tugas sistem akuntansi

8/13/2019 Tugas Sistem Akuntansi

1/19

TUGAS MAKALAH SISTEM AKUNTANSI

SISTEM PENJUALAN KREDIT

DISUSUN OLEH:

JANUARDI PRATOMO J3N111048

LISA WULANDARI J3N111058

SURYANING SHERLY J3N111131

DEWI FITRIYANI J3N211196

SEPTHJANA PUDJASWARA J3N21122

KELAS:

AKUNTANSI !"2


2/19

PROGRAM KEAHLIAN AKUNTANSI

PROGRAM DIPLOMA

INSTITUT PERTANIAN !OGOR


3/19

2012

!A! I

PENDAHULUAN

1#1 L$%$& !'($)$*+

Di zaman modern ini kebutuhan masyarakat semakin tinggi. Bahkan masyarakat Indonesia

dikenal sangat konsumtif. Hal ini mendorong perusahaan untuk memberikan peningkatan pelayanan

yang lebih kepada masyarakat. Karena dengan melakukan hal tersebut perusahaan dapat

meningkatkan penjualan. Peningkatan penjualan dapat membantu perusahaan untuk mencapai

keuntungan yang maksimal, hal itu tentunya adalah tujuan dari setiap perusahaan. ntuk mencapai

tujuan tersebut tentunya perusahaan harus melakukan strategi penjualan yang salah satunya adalah

sistem penjualan kredit !memberikan piutang dagang". #trategi tersebut sangat diminati akhir$akhirini oleh perusahaan, selain karena cukup praktis, tingkat pertambahan ekonomi yang kurang merata

di negara ini juga menjadi salah satu mengapa sistem penjualan secara kredit cepat berkembang dan

sangat diminati oleh semua kalangan masyarakat.

#istem penjualan kredit yang dilakukan di %&. 'apang (aya )otor meliputi prosedur order

penjualan, pengiriman barang, penagihan, dan pencatatan akuntansi dengan melibatkan bagian

akuntansi atau fungsi yang terkait dan dokumen yang digunakan. ntuk menghindari kecurangan

yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit di %&. 'apang (aya )otor

dilakukan pemisahan terhadap fungsi dan dokumen yang bernomor urut tercetak. #ebagai

penga*asan atas dokumen yang telah diotorisasi oleh bagian yang ber*enang dan informasi yang

ada didalamnya telah disetujui dan dipertanggungja*abkan.

1#2 T,-,$*

+ujuan kami menulis makalah ini adalah

-. ntuk mengetahui prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit

. ntuk mengetahui dokumen dan catatan yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit

/. ntuk mengetahui bagian atau fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit

0. Dan untuk mengetahui unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem penjualan

kredit pada %&. 'apang (aya )otor.


4/19

!A! II

TINJAUAN PUSAKA

2#1 S./%' A),*%$*/.

)enurut 1ujana !-220 -32" sistem adalah 4suatu jaringan menyeluruh dalam suatu

perusahaan yang terdiri dari prosedur$prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar

penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Pengertian prosedur

menurut )ulyadi !55-6" yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang

dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam

transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang$ulang. )enurut 7min 8idjaja !-226 3/"

9Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya orang, jaringan gudang yangharus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan

mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu4

#edangkan menurut Kamaruddin !-22 3/: ; 3/


5/19

penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus

!langsung lunas". Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus

!tidak langsung lunas". Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. #edangkan

penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus

!pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap".

)enurut 1endra*ati !556:/" banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan

kredit dan penjualan angsuran.

#ebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. +etapi

penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran.

Dalam penjualan angsuran membutuhkan *aktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada

kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. ntuk menghindari hal tersebut, biasanya

untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa

perjanjian antara lain

-.Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual

.Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.

2#3 S./%' $* P&/',& P'*-,$($* K&'.%

#istem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan

perusahaan. =leh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian$bagian selanjutnya, sebaiknya

kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.

