tugas akhir - repository.nusamandiri.ac.id filetugas akhir ini dengan baik. adapun judul penulisan...
TRANSCRIPT
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
KARYAWAN PADA CV. AMIGOS JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III
HANI KHAIRUNISSA
NIM : 11142200
Program Studi Komputerisasi Akuntansi
AMIK BSI Jakarta
Jakarta
2017
ii
iii
iv
v
vi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini dengan baik. Adapun judul penulisan Tugas Akhir yang penulis
telah tentukan adalah sebagai berikut:
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN
PADA CV. AMIGOS JAKARTA”
Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan
program Diploma III (D III) Akademi Manajemen Informatika dan Komputer
Bina Sarana Informatika (AMIK BSI). Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan penelitian, observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung
penulisan ini. Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak,
maka penulisan tugas akhir ini tidak akan selesai dengan baik dan lancar. Oleh
karena itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Direktur Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana
Informatika.
2. Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI.
3. Ibu Lala Nilawati,M.Kom selaku Dosen Pembimbing dan Yana Iqbal
Maulana,M.kom selaku asisten pembimbing yang telah memberikan
bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.
4. Bapak Riko Sage Sosiawan, selaku Managing Director dari CV. Amigos
Jakarta.
vii
5. Seluruh Staf dan Karyawan dari CV. Amigos Jakarta yang telah
memberikan bantuan kepada penulis baik dalam masalah perizinan maupun
pencarian data dan dokumen yang diperlukan.
6. Orang Tua dan Keluarga yang telah banyak membantu secara moril dan
materil.
7. Teman-teman terdekat serta rekan-rekan yang telah memberikan semangat
dan saran maupun dukungan pada penulis dalam penulisan tugas akhir ini.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini
masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik & saran yang
bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan
bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.
Jakarta, 05 April 2017
Penulis
viii
ABSTRAKSI
Hani Khairunissa (11142200), Perancangan Sistem Informasi Penggajian
Karyawan Pada CV. Amigos Jakarta
Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan
cepat. Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam pembuatan hardware maupun software.
CV. Amigos Jakarta membutuhkan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan memberikan fasilitas yang baik bagi para karyawan. Untuk itulah penulis mencoba membuat Tugas Akhir mengenai sistem penggajian karyawan di CV. Amigos Jakata yang sampai saat ini belum terkomputerisasi.
Pada saat ini CV. Amigos Jakarta hanya berupa perusahaan yang bergerak
dalam bidang Distributor Percetakan dan Foto. Sistem yang ada pada CV. Amigos
Jakarta ini masih dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan absen hingga
sampai pembuatan laporan, sehingga memungkinkan pada saat proses
berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang
dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan. Komputerisasi sistem merupakan solusi yang terbaik untuk memecahkan
permasalahan-permasalahan yang ada pada perusahaan ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada perusahaan ini.
Maka dari itu dengan sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem yang manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem penggajian yang sekarang lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu.
Kata kunci: Perancangan Sistem, Sistem Penggajian
ix
ABSTRACTION
Hani Khairunissa (11142200), Information System Design Payroll Employee At
CV. Amigos Jakarta
In today's era of globalization, information technology is speeding up. The computer is a device that was created to facilitate human work, while achieving good progress in the manufacture of hardware and software. CV. Amigos Jakarta is in need of an information system that supports and provides good facilities for employees. That's why the author tries to make the
final project on the payroll system employees in the CV. Amigos Jakata which until now has not been computerized.
At this time CV. Amigos Jakarta is only a company engaged in the
Distribution of Printing and Photos. The existing system on CV. Amigos Jakarta is still done manually, ranging from recording absent to the making of the report, making it possible during the process of mistakes in the recording, the inaccuracy of reports made and delays in searching the necessary data. Computerized system is the best solution to solve the problems existing in this company, as well as with a computerized system can be achieved an effective and efficient activities in supporting activities in this company.
Therefore, with a computerized system better than manual systems to run more effectively and efficiently and payroll systems are now more conducive than the previous system.
Keywords: System Design, Payroll System
x
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................................ i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ......................................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................... iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................................ iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ........................................................................ v
Kata Pengantar ................................................................................................... vii
Abstraksi ............................................................................................................
ix
Daftar isi .............................................................................................................
xi
Daftar Simbol ..................................................................................................... xiii
Daftar Gambar .................................................................................................... xviii
Daftar Tabel ....................................................................................................... xix
Daftar Lampiran ................................................................................................. xx
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1
1.1. Umum ......................................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan ................................................................... 2
1.3. Metode Pengumpulan Data ........................................................ 3
1.4. Ruang Lingkup .......................................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................ 5
2.1. Konsep Dasar Sistem ................................................................... 5
2.2 PeralatanPendukung (Tools System) ............................................ 15
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN.................................................... 27
3.1. Umum ......................................................................................... 27
3.2. Tinjauan Perusahaan .................................................................... 27
3.2.1 Sejarah Perusahaan .......................................................... 27
3.2.2 Struktur Organisasi .......................................................... 28
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ............................................................ 31
3.4. Unifed Modelling Languange (UML) .......................................... 32
3.4.1 Activity Diagram .............................................................. 33
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan……………………………………. 34
3.6. Permasalahan ............................................................................... 38
3.7. Pemecahan Masalah .................................................................... 39
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN ................................................ 40
4.1. Analisa Kebutuhan Software ....................................................... 40
4.1.1. Analis Kebutuhan……………………………………… 40
4.1.2. Use Case Diagram…………………………………….. . 46
4.1.3. Activity Diagram………………………………………. . 47
4.2. Desain.. ........................................................................................ 57
4.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ................................ 57
xi
4.1. Analisa Kebutuhan Software ....................................................... 40
4.1.1. Analis Kebutuhan……………………………………… 40
4.1.2. Use Case Diagram…………………………………….. 46
4.1.3. Activity Diagram………………………………………. 47
4.2. Desain.. ........................................................................................ 57
4.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................... 57
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)…………………………… 58
4.2.3. Spesifikasi File………………………………………… 58
4.2.4. Software Architecture…………………………………. . 62
4.2.5. User Interface………………………………………….. 64
4.2.6. Spesifikasi Hadware dan Software………………………. 75
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan ................................................................................. 76
5.2. Saran ......................................................................................... 77
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
SURAT KETERANGAN PKL/RISET
LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol UML (Unified Modeling Language)
1. Activity Diagram
INITIAL NODE Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal.
ACTION Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja.
DECISION Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu.
JOIN Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang digabungkan.
FORK Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara paralel.
ACTIVITY FINAL Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir.
xiii
2. Use Case Diagram
<<include>>
<<extend>>
USECASE Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor.
ACTOR Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.
ASSOCIATION Komunikasi antara actor dan usecase yang berpartisipasi pada usecase atau usecase memiliki Interaksi dengan aktor.
INCLUDE Relasi usecase dimana proses bersangkutan akan dilanjutkan keproses yang dituju.
EXTEND Relasi usecase tambahan kesebuah usecase yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa usecase tambahan itu.
GENERALIZATION Dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang umum dari yang lainnya.
xiv
1 i
1 i
I
1 i
MM i
I
M i
I
M i
3. ERD (Entity Relationship Diagram)
ENTITAS Suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai.
RELASI Menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berbeda.
ATRIBUT Berfungsi mendeskripsikan karakter entitas (atribut yang berfungsi sebagai key diberi garis bawah).
LINE Relasi antara Entitas dan Atribut.
4. Logical Record Structure (LRS)
xv
ONE- TO -ONE (hubungan satu ke satu), satu record pada satu tabel hanya berhubungan dengan satu record pada tabel lainnya
ONE -TO-MANY (hubungan satu kebanyak), satu record pada satu tabel berhubungan dengan banyak record pada tabel lainnya.
MANY -TO-MANY (hubungan banyak ke banyak), banyak record pada satu tabel berhubungan dengan banyak record pada tabel lainnya.
5. Sequence Diagram
ACTOR Orang, poses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang
akan dibuat di luar sistem informasi yang
akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun
simbol dari actor adalah gambar orang, tapi
actor belum tentu merupakan orang.
INTERFACE atau BOUNDARY OBJECT Sebuah obyek yang menjadi penghubung user dengan sistem.
CONTROL OBJECT Mengkoordinasikan perilaku sistem dan
dinamika dari suatu sistem, menangani tugas utama dan mengontrol alur kerja suatu
sistem.
ENTITY OBJECT Suatu Objek yang berisi informasi kegiatan yang terkait yang tetap dan disimpan
kedalam suatu database.
OBJECT MESSAGE Menggambarkan pesan/hubungan antar obyek, yang menunjukan urutan kejadian
yang terjadi.
MESSAGE to SELF Menggambarkan pesan/hubungan objek itu sendiri, yang menunjukan urutan kejadian
yang terjadi.
xvi
6. Deployment Diagram
Component1
LIFELINE Garis titik-titik yang berhubungan dengan objek, sepanjang lifeline terdapat activation.
ACTIVATION Mewakili sebuah eksekusi operasi dari objek, panjang kotak ini berbanding lurus dengan durasi aktivasi sebuah operasi.
COMPONENT
Model fisik dari kode.
ASSOCIATION Relasi antar kelas dengan makna umum, asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity.
NODE Sumber daya yang digunakan pada saat aplikasi dijalankan.
