smkn23.maxindo.netsmkn23.maxindo.net/wp-content/uploads/2012/04/modul... · web viewsemarang niaga,...
TRANSCRIPT
PUSLATDIKJURJAKARTA SELATAN
JOB 1PENGENALAN
ARSIPKode :Waktu : 8 x 45 menit
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melaksanakan kegiatan ini siswa diharapkan dapat :
1. Memahami pengertian arsip
2. Mengidentifikasi alat-alat yang digunakan dalam penyimpanan arsip
3. Mengidentifikasi langkah kearsipan
4. Mengindeks sesuai dengan cara yang ditentukan
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
ADM.PK02.013.01 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
C. PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktik ini siswa harus sudah terampil
1. Menangani Penerimaan Surat
2. Menangani Pengiriman Dokumen
3. Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen
D. PERALATAN DAN BAHAN
a. Ordner
b. Filing Cabinet
c. Folder
d. Guide
e. Tab
f. Komputer
Administrasi Perkantoran 1 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdo’a sebelum mulai bekerja
2. Menggunakan peralatan sesuai dengan prosedur operasional standar.
3. Menyimpan peralatan yang telah selesai digunakan pada tempatnya.
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari materi secara seksama. Tanyakan kepada guru/Instruktur bila ada
hal yang belum jelas.
2. Pahami perintah dengan teliti perintah yang diinstruksikan
3. Kerjakanlah instruksi yang diberikan sesuai dengan prosedurnya.
G. TEORI PENDUKUNG
1. Pengertian Arsip
Pengertian arsip menurut Undang-Undang 1971 tentang
Ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan dibuat dan diterima oleh Lembaga-
Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan
kebangsaan.
Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip
adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik
secara lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi
masih memiliki nilai guna yang suatu saat dibutuhkan kembali.
Administrasi Perkantoran 2 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Pola Penanganan Arsip
1. Sentralisasi
Pola penanganan arsip terpusat yaitu tempat penanganan dan
penyimpanan arsip pada satu bagian, biasanya bagian itu disebut tata
usaha atau sekretariat. Ciri dari pola ini dalam penanganan arsip
adalah dengan digunakannya kartu kendali. Kartu kendali ini terdiri
atas 3 lembar yang akan dipegang oleh Arsiparis, kepala tata usaha dan
sekretaris/bagian yang mempunyai arsip. Guna dari kartu kendali ini
untuk memudahkan pencarian dari masing-masing bagian yang
mempunyai arsip tersebut untuk ditemukan oleh arsiparis.
2. Desentralisasi
Suatu Pola Penanganan arsip yang dilakukan oleh masing-masing
bagian yang mempunyai arsip, baik itu penyusunan dan
penyimpanannya. Ciri dari pola ini adalah setiap bagian akan
mempunyai tempat penyimpanan arsip tersendiri.
Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis.
Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara
langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.
Arsip dinamis terbagi dalam dua, yaitu :
Arsip Dinamis aktif ( active file), yaitu arsip yang menyimpan
warkat-warkat yang masih berada dalam proses penyelesaiannya.
Administrasi Perkantoran 3 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Warkat-warkat dalam arsip aktif ini asih dikeluarkan untuk
kepentingan tertentu.
Arsip Dinamis inaktif ( in active file), yaitu arsip yang enyimpan
warkat-warkat yang jarang dipergunakan karena sudah selesai
dalam prosesnya, tetapi kadang-kadang masih diperlukan. Dalam
penyimpanan ini sering pula dimaksudkan untuk menunggu saat-
saat pemusnahan bagi warkat-arkat yang tidak berlaku lagi.
Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Arsip Statis merupakan arsip yang
menyimpan warkat-warkat vital yang akan disimpan selama-lamanya.
Pemusnahan arsip-arsip instansi pemerintahan dilakukan oleh Arsip
Nasional. Oleh karena itu setiap instansi berkewajiban untuk
memisahkan warkat-warkat antara warkat-warkat yang dapat
dimusnahkan dan yang perlu disimpan selama-lamanya.
Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip secara
sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan
(pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filing) dan penemuan
kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan dan
perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan
pemusnahan).
Tujuan kegiatan kearsipan
Administrasi Perkantoran 4 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Tujuan kegiatan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian
rupa sehingga mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.
Fungsi bagian kearsipan dalam suatu perusahaan adalah :
- Dapat menyimpan semua warkat perusahaan selama diperlukan.
- Dapat menyiapkan warkat-warkat setiap kali diperlukan.
- Dapat menyiapkan warkat-warkat yang diperlukan menjadi satu,
sehingga merupakan suatu riwayat hidup yang lengkap.
2. Peralatan yang digunakan dalam sistem kearsipan
Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan dan penemuan
kembali arsip adalah :
1) Filing cabinet
Lemari arsip terdiri dari laci-laci yang digunakan untuk menyimpan
dokumen atau warkat yang telah menjadi arsip.
Administrasi Perkantoran 5 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Sumber : www.scraptv.com
2) Guide
Pembatas untuk memisahkan arsip berdasarkan jenisnya, sesuai sistem
penyimpanan arsip yang digunakan. Biasanya guide ini dilengkapi
dengan tab untuk mencantumkan pokok masalah.
3) Map Gantung/ Hanging folder
Suatu tempat atau folder yang dgunakan untuk menyimpan dokumen
arsip. Biasanya Apabila kita menyimpan arsip dalam lemari arsip atau
filing cabinet, dapat menggunakan hanging folder atau map gantung.
Administrasi Perkantoran 6 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Sumber : www.swmfg.com Sumber : www.shopbulldog.com
Sumber : www.greenlightofile.com
Sumber : www.officebella.com
4) Ordner
Map untuk menyimpan dokumen arsip, apabila menggunakan didtem
penyimpanan kronologis atau wilayah. Alat ini biasanya digunakan
oleh perusahaan kecil. Bagian dalam ordner dilengkapi dengan besi
untuk mengikat arsip yang telah diberi lubang sebelumnya.
5) Kotak sortir
Kotak untuk penyimapanan dokumen yang telah dikelompokan atau
disortir sesuai klasifikasinya
6) Buku arsip
Administrasi Perkantoran 7 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Sumber : www.e-dukasi.netKotak Sortir
Buku arsip dipegunakan untuk mencatat semua surat yang telah selesai
diproses (baik surat masuk maupun surat keluar). Buku arsip
berfungsi sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip.
No. Urut
Tanggal peneirmaan
surat
Tanggal surat Nomor surat Asal/Tujuan Perihal Surat Ket.
Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar
7) Komputer
Alat untuk menyimpan dan mengelola arsip dalam bentuk digital.
8) Scanner
Alat untuk memindai dokumen yang akan disimpan secara digital
Administrasi Perkantoran 8 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Sumber : bobbyfiles.wordpress.com
3. Langkah Kearsipan
Langkah atau prosedur penyimpanan arsip
1) Pengumpulan dokumen
Dokumen atau surat yang berasal dari berbagai unit organisasi
dikumpulkan pada bagian kearsipan.
2) Memeriksa tanda pelepas/ menyortir
Memilah-milah dokumen yang akan disimpan apakah sudah siap
simpan atau belum. Petugas memeriksa tanda “perintah simpan”
(release mark) yang menunjukan surat atau dokumen tersebut sudah
benar-benar akan disimpan yang diberikan oleh atasan pada surat atau
dokumen tersebut.
3) Mengindeks
Kegiatan mengindeks adalah menentukan kata tangkap yang
digunakan sebagai identitas surat yang disimpan.
4) Memberi kode
Kegiatan memberi kode adalah menuliskan kode pada surat disisi
kanan atas dan diberi tanda. Kode tersebut diambil dari kata tangkap
yang telah diindeks.
Contoh Pengkodean menggunakan system subyek.
Administrasi Perkantoran 9 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Sumber : enablingtechnology.com
PT JAYA ABADIJL. Pepaya II No. 42
JAKARTA SELATAN
5) Mengurutkan arsip
Mengurutkan dan mengelompokan arsip yang akan disimpan.
6) Menyimpan
Menyimpan arsip dengan cara menempatkan surat yang telah
dikelompokan ke dalam lemari arsip atau ordner dengan system
penyimpanan yang dipilih sesuai dengan kebutuhan organisasi.
7) Pemeliharaan, perawatan, penyusutan dan pemusnahan menurut
peraturan yang berlaku
4. Mengindeks Nama Orang dan Badan Usaha
Peraturan mengindeks adalah menentukan kata tangkap sebagai
dasar penyimpanan, Peraturan ini sangat berguna untuk penggunaan
sistem yang memerlukan susunan alphabetis seperti; Sistem Alphabetis,
Sistem geografis, Sistem Subyek. Karena peraturan mengindeks berasal
dari Negara barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan keadaan di
Indonesia.
Tata cara mengindeks ini akan terbagi atas 2 golongan besar yaitu
a. Mengindeks nama orang
1) Nama Orang Indonesia
Nama Tunggal
Administrasi Perkantoran 10 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Penawaran
Kode Arsip
Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu kata,
diindeks sebagaimana nama itu sendiri.
Contoh :
Yuliana diindeks menjadi Yuliana
Setiandari diindeks menjadi Setiandari
Nama orang Indonesia tanpa nama keluarga atau marga
Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga
atau marga maka diindeks sebagaimana nama itu sendiri.
Contoh :
Ria Febrian diindeks menjadi Ria Febrian
Dewi Herliani diindeks menjadi Dewi Herliani
Nama orang Indonesia yang mempunyai nama keluarga atau
marga
Nama orang Indoensia yang menggunakan nama keluarga
atau marga maka diindeks dengan cara menuliskan nama
keluarga atau marga terlebih dahulu, diikuti nama depan.
Contoh :
Ani Sumadi diindeks menjadi Sumadi, Ani
Ronald Nainggolan diindeks menjadi Nainggolan, Ronald
Nama dengan gelar
Nama yang diikuti oleh gelar, maka diindeks dengan cara
menuliskan nama terlebih dahulu diikuti oleh nama gelar.
Administrasi Perkantoran 11 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Contoh :
Drs. H. Ahmad diindeks menjadi Ahmad, Drs. H.
Lord Boden Powell diindeks menjadi Powell, Lord Boden
Nama dengan singkatan
Nama dengan singkatan diindeks dengan cara penulisan
nama depan diikuti oeh nama singkatan.
