tugas kelompok 2 pengantar manajemen kualitas - pascasarjana mm trisakti a41

Anadhika Swarna WibisonoAndreas Umbu Remu JuniorKristian DwikaMellia FebriyantiMuhammad Ramadhan A. P.Muhammad Taufik Adhi

GMS (ISO 9001:2008)

122121011122121012122121065122121074122121082122121083

PENGANTAR MANAJEMEN KUALITAS

Definisi QMS (ISO 9001)

•ISO 9001 adalah standar jaminan kualitas yang berlaku untuk rekayasa perangkat lunak. Standar tersebut berisi 20 syarat yang harus ada untuk mencapai sistem jaminan kualitas yang efektif. Karena Standar ISO 9001 dapat diaplikasikan pada semua disiplin rekayasa/engineering, maka dikembangkan sekumpulan khusus pedoman ISO (ISO 9000-3) untuk membantu menginterpretasikan standar untuk digunakan pada proses perangkat lunak.

Isi dari ISO9001:2008

Ruang lingkup, aplikasi, pengecualian,

dan acuan normatif ISO9001:2008

Klausul1 s/d 3

Quality Management System

Klausul 4

Management Responsibility

Klausul 5

Resource Management

Klausul 6

Product Realization

Klausul 7

Measurement, Analysis and Improvement

Klausul 8

INPUT PROCESS OUTPUT

8 Prinsip Manajemen

1. Fokus Kepada Pelanggan

2. Kepemimpinan

3. Keterlibatan Karyawan

4. Pendekatan Proses

5. Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen

6. Peningkatan Berkelanjutan

7. Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan

8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Perbedaan Iso 1994, 2000, & 2008• 1994

Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada organisasi bisnis kecil karena banyaknya procedure yang harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi procedure organisasi).

• 2000

Tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses bisnisnya.

• 2008

System ISO 9001:2008 focus pada effectifitas proses continual improvement dengan pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi.

Tinjauan ISO 9001:2008Persyaratan Sistem Manajemen Mutu

KLAUSUL 4 – SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 PERSYARATAN UMUM

4.2 PERSYARATAN DOKUMEN

4.1 Persyaratan Umum

Organisasi Harus : Menetapkan mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara

sistem manajemen mutu

Senantiasa meningkatan keefektifan sistem manajemen mutu

Mengidentifikasi proses yang diperlukan untuk penerapan sistem manajemen mutu

Menetapkan metode untuk memastikan bahwa operasi & pengendalian proses berjalan efektif

Memastikan ketersediaan sumber daya

Persyaratan Dokumen

Dokumen-dokumen di bawah ini adalah dokumen mutu dan harus dikendalikan :

• Persyaratan kebijakan dan sasaran mutu yang terdokumentasi (Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu)

• Pedoman mutu

• Dokumen – dokumen prosedur sebagaimana dipersyaratkan oleh Standar Internasional ini (Prosedur Mutu)

• Dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan keefektifan perencanaan, operasi dan pengendalian proses (Dokumen Mutu)

• Rekaman / Cacatan mutu yang dipersyaratkan oleh standar Internasional ini (Rekaman Mutu)

8 Dokumen Prosedur Wajib

• Prosedur pengendalian dokumen

• Prosedur pengendalian rekaman

• Prosedur Internal Audit

• Prosedur Penanganan Produk Tidak Sesuai

• Prosedur Tindakan Perbaikan

• Prosedur Tindakan Pencegahan

Hirarki Dokumen Sistem Mutu

• Manual Mutu ; Manual mutu merupakan kebijakan manajemen tentang persyaratan sistem mutu sebagai acuan tetap yang meliputi kebijakan mutu, sasaran mutu, struktur organisasi (termasuk tanggung jawab ; uraian tugas), dan penjelasan semua unsur sistem mutu.

• Rencana Mutu ; Rencana mutu ini menjelaskan tentang praktek mutu yang spesifik, sumber daya dan urutan-urutan proses/kegiatan yang relevan.

