[utama] monitoring dan evaluasi pengadaan barang jasa pemerintah

KATA PENGANTAR

odul Monitoring dan Evaluasi Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah ini telah berhasil disusun Mberkat kerjasama CPPR MEP UGM dengan

Kemitraan Jakarta. Modul ini ditujukan untuk memberikan

pemahaman awal mengenai konsep monitoring dan evaluasi

dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, sehingga bisa

dikatakan materi yang ada didalamnya masih sangatlah umum.

Modul ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu

adanya saran dan masukan akan sangat membantu dalam

menyempurnakan isi dari modul ini. Saran dan masukan

tersebut dapat dialamatkan ke [email protected] dan atas

segala masukannya, kami sampaikan terima kasih.

Yogyakarta, 6 Februari 2012

Tim Penulis Modul CPPR

BAB IGAMBARAN UMUM MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

BAB IIRUANG LINGKUP MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

A. Sekilas Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

B. Pengertian Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

C. Tujuan Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

D. Fungsi dan Peran Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

E. Manfaat Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

A. Ruang Lingkup Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

1

5

6

8

8

2

1

7

B. Pihak-Pihak dalam Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

A. Penyusunan Program Kerja Monitoring & Evaluasi

B. Pembuatan Indikator Pencapaian Program Monitoring & Evaluasi

C. Penerapan Program Monitoring dan Evaluasi

D. Evaluasi Program Monitoring dan Evaluasi

A. Isu-Isu Terkini Monitoring dan Evaluasi

B. Program Pengadaan Proaktif

C. Penanganan Kompleksitas dalam Pengadaan

BAB IIIRUANG LINGKUP MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

BAB IVSTRATEGI PENGEMBANGAN MONITORING DAN EVALUASI

18

27

36

40

42

18

42

40

34

10

DAFTAR ISI MODUL MONITORING DAN EVALUASIPENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

A. Pengertian E-Monev

B. Tujuan dan Manfaat E-Monev

C. Prinsip-Prinsip E-Monev

D. Prosedur Kerja E-Monev

E. Penutup

BAB VE-MONEV PENGADAAN

60

61

63

60

62

65

DAFTAR ISI MODUL MONITORING DAN EVALUASIPENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

BAB 1Gambaran Umum Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Sekilas Tentang Pengadaan Barang/Jasa PemerintahA

Filosofi dan Tujuan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah1

Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah relatif berbeda dengan swasta.

Perbedaan yang paling mendasar adalah dalam hal pembiayaannya. Seluruh

pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai oleh APBN/APBD, baik

sebagian ataupun keseluruhan, harus mengacu pada Peraturan Presiden

Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 yang berlaku mulai 1 Januari 2011.

Menurut Peraturan Presiden tersebut, pengadaan barang/jasa adalah kegiatan

untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja

Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan

kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh

barang/jasa. Tujuan pengadaan barang atau jasa adalah untuk memperoleh

barang atau jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah yang

cukup, dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam

waktu dan tempat tertentu, secara efektif dan efisien, menurut ketentuan dan

proses yang berlaku atau dengan kata lain memperoleh barang dengan

memenuhi kriteria 6 T yaitu : tepat kualitas, tepat waktu, tepat harga, tepat

prosedur, tepat jenis, tepat jumlah.

Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah2

Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah terdapat prinsip-prinsip yang tidak

tercakup dalam pengadaan barang/jasa di sektor swasta yang biasanya hanya

menekankan pada sisi efisiensi dan efektifitas. Menurut Perpres 54/2010,

prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah adalah:

Efisien

Efektif

Transparan

Terbuka

Bersaing

Adil/Tidak diskriminatif

Akuntabel

1

2

3

4

5

6

7

Pengertian Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa PemerintahB

Pengertian Monitoring Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah1

Secara umum dapat diartikan sebagai fungsi manajemen yang dilakukan pada

saat kegiatan sedang berlangsung mencakup aspek-aspek antara lain:

penelusuran pelaksanaan kegiatan dan keluarannya

(fokus pada input, proses, dan output)

pelaporan tentang kemajuan

identifikasi masalah-masalah pengelolaan dan pelaksanaan

Monitoring dapat juga diartikan sebagai proses pengumpulan dan analisis

informasi (berdasarkan indikator yang ditetapkan) secara sistematis dan

kontinu tentang kegiatan program sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi

untuk penyempurnaan program itu selanjutnya.

Dikutip dari slide “Konsep Monitoring dan Evaluasi” oleh Dr. Dadang Solihin

(www.dadang-solihin.blogspot.com)

Dikutip dari slide “Monitoring dan Evaluasi Proyek” oleh Dr. Harry Hikmat

(www.perencanaan.depsos.go.id)

1

2

1

2

CPPR-MEP UGM -- Kemitraan1 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan 2

MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAHMODUL 1

Melakukan penjaminan kualitas terhadap suatu produk (barang/jasa) biasanya

mudah dilakukan, namun tidak demikian jika produk yang dimaksud adalah

hasil-hasil pengawasan (monitoring). Menurut Anda, apa yang dimaksud

dengan pernyataan tersebut?

2

Latihan (Kasus):

Pengertian Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah2

Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD)

mendefinisikan evaluasi sebagai:

proses menentukan nilai atau pentingnya

suatu kegiatan, kebijakan, atau program

sebuah penilaian yang obyektif dan sistematik terhadap

sebuah intervensi yang direncanakan, sedang berlangsung

ataupun yang telah diselesaikan

Evaluasi dapat juga dijelaskan sebagai proses penilaian pencapaian tujuan dan

pengungkapan masalah kinerja program untuk memberikan umpan balik bagi

peningkatan kualitas kinerja program.

Proses evaluasi terhadap kualitas pengadaan barang/jasa pemerintah jika

dilaksanakan secara tepat dapat melahirkan rekomendasi-rekomendasi yang

bermanfaat untuk pihak-pihak yang melakukan monitoring & evaluasi. Dengan

banyaknya pihak-pihak yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan,

bagaimanakah tumpang tindih monitoring & evaluasi bisa diminimalkan?

Mengapa tumpang tindih monitoring & evaluasi sulit dihilangkan?2

Latihan (Kasus):

Disarikan dari www.oecd.org/ yang dikutip dalam www.dadang-solihin.blogspot.com

Dikutip dari slide “Monitoring dan Evaluasi Proyek” oleh Dr. Harry Hikmat

(www.perencanaan.depsos.go.id)

3

4

4

3

Perbedaan Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah3

3

Aspek Monitoring Evaluasi

Tujuan Menilai kemajuan pelaksanaan

program yang sedang berjalan

Memberikan gambaran pada

suatu waktu tertentu

mengenai suatu program

Fokus · Akuntabilitas

penyampaian input

program

· Dasar untuk aksi

perbaikan

· Penilaian keberlanjutan

program

· Akuntabilitas

penggunaan sumber

daya

· Pembelajaran tentang

hal-hal yang dapat

dilakukan lebih baik di

masa yang akan

datang

Cakupan · Apakah pelaksanaan

sesuai dengan

rencana?

· Apakah terdapat

penyimpangan?

· Apakah penyimpangan

tersebut dapat

dibenarkan?

· Relevansi

· Keberhasilan

· Efektifitas biaya

· Pembelajaran

Waktu

Pelaksanaan

Dilaksanakan terus menerus

atau secara berkala selama

pelaksanaan program

Umumnya dilaksanakan pada

pertengahan atau akhir

program

Tabel 1: Perbedaan Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Sumber: www.dadang-solihin.blogspot.com



Sumber: www.perencanaan.depsos.go.id

KONDISI

AWAL (PRE-

EXISTING

CONDITIONS)

KOMPONEN

PROYEK

MASUKAN

AKTIVITAS

FAKTOR EKSTERNAL

KELUARAN

(OUTPUTS)

MANFAAT

(OUTCOMES)

DAMPAK

(IMPACTS

) +/-

FAKTOR INTERNAL

UMPAN BALIK

Tujuan Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa PemerintahC

Tujuan Umum Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah1

Tujuan monitoring dan evaluasi dapat dilakukan melalui pengidentifikasian hal-

hal sebagai berikut:

Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan

yang dilaksanakan telah

sesuai dengan rencana

Mengidentifikasi masalah

yang timbul agar langsung

dapat diatasi

Melakukan penilaian apakah

pola kerja dan manajemen

yang digunakan sudah tepat

untuk mencapai tujuan program

Tujuan Khusus Monitoring dan Evaluasi Pengadaan2

Modul ini disusun untuk memenuhi materi pembelajaran pada workshop

monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan jasa pemerintah. Secara

spesifik, tujuan monitoring dan evaluasi sejak tahap perencanaan sampai

penyerahan barang/jasa untuk para pihak yang terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung adalah sebagai berikut:

Mengetahui kaitan antara

kegiatan dengan tujuan

untuk memperoleh

ukuran kemajuan

Menyesuaikan kegiatan dengan

lingkungan yang berubah,

tanpa menyimpang dari tujuan

Membantu penanggung jawab

program untuk dapat membuat

laporan pertanggungjawaban

dengan lebih baik, informatif,

dan beretika (tujuan etis)

Sebagai dasar informasi untuk

pembuatan keputusan,

apakah program layak

untuk dilanjutkan, perlu direvisi

ataupun dihentikan

(tujuan keputusan)

Fungsi dan Peran Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa PemerintahD

Merancang pembagian keuangan

dan sumber daya manusia

secara lebih efektif dan efisien

untuk tiap-tiap program,

baik yang baru direncanakan

maupun yang telah berjalan

(tujuan manajerial)

Mendidik dan memotivasi

penanggung jawab program

dan mitra kerja melalui

pemahaman terhadap proses

dan tujuan yang telah ditetapkan

sebelumnya

(tujuan pendidikan dan motivasi)



5

5

Monitoring dan evaluasi dapat digunakan sebagai pembelajaran dari apa yang

telah dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan, dengan memfokuskan

pada:



6

Efisiensi: menggambarkan bahwa pemanfaatan input

telah sesuai dengan output yang dihasilkan

Efektifitas: ada ukuran apakah suatu kegiatan

telah mencapai tujuan yang diterapkan

Impact: menggambarkan apakah yang telah dilakukan

memberikan perbedaan terhadap masalah yang ingin diselesaikan

Berikut adalah gambar model aplikasi dari peran sistem monitoring & evaluasi

pengadaan barang/jasa pemerintah tersebut.

Gambar 1: Model Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

6



Manfaat Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa PemerintahE

Bagi penanggung jawab program1

Sebagai salah satu fungsi

manajemen yaitu pengendalian

Sebagai bentuk

pertanggungjawaban

(akuntabilitas) kerja

Untuk meyakinkan

pihak-pihak yang

berkepentingan

Membantu penentuan

langkah-langkah yang berkaitan

dengan kegiatan proyek

selanjutnya

Sebagai dasar untuk

melakukan monitoring

dan evaluasi selanjutnya

Bagi pengelola program2

Membantu untuk mempersiapkan laporan

dalam waktu yang singkat

Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki

dan menjaga kinerja yang sudah baik

Sebagai dasar (informasi) yang penting

untuk melakukan evaluasi program

BAB IIRuang Lingkup Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Ruang Lingkup Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa PemerintahA

Tahap Perencanaan (ex-ante)1

Pengendalian kualitas pengadaan semestinya sudah dilakukan sejak tahap

perencanaan yang dilakukan oleh PA/KPA, khususnya terkait dengan kualitas

dalam pemilihan/penentuan:



7

pelaksana pengadaan

(PPK, Pejabat Pengadaan, Panitia/ Pejabat

Penerima Hasil Pekerjaan)

pemenang pelelangan/seleksi

tim juri/ahli untuk pengadaan melalui sayembara/kontes

Hal ini dilakukan untuk memastikan kualitas barang/jasa sejak dini melalui

pemilihan pihak dan strategi pengadaan yang tepat.

7



Tahap Pelaksanaan (on-going)2

Tahap ini dilaksanakan pada saat pengadaan dimulai hingga penyerahan

barang/jasa tersebut. Terdapat beberapa pihak yang terkait dengan

pelaksanaan pengadaan secara langsung, yaitu PPK, ULP/Pejabat

Pengadaan, dan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Dalam

melaksanakan tugasnya, ULP/Pejabat Pengadaan dibantu oleh LPSE untuk

menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara

elektronik. Pada tahap ini, monitoring dan evaluasi akan difokuskan pada kinerja

keempat pihak tersebut.

Tahap Pasca-Pelaksanaan (ex-post)3

Monitoring dan evaluasi pada tahap ini dilaksanakan setelah barang/jasa

diserahkan, untuk melihat apakah output tersebut menghasilkan dampak

(outcome) sesuai yang diharapkan. Terdapat tiga hal yang akan dinilai pada

tahap ini, yaitu:

efisiensi (keluaran dan hasil dibandingkan masukan),

efektifitas (hasil dan dampak terhadap sasaran), ataupun

manfaat (dampak terhadap kebutuhan) dari suatu program

Dalam tahap ini, outcome di bidang pengadaan bukan lagi menjadi tanggung

jawab pihak pelaksana pengadaan, karena tanggung jawab pelaksana

pengadaan hanya sampai saat output diserahkan. Pelaksana pengadaan

tidak bertanggung jawab atas keluhan atau penolakan yang muncul dari

masyarakat atas suatu proyek pengadaan yang mungkin tidak terlalu

dibutuhkan oleh masyarakat ketika monitoring dan evaluasi dilakukan.

Disinilah peran APIP (Aparat Pengawasan Intern Pemerintah) dalam

menjembatani hubungan antara pihak pelaksana pengadaan dengan

masyarakat untuk memastikan bahwa pengadaan yang dilakukan memang

ditujukan untuk kepentingan publik.

Pihak-pihak dalam Monitoring & Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa PemerintahB

Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP)1

Menurut Permenpan Nomor: PER/05/M.PAN/03/2008, Aparat Pengawasan

Intern Pemerintah merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas

pokok dan fungsi melakukan pengawasan. Dalam Permenpan tersebut juga

diatur mengenai dua (2) tugas dan tanggung jawab utama oleh APIP terkait

dengan monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu

fungsi pemantauan dan evaluasi. Pemantauan adalah proses penilaian

kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Sementara, evaluasi merupakan rangkaian kegiatan

membandingkan hasil/prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau

norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang

mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai

tujuan. Berikut adalah sekilas tugas dan tanggung jawab dari keempat lembaga

fungsional APIP tersebut.

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang bertanggung jawab kepada Presidena

Sesuai dengan Pasal 52, 53 dan 54 Keputusan Presiden Republik

Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,

Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah

Non Departemen, BPKP mempunyai tugas melaksanakan tugas

Pemerintahan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berikut adalah tugas pokok dan fungsi dari BPKP terkait dengan proses

monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah:

Merencanakan program monitoring & evaluasi dengan

menentukan lingkup monitoring & evaluasi terlebih dulu

Melakukan pembagian tugas dan pemisahan fungsi

dalam program monitoring & evaluasi

Melaksanakan program monitoring & evaluasi

dengan menyertakan dokumentasi dan laporan

hasil monitoring & evaluasi



Inspektorat Jenderal (Itjen)/Inspektorat Utama (Ittama)/ Inspektorat yang bertanggung jawab kepada Menteri/ Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND)

b

Tugas dan fungsi itjen bervariasi antar kementerian. Namun pada

umumnya, inspektorat jenderal menyelenggarakan fungsi pengawasan

dan pemeriksaan atas pelaksanaan kegiatan administrasi umum,

keuangan, dan kinerja; pelaporan hasil pengawasan dan pemeriksaan,

serta pemberian usulan tindak lanjut temuan pengawasan dan

pemeriksaan; pemantauan dan evaluasi atas tindak lanjut temuan

pengawasan dan pemeriksaan; serta pengembangan dan

penyempurnaan sistem pengawasan. Pengawasan tersebut dilakukan

terhadap semua pelaksanaan tugas unsur kementerian agar dapat

berjalan sesuai dengan rencana dan berdasarkan kebijakan menteri dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku, baik yang bersifat rutin

maupun tugas pembangunan. Berikut adalah fungsi dan peran

inspektorat jenderal secara umum dalam monitoring dan evaluasi

pengadaan barang/jasa pemerintah:

Melaksanakan pengendalian atas monitoring & evaluasi

yang telah dilakukan dengan melakukan pemantauan

secara berkala terhadap tindak lanjut

atas rekomendasi yang telah diberikan

Melakukan pengendalian kualitas pasca dilakukannya

monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah

Menyelenggarakan pengawasan intern terhadap

akuntabilitas keuangan negara yang mendukung tata kelola

kepemerintahan yang baik dan bebas KKN

Membina penyelenggaraan

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

Mengembangkan kapasitas pengawasan intern pemerintah

yang profesional dan kompeten

Menyelenggarakan sistem dukungan pengambilan keputusan

yang andal bagi presiden/pemerintah

Mendorong ketaatan terhadap peraturan

perundang-undangan di bidang keuangan

melalui pengujian dan konsultasi;

Mendorong efisiensi dan efektivitas pengelolaan

tugas pokok Kementerian Keuangan melalui evaluasi,

koordinasi, de-bottlenecking, dan perbaikan kebijakan

(policy recommendation);

Mendorong terwujudnya akuntabilitas yang tinggi terhadap

pengelolaan keuangan melalui dukungan penyelenggaraan

akuntansi dan pelaporan keuangan;

Mengawal reformasi birokrasi melalui monitoring dan evaluasi;

Mengawal disfunctional behavior aparat

Kementerian Keuangan melalui surveillance dan investigasi;

Mempromosikan Good Governance dan Clean Government

di jajaran Kementerian Keuangan

Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI

yang dilaksanakan oleh BPK-RI bersama dengan

Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan

kementerian terkait

Pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPKP

yang dilaksanakan oleh BPKP Pusat dan BPKP Perwakilan

bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait

di lingkungan kementerian terkait

Pemantauan pelaksanaan tindak lanjut hasil audit

Inspektorat Jenderal Kementerian terkait

Evaluasi laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

(LAKIP) di lingkungan kementerian terkait

Evaluasi sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP)

di lingkungan kementerian terkait



Inspektorat Pemerintah Provinsi yang bertanggung jawab kepada Gubernurc

Inspektorat pemerintah provinsi mempunyai tugas pokok membantu

Gubernur dalam melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan

Pemerintah Daerah. Menurut Permendagri No. 64 Tahun 2007,

Inspektorat provinsi mempunyai tugas melakukan pengawasan terhadap

pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah provinsi, pelaksanaan

pembinaan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah kabupaten/kota

dan pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah kabupaten/kota.