ASSOCIATION Relasi antar kelas dengan makna umum, asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity.
xvii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar III.1 Struktur Organisasi CV. Amigos Jakarta ..........................................28
2. Gambar III.2 Activity Diagram Sistem berjalan CV. Amigos Jakarta ................33
3. Gambar IV.1 Usecase Diagram Penggunaan Sistem ..............................................46
4. Gambar IV.2 Activity Diagam Pengguna Login .......................................................47
5. Gambar IV.3 Activity Diagram Staf ADM mengelola Data Karyawan….. 48
6. Gambar IV.4 Activity Diagram Staf ADM mengelola Data Tunjangan….. 49
7. Gambar IV.5 Activity Diagram Staf ADM mengelola Data Pinjaman….. . 50
8. Gambar IV.6 Activity Diagram Staf ADM mengelola Absensi Karyawan 51
9. Gambar IV.7 Activity Diagram Staf Keuangan mengelola Data Gaji….. ... 52
10. Gambar IV.8 Activity Diagram Staf Keuangan mengelola Data Jurnal….. 53 11. Gambar IV.9 Activity Diagram Manager Keuangan mengelola Laporan
Gaji………………..….. ................................................................................ 54 12. Gambar IV.10 Activity Diagram Diractor mengelola Menu Back-up….. ... 55
13. Gambar IV.11 Activity Diagram Dractor mengelola Ganti Password….. . 56
14. Gambar IV.12 Entity Relationship Diagram (ERD)….. .............................. 57
15. Gambar IV.13 Logical Record Structure (LRS)….. ..................................... 58
16. Gambar IV.14 Deploymen Diagram ..............................................................................62
17. Gambar IV.15 Sequence Diagram Login Sistem………………………….. 63
18. Gambar IV.16 Sequence Diagram Penggajian………………………….. .. 64
xviii
DAFTAR TABEL
Halaman
1. Tabel IV.1 Spesifikasi File Karyawan .......................................................................59
2. Tabel IV.2 Spesifikasi File Jabatan ............................................................................60
3. Tabel IV.3 Spesifikasi File Absensi ...........................................................................60
4. Tabel IV.4 Spesifikasi File Gaji ..................................................................................61
5. Tabel IV.5 Spesifikasi File User .................................................................................62
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A.1 KartuAbsen .........................................................................................................................80
A.2 Data Karyawan………………………………………………………….. 81
A.3 Data Tunjangan .................................................................................................................82
A.4 Data Pinjaman ...................................................................................................................83
B.1 RekapAbsensi ....................................................................................................................84
B.2 Data Gaji .............................................................................................................................85
B.3 Slip Gaji ..............................................................................................................................86
B.4 Laporan Gaji ......................................................................................................................87
B.5 Laporan Pengeluaran .......................................................................................................88
xx
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Seiring perkembangan teknologi sekarang ini, pelayanan merupakan
bagian sangat penting dalam perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Salah
satunya adalah pelayanan terhadap internal. Dalam pelayanan tersebut dibutuhkan
banyak sumber daya manusia untuk kesejahteraan rakyat. Dan perusahaan
tersebut harus memperhatikan kebutuhan masyarakat di masa mendatang.
Perusahaan yang didukung sumber daya manusia yang memadai dan profesional
akan berpengaruh dalam meningkatkan kinerja perusahaannya. Tingginya kinerja
karyawan juga dapat mempengaruhi usaha perusahaan secara positif sehingga
perusahaan dapat meningkatkan pelayanan para karyawannya. Salah satunya
memberikan pelayanan didalam pengambilan hasil kerja atau tidak dalam masa
kedinasan, perusahaan tetap memberikan hasil kerjanya sesuai yang telah
ditentukan oleh perusahaan.
CV. Amigos Jakarta perusahaan yang bergerak dibidang jasa distributor
percetakan foto beralamat di jakarta pusat Jl. H.ung Kel. Utan Panjang -
Kemayoran Jakarta Pusat, dimana perusahaan ini adanya aktifitas akhir priode
akuntansi (bulanan) yaitu melakukan proses penggajian kepada para karyawan,
berupa penggajian dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban
kepada pemimpin perusahaan. Peroses pencatatan dan perhitungan gaji yang
diterapkan oleh perusahaan masih bersifat manual cara hitung walaupun sudah
menggunakan alat bantu komputer untuk menginput data tetapi dalam peroses
1
2
perhitungan gaji masing-masing seringkali terjadi ketidak pastian data antara
waktu dan kehadiran karyawan dengan perhitungan gaji karyawan. Masalah
seperti ini akan berdampak terhadap laporan yang harus dibuat terkait dengan
penggajian CV. Amigos Jakarta sehingga menyebabkan proses gaji sering
terlambat, keterlambatan gaji berdampak mengurangi semangat kerja karyawan
karena gaji dan upah sebagai kompoen-komponen balasa jasa perusahaan kepada
karyawan. Oleh sebab itu perusahaan membutuhkan suatu sistem perthitungan
gaji yang cepat dan efisien.
Untuk menangani penggajian karyawan dibutuhkan suatu proses
pengolahan data yang cepat, tepat dan akurat untuk tercapainya hasil yang baik.
Karena itu diperlukan suatu pengolahan data dengan menggunakan suatu program
sebagai alat bantu pengolahannya, sehingga informasi yang disajikan akan lebih
cepat dan mudah. Dengan adanya permasalahan tersebut diatas, untuk itu penulis
dalam Tugas Akhir ini mengambil judul: “Perancangan Sistem Informasi
Penggajian Karyawan Pada CV. Amigos Jakarta”.
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1. Untuk mengatasi adanya kesalahan dalam perhitungan dan pembayaran gaji
di perusahaan yang sedang berjalan, maka dibutuhkannya suatu sistem
penggajian.
2. Memberikan solusi pemecahan masalah kepada CV.Amigos Jakarta. Berupa
sistem pengolahan data gaji yang diusulkan nantinya, diharapkan dapat
memeberikan gambaran yang jelas mengenai penggajian karyawan, agar
mudah dipahami dan mudah digunakan oleh perusahaan.
3
Sedangkan tujuan dari penulisan ini adalah sebagai salah satu syarat
kelulusan pada program Diploma III pada program studi Komputerisasi Akuntansi
di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
1.3. Metode Pengumpulan Data
Adapun teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data yang diperlukan
dalam penelitian ini :
1. Observasi
Penulis mengadakan pengamatan langsung pada CV.Amigos Jakarta, untuk
memastikan sistem pengolahan data penggajian perusahaan yang terjadi
dalam sistem berjalan saat ini dengan melakukan pengumpulan data serta
prosedur yang berhubungan dengan pihak perusahaan yang berkaitan
dengan analisa pengolahaan data penggajian.
2. Wawancara
Melakukan sesi wawancara dengan Staf Keuangan Ibu Anie Yuliani dari
CV. Amigos Jakarta. Atas sistem yang sedang berjalan di perusahaan, guna
melakukan pengumpulan data serta prosedur yang berhubungan dengan
pihak yang berkaitan dengan analisa penggajian.
3. Studi Pustaka
Dengan mengumpulkan, dan mempelajari data-data dan informasi dari
berbagai media seperti buku, jurnal ilmiah dan data-data yang didapat
sehingga memperoleh teori-teori yang dapat mendukung analisis
penggaajian yang tejadi di perusahaan ini.
4
1.4. Ruang Lingkup
Untuk memperoleh kejelasan masalah yang akan dibahas di CV. Amigos
Jakarta maka penulis membatasi masalah mulai dari rekap absensi, perhitungan
daftar gaji, pembuatan slip gaji sampai pembuatan laporan gaji dan laporan
pengeluaran kas.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Istilah sistem sekarang ini banyak dipakai dimana-mana. Banyak orang
berbicara mengenai sistem perbankan, sistem akuntansi, sistem inventori, sistem
persediaan, sistem pemasaran, sistem pendidikan, sistem perangkat lunak dan lain
sebagainya. Sistem itu sendiri merupakan bagian-bagian atau komponen yang terpadu
untuk suatu tujuan.
A. Karakteristik sistem
Suatu sistem memilki karakteristik atau sifat tertentu. Adapun karakteristik
sistem yang dimaksud menurut Mulyanto (2009:2) adalah sebagai berikut :
1. Mempunyai Komponen sistem.
Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, tetapi sebuah sistem
berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi sistem lainnya. Suatu
sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Apabila suatu sistem merupakan salah satu dari
komponen sistem lain yang lebih besar, maka akan disebut dengan subsistem,
sedangkan sistem yang lebih besar tersebut adalah lingkungannya.
5
6
2. Mempunyai Batasan Sistem.
Batas sistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Mempunyai Lingkungan.
Lingkungan luar adalah apapun diluar batas dari sistem yang dapat
mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan ataupun
yang merugikan. Pengaruh yang menguntungkan ini tentunya harus dijaga
sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah sistem. Sedangkan
lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak
mengganggu kelangsungan sebuah sistem.
4. Mempunyai Penghubung Antar Komponen.
Penghubung interface merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Penghubung inilah yang akan menjadi media
yang digunakan data dari masukan input hingga keluaran output. Dengan
adanya penghubung, suatu subsistem dapat berinteraksi dan berintegrasi dengan
subsistem yang lain membentuk satu kesatuan.
5. Mempunyai Masukan.
Masukan atau input merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan maintenance input, yaitu bahan
yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal
signal input, yaitu masukan yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
7
6. Mempunyai Pengolahan.
Pengolahan process merupakan bagian yang melakukan perubahan dari
masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
7. Mempunyai Sasaran dan Tujuan.
Suatu sistem pasti memiliki sasaran objective atau tujuan goal. Apabila sistem
tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Tujuan
inilah yang mengarahkan suatu sistem. Tanpa adanya tujuan, sistem menjadi
tidak terarah dan terkendali.
8. Mempunyai Keluaran.
Keluaran output merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran dapat berupa
informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya sebagai sisa
pembuangan.
9. Mempunyai Umpan Balik Feed Back.
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali Control sistem untuk mengecek
terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke
dalam kondisi normal.
B. Pengertian Perancangan Sistem
Pengertian perancangan sistem menurut Yakub (2012:1) adalah ”Sekelompok
elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan.
sistem juga merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
8
berhubungan,terkumpul bersama-sama utuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan
tertentu.”
Jika melihat point-point diatas, maka tujuan dari rancangan sistem adalah untuk
memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang
jelas tentang rancangan bangunan yang lengkap kepada programmer komputer dan
ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
C. Sistem Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang
mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil, dan akhirnya berakhir. Informasi
yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan
negative entropy atau negentropy.
Menurut Hall dalam Kadir (2014:9) mendefinisikan bahwa “Sistem informasi
adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan,diproses
menjadi informasi,dan didistribusikan kepada pemakai”.
D. Sistem Informasi Manajemen
Menurut McLeod dan schell (2008:40) “Sistem informasi manajemn merupakan
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
kebutuhan yang serupa. Lain halnya seperti SIA, SIM tidak berkewajiban
menyediakan informasi bagi lingkungan. Lingkungan menjadi terlihat ketika
9
perusahaan mengikatkan diri dengan organisasi lain seperti pemasok untuk
membentuk suatu sistem informasi antar organisasi (IOS). Dalam hal ini, SIM
termasuk informasi bagi anggota lain dan IOS.
E. Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Narko (2007:11) “mendefinisikan bahwa sistem informasi akuntansi
adalah suatu sistem yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen
manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk
mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data dan menghasilkan informasi
untuk pemakai”.
Sistem informasi akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi
perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.
Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama, yaitu: pengumpulan data, manipulasi
data, penyimpanan data dan penyiapan dokumen.