)enurut )ulyadi !55--6" yang dimaksud dengan sistem adalah #uatu jaringan prosedur

yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

'ebih lanjut )ulyadi !55-6" Prosedur adalah 4suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan

orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi

perusahaan secara berulang$ulang. Kegiatan klerikal !clerical operations" terdiri dari kegiatan

berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar

a.)enulis

b.)enggandakan

c.)enghitung

d.)emberi kode


6/19

e.)endaftar

f.)emilih !mensortasi"

g.)emindah dan >

h.)embandingkan

#eluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen digunakan untuk mengamankan

harta perusahaan dari kelalaian? kesalahan !error", kecurangan !frauds" ataupun kejahatan

!irregularities". Prosedur$prosedur yang dilakukan perusahaan dengan tujuannya antara lain

adalah

a.)engamankan akti@a perusahaan

b.)eningkatkan keakuratan dan dapat dipercayainya data akuntansi.

)anajemen harus membuat prosedur$prosedur untuk melindungi harta perusahaan dari

pencurian dan kerusakan fisik yang mungkin terjadi !1ujana,-220/


7/19

!A! III

PEM!AHASAN

3#1 P&/',& $* ($&% /./%' 7'*-,$($* )&'.%

Di perusahaan %&. 'apang (aya )otor terdapat : prosedur sistem penjualan kredit

-. Prosedur Penjualan Kredit

. Prosedur Persetujuan Kredit

/. Prosedur Penyiapan Barang

0. Prosedur Pengiriman

6. Prosedur Penagihan

:. Prosedur Pencatatan

Dengan penjelasan prosedur sebagai berikut

-. Prosedur Penjualan Kredit

Pelanggan datang ke perusahaan dan melihat barang yang diinginkan. #etelah pelanggan

mendapatkan barang yang diinginkan dan cocok dengan harga yang diajukan, lalu pelanggan

mengajukan permohonan kredit, #etelah terjadi kesepakatan, bagian sales akan membuat surat

order Penjualan !#P=" sebanyak 0 lembar. 'embar keempat diserahkan kepada pembeli maka

fungsi penjualan akan memberikan formulir penjualan kredit dan menjelaskan persyaratan

untuk mengajukan penjualan kredit.#etelah formulir diisi dan ditandatangani oleh pelanggan,

formulir tersebut diserahkan kepada fungsi penjualan kembali beserta data$data yang diperlukan

untuk diperiksa kelengkapannya, setelah di cek kelengkapannya, fungsi penjualan akan

mengirim formulir penjualan kredit dan persyaratan yang diperlukan ke fungsi kredit.

Persyaratan itu berupa

Persyaratan mum

%opy K+P dari Pembeli atau pihak penjamin !jika belum berkeluarga"


8/19

%opy Kartu Keluarga

%opy tagihan +elepon? P7)? P'A

Khusus Karya*an?Proffesional

#lip aji? Keterangan aji terbaru

Khusus Profesional #urat Ijin Praktek, contoh dokter, pengacara, akuntan

%opy rekening koran?tabungan / bulan terakhir Khusus Karya*an?PC=E#I=A7'

#lip aji? Keterangan aji terbaru

Khusus Profesional #urat Ijin Praktek

%opy rekening koran?tabungan / bulan terakhir

Khusus 8iras*asta

#IP?+anda Daftar Perusahaan

%opy rekening koran?tabungan / bulan terakhir

#etelah pengajuan kredit disetujui oleh fungsi kredit, maka fungsi penjualan akan

menerima formulir penjualan kredit yang telah ditandatangani oleh kepala bagian penjualan

bersama dokumen pelanggan dari fungsi kredit.

Berdasarkan formulir penjualan kredit yang telah disetujui dan dokumen pelanggan,

fungsi penjualan membuat surat order pengiriman !#=P" sebanyak 0 lembar yang

dikirimkan ke pelanggan dan bagian$bagian yang membutuhkan serta mengarsip tetap surat

persetujuan kredit, order permohonan kredit dan dokumen pelanggan.