Contoh :
AM Fatwa diindeks menjadi Fatwa AM
BM Diah Diindeks menjadi Diah, BM
2) Nama Orang Asing
Nama Orang Barat
Nama Orang barat biasanya terdiri dari nama depan(first
name), nama tengah (middle name) dan nama belakang biasanya
nama keluarga (last name). Maka diindeks dengan cara menuliskan
nama keluarga, diikuti oleh nama depan dan nama tengah.
Contoh :
George R Terry diindeks menjadi Terry, George R
Bill F Clinton diindeks menjadi Clinton, Bill F
Nama ketiga orang barat yang diikuti dengan prefix (awalan)
Nama ketiga orang barat yang diikuti oleh awalan diindeks
dengan cara menuliskan nama dengan prefix diikuti oleh nama
depan.
Contoh :
Robert Mc. Donald diindeks menjadi Mc. Donald, Robert
Administrasi Perkantoran 12 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Nama orang Cina dan Korea
Nama depan orang cina biasanya merupakan nama keluarga
diikuti nama aslinya, Nama tersebut diindeks dengan cara
menuliskan nama keluarga diikuti oleh nama aslinya. Tetapi nama
orang cina biasanya ditulis seperti nama barat, maka nama tersebut
diindeks dengan cara menuliskan nama keluarga terlebih dahulu
diikuti dengan nama baratnya.
Contoh :
Liem Swi King diindeks manjadi Liem, Swi King
Jacky Chan diindeks menjadi Chan, Jacky
b. Mengindeks Nama Perusahaan
Nama perusahaan pada umumnya, yang diutamakan adalah
nama yang dipentingkan diikuti jenis badan usaha, badan hukun atau
kegiatannya.
Contoh :
PT Cahaya diindeks menjadi Cahaya, PT
PT POS Indonesia diindeks menjadi Pos Indonesia, PT
Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat harus
diperpanjang singkatannya lalu diindeks sesuai nama.
BRI diindeks menjadi BRI
IBM diindeks menjadi IBM
Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan
yang menggunakan huruf dan yang memakai tanda penghubung.
Administrasi Perkantoran 13 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Contoh :
PT AB diindeks menjadi AB, PT
Toko 123 diindeks menjadi 123, Toko
Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah
Nama Instansi atau lembaga Pemerintah
Nama Instansi atau Lembaga pemerintah diindeks dengan cara
nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam
kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat
organsiasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
Contoh :
Departemen Dalam Negeri diindeks menjadi Dalam Negeri,
Departemen
Lembaga Administrasi Negara diindeks menjadi Administrasi
Negara, Lembaga
Nama Instansi Negara Asing Diindeks unit politik negara yang
bersangkutan.
Contoh :
Dep. Of USA diindeks menjadi USA, Dep (of)
Republic Pakistan diindeks menjadi Pakistan, Republic
Peraturan mengindeks dan memberi kode nama organisasi dan
perhimpunan. Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan
sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir.
Contoh :
PGRI diindeks menjadi Guru Republik Indonesia, Persatuan
ICMI diindeks menjadi Cendekiawan uslim Indonesia, Ikatan
Administrasi Perkantoran 14 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
H. LATIHAN
1. Jelaskan pengertian arsip menurut Undang-undang 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Tuliskan peralatan yang digunakan dalam penyimpanan dan penemuan
kembali arsip.
3. Tuliskan langkah-langkah penyimpanan arsip.
4. Mengindeks
Indekslah judul di bawah ini kemudian tetapkan kodenya
Administrasi Perkantoran 15 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Abjadkan kedua puluh soal di bawah ini
Siapkan kartu indeks dan berikan judul pada kartu indeks tersebut
Abjadkan kartu indeks tersebut
No. Judul Diindeks menjadi / Penulisan1. Yuliana2. Dini Aminarti3. Tantowi Yahya4. Dian Sastro Wardoyo5. B.J. Habibie6. Andi Malarangeng7. I Gusti Ngurah Rai8. Hotman Sitompul9. Lee Kuan Yew10. Rosamun Kwan11. Andi Malarangeng12. Dra. Hj. Ani Sumadi13. Rr. Diani Cahyani14. George W. Bush15. John Mc. Enroe
Administrasi Perkantoran 16 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
I. PENILAIAN
LEMBAR PENILAIAN
MENGINDEKS DAN MENGISI KARTU INDEKS
No. Unsur Penilaian Perolehan Nilai KeteranganMaks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3
1. Persiapana. Langkah kerja 5b. Sikap kerja 10c. Penggunaan alat 10d. Keselamatan kerja 5
2. Proses kerjaa. Nama diindeks
menurut aturan dengan benar
15
b. Kartu indeks diisi dengan benar
15
c. Kartu indeks disusun dengan benar
10
3. Hasil kerjaa. Susunan nama
yang sudah diindeks dan diberi kode
15
b. Kartu indeks yang sudha diisi dan disusun dengan benar
15
TOTAL 100
Administrasi Perkantoran 17 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PUSLATDIKJURJAKARTA SELATAN
JOB 2SISTEM PENYIMPANAN DAN PENCARIAN ARSIPKode :
Waktu : 8 x 45 menit
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melaksanakan kegiatan ini siswa diharapkan dapat :
1. Menyebutkan 5 sistem penyimpanan arsip
2. Mengidentifikasi 5 sistem penyimpanan arsip
3. Menyimpan arsip sesuai dengan sistem yang dipilih atau ditentukan.
4. Melakukan pencarian arsip berdasarkan sistem penyimpanan yang
digunakan dan sesuai dengan waktu yang ditentukan
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
ADM.PK02.013.01 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
C. PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktik ini siswa harus sudah terampil
1. Menangani Penerimaan Surat
2. Menangani Pengiriman Dokumen
3. Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen
D. PERALATAN DAN BAHAN
1. Ordner
2. Filing Cabinet
3. Folder
4. Guide
5. Tab
Administrasi Perkantoran 18 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
6. Komputer
E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdo’a sebelum mulai bekerja
2. Menggunakan peralatan sesuai dengan prosedur operasional standar.
3. Menyimpan peralatan yang telah selesai digunakan pada tempatnya.
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari materi secara seksama. Tanyakan kepada guru/Instruktur bila ada
hal yang belum jelas.
2. Pahami perintah dengan teliti perintah yang diinstruksikan
3. Kerjakanlah isntruksi yang diberikan sesuai dengan prosedurnya.
G. TEORI PENDUKUNG
1. Sistem Penyimpanan Arsip
Dalam penyimpanan yang terjadi di perusahaan, banyak sekali
sistem yang digunakan, tetapi sistem dasar dari kearsipan ini ada 5, (yang
disebut sebagai sistem murni), Pada penerapannya akan digabungkan
beberapa sistem murni menjadi sistem baru, hal ini dilakukan untuk
memudahkan pencarian kembali arsip. Sistem murni tersebut adalah :
a. Sistem Alpabetis (alpabetical filing sistem)
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
mempergunakan berkas A – Z dengaan berpedoman pada peraturan
mengindeks.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang
sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas
bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa
Administrasi Perkantoran 19 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip
langsung (direct filing system).
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan
arsip karena:
1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Langkah penyimpan arsip dengan system abjad
1. Pengumpulan
Dokumen atau surat dari berbagai unit organisasi dikumpulkan
pada bagian kearsipan.
2. Memeriksa tanda pelepas/ menyortir
Memilah-milah dan memeriksa dokumen atau surat yang akan
disimpan sudah diberikan tanda perintah simpan atau tanda pelepas
(Release mark) untuk meyakinkan bahwa dokumen atau surat
tersebut memang sudah benar-benar selesai diproses atau siap
untuk disimpan.
3. Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan
dan menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan
mengabjad. Untuk surat masuk dapat diindeks dari nama pengirim
atau nama penanda tangan yang tertera pada surat. Sedangkan
untuk surat keluar dapat diindeks dari nama perusahaan atau orang
yang akan dikirimkan surat atau alamat yang dituju.
Administrasi Perkantoran 20 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
4. Memberi kode
Memberikan kata tangkap atau kode yang diambil dari kode yang
sudah diindeks. Pemberian kode pada surat akan lebih
memudahkan dalam pencarian dan penyimpanan kembali.
5. Mengurutkan arsip
Mengurutkan dan mengelompokan arsip pada kelompok abjad
masing-masing agar memudahkan dalam tahap penyimpanan.
Kegiatan mengurutkan dan mengelompokan ini sangat penting
apabila arsip yang akan disimpan dengan jumlah yang banyak.
Apabila arsip yang akan disimpan dengan jumlah sedikit kurang
dari 20 arsip, maka proses pengelompokan tidak perlu dilakukan.
6. Penyimpanan
Surat disimpan pada tempat biasanya dalam filing cabinet dan
folder yang sesuai dengan kode penyimpanan.
7. Proses pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan arsip
disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
Langkah penemuan kembali arsip
Jika arsip diperlukan atau akan digunakan maka akan terjadi
proses pencarian atau penemuan kembali arsip. Jika ada pihak yang
ingin menggunakan arsip atau melakukan proses penemuan kembali
arsip maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Mengetahui jenis arsip yang ingin digunakan atau dicari.
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang diindeks
Administrasi Perkantoran 21 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya
dengan bon pinjam arsip atau out slip jika yang dipinjam 1 lembar
arsip. Jika yang dipinjam 1 folder maka harus dibuat out folder.
Contoh :
Apabila kita akan menyimpan surat dari PT Sejahtera Selalu.
Surat diindeks menjadi Sejahtera Selalu, PT
Setelah diindeks kemudian diberi kode Se.
Maka surat disimpan di dalam laci S, di belakang guide S, dan folder
Se.
Untuk penemuan kembali arsip dari PT Sejahtera Selalu, karena
kodenya Se, maka bisa di ambil dari laci S - …., di dalam guide S, di
dalam folder Se.
Kemudian arsip dapat diserahkan kepada peminjam.
List of File
SSa
SantiSari Wangi, PT
SeSejahtera Selalu, PT
b. Sistem Masalah (subject filing system)
Sistem subyek atau masalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat.
Sistem masalah ini bisa diambil dari perihal surat atau bidang usaha.
