tugas akhir - repository.bsi.ac.id filetugas akhir ini dengan baik. dimana tugas akhir ini penulis...
TRANSCRIPT
PROSEDUR ADMINISTRASI PEMBUATAN MEMBER
PARKIR PADA PT DUA KELOLA MAHARDIKA
TANGERANG
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III
SASRI ELFRIDA
22140927
Program Studi Manajemen Administrasi
Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta
Jakarta
2017
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan
tugas akhir ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam bentuk
buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai
berikut, “Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir pada PT Dua
Kelola Mahardika Tangerang”.
Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan
program Diploma III Akademi Sekretaris dan Manajemen BSI Jakarta. Sebagai
bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan
beberapa sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari
bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas
akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah
penulis menyampaikan terima kasih kepada :
1. Bapak Naba Aji Notoseputro, selaku Direktur Akademik Sekretari dan
Manajemen Administrasi Bina Sarana Informatika Jakarta.
2. Ketua Program Studi Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakartas
3. Ibu Eka Putri Handayani, S.Pd, M.M. selaku dosen Pembimbing Tugas
Akhir.
4. Bapak Drs. Peter Rajagukguk, MM selaku Asisten Pembimbing Tugas
Akhir.
5. Bapak Frans Tannardy selaku Sr. Properti Manajer PT Dua Kelola
Mahardika
viii
6. Bapak/ibu dosen Akademi Sekretaris dan Manajemen BSI Jakarta yang
telah memberikan penulis dengan semua bahan yang diperlukan.
7. Kepada semua staff maupun divisi PT Dua Kelola Mahardika.
8. Ucapan terima kasih ditujukan kepada keluarga penulis, terutama kedua
orang tua, yang telah sangat membantu dalam mendorong, menyarankan
penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
9. Ucapan terima kasih ditujukan kepada teman-teman 22.6C.25 atas
waktunya saat kita bersama-sama.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini
masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang
bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya
dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.
Jakarta, 13 April 2017
Penulis
Sasri Elfrida
ix
ABSTRAK
Sasri Elfrida (22140927), Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir
pada PT Dua Kelola Mahardika.
Dewasa ini kegiatan prosedur administrasi menempati hampir disemua sektor
dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi, didalam menunjang kelengkapan
informasi dalam hal pengambilan keputusan. Kegiatan prosedur administrasi
dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi mempunyai pengaruh yang besar
sekali terhadap sukses atau tidaknya suatu organisasi perusahaan, artinya suatu
prosedur adimistrasi dapat menentukan tingkat efisiensi dan efektifnya suatu
organisai perusahaan atau instansi. PT Dua Kelola Mahardika Tangerang
merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa property indutri dan parkir,
dimana perusahaan mengelolah dan menjelaskan tentang bagaimana prosedur
administrasi pembuatan member parkir. Teknik dalam prosedur administrasi
pembuatan member parkir di PT Dua Kelola Mahardika dilaksanakan mulai dari
adanya surat edaraan prosedur perpanjangan member parkir periode yang
dikirimkan oleh bagian admin ke customer setiap tiga bulan sekali, pengembalian
form dari customer ke PT Dua Kelola Mahardika, dan penginputan data ke system
parkir mengikuti form member parkir pengembalian dari customer dan pembuatan
kartu member parkir. Tugas Akhir ini menggunakan penelitian kualitatif yang
dimana pengumpulan datanya berupa metode observasi,metode wawancara, dan
metode dokumentasi. Oleh karena itu, prosedur pembuatan member parkir pada
PT Dua Kelola Mahardika sudah baik karena proses adminitrasi berjalan dengan
prosedur yang sudah ditentukan.
Kata Kunci :Administrasi, Prosedur Pembuatan Member Parkir.
x
ABSTRACT
Sasri Elfrida (22140927), Administrative Procedures for Making Parking
Members at PT Dua Kelola Mahardika.
Currently administrative administrative activities in almost all sectors in a
company organization or agency, in supporting the completeness of information
in terms of decision-making. Organizational activities within a company or
agency organization have a great influence on the success or failure of a company
organization, then an adimistrasi procedure can determine the level of efficiency
and effectiveness of a company or agency organization. PT Dua Kelola
Mahardika Tangerang is a company engaged in property services industry and
parking, where companies manage and explain about how the procedure of
making parking members. Techniques in the administration process of making
parking members in PT Dua Kelola Mahardika implemented starting from the
circular procedure of extension of parking members of the period by the admin to
the customer once every three months, the form form from the customer to PT
Dua Kelola Mahardika, and input data to the system Parking Ranging form
members of the parking lot of the customer and the making of the member card
parking. This final project uses qualitative research method which is the method
of data of observation method, method. Therefore, the procedure of making a
member parking at PT Dua Kelola Mahardika is good because the administrative
process goes with the procedures that have been determined.
Keywords : Administration, Procedures for Making Parking Members.
xi
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir............................................................................... i
Lembar Persetujuan Laporan Keaslian Tugas Akhir ...................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................ iii
Lembar Persetujuan dan PengesahanTugasAkhir ............................................ iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ...................................................................... v
Kata Pengantar ................................................................................................ vii
Abstrak ............................................................................................................. ix
Daftar Isi .......................................................................................................... xi
Daftar Gambar .................................................................................................. xiii
Daftar Tabel .................................................................................................... xiv
Daftar Lampiran ............................................................................................... xv
Daftar Simbol .................................................................................................. xvi
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1
1.1.Latar Belakang ....................................................................... 1
1.2.Perumusan Masalah ............................................................... 2
1.3.Tujuan Dan Manfaat .............................................................. 2
1.4.Metode Pengumpulan Data .................................................... 3
1.5.Ruang Lingkup ....................................................................... 4
1.6.Sistematika Penulisan ............................................................ 5
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................. 7
2.1.Prosedur ................................................................................. 7
2.1.1.Pengertian Prosedur ....................................................... 7
2.1.2.Pengertian Administrasi ................................................. 8
2.1.3.Peran Administrasi ......................................................... 9
2.1.4.Fungsi Administrasi ....................................................... 11
2.1.5.Ruang Lingkup Administrasi ........................................ 12
2.1.6.Unsur-Unsur Administrasi .............................................. 13
2.2.Teori Pendukung ..................................................................... 14
xii
2.2.1.Pengertian Member Card Parkir..................................... 15
2.2.2.Macam-Macam Member Card Parkir ............................ 15
BAB III PEMBAHASAN ......................................................................... 17
3.1.Tinjauan Umum Organisasi ................................................... 17
3.1.1.Sejarah Dan Perkembangan Organisasi ........................ 17
3.1.2.Struktur Dan Tata Kerja Organisasi .............................. 18
3.1.3.Kegiatan Organisasi ...................................................... 24
3.2.Hasil Penelitian ...................................................................... 26
3.2.1.Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir ....... 26
3.2.2.Kendala atau Hambatan ................................................ 31
3.2.3.Solusi Mengatasi Kendala atau Hambatan .................... 32
BAB IV PENUTUP ................................................................................... 34
4.1.Kesimpulan ............................................................................ 34
4.2.Saran ....................................................................................... 36
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 37
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...................................................................... 38
DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA ............................................... 39
SURAT KETERANGAN PKL/RISET ........................................................ 41
LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................ 42
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT Dua Kelola Mahardika ......................... 20
Gambar III.2 Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir .................... 27
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel III.1 Contoh Pengisian Form Member Parkir ........................................ 28
Tabel III.2 Form Pendaftaran Parkir ................................................................ 28
Tabel III.3 Memo Perpanjangan ...................................................................... 29
Tabel III.4 Invoice Sistem Bima Sakti ............................................................. 30
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A1. Struktur Organisasi PT Dua Kelola Mahardika ........................................ 42
B1. Prosedur Perpanjangan Member Parkir Periode........................................ 43
B2. Contoh Pengisian Form Member Parkir .................................................... 44
B3. Form Pendaftaran Parkir............................................................................ 45
B4. Memo Perpanjangan .................................................................................. 46
B5. Invoice Sistem Bima Sakti ........................................................................ 47
xvi
DAFTAR SIMBOL
Daftar Simbol Proses Penanganan Dokumen
NO BENTUK SIMBOL NAMA SIMBOL FUNGSI SIMBOL
1
Terminal/Terminator
Menyatakan permulaan atau
akhir suatu program apabila
menggunakan sistem
terkomputerisasi.