'embar - dan kepada bagian gudang

'embar / kepada bagian pengiriman

'embar 0 kepada pelanggan

. Prosedur Persetujuan Kredit

ungsi kredit menerima formulir penjualan kredit dan persyaratan penjualan kredit dari

fungsi penjualan, lalu fungsi kredit memeriksa status kredit pelanggan dengan melihat dari

kelengkapan dokumen persyaratan penjualan kredit, history utang pelanggan apakah catatan

piutang pelanggan baik atau tidak jika pelanggan tersebut sudah pernah melakukan transaksi


9/19

kredit sebelumnya dan menganalisis kelayakan pelanggan menerima persetujuan kredit dengan

menganalisis kemampuan pelanggan dalam membayar utangnya dilihat dari penghasilan yang

didapat oleh pelanggan setiap bulannya. 7pabila formulir penjualan kredit tersebut disetujui

maka kepala bagian penjualan akan memberikan tandatangan pada formulir penjualan kredit

sebagai tanda penjualan kredit telah disetujui.

/. Prosedur Penyiapan Barang

ungsi gudang menerima surat order pengiriman !#=P" dari fungsi penjualan, berdasarkan

surat order pengiriman !#=P" fungsi gudang menyiapkan pesanan dan mencatat surat order

pengiriman !#=P" ke dalam kartu gudang. #etelah mencatat surat order pengiriman !#=P" ke

kartu gudang, fungsi gudang mengirimkan surat order pengiriman !#=P" yang diterima dari

fungsi penjualan ke bagian pengiriman beserta barang pesanan.

0. Prosedur Pengiriman

ungsi pengiriman menerima surat order pengiriman !#=P" dari fungsi penjualan dan darifungsi gudang bersama barang, lalu memeriksa kecocokan surat order pengiriman !#=P" yang

diterima dengan barang, apabila surat order pengiriman !#=P" dan barang sudah cocok dan siap

untuk dikirim maka bagian pengiriman membuat surat muat sebanyak / lembar untuk

ditandatangani oleh pelanggan sebagai tanda bah*a barang sudah diterima pelanggan, lalu

mengirimkan barang ke pelanggan dan meminta pelanggan menandatangani surat muat sebagai

tanda bah*a barang telah diterima pelanggan dan telah sesuai dengan pesanan lalu memberikan

surat muat lembar / ke pelanggan, lembar - diarsip tetap dan lembar diberikan ke fungsi

penagihan.

6. Prosedur Penagihan

ungsi penagihan menerima surat order pengiriman !#=P" beserta surat muat dari bagian

pengiriman. Berdasarkan surat order pengiriman !#=P" dan surat muat maka fungsi penagihan

membuat faktur sebanyak 0 lembar yang dikirimkan ke fungsi akuntansi dan kepada pelanggan.

'embar -, dan / dikirim ke fungsi akuntansi bersama surat order pengiriman !#=P" dan surat

muat sebagai dokumen pendukung pencatatan piutang, kartu persediaan dan jurnal, lembar 0

dikirim ke pelanggan.

:. Prosedur Pencatatan

ungsi akuntansi menerima / lembar faktur dari fungsi penagihan. Kemuadian fungsi

penagihan membuat jurnal atas pembelian kredit dari ketiga faktur tersebut. Kemudianmengarsipkan lembar faktur sesuai abjad dan lembar ke / diserahkan kepada pelanggan.


10/19

F,*+/. P'*-,$($* F,*+/. K&'.%

Mulai

Memberi formulir

untuk

pelanggan.