Dalam permendagri tersebut, disebutkan pula bahwa Inspektorat provinsi

juga menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut:

perencanaan program pengawasan

perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan

pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan

mendorong terwujudnya Tata Kelola Pemerintahan yang baik

serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN;

mendorong Terwujudnya Pelayanan Publik yang Prima;

menunjang Tertib Administrasi Pemerintahan Daerah

Inspektorat Pemerintah Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab kepada Bupati/Walikotad

Inspektorat pemerintah kabupaten/kota mempunyai tugas pokok

membantu Bupati/Walikota dalam melaksanakan pengawasan terhadap

penyelenggaraan Pemerintah Daerah/Kota. Menurut Permendagri No.

64 Tahun 2007, Inspektorat Daerah/Kota mempunyai tugas melakukan

pengawasan terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah

kabupaten/kota, pelaksanaan pembinaan atas penyelenggaraan

pemerintahan desa dan pelaksanaan urusan pemerintahan desa.

Sama seperti Inspektorat Provinsi, dalam permendagri tersebut juga

disebutkan bahwa Inspektorat kabupaten/kota juga menyelenggarakan

fungsi-fungsi berupa:

perencanaan program pengawasan

perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan

pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan

penilaian tugas pengawasan

Melakukan upaya Pengawasan dan Pembinaan Aparatur

untuk meniadakan perilaku koruptif di lingkungan

Pemerintah Daerah.

Meningkatkan kontribusi Aparatur di bidang Pengawasan.

Meningkat partisipatif Aparatur dalam penyelesaian

Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan.

Meningkatkan Sumber Daya Manusia Aparatur Pengawasan.

Meningkatkan kualitas sistem Pengawasan.

Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran2

PA (Pengguna Anggaran) adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan

anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau pejabat

yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/APBD. Sementara KPA

(Kuasa Pengguna Anggaran) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk

menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan

APBD.

Menurut Perpres 54/2010, PA memiliki tugas dan kewenangan dalam

pengadaan barang dan jasa pemerintah, sebagai berikut:

Menetapkan Rencana Umum Pengadaan

Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan

paling kurang di website K/L/D/I

Menetapkan PPK

Menetapkan Pejabat Pengadaan

Menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan;

Menetapkan:

pemenang pada Pelelangan atau penyedia pada

Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai

diatas Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau

1



pemenang pada Seleksi atau penyedia pada Penunjukan

Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultasi

dengan nilai diatas Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar

rupiah).

2

Mengawasi pelaksanaan anggaran

Menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan

Menyelesaikan perselisihan antara PPK dengan ULP/

Pejabat Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat;

dan

Mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan

seluruh Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

Pejabat Pembuat Komitmen3

PPK adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk bertanggung jawab

atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. PPK memiliki tugas pokok dan

kewenangan sebagai berikut:

Menetapkan rencana pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:

spesifikasi teknis Barang/Jasa;

Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan

rancangan Kontrak

1

2

3

Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa

Menandatangani Kontrak

Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa

Mengendalikan pelaksanaan Kontrak

Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian

Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA

Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa

kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan

Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan

anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada

PA/KPA setiap triwulan; dan

Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen

pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Unit Layanan Pengadaan/Pejabat Pengadaan4

ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan

Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri

atau melekat pada unit yang sudah ada. Sementara Pejabat Pengadaan adalah

personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang

melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. Tugas pokok dan kewenangan

ULP/Pejabat Pengadaan meliputi:

Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Menetapkan Dokumen Pengadaan

Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran

Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

di website K/L/D/I masing-masing dan

papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta

menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam

Portal Pengadaan Nasional

Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa

melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi

Melakukan evaluasi administrasi, teknis

dan harga terhadap penawaran yang masuk

Khusus untuk ULP:

Menjawab sanggahan;

Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk:

1

2

Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket

Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa

Lainnya yang bernilai paling tinggi

Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau

a



Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket

Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling

tinggi Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah);

b

Menyerahkan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia

Barang/Jasa kepada PPK;

Menyimpan dokumen asli pemilihan

Penyedia Barang/Jasa;

3

4

khusus Pejabat Pengadaan:

Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk:1

Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung

untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan

Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi

Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan/atau

Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung

untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang

bernilai paling tinggi Rp50.000.000,00 (lima puluh

juta rupiah);

a

b

Menyerahkan dokumen asli pemilihan

Penyedia Barang/Jasa kepada PA/KPA;2

Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan

kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala

Daerah/Pimpinan Institusi; dan

Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan

kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA

Panitia /Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan5

adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa

dan menerima hasil pekerjaan. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

mempunyai tugas pokok dan kewenangan untuk:

Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan

Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan

ketentuan yang tercantum dalam Kontrak

Menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa

setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan

1 Membuat dan

menandatangani

Berita Acara Serah

Terima Hasil Pekerjaan

2

3

BAB IIIStrategi Program Kerja Monitoring & Evaluasi

Penyusunan Program Kerja Monitoring dan Evaluasi PengadaanA

Langkah-langkah Penyusunan Program Kerja Monitoring dan Evaluasi Pengadaan1

Pengadaan barang dan jasa publik merupakan aktivitas yang dilakukan

organisasi pengadaan dengan menggunakan dana pemerintah. Pengertiaan

pengadaan barang dan atau jasa dapat disimpulkan kegiatan pengadaan

barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara

swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. Sedangkan penanggung jawab

pengadaan adalah Pengguna Anggaran dan yang melaksanakan pengadaan

adalah Panitia pengadaan yaitu tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa

untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa.

Terdapat beberapa langkah strategis yang dianggap mampu untuk membuat

kinerja lembaga pengadaan lebih baik dari sebelumnya. Tahap-tahap atau

langkah-langkah monitoring dan evaluasi pengadaan seharusnya disesuaikan

dengan tahapan pengadaan yaitu:

7

Strategi merupakan pola atau rencana yang disatukan, luas dan berintegrasi yang

menghubungkan tujuan utama, kebijakan dan semua tindakan organisasi untuk

memastikan bahwa organisasi dapat mencapainya melalui pelaksanaan yang tepat sesuai

dengan alokasi sumber daya yang ada oleh organisasi. Dengan demikian strategi program

kerja monitoring dan evaluasi dimaksudkan untuk menyusun langkah-langkah atau pola

kerja yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dalam proses

pengadaan barang adan atau jasa.

Pada bagian ini akan dipaparkan beberapa hal yang berkaitan dengan strategi program

kerja monitoring dan evaluasi. Penjelasan pada bagian ini bertujuan untuk memberikan

gambaran pentingnya lembaga-lembaga pengadaan barang dan jasa menyusun langkah-

langkah strategis untuk penguatan kelembagaan agar terjaga indepedensi, khususnya

dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa.



aProcurement Planning (perencanaan pengadaan) yaitu suatu

proses untuk menentukan apa dan kapan melakukan pengadaan

atau pembelian serta sumber pendanaan yang akan digunakan.

Dengan demikian pada bagian ini diperlukan suatu rencana yang

tepat atas berbagai pilihan pengadaan barang dan atau jasa yang

akan dipilih, biaya, waktu, manfaat dan cara mendapatkannya.

Dengan demikian perencanaan pengadaan tidak hanya penting

untuk memutuskan tentang produk atau barang dan atau jasa yang

akan diadakan tetapi juga mempertimbangkan beberapa

keputusan strategis seperti penunjukkan langsung, pengadaan

langsung ataukah harus melalui tender.

bSolicitation Planning (permintaan pengadaan) yaitu

mendokumentasikan kebutuhan produk atau barang dan atau jasa

dan mengidentifikasi sumber-sumber yang potensial. Pada bagian

ini lembaga pengadaan seharusnya mempertimbangkan sisi lain

dari proses pengadaan yaitu cost and benefit (biaya dan manfaat)

dari suatu pengadaan yang berimplikasi value added (nilai

tambah) bagi masyarakat. Pertimbangan ini mengindikasikan

bahwa pengadaan bukan perencanaan dari atas ke bawah

melainkan menggali potensi-potensi kebutuhan dan sumber daya

yang ada untuk menentukan pengadaan yang memberi manfaat

lebih bagi masyarakat. Memperjelas dan mendetilkan lingkup

pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen

kontrak. Spesifikasi pengadaan perlu direncanakan dengan baik.

Alternatif spesifikasi memungkinkan pihak penyedia jasa untuk

mendapatkan harga yang paling kompetitif sehingga harga kontrak

dapat ditekan atau dengan kata lain mencari alternatif spesifikasi

yang paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada.

Sebaiknya dihindari spesifikasi tunggal karena dapat memicu

monopoli yang pada akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi.

Perlu disadari adalah bahwa tidak ada desain yang sempurna.

Semakin banyak informasi akan memberikan data spesifikasi yang

lebih baik dan lebih kompetitif. Langkah terbaik adalah mencari

informasi lain terkait alternatif spesifikasi yang tidak tercantum

dalam syarat spesifikasi teknis namun memiliki kualitas dan

kehandalan yang minimal sama atau bahkan lebih tinggi namun

memiliki harga yang lebih kompetitif. Selain itu hal perlu

dipersiapkan adalah skema cashflow atau aliran kas untuk alur

pembayaran bagi penyedia yang disesuaikan alur masuk dana

pengadaan dari kas negara. Hal lain yang juga menjadi perhatian

pada bagian ini adalah mengusahakan waktu pelaksanaan yang

optimal. Monitoring dan evaluasi diperlukan pada bagian ini untuk

memastikan bahwa proses pengadaan barang dan atau jasa yang

akan diajukan dalam proses pelelangan telah memenuhi unsur-

unsur di atas.

cSolicitation merupakan perolehan penawaran, bids, atau

proposal sesuai keperluan. Setelah melakukan perencanaan

pengadaan dan permintaan pengadaan, lembaga pengadaan

melakukan proses penawaran kepada para supplier. Proses ini

dapat dilakukan melalui lembaga pengadaan yang independen

seperti LPSE dengan menggunakan SPSE. Penggunaan lembaga

indepeden diharapkan dapat menjaga kejujuran dalam proses

pengadaan barang dan atau jasa publik. Hal ini dimaksudkan untuk

menciptakan kompetisi yang sehat diantara beberapa supplier

atau penyedia yang berniat mengikuti tender layanan. Mengingat

bagian pengadaan akan menerima banyak permohonan atau

penawaran terkait pengumuman yang dilakukan untuk itu

monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan rasionalitas

penawaran dari supplier dan juga mengidentifikasi potensi-potensi

kerancuan penawaran seperti terbatasnya limit waktu

pengumuman, kelengkapan spesifikasi pengadaan barang dan

atau jasa, network/ jaringan komputer yang tidak terganggu,

bandwidth yang memadai, dll sehingga indepedensi pengadaan

tetap terjaga.

dSource Selection yaitu memilih rekanan dari beberapa yang

potensial. Pemilihan rekanan merupakan hal yang tidak mudah

karena terkadang tidak terdapat rekanan atau supplier yang benar-

benar memenuhi kriteria yang ditentukan. Untuk itu panitia

pengadaan atau layanan pengadaan perlu memper-timbangkan

dengan teliti kategorikal pemenang agar tidak berdampak kasus

hukum dikemudian hari. Monitoring dan evaluasi perlu dilakukan

pada bagian ini untuk memastikan bahwa pemilihan pada rekanan

murni karena kemampuannya dan kesesuainnya dengan

spesifikasi yang ditentukan sehingga barang dan jasa yang

diadakan memiliki kualitas yang memadai.

eContract Administration yaitu bagaimana mengelola relasi

dengan rekanan agar mereka mampu menghasilkan atau

menyelesaikan kontrak kerja yang sudah dimenangkan. Para

supplier atau konraktor harus bisa mengkomunikasikan berbagai

kendala yang dialami dalam proses pengadaan agar bisa dicarikan

jalan keluarnya tanpa keluar dari spesifikasi pengadaan yang telah

ditanda tangani kecuali dalam keadaan darurat seperti



menghadapi bencana alam. Pada bagian ini unit layanan

pengadaan bisa menjamin kelancaran atau cash flow pembayaran

dari setiap detail perjanjian yang disetujui nanti. Monitoring dan

evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kontrak yang

dibuat tidak akan merugikan salah satu pihak apakah itu bagian

pengadaan ataukah pihak penyedia barang dan atau jasa.

fContract Closeout merupakan penyelesaian dan penutupan

kontrak. Strategi mengatasi kerugian atas pengadaan barang dan

atau jasa atau ketidaksesuaian atas pengadaan dalam

procurement adalah bukan hanya ada dalam proses perencanaan

tapi juga pada tahap execution process. Sebagian besar strategi ini

berorientasi pada usaha untuk mendapatkan supplier yang tepat,

mendapatkan harga yang paling kompetitif dan langkah untuk

menghindari konflik maupun klaim. Sehingga pada bagian ini

tujuan monitoring dan evaluasi adalah untuk memastikan bahwa

pengadaan barang dan atau jasa telah dilakukan oleh supplier

yang tepat dengan harga yang paling kompetitif dan dipastikan

diserahkan tepat waktu dengan spesifikasi yang telah ditentukan

serta berupaya menghindari terjadi klaim atau proses hukum

dikemudian hari.

Langkah-langkah di atas diharapkan dapat memberi inspirasi

untuk menyusun program kerja monitoring dan evaluasi di masing-

masing lembaga pengadaan (wilayah/daerah), mengingat

kompleksitas, kondisi dan situasi di masing-masing tempat

lembaga pengadaan tetunya berbeda sehingga setiap program

kerja yang disusun harus disesuaikan dengan lingkungan kerja

masing-masing. Acuan di atas diharapkan dapat memberikan

gambaran tentang bagaimana seharusnya setiap lembaga

pengadaan menyusun program kerja monitoring dan evaluasi

yang menambah nilai bagi lembaga tersebut untuk menjaga

independensi, transparansi dan responsibilitas.

Pada saat proses pengadaan barang dan atau jasa, diperlukan penetapan

supplier yang akan melaksanakan pengadaan. Agar terjadi proses pemilihan

supplier yang tepat untuk mendapatkan barang dan atau jasa yang berkualitas

dan dengan harga yang kompetitif, bagaimanakah anda menentukan pemilihan

atas pemenang dalam proses pengadaan barang dan atau jasa? (diskusikan

jawaban saudara)

Latihan (Kasus):

Identifikasi kebutuhan dasar dari Program Kerja Monitoring & Pengadaan2

Mengapa perlu dilakukan identifikasi kebutuhan dasar program kerja

monitoring dan evaluasi pengadaan? Pertanyaan ini begitu penting karena

setiap lembaga perlu kenyamanan pada saat melakukan pekerjaan termasuk

pada saat melakukan monitroing dan evaluasi. Berikut ini beberapa hal yang

seharusnya disiapkan dalam proses pelaksanaan monitoring dan evaluasi

pengadaan, antara lain:

Regulasi (dasar hukum)

Ketersediaan Data/Informasi (semua data pengadaan)

Ketersediaan sistem monitoring dan evaluasi

Kompetensi Sumber daya manusia

Indepedensi monitoring dan evaluasi

Pendanaan

Program Kerja

Tupoksi

Disiplin dan Komitmen

a

b

c

d

e

f

g

h

i

Kesiapan payung hukum dalam proses monitoring dan evaluasi merupakan hal

penting sebelum proses monitoring dan evaluasi dilakukan. Regulasi membuat

proses monitoring dan evaluasi bisa dilakukan sesuai dengan aturan-aturan

yang sudah ditentukan sehingga tidak menimbulkan konflik pada saat

monitoring dan evaluasi baik pada pihak yang dikontrol maupun yang

mengontrol.

Data dalam bentuk apapun merupakan sumber informasi yang sangat penting

pada saat melakukan monitoring dan evaluasi. Dengan data seluruh aktivitas

pengadaan barang dan atau jasa yang ingin diawasi dapat dilakukan. Semakin

lengkap data yang tersedia menunjukkan semakin baik proses pengadaan

barang dan jasa dilakukan secara terstruktur.

Untuk melakukan monitoring dan evaluasi perlu disiapkan perangkat kerja tidak

hanya prosedur tetapi juga sistem monitoring dan evaluasi. Sistem monitoring

dan evaluasi yang tepat akan berdampak positif karena menghasilkan

monitoring dan evaluasi yang berdaya guna dan berhasil guna dan menghindari

tumpang tindih dalam pengawasan.



Kesiapan sumber daya manusia sangat diperlukan. Sumber daya manusia

dalam proses monitoring dan evaluasi harus memiliki kompetensi keilmuan dan

kompetensi etika. Selain kedua kompetensi tersebut independensi dalam

proses monitoring dan evaluasi mutlak diperlukan dan saling melengkapi satu

dengan yang lainnya untuk menghindari terjadinya konflik kepentingan di antara

yang diawasi dan yang mengawasi.

Setiap tahapan dalam proses monitoring dan evaluasi tentunya memerlukan

anggaran dalam proses pelaksanaannya. Dukungan anggaran dan sumber

pendanaan yang jelas akan mempermudah proses monitoring dan evaluasi

pengadaan barang dan atau jasa. Selain beberapa dukungan di atas diperlukan

juga program kerja yang matang terkait dengan monitoring dan evaluasi yang

akan dilakukan. Tanpa program yang baik dan matang proses pelaksanaan

monitoring dan evaluasi akan berjalan lamban dan tidak sesuai tujuan yang

akan dicapai.

Tugas, pokok dan fungsi dari masing-masing pelaksana monitoring dan

evaluasi dalam setiap tahapan pengadaan barang dan jasa harus jelas dan

terinci sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam proses monitoring dan

evalausi, misalnya pada tahap ex-ante (perencanaan) siapa yang melakukan

monev, apa yang di monev dan siapa yang bertanggung jawab dalam proses

monev tersebut.

Komitmen dan disiplin pimpinan sangat diperlukan untuk mendukung seluruh

proses di atas. Konsistensi monitoring dan evaluasi karena disiplin dan

komitmen dari pimpinan akan berdampak pada proses monitoring dan evaluasi

pengadaan barang dan atau jasa sehingga berdampak pada transparansi dan

mengurangi terjadi indikasi korupsi.

Pentingnya ketersediaan Dokumen fisik dalam proses monitoring dan evaluasi3

Informasi merupakan salah satu komponen penting dalam suatu organisasi

begitu pula bagi pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi.

Informasi dapat berupa dokumen atau data atau arsip yang dapat dijadikan

dasar atau alat bukti dalam proses monitoring dan evaluasi. Dokumen atau data

atau juga disebut arsip ada dua macam bentuknya bisa berbentuk hardcopy

dan softcopy. Hardcopy bisa berupa lembaran-lembaran kertas ataupun buku-

buku. Sedangkan softcopy berupa file yang disimpan di media penyimpan

elektronik seperti diskette, harddisk, flashdisk maupun CD.

Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi

yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada

pemakai. Data akan menjadi bermakna jika dianalisis lebih lanjut agar dapat

digunakan sebagai dasar untuk pembuatan keputusan. Tanpa data yang

memadai monitoring dan evaluasi tidak dapat dilakukan secara maksimal.

Mengapa data/dokumen/arsip menjadi begitu penting bagi suatu organisasi?

karena data/dokumen/arsip yang telah disiapkan dan terorganisasi sesuai

dengan kepentingannya selanjutnya akan diproses dan dianalisa sehingga

memiliki nilai tambah yang disebut informasi. Informasi yang didasarkan pada

data yang akurat akan memberikan nilai dan manfaat jika diolah dan dianalisis

dengan cara yang benar. Hasil olah data atau informasi akan memberikan

leverage pengetahuan dalam proses pembuatan keputusan.

Informasi dalam bentuk data/dokumen/arsip yang tersedia dapat membantu

pihak-pihak yang melakukan monitoring untuk membuat kebijakan dan

memutuskan langkah-langkah berikutnya atas temuan atau hasil monitoring dan

evaluasi sehingga setiap proses monitoring tidak hanya berhenti pada tahap

evaluasi melainkan juga sampai pada tahap tindak lanjut sesudah evaluasi

dilakukan. Untuk itu eksistensi data/dokumen/arsip perlu disimpan dalam

tempat yang aman (tidak mudah hilang dan rusak).

Peran ketersediaan informasi berupa dokumen atau data antara lain untuk:

Mengidentifikasi temuan antara yang direncanakan

dengan yang sudah diimplementasi

Memastikan bahwa semua dokumen sudah sesuai

dengan dokumen lelang yang ditetapkan oleh UU

Memastikan bahwa syarat-syarat khusus yang berkaitan

dengan kontrak tidak merugikan salah satu pihak

Mengidentifikasi bahwa pelaksanaan semua pengadaan

dilakukan tepat waktu begitu pula dengan proses

penyerahan barang dan jasa tepat waktu dan sesuai

dengan spesifikasi yang telah ditentukan

Menguji kualitas proses pengadaan

Melakukan review analitis untuk monitoring dan

evaluasi proses pengadaan

a

b

c

d

e

f

Peran e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan4

Tidak dapat dipungkiri bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah (PB/JP)

merupakan lahan subur terjadinya korupsi. Berdasarkan data dari Komisi

Pemberantasan Korupsi, sekitar 80% kasus yang mereka tangani merupakan

kasus dalam PB/JP. Salah satu upaya untuk mencegah korupsi di bidang

pengadaan barang/jasa pemerintah adalah dengan diterbitkannya Peraturan

Presiden no. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah oleh

Lembaga kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Dalam pasal

111 Perpres no 54 tahun 2010 mengatur pembentukan LPSE untuk



memfasilitasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) dalam melaksanakan PB/JP.

(LKPP November 2011).

Pemaparan di atas menunjukkan bahwa upaya pemerintah untuk segera

mengimplementasikan SPSE merupakan langkah tepat dalam proses

pengadaan barang dan jasa publik. Penerapan e-procurement sangat

membantu mengurangi berbagai indikasi korupsi dalam proses pengadaan

barang dan jasa serta menciptakan transparansi dalam proses tersebut. Peran

e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan

jasa publik sebagai berikut:

Meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan

Meningkatkan daya saing dan effisiensi serta efektifitas

Membuat proses interaksi pihak-pihak yang

melakukan monitoring lebih terbuka,

transparan dan akuntabel

Menghemat biaya dan waktu monitoring dan evaluasi

Meningkatkan peran masyarakat dalam

proses monitoring dan evaluasi pengadaan

Mengoptimalkan kerja monitoring dan evaluasi

Mengoptimalkan database pengadaan

sehingga mempermudah pengawasan internal baik

oleh atasan langsung maupun pimpinan tertinggi

dalam lembaga layanan pengadaan.

a

b

c

d

e

f

g

Walaupun peran e-procurement dalam proses monitoring dan evaluasi

pengadaan barang dan atau jasa sangatlah penting, namun dalam

penerapannya e-procurement dalam monitoring dan evaluasi juga memiliki

beberapa kendala seperti:

Technical complexity

Anggaran yang cukup besar

Payung Hukum yang belum memadai

Terbatasnya sumber daya manusia terutama

berkaitan dengan tenaga pengadaan di wilayah tertentu

a

b

c

d

e Terbatasnya sumber daya manusia yang memiliki

kompetensi untuk mengakses perubahan yang terjadi

terkait pengadaan barang dan atau jasa

(seperti: perubahan undang-undang, sistem, aturan,

pengetahuan dll) yang terjadi.

Memperkuat lembaga-lembaga pengadaan barang dan jasa publik merupakan

langkah tepat sebagai salah satu bentuk reformasi birokrasi. Ditinjau dari sisi

pengawasan dan akuntabilitas e-procurement merupakan inisiatif yang dapat

menyentuh seluruh aspek reformasi birokrasi, dengan e-procurement

pengawasan tidak saja mempermudah pengawasan dan evaluasi dikalangan

internal lembaga-lembaga yang melakukan layananan pengadaan barang dan

atau jasa tetapi juga sampai pada pengawasan eksternal yang menjangkau ke

seluruh lapisan masyarakat.

E-procurement mempermudah proses monitoring dan evaluasi karena

keberadaan e-procurement dapat menjembatani seluruh kepentingan

stakeholder tanpa memihak kepada stakeholder tertentu selain itu juga dapat

mengurangi korupsi dan kolusi diantara pihak-pihak yang terkait dalam proses

pengadaan barang dan atau jasa. Di sisi lain e-procurement juga memberikan

manfaat yang luar biasa dalam penyediaan data pengadaan. Hal ini disebabkan

seluruh proses pengadaan dimulai dari pengumuman sampai dengan

penetapan pemenang tercatat dalam sistem sehingga setiap kegiatan memiliki

rekam aktivitas yang mencerminkan semua kegiatan yang dilakukan organisasi

tersebut sehingga mempermudah monitroing dan evaluasi.

E-procurement dapat membantu pimpinan (seperti pimpinan langsung atau

Pejabat Pembuat Komitmen atau kepala ULP/LPSE) untuk langsung memantau

jumlah kegiatan yang telah dilaksanakan, yang sedang dalam proses

pelaksanaan, maupun yang akan dilaksanakan, sehingga dari seluruh proses ini

pimpinan dapat melihat kinerja organisasi dan dapat membuat keputusan atau

tindak lanjut dari setiap temuan dari hasil monitoring dan evaluasi. Dengan

demikian e-procurement dapat mempercepat proses penyediaan informasi

untuk kepentingan monitoring dan evaluasi sehingga mempermudah proses

pembuatan keputusan dan tindak lanjut ke tahapan pengembangan organisasi.

Pentingnya Regulasi dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan5

Regulasi pelayanan publik merupakan tanggung jawab pemerintah dalam

melayani berbagai pemangku kepentingan. Hadirnya UU No.25 tahun 2009

tentang pelayanan publik semakin menegaskan pentingnya menghasilkan

produk pengadaan publik yang berkualitas. Payung hukum yang jelas dalam

proses monitoring dan evaluasi bagi pihak-pihak penyelenggara juga

seharusnya menjadi prioritas perhatian pemerintah. Tersedianya payung hukum



yang jelas dapat mempermudah pihak-pihak yang terkait melakukan

pekerjaannya tanpa kekhawatiran atas setiap kebijakan monitoring, evaluasi

dan tindak lanjut yang dibuatnya.

Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu aktifitas dalam satu

siklus manajemen pengadaan yang penting untuk melihat kinerja pihak-pihak

yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa publik, sayangnya

belum ada regulasi yang khusus mengatur monitoring dan evaluasi internal di

antara lembaga-lembaga pengadaan. UU No.25 tahun 2009 lebih

menitikberatkan pada pentingnya menghadirkan pelayanan publik yang

berkualitas serta menyebutkan masyarakat berhak ikut mengawasi dan

mengadukan hal-hal yang ditemui di lapangan berkaitan dengan pengadaan

barang dan jasa publik. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi

elektronik (UU ITE) menguatkan peran pengawasan berbasis teknologi

informasi namun lebih banyak mencurahkan perhatian pada sistem

pengawasan eksternal dibandingkan internal.

Perpres 54 tahun 2010 yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa

berbasis elektronik dan UU No. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaski

elektronik yang memberikan pengakuan kepada informasi elektronik sebagai

alat bukti hukum yang sah dalam proses pengadaan belumlah cukup. Regulasi

masih perlu disiapkan untuk proses monitoring dan evaluasi yang berbasis

elektronik. Untuk itu pemerintah perlu membuatkan payung hukum yang jelas

untuk mengatur proses monitoring dan evaluasi baik untuk kepentingan internal

maupun eksternal.

Pembuatan Indikator Pencapaian Program Monitoring & EvaluasiB 7

Penyusunan kriteria keberhasilan pelaksanaan monitoring dan Evaluasi1

Program kerja dianggap berhasil jika memiliki ukuran-ukuran keberhasilan,

begitu juga dalam proses monitoring dan evaluasi. Indikator keberhasilan

monitoring dan evaluasi tidak hanya dapat dilihat jumlah temuan atau indikasi

yang kemudian berdampak pada penilian akhir dari evaluasi. Jika indikator

monitoring hanya dilihat dari jumlah temuan kesalahan maka setiap upaya

dalam proses monitoring akan diarahkan hanya untuk menemukan kesalahan

dari yang diawasi atau jika monitoring dan evaluasi hanya dianggap berhasil jika

berupaya mendapatkan penghematan anggaran maka proses pengadaan

barang dan jasa bisa saja mendapat kualitas barang yang tidak maksimal

asalkan bisa melakukan penghematan anggaran, untuk itu diperlukan beberapa

indikator yang saling melengkapi agar tujuan monitoring dan evaluasi dapat

tercapai.

Monitoring dan evaluasi harus dilakukan oleh yang pihak-pihak yang ditunjuk

bertanggungjawab untuk mengawasi proses pengadaan barang dan jasa

(seperti pimpinan langsung, Pengguna Anggaran atau pihak-pihak lain yang

ditunjuk dan dianggap memiliki kemampuan untuk melakukan monitoring dan

evaluasi pengadaan barang dan atau jasa). Langkah-langkah monitoring dan

evaluasi dalam melakukan pengawasan terhadap proses pengadaan barang

dan atau jasa adalah:

Perpres 54 tahun 2010 yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa

berbasis elektronik dan UU No. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaski

elektronik yang memberikan pengakuan kepada informasi elektronik sebagai

alat bukti hukum yang sah dalam proses pengadaan belumlah cukup. Regulasi

masih perlu disiapkan untuk proses monitoring dan evaluasi yang berbasis

elektronik. Untuk itu pemerintah perlu membuatkan payung hukum yang jelas

untuk mengatur proses monitoring dan evaluasi baik untuk kepentingan internal

maupun eksternal.

Menganalisis tingkat kewajaran proyek.

Kewajaran proyek dapat dilihat antara kesesuaian

harga dan kualitas produk, keseimbangan diantara keduanya

menunjukkan akan kelayakan pengadaan yang diadakan.

Menetapkan strategi (model dan teknis) monitoring

dan koordinasi dengan pihak lain yang dianggap tepat.

Menetapkan jadwal dan lokasi monitoring

Pembagian kerja tim pelaksana monitoring,

pembagian kerja diantara tim monitoring sangatlah penting

dalam setiap proses pemantauan sehingga terhindar

dari tumpang tindih proses pemantauan.

Pelaksanaan monitoring

Analisis hasil monitoring

Advokasi dan publikasi hasil monitoring,

hasil monitoring sebaiknya tidak sekedar laporan atau

hanya dalam bentuk catatan evaluasi tetapi sebaiknya

dipublikasi dan diberi tindak lanjut atas semua temuan baik positif

(temuan value added) maupun yang negatif (non value added)

agar proses monitoring dan evaluasi lebih bermanfaat.

Pelaporan hasil monitoring

a

b

c

d

e

f

g

h



Dari langkah-langkah monitoring di atas maka perlu disusun indikator untuk

mengukur tingkat keberhasilan dari pelaksanaan monitoring dan evaluasi.

Penyusunan indikator ini tidak hanya didasarkan pada ukuran finansial semata

seperti penghematan anggaran atau efisiensi dan efektifitas pengadaan tetapi

juga didasarkan pada ukuran-ukuran non-finansial seperti kendali kualitas,

transparansi, akuntabilitas dan responsibilitas, dll.

Berikut ini beberapa ukuran kriteria keberhasilan pelaksanaan monitroing dan

evaluasi yang dapat disimpulkan dari hasil need assesment research di lima

wilayah di Indonesia (Surabaya, Makasar, Bandung, Medan dan Yogyakarta).

Indikator yang dapat dilihat dari:

Efisiensi dan efektifnya proses pengadaan

Jumlah penghematan anggaran

Temuan yang dapat ditindaklanjuti

Perbaikan berkelanjutan

Kendali kualitas

Tercapainya Transparansi, Akuntabilitas dan

Responsibilitas

Kerjasama Tim

Kepuasaan publik (berkurangnya sanggahan)

Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektornik

Jumlah dokumen pengadaan yang diumumkan

secara elektronik

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

Ukuran-ukuran atau indikator di atas tidaklah berdiri sendiri tetapi saling

melengkapi antara satu dengan lainnya. Multi indikator yang dibuat ini akan

lebih mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan melakukan monitoring

dan evaluasi untuk memastikan pencapaian program kerja karena dengan multi

indikator membuat proses monitoring lebih fleksibel dan dinamis terutama

dalam proses penilaian. Penentuan standar dari setiap indikator tidaklah mudah

karena setiap daerah atau wilayah dimana setiap lembaga layanan pengadaan

berada memiliki karakteristik yang berbeda-beda sehingga diperlukan

penetapan standar minimum dari setiap kriteria yang ditetapkan agar penilaian

kinerja lebih optimal dan tidak berpihak.

Penetapan standar penilaian pencapaian program Monitoring dan Evaluasi2

Seperti yang telah dikemukakan pada bagian terdahulu tentang multi indikator

untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan proses monitroing dan

evaluasi pengadaan barang dan atau jasa, maka berikut ini merupakan upaya

untuk menetapkan standar minimal yang harus dicapai dari masing-masing

indikator. Pentingnya menetapkan standar minimal agar disetiap lembaga

layanan pengadaan memiliki acuan standar yang jelas dan terarah serta bisa

dicapai karena penetapan standar yang terlalu tinggi akan berdampak bukan

pada penilaian kinerja tetapi malah sebaliknya akan menurunkan kinerja apalagi

tidak dibarengi sistem reward dan punishment yang jelas.

Penyusunan indikator penilaian keberhasilan monitoring ini didasarkan pada

sistem penilaian berbasis balanced scorecard (BSC). BSC merupakan konsep

manajemen strategik meliputi pola pengelolaan strategi organisasi jangka

pendek dan jangka panjang secara komprehensif. BSC terdiri dari 4 (empat)

langkah utama dalam menciptakan masa depan organisasi. Langkah-langkah

tersebut sebagai berikut:

Perencanaan jangka panjang:1

2

3

a Perumusan strategi

Perencanaan strategi

Penyusunan program

b

c

Perencanaan jangka pendek

Implementasi

Pemantauan (monitoring dan evaluasi)4

Konsep BSC merubah fokus perspektif perencanaan dari sekedar hanya

berfokus pada finansial (anggaran tahunan) dan berjangka pendek menjdai

perpektif perencanaan komprehensif yang mencakup seluruh aspek finansial

dan non-finansial sampai pada pertumbuhan dan pembelajaran. Berikut ini

merupakan indikator monitoring dan evaluasi lembaga pengadaan barang dan

atau jasa publik.



Tabel 3: Indikator Monitoring dan Evaluasi



No Indikator Perspektif pengukuran

Sasaran strategis Ukuran strategis

Standar (% pencapaian

) 1. Komitmen

Pimpinan Pelaksanaan pengumuman pengadaan yang sesuai perpres maupun UU lainnya yg terkait

Semakin banyak proses pengadaan yang transparan dan akuntantabel

Jumlah pengumuman berbasis elektronik

5-10%

2. Efisiensi dan efektifnya proses pengadaan

Jumlah efisiensi & Efektivitas waktu dalam proses penyelenggara-an pengadaan

Penghematan dalam lini pengadaan dimulai dengan menyusun semua aktivitas berbasis value added dan menghilangkan aktivitas yang non value added

% efisiensi dan jumlah pemborosan waktu yang dapat dihindari

5%-10%

3. Penghemat-an anggaran

Nilai rupiah penghematan

Penghematan anggaran dari seluruh proses pengadaan

Nilai penghematan

10%-15%

4. Temuan yang dapat ditindaklan-juti

Jumlah temuan yang dapat ditindaklanjuti

Perbaikan proses berikutnya

Jumlah temuan

3%-5%

5. Perbaikan berkelanjut-an

Kemampuan untuk memperbaiki diri

Kemampuan organisasi untuk memperbaiki value chain process pengadaan ke arah lebih baik

Jumlah chain yang diperbaiki

3%-5%

6. Kendali kualitas

Kemampuan untuk menghasilkan layanan pengadaan yang berkualitas

Kemampuan organisasi untuk menghasilkan layanan pengadaan sesuai standar kualitas yang ditetapkan

Berkurangnya Sanggahan terkait penyerahan produk/barang dan atau jasa pada publik

5%-10%

6. Kendali kualitas



Berkurangnya Sanggahan terkait penyerahan produk/barang dan atau jasa pada publik

5%-10%

7. Transparansi, Akuntanbili-tas & responsibili-tas

Kemampuan untuk mengoptimalkan adanya Transparansi, Akuntanbilitas & responsibilitas dalam layanan pengadaan

Kemampuan organisasi meng-eskplore data/dokumen/arsip sbg dukungan untuk organisasi mengoptimalkan transparansi, akuntabilitas dan responsisbitas

Kelengkapan data/dokumen /arsip dan kemudahan untuk mengakses-nya

10%- 15%

8. Kerjasama Tim

Kerjasama diantara tim layanan penga-daan untuk menghadirkan bentuk layanan pengadaan publik yang berkualitas

Kemampuan organisasi untuk mengurangi konflik kepentingan diantara sesama tim kerja layanan pengadaan

Berkurangnya konflik kepentingan di antara sesama tim kerja layanan pengadaan

3%- 5%

9. Kepuasan

publik Berkurangnya komplain Masyarakat atas layanan pengadaan yang diberikan

Kemampuan organisasi untuk memberikan fasilitas layanan pengadaan sesuai standar yang ditetapkan serta membuat pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat

Berkurangnya komplain dari masyarakat

5%-10%

10 Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektronik

Banyaknya jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektronik

Kemampuan organisasi untuk mengumumkan pengadaan berbasis elektronik

Jumlah pengadaan dan nilai pengadaan yang bertambah

5%-10%

Sumber: disari dari hasil Need Asessment research (perlu diuji sebelum diterapkan)

Implikasi standar dalam program monitoring dan evaluasi pengadaan3

Penerapan standar yang telah ditetapkan dalam program monitoring dan

evaluasi pengadaan bukan merupakan suatu langkah mudah. Membuat

perubahan atas sesuatu yang sudah lama berjalan merupakan suatu upaya

yang harus dilakukan secara berkesinambungan dan membutuhkan komitmen

yang tinggi dari pimpinan. Keberhasilan implikasi standar hanya bisa tercapai

jika komitmen pimpinan diikuti dengan kebersediaan para pelaku dalam

lembaga layanan pengadaan mau melakukan perubahan dan tidak melakukan

resisten terhadap perubahan.