F. Sistem Penggajian
Menurut Rivai (2009:1) mengatakan “gaji merupakan balasan jasa dalam
bentuk uang yang diterima kariyawan sebagai konsekwensi sebagai kedudukan
kariawan yang memeberikan sumbangan dan pikiran dalm mencapai tujuan
perusahaan”.
Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
yang mempunyai jenjang jabatan. Umumnya gaji dibayar secara tetap per bulan. Pada
10
sistem penggajian karyawan, sistem informasi akuntansi diperlukan dalam pencatatan
akuntansi. Tenaga kerja merupakan usaha fisik atau mental yang digunakan karyawan
untuk mengolah produk.
Dalam pencatatan akuntansi yang berbentuk jurnal, pencatatan biaya gaji dan
upah dapat dirinci sebagai berikut :
1. Jurnal pembayaran gaji karyawan pada saat terhutang/dihitung
Biaya Gaji xxx
Hutang Gaji xxx
2. Jurnal pada saat terjadinya pembayaran hutang gaji karyawan
Hutang Gaji xxx
Kas xxx
3. Jurnal pembayaran gaji karyawan disertai PPh 21
Hutang Gaji xxx
PPh 21 xxx
Kas xxx
G. Basis Data
Definisi data menurut Conolly dan Bagg (2010:65) adalah “sekumpulan data
tersebar yang berhubungan secara logis, dan penjelasan dari data ini dirancang untuk
memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi”. Dari definisi diatas dapat
disimpulkan bahwa basis data adalah kumpulan informasi yang disusun berdasarkan
cara tertentu dan merupakan satu kesatun yang utuh untuk menyimpan serta
11
memelihara oprasional lengkap sebuah organisasi sehingga mampu menyediakan
informasi yang optimal yang diperoleh untuk mengambil keputusan. Perancangan
basis data menurut menurut Conolly dan Bagg (2010:66) merupakan langkah utnuk
menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna.
Perancangan basis data secara logis dan fisik
Beberapa komponen yang terdapat pada perancangan basis data secara konesptual
antaralain :
1. Entitas
Entitas terkadang disebut tipe entitas atau kelas entitas.entitas adalah objek
yang dapat dibedakan dari objek-objek lainnya.
2. Atribut
Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas. Istilah lain dari
atribut adalah properti.
3. Hubungan
Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas
4. Kekangan
Kekangan digunakan untuk melindungi integrasi data (misalnya, melindungi
kesalahaan saat pengisian data.
5. Dominan
Dominan adalah himpunan yang berlaku bagi suatu atribut. Kekangan dominan
mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai masing-masing data.
12
6. Integritas Refresial
Adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dangan
kunci utama.
H. Aplikasi Basis Data
Aplikasi basis data yang digunakan pada sistem yang dikembangkan adalah
Microsoft Office Access 2007 Munurut Hardjono (2007:2) menjelaskan bahwa:
Microsoft Office Access 2007 merupakan suatu program pengolahan database yang
canggih, yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoprasian
yang mudah. Banyak kemudahan yang diperolah jika bekerja dengan Microsoft
Office Access, diantaranya dapat melakukan proses penyotiran, pengaturan data,
pembuatan table data serta pembuatan laporan.
Microsoft Office Access 2007 adalah suatu apliksi yang dapat membantu kita
membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatife singkat. Bagian dari
Microsoft Office Access adalah:
a. Table digunakan untuk menyimpan data
b. Query digunakan untuk memanipulasi data
c. Forum digunakan untuk frontend aplikasi biasanya untuk menampilkan data,
menambah data.
d. Report digunakan untuk membuat laporan
e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
13
I. Model Pengembangan Perngkat Lunak
Menurut Pressman dalam ( 2010:13 ) “perangkat lunak adalah teknologi yang
berlapis, setiap pendekatan rekayasa perangkat lunak harus berakhir pada komitmen
organisasi ke kualitas”. Komponen metodologi pengembangan perangkat lunak dapat
dibagi dalam tiga unit, yaitu :
1. Proses
Proses rekayasa perangkat lunak adalah Bidang utama membentuk dasar bagi
kontrol manajemen proyek perangkat lunak dan menetapkan konteks dimana
metode teknis telah diterapkan, produk kerja telah dihasilkan, milestone telah
dibangun, kualitas dijamin, dan perubahan dikelola dengan baik.
2. Metode
Metode rekayasa perangkat lunak memberikan teknik bagaimana membangun
perangkat lunak. Metode mencakup array yang luas dari tugas-tugas yang
mencakup analisis kebutuhan, desain, konstruksi program, pengujian dan
dukungan aktivitas pemodelan dan teknik deskriptif lain.
3. Peralatan
Alat rekayasa perangkat lunak memberikan dukungan otomatis atau semi-
otomatis untuk proses atau metode. Ketika alat terintegrasi sehingga informasi
yang dibuat oleh satu alat yang dapat digunakan oleh yang lain, sebuah sistem
untuk mendukung pengembangan perangkat lunak, yang disebut Computer-
Aided Software Engineering didirikan.
14
J. Waterfall Model
Menurut Pressman ( 2010:39 ), salah satu model pengembangan sistem adalah
dengan model waterfall. Waterfall model adalah model yang paling populer dan
sering dianggap sebagai pendekatan klasik dalam daur hidup pengembangan sistem.
Adapun tahapannya sebagai berkut :
Sumber : Paressman (2010:39)
Gambar 2.1 Model Waterfall
1. Communication
Pada tahap ini akan dilakukan inisiasi proyek, seperti menganalisis masalah
yang ada dan tujuan yang akan dicapai. Selain itu dilakukan juga requirements
gathering, dimana akan dikumpulkan requirement dari user melalui analisis
kuisioner.
2. Planning
Tahap ini merupakan tahap dimana akan dilakukan estimasi mengenai
kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk membuat sebuah sistem. Selain
itu, penjadwalan dalam proses pengerjaan juga ditentukan pada tahap ini.
3. Modeling
Kemudian mulai masuk pada tahap perancangan, dimana perancang
menerjemahkan kebutuhan sistem kedalam representasi untuk menilai kualitas
15
sebelum tahap selanjutnya dikerjakan. Tahap ini lebih difokuska pada atribut
program, seperti struktur data, arsitektur perangkat lunak, dan detail prosedur.
4. Construction
Tahap ini merupakan tahap dimana perancangan diterjemahkan ke dalam
bahasa yang dimengerti oleh mesin. Setelah itu dilakukan pengetesan /
pengujian terhadap sistem yang telah dibuat.
5. Deployment
Setelah proses pengkodean dan pengujian selesai, dilakukan pengiriman yang
artinya implementasi kepada masyarakat luas. Pada tahap ini juga dilakukan
pemeliharaan, perbaikan, dan pengembangan agar sistem tersebut tetap dapat
berjalan sebagaimana fungsinya.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Di dalam penulisan laporan tugas akhir ini, penulis memperoleh data-data yang
digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan
menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-diagram yang menunjukan
secara tepat arti dan fungsinya. beberapa peralatan pendukung yang digunakan untuk
menggambarkan perancangan sistem informasi yang dibahas.
A. Unified Modeling Language (UML)
Menurut Nugroho (2010:6), UML (Unified Modeling Language) adalah
„bahasa‟ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma
16
„berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk
penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa
sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami, UML merupakan diagram yang saling
terkait oleh karena itu perlu adanya kekonsistenan diagram dalam UML menurut
Shalahuddin dan Sukamto (2013:140) terdiri dari 13 macam diagram yang
dikelompokkan dalam 3 kategori:
a. Structure Diagrams
Kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu struktur statis
dari sistem yang dimodelkan yang termasuk Structure Diagrams yaitu: class
diagram, Object Diagram, Componen Diagram, Composite struktur Diagram,
package Diagram, Deployment Diagram.
b. Behavior Diagrams
Kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan kelakuan sistem
atau rangkaian perubahan yang terjadi pada sebuah sistem yang termasuk
behavior Diagrams yaitu: Use case Diagram, Actifity Diagram, State Machine
Diagram.
c. Interaction Diagrams
Kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan interaksi sistem
dengan sistem lain maupun interaksi antar subsistem pada suatu sistem yang
termasuk kumpulan diagram interaction diagram yaitu: Sequence Diagram,
Communication Diagram, Timing Diagram,Interaction Diagram.
17
Sumber : Shalahuddin dan Sukamto (2013:140)
Gambar 2.2 Diagram UML
Adapun diagram-diagram UML yang digunakan dalam Tugas Akhir ini yaitu:
1. Use Case Diagram
Schermuller, (2009:10) adalah sebuah gambar dan fungsi sistem yang
dipandang dari sudut pandang pemakai, Actor adalah segala sesuatu yang perlu
berinteraksi dengan sistem untuk pertukaran informasi. Secara grafis
menggambarkan, interaksi secara sistem, sistem eksternal dan penggunaan.
Dengan kata lain use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang
ada dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-
fungsi tersebut. Fungsi sistem dari sudut pandang sistem user secara naratif
18
digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkah-langkah
dari tiap interaksi.
2. Activity Diagram
Diagram Aktivitas (Activity Diagram) Sukamto dan Shalahuddin (2013:161),
“Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran
kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada
pada perangkat lunak”.
Kegunaan Activity Diagram Shalahuddin dan Sukamto (2013:26):
Diagram Aktivitas banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal berikut:
a. Rancangan proses bisnis.
b. Urutan atau pengelompokkan tampilan dari sistem atau user interface.
c. Rancangan pengujian.
3. Deployment Diagram
Menurut Satzinger (2010:291) deployment diagram adalah “Merupakan
perangkat keras, sistem perangkat lunak dan lingkungan jaringan dimana sistem
akan beroprasi”.Deployment diagram juga hanya ada satu dalam setiap
sistem sehingga hanya ada satu dalam setiap model menampilkan semua titik
(node) dalam suatu jaringan, hubungan antar mereka dan proses-proses yang
dijalankan pada masing-masing nude.
19
4. Sequence Diagram
Sequance Diagram Menurut Indrajani (2010:36), “Sequance diagram
merupakan suatu diagram interaksi yang menggambarkan bagaimana objek-
objek berpartisipasi dalam bagian interaksi dan pesan yang ditukar dalam
urutan waktu”.
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa pesan yang
digambarkan terhadap waktu. suatu diagram interaksi yang menggambarkan
bagaimana objek-objek berpartisipasi dalam bagian interaksi dan pesan yang
ditukar dalam urutan waktu. Sequence diagram menggambarkan interaksi antar
objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan
sebagainya) berupa pesan yang digambarkan terhadap waktu. suatu diagram
interaksi yang menggambarkan bagaimana objek-objek berpartisipasi dalam
bagian interaksi dan pesan yang ditukar dalam urutan waktu.