SOP1

Bagian penjualan

membuat SOP

12

3

SOP4

1

Diserahkan kpd

pelanggan

1

SOP

1

Memeriksa

status kredit

Menganalisis

kelaakan

pelanggan

SOP1

2

2

3


11/19

F,*+/. P'*.$7$* !$&$*+ F,*+/. P'*+.&.$*

K' 7'($*++$*

2

SOP

2

Meniapkanbarang

3

SOP

2

!artu "udang

Menerahkan

barang

Bersamaan

dengan

barang

3 3

SOP

2

SOP

3

Men#o#okkan

SOP

Bersamaan

dengan

barang

SOP

2SOP

3

Membuat surat

muat

Surat muat

3Suratmuat

2 32Surat muat

1

Dibibuhkan

tanda

tangan

$

4


12/19

F,*+/. P'*$+.$* F,*+/. A),*%$*/.

3#2 D),'* $* $%$%$* $),*%$*/. 7'*-,$($* )&'.%

Di perusahaan %&. 'apang (aya )otor dokumen dan catatan penjualan kreditnya adalah

sebagai berikut

a. #urat order penjualan dan tembusannya

b. aktur dan tembusannya

c. Cekapitulasi harga pokok penjualan

d. Bukti memorial

4

Surat muat

2

fungsi penagihan

membuat faktur

43

2

%

1

2

&aktur

3

Membuat 'urnal

atas Pembelian

kredit

$

Selesai

&aktur 1

Surat muat

2

!epada

pelanggan%


13/19

#urat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada

pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari

a. #urat order penjualan

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order penjualan yang memberikan otorisasi kepada

fungsi gudang untuk memberikan barang dengan jumlah dan spesifikasi yang tertera dalam

dokumen tersebut.

b. +embusan kredit !%redit %opy"

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan

otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

c. #urat pengakuan !7ckno*ledgement %opy"

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahukan bah*a

order telah diterima.

aktur penjualan merupakan dokumen yang diapkai sebagai dasar untuk mencatattimbulnya piutang. Berbagai tembusannya terdiri dari

-. aktur penjualan !%ostumers %opies"

Dokumen ini merupakan lembaran pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.

(umlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung permintaan

pelanggan.

. +embusan piutang !7ccount Cecei@able %opy"

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke

fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

/. +embusan (urnal penjualan !#ales (ournal %opy "

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai

dasar mencatat transaksi penjualan ke jurnal penjualan.

0. +embusan analisis

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai

dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis

penjualan dan untuk perhitungan komisi sales penjualan.

6. +embusan sales penjualan

Dokumen ini dikirimkan fungsi penagihan kepada sales penjualan untuk memberitahu bah*a order

dari pelanggan yang le*at di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung

komisi penjualan yang menjadi haknya

%atatan$catatan akuntansi yang umum digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai

berikut

a. (urnal penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara

tunai atau kredit. (ika perusahaan menjual berbagai jenis barang, dalam jurnal penjualan dapat

disediakan kolom$kolom untuk mencatat jenis produk tersebut.


14/19

b. Kartu piutang, catalan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi perincian mutasi

piutang perusahaan kepada tiap$tiap debiturnya.

c. Kartu persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi

setiap jenis persediaan.

d. Kartu gudang, catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi danpersediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

e. (urnal umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok penjualan yang

dicatat selama periode akuntansi tertentu.

%& 'apang (aya )otor

#urat =rder Pengjualan

+anggal Ao55553


15/19

Pemesan,

...................................

Pramuniaga,

..................................


16/19

3#3 !$+.$* $%$, ,*+/. $*+ %'&)$.% $($ /./%' 7'*-,$($* )&'.%

ungsi yang terkait dalam system penjualan kredit adalah

1.&ungsi penjualan.

Bertanggung ja(ab untuk memerima order pembelian) meminta otorisasi kredit)menentukan tgl pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim) dan mengisi suratorder pengiriman) serta membuat ba#k order.

2.&ungsi kredit.

Berada diba(ah fungsi keuangan ang bertanggungja(ab meneliti status kredit pelanggan

dan memberikan otorisasipemberian kredit kepada pelanggan.