Administrasi Perkantoran 22 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
S – T
S
Santi
Sari Wangi, PT
Sejahtera Selalu, PT
Sa
Se
Dalam hal ini surat-surat berdasarkan perihal surat, misalnya
surat pesanan peralatan elektronik disimpan dalam kelompok surat
pesanan, penawaran alat tulis kantor disimpan di kelompok penawaran
dan sebagainya.
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman
untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman
penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi
dibuat dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai
pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya
berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk
organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama,
sub masalah dan sub-sub masalah.
Contoh :
No. Masalah Subjek Masalah Utama Sub Masalah1 Kepegawaian A. Kepegawaian A.1. Rekruitmen
A.2. PengangkatanA.3. Mutasi
2. Keuangan B. Keuangan B.1. GajiB.2. PajakB.3. Tunjangan
Langkah penyimpanan arsip dengan sistem masalah :
1. Meneliti dan membaca warkat
Meneliti warkat untuk memastikan bahwa warkat tersebut sudah
benar-benar akan disimpan.
2. Mengindeks
Administrasi Perkantoran 23 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Menentukan indeks masalah dari surat dan mencocokannya dengan
daftar klasifikasi dan mencatatnya dalam kartu indeks
3. Memberikan kode
Memberikan kode pada surat yang akan disimpan yang diambil
dari daftar klasifikasi dan diseusiakan dengan maslah surat
tersebut.
4. Menyortir
Menyortir surat sesuai dengan daftar klasifikasi yaitu menurut
masalah agar lebih memudahkan dalam proses penyimpanan.
5. Menyimpan
Menyimpan surat yang sudah diberi kode kedalam filing cabinet
sesuai dengan kode tersebut.
- Perusahaan Kecil
Perusahaan kecil dengan arsip yang tidak terlalu banyak,
biasanya menggunakan subyek prihal, dan arsip disimpan langsung
pada hanging folder tanpa individual folder.
Contoh :
LIST OF FILE
Penawaran
Andara, PT
Antara, PT
Astro, PT
Pesanan
Abadi Jaya, PT
Damai Jaya, PT
Administrasi Perkantoran 24 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Tagihan
APenawaran
A
Undangan
Pesanan
Ernergy, CV
Administrasi Perkantoran 25 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
- Untuk perusahaan Menengah
Sistem subyek ini untuk perusahaan menengah dapat
menggunakan individual forder, sehingga pencarian untuk nama
perusahaan lebih mudah. Guide yang digunakan dapat menggunakan
prihal atau dapat menggunakan bidang usaha,
Contoh :
LIST OF FILEBank
BIINiaga
TamaraHotel
Melia Mulia
- Untuk perusahaan besar
Bagi perusahaan besar atau mempunyai arsip yang banyak, maka
sistem ini dapat menggunakan guide bidang usaha dan juga guide
prihal, hal ini digunakan untuk memudahkan dalam pencarian
arsipnya.
Contoh :LIST OF FILEBank
PenawaranNiaga
Tamara Pesanan BII
Hotel
Administrasi Perkantoran 26 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Bank
Tamara
BII
Niaga
Hotel
Penawaran
Pesanan
Bank
Tamara
BII
Niaga
Hotel
c. Sistem kronologis (cronologis filing system)
Sistem kronolgis adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut
dibuat.
Dalam system penyimpanan berdasarkan tanggal ini ini surat
atau berkas disimpan berdasarkan tanggal.
Daftar klasifikasi dilakukan atas subyek, sub subyek, dan sub-sub
subyek yang ditetapkan berdasarkan tangal surat/arsip itu dibuat
sehingga subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci atau ordner),
sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan sub-sub
subyek diambil dari tanggal (dijadikan kode folder).
Langkah-langkah penyimpanan arsip menggunakan sistem
tanggal :
1. Memeriksa tanda pelepas/menyortir
Memeriksa tanda bahwa warkat atau surat sudah selesai diproses
dan sudah diberi tanda untuk disimpan atau release mark.
2. Mencatat warkat/ surat ke dalam buku arsip
3. Mengindeks
Mengindeks surat diambil dari tanggal surat untuk menentukan
kode dan tempat penyimpanan.
4. Mengurutkan arsip
Mengurutkan arsip surat ke dalam kelompok-kelompok agar
memudahkan penyimpanan.
5. Menyimpan
Administrasi Perkantoran 27 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Jan – Jun
2010
Juni
Mei
Maret
Januari
Menyimpan surat/warkat ke dalam filing cabinet/tempat
penyimpanan.
Langkah Penemuan kembali dengan system penyimpanan berdasarkan
tanggal :
1. Memastikan tanggal arsip yang akan ditemukan atau dicari.
Mengecek dalam buku arsip dan tentukan laci, guide dan folder
tempat arsip tersebut disimpan.
2. Mencari arsip dengan cara membuka filing cabinet, laci, dan folder
sesuai dengan surat yang dicari dan menggantinya dengan bon
pinjam arsip.
3. Menyerahkan arsip kepada peminjam.
Contoh :
Surat yang dibuat pada tanggal 20 Mei 2010, maka diindeks menjadi :
Tanggal Surat Unit I Unit II Unit III
20 Mei 2010 2010 Mei 20
(Kode laci/ (Kode Guide) (Kode Folder)
Ordner)
Contoh :
Administrasi Perkantoran 28 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran 29 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
15 Mei20 Mei
28 mei
d. Sistem wilayah (geographical filing system)
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan
arsip yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat
yang diterima. Sistem ini berpedoman kepada daerah atau alamat surat.
Nama daerah dijadikan kelompok penyimpanan surat.
Sistem wilayah biasanya digunakan oleh perusahaan yang
mempunyai cabang-cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu.
Langkah penyimpanan arsip dengan siste wilayah
1. Membaca dokumen/surat
Tujuan mebaca dokumen ini adalah untuk mengetahui isi surat,
nomor surat dan yang paling penting adalah untuk mengetahui asal
dan tujuan surat itu dari daerah mana.
2. Memeriksa tanda pelepas/menyortir
Kegiatan ini diakukan untuk mengetahui surat atau dokumen
tersebut sudah diberi tanda siap simpan atau release mark. Apabila
belum surat tersebut harus segera dikembalikan kepada pimpinan
yang bersangkutan.
3. Menentukan caption atau kata tangkap
Menentukan caption dalam sistem wilayah ni diambil dari nama
wilayah, daerah, tempat, kota, atau Negara tergantung dari susunan
wilayah yang ditentukan.
4. Memberi kode
Yang dipergunakan sebagai kode adalah nama wilayah atau daerah
sesuai dengan susunan yang ditentukan. Kode harus menunjuk
tepat arsip itu akan disimpan diaci dan folder mana.
Administrasi Perkantoran 30 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
5. Menyimpan arsip
Setelah pemberian kode maka langkah selanjutnya adalah
menyimpan arsip tersebut di laci dan folder yang sudah ditentukan.
Langkah penemuan kembali arsip
1. Memeriksa lembar pinjam arsip
Untuk menemukan identitas dan informasi lain dari arsip yang
akan dipinjam.
2. Menemukan kartu indeks
Untuk mengetahui kode arsp yang disimpan.
3. Mengambil arsip
Berdasarkan kartu indeks dapat ditemukan kode arsip yang
disimpan, maka langkah senjutya adalah mengambil arsip itu
sesuai dengan laci dan folder yang sudah diketahui melaluikartu
indeks.
Dalam pemakaian guide juga dipengaruhi oleh besar kecilnya
perusahaan serta kebutuhan perusahaan tersebut dalam menentukan
wilayah yang dipakai pada penyimpanannya.
Perusahaan Kecil
Banyak menggunakan penyimpanan ini, dan guide yang
digunakan hanya nama kota yang disusun secara abjad, serta
penyimpanan arsipnya ada pada nama kota tersebut.
Administrasi Perkantoran 31 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Contoh :
List of File
Bandung
Ananda, PT
Atara, CV
Bogor
Agila, PT
Garada, CV
Perusahaan Menengah dan perusahaan besar
Pada perusahaan menengah dan perusahaan besar penggunakan
guide yang lebih lengkap serta mempunyai individual fordel untuk setiap
perusahaan, di samping itu apabila lingkup arsipnya meliputi dalam dan
luar negeri, maka harus dibuatkan guide dalam negeri dan luar negeri
dengan susunan :
Dalam Negeri
Provinsi
Kota
Nama file
Luar Negeri
Negara
Kota
Administrasi Perkantoran 32 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Bandung
Depok
Sukabumi
Cirebon
Bogor
Jakarta
Nama file
Contoh apabila luas arsipnya terdiri atas beberapa provinsi:
Jawa Barat
Bandung
Niaga, bank
Panghegar, Hotel
Rahardian, Toko
Bogor
Kenanga, Toko Mas
Mitra Utama, Tour & Travel
Jawa Tengah
Semarang
Niaga, bank
Oscar, Toko buku
Pandito, Rumah Makan
Solo
Graninto, Toko Bunga
Mutiara Jaya, CV
Jawa Timur
Madiun
Kerinci, Toko
e. Sistem nomor (numerical filing system)
Sistem nomor adalah system penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor,
menggunakan kode yamg terdiri dari angka-angka.
Sistem yang banyak digunakan pada perusahaan yang arsipnya
cepat sekali berkembang; Sistem ini tidak menutup`kemungkinan
Administrasi Perkantoran 33 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
dalam suatu bagian memakai sistem ini, karena sistem nomor
mempunyai 2 pola yang berbeda yaitu pertama berdasarkan nomor
urut atau keanggotaan yang biasa dipakai pada penomoran karyawan,
mahasiswa, anggota perkumpulan, kependudukan dan nasabah bank
dan yang kedua berdasarkan subyek yang dinomorkan pada
supermarket, perpustakaan, apotik, dan lain-lain.
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor terbagi
menjadi 2 sistem, yaitu :
1. Sistem nomor persepuluhan (Dewey decimal Classificaton)
2. Sistem nomor terminal digit
1. Sistem nomor persepuluhan (dewey decimal classification)
Sistem ini biasanya digunakan di perpustakaan. Sistem ini
membagi ilmu pengetahuan menjadi sepuluh kelas utama.
