BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengendalian (pengawasan) atau controlling adalah bagian

terakhir dari fungsi manajemen. Fungsi ini sangat penting dan

sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu

harus dilaksanakan sebaik-baiknya. Fungsi manajemen yang

dikendalikan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

dan pengendalian itu sendiri. Kasus-kasus yang banyak terjadi

dalam organisasi adalah akibat masih lemahnya pengendalian

sehingga terjadilah berbagai penyimpangan antara yang

direncanakan dengan yang dilaksanakan.

Pengendalian adalah proses pemantauan, penilaian dan

pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Beda

pengawasan dengan pengendalian adalah pada wewenang dari

pengembang kedua istilah tersebut. Pengendalian memiliki

wewenang turun tangan yang tidak dimiliki oleh pengawas.

Pengawas hanya sebatas memberi saran, sedangkan tindak

lanjutnya dilakukan oleh pengendali.

Pengendalian lebih luas daripada pengawasan. Pengawasan

sebagai tugas disebut supervisi pendidikan yang dilakukan oleh

pengawas sekolah ke sekolah-sekolah yang menjadi tugasnya.

Kepala sekolah juga berperan sebagai supervisor di sekolah yang

dipimpinnya. Di lingkungan pemerintahan, lebih banyak dipakai

istilah pengawasan dan pengendalian.

B. Rumusan Masalah

Adapun maksud dan tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu:

1. Untuk mengetahui Pengertian Pengawasan

2. Untuk mengetahui Syarat-syarat Pengawasan

3. Untuk Mengetahui Tujuan Fungsi Pengawasan

4. Untuk mengetahui Pentingnya Pengawasan

5. Untuk mengetahui Bentuk-bentuk pengawasan

6. Untuk mengetahui Tahap-tahap pengawasan

7. Untuk mengetahui Jenis-jenis pengawasan

8. Untuk mengetahui Manfaat Pengawasan

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengawasan

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik

menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,

merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan

nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi

dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua

sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan

efisien.

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja

dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil

yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan

tersebut. Controlling is the process of measuring performance and

taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses

untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai

dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that

actual activities conform the planned activities.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai

mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya

mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan

tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan.

Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan

pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat

mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk

menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu

adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan

bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan

adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan

evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila

diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa

pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan

melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti

memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang

sesuai dengan apa yang direncanakan.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan

bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada

kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang

atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar

atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud

dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada

pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar

supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai

dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik

untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-

tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan

balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah

ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-

penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

B. Syarat – syarat Pengawasan1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang

terjadi3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar. 5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.7. Pengawasan harus ekonomis.8. Pengawasan harus mudah dimengerti.9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

C. Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Menurut Griffin (2000), tujuan dari fungsi pengawasan dibagi

menjadi empat bagian, yaitu:

1.    Adaftasi Lingkungan

Tujuannya adalah agar sebuah perusahaan dapat beradaftasi

dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik

internal maupun eksternal. Contoh : ketika ICT belum secanggih

saat ini , kualifikasi minimum tenaga kerja di sebuah perusahaan

barangkali hanya dibatasi pada kemampuan mengetik. Namun

saat ini hampir seluruh perusahaan menggunakan komputer

sebagai ujung tombak kegiatan sehari-hari.

2.    Meminimalkan kegagalan

Ketika perusahaan menjalankan kegiatan produksi misalnya

perusahaan memiliki target produksi sebanyak 10.000 unit maka

perusahaan berharap bagian produksi bisa menghasilkan produk

sebanyak itu. Katakanlah bagian produksi hanya menghasilkan

9.000 unit yang memenuhi standar sedangkan 1000 unit tidak

memenuhi standar. Maka perusahaan mengalami kerugian 1000

unit dalam produksinya. Oleh karena itu perusahaan perlu

menjalankan pengawasan agar target tersebut terpenuhi.

3.    Meminimumkan biaya

Sebagaimana contoh di atas jika target terpenuhi maka biaya

dapat diminimalkan, akan tetepi jika kondisinya seperti di atas

1000 unit tidak memenuhi standar maka hal itu tidak bisa

dikatakan meminimalkan biaya malah menambah beban biaya

produksi.

4.    Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar

perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi

yang kompleks. Ketika kegiatan perusahaan hanya memproduksi

satu jenis barang, atau 10 orang pekerja, atau 2 bagian dalam

struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen lebih mudah

untuk dilakukan.

D. Pentingnya Pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari

waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan

guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah

yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap

organisasi. Ada beberapa alas an mengapa pengawasan itu penting,

diantaranya :

1.  Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-

menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk

dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui

fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang

berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu

menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang

diciptakan perubahan yang terjadi.

2.  Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan

yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi

untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya

memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien

dan efektif.

3.  Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat

secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi

kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem

pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan

tersebut sebelum menjadi kritis.

4.  Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya

tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya

cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan

tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-

wasan.

5.  Komunikasi

6.  Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan

standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan

kemudian pengambilan tindakan

E. Bentuk – Bentuk Pengawasan1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering

controls, preliminary control).                       

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar

dan   memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan

terselesaikan. Pengawasan      ini akan efektif bila manajer dapat

menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang

perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2. Pengawasan Concurrent (concurrent control ).

