universitas tarumanagara program pascasarjana …

UNIVERSITAS TARUMANAGARA

PROGRAM PASCASARJANA

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

JAKARTA

TESIS

“EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BERBASIS KOMPUTERISASI PADA

PT XYZ ”

Diajukan Oleh :

Nama : GLENN MARTINUS MARJONO

NIM : 117.03.0130

UNTUK MEMENUHI SEBAGIAN DARI SYARAT-SYARAT

GUNA MENCAPAI GELAR MAGISTER MANAJEMEN

2005




TANDA PERSETUJUAN TESIS

NAMA : GLENN MARTINUS MARJONO

NO. MAHASISWA : 117. 03.0130

KONSENTRASI : MANAJEMEN KEUANGAN

JUDUL TESIS : EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERISASI PADA PT XYZ

Jakarta, 21 Juli 2005 Pembimbing Tesis

(Imo Gandakusuma, SE, MBA)




TANDA PERSETUJUAN TESIS

SETELAH LULUS UJIAN TESIS

NAMA : GLENN MARTINUS MARJONO

NO. MAHASISWA : 117.03.0130

KONSENTRASI : MANAJEMEN KEUANGAN

JUDUL TESIS : EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERISASI PADA PT XYZ

Tanggal: 26 Agustus 2005 KETUA PANITIA PENGUJI:

Dr. Indra Wijaya, SE, MBA

Tanggal: 26 Agustus 2005 ANGGOTA PANITIA PENGUJI:

Imo Gandakusuma, SE, MBA

Tanggal: 26 Agustus 2005 ANGGOTA PANITIA PENGUJI:

Yanki Hartijasti, MBA, MSi.

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan bimbingan-Nya sehingga

penulis dapat menyelesaikan penyusunan tesis yang berjudul: “Evaluasi dan Perancangan

Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputerisasi Pada PT XYZ.”

Penyusunan tesis ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat guna mencapai gelar

Sarjana Magister Manajemen pada Program Pascasarjana Magister Manajemen Universitas

Tarumanagara.

Dalam penyusunan tesis, penulis memperoleh bantuan, bimbingan, dorongan maupun kritik

yang membangun dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Namun

demikian, penulis tidak melupakan bimbingan, bantuan, cinta, dedikasi dan dorongan dari

segala pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis

menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr Suparman Ibrahim Abdullah, MSc selaku Ketua Program Studi Magister

Manajemen Universitas Tarumanagara.

2. Bapak Imo Gandakusuma SE, MBA selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan

waktu, tenaga dan pikiran serta kesabarannya dalam memberikan bimbingan sehingga

penulis dapat menyelesaikan tesis ini.

3. Segenap penguji tesis dan staf pengajar Program Pascasarjana Magister Manajemen

Universitas Tarumanagara yang telah membagi pengalamannya kepada penulis selama

studi.

ii

4. Staf Perpustakaan Universitas Tarumanagara Program Pascasarjana dan Pejabat

perusahaan yang telah memberi bantuan dalam rangka pengumpulan data untuk

penyusunan tesis ini.

5. Bapak Johan Yoranouw selaku pimpinan Kantor Akuntan Johan Malonda Astika &

Rekan yang telah memberikan fasilitas dan dorongan moril sehingga tesis ini dapat

tersusun.

6. Papa, Mama, Kakak dan Oma yang tercinta yang telah memberikan dukungan moral

maupun material.

7. Sun Lie, thanks a lot atas kecintaannya dan support-nya selama ini.

8. Rekan kerja penulis di Kantor Akuntan Johan Malonda Astika & Rekan, yaitu Serly,

Budi, Siska, Linda, Halim, Maya, Sulis dan Mario atas informasi, tukar pikiran dan

dorongan moril sehingga tesis ini dapat tersusun.

9. Seluruh teman-teman di Program Pascasarjana Angkatan XXIII Akhir Pekan atas

kebersamaannya selama ini.

10. Teman-teman serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu atas

segala perhatian dan sumbang saran yang telah diberikan selama penyusunan tesis ini.

Jakarta, 11 Juli 2005

Penulis,

(Glenn Martinus Marjono)

iii

RINGKASAN EKSEKUTIF

Dengan berkembangnya sistem informasi akuntansi perusahaan, maka timbul problematika

yang mengganggu aktivitas operasional seperti: keterlambatan penerimaan bahan; terkadang

bahan yang dibutuhkan tidak tersedia; jadual kerja sering tidak tepat; penetapan penurunan

kualitas kurang jelas; data persediaan kurang akurat; persediaan bahan baku dan barang jadi

menumpuk di gudang; penjadualan dan pengiriman barang kurang tepat waktu; sering

terjadi pengembalian barang oleh Pelanggan (retur penjualan); penagihan dan penerimaan

hasil tagihan kurang tepat waktu; verifikasi dan pembayaran hutang usaha kurang efisien

dan efektif. Oleh karena itu, bagaimana problematika tersebut dapat diatasi dan bagaimana

merancang sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan untuk mengatasi problematika

secara efisien dan efektif sesuai pengendalian intern yang baik.

Untuk mengatasi problematika tersebut, maka perusahaan wajib memperhatikan unsur-unsur

pengendalian intern yang baik seperti: pemisahan fungsi yang memadai; sistem otorisasi

(pemberian persetujuan) dan pencatatan pembukuan yang memadai; praktek-praktek yang

dapat mempertajam pengendalian internal; pelaksanaan sistem dan prosedur dilakukan oleh

karyawan yang kompeten; dan sistem dan prosedur yang terlaksana dengan efisien dalam

penggunaan kertas/ formulir, karyawan, ruangan kerja dan fasilitas-fasilitas penunjang.

Dengan memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern yang baik, maka tahapan

selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap struktur organisasi perusahaan, evaluasi

terhadap sistem informasi akuntansi perusahaan dan perancangan sistem informasi

akuntansi.

iv

Berdasarkan pada teori-teori yang ada, maka hasil penelitian yang diperoleh adalah terdapat

beberapa existing system and procedures yang belum memperhatikan unsur-unsur

pengendalian intern yang baik. Hal ini dapat terlihat jelas pada perbedaan antara existing

system and procedures dengan proposed system and procedures yang disesuaikan dengan

unsur-unsur pengendalian intern yang baik.

Dari hasil penelitian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa beberapa existing system and

procedures memiliki kebaikan dan kelemahan yang cukup signifikan sehingga dapat

mengganggu aktivitas operasional perusahaan. Kelemahan yang cukup signifikan tersebut

diharapkan dapat segera teratasi dan tidak menimbulkan dampak negatif lainnya.

Beberapa kelemahan yang teridentifikasi pada existing system and procedures hendaknya

wajib diperhatikan oleh perusahaan untuk menghindari kemungkinan dampak negatif

lainnya. Perusahaan juga hendaknya mengimplementasikan sistem informasi akuntansi yang

diusulkan (proposed system and procedures) yang bertujuan untuk menunjang penyediaan

informasi keuangan perusahaan; meningkatkan nilai perusahaan di masa yang akan datang;

mendukung tercapainya “Business Excellence“; menghasilkan informasi yang tepat dan

berguna; menghasilkan dan mempertajam “Sistem Pengendalian Intern“ sehingga

mempermudah deteksi adanya “Fraud“ dan “Waste“; dan dapat dilaksanakan secara efisien

dan efektif baik sumber daya manusia, peralatan dan perlengkapan kantor serta ruangan

kerja.

v

DAFTAR ISI

HALAMAN

KATA PENGANTAR..................................................................................................... i

RINGKASAN EKSEKUTIF........................................................................................... iii

DAFTAR ISI ................................................................................................................... v

DAFTAR TABEL............................................................................................................ vii

DAFTAR GAMBAR....................................................................................................... viii

DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang..................................................................................... 1

1.2 Rumusan Permasalahan....................................................................... 2

1.3 Tujuan Penelitian................................................................................. 3

1.4 Metodologi Penelitian.......................................................................... 4

1.5 Kerangka Penulisan............................................................................. 6

BAB II LANDASAN TEORI.................................................................................... 7

2.1 Sistem Informasi Akuntansi................................................................. 7

2.2 Pengendalian Intern............................................................................. 12

2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem................................................... 15

2.4 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan..................... 17

2.5 Sistem Informasi Akuntansi Produksi................................................. 19

2.6 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan................................................ 20

2.7 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas......... 21

vi

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN..................................................... 24

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan................................................................. 24

3.2 Struktur Organisasi.............................................................................. 25

3.3 Produk Perusahaan.............................................................................. 29

3.4 Kinerja Singkat Perusahaan................................................................ 30

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN.............................................................. 33

4.1 Evaluasi Struktur Organisasi............................................................... 34

4.2 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi................................................. 36

4.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi........................................... 39

4.4 Perbedaan dan Perubahan Existing System and Procedures

dibandingkan dengan Proposed System and Procedures.................... 96

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN..................................................................... 119

5.1 Kesimpulan.......................................................................................... 119

5.2 Saran.................................................................................................... 124

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................... 130

LAMPIRAN

vii

DAFTAR TABEL

HALAMAN

TABEL 3.4 IKHTISAR KEUANGAN....................................................................... 31

viii

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN

GAMBAR 1.1 SKEMA KERANGKA PENELITIAN............................................ 6

GAMBAR 3.1 STRUKTUR ORGANISASI............................................................ 28

GAMBAR PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN................................................ 41


PRODUKSI....................................................................................... 59


PENJUALAN.................................................................................... 65


PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS................................ 84

ix

DAFTAR LAMPIRAN

HALAMAN

LAMPIRAN 1 Penjelasan Simbol-Simbol Yang Digunakan Dalam

Bagan Arus Prosedur Akuntansi.................................................. L-1

LAMPIRAN 2 Existing System And Procedures.................................................. L-2

LAMPIRAN 3 Proposal Tesis............................................................................... L-45

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini perusahaan-perusahaan telah memasuki era teknologi sistem informasi, di mana

batas antar negara semakin terbuka, ketika seluruh informasi dapat secara jelas terlihat

sehingga memudahkan untuk melakukan aktivitas. Dengan penggunaan sistem informasi

berbasis komputer secara terintegrasi, maka diharapkan personil perusahaan bekerja dengan

prinsip “doing the right things (efficient)” dan “doing things right (effective)” sehingga

dapat memenangkan persaingan yang semakin kompetitif serta dapat meningkatkan pangsa

pasar secara substantial. Dua ungkapan tersebut bukan merupakan hal baru untuk

melakukan aktivitas tetapi yang perlu dijabarkan dan dirumuskan adalah bagaimana

melaksanakannya agar tercapai maksud dari ungkapan tersebut.

Untuk menjamin kelancaran operasional perusahaan pada masa kini dan mengantisipasi

perkembangan perusahaan di masa mendatang maka manajemen perusahaan merasa perlu

untuk merancang sistem informasi yang mendukung dan memperlancar aktivitas

operasionalnya sehari-hari sehingga tercipta pengendalian intern yang memadai. Salah satu

alat informasi penting dalam perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA

wajib memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang memerlukan (baik

internal maupun eksternal) dalam melaksanakan aktivitasnya sehingga memberikan

informasi yang efisien dan efektif.

2

Dalam melakukan penelitian ini, dipilih PT XYZ sebagai tempat riset. PT XYZ merupakan

perusahaan go public yang bergerak dalam bidang usaha industri manufaktur pembuatan

kemasan plastik film terkemuka di kawasan Asia Tenggara.

Berdasarkan alasan-alasan yang telah dikemukakan di atas, maka disusun tesis berjudul :

“Evaluasi dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputerisasi

pada PT XYZ”

1.2 Rumusan Permasalahan

1.2.1 Ruang Lingkup Tesis

Untuk mendapatkan pembahasan yang terarah dan teratur, maka ditentukan ruang lingkup

masalah agar masalah yang dibahas tidak menyimpang atau meluas ke masalah lain. Dalam

tesis ini, penulis membatasi pembahasan dan pemecahan masalah pada sistem informasi

akuntansi arus uang dan arus barang pada PT XYZ.

1.2.2 Problematika

Dalam sistem informasi akuntansi pada PT XYZ terdapat problematika yang dihadapi, yaitu:

1.2.2.1 Bagian Pembelian, terdiri dari:

- Terjadi keterlambatan penerimaan bahan.

- Terkadang bahan yang dibutuhkan tidak tersedia.

1.2.2.2 Bagian Produksi, terdiri dari:

- Jadual kerja (work schedule) sering tidak tepat.

- Penetapan penurunan kualitas (down grade) kurang jelas.

1.2.2.3 Bagian Persediaan, terdiri dari:

- Data persediaan kurang akurat.

- Persediaan bahan baku dan barang jadi menumpuk di gudang.

3

1.2.2.4 Bagian Penjualan, terdiri dari:

- Penjadualan dan pengiriman barang kurang tepat waktu.

- Sering terjadi pengembalian barang oleh Pelanggan (retur penjualan).

1.2.2.5 Bagian Penerimaan dan Pengeluaran Uang, terdiri dari:

- Penagihan dan penerimaan hasil tagihan kurang tepat waktu.

- Verifikasi dan pembayaran hutang usaha kurang efisien dan efektif.

1.2.3 Permasalahan Tesis

Adapun masalah yang menarik perhatian penulis adalah:

1. Bagaimana problematika dapat teratasi sesuai dengan pengendalian intern yang baik?

2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan untuk

mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan secara efisien dan efektif serta

sesuai dengan pengendalian intern yang baik pada PT XYZ?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan tesis adalah:

1. Memberikan gambaran bagaimana problematika dapat teridentifikasi dengan cepat dan

akurat serta memberikan solusi terbaik.

2. Memberikan gambaran mengenai rancangan sistem informasi akuntansi secara efisien

dan efektif serta sesuai pengendalian intern yang baik pada PT XYZ.

1.4 Manfaat Penelitian

Penulis berharap tesis ini dapat memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut:

1.4.1 Manfaat Praktis

Tesis ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak, yaitu:

4

1. Bagi Penulis:

Tesis ini dapat menambah wawasan pengetahuan penulis, khususnya dalam memahami,

mengevaluasi serta merancang sistem informasi akuntansi dengan baik.

2. Bagi Perusahaan:

Perusahaan dapat menggunakan tesis ini sebagai salah satu bahan pertimbangan untuk

merancang suatu sistem informasi akuntansi yang baik dalam rangka menyempurnakan

kelemahan-kelemahan yang telah ada sebelumnya.

1.4.2 Manfaat Teoritis

Selain manfaat praktis, penulis juga mengharapkan tesis ini dapat digunakan sebagai bahan

acuan atau referensi bagi:

1. Pihak-pihak yang akan melakukan penelitian mengenai hal-hal atau masalah-masalah

yang tercakup dalam tesis ini.

2. Pihak-pihak yang akan meneruskan atau melakukan penelitian lebih lanjut mengenai

hal-hal dan masalah-masalah yang tercakup dalam tesis ini.

1.5 Metodologi Penelitian

Dalam upaya mendapatkan data dan informasi penunjang serta teori pelengkap, penulis

menggunakan metode deskriptif dan analitis, yaitu membandingkan data dan informasi dari

perusahaan dengan landasan teoritis yang mempunyai hubungan dengan problematika

tersebut.

Untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dalam melakukan penelitian,

penulis menggunakan dua macam metodologi penelitian, yaitu:

5

1.5.1 Riset Kepustakaan (Library Research)

Pengumpulan data dan informasi dilaksanakan dari berbagai macam literatur yang

berhubungan dengan pembahasan tesis dan dengan latar belakang teoritis akan dibandingkan

dengan kenyataan yang ditemukan di perusahaan.

1.5.2 Riset Lapangan (Field Research)

Pengumpulan data dilaksanakan dengan cara kunjungan langsung ke perusahaan

bersangkutan dan berkomunikasi langsung dengan pejabat terkait untuk mendapatkan

informasi. Riset lapangan dilakukan dengan cara :

1. Wawancara (Interview), yaitu mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak

terkait yang mempunyai kedudukan, tugas, dan wewenang dalam perusahaan.

2. Pengamatan (Observation), yaitu melakukan pengamatan langsung ke lokasi

sehingga mengetahui kebenaran informasi yang didapat, terutama berkaitan dengan

aktivitas operasional perusahaan.

Berikut ini disajikan kerangka penelitian pada Gambar 1.1.

7

1.5 Kerangka Penulisan

Kerangka penulisan tesis mencakup lima bab dimana setiap bab akan dirinci lagi dalam

beberapa sub bab, yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan secara ringkas mengenai latar belakang, rumusan

permasalahan, tujuan penelitian, metodologi penelitian dan kerangka penulisan

yang menguraikan isi tiap-tiap bab.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini diuraikan dasar-dasar teoritis yang berhubungan dengan penulisan

tesis, yaitu sistem informasi akuntansi, pengendalian intern, siklus hidup

pengembangan sistem, sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan,

produksi, penjualan, penerimaan dan pengeluaran kas.

BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Dalam bab ini diuraikan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi

perusahaan, produk perusahaan dan kinerja singkat perusahaan.

BAB IV : ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas problematika dan memberikan solusi terbaik serta membahas

perancangan yang dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi pada PT XYZ.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini memuat kesimpulan mengenai hal-hal yang telah dibahas dan

disertai beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat.

8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

Dalam perusahaan dibutuhkan informasi yang tepat dan akurat. Hal ini penting karena

informasi dapat mengarahkan dan memperlancar aktivitas perusahaan sehari-hari serta

membantu dalam proses pengambilan keputusan. Informasi yang dimaksud adalah informasi

akuntansi. Informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu sistem, yang dikenal sebagai Sistem

Informasi Akuntansi (SIA).

SIA berguna bagi pihak intern (Direktur, Manajer dan Staf karyawan) maupun ekstern

(Pemegang Saham, Investor, Kreditur, Instansi Pemerintah, Pelanggan, Pemasok,

Masyarakat Umum). Diharapkan SIA dapat melindungi harta perusahaan dengan

memberikan pengendalian intern yang baik sehingga kecurangan (Fraud) dan kesalahan

dapat teridentifikasi.

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Untuk membahas SIA, perlu membahas terlebih dahulu pengertian akuntansi, akuntansi

sebagai sistem informasi, sistem, prosedur, informasi, data, sistem informasi, sistem

akuntansi dan sistem informasi akuntansi.

Pengertian Akuntansi menurut Statement No. 4 Accounting Principles Board yang dibahas

oleh Nugroho Widjajanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai

berikut:

9

“Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, mengenai satuan-satuan ekonomi, dan dimaksudkan untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi yaitu dalam penetapan pilihan yang tepat diantara beberapa alternatif tindakan. Tujuan umum akuntansi keuangan dan laporan keuangan adalah menyediakan informasi keuangan yang andal mengenai sumber daya dan kewajiban-kewajiban ekonom dari suatu badan usaha.” (Widjajanto, 1989 : 10)

Pengertian Akuntansi sebagai Sistem Informasi dijelaskan oleh Carl S. Warren, Philip E.

Fess, James M. Reeve dalam bukunya Accounting adalah:

“Accounting may be defined as an information system that provides reports to various individuals or groups about economic activities of an organization or other entity.” (Warren, Fess, Reeve, 1996 : 9)

Pengertian sistem dan prosedur menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi adalah:

“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang.” (Mulyadi, 1997 : 6)

Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa antara sistem dan prosedur terdapat

hubungan. Sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan

kegiatan klerikal.

Untuk mendapatkan informasi, maka diperlukan data. Menurut Raymond McLeod, Jr dalam

bukunya Management Information Systems terdapat perbedaan antara data dan informasi,

yaitu:

”Data consists of fact and figure that are relatively meaningless to the user. Information is processed data, or meaningful data.” (McLeod, 1998 : 15-16)

10

Sedangkan perbedaan data dan informasi menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem

Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:

“Data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta atau jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem informasi. Biasanya data ini belum dapat digunakan sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen. Informasi merupakan keluaran (output) dari suatu proses pengolahan data.” (Baridwan, 1993 : 4)

Informasi merupakan hal yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Informasi yang

baik akan menghasilkan kinerja yang baik. Informasi diperoleh dari proses pengolahan data

sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya.

Pengertian Informasi menurut Barry E. Cushing dalam bukunya Accounting Information

System and Business Organization adalah seperti berikut:

“Information refers to an output of data processing that is organized and meaningful to the person who receives it.” (Cushing, 1982 : 11)

Gordon B. Davis memberikan pengertian mengenai informasi yang dibahas Jogiyanto dalam

buku Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer: Konsep Dasar dan Komponen adalah:

“Informasi adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.”(Davis dalam Jogiyanto, 1988 : 24)

Sistem Informasi menurut James A. O’Brien dalam bukunya Management Information

System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise adalah:

“An information system is an organized combination of people, hardware, software, communications network, and data resource that collects, transforms, and disseminates information in an organization.” (O’Brien, 1999 : 9)

11

Sedangkan pengertian Sistem Informasi menurut Barry E. Cushing dan Marshall B. Romney

dalam bukunya Accounting Information Systems adalah:

“An information system is an organized means of collecting, entering, and processing data and of storing, managing, controlling, and reporting information so that an organization can achieve its objectives and goals.” (Cushing dan Romney, 1994 : 6)

Pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah:

“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” (Mulyadi, 1997 : 3)

Pengertian sistem akuntansi menurut Howard F. Stettler yang dibahas Zaki Baridwan dalam

buku Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode adalah:

“Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.” (Stettler dalam Baridwan, 1993 : 4)

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya Accounting Information Systems adalah:

“An Accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial data into information.” (Bodnar dan Hopwood, 1993 : 2)

2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi seperti berikut:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik

mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

12

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. (Mulyadi, 1997 : 19-20)

Menurut Joseph W. Wilkinson, tujuan utama Sistem Informasi Akuntansi dalam dunia

bisnis dan pemerintahan adalah:

1. To provide information that supports decision making. 2. To provide information that supports day-to-day operations. 3. To provide information that pertains to stewardship. (Wilkinson, 1991 : 8)

Dari beberapa kutipan tersebut, maka penulis menarik kesimpulan bahwa tujuan utama

sistem informasi akuntansi adalah menyediakan informasi bagi manajemen sehingga setiap

sistem yang dilaksanakan dapat memenuhi harapan manajemen serta memberikan informasi

yang mendukung keputusan-keputusan manajemen.

2.1.3 Elemen-Elemen Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi terbentuk dari komponen-komponen yang saling berintegrasi dan saling

berhubungan satu sama lain. Dalam bukunya, Mulyadi menjelaskan bahwa:

........ Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Seperti halnya bangunan rumah, sistem informasi memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi. Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok (disebut dengan information system building block) : masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan pengendalian. (Mulyadi, 1997 : 11)

Sedangkan Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi, sehingga

Sistem Informasi Akuntansi juga mempunyai blok-blok terdiri dari:

13

1. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

2. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi

terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan

yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

6. Blok Kendali (Controls Block) Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa

hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. (Jogiyanto, 1988 : 36-39)

2.2 Pengendalian Intern

Pada bagian ini dibahas pengertian, tujuan, elemen dan unsur-unsur dari pengendalian

intern.

2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern

Istilah pengendalian intern pertama kali didefinisikan tahun 1948 oleh The Committee On

Auditing Procedures sebagai berikut:

Pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan harta, mengecek kecermatan, dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan memastikan pentaatan pada kebijaksanaan yang telah ditetapkan manajemen. Definisi tersebut mungkin lebih luas daripada pengertian yang kadang-kadang diberikan untuk istilah ini. Definisi ini mengakui bahwa suatu “sistem” dengan fungsi-fungsi dari departemen akuntansi dan keuangan. (Wilson dan Campbell, 1996 : 122)

14

Pengertian pengendalian intern dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) adalah:

Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. (IAI, 2001 : 319.2)

Pengendalian intern menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountant):

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.” (Hartadi, 1990 : 2)

2.2.2 Tujuan Pengendalian Intern

Tujuan pengendalian intern adalah memberikan keyakinan yang memadai tentang:

1. Keandalan pelaporan keuangan. 2. Efektivitas dan efisiensi operasi. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. (IAI, 2001 : 319.2)

Tujuan pengendalian intern ditinjau dari manajemen perusahaan sebagai berikut:

1. Menjaga kekayaan organisasi. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 1997 : 165)

Menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke terdapat tujuh macam tujuan

pengendalian intern yang harus dipenuhi untuk mencegah kesalahan dalam jurnal dan

catatan, yaitu:

1. Transaksi yang dicatat adalah absah (keabsahan). 2. Transaksi diotorisasi dengan pantas (otorisasi). 3. Transaksi yang ada telah dicatat (kelengkapan).

15

4. Transaksi dinilai dengan pantas (penilaian). 5. Transaksi diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi). 6. Transaksi dicatat pada waktu yang sesuai (tepat waktu). 7. Transaksi dimasukkan ke berkas induk dengan pantas dan diikhtisarkan dengan

benar (posting dan pengikhtisaran). (Arens dan Loebbecke, 1993 : 306-307)

2.2.3 Elemen Pengendalian Intern

Terdapat beberapa elemen pengendalian intern meliputi:

1. Lingkungan pengendalian Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.

2. Penaksiran resiko Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko harus dikelola.

3. Aktifitas pengendalian Adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.

4. Informasi dan komunikasi Adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

5. Pemantauan Adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. (IAI, 2001 : 319.2)

2.2.4 Unsur-unsur Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, unsur pokok sistem pengendalian

intern adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang

cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. (Mulyadi, 1997 : 166)

16

2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Dalam menyusun sistem informasi akuntansi yang baru maupun mengubah sistem informasi

yang lama dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan System Life Cycle

Development (Siklus Hidup Pengembangan Sistem). Pendekatan tersebut didasarkan pada

siklus kehidupan sistem, di mana penyusunan sistem dilakukan melalui empat tahap, yaitu:

1. Tahap Analisis 2. Tahap Perancangan (design) dan pemilihan 3. Tahap Implementasi 4. Tahap Pelaksanaan sistem dan pengawasan pelaksanaan (Baridwan, 1993 : 169)

2.3.1 Tahap Analisis

Tahap ini menganalisis masalah yang dihadapi untuk memperoleh gambaran dari sistem

yang sedang dipergunakan. Langkah yang dilakukan, yaitu:

1. Menentukan kebutuhan informasi. 2. Melakukan survey. 3. Menyusun cara pemenuhan kebutuhan atau cara memecahkan masalah. (Baridwan,

1993 : 173)

2.3.2 Tahap Perancangan (Design) Dan Pemilihan

Merupakan tahap penyusunan sistem informasi baru. Penyusunan sistem baru ditujukan

untuk menyusun sistem yang dapat menutupi kekurangan sistem yang sedang berlaku tanpa

menghilangkan prinsip pengendalian intern yang baik. Tahap ini dapat dipisahkan menjadi

dua kelompok pekerjaan, yaitu:

1. Merancang sistem informasi yang baru. 2. Memilih komputer yang sesuai dengan yang dibutuhkan. (Baridwan, 1993 : 189)

Merancang sistem informasi dimulai dari merancang keluaran (output), masukan (input) dan

file, prosedur-prosedur termasuk merancang bukti transaksi yang digunakan.

17

1. Merancang Pengeluaran (Output)

Dalam perancangan perlu diingat bahwa informasi yang dihasilkan harus memenuhi

kebutuhan manajemen maupun kebutuhan pihak luar. Jenis informasi apa saja yang

dibutuhkan telah ditentukan dalam tahap analisis sistem sehingga dalam tahap perancangan

akan disusun format (bentuk) laporan, isi, berapa jumlahnya dan pendistribusiannya.

2. Merancang Masukan (Input) dan File

Input dan file disusun dalam bentuk yang lebih baik untuk memudahkan pelaksanaannya.

Perancangan input meliputi pembuatan format bukti transaksi yang digunakan. Sedangkan

perancangan file dirancang susunan catatan (record) dalam tiap file yang digunakan seperti

master file dan file transaksi.

3. Merancang Prosedur

Perancangan prosedur meliputi seluruh sub sistem yang ada dalam sistem informasi

akuntansi. Yang dirancang yaitu prosedur dan langkah pemrosesan data.

2.3.3 Tahap Implementasi

Dalam tahap ini sistem informasi baru mulai dipasang dalam perusahaan untuk

menggantikan sistem informasi lama.

2.3.4 Tahap Pelaksanaan Sistem Dan Pengawasan Pelaksanaan

Dalam tahap ini dimulai penggunaan sistem informasi baru untuk mengolah data. Selain itu,

perencana melakukan pengawasan terhadap sistem baru untuk menentukan apakah sistem

informasi baru mampu menutupi kelemahan sistem lama dan sejauh mana peningkatannya

atas perbaikan pengendalian intern dalam sistem baru.

18

2.4 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan

Berikut dibahas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan:

2.4.1 Prosedur permintaan pembelian dan pembelian:

1. Laporan Status Persediaan yang berisi saldo masing-masing persediaan diserahkan ke Seksi Pembelian. Kadang-kadang Seksi Utang juga diberi satu lembar. Laporan ini berfungsi sebagai Permintaan Pembelian ke Seksi Pembelian untuk membeli barang-barang yang sudah mendekati jumlah minimum (minimum stock).

2. Atas dasar Laporan Status Persediaan, Seksi Pembelian membuat Order Pembelian rangkap lima.

Lembar 1 dan 2 untuk Penjual. Lembar 2 oleh Penjual akan dikembalikan ke Seksi Pembelian sebagai pemberitahuan bahwa order itu sudah diterima.

Lembar 3 untuk Seksi Utang. Lembar 4 untuk Seksi Penerimaan. Lembar 5 diarsipkan dalam Seksi Pembelian urut abjad nama penjual. Order Pembelian dimasukkan ke file transaksi pembelian lewat terminal. 3. Barang diterima oleh Seksi Penerimaan. Sesudah dihitung dan diperiksa, maka

dibuatkan Laporan Penerimaan Barang rangkap 4 dan didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1 untuk Seksi Pembelian. Lembar 2 untuk Seksi Utang. Lembar 3 untuk Gudang dan diserahkan bersama dengan barang. Lembar 4 diarsipkan di Seksi Penerimaan urut nomor. Penerimaan barang ini oleh Seksi Penerimaan dimasukkan ke file transaksi

pembelian dengan menggunakan terminal yang ada di Seksi Penerimaan. 4. File transaksi pembelian diproses dengan menggunakan Program Up Date Master

File Persediaan dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Persediaan yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Kontrol Total dan Laporan Status Persediaan.

5. Faktur dari penjual diterima oleh Seksi Pembelian. Setelah diperiksa kebenarannya, yaitu dibandingkan dengan Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang, Seksi Pembelian menyetujui faktur itu untuk dibayar dan menyerahkannya ke Seksi Utang.

6. Seksi Utang memeriksa kebenaran faktur, membandingkannya dengan Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang, kemudian membuat Voucher rangkap 3.

Lembar 1 dan 2 untuk Seksi Pengeluaran Uang. Lembar 3 diarsipkan di Seksi Utang urut nomor. 7. Seksi Utang memasukkan data utang ke file transaksi utang lewat terminal yang ada

di Seksi Utang. 8. File transaksi utang diproses dengan Program Up Date Master File Utang dan Buku

Besar. Hasilnya adalah Master File Utang yang sudah di up date, Master File Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk Kontrol, dan Daftar Utang. Daftar Utang ini akan diserahkan ke Seksi Utang untuk digunakan sebagai referensi dalam membuat Voucher.

9. Seksi Pengeluaran Uang atas dasar Voucher akan menulis cek untuk membayar utang yang sudah jatuh tempo. Cek dan lembar kedua Voucher diserahkan pada

19

orang yang dibayar. Tanggal, jumlah dan data pengeluaran kas/ bank lainnya dimasukkan ke file transaksi kas/ bank keluar lewat terminal yang ada di Seksi Pengeluaran Uang. Voucher lembar pertama kemudian diarsipkan urut tanggal pembayaran.

10. File transaksi Kas/ Bank Keluar diproses dengan Program Up Date Master File Utang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Utang yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk Pengawasan dan Daftar Kas/ Bank Keluar. Daftar Kas/ Bank Keluar ini akan diserahkan ke Seksi Pengeluaran Uang.

(Baridwan, 1993 : 218-220)

2.4.2 Prosedur penerimaan bahan dari pembelian

A clerk in the Receiving Department first counts and inspects the received goods. Then he or she keys the count and inventory item numbers into a departmental terminal, together with the related Purchase Order number listed on the packing slip. Assuming that the goods are accepted, the program prints a prenumbered Receiving Report. A copy of this report accompanies the goods to the stores department to be signed and forwarded to the Accounts Payable Department. (Wilkinson, 1991 : 568)

2.4.3 Prosedur pengeluaran bahan untuk proses produksi

Orders are dispatched to work centers to begin production operations. Then, Labor-time Data and Material Issues are entered during production operations. The stores clerk enters data concerning Materials Issues by inserting the Material Issues Cards into the stores terminal and keying in the quantities issued to a particular order. (Wilkinson, 1991 : 692)

2.4.4 Prosedur retur pembelian

In the case of a return copies of the Debit Memorandum are also sent to the Storeroom (or Receiving Department) and the Shipping Department. The goods being returned are then released to the Shipping Department, which counts the goods, notes the count on the Debit Memorandum, and ships. The Shipping Department then forwards the Debit Memorandum to the Accounts Payable Department, which performs the steps just described. (Wilkinson, 1991 : 549)

2.5 Sistem Informasi Akuntansi Produksi

Joseph W. Wilkinson dalam bukunya Accounting Information Systems menyatakan:

“The major purpose of the product conversion cycle is to facilitate the conversion of raw materials into products or finished goods.” (Wilkinson, 1991 : 663)

20

Berikut dibahas Sistem Informasi Akuntansi Produksi:

2.5.1 Prosedur perencanaan produksi

After receiving the bill of materials and the operations list, plus a materials inventory status or reorder report as prepared by inventory control, production and materials requirements planning does the following: 1. Prepares a production order and distributes copies, at the appropriate time, to

production work centers and to accounting and control. A copy is also filed in the open production order file.