Kemudian masing-masing kelas utama itu dibagi lagi menjadi
sepuluh divisi. Selanjutnya masing-masing divisi dibagi lagi
menjadi sepuluh seksi. Dengan demikian klasifikasi persepuluhan
dewey terdiri dari sepuluh kelas utama, seratus divisi , dan seribu
seksi, masih memungkinkan diadakannya pembagian lebih lanjut
yaitu seksi dibagi menjadi sub seksi sesuai kebutuhan.
Contoh penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor
persepuluhan (Dewey decimal classification)
2. Sistem nomor terminal digit
Sistem ini dikenal juga dengan numerical terminal digit system.
Sistem terminal digit membagi surat keluar dan surat masuk
menjadi beberapa nomor, namun penyimpanannya dua nomor
akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama
Administrasi Perkantoran 34 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Dengan sistem nomor terminal digit ini akan tercipta seratus
kelompok nomor dan setiap kelompok terdiri dari dua angka yang
dimulai dari angka 00, 01, dan seterusnya sampai 99.
Prosedur penyimpanan arsip menurut terminal digit
- Meneliti arsip yang akan disimpan, apakah sudah ada
persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan, bahwa arsip
tersebut sudah boleh dsimpan.
- Membukukan/mencabut arsip yang akan disimpan dalam buku
arsip.
- Memberi kode arsip, kode diambil dari urutan nomor pada buku
arsip
- Mengindeks kode arsip, menguraikan kode arsip menjadi tiga
unit, yaitu : nomor laci, nomor guide, dan folder.
Unit pertama diambilkan dua angka terakhir dari belakang kode
surat. Kode ini digunakan untuk nomor laci dan guide.
Unit kedua diambilkan angka yang ketiga dan keempat dari
belakang kode arsip dua angka setelah unit pertama. Kode ini
digunakan untuk nomor folder.
Unit Keiga : semua angka, sisa dari unit pertama dan kedua.
Prosedur penemuan kembali arsip
- Meneliti kartu pinjam arsip yang telah diisi oleh peminja arsip
untuk mengetahui hal surat, nomor surat, tanggal surat dan asal
surat atau tujuan surat.
- Menentukan kode surat dengan melihat pada urutan nomor
buku arsip.
- Menentukan tempat penyimpanan arsip yaitu :
Kode laci dan kode guide dapat diketahui ari dua angka terakhir
nomor kode arsip, sedangkan kode folder dapat diketahui dari
Administrasi Perkantoran 35 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
angka ketiga dan keempat urutan nomor kode arsip, diurutkan
dari belakang
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor ini biasanya digabung
dengan sistem penyimpanan arsip lainnya. Salah satu contohnya
adalah sistem nomor yang digabung dengan subyek.
Sistem Nomor berdasarkan subyek
Suatu sistem nomor yang menekankan subyek sebagai
pedoman penomorannya, sistem ini menggunakan nomor secara
berurut untuk menentukan kode dari subyek tertentu. Dalam
penomoran dapat menggunakan angka seluruhnya (purenomorik)
atau gabungan huruf dengan angka (alphanomorik)
Contoh pure nomorik :
100 Penawaran
110 ATK
111 Gramedia, Toko Buku
112 Gunung Agung, Toko Buku
120 Mesin kantor
121 Datascrip, PT
122 Asaba, PT
200 Pesanan
210 ATK
211 Gramedia, Toko Buku
212 Kenanga, CV
Contoh Alphanomorik
A Penawaran
A.10 ATK
Administrasi Perkantoran 36 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
A.11 Gramedia, Toko Buku
A.12 Gunung Agung, Toko Buku
A.13 Mitra Sejati, PT
A.20 Mesin kantor
A.21 Datascrip, PT
A.22 Asaba, PT
B Pesanan
B.10 ATK
B.11 Gramedia, Toko Buku
B.12 Kenanga, CV
Sistem Nomor berdasarkan nomor urut
Sistem ini menekankan pada keanggotaan, sehingga pada
kode terakhir adalah kode jumlah urutan dari suatu keanggotaan.
Penomoran ini juga dipakai pada kode inventaris kantor, Pelanggan
telepon, pelanggan listrik, nomor karyawan, nomor siswa dan
kependudukan.
Pola penomoran sama seperti pada sistem nomor subyek
menggunakan pure nomorik dan alphanomorik sesuai kebutuhan
dari perusahaan tersebut.
Contoh :
Nomor KTP Jakarta :
09.5403.650676.0675
Keterangan dari nomor ini adalah :
09 : kode provinsi ke 9 yaitu DKI Jakarta,
54 : kode wilayah (Jakarta Timur)
03 : Kode Kelurahan
65 : kode tanggal kelahiran bagi wanita (tgl ditambah
Administrasi Perkantoran 37 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
40) 25
06 : kode bulan lahir, Juni
76 : kode tahun kelahiran, tahun 1976
0675 : nomor urut terdaftar di Jakarta yang lahir pada
tanggal tersebut
Selain dari 5 sistem penyimpanan arsip murni, terdapat sistem
penyimpanan gabungan. Siste penyimpanan gabungan ini
merupakan gabungan dari sistem penyimpanan arsip murni.
Biasanya hal ini digunakan untuk mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Contoh dari sistem gabungan ini adalah :
1. Sistem penyimpanan arsip geografis yang digabungkan dengan
kronologis.
2. Sistem penyimpanan arsip nomor yang digabungkan dengan
subyek.
3. Sistem penyimpanan arsip Alpabetis yang digabungkan dengan
subyek.
H. LATIHAN
1. Susunlah dokumen surat masuk dan surat keluar berikut dengan system
yang ditentukan .
2. Temukan satu buah arsip yang diminta oleh pimpinan anda dengan
menggunakan system yang ditentukan.
BANK DANAMONJl. Ganesha No. 19
BANDUNG
Hal : Klaim Paket Bulan Juli
Tanggal surat : 10 Agustus 2009
HOTEL CIPTA 2Jl. Pandaan No. 17
SURABAYA
Hal : Klaim Sewa Gedung
Tanggal surat : 9 Desember 2009
Administrasi Perkantoran 38 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
CV BANGUNAN KONTRAKTORJl. Ahmad Yani No. 20
SURABAYA
Hal : Brosur Type Bangunan Baru
Tanggal surat : 11 Desember 2009
RS BUDI ASIHJl. Minarja No. 19
MADIUN
Hal : Brosur Ruang VIP
Tanggal surat : 10 Desember 2009
BANK PERKREDITAN RAKYATCITRA MUKTI
Jl. Kartosuro 19 SOLO
Hal : Brosur Paket Niaga
Tanggal surat : 10 Oktober 2009
ENNO LERIANJl. Urip Sumoharjo 15
SOLO
Hal : Brosur Daftar Buku
Tanggal surat : 7 Desember 2009
PT HONDA MOTOR16th Nuri street
KUALA LUMPUR – MALAYSIA
Hal : Brosur Sepeda Motor
Tangga surat : 8 Desemmber 2009
CHEVROLET COMPANY(Pick up & Jeep)
Madloeni street 16th BANGKOK – THAILAND
Hal : Klaim Jeep Chevrolet
Tanggal surat : 8 Oktober 2009
DONI KUSUMAJl. Mayjen Sungkono 15
SURABAYA
Hal : Klaim PC
Tanggal surat : 7 Oktober 2009
MARJAN SIRUP CORPJl. Ambarawa No. 20
SEMARANG
Hal : Klaim 3 Pak Sirup
Tanggal surat : 11 Oktober 2009
ALFA SUPERMARKETJl. Baranang siang 17
BOGOR
Hal : Penawaran Produk Baru
Tanggal surat : 9 Juli 2009
HOTEL SHERATONWild street 17th Pattaya
THAILAND
Hal : Penawaran Paket Hotel
Tanggal surat : 9 Januari 2009
PT SINAR USAHA(Kontraktor Cab. Penang)
RS SINTANALAJl. Kemurnian No. 19
Administrasi Perkantoran 39 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Jl. Mastik 20 penangMALAYSIA
Hal : Penawaran Renovasi
Tanggal surat : 11 Maret 2009
SURABAYA
Ha : Penawaran Komputer
Tanggal Surat : 10 Maret 2009
Administrasi Perkantoran 40 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
DENADA TAMBUNANJl. Penra No. 15
KUALA LUMPUR – MALAYSIA
Hal : Penawaran Televisi Flat
Tanggal surat : 7 Maret 2009
AMARA(khusus mobil buid up)
Jl. Taman Sakti 16 SOLO
Hal : Pengiriman Mobil Cherokee
Tanggal surat : 8 September 2009
BANK PERKREDITAN RAKYATANUGRAH
Jl. Dredet 19 – BOGOR
Hal : Pengiriman Paket Tahunan
Tanggal surat : 10 Juli 2009
AYU AZHARIJl. Pajajaran No. 15
BOGOR
Hal : Pengiriman Komputer
Tanggal surat : 7 September 2009
GOROJl. Singgasana No. 17
MADIUN
Hal : Pengiriman House Hold
Tanggal surat : 9 Nopember 2009
GREEN SAND INDONESIAJl. Kopo No. 20
BANDUNG
Hal : Pengiriman Bulan Juli
Tanggal surat : 11 September 2009
JACKY CHEN15th Dame Street
PATTAYA – THAILAND
Hal : Permintaan Penawaran Buku
Tanggal surat : 7 Nopember 2009
PT DELIMA INTI(Produk Sirup Markisa)
Jl. Sudirman 20 MADIUN
Hal : Permintaan Penawaran Sirup
Tanggal surat : 11 nopember 2009
GERMAN MOTOR COMPANY(VW &Audi)
16th Wild StreetPENANG – MALAYSIA
Hal : Permintaan Penawaran VW
Tangal surat :: 6 Nopeber 2009
HONGKONG BANKShantung Street 19th
BANGKOK – THAILAND
Hal : Permintaan Penawaran Buku
Tanggal surat : 10 September 2009
Administrasi Perkantoran 41 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
BANK MAYORAJl. Emak No. 19SEMARANG
Hal : Permintaan Penawaran ATK
Tanggal surat : 10 Nopember 2009
BANGKOK HOTELKerty Street 17th
BANGKOK – THAILAND
Hal : Pesanan Kamar Hotel
Tanggal surat : 9 Maret 2009
COCA COLA COMPANYJl. Warung Jambu 20
BOGOR
Hal : Pesanan ATK
Tanggal surat : 11 Juli 2009
PT DAIHATSU INDONESIAJl. Surya kencana No. 16
BOGOR
Hal : Pesanan Jok Mobil
Tangal surat : 8 Juli 2009
DIAMOND SUPERMARKETJl. Samet Riyadi No. 177
SOLO
Hal : Pesanan ATK
Tanggal surat : 9 Septemmber 2009
MARISSA HAQUEJl. Merpati No. 15
BANDUNG
Hal : Pesanan ATK
Tanggall surat : 7 Juli 2009
CV. EDISON MAKMURImportir Moge Harley Davidson
Jl. Danau No. 16 MADIUN
Hal : Pindah Kantor
Tanggal surat : 8 Februari 2009
GITA DEWIJl. Mataram No. 15
MADIUN
Hal : Pindah Kantor
Tanggal surat : 9 Februari 2009
GRAND WHITE HOSPITALJl. Munthung 19
PENANG – MALAYSIA
Ha : Pindah Kantor Cabang
Tanggal surat : 18 Februari 2009
PT TARUNA SEPEDA MOTORJl. Danggu No. 16
SURABAYA
Hal : Pindahan Kantor