• Prosedur & Instruksi Kerja ; Prosedur merupakan pernyataan tertulis yang menetapkan maksud dan ruang lingkup kegiatan pemasok untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

• Rekaman Mutu ; Rekaman mutu (catatan mutu) merupakan lembar isian kegiatan sebagai bukti objektif bahwa sistem mutu diterapkan dan dapat diperagakan untuk membuktikan efektivitasnya.


KLAUSUL 5 – TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Manajemen

5.2 Fokus kepada Pelanggan

5.3 Kebijakan Mutu

5.4 Perencanaan

5.5 Tanggung Jawab, wewenang dan komunikasi

5.6 Tinjauan Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen5.2 Fokus Kepada Pelanggan

Top Manajemen harus : Berkomitmen terhadap mutu dan mampu menunjukkan buktinya

Senantiasa meninjau keefektifaan sistem mutu

Memastikan ketersediaan sumber daya

Memastikan bahwa persyaratan pelanggan dipenuhi oleh organisasi

5.3 Kebijakan Mutu5.4 Perencanaan

•Kebijakan mutu harus :

• Sesuai dengan tujuan organisasi

• Mencakup komitmen untuk peningkatan sistem manajemen mutu

• Dikomunikasikan dan dimengerti ke seluruh organisasi

• Ditinjau untuk terjaminnya kesinambungan dan kesesuaian

•Perencanaan mutu harus :

• Berupa sasaran dan rencana tindakan. Ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan di organisasi

• Terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

Manajemen puncak harus menetapkan wakil manajemen untuk mutu

Tanggung jawab dan wewenang organisasi harus terdefinisi, setiap perubahannya harus dikomunikasikan kepada organisasi

Proses komunikasi yang memadai harus ditetapkan di dalam organisasi

5.6 Tinjauan Manajemen

•Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada interval yang terencana

•Tinjauan Mencakup :

• Hasil Audit

• Umpan balik pelanggan

• Kebijakan Mutu dan Sasaran

• Tindakan perbaikan dan pencegahan

• Rekomendasi untuk peningkatan

• Sumber daya yang dibutuhkan


KLAUSUL 6 – MANAJEMEN SUMBER DAYA

6.1 Penyiapan Sumber daya

6.2 Sumber daya manusia

6.3 Infrastruktur

6.4 Lingkungan kerja

6.1 Penyiapan Sumber daya6.2 Sumber daya manusia

• Sumber daya harus cukup untuk melaksanakan, memelihara dan meningkatkan yang berkelanjutan pada keefektifan sistem mutu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan

• Karyawan harus kompeten

• Karyawan harus tahu tugas mereka dalam mencapai sistem mutu

6.3 Infrastruktur6.4 Lingkungan Kerja

• Prasarana untuk mencapai produk dan/atau jasa sesuai dengan yang ditentukan, harus disediakan dan dipelihara

• Dimana lingkungan kerja berpengaruh terhadap kesesuaian produk atau jasa, masa lingkungan harus dikendalikan


KLAUSUL 7 – REALISASI PRODUK

7.1 Perencanaan Realisasi produk

7.2 Proses yang terkait dengan pelanggan

7.3 Desain dan pengembangan

7.4 Pembelian

7.5 Ketentuan produksi dan pelayanan

7.6 Pengendalian pada peralatan pengawasan dan pengukuran

7.2 Proses yang terkait dengan pelanggan

• Persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan / regulasi harus terdefinisi dengan jelas

• Persyaratan dari pelanggan / regulasi harus ditinjau untuk menjamin bahwa :

o Persyaratan itu telah jelas

o Organisai dapat memenuhinya

• Persyaratan yang kurang jelas bahwa dikonfirmasikan kembali

7.3 Desain dan Pengembangan

• Perencanaan adalah aktivitas kunci

• Adanya proses penentuan dan kejelasan masukan

• Adanya proses verifikasi keluaran (hasil)