2
Proses
Menyatakan tindakan
(proses) yang dilakukan
baik secara manual maupun
terkomputerisasi
3
Input/output
Data
Menyatakan proses
input/output data atau
dokumen tanpa tergantung
dari jenis peralatannya
4
Keputusan/Decision
Menunjukkan suatu kondisi
tertentu yang akan
menghasilkan dua
kemungkinan jawaban: Ya /
tidak
5
Connector/Penghubung
Penghubung bagian-bagian
dari flowchart yang berada
pada halaman yang sama
6
Preparation
Menyatakan penyediaan
tempat penyimpanan suatu
pengelolahan untuk
memberi harga awal
7
Manual Operation
Menyatakan pengelolahan
data atau dokumen yang
tidak dilakukan melalui
komputer
8
Maual Input
Input dokumen yang
dimasukkan secara manual
dari keyboard/lembar kerja
ke dalam komputer
9
Arus/Flow
Arah dari aliran atau arus
dari proses penanganan
sebuah atau beberapa
dokumen
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dewasa ini kegiatan pembuatan member parkir mempunyai andil besar
dalam suatu proses kegiatan yang terjadi pada PT Dua Kelola Mahardika
merupakan perusahaan yang bergerak dibidang properti manajemen terkhususnya,
dibidang pengelolah kawasan industri yang memberlakukan adanya prosedur
administrasi pembuatan member parkir yang dimana setiap customer
mendapatkan fasilitas parkir yang telah disepakati dalam perjanjian awal sewa,
pembuatan member parkir yang dilakukan customer kepada PT Dua Kelola
Mahardika bertujuan untuk meningkatkan keamanan dan kepuasaan kepada
customer dan vendor menempatkan kendaraan yang dimiliki untuk dipantau
pengamanan melalui adanya sistem monitorik melalui member parkir yang telah
dimiliki setiap customer dan vendor.
Oleh karena itu, kegiatan prosedur administrasi menempati hampir
disemua sektor dalam dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi, didalam
menunjang kelengkapan informasi dalam hal pengambilan keputusan. Kegiatan
prosedur administrasi dalam suatu organisasi perusahaan atau instansi mempunyai
pengaruh yang besar sekali terhadap sukses atau tidaknya suatu organisasi
perusahaan, artinya suatu prosedur adimistrasi dapat menentukan tingkat efisiensi
dan efektifnya suatu organisai perusahaan atau instansi.
Kita telah lama mengenal member parkir dimana orang dapat dengan
mudah melakukan parkir tanpa harus memikirkan ruang parkir yang sangat
1
2
terbatas. Member parkir atau biasa disebut acces card parkir merupakan alat
pengenal identitas seseorang mengenai data kendaraannya.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan tersebut, maka penulis
mengambil judul “Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir Pada
PT Dua Kelola Mahardika Tangerang”.
1.2. Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka yang akan
menjadi rumusan masalah pada penulisan Tugas Akhir ini, adalah :
1. Bagaimana prosedur administrasi pembuatan member parkir pada PT Dua
Kelola Mahardika Tangerang?
2. Dokumen-dokumen apa sajakah yang dibutuhkan untuk kegiatan administrasi
pada PT Dua Kelola Mahardika Tangerang?
3. Kendala atau hambatan apa saja yang terdapat dalam pembuatan member
parkir PT Dua Kelola Mahardika Tangerang?
4. Bagaimana solusi mengatasi kendala yang terdapat dalam pembuatan member
Parkir PT Dua Kelola Mahardika Tangerang?
1.3. Tujuan Dan Manfaat
Tujuan penulis dalam menyusun dan melaksanakan penulisan laporan
Tugas Akhir ini, antara lain :
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pembuatan member parkir yang
dijalankan pada PT Dua Kelola Mahardika.
3
2. Untuk mengetahui dokumen-dokumen yang dibutuhkan saat pembuatan
member parkir PT Dua Kelola Mahardika.
3. Dapat mengetahui kendala atau hambataan, dan bagaimana cara mengatasi
kendala atau hambatan yang ada dalam proses pembuatan member parkir.
4. Dapat mengetahui bagaimana solusi mengatasi kendala atau hambatan yang
ada dalam proses pembuatan member parkir.
Sedangkan manfaat yang didapatkan dari penulisan laporan Tugas Akhir
ini, terdiri dari :
1. Manfaat bagi penulis
Agar mengetahui bagaimana prosedur pembuatan member parkir pada PT Dua
Kelola Mahardika.
2. Manfaat bagi perusahaan
Agar bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan prosedur
pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika ke depan.
3. Manfaat bagi pembaca
Dapat mengetahui prosedur administrasi pada perusahaan jasa, dalam
menjalani prosedur pembuatan member parkir.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk mendapatkan
data dalam objek penelitian selama melakukan Tugas Akhir yaitu:
4
1. Metode Observasi
Penulis mengumpulkan data yang berhubungan dengan perumusan masalah
dengan cara melihat dan mengamati secara langsung terhadap aspek-aspek
yang berhubungan pada prosedur administrasi pembuatan member parkir.