2. Explodes materials requirements and prepares a list to reflect the requirements, such as the list at the top of this page prepared from the order for five generators and bill of materials.

3. Refers to the materials inventory status report to determine that sufficient parts and materials are currently on hand.

4. Prepares material issue slips to request the issuance of the required materials and parts from stores.

5. Prepares move tickets to transfer the work in process from one work center to the next.

6. Enters the production order on the production schedule. Organized by calendar days & work stations, the schedule reflects for each open production order such detail as beginning and ending times of each operation to be performed, machines to be used, and order priorities.

7. Obtain approval from the customer for the production specifications and scheduled completion date of the ordered products. This approval may be routed through order entry. Otherwise, approval may be obtained by telephone with telegram confirmation.

(Wilkinson, 1991 : 682-683)

2.5.2 Prosedur operasi produksi

“Orders are dispatched to work centers to begin production operations. Then, labor time data and material issues are entered during production operations. Each employee enters data at the completion of each operation, and the computer system time-stamps the transaction with the data and ending time. The stores clerk enters data concerning materials issues by inserting the material issues cards into the stores terminal and keying in the quantities issued to a particular order.” (Wilkinson, 1991 : 692)

Kemudian apabila selesai melakukan proses produksi, maka:

“As work is completed on each production order, the products are inspected and data concerning the results are entered into the production order record. Accepted products are transferred to the finished goods warehouse or to shipping, where data from the final move ticket are entered via a terminal….Rejected products are noted for rescheduling and moved to a hold area.” (Wilkinson, 1991 : 693-694)

21

2.6 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Berikut Sistem Informasi Akuntansi Penjualan:

1. Seksi Pesanan Penjualan menerima pesanan dari langganan, atau dapat juga pesanan itu datang dari Salesman.

2. Apabila penjualan kredit itu ditolak oleh bagian kredit, maka Seksi Pesanan Penjualan akan memberitahukan kepada langganan. Dan bila penjualan tersebut disetujui oleh Bagian Kredit, maka Seksi Pesanan Penjualan akan menulis Surat Perintah pengiriman rangkap 3.

Lembar 1 untuk Bagian Gudang. Lembar 2 untuk Bagian Pengiriman. Lembar 3 untuk dimasukkan ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di

Seksi Pesanan Penjualan. Lembar ketiga ini kemudian diarsipkan di Seksi Pesanan Penjualan urut nomor.

3. Gudang Barang Jadi menyiapkan barang dan menyerahkannya ke Seksi Pengiriman beserta lembar pertama Surat Perintah Pengiriman.

4. Seksi Pengiriman menghitung barang dari Gudang, membungkus memasukkan lembar kedua Surat Perintah Pengiriman ke dalam bungkusan barang. Barang dikirim ke pembeli.

5. Lembar kedua Surat Perintah Pengiriman digunakan sebagai dasar untuk memasukkan data pengiriman barang ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di Seksi Pengiriman, kemudian lembar kedua Surat Perintah Pengiriman diarsipkan urut nomor.

6. Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman barang, transaksi penjualan diproses dengan program pembuatan faktur. Hasilnya adalah empat lembar faktur.

Empat lembar faktur didistribusikan sebagai berikut : Lembar 1 dan 2 untuk Pembeli. Lembar 3 untuk Seksi Piutang. Lembar 4 untuk Seksi Pesanan Penjualan. 7. Oleh Seksi Pesanan Penjualan, lembar keempat dari faktur dicocokkan dengan Surat

Perintah Pengiriman yang ada di arsip. Agar mudah mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor Surat Perintah Pengiriman, juga dituliskan dalam Faktur. Bila jumlah yang dikirim sesuai dengan yang dipesan, maka transaksinya selesai, tembusan faktur diarsipkan bersama dengan tembusan perintah pengiriman. Tetapi bila yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan, maka Seksi Pesanan Penjualan membuat lagi perintah pengiriman untuk jumlah kekurangan (ini disebut back order).

8. File transaksi penjualan kemudian diproses lagi dengan menggunakan program Up Date Master File Piutang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File yang sudah di up date, Buku Besar yang sudah di up date dan Daftar Jumlah untuk Pengawasan. Jumlah-jumlah ini dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dari langkah ke-f di atas.

9. File transaksi penjualan beserta Master File Persediaan dan file Buku Besar diproses dengan program Up Date Master File Persediaan dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Persediaan yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Laporan Status Perseediaan dan Daftar Jumlah untuk Pengawasan. Jumlah-

22

jumlah ini dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dalam langkah ke-h di atas. Laporan Status Persediaan diserahkan ke Seksi Pembelian yang akan menjadi dasar untuk membuat Order Pembelian bila saldo Persediaan mencapai angka minimum.

10. Setiap akhir bulan, Master File Piutang diproses dengan program Analisa Umur Piutang, hasilnya Daftar Analisa Umur Piutang diserahkan ke Seksi Kredit dan Seksi Piutang. Selain itu Master of File Piutang ini juga diproses dengan program Penyusunan Pernyataan Piutang, hasilnya merupakan Surat Pernyataan Piutang diserahkan ke Seksi Piutang untuk dikirimkan ke langganan. Pengiriman Surat Pernyataan Piutang ini dilakukan bila sudah dicocokkan dengan Daftar Analisa Umur Piutang.

11. Setiap akhir bulan, file transaksi Penjualan diproses untuk membuat Daftar Distribusi Penjualan (analisa) berdasar jenis produk, daerah penjualan dan lain-lain.

(Baridwan, 1993 : 214-216)

2.7 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas

Berikut Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas:

1. Kasir menerima pelunasan berbentuk uang atau cek langsung dari langganan, atau lewat bank, atau lewat surat yang diterima oleh Bagian Surat Masuk yang kemudian diserahkan ke Kasir dengan Daftar Penerimaan Uang.

2. Seksi Surat Masuk memasukkan transaksi penerimaan uang melalui terminal. 3. Kasir membuat Bukti Kas Masuk rangkap 3, lembar 1 dan 2 diserahkan ke

Langganan, lembar ketiga digunakan sebagai dasar untuk memasukkan transaksi penerimaan ke file lewat terminal. Lembar ketiga Bukti Kas/ Bank Masuk ini oleh Kasir kemudian diarsipkan urut nomor.

4. File transaksi uang masuk diproses dengan program Up Date Master File Piutang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Piutang yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk control dan Daftar Penerimaan Uang.

5. Daftar Penerimaan Uang diserahkan ke Seksi Audit Intern. 6. Laporan Bank setiap periode diserahkan ke Seksi Audit Intern sebagai dasar untuk

menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank. (Baridwan, 1993 : 216)

Berikut Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yang terbagi menjadi:

2.7.1 Pengeluaran Kas Dengan Cek

Terbagi menjadi dua sistem, yaitu:

1. Tidak Memerlukan Permintaan Cek

23

Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung, seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok di tangan Bagian Utang. Dalam voucher system Bagian Utang membuat bukti kas keluar (voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada Bagian Kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur. Dengan demikian, pengeluaran cek untuk pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian tidak memerlukan dokumen permintaan cek, karena Bagian Utang menerima berbagai dokumen yang diperlukan untuk pembuatan bukti kas keluar dari sistem akuntansi pembelian, sehingga pembuatan bukti kas keluar (sebagai perintah pengeluaran kas) dapat secara otomatis dilakukan oleh Bagian Utang berdasarkan dokumen-dokumen yang terkumpul di tangannya. (Mulyadi, 1997 : 517)

2. Memerlukan Permintaan Cek

Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian, dokumen-dokumen pendukung seperti kontrak-kontrak pembelian jasa berada di tangan fungsi yang memerlukan jasa tersebut. Sebagai contoh Departemen Pemasaran memerlukan jasa konsultan dari sebuah kantor konsultan pemasaran. Kontrak pembelian jasa konsultan ini tidak ditangani melalui sistem akuntansi pembelian, namun ditangani oleh Departemen Pemasaran dan tembusan kontrak disimpan oleh Bagian Utang. Pembayaran jasa seperti ini biasanya dilakukan bertahap sesuai dengan tahapan penyerahan jasa oleh konsultan kepada perusahaan. Setiap tahap pembayaran jasa tersebut, Departemen Pemasaran mengajukan permintaan cek kepada Bagian Utang. Berdasarkan permintaan ini dan pengecekan tembusan kontrak yang dimilikinya, Bagian Utang membuat bukti kas keluar (voucher). Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada Bagian Kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kantor konsultan pemasaran tersebut. Dengan demikian, pengeluaran cek untuk pembayaran pembelian jasa yang tidak dilaksanakan melalui sistem akuntansi pembelian memerlukan dokumen permintaan cek, karena Bagian Utang tidak menerima berbagai dokumen yang diperlukan untuk pembuatan bukti kas keluar, sehingga pembuatan bukti kas keluar (sebagai perintah pengeluaran kas) tidak dapat secara otomatis dilakukan oleh Bagian Utang berdasarkan dokumen-dokumen yang terkumpul di tangannya. Pembuatan bukti kas keluar oleh Bagian Utang dilakukan berdasarkan permintaan cek yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. (Mulyadi, 1997 ; 517-518)

2.7.2 Pengeluaran Kas Dengan Uang Tunai Melalui Dana Kas Kecil

Terdapat dua sistem dana kas kecil, yaitu:

1. Fluctuating Fund System (Saldo Dana Berubah)

2. Imprest Fund System (Saldo Dana Tetap).

24

Sedangkan prosedur terkait dengan pengelolaan dana kas kecil meliputi :

1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil. 2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil. 3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil. (Mulyadi, 1997 : 537-542)

25

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT XYZ didirikan tahun 1980 dan merupakan pelopor industri kemasan plastik film di

Indonesia. Perusahaan didirikan dalam rangka Undang-undang No.6 tahun 1968 dan

UU No.12 tahun 1970 tentang Penanaman Modal Dalam Negeri berdasarkan Akta No.108

tanggal 7 Maret 1980 dari Ridwan Suselo, S.H., notaris di Jakarta. Persetujuan Menteri

Kehakiman Republik Indonesia telah diperoleh pada tanggal 25 September 1981 dengan

Surat Keputusan No.Y.A.5/406/9 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik

Indonesia No.27 dan Tambahan No.391 tanggal 2 April 1982.

Anggaran Dasar telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta No.3

tanggal 2 Oktober 2003 dan No.20 tanggal 10 November 2003 dari Fathiah Helmi, S.H.,

notaris di Jakarta, berkaitan dengan peningkatan modal dasar, modal ditempatkan dan

disetor penuh. Akta perubahan telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak

Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C-23681 HT.01.04.TH.2003

tanggal 6 Oktober 2003 dan No.C-27759 HT.01.04.TH.2003 tanggal 19 November 2003.

Perusahaan berlokasi di Jl. Pahlawan, Karang Asem Barat, Citeureup, Cibinong, Bogor

16810 dan memiliki jumlah karyawan sebanyak 799 orang (2003 : 777 orang). Sedangkan

produksi komersial perusahaan dimulai tahun 1982.

26

Berdasarkan surat Izin dari Menteri Keuangan Republik Indonesia No.C2-9054

HT.01.04.Th92 tanggal 4 November 1992 dan Surat Pernyataan Efektif dari Ketua Badan

Pengawas Pasar Modal (“BAPEPAM”) No.S-/854/PM/1992 tanggal 16 November 1992,

perusahaan menawarkan 16.000.000 saham kepada masyarakat.

Perusahaan melaksanakan penawaran umum terbatas pertama atas sejumlah 12.000.000

saham yang disetujui dengan Surat Keputusan Ketua BAPEPAM No.S.220/PM/1994

tanggal 7 Februari 1994. Perusahaan mencatatkan seluruh sahamnya di Bursa Efek Jakarta.

Tahun 1989 perusahaan meningkatkan kapasitas produksi dengan mendirikan pabrik di

Malaysia. Tahun 1991 mendirikan perusahaan di Amerika Serikat dan Hongkong yang

bergerak dalam bidang perdagangan dan pemasaran produk-produk film.

3.2 Struktur Organisasi

Pada dasarnya struktur organisasi adalah hubungan timbal balik antar personil dalam

menjalankan tugasnya. Dengan kata lain, struktur organisasi memfokuskan pembagian

kegiatan kerja (job description) dan mewujudkan tingkat spesifikasi kegiatan kerja.

Dalam organisasi perusahaan diwajibkan tercipta kerjasama (teamwork) baik antara

pimpinan dan bawahan. Hal ini untuk mencapai tujuan perusahaan (company’s goal).

Dengan kerjasama baik dan pembagian tugas yang efisien dan efektif diharapkan dapat

meningkatkan hasil produksi, penjualan dan meningkatkan keuntungan.

27

Terdapat beberapa macam struktur organisasi seperti Organisasi Garis (Line Organization),

Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization), Organisasi Fungsional (Functional

Organization) dan Organisasi Matrik (Matrix Organization). Dilihat dari macam struktur

organisasi PT XYZ, maka disimpulkan bahwa perusahaan menggunakan struktur organisasi

garis/ lini. Hal ini dikarenakan bentuk tanggung jawab dan pengawasan secara langsung dari

pimpinan ke bawahan dan seorang bawahan bertanggungjawab pada seorang atasan.

Wewenang garis memiliki kelebihan antara lain sederhana dan ada kesatuan perintah yang

jelas. Sedangkan kekurangannya adalah bahwa atasan harus memiliki pengetahuan luas di

bidangnya karena tidak memiliki staf yang membantu dalam memberikan saran dan

petunjuk.

Berikut ini disajikan gambar struktur organisasi PT XYZ pada Gambar 3.1.

Sumber : Struktur Organisasi PT XYZ

Production, Technical, QC, R & D Director

Kristianto Mangkusaputra

Operational Senior Manager

Andy Tanuwijaya

P P I C

Assistant Manager

Imeliana G.

P P I C

Supervisor

Afrizal

Emiliana M.

FX Kusumadi

Nandi H.

Mechanical Engineering

Manager

Oong Setiyadi

Mechanical

Assistant Manager

M. Nuryadi

Anthonie Edward

Mechanical Senior

Supervisor

Ateng Suherman

Abdul Hamid

Widianto

Mechanical Supervisor

Widianto

Husen

Sutarno

Wishnu

Electrical Engineering

Manager

Sudarmo Ali

Electrical

Senior Supervisor

Agus Gunarso

Alfin Arifin

Electrical

Supervisor

Haryono

Madiyo

Puryanto

Yudhi H.

PET, CPP/ MET

Production Manager

Rudy Tambunan

PET Production

Senior Supervisor

Teten Sutendi

Processing

Supervisor

Joko Priyono

Finishing

Supervisor

Freddy Gozal

CPP/ MET Production

Senior Supervisor

Joko Mulyono

O P P

Production Manager

S u k o n o

Finishing

Assistant Manager

Ray Mohan

Finishing

Senior Supervisor

Suhardjito

Administration

Supervisor

Torang Raja P.

Processing

Senior Supervisor

Heru M.

Aris S.

Processing

Supervisor

Damiri

Dwi R.

Haryadi G. H.

Saptono

Sukuryanto

Finishing

Supervisor

Iman N

Inganta

M. Arif

Warehouse, Production &

Engineering Senior Manager

Agus Susanto

Production & Engineering

Manager I

S u m a d j a

Production & Engineering

Manager II

G u n a w a n

Warehouse

Senior Supervisor

M. Herry Ruchiyat

Kus Ediyanto

QC/ R & D General Manager

Folmer A. Hutapea

R & D Senior Manager

Kristiana Kumala

R & D

Assistant Manager

Hartono Halim

Finance & Accounting Director

Jimmy Tjahjanto

Accounting Manager

Tjoe Mun Lie

Finance Manager

Thedorus Leonardi

M S

Senior Manager

Benito Sutarna

Legal Assistant Manager

Raymondus Partoto HS

Cost Accounting

General Accounting

Credit Control

Treasury

System & Procedures

Beny Hartanto

Financial Analysis

I r e n e

Budget ControlPurchasing

Assistant Manager

Procurement

Assistant Manager

Purchasing

Senior Supervisor

Purchasing Supervisor

Procurement

Supervisor

Purchasing General Manager

IT, HRD & Marketing Director

I T

General Manager

IT Manager

Software Group

Assistant Manager

System Analyst

Programmer

Analyst

Hardware Group

Assistant Manager

Hardware Support

Senior Supervisor

Hardware Support

Supervisor

Technical Support

Human Resources Development

General Manager

Compensation & Benefit

Manager

Compensation

Senior Supervisor

Benefit Officer

Hubungan Industrial, GA/ GS

Assistant Manager

Personnel Officer

Supervisor

General Service

GS Senior Supervisor

Building Maintenance &

Cleaning Group Leader

Transport & Perijinan

Recrutment & HR System,

Training Assistant Manager

Recrutment Ofiicer

Recrutment

Administration

HR System Officer

Marketing General Manager

Secretary

Sales & Marketing

Administration Manager

Sales & Marketing

Administration

Sales & Marketing Administration

Assistant Manager

Sales & Marketing

Supervisor

Sales & Marketing

Staff

System Administration

Supervisor

Local Sales Manager

Local Coordinator

Local Assistant Manager

(Converting)

Local Sales Executive

Local Assistant Manager

(Non Converting)

Local Sales Executive

Export Manager

Export Coordinator

Export Assistant Manager

Export Executive

Technical Service Manager

General Manager Representative

Office Surabaya

DIREKTUR UTAMA

Audit Manager

Application

Senior Supervisor

Antonius Tugiyanto

QC Manager

Edi Bustaman

QC Senior Supervisor

Pancha Putera

Firman Irawan

QC Supervisor

Jalal Ansory

Tetty S. M.

QA Supervisor

Heru Darmawan

Denny Hidayat

Komisaris Utama :

Komisaris : Komisaris Independen :

DEWAN KOMISARIS

Komite Audit

PT XYZGambar 3.1 STRUKTUR ORGANISASI R U P S

27

29

Berdasarkan struktur organisasi di atas maka organ inti perusahaan terdiri :

1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

2. Dewan Komisaris (Komisaris Utama, Komisaris dan Komisaris Independen)

3. Komite Audit (Berdasarkan Peraturan Bapepam)

4. President Director

5. Internal Audit Manager

6. IT, HRD & Marketing Director

7. Finance & Accounting Director

8. Production, Technical, R & D Director

9. General Manager Representative Office Surabaya

10. Technical Service Manager

11. Marketing General Manager

12. Information Technology (IT) General Manager

13. Human Resource Development (HRD) General Manager

14. Purchasing General Manager

15. Legal Assistant Manager

16. Management System (MS) Senior Manager

17. Finance Manager

18. Accounting Manager

19. Warehouse, Production & Engineering Manager

20. Operational Senior Manager

21. QC/ R&D General Manager

30

3.3 Produk Perusahaan

Perusahaan bergerak dalam bidang usaha industri manufaktur pembuatan kemasan plastik

film (Biaxially Oriented Polypropylene Film/BOPP, Biaxially Oriented Polyester

Film/BOPET, Cast Polypropylene Film/CPP dan Rigid Polyvinyl Chloride Film/PVC).

Saat ini perusahaan menghasilkan berbagai produk dengan empat merk dagang :

1. ARLENE (Film jenis Biaxially Oriented Polypropylene/BOPP) dengan kapasitas

terpasang sebesar 52.000 ton per tahun.

2. ARETA (Film jenis Biaxially Oriented Polyester/BOPET) dengan kapasitas

terpasang sebesar 9.000 ton per tahun.

3. AVIN (Film jenis Polyvinyl Chloride/PVC) dengan kapasitas terpasang sebesar

5.000 ton per tahun. Saat ini divisi PVC telah di non aktifkan.

4. ARCYLENE (Film jenis Cast Polypropylene/CPP) dengan kapasitas terpasang

sebesar 4.000 ton per tahun.

Produk-produk tersebut sebagian besar digunakan untuk kemasan fleksibel pada barang-

barang konsumsi. Perusahaan juga memperoleh sertifikat ISO 9002 tahun 1998, selanjutnya

diikuti oleh pabrik di Malaysia tahun 1999. Keberhasilan tersebut tetap dipertahankan

hingga saat ini, dimana menunjukkan suatu komitmen yang kuat untuk memenuhi standar

mutu internasional. Selain itu, seluruh produk grup XYZ telah mendapatkan sertifikat dari

FDA (Food and Drug Administration).

31

3.4 Kinerja Singkat Perusahaan

Berikut ini Tabel 3.4 Ikhtisar Keuangan yang menggambarkan kinerja singkat perusahaan

dari tahun 2002 sampai dengan tahun 2004 dan data diperoleh dari Laporan Keuangan

Tahunan yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Ernst & Young.

IKHTISAR KEUANGAN FINANCIAL HIGHLIGHT

2002 2003 2004

Penjualan Bersih 918.54 844.71 946.88 Net Sales Laba Kotor 258.27 194.63 180.10 Gross Profit Laba Usaha 171.01 93.96 87.20 Operating ProfitLaba / (Rugi) Bersih 403.19 413.14 6.64 Net profit / (loss)Jumlah Aktiva 1,571.67 1,355.39 1,425.76 Total AssetsAktiva Lancar 623.17 455.20 532.30 Current AssetsAktiva Tetap Bersih 883.83 839.00 830.22 Net Fixed AssetsAktiva Lain-Lain 64.67 61.19 63.23 Other AssetsKewajiban Lancar 1.669,96 224,52 314,33 Current LiabilitiesModal Kerja Bersih (935.69) 230.68 217.97 Net Working CapitalJumlah Kewajiban 1,726.71 771.85 817.78 Total LiabilitiesJumlah Ekuitas (197.83) 548.87 566.98 Total Equity

Shares Outstanding(million shares)

Nilai Buku per Saham (Rp) (562,00) 807.2 833.8 Share Book Value (Rp)Laba / (Rugi) Bersih per Saham Dasar (Rp)

1,145 926 10 Basic Earnings per Share (Rp)

Rasio Lancar 37,30% 202,70% 169,34% Current RatioRasio Kewajiban Terhadap Aktiva 109.9% 56.9% 57.4% Debt to Total Assets Ratio

Rasio Kewajiban Terhadap Ekuitas

-872,80% 140.6% 144.2% Debt to Total Equity Ratio

Rasio Laba Terhadap Jumlah Aktiva

25.7% 30.5% 0.5% Return on Assets

Rasio Laba Terhadap Ekuitas -203,80% 75.3% 1.2% Return on EquityMargin Laba Kotor 28.1% 23.0% 19.0% Gross Profit MarginMargin Laba Usaha 18.6% 11.1% 9.2% Operating Profit MarginMargin Laba / (Rugi) Bersih 43.9% 48.9% 0.7% Net Profit / (Loss) Margin

Numerical notations in all tables are in English (in billion Rupiah, unless otherwise stated)

n.m. : not meaningful

680

Angka-angka pada seluruh tabel menggunakan notasi Inggris (dalam miliar Rupiah, kecuali dinyatakan lain)

Jumlah Saham Yang Beredar (jutaan Saham)

352 680

Sumber : Website Bursa Efek Jakarta (http:\\www.jsx.co.id) dan Website IndoExchange

(http:\\www.indoexchange.com).

32

Berdasarkan ikthisar keuangan pada tabel di atas, maka penulis memberikan gambaran

perusahaan seperti berikut:

1. Penjualan Bersih terbesar terjadi pada tahun 2004 sebesar Rp 946,88 milyar.

2. Penurunan Laba Kotor dan Laba Usaha yang cukup signifikan terjadi pada tahun

2003 sebesar 32,70 % (Rp 258,27 milyar tahun 2002 menjadi Rp 194,63 milyar

tahun 2003) dan 82 % (Rp 171,01 milyar tahun 2002 menjadi Rp 93,96 milyar tahun

2003). Penurunan Laba Kotor dan Laba Usaha tahun 2003 yang cukup signifikan

tersebut terjadi karena adanya peningkatan harga bahan baku dan kemungkinan

terjadinya peningkatan waste/ reject/ regran atas hasil produksi.

3. Penurunan Jumlah Aktiva, Aktiva Lancar, Aktiva Tetap Bersih dan Aktiva Lain-lain

terbesar terjadi pada tahun 2003 sebesar 15,96 % (Rp 1.571,67 milyar tahun 2002

menjadi Rp 1.355,39 milyar tahun 2003), 36,9 % (Rp 623,17 milyar tahun 2002

menjadi Rp 455,2 milyar tahun 2003), 5,34 % (Rp 883,83 milyar tahun 2002

menjadi Rp 839 milyar tahun 2003) dan 5,69 % (Rp 64,67 milyar tahun 2002

menjadi Rp 61,19 milyar tahun 2003).

4. Modal Kerja Bersih, Jumlah Ekuitas dan Nilai Buku per Saham di tahun 2002

mengalami defisit sebesar Rp 935,69 milyar, Rp 197,83 milyar dan Rp 562 dengan

total Kewajiban sebesar Rp 1.726,71 milyar.

5. Tahun 2003 terjadi peningkatan atas jumlah saham yang beredar dari tahun

sebelumnya sebesar 328 juta lembar saham menjadi 680 juta lembar saham.

Peningkatan atas jumlah saham yang beredar kemungkinan disebabkan karena

terjadinya debt to equity maupun tambahan modal disetor lainnya oleh para

Pemegang Saham.

33

6. Sedangkan nilai Laba/ (Rugi) per saham terkecil terjadi tahun 2004 sebesar Rp 10.

7. Rasio Lancar diperoleh dari Aktiva Lancar dibagi dengan Kewajiban Lancar. Rasio

Lancar tahun 2002, 2003 dan 2004 tercatat sebesar 37,3 %, 202,70 % dan 169,34 %.

8. Rasio Kewajiban terhadap Aktiva diperoleh dari Jumlah Kewajiban dibagi dengan

Jumlah Aktiva. Rasio Kewajiban Terhadap Aktiva tahun 2002, 2003 dan 2004

tercatat sebesar 109,9 %, 56,9 % dan 57,4 %.

9. Rasio Kewajiban terhadap Ekuitas diperoleh dari Jumlah Kewajiban dibagi dengan

Jumlah Ekuitas. Tahun 2002, 2003 dan 2004 Rasio Kewajiban terhadap Ekuitas

tercatat sebesar -872,8%, 140,6 % dan 144,2 %.

10. Rasio Laba terhadap Jumlah Aktiva diperoleh dari Laba/ (Rugi) Bersih dibagi

dengan Jumlah Aktiva. Rasio Laba terhadap Jumlah Aktiva tahun 2002, 2003 dan

2004 tercatat sebesar 25,7 %, 30,5 % dan 0,5 %.

11. Rasio Laba terhadap Ekuitas diperoleh dari Laba/ (Rugi) Bersih dibagi dengan

Jumlah Ekuitas. Tahun 2003 dan 2004 Rasio Laba terhadap Ekuitas tercatat sebesar

-203,8%, 75,3 % dan 1,2 %.

12. Margin Laba Kotor dan Margin Laba Usaha terbesar terjadi pada tahun 2002 sebesar

28,1 % dan 18,6 %. Sedangkan Margin Laba/ (Rugi) Bersih terbesar terjadi tahun

2003 sebesar 48,9 %.

34

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Setelah melakukan tinjauan terhadap PT XYZ, maka penulis akan mengevaluasi struktur

organisasi, mengevaluasi dan merancang sistem informasi akuntansi serta memberikan

gambaran perbedaan dan perubahan sistem informasi akuntansi yang sedang dipergunakan

(existing) dengan sistem informasi akuntansi yang diusulkan (proposed). Evaluasi ini

bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan operasi perusahaan telah mencerminkan

pengendalian intern yang baik sesuai teori-teori pada bab sebelumnya.

Mengingat pentingnya sistem pengendalian intern, maka PT XYZ diharapkan dapat

menerapkan pengendalian intern yang memadai di dalam aktivitas operasi perusahaan dan

memperhatikan unsur-unsur pokok pengendalian intern yang baik. Tujuan dalam

menerapkan pengendalian intern yang baik adalah menjaga keamanan harta perusahaan,

memeriksa kebenaran dan ketelitian data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong

dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan serta menghindari kemungkinan

penyelewengan maupun kecurangan (fraud) sehingga meningkatkan aktivitas perusahaan

secara efisien dan efektif.

Selanjutnya akan dibahas mengenai evaluasi struktur organisasi, evaluasi dan perancangan

sistem informasi akuntansi serta memberikan gambaran perbedaan dan perubahan sistem

informasi akuntansi yang sedang dipergunakan (existing) dengan sistem informasi akuntansi

yang diusulkan (proposed) pada PT XYZ.

35

4.1 Evaluasi Struktur Organisasi

Evaluasi Struktur Organisasi merupakan tahap awal dalam penyusunan dan perancangan

sistem informasi akuntansi pada perusahaan. Berikut pembahasan evaluasi struktur

organisasi.

Berdasarkan hasil observasi dan pengamatan, struktur organisasi di PT XYZ menggunakan

struktur organisasi garis/ lini di mana seorang atasan mempunyai wewenang untuk

memerintah bawahan langsungnya serta bawahan dapat memberikan saran/pendapat kepada

atasan langsungnya atau memberikan bantuan kepada personil garis.

Penulis juga menemukan beberapa hal yang dapat menjadi perhatian dalam perkembangan

struktur organisasi perusahaan maupun penyusunan struktur organisasi, antara lain:

4.1.1 Perubahan-Perubahan Pada Struktur Organisasi Selama Tahun 2003

1. Fungsi Purchasing tidak lagi dirangkap Fungsi Finance and Accounting.

2. Fungsi Purchasing juga tidak lagi merangkap Fungsi Produksi CPP dan Metalizing.

3. Fungsi PPIC tidak lagi merangkap Fungsi Produksi.

4. Fungsi Penjualan Regran telah sepenuhnya dilaksanakan di Divisi Pemasaran.

5. Fungsi Produksi tidak lagi membantu merekomendasikan Pembeli Regran.

4.1.2 Fungsi Purchasing

1. Fungsi Purchasing pada saat ini berada langsung dibawah Direktur Utama.

Operasional pelaksanaannya dilakukan oleh seorang General Manager. Bawahan

dari General Manager ini khusus bertugas dalam bidang Purchasing.

36

2. Dalam menunjang pencapaian tujuan perusahaan secara menyeluruh, tujuan yang

harus dicapai Departemen Purchasing adalah:

2.1 Mendatangkan bahan baku dan barang-barang lainnya yang sudah disetujui untuk

dibeli secara tepat waktu, tepat kualitas dan tepat kuantitas di pabrik.

2.2 Membeli dengan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan dilihat dalam

hubungan bisnis jangka panjang.

2.3 Secara kontinu mencari kemungkinan substitusi bahan dengan harga yang lebih

rendah tetapi tidak mempengaruhi kualitas yang disyaratkan.

4.1.3 Fungsi Internal Audit

1. Fungsi Internal Audit pada saat ini telah dikepalai seorang Audit Manager, tanpa

adanya bawahan.

2. Fungsi Internal Audit sementara akan ditekankan pada :

2.1 Pemeriksaan angka-angka keuangan dan barang, dalam arti mendeteksi terjadinya

penyimpangan-penyimpangan berupa “Fraud” dan “Waste”.

2.2 Evaluasi terhadap berbagai risiko yang dapat terjadi dalam perusahaan serta

mengusulkan tindakan-tindakan pencegahan. Misalnya: mengevaluasi risiko

kemungkinan tidak tercapainya “On Time Delivery” dan mengusulkan tindakan-

tindakan pencegahannya.

4.1.4 Kedudukan dan Hubungan Kerja Internal Audit

1. Pada saat ini Internal Audit lebih banyak bertanggung jawab kepada Dewan Direksi,

yaitu Direktur Keuangan, Direktur Pemasaran dan Direktur Produksi.

37

2. Internal Audit berfungsi membantu Direktur Utama dalam memperoleh informasi

tentang terjadinya penyimpangan-penyimpangan yang dapat menimbulkan risiko

bagi perusahaan.

3. Fungsi Internal Audit bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama tetapi

dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari tetap melayani kebutuhan khusus mengenai

Internal Audit dari para Direktur lainnya.

4.2 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi

Setelah tahap Evaluasi Struktur Organisasi telah selesai dilaksanakan dan Struktur

Organisasi yang baru telah dibakukan dan disosialisasikan kepada pihak intern dan ekstern

perusahaan, maka tahap selanjutnya adalah mengevaluasi sistem informasi akuntansi yang

ada saat ini (existing system and procedure).

Hasil observasi terhadap sistem informasi akuntansi yang ada saat ini (existing system and

procedure) dapat dilihat pada Lampiran I. Berikut evaluasi sistem informasi akuntansi pada

PT XYZ.

Setelah penulis melakukan pengamatan dan analisa sistem pengendalian intern yang baik

pada existing system and procedure PT XYZ (Lampiran I), maka penulis juga menemukan

beberapa hal yang dapat menjadi perhatian, antara lain:

4.2.1 Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya perbedaan jumlah barang yang

dikirim dengan yang seharusnya dikirim, yaitu:

order batal, kapasitas muat yang terbatas, tidak tersedianya sarana transportasi,

kemasan yang non standar, permintaan pengiriman yang melebihi stock, kualitas

38

barang yang akan dikirim tidak memenuhi standar yang ditentukan,

ketidaktersediaan barang yang akan dikirim di gudang, ditahan oleh Bagian

Keuangan karena Pelanggan belum cukup membayar piutang lamanya.

4.2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada sistem informasi akuntansi pembelian

dan persediaan terfokus pada Prosedur Pembelian dan Penerimaan Barang, yaitu:

1. Sistem Oracle yang digunakan saat ini memungkinkan Bagian Purchasing membuat

nomor Purchase Order (PO) secara manual (input nomor PO). Tiap Buyer

mempunyai nomor urut PO sendiri. Hal ini dapat menyulitkan perusahaan dalam

melakukan pengontrolan dokumen PO.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada calon-calon Supplier

ditandatangani dan dikirim oleh Buyer.