Pimpinan tidak mampu sendirian untuk menerapkan standar dalam lembaga

atau organisasi atau unit yang dipimpinnya. Pimpinan hanya mampu

menerapkan standar jika orang-orang di organisasi mengetahui, memahami

dan berupaya untuk mau mencapai standar. Standar yang ditetapkan akan

menjadi sinergi bagi karyawan jika dikomunikasikan secara holistik dimana

semua unit atau lini organisasi yang terlibat di dalamnya harus diaktifkan. Cara

demikian akan membuat semua karyawan dalam setiap unit yang terlibat akan

mengkontribusikan semua kemampuannya untuk mencapai standar tersebut.

Pertemuan rutin antara pimpinan dan semua staf maupun karyawannya dalam

mengevaluasi setiap pencapaian standar dan selanjutnya memprogresnya

untuk setiap kemajuan yang akan dicapai berikutnya merupakan langkah tepat

dalam implementasi suatu standar. Monitoring dan evaluasi akan menjadi

mudah jika organisasi memiliki standar kerja yang harus dicapai karena setiap

varians atau penyimpangan dapat segera diantisipasi dan selanjutnya

dievaluasi dan ditindaklanjuti.

Standar bisa berdampak pada perubahan tetapi juga bisa sebaliknya. Untuk itu

penetapan standar harus disertai kesepakatan terhadap standar itu sendiri

diantara para pelaku organisasi. Hal ini disebabkan penetapan standar yang

terlalu tinggi dapat berdampak negatif sehingga standar harus dibuat rasional

dan dapat menjadi leverage dalam proses pelaksanaan dan pencapaiannya.

Perlu pemikiran yang matang, rasional dan komprehensif dalam menetapkan

standar kerja dalam proses monitoring dan evaluasi. Implikasi terhadap standar

adalah adanya perubahan sebagai jawaban dari adanya harapan di masa

datang dan kondisi riil organisasi saat ini. Implikasi standar juga memberi suatu

gambaran terhadap langkah organisasi dari satu titik ke titik yang lain sehingga

organisasi mampu melakukan perubahan berkelanjutan. Inilah yang merupakan

kunci implikasi standar dalam program kerja monitoring dan evaluasi.

Penerapan Program Monitoring dan EvaluasiC

Penerapan program monitoring dan evaluasi internal membutuhkan komitmen

dari pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam departemen pengadaan.

Berikut ini adalah pihak-pihak yang seharusnya melakukan monitoring dan

evaluasi internal terhadap penyelenggaraan pengadaan seperti:

Kepala kantor/satuan kerja adalah pejabat struktural

departemen/lembaga yang bertanggungjawab atas

pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari

dana anggaran belanja rutin APBN.

(Lembaga/Gubernur/Bupati/Walikota/pejabat yang diberi kuasa

yang bertanggungjawab atas pelaksana pengadaan barang/jasa

yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan APBN)

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang diangkat

oleh PA atau KPA yang diberi kuasa bertanggungjawab

atas pelaksana pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari

anggaran belanja pembangunan APBN

Pengguna Anggaran Daerah, adalah pejabat di lingkungan

pemerintah propinsi/kabupaten/kota yang bertanggungjawab

atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari

dana anggaran belanja APBD.

a

b

c

Pihak-pihak di atas seharusnya menjadi orang yang bertanggung jawab

terhadap proses layanan pengadaan barang dan jasa publik di wilayah kerja

masing-masing sehingga perlu melakukan upaya-upaya perbaikan setelah

proses monitoring dan evaluasi dilakukan. Salah satu upaya adalah upaya untuk



11 Jumlah dokumen pengadaan yang diumumkan secara elektronik

Banyaknya dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik

Kemampuan organisasi untuk menyiapkan dokumen-dokumen pengadaan berbasis elektronik

Jumlah dan jenis dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik sesuai dengan UU yang berlaku

5%-10%

meningkatkan kualitas aparatur dalam pengadaan barang dan atau jasa publik,

seperti:

Menfasilitasi ujian sertifikasi ahli pengadaan

Peningkatan layanan sistem ujian sertifikasi ahli pengadaan

Peningkatan sistem pangkalan data (database)

ahli pengadaan

Menfasilitasi peningkatan pengetahuan dan

profesionalitas lembaga-lembaga pelatihan

pengadaan barang dan jasa

Memperbaiki standars operating procedures (SOP)

seperti bimbingan teknis, advokasi, pengaduan dan

sanggah serta bantuan hukum

Menyediakan bantuan hukum jika para penyelenggara

menghadapi klaim atau sanggahan.

a

b

c

d

e

f

Di sisi lain penguatan lembaga pengadaan tidak hanya membutuhkan

komitmen dari pimpinan juga dari pihak penyelenggara pengadaan seperti

panitia pengadaan (tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk

melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa) atau Pejabat pengadan

(personil yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan

pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai tertentu) serta lembaga

penyelenggara pengadaan elektronik (LPSE). Kemampuan lembaga

penyelenggaran merupakan salah satu kunci keberhasilan peningkatan

layanan pengadaan dan juga menjadi kunci keberhasilan proses monitoring dan

evaluasi karena memiliki kemampuan untuk menyediakan dokumen/arsip/ data

yang dibutuhkan pada saat monitoring. Panitia pengadaan harus mampu:

Mampu melakukan analisis value added chain

dari setiap jenis pengadaan yang akan dilakukan

Mampu menganalisis nilai (harga) dari setiap

pengadaan sehingga bisa mendapatkan

harga yang wajar dan rasional serta bisa mendapat

target harga yang kompetitif

a

b

Mampu menginventarisir dan menyeleksi supplier-supplier

potensial agar pelaksanaan pengadaan setelah kontrak

disepakati tidak terdapat kendala. Analisis bisa berupa

kemampuan supplier dari segi pengalaman pengadaan

dari jenis pengadaan yang di adakan, kemampuan finansial,

kemampuan delivery pengadaan sehingga pengadaan

dapat diselesaikan tepat waktu, juga rating supplier

atas jenis pengadaan yang diadakan

Memiliki kemampuan untuk melakukan pengendalian atas

persediaan pengadaan yang telah diterima

Mampu mengantisipasi kemungkinan klaim hukum yang

mungkin terjadi atas suatu pengadaan

Penerapan program monitoring dan evaluasi tentu bukan tanpa masalah

mengingat setiap proses penyelenggaraan dihadapkan pada keterbatasan yang

dimiliki. Masalah-masalah yang dihadapai dalam proses monitoring dan

evaluasi tentunya dimulai dari proses perencanaan hingga pengumuman

pemenang dan penyerahan barang dan atau jasa. Permasalahan yang paling

sering ditemui adalah kurangnya konsistensi, koordinasi dan keterkaitan antar

pelaku penagadaan yaitu antara perencanaan, penganggaran pelaksana,

pengawasan dan evaluasi serta penggunaan kapasitas sumber daya yang

terbatas.

c

d

e

Evaluasi program Monitoring dan EvaluasiD

Pentingnya evaluasi terhadap program monitoring dan evaluasi1

Evaluasi lanjutan dari program monitoring dan evaluasi merupakan bagian

penting dari proses pengadaan. Tanpa evaluasi tindak lanjut maka setiap

temuan dari penyelenggaran program kerja monitoring dan evaluasi hanya

berhenti sebatas temuan tanpa ada tindak lanjutnya. Tujuan diadakan evaluasi

lanjutan adalah untuk memberikan arah kebijakan yang jelas atas setiap temuan

pada saat monitoring dan evaluasi pengadaan dilakukan. Evaluasi lanjutan

merupakan komunikasi dan koordinasasi antar lembaga pengadaan untuk

melakukan perbaikan berkelanjutan atas setiap permasalahan yang dihadapi.

Tindak lanjut dalam proses monitoring dan evaluasi membantu organisasi untuk

melakukan evaluasi kinerja lembaga. Proses pencapaian kinerja suatu

organisasi bukan hal yang mudah sehingga setiap hasil yang dicapai perlu

mendapatkan reward yang setimpal begitu juga sebaliknya bagi organisasi atau

lembaga pengadaan tidak dapat menunjukkan kinerja maksimal dan cenderung



menurun perlu mendapat peringatan dan punishment.

Proses evaluasi tindak lanjut membutuhkan perencanaan yang tepat atas setiap

temuan yang yang harus ditindaklanjuti. Untuk itu evaluasi tindak lanjut

membutuhkan langkah keputusan yang tepat atas setiap kebijakan yang

diambil. Evaluasi tindak lanjut tidak hanya pada temuan-temuan yang

berindikasi negatif tetapi juga yang memiliki indikasi positif (perbaikan kinerja).

Lembaga atau pihak-pihak yang melakukan evaluasi tindak lanjut seharusnya

independen dan tidak berpihak agar tujuan evaluasi tindak lanjut dapat tercapai.

Evaluasi tindak lanjut dalam monitoring dan evaluasi pengadaan barang dan

jasa merupakan langkah penting karena setiap proses tindak lanjut dapat

mencerminkan dan menginterpretasikan umpan balik atas kinerja aktual dari

setiap lini organisasi yang dimonitoring dan dievaluasi. Pengalaman yang ada,

banyak organisasi sering meremehkan manfaat dari hasil monitoring dan

berhenti pada proses evaluasi. Kegagalan menuju perubahan berkelanjutan

terjadi karena organisasi mengabaikan proses evaluasi tindak lanjut dan

berhenti pada proses evaluasi semata. Padahal proses tindak lanjut dari setiap

evaluasi dapat memberi perubahan bagi karyawan dan organisasi karena

keduanya akan mendapatkan penghargaan atas apa yang dikerjakannya.

Peran monitoring dan evaluasi dalam pembenahan proses pengadaan2

Peran monitoring adalah untuk mengidentifikasi kesuksesan ataupun

kegagalan secara nyata atau potensial sedini mungkin dan sewaktu-waktu.

Dengan demikian monitoring memainkan peran yang penting dalam analisis

kebijakan. Setiap permasalahan yang muncul dari proses monitoring akan

memerlukan kebijakan untuk menyelesaikan masalah tersebut sehingga setiap

proses dalam monitoring dan evaluasi merupakan mata rantai yang tak

terpisahkan untuk membenahi setiap lini organisasi yang domonitor dan

dievaluasi.

Peran monitoring dan evaluasi dapat dilihat dari kebijakan yang diambil, ada

yang bersifat internal yaitu kebijakan untuk pembenahan penguatan

kelembagaan secara internal dan bersifat eksternal (output) yaitu kebijakan

yang memberi dampak eksternal. Keluaran kebijakan Keluaran adalah barang,

layanan, atau sumber daya yang diterima oleh kelompok sasaran atau

kolompok penerima (beneficiaries). Sebaliknya dampak kebijakan merupakan

perubahan nyata pada tingkah laku atau sikap yang dihasilkan oleh keluaran

kebijakan tersebut. Dalam memantau keluaran serta dampak kebijakan harus

diingat bahwa kelompok sasaran tidak selalu merupakan kelompok penerima.

Kelompok sasaran (target group) merupakan individu, masyarakat atau

organisasi yang hendak dipengaruhi oleh suatu kebijkan dan program.

Sedangkan penerima (beneficiaries) adalah kelompok yang menerima manfaat

atau nilai dari kebijakan tersebut.

Pelaksanaan monitoring yang bersifat ex post facto atau pasca penerapan

kebijakan ini dapat disebut sebagai prinsip evaluasi. Bedanya dalam monitoring

yang intinya analis hanya mengumpulkan informasi seputar pelaksanaan

kebijakan, baik berupa data objektif maupun subjektif, berdasarkan indikator-

indikator yang telah dipilih. Sedangkan dalam evaluasi, analis memasukkan

penilaiannya terhadap informasi yang telah dikumpulkan dalam proses

monitoring tersebut. Jadi dari suatu hasil evaluasi analis dapat menilai apakah

suatu proses atau keluaran kebijakan berhasil mencapai tujuan yang ditetapkan

pembuat kebijakan atau tidak, sedangkan dalam monitoring hal tersebut tidak

dapat dilakukan. Bagaimanapun seharusnya kegiatan monitoring dan evaluasi

tidak dapat dipisahkan dan mampu berjalan seiring dengan diterapkannya suatu

kebijakan publik.

Pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa peran monitoring dan evaluasi

sangat penting dalam melakukan pembenahan proses pengadaan baik

pembenahan internal maupun eksternal. Pembenahan internal dapat dilihat dari

adanya konsekuensi perubahan karena adanya monitoring dan evaluasi

terutama dari segi produktiftas kerja sedangkan pembenahan eksternal dapat

dilihat dari tingkat kemandirian baik intelektual maupun indepensi kelembagaan.

Dampak evaluasi terhadap kinerja monitoring dan evaluasi pengadaan3

Evaluasi merupakan penilaian berkala terhadap relevansi, penampilan dan

efisiensi dan memberi dampak pada proyek/pengadaan – tentang waktu,

daerah atau populasi (banyaknya pengadaan). Evaluasi dapat dilakukan baik

oleh orang di dalam maupun di luar lembaga untuk membantu berbagai pihak

terkait dengan pembuatan keputusan sehingga evaluasi berfokus khusus pada

dampak dan sustainibilitas.

Dampak evaluasi terhadap kinerja monitoring dan evaluasi pengadaan dapat

dilihat dari adanya perubahan paradigma maupun perubahan berkelanjutan

yang dibuat untuk meningkatkan kinerja lembaga-lembaga pengadaan.

Evaluasi dapat dilakukan pada saat (lihat halaman 8):

Perencanaan (Ex-ante Evaluation)

Program/kegiatan sedang berjalan (on-going Evaluation)

Program/kegiatan selesai dibangun (terminal Evaluation)

Program/kegiatan sudah berfungsi (Ex-post Evaluation)

a

b

c

d



Evaluasi terhadap perencanaan dapat dilihat dari terlaksananya semua

program pengadaan yang telah disusun, tapi yang lebih penting adalah semua

item program pengadaan yang disusun merupakan kebutuhan utama

masyarakat bukan didasarkan pada kepentingan tertentu.

Evaluasi terhadap program/kegiatan sedang berjalan dapat dilakukan melalui

tahapan pemantauan atau observasi untuk memastikan bahwa penyedia benar-

benar melakukan penyelenggaran program pengadaan sesuai dengan

spesifikasi yang telah ditetapkan terutama pengadaan yang bersifat lapangan

seperti konstruksi.

Evaluasi terhadap kegiatan atau program yang selesai adalah evaluasi pada

saat penyerahan barang atau jasa yang dilakukan penyedia. Hasil monitoring

dan evaluasi harus memastikan bahwa semua proses pengadaan sampai

penyerahan barang telah sesuai dengan standat kerja yang telah ditetapkan.

Barang dan atau jasa yang diserahkan telah sesuai dengan spesifikasi yang

telah ditetapkan dalam kontrak kerja dan diserhakan tepat waktu.

Kegiatan evaluasi sesudah penyerahan barang dan atau jasa publik yang paling

penting adalah memastikan bahwa semua fungsi dan cara kerja dari setiap item

pengadaan berjalan sempurna dan tak terkendala apapun, masa atau rentang

uji coba atau jaminan dari setiap item/program pengadaan perlu menjadi

perhatian ketika pada saat monitoring dan evaluasi dilakukan terutama untuk

memastikan kualitas dari setiap pengadaan yang diadakan.

Pemaparan di atas menunjukkan bahwa evaluasi merupakan aktivitas yang

lebih luas dari pada monitoring karena evaluasi memerlukan sumber informasi

yang lebih komplit begitu juga tindak lanjut dibandingkan monitoring. Namun

evaluasi hanya dapat dilakukan jika organisasi telah melakukan monitoring.

Fokus evaluasi relatif spesifik kepada pertanyaan mengenai efektif dan efisiensi

serta dampak dari setiap pengadaan yang dilakukan dengan tujuan untuk

memperbaiki pelayanan publik dan menyusun program yang lebih baik di

masa.

BAB IVStrategi Pengembangan Monitoring & Evaluasi

Isu-isu terkini Monitoring & EvaluasiA

Mengantisipasi isu terbaru berkaitan dengan monitoring dan evaluasi dari lembaga-lembaga pengadaan (aturan, sistem, jaringan pengadaan, dll)

1

Pergeseran dan perubahan sangat besar terjadi dalam lingkungan eksternal

maupun internal organisasi. Kompetisi dalam berbagai bidang tidak hanya

berlaku bagi organisasi bisnis melainkan juga organisasi publik. Kondisi

persaingan yang begitu ketat sangat menguntungkan lembaga layanan

pengadaan barang dan atau jasa karena dengan kompetisi yang semakin

meningkat setiap proses pengadaan seharusnya akan mendapatkan yang

terbaik dari kualitas maupun harga barang yang ajukan dalam pengadaan

termasuk menentukan pilihan yang tepat terhadap penyedia (supplier).

Perubahan paradigma terhadap pengelolan organisasi mengindikasikan

operasional organisasi menjadi kompleks. Oragnisasi harus mampu melakukan

“penciptaan nilai” melalui berbagai upaya kinerja organisasi tetap terjaga.

Pergeseran paradigma ini juga seharusnya diantisipasi oleh pihak-pihak yang

melakukan monitoring dan evaluasi. Proses monitoring dan evaluasi

seharusnya memahmi dengan baik perubahan-perubahan yang terjadi untuk

menopang kinerja layanan pengadaan seperti perubahan aturan,

perkembangan sistem, perubahan undang-undang, termasuk kemajuan pesat

yang dialami lembaga penyedia seharusnya diantisipasi oleh pihak-pihak yang

melakukan monitoring.