2. Metode Wawancara
Penulis melakukan proses tanya jawab secara langsung dan sistematis dengan
mengajukan beberapa pertanyaan kepada IT, Finance, HR & GM Manajer, dan
Car Park Manajer PT Dua Kelola Mahardika Tangerang mengenai prodesur
administrasi pembuatan member parkir .
3. Metode Dokumentasi
Penulis memperoleh data pelengkap dengan cara melampirkan soft copy
dokumen pendukung sebagai bukti dalam hasil penelitian mengenai prosedur
pembuatan member parkir dan beberapa sumber dokmen lainnya.
1.5. Ruang Lingkup
Sehubungan dengan prosedur administrasi pembuatan member parkir
pembahasannya sangat luas, maka penulis membatasi pembahasan yang
berhubungan mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada bagian
administrasi dalam pembuatan member parkir. serta kendala yang dihadapi dan
cara mengatasinya. Data yang penulis bahas dalam tugas akhir ini adalah yang
terlaksana pada April sampai Mei 2017.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini, terdiri dari 4 bab, yaitu:
5
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini, penulis menguraikan tentang gambaran umum
penyusunan laporan tugas akhir yang mencakup latar belakang
penulisan, menentukan perumusan masalah, tujuan dan manfaat
dalam melakukan penelitian, metode yang digunakan dalam
pengumpulan data, ruang lingkup pembahasan, serta sistematika
penulisan yang menggambarkan garis besar atau pokok-pokok
penulisan secara menyeluruh.
BAB II LANDASAN TEORI
Selanjutnya bab kedua, penulis mengemukakan tentang teori-teori
yang berkaitan dengan prosedur dan administrasi berupa pengertian
prosedur, pengertian administrasi, tujuan administrasi, peran
administrasi dalam sebuah perusahaan, fungsi administrasi, ruang
lingkup administrasi, unsur-unsur administrasi.
BAB III PEMBAHASAN
Selanjutnya pada bab ketiga, penulis membahas tentang tinjauan
umum organisasi yaitu sejarah dan perkembangan organisasi,
struktur dan tata kerja organisasi, serta kegiatan organisasi. Penulis
juga menjelaskan data dari judul penulisan yaitu prosedur
pembuatan member parkir, bagian yang terlibat dalam pembuatan
member parkir dan dokumen-dokumen yang dibutukan, selain
pembuatan member parkir, kendala atau hambatan apa saja yang
terdapat dalam pembuatan member parkir, dan bagaimana solusi
6
menangani kendala atau hambatan dalam pembuatan member
parkir PT Dua Kelola Mahardika Tangerang.
BAB IV PENUTUP
Pada bab terakhir ini, penulis memberikan kesimpulan dan saran.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Prosedur
2.1.1 Pengertian Prosedur
Suatu kegiatan membutuhkan cara atau prosedur untuk mencapai tujuan
kegiatan tersebut dan sesuai dengan apa yang direncanakan. Prosedur arti
umumnya dikenal sebagai sesuatu sistem atau tata cara dalam suatu kegiatan.
Berikut beberapa pengertian prosedur menurut para ahli yaitu :
Menurut Soemohadiwidjojo (2014:90) menyimpulkan bahwa “prosedur
adalah dokumen yang lebih jelas dan rinci untuk menjabarkan metode yang
digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan kebijakan dan
aktivitas organisasi seperti yang ditetapkan dalam pedoman. Pada dasarnya,
prosedur merupakan instruksi tertulis sebagai pedoman dalam menyelesaikan
sebuah tugas rutin atau tugas yang berulang (repetitif) dengan cara yang efektif
dan efisien, untuk menghindari terjadinya variasi atau penyimpangan yang dapat
memengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.” Menurut Fitzgerald (2014:151) menyimpulkan bahwa “prosedur adalah
urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa
yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan
bagaimana mengerjakannya”.
Dengan demikian prosedur dapat disebutkan bahwa prosedur merupakan
metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan
datang, urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu dan pedoman untuk
bertindak.
7
8
2.1.2. Pengertian Administrasi
Secara etimologis “Administrasi” berasal dari kata latin, kata administrasi
terdiri dari “Ad + ministrate, berarti melayani, membantu atau memenuhi. Dan terdiri
dari kata Administratio yang berarti sebagai pelaksanaan dalam melakukan suatu
kegiatan didalam pemerintah. Jadi pengertian administrasi adalah suatu rangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang disuatu instansi yang
bertujuan melayani dan memenuhi keinginan orang lain, untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. Administrasi terbagi menjadi dua arti, yaitu pengertian secara sempit dan
luas. Secara sempit administrasi bermakna kegiatan yang meliputi : catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan. Sedangkan dalam arti luas administrasi merupakan
suatu rangkaian kegiatan kerjasama yang dilakukan dua orang atau lebih dalam
mencapai tujuan dengan memanfaatkan berbagai sumber yang ada guna mencapai
tujuan bersama. (Burhanuddin, 2005 hlm.11).
Menurut Anggara (2015:12) mengemukakan bahwa “administrasi adalah
kerjasama manusia yang tidak saja didasarkan pada pertimbangan rasio, tetapi juga
atas dasar realitas empirik tentang esensi eksistensi manusia dalam pencapaian tujuan
bersama”.
Menurut Indradi (2016:31) menyimpulkan bahwa :
Pada dasarnya administrasi adalah suatu kegiatan-kegiatan kerjasama dalam berbagai
bentuk karena adanya kondisi saling membutuhkan yang dilandasi oleh berbagai nilai,
pemenuhan atas nilai bisa mungkin karena rasio, indra, dan juga rasa. Rasio indra, dan
rasa inilah yang dimiliki oleh setiap manusia karena harkat dan martabat yang sama.
Melalui pertimbangan rasio sangat dimungkinkan terbentuknya kerjasama guna
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan bersama. Adapun ciri-ciri dari kegiatan
administrasi yaitu sebagai berikut :
1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas dua orang atau lebih.
2. Adanya kerjasama dalam proses kegiatan administrasi.
3. Adanya tujuan, bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.
Dengan demikian maka pengertian administrasi itu sendiri adalah sebuah
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh sekumpulan orang yang bekerjasama yang
dilandasi oleh berbagai nilai.
2.1.3. Peran Administrasi
Pada hakikatnya perkembangan berbagai cabang ilmu pengetahuan terjadi
sebagai tanggapan terhadap dinamika manusia. Pemahaman yang tepat tentang
perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi dan membenarkan pendapat
tersebut. Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan
pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya.
Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting
bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan
data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan
pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.
Peranan administrasi dalam tata usaha :
1. Merencanakan
Memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana
melakukasnnya, kapan harus melakukannya, dan siapa yang harus
melakukannya.