3. Semua surat jawaban SPPH diterima langsung oleh Bagian Purchasing, yaitu oleh

Buyer yang bersangkutan.

4. Buyer mentabulasi semua SPPH yang kembali untuk keperluan pembandingan.

4.2.3 Sistem Informasi Akuntansi Produksi

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada sistem informasi akuntansi produksi

terfokus pada Prosedur Produksi, yaitu :

1. Terdapat 1 (satu) dokumen yang digunakan untuk 2 (dua) kegiatan yang berbeda,

yaitu dokumen Form Bukti Permintaan/ Penyerahan Barang (BPPB). Dua kegiatan

39

tersebut adalah Gudang menyerahkan bahan baku ke Bagian Produksi dan Bagian

Produksi melakukan retur bahan baku ke Gudang.

2. Kontrol fisik atas Sparepart yang rusak belum dilakukan. Saat ini pengambilan

sparepart ke Gudang dapat dilakukan tanpa menunjukkan fisik sparepart yang akan

diganti.

4.2.4 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada sistem informasi akuntansi penjualan

terfokus pada Prosedur Pengeluaran Barang, yaitu:

1. Tampak terdapat beberapa formulir yang memiliki fungsi kurang lebih sama yang

perlu diteliti lebih lanjut kemungkinan penggabungan, eliminasi atau

penyederhanaannya. Contoh: Formulir-formulir Delivery Order (DO), Surat Perintah

Kirim (SPK), Bukti Muat Barang (BMB) dan Surat Jalan (SJ).

2. Atas dasar Surat Perintah Kirim (SPK) yang dibuat oleh PPIC, Seksi Delivery

Administration menyiapkan Surat Jalan (SJ) dan Warehouse menyiapkan Bukti Muat

Barang (BMB).

Atas dasar SJ dan BMB, Seksi Jembatan Timbang (yang masih merupakan bagian

dari Bagian Delivery) melakukan penimbangan. Hasil penimbangan di print-out dan

dicocokkan dengan angka SJ dan BMB. Jika selisih kurang dari 15 % untuk

penjualan lokal dan 30 % untuk penjualan ekspor, barang diberi ijin keluar oleh

Bagian Delivery.

Security cukup melihat SJ untuk memberi ijin barang keluar. Karena keluarnya

barang dari pabrik tampaknya cukup dengan SJ dan print-out hasil timbangan yang

40

dikeluarkan oleh Seksi Delivery Administration dan Seksi Jembatan Timbang, yang

kedua-duanya berada di bawah Bagian Delivery, maka penulis menilai prosedur

kerja ini menimbulkan risiko barang hilang yang cukup besar.

4.2.5 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada sistem informasi akuntansi penerimaan

dan pengeluaran kas terfokus pada Prosedur Pencatatan dan Pembayaran Hutang Usaha,

yaitu:

1. Aktivitas penerimaan Tagihan (Kontra Bon/ Tukar Faktur), pengecekan dan

melengkapi dokumen tagihan Supplier dilakukan oleh Bagian Purchasing.

2. Bagian Purchasing sebagai Fungsi Pelaksanaan merangkap Fungsi Pengawasan.

Perangkapan fungsi seperti ini dapat melemahkan sistem pengendalian intern.

4.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Tahap ketiga adalah perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan (proposed

system and procedure) pada PT XYZ. Pembuatan proposed system and procedure

berdasarkan pada tahap sebelumnya, yaitu hasil dari evaluasi existing system and procedure.

Berikut ini proposed system and procedure yang dapat dilihat dalam bentuk bagan arus

dokumen (flowchart) sesuai dengan unsur pengendalian intern yang baik.

PPIC STAFF

1.a.1. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN

PACKAGING MATERIAL

BUYER

KETERANGAN :

WOPM : Work Order Packaging Material

ORAFIN : Oracle FinancePR : Purchase Requisition

WOOR : Weekly Outstanding Order Report

PO : Purchase Order

1

Berdasarkan kebutuhan akan palet.

WOPM

Foreman dan Supervisor

menandatangani WOPM.

1x

Input

ORAFININPUT

INVENTORY

PR

Approved

PR disetujui oleh Supervisor, PPIC

Manager, Production Director.

PR

ApprovedORAFIN

PR

DATABASE

Meminta Assistant Manager Purchasing

mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.

Mengupdate WOOR secara berkala.

Waktu penyerahan dapat

ditepati? Memberitahukan User

Ya

Tidak

Pembelian dilanjutkan

?

Ya

- Memberitahu User melalui telepon.

- PR dibatalkan melalui ORAFIN.

Tidak

Input

ORAFINPEMBATALAN

PR

WOOR

3x

DATABASE

Daftar Supplier &

Harga

DATABASE

ORAFINPR

Berdasarkan PR, Buyer input PO di ORAFIN.

Input

ORAFININPUT PO

A

2

a.1. Pembelian Packaging Material

PO

1.a.2. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN

PACKAGING MATERIAL

BUYER

KETERANGAN :


PO : Purchase Order

3

A

> Rp 30 Juta

?Direktur Utama menyetujui PO

melalui ORAFIN.


menyetujui PO melalui ORAFIN

Tidak Ya

PO

Print

3x

> Rp 30 Juta

?PO ditandatangani oleh

Direktur utama.

PO ditandatangani oleh

General Manager.

Tidak Ya

WOOR

1-3

1-3

WOOR

1

WOOR

2

PO

WOOR

3

3 PO

1

PPIC WAREHOUSE

By Fax

SUPPLIER

PO

2

ACCOUNTING

a.2. Pembelian Packaging Material

LPPM

SJ - S

WAREHOUSE STAFF

1.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN

PACKAGING MATERIAL

Barang

SUPPLIER

SJ - S

1, 2

Verifikasi PO, SJ dengan fisik barang yang diterima.

Cocok

?Menandatangani dan mencap SJ.

Ya

Foto

LKKB

- Lapor ke Departemen Pembelian- Selanjutnya lihat Prosedur Klaim Barang

5x

Tidak

QCPURCHASING

LKKB

1

LKKB

2

LKKB

3

ACCOUNTING

LKKB

4

PPIC

LKKB

LPPM

SJ - S

2

LB

Barang

- Menyimpan barang pada tempat

yang telah ditentukan.

- Mengisi pada Kartu Jalur dan

Label Barang

KJ

SUPPLIER

SJ - S

1

KETERANGAN :

SJ - S : Surat Jalan SupplierPO : Purchase Order

LKKB : Laporan Kelainan/Kerusakan BarangLPPM : Laporan Penerimaan Packaging Material

KJ : Kartu Jalur

LB : Label BarangRR : Receiving Report

1

1a1b

PO

DATABASE

5Input

ORAFININPUT

INVENTORY

RR3x

RR

2

CASHIER

RR

3

RR

1

ACCOUNTING

b. Penerimaan Barang - Packaging Material

2

TTIPO

FP

CASHIER

1.c. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN

PACKAGING MATERIAL

ACCOUNTING STAFF

KETERANGAN :

RR : Receiving ReportInv - S : Invoice Supplier

FP : Faktur Pajak

PO : Purchase OrderTTI : Tanda Terima Invoice

A/P : Accounts Payable

FINANCE

1

SUPPLIER

Inv - S

TTI1x

PO

FP

Inv - S RR

Melakukan verifikasi

Input

ORAFININPUT PO

(MODUL A/P)

A/P Voucher

A/P Voucher

Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

2

3

Menandatangani A/P Voucher dan

meminta Accounting Manager

menandatanganinya.

RR


c. Penerimaan Tagihan Pembelian Packaging Material

2

RR - 2

1

1

WAREHOUSE STAFF

1x

1

DPPH

DEPARTMENT YANG

MEMBUTUHKANASSISTANT MANAGER/ BUYER

2.a.1. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN

BAHAN BAKU (LOKAL), SPAREPART, ATK, PROYEK DAN UMUM

Berdasarkan kebutuhan akan Bahan Baku, Spareparts/ATK/Proyek/Umum

Input

Disetujui oleh Manager, Senior Manager,

General Manager dan Direksi.

PR

Assistant Manager mempelajari spesifikasi

PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.

1

2

KETERANGAN :

PR : Purchase RequisitionWOOR : Weekly Outstanding Order Report

DPPH : Daftar Perbandingan Penawaran HargaPO : Purchase Order

ORAFININPUT PR

Melakukan negosiasi ke Supplier.


Waktu penyerahan

dapat ditepati

? Memberitahukan User

Ya

Tidak


?

Ya

- Memberitahu User melalui telepon.

- PR dibatalkan melalui ORAFIN.

Tidak

Input

ORAFINENTER

PEMBATALAN

PR

WOOR

3x

Agen Tunggal

?

Database Daftar Supplier

Ya

Kuotasi Harga- Melakukan seleksi Supplier.

- Meminta Kuotasi Harga beberapa

Supplier.

Tidak

- Membandingkan/ negosiasi harga,

term pembayaran.

- Propose harga ke Purchasing General Manager.

Setuju

?

Ya

Meminta Penawaran Harga

dari Supplier.

Tidak

Input

ORAFININPUT PO

A

Kuotasi Harga

SUPPLIER

a.1. Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek dan Umum

BUYER

Setuju

?

PO3x

Ya Print


dari Supplier.

Tidak

> 30 Juta

?

Tidak

Purchasing Director menyetujui PO melalui ORAFIN.

Ya

A

Purchasing General Manager menyetujui PO melalui ORAFIN.

> 30 Juta

?

Tidak

PO ditandatangani oleh Purchasing Director.

Ya

PO ditandatangani oleh Purchasing General Manager.

Uang Muka

?Lihat Prosedur Permintaan

Uang Muka untuk Pembelian.

Ya

- Buyer melakukan pembelian.

- Selanjutnya lihat Prosedur

Penerimaan Barang.

Tidak

WOOR

2

WAREHOUSE

PO

WOOR

3

3WOOR

1

PPIC

PO

2

ACCOUNTING

PO

1

SUPPLIER

3

KETERANGAN :

PO : Purchase Order

WOOR : Weekly Outstanding Order ReportPPIC : Production Planning & Inventory Control

2.a.2. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN


a.2. Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek dan Umum

TTIPO

FP

CASHIER ACCOUNTING STAFF

KETERANGAN :

RR : Receiving Report

Inv - S : Invoice Supplier

FP : Faktur PajakPO : Purchase Order

TTI : Tanda Terima Invoice


FINANCE

1

SUPPLIER

Inv - S

TTI1x

PO

FP

Inv - S RR


Input

ORAFININPUT PO

(MODUL A/P)

A/P Voucher

A/P Voucher

Selanjutnya lihat Prosedur

Pengeluaran Bank.2

3

Menandatangani A/P Voucher dan

meminta Accounting Manager menandatanganinya.

RR


2.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN


Pada Saat Penerimaan Tagihan

b. Penerimaan tagihan Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek, Umum.

2

WAREHOUSE STAFF

1

1

1x

1

DEPARTEMEN YANG

MEMBUTUHKANASSISTANT MANAGER/ BUYER

3.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU (IMPOR)

Berdasarkan kebutuhan akan bahan baku impor.

Input

Disetujui secara berjenjang dari Senior

Supervisor, Assistant Manager, Manager dan General Manager

PR

Assistant Manager mempelajari spesifikasi

PR dan Jadual Permintaan Pembelian

Bahan Baku.1

2

KETERANGAN :

PR : Purchase RequisitionWOOR : Weekly Outstanding Order Report

DPPH : Daftar Perbandingan Penawaran Harga

PO : Purchase Order

ORAFININPUT PR

Melakukan negosiasi ke Supplier.


Waktu penyerahan

dapat ditepati

? Memberitahukan User

Ya

Tidak


?

Ya

- Memberitahu User melalui telepon.- PR dibatalkan melalui ORAFIN.

Tidak

Input

ORAFINENTER

PEMBATALAN

PR

WOOR

3x

Agen Tunggal

?

Database Daftar Supplier

Ya

Kuotasi Harga- Melakukan seleksi Supplier.

- Meminta Kuotasi Harga

beberapa Supplier.

Tidak

DPPH

- Membandingkan/ negosiasi harga,

term pembayaran.

- Propose harga ke Purchasing General

Manager.

Setuju

?

Ya


dari Supplier.

Tidak

Input

ORAFININPUT PO

A

Kuotasi Harga

SUPPLIER

CV

CO

B/L

P/L

BUYER

3.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU (IMPOR)

Setuju

?

PO3x

Ya Print

Meminta Penawaran Harga dari Supplier.

Tidak

> 30 Juta

?

Tidak

Purchasing Director menyetujui PO

melalui ORAFIN.

Ya

A


menyetujui PO melalui ORAFIN.

> 30 Juta

?

Tidak

PO ditandatangani oleh

Purchasing Director.

Ya

PO ditandatangani oleh Purchasing

General Manager.

KETERANGAN :

PO : Purchase Order

L/C : Letter of Credit

Inv - S : Invoice SupplierP/L : Packing List

B/L : Bill of Lading

CO : Certificate of OriginCV : Certificate of Vessel

ORAFIN : Oracle FinanceTT : Telex Transfer

Exim : Export Import

3

- Kirim PO ke Supplier melalui Faximile.- Kirim Surat ke Asuransi untuk menutup Polis

pengiriman barang impor.

- Selanjutnya lihat Prosedur Asuransi.

Minta Shipping Schedule kepada Supplier.

Pembayaran melalui L/C

?- Meminta Departmen Keuangan mem-

persiapkan slip TT.

- Lihat Prosedur Pengeluaran Bank- TT ditandatangani oleh 2 (dua) Direktur

(Direktur Utama/ Keuangan,

Produksi, Marketing).

Tidak

Aplikasi L/C

Ya

- Lihat Prosedur Pembukaan L/C.

- L/C ditandatangani oleh 2 (dua) Direktur

(Direktur Utama/ Keuangan, Direktur Produksi,

Direktur Marketing).

- Realisasi pembelian.

- Barang dikirim Supplier ke Pabrik, lihat

Prosedur Penerimaan Barang.

Inv - S

SUPPLIER

- Dokumen diserahkan ke bagian Exim.- Proses selanjutnya lihat Prosedur Clearing

Barang Impor.

BUYER/ SEKRETARIS DIREKTUR UTAMA

4. BAGAN ARUS PROSEDUR PENYELEKSIAN SUPPLIER

PURCHASING ASSISTANT

MANAGER/ PROCUREMENT

KETERANGAN :

PH : Penawaran Harga

DPPH : Daftar Perbandingan Penawaran Harga

ARMVLR : Approved Raw Material Vendor List ReportAPMVLR : Approved Packaging Material Vendor List Report

ATVLR : ApprovedTransportation Vendor List Report

PURCHASING GENERAL MANAGER/

DIREKTUR UTAMA

4

Dari Prosedur :- Pembelian Packaging Material

- Pembelian Bahan Baku (Lokal)/Spareparts/

ATK/Proyek/Umum.- Pembelian Bahan Baku Impor

SUPPLIER

PH

1

DPPH

DPPH

PH

- Memeriksa DPPH- Menandatangani DPPH

2 DPPH

PH

3

Setuju

?

Ya

Tidak

Meminta Buyer/ Sekretaris Direktur

Utama mencari Supplier kembali.

- Mendisposisikan Supplier

pada

DPPH- Menandatangani DPPH

DPPH

PH

ATVLR

APMVLR

ARMVLR

PH

DPPH - 1

ARMVPR - 1APMVPR - 1

ATVLR - 1

1x

1 1

1

1x

1x

1x

BRB

PO

RR

SRD

2

1

BUYER

5. BAGAN ARUS PROSEDUR EVALUASI KONDUITE SUPPLIER

ASSISTANT MANAGER/ PURCHASING GENERAL MANAGER

KETERANGAN :

APMVLR : Approved Packaging Material Vendor List Report

ARMVLR : Approved Raw Material Vendor List ReportATVLR : Approved Transportation Vendor List Report

RR : Receiving ReportPO : Purchase Order

BRB : Bukti Retur Barang

RMVPR : Raw Material Vendor Performance ReportPMVPR : Packaging Material Vendor Performance Report

TRMVPR : Trend Raw Material Vendor Performance Report

TPMVPR : Trend Packaging Material Vendor Performance ReportSRD : Surat Rekomendasi Delisting

ATVLR

ARMVLR

APMVLR

TPMVPR

TRMVPR

PMVPR

RMVPR

Melakukan penilaian.

TPMVPR

TRMVPR

PMVPR

RMVPR

1

1

1

1

Perlu Dihapus

?

SRD3x

Ya

Menandatangani SRD.

Tetap ada sebagai ARMVLR,

APMVLR, ATVLR.

Tidak

SRD

1

SUPPLIER

SRD

3

TPMVPR

TRMVPR

PMVPR

RMVPR

Menghapus Supplier dari Approved Vendor List.

Input

ORAFINENTER

MODUL PURCHASING

RMVPR

PMVPRTRMVPR

TPMVPRSRD-2

2

3

APMVLRARMVLR

ATVLR

POBRB

1x

1x

1x

1x

1

1

1

1

Foto

6.a. BAGAN ARUS PROSEDUR KLAIM PEMBELIAN BARANG

WAREHOUSE STAFF/ QC STAFF DEPARTMEN R & D

Berdasarkan barang yang akan di

klaim, harus dibuat Foto, LKKB,

NCR.

Bahan Baku

sudah dipakai

?

Tidak

WAREHOUSE STAFF

1

QC STAFF

LKKB NCR

Buat Memo ke Supplier mengenai

kualitas bahan baku.

Memo2x

Memo

1

Memo

2

SUPPLIER

Ya

Memo

2

Minta perhitungan harga pokok atas

bahan yang telah diproses ke Department MS.

CPR2x

CPR

1

CPR

2

PURCHASING

GENERAL MANAGER

BUYER

MS STAFF

HPB

Diinformasikan ke Supplier

Supplier Setuju

?

Ya

Tidak

Negosiasi dengan Supplier

Selanjutnya melakukan

pemotongan tagihan atau mengganti barang dengan

barang yang sama.

BUYER

2

3

Halaman 1 dari 2

KETERANGAN :

LKKB : Laporan Kelainan Kerusakan Barang

NCR : Non Conformance Report

CPR : Claim Progress ReportHPB : Harga Pokok Bahan

MS : Management Service

A

RR

Foto

6.b. BAGAN ARUS PROSEDUR KLAIM PEMBELIAN BARANG

4

BUYER

KETERANGAN :

LKKB : Laporan Kelainan Kerusakan Barang

NCR : Non Conformance Report

CPR : Claim Progress ReportHPB : Harga Pokok Bahan

PO : Purhase Order

RR : Receiving ReportSP3B : Surat Perintah Pengembalian/ Penukaran Barang

BA : Berita Acara

A

Foto

NCR

LKKB

PO

CPR2x

Bisa Diretur

?

Ya

Tidak

Barang kembali ke Gudang dan/ atau dimusnahkan

SP3B4x

Foto

NCR

LKKB

SP3B

SP3B

3

CPR

1

PURCHASING

GENERAL MANAGER

BA

SP3B

1

SUPPLIER

SP3B

CPR

2

4 SP3B

2

ACCOUNTING

WAREHOUSE STAFF/

QC STAFF

WAREHOUSE STAFF

1-4

SJ

SP3B

1

7. BAGAN ARUS PROSEDUR RETUR PEMBELIAN

WAREHOUSE STAFF

KETERANGAN :

SP3B : Surat Perintah Pengembalian/Penukaran Barang

BPB : Bukti Pengeluaran Barang

SJ : Surat Jalan

1

SP3B

1

SUPPLIER

BPB

- Meminta Warehouse Supervisor menanda-

tangani BPB.

- BPB diserahkan ke Bagian Delivery untuk dibuatkan SJ.

BPB

SJ

SALES

ADMINISTRATION

Input

ORAFININPUT

PENGELUARAN BARANG KE

PERUSAHAAN

LAIN

Barang Retur

SUPPLIER

SP3B

1BPB

1x

1

1-2

1

1-2

SJ

(Tanda tangan & Cap

Supplier)

2

ACCOUNTING

8. BAGAN ARUS PROSEDUR CLEARING BARANG IMPOR

EXIM STAFF

KETERANGAN :

P/L : Packing List

B/L : Bill of LadingA/P : Accounts Payable

PIB : Pemberitahuan Impor Barang

SSP PPh : Surat Setoran Pajak - Pajak PenghasilanSSP-PPN : Surat Setoran Pajak - Pajak Pertambahan Nilai

DO : Delivery Order

EDI : Electronic Data InterchangeSPPB : Surat Persetujuan Pengeluaran Barang

Inv : Invoice

1

- Mencari informasi kedatangan

kapal atas dasar

B/L.- Menyiapkan dokumen impor

berdasarkan Inv,

B/L, P/L

B/L

P/L

Inv

BUYER

SSP PPN

SSP PPh

PIB

Verifikasi oleh Purchasing Assistant

Manager .

SSP PPN

SSP PPh

PIB

ACCOUNTING STAFF

B/L

P/L

Inv

Verifikasi kelengkapan data.

Input

ORAFINMODUL A/P

A/P Voucher

- Meminta Accounting Manager melakukan

verifikasi dokumen dan menandatangani dokumen

sebatas wewenangnya.

- Pembayaran pajak, lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

DIREKSI

SSP PPN

SSP PPh

PIB

PIB ditanda tangani oleh salah satu Direksi.

Input

INPUTEDI

SPPB

- Di-fax ke kantor perwakilan PT XYZ Tbk. di Pelabuhan untuk pengurusan sewa gudang.

- Ambil DO di Kantor Pelayanan dengan melampirkan B/L.

- Ambil Barang di Pelabuhan.

SSP PPN

SSP PPh

PIB

- Bayar melalui Bank.

- Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran

Bank.

SSP PPN

SSP PPh

BANK

PIB

Melapor ke bea Cukai melalui EDI.

2

3

4

1x

1

1X

A/P Voucher -1

1

1

1

1x

WOOR

LPPM

LPRM

SJ

Foto

Barang

WAREHOUSE STAFF

9. BAGAN ARUS PROSEDUR PENERIMAAN BARANG LOKAL (BAHAN BAKU, SPAREPART, ATK, PROYEK, UMUM)

1b

KETERANGAN :

PO : Purchase Order


SJ : Surat Jalan

LKKB : Laporan Kelainan/Kerusakan Barang

LPRM : Laporan Penerimaan Raw Material

LPPM : Laporan Penerimaan Packaging Material


KJ : Kartu Jalur

LB : Label Barang

WOORPO

BUYER SUPPLIER

SJ

1, 2

- Menyiapkan tempat penyimpanan.

- Verifikasi PO, SJ dengan fisik barang yang

diterima.

Cocok

?

LKKB

Tidak

LPPM

LPRM

Ya

Lapor ke Departemen Pembelian,

selanjutnya lihat Prosedur Klaim

Barang.

- Tanda tangan Foreman dan Supervisor Gudang.

- Menandatangani dan mencap SJ.

1

atau

5x2x

2x

QCPEMBELIAN

LKKB

1

LKKB

2

LKKB

3

ACCOUNTING

LKKB

4

PPIC

LKKB

WOOR

LPPM

LPRM

Input

RR

ORAFINMODUL

INVENTORY

2

2

SJ

2

RR2

2

LB

Barang

- Menyimpan barang pada tempat

yang telah ditentukan.

- Mengisi pada Kartu Jalur dan

Label Barang.

KJ

BUYER

SJ

1

LPPM

LPRM

1

1

1a

2

PPIC

3x

3

RR

2

RR

1

CASHIERACCOUNTING

atau

atau

atau

5

BPC

1

A/P Voucher

PP L/C Impor

10. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBUKAAN L/C

BUYER

KETERANGAN :

PO : Purchase OrderPP L/C Impor : Permintaan Pembukaan Letter of Credit Impor


BPC : Bukti Pengeluaran CekL/C : Letter of Credit

1

Berdasarkan PO yang telah disetujui


PO

PP L/C Impor

Meminta paraf Assistant Procurement/ Purchasing General Manager

FINANCE STAFF

PO

Meminta paraf Finance Manager.

PP L/C Impor

PO

Input

ORAFININPUT

MODUL A/P

BPC

DIREKSI

BANK

L/C

SUPPLIER

By Fax

PP L/C Impor

PO

Menandatangani PP

L/C Impor.

PP L/C Impor

PO

Input

ORAFININPUT

MODUL A/P

A/P Voucher

Verifikasi oleh Accounting Manager

dan menandatangani A/P Voucher.

ACCOUNTING STAFF

2 34

5

6

Menandatangani BPC dan meminta

Finance Manager menandatanganinya

1, 3

2x

1, 3

1-2

1, 3

1-2

1, 3

1-2

1x

1, 3

1-2

1

2x

PP L/C Impor

PO

1

1

A/P Voucher

PP L/C Impor

PO

3

2

1

BPC

2

ACCOUNTING

CV

CO

B/L

P/L

PO

CV

CO

B/L

P/L

DN

CV

CO

B/L

11. BAGAN ARUS PROSEDUR PENUTUPAN ASURANSI

BUYER

KETERANGAN :

PO : Purchase Order

P/L : Packing ListB/L : Bill of Lading

CO : Certificate of Origin

CV : Certificate of VesselDN : Debit Note

ACCOUNTING STAFF

3

1

Berdasarkan PO yang telah disetujui


PO

Buat Surat Permintaan Penutupan

Cargo Insurance.

Surat Asuransi

PO dan Surat dikirimkan ke Perusahaan Asuransi.

PERUSAHAAN ASURANSI

Cover Note

Setelah menerima Shipping

dokumen dari Supplier.

P/L

Shipping dokumen dikirim ke Perusahaan Asuransi.

PERUSAHAAN

ASURANSI

Polis Asuransi

DN

Polis Asuransi

Untuk pembayaran polis, lihat

Prosedur Pengeluaran Bank.

2

Surat Asuransi

C

1x

1

C

ROF

1

ROF

1-2

1. BAGAN ARUS PROSEDUR PERSIAPAN PRODUKSI

PPIC

KETERANGAN :

ROF : Request Order Form

PrO : Production Order

PRODUCTION MANAGER

Tidak

SALES & MARKETING ADMINISTRATION STAFF

Input

Ada Stock

Finished Goods

?

PrO

1-2

Mengatur proses produksi.

PrO

1-2

SUPERVISOR

PRODUKSI

- Menandatangani PrO

- PrO dibuat untuk tiap proses produksi.

Lihat Prosedur Pengiriman

Barang ke Pelanggan.

1

2

3

ROF

1-3

Ya

PrO

ROF-3

ORAFINMODUL

INVENTORY

2x

ROF

2

LB

ROF

12x

ROF

1

PM

PL

PrO

2

SUPERVISOR PRODUKSI FOREMAN PRODUKSI WAREHOUSE

2. BAGAN ARUS PROSEDUR PERMINTAAN BAHAN BAKU DAN PEMBANTU UNTUK PRODUKSI

PRODUCTION

MANAGER

PrO

1-2

PrO

PM

PLPRODUCTION

ADMINISTRATION

PM

PL

PrO

Meminta Bahan Baku yang diperlukan

untuk produksi dengan membuat OPB.

BPB

- Menandatangani BPB.

- Meminta tanda tangan Supervisor pada

BPB.

BPB

3

BPB

2

ACCOUNTING

BPB

1

- Menyiapkan bahan yang diminta sesuai BPB.

- Menandatangani BPB

Bahan Baku

+

Pembantu

KJ

- Menyerahkan bahan baku dan

pembantu sesuai

BPB - Meminta Penerima (Foreman)

menandatangani

BPB

BPB

1

Bahan Baku

+

Pembantu

Selanjutnya lihat Prosedur Produksi.

1

2

3

KETERANGAN :


ROF : Request Order FormPL : Program Line

PM : Program MixingKJ : Kartu Jalur

LB : Label Barang

BPB : Bukti Permintaan Barang

Menandatangani PL/PM

PrO

1 2

2

1x

1x

1

1

1

1

3x

LHPJ

DPR

SPR

FOREMAN PRODUKSI

3. BAGAN ARUS PROSEDUR PRODUKSI

QC

Dari Prosedur Permintaan Bahan Baku dan Pembantu untuk Produksi.

PM

PL

PrO

Bahan Baku +

Bahan Pembantu

WAREHOUSE STAFF

Melakukan Proses Produksi

Jumbo JT

Meminta QC memeriksa setiap jumbo yang dihasilkan.

JTJumbo

Melakukan pemeriksaan dan memberikan status pada JT.

JT Reject

Jumbo

JT Pending

Jumbo

JT Pass

Jumbo

JT Reject/ Pending

Jumbo

JT Pass

Jumbo

Disimpan sementara menunggu proses aging.

JT Pass

Jumbo

PPIC

SLO

CoO

Melakukan proses coating

dan/ atau slitting.

F/G

Coating dan/atau

Slitting

Meminta QC memeriksa F/G Hasil

Coating & Slitting.

PPIC

PckO

F/G DSR

Memberi barcode pada F/G

TS

Selanjutnya lihat Prosedur Penyerahan

Barang Jadi ke Gudang.

FOREMAN FINISHING

1

2

3

4

5

KETERANGAN :


PL : Program LinePM : Program Mixing

JT : Jumbo Ticket

SPR : Shiftly Production ReportDPR : Daily Production Report

LPJ : Laporan Hasil Production JumboCoO : Coating Order

SLO : Slitting Order

PckO : Packing OrderSLJH : Stock List Jumbo Harian

TS : Transfer Slip

DSR : Daily Supervisor Report

- Bila dapat diperbaiki, melakukan proses

perbaikan.- Bila tidak dapat diperbaiki, diproses

menjadi Regran.

2

1

1

JT

Jumbo

FOREMAN FINISHING

4. BAGAN ARUS PROSEDUR PENYERAHAN BARANG JADI KE GUDANG

WAREHOUSE

Dari Prosedur Produksi

F/G

TS

- Menandatangani TS.

- Meminta tanda tangan Supervisor Produksi pada TS.

F/GTS

- Memeriksa kesesuaian F/G yang

diterima dengan TS.

- Jika sesuai, menandatangani TS.

F/G LB

Menyimpan F/G.

KETERANGAN :

DSR : Daily Supervisor ReportF/G : Finished Good

TS : Transfer SlipLB : Label Barang

1

2

DSR

Memberi barcode pada F/G

LB

PM

PL

PM

FOREMAN PRODUKSI

5. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN BAKU/PEMBANTU SISA PRODUKSI

WAREHOUSE

Berdasarkan sisa bahan baku/pembantu yang tidak digunakan lagi.

PL

BRB

- Menandatangani BRB.

- Meminta tanda tangan Supervisor Produksi pada BRB.

BRB

Bahan Sisa

Menandatangani BRB.

Sisa

Bahan Bakudan/atau

Pembantu

KJ

Simpan sisa bahan baku dan/atau pembantu di Warehouse.

1

2

KETERANGAN :

BRB : Bukti Retur Barang

PL : Program Line

PM : Program MixingKJ : Kartu Jalur

LB : Label Barang

Bahan Sisa

3x

BRB

3

BRB

2

ACCOUNTING

1

Input

ORAFINMODUL

INVENTORY

BPPB-1

BRB

1Sisa

Bahan Baku

dan/atauPembantu

1

1

1

1

QC/ QA SECTION

6. BAGAN ARUS PROSEDUR DOWN GRADE BARANG JADI

PPIC

KETERANGAN :

FPDGR : Finished Product Down Grade Reject

1

Berdasarkan Barang Jadi yang telah

memenuhi kriteria untuk di down grade.

- Menandatangani FPDGR.

- Meminta tanda tangan QC & R&D

General Manager pada FPDGR.

Input

2

ORAFINMODUL

INVENTORY

FPDGR

FPDGR1x

FPDGR-1

1

3

1. BAGAN ARUS PROSEDUR PENERIMAAN ORDER LOKAL

SALES EXECUTIVE ASSISTANT MANAGER PPICLOCAL ADMINISTRATION

COORDINATOR

KETERANGAN :

PO-C : Purchase Order-CustomerA/R : Accounts Receivable

ROF : Request Order Form

S & D : Sales & DistributionPPIC : Production Planning & Inventory Control

RO : Request OrderOC : Order Contract

DO : Delivery Order

Menentukan pelanggan lama/ baru.

Pelanggan Baru

?

- Diskusi spesifikasi pesanan

- Up-date data master Customer

Ya

Tidak

Input

INPUT

S & D

- Diskusi dengan PPIC mengenai kesanggupan

waktu penyerahan pesanan.- Input RO setelah PPIC dan pelanggan setuju

mengenai waktu penyerahan.

PO-C

Input

INPUT RO(MODUL S & D)

Meminta persetujuan untuk RO dari Marketing General Manager.

RO(Modul S & D)

Menjawab kepastian waktu pengiriman/ spesifikasi melalui S & D.

Sesuai Jadual

?

Memberitahu Sales Executive mengenai perubahan waktu

penyerahan/ spesifikasi.

Tidak

Ya

DO List Confirmed

(Modul S & D)

Berdasarkan DO List Confirmed &

Memo Buffer Stock, PPIC mulai proses untuk produksi.

Generate RO menjadi OC

Input

OC

(MODUL S & D)

- Meminta persetujuan untuk OC dari Local

Manager.

- Generate OC menjadi DO

Memberi persetujuan DO List.

Confirmed.

CREDIT CONTROL

DO List Confirmed

MANAGER/ MARKETING

GENERAL MANAGER

Input

DO List

Confirmed

(MODUL S & D)

Ada Piutang

?Minta persetujuan dari Marketing General

Manager untuk diproses lebih lanjut.

Ya

Tidak

Menandatangani DO List Confirmed.