B. Entity Relation Diagram (ERD)
1. Pengertian Enterprise Relationship Diagram (ERD)
Menurut Sutanta (2011:91) “Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan
suatu model data yang dikembangkan berdasarkan obyek”. Entity Relationship
Diagram (ERD) digunakan untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis
data kepada pengguna secara logis. Entity Relationship Diagram (ERD)
didasarkan pada suatu persepsi bahwa real world terdiri atas obyek-obyek dasar
20
tersebut. Penggunaan Entity Relationship Diagram (ERD) relatif mudah
dipahami, bahkan oleh para pengguna yang awam. Bagi perancang atau analis
sistem, Entity Relationship Diagram (ERD) berguna untuk memodelkan sistem
yang nantinya, basis data akan di kembangkan. Model ini juga membantu
perancang atau analis sistem pada saat melakukan analis dan perancangan basis
data karena model ini dapat menunjukkan macam data yang dibutuhkan dan
kerelasian antardata didalamnya.
2. Komponen Entity Relationship Diagram (ERD)
Komponen Entity Relationship Diagram menurut Sutanta (2011:91) adalah
sebagai berikut :
a. Entitas merupakan suatu obyek yang dapat dibedakan dari lainnya yang
dapat diwujudkan dalam basis data. Obyek dasar dapat berupa orang,
benda, atau hal yang keterangannya perlu disimpan didalam basis data.
Untuk menggambarkan sebuah entitas digunakan aturan sebagai berikut :
1. Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang.
2. Nama entitas dituliskan didalam simbol persegi panjang.
3. Nama entitas berupa kata benda, tunggal.
4. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah
dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
b. Atribut merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas
yang perlu disimpan dalam basis data. Atribut berfungsi sebagai penjelas
21
pada sebuah entitas. Untuk menggambarkan atribut digunakan aturan
sebagai berikut:
1. Atribut digambarkan dengan simbol ellips.
2. Nama atribut dituliskan didalam simbol ellips.
3. Nama atribut merupakan kata benda, tunggal.
4. Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah
dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
c. Relasi merupakan hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari
himpunan entitas yang berbeda. Aturan penggambaran relasi adalah
sebagai berikut :
1. Relasi dinyatakan dengan simbol belah ketupat.
2. Nama relasi dituliskan didalam simbol belah ketupat
3. Nama relasi berupa kata kerja aktif.
4. Nama relasi sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah
dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
Sifat hubungan atau relasi antar entitas dapat dibedakan menjadi tiga jenis
(misalnya file pertama dan file kedua) dapat berupa :
a) One To One Relationship
Yaitu hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu
berbanding satu.
22
b) One To Many Relationship
Yaitu hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding
banyak atau sebaliknya.
c) Many To Many Relationship
Yaitu hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak
berbanding banyak.
C. Logikal Relation Structure (LRS)
Menurut Hasugian dan Shidiq (2012:608) “Logical relation structure (LRS)
adalah sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagam-ER akan
LRS”. Dua metode yang dapat digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model
yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode yang lain dimulai dengan Entity
Relationship diagram dan langsung dikonversikan ke LRS.
1. Konversi ERD ke LRS
Diagram entity relationship diagram harus diubah ke bentuk LRS (struktur
record secara logik). Dari bentuk LRS inilah yang nantinya dapat
ditransformasikan ke bentuk relasi (tabel). Sebuah model sistem yang
digambarkan dengan sebuah ERD akan mengikuti pola permodelan tertentu.
Dalam kaitannya dengan konversi ke LRS, untuk perubahan yang terjadi adalah
mengikuti aturan-aturan berikut:
a. Setiap entitas diubah kebentuk kotak dengan nama entitas, berada diluar
kotak dan atribut berada didalam kotak.
23
b. Sebuah relationship kadang disatukan, dalam sebuah kotak bersama
entitas, kadang sebuah kotak bersama-sama dengan entitas, kadang
disatukan dalam sebuah kotak tersendiri.
2. Konversi LRS ke relasi (tabel)
Relasi atau tabel adalah bentuk pernyataan data secara grafis 2 (dua) dimensi,
yang terdiri dari kolom dan baris. Relasi adalah bentuk visual dari sebuah file,
dan tiap tuple dalam sebuah field, atau yang dalam bentuk lingkaran Diagram
entity relationship dikenal dengan sebutan atribut. Konversi dari logical
record structure, dilakukan dengan cara :
a. Nama logical record structure menjadi nama relasi.
b. Tiap atribut menjadi sebuah kolom didalam relasi.
D. Visual Basic 6.0
Menurut Sunyoto (2007:1) Microsoft Visual Basic 6.0 adalah program untuk
membuat aplikasi berbasis Microsoft windows secara cepat dan mudah”. Visual basic
menyediakan tools untuk membuat aplikasi yang sederhana Sampai aplikasi
kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan
perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.
Microsoft visual basic 6.0 selain disebut sebagai sebuah bahasa pemograman,
juga sering disebut sarana (Tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi
berbasis windows,beberapa kemampuan dari visual basic antara lain sebagai berikut :
1. Membuat program aplikasi bebasis windows.
24
2. Membuat objek-objek pembantu program, misalnya file help,control ActiveX
dan sebagainya.
Visual basic 6.0 juga merupakan sebuah program Aplikasi berbasis windows.
Didalam visual basic terdapat objek-objek yang digunakan untuk membantu
penggunanya dalam membuat suatu aplikasi.Kelemahan Microsoft visual basic 6.0
adalah software ini masih memiliki ketergantungan dari database lain dan tidak
mempunyai database sendiri.
E. Pengkodean
Menurut Kendall (2008:267) menyimpulkan bahwa”Pengkodean adalah proses
dari meletakan data yang berarti dua macam atau data yang sulit dipakai dengan
segera”. Disamping itu juga, kode digunakan untuk mempermudah akses data
maupun proses data.
Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus
(misalnya %, /, - , $, #, &, ; dan lain sebagainya). Angka merupakan simbol yang
banyak digunakan pada sistem kode.
1. Jenis Kode
Adapun jenis-jenis kode yang banyak digunakan dalam sistem informasi adalah
sebagai berikut :
a. Kode Numeric (Numeric Code)
Kode yang menggunakan angka sebagai simbolnya, mempunyai 10 macam
kombinasi angka di dalam kode.
25
b. Kode Alphabetic (Alphabetic Code)
Kode menggunakan simbol huruf dan mempunyai 26 kombinasi huruf untuk
kodenya.
c. Kode Alphanumeric (Alphanumeric Code)
Kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter-karakter
khusus.
2. Petunjuk Pembuatan Kode
Beberapa kemungkinan susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter
khusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode. Didalam merancang suatu kode
harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :
a. Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara
menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.
b. Harus unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti
tidak ada kode yang kembar.
c. Harus fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau
penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
d. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam atau disimpan di luar komputer.
26
e. Harus konsisten
Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah
dipergunakan.
f. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah
pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang
menggunakan kode tersebut.
g. Spasi harus dihindari
Spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan
kesalahan di dalam penggunaannya.
h. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya
sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
i. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perkembangan dibidang informasi dan teknologi sudah sedemikian
pesatnya dimana komputerisasi sangat menunjang sekali dalam proses pengolahan
suatu data dan juga menjadi alat bantu untuk meningkatkan efisiensi dan
efektifitas dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, baik dalam instansi
pemerintahan maupun swasta.
3.2. Tinjauan Perusahaan
CV. Amigos Jakarta adalah perusahaan usaha dagang yang bergerak di
bidang jasa yang menyediakan jasa percetakan foto dan juga jasa fotography
dengan tampilan inovasi model terbaru yang menyesuaikan keinginan konsumen.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
CV. Amigos Jakarta adalah perusahaan yang bergerak di bidang
distributor percetakan foto dan juga menyediakan jasa fotography yang berdiri
pada tahun 2000, dengan No Surat Ijin Usaha Perusahaan ( SIUP ) : 01375 –
02/1.844.271. Perusahaan Pusat Beralamat di Jl. H.ung Kel. Utan Panjang-
Kemayoran Jakarta – Pusat. Seperti perusahaan lainnya setiap karyawan mengisi
absensi dimana kartu absensi tersebut digunakan untuk pembuatan slip gaji dan
laporan gaji. Absensi yang telah dihitung akan disimpan ke dalam arsip dan
dibandingkan oleh bagian keuangan untuk menentukan gaji karyawan yang
mereka terima setiap bulannya. Dilihat dari tujuan setiap organisasi untuk
27
28
mewujudkan kepentingannya para anggota pada khususnya dan masyarakat pada
umumnya.
3.2.2. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan cara yang digunakan untuk membagi,
mengkoordinasikan dan mengorganisasikan kegiatan perusahaan untuk mencapai
tujuan organisasi secara efisien, biasanya digambarkan dalam bagan organisasi.
DIREKTUR DIRECTOR
PERSONALIA MANAGER MANAGER
KEUANGAN
MARKETING
STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF
HRD UMUM KEUANGAN ADM PROMOSI PENJUALAN
Sumber : CV.Amigos Jakarta
Gambar III.1
Struktur Organisasi CV.Amigos Jakarta.
29
Adapun tugas atau fungsi personil yang ada pada CV.Amigos Jakarta adalah:
1. Director
a. Mengarahkan para bawahan agar dapat bekerja dengan baik.
b. Mengamati masalah-masalah intern serta ekstern perusahaan.
c. Merencanakan serta menetapkan program kerja.
d. Mengambil keputusan-keputusan yang sesuai dengan kebijaksanaan
yang telah ditetapkan.
2. Personalia
a. Merekrut, mempekerjakan, melatih dan memberi tugas pekerjaan
kepada karyawan baru.
b. Membuat konsep surat-surat, nota-nota dan surat keputusan untuk
ditanda tangani oleh Managing Director.
3. Manager Keuangan
a. Membantu dan bertanggung jawab Managing Director atas pengolahan
keuangan perusahaan
b. Menganalisa dan menyusun usulan program, rencana kerja dan
anggaran tahunan.
c. Mengecek pembayaran dan tagihan yang dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Manager Marketing
a. Mengkoordinir kegiatan bagian promosi dan penjualan.
b. Menetapkan rencana kerja dan kebijakan untuk diserahkan dan
dikerjakan oleh bagian yang ada dibawahnya.
c. Mengawasi staf marketing dalam mendapatkan pelanggan.