9
10
2. Mengorganisasikan
Melibatkan identifikasi tanggung jawab yang harus dilakukan,
pengelompokkan tanggung jawab ke departemen atau divisi, dan menetapkan
hubungan organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai upaya yang
terkoordinasi antara semua elemen dalam organisasi (Koordinasi).
Pengorganisasian harus memperhitungkan rekening pendelegasian wewenang
dan tanggung jawab dan rentang kendali dalam unit pengawasan.
3. Kepegawaian
Berarti mengisi posisi pekerjaan dengan orang yang tepat pada waktu yang
tepat. Ini melibatkan menentukan kebutuhan kepegawaian, menulis deskripsi
pekerjaan, rekrutmen dan penyaringan orang untuk mengisi posisi.
4. Mengarahkan
Memimpin orang dengan cara yang mencapai tujuan organisasi. Ini
melibatkan tepat alokasi sumber daya dan menyediakan sistem dukungan yang
efektif. Mengarahkan memerlukan keterampilan interpersonal yang luar biasa
dan kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu isu penting dalam
mengarahkan adalah untuk menemukan keseimbangan yang benar antara
penekanan pada kebutuhan staf dan penekanan pada produksi ekonomi.
5. Mengawasi
Fungsi yang mengevaluasi kualitas di semua wilayah dan mendeteksi atau
potensi penyimpangan aktual dari organisasi rencananya. Hal ini menjamin
kinerja berkualitas tinggi dan hasil yang memuaskan dengan tetap menjaga
lingkungan yang tertib dan bebas masalah. Pengendalian meliputi manajemen
informasi, pengukuran kinerja, dan institusi tindakan korektif.
11
Peranan administrasi dalam manajemen. Administrasi, baik dalam
pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan
melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah
penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang
menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah
penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama
(kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.
Supaya terjadi kerjasama untuk mencapai tujuan, diperlukan proses
penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut Manajemen.
Dengan demikian Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen.
Kemudian, agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan
mencapai tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur.
Wadah, kerangka, atau struktur dimana kerjasama dilakukan disebut
Organisasi.
2.1.4. Fungsi Administrasi
Menurut Anggara (2015:30) terdapat 5 (lima) fungsi administrasi, antara
lain:
1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain.
Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung
jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan
12
keterampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa
software. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung
dalam departemen IT suatu organisasi.
3. Fungsi Analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif yang disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat
dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Kegiatan ini
biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab men-
support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar yang mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya
dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi
manajer pada suatu perusahaan.
5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing, dan
mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan setingkat manajer yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan sistem prosedur
administrasi suatu organisasi.
2.1.5. Ruang Lingkup Administrasi
Menurut (Indradi, 2016:66) ruang lingkup tugas administrasi pada kantor
ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang
berwujud yaitu :
13
1. Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat adalah kegiatan yang membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengelola adalah bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.
4. Mengirim adalah kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari
satu pihak kepihak lain.
5. Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
2.1.6. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut Haryadi (2009:16) menyimpulkan bahwa administrasi itu
memiliki tiga unsur-unsur yaitu:
1. Sekelompok orang, bahwa administrasi itu merupakan kegiatan yang mungkin
terjadi apabila dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerja sama, bahwa kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi manakala dua
orang atau lebih baik langsung maupun tidak langsung bekerja sama. Agar
kerja ini dapat berjalan dengan baik maka diperlukan tahapan-tahapan tertentu
dalam prosesnya, di antaranya tahapan yang terpenting itu adalah pembagian
kerja. Kerja sama ini menjadi unsur terpenting dalam kegiatan administrasi
14
karena dapat dikategorikan sebagai administrasi adalah kerja sama yang
diorganisasi atau kerja sama keorganisasian.
3. Tujuan, bahwa kegiatan administrasi itu ada sesuatu yang hendak dicapai
melalui proses kerja sama. Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan
administrasi ini bukan tujuan individual melainkan tujuan organisasional.
Meskipun demikian, dapat saja terjadi bahwa tujuan organisasional itu
merupakan juga tujuan individual. Tujuan organisasi itu dapat ditetapkan oleh
seseorang, beberapa orang, semua anggota, pihak luar.
1.1. Teori Pendukung
1.1.1. Pengertian member card parkir
Menurut sumber dokumen PT Dua Kelola Mahardika, member card parkir
adalah sebuah kartu yang merupakan identitas seseorang dengan data mengenai
nama instansi dan nomor polisi kendaraannya. Pada sebagian kartu label nomor
kendaraaan akan dicantumkan di member kartu tersebut.
Umumnya member card dibuat dari bahan plastic pvc seperti bahan
member card atau kartu lainnya dapat dibuat dengan bermacam-macam desain.
Agar terlihat lebih ekslusif biasanya kartu akan dilengkapi dengan foil, emboss
dan glitter. Untuk pendataan dan access control kartu dapat juga dilengkapi
dengan barcode atau magnetic stripe.
Member parkir yang dikelola oleh PT Dua Kelola Mahardika tidak hanya
dibuat untuk customer ataupun vendor, melainkan untuk karyawan PT Dua Kelola
Mahardika itu sendiri dan juga untuk kontraktor yang melakukan perbaikan di
area kawasan industri.
15
Adapun perbedaannya antara lain, kontraktor mendapatkan ijin resmi yang
langsung akan dibuatan surat pembuatan member baru oleh HRD, karena sudah
menjadi sebuah tanggung jawab dan sebagai pelayanan yang harus diberikan
untuk kontraktor yang sedang melakukan perbaikan atau pengerjaan di area
kawasan industri.
1.1.2. Macam-macam Member Parkir
Menurut circular parkir PT Dua Kelola Mahardika, Customer yang
melakukan sewa menyewa gedung yang ada di wilayah Wisma Soewarna Office
ataupun Kawasan Perindustrian Soewarna, bisa menambahkan member kendaraan
kepada pihak PT Dua Kelola Mahardika Member parkir terbagi menjadi tiga
yaitu:
1. Reserved Parking
Customer yang melakukan sewa menyewa gedung yang ada di wilayah Wisma
Soewarna Office ataupun Kawasan Perindustrian Soewarna, mendapatkan jatah
lot parkir sesuai dengan jumlah unit sewanya. Mendapat access card free dari
perjanjian sewa menyewa. Jangka waktu parkir reserved tidak terbatas, yang
dimaksud tidak terbatas
adalah mendapatkan ijin menginapkan kendaraan lebih dari 24 jam.
2. Member Langganan
Jangka waktu parkir memiliki terbatas waktu, yang dimaksud terbatas waktu
adalah mendapatkan ijin menginapkan kendaraan mulai pukul 07.00 sampai
dengan 23.59. Apabila melewati waktu, maka kendaraan pada saat keluar akan
16
dikenakan biaya parkir di hitung mulai jam 00.00 sampai jam 06.59.