Input

DO (MODUL S & D)

DO List Confirmed

DO List Confirmed

Periksa outstanding piutang1

24

5

6

7

CUSTOMER

1x

1 1

DO List Confirmed

1

DO List Confirmed

1

DO List Confirmed-1

PO-C

DS

1

SJ

1-2

SJ

1-4

SJ

1

3

KETERANGAN :

SPK : Surat Perintah Kirim

DS : Delivery Schedule

F/G : Finished GoodsORAFIN : Oracle Finance

1

PPIC STAFF CREDIT CONTROL

2. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG LOKAL

Dari Prosedur Penerimaan

Order Lokal.

Setelah barang selesai

diproduksi.

Input

ORAFIN

SPK1x

SPK

1

Periksa Piutang Pelanggan

Setuju dikirim

?

Minta persetujuan Marketing

General Manager

Tidak

Ya

SPK

1

SPK dicap mengenai informasi tanggal pengiriman dan ukuran

barang.

SALES ADMINISTRATION STAFF

DS

WAREHOUSE

- Menyiapkan barang sesuai Delivery

Schedule dan Surat

Jalan.- Melakukan pemuatan barang ke truk.

2

Meminta Assistant Manager

PPIC menandatangani SPK-1.

Input

ORAFINSHIPPING

ENTRY

DS

5x

- Meminta Bagian Delivery memesan

truk.- Meminta Sales Manager/ Marketing

Manager menandatangani DS dan

SJ.

SJ-5

SPK-1

1

F/G

F/GSJ

3

SJ

4

ACCOUNTING

Untuk diarsip.EKSPEDISI

SJ

CREDIT CONTROL

1

Untuk melakukan penagihan dan

pembuatan Faktur, selanjutnya lihat

Prosedur Pembuatan Faktur.

1x

PO - C

PSR RW

2

PO - C

PPIC STAFF MARKETING ADMINISTRATION MANAGER

3.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJUALAN REGRAN, WASTE, REJECT

12

A

PSR RW

3x

Setiap awal bulan mengeluarkan PPIC Stock Report Regran & Waste.

PSR RW

1

PSR RW

3

PSR RW

2

PRODUCTION DIRECTOR

PSR RW

2

CUSTOMER

PO - C

Memeriksa ketersediaan stock regran, waste atau reject.

Ada Stock

?

Tidak

Ya

Memberitahu pelanggan bahwa

barang yang dipesan tidak ada.

PSR RW

2

PO - C

PSR RW

2

Buat ROF secara manual.

ROF

- Menandatangani ROF.

- Meminta Marketing Administration Manager/

Production Director menandatangani ROF.

- Meminta Pelanggan membayar pesanan dan mengirim bukti transfer.

Input

- Minta persetujuan untuk OC dari

Marketing Administration Manager.

- Generate OC menjad DO.

INPUT

PT XYZ Tbk.

APPLICATION(OC)

Input

DO

(MODUL S & D)

DO1x

DO

1

CREDIT CONTROL

LOCAL ADMINISTRATION COORDINATOR

3

DO ditandatangani oleh Marketing Administration Manager

KETERANGAN :

PSR RW : PPIC Stock Report Regran & Waste

PO-C : Purchase Order - Customer

ROF : Request Order FormOC : Order Contract

DO : Delivery OrderS & D : Sales & Distribution

PO - C

PSR RW

2

PO - C

PSR RW

2

PO - C

PSR RW

2

SALES ADMINISTRATION STAFFCREDIT CONTROL

3.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJUALAN REGRAN, WASTE, REJECT

LOCAL ADMINISTRATION

COORDINATOR

DO

A

1

Memeriksa apakah transfer dari

Pelanggan sudah masuk ke rekening

PT XYZ Tbk.

Transfer Masuk

?

Menandatangani DO.

Tidak menandatangani DO

Tidak

Ya

DO

1

Siapkan SJ.

DO

11

Input

ORAFIN(SHIPPING

ENTRY)

SJ

5x

SJ

5

SJ

1-4

KETERANGAN :

DO : Delivery Order

ORAFIN : Oracle FinancePSR RW : PPIC Stock Report Regran & Waste

PO - C : Purchase Order Customer

SJ : Surat Jalan

B

WAREHOUSE

45

ACCOUNTING

PO - C

PSR RW

2

DO

11

3.c. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJUALAN REGRAN, WASTE, REJECT


B

WAREHOUSE

SJ

1-4

Menyiapkan barang sesuai SJ.

KETERANGAN :

SJ : Surat Jalan

F/G : Finished Goods

6

F/G

SJ

1-2F/G

SJ

3

SJ

4

ACCOUNTING

Untuk diarsip.EKSPEDISI

SJ

CREDIT CONTROL

1

Untuk melakukan penagihan dan pembuatan Faktur, selanjutnya lihat

Prosedur Pembuatan Faktur.

4. BAGAN ARUS PROSEDUR PENERIMAAN ORDER EKSPOR

SALES EXECUTIVE PPIC STAFF

EXPORT ADMINISTRATION

COORDINATION/ SALES

EXECUTIVE

KETERANGAN :

PO-C : Purchase Order-CustomerA/R : Accounts Receivable

ROFE : Request Order Form EksporQPL : Quantity Packing & Loading

S & D : Sales & Distribution

PPIC : Production Planning & Inventory ControlRO : Request Order

OC : Order ContractDO : Delivery Order


Menentukan pelanggan lama/ baru.

Pelanggan Baru

?

- Diskusi spesifikasi pesanan

- Up-date data master Customer

Ya

Tidak

Input

INPUT S & D

- Diskusi dengan PPIC mengenai kesanggupan

waktu penyerahan pesanan.- Buat ROFE sebagai dasar pembuatan QPL.

- Input RO setelah PPIC dan pelanggan setuju mengenai waktu penyerahan.

Input

INPUT RO

(MODUL S & D)

Meminta persetujuan untuk RO dari

Manager/Marketing General Manager

RO(Modul S & D)

Menjawab kepastian waktu pengiriman/ spesifikasi melalui S & D.

Sesuai Jadual

?

Memberitahu Sales Executive

mengenai perubahan waktu penyerahan/ spesifikasi.

Tidak

Ya

DO List Confirmed

(Modul S & D)

Berdasarkan DO List Confirmed &

Memo Buffer Stock, PPIC mulai

proses untuk produksi.

Generate RO menjadi OC

Input

OC

(MODUL S & D)

Meminta persetujuan untuk

OC dari Export Manager.

PENGEMUDI

DO

CUSTOMER

OC(Tanda tangan Customer)

OC

Menunggu informasi penyelesaian

pembayaran dari Credit Control.

- Memeriksa status pembayaran

pelanggan.- Input informasi penerimaan

pembayaran.

Pembayaran Diterima

?Tidak input informasi

penerimaan pembayaran di S & D.

Input

PROGRAM

S & D

Tidak

Ya

Memberi persetujuan DO List

Confirmed.

CREDIT CONTROL

DO List Confirmed

MARKETING MANAGER/

MARKETING GENERAL

MANAGER

Generate OC menjadi DO

Input

DO(MODUL S & D)

DO List Confirmed

Input

DOList Confirmed

(MODUL S & D)

DO List Confirmed

DO List Confirmed

- Periksa outstanding piutang

- Periksa status L/C.

Ada Piutang

?Minta persetujuan dari

Marketing General Manager untuk

diproses lebih lanjut.

Ya

Tidak

Menandatangani DO

List Confirmed.

ROFE

1x

CUSTOMER

PO-C

1

2 3

4

56

7

8

9

1

1

DO List Confirmed

11

DO List Confirmed-1

1x

PO-C

PEB

PKB

EXIM

DO

COA

B/L

S/A

CO

B/L

P/L

P/L

MARKETING ADMINISTRATION STAFFPPIC STAFF

5.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR

3

FINANCE STAFF

EXPORT

ADMINISTRATION

COORDINATOR

OC

PPIC STAFF/

MARKETING STAFF

QPL

1

- Minta informasi status L/C dari Finance.

- Cek ke PPIC melalui telepon mengenai

kesiapan barang untuk

Stuffing.

- Cek di Program S & D mengenai status DO

List Confirmed.

DO List Confirmed

(Modul S & D)

- Cari informasi jadual kapal untuk pengiriman.

- Buat Shipping Instruction.

- Ambil DO di perusahaan pelayaran.

SI

1

SHIIPING COMPANY

DO

Persiapkan dokumen-dokumen

ekspor dan tanda tangan oleh

Marketing Administration Manager.

Commercial Invoice

QPL

Memo Ekspor

PEB

Pengantar PEB

Mengirim semua dokumen ke

Pelanggan.

SA

Commercial Advice

CUSTOMER

SALES

ADMINISTRATION STAFF

Dari Prosedur Penerimaan

Order Ekspor.

Setelah barang selesai diproduksi

Input

ORAFIN

SPK1x

SPK

1

SPK

1

Memeriksa status pembayaran

pelanggan.1

2

A

MARKETING STAFF

Setelah barang dimuat dikapal.

By Fax

SHIPPING COMPANY

B/L

CO

B/L

Deperindag

Meminta Assistant Manager PPIC

menandatangani SPK.

B

KETERANGAN :

OC : Order Contract

QPL : Quality Packing & Loading


P/L : Packing List

B/L : Bill of Lading

CO : Certificate of Origin


PPIC : Production Planning & Inventory Control

DO : Delivery Order

S & D : Sales & Distribution

SI : Shiping Instruction

PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang

Exim : Export Import

ORAFIN : Oracle Finance

SA : Shipment Advice

B/C : Beneficiary Certificate

COA : Certificate of Analysis

PKB : Pemberitahuan Kesiapan Barang

SJ

1-2

JPE

1

SJ

1-4

PKB

PKB

EXIM

5.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR

WAREHOUSE STAFF

JPE

- Menyiapkan barang sesuai JPE dan SJ

- Melakukan pemuatan barang ke truk.


FINANCE STAFF

SPK

A

1

SPK dicap mengenai informasi tanggal

pengiriman dan ukuran barang.

DO

PEB

Pengantar PEB

MARKETING

ADMINISTRATION STAFF

PEB

Pengantar PEB

BEA CUKAI

PEB

Kartu Kuning

Untuk keperluan pengiriman barang di pelabuhan.

DO

- DO digunakan untuk mengambil kontainer dan pemesanan truk.

- Selanjutnya truk dikirim untuk

pemuatan barang di gudang dan pemuatan kontainer ke kapal.

KETERANGAN :


QPL : Quality Packing & LoadingPEB : Pemberitahuan Ekspor Barang

DO : Delivery Order

SJ : Surat JalanORAFIN : Oracle Finance

JPE : Jadual Pengiriman ExportPKB : Pemberitahuan Kesiapan Barang


4

5

8

B

1

F/G

SJ

3

SJ

4

ACCOUNTING

Untuk diarsip.

F/G

EKSPEDISI

SJ

1

CREDIT CONTROL

Untuk melakukan penagihan dan pembuatan faktur, selanjutnya lihat

Prosedur Pembuatan Faktur

MARKETING ADMINISTRATION STAFF

QPL

Memo Ekspor

SJ

1

Input

ORAFINSHIPPING

ENTRY

JPE

5x

- Meminta Bagian Delivery memesan

truk.- Meminta Sales Manager/ Marketing

Manager menandatangani JPE dan

SJ.

SJ-5

1x

6

CR

6. BAGAN ARUS PROSEDUR RETUR PENJUALAN

SALES EXECUTIVE

KETERANGAN :

SJ : Surat JalanDO : Delivery Order

SKRP : Surat Klaim Retur PenjualanCR : Complaint ReportQC : Quality Control

JCR : Jawaban Complaint ReportSC : Settlement of ComplaintMPB : Memo Penarikan Barang

TECHNICAL SERVICE STAFF MARKETING GENERAL MANAGER

4

Berdasarkan barang yang akan diretur oleh

pelanggan dan setelah melakukan negosiasi yang menyetujui adanya retur, pelanggan diminta

membuat Permintaan Retur Penjualan yang mencantumkan No. SJ dan No. DO.

SKRP

CUSTOMER

Memeriksa masa kadaluarsa atas

barang yang akan diretur.

> 6 bulan

?

Ya

1

Klaim retur ditolak

- Minta persetujuan Local Sales

Manager.- Buat CR secara manual.

Tidak

CR

Minta persetujuan Local Sales Manager/General Manager Marketing

CR

Melakukan penelitian atas barang yang dikomplain oleh Pelanggan.

Setuju

?

Ya

Tidak

CR

Tanda tangan CR

CR

Setuju

?

Ya

Tanda tangan CR

Tidak

Klaim retur ditolak

CR

Diinformasikan ke QC Department

QC

JCR

- Buat Claim Form, Settlement of Complaint dan Memo Penarikan Barang.

- Minta persetujuan Marketing Director dan Production Director.

SC

- Menandatangani SC.

- Dikirim ke pelanggan untuk konfirmasi pelanggan.

MPB

- Menandatangani MPB.

- Dikirim ke Gudang untuk penarikan barang.

Claim Form

Diteruskan ke Finance untuk pembayaran klaim, lihat Prosedur

Pengeluaran Bank.

2

3

1

1

1

1x

1

1

1x 1x

1

1x

CR-1

SKRP

AFF

1, 2

SALES EXECUTIVE

7. BAGAN ARUS PROSEDUR CONTOH PRODUK

KETERANGAN :

SR : Sample RequestS & D : Sales & DistributionAFF : Air Freight Form

PPIC : Production Planning & Inventory ControlSRDO : Sample Request Delivery Order

DO : Delivery Order

TECHNICAL SERVICE

1

SALES MANAGER/

MARKETING GENERAL MANAGERSHIPPING

Berdasarkan permintaan dari Customer atau promosi ke Customer.

Input

SR(MODUL S & D)

AFF

2x

Meminta Sales Manager/ Marketing

General Manager menandatangani AFF.

SR(MODUL S & D)

Memeriksa dan memberi persetujuan.

AFF

1, 2

Mengisi harga aktual.

AFF

2

AFF

1

Memeriksa dan menandatangani.

AFF

1

Memeriksa dan menandatangani.

AFF

1

- Menindaklanjuti pengiriman dengan PPICDepartment.

- Pengiriman dapat dilakukan melalui Kurir atau

dibawa langsung oleh Sales Executive.

SR(MODUL S & D)

Memeriksa dan memberi persetujuan.

PPIC

SR(MODUL S & D)

Memberi tanggapan terhadap SR.

MARKETING ADMINISTRATION

COORDINATOR

SR(MODUL S & D)

Generate Sample DO.

Input

SRDO

(MODUL S & D)

Mencatat secara

manual sample DO.

Catatan

Sample DO.

2

3

4

5

6

7

8

9

CI

DELIVERY - STAFF

8. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJADUALAN & PENGAWASAN PENGIRIMAN EKSPOR

KETERANGAN :

PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang

PL : Packing ListCI : Commercial Invoice

LKE : Laporan Kondisi Ekspor

DELIVERY SUPERVISOR

PL

SURVEYOR

PEB

- Mendampingi petugas melaksanakan

inspeksi- Mendampingi petugas gudang melaksanakan

stuffing.

- Melakukan penyegelan kontainer.

LKE4x

LKE

1

LKE

2

LKE

3

LKE

4

PPIC MARKETING WAREHOUSE

2

Memeriksa LKE.

LKE

1-4

Setuju

?

Tidak

- Menandatangani LKE.

- Distribusi LKE.

LKE

4

Ya

3

Kembali ke Delivery Staff.

DELIVERY STAFF

RPVAL

DELIVERY

9. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJADUALAN & PENGAWASAN PENGIRIMAN LOKAL

KETERANGAN :

LPDS : Laporan Penyimpangan Delivery Schedule

RPVAL : Rekap Performance Vendor Angkutan LokalORAFIN : Oracle Finance

DELIVERY SUPERVISOR

WAREHOUSE

Informasi mengenai pengiriman.

Input

ORAFIN

LPDS

Menandatangani RPVAL.

RPVAL

LPDS

Memeriksa dan menandatangani

LPDS & RPVAL.

2

3

DELIVERY STAFF

RPVAL

LPDS

BUYER

10. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMILIHAN & PENILAIAN SUB KONTRAKTOR

1

ASSISTANT MANAGER/ GENERAL MANAGER PURCHASING

DELIVERY STAFF

- Informasi mengenai Performance Vendor

Angkutan dan kebutuhan angkutan.

- Mencari dan meminta informasi angkutan.

PERUSAHAAN

ANGKUTAN

Surat Penawaran

Meminta persetujuan Assistant Manager/ General

Manager Purchasing.

Setuju

?

Surat Penawaran

Melakukan negosiasi dengan Vendor angkutan lain atau meminta Buyer mencari

Vendor angkutan lain.

Tidak

Ya

Memberi persetujuan pada Surat

Penawaran.

Surat Penawaran

2

Surat Penawaran

- Memasukkan Vendor angkutan ke Vendor

List Angkutan.- Melakukan penilaian atas Vendor Angkutan.

Sesuai Permintaan

?

Surat Teguran RPVAL

Tidak

Ya

VENDOR ANGKUTAN

KETERANGAN :

RPVAL : Rekap Performance Vendor Angkutan Lokal

3

1x1x

DELIVERY SUPERVISOR

SALES MANAGER

11. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBATALAN/ PERUBAHAN PENYERAHAN BARANG

KETERANGAN :

FKL : Form Komunikasi LisanMPP : Memo Perubahan Pengiriman


DELIVERY SUPERVISOR

MPP

Membicarakan mengenai perubahan jadual

pengiriman dengan Marketing, Warehouse dan Vendor Angkutan.

> 3 hari

?

Memo Delivery2x

Ya

Tidak

Memberitahu Marketing Department secara lisan.

Memo Delivery

1

Memo Delivery

2

MARKETING

Memo Delivery

1

Unscheduled Delivery

1x

Menandatangani Laporan Unscheduled Delivery.


1

Memeriksa Laporan Unscheduled

Delivery.


1

4

5

SALES EXECUTIVE

CUSTOMER

Informasi perubahan

penyerahan barang.

Fax

?

Ya

Fax

FKL1x

Ya

Diskusi dengan Department

terkait (PPIC, Delivery).

Perubahan diterima

?

Tidak

MPP4x

Ya

Buat Catatan.

MPP

1-4

Memeriksa dan menanda-

tangani MPP.

MPP

2

MPP

3

MPP

4

PPIC R & D SALES EXECUTIVE

DELIVERY STAFF

1

2

3

1

MPP

1

SJ

SJ

1-4

SJ

1-4

SJ

1-4

1

1

SJ

1-4

SJ

SJ

1-4

SJ

1-4

JPE

JPE

JPE

JPE

JPE

JPE

JPE

JPE Mencocokkan DS dengan Data

Ending Stock.

DES

WAREHOUSE SUPERVISOR

12.a. BAGAN ARUS PROSEDUR FG STUFFING

KETERANGAN :

DS : Delivery ScheduleDES : Data Ending Stock

JPE : Jadual Pengiriman Ekspor

2

FOREMAN (WAREHOUSE)

Tidak

SALES ADMINISTRATION

STAFF

DS

Memeriksa kelengkapan informasi di DS, JPE dan SJ.

1

Mengembalikan DS, JPE dan SJ ke

Sales Administration Staff.

Benar

?

Ya

DS


DS

Memeriksa barang di transfer area

dan meminta Foreman untuk memuat barang ke truk.

DS

DES

Sesuai

?

DES

DSTidak

Ya

Mengembalikan DS, JPE dan

SJ ke Sales Administration

Staff

DS

SALES ADMINISTRATION

STAFF

FORKLIFT DRIVER (WAREHOUSE)

DES

DS

- Menyiapkan barang di transfer area.- Melapor ke Foreman mengenai kesiapan

barang.

DES

DS

Memeriksa barang di transfer area.

Sesuai DS, JPE dan SJ

?

Ya

Menginformasikan kepada

Supervisor

Tidak

Memberitahu forklift driver untuk mengganti barang.

STORE KEEPER

(Warehouse)

DES

DS

A

3

4

5

Berdasarkan Prosedur,- Pengiriman Barang Lokal.

- Pengiriman Barang Ekspor

1

1

1

1

1-4

1

1

1

1

1-4

1

1

1

1

1

11

1

1

1

SJ

1-4

SJ

1-4JPE

1

SJ

SJ

JPE

JPE

JPE

STORE KEEPER

(Warehouse)

12.b. BAGAN ARUS PROSEDUR FG STUFFING

KETERANGAN :

DS : Delivery Schedule

DES : Data Ending Stock

JPE : Jadual Pengiriman EksporF/G : Finished Goods

SJ : Surat Jalan

OPERATOR

(Warehouse)

6

Tidak

WAREHOUSE

SUPERVISOR

DES

DS

Melakukan scanning pengeluaran barang.

Input

SCANNING

BARCODE

DES

DS

Download hasil scanning.

DES

DS

Melakukan pemuatan

FORKLIFT DRIVER

(Warehouse)

DES

DS

Cross check barang yang dimuat dengan DS, DES dan JPE.

F/G

Setuju

?

F/G

Mengembalikan Finished

Goods barang ke Operator

Ya

Melakukan pengiriman Finished Goods ke

Customer.

7

8

9

A

1

1

1-4

1

1

1-4

F/G

1

1

1

F/G

RR

Barang Retur

FOREMAN

(Warehouse)

13.a. BAGAN ARUS PROSEDUR RECEIPT, STORAGE OF RETURNED ROLL

KETERANGAN :

SJ : Surat Jalan

MPB : Memo Penarikan BarangRR : Receiving Report

DPRR : Data Penerimaan Returned RollORAFIN : Oracle Finance

1

OPERATOR

(Warehouse)

MPB

PEMBAWA BARANG

SJ

- Memeriksa apakah MPB sudah ditanda-

tangani Sales Executive.- Memeriksa Barang Retur, SJ dan MPB.

Setuju

?Ditolak.

Tidak

Menandatangani dan memberi

stempel pada SJ.

Ya

STORE KEEPER

(Warehouse)

MPB

SJ

Mendata berat per roll.

HasilPendataan Berat

- Membuat Label Barcode.- Menempel Label Barcode, Label Gudang

- Menscan Barcode.

Mendownload hasil scanning.

Input

ORAFIN

RR

- Menandatangani RR.

- Membuat DPRR secara manual.

DPRR

DPRR

Membandingkan hasil download dan Hasil Pendataan Berat.

Hasil Benar

?

Mengembalikan ke Operator untuk diperbaiki.

Tidak

Ya

RR

DPRR

Memeriksa DPRR & RR

2

3

45


A

1

1

1x

MPB

SJ1

3x

1x

1

1-3

1

1-3


13.b. BAGAN ARUS PROSEDUR RECEIPT, STORAGE OF RETURNED ROLL

KETERANGAN :


DPRR : Data Penerimaan Returned Roll

QC : Quality Control

QC STAFF

RR

DPRR

Memeriksa DPRR & RR

FOREMAN (Warehouse)

Menindaklanjuti hasil investigasi QC Department

- Memeriksa kondisi barang retur.

- Mengisi status barang pada DPRR.

A

6

7

8

1

1-3

RR

DPRR

1

1-3

RR

DPRR

1

1-3

RR

DPRR

1

1

ACCOUNTING

RR

2

FINANCE

RR

3

F/G

STORE KEEPER

(Warehouse)

14. BAGAN ARUS PROSEDUR PENERIMAAN & PENYIMPANAN BARANG JADI

KETERANGAN :

TS : Transfer SlipLTHPFG : Laporan Transaksi Harian Penerimaan Finished Goods.


FOREMAN

(Warehouse)

OPERATOR

(Warehouse)

1

PRODUCTION

TS

Memeriksa barang dengan dokumen

dan kodisi kemasan.

Benar

?

Input

SCAN

BARCODE

Mengembalikan barang ke Bagian

Production.

Tidak

Ya

- Menandatangani TS dan menempelkan

label gudang pada kemasan.- Meminta forklift driver untuk meletakkan

barang ditempat yang telah ditentukan.

TS

Download data scanning

Input

PROGRAM

FOXPRO

Hasil Download

Hasil Download

Memeriksa Hasil Download dan Hasil Scanning.

Hasil Download

Input data Pelanggan dan Lokasi

barang.

Input

PROGRAM

FOXPRO

LTHPFG LTHPFG

Menandatangani LTHPFG

2

3

4

5

1x

1

1

1x

1

1

A/P VoucherNP

1. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGELUARAN KAS KECIL

CASHIER

KETERANGAN :

SPPD : Surat Perintah Perjalanan Dinas

BPPUM : Bukti Permohonan/Pembayaran Uang Muka

BPE : Bukti Pendukung EksternNP : Nota Pengeluaran

Rp : Uang Rupiah


ACCOUNTING STAFF/ ASSISTANT/ ACCOUNTING MANAGER

BPE

BPPUM

PENGEMUDI

DO

PEMOHON

SPPD

Verifikasi oleh Kasir

Lolos dari Verifikasi

?

Tidak

Rp

Ya

Dikembalikan ke Pemohon untuk diperbaiki/ dilengkapi.

Uang diserahkan kepada Pemohon dan

meminta Pemohon tanda tangan di NotaPengeluaran

RpInput

A/P Voucher1x

ORAFINMODUL A/P

PENGEMUDIPEMOHON

Menandatangani A/P Vouher 1.

NP

BPE

BPPUM

DOSPPD

NP

BPE

BPPUM

DOSPPD

1

Verifikasi oleh Accounting Staff/

Assistant/ Accounting Manager melalui ORAFIN.

INPUT

ORAFINMODUL A/P

Cocok

?

A/P Voucher

NP

BPE

BPPUM

DOSPPD

1

Ya

Tidak

Dikembalikan ke Kasir untuk

dilengkapi/ diperbaiki.

A/P Voucher

NP

BPE

BPPUM

DOSPPD

1

KASIR

2

1

1

1

1

1

1

1

11

1

KASIR

Diberikan ke Kasir untuk disimpan

sementara sampai dengan pengisian

kembali Kas Kecil, selanjutnya lihat Prosedur Pengisian Kas Kecil.

Cek

BPC

1-2

Cek

2. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGISIAN KAS KECIL

ACCOUNTING MANAGER

KETERANGAN :

BPPUM : Bukti Permohonan/Pembayaran Uang

Muka

SPPD : Surat Perintah Perjalanan DinasNP : Nota Pengeluaran

BPE : Bukti Pendukung Ekstern

A/P : Accounts PayableBPC : Bukti Pengeluaran Cek

Rp : Uang Rupiah

2A/P Voucher

1BPE

NP

SPPD

DOBPPUM

A/P Voucher

1BPE

NP

SPPD

DOBPPUM

CASHIER

Input

BPC2x

ORAFINMODUL A/P

A/P Voucher

1BPE

NP

SPPD

DOBPPUM

TREASURY

- Verifikasi dokumen oleh Treasury.

- Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

Cek diuangkan oleh Petugas.

Uang disimpan di Petty Cash Box

Rp

Cek

3

4

5

Verifikasi semua dokumen-dokumen

ACCOUNTING STAFF

1A/P Voucher

1BPE

NP

SPPD

DOBPPUM

CASHIER

Memeriksa semua dokumen-dokumen

Dari Prosedur Pengeluaran Kas Kecil

1

1

1

1

1

1

1

1

Cek

BPP

BPC

LT

1

3.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGELUARAN BANK

TREASURY

KETERANGAN :

BPP : Bukti Pendukung PembayaranA/P : Accounts Payable

DPB : Daftar Pembayaran ke Bank

BPC : Bukti Pengeluaran CekLT : List Transfer

FINANCE MANAGER DIREKSI

A/P Voucher

1BPP

Dari Prosedur ;- Verifikasi dan Pembayaran Hutang Usaha

- Pengisian Kas Kecil

- Pertanggungjawaban Uang Muka

Batch

?

Ya

Input

ORAFINMODUL A/P

Tidak

DPB

2x

Input

BPC2x

ORAFINMODUL A/P

- Verifikasi Assistant/ Finance Manager.

- Buat Cek atau List Transfer (LT)

Cek

atau

BPC-2DPB-1

LT

Cek

atauBPP

BPC

1

Verifikasi dokumen.

LT

Cek

atauBPP

BPC

1

Tanda tangan Cek atau List Transfer

2

3

A

TREASURY

Menentukan pembayaran 1 (satu) Vendor atau lebih.

DPB

2

BANK

1

DPB

1

3.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGELUARAN BANK

TREASURY

KETERANGAN :

BPC : Bukti Pengeluaran Cek

BPP : Bukti Pendukung PembayaranLT : List Transfer

DPB : Daftar Pembayaran ke Bank

DIREKSI

A

LT

Cek

atauBPP

BPC

1

Stempel "LUNAS" pada semua BPP.

4

Melalui Transfer atau Aplikasi

Pembayaran Bank

BPP

BPC

1

ACCOUNTING

LT

BANK

Pembayaran melalui Cek

BPP

BPC

1

ACCOUNTING

Cek

SUPPLIER/ PEMOHON

Pembayaran melalui Tunai

BPP

BPC

1

ACCOUNTING

Untuk ditransfer ke Supplier/

Pemohon

Rp

SUPPLIER/ PEMOHON

SJ-S

PO

Inv - S

FP

RR

TTI

2

CASHIER

4. BAGAN ARUS PROSEDUR VERIFIKASI DAN PEMBAYARAN HUTANG USAHA

A/P PAYMENT

(ACCOUNTING)

1

KETERANGAN :

FP : Faktur Pajak

Inv-S : Invoice SupplierPO : Purchase Order

SJ-S : Surat Jalan - SupplierTTI : Tanda Terima Invoice



SJ-S

PO

Inv - S

FP

- Verifikasi kelengkapan dokumen

penagihan dari Supplier.- Buat Tanda Terima ke Supplier.

TTI2x

TTI

2SJ-S

PO

Inv - S

FPTTI

1

SUPPLIER

RR

Mencocokkan status tagihan

SJ-S

PO

Inv - S

FP

SJ-S

PO

Inv - S

FP

2

A/P Voucher

Input

ORAFINMODUL A/P (PAYMENT)

- Menandatangani A/P Voucher.

- Diserahkan ke Departemen Keuangan, lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

A/P Voucher

FINANCE

RR

RR

SUPPLIER

Memeriksa tagihan yang diterima

1x

1

5. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBUATAN FAKTUR

CREDIT CONTROL ACCOUNTING A/R

KETERANGAN :

SJ : Surat Jalan

Inv : InvoiceFP : Faktur Pajak

1

3

Dari Prosedur:

- Penjualan Lokal- Penjualan Ekspor

SJ

Input

ACCESS

Generate Invoice & Faktur Pajak.

FP

Inv3x

3x

Tanda tangan Invoice & FP.

FP

Inv

1, 3

1, 3

FP

Inv

2

2

FP

Inv

2

2

Verifikasi data di Access

Input

ACCESS

Benar

?

Posting

Ya

FP

Inv

2

2

Tidak

Kembali ke Department Keuangan untuk cetak ulang.

FP

Inv

2

2

FP

Inv

2

2

Data Access ditransfer ke ORAFIN.

Input

AUTOINVOICE

FP

Inv

2

2

FP

Inv

1

1

CUSTOMER

2

Rekonsiliasi output dari ORAFIN dan Access.

Untuk melakukan penagihan,

selanjutnya lihat prosedur penagihan dan penerimaan hasil tagihan

SJ

FP

Inv

SJ

FP

Inv

SJ

FP

Inv

Rp/ Cek/ BG

Rp/ Cek/ BG

SJ

TTI

1

6.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PENAGIHAN DAN PENERIMAAN HASIL TAGIHAN

CREDIT CONTROL COLLECTOR TREASURY

FP

Inv

Customer Transfer

?

Cek saldo bank.

Tidak

Ya

SJ

TTI

FP

Inv

Melakukan penagihan

Tertagih

?

TTI

Tidak

Ya

TTI

LPT

Rp/ Cek/ BG

LPT

BPKB

SS2x

- Tanda tangan SS dan BPKB.

- Serahkan Rp/ Cek/ BG ke Petugas yang telah ditunjuk.

SS

1, 2

BPKB

23

KETERANGAN :

Inv : Invoice

FP : Faktur PajakTTI : Tanda Terima Invoice

SJ : Surat JalanLPT : Laporan Penagihan Tagihan

Rp/Cek/BG : Rupiah/Cek/ Bilyet Giro

SS : Slip SetoranBPKB : Bukti Penerimaan Kas/Bank

CREDIT CONTROL

LPT

PETUGAS YANG

DITUNJUK

A

1

1

1

1

1

1

CUSTOMER

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1x

1

6.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PENAGIHAN DAN

PENERIMAAN HASIL TAGIHAN

Rp/ Cek/ BG

SS

1, 2

BANK

SS

2

4

PETUGAS YANG DITUNJUK

TREASURY

A

TREASURY

SS

2

BPKB

Diinput ke ORAFIN apabila dana telah masuk ke Bank.

Input

ORAFINMODUL

CASH RECEIPT

KETERANGAN :

SS : Slip Setoran

BPKB : Bukti Penerimaan Kas/BankInv : Invoice

SJ : Surat Jalan

TTI : Tanda Terima InvoiceLPT : Laporan Penerimaan Tagihan

A/R : Accounts ReceivableRp/Cek/BG : Rupiah/ Cek/ Bilyet Giro


SS

2BPKB

CREDIT CONTROL

B

5

1

1

FP

FP

TTI

SJ

SS

2

6.c. BAGAN ARUS PROSEDUR PENAGIHAN DAN PENERIMAAN HASIL TAGIHAN

CREDIT CONTROL ACCOUNTING

BPKB

Inv

LPT

TREASURY

Diinput ke ORAFIN apabila dana

telah masuk ke Bank.