7

Pemaparan dalam bab ini lebih difokuskan pada bagaimana mengembangkan dan

pemberdayaan lembaga monitoring dan evaluasi. Pengembangan dan pemberdayaan dari

lembaga monitoring bertujuan untuk lebih memberi peran yang maksimal dalam menjaga

indepedensi dan keterbukaan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Berikut-berikut

hal-hal yang disampaikan:




Antisipasi perubahan akan memberi dampak positif dalam proses monitoring

dan evaluasi. Pihak-pihak yang melakukan monitoring pelaksanaan pengadaan

dapat memperbaiki ukuran-ukuran atau standar yang digunakan untuk

mengukur hasil monitoring maupun untuk kepentingan evaluasi. Perubahan

ukuran-ukuran ini dengan sendirinya akan berdampak positif juga terhadap

pihak-pihak yang diawasi dan dievaluasi, mereka akan bekerja maksimal dan

berupaya untuk melakukan yang terbaik untuk mendapatkan pengadaan yang

berkualitas. Menciptakan hubungan dan komunikasi yang baik diantara para

lembaga layanan pengadaan akan membuat mereka bekerja dengan maksimal.

Setiap perubahan yang terjadi dapat menjadi leverage dalam proses monitoring

dan evaluasi jika dapat diantisipasi sejak awal dan senantiasa digunakan untuk

melakukan perbaikan berkelanjutan sebaliknya bisa menjadi ancaman jika

setiap perubahan hanya dilihat sebagai perubahan tanpa diserta upaya untuk

melakukan perubahan apapaun. Salah satu contohnya adanya dukungan

regulasi atau aturan yang bisa menaungi kecepatan perubahan itu sendiri.

Keterlambatan payung hukum yang dapat digunakan untuk melindungi proses

kerja pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi akan berdampak

pada ketidakjelasan dalam proses pembuatan keputusan dan akhirnya

memperlambat proses tindak lanjut dari hasil monitoring dan evaluasi yang telah

dilakukan.

Kecepatan kemajuan teknologi juga harus diantisipasi dalam proses monitoring

dan evaluasi, kemajuan teknologi dapat mempermudah pihak-pihak yang

melakukan monitoring dan evaluasi untuk mengakses data atau informasi

apapun untuk kelancaran pekerjaan monitoring dan evaluasi. Data ataupun

informasi yang diperoleh dapat dijadikan alat atau rujukan untuk melakukan

evaluasi terhadap program-program pengadaan dan selanjutnya dapat

digunakan untuk proses tindak lanjut berikutnya.

Mengantisipasi perkembangan sistem pengadaan2

Kesuksesan program-program pengadaan dapat dilihat dari varians yang terjadi

antara perencanaan dengan apa yang dihasilkan. Varians berindikasi positif jika

terdapat kesesuaian antara apa yang direncanakan dengan apa yang

dihasilkan dan sebaliknya berindikasi negatif jika apa yang direncanakan tidak

sesuai dengan apa yang dihasilkan. Untuk mendapatkan hasil yang positif,

seluruh bagian yang terlibat dalam proses pengadaan seharunya

mengantisipasi perkembangan teknologi.

Upaya pemerintah untuk melakukan proses pengadaan yang jujur dan dan

transparansi melalui e-procurement seharusnya disertai dengan upaya-upaya

melakukan perbaikan sistem pengadaan. Perbaikan jaringan, memperluas

bandwidth, memperbaiki sistem dan mengantisipasi risiko-risiko kehilangan

database seharusnya menjadi pertimbangan utama dalam proses monitoring

dan evaluasi pengadaan barang dan atau jasa. Monitoring dan evaluasi tidak

hanya mengejar “efisiensi” tetapi juga sumber data serta database yang aman

karena ini merupakan hal penting dalam menunjang seluruh proses verifikasi

monitoring dan evaluasi.

Perkembangan sistem teknologi informasi pengadaan tentunya sangat

membantu proses monitoring dan evaluasi sebagai upaya untuk membuat

seluruh proses pengadaan bersih dari proses kolusi dan korupsi. Bentuk

evaluasi tindak lanjut tentunya sangat memerlukan kecepatan proses kerja hasil

monitoring dan evaluasi. Setiap telaah ulang berfokus khusus pada keefektifan

dan dampak langsung dari setiap kegiatan pengadaan yang dilaksanakan.

Kesesuaian rencana dangan dampak keluaran merupakan tujuan yang hendak

dicapai.

Evaluasi tindak lanjut merupakan langkah penting dalam proses monitoring dan

evaluasi. Telaah kaji tindak berfokus pada keefektifan dan dampak langsung

dari setiap kegiatan pengadaan. Setiap keluaran akan dinilai tingkat

berdasarkan kesesuaian dengan rencana. Proses evaluasi tindak lanjut

membutuhkan kinerja monitoring dan evaluasi, semakin baik kinerja monitoring

dan evaluasi semakin cepat pula evaluasi tindak lanjut dilakukan. Keamanan

Sumber data dan data base pengadaan merupakan salah satu kunci

pelaksanaan evaluasi tindak lanjut yang lebih cepat dan rasional.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa terdapat dampak positif maupun

negatif dengan adanya perkembangan sistem informasi pengadaan. Untuk

mengantisipasi dampak negatif, setiap layanan pengadaan harus mampu

mengantisipasi kemajuan sistem teknologi agar mampu mengamankan setiap

aktivitas gangguan teknologi informasi seperti kehilangan database dan sumber

data karena virus, atau adanya penganggu eksternal yang menyerang sistem

(seperti hacker), rusaknya jaringan, dll. sedangkan antisipasi dampak positif

bagi kepentingan seluruh proses pengadaan termasuk proses monitoring,

evaluasi dan tindak lanjut seperti kemudahan mengakses informasi, data base

yang tersimpan dengan aman, transparansi proses pengadaan dan monitoring

serta evaluasi, serta kecepatan dan luasnya jangkuan pengumuman, dll

merupakan pekerjaan penting bagi semua lembaga layanan pengadaan.

Program pengadaan proaktifB

Customer satisfaction merupakan tujuan akhir dari suatu proses pengadaan,

masyarakat dapat menikmati seluruh program pengadaan tanpa keluhan

maupun komplain menunjukkan kinerja lembaga layanan pengadaan. Peran

pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi akan menunjukkan

bahwa proses pengadaan berjalan sebagaimana mestinya karena setiap

kecurangan dalam proses pengadaan dapat dianitisipasi sejak awal sehingga


MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAHMODUL 1 MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAHMODUL 1

masyarakat tidak akan mendapatkan barang dan atau jasa yang tidak

berkualitas.

Monitoring bertujuan untuk menunjukkan bahwa seluruh proses kerja telah

berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, seluruh barang dan atau

jasa yang diadakan merupakan barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan

publik, serta memastikan bahwa seluruh informasi yang disampaikan benar

adanya.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam proses pengadaan barang dan

atau jasa, semua kalangan masyarakat harus terlibat tidak hanya pemerintah.

Lembaga-lembaga masyarakat seharusnya dapat membantu pemerintah

dalam hal ini lembaga layanan pengadaan terutama dalam hal:

aMasyarakat dapat membantu pemerintah dengan menyediakan

informasi atau data kebutuhan mereka baik barang dan atau jasa

jangka panjang maupun pendek.

Menginventarisir kebutuhan publik

bMasyarakat selanjutnya dapat membantu pemerintah untuk

mengidentifikasi berbagai kebutuhan publik yang memiliki skala

prioritas tertinggi hingga terendah. Hal ini perlu dilakukan karena

sumber daya pemerintah yang terbatas baik keuangan maupun

sumber daya manusia. Selain itu masyarakat yang lebih tahu yang

paling penting bagi mereka saat ini atau diwaktu kemudian. Proses

ini perlu dilakukan dengan tujuan untuk menghindari adanya

intervensi pengadaan atas program-program pengadaan yang

tidak penting bagi masyarakat.

Mengidentifikasi kebutuhan publik

cProgram monitoring dan evaluasi dengan keterlibatan publik

merupakan salah satu cara untuk mendapatkan objektifitas

penilaian antara penyelenggara dan penyedia. Masyarakat dapat

membantu melakukan monitoring dan evaluasi terutama pada saat

proses pelaksanaan program pengadaan oleh penyedia yang

ditunjuk. Dengan keterlibatan masyarakat, proses pengerjaan

pengadaan dapat terjaga kualitasnya mengingat keterbatasan

sumber daya monitoring dan evaluasi. Masyarakat dapat terjun

langsung melihat proses pengerjaan dan selanjutnya melaporkan

setiap temuan kepada penyelenggara.

Melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan

Identifikasi berbagai kebutuhan pengadaan proaktif perlu menjadi perhatian

karena tercapainya pengadaan yang berorientasi pada kepentingan publik

hanya dapat tercapai jika pihak-pihak yang melakukan layanan pengadaan baik

pelaksana maupun pihak-pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi

mampu mengidentifikasi berbagai kebutuhan dasar yang berorientasi pada

kepentingan publik. Beberapa hal yang perlu diidentifikasi dalam proses

pengadaan kebutuhan publik, antara lain:

Skala prioritas pengadaan publik

Sumber pendanaan

Waktu pelaksanaan

Penentuan supply chain

Penentuan pemenang

Payung hukum bagi temuan laporan masyarakat

a

b

c

d

e

f

Selain mengidentifikasi berbabagai kebutuhan pengadaan barang dan jasa

publik, seluruh komponen yang bertanggung-jawab perlu menyusun

standar/ukuran kepatuhan pengadaan. Unsur-unsur yang perlu diperhatikan

pada saat menyusun ukuran kepatuhan dalan proses pengadaan barang dan

jasa publik bertujuan untuk menjaga konistensi dan responsibilitas dalam

proses pengadaan sehingga risiko-risiko pengadaan baik yang berkaitan

dengan risiko hukum maupun risiko kegagalan atas pengadaan barang dan jasa

publik.

Kesesuaian antara pengadaan dengan skala prioritas pengadaan

Kualitas spesifikasi yang diajukan

HPS untuk penghematan bukan untuk mendapatkan

barang yang murah

Indepedensi dan transparansi

Daya tahan (waktu jaminan)

Kepercayaan

a

b

c

d

e

f



Penanganan kompleksitas dalam pengadaanC

Identifkasi berbagai masalah dalam pengadaan barang dan jasa1

7

Proses pengadaan barang dan jasa publik bukanlah suatu proses yang mudah

dan tanpa risiko, setiap tahapan dalam proses pengadaan barang dan jasa

mulai dari tahap perencanaan hingga penyerahan barang dan jasa selalu

memiliki permasalahan sendiri. Kompleksitas yang ada dalam proses

pengadaan barang perlu diantisipasi seperti:

Intervensi pihak-pihak tertentu

Sarana dan prasarana yang masih belum maksimal di wilayah tertentu

Penetapan pemenang

Keterbatasan sumber daya (sertifikasi panitia lelang, keahlian, dll)

Keterbatasan sistem

Risiko kontrak

Regulasi

a

b

c

d

e

f

g

Pemerintah dalam bidang pengadaan barang dan jasa telah melakukan

beberapa langkah guna mengantisipasi kompleksitas permasalahan dalam

proses pengadaan barang dan jasa. Pengadaan berbasis e-procurement

dengan SPSE ditujukan untuk mengurangi intervensi pihak-pihak tertentu

dalam proses pngadaan barang dan jasa, walau tidak dapat menghilangkan

semua bentuk intervensi namun dengan SPSE bentuk intervensi minimal dapat

dikurangi

Penggunaan e-procurement juga memiliki kendala tersendiri misalnya kondisi

wilayah geografis yang berbeda di antara wilayah-wilayah yang ada di

Indonesia membuat penanganan terhadap masalah sarana dan prasarana

menjadi berbeda di setiap wilayah. Kompleksitas penentuan pemenang tender

atau pemenang proyek dapat dihilangkan dengan cara membuat kompetisi

terbuka melalaui pengadaan berbasis elektronik, walaupun demikian bukan

berarti tidak terdapat sanggahan dan banding dari peserta tender.

Pemerintah juga berupaya meningkatkan kemampuan profesionalisme

aparatur dalam bidang pengadaan barang dan atau jasa seperti memfasilitasi

kemampuan aparatur barang dan jasa melalui pendidikan dan pelatihan

termasuk juga memfasilitas ujian sertifikasi ahli pengadaan, hal ini dilakukan

agar tujuan peningkatan pelayanan publik dapat tercapai.

Peningkatan sistem pangakalan data base, memperluas atau meningkatkan

bandwith serta meningkatkan keahlian sumber daya manusia dalam bidang

pengadaan barang dan jasa berbasis IT terus ditingkatkan. Hal ini dimaksudkan

agar mempermudah akses bagi para pengguna layanan untuk mengakses

informasi aapun terkait proses pengadaan barang dan atau jasa.

Keterbatasan regulasi yang berkaitan dalam proses pengadaan barang dan

atau jasa merupakan salah satu kendala tersendiri, untuk itu proses perbaikan

regulasi sebagai payung hukum senantiasa menjadi perhatian. Penguatan

regulasi pengadaan dilakukan melalui penyusunan naskah akademis dan draft

rancangan undang-undang pengadaan/jasa pemerintah serta peningkatan.

Kontrak adalah perjanjian antar beberapa pihak (lebih dari satu pihak). Dalam

proyek pengadaan barang dan atau jasa, kontrak perjanjian merupakan

kesepakatan kerja sama antara Pemberi Tugas (penyelenggara pengadaan)

dan Penyedia Jasa (supplier). Risiko kontrak terjadi jika salah satu pihak berada

pada kondisi posisi bargaining position yang lemah dalam menyepakati isi

kontrak. Monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa tidak ada

pihak dirugikan dalam klausul kontrak yang ditandatangani kedua belah pihak.

Penanganan berbabagai masalah dalam proses pengadaan barang dan atau

jasa dapat dilakukan dengan cara meningkatkan monitoring dan evaluasi

pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, pengembangan sistem

pengadaan berbasis teknologi informasi sampai dengan penyerahan barang

dan atau jasa publik.

Kendala lain yang dihadapi dalam proses pengadaan barang dan jasa adalah

pada proses monitoring dan evaluasi seperti:

Intervensi pihak-pihak tertentu

Regulasi yang belum memadai

Tidak semua personal/unit mau di monitor

Tidak adanya implikasi lanjutan dari hasil monitoring dan evaluasi

Sistem penilaian kinerja yang belum memadai

Rendahnya reward atau ketidakjelasan standar punishment

yang diterima dibandingkan pencapaian hasil yang diperoleh.

a

b

c

d

e

f

Strategi penanganan kendala-kendala dalam proses monitoring dan evaluasi pengadaan2

Seperti dikemukakan sebelumnya bahwa monitoring dan evaluasi merupakan

hal penting dalam memastikan bahwa seluruh proses pengadaan berjalan

sesuai standar yang telah ditetapkan. Untuk pihak-pihak yang melakukan

monitoring perlu mempersiapkan strategi yang tepat untuk mengatasi kendala-

kendala yang ada dalam proses pengadaan barang dan atau jasa publik.

Untuk mengantisipasi adanya intervensi dalam proses pengadaan maka proses

pengadaan harus dilakukan oleh lembaga-lembaga pengadaan yang

independen. Unit layanan pengadaan dan lembaga layanan pengadaan secara

elektronik maupun pihak-pihak lain yang berada dalam kedua lembaga



pengadaan tersebut seperti panitia pengadaan harus secara struktural dibuat

independen. Indepedensi lembaga pengadaan diharapkan dapat mengurangi

intervensi pihak-pihak tertentu dalam proses pengadaan barang dan atau jasa

seperti mempengaruhi penentuan spesifikasi produk agar mengarah pada

supplier/penyedia tertentu, dll.

Proses pengadaan yang bersih dan akuntabel hanya dapat dilakukan jika

didukung dengan regulasi yang jelas dan rinci agar proses pelaksanaan sesuai

dengan standar pengadaan yang benar. Misalnya kejelasan mengenai sistem

paket pengadaan harus dibuat lebih rinci agar tidak bias pada saat proses

pengadaan dilakukan, dll

Kendala lain yang penting dalam proses monitoring dan evaluasi adalah tidak

semua pihak mau di monitoring dan dievaluasi karena sistem monitoring dan

evaluasi yang dilakukan seperti saat ini hanya bersifat untuk mendapatkan

temuan bukan memberi solusi atau tindak lanjut dan penghargaan yang

memadai jika memperoleh prestasi kinerja yang maksimal. Untuk strategi yang

harus disiapkan adalah harus ada payung hukum yang jelas yang mengatur

sanksi bagi unit-unit layanan pengadaan yang tidak memberi respon yang baik

dalam proses monitoring terutama dalam menyediakan informasi yang lengkap.

Sebaliknya dalam regulasi tersebut harus juga diatur tentang reward yang

diterima jika unit-unit layanan pengadaan tersebut melakukan proses

pengadaan sesuai standar yang memberi nilai tambah bagi masyarakat.

Proses monitoring dan evaluasi harus menyiapkan tindak lanjut atas setiap

temuan baik positif maupun negatif. Untuk itu setiap monitoring dan evaluasi

seharusnya menghasilkan penilaian kinerja bagi setiap unit layanan pengadaan

yang diawasi dan evaluasi sehingga tidak hanya berhenti untuk penilaian benar

dan salah. Setiap temuan baik positif maupun negatif dipastikan harus

memperoleh tindak lanjut untuk perbaikan proses layanan di masa datang.

Potensi dan Antisipasi risiko dalam monitoring dan evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah3

Proses pengadaan barang/jasa pemerintah, melibatkan sumber daya keuangan

pemerintah untuk capital expenditures ini sangat berpotensi terjadi

penyimpangan yang tidak jarang menimbulkan kerugian yang cukup signifikan.

Oleh karena itu, para pihak yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan

barang/jasa pemerintah, diharapkan mampu untuk mendeteksi risiko yang

mungkin muncul dalam pengadaan, sehingga mampu untuk mengidentifikasi

apa saja strategi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan program

monitoring & evaluasi yang reliable.

Risiko sendiri secara umum dapat diartikan sebagai suatu kejadian/kondisi yang

berkaitan dengan hambatan dalam pencapaian tujuan. Pengertian risiko sangat

erat hubungannya dengan adanya “tujuan”, sehingga apabila tidak ada tujuan

maka tidak ada pula risiko yang dihadapi. Dengan mengenali risiko, pihak-pihak

yang melakukan monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah akan

mampu meminimalisir dampak dengan adanya risiko tersebut. Berikut ini adalah

potensi risiko dalam monitoring & evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah:

Ketidaksesuaian data dengan standar/peraturan yang berlaku

Data yang kurang informatif

Pengelolaan risiko ini dilakukan dengan membangun pengendalian intern.