3. Member Inap
Jangka waktu parkir Inap tidak terbatas, yang dimaksud tidak terbatas adalah
mendapatkan ijin menginapkan kendaraan 24 jam free.
Penambahan hanya bisa dilakukan setiap tanggal 25 sampai dengan tanggal
05 bulan berjalan. Dan untuk data penambahan periode berlangganan 3 bulan,
dengan periode yang sudah ditetapkan, yaitu :
Desember – Februari
Maret – Mei
Juni – Agustus
September – November
Proses aktivasi member parkir adalah dua hari terhitung sejak pembayaran
biaya berlangganan dan mengirimkan bukti bayar. Kendaraan berlangganan
yang menginap namun tidak melakukan registrasi & pembayaran biaya inap
bulanan terlebih dahulu kepada PT Dua Kelola Mahardika akan dikenakan
biaya sesuai tarif harian yang berlaku. Untuk pembayaran biaya langganan
parkir, langganan inap kendaraan dan pengganti nomor polisi kendaraan akan
ditagihkan oleh PT Dua Kelola Mahardika dan dibayarkan oleh Customer.
17
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Dua Kelola Mahardika
PT Dua Kelola Mahardika merupakan salah satu perusahaan pengembang
jasa property management industri dan parkir yang sudah cukup berpengalaman di
Indonesia yang beralamat di Soewarna Manajemen Building, Soewarna Business
Park, Soekarno Hatta International Airport Tangerang. Kepercayaan customer
terhadap pelayanan yang diberikan selama lebih dari enam (6) tahun, telah
menjadikan PT Dua Kelola Mahardika sebagai kelompok pengembang yang
terpercaya.PT Dua Kelola Mahardika berdiri pada tahun 2010 dipimpin oleh Aryo
Sasmito Trisaksono selaku Direktur Utama, sekaligus Owner PT Dua Kelola
Mahardika.
Kemampuan menganalisis pasar dan ketangguhan untuk tetap eksis di
masa-masa yang sulit menjadikan PT Dua Kelola Mahardika makin membuktikan
dirinya sebagai salah satu perusahaan yang patut diperhitungkan.
PT Dua Kelola Mahardika berawal dari sebuah perusahaan kekerabatan dan kini
telah menjadi sebuah perusahaan profesional yang mengedepankan kapabilitas,
kualitas, serta komitmen namun tetap mempertahankan nilai-nilai loyalitas
maupun kekeluargaan.
Kekokohan PT Dua Kelola Mahardika dibangun dari prinsip efektivitas
dan efisiensi yang ditanamkan sedari awal sehingga saat ini fokus utama dari
setiap aktivitas PT Dua Kelola Mahardika adalah meningkatkan ketepatan waktu,
17
18
kesempurnaan, dan pelayanan yang baik dalam rangka memenuhi mimpi dan
harapan dari customer.
PT Dua Kelola Mahardika melihat bahwasannya reputasi dan kepercayaan
merupakan nilai yang sangat berharga dan harus dipertahankan karena dua hal
itulah yang akan menjadikan PT Dua Kelola Mahardika sebagai partner abadi
dalam dunia property management industri.
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi PT Dua Kelola Mahardika
Organisai merupakan sekelompok orang yang mempunyai suatu tujuan
yang sama dan sasaran yang sama dengan membentuk aktivitas terstruktur yang
memiliki batasan-batasan tertentu. Dalam mencapai tujuan dan sasaran tersebut,
sebuah organisasi harus memiliki struktur organisasi.Struktur organisasi adalah
suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu
perusahaan atau organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan
mencapai tujuannya.Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pembagian
kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lainya dan bagaimana hubungan
aktifitas dibatasi.Organisasi dan struktur sifatnya dinamis, sehingga jika terjadi
perubahan lingkungan, baik lingkungan di dalam organisasi atau lingkungan di
luar organisasi, sebaiknya struktur perlu diadakan perubahan.
Struktur organisasi dalam sebuah lembaga sebaiknya disesuaikan
dengankebutuhan sehingga bermanfaat bagi perusahaan untuk mencapai
tujuan denganefektif dan efisien. Keperluan ini terutama untuk level pimpinan
organisasi agar dapatmenetapkan kapan suatu struktur organisasi masih tetap
19
mempertahankan atau kapandilakukan perubahan sesuai dengan kondisi
lingkungan dan perkembanganorganisasi.
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran yang sistematis tentang
bagian yang satu dengan bagian yang lainnya agar tercipta koordinasi dan
kerjasama yang baik antara semua bagian atau departemen. Dengan adanya
pengorganisasian, maka semua bagian yang terlibat akan mengetahui apa yang
harus mereka kerjakan dan kepada siapa mereka harus bertanggug jawab, dengan
kata lain dengan adanya pengorganisasian, setiap pelaksanaan dari rencana akan
terdapat suatu kesatuan dalam mencapai tujuan.
Bagan struktur organisasi PT Dua Kelola Mahardika dapat dilihat pada
gambar III.1, berikut ini.
20
Direktur Utama
HR & GM Manajer
Sr. Properti Manajer
IT DKM
Administrasi
Supervisor IT
Car Park Manajer
Finance Accounting
Sumber dokumen PT Dua Kelola Mahardika
Gambar III.1
Struktur organisasi PT Dua Kelola Mahardika
Berdasarkan struktur PerusahaanPT Dua Kelola Mahardika Tangerang,
maka dapat dijelaskan tugas masing-masing bagian, sebagai berikut:
1. HR & GM Manajer
Tugas HR & GM Manajer adalah sebagai koordinator, komunikator,
pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor dalam
menjalankan dan memimpin perusahaan PT Dua Kelola Mahardika.
Diantaranya tugas dan wewenang direktur sebagai berikut:
21
a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi
perusahaan.
b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga
keuntungan perusahaan.
d. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan
pembelanjaan kekayaan perusahaan.
e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan
dunia luar perusahaan.
f. Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi
perusahaan.
g. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai
bidang administrasi, kepegawaian.
h. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
2. Senior Properti Manajer
Tugas dan wewenang seorang manager perusahaan PT Dua Kelola Mahardika
adalah sebagai berikut:
a. Menentukan tujuan dan visi dari kelompok, menentukan maksud dan
arahan, serta identifikasi aktivitas (tugas).
b. Membuat rencana untuk menyelesaikan tugas, termasuk pengiriman,
pengukuran, jadwal waktu, dan strategi perusahaan.
c. Menetapkan tanggungjawab, saaran, akuntabilitas, dan delegasi
wewenang.
d. Mengawasi dan menjaga aktivitas sesuai parameter yang ditetapkan.
22
e. Melaporkan perkembangan pencapaian kelompok.
f. Mengulas, evaluasi, menyesuaikan rencana, metode dan target bila
diperlukan.