30
5. Staf HRD
a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja.
b. Membantu Personalia dalam mengkoordinasi dan mengontrol karyawan
6. Staf Umum
a. Menyusun rencana kegiatan dan menyiapkan bahan kerja.
b. Menghimpun, dan menelah dan mendokumentasikan peraturan.
7. Staf Administrasi
a. Mengurus data-data karyawan.
b. Mengontrol keuangan perusahaan beserta pembayaran seluruh biaya
kiriman dari customer.
c. Mengkoordinasi masalah tagihan customer, melaksanakan pengawasan
terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi.
8. Staf Keuangan
a. Menangani gaji pegawai dan menyediakan kebutuhan alat tulis kantor.
b. Bertanggung jawab atas anggaran perusahaan.
9. Staf Promosi
a. Memberikan informasi tentang produk layanan perusahaan.
b. Mempromosikan seluruh produk dan layanan perusahaan.
10. Staf Penjualan
a. Bertanggung jawab untuk mendapatkan pelanggan.
b. Melaksanakan dengan baik tugas yang diberikan oleh atasan.
31
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses sistem penggajian yang berjalan pada CV. Amigos Jakarta. Pada
proses ini karyawan melakukan absensi harian di kartu absensi dengan jumlah
kolom yang terdapat di kartu absensi. Kartu absensi yang telah diisi diberikan ke
bagian Administrasi kemudian Administrasi akan mernghitung absensi dan
nantinya direkap sebagai rekap absensi bulanan yang akan disimpan di dalam
arsip rekap absensi. Setelah absen direkap oleh Staf Administrasi, staf keuangan
akan menghitung gaji yang data-datanya diambil dari rekap absensi perbulan, data
karyawan, dan tunjangan jabataan. Adapun cara menghitung gaji pokok dimana
perusahaan memberi gaji sesuai dengan jabatan karyawan. ditambah dengan uang
makan yang ditelah ditentukan di perusahaan, dan uang transport sesuai dengan
prosedur yang diberikan perusahaan. Adanya perhitungan penambahan jam
kerja/lembur yang diterima karyawan atas pekerjaanya sesuai dengan jumlah
waktu kerja lembur yang telah sesuai dispakati.
Pemotongan penggajian dihitung dengan ada tidaknya potongan kehadiran
dari absensi dan ada tidaknya pinjaman uang terhadap perusahaan. Setelah
dihitung maka akan diterima gaji bersih untuk dibuat laporan data gaji sebagai
perkiraan gaji karyawan yang harus dibayar, Staf keuangan menyerahkan data gaji
ke Manager keuangan sebagi perkiraan gaji untuk pembuatan slip gaji nantinya,
jika distujui maka staf keuangan membuat laporan slip gaji untuk diberikan
kepada karyawan sebagai bukti penerimaan gaji dan disimpan menjadi arsip slip
gaji. Staf Keuangan juga membuat laporan gaji karyawan yang datanya diambil
dari arsip Absensi, data Kariawan dan data slip gaji, laporan gaji tersebut akan
diberikan kepada Manager Keuangan untuk diperiksa dan distujui sebagai
32
Laporan gaji karyawan, setelah distujui Manager keuangan laporan gaji karyawan
Manager keuangan membuat laporan pengeluaran yang diambil dari data laporan
gaji, dan data slip gaji. Data-data tersebut nantinya diberikan kepada Director
untuk di tanda tangani.
3.4. Unifield Modeling Languange (UML)
Kegiatan yang terjadi di CV.Amigos Jakarta. khususnya pada proses
perhitungan gaji dapat digambarkan dalam Unified Modelling Language (UML)
adapun penjelasannya sebagai berikut :
33
act Bejalan CV.Amigos Jakarta
Karyawan Administrasi Staf Keuangan Manager Keuangan Diractour
Start
Menerima Kartu Menghitung Menerima Data Menerima Data
Absensi
Absensi
Pegawai
Pinjaman
Mengisi Kartu Menerima
Menerima Data
Absensi
Rekap Tujangan Jabatan
Absensi Menerima Lap. Data
Gaji
Menyerahkan Kartu Absensi
Membuat Rkp. Menghitung Gaji
Karyawan
Absensi Per-Bulan
Mengecek Lap. Data
Membuat Data Gaji
Gaji
Menyerahkan Rkp.Absensi Menyerahkan Data [T idak]
Gaji
Distujui Atau Tidak ?
[Ya]
Revisi Data Gaji
Menyerahkan Lap. Data Gaji Yang distujui
Arsip Gaji
Menerima Data Gaji
yang distujui
Menerima Lap. Gaji Karyawan
Menerima Slip Gaji Mengirim email kepada karyawan, Membuat Slip gaji
Via- Email
Bukti pernimaan
[T idak]
gaji
Distujui atau tidak?
Menerima Arsip data
[Ya]
Menerima Lap. gaji
Menstujui Lap. Gaji
Gaji Karyawan Menerima Lap. Gaji
Finish Arsip Slip gaji Karyawan
Arsip Data gaji
karyawan
Membuat Lap. Gaji Karyawan
Membuat Lap.
Arsip Lap. Gaji
Pengeluaran
Karyawan Memeriksa Data-Data
Menyerahkan Lap. Gaji Karyawan
Menyerahkan Lap.
Pengeluaran
Membuat Revisi Lap.
Distujui Atau
Menyerahkan [T idak] tidak?
Gaji Karyawan
Revisi Lap. Kembali
[T idak]
[T idak]
[Ya]
Pengeluaran
Karyawan [Ya]
[Ya]
[Ya] Menstujui Secara
Menerima Lap. Keseluruhan Yang sudah di
stujui
Pengarsipan Data-data
Finish
Gambar III.2
Sistem Actifity Berjalan CV. Amigos Jakarta
34
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Penulis telah meninjau dari awal sampai akhir proses penggajian yang
digambarkan dengan Activity pada sistem berjalan di CV. Amigos Jakarta.
Ternyata dalam proses penggajiannya masih menggunakan sistem manual atau
belum terkomputerisasi sepenuhnya, maka dalam hal ini penulis mengusulkan
agar dokumen masukan dan keluarannya disimpan dan diproses secara
komputerisasi. Adapun spesifikasi sistem berjalan ini terdiri dari dokumen
masukan yang digunakan sebagai bahan masukan dan dokumen keluaran yang
digunakan sebagai hasilnya.
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Kartu Absen
Nama Dokumen : Kartu Absen
Fungsi : Sebagai pencatat kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Staf Administrasi
Media : Kartu
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap hari
Bentuk Lampiran : Lihat lampiran A-1
2. Data Karyawan
Nama Dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Sebagai data untuk mengetahui jumlah karyawan
Sumber : Staf Administrasi
Tujuan : Staf Keuangan
Media : Kertas
35
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada karyawan yang masuk dan keluar
Bentuk Lampiran : Lihat lampiran A-2
3. Data Tunjangan
Nama Dokumen : Data Tunjangan
Fungsi : Untuk mengetahui total tunjangan yang diterima
karyawan dalam satu bulan
Sumber : Staf Administrasi
Tujuan : Staf Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk Lampiran : Lihat lampiran A-3
4. Data Pinjaman
Nama Dokumen : Permohonan Pinjaman Karyawan
Fungsi : Permohonan Pinjaman uang ke perusahaan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Staf Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap Ada Peminjaman
Bentuk Lampiran : Lihat lampiran A-4
36
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Rekap Absensi
Nama Dokumen : Rekap Absensi
Fungsi : Laporan mengenai jumlah kehadiran seluruh
karyawan
Sumber : Administrasi
Tujuan : Staf Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk Lampiran : Lihat lampiran B-1
2. Data Gaji
Nama Dokumen : Data Gaji Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui Data Gaji Sementara yang akan
di bayar
Sumber : Staf Keuangan
Tujuan : Manager Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Bentuk Lampiran : Lihat lampiran B-2
37
3. Slip Gaji
Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai tanda bukti gaji karyawan
Sumber : Staf Keuangan
Tujuan : Karyawan
Media : Dokumen Via Email
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Bentuk Lampiran : Lihat lampiran B-3
4. Laporan Gaji
Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui Laporan Gaji yang dibayarkan
Sumber : Staf Keuangan
Tujuan : Manager Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Bentuk Lampiran : Lihat lampiran B-4
5. Laporan Pengeluaran Kas
Nama Dokumen : Laporan Pengeluaran
Fungsi : Untuk mengetahui laporan pengeluaran Kas
Perusahaan
Sumber : Manager Keuangan
Tujuan : Managing Director
38
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk Lampiran
: Kertas
: 1 lembar
: Setiap akhir bulan
: Lihat lampiran B-5
3.7. Permasalahan Pokok
Dari hasil pengamatan ulang yang dilakukan oleh penulis, dapat
disimpulkan bahwa sistem penggajian pada CV. Amigos Jakarta walaupun telah
menggunakan komputer sebagai alat bantu pekerjaannya tetapi dalam
memasukkan data masih menggunakan cara perhitungan manual, sehingga
ditemukan masalah sebagai berikut :
1. Sering terjadi kesalahan pada Rekap Absensi dikarenakan Kartu Absensi
yang masih manual sehingga memakan waktu yang cukup lama, juga
beresiko terjadi kecurangan dalam informasi yang dihasilkan.
2. Dalam sistem manual, keamanan data-data gaji karyawan kurang terjaga
kerahasiaannya karena disimpan dalam bentuk Arsip dan memakan
banyak ruang.
3. Media yang digunakan berupa kertas sehingga mengakibatkan data mudah
hilang, rusak dan sobek atau basah.
4. Sering terjadi keterlambatan penerimaan gaji karyawan, sehingga
menyebabkan kinerja karyawan menjadi berkurang. Keterlambatan ini
disebabkan oleh dibutuhkannya banyak waktu untuk merekap data-data
yang berpengaruh terhadap penggajian untuk masing-masing karyawan.
39
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Sebagai alternatif pemecahan dari permasalahan diatas, maka penulis
mengajukan pemecahannya sebagai berikut :
1. Diadakannya sistem Absensi Fingerprint atau menggunakan sidik jari
dengan adanya absensi sidik jari dapat menghemat waktu banyak dan juga
mencegah kecurangan.
2. Dengan terkomputerisasi maka keamanan data lebih terjaga karena sudah
menggunakan Login dan Password untuk menjaga keamanan data dan tidak
memakan banyak ruang.
3. Penyimpanan datanya sudah menggunakan database.
4. Mengurangi terjadinya kesalahan perhitungan gaji karyawan karena dihitung
secara manual dan mempercepat perhitungan gaji karena sudah
terkomputerisasi agar lebih efektif dan efisien.