Dengan kata lain, pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mengelola

risiko, seperti yang dimandatkan dalam PP No. 60/2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah. Terdapat banyak risiko pada proses

pengadaan barang dan jasa. Masing-masing pihak baik penyelenggara

pengadaan maupun supplier/penyedia memiliki kemampuan dan sumberdaya

dalam mengantisipasi dan mengatasi risiko pengadaan.

Sesuai dengan posisi dan porsinya, penyelenggara pengadaan mampu

mengatasi sebagian risiko pengadaan, dan supplier mampu untuk mengatasi

sebagian yang lainnya. Contoh risiko dimana penyelenggara pengadaan lebih

mampu untuk mengatasinya adalah risiko financial. Seperti yang kita ketahui

bahwa pada saat pengadaan dimulai, pendanaan pengadaan haruslah sudah

tersedia. Sedangkan risiko, dimana supplier lebih mampu untuk mengatasinya

adalah risiko kesalahan metode pelaksanaan. Hal ini disebabkan Supplier

adalah pihak yang menguasa metode setiap pekerjaan pengadaan.

Pengalihan risiko yang salah hanya akan menyebabkan terjadinya konflik yang

akan berujung pada kegagalan pengadaan dan kerugian kedua belah pihak.

Untuk itu penting bagi kedua pihak untuk menggunakan kontrak yang telah ada

untuk saling mengikat dan bertanggungjawab atas kewajiban dan hak masing-

masing. Pemahaman konrak harus dibicarakan kedua pihak secata terbuka agar

tidak terjadi bias informasi saat kontrak selesai dibuat dan masing-masing pihak

kemudian saling menyalahkan.

Kenyataan dalam pelaksanaan pengadaan, Supplier atau penyedia lebih sering

memiliki bargaining position yang lemah dalam negosiasi klausul kontrak.

Supplier/penyedia pada dunia pengadaan di Indonesia terkadang diposisikan

sebagai pihak yang lemah. Ditambah dengan alasan kompetitif, maka

unbalanced contract akhirnya sering dijumpai dan menjadi masalah dalam

pelaksanaan pengadaan di Indonesia, kadang supplier harus memenuhi

beberapa kewajibannya diluar kontrak yang disepakati.

Peran monitoring harus ditingkatkan dalam rangka memberikan jaminan bahwa

penyelenggara pengadaan tidak dapat melakukan kontrak-kontrak yang

merugikan salah satu pihak. Pengalihan risiko pada kontrak sebaiknya dihindari

karena akan berujung pada kerugian semua pihak yang terlibat dan bahkan

kegagalan pengadaan. Berikut ini adalah risiko pengadaan yang sering terjadi

baik untuk pihak penyedia maupun pihak pengadaan.



aPenyediaan jasa tidak dapat melakukan klaim biaya, hal ini terjadi

pada keadaan-keadaan dimana negara mengalami tingkat inflasi

yang tinggi setelah kontrak ditandatangani.

bKontrak yang merugikan salah satu pihak, ini terjadi jika pihak

penyelenggara ingin mendapatkan keuntungan pribadi, walaupun

sistem pengadaan telah berbasis elektronik namun tak dapat

dipungkiri terkadang ada kewajiban-kewajiban supplier yang tidak

tertera dikontrak tapi harus dilaksanakan oleh supplier/penyedia.

cTerkadang dalam kondisi tertentu pihak supllier/penyedia tidak

dapat memenuhi target skedul yang telah ditentukan sehingga

penyedia/supplier dikenakan sanksi/ denda.

dKetika terjadi keterlambatan pembayaran dari pihak

penyelenggara pengadaan, pihak supplier/penyedia tidak memiliki

kekuatan apapun untuk memberi sanksi atau meminta pihak

penyelenggara membayar denda atau bunga atas keterlambatan

tersebut.

eTerkadang kerterlambatan pembayaran dana pengadaan dari

penyelenggara berdampak pada supplier/penyedia mengalami

kesulitan modal kerja dalam menyelesaikan pekerjaan

pengadaan.

Atas berbagai kejadian di atas sebaiknya pihak penyedia maupun

penyelenggara mempelajari secara bersama-sama klausul-klausul kontrak agar

tidak berdampak pada merugikan salah satu pihak

Komunikasi dan koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait4

4.1

Komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu atau lebih orang

yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh

gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu,

mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk

melakukan umpan balik. Dengan demikian komunikasi melibatkan

tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang

dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka

berkomunikasi begitu juga dengan ruang dan waktu.

Koordinasi merupakan proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi

dan kegiatan pada tingkat satu satuan terpisah dalam suatu

Pengertian dan fungsi komunikasi dan koordinasi

organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih

dahulu. Koordinasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi

karena dengan koordinasi setiap orang yang ada dalam organisasi

dapat dikendalikan untuk mencapai tujuan organisasi dan

menghindari ruang gerak yang terpisah dari orang-orang tersebut

untuk melakukan tindakan-tindakan yang dapat merugikan

organisasi. Koordinasi harus memenuhi beberapa unsur yaitu:

Kordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan

keadaan yang saling mengisi dan memberi.

Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan

yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan

dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan

dengan kegiatan sebelumnya.

Koordinasi harus menggunakan pendekatan

multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi

yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih

tugas yang satu dengan tugas yang lain.

Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa komunikasi dan

koordinasi mutlak diperlukan dalam proses pengadaan barang dan

atau jasa sehingga hal-hal yang akan merugikan proses

pengadaan barang dan jasa dapat dihindari, seperti konflik

kepentingan, pemborosan waktu, aktivitas-aktivitas yang tidak

bernilai tambah, dll. dengan demikian pekerjaan Procurement

Management menjadi berat jika komunikasi dan koordinasi

diantara lembaga-lembaga pengadaan tidak bisa dilakukan.

Tujuan departemen pengadaan adalah adalah memastikan bahwa

semua proses pengadaan berjalan dengan lancar sehingga

produk dan jasa yg dibutuhkan publik bisa diperoleh di saat yg

tepat, dalam jumlah yg tepat, dgn kualitas yg tepat dan dgn harga

yg tepat.

Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut untuk sejalan

dengan strategi organisasi dan rencana organisasi, untuk

memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yg ingin

dicapai organisasi, maka komunikasi dan koordinasi harus tetap

terjaga. Masing-masing unit harus memiliki tupoksi dan arah

kebijakan yang searah dengan tujuan organisasi sehingga proses



pengadaan yang dilakukan dapat memilki nilai tambah bagi

masyarakat.

4.2 Fungsi dan peran lembaga monitoring dan evaluasi

Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu aktifitas

dalam satu siklus manajemen pengadaan Lembaga. Fungsi dari

lembaga monitoring pengadaan adalah:

Memastikan bahwa tindakan dari para penyelenggara

pengadaan telah mengikuti standar dan prosedur

yang telah ditetapkan (kepatuhan);

Menentukan bahwa seluruh sumber dan layanan yang

diperuntukkan bagi masyarakat telah sampai tepat waktu

dengan spesifikasi yang sesuai dengan kontrak

yang disepakati;

Menghasilkan informasi yang dapat membantu menjelaskan

hal-hal yang terkait dengan kebijakan yang telah dibuat

terkait perencanaan dan pelaksanaan pengadaan;

Menyediakan informasi yang menunjukkan adanya

perubahan sosial di masyarakat terkait dengan kebijakan

yang telah diambil pada waktu sebelumnya;

Memastikan bahwa barang dan atau jasa yang dibutuhkan

oleh masyarakat secara tepat.

Keberhasilan pelaksanaan monitoring dapat dilihat dari semua

fungsi-fungsi monitoring di atas berhasil dilakukan. Selanjutnya

temuan-temuan monitoring dapat digunakan sebagai bahan

evaluasi dan tindak lanjut untuk perubahan di waktu berikutnya.

Monitoring dapat menjadi alat pengendali yang baik dalam seluruh

proses implementasi pengadaan karena dengan dengan

monitoring setiap kecurangan dapat diantisipasi sejak awal, begitu

juga dengan hambatan atau kendala dalam proses

pelaksanaannya.

Kerjasama di antara lembaga montoring dan evaluasi5

Kerja sama antara lembaga-lembaga (Procurement Department) mutlak

diperlukan mengingat keberhasilan untuk mendapatkan layanan publik dan

supplier mutlak harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration

& partnership yg mengindikasikan jenis kerja sama yg bisa dilakukan antara

lembaga pengadaan dengan supplier-suppliernya terutama untuk

mendapatkan supplier-supplier yang potensial.

Pengadaan dengan basis e-procurement memungkinkan tercapainya

collaboration and partnership mengingat dengan e-procurement semua

penyedia akan berkompetisi memberikan yang terbaik bukan sekedar

berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier (seperti

dalam sistem konvensional).

Koordinasi yang terarah antara sesama komponen yang ada dalam departemen

pengadaan memungkinkan proses monitoring dan evaluasi menjadi lebih

mudah. Kerjasama lainnya yang diperlukan dari lembaga-lembaga pengadaan

adalah menghindari tumpang tindih diantara sesama pihak-pihak yang

melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan karena adanya beban

kepentingan tertentu (interest personal atau kelompok).

Kerjasama yang baik diantara pihak-pihak yang melakukan monitoring dan

evaluasi akan berdampak pada proses kerja yang maksimal dari pihak-pihak

penyelenggaran layanan pengadaan karena berkurangnya intervensi dan

terjaminnya independensi. Kemajuan teknologi juga turut menunjang

percepatan proses monitoring dan evaluasi karena akses informasi yang lebih

mudah tentunya dapat mempercepat diperolehnya data atau informasi yang

diperlukan dalam proses monitoring dan evaluasi.

Pemilihan Supplier yang tepat6

Untuk mendapatkan barang dan atau jasa yang berkualitas dengan harga yang

bersaing tentunya tergantung pada pemilihan supplier (penyedia) yang tepat.

Pertimbangan penawaran dengan harga yang terendah bukan merupakan

solusi yang tepat dalam proses pengadaan barang dan atau jasa atau

sebaliknya memilih supplier hanya dengan pertimbangan usulan dengan

spesifikasi yang sesuai juga bukan merupakan pilihan yang tepat.

Pemilihan supplier (penyedia) bukanlah hal yang mudah karena kesalahan

dalam proses penentuan penyedia dapat berdampak tidak hanya pada

pengadaan yang tidak tepat juga bisa berdampak pada masalah hukum

(beberapa kasus pengadaan terkait dengan penentuan supplier yang salah

seperti: kasus buku ajar (Sleman), kasus pengadaan mobil pemadam

kebakaran, kasus wisma atlet, dll merupakan contoh penentuan supplier yang

berdampak hukum).



Berikut ini terdapat 9 (sembilan) masalah yang berkaitan dengan proses

penentuan supplier (penyedia yang perlu diantisipasi) :

Waktu yang singkat untuk menginvestigasi

sumber-sumber penyedia potensial dan negosiasi

Membuat persyaratan-persyaratan

yang mengarah pada penyedia tertentu

Sedikit perhatian pada penyaringan calon penyedia

Kebiasaan membeli dari supplier-supplier

saat ini tetapi penyedianya sedikit

Kegagalan mengambil keuntungan penuh pada

proses pengadaan dari sumber-sumber pengadaan global

Kecenderungan untuk membeli dari pembeli-pembeli

yang dapat dipanggil

Underuse of competitive bidding as asource selection process

in the private sector and it overuse in the public sector.

In addition, only formal negotiation can be used for

complicated buys requiring extensive information

exchange between buyer and seller

Pembelian melalui pintu belakang oleh para pemakai

Kecenderungan untuk menentukan urutan supplier

tanpa melakukan investigasi

Burt, D.N; Pinkerton, L.N, 2006; A Purchasing Manager 's Guide to Strategic Proactive

Procurement, pg 107

8

8

Untuk mengantisipasi terjadinya ke sembilan kemungkinan masalah berkenaan

dengan penentuan supplier (penyedia), maka berikut ini hal-hal yang harus

dilakukan dalam proses penentuan supplier yang tepat adalah dengan

melakukan Prescreening Potensial Supplier, melalui:

1Requirment (certification), untuk menentukan supplier yang

tepat dalam proses pengadaan maka setiap penyedia (supplier)

yang ingin mengikuti proses lelang pengadaan barang dan atau

jasa harus memiliki sertifikat atau ijin usaha yang berkaitan dengan

jenis pengadaan yang akan diikuti.

2Management and Ownership (experience, education,

philosophy and fit or mutually agreeable). Kemampuan dari

segi pengalaman, pendidikan kemampuan manajemen, visi, misi

dan kepemilikan perusahaan yang jelas seharusnya terlihat dalam

curiculum vitae dari setiap penyedia yang akan mengikuti lelang

pengadaan barang dan atau jasa.

3Financial strength. Laporan keuangan dari setiap penyedia yang

menggambarkan kemampuan keuangan perusahaan penyedia

seharusnya ikut dilampirkan untuk melihat kemampuan penyedia

dalam melaksanakan kegiatan pengadaan jika ditetapkan sebagai

pemenang atau pelaksana pengadaan.

4Production capacity. Setiap penyedia harus menyampaikan

semacam garansi atau perjanjian bahwa penyedia memiliki

kemampuan untuk menyelesaikan pengadaan tepat waktu.

5Experience with the product, material, service. Penyedia

seharusnya memiliki pengalaman dalam setiap pengadaan

produk, material atau jasa terkait kualitas produk/material/jasa,

harga, tempat dimana seharusnya mendapatkan maupun

pengalaman untuk mengakses sumber-sumber pengadaan

tersebut.

Burt, D.N; Pinkerton, L.N, 2006; A Purchasing Manager 's Guide to Strategic Proactive

Procurement, pg 107

9

9

6Quality control and Assurance. Perusahaan/organisasi

penyedia seharusnya memiliki kemampuan untuk melakukan

langkah-langkah untuk menilai kualitas dari produk/jasa yang

adakan termasuk memiliki komptensi untuk melakukan jaminan

atas pengadaan produk/ jasa yang adakan.



7Research and Development Ability. Penyedia juga seharusnya

memiliki kemampuan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan

untuk tetap mempertahankan kinerja dan kualitas kerja usahanya

melalui riset dan pengembangan.

8On-time Delivery. Tepat waktu hanya dapat dicapai jika penyedia

mampu menyusun jadwal kerja yang memberi ruang untuk

menyediakan produk/jasa pengadaan tepat waktu agar terhindar

dari pinalti pengadaan.

9Purchasing Expertise. Penyedia juga harus memiliki

kemampuan untuk mendapatkan produk/jasa pengadaan dengan

harga yang dapat memberi keuntungan bagi perusahaannya

dengan berupaya mendapatkan produsen-produsen yang

memberikan harga yang kompetitif dan menguntungkan.

10Price/cost control and documentation. Penyedia seharusnya

mampu mendokumentasikan semua informasi dan melakukan

kontrol atas harga/biaya dari produk/jasa pengadaan terutama

mengantisipasi tingkat ketidakpastian bisnis yang berkembang

saat ini.

Selain beberapa pertimbangan di atas, pemakai (users) juga perlu

mempertimbangkan berapa banyak jumlah supplier yang dibutuhkan, asal

supplier (lokal atau nasional atau internasional), begitu juga dalam proses

penunjukkan supplier apakah dilakukan secara langsung atau tidak langsung

(melalui penawaran/tender).

Anda diminta untuk menguraikan proses penentuan supplier dalam proses

pengadaan barang dan atau jasa dilingkungan dimana anda bertugas

Latihan

Perencanaan dan pengendalian kualitas pengadaan7

7.1 Pengertian perencanan, pengendalian dan kualitas

Perencanaan merupakan kegiatan-kegiatan organisasi secara keseluruhan

yang disusun untuk jangka waktu tertentu yang sesuai dengan tujuan dan

sasaran organisasi. Pengedalian merupakan serangkaian kegiatan

pemantauan, pengawasan dan tindak lanjut yang dilakukan untuk menjamin

pelaksanaan pembangunan yang direncanakan sesuai dengan tujuan dan

sasaran yang ditetapkan dan memastikan bahwa dana yang digunakan sesuai

dengan tujuan program.

Pemantauan atau observasi serta pengawasan merupakan kegiatan mengamati

perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta

mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan timbul. Sedangkan

tindak lanjut merupakan kegiatan atau langkah-langkah operasional yang perlu

ditempuh berdasarkan hasil pemantauan dan pengawasan seperti koreksi atas

penyimpangan atau deviasi atas penyelenggaraan kegiatan, akselerasi atas

setiap keterlambatan yang terjadi, serta klarifikasi atas setiap bentuk

ketidakjelasan, dll. yang tujuannya adalah untuk memperbaiki kualitas

pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan atau jasa publik.

Pengendalian merupakan tindakan yang yang menjamin bahwa semua aktivtas

yang dilakukan memberikan nilai tambah (tidak bernilai tambah) bagi organisasi.

Pengendalian dapat juga dilakukan untuk mendapatkan hasil akhir yang yang

sesuai standar atau mencegah terjadinya varians atau deviasi negatif. Untuk

mendapatkan hasil akhir dari suatu pengendalian, pimpinan membutuhkan

informasi yang akurat baik itu informasi formal (data/informasi/dokumen seperti

task control information, budget report, SOP,dll) yang dihasilkan dari proses

monitoring dan evaluasi atau informasi informal (laporan masyarakat, pihak

ketiga lainnya yang dapat dipertimbangkan dan dipertanggungjawabkan).

Seluruh informasi tersebut dpat digunakan untuk penilaian kinerja pengadaan.

Perencanaan yang tepat dan pengendalian yang maksimal dapat menunjang

terciptanya peningkatan kualitas pengadaan, karena setiap penyimpangan

dapat diantisipasi sejak awal yaitu pada saat monitoring. Monitoring sebaiknya

dilakukan secara berkala atau rutin dengan jarak waktu yang pendek (1 bulan

atau per 2 mingguan) tujuannya adalah untuk mendapatkan penyimpangan atau

ketimpangan proses lebih awal sehingga setiap kecurangan dapat diantisipasi

sejak awal.

