap ruangan ini melakukan pengecekan tanggalawal (tangal post), tanggal akhir (tanggal batas akhir pemesanan), slot pesan, hari, danstatus pesan ruangan. Sedangkan, pada pemesanan jadwal tidak tetap digunakan untukmemesan ruangan untuk sekali pinjam, di mana peminjaman ruangan hanya sehari danmelakukan pengecekan slot pesan, hari, tanggal pemesanan, tanggal post, dan statuspesan. Gambar 1 akan menggambarkan prosedur dari pesan ruangan.

Gambar 1. Analisis Prosedur Pesan Ruangan

Analisis Prosedur Pesan KendaraanProsedur pesan kendaraan ini dapat dilakukan setelah peminjam melakukan

login. Pesan kendaraan ini dapat dilakukan oleh peminjam untuk memesan kendaraan,di mana mereka telah mengetahui bahwa kendaraan yang akan dipesan tersedia ataumengecek ketersediaan kendaraan. Pesan kendaraan ini dibagi menjadi dua pemesanan,yaitu pesan jadwal harian kendaraan dan pesan jadwal non-harian kendaraan. Padapesan harian kendaraan, peminjam hanya dapat memesan kendaraan untuk satu harisaja. Sedangkan pada pesan non-harian kendaraan, peminjam dapat memesan kendaraanselama beberapa hari. Pemesanan ini tidak menyediakan pesan antar jemput, sehinggapeminjam harus melakukan dua kali pemesanan bila ingin pesan antar jemput.Pengecekan pada pesan harian kendaraan dilakukan dengan mengecek jam mulai, jamselesai, tanggal, cek kendaraan, cek supir, cek alternatif supir, dan cek status pesan.Sedangkan pada jadwal non-harian kendaraan pengecekan dilakukan dengan mengecek


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-6

dari jam (jam berangkat), sampai jam (jam pulang), dari tanggal (tanggal awalpemesanan), sampai tanggal (tanggal berakhirnya pemesanan), cek kendaraan, ceksupir, cek alternatif sopir, dan cek status pesan. Bila status pesan approve atau pending,maka peminjam tidak bisa melakukan pemesanan kendaraan dalam waktu yang samakecuali status kendaraan atau supir tersedia. Gambar 2 akan menggambarkan prosedurpesan non-harian kendaraan.

Gambar 2. Analisa Prosedur Pesan Kendaraan

Analisis Prosedur Approval Pemesanan RuanganProsedur approval pemesanan ruangan merupakan prosedur pemberian izin yang

dilakukan oleh Unit Logistik untuk menyetujui pemesanan ruangan. Sebelum masuk kemenu ini, Unit Logistik melakukan login lalu melihat atau mengecek data pemesananruangan. Unit Logistik akan memberi izin penggunaan ruangan unuk melihat tingkatkepentingan acara dalam menggunakan ruangan. Gambar 3 akan menggambarkanprosedur approval pemesanan ruangan.

Gambar 3. Analisis Prosedur Approval Pemesanan Ruangan


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-7

Analisis Prosedur Approval Pemesanan KendaraanProsedur approval pemesanan kendaraan merupakan pemberian izin yang

dilakukan oleh Unit Logistik untuk menyetujui pemesanan kendaraan. Sebelum masukke menu ini, Unit Logistik melakukan login lalu melihat atau mengecek data pemesanankendaraan. Unit Logistik akan memberi izin penggunaan kendaraan unuk melihattingkat kepentingan perjalanan yang dilakukan oleh pemesan. Gambar 4 akanmenggambarkan prosedur approval pemesanan kendaraan.

Gambar 4. Analisis Prosedur Approval Pemesanan Kendaraan

Analisis Prosedur Pembuatan Laporan RuanganSetelah melakukan login, Unit Logistik dapat membuat laporan ruangan.

Laporan ruangan ini dapat berupa laporan diagram chart yang digunakan untukmemantau banyaknya ruangan yang sering digunakan untuk kegiatan akademik ataunon-akademik. Pada pembuatan laporan ini, laporan yang di tampilkan di website dapatdi-print. Gambar 5akan menggambarkan prosedur pembuatan laporan ruangan.

Gambar 5. Analisa Prosedur Pembuatan Laporan Ruangan

Analisis Prosedur Pembuatan Laporan KedaraanProsedur pembuatan laporan kendaraan yang dibuat untuk memantau seberapa

sering kendaraan digunakan untuk tiap bulannya. Laporan ini dapat di-print, sehinggamemudahkan Unit Logistik dalam membuat laporan kendaraan. Gambar 6 akanmenggambarkan prosedur pembuatan laporan kendaraan.


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-8

Gambar 6. Analisa Prosedur Pembuatan Laporan Kendaraan

Analisis Prosedur Pembuatan Laporan SupirProsedur pembuatan laporan supir yang dibuat untuk memantau seberapa sering

supir melakukan jenis perjalanan SPPD (perjalanan luar kota) atau lokal untuk tiapbulannya. Laporan ini dapat di-print, sehingga memudahkan Unit Logistik dalammembuat laporan supir.Gambar 7 akan menggambarkan prosedur pembuatan laporansupir.