Tanggal surat : 9 April 2009
Administrasi Perkantoran 42 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
HARLAND CONTRACTOR INC.James cook street 20th
PATTAYA – THAILAND
Hal : Pindah Kantor
Tanggal surat : 11 Februari 2009
BUILDING CONTRACTOR CO.Kotnagen Street 20th
BANGKOK – THAILAND
Hal : Seminar Arsitek
Tanggal surat : 11 Januari 2009
ASTRORIA HOSPITALJellow Street 19th
PATTAYA – THAILAND
Hal : Seminar Bedah Jantung
Tanggal surat : 10 Januari 2009
MOTORA COMPANY(Motorcycle devision)
Madame Street 16th
PATTAYA – THAILAND
Hal : Seminar Mesin Baru
Tanggal : 8 Maret 2009
DANIEL SAHULEKAMid Street 15th
BANGKOK – THAILAND
Hal : Seminar Vokalia
Tanggal surat : 7 Januari 2009
TOKO “STEER JAYA”Spesialis Moge
Jl. Hang Tuah No. 16SEMARANG
Hal : Seminar Motor Besar
Tanggal surat : 6 Januari 2009
HERO SWALAYANJl. Pasir KAliki No. 17
BANDUNG
Hal : Tagihan Bulan Maret
Tanggal surat : 9 Agustus 2009
MEMESJl. Raya Penang No. 15
PENANG – MALAYSIA
Hal : Tagihan Gedung Pertunjukan
Tanggal surat : 7 April 2009
TANAH GENTING HOTELJl. Munche 17 Penang
MALAYSIA
Hal : Tagihan Bulan Januari 2008
Tanggal surat : 9 Januari 2009
PT TANGGA MAKMUR(Kontraktor Cab. Kuala Lumpur)
Jl. Poungia 20 KUALA LUMPUR – MALAYSIA
Hal : Tagihan Pembangunan Gudang
Tanggal surat : 11 April 2009
Administrasi Perkantoran 43 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
RS TARAKANJl. Sampan 19
Kuala Lumpur – Malaysia
Hal : Tagihan bulan Januari
Tanggal Surat : 10 April 2009
AW ROOT BEERJl. Solo BAru 20
SOLO
Hal : Undangan
Tanggal surat 11 Agustus 2009
DEALER “ BIMANTARA CAKRA”Jl. Pasir Kaliki No. 16
BANDUNG
Hal : Undangan Peluncuran Mobil
TAnggal surat : 6 Agustus 2009
ENGLAND HOTELJl. Matalang 17
KUALA LUMPUR – MALAYSIA
Hal : Undangan Rapat Tahunan
Tangga surat : 9 April 2009
MAKRO HYPERMAKETJl. LAntara No. 17
SEMARANG
Hal : Undangan Gedung Baru
Tanggal surat : 9 Oktober 2009
RINI S BONOJl. Muntilan No. 15
SEMARANG
Hal : Undangan Rapat
Tanggal surat 7 Agustus 2009
Administrasi Perkantoran 44 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT MITRA SEJATIJl. Pejompongan Raya No 5
Jakarta Pusat
No. : 45/PN/MS/VII/10 13 Juli 2010
Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan
Hal : Penawaran Mesin fax
Dengan hormat,
Kami adalah supplier dari mesin fax merek Panasonic, telah mengimpor mesin terbaru dengan teknologi terbaru, untuk itu kami tawarkan kepada Bapak sebagai pengembangan fungsi kantor.
Kami yakin dengan mesin fax ini akan sangat memudahkan semua pekerjaan Bapak dalam urusan komunikasi. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis.
Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan peruasahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Susan LarasatiMarketing Manager
Administrasi Perkantoran 45 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT ANUGERAH JAYAJl. Kemiri No. 34
Jakarta Pusat
No. : 5/PS/AJ/VII/10 10 Juli 2010
Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan
Hal : Pesanan Pesawat Telepon
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran pesawat telepon, kami bermaksud memesan untuk perusahaan kami.
Seluruh pesanan kami terlampir pada surat ini, dan pembayaran telah kami lakukan hari ini melalui Bank Permata cabang Gambir, bukti transfer terlampir.
Kami harap pesanan tersebut telah kami terima pada tanggal 20 Juli mendatang.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Nina Melinda
DirekturLampiran :
1 lembar daftar pesanan
Administrasi Perkantoran 46 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
1 lembar bukti transfer
PT SENTOSA MAKMURJl. Diponegoro No.23
Jakarta Pusat
No. : 12/UN/SM/VII/10 17 Juli 2010
Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan
Hal : Undangan Rapat
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Rabu, 23 Juli 2009Waktu : 10.00 – 12.00 WIBTempat : Ruang Rapat AAcara : Evalusi pemasaran Triwulan ke empat.
Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya.
Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rifiq AbdullahManaging Director
Lampiran : 1 lbr Daftar Acara
Administrasi Perkantoran 47 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
CV PERMATA JAYAJl. Pangeran Antasari No 5
Jakarta Selatan
No. : 18/PN/PJ/VII/10 15 Juli 2010
Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan
Hal : Penawaran Pesawat televisi
Dengan hormat,
Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan bioskop..
Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau.
Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%.
Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Agus MuljonoManaging Director
Lampiran : 1 lembar Brosur
Administrasi Perkantoran 48 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
TOKO SEJAHTERAJl. Wahid Hasyim No.55
Jakarta Pusat
22 Juli 2010
No. : 34/PS/TS/VII/10
Kepada Yth.Bapak Drs. Lenteng Agung MandiriDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat gabun II JagakarsaJakarta Selatan
Hal : Pesanan Pesawat Televisi
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran Pesawat Televisi, maka dengan ini kami bermaksud untuk memesan Pesawat TV tersebut .
Adapun pesanan tersebut terlampir pada surat ini dengan jumlah harga sebesar Rp 2.800.000,00 dan pembayaran telah kami transfer melalui Bank Permata Cabang Saharjo sebesar 20%, bukti transfer terlampir.
Kami harap Saudara mengirimkan pesanan tersebut sebelum akhir bulan ini.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sri RiantiManaging Director
Lampiran : 1 lembar bukti transfer 1 lembar Daftar pesanan
Administrasi Perkantoran 49 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT AUDISI SINAR MULIAJl. Jatinegara Timur No. 34
Jakarta Timur
No. : 12/UN/ASM/VII/10 8 Juli 2010
Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan
Hal : Undangan Rapat
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010Waktu : 10.00 – 12.00 WIBTempat : Ruang Rapat AAcara : Laporan pemasaran
Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya.
Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sigit MulyonoManaging Director
Lampiran : 1 lembar Daftar Acara
Administrasi Perkantoran 50 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
BANK PERMATAJl. Jend. Sudirman kav. 10
Jakarta Selatan
No. : 8/PN/BP/VII/10 23 Juli 2010
Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan
Hal : Penawaran Produk Bank
Dengan hormat,
Bank kami telah mengembangkan Produk Bank terbaru dengan Pelayanan yang prima, serta dapat memberikan kepuasan dalam melaksanakan transaksi.
Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat mendapat pelayanan Bank kami dengan fasilatas yang sangat memuaskan.
Seluruh Pelayanan yang dilakukan dalam bulan Juli ini kami akan memberikan potongan harga administrasi sebesar 30%.
Sambil menunggu kedatangan Bapak pada Bank kami, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Abu RizalManaging Director
Lampiran : 1 lembar Brosur
Administrasi Perkantoran 51 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT. BRIGHT PAPERJl. Gajah Mada 24SemarangJAWA TENGAH
July, 30th 2010
No. : 096/BP/VII/2010
Mr. Singgih MahadikaPT. LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, JagakarsaJakarta Selatan
Dear Mr Singgih Mahadika,
It is a pleasure to receive your order for 40 ream of 500 sheets your company letter head included 20 dozen envelopes. The order is now being packed for shipment. You should receive it well before August 1st 2010, the date you specified.
In another packaging we are sending you our catalogue of paper with any size and our menchandise for your staffs. You and your associates at PT Lenteng Agung Mandiri will find it convenient for future reference.
As usual, we look forward to a further opportunity to serve you.
Yours sincerely,
Martin EdwardsSales Manager
Administrasi Perkantoran 52 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
TIP TOP STATIONERYJl. Sungai Mahakam IV 55
Jakarta Pusat
No. 87/KEU/TTS/10 July, 31st 2010
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, JagakarsaJakarta Selatan
Dear Mr Singgih,
I know how hestic our lives get and how wasy it is to overlook little things. That is the reason I am sending you this reminder. Our records show your account has a balance due of US$150.
Would you please take a few minutes to take care this matter ? If there are any problems, please let us know.
Thank you for your prompt attention.
Sincerely,
HENRY NgMarketing Director
Administrasi Perkantoran 53 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Malang, 14 Juli 2010
Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan
Salam Kangen,
Saya ingin menanyakan keluarga di Jakarta apa sehat semua, karena kita semua di malang sehat Selalu,
Kapan main ke Malang, karena bulan depan Rina putra pertama kami akan melangsungkan pernuikahan yang rencananya akan dilangsungkan di Surabaya, di rumah mertuanya.
Kami sangat mengharapkan keluarga di Jakarta dapat datang pada acara tersebut.
Mohon dikabari bila ingin datang.