Input

ORAFINMODUL A/R

TTI

SJ

Inv

SS

BPKB2

SS

BPKB2

Verifikasi/cek jurnal oleh Bagian A/R

Input

ORAFINMODUL A/R

KETERANGAN :

SS : Slip Setoran

BPKB : Bukti Penerimaan Kas/BankInv : Invoice

SJ : Surat Jalan

TTI : Tanda Terima InvoiceLPT : Laporan Penerimaan Tagihan

A/R : Accounts ReceivableFP : Faktur Pajak

TREASURY

B

6

7

1

1

1

1

1

1

1

1

1

PO

1

7.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PERMINTAAN UANG MUKA

PEMOHON

a. Prosedur untuk Non Department Pembelian

(Melalui Bank & Kas Kecil)

Berdasarkan kebutuhan untuk biaya perjalanan atau lainnya.

BP

SPPDBPPUM2x

Menandatangani BPPUM

BPPUM-2

B. Prosedur untuk Department Pembelian

Berdasarkan kebutuhan untuk biaya

perjalanan atau lainnya.

Input

PUM2x

ORAFININPUT PUM

Print

PO

BP

SPPD

BPPUM

1

Memeriksa dan menyetujui BPPUM-1

ATASAN YANG

BERSANGKUTAN

KETERANGAN :

BPPUM : Bukti Permohonan/ Pembayaran Uang Muka

SPPD : Surat Perintah Perjalanan DinasBP : Bukti Pendukung Lainnya

PO : Purchase Order

PUM : Permintaan Uang MukaA/P : Accounts Payable



3

2

PUM

1

PUM

2

ACCOUNTING STAFF

A

BP

SPPD

BPPUM

1

ACCOUNTING STAFF

A

BPC

1

PUM

1PO

7.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PERMINTAAN UANG MUKA

ACCOUNTING STAFF

BP

SPPD

BPPUM

1

Input

A/P Voucher2x

ORAFINMODUL A/P

Verifikasi oleh Assistant/ Accounting Manager

Print

Melalui Kas Kecil Melalui Bank

A/P Voucher

2

PUM

1PO

BP

SPPD

BPPUM

1A/P Voucher

1

- Melakukan Verifikasi

- Perintah Kasir untuk membuat Cek, lihat Prosedur Pengeluaran Bank

TREASURY

PUM

1PO

BP

SPPD

BPPUM

1A/P Voucher

1

Input

BPC2x

ORAFININPUT BPC

(MODUL A/P)

Print

Verifikasi.

BPC-2

FINANCE MANAGER

KASIR

KASIR

B

4

5

6

PEMOHON

A

PO

PUM

1

ATASAN YANG

BERSANGKUTAN

BP

SPPD

BPPUM

1

KETERANGAN :

PUM : Permintaan Uang Muka

PO : Purchase Order

BPPUM : Bukti Permohonan/ Pembayaran Uang MukaSPPD : Surat Perintah Perjalanan Dinas

BP : Bukti Pendukung Lainnya

ORAFIN : Oracle FinanceA/P : Accounts Payable


BPC

1

Rp

BPC

1

7a

7.c BAGAN ARUS PROSEDUR PERMINTAAN UANG MUKA

KASIR

KETERANGAN :

BPPUM : Bukti Permohonan/ Pembayaran Uang Muka

SPPD : Surat Perintah Perjalanan DinasBP : Bukti Pendukung Lainnya

PO : Purchase Order

PUM : Permintaan Uang MukaA/P : Accounts Payable


ORAFIN : Oracle FinanceRp : Rupiah

ACCOUNTING STAFF

B

FINANCE MANAGER

PUM

1PO

BP

SPPD

BPPUM

1A/P Voucher

1

Melalui BankMelalui Kas Kecil

PUM

1PO

BP

SPPD

BPPUM

1A/P Voucher

1

PUM

1PO

BP

SPPD

BPPUM

1A/P Voucher

1

Rp

PEMOHON

Input

ORAFINMODUL A/P

Uang diserahkan ke Pemohon dan

tanda tangan di A/P Voucher.

PUM

1PO

BP

SPPD

BPPUM

1A/P Voucher

1

Rp

PEMOHON

7b

ACCOUNTING

Untuk diarsip.

A/P Voucher

1-2

RR

PO

C

1

RR

PO

C

1RR

PO

C

1

RR

PO

C

1 Rp

PjUMPjUMPjUM

SPPD

Rp(Jika ada)

SPPDRp

(Jika ada)1

8. BAGAN ARUS PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA

PEMOHON

KETERANGAN :

BPE : Bukti Pendukung Ekstern

PjUM : Pertanggungjawaban Uang MukaPO : Purchase Order

RR : Receiving ReportSPPD : Surat Perintah Perjalanan Dinas

BPPUM : Bukti Permohonan/Pembayaran Uang Muka

Rp : Uang RupiahA/P : Accounts Payable

RR

PO

PjUM

DOBPE

TREASURY

RR

PO

PjUM

DOBPE

BPPUM

- Verifikasi kelengkapan dokumen.- Pertanggungjawaban Uang Muka

BPE = BPPUM/ SPPD

BPPUM

DOBPE

Cap "LUNAS" semua BPE.

SPPD

BPE > BPPUM/ SPPD

BPPUM

DOBPE

SPPD

BPE < BPPUM/ SPPD

BPPUM

DOBPE

Input

ORAFINMODUL A/P

- Cap "LUNAS" semua BPE.

- Dokumen diserahkan ke Accounting untuk diverifikasi.

- Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank atau Pengeluaran Kas Kecil.

Input

ORAFINMODUL A/R

Cap "LUNAS" semua BPE

ACCOUNTING STAFF

PjUM

SPPD

BPPUM

DOBPE

Mencatat biaya di ORAFIN

Input

ORAFINMODUL A/P

Verifikasi oleh Assistant/ Accounting

Manager.

A/P Voucher2x

2

3

Rp

PEMOHON

Rp

CASHIER

1

C

1

1

C

1 1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

RR

PO

C

1

Rp

PjUM

SPPD

BPPUM

DOBPE 1

1

1

97

4.4 Perbedaan Dan Perubahan Existing System And Procedures Dibandingkan

Dengan Proposed System And Procedures

Setelah tahap perancangan sistem informasi akuntansi yang baru telah dibuat, maka dapat

digambarkan perbedaan dan perubahan sistem informasi akuntansi yang sedang

dipergunakan (existing system and procedures) dibandingkan dengan sistem informasi

akuntansi yang diusulkan (proposed system and procedures). Perbedaan dan perubahan

existing system and procedures dibandingkan dengan proposed system and procedures

adalah sebagai berikut:


1. Prosedur Pembelian & Penerimaan Barang dan Penerimaan Tagihan

Pembelian Packaging Material

No. Existing System and Procedures Proposed System and Procedures

1 Receiving Report (RR) rangkap kedua

diberikan ke Purchasing.

Receiving Report (RR) rangkap kedua

diberikan ke Cashier.

2 Penerimaan tagihan pembelian

packaging material dilakukan oleh

Administrasi Pembelian.

Penerimaan tagihan pembelian packaging

material dilakukan oleh Cashier.

98

2. Prosedur Pembelian dan Penerimaan Tagihan Pembelian Bahan Baku (Lokal),

Sparepart, ATK, Proyek dan Umum


1 Penerimaan tagihan pembelian bahan

baku (lokal), sparepart, ATK, proyek

dan umum dilakukan oleh Administrasi

Pembelian.

Penerimaan tagihan pembelian bahan

baku (lokal), sparepart, ATK, proyek dan

umum dilakukan oleh Cashier.

3. Prosedur Pembelian Bahan Baku (Impor)

Tidak terdapat perbedaan dan perubahan antara existing system and procedures

dengan proposed system and procedures.

4. Prosedur Penyeleksian Supplier


1 Seleksi Supplier hanya dilakukan oleh

Buyer.

Seleksi Supplier dapat dilakukan oleh

Buyer maupun Sekretaris Direktur

Utama.

2 Hanya Purchasing General Manager

yang dapat mendisposisikan Supplier

pada Daftar Perbandingan Penawaran

Harga (DPPH).

Purchasing General Manager dan

Direktur Utama dapat mendisposisikan

Supplier pada Daftar Perbandingan

Penawaran Harga (DPPH).

99

5. Prosedur Evaluasi Konduite Supplier


1 Berdasarkan arsip dokumen Approved

Packaging Material Vendor List Report

(APMVLR), Approved Raw Material

Vendor List Report (ARMVLR),

Approved Transportation Vendor List

Report (ATVLR), Receiving Report

(RR), Purchase Order (PO), Bukti

Retur Barang (BRB), Buyer membuat

Raw Material Vendor Performance

Report (RMVPR), Packaging Material

Vendor Performance Report (PMVPR),

Trend Raw Material Vendor

Performance Report (TRMVPR) dan

Trend Packaging Material Vendor

Performance Report (TPMVPR).

Buyer tidak lagi mengarsip dokumen

Receiving Report (RR), tetapi dapat

melihat pada database Receiving Report

(RR) di layar monitor komputer

sedangkan dokumen Approved

Packaging Material Vendor List Report

(APMVLR), Approved Raw Material

Vendor List Report (ARMVLR),

Approved Transportation Vendor List

Report (ATVLR), Purchase Order (PO),

Bukti Retur Barang (BRB) tetap

dilakukan pengarsipan.

6. Prosedur Klaim Pembelian Barang



100

7. Prosedur Retur Pembelian


1 Delivery Staff memberikan Surat Jalan

(SJ) kepada Warehouse Staff.

Sales Administration memberikan Surat

Jalan (SJ) kepada Warehouse Staff. Hal

ini dikarenakan Delivery Staff sudah tidak

membuat dan mencetak Surat Jalan (SJ)

lagi tetapi pembuatan dan pencetakan

Surat Jalan (SJ) dilakukan oleh Sales

Administration.

2 Suplier hanya menandatangani Surat

Jalan (SJ) dan tidak memberikan copy

Surat Jalan (SJ) ke Warehouse Staff.

Supplier menandatangani dan mencap

Surat Jalan (SJ) dan memberikan Surat

Jalan (SJ) rangkap kedua ke Warehouse

Staff serta melanjutkannya ke Bagian

Accounting.

8. Prosedur Clearing Barang Impor



101

9. Prosedur Penerimaan Barang Lokal (Bahan Baku, Sparepart, ATK, Proyek,

Umum)


1 Warehouse Staff memberikan Receiving

Report (RR) rangkap kedua ke

Purchasing Department.

Warehouse Staff memberikan Receiving

Report (RR) rangkap kedua ke Cashier.

10. Prosedur Pembukaan L/C


1 Direksi menyerahkan dokumen

Purchase Order (PO) dan Permintaan

Pembukaan Letter of Credit Impor (PP

L/C Impor) ke Bank.

Finance Staff menyerahkan dokumen

Purchase Order (PO) dan Permintaan

Pembukaan Letter of Credit Impor (PP

L/C Impor) ke Bank, mengarsip Bukti

Pengeluaran Cek (BPC) rangkap kedua

serta menyerahkan Purchase Order (PO)

rangkap ketiga, Permintaan Pembukaan

Letter of Credit Impor (PP L/C Impor)

rangkap kedua, Account Payable Voucher

(A/P Voucher) rangkap pertama dan

Bukti Pengeluaran Cek (BPC) rangkap

pertama ke Bagian Accounting.

102

11. Prosedur Penutupan Asuransi


1 Perusahaan Asuransi hanya

memberikan Polis Asuransi dan Debit

Note (DN) kepada Buyer.

Perusahaan Asuransi memberikan Polis

Asuransi dan Debit Note (DN) kepada

Buyer serta mengembalikan Packing List

(P/L), Bill of Lading (B/L), Certificate of

Origin (CO) dan Certificate of Vessel

(CV).


1. Prosedur Persiapan Produksi



2. Prosedur Permintaan Bahan Baku dan Pembantu untuk Produksi


1 Foreman Produksi membuat Order

Permintaan Barang (OPB) dalam tiga

rangkap dan Bukti Penerimaan/

Penyerahan Barang (BPPB) dalam tiga

rangkap.

Foreman Produksi hanya membuat Bukti

Permintaan Barang (BPB) dalam tiga

rangkap.

103

2 Order Permintaan Barang (OPB)

rangkap pertama dan Bukti Penerimaan/

Penyerahan Barang (BPPB) rangkap

pertama diserahkan Foreman Produksi

kepada Bagian Warehouse.

Bukti Permintaan Barang (BPB) rangkap




rangkap kedua dan Bukti Penerimaan/


kedua diserahkan Foreman Produksi

kepada Bagian Accounting.





rangkap ketiga dan Bukti Penerimaan/


ketiga diarsip oleh Foreman Produksi.



3. Prosedur Produksi



4. Prosedur Penyerahan Barang Jadi ke Gudang



104

5. Prosedur Pengembalian Bahan Baku/ Pembantu Sisa Produksi


1 Foreman Produksi membuat Bukti

Penerimaan/ Penyerahan Barang

(BPPB) dalam tiga rangkap.

Foreman Produksi membuat Bukti Retur

Barang (BRB) dalam tiga rangkap.

2 Bukti Penerimaan/ Penyerahan Barang

(BPPB) rangkap pertama diserahkan

Foreman Produksi kepada Bagian

Warehouse.

Bukti Retur Barang (BRB) rangkap




(BPPB) rangkap kedua diserahkan

Foreman Produksi kepada Bagian

Accounting.





(BPPB) rangkap ketiga diarsip oleh

Foreman Produksi.



6. Prosedur Down Grade Barang Jadi




1. Prosedur Penerimaan Order Lokal

105


1 Sales Executive tidak mengarsip copy

dokumen Purchase Order (PO).

Sales Executive mengarsip copy dokumen

Purchase Order (PO).

2. Prosedur Pengiriman Barang Lokal


1 Production Planning and Inventory

Control (PPIC) mencetak Surat Perintah

Kirim (SPK) dalam dua rangkap.

Production Planning and Inventory

Control (PPIC) mencetak Surat Perintah

Kirim (SPK) dalam satu rangkap.

2 Surat Perintah Kirim (SPK) rangkap

pertama diserahkan PPIC Staff kepada

Credit Control dan Surat Perintah Kirim

(SPK) rangkap kedua diarsip oleh PPIC

Staff.

Surat Perintah Kirim (SPK) rangkap


Credit Control.

3 Marketing menerima Surat Perintah

Kirim (SPK) rangkap pertama dari

Credit Control untuk penjadualan

pengiriman dan SPK dicap mengenai

informasi tanggal pengiriman dan

ukuran barang.

Sales Administration Staff menerima


pertama dari Credit Control untuk dicap

mengenai informasi tanggal pengiriman

dan ukuran barang.

106

4 Delivery Staff menerima Surat Perintah


Marketing dan mencetak Delivery

Schedule (DS) dalam satu rangkap serta

menyerahkan Delivery Schedule (DS)

rangkap pertama kepada Bagian

Warehouse untuk dibuatkan Bukti Muat

Barang (BMB) dalam satu rangkap.

Bukti Muat Barang (BMB) rangkap

pertama tersebut diserahkan Bagian

Warehouse kepada Bagian Delivery

untuk dibuatkan dan dicetak Surat Jalan

(SJ) dalam lima rangkap.

Sales Admintration Staff menerima Surat

Perintah Kirim (SPK) rangkap pertama

dari Credit Control dan mencetak

Delivery Schedule (DS) dalam satu

rangkap serta Surat Jalan (SJ) dalam lima

rangkap. Sales Administration Staff

mengarsip Surat Jalan (SJ) rangkap

kelima dan Surat Perintah Kirim (SPK)

rangkap pertama. Sales Administration

Staff menyerahkan Delivery Schedule

(DS) rangkap pertama dan Surat Jalan

(SJ) rangkap pertama sampai keempat


3. Prosedur Penjualan Regran, Waste, Reject


1 Local Administration Coordinator

mencetak dokumen Delivery Order

(DO) dalam dua rangkap.

Local Administration Coordinator

mencetak dokumen Delivery Order (DO)

dalam satu rangkap.

107

2 Delivery Order (DO) rangkap pertama

diserahkan Local Administration

Coordinator kepada Credit Control dan

mengarsip Delivery Order (DO)

rangkap kedua.

Delivery Order (DO) rangkap pertama,

PPIC Stock Report Regran & Waste (PSR

RW) dan Purchase Order Customer (PO-

C) diserahkan Local Administration

Coordinator kepada Credit Control.

3 Delivery Order (DO) rangkap pertama

diserahkan Credit Control kepada PPIC

Staff untuk dibuatkan dan dicetak Surat

Pengambilan Barang (SPB) dalam

empat rangkap. Surat Pengambilan

Barang (SPB) rangkap pertama

diserahkan PPIC Staff kepada Bagian

Warehouse untuk dibuatkan Bukti Muat

Barang (BMB) dalam dua rangkap dan

Bukti Muat Barang (BMB) rangkap

pertama diserahkan oleh Bagian

Warehouse kepada Bagian Delivery

untuk dibuatkan dan dicetak Surat Jalan

dalam lima rangkap.

Delivery Order (DO) rangkap pertama,

PPIC Stock Report Regran & Waste (PSR

RW) dan Purchase Order Customer (PO-

C) diserahkan Credit Control kepada

Sales Administration Staff untuk

dibuatkan dan dicetak Surat Jalan (SJ)

dalam lima rangkap. Surat Jalan (SJ)

rangkap kelima diarsip oleh Sales

Administration Staff dan Surat Jalan (SJ)

rangkap pertama sampai keempat

diserahkan Sales Administration Staff


108

4. Prosedur Penerimaan Order Ekspor


1 Sales Executive tidak mengarsip copy

dokumen Purchase Order (PO).

Sales Executive mengarsip copy dokumen

Purchase Order (PO).

5. Prosedur Pengiriman Barang Ekspor


1 PPIC Staff mencetak Surat Perintah

Kirim (SPK) dalam dua rangkap.

PPIC Staff mencetak Surat Perintah

Kirim (SPK) dalam satu rangkap.

2 Surat Perintah Kirim (SPK) rangkap


Finance Staff dan Surat Perintah Kirim

(SPK) rangkap kedua diarsip oleh PPIC

Staff.



Finance Staff dan meminta Assistant

Manager PPIC menandatangani Surat

Perintah Kirim (SPK) rangkap pertama.

3 Marketing Administration Staff

menyerahkan dokumen Memo Ekspor

dan Quality Packing & Loading (QPL)

kepada Delivery Staff.

Marketing Administration Staff

menyerahkan dokumen Memo Ekspor

dan Quality Packing & Loading (QPL)

kepada Sales Administration Staff.

109

4 Delivery Staff menerima Surat Perintah


Marketing Staff dan menerima dokumen

Memo Ekspor dan Quality Packing &

Loading (QPL) dari Marketing

Administration Staff untuk dibuatkan

Jadual Pengiriman Ekspor (JPE) dalam

satu rangkap. Jadual Pengiriman Ekspor

(JPE) rangkap pertama diserahkan

Delivery Staff kepada Warehouse Staff

untuk dicetak Bukti Muat Barang

(BMB) dalam satu rangkap. Bukti Muat

Barang (BMB) rangkap pertama

diserahkan Warehouse Staff kepada

Delivery Staff untuk dicetak Surat Jalan

(SJ) dalam dua rangkap.

Sales Administration Staff menerima


pertama dari Finance Staff dan menerima

dokumen Memo Ekspor dan Quality

Packing & Loading (QPL) dari

Marketing Administration Staff untuk

dicetak Jadual Pengiriman Ekspor (JPE)

dalam satu rangkap dan Surat Jalan (SJ)

dalam lima rangkap. Surat Jalan (SJ)

rangkap kelima diarsip oleh Sales

Administration Staff dan menyerahkan

dokumen Jadual Pengiriman Ekspor

(JPE) rangkap pertama dan Surat Jalan

(SJ) rangkap pertama sampai keempat

kepada Warehouse Staff.

6. Prosedur Retur Penjualan


1 Sales Executive tidak mengarsip Surat

Klaim Retur Penjualan (SKRP) dari

Customer.

Sales Executive mengarsip Surat Klaim

Retur Penjualan (SKRP) dari Customer.

110

2 Complaint Report (CR) diserahkan ke

QC Department dan QC Department

memberikan Jawaban Complain Report

(JCR) kepada Sales Executive.

Complaint Report (CR) diarsip oleh Sales

Executive dan menginformasikan ke QC

Department bahwa terdapat Surat Klaim

Retur Penjualan (SKRP) dan Complaint

Report. Dari informasi yang diberikan

Sales Executive tersebut, maka QC

Department memberikan Jawaban

Complain Report (JCR) kepada Sales

Executive.

7. Prosedur Contoh Produk



8. Prosedur Penjadualan dan Pengawasan Pengiriman Ekspor


1 Delivery – Foreman menerima Surat


dari Bagian Finance dan menerima

dokumen Memo Ekspor dan Quality

Packing & Loading (QPL) dari Bagian

Marketing untuk dibuatkan Jadual

Delivery – Foreman tidak menerima


pertama dari Bagian Finance dan tidak

menerima dokumen Memo Ekspor dan

Quality Packing & Loading (QPL) dari

Bagian Marketing. Delivery – Foreman

111

Pengiriman Ekspor (JPE) dalam satu

rangkap.

juga tidak membuat Jadual Pengiriman

Ekspor (JPE) dalam satu rangkap.

9. Prosedur Penjadualan dan Pengawasan Pengiriman Lokal


1 Foreman menerima dokumen Daftar

Lokasi Barang (DLB) rangkap pertama

dari Bagian Warehouse, Surat Perintah


Bagian Finance dan Memo Penarikan

Barang (MPB) rangkap pertama dari

Bagian Marketing untuk dibuatkan

Delivery Schedule (DS) dalam satu

rangkap dan Memo Penarikan Barang

(MPB) dalam satu rangkap.

Foreman sudah tidak menerima dokumen

Daftar Lokasi Barang (DLB) rangkap

pertama dari Bagian Warehouse, Surat


dari Bagian Finance dan Memo

Penarikan Barang (MPB) rangkap

pertama dari Bagian Marketing. Foreman

juga tidak membuat Delivery Schedule

(DS) dalam satu rangkap dan Memo

Penarikan Barang (MPB) dalam satu

rangkap.

10. Prosedur Pemilihan & Penilaian Sub Kontraktor


1 Foreman memberikan masukan berupa

informasi mengenai Performance

Vendor Angkutan dan kebutuhan

Delivery Staff memberikan masukan

berupa informasi mengenai Performance

Vendor Angkutan dan kebutuhan

112

angkutan kepada Delivery Supervisor.

Delivery Supervisor mencari dan

meminta informasi angkutan kepada

perusahaan angkutan. Perusahaan

angkutan memberikan Surat Penawaran

kepada Delivery Supervisor.

angkutan kepada Buyer. Buyer mencari

dan meminta informasi angkutan kepada

perusahaan angkutan. Perusahaan

angkutan memberikan Surat Penawaran

kepada Buyer.

2 Surat Penawaran tersebut

didistribusikan oleh Delivery Supervisor

kepada Engineering, Produksi, Delivery

General Manager untuk disetujui atau

tidak. Bila tidak disetujui, maka Surat

Penawaran tersebut dikembalikan

kepada Delivery Supervisor dan

meminta untuk mencari vendor

angkutan lain. Bila disetujui, maka

Surat Penawaran tersebut diserahkan

kepada Buyer dan Buyer melakukan

negosiasi harga serta meminta

persetujuan Purchasing General

Manager. Bila Surat Penawaran tidak

disetujui oleh Purchasing General

Manager, maka mengembalikan Surat

Penawaran ke Buyer untuk negosiasi

Surat Penawaran tersebut didistribusikan

oleh Buyer kepada Assistant Manager/

General Manager Purchasing untuk

disetujui atau tidak. Bila tidak disetujui,

maka melakukan negosiasi dengan

vendor angkutan lain atau meminta Buyer

mencari vendor angkutan lain. Bila

disetujui, maka memberi persetujuan

pada Surat Penawaran tersebut dan

diserahkan kepada Delivery Supervisor

untuk memasukkan vendor angkutan ke

Vendor List Angkutan serta melakukan

penilaian atas Vendor Angkutan.

113

harga. Bila Surat Penawaran disetujui

oleh Purchasing General Manager,

maka memberi persetujuan pada Surat

Penawaran tersebut dan diserahkan

kepada Delivery Supervisor untuk

memasukkan vendor angkutan ke

Vendor List Angkutan serta melakukan

penilaian atas Vendor Angkutan.

11. Prosedur Pembatalan/ Perubahan Penyerahan Barang


1 Delivery Supervisor membuka kembali

arsip Surat Perintah Kirim (SPK).

Delivery Supervisor tidak membuka

kembali arsip Surat Perintah Kirim

(SPK). Hal ini dikarenakan Delivery

Supervisor sudah tidak mendapat

tembusan dokumen Surat Perintah Kirim

(SPK).

2 Delivery Supervisor memberikan Memo

Delivery rangkap pertama kepada

Delivery Foreman.

Delivery Supervisor memberikan Memo

Delivery rangkap pertama kepada

Delivery Staff.

114

12. Prosedur FG Stuffing


1 Warehouse Supervisor menerima

Delivery Schedule (DS) rangkap

pertama dan Jadual Pengiriman Ekspor

(JPE) rangkap pertama dari Delivery

Supervisor.

Warehouse Supervisor menerima

Delivery Schedule (DS) rangkap pertama,

Jadual Pengiriman Ekspor (JPE) rangkap

pertama dan Surat Jalan (SJ) rangkap

pertama sampai keempat dari Sales

Administration Staff.

2 Jika kelengkapan informasi di Delivery

Schedule (DS) tidak benar, maka

Warehouse Supervisor mengembalikan


pertama kepada Bagian Delivery.

Jika kelengkapan informasi di Delivery

Schedule (DS), Jadual Pengiriman Ekspor

(JPE) dan Surat Jalan (SJ) tidak benar,

maka Warehouse Supervisor

mengembalikan Delivery Schedule (DS)

rangkap pertama kepada Sales

Administration Staff.

3 Jika kelengkapan informasi di Delivery

Schedule (DS) benar, maka Warehouse

Supervisor menyerahkan dokumen


pertama dan Jadual Pengiriman Ekspor

(JPE) rangkap pertama kepada Foreman

(Warehouse) untuk diproses lebih

lanjut.

Jika kelengkapan informasi di Delivery

Schedule (DS), Jadual Pengiriman Ekspor

(JPE) dan Surat Jalan (SJ) benar, maka

Warehouse Supervisor menyerahkan

dokumen Delivery Schedule (DS)

rangkap pertama, Jadual Pengiriman

Ekspor (JPE) rangkap pertama dan Surat

Jalan (SJ) rangkap pertama sampai

115

keempat kepada Foreman (Warehouse)

untuk diproses lebih lanjut.

4 Operator (Warehouse) membuat Bukti

Muat Barang (BMB) dalam satu

rangkap.

Operator (Warehouse) sudah tidak

membuat Bukti Muat Barang (BMB)

dalam satu rangkap.

13. Prosedur Receipt, Storage of Returned Roll


1 Warehouse Supervisor mengarsip

dokumen Receiving Report (RR) dan

hanya menyerahkan Data Penerimaan

Returned Roll (DPRR) rangkap pertama

kepada QC Staff.

Warehouse Supervisor menyerahkan

Receiving Report (RR) rangkap pertama

sampai ketiga dan Data Penerimaan

Returned Roll (DPRR) rangkap pertama

kepada QC Staff.

2 Warehouse Supervisor menerima Data

Penerimaan Returned Roll (DPRR)

rangkap pertama dari QC Staff dan

menindaklanjuti hasil investigasi QC

Department.

Warehouse Supervisor menerima Data


rangkap pertama dan Receiving Report

(RR) rangkap pertama sampai ketiga dari

QC Staff dan menindaklanjuti hasil

investigasi QC Department. Warehouse

Supervisor mendistribusikan Data


rangkap pertama dan Receiving Report

116

(RR) rangkap pertama kepada Bagian

Accounting, Receiving Report (RR)

rangkap kedua kepada Bagian Finance

dan mengarsip Receiving Report (RR)

rangkap ketiga.

14. Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Barang Jadi



4.4.4 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas

1. Prosedur Pengeluaran Kas Kecil


1 Cashier mencetak Account Payable

Voucher (A/P Voucher) dalam dua

rangkap. Account Payable Voucher

(A/P Voucher) rangkap pertama

diserahkan kepada Accounting Staff/

Assistant/ Accounting Manager.

Sedangkan Account Payable Voucher

(A/P Voucher) rangkap kedua diarsip

oleh Cashier.

Cashier hanya mencetak Account

Payable Voucher (A/P Voucher) dalam

satu rangkap. Account Payable Voucher

(A/P Voucher) rangkap pertama

diserahkan kepada Accounting Staff/

Assistant/ Accounting Manager.

117

2 Bila verifikasi yang dilakukan oleh

Accounting Staff/ Assistant/ Accounting

Manager telah cocok, maka dokumen

Surat Perintah Perjalanan Dinas

(SPPD), Bukti Permohonan/

Pembayaran Uang Muka (BPPUM),

Bukti Pendukung Ekstern (BPE), Nota

Pengeluaran (NP) dan Account Payable

Voucher (A/P Voucher) diarsip oleh


Manager.

Bila verifikasi yang dilakukan oleh


Manager telah cocok, maka dokumen

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

rangkap pertama, Bukti Permohonan/

Pembayaran Uang Muka (BPPUM)

rangkap pertama, Bukti Pendukung

Ekstern (BPE), Nota Pengeluaran (NP)

dan Account Payable Voucher (A/P

Voucher) rangkap pertama diserahkan


Manager kepada Cashier untuk disimpan

sementara sampai dengan pengisian

kembali Kas Kecil.

2. Prosedur Pengisian Kas Kecil



118

3. Prosedur Pengeluaran Bank


1 Bila pembayaran ke Supplier/ Pemohon

secara tunai, maka Rupiah yang akan

diserahkan ke Supplier/ Pemohon

dilakukan melalui Prosedur Pengeluaran

Kas Kecil.

Bila pembayaran ke Supplier/ Pemohon

secara tunai, maka Rupiah akan

diserahkan langsung ke Supplier/

Pemohon oleh Bagian Treasury tanpa

melalui Prosedur Pengeluaran Kas Kecil.

4. Prosedur Verifikasi dan Pembayaran Hutang Usaha


1 Penerimaan tagihan dari Supplier

dilakukan oleh Buyer (Bagian

Purchasing).

Penerimaan tagihan dari Supplier

dilakukan oleh Cashier.

2 Buyer melakukan monitoring status

tagihan dan membuat Laporan

Monitoring Status Tagihan dalam dua

rangkap.

Buyer sudah tidak melakukan monitoring

status tagihan dan tidak membuat

Laporan Monitoring Status Tagihan

dalam dua rangkap.

5. Prosedur Pembuatan Faktur



119

6. Prosedur Penagihan dan Penerimaan Hasil Tagihan



7. Prosedur Permintaan Uang Muka



8. Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka



Dari hasil perbandingan di atas, antara sistem informasi akuntansi yang sedang

dipergunakan (existing system and procedures) dengan sistem informasi akuntansi yang

diusulkan (proposed system and procedures), maka terdapat hal-hal seperti berikut:

1. Perubahan pada pendokumentasian dan pendistribusian untuk tiap laporan, formulir,

buku/catatan, yang mana proposed system and procedures lebih mengarah pada

efisiensi kertas dan efektivitas dari distribusi laporan, formulir, buku/catatan

tersebut.

2. Proposed system and procedures mengacu pada unsur-unsur pengendalian internal

yang baik seperti: pemisahan fungsi yang jelas, fungsi otorisasi dan wewenang yang

jelas, praktik kerja yang sehat dan karyawan yang kompeten.

120

3. Perancangan proposed system and procedures tidak terlalu birokratis, yang mana

terdapat penyederhanaan sistem dan prosedur seperti pengurangan formulir Surat

Perintah Kirim (SPK) dan formulir Bukti Muat Barang (BMB).

4. Sistem dan prosedur yang dirancang juga mengutamakan pada percepatan

pengiriman barang sehingga mengurangi persediaan yang menumpuk di Gudang,

tetapi tetap tidak mengabaikan unsur-unsur pengendalian internal yang baik.

121

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut:

5.1.1 Umum

1. PT XYZ merupakan perusahaan go public yang bergerak di bidang industri

manufaktur pembuatan kemasan plastik film (Biaxially Oriented Polypropylene film/BOPP,

Biaxially Oriented Polyester film/BOPET, Cast Polypropylene film/CPP dan rigid Polyvinyl

Chloride film/PVC).

2. Struktur organisasi perusahaan menggunakan struktur organisasi garis/lini di mana

seorang atasan mempunyai wewenang untuk memerintah bawahan langsungnya serta

bawahan dapat memberikan saran/pendapat kepada atasan langsungnya atau

memberikan bantuan kepada personil garis.

3. Perusahaan telah menggunakan on line system secara terintegrasi pada perusahaan.

4. Database yang digunakan untuk on line system adalah Oracle dengan berbagai

macam modul yang terintegrasi satu sama lain sehingga menghasilkan laporan

keuangan yang tepat waktu dan tepat isi.

5. Perusahaan telah melakukan penghematan (efisiensi) penggunaan kertas formulir

(paperless) dengan cara approval by system oleh pejabat yang berwenang.

122

6. Perusahaan telah memperhatikan unsur pengendalian intern yang baik seperti

pemisahan fungsi yang jelas, fungsi otorisasi dan wewenang yang jelas, praktek kerja

yang sehat dan karyawan yang kompeten pada sistem informasi akuntansi

perusahaan.


• Kebaikan:

1. Adanya otorisasi yang memadai oleh pejabat yang berwenang untuk setiap dokumen

yang dibuat maupun otorisasi melalui sistem komputer (approval by system).

2. Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi permintaan pembelian, pembelian,

penerimaan barang, penyimpanan barang, pengeluaran barang dan pengecekan atas

kualitas barang yang diterima.