3.&ungsi gudang

Bertanggung ja(ab menimpan barang dan meniapkan barang ang dipesan olehpelanggan serta menerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4.&ungsi pengiriman

Bertanggung ja(ab untuk menerahkan barang atas dasar surat order pengiriman ang

diterima dari fungsi penjualan

%.&ungsi penagihan

Bertanggung ja(ab membuat * mengirimkan faktur penjualan kpd pelanggan) serta

menediakan #op faktur bagi kepentingan pen#atatan transaksi penjualan oleh fungsi

akuntansi.

+.&ungsi akuntansi

Bertanggung ja(ab men#atat piutang) mengirimkan pernataan piutang kepada para

debitur) membuat laporan penjualan) men#atat harga pokok persediaan ang dijual ke

dalam kartu persediaan.

3#4 U*/,& 7'*+'*$(.$* .*%'&*

=rganisasi

-. ungsi Penjualan Harus +erpisah Dari ungsi Kredit. Dalam transaksi penjualan, fungsi


17/19

penjualan mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak$banyaknya, yangsering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi

tersebut. =leh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli

sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. ungsi kredit diberi *e*enang untuk

menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap ri*ayatpelunasan piutangyang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan

dipisahkannyafungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat

dikurangi.. ungsi 7kuntansi Harus +erpisah Dari ungsi Penjualan Dan ungsi Kredit. Dengan

dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan

keandalannya serta kekayaan perusahaan !piutang" dapat dijamin keamanannya!piutangdapat ditagih"

/. ungsi 7kuntansi Harus +erpisah Dari ungsi Kas. Pemisahan kedua fungsi pokok ini

akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping.

'apping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jikafungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada ditangan sau

karya*an. Karya*an tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang disebut

lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur,menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi

kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari

penerimaan kas dari debitur lainnya.

0. +ransaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit,fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. +idak ada transaksi penjualan

kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Dengan

menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setipa pelaksanaan transaksi selalu akantercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karya*an yang satu dicek ketelitian

dan keandalannya oleh karya*an lain.

#istem =torisasi dan Prosedur Pencatatan

6. Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir

surat order pengiriman. Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan di*ujudkan dalambentuk tanda tangn otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman.

Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung ja*ab atas perintah pengiriman yang

ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya daripembeli.

:. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda

tangan pada credit copy !yang merupakan tembusan surat order pengiriman" untuk

mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan


18/19

otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.


19/19

catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatanpiutang, dokume sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur

penjualan.

!A! I

KRITIK DAN SARAN

4#1 K&.%.)

ungsi dari sistem penjualan kredit seharusnya ditambah lagi agar proses distribusi,

pengecekan surat$surat dan pengecekan barang dagangan memiliki prosedur tersendiri.

4#2 S$&$*

Pada umumnya %&. 'apang (aya )otor telah melaksanakan prosedur sistem penjualan kredit

dengan baik dan terstruktur. Aamun untuk meningkatkan penjualan baik secara kredit maupun

secara tunai, sebaiknya %&. 'apang (aya )otor dapat mengembangkan penyusunan laporankeuangan pada perusahaan tersebut, sehingga lebih memudahkan pihak accounting dan finance

untuk menyusun laporan keuangan secara otomatis. #elain itu, %&. 'apang (aya )otor seharusnya

menambahkan fitur penjualan$fitur penjualan dan pembelian secara kredit, fitur retur penjualan dan

pembelian, maupun faktor$faktor pendukung yang lainnya guna lebih meningkatkan #istem

Penjualan Kredit pada Dealer 1amaha %&.'apang (aya )otor. #elain itu %&. 'apang (aya )otor

juga seharusnya menambah lagi fungsi$fungsinya seperti ungsi 7dmin nit$billing, ungsi 7dmin

nit$##K, dan ungsi 7dmin #tock. Dengan begitu diharapkan %& 'apang (aya dapat

meningkatkan

tugas sistem akuntansi

Documents