Gambar 7. Analisis Prosedur Pembuatan Laporan Supir

Proses Bisnis

Sequence Diagram Memesan RuanganPada sequence diagram pesan ruangan ini menjelaskan bagaimana alur pesan tiap objekuntuk melakukan pesan ruangan.


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-9

Gambar 8. Sequence Diagram Memesan Ruangan

Sequence Diagram Memesan KendaraanPada sequence diagram pesan kendaraan ini menjelaskan bagaimana alur pesan

tiap objek untuk melakukan pesan kendaraan.

Gambar 9. Sequence Diagram Memesan Kendaraan


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-10

HASIL

Implementasi Antar Muka Hom. Antar muka ini menampilkan homepage atau halamuntama setelah unit melakukan login.

Gambar 10. Implementasi Antar Muka Home

Implementasi Antar Muka Jadwal Ketersediaan Ruangan. Antar muka untuk melihatjadwal ruangan yang tersedia.

Gambar 11. Implementasi Antar Muka Jadwal Ketersediaan Ruangan

Implementasi Antar Muka Jadwal Ketersediaan Kendaraan. Antar muka untuk melihatjadwal kendaran yang tersedia.

Gambar 12. Implementasi Antar Muka Jadwal Ketersediaan Kendaraan

Implementasi Antar Muka Laporan Supir. Antar Muka ini digunakan untuk laporansupir.


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-11

Gambar 13. Implementasi Antar Muka Laporan Supir

KESIMPULAN

1. Sistem informasi yang dibuat dapat melihat jadwal ketersediaan ruangan dankendaraan yang kosong atau yang tersedia, sehingga unit peminjam dapatmemeriksa ruangan dan kendaraan yang tersedia sebelum melakukan pemesanan.Untuk memeriksa ketersediaan kendaraan, pengguna dapat memilih nomorkendaraan dan tanggal yang diinginkan dengan batas waktu maksimal 7 hari sebagaipencarian jadwal yang kosong. Sedangkan untuk memeriksa ketersedian ruangan,pengguna dapat memilih ruangan sebagai pencarian. Selain memlihat ketersediaankendaraan dan ruangan, Unit Logistik dan peminjam dapat melakukan pesanruangan dan kendaraan. Pesan ruangan dapat dibagi menjadi pesan ruangan jadwaltetap dan tidak tetap, di mana pesan ruangan jadwal tetap dapat digunakan untukmemesan ruangan selama beberapa waktu untuk hari yang sama. Sedangkan, pesanruangan jadwal tidak tetap ruangan digunkan untuk memesan ruangan yangdigunakan untuk sekali dalam satu kali pemesanan. Namun, pada pemesanankendaraan dibagi menjadi dua, yaitu pesan kendaraan harian yang digunakan untukmemesan kendaraan selama sehari, sedangkan pesan kendaraan non-hariandigunakan untuk memesan kendaraan selama beberapa hari.

2. Sistem informasi yang dibuat dapat digunakan logistik dalam memeriksa danmemberikan izin pemesanan ruangan dan kendaraan dengan mengubah status pesanmenjadi ”approve”. Sistem informasi dapat mengurangi penggunaan kertas dalammencatat pemesanan dengan penyimpanan pemesanan ruangan dan kendaraan didatabase. Selain itu, dengan adanya fasilitas mencetak form pemesanan ruanganatau kendaraan dapat mengurangi penggunaan kertas ketika sudah melakukanpemesanan namun terjadi jadwal yang bentrok.

3. Sistem informasi ini dapat digunakan logistik dalam membuat laporan penggunaanruangan dalam bentuk diagram chart sehingga logistik dapat memantau pemesananruangan yang sering digunakan baik dalam kegiatan akademik maupun non-akademik. Selain itu, dapat membuat laporan jenis perjalanan SPPD atau lokal yangdilakukan oleh supir dan banyaknya penggunaan kendaraan tiap bulan untuk setiappemesanan yang dilakukan dalam bentuk diagram pie sehingga, logistik dapatmelihat seberapa sering dan siapa saja supir yang sering melakukan perjalanankeluar kota (SPPD). Selain itu dapat memantau banyaknya penggunaan ruangan dankendaraan saat terjadi pemesanan untuk tiap bulannya.


ISBN : 978-602-97491-1-3A-8-12

DAFTAR PUSTAKA

Akbar, Ali, “Kamus Praktis Internet Untuk Semua Orang”, Neomedia Press,Semarang, 2006. [3]

Eko, Richardus Indrajit, “Bagaimana Mengelola Logistik DenganBaik”,http://www.ebizzasia.com/0212-2003/q&a,0212.html. [Diakses pada : 5Januari 2010]. [1]

Sudarmo, Padji, “Kamus Istilah Komputer, Teknologi Informasi dan Komunikasi”,CV.YRAMA WIDYA, Bandung, 2006. [4]

Sutabri, Tata, “Analisa Sistem Informasi”, C.V.ANDI, Yogyakarta, 2004. [2]

sistem informasi manajemen logistik …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xii/mi/08. prosiding...

Documents