3. Finance Accounting
Tugas Finance Accounting
a. Melakukan pengelolaan keuangan perusahaan.
b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan.
c. Melakukan penagihan kepada customer.
d. Menyiapkan dokumen penagihan invoice atau kwitansi tagihan beserta
kelengkapannya.
e. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen yang diterima.
f. Memiliki keterampilan secara kuantitatif yang baik.
g. Melakukan evaluasi budget.
h. Melakukan transaksi keuangan perusahaan.
i. Berhubungan dengan baik kepada pihak internal maupu eksternal terkait
dengan aktivias keuangan perusahaan.
j. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun – akun tertentu.
4. Supervisor IT
Supervisor IT adalah Pekerja yang berhubungan langsung dengan
manajer.Supervisor memiliki tugas strategis karena langsung terjun di
lapangan melaksanakan semua rencana yang telah ditetapkan
Manajer.Supervisor mempunyai peran penting dalam menjaga hubungan
antara Supervisor dengan Manajer Supervisor dengan Staf dan Manajer
dengan Staf.
23
Tugas utama dari Supervisor IT adalah sebagai berikut:
a. Mengatur pekerjaan para staf pelaksana.
b. Membuat laporan harian pekerjaan.
c. Memberikan info pada manajemen mengenai kondisi bawahan, atau
menjadi perantara antara pekerja dengan manajemen.
d. Menegakkan aturan yang telah di tentukan oleh perusahaan.
e. Melaksanakan tugas pekerjaan secara langsung.
f. Mengawasi kualitas pekerjaan.
g. Bertanggung jawab atas hasil kerja staf.
h. Memecahkan masalah sehari-hari yang rutin.
i. Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh
atasannya.
5. Administrasi
Tugas Administrasi
a. Menerima panggilan telepon.
b. Membalsa email yang masuk.
c. Melakukan pengarsipan data.
d. Melakukan backup secara berkala.
e. Memanajemen pengguna seperti penambahan atau penghapusan pengguna.
f. Menyimpan arsip setiap bulannya.
g. Entri Data.
6. Car Park Manajer
Tugas Car Park Manajer
24
a. Bertanggung jawab secara keseluruhan operasional parkir di lokasi wisma
soewarna dan komplek pergudangan soewarna.
b. Memastikan semua yang dilaksanakan karyawan dilapangan sesuai
prosedur.
c. Memonitor dan mengawasi aktifitas seluruh kegiatan operasional yang
dilakukan.
d. Menilai kinerja karyawan secara induvidu dan mengembangkan
kemampuan.
e. Input member yang failed dari Supervisor IT.
f. Melakukan proses akhir.
3.1.3. Kegiatan Organisasi PT Dua Kelola Mahardika
PT Dua Kelola Mahardika Merupakan kantor pengelola industri yang
berada di Sherator Bandara Tangerang, adapun kegiatan yang dilakukan dalam
aktifitas perusahaan PT Dua Kelola adalah:
1. Pembuatan Surat-Menyurat
Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi
dalam suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting dalam
penyampaian informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat
dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas supaya
penerima atau pembaca tidak menimbulkan salah arti.
Dalam kegiatan perusahaan PT Dua Kelola Mahardika ada beberapa surat
yang dibuat guna untuk memperlancar dan syarat dari sebuah prosedur.
Adakah surat yang dibuat oleh perusahaan antara lainnya:
25
a. Surat Perjanjian Sewa-menyewa
Adalah perjanjian antara pihak yang menyewakan yang disebut pihak I
menyerahkan bangunan kepada pihak penyewa yang selanjutnya disebut
dengan pihak II dalam jangka waktu tertentu dan pihak II diwajibkan
menyerahkan sejumlah uang atas pemakaian bangunan tersebut.
Dalam perjanjian ini juga perlu ditegaskan kewajiban penyewa untuk
memelihara, boleh atau tidak memindahkan haknya kepada orang lain dan
ketentuan-ketentuan lainnya yang dianggap perlu. Surat yang berisi
tentang penawaran suatu bangunan yang ditujukan kepada perseorangan
atau instansi perusahaan atau yang disebut surat jual. Tujuan dari surat
penawaran ini berguna untuk menawarkan bangunan untuk mendirikan
perusahaan kepada pembeli.
b. Invoice
Surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pelanggan
sesuai kesepakatan yang tertera di PO atau Purchase Order (surat pemesanan
yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan).
2. Pengarsipan
Pengarsipan merupakan salah satu kegiatan penting yang dilakukan oleh suatu
organisasi atau perusahaan.Guna sebagai pusat ingatan dan informasi jika
berkas diperlukan sebagai keterangan, Memberi data kepada pegawai yang
memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa
lampau, Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.Pengarsiapan
pada PT Dua Kelola Mahardika ini dilakukan oleh bagian arsip dan sistem
yang masih digunakan ialah sistem pengarsipan manual.
26
3. Penggajian
Penggajian merupakan unsur terpenting dalam sebuah perusahaan yang
dapat memicu produktivitas karyawan.Pada PT Dua Kelola Mahardika
penggajian dilakukan setiap satu bulan sekali pada awal bulan.Penggajian
dilakukan oleh bagian finance, bagian finance yang mentransfer gaji setiap
karyawannya melalui sebuah ATM bank.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1 Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir pada PT Dua
Kelola Mahardika
Berdasarkan data yang diperoleh dari PT Dua Kelola Mahardika,
prosedur administrasi pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika
dapat dilihat pada gambar III.2 berikut ini.
27
PELANGGAN ADMINISTRASI MANAJER DATA TRANSFER
MASUK
Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika
Gambar III.2
Prosedur Administrasi Pembuatan Member Parkir
Berdasarkan gambar III.2, alur pembuatan member parkir, pada PT Dua
Kelola Mahardika dapat dijelaskan, sebagai berikut:
1. Langkah pertama mulai customer melakukan pengajuan penambahan
kendaraan untuk periode tiga bulan, ke bagianadmin PT Dua Kelola
Mahardika melalui telepon. bagian admin akan melakukan pengiriman form
pendaftaran parkir kendaraan yang harus di isi dalam melakukan penambahan
kendaraan baru melalui email berupa soft copy.
Customer
Mulai
Car Park Manajer
Proses
Selesai
IT DKM
Admin PT Dua
Kelola Mahardika
Approved HR&GM
Manajer
Sr. Property
Manajer
Disetujui/T
idak
Supervisor IT
FFinance
28
Tabel III.1
Contoh Pengisian Form Member Parkir
Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika
Tabel III.2
Form Pendaftaran Parkir
Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika
29
2. Langkah kedua admin menerima pengembalian form penambahan kendaraan,
bukti pembayaran kartu dan stnk kendaraan baru yang akan didaftarkan.