3. Adanya penggunaan back up setiap hari untuk menjaga file atau database tidak

mengalami kerusakan.

4. Setiap barang di gudang ditumpuk menurut jenis dan batch number pada rak serta

sesuai dengan jalurnya sehingga memudahkan untuk mengambil barang saat

diperlukan.

5. Pengeluaran barang dilakukan oleh Bagian Gudang yang memiliki wewenang

sehingga menghindari terjadinya kehilangan barang.

• Kelemahan:

1. Sistem Oracle yang digunakan saat ini memungkinkan Bagian Purchasing membuat

nomor Purchase Order (PO) secara manual (input nomor PO). Tiap Buyer

123

mempunyai nomor urut PO sendiri. Hal ini dapat menyulitkan perusahaan dalam

melakukan pengontrolan dokumen PO.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada calon-calon Supplier

ditandatangani dan dikirim oleh Buyer.

3. Semua surat jawaban Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) diterima langsung

oleh Bagian Purchasing, yaitu oleh Buyer yang bersangkutan.

4. Buyer mentabulasi semua Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang kembali

untuk keperluan pembandingan.

5. Pengiriman bahan baku oleh Supplier tidak sesuai dengan jadual yang telah

ditetapkan pada Purchase Order (PO) sehingga mengganggu proses produksi.

6. Terdapat banyak persediaan bahan baku dan barang jadi yang menumpuk di gudang.

7. Stock Opname dilakukan secara terjadual pada tanggal tertentu yang telah ditetapkan.


• Kebaikan:



2. Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi perencanaan produksi (Production

Planning Inventory Control/ PPIC) dengan fungsi produksi serta fungsi pengawasan

atas hasil Produksi (Quality Control/ QC).



124

4. Terdapat standarisasi atas penggunaan bahan baku untuk menghasilkan barang jadi

sehingga memudahkan dalam mendeteksi kemungkinan terjadinya Waste/ Reject.

• Kelemahan:

1. Terdapat 1 (satu) dokumen yang digunakan untuk 2 (dua) kegiatan yang berbeda,

yaitu dokumen Form Bukti Permintaan/ Penyerahan Barang (BPPB). Dua kegiatan

tersebut adalah Bagian Gudang menyerahkan bahan baku ke Bagian Produksi dan

Bagian Produksi melakukan retur bahan baku ke gudang.

2. Kontrol fisik atas Sparepart yang rusak untuk mesin-mesin produksi belum

dilakukan. Saat ini pengambilan sparepart ke Gudang dapat dilakukan tanpa

menunjukkan fisik sparepart yang akan diganti.


• Kebaikan:



2. Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi penjualan, fungsi pengiriman dan

fungsi pencatatan.



4. Penetapan daftar harga jual (Price List) oleh pejabat berwenang dan disimpan dalam

database (control by system).

125

• Kelemahan:

1. Terdapat beberapa formulir yang memiliki fungsi kurang lebih sama Contoh :

formulir Delivery Order (DO), Surat Perintah Kirim (SPK), Bukti Muat Barang

(BMB) dan Surat Jalan (SJ).

2. Atas dasar Surat Perintah Kirim (SPK) yang dibuat oleh PPIC, seksi Delivery

Administration menyiapkan Surat Jalan (SJ) dan Warehouse menyiapkan Bukti Muat

Barang (BMB). Atas dasar SJ dan BMB, Seksi Jembatan Timbang (yang masih

merupakan bagian dari Bagian Delivery) melakukan penimbangan. Hasil

penimbangan di print-out dan dicocokkan dengan angka SJ dan BMB. Jika selisih

kurang dari 15 % untuk penjualan lokal dan 30 % untuk penjualan ekspor, barang

diberi ijin keluar oleh Bagian Delivery. Security cukup melihat SJ untuk memberi

ijin barang keluar. Karena keluarnya barang dari pabrik tampaknya cukup dengan SJ

dan print-out hasil timbangan yang dikeluarkan oleh Seksi Delivery Administration

dan Seksi Jembatan Timbang, yang kedua-duanya berada di bawah Bagian Delivery.

5.1.5 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas

• Kebaikan:





3. Dokumen-dokumen penerimaan dan pengeluaran kas telah bernomor urut tercetak

(prenumbered).

126

4. Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas berupa Cek/ Bilyet Giro sudah atas nama

perusahaan.

5. Uang tunai yang diterima Cashier disetor ke bank paling lambat keesokan harinya.

6. Telah ada pengamanan fisik atas penyimpanan uang yang ada di perusahaan, yaitu

dengan menggunakan lemari besi dengan nomor kombinasi dan kunci yang hanya

diketahui dan disimpan oleh Cashier dan Finance Manager.

7. Perusahaan telah melakukan fungsi verifikasi untuk setiap pengeluaran kas.

• Kelemahan:

1. Aktivitas penerimaan Tagihan (Kontra Bon/ Tukar Faktur), pengecekan dan

melengkapi dokumen tagihan Supplier dilakukan oleh Bagian Purchasing.

2. Bagian Purchasing sebagai fungsi pelaksanaan merangkap fungsi pengawasan.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang

kiranya dapat memberikan manfaat bagi perusahaan di masa yang akan datang sebagai

berikut:

5.2.1 Umum

1. Selain perusahaan memiliki Struktur Organisasi yang baku, hendaknya perusahaan

memiliki job description, job specification dan key performance indicator yang baku

untuk masing-masing jabatan sehingga memudahkan dalam melakukan penilaian

prestasi karyawan.

127

2. Fungsi Purchasing harus diberi tanggung jawab untuk mengusahakan pembelian

bahan baku dengan harga yang terbaik. Keputusan pembelian diatas jumlah tertentu

dan untuk barang tertentu seperti bahan baku tetap dilakukan oleh Direktur Utama.

3. Agar segera terbentuk “built-in control” seperti Departemen Keuangan yang

mengevaluasi harga beli yang dicapai dan Departemen Produksi yang mengevaluasi

ketepatan kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu diterimanya bahan yang dibeli,

dapat mempunyai efek pencegahan terhadap terjadinya penyimpangan dan lebih

mudah terdeteksinya penyimpangan-penyimpangan, jika ada.

4. Sistem Informasi Akuntansi perusahaan harus bertujuan untuk:

• Menunjang penyediaan informasi keuangan perusahaan.

• Meningkatkan nilai perusahaan di masa yang akan datang bagi para Pemegang

Saham.

• Mendukung tercapainya “Business Excellence“ di dalam perusahaan dengan

menyediakan sistem informasi yang mengarah kepada Kepuasan Pelanggan

(Customer Satisfaction and Customer Delight) seperti kualitas produk dan jasa

yang sesuai dengan harapan Pelanggan, ketepatan waktu Penyerahan Barang

serta penetapan harga jual yang menarik.

• Menghasilkan informasi yang tepat dan berguna bagi pengambil keputusan di

PT XYZ.

• Menghasilkan dan mempertajam “Sistem Pengendalian Intern“ yang secara

“Operasional“ dapat mencegah atau mempermudah deteksi adanya “Fraud“

dan “Waste“.

128

• Dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif baik sumber daya manusia,

peralatan dan perlengkapan kantor serta ruangan kerja.

• Dapat turut menunjang tercapainya Overall Objectives serta Departmental,

Functional and Business Process Objectives pada PT XYZ.


Berdasarkan kelemahan dari kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan

Persediaan di atas, maka penulis memberikan saran yang dapat diberikan seperti berikut:

1. Semua Purchase Order (PO) diterbitkan melalui sistem Oracle sehingga tidak

menyulitkan pengontrolan atas dokumen-dokumen tersebut.

2. Direktur Utama, sekali-sekali untuk pembelian yang besar, juga mengirim Surat

Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada Supplier yang berbeda.

3. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) untuk barang tertentu dan diatas nilai

tertentu yang kembali, diterima oleh Sekretaris Direktur Utama.

4. Pihak yang mentabulasi semua Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang

kembali adalah Sekretaris Direktur Utama atau Petugas lain yang independen

terhadap Bagian Purchasing, khususnya untuk barang-barang tertentu dan diatas

nilai tertentu.

5. Dalam Purchase Order (PO) lebih ditegaskan lagi mengenai waktu pengiriman yang

diminta agar proses pengiriman bahan tidak terlambat sehingga tidak menggangu

proses produksi.

6. Untuk menghindari terjadinya penumpukkan dan kerusakan persediaan bahan baku

dan barang jadi akibat disimpan terlalu lama, sebaiknya terdapat pengendalian

129

persediaan dengan memperhatikan jumlah bahan yang dibutuhkan dalam jangka

waktu tertentu (minimum dan maksimum persediaan).

7. Stock opname terhadap bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi harus

dilakukan secara mendadak, tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.


Berdasarkan kelemahan dari kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi Produksi di atas, maka

saran yang dapat diberikan seperti berikut:

1. Pada saat Bagian Gudang menyerahkan bahan baku ke Bagian Produksi

menggunakan Form Bukti Permintaan Bahan (BPB) dan pada saat Bagian Produksi

melakukan retur bahan baku ke gudang menggunakan Form Bukti Retur Bahan

(BRB).

2. Fisik sparepart mesin-mesin produksi yang rusak diserahkan ke Gudang setelah

sparepart yang baik dipasang.

3. Sparepart mesin-mesin produksi yang rusak harus dicatat pada Kartu Stock

Sparepart Bekas dan tanpa nilai.

4. Penjualan sparepart mesin-mesin produksi bekas harus dengan persetujuan Direktur

Produksi atau Kepala Pabrik dan uangnya dibukukan sebagai Hasil Lain-lain.


Berdasarkan kelemahan dari kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan di atas,

maka saran yang dapat diberikan seperti berikut:

130

1. Perusahaan mengurangi formulir-formulir seperti Surat Perintah Kirim (SPK) dan

Bukti Muat Barang (BMB) sesuai perancangan sistem informasi akuntansi penjualan

pada bab sebelumnya sehingga dengan sendirinya akan mempercepat proses

pengiriman barang dan menghasilkan penghematan biaya kertas/ formulir, tenaga

kerja dan perlengkapan kerja.

2. Surat Jalan (SJ) atau surat lainnya yang dapat berfungsi mengotorisasi pengeluaran

barang, dikeluarkan oleh Seksi Sales Administration dengan ditandatangani Sales

Manager atau Marketing Manager atau dilimpahkan kepada Kepala Sales

Administration jika Sales Manager dan Marketing Manager bertugas ke luar kantor.

Oleh karena berat barang yang tercantum pada Surat Jalan adalah instruksi kirim,

maka mempertimbangkan sifat barang yang dikirim, pada Surat Jalan perlu

dicantumkan berat barang sebenarnya (Netto dan Gross) yang dikirim berdasarkan

Print-Out Hasil Timbang.

5.2.5 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas

Berdasarkan kelemahan dari kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dan

Pengeluaran Kas di atas, maka saran yang dapat diberikan seperti berikut:

1. Dokumen-dokumen penagihan diterima oleh Cashier. Setelah dicek kelengkapannya,

dimasukkan ke dalam Map Tunggu dan diteruskan ke Bagian Accounting untuk

dicek dan dibukukan. Setelah semua lengkap, diteruskan ke Bagian Keuangan untuk

diproses pembayarannya.

2. Bukti-bukti penagihan diberi stempel lunas setelah Cek/Bilyet Giro diserahkan

kepada Supplier atau disetorkan ke Bank. Seharusnya pemberian stempel lunas

131

dilakukan pada saat Cek/Bilyet Giro disiapkan untuk ditandatangani oleh Direksi.

Hal ini dilakukan untuk menghindari pembayaran 2 (dua) kali terhadap bukti

penagihan yang sama.

132

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A. and James K. Loebbecke, Auditing : Pendekatan Terpadu terjemahan Amir Abadi Yusuf, Edisi Kelima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta 1993.

Baridwan, Zaki, Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, BPFE : Yogyakarta, Yogyakarta, 1993.

Baridwan, Zaki, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, BPFE : Yogyakarta, Yogyakarta, 1993.

Bodnar, George H., Hopwood, William S., Accounting Information Systems, Fifth Edition, Prentice Hall Inc., 1993.

Cushing, Barry E. dan Romney, Marshall B., Accounting Information Systems, Sixth Edition, Addison-Wesley Publishing Company, 1994.

Cushing, Barry E, Accounting Information Systems and Business Organization, Third Edition, Reading, Massachusetts : Addison-Wesley Publishing Company, 1982.

Hartadi, Bambang, Sistem Pengendalian Intern dalam Hubungannya dengan

Manajemen dan Audit, Edisi Kedua, BPFE : Yogyakarta, Yogyakarta, 1992.

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), Standar Profesional Akuntan Publik per 1 Januari

2001, Jakarta : Salemba Empat, Jakarta, 2001.

Jogiyanto, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer : Konsep Dasar dan

Komponen, Buku Satu, BPFE : Yogyakarta, Yogyakarta, 1988.

McLeod, Raymond, Jr., Management Information Systems, Seventh Edition, Upper Saddle River, New Jersey : The Prentice-Hall Inc., 1998.

Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta, 1997.

O’Brien, James A., Management Information System : Managing Information

Technology in the Internet worked Enterprise, Fourth Edition, The McGraw-Hill Companies Inc., 1999.

Warren, Carl S., Fess, Philip E., Reeve, James M., Accounting, Eighteenth Edition, South-Western Publishing Co., Cincinnati, Ohio, 1996.

Widjajanto, Nugroho, Sistem Informasi Akuntansi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1989.

Wilkinson, Joseph W., Accounting and Information Systems, Third Edition, New York : John Wiley and Sons, Inc., 1991.

133

Wilson, James D., Campbell, John B., J.B. Heckert Controllership : Tugas Akuntan

Manajemen terjemahan Gunawan Hutauruk MBA, Edisi Ketiga, Jakarta : Penerbit Erlangga, 1996.

PT XYZ

PENJELASAN SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN DALAM

BAGAN ARUS PROSEDUR AKUNTANSI

L- 1

Lampiran 1

: Arus perpindahan dokumen

: Membandingkan

: Proses menyiapkan, mencatat, dan membuat

: Barang

: Dokumen

: Kartu

: Buku Catatan : Laporan

: Uang

: Keputusan

: Dimusnahkan

: Diarsip : M o d u l

LAMPIRAN 2 – EXISTING SYSTEM AND PROCEDURES

L-

2

EXISTING SYSTEM AND PROCEDURES

1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada PT XYZ terdiri dari 11

(sebelas) sistem dan prosedur akuntansi. Berikut ini hasil observasi penulis pada 11 (sebelas)

sistem dan prosedur akuntansi pembelian dan persediaan yang terdiri dari:

1.1 Prosedur Pembelian, Penerimaan Barang dan Penerimaan Tagihan Pembelian

Packaging Material.

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh a. Pembelian Packaging Material

1. Berdasarkan kebutuhan akan palet; • Membuat Work Order Packaging Material (WOPM)

dalam 1 (satu) rangkap. • Meminta Foreman dan Supervisor menandatangani

WOPM. • Membuat Purchase Requisition (PR) melalui Oracle

Finance (ORAFIN) dan meminta persetujuan dari Supervisor, Production Planning & Inventory Control (PPIC) Assistant Manager, Production Director.

• Menyerahkan PR Approved kepada Buyer.

PPIC Staff

2. • Menerima PR Approved dari PPIC Staff dan mencocokkannya dengan membuka tampilan ORAFIN PR dari Database.

• Meminta Assistant Manager Purchasing mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.

• Apakah waktu penyerahan dapat ditepati ? • Jika Ya,

- Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan mengupdate WOOR secara berkala.

- Mencocokkan WOOR dengan Daftar Supplier & Harga dari Database.

- Memasukkan WOOR dan Daftar Supplier & Harga ke dalam Database dan membuka tampilan ORAFIN PR.

- Berdasarkan PR, Buyer input Purchase Order (PO) di ORAFIN.

- Melakukan Prosedur No. 3 • Jika Tidak,

Assistant Manager PPIC


L-

3

- Memberitahukan User, dan menanyakan apakah pembelian dilanjutkan. Jika Ya, - Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan

mengupdate WOOR secara berkala. - Mencocokkan WOOR dengan Daftar Supplier & Harga

dari Database. - Menyerahkan WOOR dan Daftar Supplier & Harga

kepada Database dan membuka tampilan ORAFIN PR. - Berdasarkan PR, Buyer input Purchase Order (PO) di

ORAFIN. - Melakukan Prosedur No. 3. Jika Tidak, - Memberitahu User melalui Telepon. - Input pembatalan PR melalui Modul ORAFIN.

3. • Menentukan apakah pembelian Packaging Material lebih dari 30 juta Rupiah. - Jika Ya, Direktur Utama menyetujui PO melalui

ORAFIN. - Jika Tidak, General Manager Purchasing menyetujui PO

melalui ORAFIN. • Mencetak PO dalam 3 (tiga) rangkap. • Menentukan harga yang tercantum dalam PO apakah lebih

besar dari 30 juta Rupiah. - Jika Ya, PO ditandatangani oleh Direktur Utama. - Jika Tidak, PO ditandatangani oleh General Manager.

• Mendistribusikan WOOR 1-3 dan PO 1-3 ; - WOOR-1 : PPIC - WOOR-2 : Warehouse - WOOR-3 & PO-3 : Arsip - PO-1 : Supplier (melalui Fax) - PO-2 : Accounting

Buyer

b. Penerimaan Barang Packaging Material 1. • Menerima Surat Jalan (SJ) 1-2 dan Barang dari Supplier

dan memverifikasi kebenarannya dengan PO (pada tampilan Modul PO) dari Database.

• Jika cocok, - Menandatangani dan mencap SJ. - Menyerahkan SJ-1 kepada Supplier. - Menyimpan Barang pada tempat yang telah ditentukan. - Mencatat penerimaan Barang pada Kartu Jalur (KJ) dan

membuat LB (Label Barang). - Berdasarkan SJ-2 dan Laporan Penerimaan Packaging

Material (LPPM) melakukan input inventory dan mencetak Receiving Report (RR) sebanyak 3 (tiga)

Warehouse Staff


L-

4

rangkap. - Mendistribusikan RR;

RR-1 : Accounting RR-2 : Purchasing RR-3 : Arsip

• Jika tidak cocok, - Membuat Laporan Kelainan/ Kerusakan Barang (LKKB)

dalam 5 (lima) rangkap dan Foto. - Lapor ke Departmen Pembelian. - Selanjutnya lihat Prosedur Klaim Barang. - Mendistribusikan LKKB;

LKKB-1 : Purchasing LKKB-2 : QC LKKB-3 : Accounting LKKB-4 : PPIC LKKB-5 : Arsip

c. Penerimaan Tagihan Pembelian Packaging Material

1. • Menerima Invoice (Inv), Faktur Pajak (FP) dan Purchase Order (PO) dari Supplier dan mencocokkannya dengan Receiving Report (RR) dari Arsip.

• Membuat Tanda Terima Invoice (TTI) dalam 1 (satu) rangkap.

• Menyerahkan Inv, FP, PO, TTI dan RR kepada Accounting Staff.

Administrasi Pembelian

2. • Menerima Inv, FP, PO, TTI, dan RR dari Administrasi Pembelian.

• Melakukan verifikasi terhadap dokumen-dokumen tersebut. • Input PO pada Modul A/P. • Membuat A/P Voucher. • Menandatangani A/P Voucher dan meminta Accounting

Manager menandatanganinya. • Menyerahkan A/P Voucher kepada Keuangan.

Accounting Staff

3. • Menerima A/P Voucher dari Accounting Staff dan selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

Keuangan

1.2 Prosedur Pembelian dan Penerimaan Tagihan Pembelian Bahan Baku (Lokal),

Sparepart, Alat Tulis Kantor (ATK), Proyek dan Umum

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh a. Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek dan Umum

1. Berdasarkan kebutuhan akan Bahan Baku, Sparepart/ ATK/ Proyek/ Umum, • Input Purchase Requisition (PR) pada Modul

Departmen yang membutuhkan


L-

5

ORAFIN. • Meminta persetujuan Manager, Senior Manager,

General Manager dan Direksi pada PR. 2. • Membuka tampilan PR.

• Assistant Manager mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.

• Melakukan negosiasi ke Supplier. • Apakah waktu penyerahan dapat ditepati ? • Jika Ya,


- Menentukan apakah Supplier merupakan Agen Tunggal.

- Jika Agen Tunggal, membuka tampilan Database Daftar Supplier, membuat Kuotasi Harga.

- Jika bukan Agen Tunggal, melakukan seleksi Supplier dan meminta Kuotasi Harga dan Daftar Perbandingan Penawaran Harga (DPPH) beberapa Supplier.

- Membandingkan/ negosiasi harga, term pembayaran. - Propose harga ke General Manager Purchasing. - Jika propose harga tidak disetujui, meminta

Penawaran Harga dari Supplier. - Jika propose harga disetujui, input Purchase Order

(PO) - Melakukan prosedur No. 3.

• Jika Tidak, - Memberitahukan User, dan menanyakan apakah

pembelian dilanjutkan. Jika Ya, - Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan

meng-update WOOR secara berkala. - Menentukan apakah Supplier merupakan Agen

Tunggal. - Jika Agen Tunggal, membuka tampilan Database

Daftar Supplier, membuat Kuotasi Harga. - Jika bukan Agen Tunggal, melakukan seleksi

Supplier dan meminta Kuotasi Harga dan Daftar Perbandingan Penawaran Harga (DPPH) beberapa Supplier.

- Membandingkan/ negosiasi harga, term pembayaran.

- Propose harga ke General Manager Purchasing. - Jika propose harga tidak disetujui, meminta

Penawaran Harga dari Supplier. - Jika propose harga disetujui, input Purchase

Assistant Manager/ Buyer


L-

6

Order (PO) - Melakukan prosedur No. 3. Jika Tidak, - Memberitahu User melalui Telepon. - Input pembatalan PR melalui Modul ORAFIN.

3. • Menentukan apakah pembelian Bahan Baku (Impor) lebih dari 30 juta Rupiah. - Jika Ya, Purchasing Director menyetujui PO

melalui ORAFIN. - Jika Tidak, General Manager Purchasing

menyetujui PO melalui ORAFIN. • Jika pembelian bahan baku tidak disetujui, meminta

Penawaran Harga dari Supplier. • Jika pembelian bahan baku disetujui, mencetak PO

dalam 3 (tiga) rangkap. • Menentukan harga yang tercantum dalam PO apakah

lebih besar dari 30 juta Rupiah. - Jika Ya, PO ditandatangani oleh Purchasing

Director. - Jika Tidak, PO ditandatangani oleh Purchasing

General Manager. • Menentukan apakah terdapat uang muka pembelian. • Jika ada uang muka, melihat prosedur Permintaan

Uang Muka untuk Pembelian. • Jika tidak ada uang muka, Buyer melakukan

pembelian dan selanjutnya lihat Prosedur Penerimaan Barang.

• Mendistribusikan, - PO-1 : Supplier - PO-2 : Accounting - WOOR-1 : PPIC - WOOR-2 : Warehouse - WOOR-3 dan PO-3 : Arsip

Buyer

b. Penerimaan Tagihan Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek dan Umum

1. Pada saat penerimaan tagihan, • Menerima Invoice (Inv), Faktur Pajak (FP) dan

Purchase Order (PO) dari Supplier dan mencocokkannya dengan Receiving Report (RR) dari Arsip.

• Membuat Tanda Terima Invoice (TTI) dalam 1 (satu) rangkap.

• Menyerahkan Inv, FP, PO, TTI dan RR kepada Accounting Staff.

Administrasi Pembelian

2. • Menerima Inv, FP, PO, TTI, dan RR dari Administrasi Pembelian.

• Melakukan verifikasi terhadap dokumen-dokumen

Accounting Staff


L-

7

tersebut. • Input PO pada Modul A/P. • Membuat A/P Voucher. • Menandatangani A/P Voucher dan meminta

Accounting Manager menandatanganinya. • Menyerahkan A/P Voucher kepada Keuangan.

3. • Menerima A/P Voucher dari Accounting Staff selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

Keuangan

1.3 Prosedur Pembelian Bahan Baku (Impor)

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan kebutuhan akan bahan baku impor,

• Input Purchase Requisition (PR) pada Modul ORAFIN.

• Menyetujui PR secara berjenjang dari Senior Supervisor, Assistant Manager, Manager dan General Manager.

Departmen yang membutuhkan

2. • Membuka tampilan PR. • Assistant Manager mempelajari spesifikasi PR dan

Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku. • Melakukan negosiasi ke Supplier. • Apakah waktu penyerahan dapat ditepati ? • Jika Ya,





- Membandingkan/ negosiasi harga, term pembayaran. - Propose harga ke General Manager Purchasing. - Jika propose harga tidak disetujui, meminta

Penawaran Harga dari Supplier. - Jika propose harga disetujui, input Purchase Order

(PO) - Melakukan prosedur No. 3.

• Jika Tidak, - Memberitahukan User, dan menanyakan apakah

pembelian dilanjutkan. Jika Ya,

Assistant Manager/ Buyer


L-

8





- Membandingkan/ negosiasi harga, term pembayaran.

- Propose harga ke General Manager Purchasing. - Jika propose harga tidak disetujui, meminta

Penawaran Harga dari Supplier. - Jika propose harga disetujui, input Purchase

Order (PO) - Melakukan prosedur No. 3. Jika Tidak, - Memberitahu User melalui Telepon. - Input pembatalan PR melalui Modul ORAFIN.

3. • Menentukan apakah pembelian Bahan Baku (Impor) lebih dari 30 juta Rupiah. - Jika Ya, Purchasing Director menyetujui PO

melalui ORAFIN. - Jika Tidak, General Manager Purchasing

menyetujui PO melalui ORAFIN. • Jika pembelian bahan baku tidak disetujui, meminta

Penawaran Harga dari Supplier. • Jika pembelian bahan baku disetujui, mencetak PO

dalam 3 (tiga) rangkap. • Menentukan harga yang tercantum dalam PO apakah

lebih besar dari 30 juta Rupiah. - Jika Ya, PO ditandatangani oleh Purchasing

Director. - Jika Tidak, PO ditandatangani oleh General

Manager. • Mengirimkan PO ke Supplier melalui faximile. • Mengirimkan Surat ke Asuransi untuk menutup polis

pengiriman barang impor. • Meminta Shipping Schedule kepada Supplier, dan

menentukan apakah pembayaran dilakukan melalui Letter of Credit (L/C).

• Jika pembayaran melalui L/C, - Mengisi aplikasi L/C. - Melihat Prosedur Pembukaan L/C.

Buyer


L-

9

- L/C ditandatangani oleh 2 (dua) Direktur (Direktur Utama/ Keuangan, Direktur Produksi, Direktur Marketing).

• Jika pembayaran bukan melalui L/C, - Meminta Department Keuangan mempersiapkan slip

Telex Transfer (TT). - Melihat Prosedur Pengeluaran Bank. - TT ditandatangani oleh 2 (dua) Direktur (Direktur

Utama/ Keuangan, Direktur Produksi, Direktur Marketing).

• Merealisasi pembelian. • Barang dikirim Supplier ke Pabrik, lihat Prosedur

Penerimaan Barang. • Menerima Invoice (Inv), Packing List (P/L), Bill of

Lading (B/L), Cerficate of Origin (CO), Certificate of Vessel (CV).

• Dokumen diserahkan ke bagian Export-Import (Exim). • Proses selanjutnya lihat Prosedur Clearing Barang

Impor.

1.4 Prosedur Penyeleksian Supplier

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Dari Prosedur :

- Pembelian Packaging Material; - Pembelian Bahan Baku (Lokal)/ Spareparts/ ATK/

Proyek/ Umum; - Pembelian Bahan Baku Impor, • Menerima Penawaran Harga (PH) dari Supplier. • Berdasarkan PH membuat Daftar Perbandingan

Penawaran Harga (DPPH). • Menyerahkan PH dan DPPH kepada Purchasing

Assistant Manager/ Procurement.

Buyer

2. • Menerima PH dan DPPH dari Buyer. • Membuat disposisi pada DPPH dan

menandatanganinya. • Menyerahkan PH dan DPPH kepada General

Manager Purchasing.

Purchasing Assistant Manager/ Procurement

3. • Menerima PH dan DPPH dari Purchasing Assistant Manager/ Procurement.

• Memeriksa PH dan DPPH. • Jika PH dan DPPH tidak disetujui, meminta Buyer

General Manager Purchasing


L-

10

memilih Supplier kembali. • Jika PH dan DPPH disetujui,

- Membuat disposisi pada DPPH - Menandatangani DPPH. - Menyerahkan PH dan DPPH ke Buyer.

4. • Menerima PH dan DPPH dari General Manager Purchasing.

• Membuat Approved Raw Material Vendor List Report (ARMVLR), Approved Packaging Material Vendor List Report (APMVLR), Approved Transportation Vendor List Report (ATVLR).

• Mengarsip PH, DPPH, ARMVLR, APMVLR, ATVLR.

Buyer

1.5 Prosedur Evaluasi Konduite Supplier

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan Arsip Approved Packaging Material Vendor

List Report (APMVLR), Approved Raw Material Vendor List Report (ARMVLR), Approved Transportation Vendor List Report (ATVLR), Receiving Report (RR), Purchase Order (PO), Bukti Retur Barang (BRB), • Membuat Raw Material Vendor Performance Report

(RMVPR), Packaging Material Vendor Performance Report (PMVPR), Trend Raw Material Vendor Performance Report (TRMVPR) dan Trend Packaging Material Vendor Performance Report (TPMVPR).

• Menyerahkan RMVPR-1, PMVPR-1, TRMVPR-1, TPMVPR-1 pada Assistant Manager/ General Manager Purchasing.

• Mengarsip APMVLR, ARMVLR, ATVLR, RR, PO dan BRB.

Buyer

2. • Menerima RMVPR, PMVPR, TRMVPR, TPMVPR dari Buyer dan melakukan penilaian apakah perlu dihapus.

• Jika tidak perlu dihapus, tetap ada sebagai ARMVLR, APMVLR, ATVLR.

• Jika perlu dihapus, membuat Surat Rekomendasi Delisting (SRD) dalam 3 (tiga) rangkap dan menandatanganinya.

• Menyerahkan SRD-1 kepada Supplier. • Menyerahkan RMVPR, PMVPR, TRMVPR,

TPMVPR dan SRD-2 kepada Buyer. • Mengarsip SRD-3.

Assistant Manager/ General Manager Purchasing


L-

11

3. • Menerima RMVPR, PMVPR, TRMVPR, TPMVPR dan SRD-2 dari Assistant Manager/ General Manager Purchasing dan menghapus Supplier dan Vendor List di ORAFIN.

• Mengarsip RMVPR, PMVPR, TRMVPR, TPMVPR dan SRD-2

Buyer

1.6 Prosedur Klaim Pembelian Barang

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Berdasarkan barang yang akan diklaim, harus dibuat

Foto, Laporan Kelainan/ Kerusakan Barang (LKKB) dan Non Conformance Report (NCR).

• Mencek apakah Bahan Baku sudah dipakai.

Warehouse/ QC

2. Jika Bahan Baku sudah dipakai, • Membuat Memo dalam 2 (dua) rangkap. • Menyerahkan Memo-1 kepada Supplier mengenai

kualitas bahan baku dan Memo-2 kepada Buyer.

Departmen R&D

3. • Menerima Memo-2 dari Departmen R&D. • Minta perhitungan harga pokok atas bahan yang telah

diproses ke Departmen Management Service (MS). • Membuat Claim Progress Report (CPR) dalam 2 (dua)

rangkap. • Mengarsip CPR-2. • Menyerahkan CPR-1 kepada Purchasing Manager. • Menerima Harga Pokok Bahan (HPB) dari MS Staff

dan menginformasikannya ke Supplier. • Jika Supplier setuju, selanjutnya lihat Prosedur

Penyetoran Uang/ Cek/ Bilyet Giro ke Bank. • Jika tidak setuju, melakukan negosiasi dengan

Supplier.

Buyer

4. Jika Bahan Baku belum dipakai, • Menerima LKKB dan Foto dari Warehouse dan NCR

dari QC. • Menyerahkan LKKB, Foto dan NCR kepada Buyer.

Warehouse/ QC

5. • Menerima LKKB, NCR dan Foto dari Warehouse/ QC dan mencocokkannya dengan Purchase Order (PO) dan Receiving Report (RR) dari Arsip.

• Membuat Claim Progress Report (CPR) dalam 2 (dua) rangkap.

• Mencek apakah barang bisa diretur. • Jika tidak bisa diretur, barang kembali ke Gudang. • Jika bisa diretur, membuat Surat Perintah

Pengembalian/ Penukaran Barang (SP3B) dalam 4 (empat) rangkap dan SP3B ditandatangani oleh

Buyer


L-

12

General Manager Purchasing. • Mendistribusikan;

SP3B-1, BA, Foto : Supplier SP3B-2 : Accounting SP3B-3 : Warehouse CPR-1 : General Manager Purchasing CPR-2, SP3B-4 : Arsip

1.7 Prosedur Retur Pembelian

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Surat Perintah Pengembalian/ Penukaran

Barang (SP3B-1) dari Supplier. • Berdasarkan SP3B-1 mencetak Bukti Pengeluaran

Barang (BPB). • Meminta Warehouse Supervisor menandatangani

BPB. • Menyerahkan BPB ke Bagian Delivery untuk

dibuatkan Surat Jalan (SJ) dan menerima SJ dari Delivery.

• Berdasarkan BPB, SP3B-1, SJ melakukan input pengeluaran barang ke perusahaan lain.

• Meminta Supplier menandatangani SJ. • Menyerahkan Barang Retur dan SJ kepada Supplier. • Mengarsip BPB, SP3B-1.