• Adanya proses verifikasi dan validasi Desain

• Tinjauan dilakukan pada tingkatan yang spesifik

• Adanya kontrol terhadap perubahan desain

7.4 Pembelian

• Organisasi harus menjamin bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang telah ditetapkan

• Organisasi harus mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka

• Kriteria untuk seleksi, evaluasi, dan evaluasi ulang harus ditetapkan

• Informasi pembelian harus menggambarkan produk yang akan dibeli

• Organisai harus menetapkan & menerapkan kegiatan inspeksi & kegiatan lain yang diperlukan untuk menjamin bahwa produk yang dibeli memenuhi spesifikasi persyaratan pembelian.

7.5 Ketentuan Produk dan Pelayanan

• Pengadaan produksi dan jasa harus dibawah kondisi yang terkendali

• Harus digunakan peralatan yang sesuai

• Pastikan prosedur / intruksi tersedia

• Pelaksanaan peralatan pengawasan dan ukuran yang sesuai

• Pengendalian proses sampai tingkat tempat pengiriman jika menggunakan

7.5 Ketentuan Produk dan Pelayanan (Cont’d)

• Validasi proses – proses yang “spesial”

• Selalu mengidentifikasi sesuatunya dengan jelas

• Selalu melindungi kepemilikan pelanggan

• Penayangan, penyimpanan, pengepakan dan perlindungan terhadap barang/komponen produksi harus tetap terjaga kualitasnya

7.6 Pengendalian Terhadap Alat Pengukuran dan Alat Pengawasan

• Organisasi harus menjamin bahwa pengamatan dan pengukuran dapat dilakukan dengan cara yang konsisten dengan persyaratan yang relevan

• Alat pengukuran dan alat pengawasan harus :

o Dikalibrasi dan diverifikasi pada interval yang ditetapkan

o Disetel atau disetel ulang jika diperlukan

o Diidentifikasi untuk memudahkan penentuan status kalibrasi

o Dilindungi dari penyetelan yang membuat hasil pengukuran menjadi tidak valid

o Dilindungi dari kerusakan dan penurunan kondisi saat penanganan, perbaikan, dan penyimpanan.


KLAUSUL 8 – PENGUKURAN, ANALISA DAN PENINGKATAN

8.1 Ketentuan Umum

8.2 Pengawasan & Pengukuran

8.3 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk

8.4 Analisa Data

8.5 Peningkatan

8.1 Ketentuan Umum

• Organisasi harus memastikan :

o Produk / Jasa sesuai dengan persyaratan khusus

o Sesuai dengan sistem mutu

o Peningkatan berkelanjutan selalu dilakukan untuk keefektifan sistem mutu

• Metode Statistik yang digunakan harus tepat

8.2 Pengawasan dan Pengukuran

• Harus ada metode untuk mengetahui informasi yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan harus ditentukan

• Internal audit harus dilakukan dalam interval yang terencana

• Harus ada metode untuk pengawasan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu

• Harus ada metode untuk pengawasan dan pengukuran karakteristik produk

8.3 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk

• Produk yang tidak memenuhi persyaratan harus diidentifikasi & dikendalikan , untuk mencegah penggunaan yang tidak semestinya

• Harus ada mekanisme untuk menangani produk yang tidak sesuai dengan ketetapan pelanggan

8.4 Analisa Data

• Organisasi harus menetapkan,mengumpulkan dan menganalisa data yang tepat untuk menunjukkan kesesuaian dan keefektifan dari sistem manajemen mutu

• Analisa tersebut harus dievaluasi bagi terlaksananya peningkatan sistem manajemen mutu yang berkesinambungan

• Analisa harus terkait dengan :

o Kepuasan pelanggan

o Kesesuaian terhadap persyaratan produk, karakteristik dan kecenderungan proses

o Tindakan pencegahan

o Pemasok

8.5 Peningkatan

• Organisasi harus senantiasa meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu

• Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah perulangan ketidaksesuaiaan

• Organisasi harus menetapkan tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaiaan dalam rangka mencegah kemunculannya

Penerapan ISO 9001 Pada Perpustakaan• Penerapan ISO pada institusi perpustakaan merupakan suatu

proses berkesinambungan serta membutuhkan dukungan dari semua pihak.