Administrasi akanmembuat berbagai surat memo yang berhubungan dengan
kegiatan pembuatan member parkir, karena pentingnya suatu memo dalam
kegiatan pembuatan member parkir sebagai bukti.
Tabel III.3
Memo Perpanjangan
Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika
Bagian administrasi melakukan komunikasi kembali ke customer untuk
memastikan data nomor polisi yang ingin diajukan sudah sesuai atau
belum, setelah itu admin bertugas membuat invoice menggunakan sistem
bima sakti yang terhubung ke bagian finance.
30
Tabel III.4
Invoice Sistem Bima Sakti
Sumber: Admin PT Dua Kelola Mahardika
3. Langkah ketiga IT DKM melakukan pengecekan form data filling yang sudah
dibuat oleh admin untuk di setujui dan tanda tangani.
4. Langkah keempat yang dilakukan seorang Sr Properti Manajer sangatlah
penting dalam menentukan keputusan. Pada saat proses pembuatan member
parkir setelah customer mengirimkan surat form penambahan kendaraan
kepada PT Dua Kelola Mahardika yang di terima oleh bagian administrasi,
kemudian bagian administrasi melanjutkan form penambahan kendaraan
dengan membuat member kendaraan dan memo penambahan tersebut ke
manajer, selanjutnya manajer hanya menyetujui memo tersebut.
5. Langkah kelima bagian finance mengeprint invoice yang telah ada dibima
sakti dibuat oleh admin untuk dmengirimkan invoice tersebut ke customer,
dan melakukan pengecekan pembayaran yang sudah masuk. Setelah masuk
memo dan form penambahan kendaraan akan dilanjutkan ke divisi lain untuk
diproses.
6. Langkah keenam yang bagian Supervisor IT Menginput data penambahan
kendaraan ke data manual tahunan untuk dilakukan data pengarsipan
31
kendaraan customer. Mengirimkan memo ke HR & GM Manajer untuk di
approved, setelah ditanda tangani memo tersebut akan dikirim ke Car Park
Manajer.
7. Selanjutnya ketujuh HR&GM Manajer melakukan pengecekan harian proses
pembuatan member parkir, bertugas menggapproved setiap proses memo
parkir. Setelah menandatangani memo akan dikembalikan ke supervisor IT.
8. Selanjutnya kedelapan Car Park Manajer Menerima memo dan melaakukan
penginputan data ke sistem dan mengeceknya kembali.
9. Langkah kesembilan setelah proses penginputan data ke sistem parkir selesai,
Car Park Manajer memberitahukan ke admin bahwa proses telah selesai dan
access card dapat digunakan oleh customer,
3.2.2. Kendala atau Hambatan yang Terdapat dalam Pembuatan Member
Parkir
Dalam proses pembuatan member parkir pada PT Dua Kelola Mahardika
terdapat beberapa kendala, seperti:
1. Sering terjadi kesalahan daricustomer atau vendor dalam penulisan
penambahan nomor kendaraan pada form penambahan, yang tidak sesuai
dengan data nomor polisi real kendaraan dan membuat proses penambahan
terhambat.
2. Sering terjadi keluhan dari customer atau vendor mengenai kekeliruan dalam
penulisan nomor kendaraan yang tidak sesuai dengan penempatan
parkirlangganan.
32
3. Sering terjadi keterlambatan pengembalian form registrasi langganan dari
customer atau vendor melewati waktu yang sudah ditentukan sesuai dengan
surat edaran sebelumnya. Ketika waktu priode sudah ditutup pihak customer
ataupun vendor baru melakukan transaksi pembayaran periode.
3.2.3. Solusi Mengatasi Kendala atau Hambatan dalam Pembuatan Member
Parkir pada PT Dua Kelola Mahardika
Untuk mengatasi kendala dalam pembuatan member parkir tersebut, PT
Dua Kelola Mahardika solusi mengatasinya dengan cara, sebagai berikut:
1. Untuk mengatasi kendala kesalahan customer dalam penulisan nomor polisi,
PT Dua Kelola Mahardika melakukan pengecekan data nomor kendaraan
yang telah dituliskan dalam form penambahan dengan data real nomor
kendaraannya. Dan melakukan konfirmasi kepada customer untuk melakukan
form perubahan nomor kendaraan karena data yang sudah input di sistem
tidak bisa langsung, melainkan dengan melakukan perubahan nomor
kenxdaraan dan dikenakan biaya sebesar Rp.10.000-, dan disertai dengan foto
copy STNK.
2. Untuk mengatasi kendala kesalahan customer menuliskan nomor kendaraan
tidak sesuai dengan penempatan kendaraan berlangganannya, maka dari pihak
PT Dua Kelola Mahardika melakukan konfirmasi kepada customer untuk
memastikan kebenarannya. Apabila benar terjadi kesalahan, maka pihak PT
Dua Kelola Mahardika meminta customer untuk mengirim form baru dengan
penempatan kendaraan berlangganan yang sebenarnya.
33
3. Untuk mengatasi kendala Pengembalian form penambahan melewati waktu
yang ditentukan, maka pihak PT Dua Kelola Mahardika akan melakukan
komunikasi baik telepon atau email ke customer. Untuk melakukan
konfirmasi pengembalian form agar segera dikirimkan langsung ataupun
melalui email untuk segera diproses.
34
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Setelah melakukan penelitian pada PT Dua Kelola Mahardika dan
mendapatkan hasil penelitian mengenai pelaksanaan prosedur administrasi
pembuatan member parkir, maka penulis menyimpulkan bahwa:
1. Bagian yang terlibat dalam prosedur pembuatan member parker pada PT Dua
Kelola Mahardika yaitu customer, bagian admin, IT DKM, Senior. Property
Manajer, Finance Accounting, Supervisor IT, HR & GM Manajer, dan Car
Park Manajer yang bekerja dilapangan.
2. Dokumen yang diperlukan dalam prosedur administrasi pembuatan member
parkir pada PT Dua Kelola Mahardika yaitu, Memo perpanjangan kendaraan,
contoh pengisian form pendaftaran member parkir, dan invoice.