Warehouse Staff

1.8 Prosedur Clearing Barang Impor

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Invoice (Inv), Packing List (P/L), Bill of

Lading (B/L) dari Buyer. • Mencari informasi kedatangan kapal atas dasar B/L. • Menyiapkan dokumen impor berdasarkan Inv, B/L,

P/L. • Membuat Pemberitahuan Impor Barang (PIB), Surat

Setoran Pajak - Pajak Penghasilan (SSP PPh), Surat Setoran Pajak - Pajak Pertambahan Nilai (SSP PPN) dan meminta verifikasi Purchasing Assistant Manager.

• Menyerahkan PIB, SSP PPh dan SSP PPN kepada Accounting Staff.

• Mengarsip Inv, P/L dan B/L.

Exim Staff

2. • Menerima PIB, SSP PPh dan SSP PPN dari Exim Staff dan mencocokkannya dengan Inv, P/L dan B/L dari

Accounting Staff


L-

13

Arsip. • Verifikasi kelengkapan data. • Input Modul A/P dan mencetak A/P Voucher. • Meminta Accounting Manager memverifikasi dan

menandatangani A/P Voucher. • Menyerahkan PIB, SSP PPh dan SSP PPN kepada

Direksi. 3. • Menerima PIB, SSP PPh dan SSP PPN.

• Meminta salah satu Direksi untuk menandatangani PIB.

• Menyerahkan PIB, SSP PPh dan SSP PPN kepada Exim Staff.

Direksi

4. • Menerima PIB, SSP PPh dan SSP PPN dari Exim Staff.

• Melakukan pembayaran melalui Bank. Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Barang.

• Menerima PIB, SSP PPh dan SSP PPN dari Bank dan melapor ke bea cukai melalui Electronic Data Interchange (EDI).

• Input EDI dan mencetak Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB).

• Mem-fax SPPB ke kantor perwakilan PT XYZ di Pelabuhan untuk pengurusan sewa gudang.

• Mengambil Delivery Order (DO) di Kantor Pelayanan dengan melampirkan B/L.

• Mengambil Barang di Pelabuhan.

Exim Staff

1.9 Prosedur Penerimaan Barang Lokal (Bahan Baku, Sparepart, ATK, Proyek,

Umum)

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Surat Jalan (SJ) 1-2 dan Barang dari

Supplier, Weekly Outstanding Order Report (WOOR) dari Buyer.

• Menyiapkan tempat penyimpanan. • Verifikasi PO (Tampilan Modul PO), SJ dengan fisik

barang yang diterima. • Jika cocok,

- Membuat Laporan Penerimaan Raw Material (LPRM) atau Laporan Penerimaan Packaging Material (LPPM) dalam 2 (dua) rangkap.

- Meminta tanda tangan Foreman dan Supervisor Gudang pada LPRM atau LPPM.

- Menandatangani dan mencap SJ.

Warehouse Staff


L-

14

- Menyimpan barang pada tempat yang telah ditentukan.

- Mencatat penerimaan barang pada Kartu Lajur (KJ). KJ ditandatangani oleh Foreman Gudang (untuk transaksi) dan R&D (untuk status).

- Membuat Label Barang (LB). - Berdasarkan SJ-2, LPRM-2, LPPM-2, WOOR

menginput pada ORAFIN Modul Inventory dan mencetak Receiving Report (RR) dalam 3 (tiga) rangkap. RR ditandatangani oleh Foreman & Warehouse Supervisor.

- Mendistribusikan RR, RR-1 : Accounting RR-2 : Purchasing Department RR-3, SJ-2, LPRM-2/LPPM-2, WOOR : Arsip

• Jika tidak cocok, - Membuat Laporan Kelainan/ Kerusakan Barang

(LKKB) sebanyak 5 (lima) rangkap dan Foto. LKKB ditandatangani oleh Foreman dan Warehouse Supervisor.

- Lapor ke Departmen Pembelian, selanjutnya lihat Prosedur Klaim Barang.

- Mendistribusikan RR, LKKB-1 : Pembelian LKKB-2 : QC LKKB-3 : Accounting LKKB-4 : PPIC LKKB-5 : Arsip

Catatan :

1. Untuk penerimaan solar, apabila terdapat kekurangan atau kelebihan penerimaan solar,

tidak terdapat dokumen khusus untuk mencatat kekurangan atau kelebihan tersebut.

Bagian Gudang mencatat jumlah solar yang diterima berdasarkan alat ukur pada waktu

pengisian solar. Apabila terjadi kekurangan atas penerimaan solar lebih dari 0,5% dari

jumlah yang tertera di Surat Jalan, Buyer akan mengajukan komplain kepada

Transporter dengan menyertakan copy Surat Jalan.


L-

15

2. Untuk penerimaan Packaging Material, Prosedur Penerimaan Barang dijelaskan dalam

prosedur tersendiri.

1.10 Prosedur Pembukaan Letter of Credit (L/C)

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan Purchase Order (PO) yang telah disetujui

Purchasing Director, • Membuat Permintaan Pembukaan Letter of Credit

Impor (PP L/C Impor) dan meminta paraf Assistant Procurement/ General Manager Purchasing.

• Menyerahkan PO dan PP L/C Impor kepada Finance Staff.

Buyer

2. • Menerima PO dan PP L/C Impor dari Buyer dan meminta paraf Finance Manager.

• Menyerahkan PO dan PP L/C Impor kepada Direksi.

Finance Staff

3. • Menerima PO dan PP L/C Impor dari Finance Staff dan menandatangani PP L/C Impor.

• Menyerahkan PO dan PP L/C Impor kepada Accounting Staff. L/C-Asli diserahkan ke Bank

Direksi

4. • Menerima PO dan PP L/C Impor dari Direksi. • Input Modul Accounts Payable (A/P) dan mencetak

A/P Voucher. • Meminta Accounting Manager untuk memverifikasi

dan menandatangani A/P Voucher. • Menyerahkan PO, PP L/C Impor dan A/P Voucher

kepada Finance Staff.

Accounting Staff

5. • Menerima PO, PP L/C Impor dan A/P Voucher dari Accounting Staff.

• Input Modul A/P dan mencetak Bukti Pengeluaran Cek (BPC).

• Menandatangani BPC dan meminta Finance Manager menandatanganinya.

Finance Staff

6. • Menerima L/C dari Bank. • Menyerahkan L/C kepada Supplier melalui Fax.

Buyer

1.11 Prosedur Penutupan Asuransi

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan Purchase Order (PO) yang telah disetujui

Purchasing Director, • Membuat Surat Permintaan Penutupan Cargo

Insurance. • Membuat Surat Asuransi. • Mengirimkan PO dan Surat ke Perusahaan Asuransi

Buyer


L-

16

dan menerima Note dari Perusahaan Asuransi. 2. • Setelah menerima Shipping dokumen dari Supplier

berupa acking List (P/L), Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (CO), Certificate of Vessel (CV)).

• Mengirimkan Shipping Document ke Perusahaan Asuransi dan menerima Polis Asuransi dan Debit Note (DN) dari Perusahaan Asuransi.

• Menyerahkan Polis Asuransi, DN, P/L, B/L, CO, CV kepada Accounting Staff.

Buyer

3. • Menerima Polis Asuransi, DN, P/L, B/L, CO, CV dari Buyer.

• Untuk pembayaran polis, lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

Accounting Staff

2. Sistem Informasi Akuntansi Produksi

Sistem Informasi Akuntansi Produksi pada PT XYZ terdiri dari 6 (enam) sistem dan

prosedur akuntansi. Berikut ini hasil observasi penulis pada 6 (enam) sistem dan prosedur

akuntansi produksi yang terdiri dari:

2.1 Prosedur Persiapan Produksi

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Request Order Form (ROF) rangkap

1-3 dari Sales & Marketing Administration Staff. • Menginput ROF ke dalam ORAFIN Modul

Inventory. • Apakah ada Stock Finished Goods? • Jika Ya, selanjutnya lihat Prosedur Pengiriman

Barang ke Pelanggan. • Jika Tidak,

- Membuat Production Order (PO) dalam 3 (tiga) rangkap.

- Menandatangani PO - PO dibuat untuk tiap proses produksi - Mengarsip ROF-3. - Memberikan PO rangkap 1-2 dan ROF

rangkap 1-2 kepada Production Manager.

PPIC

2. • Menerima PO rangkap 1-2 dan ROF rangkap 1-2 dari PPIC.

• Mengatur proses produksi. • Memberikan PO rangkap 1-2 dan ROF 1 ke

Supervisor Produksi

Production Manager


L-

17

• Selanjutnya lihat Prosedur Proses Produksi. • Mengarsip ROF rangkap 2.

2.2 Prosedur Permintaan Bahan Baku dan Pembantu untuk Produksi

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Production Order (PO) rangkap 1-2

dan Request Order Form (ROF) rangkap 1 dari Production Manager.

• Memberikan PO rangkap 1 dan ROF rangkap 1 ke Production Administration.

• Membuat Program Line (PL) 1 (satu) rangkap dan Program Mixing 1 (satu) rangkap dari informasi PO rangkap 2.

• Menandatangani PL dan PM • Memberikan PO rangkap 2, PL dan PM kepada

Foreman Produksi.

Supervisor Produksi

2. • Menerima PO rangkap 2, PL dan PM dari Supervisor Produksi.

• Meminta bahan baku yang diperlukan untuk produksi dengan membuat Order Permintaan Barang (OPB) dalam 3 (tiga) rangkap dan Bukti Penerimaan/ Penyerahan Barang (BPPB) dalam 3 (tiga) rangkap.

• Mengarsip OPB-3, PO-2, PL, PM dan BPPB-3. • Menyerahkan BPPB-2 dan OPB-2 kepada

Accounting. • Menyerahkan OPB-1 dan BPPB-1 kepada

Warehouse.

Foreman Produksi

3. • Menerima OPB-1 dan BPPB-1 dari Foreman Produksi.

• Menyiapkan bahan yang diminta sesuai OPB dan BPPB dan mencatatnya ke dalam Kartu Jalur (KJ) dan Label Barang (LB).

• Menandatangani OPB dan BPPB. • Menyerahkan bahan baku dan pembantu sesuai

dengan OPB dan BPPB. • Meminta Penerima (Foreman) menandatangani

OPB dan BPPB. • Menyerahkan bahan baku dan pembantu kepada

Foreman Produksi. • Selanjutnya lihat Prosedur Produksi. • Mengarsip OPB-1 dan BPPB-1.

Warehouse


L-

18

2.3 Prosedur Produksi

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Dari Prosedur Permintaan Bahan Baku dan

Pembantu untuk Produksi. • Menerima Bahan Baku dan Pembantu dari

Warehouse dan mencocokkannya dengan Production Order (PO), Program Line (PL) dan Program Mixing (PM).

• Melakukan proses produksi. • Menghasilkan Jumbo yang kemudian dicatat ke

dalam Jumbo Ticket (JT), Shiftly Production Report (SPR), Daily Production Report (DPR) dan Laporan Hasil Production Jumbo (LHPJ).

• Meminta QC memeriksa setiap Jumbo yang dihasilkan.

• Menyerahkan hasil Jumbo dan JT kepada QC.

Foreman Produksi

2. • Menerima hasil Jumbo dan JT dari Foreman Produksi.

• Melakukan pemeriksaan pada Jumbo dan memberikan status pada JT.

• Menyerahkan hasil Jumbo dan status JT Pass kepada Foreman Finishing.

• Menyerahkan hasil Jumbo dan status JT Reject serta JT Pending kepada Foreman Produksi.

QC

3. • Menerima hasil Jumbo dan status JT Reject serta JT Pending dari QC.

• Bila dapat diperbaiki, maka melakukan proses perbaikan.

• Bila tidak dapat diperbaiki, maka diproses menjadi Regran.

Foreman Produksi

4. • Menerima hasil Jumbo dan status JT Pass dari QC.

• Disimpan sementara sampai menunggu proses aging.

• Menerima Coating Order (CO) dan Slitting Order (SO) dari PPIC.

• Melakukan proses coating dan atau slitting. • Menghasilkan F/G Coating dan atau Slitting.

Foreman Finishing

5. • Meminta QC memeriksa F/G hasil Coating dan atau Slitting.

• Menerima Packing Order (PckO) dari PPIC. • F/G hasil Coating dan atau Slitting menjadi

Finished Good dan dicatat ke dalam Daily Supervisor Report (DSR).

• Memberi barcode pada Finished Goods.

Foreman Finishing


L-

19

• Membuat Transfer Slip (TS) dalam 1 (satu) rangkap.

• Selanjutnya lihat Prosedur Penyerahan Barang Jadi ke Gudang.

2.4 Prosedur Penyerahan Barang Jadi ke Gudang

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Dari Prosedur Produksi.

• Hasil Finished Goods (F/G) dicatat ke dalam Daily Supervisor Report (DSR).

• Memberi barcode pada F/G. • Membuat Transfer Slip (TS) dalam 1 (satu)

rangkap. • Menadatangani TS. • Meminta tanda tangan Supervisor Produksi pada

TS. • Menyerahkan F/G dan TS kepada Warehouse.

Foreman Finishing

2. • Menerima F/G dan TS dari Foreman Finishing. • Memeriksa kesesuaian F/G yang diterima dengan

TS. • Jika sesuai, menandatangani TS. • Mencatat F/G ke dalam Label Barang (LB). • Menyimpan F/G.

Warehouse

2.5 Prosedur Pengembalian Bahan Baku/ Pembantu Sisa Produksi

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan sisa bahan baku/ pembantu yang tidak

digunakan lagi. • Menyiapkan bahan sisa. • Membuka kembali arsip dokumen Program Line

(PL) dan Program Mixing (PM). • Mencocokkan antara bahan sisa dengan PL dan

PM. • Membuat Bukti Penerimaan/ Penyerahan Barang

dalam 3 (tiga) rangkap. • Menandatangani BPPB 1-3. • Meminta tanda tangan Supervisor Produksi pada

BPPB 1-3. • Menyerahkan BPPB-2 kepada Accounting. • Mengarsip BPPB-3, PL dan PM. • Menyerahkan bahan sisa dan BPPB-1 kepada

Warehouse.

Foreman Produksi

2. • Menerima bahan sisa dan BPPB-1 dari Foreman Produksi.

Warehouse


L-

20

• Menandatangani BPPB-1. • Mencatat sisa bahan baku dan atau bahan

pembantu ke dalam Kartu Jalur (KJ) dan Label Barang (LB).

• Menginput ke dalam ORAFIN Modul Inventory. • Mengarsip BPPB-1 • Menyimpan sisa bahan baku dan atau pembantu

di Warehouse.

2.6 Prosedur Down Grade Barang Jadi

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan barang jadi yang telah memenuhi

kriteria untuk di down grade. • Membuat Finished Product Down Grade Reject

(FPDGR) dalam 1 (satu) rangkap. • Menandatangani FPDGR. • Meminta tanda tangan QC & R&D General

Manager pada FPDGR. • Menyerahkan FPDGR-1 kepada PPIC.

QC / QA Section

2. • Menerima FPDGR-1 dari QC/ QA Section. • Menginput FPDGR-1 ke dalam ORAFIN Modul

Inventory. • Mengarsip FPDGR-1.

PPIC

3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT XYZ terdiri dari 14 (empat belas) sistem dan

prosedur akuntansi. Berikut ini hasil observasi penulis pada 14 (empat belas) sistem dan

prosedur akuntansi penjualan yang terdiri dari :

3.1 Prosedur Penerimaan Order Lokal

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menentukan pelanggan lama atau baru

• Jika Pelanggan Baru, - Mendiskusikan spesifikasi pesanan dan up-date

master data Customer (input dalam Modul Sales & Distribution (S & D)).

- Mendiskusikan dengan PPIC mengenai kesanggupan waktu penyerahan pesanan.

- Menerima Purchase Order - Customer (PO-C) - Menginput Request Order (RO) dalam Modul S&D

Sales Executive


L-

21

dan meminta persetujuan untuk RO dari Manager/ General Manager Marketing.

• Jika Pelanggan Lama, langsung menginput RO dalam Modul S & D dan meminta persetujuan untuk RO dari Manager/ General Manager Marketing.

2. • Membuka tampilan RO pada Modul S&D yang diinput oleh Sales Executive.

• Menjawab kepastian waktu pengiriman/ spesifikasi melalui S&D.

• Menyesuaikan Jadual. • Jika Jadual tidak sesuai, memberitahu Sales Executive

mengenai perubahan waktu penyerahan/ spesifikasi, kemudian meminta Local Administration Coordinator men-generate RO menjadi Order Contract (OC).

• Jika Jadual sesuai, meminta Local Administration Coordinator men-generate RO menjadi Order Contract (OC).


3. • Mengenerate RO menjadi OC melalui Modul S&D. • Meminta persetujuan untuk OC dari Local Manager. • Mengenerate OC menjadi Delivery Order (DO)

melalui Modul S&D. • Mencetak DO List Confirmed. • Menyerahkan DO List Confirmed kepada Credit

Control.


4.

• Menerima DO List Confirmed dari Local Administration Coordinator.

• Memeriksa apakah masih ada piutang yang outstanding.

• Jika masih ada piutang yang outstanding, meminta persetujuan dari General Manager Marketing untuk diproses lebih lanjut.

• Jika tidak ada piutang yang outstanding, menandatangani DO List Confirmed.

Credit Control

5. • Menerima DO List Confirmed dari Credit Control. • Memberi persetujuan DO List Confirmed.

Manager/ General Manager Marketing

6. • Berdasarkan DO List Confirmed yang telah disetujui oleh Credit Control/ Manager/ General Manager Marketing menginput DO List Confirmed ke dalam Modul S&D.


7. • Membuka tampilan DO Confirmed pada Modul S&D. • Berdasarkan DO Confirmed dan Memo Buffer Stock,

PPIC mulai proses untuk produksi.


3.2 Prosedur Pengiriman Barang Lokal

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Dari Prosedur Penerimaan Order Lokal PPIC Staff


L-

22

• Setelah barang selesai diproduksi, input ke dalam modul melalui Oracle Finance (ORAFIN) dan mencetak Surat Perintah Kirim (SPK) dalam 2 (dua) rangkap. SPK ditandatangani oleh Pembuat.

• Menyerahkan SPK-1 kepada Credit Control dan mengarsip SPK-2.

2. • Menerima SPK-1 dari PPIC Staff. • Memeriksa piutang pelanggan. • Mencek apakah barang setuju untuk dikirim. • Jika setuju, menandatangani SPK dan menyerahkan

SPK-1 kepada Marketing Staff. • Jika tidak setuju, meminta persetujuan General

Manager Marketing dan menyerahkan SPK-1 kepada Marketing Staff.

Credit Control

3. • Menerima SPK-1 dari Credit Control atau General Manager Marketing.

• Menyimpan SPK-1 untuk penjadualan pengiriman. • Mencap SPK mengenai informasi tanggal pengiriman

dan ukuran barang. • Menyerahkan SPK-1 kepada Delivery.

Marketing Staff

4. • Menerima SPK-1 dari Marketing Staff. • Menginput SPK-1 kedalam ORAFIN Shipping Entry

untuk membuat Delivery Schedule (DS) dan memesan truk. DS ditandatangani oleh Delivery Supervisor dan Foreman.

• Mencetak DS dan menyerahkannya kepada Warehouse.

Delivery

5. • Menerima DS dari Delivery. • Menyiapkan barang sesuai DS. • Melakukan pemuatan barang ke truk. • Menginput ke dalam Modul Program Foxpro dan

mencetak Bukti Muat Barang (BMB). • BMB ditandatangani oleh Foreman & Warehouse

Supervisor. • Program Foxpro digunakan untuk Finished Goods,

sedangkan untuk Raw Material, Packaging, Spareparts/ Supply dalam membuat BMB menggunakan ORAFIN.

• Menyerahkan BMB kepada Delivery.

Warehouse

6. • Menerima BMB dari Warehouse. • Menginput BMB ke dalam Modul ORAFIN Shipping

Entry. • Mencetak Surat Jalan (SJ) dalam 5 (lima) rangkap. SJ

ditandatangani oleh Foreman & Operator. • Mendistribusikan SJ,

Delivery


L-

23

SJ 1-3 & Barang (dari Warehouse) : Ekspedisi SJ-4 : Credit Control SJ-5 : Arsip

7. • Menerima SJ-4 dari Delivery. • Berdasarkan SJ-4 melakukan pembuatan faktur (lihat

Prosedur Pembuatan Faktur).

Credit Control

3.3 Prosedur Penjualan Regran, Waste dan Reject

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Setiap awal bulan mengeluarkan PPIC Stock Report

Regran & Waste. • Membuat PPIC Stock Report Regran & Waste (PSR

RW) dalam 3 (tiga) rangkap. • Mendistribusikan PSR RW;

PSR RW-1 : Production Director PSR RW-2 : Marketing Administration Manager PSR RW-3 : Arsip

PPIC Staff

2. • Menerima PSR RW-2 dari PPIC Staff dan Purchase Order-Customer (PO-C) dari Customer.

• Memeriksa ketersediaan stock regran, waste atau reject.

• Jika tidak ada stock, memberitahu pelanggan bahwa barang yang dipesan tidak ada.

• Jika ada stock, menyerahkan PSR RW-2 dan PO-C kepada Local Administration Coordinator.

Marketing Administration Manager

3. • Menerima PSR RW-2 dan PO-C dari Marketing Administration Manager.

• Membuat Request Order Form (ROF) secara manual. • ROF ditandatangani oleh Local Administration

Coordinator dan Marketing Administration Manager atau Direktur Produksi (tergantung harga).

• Meminta Marketing Administration Manager/ Production Director menandatangani ROF.

• Meminta pelanggan membayar pesanan dan mengirim bukti transfer.

• Menginput ke dalam PT XYZ Application (Order Contract (OC)).

• Meminta persetujuan untuk OC dari Marketing Administration Manager.

• Generate OC menjadi Delivery Order (DO). • Menginput DO ke dalam Modul S&D. • Mencetak DO dalam 2 (dua) rangkap. • DO ditandatangani oleh Marketing Administration

Manager



L-

24

• Menyerahkan DO-1 kepada Credit Control dan mengarsip DO-2.

4. • Menerima DO-1 dari Local Administration Coordinator.

• Memeriksa apakah transfer dari pelanggan sudah masih ke rekening PT XYZ.

• Jika Transfer belum masuk, tidak menandatangani DO.

• Jika Transfer sudah masuk, menandatangani DO dan menyerahkan DO-1 ke PPIC Staff.

Credit Control

5. • Menerima DO-1 dari Credit Control. • Menginput DO-1 ke dalam ORAFIN dan mencetak

Surat Pengambilan Barang (SPB) dalam 4 (empat) rangkap. SPB ditandatangani oleh Pembuat dan PPIC Assistant Manager.

• Mendistribusikan: SPB-1 : Warehouse SPB-2 : Delivery SPB-3 : Accounting SPB-4 : Arsip

PPIC Staff

6. • Menerima SPB-1 dari PPIC Staff. • Menyiapkan barang sesuai Delivery Schedule (DS). • Menginput ke dalam Modul Program Foxpro dan

mencetak Bukti Muat Barang (BMB) dalam 2 (dua) rangkap. BMB ditandatangani oleh Supervisor & Foreman.

• Menyerahkan BMB-1 ke Delivery dan mengarsip BMB-2.

Warehouse

7. • Menerima BMB-1 dari Warehouse. • Menginput BMB-1 ke dalam Modul ORAFIN

(Shipping Entry) dan mencetak Surat Jalan (SJ). SJ ditandatangani oleh Foreman dan Operator.

• Melakukan pengiriman barang (Lihat Prosedur Pengiriman Barang Lokal ke Pelanggan).

Delivery

3.4 Prosedur Penerimaan Order Ekspor

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Purchase Order-Customer (PO-C) dari

Customer. • Menentukan pelanggan lama atau baru • Jika Pelanggan Baru,

- Diskusi spesifikasi pesanan dan up-date data master Customer (input dalam Modul Sales & Distribution (S & D)).

Sales Executive


L-

25

- Diskusi dengan PPIC mengenai kesanggupan waktu penyerahan pesanan.

- Buat Request Order Form Export (ROFE) dalam 1 (satu) rangkap sebagai dasar pembuatan Quantity Packing & Loading (QPL).

- Input Request Order (RO) setelah PPIC dan pelanggan setuju mengenai waktu penyerahan.

- Menginput RO dalam Modul S&D dan meminta persetujuan untuk RO dari Manager/ General Manager Marketing.

• Jika Pelanggan Lama, langsung menginput RO dalam Modul S&D dan meminta persetujuan untuk RO dari Manager/ General Manager Marketing.

2. • Membuka tampilan RO pada Modul S&D yang diinput oleh Sales Executive.

• Menjawab kepastian waktu pengiriman/ spesifikasi melalui Modul S&D.

• Menyesuaikan Jadual. • Jika Jadual tidak sesuai, memberitahu Sales Executive

mengenai perubahan waktu penyerahan. • Jika Jadual sesuai, meminta Export Administration

Coordinator/ Sales Executive men-generate RO menjadi Order Contract (OC).

PPIC Staff

3. • Men-generate RO menjadi OC di Modul S&D. • Meminta persetujuan untuk OC dari Export Manager. • Menyerahkan OC ke Customer dan menerima kembali

OC (yang telah ditandatangani Customer). • Menunggu informasi penyelesaian pembayaran dari

Credit Control.

Export Administration Coordination/ Sales Executive

4. • Memeriksa status pembayaran pelanggan. • Mencek apakah pembayaran sudah diterima. • Jika tidak, input informasi penerimaan pembayaran di

S&D. • Jika ya, input program S&D.

Credit Control

5. • Men-generate OC menjadi DO melalui Modul S&D • Mencetak DO List Confirmed. • Menyerahkan DO List Confirmed kepada Credit

Control.

Export Administration Coordination/ Sales Executive

6. • Menerima DO List Confirmed dari Export Administration Coordinator/ Sales Executive.

• Memeriksa apakah masih ada piutang yang outstanding.

• Jika masih ada piutang yang outstanding, meminta persetujuan dari General Manager Marketing untuk diproses lebih lanjut.

• Jika tidak ada piutang yang outstanding,

Credit Control


L-

26

menandatangani DO List Confirmed. 7. • Menerima DO List Confirmed dari Credit Control.

• Memberi persetujuan DO List Confirmed. Marketing

Manager/ General Manager Marketing

8. • Menerima DO List Confirmed dari Marketing Manager/ General Manager Marketing atau Credit Control.

• Menginput DO List Confirmed kedalam Modul S&D menjadi DO Confirmed.

Export Administration Coordination/ Sales Executive.

9. • Membuka tampilan DO Confirmed pada Modul S&D. • Berdasarkan DO Confirmed dan Memo Buffer Stock,

PPIC mulai proses untuk produksi.

PPIC Staff

3.5 Prosedur Pengiriman Barang Ekspor

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Dari Prosedur Penerimaan Barang Ekspor,

• Setelah barang selesai diproduksi, input Oracle Finance (ORAFIN) dan mencetak Surat Perintah Kirim (SPK) dalam 2 (dua) rangkap. SPK ditandatangani oleh Pembuat.

• Menyerahkan SPK-1 kepada Finance Staff. • Mengarsip SPK-2.

PPIC Staff

2. • Menerima SPK-1 dari PPIC Staff. • Memeriksa status pembayaran pelanggan. • Menyerahkan SPK-1 kepada Marketing Staff.

Finance Staff

3. • Menerima Order Contract (OC) dari Export Administration Coordinator dan Quality Packing & Loading (QPL-1) dari PPIC Staff/ Marketing Staff.

• Meminta informasi status L/C dari Finance. • Mencek ke PPIC melalui telepon mengenai kesiapan

barang untuk stuffing. • Mencek di program Sales & Distribution (S & D)

mengenai status DO List Confirmed. • Mencari informasi jadual kapal untuk pengiriman. • Membuat Shipping Instruction. • Ambil Delivery Order (DO) di perusahaan pelayaran. • Membuat Shipping Instruction (SI) dalam 1 (satu)

rangkap, dan menyerahkannya kepada Shipping Company melalui fax.

• Menerima DO dari Shipping Company. • Mempersiapkan dokumen-dokumen ekspor dan tanda

tangan oleh Marketing Administration Manager. • Menyerahkan Memo Ekspor dan QPL kepada

Delivery Staff dan Pengantar Pemberitahuan Ekspor

Marketing Administration Staff


L-

27

Barang (PEB), DO, Pemberitahuan Kesiapan Barang (PKB) kepada Exim.

• Menyerahkan Commercial Invoice, Packing List (P/L), Shipment Advice (SA), Bill of Lading (B/L), Certificate of Analysis kepada Shipping Company setelah barang dimuat di kapal.

• Menerima B/L dari Shipping Company dan mengajukan B/L dan PEB kepada Deperindag untuk penerbitan COA (Certificate of Origin).

• Mengirim semua dokumen (Commercial Advice, SA, P/L, B/L, CO) ke Pelanggan.

4. • Menerima SPK-1 dari Finance Staff. • Menyimpan SPK-1 untuk penjadualan pengiriman. • Mencap SPK mengenai informasi tanggal pengiriman

dan ukuran barang. • Menyerahkan SPK-1 kepada Delivery Staff.

Marketing Staff

5. • Menerima SPK-1 dari Marketing Staff dan Memo Ekspor dan QPL dari Marketing Administration Staff.

• Membuat Jadual Pengiriman Ekspor (JPE). JPE ditandatangani oleh Foreman dan Delivery Supervisor.

• Menyerahkan JPE kepada Warehouse Staff dan mengarsip SPK-1.

Delivery Staff

6. • Menerima JPE dari Delivery Staff dan menyiapkan barang sesuai JPE.

• Melakukan pemuatan barang ke truk. • Melakukan input Program Foxpro dan mencetak Bukti

Muat Barang (BMB). BMB ditandatangani oleh Foreman dan Supervisor.

• Menyerahkan BMB kepada Delivery Staff.

Warehouse Staff

7. • Menerima BMB dari Warehouse Staff. • Melakukan input Shipping Entry pada Modul

ORAFIN dan mencetak Surat Jalan (SJ) dalam 2 (dua) rangkap. SJ ditandatangani oleh Foreman dan Operator.

• Mendistribusikan SJ, SJ-1 : Credit Control (selanjutnya melakukan Prosedur Pembuatan

Faktur) SJ-2 : Ekspedisi

Delivery Staff

8. • Menerima Pengantar PEB, PEB dan DO dari Marketing Administration Staff.

• Menyerahkan Pengantar PEB dan PEB ke Bea Cukai dan menerima kembali Kartu Kuning dan PEB dari Bea Cukai untuk keperluan pengiriman barang di Pelabuhan.

• Menggunakan DO untuk mengambil kontainer dan

Exim


L-

28

pemesanan truk. • Selanjutnya truk dikirim untuk pemuatan barang di

gudang dan pemuatan kontainer ke kapal.

3.6 Prosedur Retur Penjualan

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan barang yang akan diretur oleh pelanggan dan

setelah melakukan negosiasi yang menyetujui adanya retur, pelanggan diminta membuat Permintaan Retur Penjualan yang mencantumkan No. Surat Jalan (SJ) dan No. Delivery Order (DO), • Menerima Surat Klaim Retur Penjualan (SKRP) dari

Customer. • Memeriksa masa kadaluarsa atas barang yang akan di

retur, apakah sudah melebihi batas 6 (enam) bulan. • Jika sudah melebihi batas 6 (enam) bulan, klaim retur

ditolak. • Jika belum melebihi batas 6 (enam) bulan, meminta

persetujuan Local Sales Manager dan membuat Complaint Report (CR) secara manual. CR ditandatangani oleh Sales Executive.

• Meminta persetujuan Local Sales Manager/ General Manager Marketing pada CR.

• Menyerahkan CR kepada Technical Service Staff.

Sales Executive

2. • Menerima Complaint Report (CR) dari Sales Executive.

• Melakukan penelitian atas barang yang dikomplain oleh Pelanggan.

• Jika setuju dengan komplain pelanggan, menandatangani CR.

• Jika tidak setuju dengan komplain pelanggan, menyerahkan CR kepada General Manager Marketing untuk dipertimbangkan.

Technical Service Staff

3. • Menerima CR dari Technical Service Staff. • Jika komplain pelanggan tidak disetujui, maka klaim

retur ditolak. • Jika komplain pelanggan disetujui, menandatangani

CR. • Menyerahkan CR yang telah disetujui kepada Sales

Executive.

General Manager Marketing

4. • Menerima CR dari General Manager Marketing/ Technical Service Staff.

• Menyerahkan CR ke QC Department dan menerima

Sales Executive


L-

29

Jawaban Claim Report (JCR). • Membuat Claim Form, Settlement of Complaint (SC)

dan Memo Penarikan Barang (MPB). • Claim Form ditandatangani oleh General Manager

Marketing, Marketing Director dan Production Director.

• SC dan MPB ditandatangani oleh Sales Executive dan General Manager Marketing.

• Meminta persetujuan Marketing Director dan Production Director.

• Mengirim SC ke Pelanggan untuk konfirmasi ke Pelanggan dan MPB ke Gudang untuk penarikan barang.

• Meneruskan dokumen-dokumen tersebut (Claim Form, CR, SC dan MPB) kepada Finance untuk pembayaran klaim (lihat Prosedur Pengeluaran Bank).

3.7 Prosedur Contoh Produk

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan permintaan dari Customer atau promosi ke

Customer, • Input Sample Request (SR) pada Modul Sales &

Distribution (S&D). Membuat dan menandatangani Air Freight Form (AFF) dalam 2 (dua) rangkap.

• Meminta Sales Manager/ General Manager Marketing menandatangani AFF.

• Menyerahkan AFF 1-2 dan Tampilan SR pada Modul S&D pada Sales Manager/ General Manager Marketing.

Sales Executive

2. • Menerima SR (Modul S&D) dan AFF 1-2 dari Sales Executive.

• Memeriksa dan memberi persetujuan. • Menyerahkan AFF 1-2 kepada bagian Shipping dan

SR (Modul S&D) kepada Technical Service.