• Manfaat dari penerapan ISO 9001:2000 pada institusi perpustakaan:

1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pemustaka melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistemik.

2. Meningkatkan image institusi perpustakaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.

3. Meningkatkan kesadaran mutu perpustakaan.

4. Menjadikan suatu perubahan positif dalam hal kultur mutu pada institusi perpustakaan.

4 Tahap Penerapan ISO 9001 Pada Perpustakaan1.Tahap Persiapan.

• Tahap persiapan ini berisikan segala bentuk persiapan yang perlu dilakukan, mulai dari seleksi konsultan untuk mendiagnostik sistem organisasi hingga menyusun program kerja.

2.Tahap Penyusunan dan Pengesahan Dokumen.

• Tahapan ini sangat penting dalam penerapan sistem manajemen mutu. Kebijakan mutu merupakan pernyataan dari top management tentang komitmennya terhadap mutu. Kebijakan mutu ini harus dipahami dan dimengerti oleh setiap staf perpustakaan.

• Semua departemen atau bagian layanan akan mendapat tugas menyusun dokumen sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing dan harus berpedoman pada persyaratan yang diberikan dalam sistem manajemen mutu. Setelah dokumen disusun, maka diadakan pengesahan dokumen yang itu merupakan prosedur operasional standar (POS). Isi dokumen mutu ISO 9001:2000 adalah sebagai berikut:

• Kebijakan Mutu

• Sasaran Mutu

• Pedoman Mutu

• Prosedur Operasional Standar (POS)

• Instruksi Kerja (IK)

• Formulir / Rekaman

3.Tahap Penerapan.

• Organisasi harus melakukan audit mutu internal, yang berarti harus membentuk tim audit. Tim ini bertugas untuk memastikan bahwa yang ditulis memang telah dilaksanakan dengan bukti tertulis berupa catatan-catatan (rekaman mutu). Hasil dari audit berupa temuan-temuan ketidaksesuaian atau pertimpangan. Tim audit akan melaporkan hasil temuannya kepada manajemen untuk diambil tindakan koreksi dan pencegahan (corrective and preventive action).

• Proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 pada institusi perpustakaan secara rinci dapat dijabarkan sebagai berikut:•Presentasi proposal kepada tim manajemen.

•Pembentukan Steering Commitee dan tim kerja sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

•Pelatihan kesadaran mutu pada tim kerja sistem manajemen mutu ISO

•Sosialisasi kesadaran mutu

•Penyusunan kebijakan mutu dan sasaran mutu

•Penyusunan pedoman mutu, prosedur dan instruksi kerja

•Pelaksanaan, evaluasi, dan revisi dokumen

•Pengesahan dokumen mutu

•Penetapan pelaksanaan sistem manajemen mutu

•Sosialisasi pelaksanaan secara internal dan eksternal

•Pelatihan audit internal

•Pelaksanaan audit internal

•Pelaksanaan rapat tinjauan manajemen (RTM)

•Pelaksanaan pre-audit oleh lembaga sertifikasi

•Penyempurnaan dan revisi dokumen dan sistem

•Final audit sertifikasi oleh lembaga, sertifikasi

•Pencegahan sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2000

4.Tahap Sertifikasi.

• Setelah dilakukan audit internal, organisasi harus yakin bahwa sistem telah berjalan sesuai dengan standar ISO 9001 dan aplikasinya siap untuk diaudit oleh badan sertifikasi. Badan sertifikasi akan meninjau semua dokumen yang ada dan dibandingkan dengan ketentuan dalam ISO 9001:2000. Kemudian membandingkan semua prosedur yang telah ditulis dengan penerapannya di lapangan.