Hormat Selalu,
Administrasi Perkantoran 54 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Andi Lesmana
Administrasi Perkantoran 55 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa
Jakarta Selatan
No. : 01/PN/LAM/VII/10 03 Juli 2010
Kepada Yth.Bapak Drs. NoehaliDirektur Fa Anugerah AlamJl. Rasamala 2Tangerang
Hal : Penawaran Mesin Fotocopy
Dengan hormat,
Kami adalah supplier dari mesin Fotocopy merek Panasonic dan kami ingin tawarkan kepada Saudara sebagai peningkatan kinerja kantor di perusahaan Saudara.
Mesin fotocopy ini sangat memudahkan semua pekerjaan kantor dalam urusan penggandaan. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis serta discount 20% apabila Saudara memesan selama bulan Juli – Agustus 2010.
Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan perusahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Drs. Singgih Mahadika Marketing Manager
Lamp : 1 Berkas Brosur
Administrasi Perkantoran 56 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
No. : 2/PS/LAM/VII/10 10 Juli 2010
Kepada :KRING KRING SHOPJl. Anyelir VII No. 5Jakarta Barat
Hal : Pemberitahuan Pesanan Pesawat Telepon
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara tentang pesanan pesawat telepon, kami bermaksud memberitahukan bahwa kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara dikarenakan banyaknya pesanan yang masuk ke perusahaan kami..
Akan tetapi kami tetap akan mengupayakan agar pesanan Saudara tetap bisa kami layani sampai akhir bulan ini apabila saudara berkenan.
Kami harap pesanan tersebut telah Saudara terima pada tanggal 20 Juli 2010 mendatang.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Drs. Singgih Mahadika
Manager Pemasaran
Administrasi Perkantoran 57 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
No. : 03/UN/LAM/VII/10 17 Juli 2010
Kepada :PT SENTOSA MAKMURJl. Rajawali No. 23Jakarta Barat
Hal : Pemberitahuan
Dengan hormat,
Dengan ini kami memberitahukan bahwa Undangan Rapat Saudara mengenai Evaluasi Pemasaran Triwulan keempat telah kami terima. Akan tetapi kami mohon maaf bahwa kami tidak dapat memenuhi undangan Saudara.
Mengingat pentingnya rapat yang Saudara selenggarakan maka kami akan mengutus wakil manager pemasaran kami untuk mengikuti rapat tersebut. Mengenai nama perwakilan kami yang akan datang adalah :
Nama : Zulfikar RamadhanJabatan : Wakil Manager Pemasaran
PT. Lenteng Agung Mandiri
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan .
Hormat kami,
Drs. Singgih MahadikaManager Pemasaran
Administrasi Perkantoran 58 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
No. : 04/PN/PJ/VII/10 18 Juli 2010
Kepada :Yth Bp. Thariq AzisManager Purchasing PT. BERKAH JAYABogor
Hal : Penawaran Pesawat televisi
Dengan hormat,
Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan theatre.
Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau khusus untuk televisi dengan ukuran di atas 14”.
Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%.
Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran
Lampiran : 1 lembar Brosur
Administrasi Perkantoran 59 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
No. : 5/PS/LAM/VII/10 22 Juli 2010
Kepada Yth. Ibu ZulaikhaManager KeuanganPT. Paper And ClipsJl. Bunga Teratai Km. 5Tangerang
Hal : Pemberitahuan Pembayaran
Dengan hormat,
Melalui surat ini kami memberitahukan kepada Saudara bahwa Nota dengan nomor 5570/V/2010 telah dibayar oleh bagian Keuangan kami sebesar Rp 5.000.000,- dari total Rp 10.000.000,- ( 50%) via BNI Cab. Cassablanca, sementara sisanya akan kami lunasi bulan Agustus 2010 mendatang.
Kami meminta maaf apabila kami hanya membayar sebesar 50% dari kewajiban sebenarnya. Hal ini dikarenakan penjualan kami sedang menurun beberapa bulan ini. Untuk itu kami memohon kebijaksanaan dari Saudara.
Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran
Lampiran : 1 lembar bukti transfer
Administrasi Perkantoran 60 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
No. : 6/UN/LAM/VII/10 25 Juli 2010
Kepada Yth. Akis Darmanto, SEMarketing ManagerCV. Utama JayaJakarta Utara
Hal : Undangan Rapat
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010Waktu : 10.00 – 12.00 WIBTempat : Ruang Rapat AAcara : Rapat Pengadaan Office Furniture
PT. Lenteng Agung Mandiri
Mengingat pentingnya acara ini kami harap Saudara dapat hadir tepat pada waktunya.
Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Singgih MahadikaManager Marketing
Lampiran : 1 lembar Daftar Acara
Administrasi Perkantoran 61 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
No. : 7/PN/LAM/VII/10 25 Juli 2010
Kepada :Ibu Indarti IrwanPT. One Two Three Jl. H.R Rasuna Said Kav. 1Jakarta Selatan
Hal : Permohonan Kerja Sama
Dengan hormat,
Bedasarkan surat Saudara tentang penawaran Event Organizer pada acara kegiatan perusahaan, kami tertarik untuk menggunakan EO pada acara HUT perusahaan kami pada bulan Oktober 2010.
Untuk merealisasikan hal tersebut kami harap pihak Saudara dapat datang ke kantor kami untuk memulai perencanaan kegiatan HUT perusahaan kami ini.
Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Singgih MahadikaManager Marketing
Lampiran : -
Administrasi Perkantoran 62 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
No. : 8/PN/LAM/VII/10 28 Juli 2010
Kepada :Bp. Chusnul YasserPT. TRITANUJakarta Barat
Hal : Permintaan Penawaran Teknisi
Dengan hormat,
Iklan Saudara pada harian Kompas tertanggal 5 Juli 2010 menarik perhatian kami dan kami tertarik untuk menggunakan jasa teknisi mesin fotocopy dari perusahaan Saudara.
Sehubungan dengan hal tersebut kami mengharapkan informasi yang lebih banyak tentang Jasa Teknisi tersebut terutama mengenai jasa apa saja yang dapat diberikan dan apa saja persyaratan untuk kerja samanya.
Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Singgih MahadikaManager Marketing
Lampiran : -
Administrasi Perkantoran 63 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
July,28th 2010
No. : 9/PN/LAM/VII/10
Kepada :MATARI TbkRasuna Said Kav. 78JAKARTA SELATAN
Dear Mrs Tan Mei Lan,
I know how hectic our lives get anda how easy it is to overlook little things. That is the reasonI am sending you this reminder. Our records show you account has a balance due US$ 500.
Would you please take a few minutes to take care of this matter ? If there are any problems, please let us know.
Thank you for your prompt attention.
Your Sincerely,
Drs. Singgih MahadikaMarketing Manager
Administrasi Perkantoran 64 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
July,30th 2010
No. : 10/PN/LAM/VII/10
Kepada :PT. INDO KREATIFJl. Otto Iskandar Dinata 55Bandung-Jawa Barat
Dear Mr Ilham,
Thank you for your interest in our company, we enclosing separately the literature and prices of our product which we think will serve your needs.
If there is any further information which we can inform, please feel free to write us again.
Your Sincerely,
Drs. Singgih MahadikaMarketing Manager
Administrasi Perkantoran 65 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]
I. PENILAIAN
LEMBAR PENILAIAN
MENYIMPAN DAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIP
No. Unsur Penilaian Perolehan Nilai KeteranganMaks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3
1. Persiapana. Langkah kerja 5b. Sikap kerja 10c. Penggunaan alat 10d. Keselamatan kerja 5
2. Proses kerjaa. Pemeriksaan
dokumen5
b. Mengindeks 10c. Memberi kode
pada arsip5
d. Menyortir Arsip 5e. Menyimpan Arsip 15f. Menemukan
kembali Arsip15
3. Hasil kerjaa. Arsip yang telah
disimpan sesuai dengan system yang ditentukan
10
b. Kode arsip yang tercantum dalam dokumen arsip
10
TOTAL 100
Administrasi Perkantoran 66 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PUSLATDIKJURJAKARTA SELATAN
JOB 3PENYUSUTAN DAN
RETENSI ARSIPKode :Waktu : 8 x 45 menit
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melaksanakan kegiatan ini siswa diharapkan dapat :
1. Menjelaskan pengertian jadwal retensi arsip
2. Menentukan jadwal retensi arsip
3. Memilih cara penyusutan arsip
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
ADM.PK02.013.01 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
C. PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktik ini siswa harus sudah terampil
1. Menangani Penerimaan Surat
2. Menangani Pengiriman Dokumen
3. Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen
4. Mengoperasikan perangkat lunak
5. Menggunakan peralatan kantor
Administrasi Perkantoran 67 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
D. PERALATAN DAN BAHAN
1. Dokumen surat
2. Mesin Scanner
3. Komputer
E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdo’a sebelum mulai bekerja
2. Menggunakan peralatan sesuai dengan prosedur operasional standar.
3. Menyimpan peralatan yang telah selesai digunakan pada tempatnya.
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari materi secara seksama. Tanyakan kepada guru/Instruktur bila ada
hal yang belum jelas.
2. Pahami perintah dengan teliti perintah yang diinstruksikan
3. Kerjakanlah instruksi yang diberikan sesuai dengan prosedurnya.
G. TEORI PENDUKUNG
Penyusutan Arsip
1. Pengertian
Penyusutan arsip menurut PP No. 34 tahun 1979 adalah kegiatan
pengurangan arsip melalui :
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan
dalam lingkungan intern organisasi
Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI
Administrasi Perkantoran 68 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Penyusutan arsip pada prakteknya dapat dilakukan dengan 3. cara :
1. Retensi
Penyusutan arsip yang dilakukan berdasarkan jadwal retensi
yang dimiliki oleh arsiparis, dimana setiap arsip akan dimusnahkan
atau dipindahkan apabila telah memasuki masa retensinya.
Hal ini sering dilaksanakan pada perusahaan yang mempunyai
bagian arsip tersendiri, yaitu perusahaan atau instansi yang
menggunakan pola kerja sentralisasi.
2. Periodik
Suatu penyusutan atau pemusnahan arsip berdasarkan jadwal
retensi yang telah dibuat atau berdasarkan pentingnya arsip. Hal ini
selalu dilakukan setahun sekali.