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Analisa Kebutuhan Software
Analisa kebutuhan merupakan langkah awal untuk menentukan perangkat
lunak yang dihasilkan. Perangkat lunak yang baik dan sesuai dengan kebutuhan
pengguna sangat tergantung kepada keberhasilan dalam melakukan analisa
kebutuhan. Jika terjadi kesalahan dalam analisa kebutuhan, maka perangkat lunak
yang dibuat menjadi tidak berguna.
Dalam sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem
berjalan yang sudah ada. Sistem usulan ini berisikan tentang Use Case diagram
dan Activity Diagram untuk mengembangan sistem lama yang masih manual ke
sistem yang baru yang sudah terkomputerasi dalam proses penggajian karyawan
pada CV. Amigos Jakarta.
4.1.1. Analis Kebutuhan
A. Tahap Analis
Analis Kebutuhan Software untuk penggajian CV. Amigos Jakarta di
usulkan dengan beberapa prosedur di antaranya:
A.1. Tahap Analis Bagian Staf Administrasi
1. Pengguana dapat melakukan login dengan software penggajian yang
dibuat.
2. Pengguna dapat mengakses di menu utama Data Master dan Data
Transaksi
40
41
3. Pengguna dapat mengelola menu Karyawan yang berada di Data
Master.
4. Pengguna dapat mengelola menu Tunjangan yang berada di Data
Master.
5. Pengguna dapat mengelola menu Pinjaman yang berada di Data
Master.
6. Pengguna dapat mengelola menu Absensi yang berada di Data
Transaksi.
7. Pengguana dapat melakukan Logout dengan software penggajian yang
dibuat.
1. Pengguana dapat melakukan login dengan software penggajian yang
dibuat.
2. Pengguna dapat mengakses menu utama Data Master, Data Transaksi.
3. Pengguna dapat mengelola menu Karyawan yang berada di Data
Master yang sudah diisi sebelumnya oleh admin.
4. Pengguna dapat mengelola menu Tunjangan yang berada di Data
Master yang sudah diisi sebelumnya oleh admin.
5. Pengguna dapat mengelola menu Pinjaman yang berada di Data
Master yang sudah diisi sebelumnya oleh admin.
6. Pengguna dapat mengelola menu Absensi yang berada di Data
Transaksi yang sudah diisi sebelumnnya oleh admin.
7. Pengguna dapat mengelola menu gaji yang berada di Data Transaksi.
42
8. Pengguna dapat mengelola menu Jurnal yang berada di Data
Transaksi.
9. Pengguana dapat melakukan Logout dengan software penggajian
yang dibuat
1. Pengguana dapat melakukan login dengan software penggajian yang
dibuat.
2. Pengguna dapat mengakses menu utama Data Mater, Data Transaksi,
dan Menu Laporan Gaji
3. Pengguna dapat mengelola menu Karyawan yang berada di Data
Master, untuk di cek kembali yang sudah diisi sebelumnya oleh
admin.
4. Pengguna dapat mengelola menu Tunjangan yang berada di Data
Master untuk di cek kembali, yang sudah diisi sebelumnya oleh
admin.
5. Pengguna dapat mengelola menu Pinjaman yang berada di Data
Master, untuk di cek kembali yang sudah diisi sebelumnya oleh
admin.
6. Pengguna dapat mengelola menu Absensi yang berada di Data
Transaksi untuk di cek kembali yang sudah diisi sebelumnya oleh
admin.
7. Pengguna dapat mengelola menu gaji, yang berada di Data Transaksi
untuk di cek kembali yang sudah diisi sebelumnya oleh Staf
Keuangan.
43
8. Pengguna dapat mengelola menu Jurnal yang berada di Data
Transaksi untuk di cek kembali yang sudah diisi sebelumnya oleh Staf
Keuangan.
9. Pengguna dapat mengelola menu Cetak Laporan yang berada di Data
Transaksi.
10. Pengguana dapat melakukan Logout dengan software penggajian
yang dibuat
1. Pengguana dapat melakukan login dengan software penggajian yang
dibuat.
2. Pengguna dapat mengakses menu utama yang berada di sistem
panggajian untuk di cek kembali hasil kerja yang sudah diisi
sebelumnya oleh admin.
3. Pengguna dapat mengelola menu Karyawan yang berada di Data
Master untuk di cek kembali hasil kerja yang sudah diisi sebelumnya
oleh admin.
4. Pengguna dapat mengelola menu Tunjangan yang berada di Data
Master untuk di cek kembali hasil kerja yang sudah diisi sebelumnya
oleh admin.
5. Pengguna dapat mengelola menu Pinjaman yang berada di Data
Master untuk di cek kembali hasil kerja yang sudah diisi sebelumnya
oleh admin..
44
6. Pengguna dapat mengelola menu Absensi yang berada di Data
Transaksi untuk di cek kembali hasil kerja yang sudah diisi
sebelumnya oleh admin.
7. Pengguna dapat mengelola menu gaji, yang berada di Data Transaksi
untuk di cek kembali hasil kerja yang sudah diisi sebelumnya oleh
Staf Keuangan.
8. Pengguna dapat mengelola menu Jurnal, yang berada di Data
Transaksi untuk di cek kembali hasil kerja yang sudah diisi
sebelumnya oleh Staf Keuangan.
9. Pengguna dapat mengelola menu Cetak Laporan, yang berada di Data
Transaksi. Untuk di cek kembali hasil kerja yang sudah diisi
sebelumnya oleh Manager keuangan apa sudah sesuai.
10. Pengguna dapat mengelola menu Back-up, yang berada di Data
Untlity.
11. Pengguna dapat mengelola menu Ganti Password, yang berada di Data
Untlity.
12. Pengguana dapat melakukan Logout dengan software penggajian yang
dibuat.
45
B. Kebutuhan Software
1. Pengguna harus menggunakan login terlebih dahulu untuk dapat
mengakses Aplikasi penggajian dengan memasukan username dan
password agar privasi masing-masing pengguna tetap terjaga
keamananya.
2. Pengguna harus melakukan logout setalah selesai menggunakan
aplikasi penggajian.
3. Diractor melihat dan mencetak hasil laporan penggajian yang telah
dikerjakan Staf Administrasi, Staf keuangan dan Magaer Keuangan
untuk di tanda tangani hasilnya sebagai laporan penggajian dan
pengeluaran.
46
4.1.2. Use Case Diagram
A. Use Case Diagram Pengguna Sistem
uc Sistem usulan CV. Amigos Jakarta
Administrasi
Staf Keuangan
Manager Keuangan
Sistem
Memasukan Username &
Password
«include»
Melakukan Login
Mengelola Karyawan
«include»
«extend» Mengelola Tunj angan
«extend»
Mengakses Data Master
«extend»
«include» Mengelola Pinj aman
«include» Mengelola Absensi
«extend»
Mengakses Data Transaki
«extend»
Mengelola Gaj i «include»
«extend»
Mengelola Jurnal
Mengakses Laporan
Mengelola Cetak Laporan «include»
Gaj i
Mengelola Backup
«extend»
Mengakses Untility
«extend»
Mengelola Ganti Password
Diractor Menlaksanakan Logout
Gambar IV.1.
Use Case Diagram Pengguna sistem.
47
4.1.2. Actifity Diagram
act Login
Pengguna Sistem
Start
Masuk Ke sistem
Menampilkan Form Login
Mengisi Username & Memproses Data
Password
[Tidak Valid] Apakah Username & Password Benar ?
[Valid]
Masuk Ke sistem
Finish
Gambar IV.2.
Actifity Diagram Pengguna Login
48
act Pengguna Mengelola Data Karyaw an
Administrasi Sistem
Start
Menggunakan Apliksi Tampil Menu Utama
Penggaj ian
Memilih Menu 'Data master' di menu utama
Tampil Menu Data
Memilih Sub menu Karyaw an
'Karyaw an'
Pilih 'Tambah' Pilih 'Cari' Menampilkan Data
Karyaw an yang
sebelumnya telah dibuat
Menampilkan Form data
baru,Data Karyaw an
Isi Data Karyaw an
Data Berhasil dihapus
Pilih Tombol Pilih Tombol
'Edit' 'Hapus'
Finish
Edit Data Karyaw an
sesuai dengan Data Berhasil terupdate
Pilih Tombol Pilih Tombol kebuthan
'Simpan'
'Batal'
Finish
Data di Batalkan
Finish
[T idak
[Valid] Data Berhasil disimpan.
Valid]
Finish
Gambar IV.3.
Actifity Diagram Administrasi Mengelola Data Karyawan.
49
act Pengguna Mengelola Data Tunaj angan
Administrasi Sistem
Start
Memilih sub menu Menampilkan Data
'Tunj angan' di Data Master tuj angan
[T ambah] [Cari]
Pilih 'Tambah' Pilih 'Cari' Menampilkan Data
Tunj angan, yang
sebelumnya dibuat
Menampilkan Data baru,
Data Tunj angan.
Input Data Tunj angan
[Edit] [Hapus]
[Save] [Batal]
Pilih Tombo Pilih Tombol Data Berhasil di hapus
'Edit' 'Hapus'
Pilih Tombol Pillih Tombol
'Simpan'
'Batal'
Finsh
Edit Data Tunj angan sesuai dengan kebutuhan Data Berhasil Terupdate
Finish
Data dibatalkan
Finish
[T idak Data Berhasil disimpan
Valid] [Valid]
Finish
Gambar IV.4.
Actifity Diagram Administrasi Mengelola Data Tunjangan.
50
act pengguna mengelola Data Pinj aman
Administrasi Sistem
Start
Memilih Sub menu
Menampilkan Data 'Pinj aman' di Menu Data
Pinj aman Master.
[T ambah] [Cari]
Menampilkan Data
Klik 'Tambah' Klik 'Cari' Pinj aman yang sebelumnya telah di buat.
Menambah data baru, Data
Pinj aman.
Input Data Tunj angan
[Edit] [Hapus]
Klik Tombol Klik Tombol Data Berhasil dihapus
[Batal] 'Hapus' [Save] 'Edit'
Klik Tombol Klik Tombol
'Simpan'
Finish 'Batal'
Edit Data Pinj aman sesuai
dengan Kebutuhan Data Berhasil terupdate
Finish
Data dibatalkan
Finish
[Tidak Valid] Data Berhasil Tersimpan
[Valid]
Finish
Gambar IV.5.
Actifity Diagram Administrasi Mengelola Data Pinjaman.