Indikator kualitas Pengadaan8

Menetapkan indikator kualitas pengadaan bukan merupakan langkah mudah,

karena lembaga layanan pengadaan yang memiliki karakteristik yang berbeda

serta berada dalam cakupan wilayah yang berbeda. Namun kualitas pengadaan

dapat dilihat dari dua sisi yaitu eksternal dan internal. Kualitas pengadaan dari

sisi eksternal dapat dilihat dari sifat pengadaan yang proaktif pada kepentingan

publik serta berkurangnya komplain atau klaim masyarakat terhadap proses

pengadaan. Sedangkan dari sisi internal, kualitas pengadaan dapat dilihat dari

tidak adanya deviasi antara rencana dan keluaran atau kesesuaian pengadaan

antara yang direncanakan dan yang diserahkan.

Dari pemaparan di atas dapatlah dikatakan bahwa perlu ditetapkan ukuran atau

indikator yang tepat dalam proses pengadaan barang dan atau jasa publik.

Kebutuhan untuk menyusun indikator kualitas pengadaan memunculkan

beberapa pertanyaan antara lain:

CPPR-MEP UGM -- Kemitraan3 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan 4CPPR-MEP UGM -- Kemitraan55 CPPR-MEP UGM -- Kemitraan 56


Apakah setiap pengadaan yang berkualitas identik

dengan harus sesuai HPS.

Apakah setiap pengadaan yang berkualitas

harus sesuai spesifikasi.

Apakah semua produk pengadaan yang berkualitas

memerlukan tambahan spesifikasi terutama produk-produk

pengadaan yang tidak ramah lingkungan.

Apakah perlu dilakukan uji Realibilitas

terhadap proses pengadaan.

1

2

3

4

Untuk menjawab pertanyaan di atas tentunya membutuhkan acuan tentang

faktor-faktor apa saja yang digunakan untuk mengukur kualitas. Pada dasarnya

pengadaan yang berkualitas tidak identik dengan HPS jika HPS yang dibuat tidak

menjamin kualitas pengadaan, untuk itu proses penentuan HPS menjadi sangat

penting, suatu pengadaan yang memiliki nilai HPS yang kredibel tentu menjamin

akan berdampak pada pengadaan berkualitas.

Pengadaan yang memiliki potensi risiko terhadap lingkungan sebaiknya

diberikan tambahan persyaratan yang berkaitan dengan upaya pencegahan dan

penanggulangan terhadap risiko lingkungan yang harus dipenuhi oleh pihak

penyedia. Uji realibilitas terhadap proses pengadaan perlu dilakukan terutama

untuk pengadaan-pengadaan yang membutuhkan capital expenditure yang

besar.

Berikut ini terdapat 10 faktor yang dapat digunakan untuk mengukur kualitas

yaitu:

1Realibility, mencakup 2 (dua) hal pokok, yaitu konsistensi kerja

(performance) dan kemampuan untuk dapat dipercaya

(dependability). Hal ini dapat diartikan bahwa organisasi

seharusnya mampu memberikan jasanya secara tepat pada saat

diperlukan.

2Responsiveness yaitu keinginan dan kesiapan para pelaku

pengadaan untuk memberikan maksimal apa yang dinginkan oleh

publik.

3Competence memberikan arti bahwa organisasi seharusnya

memiliki kemampuan, ketrampilan juga pengetahuan yang sesuai

dengan kebutuhan terkait dengan pengadaan agar kualitas

pelayanan pada publik dapat tercapai.

4Access yaitu kemudahan untuk mendapatkan informasi yang

terkait dengan pengadaan barang dan atau jasa bagi pihak-pihak

yang berkepentingan sehingga tidak terjadi bias kepentingan.

5Courtesy berkaitan dengan etika dalam proses pengadaan seperti

menjaga setiap proses layanan sesuai standar dan prosedur yang

telah ditetapkan, bersikap sopan santun, respect serta perhatian,

siap membantu terutama harus dimiliki oleh mereka yang ditunjuk

sebagai public relation.

6Communication kemampuan untuk menyampaikan pesan agar

informasi yang disampaikan kepada supplier/penyedia atau

masyarakat dapat dipahami.

7Credibility seluruh komponen yang terkait dengan layanan

pengadaan memiliki sikap jujur dan dapat dipercaya serta

memegang janji.

8Understanding atau knowing the custumer, yaitu usaha untuk

selalu menyusun program-program pengadaan yang berpihak

pada kepentingan publik dan memiliki kemampuan untuk

menginventarisir kebutuhan publik.

9Tangibles merupakan produk/barang dan atau jasa yang

diserahkan pada masyarakat yang sesuai dengan spesifikasi yang

telah disepakati dalam klausul kontrak.

Evaluasi pengadaan9

Evaluasi bertujuan untuk mengetahui bahwa perencanaan yang

diimplementasikan sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan. Evaluasi

berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai yang diterima serta

memberikan deskripsi tentang manfaat dari suatu kebijakan. Evaluasi

pengadaan untuk memastikan bahwa seluruh temuan dari hasil monitoring

mendapatkan penilaian bahwa ada dampak atas proses pengadaan baik itu

positif maupun negatif.

Evaluasi pengadaan juga untuk memberikan umpan balik atas setiap tingkat

kesalahan yang terjadi dalam proses pengadaan. Dengan evaluasi setiap



transaksi pengadaan dapat perbaiki dari hari ke hari menuju kesempurnaan.

Evaluasi pengadaan juga dapat mengurangi kesalahan persepsi pada saat

klausul kontrak dibuat dan ditandatangani terutama mengurangi kemungkinan

peluang kesalahan atas klausul kontrak yang disepakati sehingga mengurangi

risiko kontrak yang telah disepakati sebelumnya.

Evaluasi pengadaan juga bermanfaat untuk menghindari adanya kesalahan-

kesalahan dalam penetapan harga atau item-item produk/barang dalam katalog

telah usang atau sudah tidak diproduksi lagi. Evaluasi pengadaan juga dapat

mengurangi komplain atau sanggahan berkaitan dengan proses pengadaan

barang dan atau jasa. Kemajuan teknologi informasi membntu sistem evaluasi

yang tepat akan mempermudah para pembuat kebijakan dapat mengambil

langkah-langkah antisipasi lebih awal serta dapat membuat kebijakan yang

akurat dan tepat waktu.

BAB VMonev Pengadaan

Pengertian E-MonevAE-monev merupakan salah satu bentuk upaya pemerintah untuk memperkuat

lembaga Monitoring dan evaluasi (monev). E-monev merupakan salah satu

aktifitas dalam satu siklus manajemen pengadaan. E-monev dapat diartikan

sebagai suatu kegiatan untuk mengetahui bahwa seluruh program telah berjalan

sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan berbasis sistem teknologi

informasi. Tahun 2010 juga telah dikembangkan Aplikasi Monev Online oleh

Direktorat Monitoring & Evaluasi LKPP. Sosialisasi juga telah dilakukan ke

banyak instansi. Namun ternyata data yang masuk ke sistem masih sangat

sedikit. Beberapa hal yang menyebabkannya antara lain:

7

Pemaparan dalam bab ini lebih difokuskan pada bagaimana peran e-monev dalam proses

pengadaan barang dan jasa. Penggunan e-monev bertujuan untuk lebih memberi peran

yang maksimal dalam menjaga indepedensi dan keterbukaan dalam proses pengadaan

barang dan jasa serta mempermudah melakukan upaya monitoring dan evaluasi sejak

awal sehingga indikasi negatif dalam proses pengadaan barang dan atau jasa dapat

diminimalisasi sejak dini. Berikut-berikut hal-hal yang disampaikan:

1Instansi tidak merasa membutuhkan sistem monev. Mengisi data

di sana sama artinya dengan menambah pekerjaan.

2Data-data yang dilaporkan ke LKPP merupakan laporan yang

harus disusun dengan mengolah data-data pengadaan manual. Ini

merupakaan pekerjaan yang tidak mudah. Idealnya, monev

dimasukkan ke dalam sistem e-procurement sehingga menjadi

satu kesatuan business process. Melalui sistem e-proc, panitia

pengadaan akan dipaksa mengisi data ke sistem.



3Belum ada regulasi yang cukup kuat tentang monev. Pasal 115

ayat 2 Perpres 54/2010 hanya penyebutkan bahwa Pimpinan

K/L/D/I wajib melaporkan secara berkala realisasi Pengadaan

Barang/Jasa kepada LKPP.

Penerapan E-monev masih diupayakan dan dilaksanakan untuk melakukan

monitoring dan evaluasi terhadap lembaga-lembaga pengadaan secara

nasional. Diharapkan e-monev juga dapat digunakan dikalangan internal

lembaga-lembaga pengadaan untuk melakukan monitoring dan evaluasi,

mengingat pentingnya monitoring dan evaluasi dalam proses pengadaan barang

dan atau jasa.

Tujuan dan Manfaat e-monevBSecara khusus, sistem ini dikembangkan untuk memenuhi tujuan-tujuan

monitoring dan evaluasi, seperti memberikan feedback untuk peningkatan

kinerja, pengambilan keputusan strategis, dan membantu memberikan solusi.

“Sistem ini akan menciptakan manfaat yang nyata bagi pendukung pengambil

keputusan. Secara rinci tujuan e-monev adalah:

Mengumpulkan database dan informasi

dengan akses yang lebih cepat

Memberikan input yang diperlukan untuk pelaksanaan

pekerjaan lanjutan atau pekerjaan berikutnya

Memberikan umpan balik atas setiap penilaian

dengan lebih akurat, tranparansi, dan independen

Memberikan deskripsi yang jelas terhadap suatu kegiatan

dan temuan dengan lebih tepat

Memberi advis terhadap proses serta metode

dari suatu pelaksanaan kegiatan

a

b

c

d

e

Mendiskripsikan Value chain dari suatu proses pengadaan

untuk mendukung pengadaan nasional mulai dari

perencanaan kebutuhan pengadaan hingga pelaksanaannya

di mana keseluruhan proses atau proses-proses tersebut

adalah untuk mencapai visi pengadaan nasional, yaitu

Pengadaan Nasional yang Kredibel dan

Mensejahterakan Bangsa.

f

Sasaran strategis e-monev adalah:

Terselenggaranya monitoring dan evaluasi pelaksanaan

pengadaan barang/jasa pemerintah;

Ketersediaan sistem E-Procurement nasional;

Tersusunnya rencana pengadaan barang/jasa pemerintah

dalam pelaksanaan anggaran belanja pemerintah pusat.

a

b

c

Tujuan dan Manfaat e-monevB

Prinsip-prinsip e-monevCTerdapat enam (6) prinsip e-monitoring dan evaluasi yaitu prinsip menyeluruh,

prinsip berkesinambungan, prinsip objektif, prinsip sahih, prinsip penggunaan

kritis dan prinsip manfaat dan kegunaan. Setiap prinsip seharusnya

diimplementasikan dalam seluruh langkah-langkah monitoring dan evaluasi.

Langkah-langkah monitoring adalah:

Aktivitas monitoring e-monev

a. Menganalisis kewajaran nilai pengadaan

b. Menetapkan strategi monitoring serta

melakukan koordinasi dengan oihak-pihak

terkait

c. Menetapkan jadwal dan lokasi monitoring

d. Pembagian kerja tim pelaksana monitoring

e. Pelaksanaan monitoring

f. Analisis hasil monitoring

g. Advokasi dan publikasi hasil monitoring

h. Pelaporan proses monitoring.

Dapat dilakukan

melalui elektronik

sehingga tercipta

efektifitas dan

efisiensi



Kemajuan Teknologi Informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara

luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan

informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Hal inilah yang

kemudian menjadi peluang untuk meningkatkan kemampuan monitoring dan

evaluasi berbasis teknologi. Kenyataan telah menunjukkan bahwa penggunaan

media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai

transaksi baik nasional maupun internasional, terutama dalam transaksi-

transaksi yang berkaitan dengan pengadaan barang dan atau jasa

Dengan e-monev langkah-langkah monitoring dapat diperpendek dan hal ini

akan berdampak pada efisiensi dan keefektifan proses pengadaan. Langkah-

langkah yang dapat diefektifkan dan diefisiensikan adalah langkah a-e, karena

dengan penggunaan teknologi informasi seluruh langkah tersebut dapat diakses

langsung dari database yang disediakan, seluruh proses pengisian data dapat

dilakukan secara online sehingga kecepatan proses monitoring dan evaluasi

dapat tercapai. Namun upaya penggunaan e-monev serta merta menimbulkan

kendala baru mengingat adanya keterbatasan sumber daya manusia dan

sumber daya keuangan untuk pembiayaan pembangunan infrastruktur, sarana

dan prasarana, tetapi besarnya nilai tambah dari e-monev dapat menghilangkan

kendala-kendala tersebut jika pemerintah dan seluruh komponen yang terkait

dengan proses pengadaan mau bersatu padu mengembangkan sistem ini

menjadi beradayaguna bagi proses pengadaan Indonesia di masa datang.

E-monev juga dapat meningkatkan pemantauan yang dilakukan oleh lembaga

independen seperti lembaga kemasyarakatan yang peduli pada peningkatan

kualitas layanan publik. Masyarakat dapat mendapatkan akses informasi yang

dibutuhkan berkaitan dengan pengadaan dengan lebih mudah dan cepat.

BProsedur kerja e-monev

DSistem monitoring secara online (e-Monev) merupakan pengembangan dan

terobosan dari sistem monitoring manual yang telah dimiliki LKPP sebelumnya.

Melalui sistem ini, diharapkan kinerja proses pengadaan barang/jasa pemerintah

akan meningkat. Secara khusus, sistem ini dikembangkan untuk memenuhi

tujuan-tujuan monitoring dan evaluasi, seperti memberikan feedback untuk

peningkatan kinerja, pengambilan keputusan strategis, dan membantu

memberikan solusi. Sistem ini akan menciptakan manfaat yang nyata bagi

pendukung pengambil keputusan. e-Monev tidak hanya berisi informasi

pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah saja, namun meliputi kesatuan

bussines process.

Kedepannya, sistem ini akan diberikan kepada Bagian Administrasi

Pembangunan atau sejenisnya di daerah sehingga bagian ini menjadi lebih

berbobot dan dapat diandalkan kepala daerah. Untuk tahap awal datanya sendiri

akan diambil dari Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang dikelola

Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) pada masing-masing daerah.

Harapannya sistem monitoring secara elektronik ini sebagai langkah awal untuk

mendukung penerapan electronic government secara nasional.

Berikut ini adalah sistem e-monev yang diprakarsai oleh LKPP untuk menunjang

program monitoring berbasis elektronik



BPenutup

EPenyusunan modul mengenai monitoring dan evaluasi ini dimaksudkan untuk

melengkapi dan menyempurnakan praktik pengadaan barang/jasa pemerintah.

Ditinjau dari segi literatur, pengaturan mengenai monitoring dan evaluasi dalam

pengadaan ini memang masih minim jumlahnya. Ditambah, praktik monitoring

dan evaluasi pengadaan itu sendiri yang masih jauh dari harapan, menyebabkan

diperlukannya pembahasan secara khusus dan mendalam mengenai monitoring

dan evaluasi dalam pengadaan. Untuk itulah, diharapkan modul ini dapat

menjadi titik tolak dan juga pemicu bagi perkembangan praktik monitoring dan

evaluasi pengadaan yang kredibel dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang

berkepentingan.

CPPR-MEP UGM -- Kemitraan65


CPPR-MEP UGM -- Kemitraan 66

APIP (Permenpan Nomor: PER/05/M.PAN/03/2008) TERKAIT TUGAS POKOK DAN FUNGSI PENGAWASAN

PENGGUNA ANGGARAN/KUASA

PENGGUNA ANGGARAN

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

PANITIA/ PEJABAT PENERIMA HASIL PEKERJAAN

BPKP INSPEKTORAT JENDERAL

INSPEKTORAT PEMERINTAH

PROPINSI

INSPEKTORAT PEMERINTAH

KABUPATEN/KOTA

- Merencanakan program monitoring & evaluasi dengan menentukan lingkup monitoring & evaluasi terlebih dahulu

- Melakukan pembagian tugas dan pemisahan fungsi dalam program monitoring & evaluasi

- Melaksanakan

program monitoring & evaluasi dengan menyertakan dokumentasi dan laporan hasil monitoring & evaluasi

- Melaksanakan

pengendalian atas monitoring & evaluasi yang telah

- Mendorong ke-taatan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang keuangan melalui pengujian dan konsultasi;

- Mendorong efisiensi dan efektivitas pengelolaan tugas pokok Kementerian Keuangan melalui evaluasi, koordinasi, de-bottlenecking, dan perbaikan kebijakan (policy recommendation);

- Mendorong

terwujudnya akuntabilitas yang tinggi terhadap pengelolaan keuangan melalui dukungan penyelenggaraan akuntansi dan

- Perencanaan program pengawasan

- Perumusan - Kebijakan dan

fasilitasi pengawasan; dan

- Pemeriksaan,

pengusutan, pengujian dan penilaian tugas pengawasan

- Mendorong

terwujudnya Tata Kelola Pemerintahan yang baik serta terwujudnya iklim yang mencegah KKN;

- Mendorong

Terwujudnya

- Perencanaan program pengawasan

- Perumusan kebijakan dan fasilitasi pengawasan; dan

- Pemeriksaan,

pengusutan, pengujian dan penilaian tugas pengawasan

- Melakukan upaya Pengawasan dan Pembinaan Aparatur untuk meniadakan perilaku koruptif di lingkungan Pemerintah Daerah.

- Meningkatkan

kontribusi Aparatur di bidang Pengawasan.

- Menetapkan Rencana Umum Pengadaan

- Mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di website K/L/D/I

- Menetapkan PPK - Menetapkan Pejabat

Pengadaan - Menetapkan

Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan;

- Menetapkan: 1) pemenang pada

Pelelangan atau penyedia pada

Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai di atas

- Menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:

1) Spesifikasi teknis Barang/Jasa;

2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan

3) Rancangan Kontrak - Menerbitkan Surat

Penunjukan Penyedia Barang/Jasa

- Menandatangani Kontrak

- Melaksanakan

Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa

- Mengendalikan

pelaksanaan Kontrak

- Melaporkan

pelaksanaan/penye-

Khusus untuk ULP: 1. Menjawab sanggahan; 2.Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: A. Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk Paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau B. Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah);

A.Melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak B.Menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan C.Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PIHAK-PIHAK YANG MELAKUKAN MONITORING DAN EVALUASI PENGADAAN BARANG DAN JASA

dilakukan dengan melakukan pemantauan secara berkala terhadap tindak lanjut atas rekomendasi yang telah diberikan

- Melakukan pengendalian kualitas pasca dilakukannya monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah

- Menyelenggarakan

pengawasan intern terhadap akuntabilitas keuangan negara yang mendukung tata kelola kepemerintahan yang baik dan bebas KKN.

- Membina

penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.