3. Per Proyek
Suatu penyusutan arsip tentang suatu proyek, apabila proyek
tersebut telah selesai maka semua arsip tersebut disusun berdasarkan
urutan tanggal (kronologis kemudian disatukan dengan tali atau box
untuk kemudian disimpan pada gudang arsip.
2. Tujuan Penyusutan arsip
Menjamin tersedianya informasi yang benar-benar berguna
Efisiensi dan efketifitas pengelolaan arsip
Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
3. Teknik Penyusutan
Berdasarkan Jadwal retensi arsip
Non jadwal retensi arsip
Administrasi Perkantoran 69 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip
Jadwal Retensi Arsip
Pengertian dan tujuan Jadwal Retensi
Retensi (retention) meliputi kegiatan-kegiatan mennilai kegunaan
suatu arsip bagi suatu kantor kemudian merencanakan sejauh mana arsip-
arsip dari suatu kantor dapat disimpan.
Tujuan dari jadwal retensi adalah :
- Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan.
- Penyimpanan semetara arsip-arsip yag tidak diperlukan bai
kepentigan administrasi.
- Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.
Prosedur penetapan jadwal retensi arsip
Prosedur penetapan jadwal retensi adalah sebagai berikut :
- Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan
masing-asing wajib memiliki Jadwal retensi Arsip. Jadwal retensi
tersbut ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara ataau
Badan-badan Pemerintahan asing-masing setelah mendapat
persetujuan dari Kepala Arsip Nasional
- Untuk menjaga objektivitas dlam menentukan kegunaan arsip.
Jadwal retensi disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat
yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan
instansinya masing-masing.
- Dalam melaksanakan tugasnya panitia tersebut peru
mendengarkan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan
Administrasi Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
Administrasi Perkantoran 70 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
- Rancangan jadwal retensi kearsipan yang merupakan hasil kerja
panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional
terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga
Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai jadwal retensi
arsip yang berlaku untuk lingkungan organisasinya.
- Untuk Jadwal retensi arsip pemerintahan daerah perlu terebih
dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.
Penyusunan Jadwal Retensi
Penentuan jangka waktu retensi arsip.
Kegiatan yang perlu dilakukan dalam menetnukan jangka waktu retensi
arsip meliputi kegiatan-kegiatan inventarisasi dan menilai kegunaan arsip.
1) Inventarisasi dilakukan dengan dengan tujuan untuk mencatat data
tentang nformasi arsip serta keterangan lain yang diperlukan untuk
memudahkan dalam menilai kegunaan arsip dengan tepat atas fungsi
dan kegiatan lainnya.
2) Menilai kegunaan arsip adalah penilaian atas informasi yang
terkandung dalam suatu arsip untuk memudahkan di dalam penentuan
jangka penyimpanannya.
Dalam menilai kegunaan arsip, hal-hal yang harus diperhatikan
diantaranya adalah :
1) Penilaian tidak hanya untuk menentukan tinggi rendahnya tingkat dan
lingkup kegunan arsip tetapi juga menilai frekuensi penggunaan baik
arsip aktif maupun arsip inaktif.
2) Penilaian diselenggarakan pada arsip-arsip dinamis dalam
hubungannya dengan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi
organisasi.
3) Penilaian harus memperhitungkan arti suber arsip itu sendiri.
Administrasi Perkantoran 71 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
4) Penilaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan seluruh dokkuentasi
dan organisasi yang bersangkutan.
5) Penilaian harus memperhitungkan kegunaan-kegunaan arsip dinlai
dari segi :
- Nilai guna administrasi
Kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk
menyelenggarakan kegiatan yang berlaku dari suatu organnisasi,
meliputi :
1) Asal-usul suatu organisasi yang mencakup pelaksanaannya
2) Organisasi, struktur, personalia, daftar pegawai, instruksi,
pedoman kerja.
3) Berkenaan dengan semua kebijakan organisasi.
- Nilai guna dokumentasi
Mengandung informasi atas suatu kegiatan
Berkaitan dengan hasil penelitian
Bahan publikasi dalam segala bentuk
- Nilai guna hukum
Mengandung pengertian arsip yang memberikan informasi yang
dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian di bidang hukum,
atau arsip yang mengandung hak dan kewajiban baik jangka
pendek atau jangka panjang dari pemerintah atau swasta, seperti
hak paten, Kontrak, Sewa beli.
- Nilai guna fiskal
Semua arsip yang memperlihatkan bagaimana uang diperoleh,
dibagikan diawasi dan dibelanjakan. Dengan kata lain arsip ini
adalah mengandung informasi tentang bahan pembuktian di
bidang keuangan.
Administrasi Perkantoran 72 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
- Nilai guna perorangan
Arsip yang memiliki data perorangan, antara lain:
1) Akte kelahiran, kematian, perkawinan
2) Arsip menyangkut riwayat hidup
3) Arsip menyangkut medis
4) Arsip menyangkut pekerjaan dan pendidikan
- Nilai guna pemeriksaan
Arsip yang mengandung informasi yang diperlukan untuk suatu
pemeriksaan seperti:
Masalah keuangan
Perpajakan
Surat penting
- Nilai guna penunjang
Arsip yang berisi informasi yang dipergunakan sebagai bahan
penunjang dari dokumen utama.
Seperti ;
Surat keterangan, Laporan keuangan, data penjualan.
- Nilai guna penelitian/Sejarah
Sebagai penelitian ilmiah dalam segala hal termasuk data statistik
atau finansial.
Jenis Arsip
Arsip Vital
Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapa digantikan kembali
apabila dimusnahkan. Arsip ini bersifat abadi.
Contoh : akte perusahaan
Administrasi Perkantoran 73 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Arsip Penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganikan dengan biaya yang
tinggi dan lama. Arsip ini disimpan antara 5 s.d. 25 tahun.
Contoh : Arsip keuangan
Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat digantikan dengan biaya yang
rendah. Disimpan selama 2 tahun dalam aktif file dan 10 tahun pada
inaktif file.
Contoh : Surat pesanan
Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan setelah dipakai. Paling lama disimpan selama
3 bulan pada arsip aktif.
Contoh : Surat undangan rapat
Bentuk Jadwal Retensi
JADWAL RETENSI ARSIP
Pokok Perincian
Jangka
waktu
penyimpanan
Nilai
Sementara Permanen
Administrasi Perkantoran 74 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran 75 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Contoh
JADWAL RETENSI ARSIP
Pokok Perincian
Jangka
waktu
penyimpanan
Nilai
Sementara Permanen
Hukum
Kepega-
waian
Keuangan
Produk
hokum
Rekruitmen
Kenaikan
pangkat
Kas
1. Peraturan
perundanga
n yang
mengatur
instansi
1.Lamaran
2.Seleksi
1.Usulan
2.Ujian
kenaikan
pangkat
1.Kas
Umum
Aktif …… tahun
Inaktif …. tahun
Aktif …… tahun
Inaktif …. Tahun
Aktif …… tahun
Inaktif …. Tahun
Aktif …… tahun
Inaktif …. Tahun
Aktif …… tahun
Inaktif …. Tahun
Aktif …… tahun
Inaktif …. Tahun
Teknik penyusutan berdasarkan jadwal retensi arsip
Pemindahan :
- Pemeriksaan arsip
berdasarkan jadwal
retensi arsip
- Pendaftaran arsip
yang dipindahkan
- Penataan
- Pembuatan Berita
Acara
- Pelaksanaan
Administrasi Perkantoran 76 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Pemusnahan :
- Pemeriksaan arsip
berdasarkan jadwal
retensi arsip
- Pendaftarn daftar
arsip yang dimusnahkan
- Penilaian,
persetujuan dan
pengesahan
- Pembuata Berita
Acara Pemusnahan
- Pelaksanaan
Penyerahan arsip
- Pemeriksaan dan pennilaian
- Pendaftaran daftar arsip yang diserahkan
- Pembuatan BAP
- Pelaksanaan
Pemindahan arsip inaktif
Pemindahan arsip inaktif dapat berjenjang :
- Pemindahan dari central file di unit pengolah ke pusat arsip unit
arsip kearsipan II.
- Pemindahan arsip dari pusat arsip kearsipan II ke pusat arsip
unit kearsipan I (Departemen)
Administrasi Perkantoran 77 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Teknik pemindahan arsip inaktif
Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengola dan atau
unit kearsipan.
Pemusnahan arsip di unit pengoah dilaksanakan terhadap arsip
yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak emiliki retensi inaktif
dengan nasib akhir musnah (pada umumya memiliki jangka simpan
kurang dari 2 tahun ).
Pemusnahan arsip di unit kearsipan dlaksanakan terhadap arsip
yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.
Administrasi Perkantoran 78 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
PENYIMPANAN
PENERIMAAN
PEMERIKSAAN
melakukan
UNIT KEARSIPAN
PEMINDAHAN
PENATAAN FISIK
PENDAFTARAN
PEMERIKSAAN
melakukan
Jadwal Retensi ArsipLihat kolom aktif
UNIT PENGOLAH
Berita Acara dan daftar
Teknik Penyusutan Arsip tidak berdasarkan Jadwal retensi arsip
1. Penelitian (arsip, sistem, organisasi)
2. Penyusunan juknis penataan dan penyusutan
3. Sortir/pemilahan
4. Rekonstruksi ( azas provenence dan original order)
5. Pendaftaran /deskripsi arsip
6. Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip
7. Penomoran dan penataan fisik
8. Penyusunan daftar sementara
9. Penilaian dan seleksi
10. Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah
11. Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)
Teknik penyusutan (Arsip Non Jadwal Retensi Arsip)
1. Pelaksanaan pembenahan arsip
2. Penilaian arsip
3. Penyusunan daftar arsip (Daftar arsip yang disimpan /usul
musnah/diserahkan)
4. Pelaksanaan penyusutan (Berita acara musnah/serah)
5. Perencanaan pembenahan arsip
Tujuan dan metode pemindahan
Tujuan :
1. Adanya efisiensi dalam penyimpanan dan penemuan kembali
arsip aktif
2. Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif.
3. Mengurangi biaya perawatan
Metode
Administrasi Perkantoran 79 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
1. Secara rutin / berulang (perpectual method); begitu arsip selesai
(closed) langsung dipindah
2. Secara periodik (Periodic method) : dilakukan sekali atau dua kali
dalam setahun atau pada tengah /akhir tahun.