51
act Pengguna Mengelola Absensi Karyawan
Administrasi Sistem
Start
Memilih menu Data
Transaksi, di menu utama
Memilih Sub menu Menampilkan Absensi
'Absensi' Karyawan
Menampilkan Data
Klik 'Tambah' Klik Cari
Absensi yang sebelumnya sudah dibuat.
Menambahkan Data Baru,
Absensi Karyawn
[Edit] [Hapus] Input Absensi Karyawan
Klik Tombol 'Edit' Klik Tombol 'Hapus'
Data Berhasil terhapus.
[Save] [Batal]
Finish
Klik Tombol Klik Tombol 'Simpan' Batal Edit Absensi Karyawan Pengguna Berhasil
terupdate. sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
Finish
Proses Berhasil
dibatalkan.
Finish
[Tidak Valid] [Valid] Data Berhasil tersimpan
Finish
Gambar IV.6.
Actifity Diagram Administrasi Mengelola Absensi Karyawan.
52
act Pengguna mengelola Gaj i Karyaw an.
Staf Keuangan Sistem
Start
Menggunakan sistem Menampilkan Menu Utama
penggaj ian
Memilih 'Data Transaksi' di
Menu utama
Memilih Sub Menu 'Gaj i' Menampilkan Data Gaj i
Menampilkan Data
Gaj i,yang sebelumnya
Klik 'Tambah' Klik 'Cari' sudah dibuat.
Menambahkan Data Baru,
Data Gaj i.
Input Data Gaj i
Klik Tombol
Klik Tombol Data Berhasil Terhapus.
'Hapus' 'Edit'
Finish
Klik 'Hitung' di Uang makan & Potongan
Edit Data Gaj i sesuai
Absensi.
dengan Keperluan
Data Berhasil Terupdate.
pengguna.
Finish
Sistem menghitung secara
otomatis dan mengitung
data.
Klik Tombol Klik Tombol
Data berhasil dibatalkan.
'Simpan' 'Batal'
[Data sudah Benar?]
Finish
[Tidak Valid]
[Valid] Data Berhasil di simpan.
klik 'Tombol' Cetak
sekarang Finish
Data berhasil dibatalkan.
Klik 'Cetak' Klik 'Batal'
Finish
Memproses
Data,mencetak Data gaj i
untuk bukti slip gaj i
nantinya.
Finish
Gambar IV.7.
Actifity Diagram Staf Keuangan Mengelola Data Gaji.
53
act Pengguna mengelola Jurnal
Staf Keuangan Sistem
Start
Memilih sub menu 'Jurnal' Menampilkan j urnal
di menu Data Transaksi
Klik Tombol Klik Tombol 'Cari'
Menampilkan Jurnal yang
'Tambah'
sudah disimpan sebelumnya.
Menambahkan data j urnal
baru
Input Data Jurnal
Klik Tombol Klik Tombol Data berhasil terhapus.
'Edit' 'Hapus'
Finish
Edit Jurnal sesuai Data Berhasil Terupdate.
dengan kebutuhan
pengguna.
Finish
Klik Tombol Klik Tombol 'Simpan' 'Batal'
Data Berhasil dibatalkan.
[Data berhasil tersimpan?] Finish
[Tidak Valid] [Valid]
Data Berhasil Tersimpan.
Finish
Gambar IV.8.
Actifity Diagram Staf Keuangan Mengelola Data jurnal.
54
act Pengguna mengelola Laporan Gaji.
Manager Keuangan Sistem
Start
Memilih Submenu
Menampilkan Laporan 'Cetak Lporan Gaji' Gaji dimenu Laporan
Klik Tombol Klik Tombol
Keluar dari
Laporan Gaji 'Cetak'
'Exit'
Finish
[Valid]
Data Laporan Gaji berhasil dicetak.
Finish
[Tidak Valid] Tampilkan pesan
data, Tidak tercetak/
Tidak ada data.
Finish
Gambar IV.9.
Actifity Diagram Manager Kuangan Mengelola Laporan Gaji.
55
act Pengguna Mengelola Backup
Diractor Sistem
Start
Memilih Submenu 'Back Tampil Menu Backup.
up' di menu Untility
Memilih Lokasi yang ingin di simpan,Sebagai
Cadangan Data.
Klik Tombol
Klik Tombol 'Exit' Keluar dari Back up
'Sav e' program.
Finish
Menyimpan Data
Berhasil
Finish
Gambar IV.10.
Actifity Diagram Diractor Mengelola Menu Backup Data.
56
act Pengguna Mengganti Passw ord
Diactour Sistem
Start
Memilih Sub menu 'Ganti Menampilkan Ganti
Passw ord Passw ord' di menu
Untility.
Input Ganti Passw ord
Pilih Tombol Pilih Tombol Pilih Tombol Keluar Dari Menu Ganti
Passw ord 'Sav e' 'Cancle' 'Exit'
Fi ni sh
Proses Dibatalkan.
Fi ni sh
Data Berhasil
Tersimpan.
Fi ni sh
Gambar IV.11.
Actifity Diagram Diractor Mengelola Menu Ganti Password.
57
4.2. Desain
Desain yang akan dibahas yaitu Entity Relationship Diagram (ERD),
Logical Record Structure (LRS), Spesifikasi File, Software Arcitecrure, User
Interface, dan Sepesifikasi Hadware dan Software. Desain ini bertujuan untuk
memenuhi kebutuhan pemakai sistem atau user mengenai gambaran yang jelas
untuk di implementasikan.
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.12.
Entity Relationship Diagram (ERD)
58
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.13.
Logical Record Structure (LRS)
4.2.3. Spesifikasi File
Untuk dapat menampung data masukan dan membantu pengolahan data,
maka penulis membuat spesifikasi file untuk mempermudah dalam perencanaan
sistem.
Adapun file-file yang digunakan sebagai berikut :
1. Nama File : File Karyawan
Akronim : Karyawan
Fungsi File : Untuk menyimpan data karyawan
Type File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
59
Access File
Media File
Panjang Record
Field Key
Software
: Random
: Harddisk
: 174 Karakter
: NIK
: Microsoft Acces 2007
Tabel IV.1
Spesifikasi File Karyawan
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Nomor Induk Karyawan NIK Text 9 Primary key
2 Nama Karyawan Nama_karyawan Text 20
3 Kode Jabatan Kd_Jabatan Text 8 Foreign Key
4 Tempat Lahir Tempat_Lahir Text 15
5 Tanggal Lahir Tgl_Lahir Date 8
6 Alamat Alamat Text 50
7 Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 8
8 Status Status Text 8
9 Agama Agama Text 10
10 Pendidikan Pendidikan Text 10
11 Nomor Telepon No_Telepon Text 12
12 Gaji Pokok Gaji_Pokok Number 8
13 Tanggal Masuk Tgl_MskKerja Date 8
2. Nama File : File Jabatan
Akronim : Jabatan
Fungsi File : Untuk menyimpan data jabatan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Access File : Random
Media : Harddisk
60
Panjang Record : 28 Karakter
Kunci Field : Kd_Jabatan
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.2
Spesifikasi File Jabatan
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Jabatan Kd_Jabatan Text 8 Primary key
2 Nama Jabatan Nama_Jabatan Text 12
3 Tunjangan Jabatan Tunj_Jabatan Text 8
3. Nama File : File Absensi
Akronim : Absensi
Fungsi File : Untuk menyimpan data absen
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Access File : Sequential
Media : Harddisk
Panjang Record : 32 Karakter
Kunci Field : No_absen
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.3
Spesifikasi File Absen
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Nomor Absen No_absen Text 4 Primary key
2 Hadir Jml_Hadir Number 2
3 Lembur Jml_Lembur Number 2
4 Sakit Sakit Number 2
5 Izin Izin Number 2
61
6 Alpha Alpha Number 2
7 User ID Id_user Number 9
8 Nomor Induk Karyawan NIK Text 9 Foreign key
4. Nama File : File Gaji
Akronim : Gaji
Fungsi File : Untuk menyimpan data gaji
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Access File : Sequential
Media : Harddisk
Panjang Record : 69 Karakter
Kunci Field : No_Slip
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.4
Spesifikasi File Gaji
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Nomor Slip No_slip Text 7 Primary key
2 Tanggal Slip Tgl_slip Date 8
3 Uang Makan U_Makan Curency 8
4 Uang Transport U_Trans Curency 8
5 Jumlah Gaji Bersih Jml_GjBersih Text 8
6 User ID Id_user Number 9
7 Nomor Absensi No_Absensi Text 4 Foreign key
8 Kode Jabatan Kd_Jabatan Text 8 Foreign key
9 Nomor Induk Karyawan NIK Text 9 Foreign Key
5. Nama File : User
Akronim : User
Fungsi File : Untuk pengguna
62
Tipe File : File master
Organisasi File : Index Sequential
Access File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 21 Karakter
Kunci Field : Id_username
Software : Microsoft Access 2007
Tabel IV.5
Spesifikasi File User
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Id user Id_user Number 9 Primary key
2 Password Password Number 12
4.2.4. Software Arcitecrure
1. Deploymen Diagram
deployment Deploymen Penggaj ian CV. Amigos
Wab Serv er Data Base Serv er
Visual Basic 6.0
Microsoft
Acces 2007
Client
PC
Gambar IV.14. Deploymen Diagram
63
Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan. Ketika
dijalankan aplikasi penggajian. Adapun yang diusulkan tampilan software aplikasi
menggunakan Visual Basic 6.0 dan Database menyimpan ke Microsoft Acces,
komputer yang terkoneksi ke Pc pengguna.
2. Sequence Diagram
sd Sequance Diagram Login CV. Amigos
Pengguna Login Control Login Pengguna
Masuk()
get (user_name)
get(user_name)
alt
Set (user_name) [True= User name benar]
set(user_name)
[False=nama user tidak ditemukan]
get(password)
get(password)
alt
set(password) [True= Password Benar]
Set (Password)
[False = Password Salah]
Batal()
Gambar IV.15. Sequence Diagram Login Sistem
64
sd Sequance Diagram Sistem Penggajian CV. Amigos Jakarta.
Staf Keuangan Halaman Utama Data Gaji Sequance Diagram Data Gaji sistem Penggajian Input Data Gaji
Tampil()
Pilih Menu Data Transaksi()
Pilih Submenu 'Gaji' di menu Data Transaksi()
Tampil()
Input Data Gaji()
Klik Tombol 'Simpan'()
Simpan()
Data Gaji()
Gambar IV.16. Sequence Diagram Penggajian
4.2.5. User Interface
1. Halaman Login
Tampilan Login ini dipergunakan bagi pengguna berkepentingan bagi
pengguna/ Staf yang berkepentingan terlebih dahulu harus memasukan User ID
dan Password.