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, atau pengawasan yang terjadi

ketika pelaksanaan berlangsung, dimana suatu aspek harus

memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan

guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action

controls).

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah

dilaksanakan,  guna mengukur penyimpangan yang mungkin

terjadi atau tidak sesuai  dengan

F. Tahap – tahap Pengawasan

1. Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target

pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam

pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a. standar fisik

b. standar moneter (biaya)

c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang

dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang

berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan

sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan

Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya

penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi

demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan

bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan,

dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses

pengawasan yaitu:

a. Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang

pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah

pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana.

Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

b. Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau

mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah

ditentukan.

c. Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan

perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses

pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:

1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.

2. Mengukur pelaksanaan

3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah

perbedaan jika ada.

4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang

tepat.

Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri

daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-

langkah yang bersifat universal yakni:

1. mengukur hasil pekerjaan,

2. membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan

memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),

3. mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui

tindakan perbaikan.

Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau

tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan,

yaitu:

1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta.

Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum

ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap

bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.

2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi.

Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat

berbuat sesuatu akan hal ini.

3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan

dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya

koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum

tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses

pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus

dilakukan.

Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)

Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai

standard yang jelas.

Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat

menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan

perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya

secara optimal.

Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan

penganalisa penyimpangan-penyimpangan

Pengambilan tindakan koreksi

Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-

penyimpangan yang terjadi.

G. Jenis – jenis Pengawasan

Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat

dilakukan, yaitu:

1. Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh

orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi

yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat

dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau

pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang

dilakukan secara rutin. Contohnya : Kepala Sekolah mensupervisi

guru ketika mengajar di kelas.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan

oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang

diawasi. Contohnya : Pengawas Sekolah mensupervisi guru ketika

mengajar di sebuah sekolah, Pengawas UN mengawasi Peserta

Didik yang edang ujian di sebuah sekolah.

Atau Kunjungan dari Kepala Dinas Pendidikan Prov. Jawa Barat

ke SMP Islam As-Syafi’iyah seperti terlihat dalam gambar di bawah

2. Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai,

“pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum

kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya

penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah

dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan

pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan

merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga

dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan

sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih

bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung,

sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan

terdeteksi lebih awal. Contohnya : Yayasan memonitori/

mendampingi dna mengevaluasi penggunaan anggaran sekolah

binaannya.

Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang

dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.”

Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun

anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian

disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan

pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya

penyimpangan. Contohnya: Tim Audit BPK memeriksa laopran

penggunaan BOS.

3. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk

“pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang

bersangkutan.” Contohnya : Mandor mengawasi Buruhnya ketika

bekerja.

Atau Tim Dosen mengawasi Peserta Sertifikasi dalam kegiatan

“Peer Teaching”. (Nampak digambar Drs. Joko, M.Pd sedang

menilai & mengawasi Peserta Sertifikasi tahun 2009)

Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang

melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian

terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan

bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Contohnya: Perusahaan

induk mengawasi peusahaan cabang dengan laporan tertulis dan

empiris.

Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran

formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan

terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan,

tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara,

hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai

maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan

terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi,

yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang

serendah mungkin.”

H. Manfaat Pengawasan1. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk

merenungkan isi dan pekerjaan mereka

2. Untuk mengembangkan pemahaman dan keterampilan dalam

bekerja

3. Untik menerima informasi dan perspektif lain

mengenaipekerjaan seseorang

4. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

5. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang

pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan,

masalah dan proyeksi saja

6. Untuk memiliki ruang untuk mengesplorasi dan

mengekspresikan distress, restimulation pribadi, transferensi

atau counter-transferensi yang mungkin dibawa oleh

pekerjaan

7. Untuk merencanakan dan memanfaatkan sumberdaya pribadi

dan frofesional yang lebih baik

8. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif

9. Untuk memastikan kualitas pekerjaan

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk

menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan

perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,

membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah

ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-

penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan

(preliminary control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung

(cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).

Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan

(perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan,

Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan

penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan

koreksi.

Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan

organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan

tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk

mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan

mengambil tindakan koreksi.

Perancangan proses pengawasan diantaranya yaitu;

Merumuskan hasil yang di inginkan, Menetapkan penunjuk hasil,

Menetapkan standar penunjuk dan hasil, Menetapkan jaringan

informasi dan umpan balik dan Menilai informasi dan mengambil

tindakan koreksi. Bidang strategik dalam pengawasan ialah

Transaksi Keuangan, Hubungan Manajer dan Bawahan, dan Operasi-

operasi Produktif. Alat-alat pengawasan yang paling umum ialah

Manajemen Pengecualian (Management by Exception), Management

Information System (MIS), Analisa Rasio dan Penganggaran.

B. Saran

Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi.

Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan

menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik

yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.

Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat

membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin

organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat

memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam

merumuskan suatu masalah.

Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh

pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang

ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan

disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu

lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

http://evynurhidayah.blogspot.com/2011/04/makalah-mpk-pengawasan-

manajemen.html

http:\\www.anakciremai.com/.../makalah-manajemen-tentang-dasar-

dan.html

http:\\www.elearning.gunadarma.ac.id/.../

bab7_dasardan_teknik_ pengawasan\

Sule, Ernie Tisnawati, dkk. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana

Penada Media Group

http://zahranmirzan.blogspot.com/2013/01/makalah-pengantar-

manajemen-controlling.html