Perencanaan pembenahan arsip
Survey
- Non Arsip
Struktur orgranisasi
Sistem kearspan (penataan)
- Arsip
Unit kerja, lokasi arsip, asal arsip, kondisi ruangan, kondisi
arip, media, voume, periode, sistem penataan, jalan masuk.
Penyusunan daftar ikhtisar arsip; sebagai dasar penyusunan
proposal pebenahan arsip
Penyusunan proposal pembenahan arsip
Sistematika proposal pembenahan arsip
1. Pendahuluan
2. Hasil yang direncanakan
3. Kegiatan
4. Biaya
5. Pelaksanaan
6. Jadwal pelaksanaan
Pelaksanaan pembenahan arsip
1. Identifikasi arsip
2. Pengaturan kembali Arsip/rekonstruksi
3. Pendeskripsian arsip
Administrasi Perkantoran 80 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
4. Pengelompokan karti deskripsi dan penomoran definitive
5. Penataan fsisik arsip dan peomoran definitive
6. Penyusunan PDA sementara
Identifikasi arsip dan rekonstruksi
Idetifikasi : tugas dan fungsi orgnaisasi, sistem kearsipan
Rekonstruksi : pemilahan, menata item-item kedalam file
Menata file-file ke dalam series
Penomoran definitive dan penataan fisik arsip
1. Pembuatan skema pengaturan arsip
Kegiatan membuat bagan/skema arsip yang digunakan sebagai
dasar pengelompokan kartu-kartu
2. Pengelompokan dan penomoran definitive kartu deskripsi
Kegiatan mengelompokan kartu-kartu dekripsi berdasarkan skema
yang telah dibuat dan memberikan no definitive kartu-kartu
tersebut sebagai pengganti nomor seentara.
3. Penataan dan penomoran definitive fisik arsip
Kegiatan menata fisk arsip sesuai dengan hasil pengelompokan
kartu deskripsi yang telah mempunyai nomor definitive dan
meberikan nomor definitive pada fisk arsip.
4. Penyusunan Daftar Pemusnahan arsip
Kegiatan menuangkan hasil deskripsi ke dalam daftar pemusnahan
arsip
H. Latihan
1. Identifikasi semua arsip dari perusahaan PT Lenteng Agung Mandiri
2. Hitung nilai arsip dari semua aspek. Lalu akukan perhitungan masa simpan
arsip
3. Buatlah daftar retensi dari arsip-arsip tersebut
Administrasi Perkantoran 81 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
4. I. PENILAIAN
LEMBAR PENILAIAN
MEMBUAT JADWAL RETENSI ARSIP
No. Unsur Penilaian Perolehan Nilai KeteranganMaks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3
1. Persiapana. Langkah kerja 5b. Sikap kerja 10c. Penggunaan alat 10d. Keselamatan kerja 5
2. Proses kerjaa. Arsip diidentifikasi
secara tepat15
b. Masa simpan arsip diperhitungkan berdasarkan nilai guna arsip
15
c. Jadwal retensi dibuat sesuai dengan nilai guna arsip
10
3. Hasil kerjaa. Jadwal retensi arsip
disusun secara tepat15
b. Masa simpan arsip ditentukan secara tepat
15
TOTAL 100
Administrasi Perkantoran 82 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
i.
PUSLATDIKJURJAKARTA SELATAN
JOB 4PENYIMPANAN ARSIP
ELEKTRONIKKode :Waktu : 8 x 45 menit
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melaksanakan kegiatan ini siswa diharapkan dapat :
1. Mengenal system penyimpanan arsip secara elektronik
2. Mengidentifikasi langkah penyimpanan file secara elektronik dengan
menggunakan computer
3. Membuat susunan folder sesuai dengan system penyimpanan yang
ditentukan
4. Menggunakan mesin pemindai dokumen atau scanner untuk mengolah
dokumen.
5. Mengorganisasikan file hasil pemindaian ke dalam folder-folder yang
dibuat.
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
ADM.PK02.013.01 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
C. PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktik ini siswa harus sudah terampil
1. Menangani Penerimaan Surat
2. Menangani Pengiriman Dokumen
3. Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen
4. Mengoperasikan perangkat lunak
5. Menggunakan peralatan kantor
Administrasi Perkantoran 83 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
D. PERALATAN DAN BAHAN
1. Dokumen surat
2. Mesin Scanner
3. Komputer
E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdo’a sebelum mulai bekerja
2. Menggunakan peralatan sesuai dengan prosedur operasional standar.
3. Menyimpan peralatan yang telah selesai digunakan pada tempatnya.
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari materi secara seksama. Tanyakan kepada guru/Instruktur bila ada
hal yang belum jelas.
2. Pahami perintah dengan teliti perintah yang diinstruksikan
3. Kerjakanlah instruksi yang diberikan sesuai dengan prosedurnya.
G. TEORI PENDUKUNG
1. System Penyimpanan elektronik (Elektronic Filing System)
System penyimpanan elektronik adalah system penyimpanan
dokumen menggunakan media komputer sebagai media penyimpan dan
mesin scanner sebagai alat untuk memindai dokumen yang akan disimpan
secara elektronik.
Tempat penyimpanan dalam media komputer disebut folder. Folder
merupakan suatu ruangan atau tempat yang dapat digunakan sebagai
media penyimpan dokumen secara terorganisir atau dikelompokan.
Penyimpanan arsip dengan menggunakan elektronik berguna untuk
lebih menghemat tempat penyimpanan arsip dan memudahkan pencarian
kembali arsip.
Administrasi Perkantoran 84 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Langkah-langkah penyimpanan arsip dengan menggunakan media
komputer :
a. Menyiapkan dan mengorganisasikan atau mengklasifikasikan program
yang akan digunakan. Buatlah folder dan beri nama sesuai dengan
dokumen yang akan disimpan
b. Siapkan dokumen yang akan disimpan secara elektronik
c. Scan atau pindai dokumen tersebut, hasil pemindaian akan muncul
dalam aplikasi scanner berupa file dalam bentuk pdf yang tidak bisa
diubah.
d. Pindahkanlah file hasil scaning dalam bentuk pdf tersebut ke dalam
folder sesuai dengan klasifikasinya
2. Menyiapkan Directory dan Membuat folder
a. Klik kanan mouse pada menu start
b. Klik menu explore
Administrasi Perkantoran 85 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Klik Explore
Klik kanan menu start
c. Klik pada directory dimana kita akan membuat folder
d. Klik kanan mouse
e. Klik new
f. Klik Folder
Administrasi Perkantoran 86 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Klik Directory tempat untuk membuat folder
g. Ketik nama folder tekan tobol enter
Administrasi Perkantoran 87 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
h. Klik folder yang sudah dibuat
i. Klik kanan mouse
j. Klik new
k. Klik folder
l. Ketik nama sub folder
3. Menyiapkan dan Mengelompokan Dokumen
Langkah selanjutnya seteah mengorganisasikan folder pada
komputer yang akan digunakan sebagai tempat penyimpanan file adalah
menyiapkan dokumen atau arsip yang akan disimpan didalamnya.
Dokumen atau arsip dalam bentuk lembaran disiapkan dan
dikelompokan berdasarkan klasifikasinya sesuai dengan sistem
Administrasi Perkantoran 88 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Susunan folder dan sub folder yang dibuat
penyimpanan yang digunakan. Setelah itu dilakukan proses pemindaian
dokumen.
Dari proses pemindaian tersebut akan didapatkan hasil berupa file
digital didalam komputer. File-file dokumen tersebut disimpan dalam
folder yang telah disiapkan
4. Melakukan proses pemindaian (Scaning)
a. Siapkan komputer yang sudah terhubung dengan mesin scan
b. Letakkan dokumen dalam tray mesin scan
c. Tutup mesin scan
Administrasi Perkantoran 89 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran 90 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
d. Lakukan proses scan dengan cara menekan tombol scan
atau proses sebagai berikut :
- Klik Menu Start, Klik All Program, Klik scan
- Tentukan jenis dokumen yang akan dipindai dan disimpan
- Klik can
Administrasi Perkantoran 91 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
- Ketik nama file yang discan
- Tunggu sampai dokumen yang akan dipindai muncul dilayar
monitor
- Jika tampilan sudah muncul, klik scan atau Accept
Administrasi Perkantoran 92 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
- Tunggu sampai proses pemindaian dokumen selesai.
e. Mesin scan akan memulai proses pemindaian
f. File dari dokumen yang dipindai/discan akan muncul di folder My
Document Sub Folder My Scan
g. Pindahkan File tersebut dengan cara copy paste pada folder yang telah
ditentukan
H. Latihan
1. Buatlah folder untuk menyimpan file dengan struktur sebagai berikut :
PT LENTENG AGUNG MANDIRI
SURAT MASUK
Penawaran
Pengiriman barang
Permintaan penawaran
Pesanan
Tagihan
Undangan
Administrasi Perkantoran 93 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran 94 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
SURAT KELUAR
Kerjasama
Penawaran
Pengiriman barang
permintaan penawaran
Pesanan
Tagihan
Undangan
2. Setelah membuat folder, masukanlah file dengan pengaturan sebagai
berikut :
- File berjenis pdf adalah file yang dihasilkan dari proses scaning
surat masuk. Maka simpan pada folder surat masuk sesuai dengan
subyek masing-masing.
- File berjenis doc adalah file dokumen dalam Microsoft word
berisi surat yang diketik dari PT Lenteng Agung Mandiri untuk
dikirimkan pada instansi lain. Maka simpan dalam folder surat
keluar sesuai dengan subyek masing-masing.
Administrasi Perkantoran 95 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan
I. PENILAIAN
LEMBAR PENILAIAN
MENYIMPAN ARSIP DIGITAL
No. Unsur Penilaian Perolehan Nilai KeteranganMaks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3
1. Persiapana. Langkah kerja 5e. Sikap kerja 10f. Penggunaan alat 10g. Keselamatan kerja 5
2. Proses kerjad. Folder dibuat sesuai
prosedur15
e. Folder dibuat dengan susunan yang benar
15
f. Dokumen surat disimpan dalam folder yang sesuai
10
3. Hasil kerjac. Folder
penyimpanan yang tersusun secara sistematis
15
d. Surat yang tersimpan dalam folder masing-masing
15
TOTAL 100
Administrasi Perkantoran 96 PUSLATDIKJUR
Jakarta Selatan