Berikut adalah tampilan User Interface untuk halaman login:
65
2. Menu Utama.
Ini adalah tampilan menu utama Aplikasi penggajian yang di usulkan,
pada halaman ini Pengguna dapat memilih sesuai dengan kebutuhan pengguna
Aplikasi sistem penggajian.
Berikut adalah Unser Interface halaman menu utama:
66
3. Menu Data Master
Di tampilan Menu utama terdapat menu Data Master, di dalam data
master mengelola submenu Karyawan untuk input Data karyawan, submenu
Tunjangan untuk menginput data tunjangan karyawan, dan pilihan submenu
Pinjaman untuk adanya peminjaman karyawan terhadap Perusahaan.
4. Menu Data Karyawan
Dari menu pilihan diatas, menu pilihan karyawa. Pada menu ini
menampilkan Data Karyawan dimana pengguna bisa menginput, mengedit,
menghapus atau menyimpan sebagai data karyawan.
67
5. Menu Tunjangan
Dari menu pilihan Data master, terdapat submenu pilihan Tunjangan, pada
menu ini menampilkan Data Tunjangan Jabatan. Dimana pengguna bisa
menginput, menghapus maupun mengedit dan menyimpan sebagai Tunjangan
Karyawan nantinya.
68
6. Menu Pinjaman
Dari menu pilihan Data master, terdapat submenu pilihan Pinjaman. pada
menu ini menampilkan Data Pinjaman, karyawan kepada perusahaan. Pada menu
ini pengguna bisa menginput atau menaambahkan data pinjaman, mencari
maupun mengedit data tunjangan, menghapus data dan menyimpan sebagai data
pinjaman karyawan.
69
7. Menu Data Transaksi
Di menu utama terdapat menu Data Transaksi, di dalam data Transaksi
terdapat pilihan submenu Absensi, menu Gaji dan menu jurnal.
8. Menu Absensi
Dari Data Transaksi terdapat submenu Absensi pada menu ini pengguna
dapat mengelola Absensi karyawan dimana pengguna bisa menginput maupun
mengedit dan menyimpan sebagai absensi karyawan yang nantinya sebagai rekap
absensi karyawan.
70
9. Menu Gaji
Terdapat submenu Gaji di menu Data Transaksi pada menu ini pengguna
dapat mengelola Data Gaji karyawan, sebagai balas jasa yang diberikan
perusahaan kepada karyawan.
71
10. Menu Jurnal
Terdapat submenu Jurnal pada menu Data Transaksi, Menu ini pengguna
dapat mengelola Jurnal untuk menentukan debet kredit, untuk memudahkan
pengguna.
72
11. Menu Laporan
Di Menu utama Aplikasi penggajian terdapat menu laporan, di dalam
menu laporan terdapat pilihan submenu cetak laporan gaji.
73
12. Menu Cetak Laporan Gaji
Dari menu pilihan diatas, terdapat submenu Laporan. Menu ini
menampilkan Cetak Laporan Gaji untuk mengetahui laporan gaji yang ingin
dicitak yang sudah diinput dari aplikasi gaji.
13. Menu Utility
Tampilan menu utama terdapat menu untility, di dalam menu untility
terdapat pilihan submenu Backup dan submenu Ganti Password.
74
14. Menu Back-Up
Dari menu pilihan diatas, menu untility terdapat pilihan back up, dimana
pengguna dapat mengelola untuk membanck-up data. menghindari terjadinya
hilang data.
15. Menu Ganti Password
Dari menu pilihan diatas, menu untility terdapat pilihan Ganti Password.
Untuk mengganti Password Lama ke Password baru untuk keamanan.
75
4.2 Spesifikasi Hardware dan software
1. Spesifikasi Hadware
Perangkat keras (hardware) merupakan peralatan dari komputer yang
secara fisik dilihat oleh mata. Dengan adanya perangkat keras kita dapat dengan
mudah mengerjakan aplikasi program dan pengolahan data dengan cepat.
a. Server
1) Clien
a. Proseccor : Pentium IV
b. RAM : 1 GB
c. Hard Disk : 320 GB
2) Floopy Disk : 1,44 MB (3,5”)
3) Mouse : Standart Mouse
4) Keybord : 104 key
5) Monitor : SVGA 14 Inchi
6) Printer : Dot matrik
2. Perangkat Software
Di dalam sistem usulan penulis usulkan adalah menggunakan program
Visual Basic berpedoman pada keistimewaan yang dimiliki oleh program paket
tersebut.
Keistimewaan program Visual Basic adalah :
a. Mudah dalam penggunaannya atau pengoperasiannya.
b. Pembuatan program tidak sulit
c. Visual basic merupakan paket program yang banyak membantu dalam aplikasi
suatu program.
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Setelah penulis menyelesaikan tugas akhir ini, maka penulis berharap tugas
akhir ini berguna bagi semua pihak khususnya bagi karyawan CV. Amigos Jakata
dalam meningkatkan kualitas kerja dan dengan adanya sistem komputerisasi yang
diusulkan akan mempermudah tindak lanjut proses-proses pengolahan. Dari hasil
penulisan tugas akhir ini dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
a. Proses pengolahan sistem penggajian yang sudah terkomputerisasi diharapkan
akan dapat membantu dan meringankan serta mempercepat proses kerja pada
CV. Amigos Jakarta Selain itu juga bisa menghemat waktu dan tenaga.
b. Selain dapat meningkatkan proses kerja, juga dapat menghasilkan suatu laporan
gaji dan laporan pengeluaran kas yang baik, akurat, dan tepat waktu sehingga
menghasilkan informasi yang valid dan dapat dipercaya kebenarannya.
c. Meminimalkan kesalahan input pada proses perhitungan absensi karyawan.
d. Komputer merupakan salah satu alternative dalam mengatasi permasalahan yang
timbul,bukan saja digunakan dalam bidang bisnis tetapi juga dapat digunakan
dalam kehidupan sehari-hari
76
77
5.2. Saran
Walaupun sistem penggajian telah terkomputerisasi bukan berarti proses
penggajian tidak menimbulkan masalah baru. Untuk mencegah timbulnya masalah
baru maka diperlukan suatu paduan atau kerjasama antar personil dan kedisiplinan
kerja. Sebaik apapun sistem komputerisasi tanpa didukung itu semua akan sia-sia dan
tidak akan memberikan hasil yang maksimal bahkan akan menimbulkan masalah
baru. Sehubungan dengan hal tersebut di atas maka penulis memberikan saran-saran
guna terlaksananya komputerisasi sistem penggajian pada CV. Amigos Jakarta Saran-
saran tersebut antara lain :
a. Pengetahuan tentang sistem, kedisiplinan dan ketelitian kerja karyawan di bagian
penggajian CV. Amigos Jakarta sangat dibutuhkan dalam kelangsungan kerja
sistem agar data bebas dari kesalahan dan sistem komputer yang digunakan akan
terjaga dari kerusakan.
b. Kerjasama antar personil sangat diperlukan karena suatu bagian dengan bagian
lainnya saling mendukung kegiatan perusahaan.
c. Untuk menjaga data agar tidak terjadi kehilangan data secara tiba-tiba maka
perlunya membuat cadangan (back up) data secara berkala.
d. Password sangat diperlukan untuk menjaga kerahasiaan data gaji pegawai
e. Pada periode tertentu perlu adanya pengecekan data kembali akan sistem yang
diusulkan untuk menjaga menjaga kemungkinan timbulnya kelemahan sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir. 2014. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Andi.Yogyakarta.
Adi Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berbasis Objek dengan Metode USDP. Andi. Yogyakarta.
Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.
Yogyakarta.
Andi Sunyoto, 2007, Pemrograman Database Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000, Andi Yogyakarta,Yogyakarta.
Connolly, T., Begg, C. 2010. Database Systems: a practical approach to design, implementation, and management. 5th Edition. America: Pearson Education..
Hardjono Sastrohamidjojo. (2007). Spektroskopi. Yogyakarta: Liberty.
Hasugian,H & Shidiq,A N (2012) Rancangan Bangunan Informasi Industri Kreatif Bidang Penyewaan Sarana Olahraga.
Indrajani, dkk. 2010. “Analisis dan Perancangan Sistem Pemasaran Berbasis Web
Pada PT. Dutadharma Utama”. Jurnal Jakarta: Jurusan Sistem Informasi Universitas Binus.
Kendall, 2008, Analysis and Design, Pearson Prentice Hall.
McLeod, Raymond, Jr & schell, George P, 2008, Sistem Informasi Manajemen,Edsi 10, Terjemahan oleh Ali Akbar Yulianto dan Afia R. Fitriati, SalembaEmpat, Jakarta.
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Pressman, R.S. (2010), Software Engineering :a practitioner’s approach, McGraw-Hill, New York.
R. A. Sukamto dan M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung:
Informatika, 2013.
Satzinger, Jackson, Burd. 2010. “System Analisis and Design with the Unified Process”. USA: Course Technology, Cengage Learning.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM
Nama Lengkap
Tempat & Tanggal Lahir
Alamat Lengkap
No Telepon
: 11142200
: Hani Khairunissa
: Pandeglang,01 Juli 1996
: Jl. Baladewa Kiri Rt.015/Rw.003 Jakarta
Pusat10540
: 087886704002
B. Riwayat Pendidikan Formal
1. MI Malnu Kadu Kaung, Lulus tahun 2008
2. MTS N Model Pandeglang 1, Lulus Tahun 2011
3. SMA N 2 Pandeglang, Lulus Tahun 2014
Jakarta, 05 April 2017
Scanned by CamScanner
Scanned by CamScanner
CV. AMIGOS JAKARTA Jln. H.ung Kemayoran Jakarta-Pusat.
SLIP GAJI
JANUARI 2017
Nama : UMAIROH AINI NIK 201306012
Bagian : PROMOSI
Priode : 21/12/2016 s.d 21/01/2017
Gaji Pokok 1,500,000
Tunjangan
Jabatan 400,000
Transport 300,000
Lain-Lain 0
Lembur 1: 1 x 1 jam x 26000 = 26,000
2: 1 x 1 jam x 26000 = 26,000
Uang Makan 450,000
Gaji Kotor 2,702,000
Potongan-potongan
Absensi 0
Pinjaman 0
Gaji Bersih 2,702,000
Lain-lain / Koreksi 0
Gaji Diterma 2,702,000
Tanda Tangan Penerima
UMAIROH AINI