Contoh Dokumen / Rekaman

Sumber: http://law.uii.ac.id/images/stories/Mutu_perpus/Catatan%20Mutu.pdf

Pertanyaan dan Jawaban

1. Apakah ISO 9001 : 2008 diperlukan dalam sebuah organisasi? Apa nilai lebih bagi perusahaan yang menerapkan ISI 9001 : 2008?

Jawab :

• Tanpa keberadaan pelanggan yang dipuaskan, suatu organisasi dalam bahaya! Agar pelanggan tetap terpuaskan, organiasi tersebut perlu untuk memenuhi persyaratan mereka pelanggan). Standar SNI ISO 9001:2008 menyediakan kerangka kerja yang telah dicoba dan teruji untuk melaksanakan pendekatan yang sistematis untuk mengelola proses-proses organisasi sehingga organisasi tersebut menghasilkan produk yang memuaskan harapan pelanggan.

• Dan Kelebihan dari penerapan SNI ISO 9001:2008 yang diadopsi dari ISO 9001:2008 adalah penerapan yang setara dengan organisasi lain manapun di dunia sehingga organisasi yang menerapkannya diketahui sistem apa yang dimiliknya untuk menjalankan proses bisnisnya.


2. Apa perbedaan ISO 9001 : 2008 dengan yang sebelumnya?

Jawab:

• Perbedaan SNI ISO 9001:2008 dengan versi sebelumnya, yaitu SNI 19-9001-2001 (yang diadopsi dari ISO 9001:2000) tidaklah terlalu signifikan, yang antara lain bahwa organisasi yang menerapkan bukan hanya sekedar mengidentifikasi proses-proses dalam sistem manajemen mutunya, melainkan harus menetapkan proses-proses yang dimaksud. Adapun perbedaan yang sangat mencolok terdapat pada SNI 19-9001-2001 terhadap versi sebelumnya, yaitu SNI 9000.


3. Mengapa kebijakan mutu menjadi persyaratan dalam suatu system mutu penerapan?

Jawab :

• Karena Kebijakan Mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara formal oleh pimpinan puncak.


4. Berupa apa departemen yang menangani ISO dan dibawahi oleh siapa?

Jawab :

• Departemen yang menangani ISO dalam perusahaan adalah wakil manajemen seperti Departemen Quality Management System (QMS) yang langsung berada di bawah Direktur.

Contoh Klausul Dokumen

Siapa Saja Yang Menggunakan ISO 9001 : 2008 Standar ISO 9001:2008 bersifat generik, artinya standar ini dapat digunakan oleh organisasi apa saja dalam sektor ekonomi apapun. Apakah organisasi swasta, organisasi pemerintah, atau organisasi nirlaba, apakah produknya barang atau jasa semuanya bisa menggunakan standar ini.

Kesimpulan• Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000 dalam dunia

perpustakaan merupakan suatu proses berkesinambungan dan membutuhkan dukungan dari semua pihak dalam lembaga perpustakaan tersebut. Manajemen puncak (top management) dalam pelaksanaan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000 diharuskan cukup aktif dan selalu mendorong anak buahnya untuk dapat menjalankan sistem manajemen mutu dengan sebaik-baiknya dan selalu ada dalam proses.

• Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000 dalam dunia pendidikan bukan bertujuan untuk memperoleh sertifikat. Oleh karena itu, sangatlah keliru jika lembaga perpustakaan menerapkan sistem tersebut hanya bertujuan untuk mendapatkan sertifikat. Hal yang lebih penting dan harus dipertahankan bahkan ditingkatkan oleh lembaga pendidikan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 tersebut adalah komitmen lembaga pendidikan terhadap mutu jasa kepada pelanggan, dan improvement proses operasi.

THANK YOU

tugas kelompok 2 pengantar manajemen kualitas - pascasarjana mm trisakti a41

Documents