3. Adapun kendala dalam pembuatan member parkir, seperti:
a. Sering terjadi kesalahan dari customer atau vendor dalam penulisan
penambahan nomor kendaraan pada form penambahan, yang tidak sesuai
dengan data nomor polisi real kendaraan dan membuat proses
penambahan terhambat.
b. Sering terjadi keluhan dari customer atau vendor mengenai kekeliruan
dalam penulisan nomor kendaraan yang tidak sesuai dengan penempatan
parkir langganan.
c. Sering terjadi keterlambatan pengembalian form registrasi langganan dari
customer atau vendor melewati waktu yang sudah ditentukan sesuai
34
35
dengan surat edaran sebelumnya. Ketika waktu priode sudah ditutup
pihak customer ataupun vendor baru melakukan transaksi pembayaran
periode
4. Solusi dalam mengatasi kedala dalam pembuatan member parkir dengan cara,
sebagai berikut:
4. Untuk mengatasi kendala kesalahan customer dalam penulisan nomor
polisi, PT Dua Kelola Mahardika melakukan pengecekan data nomor
kendaraan yang telah dituliskan dalam form penambahan dengan data
real nomor kendaraannya. Dan melakukan konfirmasi kepada customer
untuk melakukan form perubahan nomor kendaraan karena data yang
sudah input di sistem tidak bisa langsung, melainkan dengan melakukan
perubahan nomor kenxdaraan dan dikenakan biaya sebesar Rp.10.000-,
dan disertai dengan foto copy STNK.
5. Untuk mengatasi kendala kesalahan customer menuliskan nomor
kendaraan tidak sesuai dengan penempatan kendaraan berlangganannya,
maka dari pihak PT Dua Kelola Mahardika melakukan konfirmasi
kepada customer untuk memastikan kebenarannya. Apabilabenar terjadi
kesalahan, maka pihak PT Dua Kelola Mahardika meminta customer
untuk mengirim form baru dengan penempatan kendaraan berlangganan
yang sebenarnya.
6. Untuk mengatasi kendala Pengembalian form penambahan melewati
waktu yang ditentukan, maka pihak PT Dua Kelola Mahardika akan
melakukan komunikasi baik telepon atau email ke customer. Untuk
36
melakukan konfirmasi pengembalian form agar segera dikirimkan
langsung ataupun melalui email untuk segera diproses.
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, terdapat saran dari penulis, sebagai bahan
masukan bagi PT Dua Kelola Mahardika dalam pelaksanaan membuat member
parkir, sebaiknya PT Dua Kelola Mahardika menambah karyawan, karena dengan
bertambahnya karyawan terutama pada posisi admin dan pendamping admin
otomatis bertambah apabila tenaga admin bertambah maka jobdesk yang
dijalankan oleh admin akan terbagi dan lebih ringan dari pada
37
DAFTAR PUSTAKA
Anggara, Sahya. 2015. Metode Penelitian Administrasi. Bandung : CV Pustaka Setia
Circular Parkir. 2015. Tangerang : PT Dua Kelola Mahardika
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran. Jakarta : Transmedia Pustaka
Indradi, Sjammsiar Sjamsuddin. 2016. Dasar-dasar dan Teori Administrasi Publik.
Malang : Intrans Publishing
Zulkarnair, Wildandkk. 2015. Manajemen Perkatoran Profesional. Surabaya :Gunung
Samudera
37
38
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi
NIM : 22140927
Nama Lengkap : Sasri Elfrida
Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 02 Juni 1996
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat Lengkap : Jalan Mesjid 1 No.09 Rt 006/02 Cengkareng Barat
Jakarta Barat 11730
Latar Belakang Pendidikan
2002 – 2008 : SDS KERTAPAWITAN Jakarta
2008 – 2011 : SMP Negeri 125 Jakarta
2011 – 2014 : SMA AL – HUDA Jakarta
Riwayat Pengalaman Bekerja dan Organisasi
Ketua PMR SMP Negeri 125 Jakarta 2007
Sekertaris OSIS SMP Negeri 125 Jakarta 2008
Admin Kantor Pengelolah Apartemen City Resort Residences 2016
Hormat Saya,
Sasri Elfrida
38
39
DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA
Acara ini dilaksanakan pada :
Hari / Tanggal : Pada hari senin,17 April 2017
Narasumber : Frans Tannardy
Jabatan : Sr. Property Manajer
Tempat : PT Dua Kelola Mahardika
Alamat : Soewarna Manajemen Building – Soewarna
Business Park, Soekarno – Hatta International Airport
Tangerang 19110
Pada hari senin,17 April 2017 saya melakukan risert ,dan saya meminta izin untuk
bertemu langsung pada atasan PT Dua Kelola Mahardika melakukan wawancara.
Berikut pembahasan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan, yaitu :
1. Bisa dijelaskan, sejarah berdirinya PT Dua Kelola Mahardika ini?
Jawaban :
PT Dua Kelola Mahardika berdiri pada tahun 2010 dipimpin oleh Aryo
Sasmito Trisaksono selaku Direktur Utama, sekaligus Owner PT Dua Kelola
Mahardika.
2. Perusahaan ini bergerak dibidang apa?
Jawaban :
PT Dua Kelola Mahardika merupakan salah satu perusahaan pengembang jasa
property management industri yang sudah cukup berpengalaman di Indonesia.
Kepercayaan customer terhadap pelayanan yang diberikan selama lebih dari
enam (6) tahun, telah menjadikan PT Dua Kelola Mahardika sebagai
kelompok pengembang yang terpercaya.
3. Apa yang membedakan PT Dua Kelola Mahardika dengan perusahaan
lainnya?
Jawaban :
Perusahaan yang ingin melakukan sewa tempat pada kami, akan mendapatkan
jahat lot parkir dan mendapatkan pantauan kendaraan 24 jam.
4. Apakah boleh melakukan penambahan jatah lot untuk karyawan pada
perusahaan yang bersangkutan
5. melakukan sewa?
Jawaban :
Jatah lot yang sudah kami tetapkan sesuai perjanjian tidak bisa melakukan
penambahan, perusahaan lain bisa menambah kendaraan dengan pembagian
parkir langganan ataupun parkir inap saja.
6. Lalu bagaimana dengan member parkir yang telat terdaftar berbeda dengan
data kendaraan realnya?
Jawaban :
Kendaraan member yang berbeda bisa melakukan perubahan nomor polisi
dengan prosedur yang ada pada perusahaan kami.
7. Kelemahan dari prosedur pembuatan member parkir PT Dua Kelola
Mahardika?
Jawaban :
39
40
Terlalu banyak yang pegang dalam proses pembuatan member parkir, yang
mengakibatakan banyak customer complaint keterlambatan dalam jangka
waktu yang sudah ditetapkan.
40
41
SURAT KETERANGAN PKL
41
42
Lampiran A1. Struktur Organisasi PT Dua Kelola Mahardika
Sumber dokumen PT Dua Kelola Mahardika
HR & GM Manajer
Sr. Properti Manajer Finance Accounting Supervisor IT
Car Park Manajer IT DKM
Administrasi
Direktur Utama
42
43
Lampiran B1. Prosedur Perpanjangan Parkir Periode
43
44
Lampiran B2. Contoh Pengisian Form Member Parkir
44
45
Lampiran B3. Form Pendaftaran Parkir
45
46
Lampiran B4. Memo Perpanjangan
47
47
47
47
46
47
Lampiran B5. Invoice Sistem Bima Sakti
47