- Mengembangkan

pelaporan keuangan;

- Mengawal

reformasi birokrasi melaui monitoring dan evaluasi;

- Mengawal

disfunctional behavior aparat Kementerian Keuangan melalui surveillance dan investigasi;

- Mempromosikan

Good Governance dan Clean Government di jajaran Kementerian Keuangan

- Pemantauan data

tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI yang dilaksanakan oleh BPK-RI bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan kementerian terkait

Pelayanan Publik yang Prima;

- Menunjang

Tertib Administrasi Pemerintahan Daerah.

- Meningkatkan partisipatif Aparatur dalam penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan.

- Meningkatkan

Sumber Daya Manusia Aparatur Pengawasan.

- Meningkatkan

kualitas sistem Pengawasan.

Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau

2) Pemenang pada

seleksi atau penyedia pada Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultasi dengan nilai diatas Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah).

- Mengawasi

pelaksanaan anggaran

- Menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

- Menyelesaikan

perselisihan antara PPK dengan ULP/

Pejabat Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat; dan

- Mengawasi

lesaian Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA

- Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa

Kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan

- Melaporkan

kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan

Anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada

PA/KPA setiap triwulan; dan

- Menyimpan dan

menjaga keutuhan seluruh dokumen

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

3. Menyerahkan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PPK; 4) Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa; Khusus Pejabat Pengadaan. 1.Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: A.Menunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan/atau B.Penunjukan Langsung atau Pengadaan Langsung untuk

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n67

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n6

8

kapasitas pengawasan intern pemerintah yang profesional dan kompeten.

- Menyelenggarakan sistem dukungan pengambilan keputusan yang andal bagi presiden/pemerin-tah

pemantauan data tindak lanjut hasil pengawasan BPKP yang dilaksanakan oleh BPKP Pusat dan BPKP Perwakilan bersama dengan Inspektorat Jenderal dan unit kerja terkait di lingkungan kementerian terkait

- Pemantauan

pelaksanaan tindak lanjut hasil audit Inspektorat Jenderal Kementerian terkait

- Evaluasi laporan

akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) di lingkungan kementerian terkait

- Evaluasi sistem

pengendalian intern pemerintah (SPIP) di lingkungan kementerian terkait

penyimpanan dan pemeliharaan seluruh Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah); 2.Menyerahkan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PA/KPA; - Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi; dan -Memberikan pertanggungjawab-an atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA

STRATEGI PROGRAM KERJA MONITORING DAN EVALUASI

NO LEMBAGA MONEV HAL-HAL YANG PERLU DISIAPKAN

KENDALA DLM PELAKSANAAN TUGAS

POTENSI RISIKO JALAN KELUAR YANG DAPAT DILAKUKAN

ISU-ISU TERKINI

1 APIP (BPKP & INSPEKTORAT)

· Regulasi (dasar hukum)

· Ketersediaan

· Data/Informasi (semua data pengadaan) terkait monitoring dan evaluasi

· Kompetensi Sumber daya manusia (kemampuan audit)

· Independensi monitoring dan evaluasi

· Pendanaan (sumber dana)

· Program Kerja

· Tupoksi

· Disiplin dan Komitmen

· Intervensi pihak-pihak tertentu dalam proses monitoring dan evaluasi (di wilayah tertentu ada unsur politik yang ikut mempengaruhi proses monev)

· Regulasi yang belum memadai untuk mendukung pelaksanaan tugas

· Tidak semua personal/unit mau di monitor

· Kendala alam pada saat monev (sulitnya daerah pemantauan yang akan di monev)

· Tidak adanya implikasi lanjutan dari hasil monitoring dan evaluasi

· Sistem penilaian kinerja yang belum memadai

· Rendahnya reward dan ketidakjelasan standar punishment atas pekerjaan yang dilakukan

- Ketidaksesuaian data dengan standar/peraturan yang berlaku

- Data yang kurang informatif pada saat monev

- Risiko sulitnya

daerah monev

- Pertegas pemeriksaan

- Membuat catatan temuan untuk ditindaklanjuti

- Bekerjasama dengan

pemerintah daerah agar dapat membantu memfasilitasi monitoring dan evaluasi di daerah yang sulit

- Aktif melakukan

monitoring dan evaluasi pengadaan secara terstruktur dan kontinyu

- Menentukan program

kerja yang tepat dan capai sasaran

- Perubahan undang-undang pengadaan barang dan jasa

- Antisipasi monev

berbasis IT dengan peningkatan kualitas dan kemampuan SDM terutama dalam bidang IT

- Perubahan

paradigma terkait monitoring dan evaluasi

- Keterlibatan

pengawasan publik

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n69

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n7

0

2 PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN


· Ketersediaan data/informasi untuk menentukan rencana umum pengadaan

· Kompetensi sumber daya manusia (menentukan pengadaan yang menjadi skala prioritas dan merupakan kebutuhan publik)

· Independensi dalam: - Menentukan rencana pengadaan sesuai kebutuhan publik, -Menetapkan PPK dan Pejabat pengadaan serta Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan - menetapkan pemenang

· Pendanaan (sumber dana pengadaan)

· Program Kerja

· Tupoksi


· Intervensi pihak-pihak tertentu dalam menentukan rencana pengadaan

· Konflik interest dalam proses perencanaan pengadaan

· Regulasi yang belum memadai untuk mendukung pelaksanaan




· Rendahnya reward atau ketidakjelasan standar punishment yang diterima dibandingkan pencapaian hasil yang diperoleh.

- Menentukan jenis pengadaan yang tidak sesuai kebutuhan publik

- Sulitnya mendapatkan supplier yang sesuai dengan spesifikasi pengadaan

- Data yang kurang

informatif terkait pengadaan

- Waktu Investigasi

supplier yang terbatas

- Menentukan

kriteria pemberian sanksi bagi penyedia yang tidak memenuhi kewajiban tepat waktu

- Kecenderungan

untuk menentukan supplier dari pembeli/supplier yang telah dikenal

- Cash flow Schedule pembayaran tidak

- Memperjelas dan mendetilkan lingkup pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen kontrak

- Mencari alternatif spesifikasi yang paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada

- Menfasilitasi

peningkatan pengetahuan dan profesionalitas lembaga-lembaga pelatihan pengadaan barang dan jasa

- Mengidentifikasi

kebutuhan publik - Menyusun Cash flow

Schedule pembayaran yang sesuai kontrak

- Koordinasi di antara

lembaga-lembaga pengadaan

- Perubahan regulasi terkait pengadaan barang dan jasa

- Perubahan paradigma pengadaan dan monitoring dan evaluasi

- Perubahan ukuran

Customer satisfaction

- Keterlibatan

pengawasan publik

sesuai kontrak

- Mengantisipasi skema pelaksanaan pekerjaan yang tidak tepat waktu

-

3 UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)


· Ketersediaan Data/Informasi (semua data terkait pengadaan: harga,spesifikasi, dll)

· Kompetensi sumber daya manusia (sertifikasi)

· Independensi dalam: menentukan Penyedia, menetapkan besaran jaminan penawaran, menilai kualifikasi penyedia harga maupun seleksi penentuan pemenang

· Pendanaan (sumber dana pengadaan)

· Program Kerja

· Menyiapkan Tupoksi


· Intervensi pihak-pihak tertentu dalam proses pelaksanaan tugas

· Regulasi yang belum memadai untuk mendukung pelaksanaan tugas pengadaan




· Belum adanya kriteria/ukuran kualitas untuk pengadaan barang dan atau jasa

· Rendahnya reward dan ketidakjelasan standar punishment yang diterima atas pekerjaan

- Waktu yang singkat untuk menentukan supplier yang tepat

- Data yang kurang informatif terkait pengadaan

- Belum adanya

Kriteria pemberian sanksi bagi penyelenggaraan pengadaan yang tidak tepat waktu

- Menentukan atau

melakukan analisis harga yang tepat

- Tidak adanya

standar kualitas atas produk pengadaan dapat berakibat bisa mendapatkan barang yang tidak berkualitas

- Mengantisipasi

kemungkinan klaim

- Menentukan spesifikasi keahlian dari penyedia/ pemasok sesuai jenis pekerjaan sehingga menghemat waktu untuk menetukan supplier yang tepat - Menentukan kriteria

pemberian sanksi bagi penyedia yang tidak memenuhi kewajiban tepat waktu

- Memotong jalur supply agar harga dapat ditekan

- Mampu melakukan

analisis value added chain dari setiap jenis pengadaan yang akan dilakukan

- Mampu menganalisis

nilai (harga) dari setiap pengadaan sehingga bisa mendapatkan harga yang wajar dan rasional serta bisa

- Cara memilih supplier yang tepat

- Mengkaji trend perubahan harga agar penentuan harga lebih up to date dan rasional

- Keterlibatan

pengawasan publik

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n71

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n7

2

yang dilakukan hukum yang mungkin terjadi atas suatu pengadaan

mencapai target harga yang kompetitif

- Menyusun

ukuran/standard kualitas pengadaan barang dan atau jasa

- Mampu mengantisipasi

kemungkinan klaim hukum yang mungkin terjadi atas suatu pengadaan.

- Mampu mengantisipasi

kemungkinan klaim hukum yang mungkin terjadi atas suatu pengadaan.

-

4 LPSE · Regulasi (dasar hukum)

· Ketersediaan Data/Informasi pengadaan berkaitan dengan pengumuman pengadaan

· Kompetensi Sumber daya manusia (kemampuan IT)

· Ketersediaan SDM yang sesuai lingkup dan tugas kerja.

· Keterbukaan Publik atas informasi Pengadaan

· Regulasi yang belum memadai untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan (terutama untuk operasional)

· Keterbatasan kompetensi SDM dalam mengantisipasi kemajuan teknologi

· Keterbatasan SDM di bidang IT (di wilayah tertentu)

· Sistem penilaian kinerja

- Resiko yang dapat diantisipasi:

Cybercrime, termasuk

virus, kerusakan, pencurian, spyware, dll

- Lambannya proses pengajuan pengumuman pengadaan dari ULP

- Mengantisipasi skema pengumuman pengadaan yang

- Menambah fasilitas/kemampuan akses.

- Melakukan sistem jemput bola dan dukungan komitmen pimpinan untuk proses pengumuman berbasis IT

- Melakukan backup data

(tersimpan di tempat yang berbeda)

- Peningkatan kemampuan sistem

- Antisipasi Kemajuan/perkembangan teknologi informasi termasuk kemajuan dibidang risiko IT seperti hacker, virus, dll

- Perubahan Paradigma terkait isu pengadaan barang dan jasa publik

- Perubahan

informasi Pengadaan

· Sarana dan Prasarana pendukung pengumuman berbasis IT

· Pendanaan (sumber dana)

· Program Kerja

· Tupoksi

· Disiplin dan Komitmen dari pimpinan dan semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan


· Keterbatasan/kendala sulitnya medan/daerah tertentu untuk akses jaringan IT

· Ketidakjelasan reward atas pencapaian hasil atau ketidakjelasan standar punishment yang diterima atas kesalahan yang dibuat.

tidak tepat waktu - Dukungan

fasilitas/prasarana dan sarana yang belum memadai di wilayah tertentu

- Resiko yang tidak dapat diantisipasi terkait resiko alam, banjir, gempa bumi, dll

pangkalan data (database) pengadaan

- Melakukan simulasi

antisipasi jika risiko terjadi.

paradigma terkait ukuran Customer satisfaction

- Perubahan aturan dan undang-undang terkait pengadaan.

- Keterlibatan

pengawasan publik

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n73

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n7

4

INDIKATOR PENCAPAIAN MONITORING DAN EVALUASI

No Indikator Lembaga Monitoring Perspektif pengukuran

Sasaran strategis Ukuran strategis Standar (% pencapaian)

1. Komitmen Pimpinan BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE

Pelaksanaan pengumuman pengadaan yang sesuai perpres maupun UU lainnya yang terkait

Semakin banyak proses pengadaan yang transparan dan akuntantabel

Jumlah pengumuman berbasis elektronik

5%-10%

2 Efisiensi dan efektifnya proses pengadaan

BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE

Jumlah efisiensi & Efektivitas waktu dalam proses penyelenggaraan pengadaan

Penghematan dalam lini pengadaan dimulai dengan menyusun semua aktivitas berbasis value added dan menghilangkan aktivitas yang non value added

% efisiensi dan jumlah pemborosan waktu yang dapat dihindari

5%-10%

3. Penghematan anggaran


Nilai rupiah penghematan

Penghematan anggran dari seluruh proses pengadaan

Nilai penghematan 10%-15%

4. Temuan yang dapat ditindaklanjuti


Jumlah temuan yang dapat ditindaklanjuti

Perbaikan proses berikutnya

Jumlah temuan 3% - 5%

5. Perbaikan berkelanjutan


Kemampuan untuk memperbaiki diri

Kemampuan organisasi untuk memperbaiki value chain process monitoring dan evaluasi pengadaan ke arah lebih baik

Jumlah chain yang diperbaiki

3%- 5%

6. Kendali kualitas BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE



Berkurangnya Sanggahan/klaim terkait penyerahan produk/barang dan atau jasa pada publik /atau berkurangnya komplain publik terkait akses pengumuman pengadaan

5%- 10%

7. Transparansi, akuntabilitas & responsibilitas

BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP,LPSE

Kemampuan untuk mengoptimalkan adanya transparansi, akuntanbilitas & responsibilitas dalam layanan pengadaan

Kemampuan organisasi meng-eskplore data/dokumen/arsip sbagi dukungan untuk organisasi mengoptimalkan transparansi, akuntabilitas dan responsisbitas

Kelengkapan data/dokumen /arsip dan kemudahan untuk mengaksesnya

10%- 15%

8. Kerjasama tim


Kerjasama di antara tim layanan pengadaan untuk menghadirkan bentuk layanan pengadaan publik yang berkualitas

Kemampuan organisasi untuk mengurangi konflik kepentingan diantara sesama tim kerja layanan pengadaan

Berkurangnya konflik kepentingan diantara sesama tim kerja layanan pengadaan

3%- 5%

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n75

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n7

6

9. Kepuasan publik BPKP & INSPEKTORAT, PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE

Berkurangnya komplain masyarakat atas layanan pengadaan yang diberikan

Kemampuan organisasi untuk memberikan fasilitas layanan pengadaan sesuai standar yang ditetapkan serta membuat pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat

Berkurangnya komplain dari masyarakat

5% -10%

10 Jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektornik

PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE

Banyaknya jumlah pengadaan yang diumumkan secara elektronik

Kemampuan organisasi untuk mengumumkan pengadaan berbasis elektronik

Jumlah pengadaan dan nilai pengadaan yang bertambah

5% 10%

11 Jumlah dokumen pengadaan yang diumumkan secara elektronik

PENGGUNA ANGGARAN/KUASA PENGGUNA ANGGARAN, ULP, LPSE

Banyaknya dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik

Kemampuan organisasi untuk menyiapkan dokumen-dokumen pengadaan berbasis elektronik

Jumlah dan jenis dokumen pengadaan yang dapat diakses melalui elektronik sesuai UU yang berlaku

5%-10%

STRATEGI PENGEMBANGAN LPSE

No Indikator Strategi Pengembangan Dampak Rekomendasi

1. Komitmen Pimpinan Menjadi leverage meningkatnya jumlah pengumuman pengadaan berbasis IT

- Transparansi, akuntanbilitas, dan responsibiltas

- Efisiensi dan efektivitas pengadaan - Jumlah pengumuman pengadaan

berbasis elektronik meningkat - Penghematan anggaran

- Pimpinan dapat membuat aturan-aturan operasional terkait pengadaan berbasis IT

2. Risiko Antisipasi berbagai risiko yang mungkin terjadi sebagai akibat penggunaan IT seperti: - Risiko Cybercrime,

Termasuk virus, kerusakan, pencurian, spyware, dll

- Lambannya proses pengajuan pengumuman pengadaan dari ULP

- Mengantisipasi skema pengumuman pengadaan yang tidak tepat waktu

- Dukungan fasilitas/prasarana dan sarana yang belum memadai di wilayah tertentu

- Resiko yang tidak dapat diantisipasi terkait resiko alam, banjir, gempa bumi, dll

- Konsekuensi keuangan: menyiapkan anggaran (cost vs benefit)

- Konsekuensi administrasi: koordinasi diantara lembaga-lembaga pengadaan

- Menyiapkan backup data, Menyiapkan dukungan fasilitas sarana dan prasarana yang memadai (termasuk peningkatan kapasitas jaringan)

- Membangun kualitas kerjasama tim lembaga-lembaga pengadaan

3. Perbaikan berkelanjutan - Menetapkan standar kualitas pelayanan

- Update/memperbaharui sarana dan prasarana

- Pencapaian kualitas pelayanan (ketepatan waktu dan ketepatan informasi)

- Customer satisfaction

- Menyiapkan backup data, - Meningkatkan kualitas fasilitas

sarana dan prasarana yang memadai (termasuk peningkatan kapasitas jaringan)

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n77

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n7

8

4. Sumber Daya Manusia - Kapabilitas, kualitas dan kuantitas SDM berbasis IT

- Mampu mengantisipasi berbagai kendala atau kompleksitas pengadaan berbasis IT

- Pelatihan dan pendidikan

5. Pengawasan Publik - Memperluas akses - Mempercepat penyampaian

informasi - Menyiapkan kotak informasi dari

publik

- Mengurangi keluhan publik atas pelayanan pengadaan

- Tindak lanjut laporan publik - Kontinuitas monitoring dan

evaluasi

6. Ukuran Kinerja - Standar pencapaian kinerja (seperti: jumlah pengumuman pengadaan berbasis IT)

- Standard Reward dan Punishment

- Standard integritas

- Meningkatnya kualitas pelayanan - Meningkatnya integritas

- Menyusun standard kinerja seperti menentukan target pencapaian pengumuman pengadaan berbasis IT dalam setiap semester/tahun

- Menyusun standard reward yang rasional atas pencapaian hasil dan menentukan punishment atas pelanggaran yang dilakukan

- Menyusun implementasi dari item-item integritas yang telah disepakati atau diatur dalam UU

Jl. Wo

lter M

on

gin

sidi N

o. 3

, K

eb

ayo

ran

Ba

ru,

Jaka

rta S

ela

tan

121

10

Ke

mitra

an

CP

PR

C

en

ter fo

r Po

licy

an

d P

rocu

rem

en

t Refo

rmM

ag

ister E

kon

om

ika P

em

ba

ng

un

an

Un

iversita

s Ga

dja

h M

ad

a

Jl. Tekn

ika U

tara

, Yog

yaka

rta 5

52

81

CP

PR

-ME

P U

GM

-- Kem

itraa

n79

[utama] monitoring dan evaluasi pengadaan barang jasa pemerintah

Documents