Sales Manager/ General Manager Marketing

3. • Menerima AFF 1-2 dari Sales Manager/ General Manager Marketing (setelah Sample selesai).

• Mengisi harga aktual. • Menyerahkan AFF-1 kepada Sales Executive dan

mengarsip AFF-2.

Shipping

4. • Menerima AFF-1 dari Shipping. • Memeriksa dan menandatangani AFF-1. • Menyerahkan AFF-1 kepada Sales Manager/ General

Manager Marketing.

Sales Executive

5. • Menerima AFF-1 dari Sales Executive. Sales Manager/


L-

30

• Memeriksa dan menandatangani AFF-1. • Menyerahkan kembali AFF-1 kepada Sales Executive.

Marketing General Manager

6. • Menerima AFF-1 dari Sales Manager/ General Manager Marketing.

• Menindaklanjuti pengiriman dengan PPIC Department.

• Pengiriman dapat dilakukan melalui kurir atau dibawa langsung oleh Sales Executive.

Sales Executive

7. • Menerima SR (Modul S&D) dari Sales Manager/ General Manager Marketing.

• Memeriksa dan memberi persetujuan pada SR (Modul S&D).

• Menyerahkan SR (Modul S&D) kepada PPIC.

Technical Service

8. • Menerima SR (Modul S&D) dari Technical Service. • Memberi tanggapan terhadap SR. • Menyerahkan SR (Modul S&D) kepada Marketing

Administration Coordinator.

PPIC

9. • Menerima SR (Modul S&D) dari PPIC. • Men-generate Sample DO. • Input Sample Request Delivery Order (SRDO) pada

Modul S&D dan mencatat Sample DO pada Catatan Sample DO secara manual serta mengarsipnya.

Marketing Administration Coordinator

3.8 Prosedur Penjadualan & Pengawasan Pengiriman Ekspor

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Surat Perintah Kirim (SPK) dari Finance

dan Memo Export serta Quality Packing & Loading (QPL) dari Marketing.

• Membuat Jadual Pengiriman Ekspor (JPE).

Delivery - Foreman

2. • Menerima Penerimaan Ekspor Barang (PEB), Packing List (PL) dan Commercial Invoice (CI) dari Surveyor.

• Mendampingi petugas melaksanakan inspeksi. • Mendampingi petugas gudang melaksanakan stuffing. • Melakukan penyegelan kontainer. • Membuat Laporan Kondisi Ekspor (LKE) dalam

4 (empat) rangkap dan menyerahkannya kepada Delivery Supervisor.

Delivery - Foreman

3. • Menerima LKE 1-4 dari Delivery - Foreman. • Memeriksa LKE. • Jika tidak setuju, mengembalikan LKE 1-4 ke

Foreman. • Jika setuju, menandatangani LKE 1-4 dan

mendistribusikannya, LKE-1 : PPIC LKE-2 : Marketing LKE-3 : Warehouse

Delivery Supervisor


L-

31

LKE-4 : Delivery – Foreman

3.9 Prosedur Penjadualan & Pengawasan Pengiriman Lokal

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan Daftar Lokasi Barang (DLB) yang diterima

dari Warehouse, Surat Perintah Kirim (SPK) dari Finance dan Memo Penarikan Barang (MPB) dari Marketing. • Melakukan input Shipping entry pada Modul Oracle

Finance (ORAFIN) dan mencetak Delivery Schedule (DS) sebanyak 3 (tiga) rangkap dan Memo Penarikan Barang sebanyak 1 (satu) rangkap.

• Memesan truk dan mengisi MPB. • Mendistribusikan,

DS-1 : Warehouse DS-2 : QC DS-3 & MPB-1 : Foreman

Foreman

2. • Menerima informasi mengenai pengiriman dari Warehouse.

• Melakukan input pada Modul ORAFIN dan mencetak Laporan Penyimpangan Delivery Schedule (LPDS) dan Rekap Performance Vendor Angkutan Lokal (RPVAL).

• Menandatangani RPVAL. • Menyerahkan LPDS dan RPVAL kepada Delivery

Supervisor.

Foreman

3. • Menerima LPDS dan RPVAL dari Foreman. • Memeriksa dan menandatangani LPDS dan RPVAL. • Menyerahkan LPDS dan RPVAL kepada Foreman.

Delivery Supervisor

3.10 Prosedur Pemilihan dan Penilaian Sub Kontraktor

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan Daftar Lokasi Barang (DLB) yang diterima

dari Warehouse, Surat Perintah Kirim (SPK) dari Finance dan Memo Penarikan Barang (MPB) dari Marketing. • Melakukan input Shipping entry pada Modul Oracle

Finance (ORAFIN) dan mencetak Delivery Schedule (DS) sebanyak 3 (tiga) rangkap dan Memo Penarikan Barang sebanyak 1 (satu) rangkap.

• Memesan truk dan mengisi MPB. • Mendistribusikan,

Foreman


L-

32

DS-1 : Warehouse DS-2 : QC DS-3 & MPB-1 : Foreman

2. • Menerima informasi mengenai pengiriman dari Warehouse.

• Melakukan input pada Modul ORAFIN dan mencetak Laporan Penyimpangan Delivery Schedule (LPDS) dan Rekap Performance Vendor Angkutan Lokal (RPVAL).

• Menandatangani RPVAL. • Menyerahkan LPDS dan RPVAL kepada Delivery

Supervisor.

Foreman

3. • Menerima LPDS dan RPVAL dari Foreman. • Memeriksa dan menandatangani LPDS dan RPVAL. • Menyerahkan LPDS dan RPVAL kepada Foreman.

Delivery Supervisor

3.11 Prosedur Pembatalan/ Perubahan Penyerahan Barang

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima informasi perubahan penyerahan barang

dari Customer. • Jika informasi perubahan disampaikan bukan melalui

fax, membuat Form Komunikasi Lisan (FKL) dalam 1 (satu) rangkap.

• Berdasarkan Fax/ FKL, diskusi dengan Departemen terkait (PPIC, Delivery) apakah ada perubahan.

• Jika perubahan tidak diterima, membuat catatan. • Jika perubahan diterima, membuat Memo Perubahan

Pengiriman (MPP) dalam 4 (empat) rangkap dan menyerahkannya kepada Sales Manager.

Sales Executive

2. • Menerima MPP 1-4 dari Sales Executive. • Memeriksa dan menantangani MPP. • Mendistribusikan MPP,

MPP-1 : Delivery Supervisor MPP-2 : PPIC MPP-3 : R&D MPP-4 : Sales Executive

Sales Manager

3. • Menerima MPP-1 dari Sales Manager dan mencocokannya dengan Surat Perintah Kirim (SPK) dari Arsip.

• Membicarakan mengenai perubahan jadual pengiriman dengan Marketing, Warehouse, dan Vendor Angkutan.

Delivery Supervisor


L-

33

• Jika perubahan jadual pengiriman tidak lebih dari 3 hari, memberitahu Marketing Department secara lisan

• Jika perubahan jadual pengiriman melebihi 3 hari, - Membuat Memo Delivery dalam 2 (dua) rangkap. - Menyerahkan Memo Delivery-1 kepada Marketing

dan Memo Delivery-2 kepada Delivery Foreman. 4. • Menerima Memo Delivery-1 dari Delivery Supervisor.

• Berdasarkan Memo Delivery-1 membuat Unscheduled Delivery dalam 1 (satu) rangkap.

• Menandatangani Laporan Unscheduled Delivery. Dan menyerahkannya kepada Delivery Supervisor.

Delivery Foreman

5. • Menerima Unscheduled Delivery dari Delivery Foreman.

• Memeriksa Laporan Unscheduled Delivery. • Mengarsip Unscheduled Delivery.

Delivery Supervisor

3.12 Prosedur FG Stuffing

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan Bagan Arus Prosedur Pengiriman Barang

Lokal dan Pengiriman Barang Ekspor, • Menerima Delivery Schedule (DS) atau Jadual

Pengiriman Eksport (JPE) dari Delivery Supervisor. • Memeriksa kelengkapan informasi di DS/ JPE. • Jika informasi tidak benar, mengembalikan DS/ JPE

ke Delivery. • Jika informasi benar, menyerahkan DS/ JPE kepada

Foreman (Warehouse).

Warehouse Supervisor

2. • Menerima DS/ JPE dari Warehouse Supervisor dan mencocokkannya dengan Data Ending Stock (DES) dari Arsip.

• Jika tidak sesuai, mengembalikan DS/ JPE kepada Delivery.

• Jika sesuai, menyerahkan DS/ JPE dan DES kepada Forklift Driver (Warehouse).

Foreman (Warehouse)

3. • Menerima DS/ JPE dan DES dari Foreman (Warehouse).

• Menyiapkan barang di transfer area. • Melapor ke Foreman mengenai kesiapan barang. • Menyerahkan DS/ JPE dan DES kepada Foreman

(Warehouse).

Forklift Driver (Warehouse)

4. • Menerima DS/ JPE dan DES dari Forklift Driver (Warehouse).

• Memeriksa barang di transfer area. • Jika barang tidak sesuai dengan DS/ JPE,

Foreman (Warehouse)


L-

34

memberitahu Forklift Driver untuk mengganti barang. • Jika barang sesuai dengan DS/ JPE, menginformasi

kepada Supervisor dan menyerahkan DS/ JPE dan DES kepada Warehouse Supervisor.

5. • Menerima DS/ JPE dan DES dari Foreman (Warehouse).

• Memeriksa barang di transfer area dan meminta Foreman untuk memuat barang ke truk.

• Menyerahkan DS/ JPE dan DES kepada Store Keeper (Warehouse).


6. • Menerima DS/ JPE dan DES dari Warehouse Supervisor.

• Melakukan scanning pengeluaran barang melalui input scanning barcode.

• Menyerahkan DS/ JPE dan DES kepada Operator

(Warehouse).

Store Keeper (Warehouse)

7. • Menerima DS/ JPE dan DES dari Store Keeper (Warehouse).

• Men-download Hasil Scanning. • Meng-input ke dalam Modul Program Foxpro dan

mencetak Bukti Muat Barang (BMB). BMB ditandatangani oleh Supervisor dan Foreman Gudang.

• Menyerahkan DS/ JPE dan DES dan BMB ke Forklift Driver (Warehouse).

Operator (Warehouse)

8. • Menerima DS/ JPE dan DES dan BMB dari Operator (Warehouse).

• Melakukan pemuatan. • Menyerahkan DS/ JPE dan DES dan BMB kepada

Store Keeper (Warehouse).

Forklift Driver (Warehouse)

9. • Menerima DS/ JPE dan DES dan BMB dari Forklift Driver (Warehouse).

• Cross Check barang yang dimuat dengan BMB. • Jika tidak setuju, mengembalikan barang ke Operator. • Jika setuju, meminta Foreman Delivery Supervisor

dan Supir Ekspedisi untuk menandatangani BMB. • Distribusi BMB ke bagian Delivery.


3.13 Prosedur Receipt, Storage of Returned Roll

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Surat Jalan (SJ), Memo Penarikan Barang

(MPB) dan Barang Retur dari Pembawa Barang. • Memeriksa apakah MPB sudah ditandangani Delivery. • Memeriksa Barang Retur, SJ dan MPB.

Foreman (Warehouse)


L-

35

• Jika tidak setuju, ditolak. • Jika setuju, menandatangani dan memberi stempel

pada SJ. • Menyerahkan SJ dan MPB kepada Storekeeper

(Warehouse). 2. • Menerima SJ dan MPB dari Foreman (Warehouse).

• Mendata berat per roll dan membuat Hasil Pendataan Berat.

• Membuat Label Barcode. • Menempel Label Barcode, Label Gudang. • Men-scan Barcode.


3. • Men-download Hasil Scanning. • Meng-input pada Modul Oracle Finance (ORAFIN)

dan mencetak Receiving Report (RR). RR ditandatangani oleh Foreman & Warehouse Supervisor.

• Membuat Data Penerimaan Returned Roll (DPRR) secara manual. DPRR ditandatangani oleh Foreman & Warehouse Supervisor.

• Menyerahkan DPRR dan RR kepada Store Keeper (Warehouse).


4. • Menerima DPRR dan RR dari Store Keeper (Warehouse).

• Membandingkan Hasil Download dan Hasil Pendataan Berat.

• Jika Hasil tidak benar, mengembalikan ke Operator untuk diperbaiki,

• Jika Hasil benar, menyerahkan DPRR dan RR ke Foreman (Warehouse).


5. • Menerima DPRR dan RR dari Store Keeper (Warehouse).

• Memeriksa DPRR dan RR. • Menyerahkan DPRR dan RR ke Warehouse

Supervisor.

Foreman (Warehouse)

6. • Menerima DPRR dan RR dari Foreman (Warehouse). • Memeriksa DPRR dan RR. • Menyerahkan DPRR kepada QC Staff dan mengarsip

RR.


7. • Menerima DPRR dari Warehouse Supervisor. • Memeriksa kondisi barang retur. • Mengisi status barang pada DPRR. • Menyerahkan DPRR kepada Warehouse Supervisor.

QC Staff

8. • Menerima DPRR dari QC Staff. • Menindaklanjuti hasil investigasi QC Department.



L-

36

3.14 Prosedur Penerimaan & Penyimpanan Barang Jadi

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Transfer Slip (TS) dan Barang dari

Production. • Memeriksa barang dengan dokumen dan kondisi

kemasan. • Jika tidak benar, mengembalikan barang ke bagian

Production. • Jika benar, Scan Barcode.

- Menandatangani TS dan menempelkan label gudang pada kemasan.

- Meminta forklift driver untuk meletakkan barang di tempat yang telah ditentukan.

- Menyerahkan TS kepada Operator (Warehouse).


2. • Menerima TS dari Store Keeper (Warehouse). • Men-download data scanning. • Mencetak Hasil Download melalui Input Program

Foxpro. • Menyerahkan Hasil Download kepada Storekeeper

(Warehouse).


3. • Menerima Hasil Download dari Operator (Warehouse).

• Memeriksa Hasil Download dan Hasil Scanning. • Menyerahkan Hasil Download kepada Operator

(Warehouse).


4. • Menerima Hasil Download dari Store Keeper (Warehouse).

• Meng-input data Pelanggan dan lokasi barang melalui Program Foxpro.

• Mencetak Laporan Transaksi Harian Penerimaan Finished Goods (LTHPFG).

• Menyerahkan LTHPFG kepada Foreman (Warehouse).


5. • Menerima LTHPFG dari Operator (Warehouse). • Menandatangani LTHPFG.

Foreman (Warehouse)

4. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas

Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT XYZ terdiri dari

8 (delapan) sistem dan prosedur akuntansi. Berikut ini hasil observasi penulis pada 8

(delapan) sistem dan prosedur akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang terdiri dari:


L-

37

4.1 Prosedur Pengeluaran Kas Kecil

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD),

Bukti Permohonan/ Pembayaran Uang Muka (BPPUM), Bukti Pendukung Ekstern (BPE) dan Nota Pengeluaran (NP) dari Pemohon.

• Memverifikasi dokumen-dokumen tersebut. • Jika tidak lolos dari verifikasi, mengembalikan SPPD,

BPPUM, BPE dan NP ke Pemohon untuk diperbaiki/ dilengkapi.

• Jika lolos dari verifikasi, - Menyerahkan uang kepada Pemohon, dan tanda

tangan di Nota Pengeluaran. - Input pada ORAFIN Modul Accounts Payable (A/P)

dan mencetak A/P Voucher dalam 2 (dua) rangkap. - Menandatangani A/P Voucher 1-2. - Menyerahkan SPPD, BPPUM, BPE, NP dan A/P

Voucher-1, kepada Accounting Staff/ Assistant/ Accounting Manager serta mengarsip A/P Voucher-2.

Cashier

2. • Menerima SPPD, BPPUM, BPE, NP, dan A/P Voucher-1 dari Cashier dan diverifikasi oleh Assistant Accounting Manager melalui ORAFIN.

• Accounting Manager memverifikasi dokumen. • Jika cocok, mengarsip SPPD, BPPUM, BPE, NP dan

A/P Voucher-1. • Jika tidak cocok, mengembalikan SPPD, BPPUM,

BPE, NP dan A/P Voucher-1 kepada Cashier.

Accounting Staff/ Assistant/ Accounting Manager

Catatan :

1. Tidak ada kebijakan atas jumlah maksimum untuk pengeluaran yang boleh

dibayarkan melalui kas kecil.

2. Pembayaran melalui kas kecil lebih banyak untuk membiayai pengeluaran rutin.

4.2 Prosedur Pengisian Kas Kecil

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menerima dan memeriksa semua dokumen; Bukti

Permohonan/ Pembayaran Uang Muka (BPPUM), Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), Nota

Accounting Staff


L-

38

Pengeluaran (NP), Bukti Pendukung Ekstern (BPE), dan A/P Voucher-1 dari Cashier.

• Menyerahkan BPPUM, SPPD, NP, BPE, A/P Voucher-1 kepada Accounting Manager.

2. • Menerima BPPUM, SPPD, NP, BPE dan A/P Voucher-1 dari Accounting Staff.

• Memverifikasi semua dokumen-dokumen. • Menyerahkan BPPUM, SPPD, NP, BPE dan A/P

Voucher-1 kepada Cashier.

Accounting Manager

3. • Menerima BPPUM, SPPD, NP, BPE dan A/P Voucher-1 dari Accounting Manager.

• Melakukan input pada Modul A/P dan mencetak Bukti Pengeluaran Cek (BPC) dalam 2 (dua) rangkap serta mengeluarkan Cek.

• Menyerahkan BPC 1-2, Cek, BPPUM, SPPD, NP, BPE dan A/P Voucher-1 kepada Treasury.

Cashier

4. • Menerima BPC 1-2, Cek, BPPUM, SPPD, NP, BPE dan A/P Voucher-1 dari Cashier.

• Memverifikasi dokumen-dokumen. • Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

Treasury

5. • Menerima Cek dari Treasury. • Meminta Petugas menguangkan Cek. • Menyimpan uang di Petty Cash Box.

Cashier

Catatan :

1. Kas kecil menggunakan Sistem Imprest Fund dengan jumlah dana Rp 50 juta (lima

puluh juta Rupiah).

2. Waktu pengisian kas kecil tidak ditentukan dalam suatu periode tertentu. Menurut

kebiasaan selama ini, pengisian kas kecil dilakukan 2 (dua) kali seminggu.

4.3 Prosedur Pengeluaran Bank

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Dari Prosedur,

a. Verifikasi dan Pembayaran Hutang Usaha; b. Pengisian Kas Kecil; c. Permohonan dan Pertanggungjawaban Uang Muka

melalui Bank, • Berdasarkan Bukti Pendukung Pembayaran (BPP) dan

Treasury


L-

39

A/P Voucher-1 menentukan pembayaran 1 (satu) vendor atau lebih.

• Pembayaran menggunakan sistem batch. • Jika tidak,

- Melakukan input ORAFIN Modul A/P dan mencetak Bukti Pengeluaran Cek (BPC) dalam 2 (dua) rangkap.

- Melakukan verifikasi BPC oleh Finance Manager. - Membuat Cek atau List Transfer (LT). - Mengarsip BPC-2 dan DPB-1. - Menyerahkan BPC-1, BPP, Cek atau LT kepada

Finance Manager. • Jika ya,

- Melakukan input ORAFIN Modul A/P dan mencetak Daftar Pembayaran ke Bank (DPB) dalam 2 (dua) rangkap.

- Melakukan input ORAFIN Modul A/P dan mencetak Bukti Pengeluaran Cek (BPC) dalam 2 (dua) rangkap.

- Melakukan verifikasi BPC oleh Finance Manager. - Membuat Cek atau List Transfer (LT). - Mengarsip BPC-2 dan DPB-1. - Menyerahkan BPC-1, BPP, Cek atau LT kepada

Finance Manager. 2. • Menerima BPC-1, BPP, Cek atau LT dari Treasury

dan memverifikasi dokumen. • Menyerahkan BPC-1, BPP, Cek atau LT kepada

Direksi.

Finance Manager

3. • Menerima BPC-1, BPP, Cek atau LT dari Finance Manager.

• Menandatangani Cek atau LT. • Menyerahkan.BPC-1, BPP, Cek atau LT kepada

Treasury.

Direksi

4. • Menerima BPC-1, BPP, Cek atau LT dari Direksi. • Menstempel “LUNAS” pada semua BPP. • Jika pembayaran melalui Transfer atau Aplikasi

Pembayaran Bank, menyerahkan BPC-1 dan BPP kepada Accounting serta LT dan DPB-1 kepada Bank.

• Jika pembayaran melalui Cek, menyerahkan BPC-1 dan BPP kepada Accounting serta Cek ke Supplier.

• Jika pembayaran melalui Tunai, menyerahkan BPC-1 dan BPP kepada Accounting serta lihat Prosedur Pengeluaran Kas Kecil.

Treasury


L-

40

4.4 Prosedur Verifikasi dan Pembayaran Hutang Usaha

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Verifikasi kelengkapan dokumen penagihan (Faktur

Pajak (FP), Invoice (Inv), Purchase Order (PO) dan Surat Jalan - Supplier (SJ-S) dari Supplier.

• Membuat Tanda Terima Invoice (TTI) dalam 2 (dua) rangkap dan menyerahkan TTI-1 ke Supplier.

• Mencocokkan FP, Inv, PO, SJ-S dan TTI-2 dengan Receiving Report (RR) dari Arsip.

• Membuat Monitoring Status Tagihan dalam 2 (dua) rangkap.

• Menyerahkan Monitoring Status Tagihan-1 kepada General Manager Purchasing dan RR, FP, Inv, PO serta SJ-2 kepada Accounting Staff.

Buyer

2. • Menerima RR, FP, Inv, PO, dan SJ-S dari Buyer. • Melakukan input ORAFIN Modul A/P dan mencetak

A/P Voucher. • Meminta Assistant/ Accounting Manager untuk

memverifikasi A/P Voucher dan menyerahkannya ke Department Keuangan kemudian lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

• Menyerahkan A/P Voucher kepada Finance.

Accounting Staff

4.5 Prosedur Pembuatan Faktur

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Dari Prosedur Penjualan Lokal dan Penjualan Ekspor,

• Membuka tampilan SJ. • Melakukan input Access, men-generate Invoice dan

Faktur Pajak. • Mencetak Invoice (Inv) dan Faktur Pajak (FP) dalam

3 (tiga) rangkap. • Menandatangani Inv dan FP. • Mengarsip Inv-1,3 dan FP-1,3. • Menyerahkan Inv-2 dan FP-2 kepada Accounting A/R.

Credit Control

2. • Menerima Inv-2 dan FP-2. • Memverifikasi data di Access. • Jika data telah di-input dengan benar, lakukan posting. • Jika data tidak di-input dengan benar, kembali ke

Department Keuangan untuk cetak ulang. • Menyerahkan Inv-2 dan FP-2 kepada Credit Control.

Accounting A/R


L-

41

3. • Menerima Inv-2 dan FP-2 dari Accounting A/R. • Mentransfer data Access ke ORAFIN. • Melakukan input Auto Invoice. • Mengarsip Inv-2 dan FP-2. • Menyerahkan Inv-1, FP-1 dan SJ ke Customer.

Credit Control

4. • Melakukan rekonsiliasi output dari ORAFIN dan Access.

Accounting A/R

4.6 Prosedur Penagihan dan Penerimaan Hasil Tagihan

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. Berdasarkan Invoice (Inv), Faktur Pajak (FP), Tanda

Terima Invoice (TTI) dan Surat Jalan (SJ) dari Arsip, melakukan pengecekan apakah Customer sudah mentransfer pembayaran atas sejumlah tagihan yang dibebankan kepadanya, • Jika Customer sudah melakukan transfer, mengecek

saldo Bank dan mengarsip Inv, FP dan SJ. • Jika Customer belum melakukan transfer,

menyerahkan TTI kepada Collector untuk melakukan penagihan.

Credit Control

2. • Menerima TTI dari Credit Control. • Melakukan penagihan. • Jika berhasil tertagih, menyerahkan Laporan

Penagihan Tagihan (LPT) dan Uang Rupiah/ Cek/ Bilyet Giro (Rp/ Cek/ BG) kepada Treasury.

• Jika tidak tertagih, menyerahkan kembali TTI kepada Credit Control untuk diarsip.

Collector

3. • Menerima LPT dan Rp/ Cek/ BG dari Collector dan mengisi Slip Setoran (SS) dalam 2 (dua) rangkap dan Bukti Penerimaan Kas/ Bank.

• Menandatangani SS dan BPKB. • Menyerahkan SS dan Rp/ Cek/ BG kepada Petugas

yang telah ditunjuk serta LPT kepada Credit Control. • Mengarsip BPKB.

Treasury

4. • Menerima SS 1-2 dan Rp/ Cek/ BG dari Treasury untuk disetor ke Bank.

• Menerima SS-2 yang telah divalidasi dari Bank dan menyerahkan SS-2 kepada Treasury.

Petugas yang Ditunjuk

5. • Menerima SS-2 dari Petugas yang ditunjuk dan mencocokkannya dengan BPKB dari Arsip.

• Menginput SS-2 dan BPKB ke ORAFIN Modul Cash Receipt apabila dana telah masuk ke Bank.

• Menyerahkan BPKB dan SS-2 kepada Credit Control.

Treasury

6. • Menerima BPKB, SS-2 dan LPT dari Treasury. Credit Control


L-

42

• Mengeluarkan Inv, SJ, TTI, FP dari Arsip. • Meng-input dokumen tersebut kedalam ORAFIN

Modul A/R apabila dana telah masuk ke Bank. • Mengarsip Inv, SJ, TTI dan FP serta menyerahkan

BPKB dan SS-2 kepada Accounting. 7. • Menerima BPKB dan SS-2 dari Credit Control.

• Melakukan verifikasi/ cek jurnal (oleh Bagian A/R). • Melakukan input ORAFIN Modul A/R.

Accounting

4.7 Prosedur Permintaan Uang Muka

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh a. Prosedur untuk Non Department Pembelian (Melalui Bank & Kas Kecil)

1. Berdasarkan kebutuhan untuk biaya perjalanan atau lainnya, • Membuat Bukti Permohonan/ Pembayaran Uang

Muka (BPPUM) dalam 2 (dua) rangkap dan menandatanganinya.

• Menyerahkan BPPUM-1 bersama dengan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan bukti Pengukung lainnya (BP) dari Arsip ke atasan yang bersangkutan.

• Mengarsip BPPUM-2

Pemohon

2. • Menerima BPPUM-1, SPPD dan BP dari Pemohon. • Memeriksa dan menyetujui BPPUM-1. • Menyerahkan BPPUM-1, SPPD dan BP kepada

Accounting Staff.

Atasan yang Bersangkutan

b. Prosedur untuk Department Pembelian

3. Berdasarkan kebutuhan untuk biaya perjalanan atau lainnya, • Meng-input Permintaan Uang Muka (PUM) pada

Oracle Finance (ORAFIN) dan mencetak PUM dalam 2 (dua) rangkap.

• Menyerahkan PUM-1 bersama dengan Purchase Order (PO) dari Arsip kepada Accounting Staff.

Pemohon

4. • Menerima PUM-1 dan PO dari Permohon serta BPPUM-1, SPPD dan BP dari Atasan yang Bersangkutan.

• Menginput dokumen tersebut ke dalam Modul A/P dan mencetak A/P Voucher dalam 2 (dua) rangkap.

• Verifikasi oleh Assistant/ Accounting Manager dan mengarsip A/P Voucher-2.

• Jika uang muka melalui Kas Kecil, menyerahkan A/P Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP, PO, PUM-1 kepada Kasir (Lihat Prosedur No. 7a).

• Jika uang muka melalui Bank, menyerahkan A/P

Accounting Staff


L-

43

Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP, PO, PUM-1 kepada Treasury (Lihat Prosedur No. 5).

5. • Menerima A/P Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP, PO, PUM-1 dari Accounting Staff.

• Meng-input Bukti Pengeluaran Cek (BPC) dalam Modul A/P dan mencetaknya sebanyak 2 (dua) rangkap.

• Memverifikasi BPC. • Mengarsip BPC-2 dan menyerahkan A/P Voucher-1,

BPPUM-1, SPPD, BP, PO, PUM-1, BPC-1 kepada Finance Manager.

Treasury

6. • Menerima A/P Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP, PO, PUM-1, BPC-1 dari Treasury dan melakukan verifikasi.

• Memerintahkan Kasir untuk membuat Cek (Lihat Prosedur Pengeluaran Bank).

• Menyerahkan A/P Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP, PO, PUM-1 dan BPC-1 kepada Kasir. (Lihat Prosedur No. 7b)

Finance Manager

7a Jika uang muka dikeluarkan melalui kas kecil, • Menerima A/P Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP, PO,

PUM-1 dari Accounting Staff. • Melakukan input pada ORAFIN Modul A/P. • Menyerahkan uang ke Pemohon dan meminta

Pemohon menandatangani A/P Voucher. • Mengarsip A/P Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP, PO,

PUM-1.

Kasir

7b Jika uang muka dikeluarkan melalui Bank, • Menerima A/P Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP, PO,

PUM-1, BPC-1 dan Uang Rupiah dari Finance Manager.

• Menyerahkan Uang ke Pemohon. • Menyerahkan A/P Voucher-1, BPPUM-1, SPPD, BP,

PO, PUM-1 dan BP-1 kepada Accounting Staff untuk diarsip.

Kasir

4.8 Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka

No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh 1. • Menyerahkan Bukti Pendukung Ekstern (BPE),

Pertanggungjawaban Uang Muka (PjUM), Purchase Order (PO), Receiving Report (RR), Uang Rupiah (Jika Ada-Jika BPE<PjUM/ Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) kepada Treasury.

Pemohon


L-

44

2. • Menerima BPE, PjUM, PO, RR, Rp (Jika ada) dan dari Pemohon mencocokkannya dengan Bukti Permohonan/ Pembayaran Uang Muka (BPPUM) dan SPPD dari Arsip.

• Memverifikasi kelengkapan dokumen. • Mempertanggungjawaban uang muka, • Jika BPE = BPPUM/ SPPD, mencap “LUNAS” semua

BPE dan menyerahkan BPE, BPPUM, SPPD dan PjUM kepada Accounting Staff.

• Jika BPE > BPPUM/ SPPD, menginput ORAFIN Modul A/P, mencap “LUNAS” semua BPE dan menyerahkan semua dokumen (BPE, BPPUM. SPPD, PjUM) kepada Accounting Staff untuk diverifikasi. Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank atau Pengeluaran Kas Kecil. Uang diserahkan ke Pemohon.

• Jika BPE < BPPUM/ SPPD, menginput ORAFIN Modul A/R, mencap “LUNAS” semua BPE dan menyerahkan BPE, BPPUM. SPPD, PjUM dan Uang Rupiah kepada Accounting Staff. Selanjutnya lihat Prosedur Penagihan dan Penerimaan Hasil Tagihan.

Treasury

3. • Menerima BPE, BPPUM, SPPD, PjUM dari Treasury. • Mencatat (input) biaya di ORAFIN Modul A/P dan

mencetak A/P Voucher dalam 2 (dua) rangkap serta diverifikasi oleh Assistant/ Accounting Manager.

• Apabila BPE > BPPUM/ SPPD, dokumen dikembalikan ke Finance untuk membayar kekurangan uang muka.

Accounting Staff

L -

45

LAMPIRAN 3 - PROPOSAL TESIS

Judul Tesis : “Evaluasi dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputerisasi pada PT XYZ”

Latar Belakang : PT XYZ adalah perusahaan go public yang bergerak dalam bidang usaha industri manufaktur pembuatan kemasan plastik film (biaxially oriented polypropylene, biaxially oriented polyester film, cast polypropylene film and rigid polyvinyl chloride film). Untuk menjamin kelancaran operasional perusahaan pada masa kini dan mengantisipasi perkembangan perusahaan di masa mendatang maka manajemen perusahaan merasa perlu untuk merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi yang baik sebagai alat Pengendalian Intern yang efisien dan efektif. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi pada PT XYZ bertujuan untuk : 1. Menunjang penyediaan informasi keuangan perusahaan. 2. Meningkatkan nilai perusahaan di masa yang akan datang bagi para Pemegang Saham. 3. Mendukung tercapainya “Business Excellence“ di dalam perusahaan dengan menyediakan

sistem informasi yang mengarah kepada Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction and Customer Delight) seperti kualitas produk dan jasa yang sesuai dengan harapan Pelanggan, ketepatan waktu Penyerahan Barang serta penetapan harga jual yang menarik.

4. Menghasilkan informasi yang tepat dan berguna bagi pengambil keputusan di PT XYZ. 5. Menghasilkan dan mempertajam “Sistem Pengendalian Intern“ yang secara “Operasional“

dapat mencegah atau mempermudah deteksi adanya “Fraud“ dan “Waste“. 6. Dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif baik sumber daya manusia, peralatan dan

perlengkapan kantor serta ruangan kerja. 7. Dapat turut menunjang tercapainya Overall Objectives serta Departmental, Functional and

Business Process Objectives PT XYZ.

Metodologi Penelitian :

Pelaksanaan tesis ini akan menggunakan metode: 1. Penelitian di lapangan dengan cara pengumpulan data melalui observasi langsung di

lapangan dan wawancara langsung dengan masing-masing pejabat untuk mengetahui secara mendalam dan mendetail mengenai prosedur yang berlaku saat ini.

2. Penelitian kepustakaan dengan cara mempelajari buku-buku kepustakaan yang berhubungan dengan penulisan.

Diajukan oleh :

Nama : Glenn Martinus Marjono NIM : 117.03.0130 Kelas / Angkatan : Akhir Pekan Angkatan : XXIII

Program Magister Manajemen Fakultas Ekonomi

Universitas Tarumanagara

Jakarta

universitas tarumanagara program pascasarjana …

Documents